Peltolan päiväkodin kalustehankinta

1
HANKINTAYKSIKKÖ
Orimattilan sivistyspalvelukeskus
ORIMATTILAN KAUPUNKI
SIVISTYSPALVELUKESKUS
PAPPILANTIE 2, PL 44
16301 ORIMATTILA
p. vaihde (03) 888 111
TARJOUSPYYNTÖ 9.2.2015
1.
HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS
”PELTOLAN PÄIVÄKODIN KALUSTEHANKINTA”
Pyydämme tarjoustanne Orimattilan kaupungin omistamaan Peltolan päiväkodin laajennushankkeen
tarvittavista lastenkalusteista, henkilökuntatilojen kalusteista, käytäväkalusteista ja perustoimintavälineistä
tämän tarjouspyynnön ja liitteenä 1 olevan hinta- ja ominaisuuslomakkeen mukaisesti.
Annetusta tarjousten jättöajasta myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Tilaaja varaa oikeuden tarvittaessa
vähäisiin muutoksiin sisältöjen osalta tilausvaiheessa. Pidätämme oikeuden perustelluin syin hylätä kaikki
tarjoajat ja tarjoukset.
Muistilista tarjouksen tekijälle (ei tarvitse liittää tarjoukseen)
 Suomenkielinen sitova tarjous on toimitettu suljetussa kuoressa paperiversiona kahtena (2) saman
sisältöisenä kappaleena ja sähköisessä muodossa.
 Kuoressa on merkintä ” Peltolan päiväkodin kalustehankinta” ja lähettäjän yhteystiedot.
 Tarjous ja liitteet on nidottu omiksi erillisiksi kokonaisuuksiksi, joista jokaisessa on tarjoajan nimi.
 Tarjous ja liitteet ovat seuraavassa järjestyksessä: 1 Hinta ja ominaisuuslomake, 2 Tarjoajan
soveltuvuus, 3 Arviointilomake, 4 Pohjapiirrustus.
 Tarjouksessa on yhteyshenkilön yhteystiedot sekä osoite ja sähköpostiosoite, johon päätökset
lähetetään tiedoksi.
 Tarjous ja liitteet eivät ole muovitaskuissa, kansiossa tai yhdistetty kierresidoksella.
Tarjous pyydetään tietyssä muodossa arkistoinnin helpottamiseksi ja tarjousformaattien
yhdenmukaistamiseksi. Puutteet muistilistan asioissa eivät ole hylkäysperuste.
1.1. HANKINNAN KOHTEESEEN JA TOIMINTAYMPÄRISTÖÖN TUTUSTUMINEN
Hankintaviranomaisen tulee voida tutustua hankinnan kohteeseen vertailun toteuttamiseksi. Tarjoajan tulee
liittää tarjoukseen kalustekohtaiset esitteet ja pyydettäessä tarjoajan tulee järjestää testausmahdollisuus.
Peltolan päiväkoti on rakennettu vuonna 1989 ja laajennusosa liittyy osaksi vanhaa
päiväkotirakennustarakennusta. Tarjoajalla on mahdollisuus tutustua päiväkotiin ja päiväkodin laajennukseen
sopimalla tapaaminen tilaajan edustajan kanssa. Samoin tarjoaja voi tutustua päiväkodin
suunnitteluasiakirjoihin Orimattilan Tilapalveluissa.
2
1.2. HANKINTAMENETTELY
Hankintamenettely on avoin. Hankinnasta on julkaistu kansallinen hankintailmoitus HILMA-palvelussa
osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi
Tarjouspyyntö on sähköisesti saatavilla Orimattilan kaupungin Internet-sivuilla www.orimattila.fi osiossa
Ajankohtaista > kuulutukset.
1.3. KYSYMYKSET JA VASTAUKSET
Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä 19.3.2015 mennessä sähköpostitse
osoitteella [email protected] vastaukset julkaistaan viimeistään viikkoa ennen tarjousten jättöajan
päättymistä 23.3.2015 Orimattilan kaupungin Internetsivulla www.orimattila.fi/ajankohtaista. Sähköpostin
otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö:” Peltolan päiväkodin kalustehankinta”.
Vastuu kysymysten ja vastausten sekä muiden tarkennusten ottamisesta huomioon ja tarjouksen tarjouspyynnön
mukaisuuden varmistamisesta on tarjoajalla.
2.
YMPÄRISTÖVAIKUTUKSET
Tarjoukseen tulee liittää selvitys ympäristöasioiden huomioimisesta.
3.
