Kommunstyrelsens reviderade dokumenthanteringsplan med

Sida
Tjänsteskrivelse
Datum
2015-09-03
1(1)
/Ärendebeteckning/
/Ärendetyp/
Kommunledningsförvaltning
Eva Sjöström ,/Eget_Telefonnr/
/Eget_Epost/
Kommunstyrelsens reviderade dokumenthanteringsplan
med arkivbeskrivning
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen godkänner den reviderade dokumenthanteringsplanen med
arkivbeskrivning för kommunstyrelsen
Sammanfattning
Enligt Kristinehamns kommuns arkivreglemente KF § 26/09, ska varje
myndighet, nämnd och styrelse upprätta en dokumenthanteringsplan med
arkivbeskrivning som ger information om vilka slags handlingar som kan finnas
i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat.
Kommunstyrelsen beslutade enligt § 167/10 att godkänna den upprättade
dokumenthanteringsplanen och senare även tillhörande arkivbeskrivning KS §
5/1. Enligt arkivreglementet ska dokumenthanteringsplanen och
arkivbeskrivningen regelbundet revideras.
Arkivreglementets krav att ha en arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan
grundas på bestämmelser i offentlighetslagstiftningen.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse 2015-09-03
Reviderad dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för kommunstyrelsen
Skickas till
Kommunsekreterare
Registrator
Peter Eskebrink
Kanslichef
KRISTINEHAMNS KOMMUN
Postadress
1. Kommunledningsförvaltningen
681 84 Kristinehamn
Eva Sjöström
Registrator
E-post
[email protected]
Besöksadress
/Eget_Besöksadress1/
Kungsgatan 30
Telefon
0550-880 00 vx
Fax
/Eget_Fax/
Bankgiro
110-0213
Organisationsnr
212000-1868
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Datum
2009-10-06-Reviderad 2015-09-03
Kommunstyrelsen
Antagen av
Inledning
Dokumenthanteringsplanen syftar till att tydliggöra hur vi hanterar kommunstyrelsens handlingar samt underlätta sökbarheten för desamma. I denna
plan benämns allt för handling.
De handlingar i avsnitten personalavdelning, ekonomiavdelning, upphandling, projekt samt EU-projekt som rör övergripande administrativa
handlingar gäller för hela kommunen. Förvaringsplats kan vara olika beroende av utrymme eller format.
Viktigt att uppmärksamma att särskilda regler gäller för bevarande/gallring av handlingar som rör EU-projekt.
Handlingar ska alltid förvaras på ett betryggande sätt utifrån brand- och sekretessaspekten. Mer information om krav på arkivlokaler finns
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:6, 1997:3). Samråd ska föras med Stadsarkivet.
Arkivansvarig/arkivredogörare ska utses på varje avdelning inom kommunstyrelsen. Information ska lämnas till Stadsarkivet om vem som är
arkivansvarig.
En arkivbeskrivning upprättas, (enligt 6 § arkivlagen, ArkL (1990:782) som gör det möjligt att hitta handlingar oavsett förändringar i organisation,
d v s en historisk beskrivning av hur organisationen har förändrats över tid. Arkivbeskrivningen ska kompletteras med en dokumenthanteringsplan.
Denna handling bör även revideras regelbundet.
Dokumenthanteringsplanen är uppbyggd på följande sätt:
Handlingstyp
Vad är det för handling? Exempelvis e-post, tjänsteskrivelse, protokoll, upprättade skrivelser m m.
Sekretess
Här anges vilken sekretess § enligt Offentlighet- och sekretesslagen, (2009:400) som är lämplig. Sekretessen prövas alltid i fall handlingen begärs
utlämnad.
2
Förvaringsplats
Ger information om var handlingen ska förvaras. Kan vara ärendeakt i närarkiv, i pärm/akt på tjänsterum. Handlingar som ska bevaras överförs till
stadsarkivet efter överenskommelse med arkivarie. Handlingar får aldrig överlämnas till Stadsarkivet utan samråd och godkännande av arkivarien.
Registrering (Reg)
Markering att handlingen ska registreras. Handlingen kan registreras genom diarieföring i ärendehanteringssystem. D står för att handlingen ska
diarieföras i ärendehanteringssystemet Följande uppgifter ska anges när handlingen registreras: Datum när handlingen inkom/upprättades,
ärendebeskrivning, från/till vem, ansvarig handläggare. När det gäller sekretessbelagda handlingar ska alltid hänvisning finnas till vilken
sekretessparagraf som är tillämplig.
När ingen markering gjorts innebär det att handlingen kan förvaras i pärm, digitalt eller ordnat systematiskt på annat sätt.
Bevaras/gallras
Anger om handlingen ska bevaras eller om/när den får gallras.
Kommentar
Här anges eventuella ytterligare förtydliganden
3
Kommunledningsförvaltningens gemensamma handlingar
Handlingstyp
Sekretess
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Närarkiv
Närarkiv
Närarkiv
D
D
D
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Ta ut månadsvis ur LEX rapport till KS
Tas ut årsvis från LEX till ärendeakt
Revideras
Gallras
omgående
1 år
RAFS 1991:6, ex reklam
Diarie
Diarie/postlista
Ärendelistor
Dokumenthanteringsplan
E-post
E-post av mycket ringa eller tillfällig
betydelse
E-post av ringa betydelse
E-postdiarie/digitalt
E-post som blir/hör till ett ärende
Närarkiv
D
Bevaras
Handlingar av ringa betydelse
Cirkulär, skrifter, reklam etc
Tex. allmänna synpunkter, information etc.
Handläggaren skickar kopia till ks-diarie
Skrivs ut för diarieföring
(RAFS 1991:6)
Ex cirkulär från SKL, skrifter etc för
kännedom
Sparas digitalt 1 år i Ks diarie
Hos resp. handl.
1 år
Hos resp. handl.
Vid inakt.
Vid inakt.
Arbetsmaterial, kladdar, minnesanteckningar och
korrespondens m.m. av tillfällig karaktär
Hos resp. handl.
Vid inakt.
Gallras om ej av vikt för ärendet, av vikt till
registrator för arkivering
Inbjudningar – upprättade
Närarkiv
Bevaras
1 ex av inbjudningar till konferenser,
evenemang et.c i kommunens regi
Sparas digitalt 1 år i Ks diarie
För kännedom, original förvaras på resp.
nämnd/förbund/bolag
Inkomna/utgående handlingar av ringa betydelse
Kursinbjudningar
Inbjudningar - inkommande
Handlingar/protokoll nämnder, kommunalförbund,
bolag där kommunen är hel- el. delägare
Systematiskt i pärm
hos registrator
D
Vid inakt.
Vid inakt.
4
Handlingstyp
Sekretess
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Närarkiv
Närarkiv
Närarkiv
Närarkiv
Närarkiv
D
D
D
D
D
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Även på kommunens intranät
För kommunfullmäktige, råd, grupper etc.
Även på kommunens intranät
Även på kommunens intranät
Även på kommunens intranät
Närarkiv
Närarkiv
Närarkiv
D
D
D
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Närarkiv
Närarkiv
Närarkiv
Akt/pärm
Pärm hos kom.sekr
Systematiskt på
fastighetsavd.
D
D
D
D
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras
Närarkiv
Närarkiv
Närarkiv
Närarkiv
Pärm
Närarkiv
Närarkiv
D
D
D
D
D
D
D
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Närarkiv
Närarkiv
D
D
Bevaras
Bevaras
Styrdokument
Reglementen
Arbetsordningar
Handlingsplaner/program
Policys
Tillväxtprogram
Remisser
Inkomna och upprättade remisser
Upprättade och inkomna remissvar, yttranden
Yttranden
Överklagningsärenden
Yttrande
Dom
Avslag om utlämnade av allmän handling
Delegeringsordning
Delegeringsbeslut
Lagakraftbeslut gällande fastighetsförsäljning
Redovisas för nämnden
Övriga handlingar
Risk- och sårbarhetsanalys
Rapporter, utredningar etc.
