Tildelingskontor i Søndre Land kommune - rapport pr nov-14

Rapport pr november 2014
Undertittel eller rapportnummer el.l.
Tildelingskontor i
Søndre Land kommune
Innholdsfortegnelse
1............................................................................................................................................... 1
1
BAKGRUNN .............................................................................................................. 2
1.1 Mandat og oppnevning av arbeidsgruppe .................................................................... 2
1.2 Gjennomføring av arbeidet........................................................................................... 3
1.3 Tildelingskontorets organisasjonsmessig plassering .................................................... 3
2
PERSONELL – KONKRETISERE/SYNLIGGJØRE KONSEKVENSER..................................... 4
2.1 Kvalitetssikre ressursbruk ............................................................................................. 4
2.2 Hvordan ta ut ressurser fra avdelingene ...................................................................... 4
2.3 Rekruttering ................................................................................................................. 4
3 FAG .............................................................................................................................. 4
3.1 Kriterier for tildeling av tjenester ..................................................................................... 4
3.2 Oppgaver for tildelingskontoret ....................................................................................... 4
Lovpålagte tjenester ............................................................................................................. 5
Ikke lovpålagte tjenester (forvaltningsvedtak) .................................................................... 5
Annet .................................................................................................................................... 5
3.3 Lovverk .............................................................................................................................. 5
3.4 Internkontroll og rutiner for arbeidet............................................................................... 5
3.5 Samarbeidsarenaer ........................................................................................................... 6
3.6 Vurderingsbesøk ............................................................................................................... 6
4 ØKONOMI..................................................................................................................... 6
4.1 Samarbeid mellom tildelingskontor og avdelingene ........................................................ 6
4.2 Budsjett for avdelingen ..................................................................................................... 6
4.4 Bruk av eksterne leverandører ......................................................................................... 7
5 ANNET .......................................................................................................................... 7
5.1 Informasjon .................................................................................................................. 7
5.2 Lokaler.......................................................................................................................... 7
6.
ROS ANALYSE ........................................................................................................... 7
1
Side 1
1
BAKGRUNN
Søndre Land har over flere år gjort endringer på organisering av saksbehandling av helse- og
omsorgstjenester. Målet har vært å få saksbehandling over på færre hender. Det ble høsten 2013
gjennomført en evaluering av dagens saksbehandling blant saksbehandlere og avdelingsledere.
Resultat fra dette arbeidet viser en tendens til at færre bør saksbehandle og at dagens
organisering ikke er tydelig nok.
Tildeling av tjenester er en viktig oppgave som først og fremst er av stor betydning for den som
skal motta tjenester. Rettferdig og riktig fordeling av tjenesten er et uttalt mål. Tildelingen har
også betydning for omgang av tjenester som blir gitt, og hvilke tjenester den enkelte får tilbud om.
Jo flere personer som er inne og ufører denne oppgaven, jo større er sjansen for at vurderinger
gjøres ulikt. Krav til å oppfylle lovverket med forskrifter og rundskriv, stiller krav til god kunnskap
innenfor både fagfeltet, men også innenfor saksbehandling som fag.
1.1
Mandat og oppnevning av arbeidsgruppe
Arbeidsgruppa har bestått av følgende personer:
Randi Marta Berg – kommunalsjef helse, omsorg og velferd (leder i arbeidsgruppen)
Lene Nilssen – konsulent helse, omsorg og velferd (sekretær i arbeidsgruppen)
Gerd U Sogn – mogleder i hjemmetjenesten
Marianne Ege Lundberg – avdelingsleder i hjemmesykepleien
Benthe Bakken – avdelingsleder hjemmetjenesten
Line Eriksen – hovedtillitsvalgt sykepleierforbundet
MÅL:
Søndre Land kommune organiserer tildeling av tjenester innen helse og omsorg på en mest
mulig hensiktsmessig og effektiv måte. Organiseringen skal være tydelig for alle
samarbeidsparter, og skal fremme samarbeid.
