docDokumenthanteringsplan för teknik- och
download 
Report Transcription
Dokumenthanteringsplan för teknik- och
Dokumenthanteringsplan för teknik- och serviceenheten Fastställd 2015-03-09, Dnr TSN 2015/15 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för teknik och service................................................. 2 Gallring............................................................................................................ 2 Leverans till arkivet ........................................................................................... 2 Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling ...................... 2 Handlingar som är av tillfällig betydelse............................................................. 3 Administration .................................................................................................... 5 Remisser och enkäter ........................................................................................ 6 Arkiv och diarier................................................................................................ 7 Personaladministration ....................................................................................... 7 Budget och ekonomisk uppföljning ....................................................................... 7 Sociala medier .................................................................................................. 8 Anläggnings- och projekthandlingar ................................................................... 9 Vatten och avlopp ............................................................................................. 11 Fastighetsakter ............................................................................................... 12 Avfallshantering ............................................................................................... 13 Gator och vägar ................................................................................................ 14 Väghållning .................................................................................................... 14 Trafik ............................................................................................................ 15 Trafiksäkerhetsinformation ............................................................................... 16 Parker och grönområden .................................................................................. 17 Fastighet/Lokalförsörjning ............................................................................... 18 Kartor och ritningar .......................................................................................... 20 Kost .................................................................................................................. 21 Arbetsmarknad ................................................................................................. 22 1 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Dokumenthanteringsplan för teknik och service Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Arkivansvarig ansvarar för att verksamheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. På teknik- och servicekontoret är produktionschef/enhetschef den som är arkivansvarig. Arkivredogörare utses av produktionschef/enhetschef. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2013, kan alltså gallras tidigast i januari 2024. Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för instruktioner. Leverans till arkivet Leverans till kommunarkivet bör ske efter tio år eller när arkivansvarig gör bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling Handlingar som uppkommer inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling redovisas i egna dokumenthanteringsplaner. Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra. 2 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Handlingar som är av tillfällig betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion. B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper. 3 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autentiserad form, till exempel fax, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit senare. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt. 3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar. 4 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Administration Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Protokoll från teknik- och servicenämnden Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Bevaras Använd Arkiv 100 papper Protokollsutdrag Diarieförs i Diabas Bevaras Inbindning Kopieras på Arkiv 80 papper Diarieförs tillsammans med ärendet Delegeringsbeslut Förvaras tillsammans med ärendet Bevaras Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden K:\Nämnder… Bevaras Tjänsteskrivelser till nämnd Diarieförs i Diabas Bevaras Organisationsutredningar Diarieförs i Diabas Bevaras Arbetsordning, reglementen