55plus - Linköpings kommun

Kvalitet och utvärderingskontoret
Dnr Än 2015-432
Avtals- och verksamhetsuppföljning 2015
Verksamhet
55plussare assistans och hemtjänst AB
Datum för besök
2015-07-01
Deltagare/metod
Metod
Uppföljningen genomfördes via intervjuer med personal och ledning var för
sig. Vidare hade ett grundmaterial gällande genomförandeplaner, ekonomi
och personalkompetens tagits fram inför besöket.
Deltagare
55 Plus: Verksamhetschef Abbe Hertzman samt två personal.
Omsorgs- och äldreförvaltningen, Planeringsledare Maria Svensson,
Kvalitets- och utvärderingschef Mattias Bly
Faktauppgifter om verksamheten
Utförare
55plussare assistans och hemtjänst AB
Avtalstid
2012-12-01 tills vidare
Diarienummer
Än 2010-45
Arbetsledning
Abbe Hertzman
E-post
[email protected]
Postadress
Överstegatan 22 582 12 Linköping
Besöksadress
Överstegatan 22 582 12 Linköping
Typ av verksamhet
Verksamhetsområde
Inriktning
IFO
ÄO
Öppenvård
LSS
Boende
Socialpsykiatri
Dagverksamhet
Hemtjänst
Antal platser/volym
21 brukare som har personlig omvårdnad och/eller boservice
Tjänster
Personlig omvårdnad samt städning tvätt och inköp,
Annat
Tidigare uppföljningar
Genomförda
uppföljningar under det
senaste året
Ingen avtalsuppföljning har skett det senaste året
Verksamhetsberättelse
Inkommen för 2014 men med brister inom flera områden.
Inkomna klagomål
Ett klagomål har inkommit under våren 2015
Verksamhetsuppföljning
Avtal
Bedömning
1.2 Lagstiftning med mera
Utföraren ska vid var tid följa gällande lagstiftning för verksamheten. Viktig
lagstiftning för verksamheten är bland annat socialtjänstlagen, hälso- och
sjukvårdslagen, offentlighets- och sekretesslagen och arbetsmiljölagen.
Båda de två i personalen som intervjuades hade jobbat sedan
verksamheten startades för cirka två och ett halvt år sedan men hade, enligt
personalen själva, trots detta endast tidsbegränsade anställningar. Vidare
framkom av personalens schema att en i personalen arbetade varje dag
under två veckor. Den andre intervjuade uppgav att hon arbetat 26 dagar i
sträck. Detta var vanligt förekommande även om det begränsats något
under våren.
Utföraren saknar rutiner för sjukanmälan. Personalen ringer till kollegor vid
frånvaro för att se till att ”sina” brukare får sina insatser utförda.
Verksamhetschefen informeras endast då personalen inte lyckas lösa
frånvaron själva.
Personalen beskriver en arbetsmiljö som i vissa fall medför risker för
olycksfall vilket påtalats för verksamhetschef. Arbetsmiljön har inte
kontrollerats i syfte att identifiera och minimera risker.
Bedömningen är att det finns flera tveksamheter kring huruvida 55
plussarna AB lever upp till arbetsmiljölagen och föreskrift AFS 1990:18
gällande omvårdnadsarbete i enskilt hem samt arbetstidslagen.
Avtal
1.1.4 Ersättning till utförare
Debiterbar tid
Med debiterbar tid avses den tid som utförs i den enskildes hem, inklusive
servicelägenhet och som består av personlig omvårdnad eller boservice.
Tiden kan även utföras utanför den enskildes hem men vara riktad direkt till
den enskilde t ex inköp eller då personlig omvårdnad ges på annan plats än
i bostaden.
Tid som åtgår för att utföra delegerade sjukvårdsuppgifter som utförs i
samband med hemtjänst får debiteras.
Dubbelbemanning som av arbetsmiljöskäl krävs för vissa arbetsmoment får
debiteras.
För restid överstigande 15 minuter erhålls restidsersättning. D v s
restidsersättning utgår fr o m den 16:e minuten. Restidsersättningen för
restid överstigande 15 minuter utges till och från och mellan brukare.
Restidsersättning utgår med samma timpris som gäller för den insats man
reser för att utföra.
