docPdf, 227,36 Kb
download 
Report Transcription
Pdf, 227,36 Kb
Vår beteckning BOU2015/671 nr 2015.5094 Barn- och utbildningsförvaltningen Fastställd av barn- och utbildningsnämnden (§ 104) att gälla från och med 15 oktober 2015 Dokumentansvarig: Administrativa chefen Dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden Innehåll Bakgrund och begränsningar 2 IT-stöd 2 Vad är en dokumenthanteringsplan? 2 Varför behövs en dokumenthanteringsplan? 2 Dokumenthantering och post 3 Arkivering 3 Offentlighet och sekretess 3 Diarieföring och registrering 3 Diariet eller systematisk förvaring? 4 Diareföring 4 Förvaring av diarieförda ärenden 4 Objektsregistrering 4 Systematisk, typordnad förvaring 4 Särskilda typer av ärenden 4 Personalärenden 4 Upphandlingar 5 Anonyma brev, klagomål 5 Fakturor 5 2 Arkivering av handlingar 5 Förvaring och säkerhet 6 Papper 6 Pennor, skrivare m.m. 6 IT-media 6 Arkivlokaler och skåp 7 Arkivering, rensning och gallring 7 Koder och förkortningar 7 Rensning 7 Gallring 7 Överlämnande till kommunarkivet 8 När någon ska sluta eller byta arbete 8 Dokumenthanteringsplanen (bifogas) 8 Bakgrund och begränsningar formation. Informationen eller handlingarna som ska redovisas i dokumenthanteringsplanen är oberoende av media, det kan alltså handla om allt från papper till en post i en databas. Handlingar som förekommer hos kommuner (allmänna handlingar) utgör deras arkiv. Arkiv ska bevaras som en del av vårt nationella kulturarv och för att tillgodose rätten till insyn (handlingsoffentlighet), förvaltningens behov av information samt forskningens behov av källmaterial. Rekommendationerna om bevarande eller gallring är teknikoberoende vilket innebär att rekommendationerna är desamma oberoende av om uppgifterna finns på papper, mikrofilm eller som digitalt medium. Varför behövs en dokumenthanteringsplan? • Dokumenthanteringsplanen behövs för att slippa fatta gallringsbeslut varje gång gallring är aktuell, något som medför ett stort merarbete då man måste kontrollera bestämmelser och göra ställningstagande vid varje enskilt tillfälle rörande vad som är värt att spara. IT-stöd • En plan ger färdiga rutiner för gallring, vilket gör det lättare för alla att tillämpa det i det dagliga arbetet. Dokumenthanteringsplanen fungerar som en lathund och ger en god översyn av verksamheten. Inom utbildningsväsendet, liksom övriga sektorer i samhället, sköts en ständigt ökande del av administrationen med ett alltmer avancerat IT-stöd. Inom utbildningsverksamheten märks det mest i form av komplexa system för framför allt elevregistrering och betygsdokumentation, men även schemaläggning, planering av studieprogram, antal lärartimmar, särskilda insatser m.m. För att man t.ex. ska kunna utfärda nya betyg måste verksamhetssystemet med alla unika data finnas kvar och dessa måste kunna långtidslagras i elektronisk form. • Alla har samma rutiner vilket medför mindre risk för felgallring, något som kan ställa till problem. Ingen vill ju få allmänheten mot sig eller bli JO-anmäld. Vad är en dokumenthanteringsplan? • För att ha kontroll över vilka dokument, vilken information som kommunen hanterar ska varje förvaltning och bolag upprätta en s.k. dokumenthanteringsplan. Det är en lathund för vad vi ska göra med den information som hanteras hos oss. Det är också en lathund för vad som ska bevaras och vad som ska gallras. • Ökad kunskap om handlingarna gör det lättare att ta ställning till frågor rörande sekretess och offentlighet. Detta medför en högre beredskap för denna typ av frågor. Dokumenthanteringsplanen ger överblick över informationsflödet och med denna kontroll är det också lättare att planera administrativa rutiner, svara på frågor (interna och externa) och sammanställa in- Dokumenthanteringsplanen är ett värdefullt hjälpmedel i de verksamheter som kan bli föremål för kvalitetscertifiering eller annat övergripande processtänkande eller styrande. I kommunens arkivreglemente står att läsa att dokumenthanteringsplan ska finnas, den kan ses som en direkt följd av det arkivansvar som är fastslaget i Arkivlagen. 2 Att gallra utan att gå efter den antagna dokumenthanteringsplanen är inte tillåtet, ett gallringsbeslut för varje gallring måste då istället tas. Det är därför viktigt att ha en antagen och uppdaterad dokumenthanteringsplan så att man inte ägnar sig åt otillåten gallring. Det är endast dokumenthanteringsplanen som gäller rörande vad som är tillåtet att gallra löpande och vid vilka tidpunkter. Gallringsråden från kommunförbundet eller andra råd får alltså inte användas som gallringsbeslut, de används istället som stöd när man utarbetar en dokumenthanteringsplan. nandet till kommunarkivet brukar arkivredogöraren vid respektive arbetsplats ta hand om. Offentlighet och sekretess Sätt Dig in i vad offentlighet och sekretess innebär inom just din enhet, så att Du är beredd inför en eventuell fråga om utlämnande av handlingar. Om du är tveksam att lämna ut en uppgift, kolla med närmaste chef, administrativa chefen eller nämndsekreteraren vid barn- och utbildningskontoret, som har delegation på att fatta beslut om utlämnande av allmänna handlingar. Beslut måste alltid grunda sig på aktuell paragraf i offentlighet- och sekretesslagen. Dokumenthantering och post Den verksamhet Håbo kommuns nämnder, förvaltningar och bolag bedriver är offentlig. Det innebär att allmänheten har rätt till insyn i kommunernas verksamhet. Kommunens arkiv är enligt arkivlagen (Arkivlagen § 3) en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras så att det tillgodoser Utlämnande av allmänna handlingar ska ske ”skyndsamt”. Enligt JO betyder det normalt samma dag, eller högst 2-3 dagar. Diarieföring och registrering • rätten att ta del av allmänna handlingar • behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt • forskningens behov Registreringen ska ses som en central funktion i förvaltningens informationshantering, inte som en isolerad rutin. I första hand registreras handlingar för att underlätta allmänhetens insyn, men ett annat viktigt skäl är att skapa ordning och reda för förvaltningens egna behov. Arkivering Reglerna om registrering av allmänna handlingar finns i offentlighetoch sekretesslagens 5 kap. Huvudregeln är att handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet ska registreras. När det gäller handlingar som innehåller uppgifter som är sekretesskyddade finns ett krav på registrering. Offentliga handlingar behöver däremot inte registreras, under förutsättning att de hålls ordnade så att man När ett ärende eller uppdrag är avslutat ska det arkiveras i kommunarkivet, men det är oftast praktiskt att handlingarna kring ett visst ärende förvaras vid den egna arbetsplatsen under en tid först. Den som ska sluta sitt jobb, ansvarar för att handlingar rensas och gallras enligt de rutiner som finns. Själva arkiveringen och överläm- 3 snabbt och enkelt kan avgöra om de kommit in eller upprättats. Här är dokumenthanteringsplanen ett hjälpmedel. elektroniskt, antingen genom att de är framställda i ärendehanteringssystemet eller inskannade och registrerade. Att detta görs ansvarar varje enskild medarbetare för. Diariet eller systematisk förvaring? Objektsregistrering Man kan registrera handlingar på olika sätt. Man väljer metod utifrån lagstiftningens krav och förvaltningens egna behov. Diarieföring är ett slags dagboksregistrering av handlingar. Ordet diarium betyder ursprungligen dagbok. En variant av diareföring är objektsregistrering. Det finns också en enklare lösning på kravet att kunna visa att handlingar kommit in eller skickats ut och kravet att hitta handlingar, nämligen systematisk eller typordnad förvaring. Ibland kan man behöva komplettera med en postlista. En postlista kan vara en enkel lista där man manuellt skriver in dagens inkommande och utgående skrivelser. Att samla handlingar per ”objekt” kan kännas naturligt för vissa typer av ärenden. Ett objekt kan vara t.ex. en person (handlingar samlas i personakter), en fastighet, en anläggning el. dylikt. Systematisk, typordnad förvaring Att förvara handlingar systematiskt är praktiskt för handlingar som lätt kan återfinnas utan register eller kodsystem. Den passar för ärenden som förekommer i ganska stor mängd och är