Tehokkuutta hoitotyöhön, hukkatyö ja Lean ajattelu

Tehokkuutta hoitotyöhön, hukkatyö ja Lean
ajattelu terveydenhuollossa
Katja Pesonen, suunnittelija, HUS
Perusterveydenhuollon yksikkö
Lean ajattelu
Filosofia,
kulttuuri, arvo,
ajattelutapa jne.
Parannuskeino,
laatujärjestelmä,
tuotantojärjestelmä
jne.
menetelmät, työkalut,
tuhlauksen poistaminen jne.
Lean- periaatteiden mukaisessa prosessien tai
potilasvirtojen kuvauksessa edellytyksenä on,
että fokus on potilaan polussa
Sisääntulo
Prosessit
Tulokset
Läpimeno
Saadaan se mitä tarvitaan
ja halutaan
Sain juuri sen avun minkä halusin
(ja tarvitsin) ja
juuri silloin kun
halusin sen( ja tarvitsin)
Arvoa
Hukkaasiakkaall
työtä
Pakolline
n
Hukkatyöt
Pakollinen
oheistyö
Arvoa
asiakkaalle
Mikä on potilaan/asiakkaan näkökulmasta arvoa
tuottavaa työtä?
1. potilaan/asiakkaan tulee olla valmis maksamaan työvaiheesta
2. työvaiheen täytyy viedä potilaan/asiakkaan asiaa eteenpäin
3. työtehtävä täytyy tehdä kerralla oikein
Esimerkki päivystyksestä
Ilmoittautum.
10 min
15 min
Tapaa lääkärin
10 min
Tapaa sairaanh.
30 min
45 min
60 min
Röntgen
10 min
60 min
Jne.
Jne.
=
1 h arvoa
tuottavaa aikaa
=
3 h arvoa
tuottamatonta aikaa
8 hukan muotoa
• Ylituotanto
• Enemmän kuin tarve esim. tarpeettomia testejä,
labroja ja toimenpiteitä
• Asioita, joita ei tarvita esim. potilaalle lisäarvoa
tuottamattomia käyntejä, kontrolleja, lääkkeitä…
• Odottaminen
• Että jotain tapahtuu esim. potilas odottaa
vastaanottoaikaa, takaisinsoittoa … ammattilainen
odottaa potilasta tai puuttuvaa tietoa…
• Kun tieto puuttuu esim. vastausviive
• Kuljetus
• Tuottaa myöhästymisiä ja kuluttaa aikaa
• Mitä kaikkea kuljetetaan paikasta toiseen?
• Tarvitaanko ollenkaan?
• Ylityö
• Joudutaan tekemään uudelleen syystä tai toisesta
esim. virhe
• Saman tiedon syöttäminen uudelleen esim.
potilaalta kysytään samat tiedot moneen kertaan
• Vastaukset ”turhiin” kysymyksiin, kysytään samaa
asiaa monilta
• Varastointi
• Tarvitsee tilaa ja hallinnointia = pöytätilaa, sähköpostin
koko, odotustilat potilaille, ylimääräiset vuodepaikat jne…
• Esim. jonolistat, lähetepinot – varastoidaan ja käsitellään
1xvko, 1xkk
• Vanhoja dokumentteja, tavaroita ... esim. sähköpostissa
vanhoja viestejä tai sähköpostissa paljon
käsittelemättömiä viestejä
• Tarpeeton liike
• esim. työpiste ei ole järjestetty työtehtävän mukaisesti
• Kulkeminen, nostot
• Kääntymiset, välimatkat
• Etsiminen, tavarat, ihmiset
• Palveluvirheet
• Väärät / virheelliset suoritteet, väärä lääkitys, väärä
potilas
• Viivästynyt diagnoosi / hoito, joka johtaa
komplikaatioihin
• Käyttämätön osaaminen
• Kaikkien osaamista ei hyödynnetä työssä ja työn
kehittämisessä
• Puutteellinen kokoustekniikka
• Puutteelinen kommunikaatio
Jatkuva parantaminen
Päivittäiset
käytännöt
Prosessit
Systeemi
5x miksi … oireita syvemmälle
• Miksi tavaroita ei löydy varastosta?
• Miksi?
• Varastossa on sotkuista
• Tavaraa on liikaa eikä niille ole omia paikkoja
• Miksi?
• Miksi?
• Koska siellä on paljon vanhaa, rikkoutunutta
tai muuten käyttökelvotonta tavaraa
• Tarpeettomille tavaroille ei ole muuta paikkaa
• Miksi?
