2000 Referat af organisatonsbestyrelsesmøde 12-02-2015

Boligselskabet Farumsødal
Referat af organisationsbestyrelsesmøde
torsdag den 12. februar 2015 kl. 18.00
på Nordtoften Farum Hovedgade 54, Farum
Dagsorden:
1
2
3
Godkendelse af dagsorden .................................................................... 2
Godkendelse af referat ......................................................................... 2
Boligselskabet Farumsødal ................................................................... 2
3.1
Orientering fra Domea ................................................................... 2
3.2
Organisering / bemanding af ejendomskontoret ........................... 3
3.3
Ombygning af Nordtoft .................................................................. 3
3.4
Udlejning af 1. sal på Nordtoft ....................................................... 4
3.5
Forberedelse af repræsentantskabsmødet ..................................... 4
3.6
Boliger til flygtninge i Furesø Kommune ........................................ 4
3.7
Status i retssagen i Vejgårdspark 52 – lukket punkt ...................... 5
4 Boligselskabets afdelinger .................................................................... 5
5 Mødeplanlægning ................................................................................. 5
6 Eventuelt .............................................................................................. 5
Deltagere fra bestyrelsen:
Jørgen Gullander, formand - afbud
Karin Beyer, næstformand
Jørgen Gottliebsen
Henning Thomsen
Henning Østerbye
Øvrige deltagere:
Tina Søvsø Pedersen, sekretær
Anders Pflug, ejendomsmester
Lars Gruby, Regionsdirektør - afbud
Karin Thomsen
Sabine Dedlow
Ursula Sandberg - afbud
Arne Blom
Tom L. Frandsen, Domea
Claus Krag, Markedschef
--------------------------------------------------------------------------------------------Domea – Boligcenter Høje Taastrup, den 26. februar 2015
---------------------------------------------------------------------------------------------
1 Godkendelse af dagsorden
Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt
eventuelle tillægspunkter.
Referat: Dagsorden godkendes, dog med en lille ændring. Punkt 3.2 og
3.3. bytter plads.
2 Godkendelse af referat
Referat af møde den 19. januar 2015 er udsendt den 6. februar 2015.
Det indstilles, at referatet godkendes.
Referat: Referat godkendt
3 Boligselskabet Farumsødal
3.1
Orientering fra Domea
Orientering gives på mødet, herunder en orientering om den fremtidige servicering af
Farumsødal, betaling for ekstraydelser og proces for forhandling om ny administrationsaftale mv.
Det indstilles, drøfter orienteringen og tager den til efterretning.
Claus Krag orienterer:
Farumsødal vil køre som det hele tiden har gjort, blot med en lille ændring.
Ændringen består i, at Jakob Olsen overtager Tom L. Frandsen plads som
kundechef for Farumsødal, og han får sin arbejdsplads i Taastrup. Jakob
Olsen er ansat pr. den 1.marts 2015, og kommer med en stærk baggrund i
drift. Jakob Olsen skal udover Farumsødal, have ansvaret for Slangerup,
Hillerød samt Ballerup.
Grundlaget for serviceringen af Farum er den aftale / ydelseskatalog, som
er gældende. Claus Krag lovede at sende aftalen ud til organisationsbestyrelsen.
Slangerup, Hillerød samt Ballerup går videre i bestræbelse på at etablere
et Servicecenter beliggende i Ballerup. Bliver dette en realitet, vil Jakob
Olsen få sin faste arbejdsplads i Ballerup, og vil herfra servicere Farumsødal.
Farumsødal ønskede en snarlig dato for forhandling af ny forretningsføreraftale, og vil i den forbindelse meget gerne have et skriftligt oplæg fra
Domea. Yderligere skal den ny forretningsføreraftale tage højde for de opgaver, som Farumsødal mener i dag løses på ejendomskontoret og som
tidligere er løst af Domea/kundechefen. Herunder ønsker en opgørelse
over det honorar, som Farumsødal har betalt fra 2009 til i dag, samt hvordan det fremtidige administrationshonorar vil blive.
Farumsødal mangler at få en del punkter afklaret – herunder økonomi,
hvordan Domea mener ejendomskontoret skal fungerer osv. Havde forventet at dette var blevet afklaret på dette møde.
