Kjente problemstillinger og løsninger

Kjente problemstillinger og
løsninger
BASIS- OG DELSERVICEKUNDER 16.APRIL
Agenda
Oppdateringer i SAP
• Endringer i SAP-biblioteket
• Hvordan abonnere på kundenotat
Ofte stilte spørsmål
• Hvordan forholder SAP seg til regelverket
• Fokus på lave/høye utbetalinger i juni
• Negativt oppgjør og forskuddstrekk i juni
• Sikringsbestemmelsen
• Fungering i juni
• Overgang til annen statlig virksomhet
Nyttige transaksjonskoder
• YHR_SJEKK_FERIE
• PC_PAYRESULT
Kvoter ved fratredelse
29.04.2015
2
Oppdateringer i SAP
Endringer i SAP-biblioteket
29.04.2015
4
Hvordan abonnere på kundenotat
29.04.2015
5
Ofte Stilte Spørsmål
Hvordan forholder SAP seg til regelverket
• SAP er regelstyrt. Lønnen du har per 1.juni ligger til grunn for beregningen av
verdien av en feriedag. En feriedag er brutto årslønn – OU-midler / 260 x
deltidsprosent.
• Ansatte har rett til 25 feriedager (+ 5 feriedager - 60 år) hvis man jobber 5
dager i uken. SAP delberegner feriedager ut i fra registrert arbeidsplan
(IT0007).
29.04.2015
7
Hvordan forholder SAP seg til regelverket (2)
• Ulønnet ferie (Type 40) overføres ikke til påfølgende kalenderår ettersom
trekkperioden (Sl.trekk) settes til siste dag i ferieåret (31.12.2015).
• Lønnet ferie (Typene 30 og 31) overføres automatisk til neste kalenderår
ettersom trekkperioden (Sl.trekk) settes til siste dag i påfølgende år
(31.12.2016).
29.04.2015
8
Fokus på lave/høye utbetalinger i juni
Sjekk at eventuelle lave/høye beløp som utbetales i ferieoppgjøret er riktige.
Eksempler på lave beløp som kan være feil:
• Tildelt for mange lønnede feriedager.
• Den 6. ferieuka.
29.04.2015
9
Fokus på lave/høye utbetalinger i juni (2)
Eksempler på høye beløp som kan være feil:
• Feriekvote er ikke opprettet (IT2006) slik at det ikke blir generert et ferietrekk
og at opptjente feriepenger fra i fjor går til utbetaling.
• LA9510 (feriepenger opptjent i fjor) i IT0015 kan være lagt inn med opptjent
feriepengegrunnlag i stedet for opptjente feriepenger.
• Dersom feriekvote er opprettet i IT2006 med en 2 års gyldighet (Start/Slutt)
blir det ikke foretatt ferietrekk. Kun trekkperioden (Sl.trekk) skal være på 2 år.
• Endring av MG/ MUG kan føre til at ferietrekket ikke kommer.
29.04.2015
10
Negativt oppgjør i juni
• Dersom en arbeidstaker har lønn som innrapporteres som utlandslønn
samtidig som den ansatte har innlandslønn, vil det bli foretatt dobbelt
ferietrekk i juni. Det kommer da trekk både på LAOF19 (Ferietrekk ordinært)
og LAOF39 (Ferietrekk utland). Vi anbefaler at en slik kombinasjon ikke bør
forekomme i juni måned. Hvis det allikevel er nødvendig, må dette korrigeres
manuelt.
• Opptjeningsinformasjon fra annen statlig virksomhet er ikke registrert,
eventuelt feilregistrert i IT0015.