Diarieförs i Diabas Bevaras Kvalitetsdokumentsbeskrivning/ miljöledningssystem, processoch organisationsbeskrivningar Diarieförs i Diabas Bevaras MBL-protokoll/ Samverkansprotokoll Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Bevaras Protokoll/mötesanteckningar från ledningsgrupp, avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och liknande som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Bevaras Diarieförda handlingar Diarieförs i Diabas Bevaras Korrespondens av tillfällig betydelse Bevaras på resp. nämnd och årsvis Undantag: om man diariefört handlingar av tillfällig eller ringa karaktär kan dessa gallras efter särskilt beslut Gallras efter 2 år 5 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Avtal, överenskommelser och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär Diarieförs i Diabas Bevaras Kopia på avtal som gäller inköp ska till Avtalskalendern Gallras två år efter upphörd giltighet T.ex. avtal med konsulter, kontrakt och leasingavtal Avtal och kontrakt av kortvarig karaktär Handlingar, slutrapport, protokoll etc. från utredningar och projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten Bevaras Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad Bevaras Informationsskrifter och broschyrer som framställs inom den egna verksamheten Arkivkartong Bevaras Pressklipp som har direkt anknytning till verksamheten Arkivkartong Bevaras Beskrivningar av IT-system (ADB-register) Bevaras Erinringar mot förslag till föreläggande Gallras efter 10 år Inventarieförteckningar Bevaras Ansökningar om externa medel Diarieförs i Diabas Bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Remisser, egna upprättade med sammanställning Diarieförs i Diabas Bevaras Remisser, svar på inkommande Diarieförs i Diabas Bevaras Kopia på avtal som gäller inköp ska till Avtalskalendern Remisser och enkäter Enkäter, egenproducerade av långsiktig betydelse Anmärkning Bevaras Även svar på inkommande Enkäter av tillfällig betydelse Pärm/dator Gallras vid inaktualitet Inkommande och egenproducerade Enkätsvar, inkomna Pärm/dator Gallras Om sammanställning finns 6 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Arkiv och diarier Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Arkivredovisningar, arkivbeskrivningar och arkivförteckningar Diarieförs i Diabas Bevaras Dokumenthanteringsplan Diarieförs i Diabas Bevaras Diarier och övriga register som ger sökingångar till handlingar Diarieplan Anmärkning Bevaras Diarieförs i Diabas Bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Kompetensutvecklingsplaner Digitalt Gallras när anställning upphört Utvecklingsplaner, individuella Digitalt Gallras när anställning upphört Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser Digitalt Gallras när anställning upphört Utvecklingssamtal, övriga anteckningar Digitalt Gallras vid inaktualitet Personaladministration Övriga personalärenden Anmärkning Se separat dokumenthanteringsplan för personaladministration Budget och ekonomisk uppföljning Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Budgetförslag Diarieförs i Diabas Bevaras Budget och flerårsplan Diarieförs i Diabas Bevaras Internbudget Diarieförs i Diabas Bevaras Ekonomisk uppföljning med helårsprognos Diarieförs i Diabas Bevaras Bokslut och verksamhetsberättelse Diarieförs i Diabas Bevaras Anmärkning 7 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten Handling 2015-03-09 Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Övriga ekonomiärenden Anmärkning Se separat dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Sociala medier Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Olämpliga inlägg på sociala medier Bevaras Inläggen raderas men skrivs ut på papper för att fungera som underlag för en eventuell polisanmälan Inlägg på sociala medier Gallras vid inaktualitet Utdrag från sociala medier Gallras vid inaktualitet 8 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Anläggnings- och projekthandlingar Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Dokumentation över projekt, foton, filmer m.m. Projektpärm Bevaras Utredningar som ligger till grund för projektet Anmärkning Bevaras Antagna anbud/offerter med tillhörande handlingar: anbudsförfrågan, anbudsunderlag, anbudssammanställning m.m. Diarieförs i Diabas Bevaras Entreprenadavtal/beställning Diarieförs i Diabas Bevaras Ritningar, relationsritningar. Bevaras Tekniska beskrivningar av projektet Bevaras Geotekniska grundundersökningar Bevaras Utlåtanden som inhämtats från utomstående Bevaras Handlingar rörande byggnader som p.g.a. sitt kulturhistoriska värde inte får förändras eller rivas (byggnadsminnen etc.): besiktningsprotokoll, konsultavtal, konsulternas projekthandlingar och protokoll från sammanträden, projektmöten, byggmöten etc. Bevaras Upphandlingsärenden registreras som eget ärende. Se separat dokumenthanteringsplan för upphandlingsprocessen Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Besiktningsprotokoll