3100 Orgmøde referat 31-03-2015

Rønnede Boligselskab
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde
Tirsdag den 31. marts 2015 kl. 16.00
på Hotel Bregnen, Vordingborgvej 425, Dalby
Dagsorden:
1
2
3
Godkendelse af dagsorden ................................................................... 2
Godkendelse af referat ......................................................................... 2
Boligorganisationen ............................................................................. 2
3.1
Orientering fra formanden .................................................................. 2
3.2
Bestyrelsesforhold ............................................................................. 2
3.3
Bestyrelseshonorar ........................................................................... 3
3.4
Boligorganisationens årsregnskab ....................................................... 3
3.5
Revisionsprotokol .............................................................................. 3
3.6
Bestyrelsens årsberetning .................................................................. 3
3.7
Godkendelse af styringsrapport........................................................... 4
3.8
Boligorganisationens budget ............................................................... 4
3.9
Servicecenteraftale specifik del ........................................................... 4
3.10 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder ................................... 4
3.11 Valg af webredaktør .......................................................................... 5
3.12 Udlejningsforhold .............................................................................. 5
3.13 Personaleforhold – Fælles virksomhedsnævn (VN)................................. 6
3.14 Personaleforhold – Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) ..................... 8
3.15 Domeas Landskonference 2015 ........................................................ 10
4 Boligorganisationens afdelinger ......................................................... 10
4.1
Årsregnskaber ................................................................................ 10
4.2
Driftsbudgetter ............................................................................... 10
4.3
Orientering om driftsforhold ............................................................. 11
5 Eventuelt ............................................................................................ 11
Deltagere fra bestyrelsen:
Jonna Tuborg Nielsen, formand
Karls Louis Nielsen, næstformand
Lars Henriksen
Villy Svane
Oline Guldberg
Flemming Petersen - fraværende
Arne Skovby - afbud
Øvrige deltagere:
Dorte Jørgensen, Servicecenter Vordingborg
Udsendt den 24. april 2015
1 Godkendelse af dagsorden
Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle
tillægspunkter.
Bestyrelsen godkendte dagsordenen.
2 Godkendelse af referat
Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af
møde den 24. februar 2015.
Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives.
Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet.
3 Boligorganisationen
3.1
Orientering fra formanden
Orientering gives på mødet.
Formanden orienterede om deltagelse i Domeas regionsmøder og Domeas repræsentantskabsmøde samt landskonference. Derudover har der været afholdt formandsmøder i Domea, da der skal vælges ny formand for Domea på det kommende ordinære repræsentantskabsmøde.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
3.2
Bestyrelsesforhold
Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning:
Navn
Jonna Tuborg Nielsen
Karl Louis Nielsen
Flemming Petersen
Villy Svane
Lars Henriksen
Arne Skovby
Oline Guldberg
Post
Formand på valg i
2015/vidensperson
på valg i 2016
Næstformand
Medlem
Medlem
Medlem
Sagkyndig
Medlem
Valgt af
Repræsentantskabet
Afgangsår
2015
Repræsentantskabet
Repræsentantskabet
Repræsentantskabet
Domea
Repræsentantskabet
Repræsentantskabet
2016
2015
2016
2015
2016
2015
Med Domea som forretningsfører.
Afgangsorden indebærer, at Jonna Tuborg Nielsen, Oline Guldberg og Flemming
Petersen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Side 2 af 11
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
3.3
Bestyrelseshonorar
Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes
i § 13 i driftsbekendtgørelsen.
For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt.
Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles med 2/3 til formanden og
1/3 ligeligt mellem øvrige bestyrelsesmedlemmer.
Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige
maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår.
Bestyrelsen godkendte honoraret samt fordelingen.
3.4
Boligorganisationens årsregnskab
Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen.
Årsregnskab for perioden 01.10.2013 til 30.09.2014 vedlægges som bilag.
Regnskabet udviser et underskud på kr. 12.874
Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske
situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 11.
Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges
repræsentantskabet til endelig godkendelse.
Bestyrelsen godkendte årsregnskabet.
3.5
Revisionsprotokol
Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i
organisationsbestyrelsen.
Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01.10.2013 til 30.09.2014 vedlægges som bilag.
Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.
Bestyrelsen godkendte revisionsprotokolatet.
3.6
Bestyrelsens årsberetning
Side 3 af 11
Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 10 til
11 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige
opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision.
Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet.
Bestyrelsen godkendte årsberetningen.
3.7
Godkendelse af styringsrapport
Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og
afdelingerne er vedlagt.
Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der
er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger.
Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne.
Bestyrelsen tilpassede og godkendte styringsrapporten.
3.8
Boligorganisationens budget
Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og
forelægges repræsentantskabet til orientering.
Forslag til budget for perioden 01.10.2015 til 30.09.2016 vedlægges som bilag og
indeholder – udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i
boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret.
Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering.
Bestyrelsen godkendte budgettet.
3.9
Servicecenteraftale specifik del
Rønnede boligselskab har tidligere besluttet, at der skal ske samdrift i Rønnede
boligselskab og ikke sammen med de øvrige boligselskaber under servicecenter
Vordingborg. I den forbindelse skal der indgås ny aftale, der tager højde for den
ønskede bemanding.
Det indstilles til bestyrelsen at godkende og underskrive tilrettet specifik servicecenteraftale.
Bestyrelsen godkendte og underskrev tilrettet specifik sdervicecenteraftale.
3.10 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder
Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation – der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt
Side 4 af 11
efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre
medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden
stemmeret.
Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder.
Bestyrelsen indstillede Jonna Tuborg Nielsen og Villy Svane.
3.11 Valg af webredaktør
Administrationen anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til
at udvikle og vedligeholde boligorganisationens hjemmeside på www.domea.dk. De
nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks.
Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem
af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er
dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges:
1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det
i referatet.
2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt)
3. Webredaktøren skriver under
4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til servicekoordinatoren/den koordinerende sekretær på servicecentret
5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et
kursus
6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med
brugernavn og login
7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden jeres eget præg.
Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør.
Der kan ikke udpeges nogen webredaktør pt. Punktet tages op igen ved
førstkommende lejlighed.
3.12 Udlejningsforhold
Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 132 personer. Heraf har 88 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger.
Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 66 personer. Heraf har 57
personer for tiden valgt at stå i bero.
For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor.
Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger.
Side 5 af 11
Afdeling
3125
Familieboliger
3125
Ungdomsbolig
Rum
Antal
boliger
Aktive
på
liste
I bero
på
liste
I alt
på
liste
Aktive
pr.
bolig
2
3
4
1
20
25
10
4
9
22
13
9
18
37
33
57
27
59
46
66
0,45
0,88
1,3
2,25
Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning.
Ventelistesituationen er fornuftig.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, dog drøftede bestyrelsen
muligheden for, at få et Domea.dk flag i flagstangen og få opdateret skiltet
ved indkørslen til Spurvemosegård, således kontaktoplysninger fremgår
mere tydeligt og kan bidrage med nødvendige informationen for interesserede og kommende lejere.
3.13 Personaleforhold – Fælles virksomhedsnævn (VN)
Boligorganisationer med mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden.
Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20
medarbejdere, og der er således ikke formelt krav om et VN.
For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles
opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea
etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligorganisationerne såvel som i
administrationen.
Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN
for Domeas landscenter. Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for
samtlige medarbejdere.
Side 6 af 11
Fælles VN
Landscenter
VN
Region VEST
VN
Region ØST
VN
Regionale VN – Øst og Vest:
De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer:
Medarbejdergruppen




