Lønn 5.0

Huldt & Lillevik AS
Produktnotat
Huldt & Lillevik Lønn
2015-01-27
Lønn 5.0
Versjon 5.14.4
Huldt & Lillevik AS
Produktnotat
Huldt & Lillevik Lønn
2015-01-27
Innhold
Hva er nytt i denne versjonen .......................................................................................................................... 2
1 Integrasjoner .................................................................................................................................................. 2
2 Oppdatere til Huldt & Lillevik Lønn 5.14.4 .................................................................................................. 2
3 Årsoppgjør 2014 ............................................................................................................................................. 2
3.1 Bytte av arbeidsgiveravgiftsregel i løpet av 2014 ..............................................................................................................2
3.2 Kommunen har byttet sone .................................................................................................................................................3
4 A-ordningen fra 2015...................................................................................................................................... 3
4.1 Næringsdrivende og «dummypersoner» .............................................................................................................................3
4.2 Endringer ved lønnsberegning i 2015.................................................................................................................................3
4.3 Endringer på Personer ..........................................................................................................................................................4
4.4 Endringer på lønnsarter ........................................................................................................................................................4
4.5 Samme person har flere arbeidsforhold på samme virksomhetsnummer ....................................................................4
4.6 Tidsrom for opphold på Svalbard eller Jan Mayen og bilandene ..................................................................................4
4.7 Bruk av fribeløp for konsern ...............................................................................................................................................4
4.8 Fødselsnummer som organisasjonsnummer .....................................................................................................................5
4.9 Ambulerende virksomhet er oppdatert ..............................................................................................................................5
4.10 Rutine for å korrigere rapporterte feil på tilbakemeldingen .........................................................................................5
4.11 Permisjoner og permitteringer ...........................................................................................................................................5
4.12 Ting som er rettet i denne versjonen................................................................................................................................5
5 Ny standard kontoplan og lønnsartregister .................................................................................................. 5
6 Andre endringer............................................................................................................................................. 6
6.1 Eksport av lønnssliper til Planday .......................................................................................................................................6
6.2 Oppslag Juridisk .....................................................................................................................................................................6
6.3 Oppslag Lønn.........................................................................................................................................................................6
6.4 Versjonskontrollen er aktiv igjen.........................................................................................................................................6
Produktnotat.doc
Copyright © 2015 Huldt & Lillevik AS
Side 1
Huldt & Lillevik AS
Produktnotat
Huldt & Lillevik Lønn
2015-01-27
Hva er nytt i denne versjonen
Denne versjonen inneholder de siste endringene for årsoppgjøret 2014, ny skatterutine for
2015, og er klargjort for a-ordningen som trer i kraft 1. januar 2015.
Når det gjelder a-ordningen har vi nå ferdigstilt flere punkter, samt oppdatert systemet der
erfaringer så langt tilsier det. Se mer om ny i versjonen fra januar nedenfor, fra punkt 4.6 og
utover.
Dette er en versjon som alle våre kunder må oppdatere til for å kunne kjøre årsavslutning for
2014.
1 Integrasjoner
Dersom du bruker Ansattportalen, må du også oppgradere denne til siste versjon, 2014.2 build
286 eller senere.
2 Oppdatere til Huldt & Lillevik Lønn 5.14.4
Du laster ned versjonen fra vår hjemmeside http://www.huldt-lillevik.no/node/120. Nederst på
siden finner du de siste versjonene.
Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre
på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang.
På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og
oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du
starter installasjonen.
3 Årsoppgjør 2014
Dette blir det siste årsoppgjøret slik vi kjenner det, da både årsoppgaven og lønns-og
trekkoppgaven blir borte fra neste år. Når a-ordningen trer i kraft i 2015 blir det rapportering
på personnivå hver måned, uten oppsummert rapportering til det offentlige ved slutten av
året. For generell veiledning om gjennomføring av årsoppgjøret, se årsoppgjørsheftet som
ligger på våre nettsider.
3.1 Bytte av arbeidsgiveravgiftsregel i løpet av 2014
Som kjent ble det endringer i reglene om arbeidsgiveravgift fra 1. juli 2014. Hvis ditt firma
måtte bytte avgiftsregel, skal du sende inn en årsoppgave per avgiftsregel, med tilhørende ltoppgaver. Dette håndterer systemet automatisk så lenge riktig regel er benyttet fra og med 4.
termin. Vi splitter altså lt-oppgavene ved elektronisk innsending, mens papirutskriften viser
totaler for den ansatte, uavhengig av avgiftsregel.