Arbeidsgruppens mandat:
Konkretisere og synliggjøre konsekvenser ved innføring av tildelingskontor i Søndre Land
kommune. Forhold som angår personell, økonomi og fag må være tydelige. Følgende tema bør
være med, og listen kan utvides:
Personell:
Fag:
Økonomi:
Kvalitetssikre ressursbruk
Hvordan ta ut ressurser fra avdelingene
Rekruttering
Stillingsbeskrivelser
Kriterier for tildeling av tjenester må samles og klargjøres for bruk
Avklare aktuelle oppgaver for kontoret
Lovverk
Samarbeidsarenaer
Ta stilling til tildelingskontoret opp mot pasientforløpsprosjektet
Kompetanseplan
Samarbeid mellom kontoret og avdelingene vedr økonomi
Budsjett for avdelingen
Side 2
Annet:
1.2
Hvordan handtere behov for ekstra ressurs i NAV saker
TT-ordningen
Utarbeide rutine for bruk av eksterne leverandører
Involvering
Informasjon
Lokaler
Kvalitetssikre forslag til organisering
Gjennomføring av arbeidet
20.08.14 var oppstartmøte for hovedprosjektet hvor en ferdigstilte prosjektplanen. Samtidig ble
det foretatt ROS-analyse samt satt opp møte- og framdriftsplan.
Bakgrunnen for etablering av eget tildelingskontor med virkning fra 01.05.15 er angitt i
forprosjektet og er i hovedsak følgende:
 Likebehandling
 Mer effektiv saksbehandling
 Kompetanse
 Færre kontaktpunkt for brukere
Arbeidsgruppa har hatt 4 arbeidsmøter pr 05.11.14. Komite for Helse, omsorg og velferd har vært
orientert om prosjektet. Det samme har ledermøtet i helse, omsorg og velferd. Rapport fra
hovedprosjekt skal behandles i formannskap som orienteringssak.
1.3
Tildelingskontorets organisasjonsmessig plassering
Det var først tenkt å legge tildelingskontoret direkte under kommunalsjef, men arbeidsgruppa ser
mange fordeler ved å plassere tildelingskontoret under avdeling for hjemmesykepleie. Fordelene
er en videreføring av en allerede etablert praksis samt at en har god kompetanse og gode rutiner
som fungerer meget godt.



En har en etablert praksis for henvendelser på tidspunkt hvor tildelingskontoret vil være
stengt (etter kl 15.30 på hverdager, helligdager/helg etc)
En har allerede et felles søknadsmottak
En har etablerte rutiner for utskrivningsklare pasienter
Ulemper med denne plassering er dagens lokaliteter. Hjemmesykepleiens lokaler er for små til å
huse tildelingskontor. Det er meldt inn behov for egnede lokaler til avdeling for Bygg og
vedlikehold., og det jobbes med å skaffe egnede lokaler.
Fagansvarlig for tildelingskontoret har vedtaksmyndighet og vil ha ansvar for drift av fagområdet.
Stillingen er direkte underlagt avdelingsleder for hjemmesykepleie.
Saksbehandlere vil ha fagansvarlig som faglig overordnet og avdelingsleder for hjemmesykepleie
som nærmeste leder.
Side 3
2 PERSONELL – KONKRETISERE/SYNLIGGJØRE KONSEKVENSER
2.1
Kvalitetssikre ressursbruk
I forprosjektet ble det gjort et anslag på hva de enkelte avdelingene benytter av ressurser til
saksbehandling. Det ble tatt ut rapporter fra Gerica for å se på omfanget av saker samt at alle
involverte avdelinger ble kontaktet med henblikk på å få oversikt over omfang samt kvalitetssikret
uttak av saksbehandlerressurser. Det knytter seg usikkerhet rundt omfang av saksbehandling psykisk
helse, der en i dag ikke utarbeider vedtak ved tildeling av tjenester. En har endt opp med følgende
stillingsstørrelse knytta til saksbehandling: NAV: 30%, Hjemmesykepleien: 50%, Hjemmetjenesten:
100%, Helse og Familie: 10%, Stab: 10%, Sykehjem 1.etg: 7%, Sykehjem 2.etg: 7%, Eldresenter: 7%. Til
sammen 2,2 årsverk.
