Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda

1 (6)
Rutiner
Diarienummer RS 1525-2014
Rutin fastställd av RD 2015-04-28
Rutin för gåvor till medarbetare
och förtroendevalda
Postadress:
Regionens Hus
462 80 Vänersborg
Besöksadress:
Östergatan 1
Vänersborg
Telefon:
010-441 00 00
Webbplats:
www.vgregion.se
E-post:
[email protected]
Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda
Läsanvisning
Dessa rutiner för gåvor till medarbetare och förtroendevalda är ett komplement
och förtydligande till ”Riktlinjer för representation” (dnr RS 1525-2014). Därför
är detta dokument uppbyggt med riktlinjerna som bas. Löpande text och
tabellernas vänsterspalt speglar senaste beslutade version av riktlinjerna.
Rutinerna finns i tabellernas högra spalt.
Varje år fastställer regiondirektören de beloppsgränser som anges i högerspalten.
Därefter uppdateras rutinen. Säkerställ att du använder den senaste versionen.
För frågor om intern och extern representation, se ”Rutin för representation”.
Såväl rutiner som riktlinjer grundar sig på den representationspolicy som
regionfullmäktige beslutade om den 14 april 2015.
Vem kontaktar jag vid frågor
Fråga i din egen förvaltning
I första hand ska chefer/medarbetare vända sig till sin egen förvaltnings
kompetens (till exempel HR-funktion eller ekonomifunktion).
När det gäller frågor om extern representation, där det kan vara aktuellt med
samordning mellan nämnder eller deltagande av regionfullmäktiges eller
regionstyrelsens presidium, ska man alltid kontakta representationskommitténs
sekreterare: [email protected]
Koncernkontorets expertfunktion
På koncernkontoret finns en expertfunktion för intern och extern representation.
Den finns som stöd när förvaltningen behöver få rutinerna förtydligade eller
förklarade. Expertfunktionen ansvarar för att
 stämma av hur riktlinjer och rutiner fungerar och föreslå eventuella
förändringar.
 föreslå beloppsgränser varje år.
 svara på frågor som inte respektive verksamhet klarar själva.
Följande personer ingår i koncernkontorets expertfunktion:
Kristina Gustafsson, koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi & inköp:
[email protected]
Niklas Hjelte, koncernstab HR: [email protected]
Mikael Appelqvist, koncernstab kommunikation och externa relationer,
sekreterare i representationskommittén: [email protected]
Elisabet Ericson, koncernavdelning ärendesamordning och kansli:
[email protected]
2 (6)
Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda
3 (6)
Gåvor till och uppvaktningar av medarbetare
Riktlinjer
Gåvor från arbetsgivaren till
medarbetare är som huvudregel
skattepliktig förmån för medarbetaren
eftersom gåvor jämställs med ersättning
för utfört arbete. Det finns undantag från
denna regel.
I Västra Götalandsregionen kan
följande gåvor ges (överensstämmer
med Skatteverkets principer om
skattefri förmån för arbetstagaren):
Julgåva
En gåva som lämnas i anslutning till
jul.
Rutin
Varje förvaltning beslutar om
medarbetarna ska få julgåva.
VGR:s beslutade beloppsgräns:
 360 kronor exkl moms per person
Bokföring:
 Konto 4631 Personalrepresentation
Moms:
 Avdragsgill
Jubileumsgåva
En gåva till anställd när arbetsplatsen
firar 20-, 25-, 50-, 75- eller 100 –
årsjubileum.
VGR:s beslutade beloppsgräns:
 400 kronor exkl moms per person
Bokföring:
 Konto 4631 Personalrepresentation
Moms:
 Avdragsgill
Minnesgåva
En gåva av minneskaraktär som lämnas
till tillsvidareanställd medarbetare
(minst sex års anställning) maximalt
två gånger under anställning hos Västra
Götalandsregionen.
Varje förvaltning beslutar om när och hur
minnesgåvor ska utdelas.
I första hand ska gåvor som finns
upphandlade och listade hos
Regionservice komma i fråga som
minnesgåva. Om förvaltning väljer annan
gåva ska den vara av minneskaraktär.
Om medarbetaren inte vill ha
minnesgåvan kan medarbetaren skänka
beloppet till välgörande ändamål. I detta
fall jämförs beloppet med lön och blir
skattepliktigt. Medarbetaren kan få viss
skattereduktion på beloppet via sin
självdeklaration under förutsättning att
Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda
4 (6)
beloppet getts till godkänd organisation.
För närmare information om godkända
organisationer samt detaljer i regelverk,
se Skatteverkets hemsida.
http://www.skatteverket.se/
Anställningstid
Vid beräkning av anställningstid för att få
minnesgåva ska reglerna i Lagen om
anställningsskydd (LAS) tillämpas
kompletterat med eventuella lokala avtal
kopplade till LAS.