likartade, där handläggningen följer fasta rutiner och handläggningstiden oftast är kort. Handlingarna är självregistrerande, dvs. har en naturlig inbördes ordning som gör de möjligt att sortera dem och också upptäcka om något saknas, t.ex. verifikationers numrering och protokolls paragrafnummer. Lämpligt förvaringssätt är ofta ämnesordnat i pärmar. Diareföring Diarieföring används om handlingarna inte passar för systematisk förvaring eller objektsregistrering och inte har någon naturlig sorteringsordning. Diarieföring används för allmänna ärenden och handlingar som måste registreras för att man lätt ska hitta dem och när man har behov av att bevaka handläggningen. Vid barn- och utbildningskontoret sker diarieföring hos varje enskild medarbetare. Särskilda typer av ärenden Personalärenden För uppgifter som skyddas av sekretess finns som ovan nämnts ett krav på diarieföring. Handlingar med sekretesskyddade uppgifter ska förvaras på en plats där endast behöriga har tillgång till dem. Elevoch personalsociala ärenden innehåller ofta sekretesskyddad information (t.ex. ärenden som rör rehabilitering, anpassning, disciplinfrågor och arbetsskador), vilket innebär att de ska diarieföras. Beslut i dessa ärenden är däremot i regel inte sekretessbelagda. Handlingar som omfattas av sekretess ska enligt lag registreras. Antingen sker det i förvaltningens diarium eller i ett särskilt register. Förvaring av diarieförda ärenden Pågående ärenden förvaras hos handläggaren eller hos nämndsekreteraren om ärendet är föremål för nämnds behandling. När ett ärende är avslutat ska det omgående till arkivskåpen. För att underlätta vid utlämnande av handlingar ska alla handlingar i ett ärende finnas 4 Upphandlingar 1. Handlingar som upprättats av myndigheten: I samband med upphandlingar gäller sekretess, vilket påverkar registreringen av ärendena. Samtliga handlingar i ett ärende samlas i en akt. Vilken handling som påbörjar ärendet kan växla beroende på vilken typ av upphandling det gäller. I diariet ska man kunna följa ärendet från början till slut utan att sekretessbelagda uppgifter avslöjas. Särskilda rutiner för hanteringen upprättas av upphandlingsavdelningen. Protokoll, arkivexemplar av utgående brev och andra handlingar, diarier, register, räkenskaper, ritningar, fotografier m.m. Minnesanteckningar, utkast och koncept enligt 2 kap 9 § TF 1 som av myndigheten omhändertagits för arkivering. Sådana handlingar ska arkiveras av myndigheten om de kan anses vara av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning. Minnesanteckningar som ersätter protokoll jämställs med protokoll. Anonyma brev, klagomål Anonyma brev hanteras beroende på innehållet och kopplingen till verksamheten. Är avsändaren anonym och innehållet är sådant att det inte går att vidta någon åtgärd, behöver brevet enligt lagstiftningen inte diarieföras. Men enligt kommunens rutin för synpunktshantering diarieförs och bevaras alltid även sådana brev. Gäller det däremot en fråga som myndigheten kan handlägga utan att veta avsändarens identitet, räknas handlingen som inkommen. Eventuella klagomål på verksamheten bör alltid diarieföras. 2. Handlingar som inkommit till myndigheten (för efterrättelse, handläggning eller kännedom, eller efter remiss): Skrivelser och rapporter av olika slag, förordningar, delgivningar, kännedomsprotokoll m.m. Inkomna tryckta skrifter (betänkanden, författningar och liknande) blir arkivhandlingar om de blir föremål för myndighetens handläggning. Fakturor Till arkivhandlingar räknas inte Fakturor är självregistrerande i och med att de får ett löpnummer som kan användas för identifiering. Registreringen i bokföringen är därmed tillräcklig. Observera att fakturor som innehåller sekretessbelagda uppgifter måste förvaras skyddade. 1 TF 2 kap 9 § Hos Myndighet tillkommen minnesanteckning som ej har expedierats skall ej heller efter den tidpunkt då den enligt 7 § är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten, om den icke tages om hand för arkivering. Med minnesanteckning förstås promemoria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit till endast för ärendets föredragning eller beredning, dock ej till den del den har tillfört ärendet sakuppgift. Utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse och annan därmed jämställd handling som ej har expedierats anses ej som allmän handling, såvida den icke tages om hand för arkivering. Arkivering av handlingar Reglerna om allmänna handlingar finns i Tryckfrihetsförordningen (TF) kap 2. Till arkivhandlingar räknas 5 • • • • 1. Anteckningar, meddelanden, utkast, kladdar eller liknande arbetspapper vilkas betydelse upphör när den slutgiltiga skrivelsen har upprättats. 2. Minnesanteckningar, utkast och koncept enligt 2 kap 9 § TF som inte tillför några sakuppgifter av betydelse och därför ej omhändertagits för arkivering. Framställningsmetoder (t.ex. skrivare) Säkerhetskopiering (t.ex. backuper, lagringsmetoder) Förvaring (t.ex. arkivlokaler, skåp) Brand-, översvämnings-, inbrotts-, stöld- och åtkomstskydd Papper Krav finns att använda antingen arkivbeständigt eller åldringsbeständigt papper. Arkivbeständigt papper känns igen på vattenstämpeln med texten Svenskt Arkiv. Det används till nämndsprotokoll och diarier. Åldringsbeständigt papper används i alla andra sammanhang. Färgat papper är inte åldringsbeständigt och bör därför varken användas till eller förvaras tillsammans med handlingar som ska bevaras. 3. Dubbletter och brukskopior av handlingar när originalhandlingarna förvaras hos myndigheten. 4. Regelbundet inkommande tryckta publikationer (betänkanden, författningar m.m.) som inte blir föremål för myndighetens handläggning. Det mest miljövänliga pappret anses för övrigt vara Svenskt Arkiv, men detta är betydligt dyrare än annat papper och ska därför användas sparsamt. Protokoll blir arkivhandling när det är färdigskrivet och justerat. En handling som tillhör ett ärende blir arkivhandling när ärendet övergår från att vara ”pågående” till att vara ”avslutat”. Noteringar i register, journaler och fortlöpande förteckningar (ett diarium t.ex.) blir arkivhandling direkt när noteringen är färdigskriven. Pennor, skrivare m.m. Det är i samtliga fall kombinationen av underlag och skrivmedel som är intressant. Ett dåligt papper och en godkänd penna eller ett bra papper och en dålig skrift kan göra att kraven inte kan uppfyllas. Uppgifter om godkända pennor, stämpelfärg, kopiatorer och skrivare m.m. kan fås från kommunarkivet. Förvaring och säkerhet Handlingar som ska bevaras ska finnas kvar för alltid. För alltid definieras i detta sammanhang till 1 000 år. IT-media Säkerhet omfattar många områden: Redan vid uppläggning/inköp av IT-system måste man ta hänsyn till om informationen ska vara sökbar även efter lång tid. Det kan bli mycket dyrt att lösa sådana frågor i efterhand. • Underlaget för skrift eller bild (t.ex. pappers-, film-, bandkvalitet) • Medel för skriften (t.ex. pennor, färg) • Reproduktionsmetoder (t.ex. kopiatorer) Kontakta IT-avdelningen eller kommunarkivet för diskussion. 