2015-09-15 OB - referat

Domea Fredensborg
Referat af organisationsbestyrelsesmøde
Onsdag den 16. september 2015 kl. 14.00
i fælleshuset Baunebjergvej Humlebæk
Dagsorden:
1
2
3
Godkendelse af dagsorden ................................................................... 2
Godkendelse af referat ......................................................................... 2
Boligorganisationen ............................................................................. 2
3.1
Orientering fra formanden .................................................................. 2
3.2
Orientering fra administrationen. ........................................................ 2
3.3
Ny forretningsføreraftale med Domea.dk .............................................. 3
4 Afdelinger i drift ................................................................................... 5
4.1
Generel orientering om afdelingerne og driften ..................................... 5
4.2
6804 De Skæve Boliger – rottesagen og nyt budget .............................. 5
5 Mødeplanlægning ................................................................................. 7
6 Eventuelt .............................................................................................. 7
Deltagere fra bestyrelsen:
Maria Beckwith
Bent Irgens Jørgensen
Mette Nyrup
Ole Meier
Tina Thomsen (afbud)
Ebba Hyldig
Morten Træholt (afbud)
Formand
Næstformand
Medlem
Medlem
Medlem
Suppleant
Suppleant
Øvrige deltagere:
Michael H. Jørgensen, Domea.dk
Claus Krag, Domea.dk
Udsendt den 24. september 2015
1 Godkendelse af dagsorden
Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt
eventuelle tillægspunkter.
Dagsorden blev godkendt
2 Godkendelse af referat
Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af
møde den 29. april 2015.
Det indstilles, at referatet godkendes.
Referatet blev godkendt
3 Boligorganisationen
3.1
Orientering fra formanden
Orientering gives på mødet.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Maria Beckwith orienterede om, at der er valgt ny formand for Domea.dk.
Jens Anker Gjelstrup afløser Karin Thomsen. Maria og Bent deltog på organisationens vegne i afskeds- og tiltrædelsesreceptionen.
Mette og Maria skal på kursus i basal boligøkonomi.
Maria sidder i udvalg for ny regionsstruktur i Domea.dk
3.2
Orientering fra administrationen.
Michael Jørgensen orienterede om at:
Ejendomsmester Eddie Laursen er blevet valgt som årets medarbejder i
Domea.dk, som følge af hans store indsats i Brønsholmdal.
Domea har, efter aftale på sidste bestyrelsesmøde, rettet henvendelse til
Landsbyggefonden for at høre om muligheden for støtte til opbygning af
dispositionsfonden. Landsbyggefonden svarede, at der ikke er mulighed
herfor inden for lovgivningens rammer. Landsbyggefonden kan kun yde
støtte til boligafdelinger. Når støtten fastsættes til fx en renoveringssag,
tager Landsbyggefonden hensyn til størrelsen af selskabets dispositionsfond. Typisk er det et krav for at opnå støtte, at selskabets dispositionsfond også bidrager, men desto mere udfordret dispositionsfonden er desto
mindre forventes den at bidrage med.
Side 2 af 7
Der er sendt ansøgning om fritagelse for dispositionsfondens dækning af
tab ved fraflytninger til kommunen.
Der har været møde mellem kommunen og boligorganisationerne på administrativt niveau omkring boplacering af flygtningen. Dette kan munde
ud i, at kommunen beder boligselskaberne om at forhøje anvisningen for
at kommunen kan leve op til sine forpligtigelser. Men endnu er sonderingerne kun på det indledende niveau, og Domea vender tilbage når/hvis
det bliver mere konkret.
Der er styringsdialogmøde d. 29. september. Maria Beckwith, Michael Jørgensen og Lars Gruby deltager. Er der emner, som de enkelte bestyrelsesmedlemmer ønsker, der skal tages op, så sendes mail til Michael. Bestyrelsen udtrykte ønske om, at der igen indtræder en kommunal repræsentant i bestyrelsen.
3.3
Ny forretningsføreraftale med Domea.dk
Med udgangen af 2015 har Domea.dk gennemført sin såkaldte 2015-strategi. Strategien har
blandt andet haft til formål at reducere Domea.dks omkostninger og priser og at sikre, at
serviceringen af beboere, boligsøgende og bestyrelser tilrettelægges bedst muligt i forhold til
kundernes behov.
En lang række boligorganisationer har over de seneste år besluttet at indgå i lokale servicecentre. Derved har de bidraget til at sikre, at fx beboerservice og ejendomsdrift i endnu
højere grad har en professionel og lokal forankring.
