Upphandling av rekryteringstöd till Konkurrensverket

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
1 (24)
Upphandling av rekryteringstöd till Konkurrensverket
KKV1000, v1.3, 2011-12-15
Sista anbudsdag: 2015-06-25
Adress 103 85 Stockholm
Besöksadress Torsgatan 11
Telefon 08-700 16 00
Fax 08-24 55 43
[email protected]
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
2 (24)
1 Inledning
Härmed inbjuds anbudsgivare att lämna anbud enligt nedan angivna
förutsättningar.
1.1 Presentation av Konkurrensverket
Konkurrensverket är förvaltingsmyndighet för konkurrensfrågor och den
offentliga upphandlingen. Konkurrensverket ska verka för en effektiv konkurrens
i privat och offentlig verksamhet till nytta för det allmänna och marknadens
aktörer.
Mer information finns på Konkurrensverkets webbplats
www.konkurrensverket.se.
1.2 Upphandlingens omfattning
Konkurrensverket avser att träffa ramavtal med en leverantör avseende
rekryteringstöd. Konkurrensverkets rekryteringar sker i Stockholm.
Uppdragen kommer främst gälla chefer och eventuellt handläggare.
Uppdragen kan komma att omfatta hel eller del av rekryteringsprocess samt
second opinion, search, personlighetstest och färdighetstest.
Antal rekryteringar för avtalsperioden där behov av stöd kan bli aktuellt kan för
närvarande inte anges men Konkurrensverket uppskattar att antalet rekryteringar
där konsultstöd efterfrågas är mellan 10-20 per år. Det uppskattade behovet kan
både överstigas och understigas. Konkurrensverket garanterar därför ingen
volym av uppdrag under avtalstiden utan avropar alltså när behov uppstår.
Konkurrensverket genomför även rekryteringar helt på egen hand utan behov av
stöd från leverantör.
En rekryteringsprocess består av:
Behovsanalys och kravprofil
Ansvarig konsult ska tillsammans med Konkurrensverket gå igenom och
dokumentera behovet. Konsulten ska ta fram en komplett kravprofil för
anställningen.
Upprättande av tidplan
Ansvarig konsult ska tillsammans med Konkurrensverket upprätta en tidplan för
hela rekryteringsprocessen.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
3 (24)
Annonsutformning
Framtagande av fulltextannons. Annonsplats på leverantörens webbplats ska ingå
i angivet pris (Konkurrensverket ansvarar och bekostar införande av externa
annonsplatser).
Vara kontaktperson
Ansvarig konsult ska vara väl insatt i uppdraget och finnas tillgänglig för att
svara på frågor under uppdragstiden.
Mottagande av intresseanmälan
Intresseanmälan skickas direkt från sökande till leverantören eller till
Konkurrensverket.
Urval
Urval sker från den upprättade kravprofilen. I urvalsprocessen ska de lagar och
förordningar som gäller för anställningsförfarandet inom statlig förvalting
beaktas. Diskriminering oavsett orsak får inte förekomma i någon del av
rekryteringsprocessen.
Avstämning
Efter första urvalet ska ansvarig konsult göra en första bedömning genom
personlig kontakt med Konkurrensverket.
Intervju
Intervju sker i Stockholm och ska som grundprincip alltid ske genom ett
personligt möte. Om Konkurrensverket medger kan video/telefonintervju
genomföras. Vid hel rekryteringsprocess kallar ansvarig konsult kandidater till
intervju. Intervjuer av kandidater ska ske genom kompetensbaserade
intervjufrågor där sakliga grunder så som förtjänst och skicklighet säkerställs.
Konkurrensverket kan välja att ha en representant med vid intervju.
Avstämning
Avstämning sker med Konkurrensverket efter intervju.
Referenstagning
Referenstagning görs av leverantören.
Avrapportering
Avrapportering ska ske av ansvarig konsult. I avrapporteringen ska tydligt
framgå hur kandidaternas profil överensstämmer med kravprofilen.
Avrapportering sker på plats hos Konkurrensverket eller per telefon om
Konkurrensverkets så medger.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
4 (24)
Återkoppling till kandidater
De kandidater som varit på intervju men inte erbjuds anställning kontaktas av
ansvarig konsult för att informeras om detta.
Fristående uppdrag eller tillägg till rekryteringsprocess
Second opinion, search, personlighetstest och färdighetstest kan utföras som en
fristående tjänst eller som ett tillägg till hel eller delar av rekryteringsprocessen.
Second opinion
Ett oberoende utlåtande avseende en eller flera slutkandidater i en redan
genomförd rekryteringsprocess. En helhetsbedömning genomförs genom
personlighetstest, färdighetstest och djupintervju av utvalda kandidater. Intervju
sker i Stockholm och ska som grundprincip alltid ske genom ett personligt möte.
Om Konkurrensverket medger kan video/telefonintervju genomföras. Kallelse och
intervju görs av ansvarig konsult. Syftet är att få en fördjupad bild av den sökande
och dennes personliga förmåga, sociala förmågor, ledarskapsförmågor och
intellektuella färdigheter. Avstämning sker med Konkurrensverket efter intervjun.
Search
Search är att aktivt söka fram lämpliga kandidater som ett komplement till de
ansökningar som inkommer utifrån den annonserade tjänsten. Leverantören ska
på olika sätt och genom olika kanaler söka fram och initiera kontakt med personer
med lämplig bakgrund. Leverantören ska redovisa vilka kandidater man tillfört
urvalet genom search samt en beskrivning hur processen gått till och vilka kanaler
man har använt.
Personlighetstest och färdighetstest
Före genomförandet ska tester gås igenom med Konkurrensverket för ökad
förståelse för resultatet samt att Konkurrensverket ges möjlighet att komplettera
kravprofilen med eventuella tilläggsfrågor/fördjupningsområden. Testningen ska
alltid utgå från en tydlig kravprofil och innehålla en intervju med kandidaten
utifrån profilen samt en återkoppling till både Konkurrensverket och kandidat.
1.3 Avtalsperiod
Avtalet anses slutet från det datum avtalet är behörigen undertecknat av båda
parter. Tjänsten startar tidigast den 1 september 2015 och avtalet löper därefter i
två (2) år. Konkurrensverket äger rätt men har inte skyldighet att förlänga avtalet
med ytterligare ett (1) år. Den maximala avtalstiden kan alltså komma att uppgå
till tre (3) år. Önskar Konkurrensverket nyttja rätten till förlängning ska detta
skriftligen meddelas leverantören senast tre (3) månader innan avtalstidens
upphörande. Avtalet upphör i annat fall utan föregående uppsägning.
Det finns alltså ingen garanti att Konkurrensverket förlänger avtalet.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
1.4 Bilagor/förteckning
Detta Förfrågningsunderlag består av detta dokument samt följande bilagor:
Bilaga 1 – Sanningsförsäkran, underskrift och accept
Bilaga 2 – Anbudsformulär
Bilaga 3 – Referensblankett
Bilaga 4 – Prisformulär
5 (24)
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
6 (24)
2 Administrativa förutsättningar och krav
2.1 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen sker genom ett förenklat förfarande med föregående annonsering
enligt 15 kap. 1 § lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU).
2.2 Disposition av anbudet m.m.
För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombeds
anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag.
Konkurrensverket ser gärna att Bilaga 2 – Anbudsformulär används vid
anbudsgivning.
Krav som är obligatoriska för anbudsgivare att uppfylla i upphandlingen anges
som ska/ska. Krav som ställs på anbudsgivare, eventuella underleverantörer och
tjänsten anges som ett ska krav i fet text. Beviskrav på vad som ska bifogas
anbudet för att visa på kravuppfyllnad avseende anbudsgivare, anbud eller
underleverantör anges som ett understruket ska.
Anbudsgivaren ansvarar själv för att samtliga efterfrågade intyg, redogörelser och
dokument bifogas anbudet.
2.3 Frågor och svar
Om anbudsgivaren har några frågor med anledning av förfrågningsunderlaget
ställs sådana frågor skriftligen till [email protected]. Frågor och svar
publiceras tillsammans med svar på Konkurrensverkets webbplats
www.konkurrensverket.se. Svar kommer inte att lämnas senare än 6 dagar före
sista anbudsdag. Frågor som inkommer senare än 10 dagar innan sista anbudsdag
riskerar att inte besvaras. Publicerade svar och eventuella förtydliganden blir i
tillämpliga delar en del av förfrågningsunderlaget och gäller således som ett
underlag för anbudsgivning. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig
uppdaterad.
2.4 Formella krav på anbudet
Följande krav gäller på anbudet:

