Instruktion för ansökan om - projektinitiering

Instruktion för ansökan om - projektinitiering 2014-2015
Version 1 juni 2015
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Instruktionens syfte
Del 1
s. 2
1. Utlysning av projektinitiering 2014-2015
1.1 Om projektinitiering
1.2 Ansökningstid för utlysningen 2014-2015
1.3 Prioriteringar
1.4 Anvisningar för ansökan avseende projektinitiering
1.5 Ansökningar som inte bedöms
1.6 Partnerskap
1.7 Samarbetsländer
s. 2
s. 2
s. 2
s. 3
s. 3
s. 3
s. 4
s. 4
Del 2
2.1 Att ansöka om projektinitiering
2.2 Behandling av ansökan
2.3 Utforma en ansökan
2.4 Bilagor till ansökan
2.5 Bedömningskriterier
Appendix
Sammanställning av frågeställningarna i bilaga 1 och 2
s. 5
s. 5
s. 6
s. 7
s. 8
Instruktionens syfte
Denna instruktion vänder sig till organisationer som har för avsikt att söka projektmedel för uppstart
av projekt - projektinitiering - från Svenska institutet, SI. I instruktionen finns viktig information
om de krav som gäller för ansökan, utlysningens prioriteringar samt anvisningar om ansökningsoch bedömningsprocess. I ett appendix finns det även en sammanställning av de frågeställningar
som sökande ska besvara.
SI rekommenderar att ni läser igenom hela instruktionen, inklusive frågeställningarna i appendixet,
innan ni börjar skriva på er ansökan.
1. Utlysning av projektmedel för projektinitiering 2014-15
1.1 Om projektinitiering
Projektinitiering, PI, är en stödform inom ramen för samarbete i Östersjöregionen inom SI som
erbjuder svenska aktörer att ansöka om projektmedel. Stödformen syftar till att skapa och utveckla
nya projektsamarbeten som bidrar till en ekonomiskt, miljömässigt och socialt hållbar tillväxt och, i
förlängningen, en fördjupad integration av regionen.
Den projektverksamhet som SI stödjer ska ha en tydlig policykoppling till aktuella policyer inom
regionen. Projekten som stöds ska syfta till att möta en utmaning som identifierats i någon av
följande policyer: EU:s strategi för Östersjöregionen, Östliga partnerskapet och/eller HELCOM:s
handlingsplan för Östersjön. 1
Projektmedel för uppstart av projekt - projektinitiering - kan beviljas till projekt för att exempelvis:




Genomföra en förstudie inför ett större Östersjöregionalt projekt,
Etablera nya nätverk som ska verka för att möta en utmaning som definieras i de
policyer som anges ovan,
Utvidga och förstärka befintliga nätverk som ska fortsätta att ta sig an utpekade
utmaningar,
Förbereda en ansökan om EU-finansiering från någon av EU:s finansiella instrument
eller andra fonder.
1.2 Ansökningstid för utlysningen 2014-2015
Utlysningsperioden är 24 juni 2014 – 31 oktober 2015.
SI tar emot ansökningar och fattar beslut löpande under hela utlysningsperioden.
Meddelande om våra beslutstillfällen kommer att annonseras på Svenska Institutets hemsida. I regel
sker de en gång per månad, med undantag för juli, augusti och december.
Det första beslutstillfället kommer att hållas i september 2014.
Syfte och mål med projektinitiering
Projektinitiering är avsett för uppstart av samarbeten som förväntas leda vidare till större projekt.
Stödet till projektinitiering syftar till att skapa förutsättningar för ömsesidiga och långsiktiga
samarbeten mellan aktörer i Sverige och Östersjöländerna som i sin tur ska främja en ekonomiskt,
1
Länkar till policyerna finns på SI:s hemsida
2
miljömässigt och socialt hållbar tillväxt och utveckling i Östersjöregionen och dess närområde.
Projekten ska vara inriktade på gemensam problemlösning som gynnar alla deltagande aktörer samt
regionen som helhet.
