Dokumenthanteringsplan vård- och omsorgsnämnden

Transcription

Vård- och omsorgsnämndens handling nr 9/2015
Dokumenthanteringsplan för
vård- och omsorgsnämnden
gällande från 2015-01-01
Datum:
Dnr:
2015-01-29
VON/2014:54-004
Handläggare:
Lili Eriksson, Mona Kjellström, Mikael Nord, Ingela Nyberg,
Beslutad av vård- och omsorgsnämnden 2015-02-26, § 35
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
2015-01-29
2 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Innehållsförteckning
Inledning ...................................................................................................................................................... 2
Dokumenthanteringsplanens upplägg ....................................................................................................... 4
Vad är en allmän handling? ...................................................................................................................... 4
Vad är ett arbetsmaterial? ......................................................................................................................... 4
Gallring av allmänna handlingar............................................................................................................... 4
Lagar som styr ...................................................................................................................................... 5
Externa utförare .................................................................................................................................... 6
Innehållsförteckning ................................................................................................................................... 2
Allmän administration (utifrån kommunövergripande anvisningsdokument - Gallring av
handlingar av tillfällig eller ringa betydelse) ............................................................................................ 7
Ej diareförd korrespondens................................................................................................................... 7
Allmän administration inom vård- och omsorgsförvaltningen ............................................................... 8
Arbetsmiljö .................................................................................................................................................. 8
Avtal, kontrakt ............................................................................................................................................ 9
Ekonomiadministration .............................................................................................................................. 9
Handlingar till diariet ............................................................................................................................... 10
Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m. .............................................................. 11
Personaladministration (* finns reglerat i kommungemensamma riktlinjer)..................................... 12
Projekt ledda av den egna förvaltningen ................................................................................................ 14
PuL-administration ................................................................................................................................... 14
Sociala medier............................................................................................................................................ 15
HSL-dokument (handlingar som uppkommer i verksamhet enligt hälso- och sjukvårdslagen) ....... 16
Personakter enligt SoL inom äldreomsorg ............................................................................................. 19
Handlingar i samband med handläggning av ärende .............................................................................. 19
Handlingar under genomförandet av insatser ......................................................................................... 20
Allmän administration inom äldreomsorgen .......................................................................................... 21
Hemtjänst i ordinärt boende .................................................................................................................... 21
Särskilda boendeformer .......................................................................................................................... 22
Boendeadministration ......................................................................................................................... 22
Handlingar rörande de boende............................................................................................................ 22
Handlingar rörande verksamheten ...................................................................................................... 23
Dagverksamhet ....................................................................................................................................... 23
Personakter enligt LSS inom omsorgen om funktionshindrade ........................................................... 24
Personakter enligt SoL inom omsorgen om funktionshindrade ........................................................... 26
Allmän administration inom omsorgen om funktionshindrade............................................................ 28
Bostad med särskild service .................................................................................................................... 28
Familjehem/stödfamilj ............................................................................................................................ 29
Kontaktperson ......................................................................................................................................... 29
Hemtjänst ................................................................................................................................................ 30
2015-01-29
3 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Personlig assistans .................................................................................................................................. 31
Färdtjänst/riksfärdtjänst .......................................................................................................................... 32
Bostadsanpassning .................................................................................................................................... 32
Referenser .................................................................................................................................................. 33
Kommunala styrdokument ...................................................................................................................... 33
Lagar ....................................................................................................................................................... 33
Övriga styrande dokument ...................................................................................................................... 33
2015-01-29
4 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Inledning
Handlingar som förekommer hos kommuner (allmänna handlingar) är deras arkiv. Handlingar
bevaras som en del av vårt nationella kulturarv och för att tillgodose rätten till insyn, förvaltningens
behov av information och forskningens behov av källmaterial.
För att en fri och öppen debatt ska kunna äga rum, måste allmänheten ha tillgång till de handlingar
som finns hos myndigheter. Denna rätt för allmänheten att ha tillgång till allmänna handlingar
kallas i dagligt tal för offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen har i princip gällt i Sverige
ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.
Det är i offentlighets- och arkivlagstiftningens mening inte någon skillnad mellan pappersdokument
och elektroniska dokument. Dokumenthanteringsplanen är därför teknikoberoende. Beslut om
bevarande eller gallring gäller oavsett om handlingen finns på papper, som en digital fil eller t ex
som ett fotografi.
Om en allmän handling inte står med i dokumenthanteringsplanen ska den bevaras.
Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan revideras.
Dokumenthanteringsplanens upplägg
Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika avsnitt, utifrån hur vård- och omsorgsnämnden och vård- och
omsorgsförvaltningen är organiserad.
Samma typ av dokument kan finnas med på flera ställen, eftersom olika typer av verksamheter handskas med
samma typ av dokument.
Det finns också en del allmänna avsnitt, t.ex kring administration, personal och ekonomi, som gäller för alla
verksamheter.
Vad är en allmän handling?
Reglerna om offentlighet för allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag (TF,
1949:105). De gäller oavsett vilken teknisk form en handling har. Alla sorters informationsbärare kan alltså
vara en allmän handling, till exempel pappersdokument, filmer, ljudband eller lagringsmedier för datorer
(filer).
En handling blir "allmän" antingen när någon lämnar eller skickar in den till myndigheten (inkommen
handling), eller när en myndighet själv har framställt den (upprättad handling).
Handlingen ska också finnas förvarad och tillgänglig hos myndigheten.
Rätten att ta del av allmänna handlingar har undantag. Enskilda uppgifter i handlingarna kan vara belagda
med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Vad är ett arbetsmaterial?
Arbetsmaterial är ännu inte färdigställda upprättade handlingar, minnesanteckningar, utkast eller koncept.
Sådana handlingar är inte allmänna handlingar.
Om arbetsmaterial arkiveras, justeras, på annat sätt färdigställs eller skickas till annan myndighet, blir det
genast allmän handling. Den blir därmed också offentlig om den inte omfattas av någon sekretess.
Gallring av allmänna handlingar
Att gallra en handling är att förstöra den. För att få gallra/förstöra en typ av handling krävs ett beslut från
ansvarig arkivmyndighet.
I Katrineholms kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet och har fastställt ett arkivreglemente. I arkivreglementet fastställs att varje nämnd/styrelse utgör en egen myndighet och därmed ansvarar för det egna
arkivet.
Varje nämnd/styrelse ska upprätta en dokumenthanteringsplan där det framgår vilka handlingar som kommer
in och upprättas samt hur dessa ska hanteras.
Det är i dokumenthanteringsplanen nämnden förtydligar vilka allmänna handlingar som ska bevaras och
vilka som ska gallras.
2015-01-29
5 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Om en typ av handling inte finns med i dokumenthanteringsplanen betyder det att den inte får gallras, utan
ska bevaras.
Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan kompletteras med denna typ av handling.
Vid inaktualitet betyder att handlingen får gallras när den inte längre behövs för arbetet.
Om det står t.ex. 10 år betyder det att det ska gå 10 år från handlingens tillkomst/sista anteckning innan
handlingen får gallras. Andra förekommande gallringsfrister är 2 år, 3 år och 5 år.
