Jalasjarvi.fi Tiedostot Kuntaliitos 2016 Tukipalvelukeskus

TUKIPALVELUKESKUSTYÖRYHMÄ
Tukipalvelukeskus
Loppuraportti
Tapani Latikka
11.3.2016
2 (14)
Sisältö
1) Tukipalvelukeskuksen valmistelu ................................................................................................................. 3
2) Tavoitetilan määrittelyn pääkohdat ............................................................................................................. 5
Lähtökohdat ................................................................................................................................................. 5
Hallinnon järjestäminen ............................................................................................................................ 5
Henkilöstöhallinto ..................................................................................................................................... 5
Yhdistyneen kaupungin tukipalvelut ............................................................................................................ 5
Tytäryhteisöt ................................................................................................................................................ 6
Suunnitelmat ................................................................................................................................................ 6
3) Tavoitetila ..................................................................................................................................................... 8
Palvelut ......................................................................................................................................................... 8
TALOUSHALLINTO ...................................................................................................................................... 8
PALKKAHALLINTO ...................................................................................................................................... 9
TIETOHALLINNON PALVELUT ..................................................................................................................... 9
HANKINTAPALVELUT ............................................................................................................................... 10
Palvelusopimukset...................................................................................................................................... 10
Hyödyt / tavoitteet ..................................................................................................................................... 11
Keskittymisen hyödyt .............................................................................................................................. 11
Tietojärjestelmätavoitteet....................................................................................................................... 11
Prosessit ..................................................................................................................................................... 12
Resurssit ..................................................................................................................................................... 12
Tilatarpeet/periaatteet............................................................................................................................ 12
Henkilöstö ................................................................................................................................................ 12
Tukipalvelukeskuksen organisaatio ............................................................................................................ 13
4) Yhteenveto ................................................................................................................................................. 14
Esitys jatkosta ............................................................................................................................................. 14
3 (14)
1) Tukipalvelukeskuksen valmistelu
Järjestämissuunnitelmaan perustuen yhdistymishallitus päätti 6.10.2014 asettaa tukipalvelukeskuksen konkreettista valmistelua ja suunnittelua varten työryhmän.
Tukipalvelukeskustyöryhmään nimettiin päätöksen mukaisesti jäsenet:
-
talousjohtaja Tapani Latikka (pj)
hallinto- ja talousjohtaja Erkki Hirsimäki
hallintojohtaja Kaarina Hautala
henkilöstöpäällikkö Elise Rantanen
henkilöstösihteeri Leila Koivula
talouspäällikkö Marjukka Kätevä (siht)
henkilöstön edustajana Kurikasta oli Kirsti Lähdesmäki ja varalla Arto Mäkipelto,
Jalasjärveltä oli valittu Sakari Kivikko
luottamushenkilönä työryhmässä Kurikasta oli Erkki Riippi ja Jalasjärveltä Teija Valkama.
Tukipalvelukeskustyöryhmän ensimmäisessä kokouksessa päätettiin perustaa alaryhmäkohtaisesti prosessityöryhmät, joiden tehtävänä oli käydä kuntien ja konserniyhtiöiden kanssa
yhteisesti lävitse tukipalvelukeskuksen prosessit sekä tuoda esiin kehittämisehdotuksia toimintojen parantamiseksi.
Toiminnan kehittämiselle asetettiin seuraavat tavoitteet ja tulokset:







lisätiedon saaminen rooli / tehtäväjakoihin tukipalvelukeskusorganisaatiossa
yhteisten prosessien kehittäminen
prosessien mallintaminen palvelunäkökulmasta (asiakkaan / toimittajan välinen rajapinta)
ehdotuksen luominen yhdenmukaisista toimivista tukipalvelukeskusprosesseista
tietoteknologian hyödyntämisen kuvaaminen prosessissa
lisätiedon saaminen kehittämistyön jatkamiseksi
alustavan prosessien yleiskuvauksen/ohjeen saaminen prosesseista käyttäjille.
