docDokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar
download 
Report Transcription
Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar
Sida TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Referens 2015-01-27 Diarienummer 150109 Landstingsdirektörens stab, Personalenheten Landstingsstyrelsen Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar Förslag till beslut Landstingsstyrelsen godkänner ”Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar”. Dokumenthanteringsplanen ska gälla från och med den 1 januari 2015. Bakgrund Revidering har skett av nuvarande ”Bevarande- och gallringsplan för Personaladministrativa handlingar” beslutad den 1 mars 1995 samt ”Tillägg till bevarande- och gallringsplan” beslutad den 1 januari 2002. Båda ersätts med en ny Dokumenthanteringsplan för Personaladministrativa handlingar, enligt bilaga. Mildred Persson PA-systemstrateg Elin Adén Arkivstrateg Bilaga Dokumenthanteringsplan Personaladministrativa handlingar 2015. Webbplats E-post Organisationsnr Landstinget i Kalmar län Ltkalmar.se [email protected] 232100-0073 Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Strömgatan 13 391 26 Kalmar 0480-810 00 vx 833-3007 Dokumenthanteringsplan Personaladministrativa handlingar Riktlinje Syfte Fastställa hur personaladministrativa handlingar ska hållas ordnade, sökbara samt tidsfrister för bevarande och gallring. Mål Ge anvisningar samt råd och stöd gällande bevarande och gallring Giltighet From 2015-01-01 Målgrupp Chefer, personal- och lönefunktionen Ansvarig för dokumentet Personaldirektören Personalenheten, Landstingsdirektörens stab Revideras och följs upp Vid behov Beslutsdatum 2015-05-06 Beslutat av Landstingsstyrelsen Inledning Dokumenthanteringsplanen har tagits fram för att vara ett stöd och ge generella riktlinjer för hur personadministrativa handlingar inom Landstinget i Kalmar län ska hanteras. Råden är förvaltningsövergripande och gäller för all verksamhet som hanterar personadministrativa handlingar. Planen ger anvisningar för hur handlingar ska hållas ordnade, sökbara samt tidsfrister för bevarande och gallring av handlingstyper. Dokumenthanteringsplanen ersätter tidigare upprättad Bevarande- och gallringsplan, beslutad 1995-03-01 samt tillägget till bevarande- och gallringsplan avseende personaladministrativa handlingar beslutad 2002-01-01. Vid framtagandet har hänsyn tagits till: Rättsväsendets krav Verksamhetens krav Forskningens krav Dokumenthanteringsplanen bygger på rekommendationer från Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor och Riksarkivet. Användningsområde Dokumenthanteringsplanen omfattar: Handlingar som traditionellt förekommer i hantering av personaladministration, både på central och lokal nivå. Handlingar som fungerar som underlag för registrering i angivna ITsystem. Handlingar som är utskrifter från angivna IT-system Upplägg Dokumenthanteringsplanen är indelade i följande avsnitt: Anställning Rehabilitering Arbetsmiljö Rekrytering Avveckling Introduktion Facklig samverkan och Personaladministration förhandling Studenter Kompetensutveckling Särskilda anställningsformer Lönebildning Uppföljning I de olika kolumnerna anges typ av handling, om den ska diarieföras, gallringsfrist samt var och hur den förvaras. Bevaras innebär att handlingen bevaras för all framtid. Pappershandlingar som skall bevaras för framtiden skall vara upprättade på åldringsbeständigt eller arkivbeständigt underlag. Om man har anledning att tro att papperet kommer att utsättas för slitage, skall det vara arkivbeständigt. Gallras innebär att handlingen kan förstöras efter en viss tid. Gallringsfrister, när handlingen kan gallras framgår av den gallringstid som anges för just den handlingen. Om det står att en handling kan gallras efter 10 år innebär det att tio hela kalenderår efter innevarande år måste ha förflutit innan handlingen får gallras. Om en handling t ex är daterad år 2005, så innebär det att handlingen kan gallras tidigast den 1 januari 2016. För vissa handlingstyper anges att de kan gallras ”Vid inaktualitet”. Det innebär att handlingarna kan gallras när de inte längre är aktuella för verksamheten. Verksamheten avgör själv när den inte längre behöver