docDokumenthanteringsplan för barnomsorg och
download 
Report Transcription
Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och
Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och utbildning Fastställd 2015-03-27, dnr HN 2015/31 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och utbildning ................................... 2 Gallring............................................................................................................ 2 Leverans till arkivet ........................................................................................... 2 Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling ...................... 2 Gallringsråd ...................................................................................................... 2 Handlingar som är av tillfällig betydelse............................................................. 3 Administration .................................................................................................... 5 Remisser och enkäter ........................................................................................ 6 Arkiv och diarier................................................................................................ 7 Personaladministration ....................................................................................... 7 Budget och ekonomisk uppföljning ....................................................................... 7 Sociala medier .................................................................................................. 8 Styrning och ledning........................................................................................... 9 Ekonomi .......................................................................................................... 9 Förskoleverksamhet ......................................................................................... 12 Grundskola ....................................................................................................... 14 Övergripande planering .................................................................................... 14 Elevregistrering............................................................................................... 15 Studieorganisation .......................................................................................... 16 Undervisningsplanering .................................................................................... 17 Elevutveckling och lärande ............................................................................... 18 Särskola ........................................................................................................... 21 Intagning ......................................................................................................... 23 Elevhälsa .......................................................................................................... 24 Övriga skolrelaterade verksamheter ................................................................ 25 Skolskjutsar ................................................................................................... 25 Skolbibliotek ................................................................................................... 26 Skolkök ......................................................................................................... 26 1 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och utbildning Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Arkivansvarig ansvarar för att verksamheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Inom barnomsorg och utbildning är det enhetscheferna som är arkivansvariga. Arkivredogörare utses av enhetscheferna. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2014, kan alltså gallras tidigast i januari 2025. Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för instruktioner. Leverans till arkivet Leverans till kommunarkivet bör ske efter tio år eller när arkivansvarig gör bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling Handlingar som uppkommer inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling redovisas i egna dokumenthanteringsplaner. Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra. 2 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Handlingar som är av tillfällig betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion. B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper. 3 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad form, till exempel fax, om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit senare. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt. 3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar. 4 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Administration Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Protokoll från humanistiska nämnden Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Bevaras Använd Arkiv 100 papper Protokollsutdrag Diarieförs i Diabas tillsammans med ärendet Bevaras Delegeringsbeslut Förvaras tillsammans med ärendet Bevaras Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden K:\Nämnder… Bevaras Tjänsteskrivelser till nämnd Diarieförs i Diabas Bevaras Organisationsutredningar Diarieförs i Diabas Bevaras Arbetsordning, reglementen Diarieförs i Diabas Bevaras Diarieförs tillsammans med ärendet Bevaras Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Bevaras Protokoll/mötesanteckningar från ledningsgrupp, avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och liknande som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten Bevaras Diarieförda handlingar Bevaras Korrespondens av tillfällig betydelse Gallras efter 2 år Avtal, överenskommelser och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär Kopieras på Arkiv 80 papper Bevaras på resp. nämnd och årsvis Kvalitetsdokumentsbeskrivning/ miljöledningssystem, processoch organisationsbeskrivningar MBL-protokoll/ Samverkansprotokoll Protokoll binds in i böcker löpande Diarieförs i Diabas Bevaras Undantag: om man diariefört handlingar av tillfällig eller ringa karaktär kan dessa gallras efter särskilt beslut Kopia på avtal som gäller inköp ska till Avtalskalendern 5 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning Handling 2015-03-27 Förvaring och sortering Avtal och kontrakt av kortvarig karaktär Bevaras/ Gallras Anmärkning Gallras två år efter upphörd giltighet T.ex. avtal med konsulter, kontrakt och leasingavtal Handlingar, slutrapport, protokoll etc. från utredningar och projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten Diarieförs i Diabas Bevaras Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad Diarieförs i Diabas Bevaras Informationsskrifter och broschyrer som framställs inom den egna verksamheten Arkivkartong Bevaras Pressklipp som har direkt anknytning till verksamheten Bevaras Beskrivningar av IT-system (ADB-register) Bevaras Erinringar mot förslag till föreläggande Gallras efter 10 år Inventarieförteckningar Bevaras Ansökningar om externa medel Diarieförs i Diabas Bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Remisser, egna upprättade med sammanställning Diarieförs i Diabas Bevaras Remisser, svar på inkommande Diarieförs i Diabas Bevaras Kopia på avtal som gäller inköp ska till Avtalskalendern Remisser och enkäter Anmärkning Enkäter, egenproducerade av långsiktig betydelse Bevaras Även svar på inkommande Enkäter av tillfällig betydelse Gallras vid inaktualitet Inkommande och egenproducerade Enkätsvar, inkomna Gallras Om sammanställning finns 6 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Arkiv och diarier Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Arkivredovisningar, arkivbeskrivningar och arkivförteckningar Diarieförs i Diabas Bevaras Dokumenthanteringsplan Diarieförs i diabas Bevaras Diarier och övriga register som ger sökingångar till handlingar Diarieplan Anmärkning Bevaras Diarieförs i Diabas Bevaras Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Personaladministration Handling Kompetensutvecklingsplaner Gallras när anställning upphört Utvecklingsplaner, individuella Gallras när anställning upphört Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser Gallras när anställning upphört Utvecklingssamtal, övriga anteckningar Gallras vid inaktualitet Personalscheman eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider m.m. Bevaras Utdrag ur polisens belastningsregister Gallras efter 1 år Övriga personalärenden Anmärkning Under förutsättning att dokumentation finns som visar att arbetsgivaren tagit del av registerutdraget Se separat dokumenthanteringsplan för personaladministration Budget och ekonomisk uppföljning Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Budgetförslag Diarieförs i Diabas Bevaras Underlag gallras vid inaktualitet Budget och flerårsplan Diarieförs i Diabas Bevaras 7 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Internbudget Diarieförs i Diabas Bevaras Ekonomisk uppföljning med helårsprognos, t.ex. kvartalsrapport Diarieförs i Diabas Bevaras Bokslut och verksamhetsberättelse Diarieförs i Diabas Bevaras Övriga ekonomiärenden Anmärkning Se sidan 9 samt separat dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Sociala medier Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Olämpliga inlägg på sociala medier Bevaras Inläggen raderas men skrivs ut på papper för att fungera som underlag för en eventuell polisanmälan Inlägg på sociala medier Gallras vid inaktualitet Utdrag från sociala medier Gallras vid inaktualitet 8 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Styrning och ledning Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Beslut om upptagningsområden Diarieförs i Diabas Bevaras Likabehandlingsplaner, årliga planer för att förebygga och förhindra diskriminering och kränkningar samt utredningar och uppgifter om vidtagna åtgärder Diarieförs i Diabas Bevaras Avtal och handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning. Diarieförs i Diabas Bevaras Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg. Diarieförs i Diabas Bevaras Kvalitetsredovisning, årligen upprättad. Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts. Gäller samtliga skolformer Diarieförs i Diabas Bevaras Överklaganden, beslut och handlingar Diarieförs i Diabas Bevaras Statistik till andra myndigheter Anmärkning Gallras vid inaktualitet Beställda återkommande från SCB, skolverket m fl Anmärkning Ekonomi Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Bidragsansökningar till Skolverket Diarieförs i Diabas Bevaras Beslut från Skolverket gällande bidragsansökningar Diarieförs i Diabas Bevaras Yttranden från elevers hemkommuner kring vårdnadshavares/elevs önskemål om utbildningsplats i annan kommun samt beslut att ta emot elev från annan kommun. Förteckningar eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner Bevaras 9 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning Handling 2015-03-27 Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Förteckningar eller register över elever som går i skolan i en annan kommun. Uppgift om skolkommun bör finnas i registret eftersom uppgifter rörande eleven kan behöva sökas även efter mycket lång tid Bevaras Överenskommelser om interkommunal ersättning Bevaras Förteckningar över fördelning av premier och stipendier Diarieförs i Diabas Anmärkning Bevaras Redovisningshandlingar, villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Bevaras Årsredovisning rörande utbetalning av fondmedel om uppgifterna inte finns bevarade i den kommungemensamma redovisningen Bevaras Uppgifter om bidragskriterier Bevaras Handlingar rörande bidrag till enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg Bevaras Handlingar rörande bidrag till fristående skolor m.m. Bevaras Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg Gallras efter 3 år Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolskjuts m.m. Gallras efter 10 år Verifikationer, övrig räkenskapsinformation Gallras efter 10 år Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning Gallras efter 2 år Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts Handlingar rörande fördelning och redovisning av premier och stipendier Gallras efter 3 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljas Handlingar rörande nedsättning av avgifter Gallras efter 3 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett 10 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning Handling 2015-03-27 Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Inkomstuppgifter Gallras efter 3 år Underlag för avgifter inom förskola och skolbarnomsorg Rapporter till CSN kring behöriga elever/deltagare Gallras efter 3 år Behöriga elever: studietid, frånvaro, resultat Redovisningshandlingar rörande undervisning Gallras vid inaktualitet Underlag för kontroll till löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare med uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna kursmoment Rekvisitioner från bidragsansökningar Gallras efter 10 år 11 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Förskoleverksamhet Handling Förvaring och sortering Ansökan och beslut om reducerad avgift. Ansökan/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg. Bevaras/ Gallras Anmärkning Bevaras Diarieförs i Diabas Bevaras Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogisk omsorg, etc. Bevaras Förteckningar över förskolor m.fl. Bevaras Handlingar och beslut i förtursärenden etc. Bevaras Köstatistik, beläggningsstatistik. Bevaras Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom förskolan eller annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv Bevaras Protokoll, verksamhetsmöten med bilagor eller motsvarande Bevaras Dagböcker och planeringskalendrar Bevaras Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet Bevaras Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Bevaras Handlingar och beslut rörande avstängningar från förskoleverksamhet. Bevaras Kan ingå i verksamhets/årsberättelserna Kan ingå i verksamhets/årsberättelserna Bör bevaras i de fall de har förts löpande och i sådan form att de dokumenterar verksamheten Handlingar och beslut rörande barn med särskilda behov. Individuell elevvårdsakt Bevaras Se även avsnittet Elevhälsa Handlingar rörande skador och/eller tillbud Individuell elevvårdsakt Bevaras Se även avsnittet Elevhälsa 12 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning Handling 2015-03-27 Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Bevaras Arbetsplaner, lokala Bevaras Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Bevaras Verksamhetsberättelser, årsberättelser från de olika omsorgsformerna Bevaras Ansökningar om plats eller ändring av plats inom förskola/pedagogisk omsorg Gallras vid inaktualitet Placeringsmeddelanden Gallras vid inaktualitet När svar inkommit Svar på placeringsmeddelanden Gallras vid inaktualitet När barnet registrerats Kölistor Gallras vid inaktualitet Köstatistik bör bevaras Närvarolistor Gallras efter 3 