Hankintaprosessien käsittelyn työryhmässä olivat:
-
Marjukka Kätevä (vetäjä)
Paula Antila
Pekka Haapalainen
Johanna Kaari
Tiina Kankaanpää
Joona Kankainen
Sami Leppänen
Aino Liikaoja
Harri Mäkiranta
Jarmo Ojajärvi
-
Maire Pääkkönen
Aila Rätti
Erkki Riippi
Arto Saarela
Marko Stenius
Terhi Venna
Petri Viinikainen
Tapani Latikka
Annikki Viertola
-
Sakari Matalamäki
Palkkalaskentaprosessien käsittelyn työryhmässä olivat:
-
Marianne Tapanainen (vetäjä)
4 (14)
-
Maria Kärkkäinen
Kaisu Kortesluoma
Tuula Kuusiluoma
Sinikka Koskela
Ritva Kortteinen
Katri Kaksonen
Marja-Leena Suokas
Heli Sillanpää
-
Satu Lyly-Yrjänäinen
Heli Ranta
Vuokko Kuusisto
Aila Rätti
Aino Liikaoja
Leena Tuomisto
Tapani Latikka
-
Teemu Harjunpää
Pekka Haapalainen
Aila Rätti
Heli Ranta
Seija Haapala
Tapani Latikka
Petri Viinikainen
-
Tanja Rinne
Mari Vuorenmaa
Aino Liikaoja
Petri Viinikainen
Pekka Haapalainen
Aila Rätti
Satu Lyly-Yrjänäinen
Pirjo Marttila
Kati Hiipakka
Pirjo Nyrhinen
Arto Saarela
Hanna Tonkkala
Tapani Latikka
Marjukka Kätevä
Margit Ketola
Tiina Tarkkanen
ICT-prosessien käsittelyn työryhmässä olivat:
-
Ari Nuotio (vetäjä)
Ketonen Arttu
Minna Harju-Jyllilä
Latvaniemi Kai
Tuomo Kuusisto
Jyrki Toivonen
Päivi Tuominen
Talousprosessien käsittelyn työryhmässä olivat:
-
Paula Antila (vetäjä)
Paula Alanen
Päivi Haavisto
Ulla Linna
Sakari Matalamäki
Merja Mäkiranta
Pia Pajala
Marko Stenius
Jaana Kangas
Ulla Korpi
Maria Kärkkäinen
Marja-Leena Lehtinen
Sarita Levä
Hannele Mäki-Ventelä
Aino Nevala
Maire Pääkkönen
Lisäksi Kurikan kaupungin ja Jalasjärven kunnan hallituksen puheenjohtajat Juhani Mäki ja
Jaakko Ventelä, kuntien johtajat Paavo Tyrväinen ja Luukko sekä tukipalvelukeskustyöryhmän jäsenet osallistuivat halutessaan prosessityöryhmien kokouksiin.
Kuntien yhdistäminen vaatii myös tietojärjestelmien ja tietotekniikkainfrastruktuurin yhtenäistämistä. Muutoksen ja toteutuksen suunnitteluun on haettu avustusta valtionvarainministeriöstä. Avustusta saa myös prosessien mallintamiseen liittyvästä oman organisaation
työstä määrätyltä osin. Avustushakemus projektisuunnitelmineen on liitteenä.
Järjestelmien yhtenäistämiseen liityvän ICT-projektin projektipäällikkönä toimii Ari Nuotio ja
ohjausryhmässä ovat Tapani Latikka (pj), Erkki Hirsimäki ja VM:n edustajina Ossi Korhonen ja
Hanna Majurinen.
5 (14)
Kunnan ja kaupungin palvelinten, sähköpostin, ym. yhteensovittamisen projektin projektipäälliköksi sovittiin Arttu Ketonen ja ohjausryhmään nykyiset osastonjohtajat. Liitteenä on
CGI:n suunnitelma.
2) Tavoitetilan määrittelyn pääkohdat
Lähtökohdat
Hallinnon järjestäminen
Yhdistymissopimuksen mukaan yhdistyneen kaupungin organisaatio rakentuu Kurikan kaupungin nykyisen organisaation pohjalle, johon Jalasjärven kunnan nykyinen hallintorakenne
yhdistetään. Organisaatiota tullaan tarpeen mukaan tarkentamaan ja täydentämään siten,
että se palvelee tasapuolisesti laajentuvan kaupungin aluetta. Tarvittavat johtosääntömuutokset tehdään erikseen.