dessa handlingar. Förekommande begrepp AB Adato AFA Fiche Heroma LISA LKL-server Navet QlikView Allmänna bestämmelser, kollektivavtal för Sveriges kommuner och landsting IT-stöd för sjuk- och rehabiliteringsprocessen Företag som hanterar landstingets kollektivavtalsförsäkringar Mikrofilm, arkiveringsmedium, användes till och med 1999 IT-stöd för personaladministration inklusive lönehantering from 1998 IT-stöd för arbetsskador och tillbud Server inom Landstinget i Kalmar län Landstinget i Kalmar läns intranät Systemstöd för omvandling av data till relevant utdatainformation 3Q Quando Landstigshälsans IT‐stöd SITHS-kort e-legitimation, id-kort för anställda i landstinget i Kalmar län Kontaktpersoner Vid frågor rörande dokumenthanteringsplanens innehåll kontakta: PAsystem strateg, PA-analytiker eller Förhandlingschef vid personalenheten, landstingsdirektörens stab. ▼▼Anställning Anställningsavtal original Arbetstidsschema Avtal tidsbegränsat chefskap Gallringsfrist Bevaras 2 år Bevaras Medium Papper Digitalt Papper Arkiveringsplats Personakt Heroma Personakt Befattningsbeskrivning Belastningsregister ev. utdrag Bevaras Får inte sparas eller bevaras, se anmärkning Papper Papper Personakt Sparas ej, endast notering kan sparas, se anmärkning Delegeringar Bevaras Papper Personakt Disciplinärenden underlag och beslut Bevaras Papper Personakt Förmånsbilsvärde 10 år Digitalt Förskrivningsrätt inklusive förskrivarkod Bevaras Papper Personalenheten, landstingsdirektörens stab Personakt Legitimationsbevis Bevaras Papper Personakt MBL -protokoll § 11 eller 12 samt andra förhandlingar som berör medarbetare Bevaras Papper Respektive förvaltning Anmärkning Enligt datainspektionen är det olagligt att bevara, registrera eller skanna in uppgiften. Utdraget måste förstöras omgående. Däremot kan uppgift registreras att ett utdrag har inhämtas och uppvisats. Kopia till Personakt Diarieföras ▼▼Anställning Personakter Gallringsfrist Bevaras Medium Papper Arkiveringsplats Personalarkiv Anmärkning Om personakt saknas, kan anställningsuppgifter finnas i matrikelkort. Respektive förvaltnings personalchef ansvarar för personalarkivet Tjänstgöringsintyg/betyg från tidigare arbetsgivare Tjänstgöringsuppgifter Tjänstgöringsuppgifter timavlönade Bevaras Papper Personakt 3 år 3 år, se anmärkning Digitalt Digitalt alternativt papper Heroma Respektive chef eller Tjänstgöringsrapporter tom år 2000 Heroma om rapporten bevaras i papper, är arkiverade i signerats digitalt respektive förvaltnings arkiv. ▼▼Anställning Tystnadsplikt och dataintrång Utbildningsbetyg/bevis förvärvade under anställningen Ändring av löne- och anställningsuppgifter Övertidsjournal Bevaras Bevaras Papper Papper Personakt Personakt 2 år 3 år Papper Digitalt Lönekonsult Heroma Se även löneadministration Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter ▼▼Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar Arbetsskadeanmälan Bevaras Bevaras Digitalt Digitalt LKL-server LISA Arbetskadeärende Bevaras Digitalt LISA Hälsodeklaration Bevaras Papper Personakt Landstingshälsans mapp Ansvarig chef skriver ut original och sänder till försäkringskassan Ansvarig chef skriver ut original och sänder till försäkringskassan Skannas in av Landstinghälsan till deras IT-system Rehabiliteringsutredningar Tillbud Bevaras Bevaras Digitalt Digitalt Adato LISA Diarieföras Arbetsskad e-anmälan ▼▼Avveckling Arbetsgivarintyg Gallringsfrist Vid inaktualitet Medium Digitalt Arkiveringsplats LKL-server Avgång/Uppsägning Avgångsvederlag - beslut om Dödsfall - Intyg LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut Tjänstgöringsbetyg/omdöme Tjänstgöringsintyg Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 2 år Papper Papper Papper Papper Papper Personakt Personakt Personakt Personakt Personalhandläggare Bevaras 2 år Papper Digitalt Personakt LKL-server 10 år 10 år Förhandlingschef Respektive förvaltning Arbetsplatsen Bevaras Papper Papper eller digitalt Papper/ digitalt Papper Bevaras Papper Bevaras Papper Respektive förvaltning Bevaras Papper Respektive förvaltning ▼▼Facklig samverkan, förhandling Förhandlad facklig tid Förhandlingsprotokoll löneöversyn/revisionsförhandlingar med