Protokoll 15-09-02 - Utrikespolitiska föreningen i Uppsala

Protokoll: Styrelsemöte. Utrikespolitiska föreningen i Uppsala den 2 september
2015
1. Öppnande av möte
Mötet öppnades kl. 17.02.
Närvarande: Linnéa Åström, Andreas Aldin, Saga Brors, Lucas Grzechnik Mörk, Johanna
Pålsson, Linnea Englund Davidson, Michaela Persson, Clara Marköö, Emelie Gladh, Helena
Hernnäs, Vendela Runold, Jesper Boman, Frida Ingemarsson, David Hallerby
Frånvarande: Firmatecknare: William Sundelin, ordförande; Rebecka Sjölund, vice ordförande; Emilie
Tilstam, kassör.
2. Val av sekreterare (1) och justerare (2)
Styrelsen väljer Brors till sekreterare och Pålsson och Grzechnik Mörk till justerare till kl
17.04.
3. Godkännande av kallelseförfarandet
Styrelsen godkänner kallelseförfarandet kl 17.05.
4. Godkännande av dagordningen, samt anmälan av övrig fråga
Styrelsen godkänner dagordningen kl 17.06. Runold, Ingemarsson, Aldin och Åström anmäler
övriga frågor.
5. Föregående mötesprotokoll
Föregående mötesprotokoll är inte upplagt men hemsidan ligger nere.
6. Rapporter från styrelseledamöter
Ordf. och vice: Runold och Åström har planerat styrelsens kickoff, skickat in bidragsansökan,
arbetat md hemsidan. De påminner om att dela event samtidigt för maxad spridning samt att
ta namnlistor på gruppmöten. Åström nämner även vikten av att regelbundet uppdatera
styrelsens Dropbox.
Kassör: Englund Davidsson har jobbat med budgeten och överlämning med Tilstam. Den
tidigare bokföringen ligger eventuellt kvar, Englund Davidsson inväntar svar från Tilstam.
Medlemssekreterare: Brors har introducerats i alumnregistret och satt sig in i arbetets olika
sysslor. Nu arbetar Brors med strategier för att ordna upp medlemsregistret samt skrivandet av
det första veckobrevet.
Box 513, 751 20 UPPSALA
www.ufuppsala.se, pg 36 50 10 – 8
Org-nr. 817603-5221
PR-ansvariga: Pålsson och Aldin har arbetat med PR kring de första föreläsningarna och
sedvanlig sociala medier-kontakt. De har även bokat bokbord på nationernas
reccemottagningar. Reccemottagningen i aulan blev lyckad och känns som en stabil start.
Programsekreterare: Grzechnik Mörk och Marköö har bokat föreläsningar fram till mitten av
oktober och förberett sig för den första föreläsningen 3/9.
Redaktörer: Ingemarsson och Hallerby har jobbat med layout och artiklar inför kommande
numret om terrorism, som planeras vara färdigt 5 oktober och därmed ute mitten av oktober.
Adam Kinnvall är Uttrycks nya layoutansvarig men posterna för layoutassistenter är
fortfarande vakanta.
Aktivitetsansvarig: Persson har förberett Get Active-mingel till torsdag 10/9. Hon har även
planerat studiebesök till UNESCO och UD. Persson har tillsammans med UPS börjat planera
Karriärdagen och ska utlysa poster till en arbetsgrupp.
Reseansvarig: Gladh har sitt första resemöte tisdag 15/9 och Facebook-eventet har haft god
spridning. Gladh har några idéer om första resmål, det främsta är Aten. Persson och Marköö
erbjuder sin hjälp inför det första resemötet då det förväntas komma många deltagare.
UFS-representant: Hernnäs har varit på UFS-kickoff i Floda och arbetat med förbundets
visioner. Hon har även planerat årsstämman 10-11 oktober, inför vilken mer funktionärsinfo
är att vänta. Det planeras även forumhelg med UFS i Stockholm 6-8 november.