Systemförvaltningsplaner
IT-handbok
Övriga inkomna/upprättade skrivelser
Statistik
Tjänsteanteckning
18Kap 13 §
Ansökningar
- föreningsbidrag
- andra typer av bidrag
Enligt lag 2006:544.
Egen producerade eller beställda
IT-system som kommuner använder
Även på kommunens intranät
Hanteras inom förvaltningen/nämnden
Sammanställningen bevaras
Av vikt för ärendet
5
Handlingstyp
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Närarkiv
Närarkiv
Pärm hos ansvarig
handläggare
D
Bevaras
10 år
2 år
Ex. samarbetsavtal, samverkansavtal
10 år efter avtaltidens utgång
Leasingavtal etc.
Gallras 2 år efter avtaltidens slut.
- egenproducerad (ej ifylld)
- sammanställning av resultat
- ifyllda enkäter
Närarkiv
Närarkiv
Resp. handläggare
D
D
Foton
Tjänsterum/digitalt
Gallras
Pärm,
datumordning
IT/digitalt
Pärm tjänsterum
1 år
Förvaras hos info.avd.
Vid inakt.
Bevaras
Pärm tjänsterum
Bevaras
Ansv. handl.
Pärm,
Vid inakt.
Vid inakt.
Informations ansvarig
1 ex av varje bevaras, vid behov kort
bakgrundsbeskivning
Ex marknadsföringsinsatser, vid behov kort
bakgrundsbeskrivning
Öppettider, sammanträden etc.
Ex interna och externa nyhetsbrev
Avtal
- av strategisk betydelse
- som har betydelse ur revisionssynpunkt
- med kortvarig betydelse
.
Enkäter
Bevaras
Bevaras
Gallras
Under förutsättning att en sammanställning
gjorts
Information/marknadsföring
Pressmeddelanden, pressinbjudningar
Kommunens websidor
Egenproducerade el. beställda broschyrer, foldrar,
informationsblad, affischer ect
Marknadsföring och annonsering av större vikt
Annonsunderlag av ringa karaktär
Digitalt informationsmaterial
6
Nämndhandlingar
Avser nämndhandlingar för kommunstyrelsens arbets-, personal- och ekonomiutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Kungörelse KF:s sammanträden
Kallelser
Protokoll
Mötesanteckningar
Register/innehållsförteckning fullmäktiges handlingar
och protokoll
Kommunfullmäktiges handlingar
Handlingar till ks och ksau
Pärm närarkiv
Pärm närarkiv
Pärm närarkiv
Pärm närarkiv
Pärm närarkiv
Tjänsteskrivelser
Motion/medborgarförslag
Interpellation/fråga
Valberedningens protokoll
Avsägelser uppdrag
Sammanräkning från Länsstyrelsen
Förtroendemannaregister
Närarkiv
Närarkiv
Närarkiv
Pärm
Närarkiv
Närarkiv
Pärm
D
D
D
Ekonomiska rapporter
DVD-inspelning från KF:s sammanträden
Närarkiv
Kommunarkiv/DVDskiva
D
Pärm
D
D
D
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Annonsunderlaget
Bevaras
-
Inbinds för varje år
Originalen finns diarieförda.
Handlingarna finns även på hemsidan
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inakt.
Protokollsutdrag diarieförs i resp. ärende
KomL
KomL
Gallras vid revidering, alla uppgifter lagras
digitalt i Troman
Bevaras
Bevaras
Arbetsgrupp tillsatt av kommunstyrelsen/kommunfullmäktige Ex. Stadsmiljökomittén, Trygghets- och
folkhälsorådet, Kommunala Handikapprådet (KHR), Demokrati- och framtidsgruppen.
Handlingstyp
Kallelse
Mötesanteckningar/protokoll
Inkomna/upprättade skrivelser
Inkomna/upprättade/Utgående skrivelser (KHR)
Sekr.
Förvaringsplats
Pärm tjänsterum
Pärm tjänsterum
Pärm tjänsterum
Pärm tjänsterum
Reg.
Bevaras/
Gallras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Kommentar
Förvaras hos handikappkonsulenten
7
Planavdelningens handlingar
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Lagakraftvunna översiktsplaner
Ärendeakt
D
D
Bevaras
Bevaras
Lagakraftvunna detaljplaner
Ärendeakt
D
Bevaras
Lagakraftvunna områdesbestämmelser
Ärendeakt
Ärendeakt
D/R
Bevaras
Även på kommunens hemsida
Se separat förteckning över
detaljplaner och områdesbestämmelser
Se separat förteckning över
detaljplaner och områdesbestämmelser
Ex bullerkartering eller andra utredningar av
betydelse för planarbetet
Tider för utställning, samråd etc,
Utredningar/inventeringar
Tjänstemans kontor
och/eller digitalt
Tjänstemans kontor
och/eller digitalt
Tidplaner
Lathundar
Gallras
Gallras
Ex rutiner för ev överklaganden,
planprocessen
Upprättade handlingar (ny, ändrad, upphävd)
Ingående handlingar till detaljplaner och områdesbestämmelser
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Ärendeakt
D/R
Bevaras
Ärendeakt
D/R
Bevaras
Ärendeakt
D/R
Bevaras
Förvaras på arkivpapper som
originalhandling
Förvaras på arkivpapper som
originalhandling
Förvaras på arkivpapper som
originalhandling
Ärendeakt
Ärendeakt
D/R
D/R
Bevaras
Bevaras
Ärendeakt
D/R
Bevaras
Plankarta
Planbeskrivning
Genomförandebeskrivning
Behovsbedömning
Sekr
Fastighetsförteckning
Samrådsredogörelse
Betecknas som "särskilt utlåtande"
vid enkelt planförfarande. Förvaras på
arkivpapper som originalhandling
8
Handlingstyp
Sekr.
Utställningsutlåtande
Program
Miljökonsekvensbeskrivning
Kungörelser
Delgivningslista
Upplysning om antagande
Besvärshänvisning
Laga kraft-bevis
Planeringsavtal
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Ärendeakt
Ärendeakt
Ärendeakt
Ärendeakt
Ärendeakt
Ärendeakt
Ärendeakt
Ärendeakt
Ärendeakt
D/R
D/R
D/R
D/R
D/R
D/R
D/R
D/R
D/R
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
KS arkiv
Tjänsterum
D
Gallras
Sammanställs i
samrådsredogörelse/utställningsutlåtande
Finns kvar i
samrådsredogörelse/utställningsutlåtande
Inklusive ingående handlingar
Förvaras på arkivpapper
Inkomna handlingar
Handlingstyp
Hemställan om upprättande av detaljplan
Sekr.
Synpunkter vid samråd och utställning
Tjänsterum
Remissynpunkter från Länsstyrelsen
Överklaganden
Gallras
Ärendeakt
Tjänstemans kontor
och/eller digitalt
Ärendeakt
D
D
Bevaras
Bevaras
D
Bevaras
Ärendeakt
D
Bevaras
Myndighetsbeslut enligt annan lag än PBL
Ärendeakt
D
Bevaras
Domstolshandlingar, utslag etc.
Ärendeakt
D
Bevaras
Underlagsmaterial från Länsstyrelsen
Beslut om överprövning av
Länsstyrelsen
Beslut om upphävande av strandskydd
9
Turistbyrån/Framtidsrummets handlingar
Handlingstyp
Sekr.
Sammanträdesprotokoll: Vänerland, Östra Värmland
och turismgruppen
Egenproducerade el. beställda broschyrer, foldrar,
informationsblad, affischer etc
Marknadsföring, annonsering av större vikt
Annonsunderlag av ringa karaktär
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Pärm på tjänsterum
Bevaras
Förvaras på Kristinehamns turistbyrå
Pärm på tjänsterum
Bevaras
Pärm på tjänsterum
Ansv. handl.
