Tolkbeställning Boka tolk på Semantix webbplats

Dokumenttyp
Ansvarig verksamhet
Version
Antal sidor
Dokumentägare
Fastställare
Giltig fr.o.m.
Giltig t.o.m.
Micaela Fristedt
Micaela Fristedt
2015-11-09
Instruktion
3
Tolkbeställning
Landstinget har avtal med företaget Semantix för tolkförmedling. Här får du som
använder tolk inom Landstinget i Värmland reda på hur ska gå tillväga för att boka
tolk. Det är för närvarande brist på tolkar i vissa språk. Exempelvis somaliska,
tigrinia och arabiska. Tänk på att boka tolk i god tid.
I akuta situationer kan man försöka med appen "Speak & Translate" som översätter
tal.
Boka tolk på Semantix webbplats
1. Gå in på Semantix webbplats.
2. Fyll i fakturaadress: Landstinget i Värmland, Beställarid: 9640020 , Box 5081,
650 05 Karlstad.
3. Fyll i enhet (avdelning, klinik, vårdcentral eller mottagning), adress,
organisationsnummer (232100-0156). Gäller det asylpatient så ska det vara ett
tillägg: Asyl, enligt följande exempel: VC Grums, asyl.
Semantix har genererat kundnummer för båda kategorierna för samtliga avdelningar
som bokat tolk. Fråga efter numret hos dem, annars kan du kontakta asyl- och
flyktingsamordnaren för att få veta vilket nummer din enhet eller avdelning har.
Använd sedan samma kundnummer för alla asylpatienter i fortsättningen. När
avdelningen har fått ett kundnummer för asyl och ett för övriga så räcker det med att
uppge respektive kundnummer vid varje beställning så hamnar det på rätt faktura.
4. Fyll i ditt namn, jobbmejladress och jobbtelefonnummer.
5. Uppge namn och id-nummer på patient (Id-nummer är för asyl = LMA-nr).
Observera att detta är obligatoriskt för asylsökande, personnummer gäller för övriga.
6. Okänd man/kvinna om de är personer som vistas utan tillstånd (så kallade
"papperslösa"). Även Runar-nummer ska finnas med.
Titel
Version
Giltig t.o.m.
Tolkbeställning
1 (3)
Tolkbeställning för asylsökande
Så skriver du i tolkbeställningen:
1. Använd asylkundnumret när du loggar in.
2. Där man fyller i personnummer: ange LMA-nr istället. (LMA-nr har 7 eller 8
siffror utan bindestreck till exempel, 12121212. Alla som är asylsökande har
detta nummer. Migrationsverket kallar det ibland beteckning eller
dossiernummer).
3. Skriv reservnumret (RuNar) som referensnummer i beställningen (
Exempel:1999-09-09-SF9A).
Tolkbeställning för personer som vistas utan tillstånd
Så skriver du i tolkbeställningen:
1.
2.
3.
4.
Använd asylkundnumret när du loggar in.
Skriv "Okänd man/kvinna" vid namn.
Skriv reservnumret (RuNar) som referens.
Följ riktlinjer för registrering av anonyma.
Folkbokförda, turister, eller andra som vistas i Sverige med tillstånd
Så skriver du i tolkbeställningen:
1. Använd ordinarie kundnummer när du loggar in.
2. Skriv personnummer, passnummer eller annat idnummer där man fyller i
personnummer.
3. Vid referensnummer anger du om det till exempel är en EUmedborgare/turist.. Exempel: Amerikanskt pass nr XXX. Skriv även
reservnumret (Runar) vid referens.
Det är viktigt att vi kan skilja på asyltolkningar och övriga, eftersom de asylsökande
patienterna betalas av migrationsverket och inte ska belasta landstingets konto för
folkbokförda.
Inom 24 timmar kommer Semantix att kontakta dig med ett kundnummer.
Boka tolk via telefon
1. Ring Semantix 0770-457 400 (öppet dygnet runt).
2. Du får ett tillfälligt kundnummer som du kan boka på direkt och inom 24
timmar kontaktar Semantix dig och du får ett permanent kundnummer.
Vid frågor eller oklarheter när du bokar kan du alltid ringa Semantix så hjälper de
till. Du kan också boka via telefon om du inte har tillgång till dator. Var beredd att
vid telefonsamtalet lämna uppgifterna som nämns ovan.
Titel
Version
Giltig t.o.m.
Tolkbeställning
2 (3)
Att tänka på vid bokning
Semantix tolkar har skrivit på avtal om tystnadsplikt. Det är viktigt att vi kan
identifiera patienten som tolkningen gäller, alltså är patientens id-nummer viktigt att
få med. Utan id på fakturan kan vi inte härleda tolkningen och därmed inte få
ersättning till exempel från migrationsverket. Id är LMA-nummer för asylsökande
(kallas även dossiernummer).





Telefontolk behöver inte förbokas, det räcker att ringa 5-10 minuter innan.
Den stora fördelen med att ringa strax innan är att du ser om patienten uteblir
och landstinget slipper betala för tolk i onödan.
När du börjar och avslutar samtalet med tolken ska du stämma av tiden för
början respektive slut och anteckna klockslagen. Landstinget faktureras efter
den första halvtimmen per påbörjad 15-minutersperiod.
Varje enhet, avdelning, klinik eller vårdcentral tilldelas ett eget kundnummer
och är ansvariga för sina egna bokningar. När du loggar in ser du de
bokningar som gjorts vid din enhet. Är ni fler på en enhet som bokar tolk
meddelar ni varandra om ni skaffat ett kundnummer och om ni har bokat in
tolk. Ni kan vara flera användare och alla får sina respektive bekräftelsemejl.
Om du ställs inför en patient som vistas i landet utan tillstånd, en så kallad
papperslös: oftast rör det sig om en avvisad asylsökande: registrera denna
tolkning som "asyl".
Observera att avtalet med Semantix endast gäller språktolkar och inte
översättningar av text.
Skulle Semantix inte kunna tillhandahålla tolk, som till exempel är fallet med
platstolkning på vissa språk (se högerspalten): Kontakta Karlstad tolkcentralantingen
genom att ringa 054-540 52 99 eller använda tolkblanketten till höger eller tsr-online
(länk här till höger).
Avvikelser anmäler du alltid i AHA.
För frågor som gäller tolkningar, och i de fall Semantix inte kan svara, får du gärna
vända dig till [email protected]
Titel
Version
Giltig t.o.m.
Tolkbeställning
3 (3)