7. Avsättande av firmatecknarna för verksamhetsåret 2014/2015
Styrelsen beslutar kl 17.20 att avsätta William Sundelin, Rebecka Sjölund samt Emilie
Tilstam som firmatecknare för verksamhetsåret 2014/2015.
8. Tillsättande av firmatecknarna för verksamhetsåret 2015/2016
Styrelsen beslutar kl 17.21 att tillsätta Linnéa Åström, Vendela Runold samt Linnea Englund
Davidsson som enskilda firmatecknare för verksamhetsåret 2015/2016 för Utrikespolitiska
Föreningen skattmästaren.
9. Fastställning av ansvarig utgivare för Uttryck
Styrelsen beslutar kl 17.21 att tillsätta Linnéa Åström som ansvarig utgivare för Uttryck.
10. Årsmöte 2015
Årsmötet föreslås att förläggas till den 18 oktober kl 13.00. Styrelsen beslutar 17.23 att
förlägga årsmötet 2015 till den 18 oktober kl 13.00.
11. Tillsättande av UMUN-projektledare för verksamhetsåret 2015/2016
Föregående projektledare för UMUN har nominerat Anna Lundborg Regnér till projektledare
för UMUN för verksamhetsåret 2015/2016. Styrelsen beslutar kl 17.24 att tillsätta Anna
Lundborg Regnér till UMUN-projektledare för verksamhetsåret 2015/2016.
12. Tillsättande av debattklubbsansvariga för verksamhetsåret 2015/2016
Box 513, 751 20 UPPSALA
www.ufuppsala.se, pg 36 50 10 – 8
Org-nr. 817603-5221
Styrelsen beslutar kl 17.25 att tillsätta Jesse Schrage som debattklubbsansvarig för
verksamhetsåret 2015/2016.
13. Kassaansvariga
Åström föreslår att välja 7 st styrelsemedlemmar till att vara kassa 1 under höstterminen 2015.
Åström, Englund Davidsson och Runold är initialt nominerade. Brors, Gladh, Hernnäs och
Pålsson erbjuder sig som kassa 1 för höstterminen 2015. Styrelsen beslutar kl 17.30 att
tillsätta Åström, Englund Davidsson, Runold, Brors, Gladh, Hernnäs och Pålsson till
kassaansvariga under höstterminen 2015.
14. Upprättande av ämbetsposten fest- och evenemangsansvarig
För att underlätta styrelsearbetet föreslås det att upprätta en ämbetsperson som är fest- och
eventansvarig. Styrelsen beslutar kl 17.33 att upprätta ämbetsposten fest- och
evenemangsansvarig. Åström tar på sig att utlysa, intervjua och till slut nominera en
ämbetsperson.
15. Utlysning av ämbetsposter
Hernnäs meddelar att UFS har tillsatt en bidragsansvarig i sin styrelse som kan koordineras
med vår sponsringsledare. Styrelsen beslutar kl 17.42 att utlysa posterna programassistent,
reseassistent, aktivitetsassistent, PR-assistenter, internationell koordinator, webbredaktör,
redaktionsassistener, layoutansvarig samt fest- och evenemangsansvarig för perioden
2015/2016. Utlysningar kan med fördel utgå med Facebook, veckobrev och på minglet.
Deadline för ansökningarna blir 13 september.
16. Budget
Englund Davidsson redogör kort för budgeten. Rese- och matkostnader för
programverksamheten är neddragna och mer pengar är öronmärkta till aktivitetsgruppens
verksamhet. Projektpotten är borttagen. Gzrechnik Mörk påpekar att budgeten inte har
utrymme för så mycket resekostnader som det förmodligen kommer att bli. Styrelsen beslutar
18.02 att godkänna budgetförslaget för verksamhetsåret 2015/2016.
17. UFS årsstämma i Uppsala 9-11 oktober
All info gick ut med Hernnäs tidigare uttalande.
18. Kickoff
Grzechnik Mörk, Hernnäs, Ingemarsson och Persson erbjuder sig att laga mat inför kickoffen.
19. Ekonomisk policy
Englund Davidsson redogör för hur den ekonomiska policyn ser ut. Hon ska återkomma med
klara riktlinjer kring alkohol till föreläsaren.
