Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Ekonomi

It Stockholms läns landsting
Landstingsstyrelsens förvaltning
SLL Ekonomi och Finans
1
2013-01-02
LS 1301-0002
BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR
KONCERNFINANSIERING
Detta dokument är en Bevarande- och gallringsplan för Koncernfinansiering.
Koncernfinansiering är en central redovisningsenhet där poster av landstingsövergripande
karaktär redovisas, såsom skatteintäkter och utbetalning av landstingsbidrag. Enheten har
inga anställda och bedriver ingen egen verksamhet.
Motivering för bevarande och gallring
Det allmänna förhållningssättet till frågan om bevarande och gallring har varit följande:
Sådana handlingar bevaras som i den löpande verksamheten under överskådlig tid måste
vara tillgängliga för förvaltningsåtgärder, för juridiska/ekonomiska/rättsliga ställningstaganden eller bedömts ha ett framtida forskarvärde.
För gallringsbara handlingar gäller olika tidsfrister t.ex. tio år, två år eller gallring vid inaktualitet. Planen innehåller handlingar för all verksamhet som avdelningen bedriver. Allmänna
handlingar som inte finns upptagna i planen får gallras först efter att ett särskilt gallringsbeslut fattats.
Akterna till diariet förvaras hos handläggaren tills de avslutas. Därefter skickas de till registraturen som arkiverar i centralarkivet i landstingshuset. Övriga handlingar finns i närarkiv
och på tjänsterummen hos respektive handläggare.
Angående vad som skall bevaras finns beskrivet i
•
•
•
Bevarandeplan för ekonomihandlingar, föreskrift nr 9.
Råd vid gallring av ekonomihandlingar, råd nr 2.
Bevarande- och gallringsplan för administrativa handlingar, föreskrift nr 12.
Denna bevarande- och gallringplan är resultatet av ett samarbete mellan Koncernfinansiering och arkivarie Lotta Windros, i samråd med Landstingsarkivet. På följande sidor redovisas sanrtKgs handlingar för Koncernfinansiering.
f
Charlotte Windros
Arkivarie
JIL
Stockholms läns landsting
Landstingsstyrelsens förvaltning
SLL Ekonomi och Finans
2013-01-02
Handlingstyp
Affärsunderlag, original
Gallras
10 år
Akter till diariet
Attestansvariga, förteckning över, kopia
Avisering inbetalning från utland
(Swedbank)
Avstämning, bokslutsdokumentation
Bevaras
Vid inaktualitet
Avräkningsnotor, original
Avtal
10 år
Bevaras
Beslut, egna
Bevaras
Betalningspåminnelse, kravbrev efter
betalning eller avskriven fordran
"Blocket"
2 år
2 år
Bokslutsdokumentation
Budgetunderlag
10 år
2 år
Delårsbokslut
Elektroniska rapportbekräftelser ur
TWIN
Engagemangsbesked
Fakturor, databas Contempus, leverantörsfakturor
Fakturor, inscannat av koncernfinansiering till Contempus, leverantörsfakturor
Fullmakter
10 år
Vid inaktualitet
Huvudbok
Kontoförteckning på
bank/postgironummer
Kontoplan
Bevaras
10 år
2 år
2 år
10 år
10 år
10 år
2 år
Bevaras
LS 1301-0002
Anmärkning
Affärsnota, underlag för avräkningsnota och registreringsrapport genererad i TWIN (Treasury Management
for Windows) av Intern Finans rörande transaktioner med banker
Edit diarieföringssystem
Original finns i Landstingsdirektörsbeslut
Förvaras hos Internfinans
Digital information utom vid delårsrapport och årsbokslut.
Gäller avtal med banker, avtal avseende lånekrediter, samverkansavtal,
borgensavtal. Se även lista över framtagen lista av Intern finans (se bilaga), vilken uppdateras kontinuerligt.
LS-diariet eller Landstingsdirektörsoch ekonomidirektörsbeslut
Häri finns dagliga datalistor ur TWIN
rörande likvider, externa affärer per
dag, transaktioner per dag, kopior av
avräkningsnotor, reverser och bokföringsavier samt anteckningar
Arbetsmaterial, inrapporteras till
Cognos Controller
Papperskopiorna förvaras hos upphandlad scanningsföretag
Förvaras i pärm koncernfinansiering
Gallras 2 år efter fullmaktsåtagandets
upphörande
Finns i Raindance
Finns i Raindance
JIL
Stockholms läns landsting
2013-01-02
Landstingsstyrelsens förvaltning
SLL Ekonomi och Finans
Kontoutdrag från banker
Korrespondens av varaktig betydelse
10 år
Bevaras
Korrespondens av ringa betydelse
Vid inaktualitet
Krav från kronofogden rörande landstingets förvaltningsorganisation
Kundfakturor
Likvid- och leveransinstruktion till
banken
Likviditetsprognoser
Logglistor över rensning av avslutade
affärer
Lånehandlingar, externa
10 år
10 år
Vid inaktualitet
LS 1301-0002
Banker, PG, BG, även portföljavier
Korrespondens som innehåller viktig
eller unik sakinformation och leder
till åtgärd eller tjänsteanteckning.
Korrespondens tillhörande ett ärende
diarieförs.
Under förutsättning att korrespondensen inte innehåller viktig eller
unik sakinformation.
Finns i Raindance
Vid inaktualitet
lo år
2 år
Lånehandlingar, interna
2 år
Momsdeklarationer
Momsdeklarationer, rättelser
Månadsbokslut
Periodisering av budget, månadsvis
Lista över PO (PersonalOmkostnads)pålägg och skatter per förvaltning, den
s.k. Internbankslistan
Rapport till SCB (Statistiska CentralByrån) på uppdrag av Riksbank, utland, månadsvis
Reverser
Rutinbeskrivning av arbetsuppgifter
Räntekontroll på värdepapper i TWIN
Ränterapport Koncernkonto från
Swedbank
Skattedeklaration, arbetsgivaravgifter
och moms
Statistik, inrapporterad till SCB, Intrastat och utrikeshandel
Systembeskrivning för datasystem
10 år
10 år
2 år
2 år
10 år
Gallras 2 år efter återbetalning. Häri
fmns kopior av utbetalningsorder,
räntemeddelanden, affärsbekräftelse,
avräkningsnotor, lånekontrakt, låneofferter, protokollsutdrag samt datalistor på betalningsplan och utskrift
från bildskärm om rensning av affär
Gallras 2 år efter återbetalning. Häri
fmns, låneförbindelser, datalistor ur
TWIN med betalningsplan samt kopior av beslut, avräkningsnotor samt
korrespondens ang. lån och räntor.
Finns i Cognos Controller
Månadsvis inläsning av fil från Heroma.
2 år
lo år
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
10 år
Gallras 10 år efter slutbetalning
Utgår när ny kommer
Månadsvis inläsning av excelfll till
Raindance.
10 år
2 år
Arbetsmaterial
Bevaras
TWIN, Raindance
Stockholms läns landsting
Landstingsstyrelsens förvaltning
SLL Ekonomi och Finans
2013-01-02
Säkerhets- och värdehandlingar, inak- 10 år
tuella
Utbetalningsjournaler för utanordning, signerade och debiteringsbemyndiga
Verifikationer och bokföringsorder
Årsredovisning
LS 1301-0002
Gallras 10 år efter upphörd giltighet.
Ex vis avtal och borgensförbindelser
loår
lo år
Bevaras
Häri ingår årlig balans/resultaträkning, kassaflödesanalys, noter,
förvaltningsberättelse.