doc--- = Undrar om detta stämmer
download 
Report Transcription
--- = Undrar om detta stämmer
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden och den kommunala lantmäterimyndigheten Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden och den kommunala lantmäterimyndigheten. Antagen 2015-10-21 § 142. Giltig från 2015-10-21. Inledning Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. (3 § arkivlagen) Enligt Arkivreglemente för Haninge kommun ansvarar varje myndighet för att dess arkiv vårdas i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen. Med myndigheter avses här kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. I arkivreglementet fastslås att kommunstyrelsen är arkivmyndighet och att kommunarkivet, benämnt Haningearkivet, är arkivmyndighetens beredande och verkställande organ. När handlingar har levererats till Haningearkivet övergår ansvaret för arkivvård och hantering till arkivmyndigheten. Syfte Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingarna. Planen bygger på en inventering av förekommande handlingar samt beslut om vad som ska bevaras och vad som ska gallras jämte gallringsfrister. Planen ska också ge information om handlingarna ska registreras, var de förvaras, samt om när handlingarna ska levereras till Haningearkivet. Dokumenthanteringsplanen är en allmän handling och ger kommunens invånare insyn i vilka handlingstyper som förekommer inom kommunen. Begrepp i dokumenthanteringsplanen: pappersdiarium, karta, datafil, databas, mikrofilm, fotografi. Bevara/Gallra I kolumnen anges om handlingen ska bevaras för all framtid eller förstöras efter angiven tid (gallringsfrist). Haningearkivet kan i nuläget inte ta emot digitala handlingar. Därför måste handlingar som ska bevaras tas ut på papper (se nedan). Gallringsfristen anges ofta med årtal men även begreppet vid inaktualitet förekommer. Vid inaktualitet avses att handlingen ska gallras då verksamheten inte längre behöver den. En handling som upprättats/inkommit i mars 2010 med gallringsfristen 2 år ska gallras i januari 2013. Gallringsfristens längd avgörs av verksamhetens behov, revisionskrav, eventuella preskriptionstider etc. Registrering Dokumenthanteringsplanen är även ett instrument som talar om vilka handlingar som finns hos myndigheten. Genom att ange om en handling ska registreras eller ej, och i vilket register den i så fall ska registreras, blir hanteringen av handlingarna enhetlig. Vid efterfrågan av en viss typ av handlingar underlättar det om man vet vilket register man ska söka i. Exempel på olika register är olika diarier, Heroma och Agresso. Det finns ett flertal diarier som används i kommunen, t.ex. W3D3 och AlkT. Ordning/Förvaring Ordning kan vara t.ex. kronologisk, alfabetisk, diarienummerordning. Men det är framför allt förvaring som anges här. Exempel på förvaring är Närarkiv, personalakt, diarieakt och Agresso. Handlingar som lyder under sekretess ska förvaras inlåsta. Handling Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen). En handling kan t.ex. vara e-postmeddelande, pappersdokument eller till Haningearkivet Om handlingarna ska levereras till Haningearkivet anges här en tidsfrist. Med 3 år avses att handlingarna ska levereras året efter att 3 år har gått. Med andra ord räknas tidsfristen på samma sätt som Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden och den kommunala lantmäterimyndigheten. Antagen 2015-10-21 § 142. Giltig från 2015-10-21. gallringsfristen (se ovan). Handlingar som ska gallras levereras inte till Haningearkivet och då står ordet Nej här. Före leverans kontaktas alltid arkivpersonalen på Haningearkivet som lämnar medgivande. Handlingar som levereras ska i normalfallet levereras i arkivbox (enligt Svensk standard) med minst ett aktomslag i boxen. Dessutom ska handlingarna vara rensade från gem, plastfickor, plastregister, post-itlappar, jungfruben, lösa lappar och dylikt. Anmärkning Här ges i vissa fall förtydligande information om hur handlingen ska hanteras eller ges exempel på olika typer av handlingar. Tekniska krav För handlingar som ska bevaras för all framtid väljs material så att de klarar av ett bevarande på minst 1 000 (ett tusen) år. Haningearkivet har i nuläget inte möjlighet att långtidsförvara digitala handlingar. Därför måste digitala uppgifter som ska bevaras tas ut på papper. För att informationen ska kunna bevaras för kommande generationer ska arkivbeständigt material användas. Detta gäller bl.a. pennor, papper och mappar. Det är också viktigt att skrivarna fungerar som de ska och att tonern i skrivaren är av sådan kvalitet som anses lämplig för arkivhandlingar. Observera att digitala handlingar som inte ska bevaras (som alltså ska gallras efter en viss tid) inte behöver skrivas ut på papper, utan kan finnas kvar i elektronisk form till dess att de gallras. Dokumenthanteringsplanen på intranätet Använd alltid den senaste versionen av dokumenthanteringsplanen. Det är att föredra att ta del av dokumenthanteringsplanen via internet http://www.haninge.se/sv/Kommun-ochpolitik/Kommunfakta/Regler-och-styrande-dokument/Kommun-ochpolitik/Forfattningssamling/Namndernas-dokumenthanteringsplaner/ Där ska alltid rätt version av dokumenthanteringsplanen finnas. Använd dokumentets sökmotor. Sökfunktionen finner du under Redigera, välj Sök. Om du inte är säker på hur handlingen benämns, sök på del av ordet. En handlingstyp, t.ex. avtal, kan förekomma på flera ställen. Genom att trycka på Enter eller pilen i sökrutan finner du de övriga handlingarna där t.ex. avtal ingår. Förklaring av förkortningar I planen förekommer en del förkortningar som det kan vara på sin plats att förklara. KS: Kommunstyrelsen KSF: Kommunstyrelseförvaltningen SBN: Stadsbyggnadsnämnden AU: Arbetsutskottet PBU: Plan- och byggutskottet Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden och den kommunala lantmäterimyndigheten. Antagen 2015-10-21 § 142. Giltig från 2015-10-21. 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE .................................................... 1 Registrering (diarieföring m m) .................................................... 1 Protokoll ........................................................................................ 2 Övriga sammanträdeshandlingar......................................................... 2 KOMMUNÖVERGRIPANDE ................................................................. 3 Kvalitet, Planering, policydokument och dylikt ........................... 3 Allmänt förekommande handlingar .............................................. 4 Projekt ........................................................................................... 6 Information ................................................................................... 6 IT ................................................................................................... 7 Personal ......................................................................................... 7 Arbetsmiljö ............................................................................................. 7 Arbetsrätt & avtal, facklig .................................................................... 8 samverkan ............................................................................................... 8 Bemanning ............................................................................................. 8 Kompetensutveckling ........................................................................... 9 Löner ..................................................................................................... 10 Pension ................................................................................................. 12 Personalvård......................................................................................... 13 Policy- och styrdokument .................................................................. 14 Rehabilitering ....................................................................................... 15 Rekrytering ........................................................................................... 16 Särskilda anställningsformer .............................................................. 16 Övriga personaladministrativa handlingar ....................................... 17 Ekonomi .......................................................................................17 Upphandling ............................................................................... 20 PuL-administration ......................................................................21 PLAN ............................................................................................................. 