Rutin för genomgång av närarkiv
Transcription
Rutin för genomgång av närarkiv
Arkiv Rutin för att förenkla genomgång och hantering av en verksamhets närarkiv (och handläggarnas arbetsrum). Förberedelse: Kontakta arkivarien för ett gemensamt möte med alla berörda/alla som har information (handlingar) i arkivet och bestäm vad ni vill uppnå med ert arkiv. Se över och sätt er in i er dokumenthanteringsplan. Förstår alla vad som menas och hur man läser den? I arkivet (och på era arbetsrum): Skapa er en överblick över materialet. Sortera bort allt som inte är arkivmaterial (tomma pärmar, gamla trycksaker, kontorsmaterial, gamla datorer o.s.v.). Utgå från dokumenthanteringsplanen och gallra bort allt som enligt planen ska gallras. Vid osäkerhet – stäm av med arkivarien! Utgå från dokumenthanteringsplanen och leverera allt som enligt planen ska levereras till kommunarkivet. Vid osäkerhet – stäm av med arkivarien! Det som kvarstår är de handlingar som tillhör en ”gråzon” och som kräver en mer djup analys. Kanske finns de inte med i dokumenthanteringsplanen och därför bör föras dit vid kommande revidering? Kanske är det eget arbetsmaterial, d v s inte allmänna handlingar? Kanske krävs ett särbeslut om gallring av de handlingar som inte finns med i dokumenthanteringsplanen? Besluta hur arkivhandlingarna ska sorteras och förvaras i närarkivet. Efterarbete: Nu har ni kontroll över ert närarkiv och er dokumenthanteringsplan och vet vilka förändringar som behöver göras. Använd er av dokumenthanteringsplanen i ert dagliga arbete om ni är osäkra på hur en handling ska hanteras. Använd er av arkivhandboken inför arkivering och leverans av handlingar till kommunarkivet. Märk upp/tydliggör vilka handlingar som ska gallras och när. Blanda aldrig handlingar som ska bevaras och handlingar som ska gallras i pärmarna/akterna eller på hyllorna.