Prosjektdirektiv versjon 1.0

PROSJEKTDIREKTIV
FOR
”Automatisk tildeling av fødselsnummer – ved fødsel”
Dokumentkontroll
Utfylt av
Anne Britt Thuestad
Distribusjonsliste
Tittel
Styringsgruppeleder
Programkontor
Endringslogg
Versjon
Dato
0.1
07.04.2014
0.4
29.04.2014
0.5
30.04.2014
0.6
0.8
01.05.2014
05.05.2014
0.9
1.0
1.5
1.6
05.05.2014
15.06.2014
16.03.2015
09.04.2015
2.0
11.05.2015
Tiltak:
Nasjonal IKT
Attestert av
Benedicte Børge - Ask
Godkjent av
Prosjektets styringsgruppe
Navn
Benedicte Børge - Ask
Nina Bjørlykke
Institusjon
Helse Sør - Øst
Nasjonal IKT
Endring
Første utkast
Endret i tråd med kommentarer fra John Vestengen (Programleder for
Digital Samhandling)
Endret i tråd med kommentarer fra Kjell Arne Grøtting (Tidligere
programleder for Digital Samhandling) samt gjennomgått på nytt .
Gjennomgang av John Vestengen
Endret i tråd med kommentarer fra Torunn Robøle (SKD), Thor Granlund
(SKD), Marianne Henriksen (SKD), Marit Kristin Larsen Haarr
(Helsedirektoratet) og John Vestengen (HSØ)
Gjennomgått for å ivareta kommentarer fra Programkontoret i NIKT
Rettet opp i henhold til Styrevedtak - NIKT
Endret i tråd med vedtak i NIKT styremøte den 11.02.15
Oppdatert med kommentarer fra Marit Kristin Larsen Haarr
(Helsedirektoratet)
Tilpasninger til ny løsning
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 1 av 19
INNHOLDSFORTEGNELSE
1.
MÅL/HENSIKT MED PROSJEKTET ...................................................................................................... 3
2.
EIERSKAP OG ORGANISERING ............................................................................................................ 4
3.
BAKGRUNN................................................................................................................................................. 7
4.
PÅVIRKNING PÅ NIKTS PORTEFØLJE ............................................................................................... 8
5.
INNOVASJON ............................................................................................................................................. 8
6.
INTERESSENTANALYSE ......................................................................................................................... 8
7.
MÅL ............................................................................................................................................................ 10
8.
OPPGAVER OG AVGRENSNINGER .................................................................................................... 11
8.1.
PROSJEKTFASER/AKTIVITETER ............................................................................................................. 11
8.2.
OPPGAVER............................................................................................................................................ 12
HOVEDOPPGAVE NR. 1 ....................................................................................................................................... 12
HOVEDOPPGAVE NR. 2 ....................................................................................................................................... 12
HOVEDOPPGAVE NR. 3 ....................................................................................................................................... 12
HOVEDOPPGAVE NR. 4 ....................................................................................................................................... 12
HOVEDOPPGAVE NR. 5 ....................................................................................................................................... 13
HOVEDOPPGAVE NR.6........................................................................................................................................ 13
HOVEDOPPGAVE NR.7........................................................................................................................................ 13
HOVEDOPPGAVE NR.8........................................................................................................................................ 13
HOVEDOPPGAVE NR.9........................................................................................................................................ 13
8.3.
AVGRENSNINGER ................................................................................................................................. 13
9.
RESSURSBEHOV...................................................................................................................................... 14
10.
10.1.
10.2.
10.3.
10.4.
BUDSJETTRAMMER .......................................................................................................................... 14
PROSJEKTETS BUDSJETT OG REGNSKAP. ............................................................................................... 14
FINANSIERINGSMODELL FOR GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET: .......................................................... 15
PERIODISERT BUDSJETT FOR DEN RESTERENDE DEL AV PROSJEKTET .................................................... 15
PLAN FOR FREMSKAFFING AV TOTALE KOSTNADER .............................................................................. 15
11.
KOST-NYTTE VURDERING .............................................................................................................. 16
12.
RISIKOVURDERING........................................................................................................................... 17
13.
PROSJEKTPLAN .................................................................................................................................. 18
14.
RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER........................................................................ 19
15.
GODKJENNING ................................................................................................................................... 19
Tiltak:
Nasjonal IKT
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 2 av 19
1. Mål/Hensikt med prosjektet
Gi en kort og konkret oversikt over hva prosjektet skal:
Fakta
Beskriv
Hva skal prosjektet oppnå?
1. Prosjektet skal sørge for at
2.
3.
4.
5.
Kommentar
tjenesten “Automatisk
tildeling av fødselsnummer “
opprettes hos Norsk Helsenett
(NHN) og at nødvendige
avtaler med hensyn til drift og
forvaltning opprettes.
Tjenesten skal omfatte de to
prosessene “ sending av
fødselsmelding” og “mottak
av fødselsnummer”. Tjenesten
skal eksponeres slik at den
kan benyttes på to måter:
1.Via GUI (menneskedatamaskininteraksjon/integrasjon)
2.Via automatiske
integrasjoner (datamaskindatamaskin integrasjon)
Prosjektet skal sørge for å
spesifisere et hensiktsmessig
brukergrensesnitt til tjenesten.
Prosjektet skal sørge for at
løsningen blir utviklet, testet
og pilotert.
Prosjektet skal sørge for at
behovet for rutiner blir
spesifisert og dokumentert i
hele prosessen. Det vil si fra
behovet for å sende en
fødselsmelding oppstår til
fødselsnummeret er mottatt i
Fødesystemet.
Etablering av nasjonal plan
for utbredelse av løsning
sammen med andre
aktører/tiltakseiere.
Når er forventet oppstart?
25.03.2014
Når er forventet
sluttleveranse?
Prosjektet avsluttes med levering av
sluttrapport 01.01.2016
Tidligere presentert løsning
skrinlegges da denne (SiV –
løsningen) i mindre grad egner
seg for nasjonal utbredelse.