Digitalt Gallras 10 år efter garantitide ns utgång Bevaras när de rör byggnader som p.g.a. sitt kulturhistoriska värde inte får förändras eller rivas (byggnadsminnen etc.) 9 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Kalkyler Digitalt Gallras 10 år efter garantitidens utgång Konsultavtal, konsulternas projekthandlingar Projektpärm Gallras 10 år efter garantitidens utgång Korrespondens och övriga handlingar som gäller instruktioner för drift och underhåll Digitalt Gallras 10 år efter garantitide ns utgång Protokoll från sammanträden, projektmöten, byggmöten etc. Digitalt Gallras 10 år efter garantitide ns utgång Sprängjournaler Digitalt Gallras 10 år efter garantitide ns utgång Bygglov Digitalt Gallras 2 år efter slutbesiktning Tillstånd för sprängning och för explosiva varor Gallras vid inaktualitet Hyreskvitton på maskiner Gallras vid inaktualitet Anmärkning Bevaras när de rör byggnader som p.g.a. sitt kulturhistoriska värde inte får förändras eller rivas (byggnadsminnen etc.) Bevaras när de rör byggnader som p.g.a. sitt kulturhistoriska värde inte får förändras eller rivas (byggnadsminnen etc.) 10 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Vatten och avlopp Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Tillstånd från myndigheter (som gäller den egna verksamheten) Diarieförs i Diabas Bevaras Även ansökningshandlingar ska diarieföras Ledningsavtal, tillstånd att t.ex. korsa järnväg med VA-ledningar Diarieförs i Diabas Bevaras Ledningskartor Digitalt kartsystem för VA Bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Miljörapporter, t.ex. rapporter om vilka kemikalier som används vid rening av avloppsvatten Pärm, årsvis Bevaras Skyddsbestämmelser för vattentäkt Diarieförs i Diabas Bevaras Utredningar och planer Digitalt Bevaras Vattenmål. Avgjorda domar i vattendomstol, som rör de egna vattentäkterna. Diarieförs i Diabas Bevaras Underhållsprogram, planerat underhåll Digitalt Bevaras Driftjournaler för reningsverk och vattenverk På respektive reningsverk Bevaras Årsrapporter över vatten- och avloppsanläggningar Kartsystem upphandlas Äldre kartor bevaras i arkivet Anmärkning Bevaras Vattenanalyser, provtagning av renvatten, spillvatten Pärm Bevaras Läcksökning. Rapporter från läcksökning på ledningsnätet och akuta vattenläckor Digitalt kartsystem för VA Bevaras 11 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Abonnentregister Verksamhetssystemet EDP Future Gallras vid inaktualitet Under ständig bearbetning Register över vattenmätarbyten Verksamhetssystemet EDP Future Gallras vid inaktualitet Förteckning över fettavskiljare Gallras vid inaktualitet Provningsprotokoll, vattenmätare Gallras efter 10 år Ledningsregister Digitalt kartsystem för VA Gallras vid inaktualitet Besiktningsprotokoll inför och efter sprängning i närheten av fastigheten Gallras efter 10 år Sprängtillstånd och sprängupplagstillstånd Gallras efter 1 år Schaktningstillstånd Gallras efter 1 år Yttranden till annan myndighet gällande externa ansökningar om tillstånd till miljöfarlig verksamhet Gallras efter 5 år Förteckning uppdateras löpande Under ständig bearbetning Fastighetsakter Handlingar för varje fastighet som är ansluten till kommunalt vatten och avlopp Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Yttranden till nybyggnadskarta Digitalt Bevaras Slutlig nybyggnadskarta bevaras på samhällsbyggnadskontoret Servitutsavtal mellan fastighetsägare och VA-verket Diarieförs i Diabas Bevaras Uppgifter om anslutning till kommunalt VA, t.ex. kontrakt eller avtal Fastighetsakt Bevaras Skrivelser mellan fastighetsägaren och VA-verket. Kan ingå i diarieförda handlingar Digital fastighetsakt Bevaras Uppgifter om debiterade anläggningsavgifter Digital fastighetsakt Avtal förvars i pärm Bevaras Underskrivet debiteringsunderlag i pärm 12 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Avfallshantering Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Renhållningsordning för kommunen Diarieförs i Diabas Bevaras Avfallsplan för kommunen Diarieförs i Diabas Bevaras Renhållningstaxan Diarieförs i Diabas Bevaras Kommunens organisation för transporter av miljöfarligt avfall Bevaras Beslut om sluten tank, lösningsmedel, brandfarlig vara och liknande Bevaras Skadestånd, ersättning Bevaras Upphandling av entreprenör för renhållning, återvinning m.m. och kontrakt med entreprenören. Diarieförs i Diabas Utredningar Bevaras Anmärkning Se separat dokumenthanteringsplan för upphandlingsprocessen Bevaras Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Abonnentregister Verksamhetssystemet EDP Future Gallras vid inaktualitet Under ständig bearbetning Uppehåll från soptömning Verksamhetssystemet EDP Future Gallras vid inaktualitet Avtal av mindre betydelse och tillfällig karaktär, t.ex. avtal om att ställa upp en sopcontainer på allmän platsmark eller parkmark Pärm, löpande Gallras efter 2 år Förfrågningar och klagomål av rutinartad