Verksamhetsplan 2015 - Västra Götalandsregionen

Verksamhetsplan 2015
VGR IT
Inledning
2015 blir på många sätt ett spännande år. IT-utvecklingen går
snabbt och det gäller att ta tillvara på de möjligheter som finns.
VGR IT:s uppdrag är att vara den självklara tjänsteleverantören
för våra kunder. Vi ska fortsätta att se till att Västra Götalandsregionens IT-miljö fungerar varje dag för alla användare runt
omkring i regionen och ge dem den IT-support de behöver.
Vi ska också fortsätta resan med framtidens vårdinformationsmiljö. Idag har vi inte IS/IT-system som stödjer vårdverksamheterna tillräckligt bra. Vi måste hålla ihop utvecklingen för att
skapa en gemensam och funktionell IS/IT-miljö. Målet för vår
resa är att IS/IT ska ge inflytande, inspiration och utveckling
genom att vara enkel och tillgänglig samt skapa möjlighet till
påverkan, delaktighet och kunskapsspridning.
Verksamhetplanen beskriver de viktiga områden som VGR IT
ska arbeta med under 2015 för att nå målen och visionen - och
inte minst göra våra kunder ännu nöjdare.
/Göran Ejbyfeldt
IS/IT-direktör Västra Götalandsregionen
VGR IT:s plats i
Västra Götalandsregionen
VGR IT är Västra Götalandsregionens gemensamma
IS/IT-organisation. Organisatoriskt sett är vi en avdelning inom
regionkansliet.
Regionkansliet innehåller Västra Götalandsregionens ledningsfunktioner och är ett stöd till den politiska organisationen.
Kansliet hanterar frågor om hälso- och sjukvård, ekonomi,
personal, IT, säkerhet, information och kommunikation.
Kansliets uppdrag är av regionövergripande och strategisk
karaktär med inriktning på finansiär och ägarperspektiven.
VGR IT:s ca 530 medarbetare finns på fyra kontor i Västra
Götalandsregionen; Borås, Mölndal, Skövde och Vänersborg.
Vår historia
Västra Götalandsregionen bildades 1999 och varje förvaltning ansvarade för sin IT-avdelning. 2005 började man titta
på hur en framtida organisation skulle kunna se ut och i april
2006 tog regionfullmäktige beslut om att bilda en gemensam
IT-avdelning för hela regionen. Regionfullmäktiges beslut blev
verklighet när VGR IT bildades 1 januari 2007.
I september 2011 tog man beslut om en ny IS/IT-strategi för
Västra Götalandsregionen. Genom att samla både strategisk
och operativ verksamhet i en och samma organisation togs
ett helhetsansvar för IS/IT i regionen och Nya VGR IT bildades 1 april 2012. Från och med 1 januari 2013 heter Västra
Götalandsregionens gemensamma IS/ITorganisation återigen VGR IT.
Innehåll
2
VGR IT:s plats i Västra Götalandsregionen
2
Vision, uppdrag och verksamhetsidé
3
Så styrs IS/IT i Västra Götalandsregionen
4
Så styrs VGR IT
6
VGR IT:s organisation
7
Vår kultur
8
Budget
9
Viktiga aktiviteter 2015
9
Styrkort: Kund
10
Styrkort: Process
10
Styrkort: Medarbetare
11
Styrkort: Ekonomi
11
Vision, uppdrag och verksamhetsidé
Vår vision
Nöjda kunder genom att med IS/IT ge inflytande, inspiration och utveckling.
Inflytande
IS/IT ger inflytande genom att vara enkel och skapa möjlighet till påverkan, delaktighet, kunskapsspridning
och utveckling. IS/IT ger möjlighet till regiongemenskap och dialog.
Inspiration
IS/IT ger inspiration genom att vara enkel, smart och tillgänglig när och där den behövs i rätt omfattning.
IS/IT ger stöd för beslutsfattande och informationen är pålitlig och säker. IS/IT ger inspiration genom att ligga i
framkant och ge förutsättningar för öppenhet.
Utveckling
IS/IT skapar utveckling och värde genom att tillgängliggöra information och kommunikation när och där den
behövs. IS/IT ger förutsättningar för ökad tillväxt i regionen, effektivitet, lärande, kreativitet och skapande.