TARJOAJIEN VALINTA JA TARJOUSTEN VERTAILU
Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa:
1. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden
tarkastaminen ( liite 2 )
2. Tarjousten vertailu
Tarjoajan soveltuvuutta arvioitaessa tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, joka ei täytä hankintalain 71 §
(tai 8 luvussa) todettuja vaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan
teknisiä, taloudellisia ja muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai
lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen.
Tarjoajan tulee olla täyttänyt lakisääteiset velvoitteensa hankintalain ja muun lainsäädännön edellyttämällä
tavalla. Tarjoajien soveltuvuuden arvioimiseksi tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y-tunnus ja tarjoukseen
on liitettävä:
 veroviranomaisen todistus maksetuista veroista
 Vakuutusyhtiön / -yhtiöiden todistukset:
lakisääteisten tapaturmavakuutusmaksujen suorittamisesta
lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta
Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna.
Tarjoajan taloudellisen, teknisen, toiminnallisen tai muiden tarpeelliseksi katsottujen seikkojen arviointiin
voidaan pyytää esitettäväksi muitakin kuin edellä lueteltuja asiakirjoja. Tilaaja voi pyytää tarjoajalta
lisäselvityksiä tai mahdollisia todistuksia tarjoajan antamista tiedoista.
Aloittavan yrityksen tulee osoittaa soveltuvuutensa muutoin (liiketoimintasuunnitelma, selvitys taloudellisista
edellytyksistä, ammatillisesta pätevyydestä tai sen hankkimisesta).
Tarjoaja voidaan hankintalain 53§ tai 54 §:n mukaisesti sulkea tarjouskilpailusta myöhemminkin
tarjouskilpailun aikana hankintayksikön saatua tiedon poissulkemisen perusteesta.
Tarjous voidaan hylätä, jos tarjouspyynnössä tai sen liitteissä esitetyt vaatimukset eivät täyty. Tarjous voidaan
hylätä myös, mikäli tarjous ei sisällöltään ja hinnoittelultaan vastaa tarjouspyyntöä. Tarjoajan omien ehtojen tai
3
alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen mahdollisten
tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi.
Orimattilan kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä.
4.
TARJOUKSEN VALINTAPERUSTE
Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuus määräytyy
oheisella arviointilomakkeella (liite 3) esitetyn mukaisesti. Käytettäviä arviointiperusteita on selvitetty tarkemmin
liitteellä 1 (hinta- ja ominaisuuslomake).
Vertailun helpottamiseksi toivomme tarjouksen liitteeksi kalustekohtaisia, kuvallisia kuvauksia. Kuvaston
selaaminen tarjotun tuotteen löytämiseksi on työlästä ja aikaa vievää. Koko kuvastokin voi olla liitteenä, mutta se
ei ole välttämätöntä.
Laatuperusteiden arvioinnin suorittaa päiväkodin henkilökunta tarjouksen ja sen liitteenä olevien
kalustekuvausten perusteella kalustekokonaisuuksin tilakohtaisesti. Esitys pohjautuu seuraaviin seikkoihin:
toiminnallisuus, käyttövarmuus, takuu ja huolto sekä ja toimitusaika.
5.
HINNAN ILMOITTAMINEN
Hinta ilmoitetaan kokonaishintana ilman arvonlisäveroa.
Hinnan tulee sisältää kaikki tavaraan liittyvät kustannukset kuten matkakulut, päivärahat ja kuljetus. Tarjotun
kalusteen korvaaminen uudemmalla mallilla sopimuskauden aikana ei ole hinnanmuutosperuste. Tarjoajan
tulee toimittaa aiempaa mallia vastaava tai parempi kaluste sopimuskauden aikana samaan hintaan.
6.
SOPIMUSKAUSI JA -EHDOT
Hankintapäätös tehdään kirjallisesti ja toimitetaan kaikille tarjoajille. Hankintasopimus syntyy vasta erikseen
tehtävällä kirjallisella hankintasopimuksella.
Sopimukseen voidaan tehdä muutoksia ainoastaan kirjallisesti molempien osapuolten suostumuksella.
Sopimuksessa noudatetaan JYSE2009 – ehtoja.
7.
TOIMITUSEHTO
Toimitusehto on TOP Peltolan päiväkoti (FIN01). Päiväkodin osoite on Viljamaantie 17, 16300 Orimattila.
Kalusteet toimitetaan perille tilaajan osoittamaan paikkaan koottuina, paikalleen asennettuina ja
pakkausmateriaalit pois vietyinä.