Anbudet ska vara Konkurrensverket tillhanda senast torsdagen den 25
juni 2015. Anbudsgivaren ansvarar för att anbudet har inkommit i rätt tid.
Anbud som inkommer för sent kommer inte beaktas.

Anbudet ska lämnas i ett pappersexemplar (anbud via fax eller mail
accepteras inte).

Anbudet bör lämnas i en försluten försändelse utan företagsbeteckning
och ska vara tydligt märkt att försändelsen innehåller anbud i denna
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
7 (24)
upphandling. Förslagsvis kan försändelsen vara märkt med ”Anbud, dnr
367/2015 – Rekryteringstöd”.

Anbudet ska innehålla företagsnamn, organisationsnummer och
kontaktuppgifter.

Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare.

Anbudsgivaren ska acceptera de kommersiella villkoren.

Anbudet ska vara skrivet på svenska (kopior på utländska intyg och
diplom utfärdade av behörig myndighet/certifieringsorgan i tredje land
godtas dock på engelska).

Anbudet ska vara bindande till och med den 30 november 2015. Om denna
upphandling blir föremål för överprövning i allmän förvaltningsdomstol
kan Konkurrensverket komma att bereda anbudsgivarna tillfälle att
förlänga anbudens giltighetstid.

Anbudets undertecknande, anbudets giltighetstid och accept av de
kommersiella villkoren sker genom att Bilaga 1 – Sanningsförsäkran,
underskrift och accept undertecknas av behörig företrädare.
2.5 Konkurrensverkets adress:
Postadress
Konkurrensverket
103 85 Stockholm
Besöksadress
Torsgatan 11
111 23 Stockholm
Receptionen är öppen 08.00-16.30
Receptionen är öppen vardagar klockan 08.00 – 16.30. Önskas kvittens på
inlämnat anbud är registraturen öppen vardagar klockan 09.00 –11.00 samt 13.00 –
15.30. Det finns ingen möjlighet att lämna anbud i brevlåda.
2.6 Tilldelningsbeslut och avtalsspärr
Efter avslutad prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer beslut om
val av leverantör (tilldelningsbeslut) att fattas och samtliga anbudsgivare ges
skriftligt besked om beslutet och skälen till dessa. Efter att det skriftliga beskedet
skickas löper en avtalsspärr då avtal inte får ingås. Avtal kommer därför att
undertecknas av Konkurrensverket först efter att avtalsspärren har löpt ut.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
8 (24)
2.7 Sekretess
Konkurrensverket lyder i egenskap av statlig myndighet under det som benämns
offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar
normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem.
Anbudsgivare som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd i
denna aspekt och att handlingar som lämnas in med anbudet inte återlämnas.
Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte lämnas.
Under pågående upphandling gäller absolut sekretess avseende samtliga
uppgifter som rör anbuden. Efter det att tilldelningsbeslut har fattats i
upphandlingen är leverantörens möjlighet att begära sekretess för uppgifter som
rör anbudet begränsade och inkomna anbud blir som regel offentliga. Vissa
uppgifter kan dock lyda under sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen
(2009:400) om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada
om uppgiften lämnas ut.
Om det finns uppgifter som anses lyda under sekretess och för att underlätta
eventuell sekretessprövning av anbudet ombeds anbudsgivaren ange skriftligen i
anbudet vilka uppgifter som avses samt på vilken grund som uppgifterna anses
vara omfattade av sekretess.
Konkurrensverket kommer vid begäran om att få ta del av handling att göra en
självständig bedömning av om handlingen kan lämnas ut.
2.8 Kostnader i samband med anbudsgivningen
Anbudsgivare äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i
samband med anbudsgivningen.
2.9 Förbehåll
Konkurrensverket förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om t.ex.
anbuden överskrider avsatt budget eller om andra omständigheter inträffar som
påverkar eller förändrar Konkurrensverkets möjlighet att fullfölja upphandlingen.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
9 (24)
3 Krav på anbudsgivaren
3.1 Uteslutning av anbudsgivare
För att anbud ska godtas ska anbudsgivaren uppfylla samtliga ska-krav.
Anbudsgivaren ska intyga att man uppfyller kraven genom att underteckna Bilaga
1 – Sanningsförsäkran, underskrift och accept. Konkurrensverket kommer kontrollera
anbud genom att hämta in aktuella uppgifter. I de fall anbudsgivaren vid kontroll
visar sig inte uppfylla kraven kan Konkurrensverket komma att bereda
anbudsgivaren tillfälle att lämna en förklaring. Konkurrensverket förbehåller sig
dock rätten att avgöra huruvida förklaringen är godtagbar eller inte.
3.1.1 Lagförda brott
Anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren och eventuella underleverantörer
får inte belastas av någon av de omständigheter som nämns i 10 kap. 1 § LOU.
3.1.2 Olämpliga omständigheter
Anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren och eventuella underleverantörer
får inte belastas av någon av de omständigheter som nämns i 10 kap. 2 § LOU.
Konkurrensverket kommer att kontrollera att anbudsgivare och eventuella
underleverantörer har erlagt skatter och sociala avgifter.
3.1.3 Registrering
Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska uppfylla kravet på
registrering enligt 11 kap. 6 § LOU senast vid tidpunkt för tilldelningsbeslut.
Konkurrensverket kommer själv kontrollera att anbudsgivaren och eventuella