år Uppgifter om vistelsetid Gallras efter 3 år Uppsägning av plats inom förskola/pedagogisk omsorg Gallras efter 2 år Utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. De ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljön, och bör bevaras centralt Planerad vistelse 13 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Grundskola Övergripande planering Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Protokoll, elevrådsmöten Bevaras Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv Bevaras Protokoll, lokala styrelser, skolråd/föräldrarråd/klassråd Bevaras Protokoll, skolkonferenser Bevaras Organisationsplaner Bevaras Arbetsplan, arbetsmiljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, lokalt utarbetade Bevaras Skolplaner Bevaras Statistik, egen upprättad enhetsspecifik Bevaras Förteckning över fördelning av premier och stipendier Bevaras Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Bevaras Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Bevaras Utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. De ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljön, och bör bevaras centralt Läromedel, egenproducerat. Bevaras I den mån kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras 14 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning Handling 2015-03-27 Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Kvalitetsredovisningar Bevaras Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts (skollagen SFS 2010:800) Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Bevaras Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor m fl Gallras vid inaktualitet Statistik till andra myndigheter (t.ex. SCB, Skolverket) Gallras vid inaktualitet Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse Gallras vid inaktualitet Statistiken sammanställs ur verksamhetssystemet, varför varje enskild rapport kan återupprepas Elevregistrering Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Elevhistorik (”elevkort”). Uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc.) vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas ur uttaget Sorteras på år och personnummerordning Bevaras Klasslistor/gruppförteckningar. Slutgiltig med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. Sorteras på läsår Bevaras Skol- (elev-) kataloger, t.ex. fotokataloger eller motsvarande Sorteras på läsår Bevaras Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år Anhörighetsblanketter Gallras vid inaktualitet Anmärkning Skolvalsblanketter 15 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning Handling 2015-03-27 Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Ansökan om att få gå om årskurs eller uppflyttning till högre årskurs Gallras vid inaktualitet Underlag för registrering Gallras vid inaktualitet Meddelanden om skol- eller klassbyten, in- och avflyttning, frånvaro m.m. Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett Gallras vid inaktualitet Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som person bär skydd runt personuppgift Handlingar rörande samtycken enligt PuL Gallras vid inaktualitet För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång Bevaras/ Gallras Anmärkning Studieorganisation Handling Förvaring och sortering Ansökan och beslut till särskola Bevaras Förteckningar över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Bevaras Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Bevaras Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Bevaras Disciplinära åtgärder, handlingar rörande (avstängning/förvisning av elev, varning etc) Bevaras Anmälan/avanmälan om modersmålsundervisning Gallras vid inaktualitet Anmälan och beslut om svenska som andraspråk Gallras vid inaktualitet Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Gallras vid inaktualitet När eleven slutat skolan 16 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning Handling 2015-03-27 Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Handlingar rörande praktik och praktikplatser Gallras vid inaktualitet T.ex. arbetsplatskontakter, praktikbesked, omdömen. Under förutsättning att uppgifter om genomförd praktik dokumenteras i elevmatrikel eller motsvarande Ledighet för elev, ansökan Gallras vid inaktualitet Då elev slutat skolan Närvaro- och frånvarouppgifter Gallras vid inaktualitet Rutinkorrespondens Gallras vid inaktualitet Språkval Gallras vid inaktualitet Överenskommelser om t.ex. datoranvändning Gallras vid inaktualitet Då eleven slutat skolan Bevaras/ Gallras Anmärkning Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik m.m. Undervisningsplanering Handling Förvaring och sortering Läsårsdata (kan ingå i skolkatalog) Bevaras Protokoll från klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa t.ex. arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser, studiekonferenser Bevaras Lokala kursplaner, arbets- och timplaner Bevaras Läromedel, egenproducerade. Bevaras Läromedel, förteckningar Bevaras I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras 17 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Schema, klass- (slutlig för varje läsår och skolenhet) Sorteras på läsår Bevaras Anmärkning Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Bevaras Ansökan och beslut m.fl. handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång Bevaras Ansökan och beslut m.fl. handlingar rörande särskild undervisning, t.ex. på sjukhus, specialpedagog m.m. Bevaras Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse Bevaras Beställningar av läromedel Gallras vid inaktualitet Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Gallras vid inaktualitet Handlingar rörande konserteller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Gallras vid inaktualitet Lärarschema Gallras efter 3 år Klasschema ska bevaras (se ovan) T.ex. medgivande från vårdnadshavare kring deltagande Elevutveckling och lärande Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Elevvårdskonferenser, protokoll Individuell elevvårdsakt Bevaras Se även avsnittet Elevhälsa Särskilt stöd, särskild undervisning (med ev. underlag t.ex. läkarintyg), ansökan och beslut om Individuell elevvårdsakt Bevaras Se även avsnittet Elevhälsa Åtgärdsprogram Individuell elevvårdsakt Bevaras Se även avsnittet Elevhälsa Anpassad studiegång, ansökan och beslut om Bevaras 18 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning Handling 2015-03-27 Bevaras/ Gallras Anmärkning Betygskatalog, betygssammanställningar. Bevaras Eventuella förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass. Ska vara ett pappersdokument enligt SKOLFS 2007:27 Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Bevaras Intyg om anpassad studiegång. Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg, och åtföljer detta Bevaras Resultat av prövning, med anteckning om betyg. Har samma betydelse som betygskatalog och bör förvaras tillsammans med denna Bevaras Individuella utvecklingsplaner med omdömen Bevaras Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Bevaras Nationella prov i svenska och svenska som andra språk, elevlösningar, samtliga delar Förvaring och sortering Sorteras på läsår Bevaras CD-skivor med provet, eller andra medier (tidigare kassettband), kan gallras när verksamheten inte behöver de längre Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska Bevaras Överklaganden (gäller beslut om placering i särskild undervisningsgrupp) Bevaras Omprövning av betyg, beslut och handlingar Bevaras Intyg om avgång från grundskola (utfärdas om elev avgår utan slutbetyg). Bevaras Bör förvaras tillsammans med betygskatalog Utvecklingssamtal eller motsvarande, anteckningar från Gallras vid inaktualitet Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m.m. dokumenteras i t.ex. åtgärdsprogram 19 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Sorteras på läsår Gallras efter 5 år Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska bevaras, se ovan. CD-skivor med provet, eller andra medier (tidigare kassettband), kan gallras när verksamheten inte behöver de längre. Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska Gallras efter 5 år Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras, se ovan Kunskapsprofiler Gallras vid inaktualitet Gäller samtliga ämnen Diagnostiska prov, elevlösningar Gallras vid inaktualitet Skriftliga tester och prov, elevlösningar Gallras vid inaktualitet Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut 20 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Särskola Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Ansökningar med underlag och beslut om mottagande Bevaras Överklaganden Bevaras Arbetsplaner Bevaras Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Bevaras Handlingar rörande elevens val Bevaras Kursplaner Bevaras Timplaner Bevaras Handlingar rörande särskild undervisning, t.ex. på sjukhus Bevaras Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Bevaras Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Bevaras Pedagogiska utredningar/journaler med bilagor Bevaras Protokoll, beslutskonferenser Bevaras Protokoll, elevvårdskonferenser och klassråd, och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa t.ex. arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser, skolkonferenser eller motsvarande Bevaras Anmärkning Utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. De ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljön, och bör bevaras centralt 21 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning Handling 2015-03-27 Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv Bevaras Protokoll, lokala styrelser, skolråd/föräldraråd/klassråd Bevaras Individuella utvecklingsplaner med omdömen Bevaras Scheman, individuella Bevaras Studieomdömen Bevaras Åtgärdsprogram Bevaras Intyg om genomgången utbildning Bevaras Betygskataloger, betygssammanställningar Bevaras Samlat betygsdokument. I de fall det getts i stället för slutbetyg Bevaras Slutbetyg, kopia (avgångsbetyg). Gäller främst gymnasiet Bevaras Individuella studieplaner Gallras då eleven slutat skolan Gymnasiesärskola. Uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program Rutinkorrespondens Gallras vid inaktualitet Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik, m.m. Se även avsnittet Elevhälsa Förkortningar och sifferkoder förklaras, tas fram årsvis efter klass. 