• Tarpeettomien tavaroiden poistamiseksi ei ole
tehty suunnitelmaa
5S
1.
2.
3.
4.
5.
Sort – (Seiri)- Sorteeraus. Poistetaan tarpeettomat tavarat. Usein
käytetyt tavarat ja harvoin käytettävät tavarat tai materiaalit lajitellaan.
Esim. mitä välineitä käytämme useita kertoja päivässä? Mitä välineitä
tarvitsemme vain harvoin?
Set In Order - (Seiton)- Systematisointi. Pyritään löytämään
hyviä varastointi- ja säilytysmenetelmiä. Asioita merkitään
nimilapuilla (värikoodit ja paikkojen merkinnät) sekä erilaisilla
kylteillä. Esim. yhteisessä käytössä olevat välineet ja niiden säilytys.
Shine - (Seiso)- Siivous. Työpaikan päivittäinen siivous ja
järjestely.
Standardize - (Seiketsu)- Standardisointi. Standardoidaan
työpaikan parhaat käytännöt yhdessä työntekijöiden kanssa,
esimerkiksi työpisteeseen kuuluvat työkalut. Kaikissa huoneissa
samoilla paikoilla??
Sustain - (Shitsuke)- Seuranta. Kun tarpeettomat tavarat on
poistettu, ja niiden säilytyspaikoista on sovittu, pidetään huolta siitä
että sovittuja menetelmiä noudatetaan jatkuvasti.
KYSYNTÄ - TARVE = EFTERFRÅGAN - BEHOV
Ulkoinen kysyntä = Extern Efterfrågan
Kiireetön vastaanottoaika
Pot Aika Sisäinen kysyntä = Internt Efterfrågan
102
Väestön päiväpäivystys
128
Puoliakuutti
51
Puhelinaika
39
Perustyön ylimääräinen aika
5
51 Kiireetön vastaanottoaika
32 Puoliakuutti
17 REP / Konsultaatiot
Graf Efterfr. 2
36
18
29
10
9
49
0 Väestön päiväpäivystys
8
12
Perustyön ylimääräinen aika
Graf Efterfr. 1
Pot Aika
113
7 Puhelinaika
Yhteensä = Total 325 107
Ext. Efterfrågan
3
4
0
Yhteensä = Total 243
49
Grupp Efterfr.
Int. Efterfrågan
KAPACITET
Aktivitet
Plan. Utfall
Aktiviteter - mottagning
vastaanotto, 30 min
55
51
Päivystys
37
45
Puolikiireellinen
20
23
Puhelin
10
14
Summa
122
134
0
0
TOM
Aktiviteter patientrelatierade
Paperi
61
45
Resepti
1
12
Konsultaatiot
0
7
62
63
0
0
Vuodeosasto
35
43
Kokous, lääke-esittelyt
24
14
Hallinto
15
25
14
12
10
10
9
13
1
1
1
1
Summa
TOM
Aktiviteter - övriga
Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök
%
TidLounas, kahvi
Extern efterfrågan
69 %
107Koulutus
Intern efterfrågan
31 %
49Neuvola
Efterfrågan på grupper
0%
Total efterfrågan
Planerad mottagningskapacitet
Kotihoito
0Siirtyminen
100 %
156Kouluth
79 %
122Summa
Total -21 %
(äitiys ja lapset)
TOM
-33
Total kapacitet
0
0
108
119
0
0
292
316
KYSYNTÄ - TARVE = EFTERFRÅGAN - BEHOV
Ulkoinen kysyntä = Extern Efterfrågan
Pot Aika
Sisäinen kysyntä = Internt Efterfrågan
Kiireetön vastaanottoaika
102
51
Kiireetön vastaanottoaika
36
18
Väestön päiväpäivystys
128
32
Puoliakuutti
29
10
Puoliakuutti
51
17
REP / Konsultaatiot
113
9
Puhelinaika
39
7
Puhelinaika
49
8
5
0
Väestön päiväpäivystys
12
3
4
0
243
49
Perustyön ylimääräinen aika
Perustyön ylimääräinen aika
Yhteensä = Total
Ext. Efterfrågan
Graf Efterfr. 1
325
Graf Efterfr. 2
107
Yhteensä = Total
Grupp Efterfr.
Pot Aika
Int. Efterfrågan
Systeemitason muutoksia hoidon
saatavuuden parantamiseksi