Produktnotat.doc
Copyright © 2015 Huldt & Lillevik AS
Side 2
Huldt & Lillevik AS
Produktnotat
Huldt & Lillevik Lønn
2015-01-27
Som en følge av dette vil systemet i noen tilfeller vise dobbelt sett av opplysninger. Det gjelder
følgende skjermbilder og rapporter:
- Registrere tilleggsopplysninger
- Oversikt tilleggsopplysninger
- Komprimert lønns- og trekkoppgave
Når du skal overføre årsoppgaver til Altinn må du huske på å sende alle oppgavene, da
Skatteetaten må ha en årsoppgave per avgiftsregel som er brukt på firmaet.
3.2 Kommunen har byttet sone
Ved endringen av avgiftsregler ble også noen kommuner plassert i ny sone. Dette medfører at
det vil bli avvik på årsoppgaven i forhold til summen av alle terminoppgavene, men dette vil
Skatteetaten ordne manuelt på sin side.
4 A-ordningen fra 2015
Når a-ordningen trer i kraft 1. januar 2015 skal rapportering til myndighetene skje via en amelding, som du må sende minst en gang i måneden for ordinære arbeidsforhold. Ettersom ameldingen skal inneholde detaljer på personnivå har vi lagt inn en god del flere kontroller på at
lønnsarter er satt opp riktig, og at nødvendige opplysninger om arbeidsforhold er registrert på
de ansatte. Husk at du må sette opp systemet for a-ordningen FØR du kjører første lønn i
2015. For generell informasjon om a-ordningen viser vi til den offisielle hjemmesiden,
https://www.altinn.no/A-ordningen. Her finner du også veiledning og kodespeil som vil være til
god hjelp for å sette opp systemet riktig. I tillegg finner du praktisk informasjon i vår
brukerveiledning i menyvalg Hjelp | Brukerveiledning a-ordning.
4.1 Næringsdrivende og «dummypersoner»
Utbetalinger til næringsdrivende er ikke en del av a-ordningen, så disse skal ikke lenger
rapporteres via lønnssystemet. Du bør derfor sette disse til status «Sluttet» og legge inn en
sluttetdato i 2014. NB! Husk å gjøre dette etter at du er ferdig med innsending av LTO for
2014. Der skal jo næringsdrivende fortsatt rapporters. Kun royalties og lott til fiskere er
inkludert for næringsdrivende i a-ordningen.
Hvis du har en eller flere «dummypersoner» i systemet, typisk brukt for å registrere
pensjonstilskudd eller refusjon sykepenger, bør du sette disse til status «Sluttet» og legge inn
en sluttetdato i 2014.
4.2 Endringer ved lønnsberegning i 2015
I lønnsberegningen har vi byttet ut valg av terminmåned med a-meldingsmåned. Dette på
grunn av at terminoppgaven er tatt bort, og at vi trenger å kontrollere oppsett av lønnsarter
mot måneden lønnskjøringen er tenkt sendt inn for. På denne måten kan vi hjelpe deg å finne
lønnsarter som er satt opp med koder som ikke er gyldige for aktuell måned, før du
godkjenner en lønnskjøring.
Produktnotat.doc
Copyright © 2015 Huldt & Lillevik AS
Side 3
Huldt & Lillevik AS
Produktnotat
Huldt & Lillevik Lønn
2015-01-27
4.3 Endringer på Personer
I oppgavevalg Kartotek | Personer bytter fanene Statistikk og A-ordning plass ved
overgang til 2015, og fanen Statistikk vil bli tatt bort i en senere versjon.
På grunn av kontroller ved mottak av a-meldinger, har vi blitt nødt til å legge restriksjoner på
endring av fødselsnummer på personer. Etter at fødselsnummer er registrert vil det ikke bli
mulig å endre dette. Det samme gjelder fødselsdato, altså ufullstendig fødselsnummer, hvor
det ikke vil bli mulig å endre de 6 første sifrene, altså selve fødselsdatoen, da dette er en
påkrevd opplysning ved bruk av «Annen identifikator».
Rapportering av a-melding vil gå feil hvis samme person (ansattnummer) er koblet til samme
arbeidssted flere ganger. Du bør derfor sjekke at det ikke ligger flere aktive linjer til samme
arbeidssted på de ansatte.
4.4 Endringer på lønnsarter
I oppgavevalg Kartotek | Lønnsarter ligger informasjon om a-meldingen, og feltet LønnsFradragsbeskrivelse vil bli låst ved første bruk av lønnsarten i en a-melding (eller
lønnskjøring). Hvis brukt lønnsart har vært feil, må du opprette ny lønnsart med riktig koding,
og foreta en pluss-/minuskjøring.