2.2
Hvordan ta ut ressurser fra avdelingene
Det ble sendt ut invitasjon til alle avdelinger om en idedugnad for å få innspill på hvordan dette kunne
gjøres i praksis. Det møtte opp 3 avdelingsledere, og en fikk diskutert en praktisk tilnærming til
hvordan personelluttak kan foretas. Det vil være vanskelig å ta ut ressurser der en kun har fast ansatte
som ikke bare jobber med saksbehandling. I hjemmetjenesten må det foretas strukturendringer for å
få tatt ut ressurser da saksbehandlingen blir foretatt av flere ansatte. I hjemmesykepleien har det
vært en egen ressurs til saksbehandling. Eldresenter og institusjon reduserer vikarbudsjett. NAV har til
nå ikke fattet vedtak innen psykisk helse, og må finne ressurser til dette innenfor sin ramme. Helse og
familie reduserer rammen tilsvarende ressurs til saksbehandling av støttekontakt til barn.
Saksbehandling for TT-ordningen, ledsagertjenesten og parkeringsbevis har tidligere vært gjort i
kommunalområdet stab. Stab overfører en ressurs til tildelingskontoret.
2.3
Rekruttering
Arbeidsgruppa har sett på hva vi stiller som krav til utdanning og ønskelige kvalifikasjoner for ansatte
ved tildelingskontoret. Minst 3-årig høgskoleutdanning innen helse og sosialfag, gjerne med
tilleggsutdanning. Det er utarbeidet utlysningstekst for fagansvarlig og saksbehandlere, utlysning er
planlagt foretatt november/desember.
Det er utarbeidet egne stillingsbeskrivelser for fagansvarlig og saksbehandlere ved tildelingskontoret.
3 FAG
3.1 Kriterier for tildeling av tjenester
Det er utarbeidet kriterier for tildeling av tjenester for de aller fleste typer tjenester. Kriteriene samles
og legges på et område som alle har tilgang til: (K:/HO/Tildelingskontoret/kriterier)
3.2 Oppgaver for tildelingskontoret
Tildelingskontoret skal være mottaker av søknader til alle kommunale helse og omsorgstjenester. Det
skal være kontaktpunkt for spesialisthelsetjenesten vedrørende utskrivningsklare pasienter.
Side 4
Søknadene skal saksbehandles etter gjeldende lover, retningslinjer og ut fra interne kriterier og
rutiner. Tildelingskontoret er ansvarlig for å kontakte aktuelle samarbeidsparter, og skape rammer for
gjensidig informasjon. Kontoret tildeler tjenester for alle aldersgrupper.
Lovpålagte tjenester
Tjenester gitt med hjemmel i Helse- og omsorgstjenesteloven som skal behandles av tildelingskontoret
er:
Praktisk bistand, avlastning i og utenfor hjem, støttekontakt, omsorgslønn, BPA, hjemmesykepleie,
psykisk helse, LAR, institusjonsopphold (lang- og korttid) og dagopphold
Ikke lovpålagte tjenester (forvaltningsvedtak)
Matombringing, trygghetsalarm, dagtilbud
TT-ordningen, ledsagerbevis, parkeringsbevis
Annet



Spesialundervisning for personer med nedsatt funksjonsevne, hjemlet i opplæringsloven.
