Tarjouspyyntö CDR/DE/33/2015 - Tarjouspyyntökirje

Osasto B – Lainsäädäntöasiat 1
Johtaja
Bryssel 17. elokuuta 2015
KT/DB/lhp - D/1624/2015
Tarjouspyyntökirje – Rinnakkainen palveluhankintapuitesopimus
Asia:
CDR/DE/33/2015: "Vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alue"
Avoin menettely
Arvoisa vastaanottaja
1.
Alueiden komitea, jäljempänä 'komitea', aikoo tehdä otsikossa mainitun julkisen hankinnan.
Ohessa saatte kyseisen tarjouskilpailueritelmän, jossa täsmennetään kaikki tarjouksen ja
sopimusluonnoksen tekemiseksi tarvittavat liiteasiakirjat.
2.
Mikäli haluatte osallistua julkiseen tarjouskilpailuun, pyydän teitä lähettämään jollakin
Euroopan unionin virallisella kielellä laaditun tarjouksen kolmena kappaleena (yksi
alkuperäinen ja kaksi jäljennöstä).
3.
Tarjoaja toimittaa tarjouksensa yksinomaan paperilla
a) joko postitse tai lähettipalvelua käyttäen, postitettuna viimeistään 23. lokakuuta 2015,
jolloin lähetyspäiväksi katsotaan postileiman tai vastaanottotodistuksen päivämäärä,
seuraavaan osoitteeseen:
Invitation to tender - Ref.: CDR/DE/33/2015
Committee of the Regions
Directorate B, Legislative Works 1
(Office VMA 9/45)
Rue Belliard/Belliardstraat 101
1040 Bruxelles/Brussel
Belgique/België
b) tai jättämällä sen viimeistään 23. lokakuuta 2015 kello 16.00 henkilökohtaisesti
osoitteeseen
Invitation to tender - Ref.: CDR/DE/33/2015
Committee of the Regions
Directorate B, Legislative Works 1
(Office VMA 9/45)
Rue Belliard/Belliardstraat 101
1040 Bruxelles/Brussel
Belgique/België
1/4
— Rue Belliard/Belliardstraat 101 — 1040 Bruxelles/Brussel — BELGIQUE/BELGIË —
P. +32 22822211 — F. +32 22822113 — Internet: http://www.cor.europa.eu
Tällöin tarjouksen jättäminen vahvistetaan asiakirjat vastaanottavan henkilöstön jäsenen
päiväämällä ja allekirjoittamalla vastaanottoilmoituksella. Asianomainen yksikkö on avoinna
maanantaista perjantaihin kello 8.30–17.30. Lauantaisin, sunnuntaisin ja komitean virallisina
vapaapäivinä se on suljettu.
4.
Tarjous on toimitettava kahdessa sisäkkäisessä kirjekuoressa. Sisempään kuoreen on
merkittävä edellä mainitun vastaanottavan yksikön lisäksi maininta: "Appel d'offres – à ne pas
ouvrir par le service du courrier" (Tarjouspyyntö – Ei saa avata postinjakelussa).
Käytettäessä itseliimautuvia kirjekuoria ne on suljettava teipillä, jonka poikki lähettäjän on
kirjoitettava nimikirjoituksensa.
Myös sisemmässä kirjekuoressa on oltava kaksi suljettua kirjekuorta, joista toinen sisältää
teknisen osan (yksi alkuperäinen ja kaksi jäljennöstä) ja toinen hintatarjouksen (yksi
alkuperäinen ja kaksi jäljennöstä). Molempiin kuoriin merkitään selvästi, mitä ne sisältävät
("Technical" ja "Financial").
5.
Kunkin tarjouksen on oltava



tarjoajan tai asianmukaisesti valtuutetun edustajan allekirjoittama
täysin luettavissa vähäisimpienkin sanoihin ja numeroihin liittyvien epäselvyyksien pois
sulkemiseksi
laadittu vaadituilta osin tarjouseritelmään liitettyjen vakiolomakkeiden mukaisesti.
6.
Tarjouksen voimassaoloaika, jona tarjoajan on säilytettävä tarjouksensa
muuttamattomina, on yhdeksän kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä.
ehdot
7.
Tarjouksen tekeminen merkitsee sitä, että tarjouksen tekijä hyväksyy tähän tarjouspyyntöön,
tarjouseritelmään ja sopimusluonnokseen sisältyvät ehdot ja luopuu muista yleisistä tai
erityisistä sopimusehdoistaan. Tarjouksen tekeminen sitoo tarjoajaa sopimuksen
täytäntöönpanon ajan, jos tästä tulee tarjouskilpailun voittaja.
8.
Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen valmistelusta ja tekemisestä aiheutuvista kustannuksista.
Niitä ei korvata.
9.
Yhteydenotot hankintaviranomaisen ja tarjoajan välillä ovat menettelyn aikana sallittuja
ainoastaan poikkeustapauksissa. Ne voidaan sallia yksinomaan seuraavin edellytyksin:
Ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä:
*
Hankintaviranomainen voi tarjoajan aloitteesta antaa sellaisia lisätietoja, joiden
tarkoituksena on ainoastaan selventää hankinnan luonnetta.
Lisätietoja koskevat pyynnöt on osoitettava (yksinomaan kirjallisina) osastoon B
"lainsäädäntöasiat 1" (Directorate B, Legislative Works 1), sähköposti [email protected], faksi +32 22822113.
2/4
Lisätietopyyntöihin vastataan ainoastaan, jos ne on vastaanotettu viimeistään viidentenä
työpäivänä ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä.
