Beställning av betalning utan faktura

Lupin – Lathund Beställning av betalning utan faktura (senast uppdaterad 2015-04-21)
Lupin
Beställning av betalning utan faktura
Betalningar till konferenser m m där ingen faktura finns som underlag för betalningen registreras i
Lupin genom att formuläret Beställning av betalning utan faktura används. Till formuläret ska alltid
underlaget för betalningen bifogas: brev, e-post, inbjudan på hemsida e dyl. Fakturor hanteras inte i
detta flöde.
Efter att beställningen är godkänd av godkännare/attestant i Lupin kontrollerar Lupin-helpdesk att
mottagaren finns upplagd som leverantör och skapar en betalning till leverantören. Viktigt att alla
uppgifter är ifyllda i formuläret och att underlag är bifogat så att betalningen inte försenas. Beräkna
2-5 dagars hantering innan betalning sker genom ekonomisystemet Oracle. Betalningar sker normalt
måndag, onsdag och fredag.
1
Logga in
•
•
2
Gå till www.proceedo.net
Ange ditt användarnamn (samma som din e-postadress)
och ditt lösenord.
Skapa betalning
•
•
•
•
En helt ny beställning skapas genom att via huvudmenyn välja
Inköp - Skapa beställning.
Välj fliken Alternativ och markera Konferensavg m m utan faktura.
Klicka på + tecknet under Beställ för att få fram formuläret.
En påminnelse om att underlag måste bifogas till beställningen visas. Välj Ja för att gå
vidare.
LU Servicedesk Tfn: +46 (0)46-222 90 00 E-mail: [email protected]
Sidan 1 av 4
Lupin – Lathund Beställning av betalning utan faktura (senast uppdaterad 2015-04-21)
3
Lupin
Beställning av betalning utan faktura -formuläret
Fyll i formuläret:
• Anledning:
o Konferens
o Övrigt (ange med text)
• Uppgifter om leverantören:
o Namn, Adress, Postnr, Ort,
Land
o Organisationsnr/VATnr
o
(endast lev i Sverige och Europa)
•
Betalinformation:
o Välj betalsätt och ange
kontonummer eller IBAN för alla
betalsätt utom check
o Välj valuta och ange
Nettobelopp, Ev.moms i %
(momssatsen anges om svensk
moms ingår i totalbeloppet ) och
o
o
4
Totalbelopp
Senaste betaldatum och
meddelande till leverantören är
också obligatoriska fält.
Observera maximalt antal
tecken i meddelandet: 25
tecken till utlandet och 40
tecken inrikes.
För utlandsbetalningar
kompletteras också fälten
Bankens namn och ort,
BIC/Swiftadress och till USA
dessutom ABA- RTG- eller
FW-nr på 9 siffror.
•
Bifoga alltid underlag till beställningen. Använd Bifoga-knappen för att bifoga inskannade
dokument eller dokument som finns sparade på din dator.
•
När formuläret är ifyllt och bilaga bifogats välj OK. Beställningen läggs i varukorgen
•
Om du behöver ta upp formuläret igen för att ändra något eller bifoga mer underlag, tryck på
– eller + tecknet vid Ändra. Allt utom valuta går att ändra så länge du inte skickat iväg
beställningen till godkännaren.
•
Om du inte skall beställa något mer vid detta tillfälle klicka på knappen Fortsätt.
Sänd beställning till godkännare
LU Servicedesk Tfn: +46 (0)46-222 90 00 E-mail: [email protected]
Sidan 2 av 4
Lupin – Lathund Beställning av betalning utan faktura (senast uppdaterad 2015-04-21)
Lupin
Avsluta beställningen genom att:
1. Ev skriva kommentar till
godkännare vid
Beställningens syfte.
2. Namnge beställningen
(frivilligt).
3. Om du har mer än en
leveransadress får du aktivt
välja en för att beställningen
ska gå att genomföra
4. Kontera beställningen
• För att kontera beställningen är följande fält obligatoriska:
Kostnadsställe:
Om du endast gör inköp åt ett kostnadsställe är detta förifyllt, om inte ta
fram väljlistan.
Konto:
De flesta produkter har ett föreslaget konto. Kontrollera alltid kontot och
om köpet gäller anläggningstillgångar och korttidsinvesteringar måste
kontot ändras (se Lathunden Kontering och Moms).
Verksamhetsgren: Välj vilken verksamhet som ska belastas med kostnaden.
Aktivitet:
Välj vilken aktivitet som ska belastas med kostnaden.
• Tre fält är frivilliga:
Fritt fält:
Beskrivning:
Tillgång:
Används endast om din avdelning delar upp sina kostnader ytterligare.
Här kan du i klartext kortfattat skriva information om vad köpet avser,
beskrivningen kommer att synas i uppföljningar i t ex Orfi eller LUPP.
Om inköpet gäller en vara vars inköpspris understiger 20 000 kr, men
som ändå ska inventarieregistreras t ex p g a att varan är stöldbegärlig
eller ska besiktigas - ange ett J (=JA) i fältet.
•
Om fler konteringsrader behövs, lägg till rad med plustecknet i fältet Dela.
•
Ta fram väljlista genom att klicka på de
streckade raderna:
•
I väljlistorna finns namn på alla
kodsträngsdelar.
•
För att få samma värde på alla
konteringsrader sätt en bock i rutan
”Sätt vald konteringsinformation på alla
rader”.
•
Om något fält blir rödmarkerat beror det på att detta fält konterats fel i kombination med ett
annat fält. Håll musen över det rödmarkerade fältet för att få reda på den felaktiga
kombinationen.
•
När beställningen är färdigkonterad, stäng konteringsfönstret genom att välja OK.
LU Servicedesk Tfn: +46 (0)46-222 90 00 E-mail: [email protected]
Sidan 3 av 4
Lupin – Lathund Beställning av betalning utan faktura (senast uppdaterad 2015-04-21)
5
•
Då beställningen är färdig tryck på Skicka. Lupin skickar beställningen till godkännare. Efter
godkännande kommer Lupin-helpdesk att skicka iväg betalningen.
•
Beställningen kan också sparas och du kan fortsätta arbeta med den vid ett senare tillfälle
(välj Spara).
Godkänd beställning
•
•
•
6
Lupin
Status på beställningen ser du under Inköp - Tidigare beställningar.
Beställningen har status Avvaktar godkännande tills den blivit godkänd och får efter
godkännande status Kvitterad.
Lupin-helpdesk ombesörjer att en faktura skapas utifrån formulärsbeställningen och att den
skickas för betalning.
Se betalning i fakturaflödet
•
Vid sökning på ordernummer i Fakturahanteringen kan du se om en betalning är skapad.
Eurotecknet efter beloppet visar att beställningen är betald och med hjälp av ”mouse-over” på
eurotecknet går det att se betaldatum i Orfi.
LU Servicedesk Tfn: +46 (0)46-222 90 00 E-mail: [email protected]
Sidan 4 av 4