Vårt uppdrag
VGR IT ska vara den självklara tjänsteleverantören för våra kunder genom att leverera attraktiva och
anpassade tjänster inom IS/IT
Vad innebär detta?
Självklar innebär att våra kunder ser oss som den naturliga och givna samarbetspartnern
Tjänsteleverantör är vi genom att vi alltid utgår från kundens behov och krav, fokuserar på att leverera värde
och nytta i våra tjänster
Kund är Västra Götalandsregionens verksamheter, representerade av objekt/bransch
Attraktiva innebär att kunden ser tjänstens värde och nytta i verksamheten
Anpassade innebär att med regionalt och strategiskt perspektiv på bästa sätt tillfredsställa regionens
verksamheter
IS/IT innebär drift, support, förvaltning för kontinuerlig och stabil leverans av etablerade tjänster samt att
utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster
Vår verksamhetsidé
Vi får nöjda kunder genom att:
• Ta befälet och vara ansvariga för all IS/IT i Västra Götalandsregionen
• Leda och styra samt ligga steget före och påvisa nya möjligheter inom IS/IT för att Västra
Götalandsregionen ska nå sina mål
• Stå för kostnadseffektiv IT och göra det som är bäst för hela Västra Götalandsregionen
• Leverera vad vi lovat - ha örnkoll på vår verksamhet och leverera vad vi lovat i rätt tid och med rätt kvalitet
3
Så styrs IS/IT i Västra Götalandsregionen
IS/IT-styrmodell
Västra Götalandsregionens IS/IT-styrmodell utgör ramverket
för IS/IT-styrningen. Styrmodellen beskriver roller, ansvar,
beslutsforum/beslutsstruktur, vägar för eskalering och en
övergripande organisation för IS/IT. Styrningen av IS/IT utgår
från IS/IT-huset som beskriver den övergripande strukturen
och grunden för hur vi vill arbeta med IS/IT inom Västra
Götalandsregionen. Huset utgör grunden för beslutsfattande,
finansiering och arbetssätt. Målet är en verksamhetsstyrd IS/
IT-utveckling och en effektivt samlad IS/IT-verksamhet.
Styrmodellen bygger på att krav och behov av IS/IT-stöd
uppstår i kärnverksamheterna och kompletteras med krav från
lagstiftning, nationella krav, ägare och branschernas behov etc.
Dessa samordnas, prioriteras och beslutas inom respektive
bransch som ansvarar för att skapa förutsättningar för utveckling, förvaltning (förbättringar/ändringar på befintliga objekt/
system) och drift. Realiseringen av besluten sker inom VGR IT
med stöd av kärnverksamheterna.
I strategin finns fem styrande principer som gäller för alla som
arbetar med IS/IT.
1. Kundnytta ska vara överordnad IS/IT
IS/IT ska vara ett stöd för att bedriva kärnverksamhet och
stödja interna och externa kunder.
Konsekvens: Kunden ska alltid identifieras och kundnyttan
utvärderas vid varje anskaffning/förändring av IS/IT-funktion.
Tydliga regler och strukturer ska finnas för att ta hand om
kundbehov.
2. Helheten prioriteras före delarna
När värdet för regionen som helhet blir större än värdet för
varje enskild verksamhet så hanteras det regiongemensamt eller
branschgemensamt.
Konsekvens: Gemensam finansiering och styrning av tjänster
inom bransch och region kommer att ske.
3. För varje verksamhetsfunktion ska strävan
vara att det endast ska finnas en IS/IT-lösning
Överlappande IS/IT-lösningar för samma/likartade verksamhetsfunktioner ska undvikas. För att uppnå kostnadseffektivitet,
ökad kvalitet och förenklad förvaltning ska det finnas en
strävan efter konsolidering av IS/IT-lösningar.
Konsekvens: Införande av överlappande IS/IT-lösningar ska
särskilt motiveras.
4. Vid anskaffande av IS/IT funktioner ska standardiserade produkter/tjänster/lösningar vara
huvudalternativet
Enkelhet och igenkänning för medarbetare samt förenklad drift
och underhåll är önskvärt.