Exempel: En handling har en gallringsfrist på 10 år. Den sista noteringen i handlingen görs under år 2010.
Handlingen får inte gallras förrän 10 år har gått, alltså år 2021.
Bevaras betyder att handlingen ska finnas kvar för alltid. Endast handlingar som ska bevaras får levereras till
kommunarkivet. Den tid som anges för leverans ska följas.
Lagar som styr
Arkivbildning och gallring inom kommuner och landsting/regioner styrs i första hand av arkivlagen
(1990:782) och arkivförordningen (1991:446).
För personal- och ekonomiadministrationen i kommunen styr flera olika lagar dokumentering och bevarande
av handlingar.
För vård- och omsorgsnämndens del har också speciallagstiftningen en viss betydelse. Socialtjänstlagen
(SoL, 2001:453) bestämmer att dokumentation och gallring ska ta hänsyn till den enskilde brukarens
integritet men också till att garantera rättssäkerhet. Detsamma gäller Lagen om stöd och service till vissa
funktionshindrade (LSS, 1993:387).
I Patientdatalagen (2008:355) finns bestämmelser kring dokumentation och gallring rörande hälso- och sjukvårdsinsatser.
Rensning
Varje enskild kommunanställd som ansvarar för någon form av dokumentation är också ansvarig för sina
dokument. Det är ju den anställde som har bäst kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ett
ärende. Den anställde ansvarar för att arbetsmaterial, kladdlappar, m.m. som inte har betydelse för ett ärende,
rensas kontinuerligt. Rensning ska senast göras i samband med arkivering av handlingen/handlingar.
Rensning är en åtgärd som görs utan gallringsregler, eftersom det inte är allmänna handlingar.
Rensning innebär också att gem, häftklamrar, plastfickor och liknande tas bort.
Personakter, social journal, patientjournal
Det uppstår en mängd handlingar och dokumentation runt vård- och omsorgsnämndens brukare. Dels är det
dokumentation i beslutsfasen (nämndens eller medborgarfunktionens myndighetsutövning) och dels är det
dokumentation i verkställighetsfasen (enheternas dokumentation enligt både Socialtjänstlag, LSS och
patientjournal enligt HSL).
Det är dock hela tiden den enskilde, brukaren, som är upphovet till all dokumentation.
Dokumentationen ska ses som en helhet även om dokumentationen är separerad från varandra
Medborgarfunktionens personakter och sociala dokumentation förs separat från enheternas patientjournaler,
och levereras separat till närarkivet.
Biståndshandläggarna ansvarar för att skriva ut den sociala dokumentationen från enheterna och lägga i
personakten.
När en brukare byter verkställighet, t.ex. från hemtjänst till särskilt boende, ska dokumentationen följa med.
Det ska inte finnas kvar någon dokumentation på den enhet som avslutat sina insatser.
När en brukare flyttar från kommunen, avlider eller avsäger sig alla insatser ska den enhet som sist utfört
insatser (och därmed ha hela den samlade verkställighetsdokumentationen) ansvara för rensning, utskrifter
och gallring.
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Externa utförare
Särskilda regler gäller om en brukare byter från kommunal utförare till extern utförare.
I dessa fall avslutas insatserna hos kommunens utförare och dokumentationen hanteras som om personen
flyttat eller avlidit.
Den nya utföraren har rätt att ta del av kommunens dokumentation (för god och säker vård eller ett totalt
överförande) först efter att brukaren har givit sitt skriftliga medgivande.
Dokumentation i pappersform som är journalhandling skall gallras och bevaras utifrån dokumenthanteringsplanen. Verksamhetsansvarig ser till att upprätta rutiner för arkivering till vård- och omsorgsförvaltningens
mellanarkiv enligt förvaltningens rutiner för arkivering. 1
Gallring och bevarande utifrån individurvalet födda 5, 15 och 25
Ett urval av brukarnas personakter med social dokumentation ska bevaras för framtida forskning enligt 12 §
Förordningen (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade och 7 kap. 2 §
Socialtjänstförordningen (2001:937).
Detta innebär att dokumentationen från personer som är födda den 5:e, 15:e och den 25:e varje månad ska
sparas för alltid.
Övriga personakter med social dokumentation gallras enligt denna dokumenthanteringsplan.
Detta gäller all dokumentation, både enligt Socialtjänstlagen och LSS.
Ärenden som rör ”boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som
behöver bo utanför föräldrahemmet” får inte gallras. Fram till 2005-07-01 ska samtliga LSS-ärenden
sparas.
1
6 (33)
Enligt Förfrågningsunderlag – Valfrihetssystem för brukare enligt lagen om valfrihet hemtjänst
2015-01-29
7 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Allmän administration
(utifrån kommunövergripande anvisningsdokument - Gallring av handlingar av
tillfällig eller ringa betydelse)
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Gallringsfrist markerad med asterisk
(**) grundas på KF:s beslut Styrdokument ”Gallring av handlingar
av tillfällig eller ringa betydelse”
(Övergrip. anvisningsdok).
Ej diareförd korrespondens
Cirkulär, reklam, broschyrer
**Vid inakt
och inbjudningar
Cookiefiler, loggfiler för e-post **Vid inakt
och filer som tillfälligt lagrats
av webbläsaren.
Enkäter, och andra handlingar **Vid inakt
som utgör underlag till rapport,
eller annan sammanställning
Handlingar som har utgjort
underlag för kommunens
interna planering och
verksamhetsredovisning
**Vid inakt
Handlingar vars informations- **Vid inakt
innehåll har överförts till annan
databärare. (T.ex. information
som förs över från digitalt till
analogt medium, såsom e-post
och webbsidor som skrivs ut på
papper; digital information
som kopieras eller omvandlas
till nytt filformat (konverteras);
upptagningar på telefonens
röstbrevlåda, som dokumenteras i en tjänsteanteckning.
Informationsutskick från
**Vid inakt
kommunens övriga
nämnder/förvaltningar/organ
Inkomna och upprättade
**Vid inakt
handlingar som inte föranleder
åtgärd, eller tillför sakuppgift
till ärende.
Gallras när rapporten/sammanställningen är klar, såvida de inte
innehåller information som är av
värde för att förstå slutrapporten,
eller är av annat värde för
förvaltningen eller framtida
forskning
Gallras när redovisningen/ sammanställningen är klar, under
förutsättning att handlingarna
saknar vidare värde när
slutrapporten är klar.
Gallras när informationsöverföringen är klar, såvida inte
överföringen medför betydande
informationsförlust.
Observera att handlingar för vilka
sekretess gäller, alltid måste
diarieföras. Dessa kan gallras efter
6 månader, om anteckning om detta
noteras i diariet.
2015-01-29
Aktivitet/process
- Handling
Register, liggare, listor och
andra handlingar som används
som verksamhetsstöd, men
som saknar varaktig betydelse
för verksamheten.
