Kuntastrategia ja strategiatyöskentely kunnassa

Kuntastrategia ja
strategiatyöskentely kunnassa
Markus Pauni
Erityisasiantuntija
Suomen Kuntaliitto, Kuntakehitys ja tutkimus
puh +358 50 43 95 612
[email protected]
Johdanto
1 (2)
• Valtuutetut ovat kuntansa tulevaisuuden tekijöitä. Heidän
tulisi ymmärtää kokonaisuuksia ja oivaltaa muutosten
mahdollisuuksia ja uhkia.
• Tulevaisuutta tekevät valtuutetut ovat arkipäivän
asiantuntijoita, ihmisiä, jotka osaavat ajatella uudella
tavalla. Heidän työlleen on tunnusomaista
kaukonäköisyys ja tulevaisuuteen tähyäminen.
• Ennakointi, uudistumiskyky ja yhteistyötaidot saavat
entistä keskeisemmän sijan koko kunnan johtamisessa.
• Tulevaisuuden ennakointi ei tarkoita sitä, että valtuutettu
voisi sulkea silmänsä tämän päivän tilanteelta kunnassa.
Parhaimmillaan niin valtuutettu kuin koko valtuusto on
sekä kuntayhteisön tulkki että strateginen
suunnannäyttäjä, jonka päätösten avulla kunta varautuu
toimintaympäristön muutoksiin.
2
Johdanto
2 (2)
•
Tulevaisuussuuntautunut valtuusto tai valtuutettu ei vain
reagoi syliinsä kaatuviin ongelmiin vaan ennakoi työssään
tilanteita ja asioita.
•
Valtuutetut eivät kuitenkaan voi suunnistaa eteenpäin, jos
he eivät tiedä, missä tilassa kunta on juuri nyt. Heikkoja
signaaleja tulkitsemalla muutoksiin voidaan varautua ja
tehdä harkittuja ja perusteltuja päätöksiä hyvissä ajoin.
•
Haasteellista valtuuston pitkän tähtäyksen strategisessa
johtamisessa on se, että strategisten linjausten ja uusien
avausten vaikutukset näkyvät usein vasta tulevilla
valtuustokausilla, jolloin nykyinen valtuusto ei välttämättä
pääse ”nauttimaan niiden hedelmistä”.
•
Kunnan strategisessa johtamisessa pitäisi tästä huolimatta
pystyä näkemään valtuustokautta pidemmälle, sillä monet
kehityskulut ottavat aikaa.
3
Mikä on kuntastrategia?
1 (2)
•
Strategialla tarkoitetaan päätöksiä ja toimintaa ohjaavaa
johdonmukaista mallia, suunnitelmaa ja tietoisesti päätettyä
toiminnan suuntaa, jonka avulla pyritään ennakoimaan
tulevaisuutta ja lisäämään kunnan mahdollisuuksia selviytyä
entistä enemmän epävarmuuksia sisältävässä
toimintaympäristössä.
•
Yksinkertaisimmillaan kuntastrategia ymmärretään kunnan
toiminnan punaiseksi langaksi tai tieksi kohti haluttua
tulevaisuutta.
•
Parhaimmillaan kuntastrategia on sisäistetty erityiseksi
tavaksi ajatella, joka heijastuu kunnan
päätöksentekotilanteisiin ja arkitoimintaan.
•
Kunnat toimivat jatkuvan ja yhä kiihtyvän muutoksen
keskellä. Muutoksiin on pystyttävä johdonmukaisesti
varautumaan - strateginen johtaminen on muutosjohtamisen
selkänoja.
4
Mikä on kuntastrategia?
2 (2)
• Kunta voi myös ennalta suunnitelluilla viisailla ratkaisuilla
ja valinnoilla ohjata tulevaisuuden kehitystä. Kyse on
toimintaympäristön uhkiin varautumisesta ja
mahdollisuuksiin tarttumisesta, omien heikkouksien
tunnistamisesta ja vahvuuksien kehittämisestä.
• Mikäli kunnan strateginen johtaminen ei toimi, se päätyy
ajautumaan toteutuvassa muutoksessa ainoastaan
sopeuttaen toimintaansa suhteessa muutokseen.
• Kunnat, kuten muutkin organisaatiot, voidaan jakaa
karkeasti neljään luokkaan strategisen otteensa
mukaisesti: vetureihin, matkustajiin, junasta
myöhästyneisiin sekä niihin, jotka eivät lähteneet
matkaan ollenkaan.
5
Ajautujat, sopeutujat ja tulevaisuuden tekijät
Ennakoidaan tulevaa muutosta uudistamalla
rakenteita ja toimintatapoja vastaamaan
menestysmahdollisuuksia tulevaisuudessa.