Restid förutsätts i tätort ske med cykel och i kommunens ytterområden med
bil. Utförare skall planera sin restid utifrån ekonomiska och miljömässiga
hänsyn.
Bedömning
Utförare som har dygnet runt ansvar för att besvara och åtgärda
trygghetslarm får debitera ett särskilt pris för personlig omvårdnad dag
respektive natt.
Verksamheten har inget planeringsstöd och sammanställer heller inte
personalens nyttjandegrad/debiterbar tid på annat sätt.
Ekonomisk uppföljning som genomförts påvisar brister vad det gäller
registrerad och fakturerad tid. Det har återkommande funnits en diskrepans
mellan den registrerade och den fakturerade tiden. Utföraren mäter inte
utförd tid gällande personlig omvårdnad hos respektive brukare och har
därför ingen uppgift om hur mycket tid som gått åt hos den enskilde
brukaren.
Verksamhetschefen anger att utbildningen gällande debitering i Treseva var
”rörig” och omfattade för många olika typer av verksamheter vilket gjort att
han haft svårt att registrera korrekt.
Problemen med fakturering har påtalats under en längre tidsperiod utan att
någon nämnvärd förbättring har skett.
Bedömningen är att utföraren inte lever upp till kraven gällande fakturering
och ersättning.
Avtal
Bedömning
1.2.2 Kvalitetsledningssystem med mera
Utföraren ska ha ett kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven i
Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Ledningssystem för
kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9).
Utföraren har en pärm med generella system som gäller för 55 plussarna
AB i hela Sverige samt en pärm med anpassade rutiner. Arbetet med att ta
fram dessa har påbörjats under senaste månaderna. Systemet innehåller
dock inte samtliga nödvändiga delar, exempelvis saknas rutin för riskanalys
och egenkontroll. Tidigare har det inte funnits ett sammanställt
ledningssystem.
Verksamheten har inte arbetat med riskanalyser för att bedöma om det
finns risk för händelser som skulle kunna inträffa och som kan medföra
brister i verksamhetens kvalitet.
Personalen har inte kunskap om kraven gällande rapportering av
missförhållanden (Lex Sarah) och det har heller inte genomförts utbildning
inom området. Personalen är inte medveten om det finns någon rutin för
detta. Varken verksamhetenschefen eller personalen kan redogöra för hur
en rapportering av missförhållande ska hanteras. Av inkommen
verksamhetsberättelse framkommer att företaget inte har rutiner för arbetet
med missförhållanden.
Efter att den nuvarande verksamhetschefen tillträdde under våren har
personalen instruerats att skriva avvikelser. De har dock inte fått någon
utbildning om vad som ska avvikelserapporterats och heller inte hur dessa
sedan ska hanteras. Som exempel på avvikelser ges när brukare är hotfulla
eller vägrar ta emot hjälp. Inga exempel gällande brister i utförandet ges.
Bedömningen är att utföraren inte har ett fungerande
kvalitetsledningssystem, dels beroende på att det saknas delar i det
befintliga systemet men framför allt då det inte används i verkligheten och
då personalen inte har kännedom om innehållet.
1.4.3 Regler för att erhålla hemtjänst
Personer över 75 år kan vända sig direkt till hemtjänstutföraren
(Linköpings kommun tillämpar förenklad handläggning för personer över 75
år.) Utföraren hjälper, vid ett hembesök, den som önskar hemtjänst att fylla i
ansökan. Behovet av hemtjänst bedöms av den äldre tillsammans med
utförarens chef eller annan särskilt utsedd person som genomgått utbildning
i kommunens riktlinjer för hemtjänst och övriga insatser för äldre. Den
gemensamma bedömningen mynnar sedan ut i en ansökan som beskriver
vilka insatser man kommit överens om. Utföraren skickar denna ansökan till
socialkontoret. Socialkontoret fattar ett biståndsbeslut. Den enskilde har
alltid möjlighet och rätt att få sin sak prövad som bistånd och därmed rätt att
överklaga ett beslut om man inte är nöjd. Utföraren skall vara den enskilde
behjälplig i kontakter med socialkontoret.