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
8 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
**Vid inakt
Allmän administration inom vård- och omsorgsförvaltningen
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Arbetsgrupper, referensgrupp 5 år
Avvikelser, ej brukarrelaterade 10 år
(som inte registreras i verksamhetssystem)
Brukarenkäter
Vid inakt
Pärm: utredare
Resp.
handläggare
Förvaltningsbrev
5 år
Kodlåskort, kvittens
2 år efter
inakt
5 år
Pärm hos
förvaltningssekreteraren
Ekonomiassistent
Pärm hos MAS
MAS-brev
Minnesanteckning
ledningsgrupp
5 år
Ny- och ombyggnationer
särskilda boendeformer
2 år efter
inflyttning
Närvårdsskolan –
administration kring
Vid inakt
Publiceringsgodkännande
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Till närarkiv efter 2 år.
Vid kriminalitet i 10 år
När sammanställning gjorts
Pärm hos
förvaltningssekreterare
Pärm:
Fastighetsansvarig
G:/Verksamhetsutveckling
Vid beslut registreras
minnesanteckningarna
10 år
Pärm
informatör eller
hos respektive
verksamhet
Publiceringsgodkännande till
bilder/filmer som har längre
livslängd sparas så länge de är
aktuella.
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
3 år
Respektive
enhetschef
1 år
Pärm säkerhetsansvarig
Original finns hos fastighetsägare
Efter projektets avslut
Arbetsmiljö
Aktivitet/process
- Handling
Dokumentation från
• Hygienrond
• Skyddsrond
• Brandrond
SBA tillbudsrapport
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
2015-01-29
9 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Avtal, kontrakt
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Avtal/kontrakt – som direkt
Bevaras
berör verksamheten
Avtal och kontrakt –
2 år
rutinmässig karaktär, t.ex.
hyresavtal, avtal städning och
utrustningar
Hyreskontakt, besiktnings2 år
protokoll etc. för bostäder som
hyrs ut i andra hand
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Pärm i
dokumentskåp
Pärm i
dokumentskåp
10 år
Pärm i
dokumentskåp
Till kommunarkiv 10 år efter avslut
Efter att kontraktet upphör att gälla,
under förutsättning att hyresskuld
eller besiktningsanmärkning, inte
kvarstår
Ekonomiadministration
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Ansvarsförbindelser
2 år
handkassor
Ansökan och utbetalning
Bevaras
varaktig vård Migrationsverket
Assistansräkning, kopia
10 år
Avstämningar under året
2 år
Bokföringsorder/internfakturor 10 år
Bokslut/delårsrapport
Budget
Förordnande som
beslutsattestant - original
Fakturor från kunder med
följesedlar/fakturaunderlag
Bevaras
Bevaras
10 år
Fakturor till externa kunder
10 år
Internbudget
Kvitton, inköp
Bevaras
10 år
Momsredovisning
(Ludvikamoms)
Objektsplan original
10 år
5 år
10 år
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Pärm: ekonom
Dokumentakt
5 år
Pärm: Adm.
assistent pers
ass
Ekonomiassistent
Pärm: senaste
pärm i
dokumentskåp ekonom
Diarieakt
5 år
Diarieakt
5 år
Pärm:
dokumentskåp
Pärm: senaste
pärm i
dokumentskåp reception
Pärm: senaste
pärm i
Diarieakt
5 år
Pärm: hos
respektive ass
Ekonomiassistent
Pärm:
dokumentskåp
Registreras/diarieförs
Originalet till försäkringskassan.
Flyttas till närarkivet efter 2 år.
Flyttas till närarkiv efter 2 år
Flyttas till närarkivet efter 3 år
Flyttas till närarkiv vid inaktualitet
Till närarkiv 2 år
10 (33)
2015-01-29
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Redovisning av
avlastning/familjehem
Utbetalningsbesked från
Försäkringskassan (LASS)
1 år
Verifikationer/utanordningar/
handkassor
10 år
Utanordningar privata utlägg
5 år
Pärm: Assistent
MYS
Pärm adm.
Assistent pers
ass.
Pärm: senaste
pärm i
Pärm resp.
assistent
Aktivitet/process
- Handling
10 år
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Handlingar till diariet
Aktivitet/process
- Handling
Broschyrer/information som
framställts av förvaltningen
samt illustrationer i original
Delegation arbetsmiljöansvar
Diarieförda ärenden med
ärendeblad
Diarielista/postlista årsvis
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Bevaras
Diarieakt
5 år
Flyttas till närarkivet 3 år efter
avslut.
2 år efter
inakt
Bevaras
Pärm
dokumentskåp
Akter i
dokumentskåp
Pärm:
registrator
Pärm i
dokumentskåp
Pärm i
dokumentskåp
5 år
Flyttas till närarkivet 3 år efter
avslut.
Bevaras
Dispensansökningar – investeringar vid investeringsstopp
Dispensansökningar – personalärenden vid anställningsstopp
Dokumenthanteringsplan
Enkäter/statistik, svar på
externa
• Långsiktiga
• Kortsiktiga
Inkommande och utgående
skrivelser
Inkomna synpunkter
5 år
Instruktioner
Vid inakt
Kontrollrapport/ beslut/
kommunicering om
livsmedelsanläggning o tobak
5 år
5 år
Bevaras
Bevaras
2 år
5 år
5 år
Diarieakt
Pärm i
dokumentskåp
5 år
5 år
Ex. SCB, SKL, Socialstyrelsen.
5 år
Pärm:
Registrator
Pärm i
dokumentskåp
Aktuell enhet
samt vissa på
Intranät
Pärm:
registrator
Synpunkter registreras.
Sammanställningar görs 2 gånger/år
till nämnden. Dessa diarieförs.
Hålls ordnade på annat sätt.
11 (33)
2015-01-29
Aktivitet/process
- Handling
Lex Sarah
Utredningar, tjänsteskrivelser,
nämndbeslut (LSS 24 e-f §§,
SoL 14 kap 6-7 §§)
Lex Sarah
Underlag till utredningar
(LSS 24 e §, SoL 14 kap 6 §)
Utredningar som ej leder till
Lex Sarah-anmälan
Kvalitetsgranskningar,
protokoll och utvärderingar
från fortlöpande uppföljning av
verksamheten Lex Sarahärenden
Plan för höjd beredskap/
krishanteringsplan
Systematiskt brandskyddsarbete SBA
Polisanmälningar
Dnr VON/2014:54-004
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Bevaras
Diarieakt
5 år
5 år
Dokumentskåp
utredare
5 år
Dokumentskåp
utredare
Bevaras
Protokoll och utvärdering bevaras.
Underlag gallras efter 3 år, dock
först efter att nästföljande
granskning genomförts.
2 år
Pärm riktlinjer/
rutiner
3 år
Pärm i
dokumentskåp
Riktlinjer/rutiner i original som 5 år
publiceras på intranät/webb
Pärm i
dokumentskåp
Vid anmälningar rörande personal
skickas kopia till personalakt på
personalkontoret
Registreras ej då de hålls ordnade
på annat sätt.
Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m.
