April 2014 - Tungsten Network

Kjære leverandør
GSK går over til elektronisk fakturering
Som del av GSKs kontinuerlige politikk for å stadig forbedre effektivitet og tjenester både overfor kunder og leverandører,
går vi nå over til elektronisk fakturering. I Storbritannia og USA mottar vi allerede over 90 % av våre fakturaer elektronisk,
og GSK har nylig fullført vellykkede kampanjer i Europa og Asia. Vi er nå i ferd med å flytte alle gjenværende papir- og epostfakturaer over til e-fakturering ved hjelp av Tungsten Network.
Som en leverandør til GSK er du blitt inkludert i vårt utrullingsprogram for elektronisk fakturering. For å forenkle din
overgang til elektronisk fakturering, har GSK gått sammen med Tungsten Network (basert på OB10 e-fakturering). Dette
innebærer at innen 29. juli 2015 må alle dine fakturaer til GSK sendes elektronisk via Tungsten Network.
Disse endringene berører alle leverandører til GSK-selskapene som listes opp her.
Leverandørene kan velge blant to tjenestemuligheter: den Integrerte løsningen som gjør det mulig for leverandørene å ha
en smart automatisering fra sitt eksisterende regnskapssystem. Internettskjemaet er en sikker nettportal hvor fakturaer
kan føres inn raskt og enkelt. Se Vanlige spørsmål i denne pakken for mer informasjon om disse to tjenestemulighetene.
For å oppfylle fristen 29. juli, ber vi om at du merker deg de sentrale milepælene og forventningene:
Hendelse
Dato
Tidsfrist for
forpliktelse
Onsdag17. juni
2015
Oppkoblingsdato
Så snart som mulig
Kampanjetidsfrist
Onsdag 29. juli
2015
Hva innebærer denne tidsfristen?
Leverandører som velger den Integrerte løsningen bør ha signert avtalevilkårene
for Tungsten Network innen denne datoen for å fullføre etableringen før
kampanjetidsfristen.
Leverandører som velger Internettskjemaet bør ha registrert seg på nettet før
denne datoen.
GSK er glad for å bekrefte at Tungsten Network e-fakturering og Fakturastatustjenesten allerede er oppkoblet, så vennligst registrer oppstart ved hjelp av
tjenesten så snart som mulig for å dra nytte av fordelen med en gang.
Leverandører oppmuntres til å registrere seg og starte opp ved hjelp av tjenesten
så snart som mulig, men innen denne datoen må alle leverandører være
oppkoblet som del av denne nye prosessen.
Her er noen av de mange fordelene ved å bruke Tungsten Network:
 Rask, garantert fakturalevering til GSK innen 24 timer – få betaling tidligere. Tilpasset GSKs standard
betalingsvilkår som løper fra fakturamottak, ettersom papirforsinkelse er eliminert.
 Større synlighet – innlogging når som helst for å sjekke status for din faktura og spore den hele veien til
utbetaling
 Færre feiltakelser – Tungsten stadfester dine fakturaer for å oppdage feilberegninger og andre vanlige feil
Det er en liten kostnad forbundet med bruken av Tungsten Network, men vi mener dette oppveies av fordelene ved efakturering, fordelen ved tidligere utbetaling og innsparinger i tid, papirforbruk og portokostnader samt fordelen av sporing
på nett av fakturaene hele veien frem til betaling.
Jeg har bedt Tungsten kontakte deg i løpet av de kommende dagene for å bistå med de neste stegene. Hvis du ønsker å
kontakte Tungsten direkte i mellomtiden, sender du e-post til [email protected] eller besøk
www.tungsten-network.com/GSK.
Hvis du har spørsmål til GSK, sender du e-post til adressen ovenfor og merker e-postmeldingen «FAO GSK Procurement
Team», slik at forespørselen din kan sendes til riktig sted.
På forhånd takk for at du støtter dette viktige initiativet. Jeg ser frem til å motta dine fakturaer via Tungsten Network i svært
nær fremtid.
Med vennlig hilsen
Nick Cooper
Vice President
CBS Finance Services
Richard Hollingsworth
Head of Procurement, Europe
CBS Procurement Services
Elektronisk fakturering – Vanlige spørsmål
Hvorfor bør jeg bruke Tungsten Network for å sende fakturaene mine?
Om kort tid vil dette være den eneste måten GSK vil godta for innsending av leverandørfakturaer.
Er fakturering via Tungsten Network et krav for å gjøre forretninger med GSK?
Ja, GSK driver aktivt og faser ut behandlingen av papirfakturaer for å benytte oss av fordelene elektronisk fakturering gir
både for oss og våre leverandører.
Hva er fordelene mine ved å bruke Tungsten Network?