Henkilöstöhallinto
Edelleen yhdistymissopimuksen mukaan kuntien vakinainen henkilöstö siirtyy perustettavan
uuden Kurikan kaupungin palvelukseen kuntarakennelain edellyttämällä tavalla.
Kuntien yhdistyminen antaa mahdollisuuden tarkastella ja kehittää viranhaltijaorganisaatiota
toiminnallisista lähtökohdista. Suurimmalta osin henkilöstön tehtävät säilyvät kuitenkin nykyisellään. Lähinnä hallinnossa, suunnittelussa ja joissakin keskitetysti toimivissa tukipalveluissa tilanteet muuttuvat enemmän ja uudelleenjärjestelyjä tarvitaan.
Tehtäväkuvia muodostettaessa ensisijaisena kriteerinä on uuden organisaation toimivuus. Henkilöstön yksityiskohtainen sijoitussuunnitelma laaditaan noin kuusi kuukautta
ennen yhdistymisen alkamisajankohtaa.
Yhdistyneen kaupungin tukipalvelut
Yhdistymissopimuksen liitteen ’Palvelujen järjestämissuunnitelma uudessa Kurikan kaupungissa’ mukaan yhdistyneen kaupungin hallinto-, talous-, henkilöstö- ja tukipalvelut kootaan
konsernin palvelukeskukseksi seuraavan jaottelun mukaisesti:





Hallinto- ja konserniviestintä
Konsernitalous ja controllertoiminta
HRM
Tietohallinto
Hankinta
Periaatteena on, että toimintamallina käytetään tiimityötä. Palvelukeskus tuotteistaa palvelunsa ja tarjoaa niitä myös konsernin tytäryhteisöille. Asiaa voidaan ohjeistaa tarkemmin konserniohjeella. Palvelussa toteutetaan asiakkaan läheisyysperiaatetta.
Tukipalvelukeskukseen tulevia palveluja on tarkennettu. Hallinto-/sihteeripalveluille on perustettu oma työryhmänsä, joten tukipalvelukeskustyöryhmä on jättänyt ne oman valmistelunsa
ulkopuolelle. Lisäksi Hallinto- ja konserniviestintä on katsottu kaupungin ydintoiminnaksi eikä
6 (14)
sitä sisällytetä tukipalvelukeskuksen toimintoihin. HRM-käsite on muutettu palkkahallinnoksi ja
talouden osalta käytetään taloushallintoa.
Yllä olevan mukaan yhdistyneen kaupungin tukipalvelukonseptiksi muodostuu päivitettynä:




Taloushallinto
Palkkahallinto
Tietohallinto (ICT-palvelut)
Hankinta
Tytäryhteisöt
Lähtökohtana on, että palvelukeskus tuotteistaa palvelunsa ja tarjoaa niitä myös konsernin
tytäryhteisöille.
Asiasta on pyydetty yhdistymishallituksen kautta tytäryhteisöltä kannanottoa. JIK ky. on antanut lausuntonaan, että vireillään olevan sote-uudistuksen vuoksi JIK ky. ei lähde mukaan
Kurikan tukipalvelukeskuksen toimintaan.
Muiden osalta lausuntoa pyydetään kuluvan vuoden toukokuun loppuun mennessä.
Suunnitelmat
Järjestelmien yhtenäistämiseen liittyvän ICT-projekti on käynnistynyt. VM:n edustajat toimivat ohjausryhmässä ja projektiryhmässä. Sisältöä on kuvattu tarkemmin liitteenä olevassa
projektisuunnitelmassa.
Oheisessa kuviossa 1 on projektisuunnitelman aikataulutus ja vaiheineen.