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Ansökan om föreningsbidrag
Bevaras
Diarieakt
5 år
Beslut om föreningsbidrag
Delegationslistor – anmälda
delegationsbeslut (vid
myndighetsutövning)
Delegationsprotokoll*
Bevaras
2 år
Diarieakt
Pärm i
dokumentskåp
5 år
Bevaras
5 år
Fonder: Ansökningar,
ekonomikontorets uppgifter
om utbetalningsbara medel,
beslut om utdelning m.m.
Förenklad delgivning
Bevaras
Pärm i
dokumentskåp
Diarieakt
5 år
Vid inakt
Pärm i aktskåp
Intyg för förlorad
Vid inakt
arbetsinkomst
Kallelser med sammanträdes- 2 år
handlingar, föredragningslistor
och dagordning
Minnesanteckningar –
Bevaras
Pärm:
nämndsekr.
Hos nämndsekr
5 år
Aktivitet/process
Diarieakt
Ansökningar handläggs/arkiveras
av service- och teknikförvaltningen.
Övriga ansökningar och beslut
registreras/bevaras på VOF.
Anmäls per månad till nämnden.
Finns i verksamhetssystem.
12 (33)
2015-01-29
Aktivitet/process
- Handling
medborgardialoger/hearings,
brukarråd där kontaktpolitiker
deltar
Minnesanteckningar från
nämndens beredning
Protokoll, MBL/samverkansprotokoll*
Protokoll, vård- och
omsorgsnämnden, enskilt
utskott, fondgruppen*
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Pärm nämndsekreterare
Bevaras
Pärm i
dokumentskåp
Bevaras
Pärm i dokumentskåp
Bilagor finn i
resp. diarieakt
Överläggningsprotokoll i
Bevaras
Pärm i
personalärenden*
dokumentskåp
*Alla protokoll ska skrivas på arkivbeständigt papper
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
5 år
5 år
5 år
5 år
I Personalpärm om VOF skrivit på,
annars original till PK
Personaladministration (* finns reglerat i kommungemensamma riktlinjer)
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Anhörigpärm
Vid inakt
Pärm assistent
Anmälan om arbetsskada,
kopia *
Vid inakt
Ergonom
Anställningsavtal, kopia *
(se även Överenskommelse/
nyanmälan timavlönad)
Vid inakt
Pärm:
personalredog.
Ansökningshandlingar från
personer som anställts av
kommunen *
Ansökningshandlingar från
personer som ej får tjänst i
kommunen *
Vid inakt
2 år
Pärm assistent
Arbetsgivarintyg, kopia
Vid inakt
Begäran om LAS-företräde *
Vid inakt
Pärm:
personalredog.
Resp omr.chef
eller dennes
assistent
Pärm:
personalredog.
Aktivitet/process
Beslut från Försäkringskassan:
arbetsskada, förtidspension,
graviditetsersättning,
rehabiliteringsersättning,
sjukbidrag *
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Varje arbetsställe förvarar pärm på
arbetsplats hos personalredogörare/motsvarande
Original till försäkringskassan.
Kopia till personalkontoret och den
anställdes huvudskyddsombud.
Upprättas i två original, ett till den
anställde och ett till personalakt på
personalkontoret. Kopia till
ansvarig chef samt facklig org.
Ansökan, betyg och
meritförteckning i original till
personalakt på personalkontoret
Sparas i 2 år för ev. överklagan.
Betygshandlingar återsändes till de
sökande (Undantag för ansökningar
via e-post). Personliga brevet sparas
2 år.
Kopia till personalakt på
personalkontoret.
13 (33)
2015-01-29
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Beslut om disciplinpåföljd,
kopia *
Beslut om uppsägning *
Betyg/intyg över tjänstgöring
och utbildning, kopia *
Erbjudande om arbete vid
rehab och LAS *
Fullmakt för postöppning
Originalet till den anställde, kopia
till personalakt på personalkontoret
Original till personalakt på
personalkontoret. Kopia anställd.
Kopia till personalakt på
personalkontoret. Originalet till den
anställde
personalkontoret. Kopia anställd.
Gallras när personen slutar
Vid inakt
Vid inakt
Pärm i
postrummet
Försäkran om tystnadsplikt och Bevaras
sekretess (sekretessförbindelse)
anställda
Försäkran om tystnadsplikt och Bevaras
sekretess (sekretessförbindelse)
förtroendevalda
Individuella mål för personal
Vid inakt
2020
(VOF:s
försäkran/
sekr.bevis
före 2015)
Nämndsekreterare
Till personalakt på personalkontoret.
Försäkran/sekretessbevis före år
2015 bevaras av vård- och
omsorgsförvaltningen.
Vid
lämpligt
tillfälle
Pärm: original
hos resp enhet
Intyg om arbetsförmåga *
personalkontoret
Korrespondens av tillfällig
betydelse
Ledighetsansökan, kopia *
2 år
Läkarintyg *
Gallras efter
uppvisande.
Behålls av
den anställde
Minnes- och journalanteckningar från personalsociala
ärenden *
Rehabutredning i
personalsociala ärenden *
Vid inakt
Rehabiliteringsutredning
Vid inakt
Sammanställning över
sökanden till tjänst
Bevaras med Diarieakt
undantag för
betygshandlingar
Sjukanmälan AFA *
Dnr VON/2014:54-004
Vid inakt
Vid inakt
Pärm: personalredog
Pärm: personalredog
Ledigheter avseende barn-, studieoch tjänstledigheter över 6 månader
till personalakt på personalkontoret
Läkarintyg i original till FK.
Blankett ”Uppvisat läkarintyg” till
personalakt på personalkontoret.
Själva läkarintyget sparas EJ.
Blankett
uppvisat
läkarintyg
Pärm:
personalredog
Hos resp. chef i
avvaktan på
avslut.
Hos resp. chef i
avvaktan på
avslut.
Pärm:
Personalredog
Till personalakt på personalkontoret
när ärendet avslutas.
Sekretesskyddas.
Original till FK. Kopia till
personalakt på personalkontoret när
ärendet avslutas. Sekretesskyddas.
Original FK. Kopia personalakt på
personalkontoret.
5 år
Original till personalkontoret f.v.b.
till AFA. Kopia sparas på
personalkontoret.
14 (33)
2015-01-29
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Skadeanmälan TFA *
Skyddsombud, nyanmälan/byte
av *
Tillbud (personal) original
2 år
Tjänstgöringsrapport m.m.
(kopior) *
Utdrag ur polisregister,
uppvisat av sökande till
tjänster för barn *
Vid inakt
Överenskommelse/nyanmälan
timavlönad till löneavdelningen *
Vid inakt
2 år
Dnr VON/2014:54-004
Original till personalkontoret f.v.b.
till TFA. Kopia sparas på
personalkontoret.
Original till personalkontoret.
Pärm: ergonom
Sammanställning redovisas årligen
till nämnden. Registreras/diarieförs.
Original till personalkontoret
Pärm:
personalredog
Pärm personalredogörare
Original behålls av den anställde.
Förvaltningen dokumenterar på
särskild blankett att den anställde
visat utdrag.