29.04.2015
11
Forskuddstrekk i juni
Det skal ikke foretas forskuddstrekk i:
• Feriepenger som utbetales i ferieåret (kalenderåret etter opptjeningsåret)
• Avtalefestede feriepenger eller avtalefestet lønn for opptjent feriefritid som
utbetales i ferieåret når ytelsene er opptjent i opptjeningsåret. Overstiger
utbetalingen feriepenger beregnet etter ferieloven med mer enn 21
prosent, skal det foretas forskuddstrekk i det overskytende beløpet.
jf Skattebetalingsforskriften § 5-7 (Ytelser som det ikke skal foretas
forskuddstrekk i)
29.04.2015
12
Forskuddstrekk i juni (2)
Eksemplifisering av teksten over:
•
•
•
•
Feriepengene utgjør kr 60.000 (12% av feriepengegrunnlaget på kr 500.000)
De avtalefestede feriepengene (10,2%) utgjør: kr 51.000
21% av de kr 51.000 utgjør kr 10.710
Summen av kr 51.000 og kr 10.710 er kr 61.710
Dersom feriepengene på kr 60.000 hadde oversteget summen av de 21
prosentene (kr 61.710) ville det ha blitt foretatt et forskuddstrekk av det
overskytende beløpet (vises med LA/453).
Forskuddstrekket beregnes da av tabelltrekket, dersom den ansatte har dette.
29.04.2015
13
Sikringsbestemmelsen
Når trer sikringsbestemmelsen i kraft?
• Hvis en ansatt har jobbet sammenhengende hele året i samme
stillingsprosent, men har hatt en stor lønnsøkning slik at trekket av lønnede
feriedager blir høyere enn utbetalingen av de opptjente feriepengene, så
inntreffer sikringsbestemmelsen.
Full kvote er en forutsetning for at sikringsbestemmelsen inntreffer.
I de tilfellene sikringsbestemmelsen kommer til anvendelse vil det i stedet bli
utbetalt ordinær lønn i juni, ettersom feriepengene og ferietrekket da utligner
hverandre.
29.04.2015
14
Sikringsbestemmelsen (2)
Når trer ikke sikringsbestemmelsen i kraft?
• Hvis den ansatte har vært i streik eller i permisjon i løpet av opptjeningsåret.
• Når ansatte går fra eksternt ansettelsesforhold til internt.
• Dersom antallet og beløpet i LA9508 (IT0015) ikke er riktig registrert.
• På den 6. ferieuken.
29.04.2015
15
Lønnslipp som viser sikringsbestemmelsen
Utbetalte feriepenger
+ Differansen
= Ferietrekket
46.744,79
188,02
46.932,81
29.04.2015
16
Fungering i juni
Ved registrering av en fungering i høyere stilling, for et tidsrom som omfatter
juni måned, er det viktig å velge riktig lønnart i IT0509:
• Ved bruk av LA1128 (Stedfortredergodtgj. dager) omregnes ikke
ferietrekket.
• Ved bruk av LA1130 (Stedfortredergodtgj. kort) vil ferietrekket omregnes,
slik at en får et høyere ferietrekk.
29.04.2015
17
Overgang til annen statlig virksomhet
For ansatte som slutter i en statlig virksomhet og begynner i en annen statlig
virksomhet i juni, skal feriepengeoppgjøret foretas i den virksomheten den
ansatte slutter i dersom den ansatte begynner i den nye virksomheten i
perioden 2. til 30.juni.
For ansatte som begynner i en ny virksomhet 1.juni, skal ferieoppgjøret foretas
av den nye virksomheten:
• Feriepengegrunnlag for inneværende år.
• Opptjeningsinformasjon inneværende år.
• Overføring av feriedager fra fjoråret må registreres slik som beskrevet for
ansatte som begynner i en ny statlig virksomhet før feriepengeberegningen i
juni.
29.04.2015
18
Overgang til annen statlig virksomhet (2)
Benytt alltid en dato i inneværende år for posten i IT0015 og la lønnarten vise til
inneværende eller foregående år:
•
Forutsatt opptjent fastland benytt LA9501 (feriepengegrunnlag inneværende
år). De ulike opptjeningsforholdene ligger mellom LA9501 og LA9506.
•
Opptjeningsinformasjonen registreres i LA9509.