underleverantörer uppfyller kraven genom att hämta in aktuella uppgifter.
3.1.4 Ekonomisk stabilitet
Anbudsgivaren ska ha en stabil och god ekonomisk och finansiell ställning som är
tillräcklig för att genomföra hela det avtalade åtagandet.
Som bevis på detta kommer Konkurrensverket kontrollera att anbudsgivare har
en riskklassificering enligt UC AB på minst 3 enligt värden redovisade vid
utgången av det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret.
För de fall lägre riskklassificering innehas eller då ingen klassificering kan erhållas
kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om anbudsgivaren lämnar en
godtagbar förklaring till förhållandet som visar att den lägre klassificeringen eller
avsaknaden av klassificering inte hänför sig till ekonomiska faktorer, samt att
anbudsgivaren bifogar dokument efter förfrågan som visar på att erforderlig
ställning innehas. Detta kan exempelvis utgöras av bank- eller
moderbolagsgaranti, årsredovisning eller liknande av vilken det framgår av de
ekonomiska villkoren eller nyckeltalen att anbudsgivaren har tillräcklig kapacitet
att genomföra hela det avtalade åtagandet.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
Konkurrensverket kommer att göra en samlad bedömning av dokumenten för att
avgöra om anbudsgivaren har en tillräcklig ekonomisk och finansiell ställning för
att genomföra hela det avtalade åtagandet.
3.1.5 Utländska anbudsgivare
För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare ska
till anbudet bifoga intyg från myndigheter i det egna landet enligt följande:
-
Intyg om registrering i yrkes- eller handelsregister i det land där
anbudsgivaren är etablerad, utfärdat tidigast ett år innan anbudstiden
löper ut.
-
Intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad
som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna skatter och avgifter.
-
Intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad
som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna sociala avgifter, samt
-
Uppgifter om företagets samlade omsättning för de senaste tre åren eller
den kortare tid verksamheten bedrivits eller annat bevis för ekonomisk
stabilitet som nämns i 11 kap. 7 § LOU.
3.2 Anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga kapacitet
3.2.1 Organisation för uppdraget
Anbudsgivaren ska ha kapacitet och resurser för att utföra rekryteringsstöd på ett
professionellt och fackmannamässigt sätt. Anbudsgivaren ska erbjuda en
platsorganisation anpassad för att åtagandet ska kunna utföras enligt angivna
krav.
Anbudsgivaren ska styrka sin förmåga att tillhandahålla efterfrågat uppdrag
genom att lämna en kortfattad redogörelse av nuvarande verksamhet, kapacitet
och förmåga att kunna tillgodose Konkurrensverkets behov och uppfylla kraven i
detta förfrågningsunderlag. Av redogörelsen ska minst framgå hur
platsorganisationen ser ut och antal personer som ingår i organisationen.
3.2.2 Anbudsgivarens erfarenhet - referensuppdrag
Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att ha genomfört rekryteringsstöd av
liknande slag och motsvarande omfattning som Konkurrensverket efterfrågar.
För att säkerställa att anbudsgivaren är verksam inom Konkurrensverkets
efterfrågade område ska anbudsgivaren ange tre (3) olika referensuppdrag. Minst
två (2) av referenserna ska avse rekrytering av chefstjänst till myndigheter.
Rekryteringarna ska vara påbörjade 2013 eller senare.
10 (24)
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
Referensuppdragen ska redovisas i Bilaga 3- Referensblankett.
Varje påstående är värt högst fem (5) poäng. För att bli kvalificerad i
upphandlingen ska anbudsgivaren erhålla lägst 25 poäng per referens och lägst 3
poäng på varje enskild fråga. Samtliga frågor ska vara poängsatta.
Anbudet ska innehålla minst nedanstående uppgifter på samtliga tre (3)
referensuppdrag:
 Titel på befattningen/tjänsten som referensuppdraget avser
 Beställande myndighet, företag/organisation
 När rekryteringen påbörjades
 Kort beskrivning av tjänsten
 Kontaktperson och kontaktuppgifter hos beställaren
3.3 Uppgift om eventuell underleverantörs del av åtagandet
Anbudsgivaren har möjlighet att anlita underleverantörer för utförande av delar
eller hela åtagandet. Om anbudsgivaren åberopar underleverantörers kapacitet
ska detta anges i anbudet.
Anbudsgivarens eventuella underleverantörer ska ha tillräckliga resurser och
kapacitet för den del av uppdraget som underleverantören ska utföra.
Anbudsgivaren ska namnge samtliga underleverantörer, beskrivning av den del
av uppdraget som underleverantören kommer utföra och beskrivning av
underleverantörens platsorganisation inklusive angivelse av antal anställda.
3.4 Miljökrav
Anbudsgivaren ska aktivt arbeta med miljöfrågor. En redovisning av hur
anbudsgivaren arbetar med miljöfrågor, såsom miljöpolicy, miljömål, intyg
om ISO-certifiering eller motsvarande ska bifogas anbudet.
11 (24)
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
12 (24)
4 Krav på tjänsten
4.1 Utbildnings och yrkeskvalifikationer
Konkurrensverket ställer höga krav på kompetens hos de konsulter som ska
utföra rekryteringsuppdragen. Eftersom rekryteringsstödet underlättas av god
kännedom om Konkurrensverkets organisation och arbetssätt ska en person anges
som huvudkonsult i anbudet.
Den huvudkonsult som erbjuds ska:

ha akademisk utbildning inom beteendevetenskap, Human Resources eller
psykologi,

ha certifiering i personlighetstest avsedda för rekryteringsurval som är
granskat av Stiftelsen för Tillämpad Psykologi (STP), Den Norske Veritas
(DNV) eller motsvarande,

ha erfarenhet av rekrytering genom annonsering, search och second
opinion,

kunna svenska språket väl i både tal och skrift,

ha lägst fyra (4) års erfarenhet av att självständigt hantera kompletta
rekryteringsprocesser och personbedömningar samt återkoppling av
aktuella tester till sökande,

ha genomfört minst 10 fullständiga rekryteringar av chefstjänster,

ha erfarenhet av rekryteringar till myndighet.
För att säkerställa att anbudsgivaren kan tillhandahålla efterfrågad kompetens ska
till anbudet bifogas:

namn på huvudkonsulten,

huvudkonsultens CV, meritförteckning eller liknande,

kopia på huvudkonsultens certifieringsintyg på personlighetstest,

huvudkonsultens uppdragslista på 10 fullständiga rekryteringsuppdrag av
chefstjänst varav minst tre (3) uppdrag ska avse rekrytering till myndighet.
Av uppdragslistan ska det framgå titel på befattningen/tjänsten samt för
vilken arbetsgivare uppdraget har genomförts.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
13 (24)
4.2 Tester
Anbudsgivaren ska erbjuda personlighetstest och färdighetstest som är anpassade
till rekrytering och arbetsrelaterade sammanhang. Testerna ska vara lämpliga vid
rekrytering inom det kompetensområde som uppdraget avser. Testerna ska vara
på svenska. Anbudsgivaren ska ha giltiga licensavtal för de tester som utförs.
Tester ska vara granskade av Stiftelsen för Tillämpad Psykologi (STP), Den
Norske Veritas (DNV) eller motsvarande organ som värderats positivt i omdöme
från oberoende granskningsorgan.
För att säkerställa att anbudsgivaren kan tillhandahålla lämpliga tester ska till
anbudet bifogas:
-
förteckning över vilka tester som anbudsgivaren har tillgång till eller
kommer ha tillgång till senast vid avtalsstart,
-
information om vilket organ som certifierat testerna,
-
en kortare beskrivning av hur anbudsgivaren kan säkerställa att
tillhandhålla lämpliga tester för just Konkurrensverkets behov.
4.3 Psykolog
Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla psykolog som har erfarenhet av
rekryteringar och personlighetsbedömningar.
För att säkerställa att anbudsgivaren kan tillhanda psykolog vid speciella
rekryteringstillfällen ska till anbudet bifogas en beskrivning av hur anbudsgivaren
kan tillhandahålla denna tjänst och vilken erfarenhet psykologen har av
personlighetsbedömningar.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
14 (24)
5 Prisuppgifter och utvärdering
5.1 Prisuppgifter
Pris ska lämnas i enlighet med Bilaga 4 – Prisformulär. Pris ska lämnas i SEK
exklusive mervärdesskatt. Pris ska lämna dels för hel rekryteringsprocess samt för
del av process eller tjänst som beskrivs under punkt 6.5 och punkt 6.6 i
avtalsutkastet och i enlighet med prisformuläret. För prissättning av posterna
”tillägg till hel rekryteringsprocess” ska dessa angivna priser gälla endast om
Konkurrensverket avropar hel rekryteringsprocess med samtliga delar enligt
punkt 6.5.1- 6.5.12. Om Konkurrensverket väljer att köpa del av
rekryteringsprocess räknas övriga tjänster som fristående.
Utvärderat pris beräknas i aktuell bilaga. Angivna volymer (viktningstal) utgör
inte någon utfästelse eller bedömd kontraktsvolym utan utgör endast ett
uppskattat värde för utvärderingen.
5.2 Prövning och utvärdering av anbud
Utvärdering av kvalificerade anbud kommer endast ske utifrån lägsta pris.
Konkurrensverket har alltså för avsikt att tilldela avtalet till den anbudsgivare
som lämnar lägst utvärderat pris och uppfyller och accepterar samtliga ska/ska
krav.
Konkurrensverket prövar samtliga inkomna anbud i tre (3) steg.
I steg ett (1) kontrolleras att de formella kraven på anbudet är uppfyllt enligt
punkt 2.4- Formella krav på anbudet samt att avsnitt 3- Krav på anbudsgivaren
uppfylls. Endast de anbudsgivare som uppfyller samtliga krav enligt steg ett (1)
går vidare till steg två (2). De anbud som inte uppfyller samtliga krav i steg ett (1)
läggs åt sidan.
I steg två (2) kontrolleras att anbudet uppfyller de krav som ställs på föremålet för
upphandlingen enligt avsnitt 4- Krav på tjänsten samt att de kommersiella
villkoren accepteras. Endast de anbudsgivare som uppfyller samtliga krav enligt
steg två (2) går vidare till steg tre (3) Utvärdering av pris. De anbud som inte
uppfyller samtliga krav i steg två (2) läggs åt sidan.
I steg tre (3) utvärderas samtliga kvarvarande anbud enligt angiven
tilldelningsgrund. Efterfrågade utvärderingspriser lämnas enligt punkt 5Prisuppgifter och utvärdering. Den anbudsgivare som lämnat lägst utvärderat pris
kommer att antas som leverantör.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
15 (24)
6 Kommersiella villkor
Avtalsvillkoren nedan utgör tillsammans med till avtalet tillhörande handlingar underlag
