Polno besedilo - Univerza v Mariboru

Comments

Transcription

Polno besedilo - Univerza v Mariboru
UNIVERZA V MARIBORU
EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA
DIPLOMSKO DELO
NABAVNI PROCES OSNOVNIH SREDSTEV V
GRADBENEM PODJETJU
Kandidatka: Tatjana Pavčnik
Študentka izrednega študija
Številka indeksa: 81554412
Program: visokošolski strokovni
Študijska smer: marketing
Mentor: prof.dr. Bruno Završnik
Novo mesto, junij 2006
2
PREDGOVOR
V poslovnem in življenjskem okolju, ki postaja kompleksnejše in vse bolj dinamično, smo
priča velikim in neprestanim spremembam kot so globalizacija trgov, hiter razvoj sodobne
informacijske tehnologije, ukrepi za zmanjšanje onesnaženosti okolja, razlike med razvitim
in nerazvitim svetom in podobno. Če se želi podjetje na naštete spremembe pravočasno in
učinkovito odzvati, mora ustrezno prilagoditi in spremiti cilje, strategije, organizacijsko
strukturo, poslovne funkcije. Poskušati mora izkoristiti potencialne možnosti in se
obvarovati pred morebitnimi nevarnostmi.
Hitre spremembe v poslovnem okolju se odražajo tudi v večjem pomenu in vlogi nabavne
funkcije v podjetju. Na prodajnem trgu se pojavlja vse ostrejša konkurenca, zato vodstvo
podjetja namenja vse večjo pozornost nabavnemu trgu, ker je povečati prodajo, postalo
težje, kot pa zmanjšati stroške znotraj podjetja.
Podjetje si lahko z učinkovito nabavno funkcijo posredno izboljša konkurenčni položaj na
trgu, saj so od njenih rezultatov neposredno odvisne vse nadaljnje poslovne funkcije in
ustvari prihranke pri nabavnih cenah.
Nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost, ki oskrbuje podjetje s potrebnimi materiali ali
izdelki in s svojim delovanjem zagotavlja potrebne informacije podjetju za učinkovito
poslovanje.
Današnjo nabavno funkcijo so poleg nekdanjih ozkih funkcij naročanja, prevzema,
skladiščenja, dopolnile še marketinške aktivnosti, kot so raziskava nabavnega trga,
ocenjevanje in izbira dobaviteljev, planiranje aktivnosti nabave, analize uspešnosti nabave
in druge.
Poslovne organizacije se med seboj razlikujejo glede velikosti, organiziranosti,
proizvodnih programov, tržnega položaja. Iz tega izhaja različna delitev faz, postopkov v
nabavnem procesu, različnih avtorjev. Nekateri delijo nabavni proces na devet postopkov,
nekateri na pet, šest ali dvanajst stopenj.
Vlaganja in odločitve o investicijah so za poslovno organizacijo strateškega pomena in
narekujejo poslovno uspešnost podjetja v prihodnosti.
Pri sodelovanju z dobavitelji investicijske opreme ni cilj doseči le najnižjo ceno, temveč
predstavljajo pomemben del podjetja. Dolgoročno sodelovanje s strateškimi partnerji
zagotavlja in omogoča obojestransko poslovno uspešnost, zadovoljstvo in doseganje ciljev.
Poslovanje sodobnega in konkurenčnega podjetja s pravimi cenami, z ustreznimi
plačilnimi pogoji, pravočasnostjo v dobavah, zadovoljivo stopnjo kakovosti in primerno
količino, je v veliki meri odvisno od direktorjev organizacijskih enot in nabavnih
komercialistov.
V teoretičnem delu diplomskega dela je poudarek na opisu posameznih postopkov
nabavnega procesa od zaznavanja potreb, internega naročila in izdelave specifikacije do
3
evidenc v nabavi. Predstavljena je tudi vloga in pomen nabavne funkcije v poslovnih
organizacijah, njene naloge in cilji.
V drugem delu je predstavljeno gradbeno podjetje Gradnja, d.d., katerega temeljna
dejavnost so inženirske gradnje. Prikazan je položaj področja nabava v organizacijski
strukturi podjetja, njene naloge in odgovornosti. Poudarek je na opisu in prikazu nabavnih
postopkov osnovnih sredstev; investicijski plan, interni zahtevki za naročilo, zbiranje
ponudb, sklepanje pogodb in naročanje, prevzem in evidentiranje osnovnih sredstev,
potrjevanje računov in evidence za različne analize nabavnega poslovanja.