Overordnet ansvar for arbeid med individuell plan (lovpålagt i hht Helse- og
omsorgstjenesteloven)
Koordinerende enhet for habilitering/rehabilitering (lovpålagt i hht Helse- og
omsorgstjenesteloven)
Tildelingskontoret må involvere aktuelle tjenester/avdelinger og dette gjelder spesielt der det vil være
sammensatte behov for tjenester. Vi nevner noen områder der andre må involveres:





Tjenester til barn med ulike behov
Oppstart ved tildeling av tjenester til nye brukere med omfattende behov. Kontoret
koordinerer oppstarten
Inn- og utskrivinger fra sykehjem og eldresenter, gjelder korttidsplasser, rehabiliteringsplasser
mv
Søknad om tildeling av bolig saksbehandles av tildelingskontoret, tildelingen skjer i
boligkomiteen
Oppfølgingsmøter knytta til kap 9
Tilsynslege på sykehjem involveres ved behov, og det samme med fastlege der dette anses nødvendig
3.3 Lovverk
Helse og omsorgstjenesteloven, pasientrettighetsloven, forvaltningsloven, offentleglova,
helsepersonelloven.
3.4 Internkontroll og rutiner for arbeidet
Det skal utarbeides rutiner for tildelingskontoret. Arbeidsgruppa ser det som naturlig at dette arbeidet
initieres av fagansvarlig ved tildelingskontoret så snart kontoret er etablert.
Side 5
Internkontroll: Kvalitetslosen er under implementering i Helse, omsorg og velferd, og vil være en del av
vår internkontroll. For øvrig er det utarbeidet kriterier, prosedyrer og retningslinjer som vil kunne
videreføres til tildelingskontoret.
Kompetanseplan utarbeides ved etablering
3.5 Samarbeidsarenaer
Arbeidsgruppa har vært i kontakt med kommuner som har tildelingskontor for hvordan samarbeid
internt er løst. I tillegg er spørsmålet tatt opp i SAUHS (samordningsutvalget for helse og
sosialtjenester).
Dialog mellom tildelingskontor og avdelinger er viktig, og en må holde fokus på tverrfaglighet. Rutiner
for informasjonsflyt må være på plass, og prosjektgruppen mener at disse må utarbeides av de ansatte
på kontoret i samarbeid med avdelingene.
3.6 Vurderingsbesøk
Pasientforløpsprosjektet skal sikre bedre overgang fra sykehus til eget hjem for pasienter.
Vurderingsbesøk foretas i dag av hjemmesykepleien, og det er gjennomført omfattende opplæring og
utarbeidet rutiner for vurderingene. Dette fungerer veldig godt, og det vurderes som formålstjenlig at
hjemmesykepleien fortsatt foretar disse vurderingsbesøkene.
Vurderingsbesøk kan også skje i samarbeid ergoterapeutene i forhold til hjelpemidler og tilrettelegging
i hjemmet.
Andre vurderingsbesøk foretas av tildelingskontoret.
Endringer i tjenestebehov kan meldes via endringsmeldinger til tildelingskontoret av ansatte, brukere
og andre.
4 ØKONOMI
4.1 Samarbeid mellom tildelingskontor og avdelingene
Vedtak gjort av tildelingskontoret vil forplikte økonomisk den enkelte avdeling som utøver tjenestene.
Tydelige kriterier (nivå) for tildeling av tjenestene er derfor svært viktig. Det samme er god informasjon
og tidlig involvering fra tildelingskontoret til avdelingsledere for å sikre en best mulig forutsigbarhet.
Gjensidig informasjon om vedtak og endringer er helt nødvendig for å ha oversikt. En god hjelp i
informasjonsutvekslingen er elektroniske meldinger i Gerica. Endringsmeldinger brukes fra
avdelingene til tildelingskontoret når det avdekkes endringer i behov hos tjenestemottaker.
4.2 Budsjett for avdelingen
Budsjett 2015 for tildelingskontoret er beregnet innenfor en ramme på 2,5 årsverk og en økonomisk
ramme på 1,7 mill (helårsvirkning), hvor det meste er lønnskostnader for bemanning samt lisenser,
kjøregodtgjørelse m.v. Finansiering av tildelingskontoret skjer ved omfordeling av midler foretatt ved
reduksjon av budsjettrammene for 2015 fra de avdelingene som har saksbehandling i hht det som
fremkommer under pkt 2.1, samt en kostnadsfordeling av ikke-lønnsposter etter tilsvarende
Side 6
fordelingsnøkkel. Utgifter og inntekter knytta til selve tjenesteutøvinga, blir belastet den enkelte
avdeling som yter tjenester til brukerne.