till det slutliga avtalet mellan Konkurrensverket och leverantören. I det fall
anbudsgivarens anbud antas kommer ett originalavtal att tas fram. Originalavtalet
kommer att ha samma utförande och innehåll som nedan men med kompletterande
uppgifter (leverantörens uppgifter och priser) som saknas i denna version.
6.1 Parter
Mellan Konkurrensverket med organisationsnummer 202100-4342 och
[Leverantören] med organisationsnummer [xx] har följande ramavtal, inklusive
bilagor (Avtalet) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de
villkor som anges i avtalet utföra rekryteringsstöd åt Konkurrensverket
(Uppdrag).
6.2 Avtalshandlingar
Parternas åtagande regleras av nedan angivna handlingar:
1. Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet.
2. Avtalet inklusive bilagor.
3. Förfrågningsunderlaget, daterat den 21 maj 2015, inklusive eventuella
förtydliganden och kompletteringar.
4. Leverantörens anbud, daterad den xx 2015.
Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de
sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen
föranleder annat.
6.3 Avtalstid
Avtalet anses slutet från det datum Avtalet är behörigen undertecknat av båda
parter. Uppdrag startar dock tidigast den 1 september 2015 och Avtalet gäller
därefter i två (2) år fram till och med den xx 2017.
Konkurrensverket äger rätt men inte skyldighet att förlänga Avtalet med ett (1) år.
Avtalstiden kan således som längst uppgå till tre (3) år. Önskar Konkurrensverket
nyttja rätten till förlängning ska en skriftlig förlängning ske senast tre (3) månader
innan avtalstidens utgång. Avtalet upphör utan föregående uppsägning.
6.4 Avtalets omfattning
Avtalet omfattar rekryteringsstöd vid de rekryteringar som Konkurrensverket
behöver konsulthjälp med enligt Förfrågningsunderlag daterat den 21 maj 2015.
Rekryteringarna kommer främst gälla chefer och eventuellt handläggare.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
Konkurrensverket kan komma att avropa antingen hel rekryteringsprocess eller
del av process samt second opinion, search, personlighetstest och färdighetstest
som kan avropas som fristående tjänst eller som tillägg till hel eller del av
rekryteringsprocess.
Konkurrensverket garanterar ingen volym av Uppdrag under avtalstiden utan
avropar alltså när behov uppstår.
6.5 Omfattningen av rekryteringsprocess
En rekryteringsprocess omfattar följande delar:
6.5.1 Behovsanalys och kravprofil
Ansvarig konsult ska tillsammans med Konkurrensverket gå igenom och
dokumentera behovet. Konsulten ska ta fram en komplett kravprofil för
anställningen.
6.5.2 Upprättande av tidplan
Ansvarig konsult ska tillsammans med Konkurrensverket upprätta en tidplan för
hela rekryteringsprocessen.
6.5.3 Annonsutformning
Framtagande av fulltextannons. Annonsplats på Leverantörens webbplats ska
ingå i angivet pris (Konkurrensverket ansvarar och bekostar införande av externa
annonsplatser).
6.5.4 Vara kontaktperson
Ansvarig konsult ska vara väl insatt i uppdraget och finnas tillgänglig för att
svara på frågor under uppdragstiden.
6.5.5 Mottagande av intresseanmälan
Intresseanmälan skickas från sökande till Leverantören eller till
Konkurrensverket.
6.5.6 Urval
Urval sker från den upprättade kravprofilen. I urvalsprocessen ska de lagar och
förordningar som gäller för anställningsförfarandet inom statlig förvalting
beaktas. Diskriminering oavsett orsak får inte förekomma i någon del av
rekryteringsprocessen.
6.5.7 Avstämning
Avrapportering ska ske av ansvarig konsult muntligt. I avrapporteringen ska
tydligt framgå hur kandidaternas profil överensstämmer med kravprofilen.
16 (24)
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
17 (24)
6.5.8 Intervju
Intervju sker i Stockholm och ska som grundprincip alltid ske genom ett
personligt möte. Om Konkurrensverket medger kan video/telefonintervju
genomföras. Vid hel rekryteringsprocess kallar ansvarig konsult kandidater till
intervju. Intervjuer av kandidater ska ske genom kompetensbaserade
intervjufrågor där sakliga grunder så som förtjänst och skicklighet säkerställs.
Konkurrensverket kan välja att ha en representant med vid intervju.
6.5.9 Avstämning
Avstämning sker med Konkurrensverket efter intervju.
6.5.10 Referenstagning
Referenstagning görs av Leverantören.
6.5.11 Avrapportering
Avrapportering ska ske av ansvarig konsult. I avrapporteringen ska tydligt
framgå hur kanditernas profil överensstämmer med kravprofilen. Avrapportering
sker på plats hos Konkurrensverket eller per telefon om Konkurrensverkets så
medger.
6.5.12 Återkoppling till kandidater
De kandidater som varit på intervju men inte erbjuds anställning kontaktas per
telefon av ansvarig konsult för att informeras om detta.
6.6 Second opinion, search, personlighetstest och färdighetstest
Second opinion, search, personlighetstest och färdighetstest kan utföras som en
fristående tjänst eller som ett tillägg till hel eller delar av rekryteringsprocess.
6.6.1 Second opinion
Ett oberoende utlåtande avseende en eller flera slutkandidater i en redan