Bevaras
Vid inakt.
1 ex av varje bevaras på Kristinehamns
turistbyrå
Ex marknadsföringsinsatser
Öppettider, sammanträden etc.
Ungdomsforums handlingar
Handlingstyp
Ungdomsforums mötesprotokoll
Inkomna skrivelser till ungdomsforum
Mötesanteckningar
Projekt rörande ungdomsfrågor
Inkomna och upprättade skrivelser ang. internationella
ungdomsutbyten (Ungdomsstyrelsen)
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
.
23 kap
Pärm tjänsterum
Pärm tjänsterum
Pärm tjänsterum
Pärm tjänsterum
Låst skåp tjänsterum
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Verksamhetssystem som förvaltas av kommunledningsförvaltningen
LEX
Troman
R
Kommentar
Arbetsgrupper som BUT etc.
Ex. Communicare (ej EU-projekt)
10
Personalavdelningen
Respektive nämnd/styrelse för förvaltning är arkivansvarig för handlingarna utom i de fall annat anges i kommentarkolumnen.
Personalakt överförs till stadsarkivet cirka fyra år efter avslutad anställning.
Verksamhetssystem som förvaltas av personalavdelningen
Capella
Personec P
WinLas
Qlickwiew
Verksamhetssystem som förvaltas av annan avdelning/förvaltning och som används av personalavdelningen
KIR – Kommuninevånaregistret
Time Care
Time Pool
Economa
Externa system som används av personalavdelningen
SAM BASIC
BAS AON Hewitt
2 HR – lönekartläggning – AON Hewitt
Aditro recruit
Anställning
Handlingstyp
Annons
Ansökan om anställning
– förteckning över sökande
Ansökan om anställning
- handlingar från den som anställs (bifogas
anställningsavtal som träffas vid respektive
förvaltning)
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Aditro
Aditro
2 år
2 år
Personalakt/närarkiv
Bevaras
Kommentar
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
11
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning. Behövs för uppdatering
av anställningstid.
Anställningsavtal
Personalakt/närarkiv
Bevaras
Anställnings upphörande (beviljat entledigande,
uppsägning, avsked)
Beslut om ändrad lön
Personalakt/närarkiv
Bevaras
Personalakt/närarkiv
Bevaras
Arbetsgivarintyg (gamla listor) 1984-2002
Närarkiv
Gallras
Vid in akt
Besked om att tidsbegränsad anställning upphör
Brev om att ansökan om anställning mottagits
Brev till sökande som inte fått anställning
Företrädesrätt till återanställning, skapade rapporter
från WinLas.
Tjänsterum
Tjänsterum
Tjänsterum
Tjänsterum
3 år
Vid in akt
Vid in akt
2 år
Individuella avtal/beslut om lön, distansarbete,
pensioner, uppsägningar m.m.
Intresseanmälan (spontanansökan) via mail
Intresseanmälan (spontanansökan) via brev
Intyg om kurs, utbildning som lämnas in av
arbetstagaren
Nyanställningsundersökning (Undersökning som
genomförs vid företagshälsovård innan avtal om
anställning träffas)
Rekryteringstest
- för den som anställs
- för den som inte anställs
Personalakt/närarkiv
39 kap
§§ 1-2
.
Bevaras
E-postdiarie/digitalt
Tjänsterum
Personalakt/närarkiv
Vid in akt
Vid in akt
Bevaras
Tjänsterum
5 år
Personalakt/närarkiv
Bevaras
2 år
Mail via Aditro Recruit
Mail via Aditro Recruit
In aktualitet inträder när tiden att föra talan
löpt ut. Förvaras ordnat t.ex. i pärm eller på
server.
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Besvaras alltid.
Besvaras alltid.
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Registreras i de fall då sekretess kan
förekomma.
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
12
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Sekretessbevis för anställd
Personalakt/Närarkiv
Bevaras
Utdrag ur belastningsregister
Personalakt/Närarkiv
Bevaras
Tjänstgöringsintyg/betyg
Personalakt/Närarkiv
Bevaras
Varsel till arbetstagarorganisation om upphörande av
tidsbegränsad anställning
Personalakt/Närarkiv
3 år
Arbetsmiljö/rehabilitering
Handlingstyp
Sekr.
Register över arbetsskadeärende
Olycksfall/tillbudsrapport
Arbetsskadeanmälan till Försäkringskassan (Kopia)
39 kap
§§ 1-2
Skadeanmälan TFA/TFA-KL (Kopia)
Anmälan till avtalsgruppförsäkring (AGS)
Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala
frågor samt rehabilitering på individnivå
Förteckning över skyddsombud
39 kap
§§ 1-2
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Tjänsterum
Tjänsterum
Bevaras
2 år
Personalakt/Närarkiv
Bevaras
Personalakt/Närarkiv
Bevaras
Tjänsterum
Tjänsterum
2 år
Bevaras
Tjänsterum
2 år
Skrivs ut 1 gång/år
Rapport om när en personskada kunde ha
inträffat. Underlag för systematiskt
arbetsmiljöarbete.
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning. Originalet bevaras hos
FK. Slutet kuvert i personalakt.
Kommunledningsförvaltningens
personalavd. Original bevaras hos AFA.
Endast sida 2. Originalet bevaras hos AFA
Vid pågående ärende förvaras akt inlåst hos
ansvarig handläggare. Avslutat ärende
överförs i slutet kuvert till personalakt med
beaktande av sekretess. Avser utredningen
en grupp/ett arbetslag förvaras ärendet inlåst
hos respektive förvaltnings personalfunktion.
Kommunledn.förv.pers.avdelning. Gallras 2
år efter mandatperiodens slut.
13
Policies/riktlinjer/handlingsplaner Kommunövergripande inom personal och arbetsmiljöområdena
Handlingstyp
Sekr.
Polices beslutade av KF
Riktlinjer beslutade av KS, kommun- eller
personalchef
Program och handlingsplaner beslutade av
kommunstyrelsen, kommunchef eller personalchef
Förvaringsplats
Reg.
Kommentar
D
D
Bevaras/
Gallras
Bevaras
Bevaras
Ärendeakt, närarkiv
Ärendeakt, närarkiv
Ärendeakt, närarkiv
D
Bevaras
Personalhandbok på intranätet
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Inakt
Inakt
Inaktualitet inträder då nytt avtal träffats
Inaktualitet inträder när sista medarbetaren
som omfattats av avtalet avlidit och eventuell
efterlevandepension slutbetalats.
Två original upprättas varav parterna tar var
sitt.
Personalhandbok på intranätet
Personalhandbok på intranätet
Kollektivavtal
Handlingstyp
Sekr.
Centrala kollektivavtal
Centrala pensionsavtal och reglementen
Tjänsterum
Tjänsterum
Lokala kollektivavtal
(Kommunledningsförvaltningen tecknar lokala
kollektivavtal)
Närarkiv
D
Bevaras
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Löneöversyn
Handlingstyp
Sekr.
Underlag för löneöversyn
Tjänsterum/server
Inakt
Minnesanteckningar från uppstart löneöversyn
alternativt protokoll från inledande
löneöversynsförhandling.
Minnesanteckningar från avstämning och
fastställande av löner efter löneöversyn alternativt
protokoll från förhandling/avstämning med
fastställande av nya löner.
Närarkiv
10 år
Närarkiv
10 år
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
14
Facklig samverkan, förhandling
Handlingstyp
Sekr.