6 • kladdar, utkast etc. som ersatts av slutgiltig skrivelse, • trycksaker man inte behövt åtgärda, • minnesanteckningar som inte har tillfört ärendet sakuppgift. Arkivlokaler och skåp Arkiv ska förvaras skyddade mot förstörelse, skada och tillgrepp och obehörig åtkomst. Det största hotet mot pappershandlingar är fukt och värme. Om arkivhandlingar förvaras i skåp (utanför en arkivlokal) bör skåpet vara av sådan kvalitet att brand- och stöldskydd upprätthålls. Brandskydd i minst 60 minuter bör dock vara minimum. Rensar man inte bort dessa handlingar, blir de genom arkivläggningen allmänna handlingar. Arkivering, rensning och gallring Koder och förkortningar Rensning ska utföras av handläggaren eftersom handläggaren är den som känner till ärendet bäst. Kodplaner, kodnycklar, beskrivningar av IT-system m.m. måste också sparas! Gallring Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. Det betyder inte att flytta handlingar t.ex. från ett arbetsrum till arkivet. Man gallrar för att begränsa tillväxten och för att frilägga och lättare kunna hitta intressanta handlingar. Det bästa är att lägga in själva gallringsproceduren regelbundet och årligen. Underlätta gallring genom att skilja på gallringsbara handlingar och ej gallringsbara handlingar medan de är aktuella. Kontrollera i dokumenthanteringsplanen vad som får gallras och när. Märk gärna upp pärmar (motsvarande) med uppgift om när handlingarna kan gallras. Om pärmarna redan är märkta med gallringsår är det enkelt för vem som helst att verkställa gallringen. I samband med gallringen upprättar och undertecknar ansvarig person ett gallringsbevis vilket sparas på arbetsplatsen. Många av våra datoriserade system kräver speciell hård- eller mjukvara eller kodnycklar för att kunna läsa/tolka information. Ibland är det av olika skäl inte möjligt att överföra data från en gammal version till en nyare. I dessa fall måste man spara dokumentation av det här slaget tillsammans med handlingarna de berör. Inom våra verksamheter används många förkortningar som kanske är väl kända just nu och av dem som arbetar med materialet, men som om några år fordrar stora insatser för att förstå. Bifoga därför också förklaringar till alla förkortningar som inte kan betraktas som allmängiltiga eller tillhöra vårt gängse språkbruk. Känslig information (inte bara sekretessbelagd) ska strimlas eller brännas. Övriga handlingar kan man lägga i pappersåtervinningen. En tumregel när det gäller vad som kan betraktas som ”känslig” information kan vara alla handlingar där man kan spåra en enskild individ, direkt eller indirekt. Rensning Att rensa innebär att man senast i samband med arkivläggningen, dvs. när ärendet är avslutat, tar bort sådana arbetspapper som inte behövs för att man ska förstå ärendet. • anteckningar och meddelanden av tillfällig betydelse, • övertaliga avskrifter och kopior, 7 Gallring av allmänna handlingar innebär en inskränkning i allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar och måste därför ske genomtänkt. Gallrar man för lite kan det å andra sidan bli svårt att hitta de intressantaste uppgifterna. Att gallra är också en ekonomisk fråga – arkivlokaler kostar pengar. Planen är ett levande dokument som förändras i takt med att nya rutiner, formulär och metoder förändras. Meddela arkivredogöraren eller arkivansvarig om något saknas eller är fel i planen eller av annan anledning behöver ändras. Överlämnande till kommunarkivet När en handling inte längre används i verksamheten kan de överlämnas till kommunarkivet, förutsatt att det är handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen ska bevaras. Före överlämnandet ska aktrensning och föreskriven gallring ha ägt rum och arkivet ska vara ordnat. Överlämnande enhet ska i samband med leveransen bifoga en följesedel. Allt lämnas till kommunarkivet sorterat i arkivkartonger där inga gem eller plastfickor får förekomma. Överenskommelse med kommunarkivet måste göras före leverans. När någon ska sluta eller byta arbete Den som planerar att sluta sitt arbete, ansvarar för att handlingar som ska arkiveras tas om hand enligt de anvisningar som finns och att handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen kan gallras förstörs. Den som tillträder en befattning ska inte behöva börja med att reda upp efter sin företrädare! Dokumenthanteringsplanen (bifogas) Dokumenthanteringsplanen tar upp alla handlingar som inkommer eller upprättas inom förvaltningen. Den beskriver handlingens ”liv”, hur den förvaras vid arkivläggningen, och om och när den kan gallras alternativt när den överlämnas till kommunarkivet för slutarkivering. 8 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Styra, planera och följa upp Styra, planera och följa upp verksamheten Styrdokument Beslut Bestämmelser om förskole- och barnomsorgsavgifter Delegationsbeslut Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Bevaras Bevaras Se anmärkning Se anmärkning Anmälan av delegationsbeslut Bevaras Fastställande av upptagningsområden för anvisad skola Plan för intern kontroll Krisplan Likabehandlingplan Lokalplanering Läsårsdata Nämndplan Ordningsregler Policys Riktlinjer, regler, rutiner Verksamhetsplan Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkning Skolnämnden lämnar förslag till KF som fastställer taxorna. Beslut bevaras/gallras enligt fastställda gallringsfrister för respektive beslut. Anmälan av delegationsbeslut görs till skolnämnden genom förteckning över fattade beslut. På respektive enhet. På respektive enhet. Underlag och planer. Delegationsbeslut. På respektive enhet. Enligt skollagen 4:6 Hantera budget Nämndsbudget, antagen (fördelning av ram) Fördelning av förvaltningens totala intäkter och kostnader per verksamhet Bevaras Fördelning av intäkter och kostnader i budget per resultatenhet fördelat på verksamhet Beslut om elevpeng Bevaras Budgetbeslut beslutas och protokollförs i nämnd. Bevaras Bevaras 1 Prislistan tas fram av ekonomiavdelningen inför varje kalenderår Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Kvalitetskontrollera och följa upp verksamheten Enkätfrågor med enkätsammanställning och /eller statistiksammanställningar Enkäter - svar Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Bevaras Vid inaktualitet Kvalitetsredovisning Rapporter och utredningar - interna Bevaras Bevaras Rapporter och utredningar av externa utförare Utvärderingar Bevaras Enätsvar gallars efter det att materialet sammanställts. Skollagen 4:6 T.ex. rapporter till nämnden, rapport från intern kontroll T.ex. externa konsulter, SCB. Bevaras Hantera nämnd Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkning och dylikt hanteras av lönekontoret och gallras 10 år efter inkomståret. Kan gallras efter två år om uppgifterna finns i lönehanteringssystemet Anmälan av delegationsbeslut Föredragningslista, dagordning och kallelse Förteckning över förtroendevalda Ärenden till nämnd 2 år Mötesanteckningar från verksamhetsmöten, informationsmöten, tillfälliga arbetsgrupper Vid inaktualitet Bevaras Anmälan av delegationsbeslut görs till skolnämnden och åerrapporteras som förteckning över fattade beslut. Bevaras Bevaras Upprättas av kommunstyrelsen Hantera möten Löpande anteckningar från möten som ej är beslut kan gallras vid inaktualitet Mötesanteckningar från skolledarträffar, referensgrupper, samrådsgrupper Bevaras 2 T.ex. centrala elevråd, föräldraråd, ungdomsråd Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Protokoll nämnd, samverkan Protokoll från APT och arbetslagsmöten Bevaras Bevaras Stödja verksamheten Hantera ekonomi Hantera ekonomiska rapporter och prognoser Nämndens bokslut Bevaras Enheternas resultat per verksamhet Fördelning av över-/underskott i bokslut Budgetunderlag, års- och flerårsbudget 2 år Ekonomiska kalkyler Månadsrapport till nämnd Nyckeltalsuppföljning Prognoser Hantera ekonomisk redovisning Bokföringsorder Internfakturor, avstämningslistor Kontoutdrag Transaktionslistor Verfikationer, betalda internfakturor Verfikationer, internfakturor underlag Hantera kundreskontra Avskrivna fordringar Avstämningslistor kundfakturor Debiteringsunderlag Ej elektroniska leverantörsfakturor Elektroniska leverantörsfakturor Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning APT-protokoll diarieförs eller ordnas systematiskt på respektive enhet. Boksluet ska även diarieföras i protokoll från nämnden. Bevaras Bevaras 2 år Bevaras Barn- och utbildningskontoret Barn- och utbildningskontoret 2 år Bevaras 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 3 Underlag från barn- och utbildningskontorets ekonomiavdelning diarieförs på respektive enhet två gånger/år (tertial 1 och 2). Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Makuleringar Måltidskuponger, listor Kvitton och följesedlar Redovisning av handkassa Reglera uteblivna avgifter för förskola och fritidshem Rekvisitioner Underlag för utbetalning av barn- och skolpeng till fristående verksamheter Hantera anläggningstillgångar och inventarier Inventarieredovisning Tidfrist före eventuell gallring Anmärkning 10 år 2 år 10 år 10 år 3 år Görs av barn- och utbildningskontoret. 10 år 10 år Görs på barn- och utbildningskontoret Inventarieförteckning Vid inaktualitet Investeringar 10 år Hantera interkommunal ersättning och bidrag till fristående verksamheter samt samverkan Förteckningar eller register över de elever som hör hemma i kommunen men går i skolan i en annan kommun. Förteckningar/register över elever som 5 år efter eleven avslutat sin skolgång undervisas i skolor under bildningsnämnden, men hör hemma i en annan kommun. Rapporter om elevs skolgång i annan kommun. Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Bevaras Sammanställning av inventarieförteckning skickas årligen till KSK/ekonomi På respektive enhet. På respektive enhet. Bevaras Uppgift om skolkommun bör finnas i registret Elevkort och betygskataloger bör bevaras 2 år Ansökan/önskemål om utbildningsplats från annan kommun Yttrande över ansökan om mottagande av barn i annan kommun Bevaras Bevaras 4 Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats. Barn- och utbildningskontoret Tjänsteman på barn- och utbildningskontoret på delegation från nämnden. Skollagen 10 kap 25 § Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Beslut om mottagande av elev från annan kommun, som med hänsyn till sina personliga förhållanden har särskilda skäl Bevaras Beslut av tjänsteman på barn- och utbildningskontoret på delegation från nämnden. Skollagen 10 kap 25 § Beslut om mottagande av elev från annan kommun enligt det fria skolvalet 2 år Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning. Bevaras Beslut av rektor på delegation från nämnden. Skollagen 10 kap 27 § Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Generella samverkansavtal om utbildning och samverkan Avtal, beslut och överenskommelser Efter avslutad utbildning. rörande enskild elev om interkommunal ersättning/debitering för studier i annan kommun eller hos fristående huvudman. Bevaras Avser t.ex. NIU- avtal Information om interkommunal ersättning Tidfrist före eventuell gallring Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Vid inaktualitet Hantera statsbidrag Ansökan om statsbidrag och beslut Rekvisition av statsbidrag Hantera utdelning av premier och stipendier Beslut som ligger till grund för premier och stipendier Redovisning av stipendiefördelning Skolverksamheternas egna premier Hantera tilläggsbelopp Underlag för beslut om tilläggsbelopp Beslut om tilläggsbelopp Hantera remisser Remisser Inkommen remiss, besvarad Bevaras Bevaras Inklusive bilagor och beslut Bevaras Beslutas av nämnden Bevaras Bevaras Redovisas till nämnden Bevaras Bevaras T.ex. i form av åtgärdsprogram Delegationsbeslut Bevaras 5 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Remissvar Inkommen remiss, obesvarad Hantera klagomål, anmälningar, överklaganden Synpunkter och klagomål Klagomål, synpunkter, beröm Svar på klagomål, synpunkter, beröm Sammanställning till nämnd av synpunkter samt svar på synpunkter. Anmälningar, överklaganden Anmälan till polisen Anmälan till socialtjänsten Överklagande och begäran av omprövning Föreläggande om yttrande Yttranden Yttranden från motpart Kallelse till förhandling Dom Stämningsansökan Föreläggande upprättade av oss Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Bevaras Vid inaktualitet 2 år 2 år Bevaras Sammanställning redovisas till nämnd två gånger per år. Bevaras Bevaras Bevaras På respektive enhet. På respektive enhet. T.ex. beslut som går att överklaga enligt skollagen kap 8, kommunallagen kap 10. Diarieförs tillsammans med de beslut och handlingar som finns i samma ärende. Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Förelägganden från annan myndighet T.ex. svar till skolinspektionen, barnoch elevombudet eller motsvarande å nämndens vägar. Enheters yttranden skickas till barn- och utbildningskontoret som skickar in svaren. T.ex. i samband med överklaganden Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras Hantera avtal, upphandling och inköp 6 T.ex. förelägganden vid tillsyn eller om vite Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Avtal, kortfristiga och/eller för löpande drift 2 år Avtal, långfristiga Enkel upphandling Offerter Beställningar/inköp Spontanofferter och leverantörsinformation Hantera personal Anställa och administrera anställning Annonser utlysta tjänster Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Anteckningar förda under intervju Behovsanalys med kravspecifikation Förteckning över sökande till tjänst Spontana tjänsteansökningar Tidsbegränsad anställning med stöd av skollagen Utdrag ur polistens belastningsregister VFU-studenter, lista Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning T.ex. leasing av kopiatorer, städavtal, skoskjuts, hreskontrakt, måltid. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. På respektive enhet. Bevaras Bevaras Bevaras På respektive enhet. På respektive enhet. På respektive enhet. Underlag på respektive enhet Bevaras Ingår i tjänstetillsättningsärende Bevaras Bevaras i personalakt Bevaras Bevaras Ingår i tjänstetillsättningsärende Ingår i tjänstetillsättningsärende På respektive enhet. 2 år Vid inaktualitet 2 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet Bevaras Vid inaktualitet Obligatoriskt enligt skollagen 2:31. Original ska återlämnas på begäran. Barn- och utbildningskontoret Vid inaktualitet Avsluta anställning Avsked, ansökningar Förhandlingsprotokoll, uppsägningar Uppsägningar, besked Bevaras Bevaras Bevaras 7 Bevaras i personalakt. Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Arbetsgivarintyg Disciplinärenden Friskvårdsbidrag 2 år Nyckel- och kortkvittenser Vid inaktualitet Personalregisterlistor Sekretessöverenskommelse Semesterlistor Tjänstgöringsbetyg Tjänstgöringsintyg Vid inaktualitet Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Administrera personal Bevaras 2 år Ansökan med originalkvitto skickas till löneenheten Gallras när nyckel är återlämnats. På respektive enhet. Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras i personalakt På respektive enhet. Bevaras i personalakt Bevaras i personalakt Bevaras På respektive enhet Bevaras Bevaras Bevaras i personalakt efter att ärendet avslutats. Bevaras i personalakt. Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras i personalakt. Bevaras i personalakt. Bevaras i personalakt. Bevaras Bevaras i personalakt. Bevaras Bevaras i personalakt. Vid inaktualitet Hantera praktikplatser Praktikplatsers innehåll och utformning Hantera rehabilitering och omplaceringar Anmälan om arbetsskada Arbetsanpassning, dokumentation av behov och åtgärder Arbetsförmågebedömningar Arbetsträning, dokumenation av Beslut från försäkringskassan om sjukpenning Beslut från försäkringskassan om rehabiliteringsersättning Beslut från försäkringskassan rörande sjukersättning Försäkringskassans förfrågan om 2 år anställds inkomst och årsarbetstid Omplacering Rehabiliteringsplan Rehabiliteringsutredningar Rehabiliteringsärenden Personalavdelningen Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 8 Bevaras i personalakt. Bevaras i personalakt. Bevaras i personalakt. Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Rehabiliteringsmöten, protokoll Sjukanmälan och friskanmälan Hantera arbetsmiljöuppgifterna Elevtillbud, olycksfall, incidentrapport/arbetsskada Arbetsmiljöplan Arbetsmiljöutredning Risk, tillbud och skadehantering Riskbedömningar, systematiskt arbetsmiljöarbete Hantera samverkan Kallelse och dagordningar samverkan Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) Protokoll lokal samverkansgrupp Protokoll med bilagor, central samverkan Hantera löner och frånvaro Ledighetsansökan Läkarintyg vid tjänstledighet, VAB och sjukdom Reseräkningar Tidsrapportering Tjänstgöringsrapporter timanställda Tjänstgöringsrapporter, lärare och övriga Pedagogiskt matavtal Utbilda och utveckla personal Behörighetsgivande utbildning, bevis Utvecklingsplan, individuell Kursinbjudningar Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Bevaras Bevaras i personalakt. 2 år Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras På respektive enhet På respektive enhet Bevaras Kan gallras efter 2 år om de fungerar som register till protokoll. Gäller både lokal och central samverkan. Bevaras 2 år Bevaras 2 år Vid inaktualitet 2 år 2 år 2 år Vid inaktualitet Kopia till lönekontoret. Diarieförs om diagnos ingår, hanteras enligt sekretess OSL 39:2. Hanteras av löneenheten På respektive enhet. Hanteras av löneenheten Hanteras av löneenheten Vid inaktualitet Original till löneenheten. Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet 9 Bevaras i personalakt På respektive enhet Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Utvecklingssamtal, anteckningar Utvecklingsinsatser Personuppgiftsbehandling Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan av personuppgiftsombud Förordnande och inrättande av personuppgiftsombud Registerförteckning Handlingar rörande samtycken enligt personuppgiftslagen Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Vid inaktualitet 2 år Anmärkning Efter att nytt samtal dokumenterats. Bevaras PUL-ombudet är extern konsult, gemensam för kommunens nämnder Bevaras Bevaras Nämndbeslut Bevaras Upprättas och diarieförs på respektive enhet. Bevaras på respektive enhet. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång. Vid inaktualitet Hantera allmänna handlingar Arkivförteckning Arkivbeskrivning Beslut att inte lämna ut allmän handling Bevaras Bevaras Bevaras Diarieförda handlingar Diarium - diarieförteckning Dokumenthanteringsplan Leveransreversal Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Egenproducerad information och trycksaker Fotografier som samlas i syfte att belysa den egna verksamheten Fotografier som inte samlas i syfte att belysa den egna verskamheten Korrespondens, rutinmässig Skolkatalog/fotokatalog Bevaras Delegationsbeslut till vissa funktioner inom förvaltningen Bevaras med arkivförteckning Hantera information Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet Bevaras 10 Ett original bevaras på respektive enhet. Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Temporär information till elever/vårdnadshavare Vid inaktualitet T.ex. veckobrev. Hyreskontrakt 2 år 2 år efter kontraktets utgång Licenser Lista över aktuella program Systemdokumentation Vid inaktualitet Vid inaktualitet Lokalsamordning Hantera IT-stöd Hantera fysisk arbetsmiljö och säkerhet Allergirondsprotokoll Bevaras Vid inaktualitet Brandlista Vid inaktualitet Egenkontroll miljö Vid inaktualitet Lekplatsöversyn Vid inaktualitet Livsmedelshantering (cafeteria) Vid inaktualitet Miljötillsyn (inomhus) Vid inaktualitet OVK-protokoll Vid inaktualitet Skyddsrondsprotokoll Vid inaktualitet Skadegörelse, inbrott, stöld Vid inaktualitet Bevaras på enheten. Gallras när ny dh fö t Närvarolista På respektive enhet. Gallras när ny ti k På respektive enhet. Gallras när ny ti k På respektive enhet. Gallras när ny t i k På respektive enhet. Gallras när ny ti k På respektive enhet. Gallras när ny t i k På respektive enhet. Gallras när ny När det rör polisanmälningar. Ej rörande enskild individ. Tillbudsrapportering Översyn lokaler Bevaras Gymnastiksalar, NO-salar, slöjdsalar. Vid inaktualitet Hantera barn i förskola och annan pedagogisk verksamhet Dokumentera verksamheten Adressregister Vid inaktualitet Köstatistik, beläggningsstatistik Förteckningar över barn i respektive förskola eller annan pedagogisk verksamhet Förteckningar över förskolor eller annan pedagogisk verksamhet 11 Bevaras Bevaras Barn i förskola eller annan pedagogisk verksamhet I Extens I Extens Bevaras I Extens Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Handlägga ärenden om enskilda barn Uppgifter till förskolechef om att ett barn är i behov av särskilt stöd Dokumentation av bedömning när det gäller särskilda stödinsatser Beslut om utformning av särskilda stödinsatser Pedagogisk kartläggning Social kartläggning Utvecklingsprogram Utreda och vidta åtgärder vid kränkande behandling Hantera placering av barn Ansökan om plats i Vid inaktualitet förskoleverksamhet, pedagogisk omsorg, omsorg på obekväm arbetstid Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Bevaras Skollag kap 8:9. På respektive enhet Bevaras På respektive enhet Bevaras På respektive enhet Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras På respektive enhet Diarieförs på skolkontoret På respektive avdelning På respektive enhet På skolkontoret Ansöka om plats i förskoleverksamhet, Vid inaktualitet skyddad identitet och skyddade adressuppgifter Kölistor Vid inaktualitet Skolkontoret / inlåst Beslut om erbjudande av förskola på grund av barnets behov av särskilt stöd Bevaras När ny lista upprättats. Köstatistik bör bevaras. När svar kommit in. Originalet till vårdnadshavare. Beslut registreras i Winess, av skolkontoret Skolkontoret, skollagen kap 8, §7 Beslut om erbjudande av förskola på grund av familjens situation Bevaras Skolkontoret, skollagen kap 8, §5 Beslut om förtur i förskola på grund av barnets behov av särskilt stöd Bevars Skolkontoret, skollagen kap 8, §14 Placeringsmeddelanden Beslut om avstängning Vid inaktualitet Bevaras 12 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Ansökan/Beslut om utökad vistelsetid Bevaras Beslut om placering i verksamhet för omsorg på obekväm arbetstid Platserbjudande Bevaras Beslut tas av förskolechef på respektive enhet, skollagen kap 8, §5 Beslut tas av förskolechef Avtal Vistelsetidsavtal som utgör debiteringsunderlag Ansökan om omplacering Tidfrist före eventuell gallring Vid inaktualitet 2 år efter avslutad placering 2 år efter inaktualitet Tidigast 1 år efter ny placering eller när placering upp-hört. 2 år efter inkomståret 3 år efter inkomståret Inkomstförfrågan Handlingar i ärenden om nedsättning av förskoleavgift Barnkort Vid inaktualitet Rapporter om barnens närvaro vid 2 år förskola (motsv.) Uppsägning av plats 2 år Hantera ärende om vårdnadsbidrag Vårdnadsbidrag Ansökan och beslut 10 år Hantera elever i grundskola, grundsärskola och förskoleklass Dokumentera verksamheten Elevens val Elev- och lärarförteckning för lov- och sommarskola Adress och kontaktuppgifter till elev/vårdnadshavare Elevregister När barnet registrerats vid förskolan (motsv.) På respektive enhet Övriga vistelsetidsavtal kan gallras när avtalet upphört att gälla. Dock senast när barnet fyllt 13 år Gallras 2 år efter uppsägningsdatum. Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras 13 Beslut om vilket utbud enheten erbjuder eleverna. Skolkontoret sammanställer. Kan gallras när uppgifterna är registrerade i Extens. Extens. Personuppgifter om samtliga elever som deltagit i undervisningen bör bevaras tillsammans med uppgifter b t d l ö d l k l å Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Klasslista/grupplista Bevaras Slutgiltiga med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. Övriga förteckningar och listor över elever som utgör hjälpmedel i det löpande arbetet kan gallras vid in aktualitet Korrespondens med väsentligt innehåll för elev eller skola Lokal pedagogisk planering (LPP) Vid inaktualitet Läromedel Bevaras Bevaras Egenproducerade läromedel för allmän användning. Exempelvis kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar eller multimediapresentationer producerad på skolan för att användas i undervisningen. Rutin för insamling upprättas på respektive enhet. Läromedelsförteckning Bevaras Bevaras Upprättas av respektive enhet, förslagsvis av ämnesansvarig. Extens. Kan vara av värde att förvara tills eleven gått ut gymnasiet. Projektbeskrivning och slutresultat. Bevaras Barn och utbildningskontoret Bevaras Dokumentationskrav Skollag 3 kap 623 §§ Underlag för närvaro/frånvaro Tidfrist före eventuell gallring Vid inaktualitet Projekt på uppdrag av myndighet/förvaltningschef Register handledare verksamhetsförlagd utbildning (VFU) Övervägande/beslut om lämplig åtgärd vid upprepade och allvarliga förseelser 14 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Information på sociala medier Meddelanden och information av tillfällig betydelse från rektorsområde eller skola Skolkatalog Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Handlingar angående studieresor, skolresor, lägerskolor, friluftsdagar, kulturella aktiviteter och utflykter Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor Statistik till andra myndighter Rapporter ur verksamhetssytem av tillfällig betydelse Hantera ansökningar och val rörande elever Ansökan och beslut om ledighet Ansökan och beslut rörande tilläggsbelopp Ansökan om språkval Ansökan till förskoleklass Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Bevaras T.ex. twitter, facebook, bloggar, youtube. Inlägg som innehåller sekretessbelagd information före inte förekomma på sociala medier. Om ett inlägg innehåller sekretessbelagda