Etableringen af servicecentre har betydet, at snitfladen og opgavefordelingen mellem boligorganisationerne og Domea.dk er forandret, og at en række medarbejdere i dag er juridisk
ansat i boligorganisationerne i stedet for i Domea.dk.
På den baggrund har Domea.dk udarbejdet et nyt ydelseskatalog for boligorganisationer,
som indgår i et servicecenter, og vi har ved samme lejlighed opdateret ydelseskataloget for
de boligorganisationer, som ikke indgår i servicecentre.
Med udarbejdelse af de nye ydelseskataloger er Domea.dk gået bort fra at tilbyde forskellige
modeller for den såkaldte basisadministration. Hvor der tidligere var mulighed for at vælge
mellem en grundpakke, en udvidet ydelsespakke og to forskellige tilvalgspakker, så er der
fremover kun én model for basisadministrationen, alt efter om boligorganisationen indgår i
et servicecenter eller ej.
Til gengæld indfører Domea.dk fra 1. januar 2016 en ny differentieret prisstruktur, som indebærer, at administrationsbidraget fremover er relativt lavere jo større afdelingerne er.
Prisdifferentieringen gennemføres samtidig med at Domea.dk nedsætter administrationshonoraret med 20 % i gennemsnit. Det betyder, at de største afdelinger oplever en prisnedsættelse på op til 35 %, mens de allermindste boligafdelinger fortsætter med uændret pris.
Prisnedsættelserne er beregnet ud fra de gældende listepriser, og prisnedsættelsen kan
derfor være lavere, hvis boligorganisationen eller afdelingen ikke hidtil har betalt den fulde
listepris.
Fra 1. januar 2016 fastsættes Domea.dks administrationshonorar som følger:
Side 3 af 7
Boligafdelingens størrelse





Afdeling med 1-30 enheder
Afdeling med 31-60 enheder
Afdeling med 61-125 enheder
Afdeling med 126-250 enheder
Afdeling med mere end 250 enheder
Pris udenfor
servicecenter
Pris med
servicecenter
4.312,00
3.881,00
3.450,00
3.234,00
2.703,00
3.726,00
3.295,00
2.864,00
2.648,00
2.116,00
Pr.
Pr.
Pr.
Pr.
Pr.
lejemål/år
lejemål/år
lejemål/år
lejemål/år
lejemål/år
De angivne priser er inklusive moms. Priserne er i 2015-niveau og indeksreguleres første
gang den 1. januar 2016.
For Boligselskabet Domea Fredensborg indebærer den nye prisstruktur samlet set, at administrationshonoraret til Domea.dk nedsættes med kr. 172.558 eller 12,7 % pr. 1. januar
2016
Med udarbejdelsen af de nye ydelseskataloger har der også været lejlighed til at revidere
beskrivelsen og prissætningen af de såkaldte tilvalgsydelser. De væsentligste ændringer er
følgende:








Listen over tilvalgsydelser er blevet betydeligt kortere. Udgangspunktet for levering af tilvalgsydelser er,
at de leveres og faktureres efter medgået tid, medmindre der i ydelseskataloget er fastsat en særskilt
pris. Vi har derfor fjernet beskrivelsen af næsten alle ydelser, som leveres efter medgået tid, da listen
over mulige tilvalgsydelser alligevel aldrig kan blive komplet
Vi har fjernet det særlige honorar for at fungere som sekretariat for udsendelse af materialer fra BL. Langt
størsteparten af materialerne udsendes i dag digitalt, og honoraret savnede derfor sin begrundelse
Vi har ensrettet og reduceret honoraret for individuelle råderetssager
Vi har fjernet den tidligere merpris for at administrere opdelte forbrugsregnskaber indenfor samme boligafdeling (fx opdelt pr. boligblok eller bygningsafsnit). For at udligne dette indtægtstab har vi til gengæld
indført et årligt basishonorar på kr. 509,00 for udarbejdelse af forbrugsregnskaber. Honoraret opkræves
pr. boligafdeling, så den økonomiske konsekvens er yderst beskeden
Vi har forhøjet prisen for udarbejdelse af forbrugsregnskaber i de tilfælde, hvor der ikke er tilknyttet et
eksternt målerfirma. Prisen er nu fastsat på et niveau, der svarer til omkostningen ved anvendelse af et
eksternt målerfirma. Domea.dk ønsker ikke at konkurrere på prisen med professionelle målerfirmaer, og
vi anbefaler generelt, at boligafdelingerne gør brug af disse firmaer
I overensstemmelse med lovgivningen har Domea.dk hidtil opkrævet honorar for administration af garager og carporte svarende til 1/5 lejemålsenhed pr. garage/carport. Administrationen omfatter blandt andet udarbejdelse af lejekontrakter, bekræftelser og opsigelser. Domea.dk administrerer imidlertid også
en række andre bilejemål med særskilte kontrakter – fx p-pladser, kælderrum og nyttehaver – og der er
nu fastsat en pris for denne administration, som svarer til prisen for administration af garager og carporte
Domea.dks fælles dispositionsfond er nu beskrevet og prissat i ydelseskataloget. De tidligere særskilte tillæg til forretningsføreraftalerne vedrørende den fælles dispositionsfond bortfalder derfor i de boligorganisationer, som har besluttet at tilslutte sig fonden
Honorar for administration af mobilmaster og andre lokalitetslejemål har hidtil været opkrævet som svarende til 2 lejemålsenheder. Honoraret er nu omlagt til en fast pris på kr. 7.000 p.a. pr. lokalitetslejemål.