karaktär Efter utgången avtalstid Gallras vid inaktualitet 13 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Gator och vägar Väghållning Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Entreprenadavtal av betydelse och av särskilt intresse Diarieförs i Diabas Bevaras Beslut om bidrag till enskilda vägar. Diarieförs i Diabas Bevaras Broliggare Pärm Bevaras Ersättningsanspråk p.g.a. vägarbete. Pärm Bevaras Diarieförs i Diabas Bevaras Bevaras Planer och program, t.ex. för gatubelysning, ombyggnader, drift och underhåll av vägar. Remisser från olika myndigheter, t.ex. från Vägverket (flerårsplaner, förbättringsplaner m.m.) I liggaren samlas alla handlingar om broar. Där finns uppgifter om byggnadsår, reparationer och annat underhåll, besiktningar m.m. Bevaras Förändringar av väghållningsområde och statskommunvägnät Lokala ordningsföreskrifter med tillhörande beslut Anmärkning Diarieförs i Diabas Utredningar Bevaras Bevaras Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering Arbetsprogram Bidrag till enskilda vägar, ansökan Entreprenadavtal av rutinkaraktär Bevaras/ Gallras Anmärkning Gallras efter 2 år Pärm Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år 14 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Flyttning av fordon Pärm Gallras efter 10 år Framkomlighetskarta vid vägarbeten Vid inaktualitet Upplåtelse av allmän platsmark Gallras efter 1 år Protokoll från övertagandebesiktning Anmärkning Pärm Gallras efter 10 år Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Lokala trafikföreskrifter och trafikliggare Diarieförs i Diabas Bevaras Upphävande av lokala trafikföreskrifter Diarieförs i Diabas Bevaras Protokoll från Trafikrådet Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt i kommunarkivet Bevaras Använd Arkiv 100 papper Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Pärm 1 år efter utgången giltighetstid Tillfälliga lokala trafikföreskrifter, dispenser och tillstånd Verksamhetssystemet RDT, Transportstyrelsen Gallras efter 2 år Trafik Handlingar som ska bevaras Anmärkning Handlingar som ska gallras 15 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Trafiksäkerhetsinformation Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Dokumentation om aktiviteter, t.ex. kampanjer, studiecirklar, Trafikens dag Pärm Bevaras Protokoll från sammanträden med trafiksäkerhetsråd och liknande grupper Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Bevaras Använd Arkiv 100 papper Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Informationsmaterial från NTF m.fl. Gallras vid inaktualitet NTF (Nationalföreningen för Trafiksäkerhetens Främjande) Kommunens kopia av trafikolycksfallsrapporter Gallras vid inaktualitet Handlingar som ska gallras Handling 16 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Parker och grönområden Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Entreprenadavtal av betydelse och av särskilt intresse Diarieförs i Diabas Bevaras Planer och utredningar, t ex grönplan, lekplatsutredningar, grönytor inom detaljplaneområden. Diarieförs i Diabas Bevaras Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Handlingar som ska gallras Handling Entreprenadavtal av rutinkaraktär, t ex avtal med bostadsrättsförening som sköter allmän platsmark, parkmark Gallras 2 år efter upphörd giltighet Avtal med skolor, daghem, bostadsföreningar, idrottsföreningar m.fl. om skötsel av grönytor, lekplatser m.m. Gallras 2 år efter upphörd giltighet Anmärkning 17 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Fastighet/Lokalförsörjning Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Energi- och driftstatistik K:/Kfts-kontoret… Bevaras Utredningar och planer om lokalförsörjningsfrågor, drift och underhåll m.m. K:/Kfts-kontoret… Bevaras Ritningar Bevaras Tekniska beskrivningar Bevaras Byggmötesprotokoll Anmärkning Se SKL:s Gallringsråd nr 4. Bevara eller gallra? – Råd om kartor och ritningar för kommuner och landsting, avsnitt 6.3 Pärm Bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Avtal, t.ex. nyttjanderätts- eller arrendeavtal Mappsystem, sorterat på fastighet Gallras 2 år efter utgången avtalstid Fastighetsförsäkringar och garantibrev Pärm, årsvis Gallras efter 2 år efter upphörande Protokoll, t.ex. slutbesiktningsprotokoll Projektpärm Gallras 10 år efter garantitidens utgång Fastighetsdeklaration Pärm Gallras efter 5 år Efter ny fastighetstaxering Fastighetstaxering Pärm Gallras efter 5 år Efter ny fastighetstaxering Hyreskontrakt Mappsystem, sorterat på fastighet Gallras 2 år efter upphörande Under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår Uppsägning av hyresgäst Mappsystem, sorterat på fastighet Gallras efter 2 år Från den tidpunkt då hyresgästen flyttade Gallras efter 2 år Ekonomienheten Handlingar som ska gallras Betalda hyresskulder Anmärkning 18 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten Handling 2015-03-09 Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Restlängd, hyror