Sikker og garantert fakturalevering, ingen flere papirfakturaer som forsvinner i posten

Vi vil bruke mindre tid på å behandle fakturaene dine og vil derfor være i stand til å betale deg i tide

Ingen flere forsinkelser på grunn av manglende opplysninger, at saken havnet på feil bord eller manuell
inngripen

DATAFORMATERING TIL-OG-FRA-HVEM-SOM-HELST-teknologi – det er ikke behov for ekstra programvare
eller maskinvare

Bedre prosessinnsikt og bedre kontantstrømhåndtering på grunn av tilgang og rapportering døgnet rundt

MVA-samsvar, uansett hvor fakturaene blir sendt fra eller mottatt

Enkel og kostnadsbesparende fakturering når som helst
Hva er Fakturastatus-tjenesten?
Fakturastatus-tjenesten er en fantastisk funksjon i Tungsten Network, som alle GSK-leverandører kan benytte seg av uten
noen ekstra kostnad. Så snart du er registrert, vil du raskt og enkelt være i stand til å sjekke status på fakturaene dine på
nettet, inkludert statuser som «Mottatt», «Godkjent» og «Betalt» – nøkkelinformasjon som betalingens forfallsdato og dato
for gjennomført betaling vil også vises. Du vil ikke lenger behøve å bruke tid og penger på å ringe direkte til GSKmedarbeidere eller kundesenteret.
Vil elektronisk fakturering være et krav for nye anbudsgivere og nye leverandører?
Ja. Elektronisk fakturering via Tungsten Network vil inkluderes i evalueringsprosessen for nye leverandører og
anbudsgivere. For nye kontrakter, vil GSK inkludere avtalevilkår i kontrakter for fremtidige forretninger som vil kreve at
leverandører bruker Tungsten Network.
Vil jeg måtte bruke denne tjenesten hvis min konto per i dag blir betalt i tide?
Ja. Din bruk av Tungsten-tjenesten vil sikre at vi fortsetter å betale deg i tide.
Hva skjer hvis jeg fortsetter å sende papirfakturaer?
Så lenge du jobber med Tungsten for å fullføre registreringen, vil vi fortsatt ta imot dine papirfakturaer. Vi har satt en tidsfrist
til 29. juli 2015 for leverandører til å gå over til nettverket. Så snart du sender fakturaer via Tungsten Network, må du passe
på at sending av papirkopier opphører.
Er det gebyrer forbundet med denne tjenesten?
Hvis du velger Integrert løsning, er det en årlig medlemsavgift pluss et transaksjonsgebyr. Se det vedlagte Valgmuligheterdokumentet for å se gjeldende priser.
Hvis du velger å bruke internettskjemaet, kreves det ikke at du betaler et etableringsgebyr eller tilslutningsgebyr for å
begynne å bruke tjenesten. Du betaler bare ett transaksjonsgebyr per faktura. Du vil også motta 52 gratis transaksjoner når
du registrerer deg.
Hva dekker medlemsavgiften for Integrert løsning?
Medlemsavgiften dekker Tungstens kostnader med å etablere sitt nettverk og de generelle kostnadene med å opprettholde
kontoen din. Dette er en kostnad som kommer én gang i året, uavhengig av antallet kunder du betjener via nettverket.
Hvorfor betaler ikke GSK gebyrer?
Både du og GSK betaler et gebyr for å bruke Tungsten-tjenesten, da vi begge vil dra fordel av den. Per i dag dekker ikke
GSK leverandørenes kostnader med å produsere papirfakturaer. Ta i betraktning at du vil spare kostnader til papir, trykking
og postsending når du går over til e-fakturering. Vår analyse viser at overgang til elektronisk fakturering vil skape
innsparinger for leverandørene ved å strømlinjeforme prosessene og gi betydelige reduksjoner i tiden det tar før fakturaene
deres blir betalt. GSK ønsker også å betale sine leverandører innenfor avtalevilkårene og overholde Retningslinjer for bedre
betalingspraksis.
Vil GSK foreta betalinger ved hjelp av Tungsten Network?
Tungsten er ikke en betalingsplattform. GSK vil fortsette å bruke sin nåværende betalingsmetode.
Vil jeg måtte skrive under på en avtale med Tungsten Network?