bilagor Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå Protokoll central samverkan Protokoll samverkan och MBL-förhandlingar basenhetsråd Protokoll samverkan och MBL-förhandlingar på förvaltningsnivå Facklig samverkan, förhandling Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) individärenden och förhandlingar enligt § 38 m fl. som inte ingår i förvaltnings- och basenhetsråd 2 år Arkiv, central administrerad verksamhet Respektive basenhet Anmärkning Sparas av respektive lönekonsult på LKL-server Diarieföras Pensionshandläggaren har kopia Sparas av respektive lönekonsult på LKL-server Ingår i diarieförda handlingar Ja Ärenden med politiskt beslut arkiveras centralt ▼▼Kompetensutveckling Utbildningar, program och eventuellt studiematerial i landstingets regi Gallringsfrist Bevaras Medium Papper/ digitalt Arkiveringsplats Respektive förvaltning Utvecklings- kompetensplaner Vid inaktualitet Närmaste chef Utvecklingssamtal Vid inaktualitet Papper/ digitalt Papper/ digitalt Anmärkning Syftet med att handlingarna ska bevaras är att det ska vara möjligt följa, landstingets kompetensutveckling över tid Gallras när anställningen upphör Närmaste chef Gallras när anställningen upphör ▼▼Löneadministration Grundlistor Bevaras Digitalt Heroma 10 år enligt lag men vi ska bevara. Till och med 1997 i pappersform. Därefter i Heromas databas. Grundlistor kan kasseras 10 år efter det att en person gått i pension ▼▼Löneadministration Kontrolluppgift Bevaras Digitalt Heroma Papper tom 1988, sparade på respektive förvaltning tom 1981, därefter centrala personalavd.19891999 sparade på Fiche. From 2000 sparade i Heromas Historikdatabas 2 år Bevaras Papper/ digitalt Digitalt Lönekonsult och i Heroma Heroma Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter kortare än 6 månader Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader from 1990 Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader före 1990 Löneunderlag Bevaras Papper Personakt 2 år Papper Lönekonsult Reseräkningar 10 år Papper Lönekonsult Skattejämkningar eller extra skatt, med mera 10 år Papper/ digitalt Lönekonsult I Heroma finns frånvaro bevarad from 1990. Registreras digitalt i Heroma Rese men reseräkningen skrivs ut och attesteras tillsammans med originalkvitton From 2015-04 sker skattehämtning vid nyanställning via fil från skatteverket. Diarieföras ▼▼Lönebildning Underlag extra utbetalning Gallringsfrist 2 år Medium Papper Arkiveringsplats Lönekonsult Anmärkning ▼▼Löneadministration Utanordningslistan 10 år Heroma Före 2007 sparad i pappersformat hos chef Utlägg ersättning för personligt utlägg Utmätning i lön (beslut om) Ändringsmeddelande avseende löne- eller anställningsstyrande i personalärenden ▼▼Lönebildning Befattningsmallar enligt lönekartläggning Personaldelegationens förhandlingsprotokoll 10 år 10 år 2 år Digitalt, se anmärkning Papper Papper Papper Bevaras Bevaras Digitalt Papper Lönekultur Bevaras Digitalt ▼▼Omställning Omplacering, handlingar Bevaras Papper Personakt Vid pensionsavgång Bevaras Bevaras Papper Papper Papper Pensionshandläggare Sparas tillsammans med beslut om sjukersättning Personakt Pensionshandläggare Bevaras Papper Pensionshandläggare Bevaras Papper Pensionshandläggare ▼▼Pension AFA-beslut Beslut löneväxling Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande Pensionsansökan, särskild avtalspension (garantipension) med beslut och överenskommelse Pensionslösningar, landstingsråd, avtal om särskilda Diarieföras Lönekonsult Lönekonsult Lönekonsult LKL-server Diariet landstingsdirektörens stab Personalenheten, landstingsdirektörens stab Ja Kopia sparas hos lönekonsult i 2 år. ▼▼Pension Pensionsunderlag, aktualiseringar Pensionsunderlag från pensionsmyndighet Pension, förhandsberäkningar Signallistor/rättelselistor till pensionsbolag månadskörning Signallistor/rättelselistor till pensionsbolag årstömning Återkrav av pensioner ▼▼Personalvård Friskvårdsbidrag Försäkringsavtal Gallringsfrist Bevaras 2 år Vid inaktualitet 2 år Medium Papper Papper Papper Papper Arkiveringsplats Anmärkning Pensionshandläggare Pensionshandläggare Pensionshandläggare Pensionsassistent 2 år Papper Pensionshandläggare 10 år Papper Pensionshandläggare 10 år Bevaras Papper