genomförd rekryteringsprocess. En helhetsbedömning genomförs genom
personlighetstest, färdighetstest och djupintervju av utvalda kandidater. Intervju
sker i Stockholm och ska som grundprincip alltid ske genom ett personligt möte.
Om Konkurrensverket medger kan video/telefonintervju genomföras. Kallelse och
intervju görs av ansvarig konsult. Syftet att få en fördjupad bild av den sökande
och dennes personliga förmåga, sociala förmågor, ledarskapsförmågor och
intellektuella färdigheter. Avstämning sker med Konkurrensverket efter intervjun.
6.6.2 Search
Search är att aktivt söka fram lämpliga kandidater som ett komplement till de
ansökningar som inkommer utifrån den annonserade tjänsten. Leverantören ska
på olika sätt och genom olika kanaler söka fram och initiera kontakt med personer
med lämplig bakgrund. Leverantören ska redovisa vilka kandidater man tillfört
urvalet genom search samt en beskrivning hur processen gått till och vilka kanaler
man har använt.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
18 (24)
6.6.3 Personlighetstest och färdighetstest
Före genomförandet ska tester gås igenom med Konkurrensverket för ökad
förståelse för resultatet samt att Konkurrensverket ges möjlighet att komplettera
kravprofilen med eventuella tilläggsfrågor/fördjupningsområden. Testningen ska
alltid utgå från en tydlig kravprofil och innehålla en intervju med kandidaten
utifrån profilen samt en återkoppling till både Konkurrensverket och kandidat.
6.7 Tester
Personlighetstest och färdighetstest ska vara anpassade till rekrytering och
arbetsrelaterade sammanhang. Testerna ska vara lämpliga vid rekrytering inom
det kompetensområde som Uppdraget avser. Testerna ska vara på svenska.
Leverantören ska ha giltiga licensavtal för de tester som utförs.
6.8 Samarbete och kontaktpersoner
Båda parter ska kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av
betydelse för Avtalets genomförande.
Parterna ska utse minst en kontaktperson var som ansvarar för frågor som avser
Avtalet. Om kontaktpersonen byts ut ska part omgående meddela den andra
parten.
Kontaktpersoner för Avtalet:
Konkurrensverket
Namn
Befattning
Telefonnummer
E-post
Leverantören
Namn
Befattning
Telefonnummer
E-post
6.9 Beställning
Leverantören ska finnas tillgänglig för beställning samt rådgivning via telefon och
e-post. Leverantören ska besvara via e-post beställning av uppdrag näst
kommande vardag.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
19 (24)
Konsultation inför ett eventuellt Uppdrag ska vara kostnadsfritt för
Konkurrensverket.
Senast fem (5) arbetsdagar efter beställning ska Leverantören finnas tillgänglig för
uppstartsmöte gällande Uppdraget.
6.10 Avstämningsmöten
I de fall Konkurrensverket kallar till avstämningsmöte ska Leverantörens
kontaktperson kunna komma till Konkurrensverkets senast fem (5) arbetsdagar
räknat från den dag Konkurrensverket påkallat om mötet. Detta ska ske utan
kostnad för Konkurrensverket.
6.11 Pris, fakturering, e-handel
6.11.1 Pris
Ersättning utgår enligt bilaga xx, prisbilagan. Priserna anges i SEK exklusive
mervärdesskatt.
Priserna inkluderar samtliga kostnader för Uppdragets genomförande. Ingen
ersättning utgår för eventuella resor, restid m.m.
6.11.2 Betalning
Betalning sker i efterskott mot faktura efter slutfört och godkänt Uppdrag. Villkor
som tagits in i fakturan ensidigt av Leverantören såsom fakturaavgift accepteras
inte.
Konkurrensverket ska till Leverantören utge betalning för levererade Uppdrag,
senast trettio (30) dagar efter dagen då faktura som uppfyller villkoren i punkten
6.11.3- Fakturering har inkommit till Konkurrensverket.
Om Konkurrensverket inte utger betalning för utfört Uppdrag i enlighet med
villkoren i Avtalet är Konkurrensverket skyldig att till Leverantören utge
dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) och annan lagstadgad ersättning som
utgår i anledning av försenad betalning. Inga andra påföljder får göras gällande i
anledning av försenad betalning.
6.11.3 Fakturering
Fakturan ska innehålla följande uppgifter: Avtalsnummer xx, fakturadatum,
förfallodatum, fakturanummer, Leverantörens fullständiga namn och adress,
organisationsnummer, plus- eller bankgironummer, totalbelopp samt
momsbelopp.
6.11.4 Faktureringsadress
Anges vid avtalsskrivning.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
20 (24)
6.11.5 Prisjustering
Avtalade priser ska vara fasta under avtalsperioden. Vid eventuell förlängning
kan avtalade priser justeras om part så begär. Som underlag för prisjustering ska
Statistiska centralbyråns arbetskostnadsindex för tjänstemän inom privat sektor
AKI, tabell AKI näringsgren SNI N ”företag inom uthyrning, fastighetsservice,
resetjänster och andra stödtjänster”. Justering ska ske efter det av SCB publicerad
preliminära indexvärdet (januari 2008=100), som basmånad gäller maj 2015 och
som jämförelsemånad april 2017.
Begäran om prisjustering ska skriftligen anmälas till den andra parten minst en
