Ärende 07. Folkhälsonämndens

Tjänsteskrivelse
1 (1)
2015-10-13
FHN 2015.0029
Handläggare
Emmy Andersson
Folkhälsonämnden
Folkhälsonämndens informationshanteringsplan
2016
Sammanfattning
Enlighet Karlskoga kommuns arkivreglemente (KF 2008-05-26, § 101)
skall varje myndighet upprätta en förteckning som redovisar
myndighetens allmänna handlingar. I förteckningen skall det framgå hur
myndighetens allmänna handlingar förvaras, bevaras och gallras.
Syftet är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens
handlingar, från att de inkommer och upprättas tills det att de
slutarkiveras eller gallras. Förteckningen skall uppdateras en gång per år
samt revideras vid behov.
De ändringar som gjorts vid revideringen består bland annat av
komplettering av arkivansvariga, mindre justeringar bland anmärkningar
till vissa handlingsslag samt mindre estetiska justeringar. Revideringen
har gjorts av förvaltningens arkivredogörare i samråd med
kommunarkivet i Karlskoga.
Förteckningen har tidigare benämnts dokumenthanteringsplan, men från
2014 benämns den som informationshanteringsplan.
Beslutsunderlag
Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 13 oktober 2015
Informationshanteringsplan för folkhälsonämnden 2016
Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut
Folkhälsonämnden godkänner informationshanteringsplanen för 2016
Emmy Andersson
Förvaltningssekreterare
Expedieras till
Stab- och ledning
Köks- och städchefer
Informationshanteringsplan
Folkhälsonämnden
Antagen av folkhälsonämnden 2015-12-09 § xx
Ersätter dokumenthanteringsplan dnr 2014.0076, 2014-12-10 § 159
www.karlskoga.se
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Informationshanteringsplan
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst
och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas
innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp
Syfte
Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de
inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingstyperna.
Instruktioner
Dokumenthanteringsplanen är indelade i fyra delar: Kansli, personal och verksamhetsadministration; Protokoll och nämndadministration; Projektadministration;
Information.

Bevaras
Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar.

Gallras
Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela
kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år 2007. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så
snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet.

Arkivering
Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga
minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören
får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Förvaring
Diarieförs
Bevaras/
Gallras
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Arkiveringsansvarig
Kansli, personal och verksamhetsadministration
Vilken typ av
handling/information?
Var finns den? Hos vem? Vilket
system
Ja/Nej
Bevaras alt
gallras
Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga
anmärkningar
Handläggare?
Arkivredogörare? Osv.
A3 blanketter
Förvaras: Hos respektive chef
Nej
Gallras
Gallras vid inaktualitet
Handläggare
System: G
Ansvarsbeskrivningar,
befogenhetsbeskrivningar,
uppdragsbeskrivningar
Förvaras: Hos respektive chef
Nej
Gallras
Gallras vid inaktualitet
Handläggare
Anställningsavtal/bevis
(underskrivet exemplar)
Förvaras: Hos
personalavdelningen
Nej
Bevaras
Originaldokument skickas till personakt
Personalavdelningen
System: Winlas
Anställningshandlingar
(ansökan, CV, personligt
brev och dylikt)
Förvaras: Hos
bemanningsenheten
Nej
Gallras
Ansökningshandlingar som tillhör sökning av vikarie
skickas till bemanningsenheten.
Bemanningsenheten
Anställningshandlingar
(ansökan, CV, personligt
brev och dylikt) till
semestervikariat
Förvaras: Hos
förvaltningsassistent
Nej
Gallras
Ansökningshandlingar som hör till sommarvikariat.