Projekten ska utgå från en kontextanalys och ha en nyskapande ansats i regionen – det kan till
exempel handla om samarbete i nya konstellationer, med nya metoder eller kring en ny tematik.
Ansökan ska innehålla tydligt formulerade syften och mål som är i linje med de prioriteringar som
anges i utlysningen.
Grunden för den relationsskapande verksamheten är mötet mellan individer och organisationer, vars
mål är att stödja och stimulera ömsesidiga och uthålliga relationer och partnerskap. Genom
projektinitiering förväntas deltagarna utveckla sina internationella relationer i regionen, förbättra sin
kompetens kring samarbete i Östersjöregionen samt öka kunskapen inom sitt samarbetsområde.
1.3 Prioriteringar
Ansökan kan för utlysningen 2014-2015 göras inom tre övergripande områden som stämmer
överens med de prioriteringar som finns inom tidigare nämnda policyer och flertalet av
prioriteringarna för EU:s finansiella instrument såsom de gränsregionala, de interregionala och de
transnationella programmen samt sektorsprogrammen. Prioriteringarna är:
En ekologiskt hållbar region
-
Avser projekt inom miljö och hållbar utveckling
Hållbar tillväxt för ökat välstånd
-
Avser näringslivsrelaterade projekt samt projekt som
rör t.ex. innovation, regional utveckling och turism
Regionens utmaningar
-
Avser samhällsrelaterade projekt som t.ex. projekt
inom det sociala området, hälsa samt civil säkerhet.
I ansökan om stöd till projektinitiering ska den sökande göra en kontextanalys och beskriva hur
projektet svarar mot någon av utlysningens prioriteringar. Den sökande parten ska beskriva
projektets relevans i en Östersjöregional kontext genom att beskriva projektets koppling till
relevanta policyer som EU:s strategi för Östersjöregionen, EU:s Östliga partnerskap och/eller
HELCOM:s handlingsplan för Östersjön (BSAP).
1.4 Anvisningar för ansökan avseende projektinitiering








Den elektroniska ansökan ska vara fullständigt ifylld och samtliga bilagor (på avsedda
mallar) bifogade.
Projektet kan pågå i maximalt ett år.
Projektet måste omfatta en av prioriteringarna i utlysningen 2014-2015.
En organisation, baserad i Sverige, måste vara sökande och huvudansvarig för projektets
genomförande och redovisning.
Ett partnerskap för projektinitiering ska omfatta minst tre stödberättigade länder.
Ett partnerskap för projektinitiering ska omfatta minst tre aktörer – varav den huvudsökande
ska vara från Sverige.
SI ger inom ramen för projektinitiering inte stöd till renodlade forskningsprojekt. Däremot
kan forskningsaktiviteter vara en del av projekten.
SI tillämpar de generella statsstödsreglerna. (Mer information angående statsstödsreglerna
finns här: Konkurrensverket - Statsstöd.
3
1.5 Ansökningar som inte bedöms
SI har rätt att inte ta upp ansökningar för bedömning på följande grunder:





Ansökan är inte inskickad genom SI:s elektroniska formulär avsett för projektinitiering.
Ansökan är ofullständig.
Ansökan inkom utanför ansökningsperioden.
Ansökan faller inte inom ramen för något av de prioriterade områdena för utlysningen
avseende 2014-2015.
Den sökande organisationen är inte behörig att söka projektmedel.
Om ansökan inte tas upp för bedömning får den sökande organisationen ett skriftligt besked om
grunden för detta. SI:s beslut kan inte överklagas.
1.6 Partnerskap
Följande svenska aktörer från offentlig, privat och ideell sektor kan ansöka om medel för
projektuppstart och bilda ett partnerskap:
Enskilda organisationer
Företag
Kommuner, regioner, regionförbund och landsting
Lärosäten och forskningsinstitut
Mellanstatliga organisationer
Näringslivets branschorganisationer
Statliga myndigheter
Alla samarbetsparter i projektet ska också representera någon eller några av dessa aktörer. SI ser
positivt på partnerskap som omfattar fler än tre aktörer – gärna breda partnerskap med aktörer från
flera av aktörsgrupperna.