Avtal
För att utförare ska ha rätt att tillämpa den förenklade handläggningen och
påbörja insatser efter hembesöket ställs följande krav på utföraren:
-
-
-
-
-
Bedömning
Endast chefer eller annan kvalificerad särskild utsedd personal får
genomföra hembesök och påbörja den förenklade
handläggningen, ge information om hemtjänst samt hjälpa den
enskilde att fylla i ansökan.
Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan skall ha
god kunskap om lagstiftning samt kommunens stöd- och
biståndsinsatser inom äldreomsorgen.
Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan har ansvar
för att förmedla och samordna insatser om den enskilde har
behov av andra insatser och valt olika utförare.
Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan skall ha
god tillgänglighet för att möjliggöra personligt besök inom 1 – 2
dagar.
Krav på deltagande i informationsmöten och utbildningar
anordnade av kommunen.
För att kunna genomföra hembesöket, ge information, och ta emot ansökan
skall ansvarig chef eller annan kvalificerad särskilt utsedd personal hos
utföraren genomgått av kommunen särskild anordnad utbildning.
Utbildningen är kostnadsfri för utföraren.
Hembesök genomförs av verksamhetschef vilken genomgått utbildning
gällande serviceavtal samt hantering i Treserva. Innan hemtjänsten
påbörjas görs ytterligare ett hembesök av verksamhetschef och personal.
Vid hembesöket informeras brukaren om företaget, gällande regler och
riktlinjer, äldrelots samt valfrihetssystemet.
Bedömningen är att utföraren lever upp till avtalets krav.
1.5.1 Kompetenskrav
Avtal
Avtal
Bedömning
Utföraren ska säkerställa att personalen har erforderlig utbildning och
kompetens för uppdraget och personlig lämplighet för arbetsuppgifterna.
1.5.4 Krav vid nyanställning av personal i omvårdnadsarbete
Vid nyanställning av personal som ska arbeta med personlig omvårdnad
ska minst 80 procent av personalstyrkan ha slutfört gymnasieskolans Vårdoch omsorgsprogram eller motsvarande, inklusive validering. Med
anställning avses både tillsvidareanställningar och vikariat som överstiger 6
månader.
Endast enstaka i personalgruppen har erforderlig utbildning.
Verksamhetschefen har inte rätt att anställa personal då detta görs av VD.
Samtlig personal har tidsbegränsade anställningar. Verksamhetschefen
planerar att två eller tre av personalen ska anställas tillsvidare men beslutet
ska tas av VD.
Bedömningen är att utföraren inte lever upp till kravet på kompetens.
1.5.2 Arbetsledare
Avtal
För arbetsledare av personlig omvårdnad gäller: Med lämplig utbildning
avses social omsorgslinje, socionom, sjuksköterska eller annan relevant
högskoleutbildning. Flerårig dokumenterad erfarenhet som
verksamhetschef inom äldreomsorgen och utbildning inom vård- och
omsorg kan ersätta kravet på denna utbildning.
Bedömning
Verksamhetschefen har relevant högskoleutbildning. En ersättare har
anställts. Meriter på ersättaren kommer att skickas till omsorgskontoret
snarast.
Bedömningen är att utföraren lever upp till kravet på arbetsledare.
Ersättarens kompetens kommer bedömas så snart handlingar inkommit.
1.6.2 Tillgänglighet
Avtal
Hemtjänstpersonal ska vara tillgänglig per telefon på de tider som utföraren
åtar sig att bedriva verksamhet. Överkoppling till mobiltelefon medges.
Utförarens ledningspersonal ska kunna nås per telefon på kontorstid mellan
klockan 08:00 – 17:00 vardagar.
Hembesök när någon efterfrågar hemtjänst ska kunna göras inom två
dagar. Detta gäller både vid tecknandet av serviceavtal och när
biståndsbeslut finns.
Akuta insatser ska kunna inledas omgående. Övriga insatser avseende
personlig omvårdnad ska kunna inledas inom två dagar. För boservice
gäller den tidpunkt som överenskommits mellan utföraren och
hemtjänstmottagaren.