Prosjektet etablert i HSØ i mars
2014
Ferdig utviklet, testet og pilotert
Nasjonal løsning forventes
sluttført innen 2015.
Nasjonal utrullingsplan antas
levert 01.12.2015

Tiltak:
Nasjonal IKT
Et samarbeid mellom Helse,
Norsk Helsenett og Skatt er
etablert i samarbeid for å levere
en felles Nasjonal løsning.
Løsningen antas å kreve mindre
tilpasninger når fremtidig
Folkeregister foreligger 201719
Utrullingsplanen skal
videreføre implementeringen,
og det skal være en part fra
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 3 av 19
spesialisthelsetjenesten som
tar ansvar for koordinering
under hele
implementeringsperioden.
Hvor stort er
ressursbehovet?
Prosjektressursene hentes i hovedsak
fra Helse Sør-Øst (Sykehuspartner) og
fra Helsedirektoratet og SKD.
Arkitekt fra HV vil delta i prosjektet
for å vurdere/bidra innenfor enkelte
problemstillinger.
Implementeringen er et ansvar
for det enkelte RHF.
Organiseringen og
ressursbehovet tilpasses
behovet i prosjektet og meldes i
rimelig tid til de enkelte
instansene.
Ressursbehov på øvrige ressurser er
beskrevet i kapittel 9.
Se også kapittel 7 for nærmere beskrivelse av mål i prosjektet.
2. EIERSKAP OG ORGANISERING
Tiltakseier er Nasjonal IKT (NIKT). Prosjekteier er HSØ.
I NUIT- møtet 12.9.13 ble følgende vedtatt:
[..] Melding om fødsel til Folkeregisteret/automatisk innhenting av fødselsnummer. Det er enighet i
utvalget om å prioritere fastsetting av ELFOR-meldingsstandard og utbredelse av denne. Ny melding til
modernisert folkeregister i 2019 må vurderes av Fag- og arkitekturutvalget før det på nytt løftes inn i
NUIT av innmelder.
I NIKT prosjekteierforum (PEF) - møtet 16. januar 2014 ble følgende vedtatt:
PEF ber HSØ om å ta føringen på dette tiltaket, med Torgny Neumann som prosjektressurs fra HV
Prosjektet ble godkjent og finansieringen i 2014 ble besørget ved at de enkelte tiltakseierne (SKD, HDIR samt de
fire RHF) betalte sine egne utgifter. Når det gjaldt dedikerte ressurser som prosjektleder, arkitekt og testleder, er
disse blitt finansiert av NIKT med 1.860.000NOK i henhold til styrevedtak (Sak 60 14B).
Da det viste seg nødvendig å endre løsningen ved SiV før den kunne implementeres nasjonalt, ble oppdatert
prosjektplan diskutert i PF den 24.11.14. Videre ble saken igjen diskutert og belyst i Styremøte for Nasjonal IKT
den 04.12.14. Vedtaket for Sak 112/14B ble følgende:
1. Saken utsettes til styremøte 11.februar 2015
2. Styret i Nasjonal IKT HF ber administrasjonen utarbeide en oversikt over de totale kostnadene ved å
implementere løsningen nasjonalt.
I Styremøte for Nasjonal IKT den 11.02.15 ble følgende vedtatt:
1. Styret vedtar at prosjektet gjennomføres i tråd med alternativ 3, slik dette ble fremlagt den 04.12.14:
“Risikoreduserende tiltak implementeres i henhold til spesifikasjoner utviklet av prosjektet “Automatisk
tildeling av fødselsnummer ved fødsel”.
2. Prosjektet finansieres i henhold til fremlagte finansieringsmodell, hvorav Nasjonal IKT HF skal dekke
inntil 4,26 MNOK fra og med 2015.
3. Styret ber om gjennomgang av risiko og kostnadsbilde.
Tiltak:
Nasjonal IKT
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 4 av 19
I etterkant har HSØ forpliktet seg til å stille med 4.54 MNOK og Helse Nord med 0,53MNOK slik dette fremgår
av saksfremlegget.
Prosjektet “Automatisk tildeling av fødselsnummer – ved fødsel”, blir i Helse Sør-Øst RHF håndtert som et eget
prosjekt med egen prosjektleder. Prosjektet var først en del av program for Digital Samhandling. Pr. 01.02.15 ble
prosjektet organisert under RKL (Regional klinisk løsning). Prosjektet startet den 23.03.14 og er blitt rigget slik
at det kan støtte det nasjonale standardiseringsarbeidet, og i samarbeid med NIKT koordinere sine aktiviteter
med øvrige RHF.
Prosjektet er satt opp med en prosjektgruppe bestående av flere ressurser fra Helse Sør-Øst og arkitekt fra Helse
Vest. Skattedirektoratet (SKD) og NHN etablerer prosjekter på sin side, og det forutsettes at de ulike
prosjektene har et tett samarbeid. Prosjektet hos NHN settes opp som et leveranseprosjekt. Prosjektene skal ha
felles overordnet målbilde, og felles overordnet prosjektplan.
Prosjektet fra Helse skal avholde jevnlige møter med representanter fra Helsedirektoratet slik at det sikres at
nødvendige diskusjoner og avklaringer internt i Helse blir ivaretatt.
Det er etablert en styringsgruppe bestående av representanter fra de fire RHF, SKD, NIKT og Helsedirektoratet.
Styringsgruppen skal ta beslutninger som har betydning for nasjonale planer.
Rolle
Prosjektansvarlig og
leder av
styringsguppen
Medl.
Styringsgruppen
Medl.
Styringsgruppen
Medlem
styringsgruppe
Medlem
styringsgruppen
Medlem
styringsgruppen
Medlem
styringsgruppen
Medlem
styringsgruppen
Prosjektleder
Helse
Medl.
Prosjektgruppe
Medl.