KUVIO 1. Projektisuunnitelma ja aikataulu (VM:n ICT-projekti)
Kunnan ja kaupungin palvelinten, sähköpostin, ym. yhteensovittamisen projektin vetäjäksi
sovittiin Arttu Ketonen ja ohjausryhmään nykyiset osastonjohtajat. Asiaan liittyvää tarjousta,
suunnitelmaa ja aikataulua järjestelmien käyttöönotosta ja yhtenäistämisestä on käsitelty
toimittajan (CGI) aloituskokouksessa. Käyttöönotto koskee talouden, henkilöstöhallinnon,
tekniikan, varhaiskasvatuksen ohjelmistojen yhdistämistä.
Perustettiin sopimusryhmä, johon valittiin Tapani Latikka ja Marjukka Kätevä. Sopimusryhmän tehtävänä oli käydä läpi tämänhetkiset talous-, it- ja palkkahallinnon palvelusopimukset.
7 (14)
Alla olevassa kuviossa 2 ’Projektisuunnitelma ja aikataulu’ on kuvattu toiminnan kehittämiseen liittyviä työryhmien tehtäviä, kokoontumisaikataulua ja mallinnettavia yhteisiä prosesseja. Mallinnetut prosessit ovat liitteenä.
PROJEKTISUUNNITELMA / AIKATAULU TUKIPALV.PROSESSIEN MALLINTAMISESTA
marras 2014
Tunn
iste
1
Tehtävän nimi
Käynnistä
Valmis
Aloitus
15.10.2014
27.11.2014
Kehityshankesuunnitelman laadinta
15.10.2014
25.11.2014
3
Aloituskokous
6.11.2014
6.11.2014
4
Prosessien läpikäynnin käsittely
6.11.2014
27.11.2014
5
ICT-palvelut
21.11.2014
21.11.2014
6
Hankinta
25.11.2014
25.11.2014
7
Palkkahallintopalvelut
14.11.2014
8
Taloushallintopalvelut
10
Kesto
Nykytilan kartoitus/kehitämisehdotukset
ICT-palvelut
9:00
32p
27.11.2014
30p
25.11.2014
1p
6.11.2014
16p
27.11.2014
9:00
1p
21.11.2014
9:00
1p
25.11.2014
14.11.2014
9:00
1p
14.11.2014
27.11.2014
27.11.2014
9:00
1p
27.11.2014
14.11.2014
6.2.2015
61p
6.2.2015
21.11.2014
20.1.2015
43p
20.1.2015
11
Helpdesk
21.11.2014
21.11.2014
9:00
1p
21.11.2014
12
Laitehankinta
21.11.2014
21.11.2014
9:30
1p
21.11.2014
13
Työasema-asennukset
21.11.2014
21.11.2014
10:15
1p
21.11.2014
14
Palvelimien hoito
10.12.2014
10.12.2014
9:00
1p
10.12.2014
15
Ohjelmistojen päivitys
10.12.2014
10.12.2014
9:30
1p
10.12.2014
16
Infrastruktuurin hoito
10.12.2014
10.12.2014
10:15
1p
10.12.2014
17
Tietojärjestelmäprojektit
20.1.2015
20.1.2015
9:00
1p
20.1.2015
18
Tietohallinto
20.1.2015
20.1.2015
9:45
1p
20.1.2015
19
Web-järjestelmien ylläpito
20.1.2015
20.1.2015
10:15
1p
20.1.2015
25.11.2014
12.1.2015
35p
12.1.2015
20
Hankinta
21
Hankinta (mallinnuksen aloitus)
25.11.2014
25.11.2014
9:00
1p
25.11.2014
22
Hankinta (jatko: tytäryht.,yleis,
tekninen, kuljetus)
12.1.2015
12.1.2015
14:00
1p
12.1.2015
14.11.2014
6.2.2015
23
Palkkahallintopalvelut
61p
6.2.2015
24
Palvelusuhteen alkaminen/
päättäminen
14.11.2014
14.11.2014
9:30
1p
14.11.2014
25
Keskeytykset, muutosilmoitukset
14.11.2014
14.11.2014
12:00
1p
14.11.2014
26
Palkkalaskenta
28.11.2014
28.11.2014
9:00
1p
28.11.2014
6.2.2015
6.2.2015
9:00
1p
6.2.2015
6.2.2015
6.2.2015
12:00
1p
6.2.2015
27.11.2014
30.1.2015
47p
30.1.2015
27
28
29
Muut (eläke, matkalasku, palkkio,
ym.)