22 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Intagning Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Protokoll med beslut om intagning Bevaras Överklagande, handlingar rörande (görs till skolväsendets överklagandenämnd) Bevaras Informationsmaterial Bevaras Intagningsstatistik, uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen. T.ex. antal intagna per utbildning och behörighet, kvoter etc. Bevaras Ansökningshandlingar för ej intagna elever Gallras efter 1 år Efter avslutad reservintagning Ansökningshandlingar för intagna elever Gallras vid inaktualitet När eleven slutat sin skolgång kan handlingarna gallras på intagningsenheten Bekräftelser, på intagning till gymnasieskolan Gallras vid inaktualitet Intagningslistor Gallras vid inaktualitet Efter avslutad reservintagning Korrespondens Gallras vid inaktualitet Rutinmässig korrespondens av ringa betydelse rörande intagning, ansökningar etc Register och listor som används för sortering och kontroll Gallras vid inaktualitet Tidplan med instruktioner Gallras efter 1 år Yttrande/beslut över skolgång i annan kommun Gallras vid inaktualitet Efter avslutad skolgång. Underlag/kontroll för interkommunal ersättning 23 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Elevhälsa Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Elevvårdsakt Bevaras Åtgärdsprogram Elevvårdsakt Bevaras Protokoll, elevvårdskonferenser Elevvårdsakt Bevaras Olycksfalls-/incidentrapporter Elevvårdsakt Bevaras Arbetsskada (elev), handlingar rörande. T.ex. vid PRAO Elevvårdsakt Bevaras Barnhälsovårdsjournaler (tillhör normalt landstingen) Bevaras Skolhälsovårdsjournaler. I skolhälsovårdsjournalen ingår bl.a. remisser, kostintyg, läkarintyg, vaccinationstillstånd. Bevaras Register/förteckningar över journaler/journaluppgifter som har överlämnats till annan huvudman Bevaras Handlingar som rör skolkurators verksamhet, t.ex. kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar Bevaras Skolpsykologjournaler med underlag som t.ex. testmaterial Bevaras Övrig utrednings/kartläggningsdokumentation avseende enskilda elever (t.ex. pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa) Bevaras Anmärkning 24 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Övriga skolrelaterade verksamheter Skolskjutsar Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Bevaras Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Bevaras Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall Bevaras Skolskjutsplaner/regler Diarieförs i Diabas Bevaras Skolskjutsreglementen Diarieförs i Diabas Bevaras Anmärkning Kostnadsredovisningar avseende skolskjutsning Bevaras Ingår vanligen i kommunens gemensamma ekonomisystem Årsstatistik över skolskjutsverksamheten Bevaras Kan återfinnas bland handlingar till protokollen Ansökan och beslut om skolskjuts Gallras efter 2 år Om ansökan inte gäller vid växelvis boende eller om ärendet överklagats, se ovan Avtal med utförare Gallras efter 2 år Efter att avtalet upphört. För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. Gallras vid inaktualitet Med uppgift om till kommunen inkomna bidrag, vad kommunen betalat ut och eventuellt vad som är återbetalningspliktigt Buss-/skolkort, handlingar rörande Gallras efter 2 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Skolskjutsregister Gallras 3 år efter senaste anteckning en T.ex. med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. kan gallras under förutsättning att statistik bevaras Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten Gallras vid inaktualitet Med undantag av räkenskapsinformation Kopia på avtal ska till Avtalskalendern 25 TROSA KOMMUN Barnomsorg och utbildning 2015-03-27 Skolbibliotek Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Beståndsregister Biblioteksdatabas Bevaras Kan tas ut med en viss periodicitet, t.ex. vart tredje år. Elektroniskt uttag är att föredra om omfattningen är stor Handlingar rörande samverkan, projekt m.m. Bevaras Informationsbroschyrer, egenupprättade Bevaras Inköp/prenumerationer. Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter etc. Bevaras Statistik; låntagare, antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok etc. Biblioteksdatabas Bevaras Uppgift om lån per elev Gallras vid inaktualitet Vid återlämnande Register över låntagare Gallras vid inaktualitet Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort Gallras efter 2 år Efter upphörd giltighet Anmärkning Skolkök Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Protokoll från kostråd/matråd eller motsvarande Förvaras på skolorna/förskolorna Bevaras Prover, friskintyg, egenkontroll Gallras efter 1 år Distributionslistor Vid inaktualitet 26