När ett partnerskap sätts samman ska fokus ligga på aktörernas relevans och kompetens för att
uppfylla syfte och mål för projektet. För att nå resultat krävs att alla parter har bestämda funktioner,
mandat och förmåga att genomföra projektet. Tänk på att arbetet inom projektet ska ske i
samverkan mellan alla parter, med fokus på gemensam problemlösning. För den huvudsökande
gäller att särskilt ha kapacitet att driva, följa upp och redovisa projektet. Ansökan bör utformas i
nära samarbete mellan de olika parterna och förmodas av det skälet författas på engelska.
Tänk på att säkerställa att just de aktörer som behövs för att nå projektets uppsatta mål och resultat
finns med i ert partnerskap och att andra aktörer som berörs av er projektidé finns med som
målgrupp för de aktiviteter som planeras inom projektet, för projektets externa kommunikation och
för projektet resultat. De utmaningar som finns utpekade för Östersjöregionen är av den karaktären
att de fordrar engagemang från samhällets olika beslutsnivåer. Dessa bör därför finnas
representerade i ert partnerskap eller utgöra er målgrupp så att er projektidé ska nå uthållighet och
få effekter utanför ert partnerskap.
4
1.7 Samarbetsländer
Ett projekt ska omfatta minst tre stödberättigade länder.
Stödberättigade samarbetsländer, listade efter den policy som de omfattas av:
Sverige
Estland
Lettland
Litauen
Polen
Ukraina
Vitryssland
Georgien och Moldavien 2
Ryssland
Icke-stödberättigade samarbetsländer:
Aktörer från övriga Östersjöländer - Norge, Danmark, Finland, Tyskland och Island – samt övriga
EU-länder är välkomna i samarbetet, men SI lämnar inte stöd till deras deltagande.
2 Att ansöka om projektinitiering
2.1 Skapa en ansökan
Ansökan om projektinitiering görs genom en webbansökan på Svenska institutets portal för
ansökningar – https://applications.si.se/LogIn Via portalen skapar ni ett konto som ger er tillgång
till ansökningsformuläret. En påbörjad ansökan går att spara för att sedan slutföras vid ett senare
tillfälle.
SI tar emot ansökningar löpande under perioden 23 juni 2014 - 31 oktober 2015.
Vi rekommenderar en kontakt med någon av handläggarna inom samarbete inom Östersjöregionen
innan ni skickar in er ansökan. Kontaktuppgifter finner ni här.
2.2 Behandling av ansökan
Inkommen ansökan är en allmän handling.
Beslut
Beslut fattas löpande. Beslut fattas i normalfallet två månader efter det att ansökan har sänts in, med
undantag för juli, augusti och december. SI:s beslut kan inte överklagas.
Utbetalning av beviljade medel
Utbetalning av bidraget (90 procent av det beslutade beloppet) sker efter undertecknat avtal
inkommit till SI. De resterande 10 procenten utbetalas, i de fall medlen utnyttjats, efter det att
2
I första hand akademiska institutioner. Under förutsättning att en akademisk institution från dessa länder finns
representerad, kan även andra aktörer delta i samarbetet.
5
slutrapportering och ekonomisk redogörelse med revision inkommit och godkänts av SI. Samtliga
projekt skall revideras av extern revisor (i enlighet med internationellt erkänd revisionsstandard –
ISA 805). Medel kan sökas från SI för detta ändamål.
2.3 Utforma en ansökan
Sökande registrerar sig som användare i SI:s webbportal för ansökningar https://applications.si.se/LogIn. I portalen finns ett särskilt ansökningsformulär för
projektinitiering – Stöd till projektinitiering (samarbete i Östersjöregionen).