Konsekvens: Egenutveckling av lösningar övervägs i sista
hand.
Översikt IS/IT-styrmodell
IS/IT-strategin och styrande
principer
Västra Götalandsregionens IS/IT-strategi sträcker sig över den
kommande 3-års perioden och fokuserar på önskat börläge
för IS/IT i Västra Götalandsregionen. Den övergripande IS/
IT-visionen är: IS/IT inom Västra Götalandsregionen medverkar till Det Goda Livet genom att ge inflytande inspiration och
utveckling. IS/IT-målen finns med i VGR IT:s styrkort.
4
5. Ge användaren tillgång till rätt tjänster, rätt
information, vid rätt tillfälle, på rätt plats och på
rätt sätt
Interna och externa användare ska ha tillgång till tjänster
och information som de har behov och nytta av och som de
är auktoriserade (t.ex. genom inloggning) att ta del av.
Tjänsterna och informationen ska vara tillgänglig när användaren behöver det och på den plats han/hon befinner sig samt
kunna nås med den utrustning (dator, telefon, platta etc.) som
användaren nyttjar.
Konsekvens: Ställer höga krav på infrastruktur, informationsstruktur och säkerhetslösningar
Översikt Projektilen
Projektstyrning
Ramverk för arbetssätt
Förvaltningsmodell för IT-stöd
Det finns ett antal processledare utsedda med uppdrag att
arbeta tvärs organisationen och varje process har en utsedd processägare. Arbetssätt och processer i VGR IT:s
verksamhet ska finnas beskrivna och visualiserade i en gemensam processkarta i ledningssystemet på intranätet.
Projektilen® är Västra Götalandsregionens modell för projektstyrning. Det är en generell och regional modell för projektstyrning som kompletteras med områdesspecifika behov. För
IS/IT-projekt finns ett antal kompletteringar till den generella
modellen som beskrivs i dokumentet Så arbetar VGR med IS/
IT-projekt.
Västra Götalandsregionen använder pm3 som förvaltningsmodell rörande IT-stöd. pm3 är en modell för förvaltning
och affärsmässig styrning av verksamhetsprocesser och IS/
IT-system. IT-systemen grupperas i objekt med utgångspunkt i verksamhetsprocesser och arbetssätt. Ett objekt
omfattar en grupp av system med beröringspunkter.
VGR IT använder ITIL som är ett referensbibliotek och globalt
ramverk för att skapa gemensamma arbetssätt och processer utifrån kundens behov av IT-tjänster. Ledorden i ITIL är:
kunden i fokus.
Varje objekt har ett förvaltningsuppdrag som beskriver vad som
ska utföras under året. Uppdraget finns beskrivet i en objektplan, planen godkänns och finansieras av branschledningen,
vilket ger en samordnad och tydlig styrning.
Samverkan mellan objekten sker i de systemgränsöverskridande styrgrupper - objektledning. Besluten fattas av objektledning och IS/IT-ledning bransch (styrgrupp för objektfamiljen).
ITIL
5
Så styrs VGR IT
VGR IT:s övergripande strategi är Västra Götalandsregionens
IS/IT-strategi. Utifrån den har VGR IT tagit fram en Tjänstestrategi som beskriver hur VGR IT ska utvecklas till att bli
en professionall tjänsteleverantör. Vid sidan av dessa finns ett
flertal strategier för olika områden som exempelvis IT-säkerhet
och datahallar.
Utifrån strategierna formulerar VGR IT sina konkreta mål och
aktiviteter i verksamhetsplaner med tillhörande handlingsplaner. Inom ramen för VGR IT:s strategiska mål och beslut samt
budget har enheterna ansvar och befogenheter att forma sina
konkreta strategier och aktiviteter så att verksamheten bidrar
till att nå VGR IT:s och därmed också IS/IT-strategins samlade
mål. Budgetansvar för respektive enhetschef är en viktig del i
styrningen. Enhetscheferna är ansvariga för att hålla sin budget
och för att löpande ha kontroll på verksamhet, ekonomi och
personal. Styrning sker genom kontinuerlig visuell mätning och
uppföljning på alla nivåer.