Vedlagte oplæg til ny forretningsføreraftale pr. 1. januar 2016 er opdateret i forhold til de
nye ydelseskataloger og den nye prisstruktur.
Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver den nye forretningsføreraftale til ikrafttræden pr. 1. januar 2016.
Side 4 af 7
Bestyrelsen godkendte og underskrev forretningsføreraftalen.
4 Afdelinger i drift
4.1
Generel orientering om afdelingerne og driften
Herunder om
Driftsaftaler med grundejerforeningerne og status regnskab 2014/15
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Michael Jørgensen orienterede om status på regnskaberne for 2014/15.
Brønsholmdal går ud med et underskud på 1,2 mio. kr., hvilket skyldes at
der var store problemer med udlejningen i opstartsfasen, samt et meget
lavt sat niveau for konto 114 i udlejningsbudgettet. I henhold til reglerne
er det i første omgang selskabets dispositionsfond, der skal dække udgifterne til tab ved lejeledighed, men dispositionsfonden er som bekendt ikke
af en størrelse, hvor dette er muligt. For at sikre en realistisk fremadrettede huslejeudvikling i afdelingen, samt for at selskabets dispositionsfond
ikke tømmes fuldstændigt har Domea.dks direktion indstillet at der ydes et
lån på 1.mio. kr. til håndtering heraf. Bestyrelsesmødet i Domea.dk blev
afholdt en dag efter dette møde, og her besluttede Domea.dks bestyrelse
at følge indstillingen fra direktionen om et lån på 1. mio. kr.
Regnskaberne i de øvrige afdelinger udviser alle et mindre overskud, hvilket hovedsageligt skyldes et lavere forbrug på konto 114 end forventet på
budgetlægningstidspunkt. Det er gode nyheder efter et år, der har budt på
mange driftsmæssige udfordringer. Det gør det lidt lettere at håndtere de
servicemæssige og huslejemæssige udfordringer i de enkelte afdelinger.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
4.2
6804 De Skæve Boliger – rottesagen og nyt budget
På bestyrelsesmødet d. 19. april blev det aftalt, at organisationsbestyrelsen skulle
sætte budgettet for 6804 De Skæve Boliger til afstemning på et afdelingsmøde,
mens at Domea.dk sideløbende hermed skulle undersøge de juridiske konsekvenser af rottesagen set i lyset af §4, stk. 4 i bekendtgørelse vedr. Skæve Boliger
”Udgifter til udbedring af skader, som har deres årsag i forhold vedrørende etableringen af boligerne, kan ikke indgå i lejen.”
Afdelingsmødet blev holdt d. 23. juni, og beboerne stemte enstemmigt budgettet
ned.
Til afdækning af de juridiske konsekvenser har Domea.dk fået udarbejdet en uvildig byggeteknisk gennemgang, og den konkluderer, at rotterenoveringen netop har
sin årsag i forhold vedr. etableringen af boligerne. Og i forlængelse heraf har Domea.dk fået udarbejdet et juridisk notat, der konkluderer, at det er Domea Fredensborg og ikke afdelingen, der juridisk set hæfter for rotterenoveringen
Både det byggetekniske og juridiske notat er vedlagt som bilag.
Side 5 af 7
Byggeregnskabet for rotterenoveringen er netop ved at blive opgjort, men alt tyder
på, at det holder sig inden for den oprindelige ramme på kr. 782.000. Men som det
vil være bestyrelsen bekendt kan en udgift af denne størrelsesorden ikke afholdes
inden for rammerne af selskabets dispositionsfond og arbejdskapital. Domea.dk
arbejder derfor pt. på en løsning på sagen. Sagen skal behandles på Domea.dks
bestyrelsesmøde torsdag d. 17. september.