Lokala samverkansöverenskommelser
Protokoll med bilagor från samverkan på
förvaltningsnivå Kommunledningsförvaltning
Protokoll från förvaltningarnas samverkansgrupper
Kommunledningsförvaltning
Protokoll från förhandling enligt
medbestämmandelagen (MBL)
Protokoll från förvaltningarnas samverkansgrupper
Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar
Dokumentation av medarbetarsamtal
Förteckning över fackligt förtroendevalda
Förvaringsplats
Reg
Bevaras/
Gallras
Ärendeakt, närarkiv
Ärendeakt, närarkiv
D
D
Bevaras
Bevaras
Ärendeakt, närarkiv
D
Bevaras
Ärendeakt, närarkiv
D
Bevaras
Ärendeakt, närarkiv
Tjänsterum
Tjänsterum
Tjänsterum
D
Bevaras
2 år
Inakt
2 år
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Ärendeakt, närarkiv
Ärendeakt, närarkiv
Personalakt, närarkiv
D
D
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Kommentar
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning. Gallras 2 år efter
mandatperiodens slut.
Tvister mm
Handlingstyp
Sekr.
Kommentar
Lokal tvisteförhandling:
Begäran om överläggning
Förhandlingsprotokoll
Ogiltigförklarande av uppsägning, underrättelse enligt
LAS 40-41 §§
Central tvisteförhandling:
Förhandlingsprotokoll
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Diarieförs på samma dnr som lokal
tvisteförhandling. Hanteras av
kommunledningsförvaltningen.
Ärendeakt, närarkiv
D
Bevaras
15
Meddelande om att tvist nått central nivå
Stämning av och/eller mot kommunen
Överklagan av dom
Ärendeakt, närarkiv
Ärendeakt, närarkiv
Ärendeakt, närarkiv
D
D
D
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Inakt
alternativt
Bevaras
Förvaras i särskild ordning eller ärendeakt
tills beslut fattats om skriftlig varning ska
meddelas eller inte. Meddelas varningen
överförs handlingen till personakt.
Förvaras i särskild ordning eller ärendeakt
tills beslut fattats om skriftlig varning ska
meddelas eller inte. Meddelas varningen
överförs handlingen till personakt.
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Disciplinpåföljd/varning
Handlingstyp
Sekr.
Övervägande om varning till anställd
Underrättelse till facket om övervägd varning
Tjänsterum
Inakt
alternativt
Bevaras
Skriftlig varning till anställd
Personalakt,närarkiv
Bevaras
Uppsägning
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Besked om uppsägning/avsked
Personalakt,närarkiv
Bevaras
Egen begäran om uppsägning
Personalakt,närarkiv
Bevaras
Varsel till Länsarbetsnämnd (ej personanknutet)
Turordningslistor
Varsel till arbetstagarorganisation (personanknutet)
Ärendeakt, närarkiv
Ärendeakt, närarkiv
Personalakt, närarkiv
Underrättelse om övervägd uppsägning av personliga
Personalakt, närarkiv
D
D
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Kommunledningsförvaltningens
16
skäl
personalavdelning
Löneadministration – Lönegrundande underlag .
Handlingstyp
Sekr.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Löneavdelningen
Löneavdelningen
Personec P/digitalt
Server/digitalt
10 år
2 år
Inkomna pappersunderlag
5 år
Skapas digitalt i lönesystemet. Original
skrivs ut och skickas till arbetstagaren.
Kopia sparas digitalt.
Löneavdelningen
2 år
Löneavdelningen
Löneavdelningen
Löneavdelningen
Löneavdelningen
2 år
10 år
10 år
10 år
Anmälan om förlorad arbetsinkomst
Intyg om förlorad arbetsinkomst
Underlag för manuell lön
Reseräkningar med bilagor
Löneavdelningen
Löneavdelningen
Löneavdelningen
Löneavdelningen
10 år
Inakt
10 år
10 år
Sjukförsäkran
Personec P/digitalt
2 år
Läkarintyg (kopia av sidan 2) som styrker rätt till
sjukledighet
Löneavdelningen/sys
2 år
Anmälningar till Försäkringskassan av sjukdomsfall
som fortsätter efter sjuklöneperiodens slut
Personec P/digitalt
2 år
Månadsrapport/tjänstgöringsuppgift
Ledighetsansökningar
Arbetsgivarintyg
Skatteuppgifter (jämkningsbeslut, begäran om
skatteavdrag)
Utmätnings- och införselbeslut
Arvodeslistor (förtroendevalda politiker)
Underlag för arvode uppdragstagare mm
Underlag för arvode familjehem/kontaktpersoner
39 Kap
§ 1-3
Förvaringsplats
Reg.
Genomförda resor samt utlägg i samband
med resor.
Pappersunderlag för personal som inte
rapporterar via Personec P självservice finns
på löneavdelningen
För hantering av läkarintyg i samband med
rehabiliteringsinsatser – se avsnitt
Arbetsmiljö/rehabilitering.
17
Beslut från Försäkringskassan om ersättning från
första sjukdagen till arbetstagare med omfattande
korttidsfrånvaro
Löneavdelningen/sys
10 år
Högriskskydd/särskilt högriskskydd för
arbetstagare med omfattande sjukfrånvaro
(AMOS).
Ansökningar om ersättning från Försäkringskassan för
kostnader för arbetstagare med omfattande
korttidsfrånvaro
Löneavdelningen/sys
10 år
AMOS
Beslut om sjukersättning, tidsbegränsad sjukersättning
mm
Beslut om indragen sjukpenning
Avisering om adressändring
Avisering och övriga handlingar rörande namnändring
Personalakt, KS arkiv
Bevaras
Personalakt, KS arkiv
Personec P/digitalt
Personalakt
Bevaras
Vid inakt
Bevaras
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Kommunledningsförv. personalavdelning
Löneavdelningen/Självservice
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Flextid
Personec P/digitalt
2 år
Underlag för hemvårdsbidrag, omkostnadsersättning,
utlägg mm
Underlag för utbetalning av friskvårdspeng
Underlag för avdrag avseende:
- länskort
- hem PC
- kostavdrag
- motorvärmare
Övertid-/mertidsuppgifter
Löneavdelningen/sys
10 år
Löneavdelningen/sys
Löneavdelningen/sys
10 år
2 år
Personec P/digitalt
10 år
Schema
Personec P/digitalt
2 år
Pappersunderlag före 2003 finns på
löneavdelningen
Pappersunderlag finns på löneavdelningen
Löneadministration – sammanställningar och avstämningar av lönehändelser
Handlingstyp
Loggsammanställningar Personec P
Sek.
Förvaringsplats
Servern/digitalt
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
10 år
Redovisar genomförda transaktioner, inkl
eventuella ändringar, vem som registrerat
vad och när
18
Sammanställningar över lönearter
Personec P/digitalt
Bevaras
Kodbeskrivning till lönearterna (orsakerna) i
vårt digitala lönesystem (Personec P).
Pappersunderlag före 2003 finns på
löneavdelningen
Pappersunderlag före 2003 finns i
Stadsarkivet.
Får gallras vid inaktualitet om uppgifterna
framgår av
lönesammanställningar/lönespecifikationer
Integrationer med externa intressenter för
periodvisa rapporteringar, t ex
Försäkringskassan avseende information vid
sjukdom längre än 14 dagar.
Lönesammanställningar/lönespecifikationer
Personec P/digitalt
Bevaras
Sammanställningar över beräkningar av retroaktiva
löner
Personec P/digitalt
Gallras
Avstämningar av ringa eller tillfällig betydelse för
kontroll av transaktionsinformation
Löneavdelningen/Serv
er/sys
2 månader
Uppgifter för skatteredovisning
Löneavdelning/Server
/sys
10 år
Uppgifter som redovisar preliminär skatt,
kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer
mm. Script som sparas ner på speciellt ställe.
Uppgifter som visar avvikelser i samband med
löneberäkningar
Sammanställningar för avisering om olika personal –
och lönehändelser
Personec P/digitalt
2 år
Fel och signallistor
Löneavdelningen/sys
Vid inakt
T ex Pensionsavgångar eller slutdatum för
tillfälligt anställda
Övertids-/mertidsrapporter
Personec P/digitalt
2 år
Finns i Utdata Plus. Skickas varje månad till
resp chef.