Råder osäkerhet kring beräkning av
anställningstid kontakta din förvaltnings
HR-avdelning för rådgivning.
Minnesgåva lämnas när:
Medarbetaren har uppnått 25 års
anställning i Västra Götalandsregionen.
Medarbetare vars anställning inom
Västra Götalandsregionen upphör på
grund av pension om anställningstiden
i Västra Götalandsregionen är minst 20
år, men inte 25 år.
VGR:s beslutade beloppsgräns:
 Värdet på minnesgåvan ska vid
båda dessa tillfällen motsvara
värdet av Kungliga Patriotiska
Sällskapets medalj för uppskattad
arbetsinsats nr 2. Värde 2015 är
9000 kronor exkl moms.
http://www.kungligapatriotiskasallskapet.se
Bokföring:
 Konto 4631 Personalrepresentation
Moms:
 Avdragsgill
Minnesgåva kan också lämnas vid
följande tillfälle:
Förvaltningen kan själv besluta om
minnesgåva till medarbetare som slutar
på grund av pension eller av annan
orsak. Medarbetaren måste dock
sammanlagt ha varit anställd i Västra
Götalandsregionen i minst 6 år. I annat
fall blir gåvan skattepliktig förmån.
Observera att minnesgåva endast får ges
vid två tillfällen.
Om förvaltning vill tillämpa detta
alternativ för minnesgåva
rekommenderas att rutiner för detta
utarbetas i förvaltningen.
VGR:s beslutade beloppsgräns:
 1000 kronor exkl moms
Bokföring:
 Konto 4631 Personalrepresentation
Moms:
 Avdragsgill
Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda
Kondoleanser vid medarbetares
bortgång
VGR:s beslutade beloppsgräns:
 1800 kronor exkl moms
I samband med medarbetares begravning
kan Västra Götalandsregionen bekosta
krans/blommor och dödsannons. Som
alternativ kan Västra Götalandsregionen
lämna en gåva till välgörande ändamål,
om detta är ett önskemål från anhöriga.
Bokföring:
 Konto 4699 Övriga personalkostnader
Högtidsdag
Enklare uppvaktning i form av blomsteruppvaktning vid exempelvis 50-årsdag
får förekomma.
VGR:s beslutade beloppsgräns:
 400 kronor exkl moms
Moms:
 Inte avdragsgill
Bokföring:
 Konto 4699 Övriga personalkostnader
Moms:
 Avdragsgill
Gåvor till och uppvaktning av förtroendevalda
Riktlinjer
Regionfullmäktiges presidium ansvarar
för uppvaktning av
regionfullmäktigeledamöter.
Rutin
Nämndens/styrelsens ordförande
ansvarar för uppvaktning av ledamot.
När det finns behov av att samordna
Västra Götalandsregionens uppvaktning
ska regionfullmäktiges presidium
kontaktas.
Det är i linje med Västra
Götalandsregionens policy att:
Uppvakta ordinarie ledamot i
regionfullmäktige och ordinarie ledamot
i styrelse/nämnd med
blomsteruppvaktning när de fyller 50 år.
VGR:s beslutade beloppsgräns:
 400 kronor exkl moms
Bokföring:
 Konto 4699 Övriga personalkostnader
Moms:
 Avdragsgill
5 (6)
Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda
Avtacka ordinarie
regionfullmäktigeledamot och ordinarie
ledamot i styrelse/nämnd med
minnesgåva när de avgår från uppdrag.
Tidskravet är att ledamoten ska ha
fullgjort minst sex år.
6 (6)
VGR:s beslutade beloppsgräns:
 1000 kronor exkl moms
Bokföring:
 Konto 4631 Personalrepresentation
Moms:
 Avdragsgill
Ordinarie regionfullmäktigeledamot och
ordinarie ledamot i styrelse/nämnd som
inte fullgjort minst 6 år kan avtackas med
blomsteruppvaktning när de avgår från
uppdrag.
VGR:s beslutade beloppsgräns:
 400 kronor exkl moms
Bokföring:
 Konto 4699 Övriga personalkostnader
Moms:
 Avdragsgill
Kondoleanser vid förtroendevalds
bortgång
Vid ordinarie regionfullmäktigeledamots
eller ordinarie nämndsledamots
begravning kan Västra
Götalandsregionen bekosta
krans/blommor och dödsannons. Som
alternativ kan Västra Götalandsregionen
lämna en gåva till välgörande ändamål,
om detta är ett önskemål från anhöriga.
Särskilda tillfällen
Utöver ovanstående regler kan
representationskommittén pröva
uppvaktning/kondoleans när särskilda
skäl motiverar detta.
VGR:s beslutade beloppsgräns:
 1800 kronor exkl moms
Bokföring:
 Konto 4699 Övriga personalkostnader
Moms:
 Inte avdragsgill