Prosjektgruppe
Medlem
Tiltak:
Nasjonal IKT
Navn
Benedicte Børge Ask
Enhet
Helse SørØst
Telefon
90 08 29 74
E-post
[email protected]
Nina Bjørlykke
Nasjonal
IKT
93 24 82 96
[email protected]
Marit Kristin Larsen
Haarr
H-dir.
95 21 80 77
[email protected]
Marianne Henriksen
SKD
40 23 88 90
[email protected]
Torgny Neuman
Helse Vest
55 97 64 28
99 24 66 96
[email protected]
Jon Gausdal
Helse
MidtNorge
Helse Nord
93 45 92 17
[email protected]
90 60 06 81
[email protected]
99 54 23 32
[email protected]
90 71 49 95
[email protected]
40 46 03 22
[email protected]
Børge ThorshaugJensen
Uavklart
Anne Britt Thuestad
Sevald Cirkov
(Løsningsansvarlig
Helse)
Henrik Vinternatt
(Testleder)
Mia Skagestad
Rikshospitalet
(OUS)
Sykehuspartner
Sykehuspartner
Sykehuspartner
Sykehuspa
[email protected]
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 5 av 19
Rolle
prosjektgruppe
Medlem
prosjektgruppe/rådgiver til
prosjektet
Medlem
prosjektgruppe
Rådgiver til
prosjektgruppen
Rådgiver til
prosjektgruppen
Prosjektleder
Skatt
Løsningsansvarlig
Skatt
Deltaker
funksjonell
gruppe
Deltaker
funksjonell
gruppe
Deltaker
funksjonell
gruppe
Deltaker
funksjonell
gruppe
Deltaker
funksjonell
gruppe
Deltaker
funksjonell
gruppe
Deltaker
funksjonell
gruppe
Deltaker
funksjonell
gruppe
Deltaker
funksjonell
gruppe
Deltaker
funksjonell
gruppe
Leverandør av
løsning NHN
(teknisk
ansvarlig)
Tiltak:
Nasjonal IKT
Navn
Enhet
rtner
Telefon
E-post
Torgny Neumann
Helse Vest
55 97 64 28
99 24 66 96
[email protected]
Preben Rutgerson
Sykehuspartner
92 44 51 37
[email protected]
Astrid Brevik
Svarlien
H-dir.
97 50 06 83
[email protected]
Bjørn Grøva
H-dir.
95 18 45 47
[email protected]
Aino Bjørnstad
SKD
97 51 95 00
[email protected]
Brigt Valland
SITS
[email protected]
Torunn Robøle
(Fagekspert
Folkeregisteret 20 %)
Berit Kjelstad
(Saksbehandler)
SITS
[email protected]
Skatt Øst
[email protected]
Bjørg Gjerken
(Saksbehandler)
Skatt Øst
[email protected]
Tonje Carlsen
(Saksbehandler)
Skatt Øst
[email protected]
May – Liss Dynna
Midtlie (jordmor 80
%)
Laila Ramsem (20 %)
Riksen
Kari Claussen
Haukeland
Sykehus
Mette Lise Adolfsen
Helgelands
sykehuset
75125320
Mette.lise.adolfsen@helgelandssykehus
et.no
Preben Rutgerson 20
%
SP
92 44 51 37
[email protected]
Henrik Vinternatt
HSØ
40 46 03 22
[email protected]
Axel Anders Kvale
NHN
93034377
[email protected]
Ullevål
97946816
[email protected]
[email protected]
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 6 av 19
Rolle
Navn
Enhet
Leverandør av
tjeneste i
NHN
(prosjekt.
ansvarlig)
Leverandør
Fødesystem
(CSAM
Health AS)
Thor Muggerud
NHN
Lilly Marit Angermo
CSAM
A/S
Telefon
[email protected]
91610890
Leif Egil Buen
[email protected]
[email protected]
90129929
Kjetil Sanders
Leverandør
PAS/EPJ
E-post
[email protected]
Sassan Sokhan Sanj
92 41 31 55
[email protected]
Knut Ivar Rødningen
95 13 88 66
[email protected]
Asbjørn Jørgensen
Alexander
Theodorsen
Tore Dundas
NN
NN
Elin Sogge
Fagutviklingsjordmor
Terje Rootwelt
Klinikkleder for
Kvinne- og
barneklinikken ved
Anne Hedvig Mellby
DIPS
DIPS
DIPS
91 88 19 41
90 57 44 86
91 88 19 41
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Siemens
Tieto
Sykehuset
i Vestfold
(++)
95929699
[email protected]
Riksen
93 09 49 54
Leder
Sissel Jor
OUS
99 49 62 88
Sikkerhetansvarlig
NN
SP
95 81 84 68
Klinikere/brukere/ledere
Kliniker/jord
mor
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Kommer senere.
3. BAKGRUNN
Aktualisert behov for standardisering av elektronisk melding om fødsel i 2013 pga. følgende forhold:
1. En versjon av melding om fødsel til SKD er utviklet i føde-EPJ PARTUS, og er i produksjon ved Sykehuset i
Vestfold/Skatt Sør. Disse sendes til eksisterende folkeregisterløsning. Andre HF ønsker også å sende meldinger,
og er p.t. i dialog med SKD om dette. Behov tidligere meldt inn, jf. tiltak nr. 3 under nyutvikling.
2. SKD er p.t. i ferd med å utforme nytt folkeregister, der elektronisk melding om fødsel med sivile opplysninger
og umiddelbar tildeling av fødselsnummer inngår. SKD planlegger å ha på plass nytt folkeregister i løpet av
2018.
3. FHI er også i gang med å utvikle ny melding til Medisinsk fødselsregister med både sivile og medisinske
opplysninger.
4. Status 2013: Aktualisert behov for standardisert meldingsformat som kan benyttes for elektronisk melding til
både SKD og FHI, ettersom begge planlegges.