Förvaltningsassistent
Dokumenten gallras vid inaktualitet
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Ansökningar om
tjänstledigt
Förvaring
Förvaras: Hos
personalavdelningen
Diarieförs
Bevaras/
Gallras
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Arkiveringsansvarig
Nej
Bevaras
Skickas till personakt
Personalavdelningen
System: Winlas
Arbetskadeanmälan
System: LISA
Nej
Bevaras
Skickas till personakt
Personalavdelningen
Arbetstidsschema
Förvaras: Hos
Verksamhetsstrateg
Nej
Gallras
Gallras vid inaktualitet
Handläggare
Arkivbeskrivning
System: KAISA
Ja
Bevaras
Skickas till kommunarkiv efter att ärendet avslutats.
Revideras vid behov.
Arkivredogörare
Avgångsbegäran/beslut
Förvaras: Hos
personalavdelningen
Nej
Bevaras
Skickas till personakt
Personalavdelningen
Avgångsförmån
Förvaras: Hos
personalavdelningen
Nej
Bevaras
Skickas till personakt
Personalavdelningen
Avtal, kontrakt och dylikt
Förvaras: Hos
nämndsekreterare.
Ja
Gallras
Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller
tillför sakfråga i ärende.
Handläggare
System: KAISA
Gallras 2 år efter avtalstidens utgång om ovan angivna
kriterier ej är uppfyllda
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Förvaring
Diarieförs
Bevaras/
Gallras
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Arkiveringsansvarig
Beslut om godkännande för
att driva
livsmedelsanläggning
Förvaras: Kopia i pärm hos
verksamhetschef kost
Belastningsregisterutdrag
vid anställning och vikariat
Förvaras: Hos
bemanningsenheten
Nej
Gallras
Belastningsregisteutdrag
vid semestervikariat
Förvaring: I pärm hos
förvaltningsassistent
Nej
Gallras
Gallras vid inaktualitet
Förvaltningsassistent
Ja
Gallras
Beslut gallras 2 år efter inaktualitet.
Verksamhetschef kost
Original förvaras hos beslutande myndighet.
System: KAISA
Bemanningsenheten
System: Winlas
Debiteringsunderlag,
kopior
Förvaras: Per enhet
Nej
Gallras
Gallras vid inaktualitet
Handläggare
Delegationsförteckning/
delegationsordning
System: KAISA
Ja
Bevaras
Skickas till kommunarkiv efter avslutad mandatperiod
Nämndsekreterare
Delegationsbeslut
System: KAISA
Ja
Bevaras
Diarieförs i samlingsärende per år i KAISA. Skickas till
kommunarkiv efter avslutat ärende.
Nämndsekreterare
Diarieförda handlingar
System: KAISA
Ja
Bevaras
Skickas till kommunarkivet efter att ärendet avslutats
Nämndsekreterare
Fullmakt för e-post, intyg
om sekretess, postöppning
Förvaras: I pärm hos
förvaltningsassistent
Nej
Gallras
Gallras vid inaktualitet
Förvaltningsassistent
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Följesedlar,
beställningsbekräftelser
Förvaring
Förvaras: Hos beställaren
Diarieförs
Bevaras/
Gallras
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Arkiveringsansvarig
Nej
Gallras
Gallras vid inaktualitet
Handläggare
Informationshanteringsplan System: KAISA
Ja
Bevaras
Skickas till kommunarkivet efter att ärendet avslutats.
Uppdateras årligen och vid behov.
Nämndsekreterare
Inkomna handlingar
Ja
Gallras/
Inkomna pappershandlingar som är av värde men som
ej tillhör ärende registreras som övrig post i KAISA.
Gallras efter 2 år.
Nämndsekreterare
System: KAISA
Bevaras
Inkomna elektroniska handlingar som är av värde och
ej tillhör ärende registreras som övrig post i KAISA.
Gallras efter 2 år.
Inkomna handlingar som hör till ärende diarieförs i
ärendet och levereras till kommunarkivet efter
ärendet avslutats.
Inspektionsrapporter,
livsmedelstillsyn
Förvaras: Hos verksamhetschef
kost
Nej
Inventarieförteckningar,
Inventeringar
Förvaras: Hos respektive chef
Nej
Gallras
Gallras vid inaktualitet
Verksamhetschef kost
Original förvaras hos ansvarig myndighet
Gallras
Gallras efter 2 år.