uppgifter ska det diarieföras och plockas bort. För att dokumentera själva mediet bör ansvarig, minst en gång per kvartal eller vid en större förändring, bevara en ögonblicksbild genom att t.ex. ta en skärmdump. Vid inaktualitet Dock senast efter 2 år. Bevaras Bevaras GPUntis/Extens Bevaras Gallras efter avslutad skolgång + 3 år. Barn och utbildningskontoret. Bevaras Extens Elevakten Vid inaktualitet Vid inaktualitet 2 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet 15 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Avtal och överenskommelser med Vid inaktualitet elever om t.ex. skåpnyckel och datorer Elevens val/profil Närvaro/frånvaro Svenska som andraspråk - Ansökan och beslut Val av skola Val av skola, skyddad identitet och skyddade adressuppgifter Rekvisitioner av elevhandlingar Hantera modersmålsundervisning Ansökan rörande enskild elev Förteckning över elever Anmärkning Gallras när skåpnyckeln/datorn återlämnats, senast när eleven slutar skolan. T.ex. val av moderna språk (även SVA), slöjd Hypernet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Gallras efter läsårets slut Vid inaktualitet Vid inaktualitet Skolvalsblanketter Särskild rutin Vid inaktualitet Dock senast vid början av nästa läsår. Vid inaktualitet Bevaras Organisationsbeskrivning per år Handlägga ärenden om enskilda elever Handlägga ärenden om enskilda elever Anmälan till rektor när en elev riskerar att inte nå målen Ansökan och beslut om byte av skolform Ansökan och beslut om särskild undervisning Ansökan och uppsägning Lista med namn och personnummer med samtliga som gått i klassen tillsammans med uppgift om aktuellt språk under läsåret. Bevaras Bevaras Diarieförs. Bevaras Beslut av rektor på delegation från nämnden. T.ex. beslut om särskild undervisning i hemmet eller på annan lämplig plats vid elevs längre tids sjukdom eller liknande skäl enligt skollagen 24 kap 23-24 §§ Fullgöra skolplikten på annat sätt Bevaras Ansökan och beslut om särskilda utbildningsinsatser Beslut om anpassad studiegång Beslut om enskild undervisning Bevaras Bevaras Bevaras 16 Skollagen 3 kap 12 § Skollagen 3 kap 11 § Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Beslut om särskild undervisningsgrupp Bevaras Skollagen 3 kap 11 § Beslut om uppskjuten, förlängd eller upphörande av skolplikt Bevaras Beslut om rätt att slutföra skolgången efter skolpliktens upphörande för elev i kommunal skola i Håbo kommun Beslut om rätt att slutföra skolgången efter skolpliktens upphörande för interkommunal elev eller för elev i fristående skola Bevaras Beslut av rektor på delegation från nämnden. Skollagen 7 kap 10 §, 13 §, 14 § SL Beslut av rektor på delegation från nämnden. Skollagen 7 kap 14 § SL Bevaras Beslut av förvaltningschef på delegation från nämnden. Skollagen 7 kap 15 och 16 §§ Intyg om anpassad studiegång Logopedutlåtande Bevaras Bevaras Åtföljer slutbetyget. Original Kränkande behandling – anmälan till rektor, rektors utredning samt vidtagna åtgärder Bevaras Diarieförs på enheten och anmäls till huvudmannen via etablerad rutin. Skollagen 6 kap 10 § och diskrimineringslagen. Mötesanteckningar från möte kring enskild elev Pedagogisk dokumentation Beslut om att frångå elevens/vårdnadshavarens önskemål om en viss skola vid betydande organisatoriska och ekonomiska svårigheter för kommunen och med hänsyn till andra elevers trygghet och studiero Bevaras Bevaras Bevaras Bör undertecknas och definiera funktioner på deltagare. Underlag för beslut. Delegationsbeslut Social kartläggning Åtgärdsprogram Beslut av rektor att upprätta eller inte upprätta åtgärdsprogram Bevaras Bevaras Bevaras Underlag för beslut. Se särskild rutin. Se särskild rutin. Hantera undervisning 17 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Individuella utvecklingsplaner (IUP) med omdömen Dokumentera extra anpassning av undervisning Tidfrist före eventuell gallring Bevaras Hypernet Bör bevaras tills eleven avslutat utbildningen då underlaget kan behövas i utredning om åtgärdsprogram Bevaras Slutbetyg (årskurs 9) (kopia) Bevaras Betygskataloger i original och betygssammanställningar med rektors underskrift. Arkivbeständigt papper. Elevernas avgångsbetyg med rektors underskrift. Vidlägges betygskatalogen. Vid inaktualitet Bevaras I de fall det ges i stället för slutbetyg. Bevaras Registreras i Extens 2 år 5 år Bevaras Bevaras Sammanställning av resultat per läsår av nationella prov i svenska och svenska som andraspråk Sammanställning av resultat per läsår av övriga nationella prov Anmärkning Vid inaktualitet Hantera prov, betyg och omdömen Betygskataloger och betygssammanställningar Terminsbetyg (årskurs 6-9) (kopia) Samlat betygsdokument Anmälan till prövning med bilagda handlingar Resultat av prövning, med anteckning om betyg Betygssättning, underlag Intyg om avgång från grundskolan Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras 5 år Lärarnas information, InfoMentor, etc. Utfärdas om elev avgår utan slutbetyg. Bör bevaras tillsammans med betygskatalog. Skrivs ut ur Extems (ämnesprovsmodulen) av skoladministratör på enheten. Bevaras tillsammans med de nationella proven. Skrivs ut ur Extens (ämnesprovsmodulen) av skoladministratör på enheten. Bevaras tillsammans med de nationella proven. 18 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Nationella prov, individuella – svenska och svenska som andraspråk 5 år Nationella prov, individuella – engelska, matematik och natur- och samhällsorienterade ämnen Prov Vid inaktualitet Bevaras Proven är sekretesskyddade. Skriftligt omdöme Bevaras Svar på diagnostiska prov t.ex DLS Bevaras Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Beslut om skolskjuts med anledning av annan särskild omständighet Kostnadsredovisningar avseende skolskjutsning (ingår i kommunens centralt förda räkenskaper) Årsstatistik över skolsjutsverksamheten Bevaras Proven är sekretesskyddade. Gallras efter att betyg/skriftliga omdömen är satta. Undertecknas av rektor och ges tillsammans med slutbetyg för de ämnen där betyg ej satts och vid betyg F. Skolskjutsar Bevaras T.ex. med anledning av bestående funktionsnedsättning. Bevaras Ansökningar och beslut om skolskjuts 2 år Elevförteckningar, scheman, sammanställning buss-/skolkort och övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten Vid inaktualitet Kontakt med taxi/färdtjänst 1 år Bevaras Bevaras bland handlingar till protokollen. Ansökan är inaktuell när eleven fått beslut. Med undantag av fakturor. Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Bevaras Kan tas ut med en viss periodicitet, t.ex. vart tredje år. Elektroniskt uttag är att föredra om omfattningen är stor. Skolbibliotek Beståndsregister 19 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Handlingar rörande samverkan, projekt m.m. Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter m.m. Avtal/förbindelse med låntagare om 2 år efter upphörd giltighet lånekort Register över låntagare Vid inaktualitet Uppgift om lån per elev Vid inaktualitet Statistik; låntagare antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok etc. Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Bevaras Bevaras Bevaras Hantera elevhälsa Kurators dokumentation från elevärenden på rektors uppdrag Kurators dokumentation som inte föranleder ytterligare åtgärd Bevaras Vid inaktualitet Från spontanbesök, elev- och föräldrakontakter. Minnesanteckningar förs då elev tar egen kontakt med kurator för samtal men gallras vid inaktualitet. Psykologjournal Skolhälsovårdsjournal Dokumentation från specialpedagog Dokumentation från Lärarcoach VITS ansökan Kartläggning/utredning av enskild elev, på rektors uppdrag, ska dokumenteras. Åtgärder för enskild elev, t.ex. samtal med kurator, på rektors uppdrag ska dokumenteras. Dokumentationen ska läggas i elevakten. Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet VITS underlag och beslut EHT + (ägs av respektive skola) Register/förteckningar över journaler som överlämnats till annan huvudman Bevaras Bevaras Bevaras 20 Arkiveras i kommunhuset Arkiveras i kommunhuset I skolhälsovårdsjournalen Systematiskt på barn- och elevhälsoenheten. Originalet samlas i skolhälsovårdens journal I skolhälsovårdsjournalen Förvaras i elevakten på skolan Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Studie- och yrkesvägledning Ansökan och omval till gymnasieskolan- Vid inaktualitet ansökan-kvittens Kodnyckel elevkoder för inloggning i Vid inaktualitet intagningssystemet Placeringsmeddelande gällande praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Register över arbetsgivare Vid inaktualitet Handlingar angående PRAO Vid inaktualitet Korrespondens med väsentligt innehåll för elev eller skola Närvarolistor Schema per barn Statistik över beläggning Hantera placering av barn Ansökan om fritidshem Beslut om placering Inkomstuppgift Uppsägning av plats Önskemål om överflyttning Hantera fristående verksamheter Hantera beslut, tillsyn och ersättningar Anmärkning Efter att antagningen är avslutad. Efter att antagningen är avslutad. Bevaras Under förutsättning att anteckning om genomförd PRAO görs i Extens. Hantera elever i fritidshem Dokumentera verksamheten Beslut om utökad vistelsetid Dokumentation över läsårets aktiviteter utöver ordinarie schema Klasslista/grupplista Placeringslistor Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Bevaras Bevaras Upprättas på respektive enhet, t.ex. friluftsdagar, kulturella aktiviteter, utflykter, lägerskolor, studieresor. Bevaras Vid inaktualitet Som underlag till ekonomiska redovisningar och avstämning för avtal Bevaras 2 år Vid inaktualitet Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet 2 år 2 år Vid inaktualitet Gallras 2 år efter uppsägningsdatum. Gallras 2 år efter uppsägningsdatum. Gallras 2 år efter uppsägningsdatum. Gallras 2 år efter uppsägningsdatum. 21 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Beslut om ersättning till fristående verksamheter Godkännande av fristående verksamheter Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Bevaras Tillsyn och uppföljning Handlägga ärenden om enskilda elever Skolpliktsanmälan Hantera ansökningar till gymnasieskola, gymnasiesärskola, särvux, KOMVUX och SFI Ansökningshandlingar till särskild utbildning för vuxna (Särvux) Ansökningshandlingar till Efter avslutad utbildning vuxenutbildning (KOMVUX) och svenska för invandrare (SFI) Ansökningshandlingar till gymnasiesärskolan (Gysär) Ansökan och beslut om antagning till Kämpe Ansökningshandlingar till Vid inaktualitet gymnasieskolan - antagna elever Ansökningshandlingar till 1 år efter avslutad reservantagning gymnasieskolan- ej antagna elever Yttrande/beslut och övriga handlingar 5 år efter avslutat utbildning avseende sökande till utbildning i annan kommun Yttrande/beslut och övriga handlingar 5 år efter avslutat utbildning avseende sökande från annan kommun till utbildning i Håbo kommun 22 Bevaras Skolnämnden gör ett yttrande till Skolinspektionen gällande grundskolor. Skolnämnden beslutar om tillstånd gällande förskolor, pedagogisk omsorg. Bevaras Barn- och utbildningskontoret genomför tillsyn på förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem. Bevaras Sker från fristående grundskolor till skolkontoret Bevaras Bevaras Bevaras Avser även underlag, Gallras tidigast efter att eleven avslutat sin utbildning Under förutsättning att interkommunal debitering är utförd. Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Antagningslistor Vid inaktualitet Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Efter avslutad reservantagning Antagningsstatistik, egenproducerat Bevaras Beslut och underlag vid bedömning om en elev tillhör gymnasiesärskolans målgrupp och beslut om behovsgrupp för elev vid gymnasiesärskolan Bevaras Beslut och underlag vid bedömning av behovsgrupp för elev vid gymnasiesärskolan Ansökan till idrottsklass Vid inaktualitet Bevaras Ansökan till boendet Kämpe Hantera elever i gymnasieskola, gymnasiesärskola, särvux, KOMVUX och SFI Dokumentera verksamheten Lokalt producerade läromedel Läromedelsförteckning Korrespondens mellan elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för eleven eller skolan Adress och kontaktuppgifter till elev/vårdnadshavare Klasslista Anmärkning Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Lokalt utarbetade betygskriterier Kursplaner, arbetsplaner timplaner, lokala Bevaras Bevaras 23 Dokumentet fungerar som ett beslut Korrepondes av ringa betydelse kan gallras Kan gallras när uppgifterna är registrerade i Extens. Slutgiltiga med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. Övriga förteckningar och listor över elever som utgör hjälpmedel i det löpande arbetet kan gallras vid in aktualitet Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Information om utbud av valbara kurser Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Bevaras Ett exemplar av skolans broschyr eller motsvarande som presenterar kurser och ämnen per läsår bör bevaras. Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Schema- lärar, kurs Grupplistor, kurslistor Slutgiltigt klasschema Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Statistik och rapporter till andra myndigheter Kursutvärderingar Elevregister Vid inaktualitet Övriga register och förteckningar över elever som upprättas som hjälpmedel för intern kontroll och redovisning Övriga handlingar av rutinkaraktär rörande elever och undervisning 3 år T.ex. för debitering av interkommunala avgifter Vid inaktualitet D.v.s. underlag för planering, redovisning och kontroll av verksamhet Handlägga ärenden om enskilda elever Byte av program/ kurs Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro/närvaro Ansökan om avgång/studieuppehåll Beslut om utskrivning av elev 3 år Vid inaktualitet Bevaras Vid inaktualitet 2 år Vid inaktualitet Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet EXTENS: Personuppgifter om samtliga elever som deltagit i undervisningen bör bevaras tillsammans med uppgifter av betydelse rörande elevens skolgång Förs in i EXTENS. Vid hög frånvaro kan det vara av intresse att spara underlag tills eleven avslutat utbildningen. Vid inaktualitet Bevaras 24 Förs in i EXTENS T.ex. vid hög frånvaro Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Ansökan om ändrad studieplan Vid inaktualitet Anmälan till rektor Ansökan LOGOS diagnostisering Ansökan om matersättning Anmälan om specialkost Varning för indraget studiebidrag, CSN Anmärkning Förs in i EXTENS. Specialanpassning av program t.ex. reducering ska även dokumenteras i åtgärdsprogram. Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Studie IT kontrakt Vid inaktualitet Elevkontrakt FC Vid inaktualitet Disciplinära åtgärder, handlingar rörande avstängning/förvisning av elev, varning etc. Övrigt underlag för elevregistrering Vid inaktualitet Handlingar rörande samtycke enligt PUL Ansökan och beslut om SFI-bonus Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Bevaras När eleven avslutat sin skolgång kan handlingarna gallras. Vid inaktualitet Efter avslutat utbildning Bilagor: betyg, beslut från migrationsverket samt personbevis Åtgärdsprogram Ansökan om förlängd studietid, reducerat program eller övrig specialutformning av program för enskild elev. Bevaras Bevaras Ansökan och beslut om särskild undervisning Ansökan och beslut om särskilda utbildningsinsatser Beslut om anpassad studiegång Beslut om enskild undervisning Beslut om särskild undervisningsgrupp Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 25 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Löpande handlingar och arbetsmaterial Vid inaktualitet rörande stöd och specialundervisning Utredning/kartläggning av enskild elev Bevaras Underlag/kartläggning från tidigare utbildningsanordnare Insatsplan Läkarintyg Bevaras Handlingar från annan myndighet Överenskommelse om studiegång Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Besvaras Avtal/ansökan om tilläggsbelopp för elev som studerar i Håbo kommun Bevaras 26 Anmärkning Under förutsättning att annan förteckning över elever som omfattas av undervisningen bevaras. T.ex. läs och skrivsvårigheter, psykologisk, social eller pedagogisk utredning Då det gäller kroniska besvär gallras efter avslutad skolgång. T.ex. försäkringskassan Särskild överenskommelse för enskild elev vid vuxenutbildning Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Hantera prövning Ansökning till prövning med bilagda handlingar Anmälningar till respektive lärare och medbedömare om prövning Handlingar rörande