Kausiajot (KELA-hakem.,
vakuutus, kk-tilitykset ym.)
Taloushallintopalvelut
30
Ostolaskut, ostoreskontra
27.11.2014
27.11.2014
9:30
1p
27.11.2014
31
Taloussuunnittelu
27.11.2014
27.11.2014
10:30
1p
27.11.2014
32
Kassa
12.12.2014
12.12.2014
8:00
1p
12.12.2014
33
Käyttöomaisuus/irtain omaisuus
12.12.2014
12.12.2014
9:00
1p
12.12.2014
34
Kirjanpito
12.12.2014
12.12.2014
10:00
1p
12.12.2014
35
Raportointi
12.12.2014
12.12.2014
11:00
1p
12.12.2014
36
Maksuliikenne
30.1.2015
30.1.2015
9:45
1p
30.1.2015
37
Myyntilaskut
30.1.2015
30.1.2015
12:00
1p
30.1.2015
38
Vesilaskutus
30.1.2015
30.1.2015
13:00
1p
30.1.2015
39
Perintä
30.1.2015
30.1.2015
14:00
1p
30.1.2015
13.4.2015
16.4.2015
4p
16.4.2015
40
Tavoitetilan läpikäynti
41
ICT-palvelut
13.4.2015
13.4.2015
9:00
1p
13.4.2015
42
Hankinta
14.4.2015
14.4.2015
9:00
1p
14.4.2015
43
Palkkahallintopalvelut
15.4.2015
15.4.2015
9:00
1p
15.4.2015
44
Taloushallintopalvelut
16.4.2015
16.4.2015
9:00
1p
16.4.2015
3.11.2014
11.3.2015
93p
11.3.2015
27.2.2015
45
Prosessikuvaukset
46
Prosessikuvausten teko
3.11.2014
27.2.2015
85p
47
Prosessikuvausten hyväksyminen
11.3.2015
11.3.2015
1p
11.3.2015
2.3.2015
29.5.2015
65p
29.5.2015
48
Jatkotoimenpidesuunnitelma
tammi 2015
helmi 2015
10.3.2015
maalis 2015
huhti 2015
touko 2015
Valmis
9.11
2
9
KLO
joulu 2014
49
Suunnitelman teko
2.3.2015
29.5.2015
65p
29.5.2015
50
Hankkeen päättäminen
1.6.2015
1.6.2015
1p
1.6.2015
51
Projektin päätös
1.6.2015
1.6.2015
1p
1.6.2015
16.11 23.11 30.11
7.12
14.12 21.12 28.12
52
53
54
KUVIO 2. Projektisuunnitelma ja aikataulu (prosessien mallinnus)
4.1
11.1
18.1
25.1
1.2
8.2
15.2
22.2
1.3
8.3
15.3
22.3
29.3
5.4
12.4
19.4
26.4
3.5
10.5
8 (14)
3) Tavoitetila
Palvelut
Tukipalvelukeskus tuottaa tukipalveluja, joiden toiminta perustuu sekä omaan palvelutuotantoon että kumppaneiden kanssa tuotettujen palveluiden toimittamiseen.
Palvelukonsepti käsittää:
-
taloushallinnon palvelut
palkkahallinnon palvelut
tietohallinnon palvelut
hankintapalvelut.
Palvelut on osoitettu:
- kunnille (ensisijaisesti Kurikan kaupunki)
- terveydenhuollolle (odotetaan sote-ratkaisua)
- muille toimijoille (esim. tytäryhteisöt).
Toiminta perustuu sekä omaan palvelutuotantoon että kumppaneiden kanssa tuotettujen
palveluiden toimittamiseen. Kuviossa 3 on esimerkki palveluista asiakkaittain.
KUVIO 3. Palvelut asiakkaittain.
TALOUSHALLINTO
Taloushallinnon palveluita on kuvattu alapuolella.
