docHabilitering & Hälsa
download 
Report Transcription
Habilitering & Hälsa
Kanslichef Riktlinjer 2011-01-01 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplanen gäller för handlingar inom Habilitering & Hälsa (tidigare Handikapp & Habilitering) Stockholms läns sjukvårdsområde, Stockholms läns landsting. DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Innehållsförteckning Bakgrund .......................................................................................................................................2 Användningsområde.....................................................................................................................2 Giltighet .........................................................................................................................................2 Allmänna handlingar: ...................................................................................................................2 Inte allmänna handlingar .............................................................................................................2 Bevaras ..........................................................................................................................................2 Gallras............................................................................................................................................2 Skrivmaterial/media .....................................................................................................................2 Habiliteringsjournaler ..................................................................................................................2 Om bilder/fotografier och film/video i behandlingsarbetet .......................................................2 Om Psykologtester – testprotokoll ...............................................................................................2 Dokumenthanteringsplanens upplägg .........................................................................................2 Uppdelningen är följande: ........................................................................................................2 Genomförandeprocess ..................................................................................................................2 Arbetsgruppen för Habilitering & Hälsas dokumenthanteringsplan......................................2 Administrativa handlingar............................................................................................................2 Ekonomi och inköp .......................................................................................................................2 Personalhandlingar.......................................................................................................................2 Personalhandlingar.......................................................................................................................2 Information ...................................................................................................................................2 Forskningshandlingar...................................................................................................................2 Forskningshandlingar...................................................................................................................2 Verksamhetsutveckling.................................................................................................................2 Utbildning .....................................................................................................................................2 Vårdrelaterade handlingar............................................................................................................2 3 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 4 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Bakgrund Under åren 1982-1985 fanns en Habiliteringsnämnd inom SLL. Denna nämnd tillkom genom att den tidigare Omsorgsnämnden sammanfördes med den tidigare Sociala nämnden. Detta innebar att omsorgsverksamheten, BUP-verksamheten (dåvarande PBU) samt barn- och ungdomshemsverksamheten sammanfördes i en gemensam nämnd. Den nya nämnden fick även ansvar för en ny samordnad barnhabilitering som infördes i landstinget. År 1986 återtogs namnet Omsorgsnämnden och verksamheten sektoriserades under fem geografiska omsorgsstyrelser. År 1995 överförde största delen av landstingets omsorgsverksamhet för personer med utvecklingsstörning till primärkommunerna. Det var basverksamheterna boende, daglig sysselsättning, förskole- och särskoleverksamhet liksom vissa sociala stödfunktioner som överfördes och orsaken var ny lagstiftning till följd av 1989 års Handikapputredning. Den dåvarande Omsorgslagen upphävdes och ersattes av Lag (1993:387) om stöd och service för vissa funktionshindrade, LSS. Som ytterligare en följd av Handikapputredningen inleddes avveckling av kvarvarande vårdhemsverksamhet för personer med utvecklingsstörning i enlighet med Lag (1997:724) om avveckling av specialsjukhus och vårdhem. Jämsides med kommunaliseringen 1995 skedde en omorganisation av i SLL kvarvarande delar av omsorgsverksamheten, de s.k. expertverksamheterna som bestod av habiliteringscentra för barn och ungdomar respektive vuxna, habiliteringsverksamhet vid skolor med behandlingsavdelningar, föräldrautbildning mm. Såväl de geografiska upptagningsområdena som inriktningen på enheterna gjordes då också om. Samtidigt infördes en beställare/utförarmodell i verksamheten. Det inofficiella namnet ”nya” Omsorgsnämnden användes under en tid för den nya och kraftigt bantade organisationen. Vid årsskiftet 1998/1999 avvecklades den politiska Omsorgsnämnden och verksamheten överfördes till hälso- och sjukvården, direkt underställd dåvarande Produktionsnämnden. År 2000 skildes habilitering och barnpsykiatri åt och Handikapp & Habilitering bildades. Verksamheten lades under Södra Stockholms Produktionsområde, SSPO, underställt Produktionsstyrelsen. År 2001 gick SSPO upp i Stockholms Produktionsområde, SPO. År 2004 bildades Stockholms läns Sjukvårdsområde, SLSO, med egen styrelse. 2011-01-01 byts verksamhetsnamnet till Habilitering & Hälsa. Verksamheten är fortfarande en resultatenhet inom SLSO. Användningsområde Denna dokumenthanteringsplan omfattar administrativa handlingar samt vårdhandlingar och ska tillämpas av samtliga verksamheter inom Habilitering & Hälsa. De uppräknade handlingarna är medieoberoende vilket innebär att informationen kan finnas på papper, databaser, datafiler, mail, cd m.m. I de fall informationen ska bevaras och det inte sker på papper måste verksamheterna se till att det finns förutsättningar för långtidslagring av informationen. Information om detta går att få från arkivredogörare och arkivansvarig inom SLSO samt från Landstingsarkivet. 5(65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Giltighet Dokumenthanteringsplanen är specifik och ska enbart användas av Habilitering & Hälsa inom SLSO. Den nu framtagna planen skall gälla retroaktivt för hela verksamheten och ersätter Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom Handikapp & Habilitering SLSO 04-095 samt Bevarande- och gallringsplan för personakter inom omsorgen, s.k. omsorgsakter, LA 9011-0072. Allmänna handlingar: En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och antingen har inkommit till eller upprättats hos myndigheten. Arkivlagen reglerar arkivvården för stat, kommun och landsting. Den talar mer detaljerat om hur informationen ska vara strukturerad för att myndigheten ska tillgodose allmänhetens rätt till insyn, den egna verksamhetens behov, rättskipningens behov och framtidens forskning. Inte allmänna handlingar Arbetsmaterial och utkast är inte allmänna handlingar och hör därför egentligen inte hemma i en bevarande- och gallringsplan för offentlig förvaltning. De har ändå tagits med för att det inte ska råda någon osäkerhet om att sådana handlingar kan kastas så fort de har blivit inaktuella för verksamheten. Förutsättningen är att handlingarna är av tillfällig karaktär och att de inte innehåller unik och viktig information. Kopior och dubbletter är allmänna handlingar men kan gallras vid inaktualitet om de är av uppenbart ringa betydelse, vilket de ju ofta är. Bevaras Att en handling skall bevaras innebär att den skall sparas för all framtid. Om handlingen skall bevaras anges detta i dokumenthanteringsplanen med ordet Bevaras. Gallras De handlingar som uppstår inom en offentlig förvaltning, är allmänna handlingar och får därför inte gallras utan att ett gallringsbeslut har fattats. Att en handling kan gallras innebär att den kan förstöras efter en viss tid. Att handlingen kan gallras anges i planen med en så kallad gallringsfrist, det vill säga den tid som måste förflyta innan handlingen får gallras. Om gallringsfristen är 3 år innebär detta att handlingen kan gallras först när tre hela kalenderår har förflutit. Vissa handlingstyper kan gallras vid inaktualitet, vilket anges med Vid inaktualitet i dokumenthanteringsplanen. Det innebär att handlingarna kan gallras när verksamheten inte längre har något behov av dem, det vill säga när de inte längre är aktuella. Skrivmaterial/media Det skrivmaterial som används vid producerandet av allmänna handlingar ska vara godkänt av Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut (SP). Med skrivmateriel avses här pennor, färgband, toner, skrivare, fax, kopiatorer osv. Handlingar som bevaras på papper ska vara upprättade på åldersbeständigt eller arkivbeständigt papper. De handlingar som produceras i elektronisk form ska bevaras i av landstingsarkivet godkända format alternativt skrivas ut på papper om detta inte innebär att sökvägar och informationssammanställningar gallras. 