4
KAZALO
PREDGOVOR....................................................................................................................... 2
KAZALO............................................................................................................................... 4
1 UVOD................................................................................................................................. 5
1.1 Opredelitev področja in opis problema, ki je predmet raziskovanja ........................... 5
1.2 Namen, cilji in osnovne trditve ................................................................................... 5
1.3 Predpostavke in omejitve raziskave ............................................................................ 6
1.4 Predvidene metode raziskovanja ................................................................................. 6
2 NABAVA KOT POSLOVNA FUNKCIJA V PODJETJU ............................................... 7
2.1 Pomen in vloga nabavne funkcije................................................................................ 7
2.2 Naloge nabave, nabavna opravila in nabavni cilji....................................................... 9
2.3 Faze nabavnega procesa ............................................................................................ 11
2.3.1 Zaznavanje potreb............................................................................................... 12
2.3.2 Interno naročilo in pregled internega naročila.................................................... 12
2.3.3 Izdelava specifikacije ......................................................................................... 12
2.3.4 Raziskava in izbira dobaviteljev......................................................................... 13
2.3 5 Iskanje in analiza ponudb ................................................................................... 14
2.3.6 Nabavna kalkulacija ........................................................................................... 15
2.3.7 Pogajanje o nabavi.............................................................................................. 15
2.3.8 Sklenitev pogodbe, naročilo in spremljanje naročila (pogodbe) ........................ 16
2.3.9 Prevzem in pregled materiala ............................................................................. 17
2.3.10 Likvidacija računa ............................................................................................ 17
2.3.11 Evidenca in arhiviranje..................................................................................... 18
3 NABAVNI PROCES OSNOVNIH SREDSTEV V GRADBENEM PODJETJU .......... 19
3.1 Predstavitev podjetja ................................................................................................. 19
3.2 Področje Nabava........................................................................................................ 20
3.2.1 Cilji procesa nabave .......................................................................................... 21
3.2.2 Planiranje aktivnosti področja nabava................................................................ 21
3.3 Letni investicijski plan .............................................................................................. 22
3.4 Zahtevek (interno naročilo) in izdelava specifikacije naročila.................................. 22
3.5 Zbiranje ponudb in sklepanje pogodb ....................................................................... 23
3.5.1 Raziskava, izbira in rangiranje dobaviteljev investicijske opreme..................... 23
3.5.2 Sklenitev pogodbe .............................................................................................. 26
3.6 Naročanje................................................................................................................... 27
3.7 Prevzem in evidentiranje osnovnih sredstev ............................................................. 27
3.7.1 Spremljanje reklamacij ....................................................................................... 29
3.8 Potrjevanje računov ................................................................................................... 29
3.9 Evidenca in arhiviranje dokumentacije ..................................................................... 30
4 SKLEP .............................................................................................................................. 31
5 POVZETEK ..................................................................................................................... 32
5 SUMMARY ..................................................................................................................... 32
SEZNAM LITERATURE ................................................................................................... 33
5
1 UVOD
1.1 Opredelitev področja in opis problema, ki je predmet raziskovanja
Zaradi hitrih sprememb v poslovnem okolju naraščata pomen in vloga nabavne funkcije v
podjetju. Vodstvo podjetij se zaradi vse večje konkurence na prodajnem trgu preusmerja na
nabavni trg, saj je povečati prodajo postalo težje, kot zmanjšati vhodne stroške v podjetju.
V današnjem času se podjetja srečujejo z veliki in hitrimi spremembami na trgu in se
zavedajo, da se morajo tem spremembam prilagajati v vseh svojih funkcijah, ciljih in
strategijah. Nabavna funkcija vpliva na izboljšanje učinkovitosti poslovanja podjetja, saj so
od njenega poslovanja odvisne ostale poslovne funkcije. Uspešnost in učinkovitosti
nabavne funkcije sta v veliki meri odvisni od nabavne politike in strategije podjetja ter
organiziranosti nabavnega procesa.