Original till personalkontoret för
insortering i personalakt
Pärm: Personalredog
Projekt ledda av den egna förvaltningen
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Diarieakt
5 år
Bevaras eller Diarieakt
gallras
5 år
Dokument rörande projektets
Bevaras
start, t.ex. direktiv, projektplan
med organisation, slutrapport
Övriga handlingar som
mötesprotokoll/anteckningar,
korrespondens, delrapporter
och underlag/primärdata till
slutrapport
Ansvarig projektledare ansvarar för
arkivering. Mindre projekt kan
bevaras i diarieakt, projekt med mer
omfattande dokumentation kan
hållas samman i en egen
”avdelning”, och arkivläggas som
t.ex. ”Projektets handlingar.”
Bevaras om de är av vikt för att
förstå slutrapporten, eller om de
innehåller annan information som
är av värde för förvaltningen eller
framtida forskning. Annars gallras.
PuL-administration
Baserat på Gallringsråd nr 1 Bevara eller gallra - Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i
kommuner, landsting och regioner
GallringsSortering/
Till
Anmärkningar
Aktivitet/process
- Handling
frist
förvaring
Anmälan av behandling av
personuppgifter till
Datainspektionen
Bevaras
Verksamhetssystem finns
anmälda i
kommungemensamt
register
Anmälan av behandling av
personuppgifter till personuppgiftsombudet
Vid
inaktualitet
kommunarkiv
Har den personuppgiftsansvarige
utsett och anmält ett personuppgiftsombud behöver behandlingen inte
anmälas till Datainspektionen
Övriga anmälda behandlingar finns
hos personuppgiftsombud.
Ett kommungemensamt register finns
för verksamhetssystem.
15 (33)
2015-01-29
Aktivitet/process
- Handling
Anmälan och entledigande av
personuppgiftsombud till
Datainspektionen
Förordnande och inrättande av
personuppgiftsombud
Informationsmaterial till
personuppgiftsombudet från
Datainspektionen
Nämndens instruktion för
förvaltningen om behandling av
personuppgifter
Personuppgiftsbiträde, avtal med
och instruktion för
Personuppgiftsbiträde,
checklista för kontroll av
avtalsuppfyllelse t.ex. säkerhet
Registerförteckningar
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Vid
inaktualitet
Bevaras
Ingår i protokoll och diarieförda
handlingar
Vid
inaktualitet
Bevaras
Ingår i protokoll och diarieförda
handlingar
Bevaras
Registreras
Vid
inaktualitet
Bevaras
Pärm PuLombud
Personuppgiftsombudets förteckning
över personregister
Registerutdrag, begäran om samt 1 år
svar
Sociala medier
Aktivitet/process
- Handling
Inlägg relevanta för
verksamheten/myndighetsutöv
andet samt svar på dessa
Kommentarer samt övriga
inlägg av ringa betydelse för
verksamheten
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Bevaras
Skrivs ut och
10 år
förvaras i pärm
hos registrator
Inget raderas
manuellt utan
bevaras av
respektive
system så länge
det tillåts av
systemen
Inaktualitet
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Registreras
Olämpliga inlägg skrivs ut och
registreras och raderas sedan
omedelbart på digitala medier.
Dessa registreras och hanteras
enligt inkommande/utgående
skrivelser.
16 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
HSL-dokument (handlingar som uppkommer i verksamhet enligt
hälso- och sjukvårdslagen)
Baserat på SKL:s Gallringsråd 6 - Bevara eller gallra? – Råd om landstingens, regionernas och
kommunernas patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation
GallringsSortering/
Till
Anmärkningar
Aktivitet/process
- Handling
frist
Anmälningar enligt
bestämmelser om Lex Maria
Bevaras
Underlag inför anmälningar
enlig bestämmelser om Lex
Maria
Ansvarsövertagande,
läkemedelshantering
Avvikelserapporter, enskilda
patienter
10 år
Dokumentskåp
MAS
Bevaras
Till närarkiv
när avslutade
Dokumentskåp
MAS
Avvikelserapporter,
sammanställning/resultat av
enskilda
Beslut från Inspektionen för
vård och omsorg som rör den
egna vårdgivaren
Beslut om delegering av
medicinska arbetsuppgifter
Bevaras
Brev eller meddelande
till/från/angående patient, av
betydelse för vård och
behandling
Checklista, övriga
Bevaras
Dietjournal/kostlista
10 år
Dosrecept/läkemedelslistor
10 år
10 år
förvaring
kommunarkiv
Utredningsmaterial och anmälan
enligt Lex Maria-bestämmelser
registreras/diarieförs
10 år
Dokumenteras i verksamhetssystemet.
Enskilda rapporterade händelser
gallras efter 10 år om de granskats i
en händelse eller riskanalys, där en
sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och
resultat och som bevaras. Obs! att
gallring av enskilda avvikelserapporter inte får ske om dessa
behövs för vårdgivarens uppföljning, eller för ev. framtida utredningar i disciplin eller patientskadeärenden.
Redovisas årligen till nämnden.
Registreras/diarieförs.
Bevaras
10 år
Till närarkiv
när avslutade
Vid inakt.
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
Ingår i patientjournal
10 år
Egna journalkopior gallras vid
inaktualitet.
Ingår i verksamhetssystem.
Avser även beslut om ändring i
delegering och om återkallade
delegeringsbeslut
Brev eller meddelande av tillfällig
eller ringa betydelse gallras vid
inaktualitet.
Avser checklistor som t ex
"Checklista vid patientens
hemgång" o dyl.
17 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Epikris – slutanteckningar
Bevaras
Till närarkiv
när avslutade
10 år
Fallskaderapportering
Bevaras
Fotografier
10 år
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
vid årets slut
10 år
Görs numera i patientsäkerhetsregistret Senior Alert och
dokumenteras och ingår i
patientjournal.
Fotografier av betydelse för
patientjournalens innehåll och
syften ingår i patientjournal
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
10 år
Aktivitet/process
Förbrukningsjournal, narkotika Bevaras
(individuell)
Förbrukningsjournal, narkotika 10 år
(förrådsadministration, akutoch buffertförråd)
Individuella vårdplaner
Bevaras
Infusions-/injektionslistor
10 år
Instruktioner för
läkemedelshantering
5 år
Kvalitetsgranskningar,
Bevaras
protokoll och utvärderingar
från fortlöpande uppföljning av
verksamheten
Laboratorielistor med svar
Bevaras
Ledningssystem/avvikelsehantering
Bevaras
Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet,
puls, blodtryck, diabetes,
vätsketillförsel, temperatur
etc., generellt
Läkemedelsbiverkning,
uppgifter om
Nyckelförteckningar till
läkemedelsförråd
Omvårdnadsanamneser och
omvårdnadsepikriser
Omvårdnadsjournal
10 år
Till närarkiv
när avslutade
Bevaras
Till närarkiv
när avslutade
Säkerhetssamordnare
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
10 år
10 år
10 år
Omvårdnadsmeddelanden
Bevaras
Till närarkiv
när avslutade
10 år
Ingår i patientjournal.