Dersom du kun har fått opplyst opptjente feriepenger i år, beregner du
feriepengegrunnlaget slik:
• Feriepenger * 100 / 12 = Feriepengegrunnlag. (For ansatte over 60 år eller
som fyller 60 år i løpet av kalenderåret, skal du dele med 14,3 i stedet for
12).
29.04.2015
19
Overgang til annen statlig virksomhet (3)
• Feriepenger fra foregående år registreres i LA9510.
Dersom du har fått oversendt feriepengegrunnlaget for foregående år, må du
beregne feriepengene. Feriepengene beregnes som 12 % av
feriepengegrunnlaget.
• LA9511 benyttes for ansatte over 60 år.
Dersom du har fått oversendt feriepengegrunnlaget for foregående år, må du
beregne feriepengene. Dette utgjør 2,3 % av feriepengegrunnlaget.
29.04.2015
20
Overgang til annen statlig virksomhet (4)
For LA9510 og LA9511 må det i feltet antall/enhet legges inn en tallkode (1-5)
som spesifiserer opptjeningsforholdet:
• 1 = Opptjent fastland
• 2 = Opptjent Svalbard
• 3 = Utland avgiftspliktig
• 4 = Utland avgiftsfritt
• 5 = Arbeidsmarkedstiltak
Opptjeningsinformasjon registreres i LA9508 (IT0015)
• Beløp = Antall måneder x stillingsprosent
• Antall/enhet = Antall måneder (NB! Vær nøyaktig)
• Opprinnelsesdato = dato for tiltredelse i virksomheten
29.04.2015
21
Nyttige transaksjonskoder
YHR_SJEKK_FERIE
Skal kjøres før hver hovedlønn for å angi satsen den ansatte skal bli trukket hvis
den tar ut ulønnet ferie (Type 220) under permisjon (IT2001).
• Trekk for ulønnet ferie foretas via lønnsutbetaling i samme måned som
ferien tas ut, og vises i IT2001 som type 220K.
Rydder opp i feriekvotene (IT2006) ved å redusere antall feriedager ved bruk av
fiktive arbeidsplaner i forbindelse med permisjoner.
29.04.2015
23
YHR_SJEKK_FERIE (2)
29.04.2015
24
Lønnslipp i juni på ansatt - 60 år
Eksempel 1
Vi ser her at den ansatte får kr 11.763,81 i feriepenger fordi personen er over 60
år, men ettersom dagene koster kr 4.607,69 per stykk går denne personen i
minus med kr 11.274,65 på grunn av uttak av disse 5 lønnede feriedagene.
Dette fordi det er et tak på 6G på opptjening av de 2,3 % til 6.ferieuke.
29.04.2015
25
Lønnslipp i juni på ansatt - 60 år
Eksempel 2
I dette eksempel tjener personen også over 6G, men her har personen valgt å
kun ta 4 seniordager da det er dette personen har råd til i følge
feriepengeopptjeningen.
Hvordan kan en vite hvor mye en person «taper» i ferieopptjening når en tjener
over 6G? Og hvor finner en dagsatsen?
29.04.2015
26
PC_PAYRESULT
Slik ser bildet ut når du kommer inn i transaksjonskoden.
• Skriv inn ansattnummeret på personen du vil sjekke.
• De(n) ansatte vises under «Valgte ansattnumre», og når en trykker på et
ansattnummer får en opp alle kjøringene som den ansatte har vært med på.
29.04.2015
27
29.04.2015
28
Feriepengegrunnlaget i PC_PAYRESULT
29.04.2015
29
Dagsats i PC_PAYRESULT
Velger en annen tabell i PC_PAYRESULT:
Lønnart /07Z angir dagsatsen:
Dagsatsen kan sjekkes for hver periode det utbetales lønn.
29.04.2015
30
Dagsats i PC_PAYRESULT (2)
Eksempel på en person som har fått lønnsforhøyelse i mars 2015:
Januar
April
29.04.2015
31
Kvoter ved fratredelse
Feriekvoter
Feriekvotene i SAP genereres i desember og gir grunnlaget for ferieberegningen
i juni.