Side 2 af 5
P:\Kunder\02000 Boligselskabet Farumsødal\Møder\Organisationsbestyrelse\2015\2015-02-12 ekstraordinært\2000
Referat af organisatonsbestyrelsesmøde 12-02-2015.doc
3.2
Organisering / bemanding af ejendomskontoret
Ejendomsmester Anders Pflug har udarbejdet vedlagte forslag til fremtidig bemanding af Nordtoft samt en beskrivelse af hvilke arbejdsopgaver der udføres af hvem.
Forslaget indebærer bl.a. at der skal ansættes en ejendomsmester / ejendomsserviceteknikker ud over den vi forsøger at få besat, som erstatning for Jens-Christian
Hansen, som opsagde sig stilling til udgangen af 2014.
Årsagen til, at det er nødvendigt at ansætte en yderligere medarbejder er, at overenskomsten dikterer, at kun ansatte med titel af ejendomsmester / ejendomsserviceteknikker må syne i forbindelse med fraflytning og indflytning.
Det er ikke muligt præcist at redegøre for økonomien i en udvidelse af personalestaben, idet lønnen pt. ikke kendes. Anders Pflug er pt. i gang med at ansætte erstatning for Jens-Christian Hansen, og indtil nu har der ikke været særligt mange
kvalificerede ansøgere, hvorfor ansøgningsfristen er blevet forlænget.
Men økonomien i de to omtalte medarbejdere skulle gerne betyde, at Farumsødal
totalt set står med en indtægt, idet blåt arbejde udført af egne medarbejdere er
billigere end brug af fremmede firmaer.
Udgiften til lønnen vil blive fordelt efter lejemål, som det er sket vedr. JensChristian Hansen og til dels Frede Bjørnstad. Først når styringsværktøj er indkøbt
kan fordeling af udgifter til løn ske efter forbrugt tid i den enkelte afdeling.
Det indstilles, at bestyrelsen tager forslag om organisering og arbejdsbeskrivelserne til efterretning. Derudover indstilles det, at bestyrelsen beslutter ansættelse af en medarbejder, som beskrevet i indstillingen.
Referat: Anders Pflug oplyste, at Martin Madsen er ansat som ny ejendomsmester fra den 1. marts 2015. Martin Madsen kommer fra en stilling
som ejendomsmester på Ørnegårdsvej.
Farumsødal ønskede ikke at beslutte sig for yderligere ansættelser førend
den nye forretningsføreraftale er på plads. Organisationsbestyrelsen føler
sig ikke overbevist om, at der er brug for en medarbejder yderligere.
Der tages stilling til forslaget efter repræsentantskabsmødet.
3.3
Ombygning af Nordtoft
Nordtoft trænger til at blive frisket op. Ejendomsmester Anders Pflug har derfor
udarbejdet vedlagte forslag til renovering af lokalerne. Inventar, møbler og it er
ikke med i beregningen.
Der er siden sidste bestyrelsesmøde koblet en indretningsarkitekt - Grape Design
ApS - på ombygningsprojektet efter ønske fra bestyrelsen.
Der er vedlagt 2 forslag.
Selve ombygningen skønnes at komme til at koste ca. 500.000 kr. hertil kommer
møbler med videre, som overslagsmæssigt vil koste 200.000 kr. Hertil kommer
udgifter til nyt it, som også indbefatter EasyProjekt og udstyr til medarbejderne i
marken, som de skulle have, hvis Farumsødal var deltager i et servicecenter. Pris
for dette forsøges indhentet inden mødet.
Side 3 af 5
P:\Kunder\02000 Boligselskabet Farumsødal\Møder\Organisationsbestyrelse\2015\2015-02-12 ekstraordinært\2000
Referat af organisatonsbestyrelsesmøde 12-02-2015.doc
Det indstilles, at bestyrelsen bevilger en ramme på 700.000 kr. til renovering af Nordtoft. Derudover bevilger økonomi til it-løsning, som beskrevet
ovenover. Pengene tages fra dispositionsfonden / arbejdskapitalen.
Referat: Bestyrelsen bevilger at forkontor samt køkken renoveres, dog
skal der indhentes en pris for dette.