Lønnsarter for nettolønn kodes på vanlig måte i lønnsartregisteret (kan ikke kodes i Verktøy |
Oppsett lønnsarter for a-melding). Du trenger ikke å kode de med tilleggsopplysninger, da
det er skatteregel på person som vil utløse spørsmål om dette på transaksjonene.
4.5 Samme person har flere arbeidsforhold på samme virksomhetsnummer
I a-meldingen skal opplysninger om hvert arbeidsforhold knyttes til et eget unikt
identifikasjonsnummer (ID). I Lønn 5.0 har vi kun mulighet til å ha en slik id per
ansattnummer. Det betyr at hvis en ansatt slutter, og så begynner igjen, må du registrere den
ansatte på nytt ansattnummer. For at du skal slippe å legge inn alle opplysninger på nytt, kan
du nå kopiere ansattinformasjon fra ett ansattnummer til et annet. Det gjør du ved å stå inne
på det ansattnummeret du vil kopiere fra (i oppgavevalg Kartotek | Personer) og trykke på
ikonet for «Opprette kopiere». Da kan du velge nytt ansattnummer og det alle meste av
informasjonen blir med til det nye ansattnummeret.
Bruk av «arbeidsforholdsid» er spesielt viktig for NAV, da denne informasjonen vil hjelpe dem
når det gjelder krav om ytelser, og antall henvendelser til arbeidsgiveren vil bli redusert. Se
veiledningen for a-ordningen for flere detaljer om arbeidsforhold.
4.6 Tidsrom for opphold på Svalbard eller Jan Mayen og bilandene
For personer med skatteregel «Svalbardinntekt» eller «Inntekt på Jan Mayen og i norske
biland i Antarktis» skal tidsrom for opphold være med i a-meldingen. I oppgavevalg Kartotek
| Personer | Andre opplysninger kan du nå registrere slike tidsrom.
4.7 Bruk av fribeløp for konsern
Etter endringene i avtalen med EØS om bruk av differensiert arbeidsgiveravgift, gjeldende fra
1. juli 2014, har konsern kun ett fribeløp for hele konsernet. Firma i konsern må derfor i ameldingen rapportere hvor mye av fribeløpet som er brukt av de andre firmaene i konsernet,
som «Annen bagatellmessig støtte». Du finner feltet for å oppgi dette i oppgavevalg Kartotek
| Offentlige satser, i gruppen Arbeidsgiveravgift. Hvis du benytter dette feltet må du
redusere «Bunnfradrag beløp» tilsvarende, slik at summen av de to feltene maks utgjør totalt
Produktnotat.doc
Copyright © 2015 Huldt & Lillevik AS
Side 4
Huldt & Lillevik AS
Produktnotat
Huldt & Lillevik Lønn
2015-01-27
fribeløp. For 2015 er dette kr. 500 000, med unntak for avgiftsregelen «Godstransport på vei»,
hvor beløpet er halvparten, altså kr. 250 000 for 2015.
4.8 Fødselsnummer som organisasjonsnummer
Vi har fått mange henvendelser om vi kan åpne systemet for personlig firma. Det vil si at
fødselsnummer erstatter organisasjonsnummer som identifikator på firmaet. Dette har vi nå
åpnet for, slik at de stedene hvor det tidligere kun var mulig å registrere juridisk
organisasjonsnummer, vil også fødselsnummer/D-nummer bli godtatt.
4.9 Ambulerende virksomhet er oppdatert
I forbindelse med overgangen til a-ordningen skal vurderingen angående ambulerende
virksomhet nå skje per måned, ikke per termin. Som en konsekvens av det har vi flyttet til
Periodens lønn | Ambulerende virksomhet. Du må nå foreta fordelingen mellom soner
(velge kommune) før du genererer a-melding for aktuell måned. Rutinen er også forenklet, da
vi nå ikke viser noe grunnlag og resultat om omfordelingen. Dette vil komme på en ny rapport
sammen med oversikt over detaljer i a-meldingen. I ny versjon som kommer i februar vil vi
også ha laget ny betalingsrutine for arbeidsgiveravgift og skattetrekk.