Tavoitetoimitusaika heinäkuussa 2015 viikolla 31 niin, että kalusteet on toimitettu ja asennettu sekä pakkaus
ym. materiaalit poiskuljetettu viimeistään 31.7.2015 mennessä.
8.
TAKUU- JA HUOLTOPALVELUT SEKÄ HOITO-OHJEET
Takuu- ja huoltoehdot tulee liittää tarjoukseen. Selvityksessä tulee mainita, miten pitkään mallin valmistuksen
jälkeen taataan varaosien saatavuus. Toimituksen tulee sisältää suomenkieliset hoito-ohjeet (ei liitetä
tarjoukseen). Hoito-ohjeet toimitetaan tilaajalle kalustetoimituksen yhteydessä.
9.
MAKSUEHDOT
Maksusuoritukset tehdään JYSE2009 maksuehtojen mukaisesti kun kalusteet on hyväksytysti
vastaanotettu. Laskutuslisää ei hyväksytä.
Laskutusosoite
OVT-tunnus / Verkkolaskutusosoite 003701299200
Operaattori Logica Suomi Oyj
Välittäjätunnus 003703575029
4
10. OSATARJOUKSET
Osatarjoukset hyväksytään tilaajan hinta- ja ominaisuuslomakkeella ilmoittamalla tavalla. Muita vaihtoehtoisia
tarjouksia ei oteta huomioon.
11. TIEDONANTO- JA RAPORTOINTIVELVOLLISUUS
Tarjoajalla on tiedonantovelvollisuus tilaajaa kohtaan. Tarjoajan tulee pyydettäessä toimittaa puolivuosittaiset
ja vuosittaiset raportit. Raportointipyynnöt voivat koskea muun muassa ostovolyymeja ja kalustemääriä
tilaajayksiköittäin sekä euromääriä.
Kaikki tarjoajalle tehdyt suulliset tai kirjalliset reklamaatiot on viivytyksettä toimitettava Orimattilan
kaupungin sivistyspalveluille ([email protected]).
Tilaajan toimintaa tarkastavalla ulkoisella ja sisäisellä tarkastuksella tai tilaajan valtuuttamalla tarkastajalla on
oikeus valvoa sopimuksen toteuttamista. Toimittajan on korvauksetta annettava tarkastuksen suorittajalle kaikki
tarkastuksen suorittamisen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto sekä
muutenkin avustettava tarkastuksessa. Tarkastuksen suorittajalla on oikeus päästä tarkastuksen edellyttämässä
laajuudessa toimittajan hallinnassa tai käytössä oleviin liike-, varasto- tai muihin vastaaviin tiloihin, joilla on
merkitystä tarkastuksen kannalta.
12. TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA
Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 15.5.2015 asti.
13. SOPIMUSASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS
1.
2.
3.
4.
Sopimus liitteineen
Tarjouspyyntö liitteineen
Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009, Tavarat)
Tarjous liitteineen
14. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS
Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia.
Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuden sisällyttäminen
tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen selkeästi mainittava. Mahdolliset liikesalaisuudet
tulisi esittää erillisillä liitteillä, joissa on merkintä SALAINEN. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta
koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushinta on kuitenkin julkinen ja tarjousten vertailussa käytetty hinta tai
muu tekijä on asianosaisjulkinen.
Palvelun tuottaja huolehtii siitä, että palveluja annettaessa ja asiakastietojen kirjaamisessa, asiakirjojen
käsittelyssä, säilytyksessä, hävittämisessä ja luovuttamisessa sekä toiminnassa muutenkin noudatetaan
salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja tietoturvasta sekä salassa pidettävien tietojen
luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säännöksiä.
15. TARJOUSTEN PALAUTUS
Tarjous palautetaan kahtena kappaleena paperitulosteina sekä sähköisesti tallennettuna virustarkastetulla USBmuistitikulla Microsoft Excel 2003 ja pdf -formaateissa viimeistään keskiviikkona 30.3.2015 klo 12.00 mennessä
suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen
ORIMATTILAN KAUPUNKI
SIVISTYSPALVELUKESKUS
PAPPILANTIE 2, PL 44
16301 ORIMATTILA
5
Kuoressa on ehdottomasti oltava merkintä ” Peltolan päiväkodin kalustehankinta”.
Orimattila 12.2.2015
Merja Hytönen
varhaiskasvatusjohtaja
Liite 1
Hinta ja ominaisuuslomake
Liite 2
Tarjoajan soveltuvuus
Liite 3
Arviointilomake
Liite 4
Pohjapiirustus