För att nå uppsatta mål krävs det att våra medarbetare har relevant kunskap, både med formell kompetens och med applicerad
kunskap. Detta kräver kontinuerlig kompetenshöjning och
individuella utvecklingsplaner upprättas för våra medarbetare
där hänsyn tas såväl till regionens behov som till individers
potential och intresse.
VGR IT följer Västra Götalandsregionens delegationsordning
samt upprättade policies, regler, riktlinjer, instruktioner och
rutiner som gäller för Västra Götalandsregionen, regionkansliet
samt de avdelningsspecifika som finns framtagna för verksamheten.
VGR IT:s linjeorganisation beskrivs på nästa sida. VGR IT har
valt att implementera ITILs beskrivna funktioner och försöker
även i absolut möjligaste mån koppla det funktionella ansvaret
till den linjeorganisation som ansvarar för dem. Detta ger en
tydlig matrisstruktur mellan linje/funktion och processer/arbetssätt där ansvar och ägarskap är tydligt fördelat.
Styrningen av VGR IT finns beskrivet i ledningssystemet som
finns tillgängligt för alla på intranätet.
Modellen beskriver VGR IT:s struktur för styrande dokument.
6
VGR IT:s organisation
VGR IT
Organisationsskiss
Januari, 2015
IS/IT-direktör
Göran Ejbyfeldt
Ekonomi & Avtal
Björn Magnusson
Verksamhetsutveckling &
Verksamhetsstöd
Jeanette Sandén
HR
Frida Svalstedt
Tjänst, Kund &
Strategi
John Petersson
Support
Maria Skoglöf
Infrastruktur &
Drift
Peter Lindh
Applikation &
Utveckling
Ann-Sofie Ardfelt
Strategier
Margareta
Karlsson
Fyrbodal 6011
Lena Carlstein
Projekt &
Uppdrag
Kenny Rubinsson
Projekt &
Uppdrag
Petra Jörstun
Bransch- &
Objektstyrning
IT
John Petersson
Skaraborg 6012
Eva Heder
Applikation &
Verktyg
Andreas Hylén
BI & Informatik
Magnus
Ljungqvist
Projekt- &
Programkontor
Peter Teodorsson
Sjuhärad 6013
Pernilla
Stenström
Datacenter &
Server/databas
Jan Sunnergren
Integration
Wolfgang Kegel
Göteborg
Service Desk
6015
Erik Westlund
Tele/videoteknik
& Operativt
center
Anders Karlsson
Vårdsystem
Camilla Larsson
Göteborg
Klientservice
6014
Mikael Brandberg
Klient &
Säkerhet
Nicklas Yresjö
Primär- &
Tandvårdssystem
Camilla Augustin
Göteborg
Klientservice
6016
Peter Stålnacke
Nät
Johan Nilsson
Administrativa
system
Susanna Isegran
Teknisk
arkitektur,
design &
förvaltning
Christian Eriksson
Arkitektur &
Utveckling
Bjarne
Christiansson
2015-01-01
7
Vår kultur
Värdegrund
+
Leanprinciper
=
VGR IT:s
kultur
Värdegrund
Ständiga förbättringar med Lean
Professionalism
• Levererar åtaganden i tid, effektivt och med god kvalitet
• Uppträder ansvarsfullt och är förtroendegivande
• Följer fattade beslut
Vi arbetar ständigt med att förbättra vår verksamhet med hjälp
av Lean som metodik för att nå nöjda kunder.
Serviceanda
• Har kunden i fokus
• Följer upp och återkopplar till kollegor och kunder
• Har gott bemötande och visar respekt
Engagemang
• Tar initiativ, är kreativa och arbetar proaktivt
• Förbättrar ständigt arbetsmetoder och rutiner
• Delar aktivt med sig av sin kunskap
VGR IT:s bärande Leanprinciper:
1. Sträva efter nöjda kunder
Definiera och förstå vad som är värde för kund, leverera och
förbättra det kunden vill ha. Sträva alltid efter att uppnå kundnöjdhet och en nöjd kund.
2. Leverans i rätt tid från mig
Identifiera värdeflödet och ta bort onödiga aktiviteter, slöserier
och steg i processerna. Minska antalet överlämningspunkter.
Leverera i tid. Hålla vad vi lovar.