Kirjanpito
Vuoden aikana tapahtumien kirjaukset kuukausittain
Arvonlisäverotilitykset valtiolle
Vuoden aikana tapahtuvien budjettimuutosten kirjaukset
Tilinpäätökset yhteisöjen kanssa sovituilla tehtävärajauksilla
Tilastopohjien ylläpito tilasto-ohjelmassa
9 (14)
Ostoreskontra
- Ostolaskujen vastaanotto paperilla tai sähköisessä muodossa
- Laskujen skannaus
- Laskujen reititys asiatarkastajille ja hyväksyjille
- Laskujen vastaanotto ostoreskontraan
- Laskujen maksatuslistojen tulostus
Myyntireskontra
- Tiliotteiden nouto pankkiohjelmalla
- Viitesuoritusten nouto ja suoritusten kuittaus
- Laskutusten vastaanotto myyntireskontraan
- Laskutus ja saatavien perintä
PALKKAHALLINTO
Palkkahallinnon palveluita on kuvattu alapuolella.
-
Vakiopalkkatekijöiden ja lisätapahtumien tallennus, tietojen tarkastus/korjaukset sekä
ajon tulostukset
Lakisääteiset tilitykset, täsmäytykset ja vuosi-ilmoitukset
Palkkatodistukset, sv- ja tapaturmailmoitukset sekä uusien verokorttien tallennus tai
suorasiirto
Palkanlaskennassa vaadittavien tietojen sähköiset siirrot, tietojen täydennys ja tulostus
Henkilöstöraportointi
Matkalaskujen maksatusajot
Eläkeasiamiespalvelut
TIETOHALLINNON PALVELUT
Tietotekniikan palveluita on kuvattu alapuolella.
PERUSTIETOTEKNIIKAN PALVELUT
Työasemapalvelut
- Työasemien hankinta
- Käyttäjien opastus/koulutus työasemaohjelmistoihin
- Helpdesk-toiminnot
Konesalipalvelut
- Asiakkaiden käyttämien palvelinlaitteistojen hallinnointi
- Kunnossapito
- Varmistukset.
Tietoverkkopalvelut
- Kilpailutus
- Yhteyksien tekninen määrittely ja hallinnointi
- Palomuurin hallinnointi.
Muut palvelut
- Keskitetyn puheratkaisun hoito
10 (14)
JÄRJESTELMÄPALVELUT
Sovelluspalvelut
- Hanke-/projektipalvelut
- Projektipäällikköpalvelut
- Konsultointi
- Tietohallintostrategiat
- Sovelluspalvelut
- Ohjelmistojen päivitykset
HANKINTAPALVELUT
Hankintapalveluiden sisältöä on kuvattu alapuolella. Palveluihin liittyy hankintaprosessiin liittyvä asiantuntemus. Hankinnan sisältö tarjouspyyntöä varten on määriteltävä ko. toimialalla.
-
Hankintaneuvonta
Kilpailutus (toimialaosaaminen tilaajalta)
Pisteytys (toimialaosaaminen tilaajalta)
Kilpailutus- ja hankintajärjestelmän ylläpito
Kuljetukset
Lakimiestarpeen osalta todettiin, että aluksi riittää lakimiespalvelujen ostaminen ulkopuoliselta ja vasta jatkossa tilanteen mukaan mahdollisesti huomioidaan tarve rekrytoinnissa.
Hankintatyöryhmän esittämä projektirahoitusten keskittäminen yhdelle henkilölle pidetään
mielessä työnkuvia mietittäessä. Samoin toimitaan hankintojen keskittämisessä yhdelle henkilölle. Reklamoinnissa päätettiin ottaa käytännöksi reklamaatioiden tekeminen kirjallisesti.
Palvelusopimukset
Palvelusopimuksien pohjana käytetään tämänhetkisiä talous-, tietohallinnon ja palkkahallinnon palvelusopimuksia. Alustavasti laskutus tapahtuisi aluksi henkilötyön osalta tuntihinnoittelulla omakustannusperiaatteella. Kunkin asiakkaan kanssa laaditaan yleinen sopimus, jossa
on laskutusjaksot ym. määritelty. Sopimuksen liitteessä sovitaan tarkemmin kyseisen asiakkaan ostamat palvelut ja rajapinnat sekä hinnoittelun tarkistus vuosittain.