Anders påtages ansvaret for denne ombygning samt indretningen.
Vi afventer resten af ombygningen til forretningsføreraftalen er på plads,
derefter tages den endelige beslutning.
It løsningen vil koste kr. 69.000,- pr. år. Dette indbefatter smartphones,
Easy Project samt support.
Holder prisen på kr. 69.000,- sættes det i gang med det samme.
(Domea står for undervisning i det nye it-udstyr. Undervisning er indeholdt
i prisen.) Det betyder, at it-løsningen bestilles.
3.4
Udlejning af 1. sal på Nordtoft
Lejligheden står ledig.
Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, at den udlejes på ny.
Referat: Anders tager fat i lokal ejendomsmægler, der dermed sættes på
sagen.
3.5
Forberedelse af repræsentantskabsmødet
Som optakt til det kommende repræsentantskabsmøde tirsdag den 24. marts 2015
skal tages stilling til / forberedes en del ting:
A) Hvem skal indstilles til dirigent?
B) Påtænker nogen at stille forslag til vedtægtsændringer, ændringer i forretningsordenen?
C) Hvem genopstiller?
D) Emner til årsberetning, den mundlige del?
Referat fra sidste repræsentantskabsmøde vedlægges.
Referat: Tinus Lassen indstilles til dirigent (hvis muligt), ellers finder Tom
Frandsen en anden.
Dagsorden udsendes 4 uger før.
Følgende punkter blev omtalt på mødet:
Punkt 7 tages torsdag den 12. marts 2015.
Punkt 10 Jørgen genopstiller ikke.
Punkt 11 Personlige suppleanter.
Dagsorden til konstituerende møde skal stærkt beskæres, dette tages på
næste møde den 12. marts 2015.
Hvem der genopstiller afgøres i baglandet.
Emner til årsberetningen afklares af formanden og næstformanden.
3.6
Boliger til flygtninge i Furesø Kommune
Furesø Kommune har skrevet følgende mail til jeres orientering:
Side 4 af 5
P:\Kunder\02000 Boligselskabet Farumsødal\Møder\Organisationsbestyrelse\2015\2015-02-12 ekstraordinært\2000
Referat af organisatonsbestyrelsesmøde 12-02-2015.doc
Som opfølgning på din korrespondance med Furesø Kommunes borgmester Ole
Bondo Christensen inden jul, så henvender jeg mig venligst bare for at gøre opmærksom på, at kommunen fortsat mangler boliger og vil være interesseret eventuelle ekstra lejemål fra Domea, det være sig på midlertidige eller ordinære vilkår.
Jeg kan supplerende informere om, at Furesø kommune pt. arbejder med løsninger
både hos private og almennyttige udlejere samt indretning af kommunale ejendomme til boligplacering for vores flygtninge, men kommunen vil fortsat være udfordret på kapaciteten, da antallet af boligplacerede flygtninge tredobles i 2015.
Skulle Domea have mulighed for at hjælpe med lejemål eller kunne inspirere Furesø Kommune med ideer til afhjælpning af vores kapacitetsproblemer, så må I endelig kontakte mig.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
3.7
Status i retssagen i Vejgårdspark 52 – lukket punkt
4 Boligselskabets afdelinger
5 Mødeplanlægning
Bestyrelsen har planlagt følgende organisationsbestyrelsesmøder:
Torsdag d. 12/3 2015 (regnskabsmøde)
Repræsentantskabsmøde blev aftalt til:
Tirsdag d. 24/3 2015 – Holdes i Lillevangspark.
Det indstilles, at bestyrelsen tager punktet til efterretning.
6 Eventuelt
Referat: Der blev orienteret om, at man ikke kan tvinge noget til at få foretaget et forsyn.
Henning Thomsen beklagede, at der ikke var kommet materiale fra Rambøll vedr. helhedsplanen. Tom Frandsen oplyste, at Per Zwinge havde lovet, at det ville ske mandagen efter dette møde.
Side 5 af 5
P:\Kunder\02000 Boligselskabet Farumsødal\Møder\Organisationsbestyrelse\2015\2015-02-12 ekstraordinært\2000
Referat af organisatonsbestyrelsesmøde 12-02-2015.doc