Fr.o.m. 2014-12-01 arkiveras enbart
i E-arkiv
3 år
Bevaras
Bevaras
Till närarkiv
när avslutade
10 år
Fastställda organisationsövergripande direktiv för läkemedelshanteringen registreras/diarieförs
Protokoll och utvärdering bevaras.
Underlag gallras efter 3 år, dock
först efter att nästföljande
granskning genomförts.
Handlingar som dokumenterar
vårdgivarens ledningssystem dvs.
mål, organisation, rutiner, metoder
och vårdprocesser som säkerställer
kvaliteten och patientsäkerheten.
18 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Patientjournal
Bevaras
Till närarkiv
när avslutade
10 år
Aktivitet/process
Patientskaderegleringen (PSR), Bevaras
beslut som rör den egna
vårdgivaren
Register över medicintekniska Bevaras
produkter
Signaturförtydligandelistor
(handstilsprov)
Signeringslistor, administrerat
läkemedel
Signeringslistor sjukgymnast/
arbetsterapeut
Sondmatningsschema
Vid inakt
Träningsprogram
Bevaras
Vårdplaner (individuella/
patientrelaterade)
Överkänslighet, uppgift om
Bevaras
Överrapportering från annan
vårdgivare
Bevaras
10 år
10 år
10 år
Bevaras
Till närarkiv
vid årets slut
Till närarkiv
vid årets slut
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
Ska innehålla de uppgifter som
behövs för en god och säker vård av
patienten (patientdatalag 2008:355)
Egna journalkopior gallras vid
inaktualitet.
Inventarium för registrering av
uppgifter om medicinteknisk
utrustning, benämning, placering,
åtgärder över tid etc.
Nya uppgifter får tillföras.
Identifierar signatur och journalförare.
10 år
10 år
10 år
10 år
19 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Personakter enligt SoL inom äldreomsorg
Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m.
Förklaring till gallringsfrist: ”5 år/Bevaras” innebär att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 §§
SoL. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. I övriga fall gallras
handlingarna efter fem (5) år.
Handlingar i samband med handläggning av ärende
Aktivitet/process
- Handling
Anmälan och beslut om
ställföreträdare/ombud(god
man/förvaltare)
Ansökan om ekonomiskt
bistånd pga. dubbla
boendekostnader samt beslut
Ansökningar från enskild om
bistånd eller service
(hemtjänst, plats i säbo m.m.)
med ev. bilagor
Avgiftsbeslut
Beslut/delgivning i enskilt
ärende om bistånd och/eller
insats
Beslut/domar i
förvaltningsdomstol
Dokumentation av planering
som rör den enskilde, t.ex.
arbetsplaner, handlingsplaner,
serviceplaner och vårdplaner
Fullmakter
Inkomna/utgående/upprättade
handlingar av betydelse i
ärendet
handlingar av tillfällig
betydelse och/eller rutinmässig
karaktär
Inkomstförsäkran (vid
avgiftsbeslut)
Kopior av hyreskontrakt,
besiktningsprotokoll etc.
Meddelande från hyresvärd
(hyresskulder, uppsägning etc.)
Meddelanden om utskrivning
från slutenvård m.m.
Registerkontroller som utgör
underlag för beslut
Registerkontroller som endast
har tillfällig betydelse
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
5 år/Bevaras Personakt
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
Vid inakt
Personakt
1 år
Pärm avgiftshandläggare
Vid inakt
Personakt
Vid inakt
Personakt
Vid inakt
Personakt
Vid inakt
Personakt
Efter notering i personakt
5 år
Ska tillföras akten i läsbar form
20 (33)
2015-01-29
Aktivitet/process
- Handling
Underlag för fastställande av
avgift (avgiftsbeslut)
Utredningar i enskilt ärende
Ärendeblad, journalblad (social
dokumentation)
Överenskommelser
Överklaganden med bilagor
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
Handlingar under genomförandet av insatser
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Rapport om missförhållande/risk missförhållande
enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex
Sarah)
Arbetskort/servicekort
Avtal om handhavande av
annans medel
Genomförandeplaner,
individuella planer
Handlingar som rör
avvikelsehantering
5 år
5 år
5 år
5 år
Inflyttningssamtal
handlingar av betydelse i
ärendet
handlingar av tillfällig
betydelse och/eller rutinmässig
karaktär
Uppdrag, journalblad (social
dokumentation)
Levnadsberättelser
Vid inakt
Löpande arbetsanteckningar
Vid inakt
5 år
Personakt
5 år
Rapporteras som avvikelse i
verksamhetssystemet.
Rapporter/handlingar som blir del
av Lex Sarah-ärende bevaras med
ärendeakt
Dokumenteras normalt genom
journalanteckning
Personakt
5 år
5 år
5 år
Personakt
Signeringslistor för
5 år
Personakt
hemtjänstinsats
Överenskommelser om insatser 5 år/Bevaras Personakt
i särskilt boende
5 år
journalanteckning
När dokumentation sammanfattats i
personakt
21 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Allmän administration inom äldreomsorgen
Hemtjänst i ordinärt boende
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sarah) kopior
Larmloggar
Larmrapporter med register
Vid inakt
Månadsredovisning utförda
timmar
Nyckelkvittenser till brukares
boenden
Nyckelkvittenser, personal,
enhetens nycklar
Nyckellistor, brukares nycklar,
dagliga
Planering av genomgörande av
insatser
Redovisning av ”handhavda”
medel
Register över brukares nycklar
Register över innehavare av
trygghetstelefon/larm
Servicekort/brukarkort
2 år
Vårdtyngdsmätningar,
underlag
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
2 år
5 år
Uppgift om larmet noteras i
personakt eller annat system för
uppföljning
2 år
Efter upphörd service
2 år
Efter återlämnande
2 år
Vid inakt
Personakt
10 år
Inlåst hos
enhetschef
Vid inakt
Vid inakt
Under ständig uppdatering
När innehavet har upphört.
Vid inakt
Sista
versionen
gallras/
bevaras med
personakt
Vid inakt
Förs vid inaktualitet till resp.
personakt och följer därefter de för
dessa gällande regler om bevarande
och gallring
22 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Särskilda boendeformer
Boendeadministration
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Boenderegister
Förteckningar över boende i de
särskilda boendeformerna
Larmloggar
Vid inakt
Vid inakt
Månadsuppföljning till
hemkommun
Nyckelkvittenser boendes
nycklar
Närvaro och frånvarorapporter
Planering av genomförande av
insatser
trygghetstelefon/larm
2 år
uppföljning
Underlag för debitering
2 år
2 år
Vid inakt
Vid inakt
När innehavet har upphört.
Vid inakt
Sista
versionen
gallras.
Bevaras med
personakt
2 år
Förs vid inaktualitet till respektive
och gallring
Vårddagsuppgifter
Under ständig bearbetning
2 år
5 år
Handlingar rörande de boende
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Färdtjänsbeslut
Kontaktmannaskap –
bekräftelse från anställd och
information till boende
Kvittens för
kontanter/betalkort i samband
med inköp och leverans till
brukare
Redovisning av ”handhavda”
medel (kassablad)
Tillhörighetslistor
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Tillhör brukaren och är inte allmän
handling. Vid inaktualitet åter till
brukare/dödsbo.
