Opetusministeriö “Iso askel kohti paperitonta hallintotapaa”

OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖ OTTI ISON ASKELEEN
KOHTI PAPERITONTA
HALLINTOTAPAA
ONGELMA
Opetus- ja kulttuuriministeriössä laadittiin vuosittain jopa 20.000 käsin allekirjoitettavaa asiakirjaa.
Paperidokumentteja siirreltiin valmistelijoiden
välillä sisäisessä postissa, organisaation ulkopuolisten yhteistyötahojen kanssa asiointi vaati kirjelähetyksen.
Tarve paperittomille prosesseille oli ilmeinen, mutta myös haasteita riitti:
– Miten ratkaistaan asiakirjojen eheys ja
kiistämättömyys sähköisessäjärjestelmässä?
– Vaarantuuko tietoturva siirrettäessä sähköisiä
dokumentteja organisaatioiden välillä?
– Miten n. 320 henkilön organisaatio siirtyy
joustavasti ja toiminnan keskeytymättä uusiin
prosesseihin?
RATKAISU
Manuaaliset allekirjoitukset korvattiin sähköisillä.
Ministeriön Microsoft SharePoint -pohjaiseen asian- ja dokumentinhallinnan ratkaisuun integroitiin
Avain Technologies Oy:n sähköisen allekirjoituksen tuote X-DigitalSignatureSuite. Allekirjoitukset
tehtiin sähköisillä virkakorteilla, joissa on Väestörekisterikeskuksen laatuvarmenteet. Näin kaikille
ministeriön viranhaltijoille syntyi mahdollisuus
allekirjoittaa käsiteltävät dokumentit sähköisesti.
Esittelijä laatii ja allekirjoittaa ensin päätösasiakirjan, jonka jälkeen päätöksentekijä vahvistaa sen
allekirjoituksellaan. Lopuksi allekirjoitettu päätös
lähetetään asiakkaalle. Kaikki työvaiheet tapahtuvat sähköisesti.
TULOKSET
Uusi sähköinen käsittelyprosessi mahdollisti
ministeriön siirtymisen paperittomaan hallintotapaan. Päätösasiakirjan allekirjoitus ja lähetys vie
“ PÄÄTÖKSENTEKOMME
NOPEUTUI JA MINISTERIÖN
SÄHKÖISTEN ASIAKIRJOJEN
LAATU, EHEYS JA KIISTÄMÄTTÖMYYS PARANIVAT SÄHKÖISEN
ALLEKIRJOITUKSEN ANSIOSTA.”
Irma Nieminen
Tietohallintojohtaja
Opetus- ja kulttuuriministeriö
nyt vain noin 2 minuuttia. Sähköinen allekirjoitus
teki samalla mahdolliseksi sähköisten asiakirjojen
arkistoinnin Kansallisarkiston kansallisten SÄHKE 2
normin mukaisesti.
Sähköisen allekirjoituksen ansiosta organisaatio
säästää vuoden jokaisena työpäivänä noin 150
sisäisen postilähetyksen ja ministeriöstä ulos
lähtevän asiakaskirjeen manuaaliseen käsittelyyn
kuluvan ajan.
Avain Technologies Oy / Itämerenkatu 5 A, FI-00180, Helsinki Finland / Tel. +358 9 5860 760 / www.avaintec.com
OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖ
AVAIN TECHNOLOGIES OY
Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa osana valtioneuvostoa koulutus-, tiede-, kulttuuri-, liikunta- ja
nuorisopolitiikan kehittämisestä ja kansainvälisestä
yhteistyöstä.
Olemme suomalainen sähköiseen asiointiin
erikoistunut ohjelmistotalo. Saat meiltä turvalliset
ratkaisut ja uusimman teknologian sähköisiin allekirjoituksiin, lomakkeisiin ja arkistointiin.
Ministeriön laajaan toimialaan kuuluvat koulutus
ja tiede, taide, kulttuuri, liikunta ja nuorisotyö,
arkisto-, museo- ja yleinen kirjastotoimi, kirkot ja
uskonnolliset yhdyskunnat, opintotuki ja tekijänoikeuskysymykset.
Lue lisää: www.avaintec.com
Sähköisen allekirjoituksen ohjelmisto X-DigitalSignatureSuite
X-DSS tarjoaa palvelualustan avointen rajapintojen
kautta turvalliset sähköiset allekirjoitukset organisaation sisäisiin prosesseihin ja asiointipalveluihin.
Allekirjoitustavaksi voidaan valita esim. toimikortti
(PKI), matkapuhelin, järjestelmävarmenne, salasana, verkkopankkivarmennus tai SignPad.
Tuote on selkeä markkinajohtaja Suomessa ja saavuttanut jalansijaa myös kansainvälisesti. Kaikkiin
yleisimpiin dokumentinhallinta- ja portaaliratkaisuihin on tarjolla valmiit X-DSS–integraatiot: MS
Sharepoint, IBM Websphere Portal, FileNet, IBM
DB2 Content Manager, Oracle WebLogic Portal,
Open Text Livelink jne.
Tuotetta voidaan käyttää myös pilvipalveluna
Avaimen palvelukeskuksesta tai cloud in a box
-komponenttina asiakkaan valitseman kumppanin
palvelualustalla.
X-DSS kuuluu Avain Technologies Oy:n X-Suite
-tuoteperheeseen.
Avain Technologies Oy / Itämerenkatu 5 A, FI-00180, Helsinki Finland / Tel. +358 9 5860 760 / www.avaintec.com