Formuläret består av följande flikar:
- Uppgifter om sökande organisation (svensk organisation)
- Kontaktperson hos sökande organisation
- Ansvarig/firmatecknare hos sökande organisation
- Information om samarbetsparter (endast från stödberättigade länder)
- Sammanfattning av projektet
- Uppgifter om projektet
- Koppling till relevanta policyer
- Bilagor
Till ansökningsformuläret bifogas ett antal separata bilagor. För bilaga 1 – 4 och 7 finns mallar som
ska användas. Dessa bilagor presenteras mer utförligt nedan. Samtliga bilagor är obligatoriska,
utom bilaga 6 och 7 som endast är obligatorisk för enskilda organisationer som huvudsökande
respektive företag. Samtliga mallar finner ni på SI:s hemsida.
Bilaga 1. Kontext, partnerskap och projektledning
Bilaga 2. Genomförande, kommunikation och hållbarhet
Bilaga 3. Budget
Bilaga 4. Utbetalningsuppgifter
Bilaga 5. Dokument som styrker att den person som den sökande nämner som firmatecknare i
formuläret är behörig firmatecknare (ej mall)
Bilaga 6. För ansökningar där en enskild organisation står som huvudsökande krävs därutöver tre
obligatoriska bilagor (ej mallar)
1. Stadgar
2. Senast godkända ekonomiska årsrapport och revisionsberättelse
3. Skattemyndighetens eller länsstyrelsens registreringsbevis.
Bilaga 7. Statsstöd
2.4 Anvisningar gällande bilagorna
Projektmedel för uppstart av projekt i förhållande till ett framtida projekt
Utlysningen inom projektinitiering avser att finansiera uppstarten av projekt och det är viktigt att ni
i ansökan beskriver kontexten för såväl er ansökan om projektinitiering som för ett framtida, större
projekt samt att ni kommenterar projektets koppling till valda policyer och samarbetsländer.
Var uppmärksamma på att frågeställningarna i ansökan kan avse både det projekt som ni ansöker
om medel för och det framtida projekt/verksamhet som ni har för avsikt att genomföra och
implementera. Det gäller t.ex. kontexten, vilket anges här ovan, och för det avsnitt som behandlar
uthålligheten för projektet.
6
Riskanalys
Riskanalysen är en viktig del av ansökan, då den ökar möjligheten för att projektmålen uppnås.
Syftet med analysen är att förutse tänkbara händelser som kan hota projektets genomförande – det
är risken för att projektets kortsiktiga mål inte uppnås som ska bedömas, ingenting annat. Vissa
risker kan minimeras genom god planering, och ibland kan negativa konsekvenser undvikas genom
bra åtgärder. Det finns också risker som varken går att förebygga eller hantera, men som ändå måste
tas med i helhetsbedömningen av projektet.
En noggrann analys av relevanta risker och en konkret åtgärdsplan stärker ansökan och ert arbete
inom projektet. Den möjliggör en samsyn kring vilka riskerna för projektet är, hur de ska hanteras
och hur ansvaret ska fördelas mellan parterna inom projektet.
I ansökan ska ni också redogöra för eventuell vidareförmedling av beviljade medel från SI till andra
parter i partnerskapet. Detta är en viktig fråga för SI som avser såväl uppföljning och redovisning
av utbetalade medel som riskbedömning av projekten. En beskrivning av vidareförmedling sker i
bilaga 4 (utbetalningsuppgifter).
Mål och indikatorer förväntat resultat
Tabellen nedan innehåller förklaringar avsedda att underlätta formulerandet av kortsiktiga mål,
aktiviteter, indikatorer och förväntade resultat.
Short-term
objectives
Kortsiktiga
mål (ska
uppnås inom
projekttiden)
Problemet som ska lösas i projektet beskriver ofta ett negativt
tillstånd. Målet ska beskriva den positiva motsatsen.
Projektets kortsiktiga mål ska formulera vad partnerskapet har
förändrat/uppnått när projektet är slut. Förändringen ska vara på
plats dagen efter projektet avslutats och vara mätbar.
Kortsiktiga mål ska vara mätbara genom en eller flera indikatorer.
Activities
Aktiviteter
Beskrivning här vad ni konkret ska göra i projektet. Aktiviteterna
ska leda till att projektet når uppsatt måluppfyllelse.
Indicators
Indikatorer
Till projektets mätbara kortsiktiga mål ska indikatorer utformas.