Tiltak:
Nasjonal IKT
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 7 av 19
I et medieoppslag fra desember 2013 uttaler HDIR følgende:
– Helsesektoren ønsker mer effektiv tildeling av fødselsnummer til nyfødte. Dette skal skje ved at det sendes en
elektronisk melding til Folkeregisteret, og at det kommer svar senest innen 24 timer. Løsningen har vært prøvd
ut på sykehuset Vestfold og skal innføres i hele landet. Dette begynner i 2014, bekrefter Bergland.
(http://www.nrk.no/norge/pasientombud-reagerer-pa-idproblem-1.11428549)
Kommentar fra prosjektet: Løsningen ved SiV viste seg uegnet til nasjonal utbredelse. Prosjektet utarbeidet
derfor alternative løsninger som ble presentert for NIKT, NUFA og styringsgruppen. Alternativet (Plan B) ble
vedtatt i styringsgruppens møte den 29.04.2015.
4. PÅVIRKNING PÅ NIKTs PORTEFØLJE
I Nasjonal IKT sin strategi for 2013-16 fremgår følgende:
"Nasjonal IKT skal gi retningslinjer for IKT- utvikling i spesialisthelsetjenesten gjennom felles strategi, samarbeid
og samordning"
Nasjonal IKT mål for perioden er videre blant annet å "Være RHF- enes samarbeidspart overfor myndighetene i
nasjonale tiltak" og "Koordinere felles IKT-tiltak i RHF- ene ovenfor øvrige deler av helse- og omsorgssektoren".
NIKT skal "Ha en felles prioritering og oppfølgning av relevante leverandører". Alle deler av dette treffer det
aktuelle tiltaket.
Det anses at dette prosjektet vil bidra til å realisere NIKTs strategi med hensyn til å utvikle spesialisthelsetjenesten
gjennom samarbeid og samordning.
Avhengigheter mot andre programmer i hvert RHF som håndterer EPJ, føde-EPJ (PARTUS og NATUS). Det er
en avhengighet mot forvaltning av adresseregister i Helsedirektoratet og NHN samt til andre relevante registre i
NHN som vil bidra med informasjon til fødselsmeldingen Avhengigheter mot seksjon standardisering i
Helsedirektoratet. Mulige avhengigheter mot kommune og helsestasjon, fastlege. Avhengigheter mot SKD og
ulike prosjekter, herunder arbeidet med nytt Folkeregister.
5. INNOVASJON
Prosjektet har introdusert et nytt konsept og designet en fødesystemuavhengig løsning. Norsk Helsenett vil
gjennom denne endringen i prosjektet få en helt ny sentral rolle i Helse- Norge som tjenesteeier av “Automatisk
tildeling av fødselsnummer”.
6. INTERESSENTANALYSE
Her presenteres de viktigste aktørene med interesser i prosjektet. Prosjektet har forsøkt å kartlegge hva som er de
viktigste interessene hos hver enkelt aktør, samt kort beskrevet hvordan dialog og påvirkning kan ivaretas
gjennom tilgang til informasjon og ev. tilgang til grupper og fora der dialog og påvirkning kan ivaretas.
Interessent
Nasjonal IKT
Tiltak:
Nasjonal IKT
Interesse Interessentområde
(H.M, L)
H
Tiltakseier
Påvirkning
Metode for forankring
Statusrapportering Rapporteringer/samtaler.
Medlem i styringsgruppen.
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 8 av 19
Interessent
Helsedirektoratet
RHF
Interesse Interessentområde
(H.M, L)
H
Forvalter av
meldingsstandardene i
helsevesenet og
Adresseregisteret.
Påvirkning
Metode for forankring
Via
styringsgruppen
samt møter for
øvrig
Medlem i styringsgruppe
samt møter med div.
eksperter.
H
Via prosjektet
Alle RHF er representert i
prosjektets styringsgruppe.
Gjennom innføring av
elektronisk
fødselsmelding og
automatisk tildeling av
unik ID, sørge for
hurtig og sikker
identifisering av
nyfødte og forbedret
pasientsikkerhet.
Dialog og informasjonsdeling
i prosjektperioden.
Deltakelse i arbeidsmøte(r).
HSØ RHF er også
gjennom program for
RKL (Regional klinisk
løsning), prosjekteier.
NHN ( Norsk
helsenett)
H
Kommersielle
leverandører
H
Pasienter
H
Skattedirektoratet
H
Tiltak:
Nasjonal IKT
Eier og leverandør av
nasjonal tjeneste.
Via prosjektet
Integrasjon mellom
PAS/EPJ (eks. DIPS),
fødesystem og NHN.
Via møter
Dialog og informasjonsdeling
i prosjektperioden. Deltagelse
i felles arbeidsmøter. Lager
tjenesten “Automatisk
tildeling av fødselsnummer”.
Dialog med leverandør av
PARTUS og NATUS
Dialog med EPJ leverandør
(DIPS, Siemens og Tieto.)
Andre endringer som
følger av
behovsdokument, SAD
og Use Cases
Sikker identifisering vil
gi økt pasientsikkerhet.
Automatisk registrering Tett samarbeid er
av melding om fødsel.
påkrevd.
Raskere opprettelse av
personnummer. Sikker
og rask tildeling av unik
id.
Effektivisert
saksbehandling i
skatteetaten.
Foreløpig uavklart.
Deltakelse i prosjektgruppe
og styringsgruppe. Felles
funksjonell gruppe og felles
løsningsgruppe med deltakere
fra både Skatt og Helse.
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 9 av 19
Interessent
Interesse Interessentområde
(H.M, L)
Kommune/helsestasjon H
Sikker identifisering av
og fastleger
pasient. Administrativt
arbeid med å matche
barns hjelpenummer
med fødselsnummer
kan reduseres betydelig
ved umiddelbar
tildeling av
fødselsnummer.
Nasjonal løsning vil
levere fødselsnummer
x2 per døgn, og
redusere risiko ved
manglende unik ID.