Bedömning
55 Plussarna har inte någon telefon till personalen, vare sig mobil eller fast i
hemtjänstlokalen. Personalen måste använda sina privata telefoner och det
är även dessa telefonnummer som ges till brukarna. Det finns inga krav i
anställningsvillkoren att privat telefon ska användas eller under vilken tid
personalen ska vara tillgänglig på telefon. I praktiken innebär detta att
utföraren inte säkerställt att personal finns tillgänglig på telefon.
Verksamhetschef finns tillgänglig mellan 07:00 och 17:00. Vid akuta
problem ska personal först ringa VD som sedan informerar
verksamhetschef.
Hembesök genomförs inom två dagar från att brukaren kontaktat företaget.
Insatsen påbörjas så snart planering är gjord men akuta insatser inleds
omedelbart.
Bedömningen är att utföraren lever upp till kraven gällnade tillgänglighet för
hembesök, uppstart av insatsen samt ledningspersonalens tillgänglighet.
Utföraren lever inte upp till kravet på personalens tillgänglighet då denna
inte är säkerställd.
Avtal
1.6.4 Dokumentation/journaler/genomförandeplan
För varje brukare skall finnas ett undertecknat beslutsunderlag och därtill
hörande genomförandeplan för överenskomna insatser.
För biståndsbeslutade insatser skall finnas en genomförandeplan för
beslutade insatser.
Genomförandeplanen för den som erhåller personlig omvårdnad skall visa
den enskildes behov över hela dygnet och upprättas tillsammans med den
enskilde och, om den enskilde så önskar, dennes företrädare samt någon ur
personalgruppen som känner personen väl. Genomförandeplanen skall
revideras vid behov dock minst en gång per år.
Av genomförandeplanen skall framgå alla insatser som den enskilde har
även om dessa insatser ges av annan utförare. Av genomförandeplanen
skall framgå om den enskilda har insatser enligt HSL. Om insatser ges av
flera utförare skall utföraren vid behov ta initiativ till samordning
Bedömning
Personalen uppger att arbetet med att skriva genomförandeplaner har
påbörjats. De vet dock inte var planerna finns. Enligt verksamhetschef finns
inte genomförandeplaner idag men ett arbete med framtagande av mallar
och att informera personal om syfte med planerna med mera har påbörjats.
Utbildning i hur genomförandeplaner ska skrivas i Treserva kommer att ske
den 24 augusti.
Information om hur insatserna ska genomföras ges till ny personal genom
att de går bredvid den ordinarie personalen. Ingen skriftlig beskrivning finns.
Bedömningen är att utföraren inte lever upp till kraven då
genomförandeplaner saknas.
Avtal
Bedömning
1.7 Uppdragets utförande, hälso- och sjukvårdslagen (HSL)
Utföraren ansvarar för att dennes personal har kompetens att efter
delegering utföra vissa hälso- och sjukvårdsinsatser i samband med att
hemtjänst ges. Samverkan ska ske mellan hemtjänstutförare och vårdgivare
för att säkerställa patientsäkerheten. Lokala skriftliga samverkansrutiner ska
upprättas mellan hemtjänstutförare och vårdgivare.
Ingen personal utför hälso- och sjukvårdsinsatser och har därför ingen
delegering.
Varken personal eller verksamhetschef har kunskap om hur samverkan
med vårdcentral respektive hemsjukvård ska ske. Vid medicinska problem
hos brukare uppger personal att de använder brukarens larm för att
kontakta den utförare som är ansvarig för detta alternativt 1177.
Bedömningen är att det finns stora brister då bristen på kunskap och
samverkan kan få allvarliga konsekvenser för brukare.
Resultat
Utifrån genomförd uppföljning kan konstateras att 55plussare assistans och
hemtjänst AB i flera delar uppvisar allvarliga brister. För att fortsätta som
hemtjänstutförare i Linköpings kommun krävs ett omfattande
förbättringsarbete.
Arbetsmiljö
Det finns tveksamheter kring huruvida utföraren lever upp till kraven i
arbetsmiljölagen och föreskrifter gällande omvårdnadsarbete i enskilt hem i allt
från frågor rörande personalens arbetsmiljö och anställningsförhållanden till
arbetstider.