4.4 Bruk av eksterne leverandører
Pr i dag er det utarbeidet skriftlig avtale med Steffensrud opptreningssenter om kjøp av plasser når
kommunen selv ikke har plass til utskrivningsklare pasienter. Evt innkjøp av tjenester gjøres i samråd
med eksisterende innkjøpsreglement.
5 ANNET
5.1
Informasjon
Foreløpig rapport sendes avdelingsledere til høring med frist for tilsvar 18.11.14. Endelig rapport vil bli
sendt ut til komite for helse, omsorg og velferd. Rapport legges fram som orienteringssak i
formannskapsmøte den 26.11.14.
5.2
Lokaler
Behov for lokaler er meldt til leder til Bygg og vedlikehold. Må avklares før oppstart av tildelingskontor.
6.
ROS ANALYSE
HVA KAN GÅ GALT?
KONSEKVENS
SANNSYNLIGHET
RISIKO
1. Problemer med
uttak av stillinger fra
avd
Manglende økonomisk
inndekning
Lite sannsynlig
Alvorlig
2. Ingen søkere til
stillingene
Ikke oppstart til rett tid
Sannsynlig
Alvorlig
3. Manglende lokaler
Ikke oppstart til rett tid
Sannsynlig
Alvorlig
4. Avdelingene mister
ressurspersoner til
tildelingskontoret
Redusert kompetanse
for en periode
Sannsynlig
Alvorlig
5. Tildeling av
tjenester øker i
omfang
Overforbruk på
budsjettet
Lite sannsynlig
Lite alvorlig
6. Samarbeid som ikke
fungerer
Vi får en dårligere
løsning enn i dag
Lite sannsynlig
Alvorlig
7. Ikke tilstrekkelig
avstand mellom
forvaltning og
tjenesteyting
Avdelingsleder
overstyrer fagansvarlig
Lite sannsynlig
Lite alvorlig
Side 7
Sannsynlighet
Lite sannsynlig
Sannsynlig
Meget
sannsynlig
Svært
sannsynlig
Svært alvorlig
5
6
7
8
Meget alvorlig
4
5
6
7
Alvorlig
3, nr 1, 6,7
4, nr 2, 3, 4
5
6
Lite alvorlig
2, nr 5,
3
4
5
Konsekvens
Risikoanalysen viser at det er forbundet størst risiko med det praktiske rundt etablering av
tildelingskontoret. Det kan diskuteres om det er alvorlig at vi ikke får startet opp til oppsatt tid, men
når ressurser er trukket ut fra avdelingene for å ivareta andre oppgaver, vil det kunne by på problem i
en overgang. Dette må bli hensyntatt i planleggingen. Dersom avdelingene mister ressurspersoner,
enten ved at de søker seg til tildelingskontoret, eller at de søker andre stillinger, vil dette være et tap.
Det kan ta noe tid å rekruttere nye personer inn i stillingene.
Det anses som liten risiko at tjenestene øker i omfang. I stor grad vil det avhenge av behovet, heller
enn av endring av organisering. Dersom samarbeidet internt skulle bli dårligere, vil brukere oppleve en
dårligere tjeneste utad. Dette er alvorlig, og er forsøkt hensyntatt. Det vil også være alvorlig om vi ikke
har økonomisk inndekning for stillingene i enheten.
En siste risiko kan være at det blir for tett band mellom avdelingsleder hjemmesykepleie og
fagansvarlig for kontoret med vedtaksmyndighet, og at avdelingsleder overstyrer fagansvarliges
vedtak. Klare stillingsinstrukser, og gode rutiner må på plass for å hindre dette. Konsekvensen er at vi
ikke oppnår det skillet vi ønsker mellom forvaltning og tjenesteyting.
Side 8