4.10 Rutine for å korrigere rapporterte feil på tilbakemeldingen
Basert på erfaringer med a-ordningen så langt har vi sett oss nødt til å legge en advarsel på
muligheten til å legge tilbake sikkerhetskopier (menyvalg Verktøy | Systemvedlikehold). Alt
for mange tyr til denne løsningen når de skal rette opp i brudd på forretningsregler, men det
skaper bare flere utfordringer, da det er viktig at Lønn 5.0 og a-ordningen er synkroniserte
med innsendte a-meldinger. Alle innsendte a-meldinger som gir brudd på forretningsregler, og
som du vil rette opp, må du sende en annullering/nullstilling på. Deretter kan du sende ny
melding ETTER at feil er rettet opp. I mottaket av a-meldinger blir alt summert, med mindre
det er en annullering/nullstilling du sender. Se menyvalg Hjelp | Brukerveiledning amelding for detaljer om hvordan du gjør dette.
4.11 Permisjoner og permitteringer
Det ble gitt noen nye forutsetninger for rapportering av permisjoner og permitteringer rett før
jul, og disse endringene er nå tatt inn i versjonen. Det er viktig at permisjoner blir registrert
sammenhengende i systemet, med fra og til dato på samme linje. Hvis permisjonsprosenten
blir endret, skal du legge til-dato på dagen før endring av prosent, lage ny linje med fra-dato
den dagen prosentendringen gjelder fra, og eventuell til-dato hvis denne er kjent. Da vil
systemet rapportere i henhold til nye presiseringer. Eventuelle andre fravær registrerer du for
seg på egne linjer, uten å lage avbrudd i registreringen av permisjon.
4.12 Ting som er rettet i denne versjonen
Nettolønn og «andre» ytelser. Nå kan du kombinere skatteregel Nettolønn også med
lønnsarter som ikke skal ha informasjon om skatteregel, slik som dietter og andre
utgiftsgodtgjørelser.
Fødselsnummer/D-nummer kombinert med «Annen identifikator». Nå vil dato sendt med
«Annen identifikator» bli riktig i forhold til dato i fødselsnummer/D-nummer.
5 Ny standard kontoplan og lønnsartregister
Vi har oppdatert til ny standard kontoplan og nytt lønnsartregister for nye klienter i systemet.
Kontoplanen er nå oppdatert til ny norsk standard og vil bli lagt inn når du velger å opprette
Produktnotat.doc
Copyright © 2015 Huldt & Lillevik AS
Side 5
Huldt & Lillevik AS
Produktnotat
Huldt & Lillevik Lønn
2015-01-27
nye klienter med standard lønnsartregister. Det nye lønnsartregisteret har mer luft mellom
gruppene av lønnsarter, og benytter nå nummerserie opp til 300.
Det nye lønnsartregisteret er også oppdatert med forslag til koding for a-ordningen. I amelding er det skatteregel på person som styrer rapporteringen. Egne lønnsarter for Svalbard
er derfor ikke nødvendig, og er fjernet som eget oppsett.
Hvis du vil opprette nye klienter med kontoplan tilsvarende eksisterende klienter, må du velge
en av klientene som mal (altså ikke velge standard lønnsartregister).
6 Andre endringer
6.1 Eksport av lønnssliper til Planday
Vi har tilpasset eksport av elektroniske lønnsslipper til Planday. Lønnsslippene lager du ved å
velge Elektroniske lønnsslipper under oppgavevalg Periodens lønn | Lønnsrapporter, og
trykke på ikonet for Planday oppe til høyre på verktøylinjen etter at slippene er generert.
Du vil nå få mulighet til å angi området hvor du vil lagre filen med slippene.
6.2 Oppslag Juridisk
Lex Aditro har byttet navn til Oppslag Juridisk. Vi har oppdatert med nytt navn i systemet slik
at du nå finner det juridiske oppslagsverket i menyvalg Hjelp | Oppslag Juridisk.
6.3 Oppslag Lønn
Du finner nå et nytt oppslagsverk i menyvalg Hjelp | Oppslag Lønn. Dette er den
digitaliserte utgaven av Bistandspermen, som tidligere har vært på papir. I en prøveperiode er
den tilgjengelig for alle brukerne, men da dette er en abonnementsordning vil etter hvert kun
abonnenter ha tilgang. Oppslag Lønn er inkludert i supportavtalen Premium. Se våre nettsider
for mer informasjon.
6.4 Versjonskontrollen er aktiv igjen
I menyvalg Verktøy | Sjekk versjon kan du sjekke om du har den ferskeste versjonen. Her
kan du også sette på automatisk sjekk for nye versjoner hver gang du logger på Lønn 5.0.
Produktnotat.doc
Copyright © 2015 Huldt & Lillevik AS
Side 6