Gallras efter 2 år Ekonomienheten Register över lås och nycklar Vid inaktualitet Hanteras av Trotab och serviceenheten Driftinstruktioner för VVS m.m. Pärm Vid inaktualitet Beskrivningar av speciella installationer Driftinstruktioner Vid inaktualitet Dokumentation över löpande underhåll Vid inaktualitet Framgår i byggmötesprotokoll med Trotab När ny besiktning genomförs Periodiskt återkommande besiktningar, t.ex. över ventilation, hissar, brandsyn Pärm Vid inaktualitet Larm- och polisrapporter Pärm Gallras efter 2 år 19 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Kartor och ritningar Se SKL:s Gallringsråd nr 4. Bevara eller gallra? – Råd om kartor och ritningar för kommuner och landsting, avsnitt 6.3 Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Områdeskartor utvisande gränser för administrativa beslut, t.ex. var vissa lokala ordningsregler gäller Bevaras Kartor över parker och planteringar Bevaras Relationsritningar (huvudritningar), grundundersökningsritningar, konstruktionsritningar samt ritningar över inkommande serviser för vatten, avlopp och el. Ritningsdatabas – kommunfastigheter, Trosa kommun Bevaras Samtliga ritningar till byggnader som har en tidstypisk och lokalhistorisk karaktär, ritningar över experimenthus och ritningar av erkänt konstnärligt utförande. I de fall ritningar finns lagrade digitalt (CADsystem) bör man med jämna intervall (vart femte eller tionde år) samt före och efter stora förändringar framställa arkivbeständiga kopior. I sammanhang då det är alldeles uppenbart att stadsbilden (motsvarande) har utsatts för påtaglig omgestaltning, ska ritningar för berörda byggnader bevaras. Bevaras Trafik- och anläggningsritningar Ritningar utvisande trafikleder, broar, tunnlar, bergrum, anläggningar för schaktning och utfyllnad som innebär ändringar i strandkonturen Översiktsritningar rörande vatten och avlopp Ritningar över inaktuella eloch VVS-anläggningar eller andra anläggningar som normalt finns i byggnader av den aktuella typen kan gallras. Om kommunen säljer en byggnad till en köpare utanför den kommunala eller statliga sektorn, bör man behålla kommunens exemplar av de till fastigheten hörande ritningarna (relationsritningar m.fl.) och överlämna kopior till köparen. Samtliga ritningar för byggnader som genom särskilt beslut, ex. K-märkning, inte får förändras eller rivas. Ritningar för teknisk försörjning Anmärkning Ritningsdatabas – kommunfastigheter, Trosa kommun Ritningar över smärre förändringar av gatusträckningar, konstruktion av farthinder (vägbulor) etc. behöver inte bevaras Bevaras 20 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Kost Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Protokoll från kostråd eller motsvarande Förvaras på skolorna Bevaras Matsedlar, näringstabell. Pärm kostenheten Bevaras Ansökan om livsmedelsanläggning, godkännande samt beslut om riskklassificering, inspektionsrapporter Pärm kostenheten Bevaras Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Även de matsedlar som kan finnas för specialkost, vegetarisk kost etc. Handlingar som ska gallras Handling Prover, friskintyg, egenkontroll Gallras efter 1 år Distributionslistor Vid inaktualitet Anmärkning 21 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Arbetsmarknad Handlingar som ska bevaras Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Anställningsbeslut Personalenheten Bevaras Kopia förvaras på arbetsmarknadsenheten Arbetsintyg, skriftliga omdömen Personalenheten Bevaras Kopia förvaras på arbetsmarknadsenheten Betyg, intyg över genomgångna utbildningar Personalenheten Bevaras Kopia förvaras på arbetsmarknadsenheten Verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser Diarieförs i Diabas Bevaras Tillsammans med teknikoch servicenämndens verksamhetsberättelse Verksamhetsuppföljningar Pärm, årsvis Bevaras Projekthandlingar (beskrivning, finansiering, innehåll, uppföljning, resultat) Pärm, årsvis Bevaras Årsstatistik som redovisar åtgärder, antal deltagare, kostnader etc. Bevaras Redovisas i teknik- och servicenämndens verksamhetsberättelse Bevaras/ Gallras Anmärkning Anvisning, remiss från arbetsförmedling, socialtjänst Gallras efter 2 år Efter avslutad åtgärd Beslut från arbetsförmedling, socialtjänst Gallras efter 2 år Efter avslutad åtgärd Ärendeblad/journalblad Gallras efter 2 år Efter avslutad åtgärd Utredningar/kartläggning Gallras efter 2 år Efter avslutad åtgärd Handlingsplan Gallras efter 2 år Efter avslutad åtgärd Uppföljning Gallras efter 2 år Efter avslutad åtgärd Korrespondens med placeringsenhet (arbetsgivare) Gallras efter 2 år Efter avslutad åtgärd Överenskommelser med deltagare Gallras efter 2 år Efter avslutad åtgärd Handlingar som ska gallras Handling Förvaring och sortering 22 TROSA KOMMUN Teknik- och serviceenheten 2015-03-09 Handling Förvaring och sortering Bevaras/ Gallras Anmärkning Förstadagsintyg Personalenheten Gallras efter 2 år Efter avslutad åtgärd 23