Verksamhetschef kost
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Förvaring
Diarieförs
Bevaras/
Gallras
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Arkiveringsansvarig
Kontrollrapporter,
salmonella personal
Förvaras: I pärm hos
verksamhetschef kost
Nej
Gallras
Gallras efter 2 år
Verksamhetschef kost
Kostintyg/Intyg om
specialkost
Förvaras: hos respektive
verksamhet
Nej
Gallras
Original finns hon BUN. Gallras vid inaktualitet
Verksamhetschef kost
Körjournaler
Förvaras: I närarkiv
Nej
Gallras
Gallras efter 2 år
Nämndsekreterare
Matkuponger, kvittenser
över utdelade
Förvaras: hos
förvaltningsassistent
Nej
Gallras
Gallras efter 2 år
Förvaltningsassistent
Matsedlar
System: KAISA/G
Ja
Bevaras
Bevaring av matsedel från varje verksamhet för vecka
37. Samlas årsvis i ärende och skickas till
kommunarkivet per år. Gallring av övriga matsedlar
vid inaktualitet
Verksamhetschef kost
Minnesanteckningar
Förvaras: hos handläggare
Ja
Bevaras
Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller
tillför sakfråga i ärende.
Handläggare
System: KAISA/G
Diarieförs i tillhörande ärende om sådant eller i
samlingsärende om sådant krävs. Skickas till arkiv vid
avslutat ärende alt årsvis.
Gallras vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är
uppfyllda
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Förvaring
Diarieförs
Bevaras/
Gallras
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Arkiveringsansvarig
Närvarolistor från
utbildningar och
avdelningsmöten
Förvaras: Hos ansvarig
handläggare
Nej
Gallras
Gallras vid inaktualitet
Handläggare
Postlistor
System: KAISA
Ja
Bevaras
Skickas till kommunarkiv årsvis
Nämndsekreterare
Utskrift från diariet en gång per månad.
Samlingsärende skickas årsvis.
Rutinbeskrivningar
Förvaras: hos ansvarig
handläggare
Nej
Gallras
Gallring vid inaktualitet
Enskild handläggare
Nej
Bevaras
Ansvarig chef skickar kopia till personakt
Personalavdelningen
System: G
Rehabiliteringsutredningar
Förvaras: hos respektive chef
System: Adato
Samrådsremiss,
detaljplaner och dylikt
System: KAISA
Ja
Gallras
Remisser och detaljplaner gallras vid inaktualitet,
originalhandling förvaras hos utskickande myndighet
Handläggare
Statistik
Förvaras: Per enhet
Ja
Bevaras
Sammanställningar bevaras. Statistikunderlag gallras
vid inaktualitet
Handläggare
Tjänstgöringsbetyg
Förvaras: hos respektive
verksamhetschef
Nej
Gallras
Gallras vid inaktualitet
Verksamhetschef
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Förvaring
Diarieförs
Bevaras/
Gallras
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Arkiveringsansvarig
Tjänstgöringsintyg
Förvaras: hos löneenheten
Nej
Bevaras
Kopia skickas till personakt
Löneenheten
Utbildning, som
förvaltningen håller
Förvaras: hos
informatören/handläggare
Nej
Bevaras
Bevaras om det har betydelse för verksamheten eller
tillförsakfråga i ärende
Handläggare
Utredningar
Förvaras: hos handläggare
Ja
Bevaras
Bevaras om det har betydelse för verksamheten.
Skickas till kommunarkivet efter avslutat ärende
Handläggare
Ja
Gallras
Gallras efter 2 år. Övrig post ska endast innehålla
korrespondens av kortvarig betydelse.