Påvirkning
Metode for forankring
Informasjonsdeling/samarbeid
med KommIT
7. MÅL
Effektmål
Resultatmål 1
Helse har behov for å sikre unik ID på det nyfødte
barnet så snart som mulig etter fødselen, for å ivareta
pasientsikkerheten. Jo kortere intervall det er mellom
fødsel og tildeling av fødselsnummer, jo bedre blir
pasientsikkerheten.
SKD har behov for å motta fødselsmelding på
elektronisk form for å redusere omfanget av manuelt
arbeid relatert til tildeling av fødselsnummer.
Kartlegge behov for standardisering.
Resultatmål 2
Nasjonal standard (for melding og rutine ved sending
og mottak av fødselsmelding og sending og mottak av
tildelt fødselsnummer.)
Resultatmål 3
Sending og mottak av fødselsnummer så raskt som
mulig etter at fødselsnummer er tildelt av SKD.
Resultatmål 4
Oppsett av Nasjonal løsning/tjeneste som omfatter
PAS/EPJ, Fødesystemene, Norsk Helsenett og Skatt.
Ny Nasjonal tjeneste i NHN med tilhørende rutiner
utvikles, testes og piloteres før nasjonal utbredelse
Resultatmål 5
Det skal etableres en plan for nasjonal utbredelse av
løsningen.
Tiltak:
Nasjonal IKT
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 10 av 19
8. OPPGAVER OG AVGRENSNINGER
8.1.
Prosjektfaser/aktiviteter
Det skal utvikles og implementeres en webtjeneste i NHN som ivaretar meldingsbehovet for både små og større
sykehus, Tjenesten gir de ulike helseforetakene mulighet til å velge mellom manuell og automatisert løsning
eller en kombinasjon av dette avhengig av behov og kompleksitet. Test og Pilot vil kunne involvere flere HF i
ulike RHF.
Under vises foreslått milepælsplan for prosjektet.
Nummer
M1
Milepæl
Prosjektet er klart for oppstart
M2
Behovsdokument fra Helse er utarbeidet
M3
Det er opprettet avtale mellom NHN og
Helse på nasjonalt nivå. (Tjenestekontrakt)
samt en databehandleravtale.
M4
Nasjonal løsning er detaljert beskrevet og
spesifisert.
M5
Pilot er opprettet
Tiltak:
Nasjonal IKT
Kriterier
Prosjektdirektiv er
godkjent av NIKT
Omforent dokument fra
en tverrfaglig
arbeidsgruppe er
utarbeidet og levert til
SKD/godkjent av
styringsgruppen eller
styringsgruppens leder på
vegne av gruppen.
Avtalene er opprettet
samt signert av
representanter fra NHN
og de fire
helseregionene.
Løsningen er spesifisert i
et samarbeid mellom
prosjektet og NHN.
Prosjekt for “Automatisk
tildeling av
fødselsnummer” har
videreformidlet
spesialisthelsetjenestens
samt SKDs krav til
relevante leverandører.
Løsningen er godkjent i
styringsgruppen eller av
styringsgruppens leder.
Akseptansetest er
godkjent av pilotsykehus
og løsningen er satt i
skarp drift. Det er
utarbeidet kriterier for
godkjenning av pilot
sammen med
pilotsykehus(ene) Plan
for pilot er utviklet i et
samarbeid mellom
Spesialisthelsetjenesten
og SKD samt ev. andre
berørte parter. Antall
Dato
15.05.14
01.12.14 (Revideres i
tråd med dette direktivet
innen 01.07.15)
10.09.15
22.06.15
01.11.15
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 11 av 19
M6
Løsning er klar for nasjonal utbredelse
M7
Nasjonal utrullingsplan er ferdigstilt
M8
Sluttdokumenter er levert
8.2.
piloter har vært gjenstand
for vurdering.
Pilot er godkjent på
grunnlag av fastsatte
kriterier. Resultater fra
pilot er fremlagt for
prosjektets
styringsgruppe som har
godkjent at løsningen kan
settes i drift ved andre
sykehus.
Det er utarbeidet en
nasjonal utrullingsplan i
et samarbeid mellom de
ulike helseregionene,
SKD, NHN samt de
aktuelle kommersielle
leverandørene. Planen tar
hensyn til resultater og
evaluering av prosjektets
daværende resultater.
Planen er godkjent av
prosjektets
styringsgruppe
Alle dokumenter som
kan gjenbrukes nasjonalt
er levert. Erfarings- og
evalueringsrapport er
levert Oversikt over ev.
gjenstående arbeid og
forslag til videre tiltak er
levert. Sluttdokumenter
er godkjent av
styringsgruppen
01.12.15
15.12.15
01.01.16
Oppgaver
Nedenfor presenteres de ulike hovedoppgavene i prosjektet på overordnet nivå.
Hovedoppgave nr. 1
Utarbeide prosjektdirektiv som er omforent mellom de ulike tiltakseierne og som kan godkjennes av NIKT.
Hovedoppgave nr. 2
Revidere nåværende behovsdokument fra Spesialisthelsetjenesten.
Hovedoppgave nr. 3
Opprette en tjenestekontrakt samt en databehandleravtale mellom de ulike regionale helseforetakene og NHN.
Databehandleravtalen forhindrer videreformidling av data fra NHN til private aktører/kommersielle
leverandører.
Hovedoppgave nr. 4
Utarbeide forslag til ny nasjonal tjeneste som i størst mulig grad benytter seg av og videreutvikler nåværende
Tiltak:
Prosjekt:
Nasjonal IKT
Versjon nr.
Dato:
Side 12 av 19
etablerte organisasjoner og strukturer i helsevesenet. Tjenesten skal spesifiseres i et samarbeid mellom aktørene.
Prosjektet “Automatisk tildeling av fødselsnummer” skal påse at både spesialisthelsetjenestens krav samt
Skattedirektoratets krav blir gjort kjent og tatt hensyn til av andre aktører innenfor helsetjenesten.