6 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Habiliteringsjournaler Patientjournalen omfattar handlingar som rör habiliteringen av funktionshindrade barn, ungdomar och vuxna. Patientjournalen upprättas i samband med att en enskild begär insatser. Den innehåller handlingar som tillkommer i samband med ansökan och beslut om insatser, journalanteckningar av de som deltar i vården, utredningar, korrespondens etc. Habiliteringsjournaler bedöms ha ett betydande forskningsvärde. Huvudlinje i dessa anvisningar är alltså att alla habiliteringsjournaler skall bevaras för framtiden. Vissa handlingar i dessa har dock bedömts ha en mera kortsiktig betydelse och kan gallras efter hand. Gallringsfristerna har beräknats med hänsyn till vårdens behov och lagstiftningens krav. Gallring bör verkställas kontinuerligt vid lämpliga tidpunkter, dock senast vid avställning av journalen. Om bilder/fotografier och film/video i behandlingsarbetet Bilder, fotografier, film och video används ibland i terapeutiskt syfte och ibland som arbetsmaterial. Det ankommer på behandlaren att bedöma ifall materialet har använts som ett led i vård eller behandling eller om det är att betrakta som arbetsmaterial. Informationen på bild/foto/film/video kan gallras efter att sakuppgift som utgör underlag för bedömning, behandling eller åtgärd dokumenterats i journalen. Enheten har ansvaret för att det material som ska bevaras i sin helhet överförs/konverteras till ett av landstingsarkivet godkänt format. För mer information rörande konvertering av bilder/fotografier samt film/video hänvisas till Landstingsarkivet. Om Psykologtester – testprotokoll Psykologtester omfattas av testsekretess och är en viss handlingstyp som det råder oro och oklarhet omkring. Psykologtesterna, såväl protokoll som utvärdering/sammanfattning är att betrakta som journalmaterial och tillhör därför patientens journal. Vid leverans av journaler till landstingsarkivet är det viktigt att hela journalen är fullständig. Hela journalen omfattas av sekretess och det sker alltid sekretess- och men prövning när någon begär att få ut en journal från landstingsarkivet. De särskilda sekretessbestämmelserna för testmaterial beaktas självklart då. Dokumenthanteringsplanens upplägg Planen är uppdelad i åtta avdelningar för att underlätta sökningen efter specifika handlingar. Gemensamt är dock att den första kolumnen ”Handling” anger vilken handlingstyp som avses, den andra kolumnen ”Gallringsfrist” anger ifall handlingen skall bevaras eller om den kan gallras efter en angiven tidsperiod. Den tredje kolumnen ”Sorteringsordning/registrering” anger hur handlingarna ska hållas ordnade, den fjärde kolumnen ”Plats” visar vilken nivå eller vilka nivåer inom organisationen som hanterar denna typ av handling och därigenom också har det slutliga bevarandeansvaret för den. Under kolumnen ”Anmärkning” finns anmärkningar där sådana behövs för att förtydliga någonting eller för att ge en kompletterande förklaring. Ibland finns där också en alternativ 7 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN gallringsfrist som ska tillämpas på handlingar av lite äldre datum, beroende på förändringar i lagstiftning eller i dokumentationssättet. Det är därför viktigt att även läsa informationen i anmärkningskolumnen noggrant för att göra en korrekt bedömning. Uppdelningen är följande: • • • • • • • • Administrativa handlingar Ekonomi och inköp Personalhandlingar Information Forskningshandlingar Verksamhetsutveckling Utbildning Vårdrelaterade handlingar När det gäller ekonomi-, inköp och personalhandlingar så hanteras dessa handlingar huvudsakligen inom SLSO:s centrala förvaltning. I de fall som handlingen ni söker inte finns upptagen i dokumenthanteringsplanen så hänvisar vi till de mer omfattande planerna som SLSO har upprättat: • • • Bevarande och gallringsplan för Verksamhetsstöd personal, miljö och löner, SLSO 06-789 Bevarande och gallringsplan för Verksamhetsstöd Administration och Verksamhetsstöd Vård- och Patientsäkerhet, SLSO 07-1438 Bevarande och gallringsplan för Verksamhetsstöd Ekonomi, SLSO 07/143 Genomförandeprocess Den dokumenthanteringsplan som nu föreligger har arbetats fram inom en arbetsgrupp med representanter från olika verksamhetsgrenar samt med medverkan från en arkivarie med placering på SLSO. Planen har gått på remiss till samtliga chefer med uppmaning att förankra den i sina arbetsgrupper. Arbetsgruppen för Habilitering & Hälsas dokumenthanteringsplan Agneta Stavheim Nilsson, Administrativ handläggare, Verksamhetsområde Länscentret Britt-Marie Blomquist, Administratör, Habiliteringscenter Norrtull för barn, Verksamhetsområde Stockholm Carina Sigfrids, Administratör, Habiliteringscenter Täby för barn, Verksamhetsområde Norr Hans Wermeling, Kansli- och utvecklingschef, Ledning och Stab Ingela Askelind, Administratör, Hjärnskadecenter, Verksamhetsområde Länscentret Jessika Eklund, Arkivarie, Landstingsarkivet/SLSO Monica Owen, Enhetschef, Habiliteringscenter Södertälje för barn, ungdomar & vuxna, Verksamhetsområde Söder Reneé Tenglund, Sekreterare, Kanslienheten 8 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Administrativa handlingar Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Adressregister Vid inaktualitet Akter till diariet Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Ansvarsärenden/ anmälningsärenden Bevaras Diarieförs Chefläkare/ SLSO:s registrator Arbetsmaterial, utkast och kopior Vid inaktualitet Arbetsmiljöärenden Bevaras Anmälan om arbetsskada Bevaras Enhet där handlingen upprättats Arkivbeskrivning Bevaras Enhet där handlingen upprättats Arkivläggs vid uppdateringar Arkivförteckning Bevaras Enhet där handlingen upprättats Arkivläggs vid uppdateringar Attestantförteckning Bevaras Avtal/kontrakt av tillfällig betydelse 2 år efter avtalstidens slut Avtal/kontrakt av varaktig betydelse Bevaras Uppdateras kontinuerligt Enhet där handlingen upprättats Diarieförs Diarieförs Diarieförs 9 (65) Arkivläggs av registrator efter det att gallringsbara handlingar enligt denna plan har avlägsnats. Under förutsättning att handlingarna är av tillfällig betydelse och inte innehåller viktiga sakuppgifter. SLSO:s registrator SLSO:s registrator Enhet där handlingen upprättats /inkommit Oftast rörande administration t.ex. Leasing-, service-, inköpsavtal, hyreskontrakt/avtal, avtal om handledning, avtal med föreläsare. SLSO:s registrator Oftast rörande verksamheten t.ex. vårdöverenskommelser, samarbetsavtal, avropsavtal, köpekontrakt, konsultavtal, samverkansavtal DOKUMENTHANTERINGSPLAN Plats/ Arkivansvar Anmärkning Se anmärkning Registreras i Händelsevis Underlaget gallras efter införande i Händelsevis. Avvikelserapporter som tillkommit innan Händelsevis togs i bruk gallras efter 3 år. Avvikelserapport gällande miljö Se anmärkning Registreras i Händelsevis Underlaget gallras efter införande i Händelsevis. Avvikelserapporter som tillkommit innan Händelsevis togs i bruk gallras efter 3 år. Avvikelserapport gällande patientsäkerhet Se anmärkning Registreras i Händelsevis Underlaget gallras efter införande i Händelsevis. Avvikelserapporter som tillkommit innan Händelsevis togs i bruk gallras efter 3 år. Begäran om förstöring/ ändring av patientjournal Bevaras Behörighetsblankett avseende olika system 6 mån efter att behörigheten upphört att gälla Beslut, verksamhetens egna Bevaras Beslutsregister Bevaras Enhet där handlingen upprättats Förvaras tillsammans med besluten Brandskyddskontroll, checklista Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats När ny upprättats Brandskyddskontroll, protokoll Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats När nytt upprättats Handling Gallringsfrist Avvikelserapport gällande arbetsmiljö Sorteringsordning/ Registrering Diarieförs SLSO:s registrator Enhet där handlingen upprättats Löpnummerordning 10 (65) T.ex. Heroma, Raindance, Clockwork. Enhet där handlingen upprättats DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Brev, inkomna samt utgående Bevaras Förs upp på postlista Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Gäller även e-post. Avser korrespondens som innehåller viktig eller unik sakinformation. Om det blir ett ärende i frågan eller ifall brevet leder till åtgärd ska ärendet diarie- föras av registrator. Anteckna diarienumret i postlistan så att ärendet lätt går att återfinna. För mer information, se H&H:s rutin ”Hantering av allmänna handlingar”. Chefsbrev Bevaras Kanslienheten Dagordning Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Delegationer 2 år efter åtagandets slut Enhet där handlingen upprättats Diarieförda handlingar Bevaras SLSO:s registrator Arkivläggs av registrator efter att gallringsbara handlingar enligt denna plan har avlägsnats. Diarium Bevaras SLSO:s registrator Hos SLSO:s huvudregistrator. Dokumenthanteringsplan Bevaras Enkäter, frågeformulär Bevaras Enkäter, sammanställning Bevaras Enkätsvar/underlag Se anmärkning Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Under förutsättning att sammanställning är gjord, annars Bevaras. Film-, video- och ljudband rörande verksamheten Bevaras Enhet där handlingen upprättats T.ex. presentationsmaterial gällande verksamheten. Flödesschema/ Processbeskrivningar Bevaras Enhet där handlingen upprättats Diarieförs SLSO:s registrator Enhet där handlingen upprättats Diarieförs 11 (65) Ett exemplar av frågeformuläret SLSO:s registrator DOKUMENTHANTERINGSPLAN Plats/ Arkivansvar Anmärkning Bevaras Enhet där handlingen upprättats T.ex. till Allmänna arvsfonden, Jerringfonden, Majblomman m.fl. Fondansökan, kopia Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Fotografier rörande verksamheten Bevaras Enhet där handlingen upprättats Följebrev Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Försäkringsbrev Se anmärkning Enhet där handlingen upprättats Försäkringsärenden Bevaras Förteckning över digitala system Bevaras Kanslienheten Handlingar från jubileer, invigningar och andra tillställningar Bevaras Enhet där handlingen upprättats T.ex. inbjudningar, program, fotografier, presentationer. Handlingar inkomna för kännedom Vid inaktualitet Enhet där handlingen inkommit Under förutsättning att handlingen inte föranleder någon åtgärd eller tillför sakuppgift i ärendet. Handlingsplaner Bevaras Enhet där handlingen upprättats T.ex. angående miljöarbete, hot och våld. Ett exemplar av varje version. Information om indragna legitimationer, från Socialstyrelsen/HSAN Vid inaktualitet Enhet där handlingen inkommit Informationsmaterial, egenproducerat Bevaras Enhet där handlingen upprättats Inspektionsmeddelande Bevaras Enhet där handlingen inkommit Handling Gallringsfrist Fondansökan Sorteringsordning/ Registrering Diarieförs Instruktioner, se manualer 12 (65) Gallras när nytt upprättats SLSO:s registrator DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Handling Gallringsfrist Inventarieförteckning Bevaras Enhet där handlingen upprättats Kallelser till möten Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Klagomål Bevaras Diarieförs Anmärkning SLSO:s registrator Brev, e-post, telefonsamtal. Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Gäller både för kännedomskopia och egenupprättad kopia. Ett exemplar av varje version. Kontrakt, se avtal Kopior Vid inaktualitet Krishanteringsplan Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Konsekvensanalys/ Riskanalys Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Korrespondens Bevaras Förs på postlista Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Gäller även e-post. Avser korrespondens som innehåller viktig eller unik sakinformation. Om det blir ett ärende i frågan eller ifall brevet leder till åtgärd ska ärendet diarieföras av registrator. Anteckna diarienumret i postlistan så att ärendet lätt går att återfinna. För mer information, se H&H:s rutin ”Hantering av allmänna handlingar”. Korrespondens av rutinmässig karaktär Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Gäller även e-post. Under förutsättning att korrespondensen inte Innehåller viktig eller unik sakinformation, t.ex. kallelser till möten. Kvalitetskontroll, handlingar rörande Bevaras Tolkcentralen Kvittenser av behörigheter, nycklar och liknande 6 mån efter det att behörigheten upphört att gälla Enhet där handlingen upprättats 13 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Handling Gallringsfrist Larmrapporter/ Orderrapport 2 år Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Leveransreversal till Landstingsarkivet Bevaras Enhet där handlingen upprättats Lista över behöriga kontobeställare 6 mån efter det att behörigheten upphört att gälla Kanslienheten Lista över behöriga signeringsansvariga 6 mån efter det att behörigheten upphört att gälla Kanslienheten Logglistor för BEDAdatorer 2 år Enhet där handlingen upprättats Original Bevaras Kopior Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats/ inkommit MBLförhandlingsprotokoll Bevaras Kanslienheten Medarbetarsamtal/ Utvecklingssamtal Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Medarbetarundersökningar Bevaras Enhet där handlingen upprättats Meddelande om uppsägning av prenumeration Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Miljöbokslut, egna Bevaras Diarieförs Minnesanteckningar, se protokoll Bevaras Kronologiskt Mottagningsbevis, rekommenderat brev Vid inaktualitet Anmärkning Kvitto på levererade handlingar. Manualer: SLSO:s registrator Enhet där handlingen inkommit 14 (65) Gäller användarmanualer upprättade för verksamhetens system. 1 exemplar av varje version bevaras. Kopia på enhet gallras vid inaktualitet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Handling Gallringsfrist Organisationsplaner Bevaras Patientärenden Bevaras Personalförteckning Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Planeringskalendrar Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats T.ex. semesterlistor PM – Pro Memoria Bevaras Enhet där handlingen upprättats Ett PM är ett kort internt dokument där en medarbetare eller en grupp beskriver en idé, en erfarenhet, ett förslag eller dylikt. Ett PM kan också beskriva motiven och arbetet bakom en produkt som tagits fram. Initiativtagare till ett PM kan vara en enskild medarbetare, en chef eller Utvecklingsforum. Policydokument och riktlinjer Se anmärkning SLSO:s registrator Verksamhetens egna. 1 exemplar av varje version bevaras Polisanmälan om stöld/inbrott Vid inaktualitet Enhet där handlingen inkommit Postlistor Bevaras Enhet där handlingen upprättats Prenumerationsbeställning Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Enhet där handlingen upprättats Diarieförs Diarieförs 15 (65) SLSO:s Registrator T.ex. Lex Maria, LSS, Patientnämnd. Det ska framgå i patient- journalen att ett diariefört ärende finns, antingen i journalanteckning eller kopia av anmälan eller dyligt. Detta gäller samtliga former av patientärenden som diarieförs. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Plats/ Arkivansvar Anmärkning Bevaras Enhet där handlingen upprättats Broschyrer, informationsmaterial, overheadbilder, Power-Point. Verksamhetens egna. 1 exemplar bevaras. Processbeskrivningar/ Flödesschema Bevaras Enhet där handlingen upprättats Projekthandlingar Se anmärkning Se Handlingar rörande Information samt Handlingar rörande Verksamhetsutveckling Projekthandlingar, slutrapport och visst underlag Se anmärkning Se Handlingar rörande Information samt Handlingar rörande Verksamhetsutveckling Protokoll och minnesanteckningar, verksamhetens egna Bevaras Enhet där handlingen upprättats T.ex Samverkansgrupper, Ledningsgruppen, Samrådsgrupper, Arbetsplatsträffar, Administrativa konferenser, Möten med föräldra- och brukarrepresentanter Rapporter, inom eller av den egna verksamheten Bevaras Enhet där handlingen upprättats Ett exemplar av t.ex patientenkäter, utvärderingar, slutrapporter och kartläggningar Reklam Vid inaktualitet Enhet där handlingen inkommit Register av tillfällig betydelse Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats T.ex. register i inpasseringssystem Register av varaktig betydelse Bevaras Enhet där handlingen upprättats T.ex. postlista Remisser/ uppdrag/ yttranden från annan förvaltning eller myndighet Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Remissvar/yttranden till annan förvaltning eller myndighet Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Handling Gallringsfrist Presentationsmaterial, egenproducerat Sorteringsordning/ Registrering 16 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Enhet där handlingen upprättats/ inkommit T.ex. angående miljö. Original diarieförs centralt inom SLSO. Handling Gallringsfrist Revisionsprotokoll/ Rapporter, kopia Bevaras Riktlinjer och policys Bevaras Riskanalys/ Konsekvensanalys Bevaras Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Ritningar, original Bevaras Enhet där handlingen upprättats Skrivelser Se även korrespondens Bevaras Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Avser skrivelser som innehåller viktig eller unik sakinformation. För mer information, se H&H:s rutin ”Hantering av allmänna handlingar”. Slutrapport Bevaras SLSO:s registrator Även från undersökning gjord av extern konsult Statistik, intern Bevaras Enhet där handlingen upprättats Avser egen sammanställning Statistikunderlag Se anmärkning Enhet där handlingen upprättats Gallras när sammanställning är gjord, annars 2 år. Systembeskrivning Bevaras Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Gäller datasystem Systemförteckning Bevaras Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Gäller datasystem. Bilaga till arkivförteckning Telefonlistor Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Tillbud/Skaderapport Se anmärkning Diarieförs SLSO:s registrator Rutiner, se Riktlinjer/ Policys Diarieförs Händelsevis 17 (65) Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Underlaget gallras efter införande i Händelsevis. Rapporter som tillkommit innan Händelsevis togs i bruk gallras efter 10 år. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Tillsynsmeddelande från Arbetsmiljöverket Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Tjänstgöringsrapporter för tolktjänster, kopia / Tolkkvitton Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Tolkbeställning, avrop till tolkbolag Vid inaktualitet Tolkcentralen Tolkbeställning, Inkommande Vid inaktualitet Tolkcentralen Efter införande i tolkbokningssystemet. Tolkbeställning, svarsmall Se anmärkning Tolkcentralen Inkommer via e-post. Underlag till avtalsuppföljning. Gallras när nytt avtal upprättats. Tolkbeställning, underlag till beställning Vid inaktualitet Tolkcentralen Efter införande i tolkbokningssystemet. Tolkbeställning, utgående, förfrågan till tolkbolag Vid inaktualitet Tolkcentralen Efter införande i tolkbokningssystemet. Tryckt material, egen produktion Bevaras Enhet där handlingen upprättats Ett arkivexemplar bevaras Uppdragsbeskrivning Bevaras SLSO:s registrator Även från undersökning utförd av extern konsult. Utvecklingssamtal/ Medarbetarsamtal Vid inaktualitet Verksamhetsberättelse, årsberättelse Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Ett arkivexemplar bevaras Enheten bevarar ett ex. i verksamheten. Verksamhetsplaner Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Ett arkivexemplar bevaras Enheten bevarar ett ex. i verksamheten. Yttranden Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Avser yttranden från Handikapp&Habilitering Överenskommelser Bevaras Diarieförs SLSOregistrat. Diarieförs Anmärkning Enhet där handlingen upprättats 18 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Ekonomi och inköp Ekonomifunktionen scannar in alla ekonomiska handlingar. Fakturor i original kan finnas i enstaka exemplar och då på Verksamhetsstöd Ekonomi. Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Anläggningsobjekt/ anmälningar av nyinköpta objekt, pappersunderlag Vid inaktualitet Redovisningen, SLSO centralt Anläggningsregister 10 år Redovisningen, SLSO centralt Årligt utdrag från ekonomisystemet Anskaffningsbeslut/ rekvisition/beställning Se anmärkning Redovisningen, SLSO centralt T.ex. böcker, terminalglasögon. Gallras vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna införts i ekonomisystemet. Annars 10 år. Attestansvariga, förteckning över Bevaras Avbetalningsplan Vid inaktualitet Redovisningen, SLSO centralt Avskrivningar, fordringar 10 år Redovisningen, SLSO centralt Gäller patient- och kundfordran. Ingår i Grundbokföringen Avskrivningar, inventarier 10 år Redovisningen, SLSO centralt Planmässiga avskrivningar. Ingående värde redovisas i månads- halvårs och årsrapport Avstämningsdokumentation, balanskonton t.ex.kassa likvid 2 år Redovisningen, SLSO centralt Avtalsuppföljning, underlag 2 år Redovisningen, SLSO centralt Besöksstatistik, officiella prestationer. Originalfil i ekonomisystemet Balansräkningar: per månad per år 2 år Bevaras Redovisningen, SLSO centralt Per 31/12 ingår i årsbokslutet Beställningar/rekvisition Se anmärkning Redovisningen, SLSO centralt Gallras vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna införts i ekonomisystemet. Annars 10 år. Diarieförs 19 (65) Plats/ Arkivansvar Anmärkning SLSO:s registrator DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Handling Gallringsfrist Betalningspåminnelser från leverantör Vid inaktualitet Enhet där handlingen inkommit Bokföringsorder, underlag 2 år Kanslienheten/ Redovisningen, SLSO centralt Bokslutsunderlag 2 år Kanslienheten/ Redovisningen, SLSO centralt Budgetförslag, arbetsmaterial 2 år Kanslienheten/ Redovisningen, SLSO centralt Budget, kopia samt budget- underlag 2 år Kanslienheten Delårsbokslut, underlag Kanslienheten Fakturakopior Vid inaktualitet Enhet där handlingen inkommit Fakturor Se anmärkning Redovisningen, SLSO Följesedlar Gallras när fakturan är betald Enhet där handlingen inkommit Handkassor inventering, kopia 2 år Enhet där handlingen upprättats Inköpsuppdrag, rekvisitioner, kopia 2 år Enhet där handlingen upprättats Interna fakturor, underlag 2 år Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Inventarieförteckning Bevaras Redovisningen, SLSO Konsultrapporter Bevaras Kundfakturor, underlag 2 år Diarieförs SLSO:s registrator Kanslienheten 20 (65) Anmärkning T.ex. Underlag till årsprognos, övriga sammanställningar och specifikationer. Gallras vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna införts i ekonomisystemet. Annars 10 år. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Plats/ Arkivansvar Anmärkning 2 år Enhet där handlingen inkommit T.ex. kontantutlägg Månadsbokslut, underlag till: 2 år Kanslienheten T.ex: Enheternas underlag, underlag till: resultat- och balansräkning, verksamhetstal, specifikationer, uppföljning enhetsvis. Månadsvis årsprognos, underlag till: 2 år Kanslienheten T.ex: Enheternas underlag, verifikat med underlag, underlag till resultaträkning. Orderbekräftelser 2 år Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Prestationer/ produktionstal Underlag, årsvis. 2 år Kanslienheten Görs månads- och årsvis till Samverkansgruppen Rekvisitioner Se anmärkning Redovisningen, SLSO centralt Gallras vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna införts i ekonomisystemet. Annars 10 år. Revisionsrapporter Bevaras Ekonomifunktionen Ingår i årsbokslut Statistik, av tillfälligt värde Vid inaktualitet Ekonomifunktionen Statistiskt underlag till årsberättelser 2 år Ekonomifunktionen Tabellutskrifter Vid inaktualitet Ekonomifunktionen Verifikationer, kopior 2 år Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Årsbokslut, underlag 2 år Kanslienheten Handling Gallringsfrist Kvitton Sorteringsordning/ Registrering 21 (65) T.ex.: Enheternas underlag, underlag till: resultat- och balansräkning, verifikat, årsprognos, övriga sammanställningar DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Årsbudget, underlag 2 år Sorteringsordning/ Registrering 22 (65) Plats/ Arkivansvar Anmärkning Kanslienheten T.ex. Enheternas underlag, underlag till: sammanställd budget, verksamhetsplan, resultat- och balansräkning. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Personalhandlingar Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning AMF/AFA, anmälningar om arbetsskada Bevaras I personalakt Kanslienheten/ Respektive enhet Blankett AMF/AFA, anmälningar om sjukersättning Vid inaktualitet I personalakt Kanslienheten/ Respektive enhet Blankett Anhöriguppgift Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Annons, utlysning av tjänst Se anmärkning Kanslienheten Anställningsavtal/-beslut Bevaras I personalakt Kanslienheten Ansökan om bidrag till arbetshjälpmedel, kopia Vid inaktualitet I personalakt Kanslienheten Gäller extern ansökan Ansökningshandlingar, anställda Se anmärkning Kanslienheten Sedan 2009 registreras dessa handlingar i personalsystemet Rekrytera. Handlingar från tiden innan 2009 bevaras i personalakt. Ansökningshandlingar, person som ej anställts Se anmärkning Kanslienheten Sedan 2009 registreras dessa handlingar i personalsystemet Rekrytera. Handlingar från tiden innan 2009 gallras efter 2 år. Ansökningshandlingar/ Intresseanmälningar som inte avser viss ledigförklarad tjänst (spontanansökningar), ej antagna Vid inaktualitet Kanslienheten Arbetsförmågebedömning arbetsprövning rörande anställd 2 år efter anställningens upphörande I personalakt Kanslienheten Arbetsgivarintyg 2 år I personalakt Kanslienheten Arbetsskaderapporter, anmälan om arbetsskada Bevaras I personalakt Kanslienheten Arbetsskadestatistik Bevaras Se anmärkning Kanslienheten 23 (65) Sedan 2009 registreras annonser i personalsystemet Rekrytera. Annonser från tiden innan 2009 bevaras i tillsättningsakt. Till t.ex. A-kassan Redovisas i SAMO, arkiveras med protokollen DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Arbetsskador, handlingar rörande Bevaras I personalakt Kanslienheten T.ex. anmälan, läkarintyg, beslut om ersättning Avgångsvederlag, avtal eller protokoll gällande Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Kopia i personalakt. Beslut från Försäkringskassan om högriskskydd 2 år efter beslutets upphörande Beslut från Försäkringskassan om tillsvidare- och tidsbegränsade sjukersättningar (kopia) Vid inaktualitet I personalakt Kanslienheten Uppgifter i Heroma. Beslut i personalvårdsoch disciplinärenden Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Läggs till det personalsociala ärendet. Kopia läggs i personalakt Beslut gällande lönebidrag/introduktionsstöd Bevaras Beslut gällande nystartsanställning Bevaras I personalakt Kanslienheten Beslut gällande särskild avtalspension Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Beslut om arbetsskada, kopia Bevaras I personalakt Kanslienheten Beslut om avslag gällande bisyssla Bevaras I personalakt Kanslienheten Beslut om tillsättning av tjänst Bevaras I personalakt Kanslienheten Betyg/Intyg, insända från de som fått anställning Bevaras I personalakt Kanslienheten Betyg/Intyg rörande anställningen, utfärdade av H&H Bevaras I personalakt Kanslienheten Bisyssla, uppgift om Vid inaktualitet Disciplinhandlingar Bevaras Enhetschef Kanslienheten Diarieförs Kopia läggs i personalakt Sedan 2009 registreras dessa beslut i personalsystemet Rekrytera. Beslut från tiden innan 2009 Bevaras. Enhet där handlingen upprättats Blankett SLSO:s registrator Se Beslut i personalvårds- och Disciplinärenden. T.ex. varningar, underrättelser, yttranden. Kopia läggs i personalakt 24 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Dispenser, vid vakanta tjänster vid anställningsstopp, kopia 2 år efter dispensbeslut Entledigande Bevaras Facklig tid, rapporter och sammanställningar Vid inaktualitet Friskhetsintyg Senaste intyget Bevaras, Sorteringsordning/ Registrering I personalakt Plats/ Arkivansvar Anmärkning Kanslienheten Original SLSO centralt. Kanslienheten Kanslienheten I personalakt Kanslienheten Övriga gallras när nytt intyg upprättats Friskvårdshandlingar, underlag Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Efter införande i Heroma. Frånvarorapport, sjuk-, underlag Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Efter införande i Heroma. Företrädesrätt, arbetstagares begäran om 9 månader Kanslienheten (Giltig i 9 månader enligt LAS) Förhandlingsprotokoll Bevaras Kanslienheten Löne-, MBL, mfl. Förteckning över skyddsombud/facklig representant Vid inaktualitet Kanslienheten När nytt dokument upprättats Förteckning över sökande till tjänst Bevaras Kanslienheten Sedan 2009 registreras dessa handlingar i personalsystemet Rekrytera. Handlingar från tiden innan 2009 bevaras i tillsättnings- akt. Intyg, både utfärdade och insända Se anmärkning Korrespondens med den anställde och angående den anställde Se anmärkning Ledighetsansökan Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Förs på postlista och arkiveras med övrig korrespondens. Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Enhet där handlingen upprättats 25 (65) Se respektive betyg/intyg för gallringsfrist Under förutsättning att uppgiften registrerats i personal- administrativt system, annars 2 år. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Enhet där handlingen upprättats I de fall det inte rör sig om rehabiliteringsärenden/ arbetsskador Kanslienheten Gallras när nytt beslut upp- rättats. Senaste beslutet gallras 2 år efter anställningens upphörande. Kanslienheten T.ex. rekvisition av lönebidrag. Handling Gallringsfrist Läkarintyg/läkarutlåtande 2 år Lönebeslut Se anmärkning Lönebidrag/Introduktionsstöd 2 år efter anställningens upphörande Matrikelkort Bevaras MBL-förhandling Bevaras Kanslienheten Medarbetarsamtal Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Medicinsk kontroll av nattarbetande, erbjudande och utlåtande Bevaras I personalakt Kanslienheten Meritförteckning/CV för dem som fått anställning Bevaras I personalakt Kanslienheten Omplaceringar, utredningar om och beslut Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Pensionsansökningar, kopia Bevaras I personalakt Kanslienheten Personalakter Se anmärkning Personnummerordning Kanslienheten Gallringsfristerna för handlingar i personakterna är olika, se gallringsfrist för de enskilda handlingstyperna. Personalsociala utredningar, original Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Kopia läggs i personalakt Rapport om risk för yrkesskada/sjukdom eller brist i arbetsmiljön (Tillbudsblankett) 2 år Enhet där handlingen upprättats Underlaget gallras efter införande i Händelsevis. Rehabiliteringsutredningar Bevaras SLSO:s registrator Ev. sekretess. Kopia läggs i personalakt I personalakt I personalakt Diarieförs 26 (65) Kanslienheten I de fall förhandlingen rör personalsociala/ rehabiliteringsärenden skall dessa Bevaras i ärendet och diarieföras. Läggs till det personalsociala ärendet. Rapporter som tillkommit innan Händelsevis togs i bruk gallras efter 3 år. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Sammanställning över sökande till tjänst Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Sedan 2009 registreras dessa handlingar i personalsystemet Rekrytera Handlingar från tiden innan 2009 bevaras i tillsättningsakt. Semesteransökningar, underlag Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Efter införande i Heroma. Skyddsrondsprotokoll Se anmärkning Enhet där handlingen upprättats Senaste protokollet bevaras tills nytt upprättats Specialistbevis, kopia Bevaras Statsbidragsrekvisitioner, kopia, rörande tillfälligt anställda. Se anmärkning Kanslienheten Tidkort 2 år Enhet där handlingen upprättats Tillsättningsakter Se anmärkning Kanslienheten Tjänstbarhetsintyg Senaste intyget Bevaras, I personalakt Kanslienheten (LAN, lönebidrag, anställningsbidrag) Gallras efter kontroll att uppgifter införts i ekonomisystemet. Se gallringsfrist för de enskilda handlingstyperna. Sedan 2009 registreras dessa handlingar i personalsystemet Rekrytera. I personalakt Kanslienheten I personalakt Kanslienheten Intyg bevaras i Heroma. Efter införande i Heroma Övriga gallras när nytt intyg upprättats Tjänstgöringsbetyg/intyg, kopia Vid inaktualitet Tjänstgöringsuppgifter Vid inaktualitet Kanslienheten Tjänstledighet, begäran om 2 år Enhet där handlingen upprättats 27 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Handling Gallringsfrist Underskrift om tystnadsplikt, för praktikanter/studenter 2 år efter anställningens upphörande Enhet där handlingen upprättats Utanordningslista, signerade 10 år Enhet där handlingen upprättats Utbildningsansökan Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Varningsbrev, skriftlig varning Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Anmärkning Läggs till det personalsociala ärendet. Kopia läggs i personalakt Varsel 9 mån efter anställningens upphörande I personalakt Kanslienheten Yrkeslegitimationsbevis, kopia Bevaras I personalakt Kanslienheten 28 (65) Yrkeslegitimation utfärdad av Socialstyrelsen DOKUMENTHANTERINGSPLAN Information Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Ansvarig utgivare, uppgift om Bevaras Enhet där handlingen upprättats Bevaras Enhet där handlingen upprättats Anmärkning Annonser: Av varaktig betydelse, som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse, men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Vid inaktualitet Gallras under förutsättning att annonserna BEVARAS där det inkommit eller upprättats Annonser som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Av ringa eller tillfällig betydelse Vid inaktualitet Arbetsmaterial i redaktionellt arbete, rådgivningsarbete samt utbildningsverksamhet Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Utkast inför slutartikel, deltagarlistor över föräldrar till utbildning, planering av nästa års katalog. Arbetsmaterial vid filmproduktion Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats T.ex. intervjuer. 29 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Artiklar: Av varaktig betydelse Enhet där handlingen upprättats Bevaras som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Vid inaktualitet Gallras under förutsättning att artiklarna BEVARAS där det inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Artiklar som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Banner: Av varaktig betydelse Bevaras Av ringa och tillfällig betydelse Vid inaktualitet Beställning av trycksaker/filmer Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Banners som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans och som i sammanhanget tillför väsentlig i information. Banners som har publicerats på webbsidan och som inte till- för någon väsentlig information. Enhet där handlingen upprättats 30 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Enhet där handlingen upprättats Bilder som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans och som i sammanhanget tillför väsentlig i information. Bilder och bildobjekt: Av varaktig betydelse Bevaras Av ringa och tillfällig betydelse Vid inaktualitet Bilder som ej publicerats Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Av varaktig betydelse Bevaras Enhet där handlingen upprättats Av ringa och tillfällig betydelse Vid inaktualitet Bilder som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information. Bildspel Bildspel som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans och som i sammanhanget tillför väsentlig i information. Bildspel som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information. Bildspel och presentationer som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans. 31 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Blanketter: Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Enhet där handlingen upprättats Bevaras Gallras under förutsättning att blanketterna BEVARAS där det inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Blanketter som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Vid inaktualitet Brev: Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Bevaras Brev som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans och som i sammanhanget tillför väsentlig i information. Brev som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information. Vid inaktualitet Gallras under förutsättning att breven BEVARAS där det inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Broschyrer, inkomna Vid inaktualitet Enhet där handlingen inkommit Bloggfiler Bevaras Enhet där handlingen upprättats 32 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Enhet där handlingen upprättats I de fall informationen som förekommer i chatten anses vara unik skall informationen BEVARAS, annars gallras uppgifterna vid inaktualitet. Chatt: Av ringa eller tillfällig betydelse Vid inaktualitet Av unik karaktär Bevaras Copyright, uppgift om Bevaras Enhet där handlingen upprättats Om bilder/bildobjekt bevaras skall uppgift om upphovsrätt finnas med. I de fall upphovsrätten endast gäller för en viss tid måste detta anges. Av ringa eller tillfällig betydelse Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Av unik karaktär Bevaras I de fall informationen som förekommer i forumet anses vara unik skall informationen BEVARAS, annars gallras uppgifterna vid inaktualitet. Diskussionsforum: Dokument: Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Egenproducerade skrifter Enhet där handlingen upprättats Bevaras Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där et inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Vid inaktualitet Bevaras Kronologiskt 33 (65) Enhet där handlingen upprättats DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Elektronisk anslagstavla/ klotterplank/diskussionsforum: Av ringa eller tillfällig betydelse Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Av unik karaktär Anmärkning I de fall informationen som förekommer anses vara unik skall informationen BEVARAS, annars gallras uppgifterna vid inaktualitet. Bevaras Enkla förfrågningar om tillfällig information och svar på dessa Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Bevaras Enhet där handlingen upprättats Enkäter: Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Vid inaktualitet Gallras under förutsättning att enkäten BEVARAS där det inkommit eller upprättats Enkät som har publicerats på webbsidan och som inte tillförnågon väsentlig information Vid inaktualitet Frågor och svar (FAQ) Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats/ inkommit Funktionsbrevlåda Bevaras Enhet där handlingen upprättats Författare/upphovsman, uppgift om Bevaras Enhet där handlingen upprättats Handikappupplysningens databaser, Bra att ha samt Frågor och svar. Bevaras Enhet där handlingen upprättats Informationsansvarig, Bevaras Enhet där handlingen upprättats uppgift om 34 (65) Övriga frågor och svar, se ”Elektronisk anslagstavla /klotterplank/ diskussionsforum”. Om text bevaras måste namnet på den som har skapat texten och organisatorisk tillhörighet finnas med. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Handling Gallringsfrist Informationsmaterial, egenproducerat Bevaras Enhet där handlingen upprättats Inkomna rådgivningsfrågor och svar Bevaras Enhet där handlingen inkommit E-post och brev. Inkomna trycksaker Vid inaktualitet Enhet där handlingen inkommit Broschyrer, kataloger. Bevaras Enhet där handlingen upprättats Telefonfrågor registreras ej. Instruktioner: Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Gallras under förutsättning att instruktionerna BEVARAS där det inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Instruktioner som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Introduktioner: Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Bevaras Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Vid inaktualitet 35 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Kalendarium: Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Kallelser Enhet där handlingen upprättats Bevaras Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Vid inaktualitet Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats 36 (65) Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Enhet där handlingen upprättats Ljudupptagningar, filmupptagningar som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans och som i sammanhanget tillför väsentlig i information. Ljudupptagningar, filmupptagningar Av varaktig betydelse Av ringa och tillfällig betydelse Bevaras Vid inaktualitet Ljudupptagningar, filmupptagningar som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information. Ljudupptagningar som är länkade till eller ifrån externa webbplatser gallras vid inaktualitet. Övriga BEVARAS Logotyp: Av varaktig betydelse Av ringa och tillfällig betydelse Enhet där handlingen upprättats Bevaras Logotyper som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans och som i sammanhanget tillför väsentlig information. Logotyper som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information. Vid inaktualitet 37 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Plats/ Arkivansvar Anmärkning Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Med länk menas här själva kopplingen till den länkade informationen. Länkar i t.ex. dokumentet kommer, i de fall dokumenten skall bevaras, att finnas kvar som adress utan koppling. Även urvalsbevarandet av webbsidors layout kommer att visa länkadresser. Bevaras Enhet där handlingen upprättats Handling Gallringsfrist Länkar Sorteringsordning/ Registrering Löpsedlar: Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Vid inaktualitet 38 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Mallar: Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Enhet där handlingen upprättats Bevaras Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Vid inaktualitet ¨ Manualer (för olika stödsystem): Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Multimediaupptagningar Enhet där handlingen upprättats Bevaras Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Vid inaktualitet Bevaras Enhet där handlingen upprättats 39 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Nyhetsnotiser: Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Enhet där handlingen upprättats Bevaras Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Vid inaktualitet Nyhetspuffar: Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Enhet där handlingen upprättats Bevaras Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Vid inaktualitet PowerPoint presentationer m.fl. Se Bildspel Enhet där handlingen upprättats Presentationer producerade för webbsidor Bevaras Enhet där handlingen upprättats Presentationsmaterial, egenproducerat Bevaras Enhet där handlingen upprättats 40 (65) Broschyrer/ informationsmaterial, Overheadbilder, PowerPoint. Verksamhetens egna. 1 exemplar bevaras. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Plats/ Arkivansvar Anmärkning Bevaras Enhet där handlingen upprättats Ett exemplar av t.ex. deltagarförteckning, inbjudan, utbildningsmaterial såsom kurskataloger, presentationsmaterial såsom OHbilder, PowerPoint. Bevaras Enhet där handlingen upprättats Handling Gallringsfrist Presentationer vid utbildning/föredrag Sorteringsordning/ Registrering Pressmeddelanden: Av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det inkommit eller upprättats Vid inaktualitet Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Vid inaktualitet Produkt Bevaras Enhet där handlingen upprättats Om man kommer fram till att innehållet i ett PM eller en Rapport passar för spridning, skapas en ”Produkt”. Några exempel på en produkt är FoUrapport, artikel i Habilitering NU, artiklar på Habnet och/eller habilitering.nu, metodguide, metodhandbok, tryckt informationsblad. Publicerad film (Internet, intranät eller DVD) Bevaras Enhet där handlingen upprättats Egenproducerad eller uppdrag till extern. 41 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Plats/ Arkivansvar Anmärkning Se anmärkning Enhet där handlingen upprättats Internet, intranät. Med artikel som bevaras så ska även foton bevaras men om artikel gallras kan även foton gallras. Rapporter Bevaras Enhet där handlingen upprättats En rapport är en mer omfattande redovisning eller sammanställning från ett projekt, ett uppdrag eller en utredning. Register över personer anmälda till utbildning/ föredrag Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Register över prenumeranter Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Systemförteckning Bevaras Enhet där handlingen upprättats Tillstånd till publicering av foto och artiklar på webben Bevaras Enhet där handlingen upprättats Trycksaker, egenproducerade produkter Bevaras Webbplats Bevaras Handling Gallringsfrist Publicerade bilder Sorteringsordning/ Registrering Kronologiskt Enhet där handlingen upprättats Affischer, enhetsfoldrar, Habilitering NU, FoUrapporter, broschyrer. Ett arkivexemplar bevaras Enhet där handlingen upprättats Kopia på hela webbplatsen tas vid bokslut. PDF på förstasida samt ev. undersidor om det skett stora förändringar, tas en gång per kvartal. Webbplats, enskilda sidor 6 månader efter avpublicering Enhet där handlingen upprättats 42 (65) Gallras efter kopian på hela webbplatsen är gjord. Gallras av respektive webbredaktör. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Webbplatsens förstasida – layout Bevaras Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Enhet där handlingen upprättats En webbplats utseende/layout bevaras genom att första sidan sparas 1 gång per kvartal eller vid större förändringar. Övriga sidor gallras. Webbredaktör, uppgift om Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats 43 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 44 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Forskningshandlingar I de fall forskning sker på exempelvis habiliteringsenhetsnivå bevaras handlingarna på den enheten. Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Abstracts Vid inaktualitet Anmälan enligt personuppgiftslagen Bevaras Ansökningar om bidrag, avslagna Se anmärkning Ansökningar om bidrag, Beviljade Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Anslagsansökningar, utgående samt inkomna Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Ansökan till och beslut från andra myndigheter eller organ Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Artiklar Bevaras FoUU-enheten Bearbetningsmaterial, annat 10 år efter projektavslut FoUU-enheten Bearbetningsmaterial i form av beräkningar Vid inaktualitet FoUU-enheten Beslut om beviljade medel/kontrakt Bevaras Datafiler Vid inaktualitet Delrapporter Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Ekonomiska slutrapporter Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Forskningsanslag, ansökningar, beslut och rapporter Bevaras Anmärkning FoUU-enheten I diarieförd projektakt FoUU-enheten FoUU-enheten I diarieförd projektakt Handlingar t.ex. från forskningsetisk nämnd, Socialstyrelsen. Avser rådata som försöks- rapporter, intervjuer, kvalitetskontroller, ändringar av primärdata, opublicerade resultat o.s.v. FoUU-enheten FoUU-enheten FoUU-enheten 45 (65) Gäller utgående ansökningar. Inkommande ansökningar = Bevaras Datafiler som är osjälvständiga led i pågående bearbetning av data. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning Enkätformulär Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Ett exemplar av formuläret. Enkätmaterial Gallras vid projektavslut FoUU-enheten Förutsatt att en av projektledarna vidimerad utskrift av rådata sparas i 10 år. Undantag kan göras för enkätmaterial som anses av mycket stort värde för framtida forskning vilket då bevaras. Excerpter Vid inaktualitet FoUU-enheten Forskningsplaner Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Forskningsdagböcker Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Forskningsresultat, böcker och rapporter Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Forskningsunderlag Se anmärkning FoUU-enheten Gallras vid inaktualitet om inte underlaget består av enkäter, psykologtester och annat grundmaterial som kan användas till annan forskning, då det skall BEVARAS Förteckningar på använda patientjournaler 10 år efter projektavslut FoUU-enheten De skall vara så detaljerade att originaldata vid behov ska kunna rekonstrueras Försöks- eller undersökningsprotokoll 10 år efter projektavslut FoUU-enheten Importerade registerdata Vid projektavslut FoUU-enheten 46 (65) Data från t.ex. nationella register, landstingsregister m.fl. Registren i sig bevaras av respektive huvudman DOKUMENTHANTERINGSPLAN Plats/ Arkivansvar Anmärkning Vid inaktualitet FoUU-enheten Även korrespondens med t.ex. tidskrifter, förlag och dyl. Observera att korrespondens av principiell betydelse för värdering av metoder och resultat BEVARAS. Kodlistor 10 år efter projektavslut FoUU-enheten Kod- och variabellistor för registerdata som lätt kan återskapas. Kod- och variabellistor Bevaras Koncept Vid inaktualitet Konferensrapporter Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Kontrakt Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Kontrakt om t.ex. forsknings- medel eller uppdragsforskning Korrektur Vid inaktualitet FoUU-enheten Även tryckfärdiga manuskript Korrespondens Bevaras FoUU-enheten Korrespondens av principiell betydelse för värdering av metoder och resultat bevaras. Övrigt gallras vid inaktualitet. Ljud och bildupptagningar 10 år efter projektavslut FoUU-enheten Avser rådata. Löpande publikationsförteckningar Vid inaktualitet FoUU-enheten T.ex. lista över upprättade rapporter. Mellanliggande projektplaner Gallras vid projektavslut FoUU-enheten Metodbeskrivningar Bevaras Mät- och testresultat Se anmärkning. FoUU-enheten Otryckta forskningsrapporter till uppdragsgivare Bevaras FoUU-enheten Handling Gallringsfrist Intern korrespondens Sorteringsordning/ Registrering I diarieförd projektakt FoUU-enheten FoUU-enheten I diarieförd projektakt I diarieförd projektakt 47 (65) När färdig produkt fastställs. FoUU-enheten Avser rådata, se Bearbetningsmaterial, annat. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sorteringsordning/ Registrering Plats/ Arkivansvar Anmärkning FoUU-enheten Se ”Förteckning över använda journaler” Handling Gallringsfrist Patientjournaler, kopia / journalutdrag Gallras vid projektavslut Planer, policys och program rörande forskning Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Projektplaner Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Första och sista projektplanen bevaras, mellanliggande gallras. Protokoll/ Minnesanteckningar Bevaras FoUU-enheten Avser anteckningar från styrgrupps- och/eller referensgruppsmöten Registerdata, egna Bevaras FoUU-enheten Avser registerdata som är svåra att återskapa och som bedöms vara av värde för ytterligare forskning. Övriga gallras 10 år efter projektavslut Samtycken Bevaras FoUU-enheten Slutrapporter Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Tillstånd Bevaras I diarieförd projektakt FoUU-enheten Uppdragsforskning där H&H är uppdragsgivare Bevaras FoUU-enheten Uppdragsforskning där H&H är uppdragstagare Bevaras FoUU-enheten Utskrifter av rådata från enkätmaterial 10 år efter projektavslut. FoUU-enheten Förutsatt att enkätmaterialet gallrats vid projektavslut. Om enkätmaterialet sparas i 10 år, kan utskrifterna gallras vid inaktualitet. Working papers (föredrag, konferens) Bevaras FoUU-enheten Handlingar som redovisar arbetsmetoder. Inte att förväxla med gallringsbart arbetsmaterial. Övrig korrespondens Gallras vid projektavslut FoUU-enheten T.ex. korrespondens om tillstånd och extern finansiering med forskningsetisk nämnd och Socialstyrelsen. I diarieförd projektakt 48 (65) Ex. Beslut från Forsknings- etisk nämnd DOKUMENTHANTERINGSPLAN Verksamhetsutveckling Slutarkivering sker vanligtvis på FoUU-enheten, Informationsenheten eller på lokala enheter. Huvudregeln är att arkivansvaret ligger på den enhet som skapat materialet. För handlingar som upprättats inom Utvecklingsforum ligger arkivansvaret på FoUU-enheten. Handling Gallringsfrist Sorteringsordning/ Registrering Plats Analyser Bevaras I diarieförd projektakt Enhet där handlingen upprättats Ansökan från person i verksamheten Bevaras I diarieförd projektakt Enhet där handlingen upprättats /inkommit Arbetsmaterial Vid inaktualitet Beslut Bevaras Beslutsunderlag Se anmärkning Delrapporter Bevaras I diarieförd projektakt Enhet där handlingen upprättats Direktiv, projekt Bevaras I diarieförd projektakt Enhet där handlingen upprättats Enkäter/Intervjuer, sammanställning Bevaras I diarieförd projektakt Enhet där handlingen upprättats /inkommit Enkäter/Intervjuer, underlag Se anmärkning Idéskisser/idébeskrivning Bevaras Kartläggning Se anmärkning Enhet där handlingen upprättats I diarieförd projektakt Enhet där handlingen upprättats /inkommit. Gallras efter beslut. Gallras vid inaktualitet under förutsättning att samman- ställning är gjord, annars Bevaras. Enhet där handlingen upprättats /inkommit Enhet där handlingen upprättats 49 (65) Till arbetsmaterial räknas utkast, modeller, datainsamlingsunderlag, kladdlappar. Enhet där handlingen upprättats Enhet där handlingen upprättats I diarieförd projektakt Anmärkning Arbetsmaterial. Gallras vid inaktualitet under förutsättning att slutrapport / sammanställning är gjord, annars Bevaras. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kontrakt/avtal/ överenskommelser Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator T.ex. mellan H&H och kommuner, Allmänna arvsfonden, FoU. Korrespondens Bevaras Förs på postlista Enhet där handlingen upprättats /inkommit Gäller även e-post. Avser korrespondens som innehåller viktig eller unik sakinformation. Om det blir ett ärende i frågan eller ifall brevet leder till åtgärd ska ärendet diarieföras av registrator. Anteckna diarienumret i postlistan så att ärendet lätt går att återfinna. I diarieförd projektakt Korrespondens av rutinmässig karaktär Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats /inkommit Gäller även e-post. Under förutsättning att korrespondensen inte innehåller viktig eller unik sakinformation T.ex. kallelser till möten. Minnesanteckningar Bevaras Enhet där handlingen upprättats Processkartor Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Projektansökningar Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Projektplaner, färdigställda Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Projektplaner, utkast till Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats /inkommit Under förutsättning att slutprodukten finns Bevarad. Sammanställningar Bevaras Enhet där handlingen upprättats Sammanställningar av t ex utvärderingar Slutrapporter Bevaras I diarieförd projektakt 50 (65) Enhet där handlingen upprättats T.ex. från Beredningsgruppen, Styrgrupp, Ledningsgrupp, Projektgrupp, Referensgrupp, Fokusgrupp (interna - ansökan från person, externa - ansökan till arvsfonden) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Utvärdering Bevaras Enhet där handlingen upprättats /inkommit 51 (65) Innebär utvärdering utförd av konsult. Annars Vid inaktualitet, Utvärderingar sammanställs. Se ”Sammanställningar” DOKUMENTHANTERINGSPLAN 52 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Utbildning Handling Gallrings- frist Sorteringsordning/ Registrering Plats Anmälningar till kurser Vid inaktualitet Deltagarförteckning Bevaras Kursinbjudan Bevaras Kursintyg Bevaras Kronologiskt Enhet där handlingen upprättats Kursmaterial Bevaras Kronologiskt Enhet där handlingen upprättats Sammanställningar Bevaras Enhet där handlingen upprättats Utvärderingar Vid inaktualitet Enhet där handlingen upprättats Anmärkning Enhet där handlingen upprättats /inkommit. Kronologiskt Enhet där handlingen upprättats Egenproducerade kurser Enhet där handlingen upprättats 53 (65) Sammanställningar av t ex utvärderingar DOKUMENTHANTERINGSPLAN 54 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Vårdrelaterade handlingar Handling Gallrings- frist Sorteringsordning/ Registrering Plats Anmärkning Anamneser Bevaras I patientjournal Enhet Anfallslistor, menslistor Se anmärkning Anmälningar av tillfällig betydelse 3 år Vårdadministrativ Enhet Exempelvis anmälningar enligt Smittskyddslagen Anmälningar enligt Lex Maria Bevaras Vårdadministrativ SLSO:s registrator Det ska framgå i patientjournalen att ett diariefört ärende finns, antingen i journal- anteckning eller kopia av anmälan eller dylikt. Detta gäller samtliga former av patient- ärenden som diarieförs. Anmälningar enligt Socialtjänstlagen, kopia Bevaras I patientjournal Enhet Ansvarsärenden Bevaras Vårdadministrativ SLSO:s registrator Ärenden som har föranlett prövning hos Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd, Patientnämnden samt hos Socialstyrelsen Ansökan/beslut om förvaltningsresor Vid inaktualitet I patientjournal Enhet kopia på blankett Ansökningar, av tillfällig betydelse Vid inaktualitet I patientjournal Enhet T ex ansökan om glasögonbidrag, vårdbidrag, fondbidrag, ansökan om ersättning/bidrag för vård, ansökan/beslut om tillfälliga resor, ansökan vård av patient förtecknad hos habiliteringsnämnden, ansökan om förskoleplacering, ansökan om hemsjukvårdsbidrag Ansökan/begäran, av varaktig betydelse Se anmärkning I patientjournal Enhet T ex ansökan om habiliteringsinsats, anmälan/begäran om insats, ansökan om musikterapi/övrig terapi, ansökan om plats på hab.enhet, kopia. Gallras vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna har antecknats i journalen. Annars Bevaras. Arbetsterapeutanteckningar /journal Bevaras I patientjournal Enhet Se Checklistor av tillfällig betydelse 55 (65) DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallrings- frist Sorteringsordning/ Registrering Plats Avtal, vårdrelaterade Bevaras Vårdadministrativ Enhet Avvikelserapporter, vårdrelaterade Se anmärkning Vårdadministrativ Enhet Bedömningar/Utredningar Bevaras I patientjournal Enhet Begäran om insatser enligt LSS, original Bevaras I patientjournal Enhet Begäran om intyg/utlåtanden 3 år I patientjournal Enhet Begäran om särskilda omsorger Bevaras I patientjournal Enhet Behandlingsplaner Bevaras I patientjournal Enhet Bekräftelse om behandlings/ habiliteringsinsats enligt HSL 3 år I patientjournal Enhet Beläggningsrapport Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Beslut från Omsorgsnämnden om mottagande i särskola/hab.enhet Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Beslut om insats /behandling/habilitering Bevaras I patientjournal Enhet Beslut om insatser enligt LSS, kopia Bevaras I patientjournal Enhet Beslut om särskilda omsorger/placeringar Bevaras I patientjournal Enhet Beställningar Vid inaktualitet Vårdadministrativ Enhet Beställning av hjälpmedel 3 år I patientjournal Enhet Bidrag, ansökan Se ansökan Blanketter, egenproducerade Bevaras Brev Se korrespondens Checklistor av tillfällig karaktär Vid inaktualitet Anmärkning Underlaget gallras efter införande i Händelsevis. Avvikelserapporter som tillkommit innan Händelsevis togs i bruk gallras efter 3 år. T.ex. avseende sjukresa, tolk. Enhet Vårdadministrativ Enhet Enhet I patientjournal 56 (65) Enhet Gäller 1 ex (icke ifylld) av varje sort DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallrings- frist Sorteringsordning/ Registrering Plats Anmärkning Checklistor, till grund för behandling, bedömningar, beslut och diagnoser Bevaras I patientjournal Enhet Daganteckningar Bevaras I patientjournal Enhet Kopior gallras vid inaktualitet. Delegeringar från enhetschef till sjuksköterskor, assistenter, övriga medarbetare 3 år I patientjournal Enhet Vårdrelaterade delegeringar gällande exempelvis tippbräda, träningsprogram, bedömningsinstrument. Diarium över remisser Se remissförteckning Vårdadministrativ Enhet Digital bild/film Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Under förutsättning att väsentlig information överförts till journalanteckningar. För mer information, se förord. Dom eller beslut från länsrätt, kammarrätt och regeringsrätten Bevaras Vårdadministrativ SLSO:s registrator T.ex. överklagande gällande LSS-insatser. Domar, polisrapporter, förundersökningar Se anmärkning I patientjournal Enhet Gallras innan leverans till Landstingsarkivet. Dosexpedition, ordinations- Kort 10 år I patientjournal Enhet Elevvårdskonferens, Minnesanteckningar, kopia 10 år I patientjournal Enhet Epikriser Bevaras I patientjournal Enhet Epikriskopior, inrekvirerade 3 år I patientjournal Enhet Epikriskopior, remissvar Bevaras I patientjournal Enhet Expeditionskontroll (löpnummer), förtryckt Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Filmer Se Digital bild/film Finmotoriskt utvecklingsstatus Bevaras Fotografier Se Digital bild/film Frågeformulär Bevaras I patientjournal Enhet Frånvarorapporter Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Fullmakt/Medgivanden/ Samtycken Bevaras I patientjournal Enhet Från kommun, skola. Enhet I patientjournal Enhet Enhet 57 (65) T.ex. ritresultat, koordinationsövningar. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallrings- frist Sorteringsordning/ Registrering Plats Färdtjänstintyg 3 år I patientjournal Enhet Färdtjänstutredning, kopia 3 år I patientjournal Enhet Förordnande av god man/ förmyndare/förvaltare, kopia 3 år I patientjournal Enhet Förskolekonsulentanteckningar, original Bevaras I patientjournal Enhet Försättsblad till journal Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Förteckningskort Se anmärkning I patientjournal Enhet Föräldrasamtal, anteckningar Bevaras I patientjournal Enhet Godmanskap, ansökningar, kopia Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Habiliteringsplan Bevaras I patientjournal Enhet Handlingsplan för patientsäkerhet Bevaras Vårdadministrativ Enhet Hjälpmedelsbeställningar 3 år I patientjournal Enhet HSAN ärenden, kopia Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Inkommen remiss Bevaras I patientjournal Enhet Inkomna handlingar från andra myndigheter Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Anmärkning Gallras efter upprättande av patientjournal 1 ex av varje T.ex. kopia gällande omyndighetsförklaring, rutinskrivelser, meddelanden av tillfällig karaktär. Annars bevaras. Inskrivnings- och behandlingsmeddelanden Se anmärkning I patientjournal Enhet Inskrivning/Utskrivning, utredning och beslut om Bevaras I patientjournal Enhet 58 (65) Vårddokumentationshandlingar gallras efter 3 år. Övriga gallras vid inaktualitet. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallrings- frist Sorteringsordning/ Registrering Plats Anmärkning Intyg av tillfällig betydelse 3 år I patientjournal Enhet T.ex. Intyg för/till bostadsanpassning, bostadsförtur, barnomsorgsassistent, arbets- givare, ansökan om fondmedel, glasögonbidrag, färdtjänst, vägverket, skola, parkeringstillståndsgivare. Intyg från musik/rytmiklärare om behov att fortsätta. Notering om att intyg utfärdats skall finnas i journalen. Intyg av varaktig betydelse Bevaras I patientjournal Enhet T.ex. Intyg till försäkringsbolag, försäkringskassa, socialtjänst, läkarintyg, behov av personlig assistent. Journalanteckningar, sammanfattningar/ översikter, epikriser Bevaras I patientjournal Enhet Avser samtliga anteckningar förda av läkare, psykologer, kuratorer och övrig behandlande personal Journal som inte går att härleda till en person Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Journalbeställning/ rekvisitioner/ förfrågningar, inkomna Bevaras I patientjournal Enhet Journalkopior, egna utdrag Vid inaktualitet Vårdadministrativ Enhet Journalkopior, från andra vårdgivare 3 år I patientjournal Enhet Journalkopior, remissvar Bevaras I patientjournal Enhet Journalkopior, utländska Bevaras I patientjournal Enhet Journal för vårdchefens (motsvarande) beslut Bevaras I patientjournal Enhet Kallelser, inbjudningar, tidbokningar, planeringskalendrar 3 år I patientjournal Enhet Kardexblad Bevaras I patientjournal Enhet Kartläggningsformulär Bevaras I patientjournal Enhet 59 (65) Avser utdrag ur datajournal inför ex. behandlingskonferenser. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallrings- frist Sorteringsordning/ Registrering Plats Konsultationsremisser, hos remissavsändare Bevaras I patientjournal Enhet Konsultationsremisser, hos remissmottagare 3 år I patientjournal Enhet Kontrollistor, överlämnade läkemedel 10 år I patientjournal Enhet Korrespondens av rutinartad och tillfällig karaktär 3 år I patientjournal Enhet T.ex. kallelser, inbjudningar, tidbokningar Korrespondens av varaktig betydelse Bevaras I patientjournal Enhet T.ex. mellan patient och vårdgivare eller mellan två vårdgivare Kortregister över patienter Vid inaktualitet Vårdadministrativ Enhet Korttidslån av hjälpmedel Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Kuratorsanteckningar/ Kuratorsjournaler Bevaras I patientjournal Enhet Laboratoriebeställningar Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Laboratorielistor Bevaras I patientjournal Enhet Laborationssvar hos remissavsändare Se anmärkning I patientjournal Enhet Laborationsutlåtanden Bevaras I patientjournal Enhet Lex Maria utredningar Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Listor av tillfällig betydelse Vid inaktualitet Vårdadministrativ Enhet T.ex. väntelistor, deltagarlistor/ närvarolistor vid deltagande i gruppverksamheter Listor om medicinbyte Se anmärkning I patientjournal Enhet Vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna har antecknats i journalen, annars 10 år. Från Apoteket. Loggar/logglistor i datasystem, t.ex. journalsystem 10 år Vårdadministrativ IT/Enhet Logopedjournaler Bevaras I patientjournal Enhet Läkarintyg/Utlåtanden Bevaras I patientjournal Enhet 60 (65) Anmärkning Vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna har antecknats i journalen. Annars bevaras. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallrings- frist Läkemedel, förbrukningslistor/journaler Läkemedel narkotika Läkemedelsanalyser, hos remissavsändare Sorteringsordning/ Registrering Plats I patientjournal Enhet I patientjournal Enhet 3 år 5 år Se anmärkning Läkemedelsbeställningar/ rekvisitioner läkemedel narkotika Anmärkning Vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna har antecknats i journalen. Annars bevaras. Enhet 3 år 5 år Läkemedelsbiverkningar, ärenden, rörande Bevaras Diarieförs Läkemedelsjournaler/ Läkemedelslistor Bevaras I patientjournal Enhet Läkemedelslistor till förskrivare 17 år I patientjournal Enhet Läkemedelskort Bevaras I patientjournal Enhet Läkemedelsordinationer Bevaras I patientjournal Enhet Meddelanden angående utskrivning Se anmärkning I patientjournal Enhet Vårdadministrativ SLSO:s registrator Vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna antecknats i journalen. Annars Bevaras. Meddelanden angående vård och behandling Se anmärkning I patientjournal Enhet Medgivanden/samtycken från patient Bevaras I patientjournal Enhet Metodguide Bevaras Vårdadministrativ Enhet 61 (65) Vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna antecknats i journalen. Annars Bevaras. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallrings- frist Sorteringsordning/ Registrering Plats Mikrobiologiska undersökningar, provsvar Bevaras I patientjournal Enhet Minnesanteckning från teamkonferens, ärendekonferens, planeringsmöte och liknande Bevaras Vård administrativ. Sorteras kronologiskt per mötestyp Enhet Motorisk bedömning/ motoriskt status Bevaras I patientjournal Enhet Nutritionsjournaler 10 år I patientjournal Enhet Nätverksprotokoll/ minnesanteckningar Bevaras I patientjournal Enhet Omsorgsöversikt Bevaras I patientjournal Enhet Omsorgsmeddelanden Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Omvårdnadsanamnes Bevaras I patientjournal Enhet Omvårdnadsepikriser Bevaras I patientjournal Enhet Omvårdnadsjournal Bevaras I patientjournal Enhet Omvårdnadsmeddelanden Se anmärkning I patientjournal Enhet Omvårdnadsplaner Bevaras I patientjournal Enhet Omvårdnadssammanfattningar Bevaras I patientjournal Enhet Omvårdnadsstatus Bevaras I patientjournal Enhet Ordinationsblad Bevaras I patientjournal Enhet Patientklagomål Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Patientnämndsanmälning ar Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Pedagogisk utredning Bevaras I patientjournal Enhet Pensionsansökan och beslut Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Personbevis Se anmärkning I patientjournal Enhet Placeringsmeddelanden Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Provtagningar för forskning Bevaras I patientjournal Enhet 62 (65) Anmärkning Inklusive BAS-team, Studsteam och liknande. Vårddokumentationshandlingar gallras efter 3 år. Övriga gallras vid inaktualitet. Gallras efter upprättande av patientjournal DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallrings- frist Sorteringsordning/ Registrering Plats PSR, skadeanmälningar (patientskaderegleringen) Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Psykologjournaler Bevaras I patientjournal Enhet Anmärkning Här ingår psykologanteckningar, psykologutredning, bedömningar, psykologutlåtanden, psykologtester med underlag. För mer information, se förord. Rapportblad 3 år I patientjournal Enhet Rapport, hemsjukvårdspatient Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Rapporter till kvalitetsregister Vid inaktualitet Vårdadministrativ Enhet Recept Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Registerutdrag Vid inaktualitet I patientjournal Enhet T.ex. från Skatteverket. ”Dödsfallsintyg och släktutredning” , utdrag ur klientregister Registreringsmaterial såsom: placeringsmeddelande uppgifter om anhörig personuppgifter Se anmärkning I patientjournal Enhet Gallras efter upprättande av patientjournal Remiss för bidragsberättigade hjälpmedel 3 år I patientjournal Enhet Remissförteckning 3 år Vårdadministrativ Enhet Remissbekräftelser Vid inaktualitet Vårdadministrativ Enhet Remisser, inkomna remisser samt nya ansökningar som inte föranlett någon åtgärd 3 år Vårdadministrativ Enhet Remisser/remissvar Bevaras I patientjournal Enhet Räkenskaper för enskilda, privata medel 10 år I patientjournal Enhet Sammanfattningar av handlingar från annat landsting Bevaras I patientjournal Enhet 63 (65) T.ex. CPUP (Cerebral pares utvärderings program) Remitterande instans bevarar remissvar DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallrings- frist Sorteringsordning/ Registrering Plats Samordnad vårdplanering, dokumentation av Bevaras I patientjournal Enhet Samtycken Se fullmakt/ medgivande I patientjournal Enhet Schema Vid inaktualitet Vårdadministrativ Enhet Signeringslistor 10år I patientjournal Enhet Sjukgymnastjournal Bevaras I patientjournal Enhet Sjuksköterskejournaler Bevaras I patientjournal Enhet Självskattningsformulär Bevaras I patientjournal Enhet Skolhandlingar Se anmärkning I patientjournal Enhet Släktkarta/släktträd Bevaras I patientjournal Enhet Sociala sammanfattningar Bevaras I patientjournal Enhet Sociala utredningar Bevaras I patientjournal Enhet Specialpedagogjournal Bevaras I patientjournal Enhet Teckningar Bevaras I patientjournal Enhet Telefonmeddelanden Vid inaktualitet Vårdadministrativ Enhet Temperaturlistor Bevaras I patientjournal Enhet Testprotokoll Bevaras I patientjournal Enhet Sammanfattning och underlag. Träningsprogram Vid inaktualitet I patientjournal Enhet T.ex. tips finmotorik, råd, instruktioner. Underlag för journaler/utlåtanden Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Underlag för statistik Vid inaktualitet Vårdadministrativ Enhet Underlag till registerkort Se anmärkning Vårdadministrativ Enhet Se Registreringsmaterial. Urinodlingar, svar hos remissavsändare Se anmärkning I patientjournal Enhet Vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna har antecknats i journalen Utdrag ur omsorgsakt Vid inaktualitet I patientjournal Enhet 64 (65) Anmärkning T ex olika behandlingsschema som bad eller träning Originalhandlingar bevaras. Kopior gallras vid inaktualitet. Utförda av boendeansvarig Om i patientärende kan det Vara nödvändigt att anteckna i journalen, beror på meddelandets art. DOKUMENTHANTERINGSPLAN Handling Gallrings- frist Sorteringsordning/ Registrering Plats Utländska läkarintyg Bevaras I patientjournal Enhet Utredningsblankett för begäran om särskilda omsorger, jämlikt §4, OL Bevaras I patientjournal Enhet Utredning och utlåtande, inkommen eller upprättad Bevaras I patientjournal Enhet Utslag från beslutsnämnd Se anmärkning Video, arbetsmaterial Se förord Enhet Video, journalmaterial Se förord Enhet Väntelista Vid inaktualitet Vårdadministrativ Enhet Återtagen remiss 3 år Vårdadministrativ Enhet Ändringsrapport Vid inaktualitet I patientjournal Enhet Överklagande Bevaras Diarieförs SLSO:s registrator Överenskommelse/ godkännande angående användning av videofilm/ fotografier, underskriven Bevaras Vårdadministrativ Enhet Överenskommelse om korttidsboende i familj Bevaras I patientjournal Enhet Anmärkning Se Beslut från Omsorgsnämnden om mottagande i särskola/hab.enhet. 65 (65)