21 Detaljplaner och områdesplaner ..................................................21 Initieringsskede........................................................................... 22 Programskede ............................................................................. 22 Samrådsskede .............................................................................. 23 Utställningsskede ........................................................................ 23 Antagande ................................................................................... 24 Överklagande .............................................................................. 24 Laga kraft .................................................................................... 24 Övriga handlingar kopplade till planprocessen .......................... 24 BYGGLOV .................................................................................................. 25 Bygglov, Anmälan, Marklov, Rivningslov och Strandskydd ...... 25 Förhandsbesked .......................................................................... 30 Avslag, avskrivning, Avvisande av ärenden ................................ 31 Olovligt byggande, ovårdade tomter .......................................... 31 Hissar .......................................................................................... 33 Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) .................................... 34 Övrigt........................................................................................... 34 LANTMÄTERI ........................................................................................... 34 Allmänt förekommande handlingar ............................................ 34 Foton ........................................................................................... 35 VATTEN OCH AVLOPP......................................................................... 36 Ekonomi ...................................................................................... 36 Övriga vatten- och avloppshandlingar ........................................ 37 Projekt ......................................................................................... 38 TEKNIK ....................................................................................................... 40 Allmänt förekommande handlingar ............................................ 40 Projekt ......................................................................................... 44 PARK OCH NATUR ................................................................................. 45 Allmänt förekommande handlingar ............................................ 46 Projekt ......................................................................................... 47 LANTMÄTERIMYNDIGHETEN ......................................................... 48 Allmänt förekommande handlingar ............................................ 48 Förrättningsakter ......................................................................... 48 HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE ........................................................................................................................ 49 Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 1 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Vid inaktualitet Bevaras - - Nej Diarienummerordning/ Årsvis * *Levereras samtidigt som de diarieförda handlingarna Bevaras - Diarienummerordning/ Årsvis * *De diarieförda handlingarna bevaras i dagsläget hos Arkiva. På sikt kommer det att bevaras i Haningearkivet. Bevaras W3D3 Beteckning SBN* Diarienummerordning hos registrator 3 år *För diarier i Castor med beteckning PLAN och BYGG hänvisas till Plan och Bygglov Vid W3D3 inaktualitet Diarienummerordning/ W3D3 Nej Bevaras Fastighetsbeteckning/När arkiv Diarieakten gallras. Endast den digitala handlingen bevaras i W3D3. Bevaras i sin helhet hos bygglov, skickas sedan till Arkiva. FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE Registrering (diarieföring m m) Adresslistor W3D3, huvuddiarium, diarium, beteckning SBN - Diarielista - Diarieblad Castor, plan- och bygglovsdiarium, beteckningar BYGG, HISS, BRAND, VENT och PLAN - Diarielista - Diarieblad Diarieförda ärenden Diarieförda beslut i bygglovsärenden Castor Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 2 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS Fullmakter (postöppning och motsvarande) Ärendet Rutinartade handlingar Övriga register, se under respektive rubrik. ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Vid inaktualitet Alfabetiskt/ Pärm hos registrator Nej 2 år - W3D3 - W3D3 - Nej - Bevaras W3D3 Kronologiskt/Närarkiv 3 år Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Protokoll/Minnesanteckningar från Bevaras Förvaltningsledning W3D3 Diarieakt 3 år Kronologiskt/Närarkiv Nej Kronologiskt/ Nej Protokoll Protokoll med register från - Stadsbyggnadsnämnden - Arbetsutskottet - Plan- och byggutskottet Protokollsbilagor REGISTRERING Protokoll/Minnesanteckningar från Vid APT, informationsmöten och inaktualitet liknande interna verksamhetsmöten Övriga protokoll, se under respektive rubrik. ANMÄRKNING Övriga sammanträdeshandlingar Anslagsbevis Vid - Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 3 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING Dagordningar, kallelser inaktualitet 2 år - Kungörelser och annonser 2 år - Närvarolistor, förtroendevalda och tjänstemän Sammanträdesschema 2 år - Voteringslistor ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Vid inaktualitet Bevaras - Nämndsekreterare Kronologiskt hos nämndsekreterare och i W3D3 Kronologiskt/ Nämndsekreterare och bygglovsenheten Kronologiskt/ Nämndsekreterare Kronologiskt/ Nämndsekreterare - Bevaras Bevaras Bevaras W3D3 W3D3 W3D3 Diarieakt Diarieakt Diarieakt 3 år 3 år 3 år Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras W3D3 W3D3 W3D3 W3D3 W3D3 Diarieakt Diarieakt Diarieakt Diarieakt Diarieakt 3 år 3 år 3 år 3 år 3 år Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år ANMÄRKNING Nej Nej Nej Nej * * Ingår i protokollen KOMMUNÖVERGRIPANDE Arkivering Arkivbeskrivningar Dokumenthanteringsplaner Gallringsframställningar Kvalitet, Planering, policydokument och dylikt Arbetsordningar Arbetsplatsundersökningar Budget Delegationsordningar Delegationsförteckningar som anmäls till nämnd Enkäter egna, sammanställningar/rapporter Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 4 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS Enkäter egna, svar och andra underlag Enkäter, externa inklusive förvaltningens svar Förslag/synpunkter av vikt, externa Förslag/synpunkter av vikt, externa, rutinartade Handböcker, egenproducerade Intern kontroll Kvalitetsarbeten, kvalitetsdokument, processbeskrivningar och liknande Manualer/lathundar Medborgarförslag Medborgarförslag, inbjudan till Målarbeten Planer Policy och riktlinjer Rutinbeskrivningar Reglementen Uppföljningsrapporter Årsredovisningar REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Vid inaktualitet 2 år W3D3* - Nej Kronologiskt/W3D3 Nej Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år 2 år C2 eller W3D3* Nej Bevaras Bevaras Bevaras W3D3 W3D3 W3D3 Synpunktshantering C2, W3D3, Närarkiv Diarieakt Diarieakt Diarieakt Vid inaktualitet Bevaras Vid inaktualitet Bevaras - - Nej W3D3 W3D3 Diarieakt Diarieakt 3 år Nej W3D3 Diarieakt 3 år Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras W3D3 W3D3 - Diarieakt Diarieakt - 3 år 3 år Nej W3D3 W3D3 W3D3 Diarieakt Diarieakt Diarieakt 3 år 3 år 3 år 3 år 3 år 3 år ANMÄRKNING *Registreras på ärendet Rutinartade handlingar *Registreras på ärendet Rutinartade handlingar Kvalitetsarbete=dokumentation av verktyg, rapporter och eventuella åtgärdsplaner Dokumentation av mål, strategier, utvärderingar etc. T.ex. verksamhetsplaner Allmänt förekommande handlingar Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 5 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Avtal Avtal, rutinmässiga Bevaras 2 år efter inaktualitet Vid inaktualitet Bevaras Vid inaktualitet * Bevaras Bevaras W3D3 - Diarieakt - 3 år Nej T.ex. leasing av kopiatorer - Nej *Se även Lantmäteri - Närarkiv på respektive avdelning - 1 år Nej *Så länge garantin gäller Inventarieförteckningar Korrespondens av vikt för verksamheten Remisser och remissvar inom Bevaras* Haninge kommun Remisser utgående från kommunen Bevaras och inkommande svar Remisser inkomna till kommunen Bevaras* W3D3 Avdelningschef Diarieakt 3 år 3 år W3D3 Diarieakt 3 år W3D3 Diarieakt 3 år W3D3 Diarieakt 3 år Remissvar från kommunen Statistik, unik information om verksamheten Statistik, övrigt W3D3 W3D3 Diarieakt Diarieakt 3 år 3 år - Nej Närarkiv på ansvarig avdelning Diarieakt Diarieakt Diarieakt Nej Fotografier*, filmer, video