Övriga sammanställningar och avstämningar avseende
lönehändelser
Personec P/digitalt
Vid inakt
Löneadministration - statistik
Handlingstyp
Novemberstatistik till Sveriges Kommuner och
Landsting (SKL).
Sekr.
Förvaringsplats
Digitalt
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
2 år
Skickas som fil.
19
Statistik till SCB
- lönestatistik
- arbetsställenummer
- sjukfrånvaro
- med mera
Handlingstyp
Digitalt
Sekr.
Tillfälliga sammanställningar från Databasen
Underlag till styrkort
PS Utdata (jämförelseunderlag för statistik)
Förvaringsplats
Reg.
Tjänsterum
Digitalt
Digitalt
2 år
Skickas som fil.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Vid inakt
2 år
2 år
Skickas som fil
Pension
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Efter beslut om pension.
Årsfil till KPA/Pensionsvalet
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Handlingar i samband med pensionsutredningar
Pensionsavgifter
Pensionsbrev
Handläggare/sys
Personec P/digitalt
Personalakt, KS arkiv
Vid inakt
10 år
Bevaras
Avgiftsbefrielse
Personalakt, KS arkiv
Bevaras
Underrättelse om pensions upphörande vid dödsfall
Tjänsterum
2 år
Anmälan om avliden arbetstagare till
Tjänstegrupplivförsäkring för anställd
Anmälan om avliden arbetstagare till
Tjänstegrupplivförsäkring för tidigare anställd
Dödsfallsanmälan till Tjänstegrupplivförsäkringen för
anställd
Dödsfallsanmälan till Tjänstegrupplivförsäkringen för
tidigare anställd
Löneväxling till pension
Personalakt, KS arkiv
Bevaras
Tjänsterum
2 år
Personalakt, KS arkiv
Bevaras
Tjänsterum
2 år
Personalakt, KS arkiv
Bevaras
Sammanställning över aktuella löneväxlingar
Digitalt
2 år
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Kommunledningsförvaltningens
personalavdelning
Skickas till KPA
20
Ekonomiavdelningen
Generellt ska ekonomiavdelningens handlingar överlämnas till Stadsarkivet efter 2 år om inget annat anges.
Alla räkenskaper för 0-år skall bevaras.
Datasystem som ägs av ekonomiavdelningen
Devis-X – ekonomisystem
Economa budget/prognos
FTB – Faktura till betalning (Leverantörsreskontra)
Datasystem som ägs av andra förvaltningar, men används av ekonomiavdelningen (Kundreskontra)
Maximilia – Äldreomsorgsprogram
Booking - Fritidsprogram
Ecos - Miljöprogram
HUSAR - Hyresprogram
Future – Vatten/avlopp, renhållning och sophämtningsprogram (konsumtionsavgifter)
VIVA – IFO/omsorgsprogram
Pro Capita – Barnomsorg och Musikskoleavgifter
Kommungemensamma ekonomihandlingar
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Förteckning av beslutsattestanter
Resp nämndprotokoll
D
Bevaras
AMS-bidrag (original) till skattekontot som ej är
verifikation
Internbudget, gäller förvaltning
Närarkiv
10 år
Resp. nämnd skickar kopia till
ekonomiavd, ek.adv. gallrar kopiorna vid
inaktualitet.
Hanteras av ekonomiavdelningen
Bevaras
Arkiveras genom resp nämnds protokoll
Inventarieförteckning, gäller förvaltningar
Tjänsterum
Vid inakt
Inträder vid uppdatering
Investeringsredovisning (igångsättningstillstånd och
slutredovisning)
Internkontrollplaner
Närarkiv
5 år
Hanteras av ekonomiavdelningen
Bevaras
Arkiveras genom resp nämnds protokoll
Se kommentar
Se kommentar
D
D
21
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Inköpskort Visa B card– ansökan o kvittens av kort
Närarkiv
Vid inakt
Hanteras av ekonomiavdelningen
Kvittensblock
Närarkiv
2 år
Hanteras av ekonomiavdelningen
Kassahantering – Underlag som finns ute på olika
förvaltningar som ej inlämnas till kassan t ex kassarullar
från kassaapparat, kortläsare mm
Månadsprognoser, gäller förvaltning
Se kommentar
2 år
Gäller berörda nämnder och förvaras enl
gällande rutiner inom resp nämnd
Bevaras
Arkiveras genom resp nämnds protokoll
Radio/TV-avgifter för kommunen
Tjänsterum
2 år
Hanteras av ekonomiavdelningen
Rekvisitioner
Rekvisitionsblock använda (kopior)
Semesterlöneskuldlistor per person
Se kommentar
Tjänsterum
2 år
Vid inakt
Lämnas vid inköp, inget krav på arkivex
Hanteras av resp förvaltning
Hanteras av ekonomiavdelningen
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Utskrift - bilaga till bokslut – Stadsarkiv
Se kommentar
D
Ekonomihandlingar - kommunledningsförvaltningens ekonomiavdelning
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Anläggningsregister
Digitalt DevisX
Bevaras
Kontoplan (förteckning över internredovisningsbegrepp) samt beskrivning av redovisningens
uppbyggnad
Närarkiv
Bevaras
Redovisning SCB, räkenskapssammandrag
Tjänsterum
Vid inakt
Sambox kopior
Tjänsterum
2 år
Skatteredovisning (skattekontot)
Närarkiv
10 år
Redovisning av deponi av dagskassor (t ex från, Museét och Turistbyrån
m fl)
Arbetsgivaravgifter, Löneskatt, Moms
mm
22
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Taxor och avgifter inkl Taxekatalog –
sammanställning av alla kommunens
taxor och avgifter
Se kommentar
D
Bevaras
Arkiveras genom KS/KF nämndprotokoll.
Övergripande reglementen och policys för t ex
ekonomisk förvaltning, budgetprocessen,
attestreglemente, fodringsbevakning, räkenskapsinformation, reglementen för redovisning,
internkontroll, ekonomiska transaktioner samt för
finansiering
Se kommentar
D
Bevaras
Arkiveras genom KS/KF nämndprotokoll
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Budget original, slutprodukt
Se kommentar
D
Bevaras
Sammanställd budget för hela
kommunen
Arkiveras genom KS/KF nämndprotokoll
Budget, underlag registrering ekonomisystem
Tjänsterum
Bevaras
Hanteras av ekonomiavdelningen
Månadsredovisning för hela kommunen
Se kommentar
D
Bevaras
Års- och delårsbokslut
Bokslutshandlingar med specifikationer
Se kommentar
D
Bevaras
Arkiveras genom KS/KF nämndprotokoll
Resultat- och balansräkning samt
kassaflödesanalys med tillhörande noter
och upprättade specifikationer, bilagor
Arkiveras genom KS/KF nämndprotokoll
Budgethandlingar
Handlingstyp
Sekr.