Papper Lönekonsult Centrala diariet Personalenkäter sammanställning Bevaras Papper Terminalglasögon, ansökan och beslut 10 år Digitalt Respektive Till exempel medarbetarenkäten förvaltnings personalenhet Raindance 10 år pga. att det är ett ekonomiskt underlag. Skannas och sparas i Raindance med fakturan Bevaras Bevaras Digitalt Digitalt LKL-server LKL-server Bevaras Digitalt Adato Bevaras Digitalt Adato Bevaras Digitalt LISA ▼▼Policy-/styrPapper Handbok arbetsmiljö Riktlinjer/regler inom personalområdet ▼▼Rehabilitering samt uppföljning Arbetsanpassning, dokumentation av behov och ev. åtgärder Arbetsförmågebedömning Arbetsskadeanmälan, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning. Ofta i diarieförda handlingar Diarieföras Ja ▼▼Rehabilitering samt uppföljning Arbetsträning, dokumentation Ansökan om ersättning från AGS, TGL m fl. Gallringsfrist Bevaras Bevaras Medium Digitalt Digitalt Arkiveringsplats Adato LISA och AFA Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan Bevaras Digitalt Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-/uppföljningsmöten Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning Läkarintyg Läkarintyg vid arbetskada Rehabiliteringsutredningar Bevaras Digitalt Bevaras Papper Adato och Landstingshälsans ITsystem Adato Anteckningar som delgivets av Försäkringskassan Personakt Bevaras Papper Personakt 2 år Bevaras Bevaras Digitalt Digitalt Digitalt Adato Adato Adato Kompetensutvecklingsinsatser Livränta Missbruk av alkohol eller andra droger, ev. handlingsprogram Rehabiliteringsmöten Bevaras Bevaras Bevaras Digitalt Papper Digitalt Adato Personakt Adato, 3Q Quando Bevaras Digitalt Adato Rehabplan Sjukersättning - besked/beslut till anställd enligt AB § 12 att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning ▼▼Rekrytering & introduktion av nya medarbetare Annonser Anställningsbeslut underlag för registrering av anställningsuppgifter i Heroma Bevaras Bevaras Digitalt Papper Adato Personakt 2 år 2 år Digitalt Papper Heroma Lönekonsult Anmärkning AGS = Avtalförsäkring vid sjukdom TGL= Tjänstegrupplivförsäkring Diarieföras ▼▼Rekrytering & introduktion av nya medarbetare Anställningsbeslut underlag för registrering av anställningsuppgifter i Heroma Ansökningshandlingar erhållit tjänst, personligt brev och CV. Gallringsfrist 2 år Medium Papper Arkiveringsplats Lönekonsult Bevaras Papper Personalakt Ansökningshandlingar, vid ej erhållen tjänst 2 år Digitalt Heroma Intresseanmälningar -spontanansökningar 6 månader eller Digitalt vid inaktualitet Heroma Introduktionsprogram checklista Referenser och ev. utlåtanden från rekryteringskonsulter ▼▼ Personaladministration Avtal med konsulter och andra uppdragstagare Vid inaktualitet 2 år Papper Digitalt Personalakt Heroma Bevaras Papper Respektive förvaltnings arkiv Behörigheter till IT-system med mera 2 år efter inaktualitet Papper/ digitalt Nyckelkvittens 2 år efter inaktualitet Certifikatets livslängd + 10 år. Papper Respektive chef eller i Digital behörighetsportal kommer att IT-stöd införas under 2015. Ansökningar och tilldelade behörigheter kan då sparas digitalt. Respektive chef Digitalt. Reservkort sparas i papper Digitalt-Kortsystemet Papper- hos registeransvarig i kassaskåp. ▼▼Studenter Behörigheter till IT-system med mera Vid inaktualitet Papper Tystnadsplikt och dataintrång Vid inaktualitet Papper Respektive skola/universitet Respektive skola/universitet SITHS-kortkvittens mottaget kort Anmärkning Diarieföras Gallringsfrist 2 år pga. att överklagan kan ske enligt § 23 i lagen om förbud mot diskriminering Ja, i Personalsystemet Ja, i Personalsystemet Bevaras under hela studietiden Bevaras under hela studietiden ▼▼Särskilda anställningsformer Avisering om utbetalt belopp Gallringsfrist 2 år Medium Digitalt Beslut om bidragsanställning från ex Arbetsförmedlingen (nytt eller omprövning) Bevaras Bevaras ▼▼Uppföljning Personalstatistik Anmärkning Papper Arkiveringsplats Arbetsförmedlingens webbserver Personakt Digitalt QlikView From 1990 finns anställningar och frånvaro i Heromas Historikdatabas. Före 1990 finns viss statistik i pappersformat. QlikView började användas 2003 som uppföljningsverktyg med utdatarapporter. Diarieföras