Tulevaisuuden
tekeminen
Aktiivinen
Suuri
Tulevaisuuteen
sopeutuminen
Suhtautuminen
tulevaisuuteen
Strateginen
liikkumavara
Hyödynnetään tapahtuvassa muutoksessa
muutoksen mahdollisuuksia organisaation
toiminnassa
Passiivinen
Tulevaisuuteen
ajautuminen
Tehdään jo toteutuneessa muutoksessa
välttämättömät toimenpiteet organisaation
säilymisen turvaamiseksi
Reaktiivinen
Aktiivinen
Vähäinen
Ennakoiva
Toimintatapa
Soveltaen: Määttä & Ojala 2000
6
6
Miksi kuntastrategiatyö on tärkeää?
•
Kunnat toimivat yhä nopeammin muuttuvassa
toimintaympäristössä.
•
Siksi strateginen johtaminen on noussut entistä tärkeämpään
rooliin kuntien ulkoisiin ja sisäisiin muutoksiin varautuessa.
•
Kuntastrategian avulla olisi löydettävä yhteinen juoni toisistaan
eroavien intressien ristipaineessa.
•
Kuntastrategiassa olisi koottava pitkän tähtäyksen kunnan
tulevaisuuden tavoitteet yhteen.
•
Kuntastrategian tulisi olla sellainen, johon tuleva päätöksenteko ja
vuosibudjetit voidaan perustaa ja josta kunnan strategiset ohjelmat
ja hankkeet voidaan johtaa.
•
Hyvä strategia tulee osaksi kunnan arkityötä ja antaa kestävän
pohjan kunnassa tehtäville päätöksille.
7
Yleistä strategiatyöskentelystä
•
Strategiatyö on usein melko monivaiheinen prosessi, joka
nostaa esiin hyvin erilaisia tunteita.
•
Vaarana on, että nykyhetken ja lähitulevaisuuden asiat
vievät liiaksi huomion pidemmän aikavälin mahdollisuuksilta.
•
Strategiatyössä tulisikin nostaa katse horisonttiin nykytilaa
kauemmas: hyvin onnistunut strategiatyö herättää
ajattelemaan asioita laajasti ja pitkällä aikavälillä.
•
Hyvä strategia on johdonmukaisesti jäsennetty ja
mahdollisimman helposti sisäistettävissä (luottamushenkilöt,
viranhaltijat, kuntalaiset, sidosryhmät).
8
Toimintaympäristöanalyysi – lähtökohta
onnistuneelle strategiatyölle
1 (2)
• Toimintaympäristöanalyysi on lähtökohta onnistuneelle
strategiatyölle kunnassa.
• Toimintaympäristöllä tarkoitetaan kunnan ulkoista
toimintaympäristöä, johon kunta ei voi juuri vaikuttaa ja
toimintaympäristön analysoinnilla sen kehittymisen
tarkastelua tulevaisuudessa.
• On hyvä kysyä uudelleen ja uudelleen, mitä
toimintaympäristön muutokset merkitsevät meidän
kunnallemme, mitä ne merkitsevät tavoitteitamme
linjaavalle strategiallemme.
9
Toimintaympäristöanalyysi – lähtökohta
onnistuneelle strategiatyölle
2 (2)
•
Kunnan strategiaa linjattaessa on tärkeää tietää kunnan
tilanne tässä ja nyt. Tällöin erilaiset analyysit esimerkiksi
kunnan taloudesta ja sen kehityksestä luovat perustaa sen
arvioinnille, millaisia muutoksia tarvitaan kunta- ja
palvelurakenteisiin, palvelun tuotantotapoihin ja
palveluverkkoon, jotta talouden tasapaino voidaan turvata
myös tulevina vuosina.
•
Kuntalaisille tehdyt palvelutyytyväisyyskyselyt kuuluvat
myös vaikuttavan ja vastuullisen valtuutetun strategiatyön
työkalupakkiin.
•
Onnistuneen strategian perusedellytys on, että se perustuu
faktoihin ja tosiasioihin eikä omiin uskomuksiin. Toinen
perusedellytys on se, että nämä faktat otetaan todesta eikä
niitä selitetä pois epämieluisina asioina.
10
Strategiaprosessin organisointi
•
Strategian päivitys on hyvä käynnistää yhteisellä
valtuustoseminaarilla, jossa toimintaympäristöanalyysin pohjalta
voidaan arvioida, mikä strategiassa on edelleen pitävää ja mitä
pitää muuttaa.
•
Strategian tarkistaminen etenee usein prosessina, jossa strategian
linjaukset ja sisällöt jalostuvat eri tahojen foorumeiden, kokousten
ja työpajojen pohdintojen kautta.
•
Usein valtuustolla, kunnanhallituksella, kunnan johtoryhmällä ja
henkilöstöllä on kuillakin omia työstö- ja käsittelytilaisuuksia.
Strategian sisältöjen viestikapula puolestaan siirtyy niiden välillä, ja
vaihe vaiheelta strategiset linjaukset kirkastuvat.
•
Kuntalaisten, henkilöstön ja sidosryhmien kuulemiseen ja ideointiin
kannattaa myös panostaa esimerkiksi kyselyiden avulla tai
järjestämällä vuorovaikutteisia tilaisuuksia ja foorumeita.