Kvalitetsledningssystem
Befintligt kvalitetsledningssystem lever inte upp till samtliga krav i
Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9. Ledningssystemet är heller inte
implementerat i personalgruppen vilken saknar kunskap om exempelvis
bestämmelserna kring rapportering av missförhållande samt avvikelser.
Kompetenskrav
Nästan samtlig personal som arbetar saknar erforderlig utbildning och
utföraren lever därför inte upp till kravet på formell kompetens.
Då kravet på att vid nyrekrytering ska minst 80 procent vara undersköterskor
har funnits sedan verksamheten startade har inte heller detta krav efterlevts.
Tillgänglighet
Då personalen endast är tillgängliga på sina privata mobiltelefoner finns ingen
formell tillgänglighet till personal. Att brukarna ringer till personalens egna
telefoner ersätter inte kravet på tillgänglighet till personal enligt avtal.
Genomförandeplaner
Genomförandeplaner saknas vilket medför att brukarnas möjlighet att påverka
insatsens utförande starkt begränsas, liksom möjligheten till uppföljning.
Särskilt stor risk uppstår vid semestertider då vikarier inte har någon möjlighet
att förbereda insatserna på ett relevant sätt. Även med tanke på att
verksamheten till stor dels bedrivs av personal med tidsbegränsade
anställningar blir avsaknaden av genomförandeplaner särskilt allvarlig.
Ekonomi
Processen gällande beviljade insatstimmar, registreringar och
debiteringsunderlag i Treserva samt fakturering till omsorgskontoret uppvisar
flera brister. Verksamhetsansvariga behöver säkerställa att denna process sker
enligt kommunens bestämmelser.
Hälso- och sjukvård
Med tanke på avsaknaden av utbildad personal är det tveksamt om utföraren
har säkerställt personalens kompetens för att ta emot delegering från
sjuksköterska.
Då både rutiner och kunskap om samverkan med vårdcentraler och
hemsjukvården saknas finns risk för allvarliga konsekvenser för brukarna.
Bristen kan leda till försenade medicinska insatser och därmed konsekvenser
för brukarens liv och hälsa.
Åtgärder
Då kvalitets- och utvärderingskontoret och omsorgskontoret anser att flera av
de uppmärksammade bristerna är av mycket allvarlig karaktär krävs dels
omedelbara insatser och dels ett strukturerat förändrings- och
förbättringsarbete. Kvalitets- och utvärderingskontoret och omsorgskontoret
kräver med stöd av gällande avtal, 3.3.3 Uppförande på grund av brott mot
godkännandevillkor eller avtalsvillkor m.m., att uppmärksammade brister
åtgärdas. Om bristerna inte åtgärdas kan kommunen komma att säga upp
avtalet.
Nedanstående åtgärder ska genomföras omedelbart. Redovisning av hur detta
skett ska inkomma till kvalitets- och utvärderingskontoret senast 2015-08-14.





Ta fram rutiner för samverkan med vårdcentralerna och hemsjukvården.
Utbilda personalen i ansvar och krav gällande kommunal hälso- och
sjukvård och egenvård.
Genomföra risk- och konsekvensanalys samt ta fram handlingsplan
avseende omvårdnadsarbete i enskilda hem.
Ta fram rutiner för att säkerställa utförande av insatser vid exempelvis
personals sjukfrånvaro eller andra oförutsedda händelser.
Säkerställa personalens tillgänglighet på telefon.
En åtgärdsplan gällande hur nedanstående punkter ska åtgärdas ska inkomma
till kvalitets- och utvärderingskontoret senast 2015-09-15.






Säkerställa personalens arbetsmiljö och arbetsförhållande.
Uppdatera kvalitetsledningssystemet så att det lever upp till kraven i
SOSFS 2011:9
Implementera kvalitetsledningssystemet i personalgruppen.
Utarbeta kompetensutvecklingsplaner för befintlig personal samt
säkerställa att, vid behov av rekrytering, undersköterskor anställs.
Upprätta genomförandeplaner för samtliga brukare samt utbilda
personalen i hanteringen och betydelsen av planerna.
Säkerställa att processen avseende registrering av insatser och
fakturering utförs enligt kommunens krav.
Maria Svensson
Planeringsledare
Mattias Bly
Kvalitets- och utvärderingschef