1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne (næstformand)
1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne
1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO)
1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen
Ledelsesgruppen




1 regionsdirektør (formand)
1 markedschef
1 driftsleder
1 kundechef
Landscenter VN:
VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer:
Medarbejdergruppen




1 HK tillidsrepræsentant
1 HK-repræsentant
1 AC-repræsentant
1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret
Ledelsesgruppen




1 direktionsassistent (formand)
1 kundeservicechef
1 økonomichef
1 kundechef fra de regionale VN
Det fælles Virksomhedsnævn:
Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer:
Medarbejdergruppen



Næstformanden for Region Vest VN
Næstformanden for Region Øst VN
HK-tillidsrepræsentant
Side 7 af 11


1 AC-repræsentant
1 servicekoordinator fra de regionale VN
Ledelsesgruppen



Domeas administrerende direktør (formand)
3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen)
Kundechef fra Landscenter VN
Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN
Medlemmer af VN’s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som
tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse.
Økonomisk kompensation til boligafdelinger
Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation for timeforbrug, transport mv. til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt eller
udpeget til VN.
Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til medarbejdernes VN-arbejde
hvert år fordeles ud i samtlige omfattede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere.
En del af den normale administrationsydelse
Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod
selv skulle forestå understøttelsen af dette.
Godkendelse og ikrafttræden
Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen, ESL-tillidsrepræsentanterne og Domeas hidtidige VN. Strukturen trådte i kraft den 25. marts og de nødvendige valg og udpegninger blev foretaget umiddelbart herefter.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
3.14 Personaleforhold – Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO)
Som arbejdsgiver skal man etablere en arbejdsmiljøorganisation (tidligere kendt
som sikkerhedsorganisation), hvis virksomheden har mere end 10 medarbejdere.
Mange boligorganisationer i Domeas administration har imidlertid færre end 10
medarbejdere og er således ikke forpligtet til at etablere en arbejdsmiljøorganisation.
For at sikre samtlige medarbejdere lige vilkår og muligheder i relation til sikkerheds- og sundhedsarbejdet er der derfor etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation for samtlige ca. 700 medarbejdere i såvel Domea som de administrerede boligorganisationer. Hermed sikres kommunikation, vidensdeling og vidensopsamling
på tværs af alle ansættelsessteder, og der sikres en struktur for arbejdsmiljøindsatsen, som hænger naturligt sammen med virksomhedens ledelsesstruktur mv.
Strukturen i AMO
Hvert servicecenter udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med kundechefen som
arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant (indtil samtli-
Side 8 af 11
ge boligorganisationer og ansatte serviceres og ledes fra lokale servicecentre vil
det som overgangsordning gælde, at der etableres arbejdsmiljøgrupper for hver
enkelt kunde-/driftschefs ledelsesområde, uanset om dette er organiseret som et
servicecenter).
Domeas administration udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med en stabschef
som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant.
Arbejdsmiljøudvalget er et overordnet organ og omfatter i alt 7 personer:







En arbejdsgiverrepræsentant udpeget af Domeas direktion (formand)
En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne vest for Storebælt
En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne øst for Storebælt
AM-repræsentanten for Domeas administrative medarbejdere
En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne vest for Storebælt
En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne øst for Storebælt
Arbejdslederen fra den administrative arbejdsmiljøgruppe
Arbejdsmiljøgruppe skal arbejde for at løse lokale sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer. Arbejdsmiljøgruppen skal løbende iagttage sikkerheden og sundheden for at forhindre, at der opstår problemer. Arbejdsmiljøgruppen mødes efter
behov og mindst én gang i kvartalet.
Arbejdsmiljøudvalget varetager for hele virksomheden de funktioner og opgaver,
som i henhold til gældende lovgivning og AT-vejledninger er henlagt til arbejdsmiljøudvalget. Der gennemføres en lovpligtigt årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres
hvert år i 4. kvartal.
Valg og valgbarhed mv.
Enhver medarbejder uden ledelsesmæssige beføjelser har stemmeret ved valg af
AM-repræsentant, og enhver medarbejder, som har været ansat i mere end 12
måneder med mere end 10 timer/uge er valgbar. AM-repræsentanter er fremover
ordinært på valg i første kvartal i lige år.
AM-repræsentanter nyder beskyttelse på lige fod med tillidsrepræsentanter.
Økonomisk kompensation til boligafdelinger
Via en solidarisk dækning gives økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt som AM-repræsentanter.
Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i AM-regi. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes
ligeledes via en solidarisk ordning.
Den solidariske ordning betyder, at alle udgifter vedrørende AM-repræsentanter
hvert år fordeles efter antallet af medarbejdere ud i alle de boligafdelinger som er
omfattet af den fælles AMO. Domea dækker dog alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere, der vælges som AM-repræsentanter.
En del af den normale administrationsydelse
Den fælles AMO understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer AMO i eget regi vil derimod selv
skulle understøtte dette.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Side 9 af 11
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
3.15 Domeas Landskonference 2015
Domeas Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 19. og 20. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu
kryds i kalenderen.
Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger
og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Jonna Tuborg Nielsen og
Villy Svane forventes at deltage.
4 Boligorganisationens afdelinger
4.1
Årsregnskaber
Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen
efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.
Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01.10.2013 til 30.09.2014 vedlægges
som bilag.
Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater:
Afdeling 3107
Afdeling 3108
Afdeling 3125
underskud på kr. 419.281
overskud på kr. 418.083
overskud på kr. 100.151
Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 12 til 17.
Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.
Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber.
4.2
Driftsbudgetter
Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen
efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder.
Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01.10.2015 til 30.09.2016 vedlægges
som bilag.
Afd. nr.
3107
3108
3125
Afdeling
Tycho Brahes Vej 2 -4
Tycho Brahes Vej 6
Spurvemosegård
Lejeregulering i %
9,57
7,19
1,49
Side 10 af 11
Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår.
Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter.
4.3
Orientering om driftsforhold
Bestyrelsen har tidligere besluttet, at igangsætte et generationsskifte hos ejendomsfunktionærerne. Allan Bang er i den forbindelse udnævnte til ejendomsmester
i Rønnede Boligselskab og varetager primært opgaverne på Tycho Brahes Vej.
Derudover har der været tilpasninger i forbindelse med vandafledningsafgift fra
Faxe Forsyning i Spurvemosegård, således der nu er indledt et samarbejde med
måleraflæsningsfirmaet Techem, der fremadrettet forestår aflæsning og udarbejdelse af regnskab.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Bestyrelsen har på et tidligere møde ønsket, at få risikovurderet græsslåmaskinen på 3125 Spurvemosegård, idet der var tvivl om den udgjorde en
arbejdsmiljømæssig risiko for medarbejderne.
Risikovurderingen blev modtaget umiddelbart efter mødet og konklusionen var at maskinen ikke var egnet til græsslåning på skråninger, uden
risiko for at vælte. Afdelingsbestyrelsen har på den baggrund besluttet, at
indkøbe ny græsklipper.
På afdelingsmødet i 3125 Spurvemosegård blev der gjort opmærksom på
meget vand i haverne fra nr. 17 til nr. 31, som efter beboernes opfattelse
skyldes tilrettelæggelsen af den kommunale nabogrund. Det er aftalt, at
der tages kontakt til Faxe kommune for en afklaring af muligheder.
Bestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning.
5 Eventuelt
Der var ingen punkter til eventuelt.
Dato: ______________________
Formand:________________________
Side 11 af 11