• Rapporter kan hentes ut fra SAP. F.eks. YHR_FRAV10.
Fulltidsansatte:
< 60 år - 25 dager – 5 uker
> 60 år - 30 dager – 6 uker
Deltidsansatte:
• Antall dager vedkommende jobber i uka (IT0007) * 5 uker
• Eks. 80% stilling, fri hver fredag (IT0007): 4 * 5 = 20 feriedager
• Eks. 80% stilling, arbeider hver dag -> 5 * 5 = 25 dager
29.04.2015
33
Opprydding/avgrensing av kvoter
Kvoter skal avgrenses og ubrukte feriedager skal nullstilles ved fratredelse.
Med avgrensning mener vi både avgrensning av sluttdato på kvotene og
avgrensning på sluttdato på kvotetrekk.
29.04.2015
34
Opprydding/avgrensing av kvoter (2)
Når sluttoppgjøret foretas etter juni og ubrukte feriedager skal utbetales er det
lettere å huske å vedlikeholde IT2006.
Utbetaling av dager i rest sørger for at kvotene blir nullstilt selv om de ikke
nødvendigvis blir tidsavgrenset.
29.04.2015
35
Opprydding/avgrensing av kvoter (3)
Ved sluttoppgjør før juni er det vanskeligere å huske på å vedlikeholde IT2006.
Kvotene bør tidsavgrenses slik at de ikke påvirker feriepengeberegningen i juni
(og nullstilles slik at dagene ikke kan benyttes) dersom den ansatte skulle
gjeninntre i virksomheten.
IT2006 skal ryddes også ved sluttoppgjør før feriepengeoppgjøret i juni.
29.04.2015
36
Ansatte som slutter før juni
Alternativ 1
• Kvotetypene 30 (Betalt ferie) og 31 (Betalt ferie over 60 år) for inneværende
år forblir uforandret.
• Ubrukte dager kompenseres via IT0416 med bruk av kompensasjonsregel
0001 - Utbetaling rest feriedager.
Fordelen med dette alternativet er at det blir lik behandling uansett når på året
man slutter. Antall dager i IT2006 blir uforandret.
Ulempen er at slippen får en pluss/minus postering hvor forskjellen er brukte
dager.
29.04.2015
37
Ansatte som slutter før juni
Alternativ 2
Kvotetypene 30 (Betalt ferie) og 31 (Betalt ferie over 60 år) for inneværende år
endres direkte i IT2006 til brukte dager.
Fordelen med dette alternativet er at slippen viser bare en linje og at rest dager
på slippen som gjelder inneværende år nullstilles.
Ulempen er at vi endrer det kvotegenereringen opprinnelig foreslo, og at
behandlingen gjøres ulikt deler av året.
29.04.2015
38
Ansatte som slutter i juni
Eksempel 1: Den ansatte har ikke brukt noen feriedager.
Alternativ 1
Ubrukte dager kompenseres via IT0416 Kompensasjon for tidskvote.
Velg kompensasjonsregel 0001Utbetaling rest feriedgr.
Alternativ 2
Kvotene settes til 0 og feriepenger opptjent i fjor går til utbetaling uavkortet.
29.04.2015
39
Ansatte som slutter i juni
Eksempel 2 : Ved kvotegenerering fikk ansatt tildelt 25 dager. Den ansatte har
brukt 2 dager.
Alternativ 1
Ved å la kvoten på 25 dager bli stående går man da inn via IT0416 og
kompenserer for de 23 dagene som ikke er brukt.
Velg kompensasjonsregel 0001 (Utbetaling rest feriedgr).
Alternativ 2
Siden den ansatte har brukt 2 feriedager endres kvotens størrelse i IT2006 til 2,
og ferietrekket blir på 2 x den ansattes dagsats.
29.04.2015
40
Takk for oppmerksomheten
29.04.2015
41