23
Händelser i ekonomisystem
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Avser de listor som inte är verifikat
Autogiro, Bankgirolistor
Närarkiv
2 år
Autogiro, överföring till Bg (verifikat)
Närarkiv
13 år
Autogiromedgivanden
Tjänsterum
Vid inakt
Avstämningslistor över integrerade poster
avs intäkter och utgifter
Tjänsterum
2 år
Avstämningslistor felhantering/råbalans
Digitalt DevisX
10 år
Bokföringsunderlag, verifikat
-bokföringsorder
Grundverifikat; internräkningar
Tjänsterum
innevarande år,
därefter närarkiv
13 år
Beordrade betalningsuppdrag (listor)
Tjänsterum
innevarande år,
därefter närarkiv
Tjänsterum
13 år
Vid inakt
Sparas så länge avtalet gäller
Digitalt
Vid inakt
Datasystem: Devis-X och FTB
Tjänsterum
innevarande år,
därefter närarkiv
Se kommentar
10 år
EDI-avtal (de avtal som upprättas mellan kommunen
och resp leverantör vid elektronisk fakturering)
Handböcker för ekonomisystem (finns på intranätet)
Interndebitering, A-prisrutin
Internkontrollrapporter
Kassahantering – handkassa – verifikationer
Tjänsterum
innevarande år,
därefter närarkiv
D
Bevaras
13 år
Återlämnas när inte medgivandet längre
gäller
Utskrift till stadsarkiv
Arkiveras genom KS/KF nämndprotokoll
24
Kundreskontra
- Debiteringslistor fakturor
I resp databas/server
Manuella underlag i
närarkiv
Kontoutdrag bank (verifikat)
Tjänsterum
innevarande år,
därefter närarkiv
13 år
Krav för konsumtionsavgifter:
-Inkassokrav
-Erinran efter krav
-Avstängningar (va-avgifter)
Krav för övriga avgifter:
-Betalningspåminnelser
-Inkassokrav
Datasystem: Future
Digitalt
2 år
Datasystem: Devis-X
Digitalt
2 år
Leverantörsreskontra
- Grundverifikat; leverantörsfaktura, utanordning
Närarkiv
13 år
Följesedlar bifogas leverantörsfaktura om
den ej är komplett, övriga gallras vid
inakt.
Överförs till Stadsarkiv vid behov av
utrymme efter samråd med arkivarie
Scannas in i FTB
Devis-X, FTB, Budget/prognos
13 år
Digitalt
Transaktionslista (utbetalningslista från försystem),
annan utbetalningshandling
Systemdokumentation
Tjänsterum
Digitalt
Vid inakt
Bevaras
Upplägg av ny Devis-X och FTB användare
Tjänsterum
10 år
Filer från datasystemen: Booking, Ecos,
HUSAR, Future, Maximilia, VIVA, Pro
Capita skickas till Devis-X
25
Värdepapper, lån mm
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Deklarationer
Ärendeakt
D
Bevaras
Förteckning över värdepapper
Kassaskåp i närarkiv
Låneakter
-upplåningsbesked
-lösta lån
-amorteringsplan
-bevakningslistor
Kassaskåp i närarkiv
Mervärdesskattsdeklaration
Ärendeakt
Pantbrev
-egna
Kassaskåp i närarkiv
Bevaras
Bevaras
Vid inakt
Vid inakt
Vid inakt
Placeringar
-placeringsbesked
-övriga underlag
Värdehandlingar
Kassaskåp i närarkiv
Reverser/skuldebrev
Kassaskåp i närarkiv
Närarkiv
Gallras vid slutbetalning av lån
Gallras vid slutbetalning av lån
Gallras vid slutbetalning av lån
6 år
D
-utlämnade lån
Kommentar
Bevaras
Se
kommentar
Bevaras
Se
kommentar
Se
kommentar
Se
kommentar
Återlämnas vid slutbetalning av lån
Gallras vid placeringens slut
Innehåller andelar, bostadsrättsbevis,
grundfondsmedel, aktier, obligationer,
inteckningar samt garantiförbinder.
Sparas så länge kommunen har innehavet
eller handlingen gäller
Återlämnas vid slutbetalning av lån
26
Försäkringar Gäller sakförsäkringar t ex försäkringar för fartyg, egendom, allrisk, arbetsområde, skog, utställning, följdskador, ansvar,
konsultansvar, miljöansvar, förmögenhetsbrott, rättskydd vid miljöbrott, datorer, maskiner, hem, olycksfall, tjänsteresor samt fordon.
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Incident- och skaderapporter som ej blir
ett försäkringsärende.
Skador som blir ett försäkringsärende
Sparas i 10 år efter försäkringens utgång,
om inte oavslutat försäkringsfall finns.
Skaderapporter/Polisrapporter
Tjänsterum
2 år
Försäkringsärenden
Närarkiv
10 år
Skaderedovisning (årlig sammanställning) Statistik
Närarkiv
10 år
Försäkringsbrev/Premier/Avtal/Villkor för gällande
försäkringar (årsvis)
Närarkiv
10 år
Register över oregistrerade fordon
Närarkiv
10 år
Egendomsregister
Närarkiv
10 år
Årsredovisning/Riskhanteringsberättelse
Ärendeakt
D
Bevaras
Avtal försäkringsmäklare
Ärendeakt
D
Bevaras
Reg.
Bevaras/
Gallras
Nämnd- eller stiftelses förvaltning av fonder och stiftelser
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Ansökan om medel inkl ev bilagor
21 kap
§1
Beslut om utdelning ur fond
Tjänsterum
innevarande år,
därefter närarkiv
-”-
Deklarationer
-”-
10 år
D
Bevaras
10 år
Kommentar
27
Korrespondens med tillsynsmyndigheten
(Länsstyrelsen)
Korrespondens med Skatteverket
-”-
10 år
-”-
10 år
Protokoll
-”-
10 år
Sammanställning över disponibla medel
-”-
10 år
Stadgar
-”-
D
Bevaras
Stiftelseurkund
-”-
D
Bevaras
Testamenten
Verifikationer (löpande redovisning)
Årsbokslut
Redovisning, resultaträkning, balansräkning,
förvaltningsberättelse, revisionsberättelse
-”-”-”-
D
Bevaras
10 år
Bevaras
D
Upphandlingsärenden
Respektive nämnd/förvaltning är arkivansvarig för handlingar utom i de fall annat uttryckligen anges i kommentarkolumnen.
När ett anbud ej längre gäller (har utgått) överförs och förvaras handlingarna i Stadsarkivet.
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Avtal/kontrakt om leasing som förvaltning upprättar
med stöd av ramavtal, t ex bilar, kopiatorer
6:2,
8:10
efter
prövn.
Se kommentar
D
2 år
Sparas i 2 år efter att avtalet upphört att
gälla
hos resp förvaltning/nämnd
28
Förvaltningens kopia av antaget anbud
6:2
Arkivskåp – närarkiv
D
Bevaras
- Inköpsgrundande handlingar, t ex anskaffningsbeslut,
investeringsbeslut och inköpsanmodan
6:2
Arkivskåp - närarkiv
D
Bevaras
- Annons med inbjudan till ansökan om att få lämna
anbud, formgivningstävling eller annan inbjudan att
inkomma med intresseanmälan
6:2
Arkivskåp – närarkiv
D
Bevaras
- Förfrågningsunderlag och underlag för
anbudsansökan eller motsvarande
19 kap
§3
Arkivskåp - närarkiv
D
Bevaras
- Av det anbud eller motsvarande som antagits: anbud,
anbudsansökan, tävlingsbidrag, bekräftelse om
deltagande inom ramen för kvalifikationssystem och
motsvarande handlingar samt begärda förtydliganden
och kompletteringar
- Protokoll över öppning av anbud, förteckning över
anbud och motsvarande
- Dokumentation från förhandling, provning, tester,
muntlig presentation vid upphandling samt tagande av
referenser
, 8:10
efter
prövn.
Arkivskåp - närarkiv
D
Bevaras
19 kap
§3
19 kap
§3
Arkivskåp - närarkiv
D
Bevaras
Arkivskåp - närarkiv
D
Bevaras
- Sammanställning över kvalificering av anbudsgivare
och utvärdering av anbud
19 kap
§3
Arkivskåp - närarkiv
D
Bevaras
- Handlingar rörande beslut, skälen till beslut om
upphandling eller beslut om att avbryta en
upphandling, här avses även tilldelningsbeslut
- Överprövning
19 kap
§3
Arkivskåp - närarkiv
D
Bevaras
Anbudsoriginal hanteras av
upphandlingsenheten,
ekonomiavdelningen. I de fall där egen
nämnd beslutar om att anta
säljare/leverantör ska kopia på antaget
anbud arkiveras som beslutsunderlag
tillsammans med nämndbeslutet.