Nabava osnovnih sredstev je specifičen proces, kateri se odvija na osnovi letnega plana
nabave osnovnih sredstev podjetja. Področje nabave oziroma nabavni referent, ki odloča o
izbiri osnovnega sredstva se srečuje s problemom kako primerno kakovostno in cenovno
ugodno izbrati in dobaviti osnovno sredstvo. Nabavni referent mora dobro poznati
naročnikove zahteve glede lastnosti, namena in funkcije osnovnega sredstva, prav tako pa
tudi pravne in finančne pogoje ter časovne omejitve pri iskanju in nabavljanju osnovnih
sredstev. Naloga referenta nabavnega oddelka je za zbere čim več različnih informacij o
potencialnih dobaviteljih osnovnih sredstev. V praksi se pogosto dogaja, da za
najprimernejšega dobavitelja izberemo najcenejšega. Izbira najcenejšega dobavitelja ima
lahko negativne posledice v slabši kakovosti osnovnega sredstva, zamudah pri dobavi, pri
reševanju reklamacij in servisiranju. Ker je delež nabave osnovnih sredstev zelo velik,
morajo podjetja nenehno iskati poti za racionalizacijo stroškov, če želijo rentabilno
poslovati in obdržati konkurenčno prednost.
Nabavna funkcija je poleg prodaje edina, ki je v neposrednem stiku z menjalnim trgom, na
katerem nastopa in zato predstavlja osnovni vir informacij za ostale poslovne funkcije v
podjetju.
1.2 Namen, cilji in osnovne trditve
V teoretičnega delu diplomskega dela smo preučili teoretična znanja strokovne domače in
tuje literature, na področju nabave s poudarkom na fazah nabavnega procesa. Praktični
del je namenjen opisu in predstavitvi postopkov nabavnega procesa v gradbenem podjetju
pri nabavi osnovnih sredstev večjih vrednosti.
V prvem, teoretičnem delu diplomske naloge je bil cilj predstavitev pomena in vloge
nabavne funkcije, opis nalog in opravil nabave ter nabavnih ciljev in opis faz nabavnega
procesa.
V drugem, praktičnem delu diplomske naloge je bil cilj opredeliti postopke nabavnega
procesa osnovnih sredstev v gradbenem podjetju Gradnja d.d., vse od letnega
investicijskega plana družbe do evidentiranja in arhiviranja nabavne dokumentacije.
6
1.3 Predpostavke in omejitve raziskave
V diplomski nalogi smo izhajali iz zunanjih virov, to sta domača in tuja strokovna
literatura. V praktičnem delu smo uporabili notranje vire, to so razpoložljivi podatki in
informacije, ki so nam bili na razpolago v gradbenem podjetju Gradnja d.d.. Prikazati smo
želeli velik pomen nabavne funkcije v podjetju, zlasti pri odločitvah nabave osnovnih
sredstev.
Z diplomsko nalogo smo se opredelili na konkretne postopke procesa nabave osnovnih
sredstev v gradbenem podjetju, da bi lahko čim bolje prikazali potek nabavnega procesa v
praksi. Omejili smo se na nabavo osnovnih sredstev večjih vrednosti, in sicer nad milijon
tolarjev. Pri delu smo imeli pomoč sodelavcev področja nabave, ki so neposredno
udeleženi v nabavni proces.
Prikazali smo položaj nabave v organizacijski strukturi podjetja. Podrobno opisali nabavni
proces od planiranja aktivnosti nabave, do same izvedbe naročanja in sklepanja pogodb ter
prevzema in evidentiranja osnovnih sredstev. Naročnik pričakuje od nabavne službe znanje
in spretnosti, ki omogočajo kakovostno, zanesljivo in učinkovito nabavo osnovnih
sredstev.
Temeljni pogoj za kvaliteten opis in predstavitev procesa nabave so bili dosegljivi
kakovostni podatki in informacije. Zaradi čuvanja poslovne tajnosti smo nekatere podatke
v obravnavanem konkretnem primeru spremenili.
Zaradi poslovne politike gradbenega podjetja in tajnosti podatkov, bomo gradbeno podjetje
poimenovali z izmišljenim imenom Gradnja d.d..
1.4 Predvidene metode raziskovanja
Diplomsko delo je zasnovano tako, da vključuje strokovno in znanstveno domačo in tujo
literaturo ter razpoložljive podatke in informacije gradbenega podjetja.
Diplomska naloga predstavlja poslovno statično raziskavo, ker smo se osredotočili na
posamezno funkcijo podjetja, in sicer nabavno funkcijo.
V delu smo uporabili deskriptivni pristop, v okviru katerega smo opisali postopke nabave s
pomočjo metode:
- kompilacije, to je postopek povzemanja opazovanj, stališč, sklepov in rezultatov
različnih avtorjev in
- deskripcije, kjer gre za opisovanje dejstev, pojavov.