Hovedoppgave nr. 5
Koordinere arbeidet med design og integrasjoner, kvalitetskontroll og styring (herunder testing av løsning og
kvalitativ ledelse av arbeidsprosesser), opplæring, prosesser og rutiner i forbindelse med pilotering..
Hovedoppgave nr.6
Teste og pilotere tjeneste for “automatisk tildeling av fødselsnummer ved fødsel” - manuell og automatisk
variant.
Hovedoppgave nr.7
Nasjonal tjeneste (den automatiske varianten) er ferdig til utbredelse. Tilhørende dokumentasjon og rutiner for
forvaltning og bruk følger løsningen.
Hovedoppgave nr.8
Implementeringsplan for tjenesten på nasjonalt nivå er utarbeidet og overlevert til NIKT og de ulike
tiltakseierne.
Hovedoppgave nr.9
Evaluering er foretatt og sluttrapport samt dokumentasjon som kan gjenbrukes nasjonalt, er utarbeidet og
distribuert til NIKT og andre tiltakseiere.
8.3.
Avgrensninger
Det nasjonale prosjektet avsluttes med en nasjonal plan for utbredelse. Utrullingsplanen skal videreføre
implementeringen, og det skal være en part fra spesialisthelsetjenesten som tar ansvar for koordinering under
hele implementeringsperioden.
Når nasjonal tjeneste er etablert, er ibruktakelse av denne det enkelte RHF sitt ansvar. Regionene må forholde
seg til felles utrullingsplan.
Tiltak:
Nasjonal IKT
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 13 av 19
9. Ressursbehov
Tabellen nedenfor omfatter bare ressursbehov for ressurser utenfor Helse Sør-Øst. Tabellen vil kunne endres i
tråd med behov.
Rolle
Kompetanse
Fagrepresentanter fra
Helsedirektoratet
Standardiseringsarbeid.
Fagrepresentanter skal fungere som
rådgivere for prosjektet med hensyn til
videre standardisering og tolking av
lovverk.
Lokale prosesser samt koordinering mot
Skatteetaten
Representant fra SKD prosjektgruppe
Norsk Helsenett
Teknisk kompetanse for utvikling av
tjeneste.
HV representant i
prosjektgruppen
Rådgiver i spørsmål som angår
arkitektur. Spesielt i forbindelse med
Natus.
Oppsett og integrasjon
Uttrekk av data, integrasjon mellom
PAS/EPJ og fødesystem
Interne prosesser og strategier
DIPS’ repr. i arbeidsgrupper
Representant fra CSAM i
arbeidsgrupper
Representant fra
Helsedirektoratet
Representant fra SKD
Representanter fra RHF
Interne prosesser og strategier
Sykehusprosesser og overordnet strategi
Tidsbruk
i timer
5- 10 %
Fordeling av ressurser
mellom RHF/etater
Helsedirektoratet
10 – 60
% ut fra
fase
2-3
ressurser
i 100%
10 – 30
% ut fra
fase
5%
5%
SKD
5%
Styringsgruppe
5%
5%
Styringsgruppe
Styringsgruppe
NHN
Helse Vest
Prosjektet
Prosjektet
10. BUDSJETTRAMMER
10.1.
Prosjektets budsjett og regnskap.
Regnskap
For 2014
Regnskap pr. mai
2015 ( for de fem
første mnd.)
Budsjett 2015
2 306 400
3025 017
9 325 751
Tiltak:
Nasjonal IKT
Gjenstående
budsjett pr. 01.juni
6 300 734
Total prognose for å
ta frem pilot ( 2014
+ 2015)
11 632 151
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 14 av 19
10.2.
Finansieringsmodell for gjennomføring av prosjektet:
Kostnadstype
Leverandør-kostnader
Helse Nord
531 383
Helse Sør Øst
2 265 368
Nasjonal IKT
Samlet
2 796 751
2 270 000
Test og pilot (automatisk f.nr)
2 270 000
4 259 000
Koordinerende ressurser
4 259 000
Samlet
531 383
4 535 368
4 259 000
9 325 751
Ressursbruk fra Helsedirektoratet, SKD, EPJ-leverandører og øvrige RHF i forbindelse med
standardiseringsprosessen forutsettes dekket av den enkelte aktør.
10.3.
Periodisert budsjett for den resterende del av prosjektet
Alle tall er inklusiv mva. (Unntatt for HSØ/SP-ressurser). Alle tall er avrundet og uttrykt i 1000.
Drift
Investering
Samlet
prognose
10.4.
Juni
657
372
1029
Juli
147
88
235
August
474
533
1007
September
522
1589
2111
Oktober
478
378
856
November
429
356
785
Desember
97
181
278
Samlet
2806
3497
6301
Plan for fremskaffing av totale kostnader
Det er viktig å utarbeide et godt kostnadsestimat som ivaretar alle regionene, da både kvalitet og kostnadsnivå
må være på et nivå som bidrar til at den nasjonale løsningen blir implementert og benyttet. En nasjonal
implementering av løsningen er nødvendig for å kunne hente ut de forventede gevinstene.
Videre plan for å skaffe oversikt over de totale kostnadene er som følger:


Når løsningen er ferdig spesifisert, vil det hentes inn priser fra samtlige leverandører. Når det foreligger
tilbud med priser for alle regioner, vil kostnader knyttet til ny løsning kunne estimeres med større
sikkerhet, og det vil da lages et nytt kostnadsestimat som overleveres NIKT. (Prosjektet forhandler kun
i forhold til de pilot(er) som vil tas frem i prosjektet De øvrige forhandlinger ivaretas av den enkelte
helseregion).
En detaljert oversikt over kostnader vil først foreligge når nasjonal utrullingsplan er ferdigstilt.