månad före ikraftträdande. Justeringen måste godkännas skriftligen av båda
parterna för att vara giltig och förändringen får tillämpas tidigast vid närmast
påföljande kalendermånadsskifte efter att Konkurrensverket godkänt ändringen.
Nya priser gäller under hela förlängningsperioden. Regleringen ska endast ske
om prisändringarna uppgår till mer än +/- 2 procent.
6.11.6 E-handel
Konkurrensverket kommer att införa elektronisk e-handel via en tjänst från
Statens servicecenter. Denna tjänst innebär att ett elektroniskt inköpssystem
kommer nyttjas. Leverantören ska därför på begäran av Konkurrensverket ansluta
till myndighetens elektroniska e- handelssystem och faktureringssystem enligt
anvisningar och vid den tidpunkt Konkurrensverket väljer.
6.12 Leverantörens åtagande
Leverantören förbinder sig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt
agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer.
Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av
sina åtagande enligt Avtalet.
Leverantören förbinder sig att utföra Uppdraget i enlighet med de instruktioner
som kan meddelas av Konkurrensverket.
6.13 Konkurrensverkets åtagande
Konkurrensverket lämnar ingen garantivolym under avtalstiden utan avropar
Uppdrag när behov uppstår i de rekryteringar som Konkurrensverket inte
kommer genomföra helt på egen hand.
Konkurrensverket förbehåller sig rätten att i enskilda fall vid behov kunna anlita
annan leverantör för en specifik rekrytering.
Konkurrensverket åtar sig att erlägga betalning i enlighet med villkoren i Avtalet
och till avtalat pris för utfört Uppdrag.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
21 (24)
6.14 Avbrytande av uppdrag
Konkurrensverket har rätt att avbryta pågående Uppdrag när som helst under
pågående Uppdrag. Leverantören ska då avveckla Uppdraget så fort som möjligt
och till minsta möjliga kostnad.
6.15 Statistik och uppföljning
Leverantören ska kostnadsfritt och på begäran av Konkurrensverket lämna
statistik till Konkurrensverket. Statistiken ska innehålla uppdrag, tidpunkter samt
kostnader. Statistiken skickas till Konkurrensverkets kontaktperson.
6.16 Uppföljning och kontroll
De krav som ställts i denna upphandling kommer följas upp löpande under
avtalsperioden. Leverantören ska under hela avtalstiden aktivt medverka till
Konkurrensverkets uppföljning av Uppdraget och självmant påtala brister eller
problem samt komma med lösningsförslag oavsett om Konkurrensverket
uppmärksammat dem eller inte.
6.17 Ansvarig huvudkonsult
Leverantören ska ha rätt att använda annan personal än huvudkonsulten efter
Konkurrensverkets godkännande. För godkännande ska personens kompetens
och erfarenhet motsvara huvudkonsultens. Om Konkurrensverket finner en
konsult olämplig ska Leverantören skyndsamt erbjuda en ersättare.
6.18 Arbetsgivaransvar och underleverantörer
Leverantören förbinder sig att under avtalsperioden fullgöra sina skyldigheter
och rättigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter.
Leverantören har möjlighet att använda sig av underleverantörer efter
godkännande av Konkurrensverket vid utförande av hela eller delar av
Uppdragen. Kontakt med Konkurrensverket ska i första hand ske genom
Leverantören. Underleverantörer har inte rätt att fakturera Konkurrensverket
direkt.
Leverantören ansvarar fullt ut för underleverantörs arbete så som för sitt eget.
6.19 Garanti
Om Leverantören inte presenterar någon kandidat som Konkurrensverket finner
lämplig att anställa ska Leverantören presentera nya kandidater utan kostnad.
6.20 Sekretess och tystnadsplikt
Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess- och tystnadsplikt som
gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) OSL. Leverantören är
även skyldig att tillse att anställda, underleverantörer och andra som
Leverantören svarar för inser vikten av och beaktar dessa regler och föreskrifter.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
22 (24)
Leverantören får inte utan Konkurrensverkets medgivande röja uppgifter som
Leverantören fått tillgång till eller upprättat vid utförandet av Uppdrag enligt
detta Avtal. Leverantören får inte heller lämna ut handlingar som erhållits i
samband med utförandet av Uppdrag till tredje man.
Sekretess gäller även då Avtalet upphört att gälla.
6.21 Marknadsföring
Leverantören äger inte rätt att använda Konkurrensverkets namn i
marknadsföring eller annat offentligt sammanhang utan att i förväg ha inhämtat
skriftligt medgivande från Konkurrensverket.
6.22 Försäkring
Leverantören förbinder sig att under hela avtalstiden inneha giltig
ansvarsförsäkring som minst uppgår till det belopp som är brukligt inom
branschen.
Leverantören är skyldig att på begäran från Konkurrensverket omedelbart visa
upp skriftligt bevis på betalda försäkringsavgifter.
6.23 Ansvar
6.23.1 Dröjsmål med Uppdragets utförande
Dröjsmål föreligger om hela eller delar av avropat Uppdrag inte levereras enligt
överenskommelse mellan parterna och under förutsättning att detta inte beror på