Registrator
System: KAISA
”Övrig post” i KAISA
Förvaras: hos registrator
System: KAISA
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Förvaring
Diarieförs
Bevaras/
Gallras
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Arkiveringsansvarig
Protokoll och nämndadministration
Förhandlingsprotokoll och
fackliga framställningar
(Enskilda fall)
Förvaras: hos
personalavdelningen
Nej
Bevaras
Skickas till personakt
Personalavdelningen
Nämndens budget
System: KAISA
Ja
Bevaras
Skickas till kommunarkiv efter 1 år
Handläggare
Nämndens handlingar
System: KAISA
Bevaras
Skickas till kommunarkiv efter 1 år
Nämndsekreterare
Nämndens
verksamhetsbeskrivningar
Nämndens årsberättelser
System: KAISA
Ja
Bevaras
Skickas till kommunarkiv efter 1 år
Handläggare
System: KAISA
Ja
Bevaras
Skickas till kommunarkiv efter 1 år
Handläggare
Protokoll,
Folkhälsonämnden
Förvaras: Original i arkivskåp
Ja
Bevaras
Skickas till kommunarkivet efter 1 år
Nämndsekreterare
Protokoll, Samverkan
Förvaras: Original i arkivskåp
Ja
Bevaras
Skickas till kommunarkivet efter 1 år
Nämndsekreterare
System: KAISA
System: KAISA
Protokoll, Ledningsgrupp
System: KAISA
Nej
Gallras
Bevaras om det har betydelse för verksamheten,
annars gallring vid inaktualitet
Handläggare
Protokoll, Arbetsplatsträff
System: KAISA
Nej
Gallras
Bevaras om det har betydelse för verksamheten,
annars gallring vid inaktualitet
Handläggare
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Förvaring
Diarieförs
Bevaras/
Gallras
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Arkiveringsansvarig
Projektadministration
Projektdokumentation
(egna projekt)
Förvaras: Per enhet/
Projektägare/ projektledare
Ja
Bevaras
System: KAISA
Skickas till kommunarkiv efter avslutat projekt
Projektledare/
Bevaring av: Avtal/kontrakt (ex med
sammarbetspartner); projektansökan; budget
(tilldelade resurser, fastställda ramar, budgetansvar,
attestregler); ekonomisk redovisning; beslut;
projektdirektiv; projektplan; förstudierapport;
delrapport; utvärdering; slutrapport; korrespondens
som dokumenterar avgöranden, överenskommelser,
sakfrågor eller som på annat sätt är av vikt;
minnesanteckning som tillför sakuppgifter eller på
annat sätt är av vikt; övrig projektdokumentation av
tillfällig eller ringa betydelse
Projektägare
Gallras vid ärendets avslut, om ovan angivna kriterier
ej är uppfyllda
Projektansökan (extern)
Förvaras: Per enhet/
Projektägare/ projektledare
System: KAISA
Ja
Gallras
Vid ej antagen ansökan sparas ansökanmed
motivering av svaret så länge det är relevant. Gallring
vid inaktualitet
Projektledare/
Projektägare
Gallras vid inaktualitet
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Förvaring
Diarieförs
Bevaras/
Gallras
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Arkiveringsansvarig
Information
Broschyrer och
informationsblad (egna)
Förvaras: hos ansvarig
utgivare/ informatör
Nej
Bevaras
System: G
Skickas till kommunarkivet en gång per år.
Avstämning sker mellan handläggare och informatör,
där handläggaren lämnar dokumenten till
informatören som i sin tur ansvarar för överlämning
till kommunarkivet.
Informatör
Dokument av ringa betydelse kan gallras vid
inaktualitet.
Enkätundersökningar,
förvaltningens egna
Förvaras: hos handläggare
Ja
Bevaras
System: KAISA
Enkätundersökningar,
förvaltningen besvarar
externa
Förvaras: hos handläggare
System: KAISA
Bevaring av sammanställning, resultat, rapport och
kopia på ett enkätformulär. Skickas till
kommunarkivet efter ärendet avslutats
Handläggare
Gallring av besvarade enkäter och underlag vid
inaktualitet
Ja
Bevaras
Om det är av vikt för verksamheten eller sakfråga
bevaras kopia på enkätformulär och svar.