Utrullingsplanen vil utarbeides i et tett samarbeid mellom prosjektet, SKD, NHN, de ulike regionene og
leverandørene av PAS/EPJ og fødesystemer. Planen er stipulert ferdigstilt til den 15.12.15. Årsaken til
at dette ikke kan gjøres tidligere, er mangel på informasjon rundt implementeringstidpunkt for en
realtidsløsning. I løpet av 4. kvartal 2015 vil det kunne finnes tilstrekkelig med informasjon rundt dette,
til at en hensiktsmessig utrullingsplan kan ferdigstilles.
Tiltak:
Nasjonal IKT
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 15 av 19
11. KOST-NYTTE VURDERING
Antatte gevinster fra tiltaket:
Nyfødte med behov for helsehjelp vil få bedret pasientsikkerhet ved tildeling og bruk av entydig identifiserende
fødselsnummer så fort som mulig etter fødsel. (To ganger pr. dag alle årets dager.)
Administrativt arbeid med å matche barns hjelpenummer med fødselsnummer kan reduseres betydelig ved
umiddelbar tildeling av fødselsnummer for behandlere i HF, hos helsestasjon og hos fastlege, samt ikke minst i
arbeid med medisinsk fødselsregister hos FHI.
Elektronisk oversendelse av fødselsmeldinger fra HF til SKD effektiviserer arbeid hos Skatteetaten. Det dreier
seg om mellom 60 – 65.000 meldinger i året.
Begrensninger ved en “mellomløsning” i påvente av et modernisert Folkeregister:
I løsningen som i dag er i produksjon ved SiV sendes det ikke ut fødselsnummer på helge– og helligdager. Barn
som blir født på disse tidspunktene får derfor ikke samme gevinst som barn som er født på virkedager. Videre
presiseres det at de premature og syke barna har et ekstra stort behov for en unik ID så raskt som mulig, da disse
barna i svært stor grad sendes mellom sykehus og det tas ekstra mange prøver, noe som bidrar til å generere flere
hjelpenumre, og dermed større risiko for feilbehandling. En løsning som gir sikker ID vil først komme med en
umiddelbar tildeling av unik ID.
En mellomløsning forutsetter at det settes av ressurser hos det enkelte HF med tanke på manuell kontroll av
kvalitet. Dette gjelder først og fremst for de HF som velger å implementere en manuell løsning i forhold til en
eller begge prosesser. ( Send fødselsmelding og motta fødselsnummer.)
Sammenfatning av punkt 11
En løsning som gir en unik ID gjennom tildeling av et fødselsnummer og der informasjon hentes fra en webtjeneste hos NHN ( manuell eller automatisert), vil gi en stor gevinst i form av forbedret pasientsikkerhet, da
tidsrommet mellom sending av fødselsmelding og tildeling av fødselsnummer blir betydelig forkortet. Videre vil
elektronisk ivaretakelse av disse arbeidsoperasjonene effektivisere arbeidet både hos Helsevesenet og hos
Skatteetaten, til tross for at helsevesenet må påberegne noe manuell kontroll , spesielt ved valg av manuell
løsning. Totalt sett kan det påregnes at gevinstene ved tiltaket både i forhold til pasientsikkerhet og effektivitet
utligner ulempene ved en “mellomløsning” og rettferdiggjør en implementering av løsningen nasjonalt. Dersom
løsningen implementeres nasjonalt vil dette forberede helsevesenet på Det Moderniserte Folkeregisteret
Tiltak:
Nasjonal IKT
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 16 av 19
12. RISIKOVURDERING
Her kommenteres hovedfunnene fra risikovurderingen gjort på Mal 06 Risiko. Beskrivelsene konsentreres om de
overordnede risikoene. Prosjektet har opprettet et eget risikoregister som oppdateres jevnlig.
Nr Navn
1
2
3
Beskrivelse/
Usikkerhetssymptomer
At det ikke er
Da
mulig å finne en Rikshospitalet
passende pilot for ikke prioriterer
testing av
nevnte
integrasjon
integrasjoner i
mellom NHN og 2015, vil det ikke
PAS/EPJ samt
finnes passende
mellom PAS/EPJ pilot for mottak
og fødesystem
av
ved mottak av
fødselsnummer i
fødselsnummer
HSØ. Dette fordi
det er nødvendig
å ha installert
HL7 med
passende format.
Konsekvensbeskrivelse
Da Helse Vest piloterer
mottak av
fødselsnummer og i
denne forbindelse tester
integrasjon mellom
SKD og NHN, vil SKD
kunne fullføre sine test
og piloteringsaktiviteter
i løpet av 2015. Men
Helse vil kunne bli
forsinket dersom det
ikke finnes et passende
sykehus i Helse Nord
som kan teste og
pilotere nevnte
integrasjoner. PilotSykehuset må ha HL7
med passende versjon.

At det er mer
komplisert å lage
Web-tjenesten i
NHN enn
tidligere antatt.
Det er første
gang det lages en
slik tjeneste i
NHN, og det kan
være uforutsette
problemer
knyttet til dette.
Total fremdrift påvirkes
og kostnadsbildet
endres, med tilhørende
sjanse for overskridelser
eller ev. skrinleggelse
av prosjektet.

CSAM haler ut
tiden, og har en
formening om at
det ligger større
fortejeneste i en
ny versjon.
At prosjektet forsinkes
og kostnadene øker.
Dette gjelder både
prosjektkostnadene og
innkjøp/vedlikehold.
CSAM ønsker å
presentere
løsningen i ny
versjon, (versjon
4.3)
Tiltak:
Nasjonal IKT
Løsning




Sann- Konsesynlig- kvens
het
3
3
Løsning
1:Sjekke
nærmere
hvorvidt det
finnes et
sykehus i Helse
Nord som har
de nødvendige
kvalifikasjoner
og som er villig
til å være pilot.
Løsning 2:
Pilotere nevnte
integrasjoner
ved
Rikshospitalet i
2016. Løsning
2 medfører at
prosjektet
forsinkes. ( ca.
2 måneder.)
2
Innhente
erfaring fra
lignende
prosjekt i
annen
organisasjon.