Paus kl 18.20-18.32.
20. Affischeringsrutiner
Box 513, 751 20 UPPSALA
www.ufuppsala.se, pg 36 50 10 – 8
Org-nr. 817603-5221
Aldin berättar om affischeringsrutiner och vi diskuterar platser för affischeringen. Pålsson ska
prata med Stockholms nations förstakurator om affischering.Vi diskuterar att satsa på bokbord
eller en generell ”UF-poster” istället för föreläsningarnas affischer på vissa campus. När det
gäller antalet affischer bestämmer vi oss för 30 ark per event. Pålsson och Aldin ska diskutera
tydligare affischeringsrutiner men tills vidare får man affischera med sunt förnuft.
21. Kassarutiner
På kontoret finns en lathund för kassarutiner. Englund Davidsson redogör kort igenom den.
22. Kassaredovisning
All info gick ut under punkt 19, kassarutiner.
Vi ska ha två bokbord i den kommande veckan, varav ett på Södermanland-Nerikes, och ett
på Västmanland-Dala nation. Gladh, Runold, Aldin, Gzrechnik Mörk, Marköö och Pålsson
anmäler sig att stå bokbord.
Marköö lämnar mötet 19.16.
23. UFS anställning/kontor
UFS ska anmäla en kanslist och förbundet undrar om UF har kontorsplats att hyra ut till
kanslisten. Eftersom vi hyr av universitetet så avslår Åström möjligheten att hyra ut i
andrahand.
24. Tillhörighetsband till UF och övriga hederstecken
Runold har undersökt möjligheterna att skaffa tillhörighetsband och ska be om ett
kostnadsförslag för både tillhörighetsbanden och medaljer.
Boman lämnar mötet 19.24.
Vi pratar om att dedikera vårens gasque till Uttrycks födelsedag. Runold ska kontakta UPS
vidare om tillhörighetsband och sångbok.
Boman ansluter till mötet 19.28.
25. Tillgänglighet på engelska samt översättning av hemsidan
Hemsidan finns enbart på svenska, men vi är överens om att vi behöver översätta den. Åström
ger förslaget att alla grupper kan översätta sina egna sidor och sen dela upp resten.
Englund Davidsson lämnar mötet 19.28.
Englund Davidsson ansluter till mötet 19.30.
Vi kommer fram till att det tar väldigt mycket tid att översätta dokumenten men att det kan
vara bra att från och med nu översätta så mycket som möjligt och alltid ha visionen att bli mer
tillgängliga. Vi beslutar att utlysningarna för ämbetspersonerna ska vara på engelska.
Box 513, 751 20 UPPSALA
www.ufuppsala.se, pg 36 50 10 – 8
Org-nr. 817603-5221
26. Övriga frågor
Runold har glömt sin fråga.
Ingemarsson undrar om vi kan nämna Erikshjälpen i en Uttryck-artikel om en persons
volontärarbete. Vi beslutar att det är okej.
Vi diskuterar vår gruppbild och Kinnvall har föreslagit motivet Sista Måltiden, vilket är
uppskattat. Vi bestämmer att vi ska ta både gruppbild och porträtt, och ha personlig
presentation antingen via citat, slogan eller presentationstext. Aldin ska arbeta mer med att ta
fram ett koncept för bilden och tillhörande presentation.
Vi fotar kl 18.00 16/9 på Östgöta Nation.
Åström berättar om hur styrelsemedlemmar kan boka kontoret via Google Kalender. Åström
tar på sig att skapa en ny kalender som heter ”Boka kontoret”.
Ingemarsson föreslår att ha en fysisk kalender i kontoret. Brors tar på sig att köpa och
uppdatera en fysisk kalender.
27. Nästa styrelsemöte samt fikaansvar
Nästa styrelsemöte bestäms till den 20 september kl 16.00. Åström har fikaansvar.
28. Mötets avslutande.
Mötet avslutas 20.05.
Box 513, 751 20 UPPSALA
www.ufuppsala.se, pg 36 50 10 – 8
Org-nr. 817603-5221