Det är viktigt att ni på förhand fastställer hur indikatorerna ska
mätas. En indikator är ett konkret tecken på förändring, i relation
till hur läget såg ut innan projektet påbörjades.
Om det är svårt att visa vad projektet konkret ska uppnå eller
vilken förändring som projektet ska ge upphov till beror det ofta
på att projektet tagit för stor ansats och försöker genomföra en för
stor förändring. Försök då att minska ner projektet till den nivå där
det går det går att påvisa vad projektet konkret ska uppnå eller
förändra. Detta kan ofta göras genom att t.ex. begränsa tematik
eller målgrupp.
Expected outputs
Förväntade
resultat
Ange vad som kommer att vara förändrat när det projekt som ska
genomföras med medel från SI har slutförts, utifrån hur situationen
såg innan projektet startade.
Projektbudget
Projektets budget ska bifogas ansökan i .xls eller .xlsx.-format. Redogör tydligt för vilken post i
budgeten som motsvarar respektive aktivitet. Specificera hur olika kostnader har beräknats, t.ex.
7
genom att tydligt ange uppgift, timlön/tid för personalkostnader. En otillräckligt detaljerad
projektbudget kan leda till att ansökan inte kan bedömas.
Generell information










Ansökningsbelopp: Från 100 000 SEK till 440 000 SEK.
SI önskar se en spridning av kostnader mellan olika budgetposter.
Lönekostnader ska anges som faktisk kostnad, inklusive lönekostnadspålägg (LKP)
SI ersätter inte inköp av utrustning.
SI ersätter inte traktamente, dvs. om det förekommer i projektet utöver kost och logi får det
tas upp som medfinansiering.
Medfinansieringen ska utgöra minst 10 % av sökt belopp från SI och måste avse direkt
projektrelaterade kostnader, dvs. inte OH-kostnader.
Medfinansieringen måste komma från aktörer i de stödberättigade länder som ingår i
partnerskapet.
I budgetmallen ska samtliga kostnader i projektet specificeras, medfinansiering, finansiering
från partner i icke-stödberättigade länder och extern finansiering.
Hänsyn tas till hela projektets finansiering vid bedömning av ansökan.
SI kan komma att revidera den sökandes projektbudget innan beslut fattas.
Budgetindelning
Projektledning, OH, analys och kommunikation
Observera att denna budgetkategori totalt kan omfatta max 35 % av det belopp som söks hos SI.
Projektledning: Inkluderar budgetposterna projektledning, projektadministration och extern
revision. Endast den svenska huvudsökande kan inom ramen för dessa budgetposter ansöka om
medel för projektledning och projektadministration, då de ansvarar för styrning, revision och
uppföljning av projektet. Ersättning för extern revision kan uppgå till max 25 000 SEK.
Overhead (OH): Kan omfatta max 10 % av det totala belopp som söks hos SI. Avser kostnader för
t.ex. administration till stöd för kärnverksamheten. De organisationer som ansöker om ersättning för
overheadkostnader ska specificera hur dessa kostnader har beräknats i budgetmallen. Exempel på
OH-kostnader kan vara lokalkostnader, förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial, tele och
post och personalkostnader för stödfunktioner.
Analys, utförande och uppföljning: Inkluderar budgetposterna interna projektövergripande
uppgifter och extern expertis. Interna projektövergripande uppgifter avser exempelvis kvalificerat
analys- eller rapportarbete som genomförs av en organisation från ett stödberättigat land som ingår i
det formella partnerskapet. Till denna budgetpost kan också föras kostnader för arbete med
arrangemang av projektgemensamma aktiviteter eller projektadministration (exkl. styrning, revision
och uppföljning). Av specifikationen ska det tydligt framgå vilken partner i projektet som är
utförare. Extern expertis kan endast omfatta aktiviteter/tjänster som genomförs av extern part
(d.v.s. inte projektpartner) och kan i undantagsfall komma från land som inte tillhör de
stödberättigade länderna.
Kommunikationskostnader: Avser kostnader för projektrelaterad extern kommunikation.