Etablere buffer
med tanke på
kostnader til
teknisk
utvikling.
2
Det lages en
back-up plan
med
Sykehuspartner
som utvikler.
Spesifikasjon
og avrop på
bistandsavtalen
gjøres
omgående
(CSAM)
5
4
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 17 av 19
Nr Navn
4
At NHN
etablerer en
forretningsmodell som gjør
det mulig for
CSAM å hente
fødselsnummer
fra web-siden i
NHN
Beskrivelse/
Usikkerhetssymptomer
CSAM etablerer
en konkurrerende
tjeneste i egen
regi
Konsekvensbeskrivelse
Løsning
Fødesystemet blir igjen
master for
fødselsnummer innenfor
spesialisthelsetjenesten.

Det etableres
en avtale med
NHN som
bekrefter at de
ulike RHF skal
forespørres før
kommersielle
aktører får
tilgang til
tjenesten/fødsel
snummre som
etableres i
NHN
Sann- Konsesynlig- kvens
het
2
4
13. PROSJEKTPLAN
Det henvises til pkt. 8.1 der det vises en oversikt over milepæler i prosjektet.
Prosjektet foreslår at de ulike fasene blir som beskrevet nedenfor:

Innsamling av informasjon
Dette er informasjonsinnhenting, både fra klinisk og teknisk side. Erfaringene kommer fra SiV og er
relatert til løsningen som er i produksjon ved SiV, fra OUS (klinisk miljø), fra SP, HV og fra SKD.

Planlegging
Dette innbefatter utarbeidelse av omforent prosjektdirektiv, opprettelse av prosjektgruppe, samt
fremskaffing av nødvendige ressurser. Videre innbefatter fasen opprettelse av intensjonsavtale mellom
HSØ RHF og SKD samt annet nødvendig avtaleverk, utarbeidelse av behovsdokument,
arkitekturdokument og use cases samt planlegging av standardiseringsarbeid. Planlegging er en
kontinuerlig aktivitet i prosjektet, og det replanlegges i forbindelse med overgang til Plan B.
(Opprettelse av tjeneste i NHN)

Standardisering
Det er Helsedirektoratets ansvar å utarbeide Nasjonal standard for helsesektoren og SKD sitt ansvar å
utarbeide standard for Skatteetaten. Vedrørende ny tjeneste i NHN og meldinger mellom Helse og
Skatt, vil disse inneholde samme informasjon og ha samme format som meldingene som i dag benyttes
mellom SiV og Skatt via NHN. Dette er et krav fra SKD. Gitt at meldingene settes opp på denne måten,
kan SKD levere fødselsnummer to ganger pr. dag alle årets dager. Feil vil ikke bli rettet før neste
virkedag.

Ny pilot
Det finnes to fødselssystemer, Natus og Partus. Begge leveres av CSAM Health AS. Partus benyttes i
Helse Nord og Helse Sør-Øst. Natus benyttes i Helse Vest og Helse Midt – Norge.
Pilot for sending av fødselsmelding blir Rikshospitalet. Videre planlegges det at sending av
fødselsmelding også skal piloteres ved Helgelandssykehuset i Helse Nord. Helse Vest vil bistå med å
teste og pilotere mottak av fødselsnummer, slik at integrasjon mellom NHN og Folkeregisteret kan
testes. Det er p.t. uklart hvilket sykehus som kan teste og pilotere integrasjonen mellom NHN og
PAS/EPJ samt mellom PAS/EPJ og fødesystem. Det etableres standard integrasjoner, test, prosesser og
rutiner, informasjons – og opplæringsopplegg, rutiner for drift og forvaltning med basis i pilot(er). Dette
vil kunne benyttes i den videre implementeringen av tjenesten.
Tiltak:
Nasjonal IKT
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 18 av 19

Utarbeide løsning
Løsning utvikles med basis i behovsdokument, forklarende foilsett samt detaljerte spesifikasjoner Det
legges opp til en grundig test samt etablering av skarp pilot. Prosjektet utvikler design og NHN lager
den tekniske løsningen. Løsningen etableres som en web-tjeneste i NHN.

Utbredelse
Helse Vest og Helse Midt – Norge har færre installasjoner av fødesystem og PAS/EPJ enn Helse Nord
og Helse Sør-Øst. Dette vil bidra til at implementering av nasjonal automatisk løsning kan gå raskere i
Helse Vest og Helse Midt – Norge. Den manuelle løsningen kan tas i bruk umiddelbart, men
implementeringen må følge utrullingsplan som skal lages i et samarbeid mellom aktørene.

Avslutning
Dette er et nasjonalt prosjekt der store deler av helsetjenesten er involvert i tillegg til Skatteetaten. Det
er viktig med kvalitet i både løsning og i prosesser, da store deler av arbeidet er tenkt å kunne
gjenbrukes nasjonalt Det skal utarbeides grundig dokumentasjon på alle gjenbrukbare komponenter i
prosjektet. Videre skal det ved avslutning utarbeides en erfaringsbasert evaluering med tanke på videre
læring.
Løsningen vil utarbeides, testes og piloteres i 2015. Det vil leveres en omforent plan for nasjonal utbredelse pr.
15.12.2015. Det nasjonale prosjektet vil avsluttes med en sluttrapport pr. 01.01.2016. Det er de ulike RHF som
har ansvar for å implementere løsningen innenfor egen region. Utrullingsplanen skal videreføre
implementeringen, og det skal være en part fra spesialisthelsetjenesten som tar ansvar for koordinering under
hele implementeringsperioden.
14. RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER
Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til
taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon.
Rettighet til produsert materiale tilhører de enkelte tiltakseierne, og kan deles mellom disse.
15. GODKJENNING
Revidert prosjektdirektivet er behandlet i Nasjonal IKTs styringsgruppe 05.06.15 og godkjent samme dag.
Tiltak:
Nasjonal IKT
Prosjekt:
Versjon nr.
Dato:
Side 19 av 19