Tukipalvelukeskustyöryhmässä päätettiin, että sopimusneuvotteluihin ja sopimusten valmisteluun sekä hinnoitteluun siirrytään vasta kaupunkiorganisaation muodostuttua.
Valmistelusta vastaa tukipalvelukeskuksen vetäjä.
Sopimuksessa kuvataan:
-
Tuotettavat palvelukokonaisuudet
Palvelutuotannon periaatteet
Rajapinnat
Palvelujen hinnoittelu
Puitesopimus / palvelusopimus
Palvelusopimuksen seurantaneuvottelu.
11 (14)
Jäljempänä olevassa kuviossa 4 on kuvattu palvelujen tuottamismalli.
KUVIO 4. Palvelujen tuottamismalli.
Hyödyt / tavoitteet
Seuraavassa on lueteltu lyhyesti keskittymisen hyötyjä ja tavoitteita:
Keskittymisen hyödyt
-
Seudullinen yhteistyö / kumppanuus
Erityisosaaminen, osaamisen ylläpito
Toimintavarmuus, sijaisuudet
Toimintojen kehittäminen, toimintaprosessien käyttöönotto
Toiminnan tehokkuus, päällekkäisyyksien poistaminen
Oikea mitoitus
Volyymihyödyt – yhteiset tietojärjestelmät, yhteinen ylläpito, hankinnat, henkilöstö, koulutus
Kustannustehokkuus
Keskitetty tietohallinto / tiedonhallintajärjestelmien verkottuminen ja yhteistyö: julkinen
sektori, yritykset, yhdistykset
Voimavarat ydintehtävien toteuttamiseen
Tietojärjestelmätavoitteet
-
Yhteiset tietojärjestelmät
Mahdollisuus seudulliseen yhteistyöhön
Nykyaikaisten järjestelmien ja prosessien käyttöönotto
Toimintaprosessien sähköistäminen
Reaaliaikaisuus
Sisäisen valvonnan apuväline – tieto helposti saatavissa järjestelmästä
12 (14)
Prosessit
Alatyöryhmät ovat omissa määrittelykokouksissaan käyneet toimintoprosessit lävitse ja kuvanneet ne. Tukipalvelukeskus työryhmä on hyväksynyt prosessikuvaukset. Työryhmien tekemät prosessimallinnukset ovat tämän loppuraportin liitteenä. Myöhemmin toimintojen
tarkennuttua niitä voidaan päivittää lopulliseen muotoon.
Alatyöryhmät ovat myös toimittaneet liitteenä olevat omien prosessiensa kehittämiskohdeyhteenvedot. Niiden käyttöönottamisesta voidaan laatia suunnitelma organisaation tarkennettua ja jatkotyöstön yhteydessä.
Prosessikuvauksien perusteella voidaan ottaa käyttöön tulevat toiminnot ja arvioida myös
resurssitarvetta.
Tukipalvelukeskuksen organisaation suunnittelusta vastaa tuleva tukipalvelukeskuksen johtaja todennäköisesti nykyisten esimiesten kanssa yhteistyössä.
Resurssit
Tilatarpeet/periaatteet
Tukipalvelukeskuksen sijoittumisen periaatteet on ratkaistava. On päätettävä, sijoittautuuko
henkilökunta samaan toimipisteeseen, käytetäänkö hajautusta ja missä toimipiste / toimipisteet sijaitsevat.
Yhdistymishallitukselle on päätetty esittää, että se ottaisi kantaa ja päättäisi kokonaissuunnitelman uuden kaupungin toimintojen sijoittumisesta. Tilatyöryhmä tulee työstämään asiaa.
Henkilöstö
Nykyresurssit ovat jäljempänä olevan taulukon 1 mukaisia. Luettelosta puuttuu tytäryhteisöjen osuus henkilökunnasta. Niiden mukaan ottaminen selviää, kun saadaan vastaukset tytäryhteisöiltä yhdistymishallituksen pyytämään vastaukseen palvelujen hankinnasta toukokuun
loppuun mennessä.