Förvaras i TENDSIGN
29
- Upphandlingskontrakt med bilagor
19 kap
§3
19 kap
§3
Arkivskåp - närarkiv
D
Bevaras
Se kommentar
D
Bevaras
19 kap
§3
19 kap
§3
Tjänsterum
D
Bevaras
Tjänsterum
Se
kommentar
Förvaltningens kopia av ej antaget anbud
19 kap
§3
Tjänsterum
2 år
Ramavtal för upphandling av varor och tjänster som
upphandlingsenheten tecknat övergripande för
kommunen
Ramavtal för en specifik förvaltning
19 kap
§3
Arkivskåp - närarkiv
D
Bevaras
19 kap
§3
Se kommentar
D
Bevaras
- Beställning eller motsvarande handlingar vid avrop
mot ramavtal, i de fall värdet av det beställda
överstiger ringa belopp
- Handlingar vid direktupphandling, i de fall värdet av
det upphandlade överstiger ett ringa belopp
Övriga inköpshandlingar
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Gallras när tiden för att begära
skadestånd har gått ut, när handlingarna
inte behövs för redovisning, kontroll,
revision eller behövs för styrkande av
fodringar eller andra rättsliga åtgärder
Original hanteras av
upphandlingsenheten, kommunledningskontoret. Ej antagna anbud
förvaras separat och gallras efter 2 år
Hanteras av upphandlingsenheten,
ekonomiavdelningen
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Projektdokumentation
Följande definition används för projekt inom Kristinehamns kommun:
Ett projekt ska innehålla tydliga mål, vara tidsbegränsat och vara en aktivitet utöver den ordinarie verksamheten.
Projektdokumentationen innehåller i första hand handlingar i original. I vissa fall förvaras original på annat ställe. Det kan t ex vara aktuellt vid avtal.
I sådana fall ska en kopia av handlingen läggas i den diarieförda projektakten. Syftet med det är att man tydligt ska kunna följa projektet i sin helhet.
Projektbeställaren ansvarar för hanteringen av handlingarna. Det praktiska arbetet med handlingarna kan med fördel delegeras till projektledaren. Detta ska då framgå
i projektbeställningen.
Projektdokumentation har ett värde även efter att projektet har avslutats. Ibland behöver handläggare återkoppla till avslutade projekt, dessutom kan
det finnas unika överväganden och beslut som kan bli av intresse för forskningen. Projekthandlingarna skall arkiveras direkt efter att projektet
avslutats.
30
Handlingstyp
Sekr.
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Aktivitetsplan
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Ansökan om projekt
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Avtal/kontrakt
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Beslut i nämnd
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Beslut om antagande i projekt
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Förstudiebeställning
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Mötesanteckningar
Se kommentar
D
Vid inakt
Inträder senast vid slutrapportering
Mötesprotokoll (ej styrgruppsmöte) t ex
 Avstämningsmöte
 Verksamhetsbeslutsmöten
 Överlämningsmöte
 Avslutsmöte
Mötesprotokoll, styrgruppsmöten
Se kommentar
D
Bevaras
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos rep förvaltning/nämnd
Mellan projektbeställare o projektledare
Mellan projektbeställare o projektledare
Mellan projektbeställare o projektledare
Mellan projektbeställare o projektledare
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Projektbeställning
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Projektdokumentation i övrigt t ex anteckningar av
tillfällig betydelse, adresslistor mm
Projektspecifikation
Se kommentar
D
Vid inakt
Inträder senast vid slutrapportering
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Resurskontrakt
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Slutrapport – beskrivning av projektgenomförandet
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
31
Slutredovisning, ekonomisk
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Utvärdering av internt arbete genomförd av extern part
Se kommentar
D
Bevaras
Förvaras hos resp förvaltning/nämnd
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
Kommentar
Akt i närarkiv
D
Bevaras
Förvaringsplats
Reg.
Bevaras/
Gallras
EU-projekt
Handlingstyp
Sekr.
Grupp 1: Den övergripande bindande dokumentationen
Ansökan om projektmedel
Ansökan om utbetalning
Fördjupad projektbeskrivning
Beslut från fonden eller programmet
Rapporter – t.ex. lägesrapport, slutrapport
Medfinansieringsintyg
Revisionsintyg
Avtal
Handlingstyp
Grupp 2:
Sekr.
Tjänsterum
Gallras vid
inakt.
Allmän information av relevans, och som är lätt att
få tag på någon annanstans
Föreskrifter och regler
Information från myndigheter etc.
Grupp 3:
Arbetsmaterial som behövs endast för projektets
genomförande
Budget med kalkyler och beräkningsunderlag
Arbetsplaner
Korrespondens med partners
Korrespondens med finansiärer
Personalens tidredovisning
- av projektägaren anställd personal som arbetar i
projektet
- bidrag i annat än pengar i form av arbetsinsatser
Kommentar

Tjänsterum/ vid avslut
akt i närarkiv

D
D
Gallras
Gallras
Bevaras
Bevaras
Gallras
Gallras
Strukturfonder programperiod
2007-2013 till 31 december 2020
Övriga fonder fem år efter sista
utbetalning
32
Tjänsterum
Grupp 4:
Gallras
Se
kommentar
Kopior ur t.ex. den ekonomiska redovisningen
original finns i huvudmannens arkiv)


Fakturakopior
Dokumentation av betalningar
Utdrag ur räkenskaperna
Upphandlingsärenden
Utdrag ur lönelista
Kopior av kvitton och boardingcards
Underlag som visar att kostnader uppkommit på
affärsmässiga villkor
Handlingstyp
Grupp 5:
Sekr.
Förvaringsplats
Tjänsterum
Reg.
Bevaras/
Gallras
Gallras
Kommentar

Dokumentation kring varje aktivitet
Dokumentation från arrangemang
Anmälningsblanketter
Annonser
Deltagarlistor
Närvarolistor
Program
Hemsidor
Fotografier från arrangemang
Deltagares prov/examen
Examensresultat
Strukturfonder programperiod
2007-2013 till 31 december 2020
Övriga fonder fem år efter sista
utbetalning

Strukturfonder programperiod
2007-2013 till 31 december 2020
Övriga fonder fem år efter sista
utbetalning
Sida
Reviderad 2015-09-07
Datum
1(4)
Referens
2010-10-14
2015.0901 202015-09-01
Kommunledningsförvaltningen
Eva Sjöström
[email protected]
Arkivbeskrivning Kristinehamns kommun,
kommunstyrelsen
KORT HISTORIK
Magistraten kallades stadens högsta styrelse från medeltiden till 1862,
Ordförande i magistraten var stadens borgmästare, de övriga medlemmarna
var rådmännen. Dessa äldre handlingar förvaras på landsarkivet,
Värmlandsarkiv i Karlstad
Den nya kommunallag som träder i kraft 1863 föreskriver att ett stadsfullmäktige bör inrättas då stadens innevånarantal överstiger 3000.
Efter kommunalreformen 1862 överfördes flera av magistratens uppgifter till
stadsfullmäktige och dess förvaltningsorgan. Kristinehamns stadsfullmäktige
som då är högsta beslutande organ, har sitt första möte 18 mars 1865.
Stadsfullmäktiges handlingar i Kristinehamn finns inbundna från 1910 –
1970. Byter sedan namn till kommunfullmäktige och handlingar finns 19711996.
Drätselkammaren inrättades 1859 för att förvalta stadens fasta och lösa
egendom, gator, vägar, broar samt stadens finanser, drätselkammaren blev
kommunstyrelsen vid kommunsammanslagningen 1971. Kommunfullmäktige
kallas kommunens högsta beslutande organ efter 1970.
I stadsarkivet förvaras
- Drätselkontorets protokoll från 1859 -1970
- Stadsfullmäktiges protokoll 1865 – 1970
- Kommunfullmäktiges protokoll 1971- 2005
Fram till 1978 var bilagorna inbundna i protokollen. 1979 infördes separata
diarier för inkomna och utgående handlingar.