*
Komitea voi omasta aloitteestaan ilmoittaa asianomaisille tarjouskilpailuasiakirjojen
laatimisessa havaitsemistaan virheistä, epätäsmällisyyksistä tai puutteista.
Lisätiedoista ja muista edellä mainituista tiedoista ilmoitetaan tarvittaessa AK:n
internetsivustolla
(http://cor.europa.eu/en/about/tenders/Pages/calls-for-tender.aspx),
jolloin tiedot ovat kaikkien asianomaisten tarjoajien saatavilla. Internetsivustoa
päivitetään säännöllisesti. Tarjoaja vastaa päivitysten ja muutosten seuraamisesta
tarjouskilpailun aikana.
Tarjousten avaamisen jälkeen:
*
10.
Hankintaviranomainen voi ottaa yhteyden tarjoajaan, jos tarjousta on selvennettävä tai
jos siinä olevia ilmeisiä asiavirheitä on korjattava; yhteydenotto ei kuitenkaan saa johtaa
tarjousehtojen muuttamiseen.
Tämä tarjouspyyntö ei sido komiteaa millään tavalla. Sitoumus on voimassa sopimussuhteena
vasta sitten, kun sopimus valitun tarjoajan kanssa on allekirjoitettu.
Hankintaviranomainen voi sopimuksen allekirjoittamiseen asti joko luopua sopimuksen
tekemisestä tai peruuttaa hankintamenettelyn. Tällöin ehdokkaat tai tarjoajat eivät voi vaatia
minkäänlaista korvausta. Päätös on perusteltava ja saatettava ehdokkaiden tai tarjoajien
tietoon.
Kun komitea on avannut tarjouksen, asiakirja siirtyy komitean omistukseen ja sitä käsitellään
luottamuksellisesti.
11.
Tarjouksen tekijöille ilmoitetaan hankintamenettelyn tuloksesta sähköpostitse. Tarjouksen
tekijän on ilmoitettava tarjoukseen liittämissään yhteystiedoissa voimassa oleva
sähköpostiosoite ja tarkistettava sähköpostinsa säännöllisesti.
12.
Tarjouspyyntöön lähetettyyn vastaukseen sisältyvät henkilötiedot (esimerkiksi nimi, osoite ja
ansioluettelo) kirjataan. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yksilöiden suojelusta
yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen
vapaasta liikkuvuudesta annetun asetuksen (EY) N:o 45/2001 säännöksiä. Ellei erikseen toisin
mainita, pyydettyjä lisätietoja ja henkilötietoja tarvitaan tarjouksen arvioinnissa
tarjouspyynnössä esitettyjen ehtojen mukaisesti. Tietoja käsittelee tätä tarkoitusta varten
yksinomaan Laurent Thieule.
Tarjouksen tekijä voi pyynnöstä saada oikeuden tutustua omiin henkilötietoihinsa ja korjata
kaikki niissä esiintyvät virheet ja puutteet ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään osoitteessa
[email protected]. Kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset tulee
3/4
lähettää osoitteeseen [email protected]. Henkilötietojen käsittelystä voi milloin
1
tahansa valittaa Euroopan tietosuojavaltuutetulle .
13.
Henkilötiedot voidaan unionin taloudellisen edun turvaamiseksi toimittaa sisäisille
tarkastusyksiköille, Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle, taloudellisten väärinkäytösten
tutkimuselimelle ja/tai Euroopan petoksentorjuntavirastolle (OLAF).
Tiedot (nimi, etunimi, mikäli kyse on luonnollisesta henkilöstä, osoite, oikeudellinen muoto
sekä, mikäli kyse on oikeushenkilöstä, niiden henkilöiden nimitiedot, joilla on valtuudet
edustaa sitä, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä) taloudellisista toimijoista, jotka ovat
jossakin asetuksen N:o 966/2012 106 tai 107 artiklassa tai 109 artiklan 1 kohdan
b alakohdassa tai 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuista tilanteista, voidaan liittää komission
hallinnoimaan poissulkemisia koskevaan keskustietokantaan (CED) ja toimittaa komission ja
muiden asetuksen N:o 966/2012 95 artiklan 1 ja 2 kohdassa mainittujen toimielinten,
virastojen, viranomaisten tai elinten osoittamille henkilöille. Tietokantaan liitetyllä toimijalla
on oikeus saada tietoja itseään koskevista tiedoista. Pyynnöt tehdään alueiden komitean
tilinpitäjälle tai suoraan komission tilinpitäjälle.
Ehdokkaalle tai tarjoajalle tulee ennen keskustietokantaan rekisteröintiä antaa mahdollisuus
esittää näkemyksensä kirjallisesti (14 päivän kuluessa). Poissulkemisen kestoa koskevaa
mahdollista päätöstä odotettaessa ja unionin taloudellisten etujen suojelemiseksi voi kuitenkin
olla mahdollista pyytää, että poissulkemista koskeva varoitus kirjataan tietokantaan
alustavasti jo ennen kuin kolmannelle osapuolelle on annettu mahdollisuus esittää
näkemyksensä.
Poissulkemisia koskevaa keskustietokantaa hallinnoi Euroopan komissio. Tietokantaa
koskeva tietosuojalauseke on luettavissa komission internetsivuilla osoitteessa:
http://ec.europa.eu/budget/library/sound_fin_mgt/privacy_statement_ced_en.pdf.
(allekirjoitus)
Laurent Thieule
Osasto B:n "lainsäädäntöasiat 1" johtaja
1
[email protected].
4/4