avgifter för prövning, ansökan om befrielse m.m. Övriga handlingar rörande prövning Meddelande om genomförd prövning Prövningsblankett Egenproducerat prövningsmaterial Hantera modersmålsundervisning Ansökan rörande enskild elev Förteckning över elever När prövning är slutförd När prövning är slutförd Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet T.ex. rutinkorrespondens När uppgiften är dokumenterad Vid inaktualitet Bevaras Organisationsbeskrivning per år Förs in i EXTENS Lista med namn och personnummer med samtliga som gått i klassen tillsammans med uppgift om aktuellt språk under läsåret. Bevaras Hantera undervisning Handlingar rörande elevers specialarbeten och projekt Uppsatser och elevlösningar på skriftliga tester och prov Språktester i svenska för invandrare Skriftlig betygsvarning Individuella studieplaner När eleven avslutat utbildningen Vid inaktualitet När eleven avslutat utbildningen Vid inaktualitet Vid inaktualitet Dokumentation av extra anpassning av Vid inaktualitet undervisning Under förutsättning att anteckning gjorts i betygskatalog. Gallras när betyg är satt och tiden för omprövning av betyg löpt ut. Vad gäller nationella prov, se ovan. Då eleven avslutat utbildningen. Innehåller uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program. Bör bevaras tills eleven avslutat utbildningen då underlaget kan behövas i utredning om åtgärdsprogram. 27 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Utvecklingssamtal, anteckningar från Vid inaktualitet Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Förutsatt att uppgifter för uppföljning dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram Hantera prov, betyg och omdömen Betygskataloger i original t.o.m. 1996 Bevaras Betygskataloger fr.o.m. 1997 Bevaras Slutbetyg /avgångsbetyg, examensbevis, studiebevis eller samlat betygsdokument Resultat av prövning med anteckning om givet betyg Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar samtliga delar Sammanställning över resultat i nationella prov i svenska och svenska som andraspråk Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska Ämnesutlåtande Omdömessammanställning Ändring/rättelse av betyg Önskemål om utskrift av betyg/intyg Skriftliga bedömningar/intyg Bevaras Kodplaner och övriga förklararingar rörande betygsuppgifter Kurs/ämnesutlåtande Anmärkning Bifoga förklaring av eventuella förkortningar och sifferkoder Bifoga förklaring av eventuella förkortningar och sifferkoder. Sparas årsvis efter klass. Hanteras som betygskatalog Bevaras Bevaras Bevaras 5 år 5 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet Bevaras Hanteras som betygskatalog Bevaras Om skriftliga bedömningar ges istället för slutbetyg Vid inaktualitet Bevaras Vid inaktualitet Skolskjutsar 28 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Beslut om skolskjuts med anledning av annan särskild omständighet Kostnadsredovisningar avseende skolskjutsning (ingår i kommunens centralt förda räkenskaper) Årsstatistik över skolsjutsverksamheten Kontakt med taxi/färdtjänst Hantera inackorderingstillägg (bidrag) och reseersättning Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg Förteckning utbetalade inackorderingstillägg Ansökningar och beslut om reseersättning Information om inackorderingsbidrag och reseersättning Lista- elever berättigade SL-kort Förlustanmälan skolkort Anmärkning Bevaras Bevaras T.ex. med anledning av bestående funktionsnedsättning. Bevaras Bevaras Ansökningar och beslut om skolskjuts Elevförteckningar, scheman, sammanställning buss-/skolkort och övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras 2 år Vid inaktualitet 1 år 5 år efter att eleven avslutat sin skolgång Efter avslutad utbildning Efter avslutad utbildning Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet 29 Bevaras bland handlingar till protokollen. Ansökan är inaktuell när eleven fått beslut. Med undantag av fakturor. Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Bevaras Kartläggning/utredning av enskild elev, på rektors uppdrag, ska dokumenteras. Åtgärder för enskild elev, t.ex. samtal med kurator, på rektors uppdrag ska dokumenteras. Dokumentationen ska läggas i elevakten. Hantera elevhälsa Kurators dokumentation från elevärenden på rektors uppdrag Kurators dokumentation som inte föranleder ytterligare åtgärd Vid inaktualitet Från spontanbesök, elev- och föräldrakontakter. Minnesanteckningar förs då elev tar egen kontakt med kurator för samtal men gallras vid inaktualitet. Psykologjournal Skolhälsovårdsjournal Dokumentation från specialpedagog Dokumentation från Lärarcoach Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras VITS ansökan Vid inaktualitet VITS underlag och beslut EHT + (ägs av respektive skola) Register/förteckningar över journaler som överlämnats till annan huvudman Studie- och yrkesvägledning Remisser till arbetsförmedlingen Vid inaktualitet Ansökan och omval till gymnasieskolanansökan-kvittens Vid inaktualitet Kodnyckel elevkoder för inloggning i intagningssystemet Vid inaktualitet Placeringsmeddelande gällande praktisk arbetslivsorientering (PRAO) APL Register över arbetsgivare Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras Arkiveras i kommunhuset Arkiveras i kommunhuset I skolhälsovårdsjournalen Systematiskt på barn- och elevhälsoenheten. Originalet samlas i skolhälsovårdens journal I skolhälsovårdsjournalen Förvaras i elevakten på skolan Avser elever vid gymnasiesärskolan Efter att antagningen är avslutad. Efter att antagningen är avslutad. Bevaras 30 Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Handlingar angående PRAO/APL Under förutsättning att anteckning om genomförd PRAO /APL görs i Extens. Vid inaktualitet Det kommunala uppföljningsansvaret/Informationsansvaret Protokoll från möten där undervisning eller elevvård behandlats Elevregister Intyg/betyg Individuella elevplaner, avtal och överenskommelser Förteckning över ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret Personakter över ungdomar i den uppföljande verksamheten Handlingar ang. anvisning och antagande av ungdomsplats Statistik över ungdomsplatser m.m. som lämnas till SCB Rapporter/redovisning från arbetsgivare Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten Anmärkning Bevaras Bevaras (Förteckning eller sammanställning över samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret med persondata och uppgifter om arbetsplats eller annan sysselsättning) Bevaras Bevaras Vid läsåret slut Förutsatt att elevregister bevaras 5 år efter upphörd placering inklusive underlag, t.ex. svar på blanketter som skickats till ungdom Under förutsättning av en förteckning över aktuella elever och arbetsplatser bevaras Efter upphörd placering 2 år 2 år T.ex. närvarorapporter 2 år Under förutsättning att vederbörlig redovisning eller kontroll skett och att handlingarna inte längre behovs för förvaltningen Statistik, typ av åtgärder, antal deltagare etc. Bevaras 31 Kan även ingå i årsberättelser Process/handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Tidfrist före eventuell gallring Hantera kommunala musikskolan Scheman Verksamhetsberättelser som ger en bild av undervisningens innehåll. Organisationsplaner Inventarieförteckningar, uppgifter om instrument, anskaffningsår etc. Elevregister eller motsvarande Dokumentation över musikgrupper, ensemblelistor Anmälningar till musikskolan Handlingar som rör närvaro Intyg om deltagande i utbildningen Underlag för debitering av avgifter, löneutbetalning eller kontroll av verksamheten Rapporter och listor m.m. som utgör underlag för debitering av avgifter Förteckning eller register över uthyrning av instrument Tidfrist före eventuell leverans till slutarkiv/bevaras Anmärkning Bevaras Ett exemplar med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras om det upprättas Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras När ny anmälan kommit in eller när eleven avslutat utbildningen 3 år Vid inaktualitet När kontroll, redovisning eller revision har skett 2 år Senast efter avslutat utbildning Under förutsättning att bearbetning, kontroll, redovisning eller revision är slutförd Utgör underlag för intern kontroll och bör sparas tills vederbörlig kontroll och eventuella krav verkställts 3 år 32