Möten och mobilitet
Möteskostnader: Budgetposterna externa föredragshållare/debattledare, lokalkostnader,
8
konferensutrustning, förtäring etc., tolk- och översättningskostnader. Extern föredragshållare kan i
undantagsfall komma från land som inte tillhör de stödberättigade länderna. Möten och aktiviteter
kan äga rum i alla de stödberättigade samarbetsländerna samt i begränsad omfattning i övriga
Östersjöländer.
Resor och boende: Budgetposterna resor, nationellt (inom länder); resor, internationellt (mellan
länder); visumkostnader; kost och logi. Ersättning för kost och logi kan sökas för en period om
maximalt tio arbetsdagar i en följd.
2.5 Bedömningskriterier
SI bedömer ansökningar om projektmedel för projektinitiering utifrån tre huvudområden – relevans,
partnerskapets sammansättning samt projektets genomförbarhet och uthållighet.
Varje huvudområde har i sin tur delmoment som särskilt granskas vid varje bedömning av en
ansökan. Dessa delmoment presenteras nedan.
Projektets relevans
Här bedöms projektförslagets relevans och roll i förhållande till den gemensamma utmaning som
partnerskapet avser att möta och prioriteringarna för utlysningen inom projektinitiering 2014-2015.
SI bedömer särskilt projektets koppling till den Östersjöregionala kontexten och möjligheten att
bidra till genomförandet av de för regionen relevanta strategierna samt hur projektet förhåller sig till
andra närliggande, pågående, projekt. Det är av vikt att nya initiativ och projektförslag bygger
vidare på tidigare projekt och andra samverkansinitiativ inom det aktuella sakområdet.
Partnerskapets sammansättning
Här bedöms kompetens och relevans för uppdraget hos de aktörer som ingår i partnerskapet. Även
fördelning av ansvar och arbetsuppgifter bedöms samt huruvida projektet bygger på ömsesidigt
intresse och att det finns ett gränsöverskridande mervärde hos samarbetsparterna för att genomföra
projektet.
SI bedömer också vilken kapacitet för genomförande som finns hos parterna. När det gäller såväl
partnerskap som projektledning och rapportering är det väsentligt att det framgår att det finns
mandat, kapacitet och ett aktivt ägarskap för att genomföra det föreslagna projektet och för att
förvalta projektets resultat.
SI bedömer särskilt hur projektet avser att inkludera relevanta beslutsnivåer inom samhället i
partnerskapet och/eller i målgruppen för projektets förväntade resultat och kommunikation. SI
uppmuntrar aktörer att väga in de positiva effekter som flernivåstyre för med sig in i transnationellt
samarbete när det kommer till att hantera en gemensam Östersjöregional utmaning.
Projektets genomförbarhet och uthållighet
För att nå uthållighet i projekt som nyligen initierats krävs tydliga mål och aktiviteter som stödjer
partnerskapet efter det att projektmedlen från SI har upphört. SI bedömer hur väl projektets tänkta
genomförande kan leda vidare till ett fördjupat samarbete i ett EU-finansierat projekt, ett projekt
finansierat av andra fonder och/eller i längre samarbetsavtal eller konkreta
verksamhetsförbättringar.
SI bedömer riskanalysen utifrån partnerskapets riskmedvetenhet samt hur partnerskapet avser att
fördela och hantera varje förekommande risk.
9
I bedömningen av kommunikationsplanen vägs särskilt in hur partnerskapet avser att nå resultat
genom att nå ut till och ha verkan på andra aktörer som också berörs av projektet och på vilket sätt
slutanvändarna av projektets resultat och lärdomar är kopplade till projektet.
Avseende budget görs en bedömning av hur rimliga kostnaderna för projektet är i förhållande till de
mål, aktiviteter och resultat som projektet förväntas uppnå samt hur fördelningen är mellan
budgetposterna. Även egeninsats och delfinansiering från andra givare beaktas i bedömningen.
10
APPENDIX
Sammanställning av frågeställningar i bilaga 1 och 2.