Vid inakt
1 år
Hos resp.
verksamhet
10 år
Inlåsta hos
enhetschef
Vid inakt
Efter kvittens
23 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Handlingar rörande verksamheten
Aktivitet/process
- Handling
Sarah) kopior
Brukarenkäter, enkäter till
närstående
Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys
m.m. enligt egenkontrollprogram (kopior)
insatser
Vårdtyngdsmätningar,
underlag
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Vid inakt
Vid inakt
2 år
Original registreras
Vid inakt
Vid inakt
Dagverksamhet
- Handling
Gallringsfrist
Deltagarlistor
Närvarorapporter
Vid inakt
2 år
Aktivitet/process
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
24 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Personakter enligt LSS inom omsorgen om funktionshindrade
Förklaring till gallringsfrist: ”5 år/Bevaras” innebär att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 §§
SoL. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. I övriga fall gallras
handlingarna efter fem (5) år.
Ärenden som rör ”boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som
behöver bo utanför föräldrahemmet” får inte gallras. Fram till 2005-07-01 ska samtliga LSS-ärenden
sparas.
Aktivitet/process
- Handling
Anmälan och beslut om
ställföreträdare (god
man/förvaltare)
Ansökningar om insatser med
ev. bilagor
Beslut/delgivning om insats
Beslut/domar i
förvaltningsdomstol
arbetsplaner, individuella
planer
Fullmakter
Inkomna, utgående och
upprättade handlingar av
betydelse i ärendet (t.ex. beslut
FK m.m.)
tillfällig betydelse/eller
rutinmässig karaktär
Kallelser till möte med LSShandläggare m.m.
Kopior av räkningar från
läkare, laboratorier,
institutioner m.m. (räkningar
för undersökningar utförda på
uppdrag av handläggare)
Meddelande om utskrivning
Sammanställning över andra
insatser
Utredningar, utlåtanden
Ärendeblad, journalblad (social
dokumentation)
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
Vid inakt
Vid inakt
2 år
Vid inakt
Personakt
5 år
5 år
5 år
5 år
25 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Aktivitetsschema
enligt 24 b§ LSS (Lex Sarah)
Anteckningar från
närståendesamtal
annans medel
Dokumentation om dagliga
rutiner
Fickpengsredovisning
Vid inakt
5 år
5 år
Endast vid samtal om brukaren
5 år
5 år
Genomförandeplan/individuella planer m.m.
Inflyttningssamtal
5 år
5 år
Informationsblad (fakta,
personuppgifter, sjukdomar,
vanor m.m.)
Intyg/utlåtande
Kopior av anteckningar från
annan kommun eller landsting
Korrespondens av vikt med
brukare/närstående/ställföreträ
dare/ombud
Levnadsberättelse
5 år/ bevaras Personakt
5 år
Vid inakt
5 år
5 år
5 år
Vid inakt
från sjukhus eller liknande
Observationslistor
Uppdrag/journalblad (social
dokumentation)
Vid inakt
Vid inakt
Efter godkännande av
brukare/närstående/ställföreträdare/
ombud
Om relevanta noteringar gjorts i
personakt
Personakt
Vid inakt
Personakt
journalanteckning
journalanteckning
personakt
När noteringar gjorts i personakt
5 år
26 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Personakter enligt SoL inom omsorgen om funktionshindrade
Aktivitet/process
- Handling
Anmälningar
Ansökningar från enskild om
bistånd eller service, med ev.
bilagor
Ansökningar till institutioner
om vård
Avgiftsbeslut
Beslut/domar i förvaltningsdomstol
arbetsplaner, handlingsplaner,
serviceplaner, vårdplaner
Fullmakter
Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse
i ärendet
Inkomstförsäkran (vid
avgiftsbeslut)
Kallelser (till möte med
handläggare m.m.)
Kopior av hyreskontakt,
besiktningsprotokoll etc.
Kopior av räkningar från
läkare, laboratorier, hem för
vård eller boende m.m. (räkningar för undersökningar
utförda på uppdrag av
socialtjänsten)
Meddelanden från hyresvärd
(hyresskulder, uppsägningar
etc.)
från sluten hälso- och sjukvård
eller liknande
Registerkontroller som utgör
underlag för beslut
Registerkontroller som endast
har tillfällig betydelse
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
Vid inakt
1 år
Pärm avgiftshandläggare
Vid inakt
Vid inakt
2 år
Vid inakt
Vid inakt
Vid inakt
5 år
Ska tillföras akten i läsbar form
27 (33)
2015-01-29
Aktivitet/process
- Handling
Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling,
läkare
Utredningar i enskilt ärende
Ärendeblad, journalblad
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Vid inakt
5 år
5 år
5 år
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Sarah)
annans medel
Fickpengsredovisning
5 år
5 år
Genomförandeplan/individuella planer m.m.
Inflyttningssamtal
5 år
5 år
betydelse
Intyg/utlåtande
Levnadsberättelse
5 år
Vid inakt
Signeringslistor för
hemtjänstinsats
Uppdrag/journalblad (social
dokumentation)
5 år
Vid inakt
Efter godkännande av
närstående/ställföreträdare
journalanteckning
Vid inakt
5 år
5 år
Personakt
5 år
5 år
journalanteckning
personakt
28 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Allmän administration inom omsorgen om funktionshindrade
Bostad med särskild service
Aktivitet/process
- Handling
Sarah) kopior
enligt 24 b § LSS (Lex Sarah)
kopior
Boendeenkäter, enkäter till
närstående
Dagböcker, meddelandeböcker
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Vid inakt
Vid inakt
Vid inakt
Efter sammanställning
Vid inakt
Får inte innehålla uppgifter om
enskilda
Egenkontroll livsmedels2 år
hygien, rapport och kyl, frys
m.m. enligt egenkontrollprogram
Förteckningar över boende i
Vid inakt
bostad med särskild service
Hyreskontrakt, besiktnings2 år
protokoll etc. för bostäder som
tillhandahålls av kommunen
Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare
Kvittens för
brukare
Larmloggar
Vid inakt
Löneunderlag till familjehem,
avlastningshem, kontaktperson
Månadsuppföljning till
hemkommun
Nyckelkvittenser, boendes
nycklar
Närvaro- och frånvarorapporter
insatser
Redovisning av boendes
privata medel
2 år
1 år
Efter det att kontraktet upphört att
gälla, under förutsättning att
hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår
När boende utgår ur verksamheten
Hos resp.
verksamhet
2 år
5 år
uppföljning
Pärm assistent
MYS
2 år
2 år
2 år
Vid inakt
10 år
29 (33)
2015-01-29
Aktivitet/process
- Handling
trygghetstelefon-/larm
Servicekort
Underlag och utbetalning av
habiliteringsersättning
Vårddagsuppgift
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Vid inakt
När innehavet har upphört
Vid inakt.