•
Teknologia mahdollistaa nykyisin myös useita tehokkaita tapoja
osallistaa suuriakin joukkoja strategisten linjausten tarkasteluun ja
analysointiin.
11
Yleinen esimerkki strategian määrittelyn
vaiheista ja strategiaprosessista
6. Strategian toteuttaminen
ohjelmin, toteutumisen
arviointi ja seuranta
5. Strategian käsittely ja
hyväksyminen valtuustossa
4. Strategian viimeistely ja
toteuttamisen organisointi
3. Strategisten päämäärien
ja tavoitteiden sekä
toteutumisen mittareiden
määrittäminen
2. Kunnan perustehtävän
kirkastaminen ja
tulevaisuuden
vision määrittäminen
1. Toimintaympäristön
muutosvoimien
analyysi
12
Vuorovaikutteiden työskentely:
Seminaarit ja työkokoukset
Kyselyt ja analyysit
Osalliset: valtuusto, hallitus,
johtoryhmä, esimiehet,
henkilöstö, kuntalaiset,
sidosryhmät.
Kuntastrategiassa huomioitavia yleisiä näkökulmia
Keskeistä on, että kuntastrategia huomioisi kunnan
A.
Yhteisönä: kunnan rooli kuntalaisten hyvinvoinnin ja osallisuuden
edistäjänä
B.
Elinympäristön kehittäjänä ja paikallisen elinvoiman
vahvistajana: mm. yhdyskuntarakenteen ja elinkeinojen
kehittäminen
C.
Toimijaverkoston osana: nykymaailmassa kunta voi toimia yhä
harvemmassa asiassa omaehtoisesti ja vain omalla
myötävaikutuksellaan
D.
Organisaationa ja monitoimialaisena konsernina: palvelujen
järjestämistehtävien ja rajallisten resurssien kohdentaminen,
organisointi ja johtaminen, organisaatiomuodot ja rakenteet sekä
osaaminen, henkilöstö ja työyhteisöt.
13
Kunnan strateginen johtamisjärjestelmä
• Kunnalla on hyvä olla vain yksi varsinainen strategia valtuuston hyväksymä kuntastrategia - josta kaikki
sen keskeisin päätöksenteko, suunnittelu ja kehittäminen
voidaan johtaa.
• Lisäksi kunta tarvitsee usein poikkihallinnollisia strategian
toteuttamisohjelmia, jotka laaditaan linjassa
kuntastrategian kanssa ja sen tavoitteita tukemaan ja
toteuttamaan.
• Kuntastrategialla ja sen toteuttamisohjelmilla ohjataan
kunnan ja sen konserniyhteisöjen palvelutoiminnan
järjestämistä ja rahoitusta sekä resurssien jakamista.
14
Esimerkki kunnan strategisesta johtamisjärjestelmästä
Toimintaympäristön muutosvoimien analyysi
Globaalitalous
Aluerakenne
Ikärakenne
Kuntalaisten palvelutarpeet
Sidosryhmien odotukset
Kuntatalous
EU:n ja valtion
normitus
Teknologia
Kuntastrategia
visio  strategiset päämäärät ja tavoitteet  mittarit
Strategian toteuttamisohjelmat
poikkihallinnollisissa teemoissa, kuten:
palvelujen järjestäminen, kuntalaisten hyvinvointi, omistajapolitiikka, talouden
tasapainottaminen ja tuottavuus, henkilöstön kehittäminen, elinkeinojen
kehittäminen, maapolitiikka ja elinympäristön kehittäminen
Kuntakonserin talousarviotavoitteet
Toimiala- ja yksikkökohtaiset
kehitysohjelmat ja käyttösuunnitelmat
Yhtiöiden, liikelaitosten ja
kuntayhtymien kehitysohjelmat
ja toimintasuunnitelmat
Kuntaliittokonsernilta tukea ja
työkaluja kuntien strategiatyöhön
Kuntaliiton asiantuntijatieto ja –palvelut:
•
www.kunnat.net
FCG:n strategiakonsultointi
•
http://www.fcg.fi/koulutus_ja_konsultointi/konsultointi/strategiakonsultointi/
FCG:n ART-ennakointimalli
•
http://www.fcg.fi/koulutus_ja_konsultointi/tutkimukset/art-ennakointimalli/
FCG:n tilastoanalyysit ja vertailujärjestelmät
•
http://www.fcg.fi/koulutus_ja_konsultointi/tutkimukset/tilastoanalyysit_ja_vertailujarjes
telmat/
Audiator-yhtiöiden strategiakonsultointi
•
http://www.audiator.fi/fi/strategiat_ja_johtaminen/
Audiator-yhtiöiden talousanalyysit ja ennustelaskelmat
•
http://www.audiator.fi/fi/talousanalyysit_ja_ennustelaskelmat/
Audiator-yhtiöiden tasapainottamisselvitykset
•
http://www.audiator.fi/fi/tasapainottamisselvitykset/
16