Kommunsammanslagningar
Januari 1950 införlivades Varnums socken med Kristinehamns stad (Enligt
Kungl Maj:t beslut 24 mars 1950).
Vid kommunsammanslagningen januari 1971 tillkom Visnums kommun, i
den ingick Rudskoga som varit egen kommun 1863-1951, Björneborg som
var municipalsamhälle 1948-1954, Visnums Kil 1863-1951. Vid samma
tidpunkt tillkom Södra Råda. Och vid kommunsammanslagningen 1971
överfördes Södra Råda till Gullspång och dess handlingar förvaras i Hova.
Handlingar från de upphörda kommunerna förvaras i stadsarkivet.
E-post
Organisationsnr
KRISTINEHAMNS KOMMUN
[email protected]
Postadress
Besöksadress
Telefon
212000-1868
Fax
Bankgiro
PlusGiro
1. Kommunledningsförvaltningen
681 84 Kristinehamn
Uroxen
Kungsgatan 30
0550-880 00 vx
0550-880 11
110-0213
111 00-5
2
Ölme var en egen kommun 1863- 1951. 1952 övergick den till Väse kommun
fram till 1970, del av Ölme blev kvar i Väse kommun som ingår i Karlstads
kommun. Resten av Ölme kom att tillhöra Kristinehamns kommun. Delar av
Ölme kommuns handlingar finns stadsarkivet och resterande del i Karlstads
kommunarkiv under Väse upphörda kommun.
ORGANISATION OCH VERKSAMHET
Kommunstyrelsen ska vidare leda och samordna förvaltningen av kommunens
angelägenheter samt ha uppsikt över övriga nämnders, kommunala bolags och
kommunalförbunds verksamheter. Styrelsen har även ett särskilt ansvar för
kommunens utveckling och ekonomiska ställning.
I Kristinehamn är även kommunstyrelsen krisledningsnämnd, denna nämnd
träder i kraft när en händelse inträffar som man bedömer vara en extraordinär.
Kommunstyrelsens förvaltning är kommunledningsförvaltningen som består
av fem avdelningar: Kommunledningskontoret, ekonomiavdelningen,
personalavdelningen, IT-avdelningen och planeringsavdelningen.
Ansvaret för planfrågor överfördes till kommunstyrelsen enligt det nya
reglementet 2006-07-01, efter att tidigare tillhört miljö- och
byggnadsnämnden. Överföring av handlingar från miljö- och
byggnadsnämndens diarium till kommunstyrelsens skedde 2009-07-01.
Personalavdelningen delades upp med en gemensam administrativ nämnd
(LÖV) 2011-11-01, däri ingår Filipstad, Storfors, Karlskoga Kristinehamn
och Degerfors kommun. Varje kommun ansvarar för sitt eget arkiv.
Personalavdelningen är kvar i Kristinehamn som tidigare.
Konsumentrådgivningen återfördes 2008-07-01 från kommunstyrelsen till
socialnämnden där den tidigare haft sitt hemvist, beslut KF § 19, 2004-03-25
Trygghets- och folkhälsorådet inrättas 2000 (KF § 113, 1999-11-25) ny
organisation KF § 93, 2013-09-26.
Stadsmiljökommittén (bildas 2008)
Demokrati- och framtidsgruppen, bildas 1992 (KF § 32/92) Handlingar
förvaras i pärm i närarkiv.
Kommunala Handikapprådets (KHR) flyttas från socialnämnden till
kommunstyrelsen enligt beslut i Kommunfullmäktige 2004, handlingar
förvaras systematiskt hos rådets handläggare.
De kommunala bolagen 2014 är:
- Kristinehamns Energi AB, bolaget bildas 1995, (KF §149) efter att ha varit
Kristinehams Energiverk.
- KristinehamnsbostäderAB och AB Kristinehamns Industrifastigheter (AKI).
- AKI (AB Kristinehamns Industrifastigheter) 1963-1994 åter 2001 – ff
- KUAB (Kristinehamns Utvecklingsbolag AB) 1987-1994
- KNAB (Kristinehamns Näringslivs AB) t ex EU projekt. 1993-1999
3
-
KBAB (Kristinehamns bostads AB) som från 2011-04-05 bytt namn till
Kristinehamnsbostäder AB.
Kristinehamns Energi AB och Kristinehamnsbostäder registrerar själv sina
handlingar i eget diarium. Statsarkivet arkiverar dessa.
Kommunledningsförvaltningen arbetar kommunövergripande med att stärka
samordning och samsyn mellan förvaltningarna i gemensamma frågor. Inom
förvaltningens ansvar ligger bland annat ärendeberedning till kommunstyrelse
och kommunfullmäktige, finans- och redovisningsfrågor, IT-frågor,
personaladministration, upphandlingar, kommunalrättslig rådgivning,
översiktlig planering för användning av mark och vatten, kommunal
information, kommunväxel, integration av nyanlända, administrativt stöd
samt utveckling av den kommunala verksamheten.
Viktiga handlingstyper: Protokoll från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen
och dess utskott och råd, diarieförda handlingar för kommunens förvaltningar.
Kommunstyrelsens politiska organisation
Kommunstyrelsen i Kristinehamn består november 2014 av elva ledamöter
och nio ersättare, sammansättningen speglar den politiska sammansättningen i
kommunfullmäktige. Under kommunstyrelsen finns tre utskott som
handlägger vissa ärenden inom sina ansvarsområden; arbetsutskottet,
personalutskottet och ekonomiutskottet. Samtliga ärenden, som
facknämnderna inte fått i uppdrag att fatta beslut om, måste till
kommunstyrelsen för yttrande eller beslut. Kommunstyrelsen har egen
beslutsrätt i vissa frågor medan andra måste föras vidare till
kommunfullmäktige för avgörande.
Organisationsskiss över kommunen.
4
SÖKHJÄLPMEDEL
Sökvägar till arkiv
Fram till 1993, används arkivförteckning och diarieböcker.
From 1994-01-01 finns möjlighet till elektronisk sökning av diarieförda
handlingar i kommunens ärendehanteringssystem LEX.
From 2005 används LEX till ärendehantering och nämndadministration
2009-01-01 finns kommunstyrelsens diarieförda handlingar inskannade i LEX
Protokoll och handlingar från kommunfullmäktige och kommunstyrelse binds
in årsvis.
Revisionen har sina handlingar registrerade i eget diarium from 2009-01-01 i
LEX, tidigare ingick det i kommunstyrelsens diarium.
Datasystem som används av förvaltningar under kommunstyrelsen eller
kommunledningskontor
LEX dokument- och ärendehanteringssystem. Under 2014 infördes en
uppdaterad version av LEX, LEX 2.
TROMAN – System, förtroendevalda
PERSONEC - Personalhanteringssystem
Tieto- Enators Kpai/LPS – lönesystem
Devis X - Ekonomisystem
Economa - Budget/prognos
Ekonomiavdelningen använder även ett flertal olika program som ägs av
andra förvaltningar.
Inskränkningar i tillgänglighet
Sekretess råder under pågående upphandling enligt Offentlighets- och
sekretesslagen 19 kap 3 §.
I den personaladministrativa verksamheten gäller sekretess enskilds persons
förhållande Offentlighets- och sekretesslagen 39 kap 1 §.
UPPLYSNINGAR OM DE ALLMÄNNA HANDLINGARNA
Registrator kommunstyrelsen
LAGAR OCH FÖRORDNINGAR
Tryckfrihetsförordning (1976:954)
Kommunallagen (1991:900)
Lag om kommunal redovisning (1997:614)
Arkivlag (1990:782)
Förvaltningslag (1986:223)
Personuppgiftslag (1998:204)
Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)
GALLRINGSREGLER
Allmänna handlingar får gallras enligt lag. I Kristinehamns kommun regleras
gallring genom beslut i arkivreglementet. Gallring fastställs i
dokumenthanteringsplan för de olika nämnderna.
ARKIVANSVAR
Kanslichef kommunstyrelsen
5