3. Rätt från början från mig
Identifiera problemen och lösa dem vid källan där de uppstår.
Göra rätt från början. 4. Ständiga förbättringar och standardiserat arbetssätt
Kontinuerligt förbättringsarbete med Kaizen och PDCA.
Standardisera processerna och bygga in kvalitet. Bidra
till en lärande organisation, lära av varandra och använda
”best-practice”. Göra varje dag något litet, bättre än igår.
5. Visuell styrning, mätning och uppföljning
Visualisera information och uppföljning. Göra det ”osynliga”
synligt. Använda diagram, tabeller och färger för styrning. Ta
fram mätetal och mät på det som skapar värde för kund. Följ
upp regelbundet och vidta åtgärder.
6. Engagerade och delaktiga medarbetare
Samverka i lärande team och informera varandra. Ta tillvara
allas engagemang till förbättringsarbete och nya idéer. Arbetet
utförs bäst där värde skapas och medarbetarna är.
Leanhuset
8
7. Värdegrund och ledarskap
Behandla varandra med respekt. Skapa en kultur och värdegrund som i handling genomsyras av värdeorden professionalism, engagemang och serviceanda. Utveckla ett engagerat och
inspirerande ledarskap på alla nivåer. Utvärdera regelbundet.
Budget och viktiga aktiviteter för 2015
Budget
VGR IT:s omslutning för år 2015 uppgår till 906,4 mnkr. VGR
IT är en tjänsteleverantör där samtliga intäkter baserar sig på
leverans av tjänster. Stort fokus har lagts på kostnadseffektivitet
och kostnadstransparens. 733,3 mnkr avser leverans av tjänster
till bransch (tjänster + uppdrag/projekt) och 173,1 mnkr tjänster
direkt mot förvaltningarna och regionexterna kunder.
Under 2015 fortsätter effekthemtagning av Gemensam IT-plattform (GIT) genom återbetalning av lån med en kostnad av 19
mnkr. Detta finansieras genom intern kostnadseffektivisering
enligt ursprunglig plan. Under 2015 kommer VGR IT investera 7,9 mnkr i säkerhetslösningar och reinvestera 50,7 mnkr
i nätverksutrustning, lagringsutrustning, servrar och telefoniutrustning.
Resultaträkning
VGR IT
Verksamhetens intäkter
Personalkostnader
Lokaler (arbetplats samt datahall)
Övriga interna kostnader
Övriga externa kostnader
Avskrivningar
Verksamhetens kostnader
Finansiella intäkter/kostnader
Resultat
Budget 2015 tkr
906,4
-343,6
-42,8
-79,5
-384,8
-51,0
-901,7
-4,7
0
Viktiga aktiviteter 2015
VGR IT strävar efter nöjda kunder och efter att vara ett effektivt och värdeskapande stöd till invånarna i Västra Götalandsregionen och Västra Götalandsregionens verksamheter. Under
2015 kommer VGR IT fokusera på ett antal olika områden, så
som att:
• öka förtroendet för organisationen
• tydlig väg in till och ut från VGR IT
• öka vår effektivitet och förbättra produktionsstyrningen
• stärka vår servicekultur
• framtidens vårdinformationsmiljö
att ständigt förbättra verksamheten använder vi oss av Lean.
För att möjliggöra kostnadseffektiv IT fortsätter arbetet med
standardisering av infrastruktur, som bland annat omfattar fortsatt konsolidering av datahallar, uppdatering av VGRnet samt
framtidssäkra telefoniplattformen.
Genom att fortsätta definiera, mäta och följa upp våra processer, leveranstider för prioriterade beställningar och tjänster
samt följa upp projekt/uppdrag tar VGR IT ytterligare steg i
arbetet för att öka förtroendet för organisationen. Vi vill öka
kännedomen om vår verksamhet genom relevant marknadsföring och säkerställa att vi har rätt kundforum.
VGR IT kommer, precis som tidigare, strukturerat arbeta
vidare med kommunikation, ledar- och medarbetarutveckling,
kompetensförsörjning, värdegrund och bemötande. Vi kommer
även fortsätta arbetet med friskvård, åtgärder för att förbättra
vår psykosociala arbetsmiljö och att se hälsa som en strategisk kompetens. Ett särskilt fokusområde 2015 kommer bli att
stärka vår servicekultur genom ett antal definierade aktiviteter
under året.