Handläggare
Skickas till kommunarkivet efter ärendet avslutats
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Sociala medier (inlägg,
kommentarer), sidor
förvaltningen driver själv
Förvaring
Facebook och Instagram
Diarieförs
Nej
Bevaras/
Gallras
Gallras
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Kommentarer i sakfråga läggs in i DF respons och
behandlas enligt regler för inkomna synpunkter (se
nedan)
Arkiveringsansvarig
Informatör
Övrig information av ringa vikt gallras vid inaktualitet.
Fotografier
System: M
Nej
Gallras
Bilder som tillför ärende eller är av vikt för
verksamheten bevaras. Skrivs ut i färg på licensierade
skrivare och skickas till kommunarkivet efter 5 år.
Informatör
Bilder som är av ringa betydelse gallras vid
inaktualitet.
Inkomna synpunkter
System: DF respons/KAISA
Ja
Bevaras
Registreras i DF Respons och vidarebefordras till
handläggare för besvarande. Samlingsärende årsvis i
KAISA med synpunkter och svar alternativt
rapportsammanställning.
Nämndsekreterare/
Informatör
Skickas till kommunarkivet per år.
Kurs och
konferensinbjudningar,
inkomna
Förvaras: hos
registrator/handläggare
Nej
Gallras
Vidarebefordras till berörd personal/politiker och
gallras vid inaktualitet
Handläggare/Registrator
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Kurs och
konferensinbjudningar
Förvaring
Förvaras: hos
handläggare/informatör
Diarieförs
Nej
Bevaras/
Gallras
Bevaras
(egen producerade)
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller
tillför sakfråga i ärende. Skickas till kommunarkivet
när ärendet avslutats.
Arkiveringsansvarig
Handläggare
Gallras vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är
uppnådda.
Nyhetsbrev, inbjudningar,
informationsbrev
Förvaras: hos registrator
Nej
Gallras
Vidarebefordras till berörd personal/politiker och
gallras vid inaktualitet
Handläggare/Registrator
Förvaras: hos
informatör/handläggare
Nej
Bevaras
Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller
tillför sakfråga i ärende.
Informatör/
(inkomna)
Nyhetsbrev, inbjudningar,
informationsbrev
Handläggare
Gallras vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är
uppnådda.
(egna)
Pressklipp
Förvaras: I pärm hos
informatör
Nej
Bevaras
Skickas till kommunarkivet efter 5 år
Informatör
Samtycke till publicering av
bilder
Förvaras: Hos informatör
Nej
Gallras
Gallring vid inaktualitet
Informatör
Skadlig kod och skräppost
(SPAM)
Mottagare
Nej
Gallras
Gallring sker omedelbart av respektive mottagare
Handläggare/Registrator
www.karlskoga.se
Informationshanteringsplan
Karlskoga kommun
Folkhälsonämnden
Handlingsslag
Trycksaker,
egenproducerat
Förvaring
Förvaras: hos
informatör/handläggare
Diarieförs
Nej
Bevaras/
Gallras
Bevaras
Dnr 2015.0029
Reviderad 2015-12-09
Anmärkning
Ett exemplar skickas till kommunarkivet en gång per
år.
Arkiveringsansvarig
Informatör/
Handläggare
Gallring sker av inbjudningar, annonser och dylikt vid
inaktualitet
Övrig korrespondens, mail
med mera
Förvaras: hos
handläggare/Mottagare
System: KAISA
Nej
Bevaras
Bevaring av korrespondens som tillför sakuppgift till
ärende eller på annat sätt är av vikt för
verksamheten. Vidarebefordras till diariet för
diarieföring
Handläggare/
Mottagare
Gallras vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är
uppfyllda
www.karlskoga.se