Ja, hvis du velger å bruke Integrert løsning, kommer du til å signere en spesifikk avtale med Tungsten. Hvis du velger å
bruke internettskjemaet, vil det kreves at du godtar de presenterte standard avtalevilkår.
Er jeg nødt til å installere noen programvare?
Nei. Det kreves ingen programvare. Tungsten leverer en brukervennlig løsning. I stedet for å kreve datastandarder, godtar
DATAFORMATERINGEN FRA-OG-TIL HVOR-SOM-HELST fakturaer i et hvilket som helst format og en hvilken som helst
filstruktur.
Jeg sender allerede noen fakturadata direkte til andre kunder. Kan jeg sende EDI/XML-fakturaer direkte til GSK?
EDI og XML er bare dataformater, derfor kan du bruke dette foretrukne formatet til å levere data til Tungsten hvis du velger
å bruke Integrert løsning. GSK vil ikke ta imot noen elektroniske data direkte fra leverandører siden vi tar imot en enkelt,
konsolidert fakturafil fra Tungsten som vil inneholde fakturaer fra alle leverandørene våre.
Jeg har allerede en funksjon for å gjøre fakturaene tilgjengelig for kundene mine via Internett – slik at de kan se et
bilde av en faktura på nett. Kan jeg bruke denne funksjonen i stedet for Tungsten Network?
Nei, Tungsten Network sørger for at GSK mottar data du sender i et format som vil lastes opp til din regnskapsprogramvare
og, der det er aktuelt, kobles opp mot registrering av varemottak. Å tilby GSK et bilde av fakturaen eller en mulighet til å
laste ned data i et fastsatt format tilfredsstiller ikke GSK sine forretningsprosesser.
Hva om jeg ikke har et system som er i stand til å skape elektroniske fakturaer?
Du kan gå inn på Tungstens sikre nettsted og opprette fakturaer på nettet ved hjelp av internettskjemaet. Det kreves ingen
installering av programvare. Alt du trenger er en internettforbindelse og en standard nettleser.
Kan jeg sende elektroniske fakturaer ved hjelp av Tungsten Network til alle mine kunder?
Ja. Så snart du abonnerer på Tungsten Network, kan Tungsten sette deg i stand til å sende elektroniske fakturaer til alle
andre kunder som er medlemmer av nettverket, inkludert andre enheter av GSK. Hvis du allerede bruker Tungsten, kan du
tilføye kontoene nedenfor til din liste over kunder.
Jeg planlegger å endre min faktureringsprogramvare snart. Kan jeg vente?
Vår erklærte målsetting er å få alle leverandørene registrert og til å sende fakturaer innen 29. juli 2015. Tungsten Network
godtar alle innkommende dataformater slik at du kan slutte deg til nettverket og sende dine fakturaer. Når du er klar til å
bruke den nye programvaren din, gir du bare Tungsten beskjed om endringene i utdata, så vil de foreta de nødvendige
endringer i nettverket og sørge for en smidig og uavbrutt overgang i fakturalevering.
Kan Tungsten arbeide med tekniske medarbeidere som ikke snakker engelsk?
Hvis du trenger språklig hjelp til å opprette kontoen din, ringer du +44 (0) 870 165 7430 og spør etter hjelp på følgende
språk: nederlandsk, fransk, tysk, italiensk, polsk, portugisisk og spansk.
Tungsten har også lokale kundeservicenumre for følgende land:
Australia +61 (0)1800035399
Belgia +32 (0)24031011
Danmark +45 (0)80885818
Finland +358 (0)800118871
Frankrike +33 (0)170708100
Tyskland +49 (0)69222220290
Irland +353 (0)12477709
Italia +39 0236006340
Malaysia +60 (0)1800813158
Nederland +31 (0)207121385
New Zealand +64 (0)800448121
Singapore +65 (0)8001204757
Spania +34 (0)914141472
Sverige +46 (0)850578418
Storbritannia +44 (0) 870 165 7430
Er det mer informasjon tilgjengelig om Tungsten-tjenesten?
Ja, besøk www.tungsten-network.com/GSK
Hvordan får jeg vite mer om å bli en Kjøper som tar i bruk Tungsten-tjenesten?
Besøk www.tungsten-network.com
e-Invoicing and an overview of your options
Join the Tungsten Network and benefit from:







Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail
On-time payment: your customers can process your invoices faster
No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk
and do not need manual intervention
Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware
24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management
Tax compliance: we enable compliant e-Invoicing
Easy and cost-efficient invoicing at any time
Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a
data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the
Web Form through the Portal.
This document explains how e-Invoicing works and the options available to you.
How it works
By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer,
we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you
have access to the invoice archive and a number of reporting functions.
Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form
submission through the Portal is the best option for your company.
NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers.
It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten.
1/3
© Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo™.
1. Integrated Solution: sending an extracted data file
The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from
your billing system and delivered directly into your buyers’ finance systems. This means:




We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on
your customers’ requirements
No need to install additional software or hardware
You can send one consolidated data file for all your invoices
Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers
Costs for the Integrated Solution
Every Integrated Solution account receives 520 free invoice transactions per year. Once you have used
these transactions, the prices below will apply. We will replenish the free invoices back to 520 on your
renewal date.
Annual membership
€1,250*
1-520
Free
Per invoice transaction costs for additional invoices
1 – 20 invoices per month
€1.00
21 – 250 invoices per month
€0.80
251 – 1000 invoices per month
€0.60
1001 – 5,000 invoices per month
€0.44
5001 + invoices per month
€0.32
* Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity.
Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume.
Getting started with the Integrated Solution
Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you
through the registration process.
NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers.
It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten.
2/3
© Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo™.
2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal
The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year.
The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within
hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly.
Costs for the Web Form
Once registered, all new suppliers using this option automatically receive 52 free transactions. At the end of
your first anniversary (one year after registration), we will replenish your account, at no charge, back to 52
free invoices for you to use during the next 12 months.
If you use all 52 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase
additional transactions (minimum 25 invoices), priced at €2.00 per invoice. You can purchase transactions
as you need them. Any unused, paid-for invoice transactions will expire 12 months from the date of
purchase. If you have paid credit on your account you will still receive 52 free invoices at each anniversary
Annual per-invoice transaction costs
1 – 52 invoices per year
Free
Each invoice (minimum purchase of 25)
€2.00
* Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, MasterCard and Visa Debit. You can also pay by direct
debit.
Getting started with the Web Form submission through the Portal
As part of your invitation to join the network, you will receive an email with instructions on how to register.
Once your registration is complete, we will send you your login credentials by e-mail so you can start
sending electronic invoices via the Tungsten Network.
For more information on Tungsten, e-Invoicing and the options available to you, visit www.tungstennetwork.com or email us at [email protected].
NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers.
It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten.
3/3
© Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo™.