För att säkerställa att styrmodellen för IS/IT förverkligas och
genomförs fullt ut, kommer VGR IT främst fokusera på att
organisationen är rätt anpassad samt säkerställa effektiv och
kvalitetssäkrad hantering av projekt och uppdrag.
VGR IT:s konsekventa processutveckling kommer att fortgå
för att säkerställa gemensamma rutiner och arbetssätt. För
Vi kommer under 2015 färdigställa ett antal upphandlingar,
bland annat ”PC som tjänst” liksom en ny effektiv skrivarmiljö.
VGR IT kommer även sätta upp en molntjänst, OneDrive, för
dokument och mobilitet.
VGR IT kommer dessutom att verka för ökad miljömedvetenhet i organisationen med minskat resande, grön IT med mera.
En målsättning är att fortsätta det påbörjade nationella samarbetet med övriga regioner och landsting för att på så sätt hitta
smarta och kostnadseffektiva lösningar gällande IS/IT.
9
Styrkort: Kund
Övergripande IS/IT-mål
VGR IT:s mål
Lösningar för interaktivitet, dialog och medskapande
Högt förtroende för VGR IT
Enkelt och säkert att nå rätt information för
rätt intressenter
Hög leveransprecision i projekt och för beställningar
Tydlig väg in till VGR IT
Leverera vad vi lovat
Effektiva och ändamålsenliga
IT-stöd för medarbetarnas dagliga arbete
Mätetal
Målvärde
Uppföljningsfrekvens
Nöjd kund - användare
95%
Månad
Nöjd kund - SIS
90%
Halvår
Leveransprecision i projekt och uppdrag
90%
Vecka
Leverans enligt tjänste-OLA
100 %
Månad
Exempel på aktiviteter: utforma och etablera kundaktiviteter, etablera SPOC
Styrkort: Process
Övergripande IS/IT-mål
Snabba reaktioner och leveranser på identifierade behov
Hög nyttjandegrad av de system som finns
VGR IT:s mål
Effektiva arbetssätt
Kvalitetssäkrade system- och
applikationsförändringar
Det ska vara lätt att göra rätt
Konsolidera och avveckla system med samma funktion
Mätetal
Målvärde
Uppföljningsfrekvens
Total tid och utförd tid per ärende
Beroende av ärendetyp
Månad
Genomförda förändringar utan
störning
95%
Månad
Antal avvecklade system med funktioner
som finns i annat system/Antal införda
system som ersätter andra
Tas fram under året
Månad
Exempel på aktiviteter: etablera ITIL-funktioner, starta knowledge management-processen
10
Styrkort: Medarbetare
Övergripande IS/IT-mål
Attrahera och utveckla IS/ITkompetens
VGR IT:s mål
Nöjda medarbetare
Leva och leda enligt vår värdegrund
Attraktiv arbetsplats
Mätetal
Målvärde
Uppföljningsfrekvens
Nöjd medarbetare
90%
Tre gånger per år
Hållbart medarbetarengagemang (HME)
80%
År
Personalomsättning
5-8%
Månad
Sjukfrånvaro
< 3%
Månad
Exempel på aktiviteter: årshjul för kultur, kartlägga strategisk kompetens
Styrkort: Ekonomi
Övergripande IS/IT-mål
Kostnadseffektiv IS/IT-struktur
Ökad andel utveckling i förhållande till
förvaltning
VGR IT:s mål
Ekonomi i balans
Konkurrenskraftig och kostnadseffektiv IS/IT
Kostnadstransparens
Mätetal
Målvärde
Uppföljningsfrekvens
Ekonomiskt resultat
+-0 mnkr
Månad
Lägre pris än marknaden vid
benchmarking
5%
Kvartal
Kostnadseffektivisering av tjänst och
leverans
5%
Kvartal
Exempel på aktiviteter: benchmarking med andra företag/landsting, kostnadsuppföljning per tjänst
11
Västra Götalandsregionen, 405 44 Göteborg
Tel: 010-441 00 00, e-post: [email protected]