Hankinnoissa ei ole yhtäkään päätoimista henkilöä Kurikassa eikä Jalasjärvellä. Useita sivutoimisia on. Tutkitaan vaihtoehtoa, jossa olisi jatkossa yksi päätoiminen hankinnan asiantuntija.
Taulukon mukaan tukipalvelukeskukseen siirtyisi noin 30 henkilöä. Todettiin, että tämä vaatii
jo suuret tilat, mikäli kaikki keskitetään yhteen toimipaikkaan. Yhdistymishallitus kuitenkin
tulee perustamaan erillisen tilatyöryhmän, joten tilakysymykset joutuvat odottamaan sen tuloksia.
13 (14)
Hankinta
Palkkahallinto
Taloushallinto
Tietohallinto
Kurikka
2 oman
toimen
ohella
4 palkkasihteeriä
4 laskentasihteeriä
2 kirjanpitäjää
1 talouspäällikkö
1 atk-suunnittelija
1 atk-tukihenkilö
(2 määräaik. tukihenk.)
Jalasjärvi
1 oman
toimen
ohella
3 palkkasihteeriä
1 henkilöstösihteeri
0.5 + 0.5
lom.palv.ohj.
3 laskentasihteeriä
1 kirjanpitäjä
1 pääkirjanpitäjä
1 määr.aik. kirjanp.
1 talouspäällikkö
2 järjestelmäasiantuntijaa
1 IT-tukihenkilö
1 IT-vastaava
Yhteensä
(vakituiset)
3 oman
toimen
ohella
9 henkilöä
13 henkilöä
6 henkilöä
TAULUKKO 1. Henkilöresurssit
Tukipalvelukeskuksen organisaatio
Alapuolella on alustava organisaatiomalli.
Tukipalvelukeskuksen
vastaava
Taloustiimin
vastaava
Palkkatiimin
vastaava
IT-tiimin
vastaava
- Hankintavastaava
- Kirjanpitäjät
- Laskentasihteerit
KUVIO 6. Organisaatio
- Palkkasihteerit
- IT-tukihenkilöt
- Järjestelmäasiantuntijat
14 (14)
4) Yhteenveto
Työryhmät ovat ansiokkaasti käyneet lävitse uuden Kurikan tulevia prosesseja ja kirjanneet
lukuisia kehitysehdotuksia tulevaan toimintaan. Työn tuloksena on saatu suunnitellusti kehittämiselle asetettavia tavoitteita määritellyksi.
Alkuperäisen aikataulun mukaisesti työryhmän tehtävän piti olla päättynyt helmikuun loppuun mennessä. Suunnitelman mukainen tavoitetilan läpikäynti on vielä tekemättä. Aikataulussa olevaa tavoitetilan läpikäyntiä on siirretty, koska tukipalvelukeskuksen vetäjää ei vielä
ole valittu. Muilta osin tehtävät on suoritettu.
Aikataulussa oleva tavoitetilan läpikäynti tulevan tukipalvelukeskuksen vetäjän johdolla esitetään tehtäväksi, kun päätös tukipalvelukeskusorganisaatiosta virallisesti tehdään. Alustavasti aikataulua on siirretty huhtikuun puoleen väliin.
Tukipalvelukeskustyöryhmä toteaa tehtävänannon päättyneen ja luovuttaa työn tulokset
edelleen käsiteltäviksi ja välittää kiitokset alatyöryhmille hyvin tehdystä työstä.
Esitys jatkosta
Tukipalvelukeskustyöryhmä esittää jatkosta, että
1) Yhdistymishallitus hyväksyy loppuraportin liitteineen (mm. prosessikuvaukset) ja toteaa
tukikeskuspalvelutyöryhmän tehtävän päättyneen
2) Valittu tukipalvelukeskuksen vetäjä käy tavoitetilan alaryhmien kanssa lävitse ja informoi
jatkotoimenpiteistä.
3) Tukipalvelukeskuksen vetäjä ottaa vastuulleen organisaation loppuvalmistelun mm. tukipalveluorganisaation suunnittelun (henkilöresurssit) sekä vastaa muiden tarvittavien resurssien mm. tilat, määrärahat varaamisesta sekä tarvittavien toimintojen käynnistämisestä.