och ljudband som rör verksamheten Fotosamlingar av betydelse Garantihandlingar Statistiska uppgifter som lämnats till statlig myndighet Tjänsteanteckningar Tjänsteskrivelser Utredningar/studier Bevaras Bevaras Vid inaktualitet 2 år Bevaras Bevaras Bevaras W3D3 W3D3 W3D3 ANMÄRKNING *Bevaras om de initierats hos SBN *Missiv samt kommunens svar bevaras, övriga handlingar gallras 3 år 3 år 3 år Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 6 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år T.ex. samarbetsavtal, ”outsourcingavtal” sponsoravtal Förstudier Projektdirektiv/ Uppdragshandlingar Projektplan Projektorganisation Protokoll med dagordning och deltagarlista från styrgrupper Delrapporter Korrespondens av betydelse Slutrapporter Bevaras Bevaras W3D3 W3D3 Diarieakt Diarieakt 3 år 3 år Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Vid större projekt får varje delprojekt eget diarienummer, med hänvisning till projektdirektivets diarienummer Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Ekonomisk slutredovisning Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Utvärderingar Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Hänvisa till projektdirektivets diarienummer Hänvisa till projektdirektivets diarienummer Hänvisning sker till projektens diarienummer Information Egenproducerade informationsfoldrar och broschyrer Bevaras - Årsvis/Närarkiv på respektive avdelning 3 år Pressklipp, nyhetssammandrag eller Bevaras motsvarande med direkt anknytning till verksamheten Pressmeddelanden Bevaras - Årsvis/Närarkiv på respektive avdelning 3 år - Årsvis/Närarkiv på respektive avdelning 3 år Tidningar, egenupprättade - Årsvis/Närarkiv på 3 år Projekt Avtal Bevaras Ett arkivexemplar lämnas till registrator som levererar till Haningearkivet Ett arkivexemplar lämnas till registrator som levererar till Haningearkivet Ett arkivexemplar lämnas till registrator som levererar till Haningearkivet Ett arkivexemplar lämnas till Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 7 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET respektive avdelning IT Användardokumentation t.ex. lathundar, manualer ANMÄRKNING registrator som levererar till Haningearkivet Bevaras/ **W3D3 Vid inaktualitet * Bevaras/ **W3D3 Vid inaktualitet * **Diarieakt *3 år *Bevaras om unik, annars gallras vid inaktualitet. **Diarieförs om det bevaras. **Diarieakt *3 år *Bevaras om unik, annars gallras vid inaktualitet. **Diarieförs om det bevaras. Arbetsmiljöutredningar Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år T.ex. teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö som ventilation Protokoll, arbetsmiljö (arbetsmiljöronder, skyddsronder) Systematiskt arbetsmiljöarbete - Organisation för arbetsmiljöarbete med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgift/ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner. - Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Bevaras* W3D3 Diarieakt 3 år Systemdokumentation Personal Arbetsmiljö KIA** *Myndighetsspecifik dokumentation bevaras **Arbetsskador och tillbud Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 8 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Bevaras Bevaras Bevaras W3D3 W3D3 W3D3 Diarieakt Diarieakt Diarieakt 3 år 3 år 3 år 2 år - Närarkiv Nej 10 år - Förvaltningschef/ Avdelningschef Nej Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år 2 år - Avdelningschef Nej ANMÄRKNING vid t.ex. verksamhetsförändring inklusive handlingsplan - Arbetsskador och tillbud (t.ex. tillbudsanmälningar, årssammanställningar) Arbetsrätt & avtal, facklig samverkan Central förvaltningssamverkan (CESAM) protokoll med bilagor Förvaltningsgrupp, protokoll med bilagor Förhandlingsprotokoll enligt MBL Kollektivavtalsprotokoll Stämningsansökningar - Underlag för framställda krav - Tvisteprotokoll - Domar Facklig tid, rapporter och sammanställningar Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsförhan dlingar med bilagor Tidigare benämning Lokal samverkan (LOKSAM) Bemanning LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 9 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Personalakt - Anmälan om entledigande* - Anställningsavtal* - Beslut om avgångsvederlag* - Betygskopior - Dödsfall* - Gratifikationer - Handlingar angående omplaceringar - Kopior av utfärdade tjänstgöringsbetyg/-intyg - Kompetensutvecklingshandlingar - Löne- eller anställningsstyrande meddelande i personalärende - Rehabiliteringshandlingar (se rehabilitering) Semesteravstämning/-planering Bevaras Heroma* Enhet/ Personnummerordning i närarkiv ** * Stjärnmarkerade handlingar registreras i Heroma Vid inaktualitet Vid inaktualitet Avdelningschef Nej Avdelningschef Nej Bevaras Gallras när anställning en upphör Vid inaktualitet Bevaras W3D3 - Diarieakt Avdelningschef 3 år Nej - Kursansvarig Nej W3D3 Diarieakt 3 år Semesterlistor ** Avslutade personalakter, gallrade och rensade, levereras till personalenheten en gång per år, året efter att personen slutat, ordnade i personnummerordning. Kompetensutveckling Kompetensförsörjningsplaner Kompetensutvecklingsplaner, individuella Kursinbjudningar Kurser och utbildningar i egen regi - program Även t.ex. studieresor Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 10 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Vid inaktualitet Avdelningschef Nej Vid inaktualitet * - Nej Arbetstidsschema Arvodesunderlag, förtroendevalda 2 år 10 år Heroma Heroma Heroma Närarkiv Nej Nej Avdragslista (intresseavdrag) 2 år Heroma Heroma Nej Avisering Avisering inläst bankfil 2 år 2 år/10 år* Heroma Närarkiv Heroma Nej Nej Ersättningar mot kvitto, personliga utlägg Ersättningar, övriga Flextidssammanställningar Handlingar rörande längre (pensionsgrundande) ledigheter Jourjournal (motsvarande) 10 år Heroma Närarkiv Nej 2 år 2 år Bevaras Heroma Heroma Heroma Heroma Heroma Heroma Nej Nej 50 år 3 år* Heroma Heroma Nej Konteringsvarningar Kontrolluppgifter Kontrolluppgifter, rättelse av 2 år 10 år 10 år Heroma Heroma - Heroma Heroma Närarkiv Nej Nej Nej - deltagarlistor - unikt studiematerial Resultat- och målsamtal (dokumenterade överenskommelser) Utbildningar - övrig dokumentation REGISTRERING ANMÄRKNING * Om där inte ingår handlingar som hör till den ekonomiska redovisningen Löner Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar m.m. * 2 år om utbetalning skett via lönesystem, annars 10 år T.ex. bilersättningar, reseersättningar, traktamenten T.ex. barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader *Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 11 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Läkarintyg 2 år 2 år Avdelningschef Nej Lönelistor/grundlistor/lönespecifi kationer Lönepolicy Lönesättning, underlag för/förhandlingsunderlag Löneunderlag - Ledighet med lön för fackligt uppdrag - Ledighetsansökningar: kortare än 6 mån - Löneavdrag - Tidrapporter Bevaras Heroma Heroma 50 år Jfr dock Rehabilitering, speciellt Arbetsskada Heroma fr.o.m. april 2009 (före dess Capella) Bevaras Diarieförs Vid Heroma inaktualitet 2 år/10 år Heroma Diarieakt Heroma 3 år Nej Heroma Nej Matrikelkort årsvis (motsvarande; systematiskt förda uppgifter om den anställdes tjänstgöring och lön) Mer- och övertidsjournal Bevaras Heroma Heroma 50 år 3 år* Heroma Heroma Nej Personalstatistik (årsvis) Redovisning arbetsgivareavgift /preliminärskatt Sammanställning av taxeringsuppgifter Tidredovisning*, tidssammanställningar Uppdragstillägg Bevaras 10 år W3D3 Heroma Diarieakt Heroma 3 år Nej 10 år Heroma Heroma Nej 2 år Heroma Heroma Nej 2 år Heroma Enhetschef Nej 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år – Underlag för beräkning av lön t.ex. semester-/timlistor, oblistor, timrapporter, arbetsförändringar, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön, ledighetsansökningar. Även kost, lunchkuponger, privata telefonsamtal. Heroma fr.o.m. april 2009 (före dess Capella) *Enligt Arbetsmiljöverkats föreskrifter *Ingår i arbetstidsschema samt mer- och övertidsjournal Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 12 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Utmätning i lön (beslut om) Vård av barn (VAB), sjuk/friskanmälan 10 år 2 år Heroma Heroma Närarkiv Heroma eller Närarkiv Nej Nej Gallras 5 år efter pensionsav gång Bevaras - Närarkiv Nej Personnummerordning Gallras 10 år efter pensionsav gång Närarkiv Det år personen fyller 75 år Nej Bevaras W3D3 Gallras 2 år efter pensionsav gång Diarieakt Närarkiv 3 år Nej ANMÄRKNING Pension AFA-beslut Pensionsbrev med bilagor - Pensionsansökan och godkännande - Pensionsansökan, särskild ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse - Särskild avtalspension Pensionspolicyn Pensionsunderlag, pensionstidsunderlag/ aktualiseringar Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 13 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS Pension, förhandsberäkningar Pensionsunderlag SPV 9 ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Gallras 2 år efter pensionsav gång Närarkiv Nej Gallras 2 år efter pensionsav gång Gallras 10 år efter pensionsav gång 5 år - Närarkiv Nej Närarkiv Nej Närarkiv Nej Disciplinärenden Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Företagshälsovård, avtal om Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Premier rapporterade till/från PV Signallistor/rättelselistor REGISTRERING ANMÄRKNING Personalvård Enligt 39 kap. 2 § OSL gäller inte sekretess i ärende om disciplinansvar. I vissa disciplinärenden kan dock regler bli tillämpliga om överföring av sekretess (11 kap. 2 § OSL) vad gäller uppgifter från andra myndigheter som är sekretessbelagda där, t ex om någon är anvisad från arbetsförmedlingen. Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 14 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Förmåner, beslut om Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Förslags-/idéverksamhet Bevaras/ 2 år* * * * T.ex. motionssubventioner, lunchkuponger *Bevaras och diarieförs om förslaget används. 2 års gallringsfrist för ej använda förslag. Personalenkäter Försäkringar, avtal om Personalenkäter Terminalglasögon, beslut/ rekvisition Tjänstebil (parkeringstillstånd, registreringsbevis m.m.) Bevaras Bevaras Bevaras 10 år W3D3 W3D3 W3D3 - Diarieakt Diarieakt Diarieakt Enhetschef 3 år 3 år 3 år Nej 10 år - Fordonssamordnare Nej Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Bevaras Bevaras Bevaras W3D3 W3D3 W3D3 Diarieakt Diarieakt Diarieakt 3 år 3 år 3 år Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Bevaras Bevaras W3D3 W3D3 Diarieakt Diarieakt 3 år 3 år T.ex. APU Policy- och styrdokument Dator-/Internetanvändning, regler för Handböcker (personalhandbok eller separata handböcker om t.ex. arbetsmiljö) Jämställdhets- och mångfaldsplaner Kränkande särbehandling, riktlinjer Missbruk av alkohol och droger, handlingsprogram för hantering av Missbruk av alkohol och andra droger, policy (interna regler och rutiner)* Resepolicy Riktlinjer för tjänstledigheter *Enligt AFS 1994:1 § 13, om medarbetare uppträder påverkad T.ex. för anställda vilka är styrelseledamöter i Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 15 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING intresseföreningar med anknytning till verksamheten Uppvaktningar med mera, riktlinjer för Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Diarieförs Personalakt. Hänvisning till akt i diariet. Se Personalakt Rehabilitering - Arbetsanpassning, dokumentation Bevaras av behov och ev. åtgärder - Arbetsförmågebedömning, underlag för* - Arbetsträning, dokumentation av - Arbetsskada (ex anmälan, läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TGA m.fl.) - Besked till anställd enligt AB** - Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan*** - Försäkringskassans anteckningar från avstämnings/uppföljningsmöten - Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning - Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning - Handlingsplan (rehabplan) - Kompetensutvecklingsinsatser, dokumentation - Livränta *Lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete **Att anställningsvillkoren ska omregleras pga. att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad ***Medarbetaren kan med stöd av AB anvisas dit för en komplettering av läkarintyget Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 16 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Vid inaktualitet - Nej - Annonser - Lista på sökanden - Tillsättningsbeslut Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Ansökningshandlingar från person som inte fått anställning men framfört klagomål på tillsättningen Ansökningshandlingar från personer som inte fått anställning Individuellt introduktionsprogram Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år 2 år* W3D3 Diarieakt Nej Gallras vid avgång Bevaras - Nej W3D3 Hos respektive chef alternativt förvaltningsvis Diarieakt 2 år W3D3* Kronologiskt/Registrator Nej - Avdelningschef Nej W3D3 Personalakt. Hänvisning till personalakten görs i diariet. Se Personalakt - Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar och dokumentation Försäkringskassansförfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid REGISTRERING ANMÄRKNING Rekrytering Introduktionsprogram för nyanställda Spontanansökningar *Se § 23 Lag (2003:307) om förbud mot diskriminering 3 år *Registreras på ärendet Rutinartade handlingar Särskilda anställningsformer Bekräftelse av anställning till 2 år Arbetsförmedlingen - Beslut från Arbetsförmedlingen 2 år avseende bidrag - Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag inkl. Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 17 HANDLINGAR handlingsplan Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET 2 år - Närarkiv på löneenheten Nej 2 år 2 år efter inaktualitet 2 år efter inaktualitet - Pärm/lönenheten Personnummerordning/ Personalakt Microsoft SQL-server, grundinstallation FIM Nej Nej * Nej ANMÄRKNING Övriga personaladministrativa handlingar Arbetsgivarintyg (för a-kassa) - Anmälan om bisyssla Behörigheter till administrativt nätverk Behörigheter till övriga verksamhetssystem, t.ex. Heroma, Agresso, Baltzar 2 år efter inaktualitet Forefront Identity Manager (FIM) * Nej Ekonomi *Registreras och förvaras i det specifika verksamhetssystemet Vidare se Vatten och avlopp Amorteringsplaner Anläggningsregister Anläggningsreskontra Avstämningar under året Behörighetslistor, attestförteckning Betalningsförslag Betalningspåminnelser Bokföringsorder Bokslutsunderlag, inklusive Efter sista inbetalning Bevaras 10 år 2 år 2 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet 10 år 2 år - Närarkiv Nej Diarieförs - Närarkiv/Agresso Närarkiv/Agresso Närarkiv/Agresso Närarkiv/Agresso Närarkiv Nej Nej Nej Nej Nej - Närarkiv Nej - Närarkiv Närarkiv Nej Nej Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 18 HANDLINGAR kontoavstämningar Budget Budgetuppföljning till nämnd Delårsbokslut Ekonomisk statistik Fakturajournaler Listor över utestående fordringar Fraktsedlar Följesedlar Fördelningslistor, löner Förskott, kvittenser vid resor och kurser Försäkringshandlingar, inaktuella Handkassa, redovisning Huvudbokföring Indatamaterial, underlag för bokföring Inlämningskvitton, posten Inteckningar, dödade Integrationslistor Interna räkningar BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet 10 år W3D3 W3D3 W3D3 - Diarieakt Diarieakt Diarieakt Närarkiv/Agresso 3 år 3 år 3 år Nej - Närarkiv/Agresso Nej - Närarkiv/Agresso Nej - Närarkiv/Agresso Nej - Närarkiv/Agresso Nej - Närarkiv/Agresso Nej - Närarkiv Nej Vid inaktualitet 10 år 10 år 10 år - Närarkiv Nej - Närarkiv Agresso Närarkiv Nej Nej Nej Vid inaktualitet 2 år Vid inaktualitet 10 år - Närarkiv Nej - Närarkiv Närarkiv Nej Nej - Närarkiv Nej ANMÄRKNING Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 19 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Inventarieförteckningar Kassarapporter/avstämningar (med kvitton) Kontantförsäljning, kvitton Kontantredovisningar, kassabehållning Kontoplaner Kontoutdrag 10 år 10 år - Närarkiv Närarkiv Nej Nej 10 år 10 år - Närarkiv Närarkiv Nej Nej 10 år Vid inaktualitet 10 år 10 år - Agresso Närarkiv Nej Nej - Agresso Närarkiv Nej Nej Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år 10 år 2 år 10 år 10 år 10 år 10 år 2 år - Agresso Närarkiv Närarkiv Agresso Agresso Närarkiv Agresso Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet 10 år 6 år - Närarkiv Nej - Närarkiv Nej - Närarkiv Nej - Närarkiv Närarkiv Nej Nej Kundfakturor Kundfakturor, underlag för makulering och nedskrivning av Kundfordringar, avskrivningar av, med beslut/specifikation Kundreskontra Kvittenslistor Leverantörsbetalningar, girolista Leverantörsfakturor Leverantörsreskontra Momsredovisning OCR-listor, betalning av kundfakturor Ordererkännanden Packsedlar Rekvisitioner Rättelser, bokföringsunderlag Skatteredovisning, utdata för ANMÄRKNING Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 20 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Skatterevision, utdata för Statistik, stickprov Utbetalningslista plusgiro/bankgiro Utbetalningsorder, -uppdrag Verifikationer exklusive kund- och leverantörsfakturor Bokslutsbilagor, till årsbokslut 6 år 3 år 2 år 10 år 10 år - Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Nej Nej Nej Nej Nej 10 år - Närarkiv Nej 2 år - Upphandlingsenheten Nej Upphandlingsenheten Nej Diarieakt Diarieakt 3 år 3 år Upphandling Anbud, ej antaget Spontantofferter Uppdragshandlingar Upphandlingsärende - Anbudsutvärderingar - Anskaffningsbeslut - Annons/Inbjudan - Antaget anbud: anbud, anbudsansökan, tävlingsbidrag, bekräftelse om deltagande inom ramen för kvalifikationssystem och motsvarande handlingar, begärda förtydliganden och kompletteringar - Avtal (upphandlingskontrakt med bilagor) - Förfrågningsunderlag och Vid inaktualitet Bevaras Diarieförs Bevaras W3D3 ANMÄRKNING Bilagor till anbud som inte har antagits får återlämnas vid tidpunkt när de annars skulle ha gallrats För t.ex. konsulter, projekt * Upphandlingar mellan 21 200 och 287 000 diarieförs i förvaltningens centrala diarium. Summor därutöver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd. Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 21 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET underlag för förfrågningsansökan - Förhandlingsprotokoll - Kommunikation, informationsutbyte av betydelse - Kontroll av leverantörers lämplighet, dokumentation kring - Meddelanden till EG:s kommission - Tilldelningsbeslut* - Öppningsprotokoll Upphandlingspolicy, riktlinjer Bevaras Diarieförs Diarieakt 3 år PuL-administration Registerförteckningar Registerutdrag, begäran samt svar Bevaras 1 år W3D3 - Diarieakt PuL-ombud/ Personuppgiftsansvarig - 3 år Nej - Nej Diarieakt 3 år - Nej PuL-information samt samtycke till behandling av personuppgifter Anmälan/entledigandeav PuLombud till Datainspektionen Personuppgiftsbiträde, avtal med samt instruktion för Vid inaktualitet Vid inaktualitet Bevaras W3D3 Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse Vid inaktualitet ANMÄRKNING Nej PLAN Detaljplaner och områdesplaner Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 22 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Bevaras Castor Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Ja Beslut om planuppdrag/programuppdrag, protokollsutdrag från KS Plankostnadsavtal/Tid- och kostnadsuppskattning Bevaras Castor Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Ja Bevaras Castor Ja Beställning av grundkarta och fastighetsförteckning Bevaras Castor Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Kopior kronologiskt/Närarkiv Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Behovsbedömning Bevaras Castor Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Ja Bevaras Castor Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Ja Bevaras Castor Ja Programsamrådsredogörelse Bevaras Castor Tjänsteutlåtande Bevaras Castor Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Alfabetiskt på projektets Initieringsskede Beslut om planbesked, protokollsutdrag från KS Programskede Programsamrådshandlingar - Försättsbrev - Programhandling - Miljökonsekvensbeskrivning (preliminär) - Ev. utredningar - Sändlista - Fastighetsförteckning Yttranden, programsamråd ANMÄRKNING Ja Ja Ja Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 23 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING namn/Planarkivet Bevaras KommunOffice W3D3 Castor* KommunOffice W3D3** Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet* Diarieakt hos registrator ** Ja Bevaras Castor Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Ja Bevaras Castor Ja Samrådsredogörelse Bevaras Castor Beslut om utställning/granskning, protokollsutdrag SBN Bevaras Castor* KommunOffice W3D3** Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Alfabetiskt på projektets namn/ Planarkivet Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet* Diarieakt hos registrator ** Utställningsskede Kungörelse Bevaras Castor Ja Yttranden, utställning Bevaras Castor Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Beslut om godkännande av program, protokollsutdrag SBN Samrådsskede Plansamrådshandlingar - Försättsbrev - Plankarta - Illustrationsplan - Gestaltningsprogram - Plan- och genomförandebeskrivning - Ev. utredningar - Sändlista - Fastighetsförteckning Yttranden, plansamråd TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Ja Ja Ja Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 24 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Planutlåtande/Särskilt utlåtande Bevaras Castor Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Ja Bevaras Castor Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Ja Bevaras Castor* Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet* Diarieakt hos registrator ** Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Ja Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Ja Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Ja Antagande Antagandehandlingar - Plankarta - Plan- och genomförandebeskrivning - Illustrationsplan - Gestaltningsprogram - Plan- och genomförandebeskrivning - Miljökonsekvensbeskrivning - Samrådsredogörelse Beslut om antagande av plan, protokollsutdrag SBN eller KS W3D3** Underrättelse om antagande Bevaras Castor Överklagande Överklagande Bevaras Castor Rättidsprövning Bevaras Castor Bevaras Castor Laga kraft Laga krafthandlingar* - Planbeskrivning - Plankarta Övriga handlingar kopplade till planprocessen ANMÄRKNING **3 år Ja Ja *Original hos Lantmäterimyndigheten. Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 25 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Planförfrågningar som inte blir till ett ärende Avskrivna ärenden 10 år Castor Nej 5 år Castor Planeringsunderlag: - foton/flygbilder - gällande planer - rapporter/utredningar - politiska direktiv - ritningar/skisser/förslag - presentationer från företag Remisser från polisen, skottlossningstillstånd Vid inaktualitet Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Alfabetiskt på projektets namn/Planarkivet Vid Castor inaktualitet Kronologiskt/Hos tjänsteman Nej Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Anmälan om kvalitetsansvarig Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på Ja fastighetsbeteckning/Nära rkiv Anmälan, rivningsanmälan Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på Ja fastighetsbeteckning/Nära rkiv ANMÄRKNING Nej Nej Förvaras om de tillför ärendet sakuppgift och registreras då på ärendets i Castor BYGGLOV Bygglov, Anmälan, Marklov, Rivningslov och Strandskydd Ansökan Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 26 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING Byggfelsförsäkring/Färdigställande skydd Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på Ja fastighetsbeteckning/Nära rkiv Fasadritning Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetisk ordning på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Foton Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på Ja fastighetsbeteckning/Nära rkiv Granskningsblad Gallras när ärendet avslutas Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Alfabetiskt på fastighetsbeteckning*/ Tekis-AGS** Närarkiv Nej Kontrollplan Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Intyg på kvalitetsansvarig / kontrollansvarig (Certifikat) Markplaneringsritning Gallras när ärandet avslutas Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Nej Konstruktionsritningar Castor Castor TILL HANINGEARKIVET Ja Ja Ja ANMÄRKNING Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. *Nyare handlingar, **Äldre handlingar Gallrat för bygglov mellan 1/7 1995 och 31/12 2012 Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 27 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Markundersökning, geoteknisktutlåtande Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Mottagningsbevis, grannar Bevaras Arkiva Pappersakt gallras Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Planritning Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på Ja fastighetsbeteckning/Nära rkiv Protokoll från arbetsplatsbesök Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Protokoll från tekniskt samråd Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Pålplan Gallras när ärendet avslutas Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Nej Nybyggnadskarta Relationshandlingar/ritningar: - Fasadritningar - Planritningar Castor Ja Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 28 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS - Utlåtanden från sakkunnig - Intyg från sakkunnig Ritningsförteckning REGISTRERING Castor Rivningsförbindelse Bevaras Pappersakt gallras Castor Sakägarlista samt karta Gallras när ärendet avslutas Bevaras Pappersakt gallras Castor Gallras när ärendet avslutas Bevaras Pappersakt gallras Castor Gallras när ärendet avslutas Gallras när ärendet avslutas Bevaras - Situationsplan/Orienteringskarta Slutbesked (Interimsbesked) Spränggodkännande Sprängplan Teknisk beskrivning TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING scanning. Gallras vid inaktualitet Sektionsritning ORDNING/FÖRVARING Castor Castor Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Nej Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Nej Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Alfabetiskt