Podatke za empirični del diplomske naloge smo pridobili z metodo izpraševanja. Intervju
smo opravili z direktorjem področja nabave in referentom nabave za osnovna sredstva.
7
2 NABAVA KOT POSLOVNA FUNKCIJA V PODJETJU
Nabava je ena izmed osnovnih funkcij podjetja in poleg prodaje edina, ki ima neposreden
stik z zunanjim okoljem. Poslovni proces, katerega del je tudi nabavna funkcija, pomeni
poslovanje podjetij in drugih organizacij in je pogoj za uresničevanje temeljnega cilja
podjetja, ki je v pridobivanju dobička (Pučko , Rozman 1992, 30).
Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša poslovna funkcija v proizvodnih
podjetjih. Njena temeljna naloga je preskrba podjetja s surovinami, izdelavnim materialom,
polizdelki, storitvami, pomožnim materialom, energijo, stroji, napravami. Za poslovni
uspeh podjetja ni pomembno le, da razpolaga s primerno količino materiala, ampak tudi to,
da je material ustrezne kakovosti, kupljen po primerni ceni in tudi pravočasno na razpolago
(Potočnik 1996, 5).
Pojem nabave opredeljuje, da je nabava tista poslovna funkcija, ki pravočasno, po primerni
ceni, s potrebno količino in ustrezno kakovostjo oskrbuje proizvodna podjetja s
surovinami, materiali in energijo zaradi kontinuirane proizvodnje.
Nabava je kot posebna poslovna funkcija, katere cilj je predvsem učinkovito gospodarjenje
z materialom, ki se kaže v smotrni nabavi, prevzemu, skladiščenju in kontroli, dokler
material ni predan v proizvodnjo (Potočnik 1996, 7).
2.1 Pomen in vloga nabavne funkcije
V zadnjih letih se pomen nabave in managementa v podjetjih spreminja, kar se kaže v
čedalje večjem zanimanju za to dejavnost. Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija
lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja. Zaradi izvajanja izboljšav pri razvoju
izdelkov, se je v številnih podjetjih pokazala potreba po izboljšanju odnosov z dobavitelji,
da bi za razvoj izdelkov potrebovali manj časa, prešli na dobavo ob pravem času in brez
napak (Potočnik 2000, 5).
Vodstva podjetij čedalje bolj spoznavajo rastoči pomen nabave zaradi velikega prispevka
nabave k povečanju dobičkonosnosti z zniževanjem nabavnih stroškov. Največje možnosti
za prihranke so na področju največjih izdatkov, ti pa so v večini podjetji prav nabavni
stroški in plače. V povprečju dosegajo nabavni stroški 60% lastne cene izdelka.
Nabava pomembno vpliva na dobičkonosnost,
- če je delež nabavnih stroškov v celotnih stroških sorazmerno velik (50 in več
odstotkov),
- če se nabavne cene kratkoročno spreminjajo,
- kadar je trg končnih izdelkov zelo konkurenčen.
Nabava manj vpliva na dobičkonosnost, čeprav je še vedno pomemben dejavnik,
- če je delež nabavnih stroškov v celotnih stroških manjši (40 in manj odstotkov),
- če so nabavne cene stabilne,
- če proizvodnja ne uvaja pogostih inovacij starih in ne razvija novih izdelkov
(Potočnik 2002, 20).
8
Večina nabavnih managerjev vidi danes v nabavi vir dobička, saj ima nabava veliko večji
vpliv na dobiček kot prodaja. Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne
cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko. Zato poskušajo podjetja znižati svoje
stroške nabave, da bi tako povečala svojo konkurenčno sposobnost. Viri prihrankov v
nabavi so naslednji:
- zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljih,
- iskanje dobaviteljev z nižjimi cenami,
- iskanje ugodnejših transportnih poti,
- uporaba cenejših nadomestkov,
- spremembe v designu izdelka, ki zmanjšajo stroške, ne pa tudi kakovost,
- doseganje boljših plačilnih pogojev,
- naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustov,
- zmanjšanje administrativnih stroškov,
- zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 1999, 6).
Nabava pomeni pridobivanje dobrin in storitev, potrebnih za delovanje, vzdrževanje in
izvajanje osnovnih in pomožnih dejavnosti, po najugodnejših pogojih pri zunanjih virih.
Sledi, da nabavna funkcija odgovarja za opravila, katerih namen je:
- opredelitev specifikacije za materiale in storitve ki jih je treba kupiti,
- izbira najprimernejšega dobavitelja,
- priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedba,
- naročanje pri izbranem dobavitelju,
- spremljanje in kontrola izpolnitve naročila,
- kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (Weele 1998, 29-30).