Bilaga 1. Kontext, partnerskap och projektledning (benämning på engelska: Context,
partnership and project management) – MALL
Context (maximum 8,000 characters)
For your attention: your description should focus on the overall context for both the seed
funding project that you apply for AND the extended, future project that the seed funding
project will contribute to.
• Describe the specific challenge or need, in the Baltic Sea Region, that your project meets
and its relevance in terms of the chosen priority area from the SI call (An ecologically
sustainable region, Sustainable growth from increased prosperity, Challenges to the
region).
• Specify in what way the project can have an impact on the common challenges in the
region which are identified in relevant policy documents such as the EU Strategy for the
Baltic Sea Region (EUSBSR), EU-Russia Partnership for Modernisation, the EU’s Eastern
Partnership and/or the HELCOM Baltic Sea Action Plan (BSAP). Links to the policy
documents and the priorities are accessible on the Swedish Institute’s website. Please
observe that the policies that you tick in the application portal should be commented on
here.
• Write a brief summary of the current status of the context for your project, including
activities done by others and complementary projects in the Baltic Sea Region. Specify also
in what way your project proposal is different from/complements other initiatives.
• Describe the transnational added value of solving and addressing this issue in an
international and Baltic Sea regional context.
Composition of the partnership (maximum 7,000 characters)
Your description should focus on the partnership for the seed funding project that you apply
for.
• Describe how the partnership originated.
• Describe all the partners that will be included in the project, by name of organisation,
country and type of organisation. For each organisation, specify also competence, function
and role in the project relative to aim and objectives.
• Describe the added value for each partner organisation.
11
Project management and reporting (maximum 6,000 characters)
Your description should focus on the partnership for the seed funding project that you apply
for.
•
•
•
Specify the main applicant’s experience and capacity of leading, administering and
reporting projects with external funding. Please also identify all previous funding from SI
and the Baltic Sea Unit at Sida, starting in 2010, giving the registration number and project
title.
Describe how the project co-ordination and supervision (activities, reporting, financial
matters) will be organised and ensured in the partnership and which personnel
capacity/competence and financial resources are allocated for these purposes.
Describe how the project’s budget will be kept separate from the applicant organisation’s
other funding/activities.
Risk analysis
Your description should focus on the partnership for the seed funding project that you apply
for.
•
•
•
Risk
Risks could be related to project management and documentation, financial reporting,
formal problems, key people and staff, costs, funding issues, activities, partners and
stakeholder’s availability and interests, as well as corruption.
Please pay particular attention to risks connected to project management, financial
reporting, along with corruption.
If you foresee risks in other areas than mentioned above, it is important that these risks are
also addressed in the risk analysis below.
Probability
Consequence
Total risk
Risk management
Person responsible
Bilaga 2 – Implementering, kommunikation och hållbarhet (benämning på engelska:
Implementation, communication and sustainability) - MALL
Aim (maximum 2,000 characters)
State the aim of the seed funding project.
Compilation: Objectives, activities, indicators and expected outputs
•
•
Use the table to specify your SMARTER (Specific, Measurable, Accepted, Relevant, Timebound, Emotionally attractive and Realistic) short-term project objectives that will be
accomplished during the duration of your seed funding project.
Also describe activities, indicators and expected concrete outputs and/or established
structures of the project.
Short-term project objective
Activity
Indicator
Expected output
Work plan (maximum 8,000 characters)
• Make a work plan, which includes information about the project activities, responsible
partner, participants and in which country and at what time they will be carried out. Please
make sure that all activities mentioned in the table above are also mentioned here.
12
Communication (maximum 6,000 characters)
Set up a concrete and implementable communication plan for how the objectives, activities and
outputs of the project will be disseminated and communicated, internally within the partnership,
within each partner organisation and to relevant stakeholders as well as to a wider target group,
including policy makers and possible end users of the project’s outputs.
Sustainability (maximum 6,000 characters)
• Indicate how you intend to create long-term sustainability for the project results and
experiences and how you intend to ensure durability for your project.
• Please identify concrete possible use of the outputs from the seed funding project.
• Describe your planned development of your extended future project, the partnership
and conditions necessary for future collaboration, including potential future sources of
funding.
13