på Nej Ja Ja Ja Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Nej Ja Till Arkiva för scanning efter Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 29 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING Pappersakt gallras VVS-ritningar Bevaras Pappersakt gallras Yttrande från sakägare Gallras när ärendet avslutas Ärendeblad Gallras när ärendet avslutas Beslut om lov, delegationsbeslut Bevaras eller protokollsutdrag från PBU Pappersakt eller SBN gallras* Gallras vid inaktualitet ** Beslut om dispens från Bevaras strandskydd, protokollsutdrag PBU Pappersakt gallras* Gallras vid inaktualitet ** Handlingar som tillhör beslut t.ex.: Bevaras - Kontrollplan Pappersakt - Energiberäkning gallras - Konstruktionsritningar - Ventilationsritningar - Bevis om byggfel ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET fastighetsbeteckning/ Närarkiv Castor Castor Castor* Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/Nära rkiv Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv* Ja ANMÄRKNING ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Gallrat för bygglov mellan 1/7 1995 och 31/12 2012 Nej Nej Ja *Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning **Bevaras endast hos bygglov W3D3** Diarieakt hos registrator** Castor* Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv* Ja *Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. **Bevaras endast hos bygglov Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. W3D3** Castor Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 30 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Negativt förhandsbesked Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Ansökan Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Foto Bevaras Pappersakt Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Ja - Bevis om försäkringar - Bevis om färdigställande - Geoteknisk undersökning - Arbetsgivarintyg - Radonundersökning - Kulturhistorisk inventering Beslut från överprövande myndighet Yttrande till överprövande myndighet Förhandsbesked Positivt förhandsbesked Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 31 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING gallras ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Närarkiv Granngodkännande Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Ritning Bevaras Pappersakt gallras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Beslut om förhandsbesked, protokollsutdrag PBU Bevaras Pappersakt gallras* Gallras vid inaktualitet * Castor* Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv* Ja Bevaras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Nej 5 år Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Nej Avslag, avskrivning, Avvisande av ärenden Avslag, avskrivning ärenden Avvisade ärenden Ärenden som lämnas utan åtgärd W3D3** ANMÄRKNING gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. *Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. **Bevaras endast hos bygglov *Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Olovligt byggande, ovårdade tomter Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 32 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Olovligt byggande Bevaras Beslut, Föreläggande, Begäran om förklaring, rättelse påföljd, bygglov, viktigare korrespondens Ovårdade tomter Bevaras Beslut, Föreläggande, Begäran om förklaring, rättelse påföljd, bygglov, korrespondens Anmälan/Klagomål Bevaras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Beräkningar av ytor Gallras när ärendet avslutas Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Fastighetsinfo Bevaras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Granskningsblad Gallras när ärendet avslutas Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Nej Kommuniceringsbrev Bevaras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Mottagningsbevis från klagoberättigad Gallras när ärendet Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Ja Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 33 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING avslutas ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Närarkiv Tomtkarta Bevaras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Beslut, protokollsutdrag SBN Bevaras* **Gallras vid inaktualitet Castor* W3D3** Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv* **Diarieakt hos registrator Ja Bevaras Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Gallras vid nästa besiktning Gallras när ärendet avslutas Castor Nej Gallras när ärendet avslutas Vid inaktualitet Castor Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv *Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv **Diarieakt hos registrator Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Närarkiv Hissar Beslut att godta mindre avsteg från föreskrifter Besiktningsprotokoll från kontrollorgan Föreläggande från SBN Intyg från besiktningsorgan att brist har åtgärdats Register över kontrollerade hissar Castor* W3D3** - ANMÄRKNING gallras i sin helhet efter scanning. Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. *Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. **Bevaras endast hos bygglov Till Arkiva för scanning efter ärendets avslut. Pappersakt gallras i sin helhet efter scanning. Nej Nej Nej Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 34 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Register över ventilationskontroller Bevaras - Närarkiv Ja Övrigt Förteckning över mikrofilm Bevaras _ Ja Mikrofilm säkerhetsfilm, rulle Bevaras _ Alfabetiskt på fastighetsbeteckning/ Närarkiv Externt klimatarkiv hos Arkiva Bevaras Databas Datafiler/extern databas* 10 år** - LINA LINA, nationellt adressregister Nej Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Uppdragslista Hos tjänsteman Nej Databas Databas Datafiler/extern databas Datafiler/extern databas Nej Ja ANMÄRKNING Ja LANTMÄTERI Allmänt förekommande handlingar Baskarta (storskalig karta) Beslut om - adressnummersättning - lägenhetsnummersättning Beställning av kart- och mätningsuppdrag Digital laserdata Digital höjdmodell *Digital backup på Lantmäteriavdelningen. ** Utskrift görs enligt kommunens kartbladsindelning till pdf/A-format och levereras till Haningearkivet var tionde år. Digital hantering i Lantmäteriets system Grid Ev. utskrift (analog) av hela Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 35 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING kommunen i samband med framställning av ny höjdmodell Uppdateras kontinuerligt. Utskrift hela kommunen i samband med framställning av ny översiktskarta Förvaras i samma databas som baskartan, men detta lager gallras GIS-karta (översiktskarta) Bevaras GIS-databas Datafiler/GIS-databas 1 år Grundkarta (underlag för detaljplanering) 5 år Databas Datafiler/databas Nej Mätningsprotokoll-/beräkningar, kommunala stomnät Namnberedningen, namnsättning av vägar, parker, skolor m.m. - Utredningar - Beslut - Remisser Nybyggnadskarta Bevaras - Kronologiskt/Närarkiv 30 år Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år 5 år Beställning Databas registreras i Excelfil (Arbute) Nej Register över inkommande kartoch mätningsuppdrag/ Uppdragslista Specialkartor, tryckta T.ex. adress-, turist och fritidskartor 5 år Nej Bevaras Beställning Kronologiskt/Excel-fil registreras i Excelfil (Arbute) Kronologiskt/Närarkiv 1 år Ett arkivexemplar lämnas till registrator som levererar till Haningearkivet Bevaras - Nej Används i den löpande verksamheten. Foton Analoga flygfotobilder Kronologiskt/Närarkiv Den färdiga kartan som levereras till beställare sparas i pdf-format i Databas. Filen har diarienumret som namn. Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 36 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Digitala flygfotobilder Bevaras Excelfil Datamedia/Närarkiv Ja Digitalt ortofoto Bevaras Excelfil Datamedia/Närarkiv 1 år Digitala snedbilder Bevaras Excelfil Datamedia/Närarkiv 1 år Förvaras på hårddisk En kopia ska levereras till arkivet i samband med inleverans. *Digital backup på Lantmäteriavdelningen. **Utskrift görs enligt kommunens kartbladsindelning till pdf/A-format och levereras till Haningearkivet i samband med ny inleverans Förvaras på hårddisk En kopia ska levereras till arkivet i samband med inleverans. 