Ustrezna priprava nabave in pravilna nabavna politika lahko prispevata k ekonomičnosti
nabave, s tem pa tudi k uspešnemu poslovanju podjetja (Potočnik 1996, 7).
Dobro poslovanje nabave ni samo v ekonomičnosti nabave v ožjem pomenu, temveč tudi v
kvaliteti blaga, v dobavnem času in optimalnih količinah. Dobro odvijanje funkcije nabave
lahko bistveno vpliva tudi na uspešnost proizvodnje in prodaje in s tem na uspešnost
celotnega gospodarstva (Deželak 1978, 63).
Nabavna funkcija zahteva zelo specifično proučevanje posebne vrste trga in blaga, zato
zahteva posebne pogoje dela, službe in strokovno usposobljene ljudi (Deželak 1978, 15).
Pri opisovanju vloge in mesta nabavne funkcije v proizvodnih podjetjih se sklicujemo na
Porterjevo verigo vrednosti (slika 1). Porter obravnava vsako podjetje kot sestav
dejavnosti, ki jih opravljamo zaradi razvoja, proizvodnje, trženja, dobave in vzdrževanja
izdelkov. Verigo vrednosti sestavljajo vrednostne dejavnosti in dobiček, ki ga ustvarimo s
temi dejavnostmi. Vrednostne dejavnosti lahko razdelimo na različne fizične in tehnične
skupine.
9
SLIKA 1: NABAVA IN VERIGA VREDNOSTI (po Porterju, 1985)
Vir: Weele (1998, 25)
Porter razlikuje med osnovnimi in pomožnimi dejavnostmi. Osnovne dejavnosti so tiste, ki
so usmerjene k fizični predelavi in ravnanju s končnimi izdelki. Sestavni del sta
distribucija do kupcev in vzdrževanje izdelka. Pomožne dejavnosti omogočajo in
dopolnjujejo osnovne dejavnosti. Usmerjene so lahko k dopolnjevanju ene izmed osnovnih
dejavnosti ali pa celotnega poslovnega procesa. Vse dejavnosti je treba opravljati tako, da
celotna vrednost, ki jo ustvari podjetje, presega njegove stroške. Celotno vrednost podjetja
pa določa njegova celotna prodajna vrednost. Tveganje podjetja pa je nagrajeno z
dobičkom (Weele 1998, 24-26).
Vloga nabave se je v zadnjih letih izredno povečala, posebno na področju sprejemanja
odločitev. V času hitrih in zapletenih procesov na trgu, so spremembe v nabavnih
okoliščinah ključnega pomena za sedanje in prihodnje konkurenčne prednosti podjetja
(Završnik 1999, 9).
2.2 Naloge nabave, nabavna opravila in nabavni cilji
Nabava se med podjetji razlikuje po nalogah, odgovornostih in pristojnostih nabavnih
oddelkov. Razlike so posledica načina vodenja nabave, razlik značilnosti trgov
dobaviteljev, proizvodne tehnologije in organizacijske strukture podjetja.
Naloge in odgovornosti nabavnega oddelka so v posameznih podjetjih zelo različne. V
nekem podjetju je nabavni oddelek samo oddelek za naročanje, v nekem drugem podjetju
pa je nabava strateška dejavnost in je vključena v dolgoročno načrtovanje podjetja (Weele
1998, 124).
Nabavna funkcija ima zapleteno in težko nalogo, saj mora, če hoče pravilno delovati,
istočasno doseči več pogosto nasprotujočih si ciljev. Zato so pravšnje nabavne odločitve
10
tiste, ki pripomorejo k optimalnemu doseganju vseh relevantnih ciljev (MBA, Lorbek
1992, 17).
Z uspešno izvedenimi nalogami dosežemo želen rezultat, torej cilj. Nabavna funkcija mora
cilje uskladiti s cilji drugih funkcij in s cilji podjetja kot celote. Samo tako bo imela nabava
v podjetju enakovreden položaj, njeno poslovanje pa bo optimalno (Završnik, 1996, 5457).
Najpomembnejše naloge nabave so:
- določitev potreb po materialu za proizvodnjo,
- izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitve raziskave nabavnega trga,
- izdelava nabavnega plana,
- pripravljalna dela,
- poslovno dogovarjanje in sklenitev pogodbe za nabavo materiala,
- naročanje,
- prevzem materiala,
- kontrola in reklamacije,
- izdaja naloga za plačilo dobavitelju,
- evidenca nabave (Potočnik 1996, 8).