Sista
versionen
gallras/bevar
as med
personakt
2 år
Pärm assistent
Resurscenter
2 år
Förs vid inaktualitet till respektive
personakt och följer därefter för
dessa gälland regler om bevarande
och gallring
Familjehem/stödfamilj
Aktivitet/process
- Handling
Förteckningar över barn som
vistas i familjehem eller annat
enskilt hem
Förteckningar över
familjehem/stödfamilj
Utredning och avtal om
åtagande som familjehem
(LSS)
Utredning och avtal om
åtagande som stödfamilj (LSS)
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Vid inakt
När ny förteckning upprättats
Vid inakt
När ny förteckning upprättats
Bevaras 1
Personakt
5 år/Bevaras2
1
Samtliga personakter tillhörande
barn under 18 år måste bevaras till
dess de fyllt 18 år.
2
Efter att barnet fyllt 18 år gäller
gallringsfristen 5 år/Bevaras.
Kontaktperson
Aktivitet/process
- Handling
Uppdrag som kontaktperson
Redovisning av
kontaktuppdrag
Personuppgift kontaktperson
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
5 år/Bevaras Original till
personakt hos
handläggare
2 år
Samordnare
Samordnare har kopia som gallras
vid inaktualitet.
2 år
Original till personalkontoret.
Samordnare
30 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Hemtjänst
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
enligt 24 b § LSS (Lex Sarah)
kopior
Enkäter till hemtjänstmottagare
eller närstående
Förteckningar över
hemtjänsttagare
Kalendrar, dagböcker,
planeringsböcker
Kontakt och avtal av rutinmässig karaktär. T.ex. hyresavtal, avtal rörande städning
och utrustningar
Kvittens för
brukare
Larmloggar
Vid inakt
Vid inakt
Vid inakt
Månadsredovisning utförda
timmar
Nyckelkvittenser, personal,
enhetens nycklar
Nyckelkvittenser/kontaktbok
till hemtjänstmottagares
boenden
insatser
Redovisning av hemtjänstmottagares privata medel
Register över
hemtjänstmottagares nycklar
trygghetstelefon/-larm
2 år
2 år
2 år
1 år
Efter att avtalet upphört att gälla
Hos resp.
verksamhet
2 år
5 år
uppföljning
2 år
2 år
Efter upphörd service
Vid inakt
10 år
Inlåsta hos
enhetschef
Vid inakt
Under ständig uppdatering
Vid inakt
När innehavet har upphört
Vid inakt
Sista
versionen
gallras/
bevaras med
personakt
Förs vid inaktualitet till resp.
och gallring
31 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Personlig assistans
Aktivitet/process
- Handling
Kopior på beslut från
Försäkringskassan, avtal,
räkningar
Tidsredovisning LASS till
Försäkringskassan
Utbetalningsbesked från
Försäkringskassan
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
2 år
2 år
2 år
Debiteringsunderlag
32 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Färdtjänst/riksfärdtjänst
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Ansökningar med bilagor samt 5 år efter
beslut om färdtjänst och
inaktualitet
riksfärdtjänst
Handläggare
Register/förteckningar över
färdtjänstberättigade
Återkallelse av tillstånd
Årsstatistik
5 år
Handläggare
2 år
Bevaras
Handläggare
Handläggare
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Om uppgifter om färdtjänstens
volym och vilka regler som gällt i
kommunen bevaras kan materialet
gallras
Bostadsanpassning
Baserat på Riksarkivets/SKL:s Gallringsråd nr 7 Bevara eller gallra - Råd om teknisk verksamhet, mark
och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner, landsting/region
GallringsSortering/
Till
Anmärkningar
Aktivitet/process
- Handling
frist
förvaring
Ansökan och beslut om
bostadsanpassningsbidrag och
återställningsbidrag
10 år efter
beslutets
utgång
Personakt
Dokumentation om material
och installationer som behövs
för framtida reparationer och
underhåll
Offerter
10 år efter
beslutets
utgång
Handläggare
Vid
inaktualitet
Bevaras
Handläggare
Protokoll över beslut om
bostadsanpassningsbidrag och
återställningsbidrag
Hissregister
Statistiska sammanställningar
(rapport till Boverket)
Övrig information t.ex.
läkarintyg, åtgärdsförslag från
terapeuter
Personakt
kommunarkiv
Under förutsättning att beslutet
finns i myndighetens protokoll.
Om den sökande bor kvar i
lägenheten kan gallringsfristen
förlängas.
Enligt nämndens delegationsordning fattar handläggare beslut
upp till två basbelopp. Dessa beslut
finns ej i protokoll, men finns i
verksamhetssystem/personakt.
Protokoll bevaras enligt avsnittet
Nämndadministration, enskilda
utskottets protokoll
Handläggare
Bevaras
Handläggare
10 år efter
beslutets
utgång
Handläggare
33 (33)
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Referenser
Kommunala styrdokument
•
•
•
•
•
•
Arkivreglemente med tillämpningsföreskrifter, övergripande anvisningsdokument, (senast reviderad av
KF 2008-06-16, § 126)
Riktlinjer för arkivhantering, hjälpreda för kommunala myndigheter (reviderad 2014, kommunarkivet)
Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, övergripande anvisningsdokument, (antagen av
KF 199-12-13, § 280)
Dokumenthantering för personaladministration – gemensamma riktlinjer – övergripande riktlinjer för
kommunens dokumenthantering (ej daterat)
Riktlinjer för användande av sociala medier, övergripande inriktningsdokument
(KS 2010-04-28, § 91)
Förfrågningsunderlag - Valfrihetssystem för brukare enligt lagen om valfrihet Hemtjänst (senast
reviderad VON 2014-01-30, § 10)
Lagar
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)
Förvaltningslagen (1986:223)
Socialtjänstlag (2001:453)
Socialtjänstförordning (2001:937)
Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade
Förordning (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade
Hälso- och sjukvårdslag (1982:763)
Lag (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m. m.
Patientdatalag (2008:355)
Arkivlag (1990:782)
Arkivförordning (1991:446)
Lag (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten
Övriga styrande dokument
•
•
•
•
Gallringsråd nr 1 Bevara eller gallra? Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner,
landsting och regioner (SKL/Riksarkivet, 2010)
Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. (SKL, 2006)
Gallringsråd nr 6 Bevara eller gallra? Råd om patientjournaler och övrig vårddokumentation i
landsting/region och kommun (SKL/Riksarkivet, 2014)
Gallringsråd nr 7 Bevara eller gallra? Råd om teknisk verksamhet, mark, fastigheter samt
bostadsförsörjning hos kommuner, landsting/region (SKL/Riksarkivet, 2014)

Dokumenthanteringsplan vård- och omsorgsnämnden

Transcription

Similar documents

Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar

7/2015 Uppföljning av 2014 års internkontrollplan för

Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Ekonomi

Fiberlaryngoskop Storz 11101RP2 Gällivare

Nya vård- och omsorgsboendet Birger Jarlsgatan 91

2.7 kris- och säkerhet

och omsorgsboende.

Vård och omsorgsutbildning

Anslag/Bevis