1 år EDP-Future Nej EDP-Future Agresso Fakturakvittens Fakturaunderlag 10 år 10 år Bevaras Vid inaktualitet 10 år 10 år Personnummer, alfabetiskt/Närarkiv Kundnummer/Närarkiv Debiteringstyp/Närarkiv Anläggningsvis/Närarkiv Enhetsvis/Närarkiv Medgivande, autogiro 10 år VATTEN OCH AVLOPP Ekonomi Amorteringsplaner Avskrivningsfordringar Bokföringslistor Debiterade anläggningsavgifter Fakturajournaler EDP-Future EDP-Future/ Agresso EDP-Future Nej Nej 30 år Nej Kundnummer/Närarkiv EDP-Future/Agresso Nej Kundnummer/Närarkiv Nej Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 37 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Kontoutdrag (post- och bankgiro) Kundregister 10 år Vid inaktualitet 10 år EDP-Future EDP-Future Nej Nej EDP-Future Kontonummer/Närarkiv Kundnummer/ EDP-Future Års- månadsvis/Närarkiv Övriga vatten- och avloppshandlingar Analysprotokoll, vatten egenkontroll Arbetsorder Bevaras Excelfil Årsvis/Närarkiv 30 år 11 år EDP-Future Nej Avläsningskort, vattenmätare 2 år - Årsvis, mätarverkstaden/ EDP-Future Årsvis/Mätarverkstaden Driftjournaler Bevaras - Ja Dygnsrapport 10 år - Årsvis/ Driftövervakningsrum, Fors reningsverk Kronologiskt/ Driftövervakningsrum, Fors reningsverk Föreskrifter från annan myndighet som gäller verksamheten Vid inaktualitet - Närarkiv Informationsmaterial, egenproducerat Bevaras - Årsvis/Närarkiv 1 år Jourdagboken 10 år - Årsvis/Närarkiv Nej Kundrestkontra - Interndebiteringar - Bokföring - Verifikationer ANMÄRKNING Nej Nej Tillsynsbesök, rondering Nej Taxa, ABVA, miljöinfo. Ett arkivexemplar lämnas till registrator som levererar till Haningearkivet årligen Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 38 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Kalibreringsprotokoll (provtagningsprotokoll, vattenmätare) Ledningskartor/Register/ Rörnätsplan Miljörapporter Miljötillstånd Mätarbyten, register Mätningar, observationsrör Rörinspektionsprotokoll 11 år - Årsvis/Mätarverkstaden Nej Bevaras* VA-Banken Ja Bevaras Bevaras 11 år 10 år 5 år W3D3 W3D3 EDP-Future VA-Banken Objektsnummerordning/ databas Diarieakt Diarieakt Årsvis/Mätarverkstaden Årsvis/Närarkiv Områdesvis/Närarkiv Skyddsområde inklusive skyddsföreskrifter Teknisk dokumentation -Manual -Produktinformation -Garantibevis -Serviceprotokoll VA-anslutningsärenden - Anslutningsavtal - Nybyggnadskarta Vattenmål, domar Underhållsplaner rörnät Uppsägningsblanketter, kund Utredningar* Bevaras - Anläggningsvis/Närarkiv Ja Vid inaktualitet - Kronologiskt/Närarkiv Nej Bevaras Arkiva Fastighetsbeteckning/ Närarkiv Ja Bevaras Bevaras 10 år Bevaras W3D3 VA-Banken - Diarieakt Databas Alfabetiskt/Närarkiv Närarkiv 3 år Nej Nej Ja Bevaras* Diarieförs* Diarieakt* 3 år* Projekt Antagna anbud/offerter ANMÄRKNING *Arbetsmaterial gallras vid inaktualitet 3 år 3 år Nej Nej Nej För vattenskyddsområden Scannas hos Arkiva och är därmed även sökbara i deras databas. Bevaras i pappersform. *Ej kopplade till projekt *Gäller för summor mellan 21 200 -287 000 summor däröver diarieförs hos Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 39 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Södertörns upphandlingsnämnd. Anbud, ej antagna Besiktningsprotokoll Entreprenadavtal och beställningar 2 år 10 år Bevaras* Diarieförs* Närarkiv Projektvis/Närarkiv Diarieakt* Nej Nej 3 år* Geotekniska undersökningar Kalkyler Konsultavtal och konsulternas projekthandlingar Konsultritningar Korrespondens och övriga handlingar som instruktioner för drift och underhåll Projektdokumentation - foton - videofilmer Etc. Projektplan/Tidsplan Bevaras 10 år 10 år - Projektvis/Närarkiv Projektvis/Närarkiv Projektvis/Närarkiv 30 år Nej Nej Bevaras 10 år - Projektvis/Närarkiv Projektvis/Närarkiv 30 år Nej Bevaras - Projektvis/Närarkiv 30 år Bevaras Diarieförs Diarieakt 3 år Protokoll/Minnesanteckningar från sammanträden och projektmöten 10 år efter avslutande av projektet/g aranti Bevaras - Projektvis/Närarkiv Nej Projektvis/Närarkiv Ja Ritningar - relationsritningar *Gäller för summor mellan 21 200 -287 000 summor däröver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd. Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 40 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Bevaras Diarieförs Diarieakt 3 år 10 år Bevaras - Projektvis/Närarkiv Projektvis/Närarkiv Nej 30 år Vid inaktualitet Bevaras - Projektvis/Närarkiv Nej - Projektvis/Närarkiv Bevaras Diarieförs Diarieakt 3 år Bevaras Diarieförs 3 år Avtal, båtplatser Bevaras Diarieförs Besiktningsrapporter, broar 10 år Batman* Diarieakt Samfällighet/Pärmar hos tjänsteman Diarieakt. F, Y & L-platser (pärmsystem)/Närarkiv Batman* Besiktningsprotokoll, industrispår 10 år - Nej Bidragsansökningar Båtplatsregister Bevaras 1 år W3D3 - Årsvis/Pärmar hos tjänsteman Diarieakt Alfabetiskt/Närarkiv - konstruktionsritningar - arbetsritningar Skrivelser och korrespondens av betydelse Sprängjournaler Tekniska beskrivningar av projektet Tillstånd för sprängning och explosiva varor Utredningar som ligger till grund för projektet Yttranden från utomstående ANMÄRKNING TEKNIK Allmänt förekommande handlingar Avtal med samfälligheter angående belysning 3 år Nej 3 år Nej *Batman är ett system från Trafikverket Revideras årligen Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 41 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Dokumentation av beläggningsarbeten Dokumentation av broar Vid inaktualitet Bevaras LV-gata Vägnamn/LV-gata Nej Uppdateras kontinuerligt Batman* Batman/Närarkiv* Nej Fordonsakter* - Registreringsbevis - Beställningar - Kravspecifikation - Garantier - Utdrag från Transportstyrelsen Etc. Förordnande av parkeringsvakter Vid inaktualitet ** - Objektsnummerordning/ Närarkiv Nej * Samtliga uppgifter som nu finns i närarkivet håller på att föras in i Batman. Äldre handlingar levereras därefter till Haningearkivet. * Inkluderar Park- och naturavdelningen och VAavdelningens fordon. **Gallras när fordonet tas ur bruk. Bevaras W3D3 Diarieakt/ Kronologiskt hos tjänsteman 3 år Gatudatabas Vid inaktualitet Bevaras LV-gata Vägnamn/LV-gata Nej W3D3 Diarieakt 3 år Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Hamntaxor Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Handlingar rörande farleder, prickar, fyrar Bevaras - Närarkiv 30 år Hamnordningar och hamnföreskrifter Hamnplaner/hamnområdesplaner Uppdateras kontinuerligt Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 42 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING Kontrollavgift, parkering 6 månader Octavius Kontrollavgifter, statistik Vid inaktualitet 5 år - Årsvis/Närarkiv Nej W3D3 Original alfabetiskt/Närarkiv Kopia i diarieakt Nej Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Antas av kommunstyrelsen Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Antas av kommunstyrelsen Parkeringstillstånd för funktionshindrade - ansökan - beslut - överklaganden Planer och program för t.ex. gatubelysning m.m. Renhållningsordning och avfallsplan Renhållningstaxa Schakttillstånd Skrotbilsärenden - Protokoll - Besiktningsprotokoll - Rekvisitioner - Fordonsanmälningar - Bekräftelse på skrotning - Bekräftelse på avregistrering av fordon - Hemställan /anmaning om att flytta fordon Bevaras 10 år TEKIS-BIL* ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Nej Objektnummerordning/ Närarkiv Nej Nej Sekretess enl. OSL 26 kap. 1§ *Fr.o.m. juli 2012 diariefört i TEKIS-BIL. Dessförinnan analogt i akter i Närarkiv. Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 43 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Torghandel - Avtal - Tillstånd Bevaras W3D3 Diarieakt 3 år Trafikanordningsplaner Trafikföreskrifter, lokala Bevaras Bevaras ISY-Case TEKIS-LTF ISY-Case Objektnummerordning/ TEKIS-LTF samt Närarkiv Nej 30 år Trafikmätningar och trafikräkningar Trafikolycksfallsrapporter Trafikskaderapporter Trafiksäkerhetshandlingar: - Beslut om bidrag - Dokumentation kring aktiviteter - Egenproducerat informationsmaterial - Protokoll från råd och samarbetsgrupper 2 år - Vid inaktualitet Bevaras STRADA* Databas hos Trafikverket/ Nej Närarkiv STRADA* Nej - Kronologiskt/Närarkiv 30 år Trafiksäkerhetshandlingar: - Informationsmaterial, externt producerat Transporttillstånd Vid inaktualitet - Kronologiskt/Närarkiv Nej Kronologiskt/Närarkiv Nej Diarieakt Nej Uppehåll i sophämtning Vid inaktualitet * 3 år Diarieförs ANMÄRKNING Skickas till Transportstyrelsen för publicering. Blir giltig vid publicering. Signerad pappersutskrift bevaras i Närarkiv. *STRADA är en nationell databas hos Transportstyrelsen Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 44 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Upplåtelse av allmän plats Bevaras/ Vid inaktualitet * Diarieförs som inkommande remiss* Diarieakt* 3 år* * Missiv samt förvaltningens svar bevaras, övriga handlingar gallras Vinterväghållning: scheman, planer och dagböcker m.m.