Hvad angår konsekvenserne for 6804 De Skæve Boliger, så indebærer ovenstående, at afdelingen skal have et nyt budget for budgetåret juli-2015/juni-2016. Dette
budget, som er vedlagt som bilag, operer indebærer en huslejestigning på 4,46%.
Der er lavet 2 ændringer i forhold til det budget beboerne forkastede. Afdraget på
rotterenoveringen på kr. 49.000 er fjernet og henlæggelserne på konto 120 er forhøjet med kr. 5.000. Det sidste fordi afdelingens opsparing generelt er for lav.
Da reglerne tilsiger en varsling på 3 måneder for huslejestigninger, kan huslejestigningen tidligst træde i kraft d. 1. januar 2016, altså er der maksimalt et halvt
år til afvikling af huslejestigningen. Træder stigningen i kraft d. 1. januar bliver
stigningen således reelt på 8,92%. Det svarer til 308 kr. pr. måned. De af beboerne, der modtager boligsikring vil alt efter indkomst og sikringsform skulle stige ca.
100-150 kr. Den nuværende husleje er i gennemsnit kr. 3.459.
Det nye budget blev drøftede med afdelingsbestyrelsen d. 3. september, og der er
aftalt et afdelingsmøde d. 22. september. Afdelingsbestyrelsen oplyste på dette
møde, at de vil anbefale beboerne at stemme nej til det nye budget. Der er fortsat
en opfattelse af, at huslejen er for høj ikke mindst i forhold til boligkvaliteten. Afdelingsbestyrelsen ønsker et møde med Domea.dk og kommunen omkring disse emner. Afdelingsbestyrelsen har herudover taget kontakt til det politiske niveau i
kommunen, og sagen bliver behandlet her i løbet af efteråret. Hvad angår mødet
med kommunen og Domea.dk er aftalen, at bestyrelsen udarbejder et udkast til en
dagsorden, hvorefter at Domea.dk prøver at få sat mødet i stand.
Domea.dk har orienteret afdelingsbestyrelsen om konsekvenserne ved et nej til
budgettet, nemlig at der bliver endnu kortere tid til at afvikle den nødvendige huslejestigning. Domea.dk finder budgettet rimeligt i forhold til afdelingens udgifter,
faktisk er budgettet til den skrabet side. Ideelt set burde der være en større opsparing til DV-planen, men for at holde huslejestigningen på et relativt rimeligt niveau
er beløbet hertil sat lavt. Domea.dk skal derfor anbefale bestyrelsen at godkende
budgettet for afdelingen, hvorefter Domea.dk – hvis beboerne stemmer nej – vil
sende det til endelig afgørelse i kommunen.
Det indstilles til bestyrelsen at godkende budgettet for 6804 De Skæve
Boliger
Michael Jørgensen orienterede om, at den løsning som Domea.dk arbejder
på for at sikre, at Domea Fredensborg kan afholde sin skyldige udgift til
rotterenoveringen indebærer et tilskud fra Domea.dk til Domea Fredensborg på op til kr. 800.000. Denne sag blev behandlet dagen efter dette
møde på Domea.dks bestyrelsesmøde, og Domea.dks bestyrelse bevilligede tilskuddet.
Hvad angår budgettet godkendte bestyrelsen dette, idet der ikke er andre
muligheder inden for de udgiftsrammer, som der er i afdelingen. Stemmer
beboerne nej til budgettet på det ekstraordinære afdelingsmøde fremsendes budgettet derfor til kommunen til endelig afgørelse.
Side 6 af 7
5 Mødeplanlægning
I henhold til boligorganisationens vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligorganisationens bestyrelse
skal godkende budgetter for boligorganisation og alle afdelinger senest 3 måneder
inden næste regnskabsårs begyndelse – for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde.
Repræsentantskabsmødet afholdes d. 8. december kl. 18, inden da er der organisationsbestyrelsesmøde kl. 17.
Pga. selskabets økonomiske situation bør det overvejes at flytte og udvide formødet til repræsentantskabsmødet.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Det blev besluttet at ændre ovenstående, således at mødekalender fremmod repræsentantskabsmødet nu ser således ud:
Bestyrelsesmøde
Repræsentantskabsmøde
d. 2. december kl. 13
d. 8. december kl. 18
6 Eventuelt
Der var intet under eventuelt
Side 7 af 7