någon omständighet från Konkurrensverkets sida.
6.23.2 Fel i Uppdragets utförande
Fel föreligger om resultatet avviker från vad som avtalats eller vad
Konkurrensverket med hänsyn till detta Avtal har rätt att kräva.
6.23.3 Påföljder vid fel
Vid dröjsmål eller fel som inte beror på något förhållande från Konkurrensverkets
sida äger Konkurrensverket rätt att
•
Kräva att felet avhjälps eller att Uppdraget fullgörs på Leverantörens
bekostnad.
•
Hålla inne betalningen.
•
Göra avdrag på priset i den utsträckning som motsvarar felet eller
dröjsmålet.
•
Säga upp Avtalet.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
23 (24)
6.24 Uppsägning av Avtalet
Konkurrensverket ska ha möjlighet att säga upp, hela eller delar av Avtalet med
tre månaders uppsägningstid utan speciell anledning. Sägs Avtalet upp i förtid
utan speciell anledning utgår ersättning till Leverantören för upparbetade
kostnader och styrkta nödvändiga avvecklingskostnader. Uppsägning ska ske
skriftligt för att vara giltig.
Konkurrensverket har rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet helt eller
delvis utan kompensation om Leverantören efter Avtalets ingående gör sig
skyldig till avtalsbrott genom att väsentligen brista i sina åtaganden enligt detta
Avtal, Förfrågningsunderlaget eller annan handling eller överenskommelse som
utgör del i Avtalet, om Leverantören trots att felet påtalats inte har vidtagit
rättelse inom trettio (30) dagar.
Oaktat att rättelse vidtas äger Konkurrensverket rätt att säga upp Avtalet för de
fall Leverantören vid upprepade tillfällen väsentligen brister i sitt åtagande enligt
detta Avtal, Förfrågningsunderlag eller annan handling eller överenskommelse
som utgör del av Avtalet.
Konkurrensverket har därutöver rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet
helt eller delvis om Leverantören försatts i, eller blivit föremål för ansökan om,
konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare inställt sina
betalningar eller erhållit näringsförbud. Detsamma gäller om Leverantören dömts
för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, eller på annat
sätt gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller inte fullgjort sina
åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter.
Konkurrensverket har därutöver rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet
helt eller delvis om Leverantören före eller efter Avtalets ingående underlåtit att
lämna uppgifter om Leverantören som är av väsentligt betydelse för Avtalets
tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet.
Leverantören har rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet helt eller delvis
om Konkurrensverket efter Avtalets ingående gjort sig skyldig till avtalsbrott
genom att brista i sina åtaganden enligt Avtal eller annan handling eller
överenskommelse som utgör del i Avtalet mellan parterna, om Konkurrensverket
trots att felet påtalats inte har vidtagit rättelse inom trettio (30) dagar.
6.25 Ansvarsbegränsning
Leverantören är inte i något fall skyldig att ersätta Konkurrensverket för indirekt
eller följdskada på grund av förlorad vinst, förlorad besparing eller förlorade
intäkter, under förutsättning att skadan inte orsakats uppsåtligen eller av
oaktsamhet.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2015-05-21 Dnr 367/2015
24 (24)
6.26 Force majeure
Part befrias från sina åtaganden enligt detta Avtal om fullgörandet av det
förhindras på grund av omständighet utanför parts kontroll, som skäligen inte
hade kunnat förutses vid Avtalets tecknande och vars följder skäligen inte kunnat
undvikas eller övervinnas. Omständigheter som räknas hit är krig, krigsliknande
tillstånd, eldsvåda, myndighetsbeslut.
Beror dröjsmålet på någon part anlitad för att helt eller delvis fullgöra åtagandena
enligt Avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som
parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket.
Part som avser åberopa en sådan omständighet ska omedelbart skriftligen
underrätta motparten om detta. Då åberopad omständighet upphör ska parten
omedelbart återuppta sina skyldigheter enligt Avtalet.
6.27 Tvist
Tvist på grund av detta Avtal ska i första hand lösas av parterna, i andra hand ska
tvist avgöras i allmän domstol i enlighet med svensk lag.
Den omständigheten att tvist hänskjutits till rättsligt avgörande berättigar i sig
inte Leverantören att ensidigt avbryta Avtalet. Inte heller äger Konkurrensverket
rätt att innehålla belopp som inte direkt omfattas av tvisten, eller underlåta att i
övrigt fullgöra sina åligganden.
6.28 Överlåtelse och ändringar
Part får inte utan den andra partens skriftliga medgivanden överlåta detta Avtal
på annan fysisk eller juridisk person eller på andra sätt ändra eller göra tillägg till
Avtalet. Ändringar av och tillägg till Avtalet är bindande endast om de är
skriftliga och behörigen undertecknade av Parterna.
6.29 Avtalets undertecknande
Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt.
Xxx
Xxxx