* Vid inaktualitet - Hos tjänsteman Nej *Handlingar rörande upphandling av entreprenad för vinterväghållningen hanteras enligt riktlinjer för upphandlingsärende Väghållarbeslut Bevaras - Kronologiskt/Närarkiv 30 år Projekt Antagna anbud/offerter Bevaras* Diarieförs* Diarieakt* 3 år* Anbud, ej antagna Besiktningsprotokoll Entreprenadavtal och beställningar inkl. avrop 2 år 10 år Bevaras* Diarieförs* Närarkiv Projektvis/Närarkiv Diarieakt* Nej Nej 3 år* Geotekniska undersökningar Kalkyler Konsultavtal och konsulternas Bevaras 10 år 10 år - Projektvis/Närarkiv Projektvis/Närarkiv Projektvis/Närarkiv 30 år Nej Nej - ansökan - tillstånd *Gäller för summor mellan 21 200 -287 000 summor däröver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd. *Gäller för summor mellan 21 200 -287 000 summor däröver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 45 HANDLINGAR projekthandlingar Konsultritningar Korrespondens och övriga handlingar som instruktioner för drift och underhåll Projektdokumentation - foton - videofilmer Etc. Projektplan/Tidsplan Protokoll/Minnesanteckningar från sammanträden och projektmöten Ritningar/relationsritningar Skrivelser och korrespondens av särskild betydelse Sprängjournaler Tekniska beskrivningar av projektet Tillstånd för sprängning och explosiva varor Utredningar som ligger till grund för projektet Yttranden från utomstående BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Bevaras 10 år - Projektvis/Närarkiv Projektvis/Närarkiv 30 år Nej Bevaras - Projektvis/Närarkiv 30 år Bevaras 10 år Diarieförs - Diarieakt Projektvis/Närarkiv 3 år Nej Bevaras Bevaras Diarieförs Projektvis/Närarkiv Diarieakt 30 år 3 år 10 år - Förvaras hos entreprenören under gallringsfristen Nej Bevaras - Projektvis/Närarkiv 30 år Vid inaktualitet Bevaras - Projektvis/Närarkiv Nej - Projektvis/Närarkiv 30 år Bevaras Diarieförs Diarieakt 3 år ANMÄRKNING PARK OCH NATUR Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 46 HANDLINGAR Allmänt förekommande handlingar Arbetsorder Besiktningsprotokoll lekplatser Beställning av diverse tjänster/varor: - beställningar - följesedlar - kvitton Garantibevis Informationsskrifter, broschyrer el. likande som framställts inom verksamheten Inventarieförteckning över maskiner och redskap Kemikalieförteckning Monteringsanvisningar Skötselavtal med föreningar, andra förvaltningar o.dyl. Statsbidragsansökningar Trädfällning, avtal TÜF-certifikat BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING 5 år 10 år Vid inaktualitet - Årsvis/ Närarkiv* Kronologiskt/Närarkiv Kronologiskt/Närarkiv Nej Nej Nej *Enbart digitalt 1 år efter utgången giltighet Bevaras - Ämnesvis hos arbetsledare Nej - Ämnesvis/Närarkiv 1 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet 2 år efter upphörd giltighet Bevaras Bevaras - Områdesvis/Närarkiv Nej - Alfabetiskt/Närarkiv Nej - Närarkiv Nej W3D3 Diarieakt Nej W3D3 W3D3 Diarieakt Diarieakt 3 år 3 år Vid inaktualitet - Närarkiv Nej Gäller summor under 21 200 kr Ett arkivexemplar lämnas till registrator som levererar till Haningearkivet årligen Digital lista Kopior förvaras på Park- & Naturavdelningen, gallras vid inaktualitet Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 47 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Förteckning och ritningar över grönytor inom detaljplaneområde Bevaras Närarkiv 30 år Äldre kartor i pappersform i Närarkiv. Hör till projekt. Levereras ej idag Certifikat och utbildningsbevis för anställda Vid inaktualitet - Ämnesvis/Närarkiv Projekt Antagna anbud/offerter Bevaras* Diarieförs* Diarieakt* 3 år* *Gäller för summor mellan 21 200 -287 000 summor däröver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd Anbud, ej antagna Besiktningsprotokoll Entreprenadavtal och beställningar inkl. avrop 2 år 10 år Bevaras* Diarieförs* Närarkiv Projektvis/Närarkiv Diarieakt* Nej Nej 3 år* Geotekniska undersökningar Kalkyler Konsultavtal och konsulternas projekthandlingar Konsultritningar Korrespondens och övriga handlingar som instruktioner för drift och underhåll (skötselplaner) Projektdokumentation - foton - videofilmer Etc. Bevaras 10 år 10 år - Projektvis/Närarkiv Projektvis/Närarkiv Projektvis/Närarkiv 30 år Nej Nej Bevaras 10 år - Projektvis/Närarkiv Projektvis/Närarkiv 30 år Nej Bevaras - Projektordning/Närarkiv 30 år *Gäller för summor mellan 21 200 -287 000 summor däröver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 48 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET Projektplan/Tidsplan Protokoll/Minnesanteckningar från sammanträden och projektmöten Ritningar/relationsritningar Skrivelser och korrespondens av särskild betydelse Sprängjournaler Tekniska beskrivningar av projektet Tillstånd för sprängning och explosiva varor Utredningar som ligger till grund för projektet Yttranden från utomstående Bevaras 10 år Diarieförs - Diarieakt Projektvis/Närarkiv 3 år Nej Bevaras Bevaras Diarieförs Projektvis/Närarkiv Diarieakt 30 år 3 år 10 år Bevaras - Projektvis/Närarkiv Projektvis/Närarkiv Nej 30 år Vid inaktualitet Bevaras - Projektvis/Närarkiv Nej - Projektvis/Närarkiv 30 år Bevaras Diarieförs Diarieakt 3 år Bevaras - Digitalt i Närarkiv Nej Bevaras Aros/Trossen Detaljplansnummer/ Lantmäterimyndighetens närarkiv Ja ANMÄRKNING LANTMÄTERIMYNDIGHETEN Allmänt förekommande handlingar Avtalsservitut Detaljplan - Laga kraft registrering - Plankarta (analog, original) Upprättat från och med 200806-01 hos Inskrivningsmyndigheten. Äldre hos Riksarkivet Original leveraras till Haningearkivet efter scanning Kopia förvaras i Plansenhetens närarkiv som arbetsmaterial. Se även Plan. Förrättningsakter Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 49 HANDLINGAR BEVARAS/ GALLRAS REGISTRERING ORDNING/FÖRVARING TILL HANINGEARKIVET ANMÄRKNING Genomförda förrättningar Bevaras Trossen 1 år Levereras årligen Inställda förrättningar efter återtagande 10 år Underlag till förrättningar, restakt 2 år Aktnummer – serier/ Lantmäterimyndighetens närarkiv Kronologiskt i pärm/ Lantmäterimyndighetens närarkiv Månadsvis/ Lantmäterimyndighetens närarkiv HANDLINGAR GALLRING ANMÄRKNING 2 år Registreras på ärendet Rutinartade handlingar i W3D3 Vid inaktualitet Registreras inte Vid inaktualitet Registreras inte Nej Nej HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE Handlingar som inkommit för kännedom från allmänheten eller andra myndigheter och som inte föranleder någon åtgärd. Inkomna handlingar, som inte berör förvaltningens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, och som inte kräver någon vidare åtgärd. Tjänsteanteckningar, rutinmässiga som inte tillför Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 50 HANDLINGAR sakuppgift Kvitto från fax att försändelse gått fram Trafikjournaler från fax och scanner Missiv till fax om inte anteckning påförts som tillför ärendet sakuppgift Inkomna eller expedierade framställningar och meddelanden av rutinmässig karaktär t.ex. påminnelseavier, kallelser, kursinbjudningar, cirkulär, nyhetsbrev Loggar av rutinmässig karaktär Ex: e-post-loggar, cookiefiler, globalfiler Systemloggar: systemfel, felmeddelanden/larm i ITinfrastruktur eller applikationer Inkomna eller expedierade förfrågningar av tillfälligbetydelse T.ex. Intresseanmälningar (spontanansökningar) Kopior och dubbletter av handlingar som inte har någon funktion och där myndigheten bevarar original GALLRING ANMÄRKNING Vid inaktualitet Registreras inte Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Registreras inte 3 mån 1 mån Vid inaktualitet Registreras på ärendet Rutinartade handlingar i W3D3 Vid inaktualitet Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 51 HANDLINGAR GALLRING Register, liggare och andra tillfälliga förteckningar, som endast är till för att underlätta för myndigheten och som saknar betydelse på längre sikt Felaktiga uppgifter av registerkaraktär som skrivfel, räknefel och liknande E-post och fax som bekräftas med originalhandling, och som inte påförts anteckning av betydelse E-post som inte är elektroniskt signerad eller motsvarande, och som överförs till annan databärare t.ex. papper Röstmeddelanden, sms och liknande som tillfört ett ärende sakuppgift Spam, reklam, broschyrer med reklamsyfte Manualer, lathundar Fotografier, PowerPoint, filmer, ljudband, CD-skivor och liknande framtagna för intern information och utbildning Rutinbeskrivningar Postöppning, fullmakt Vid inaktualitet ANMÄRKNING Vid inaktualitet Gallras när rättning skett Vid inaktualitet Ankomstdatum registreras i diariet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Sakinformation överförs till tjänsteanteckning Vid inaktualitet Registreras inte Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Förvaras i alfabetiskt ordning i postrum Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28. 52 HANDLINGAR GALLRING ANMÄRKNING Hårddiskar i datorer, skrivare, scannrar och kopiatorer Begäran om allmän handling Vid inaktualitet* *Ta som hand enligt avtal 2 år Registreras som anonym registerpost på ärendet Rutinartade handlingar i W3D3. Förfrågan skrivs ut och förvaras i Närarkiv Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