Naloge nabave so med seboj povezane, tako lahko slaba izvedba ene naloge vpliva na
izvedbo ostalih. Tu je pomembna vloga nabavnih managerjev, katerih naloge in
odgovornosti navaja Lysons (1989, 12). Odgovorni so za:
- čim večji prispevek nabave k dobičku podjetja,
- svetujejo upravi, finančnemu in tržnemu oddelku glede tržnih trendov,
- vodijo nabavni oddelek,
- ohranjajo obstoječe vire oskrbe in aktivno raziskujejo alternativen vire,
- sodelujejo v oblikovanju specifikacije in standardov,
- predstavljajo podjetje z dobavitelji,
- svetujejo pri odločitvah »narediti ali kupiti«,
- sestavijo poročila in priporočila ter nadzorujejo nabavna opravila.
Nabavne naloge izvršuje podjetje s med seboj povezanimi opravili, katera razvrščamo v
štiri skupine:
- pripravljalna opravila (raziskava nabavnega trga, načrtovanje nabave, oblikovanje
nabavne politike),
- opravila, povezana z izvršitvijo nabave (iskanje ponudb, analiza ponudb, izdelava
nabavne kalkulacije in izbira dobaviteljev, pogajanje, sklepanje nabavnih pogodb,
naročanje, prevzemanje),
- kontrola in plačilo (kontrola materiala, kontrola računov dobaviteljev, reklamacije,
plačilo računov),
- nabavna evidenca in analiza (evidenca naročil, evidenca dobaviteljev, evidenca
nabavnih cen, evidenca materiala, evidenca reklamacij, analiza nabavnega
poslovanja) (Potočnik 2002, 30).
Nabavna opravila omogočajo izpolnitev osnovnih ciljev nabave, kateri so:
- preskrba vseh porabnikov v podjetju z ustreznimi količinami in kakovostjo
potrebnega materiala ob planiranih časovnih terminih,
11
-
kupovati konkurenčno in pametno,
dosegati najboljšo kombinacijo kakovosti, dobave in cene,
minimiziranje izgub, ki se nanašajo na zaloge, ki pa so lahko rezultat stroškov za
presežke ali stroškov zaradi nezadostnih zalog,
- negovati dobre odnose z dobavitelji,
- razvijanje zanesljivih nadomestnih virov nabave,
- izkoriščanje prednosti standardizacije in specifikacije posameznih delov,
- spremljanje marketinških trendov in ohranjanje tekmovalnega položaja v podjetju,
- ustvarjanje in vzdrževanje dobrih delovnih in med osebnih odnosov z ostalimi
službami v podjetju,
- izobraževanje, razvijanje in motiviranje profesionalno kompletnega nabavnega
osebja (Završnik 1999, 9).
Nabavni management mora cilje nabave uskladiti s poslanstvom in glavnimi cilji podjetja
ter težiti k čim boljši realizaciji. V tem kontekstu je pomembno spremljanje uresničevanja
zastavljenih ciljev, kar pa je nemalokrat težko, saj nekatere cilje nabave lahko merimo
empirično, s kazalniki uspešnosti, druge pa ne. O uspešnosti razvojne vloge, ki jo ima
nabava, lahko le subjektivno sklepamo (Završnik 1996, 54-57).
Nabavni cilji so povezani s splošnimi cilji vsake gospodarske dejavnosti, da posluje
učinkovito in dobičkonosno. Zato podjetje opredeljuje pomen nabavne funkcije na podlagi
možnega prihranka pri nabavi, ki se odraža v povečanem dobičku. S tržno usmerjeno
nabavno politiko pa prispeva k inovacijam izdelkov in procesov ter znižanju lastne cene
izdelka (Potočnik 2002, 31).
Temeljni cilji nabavne funkcije po Stihoviču (1989, 49-50) so:
a) ekonomski cilji: uspešno oskrbovanje, kar pomeni nabavljati pravo kakovost in
količino ob pravem času, po najboljši ceni in najboljših plačilnih in ostalih pogojih,
vse to od izbranih dobaviteljev.
- prava kakovost mora biti usklajena z namenom proizvoda, kajti previsoka kakovost
je dražja od odgovarjajoče kakovosti,
- prava količina pomeni, da je ravno pravšnja, glede na potrebo za kontinuiran proces
proizvodnje, enako velja za naročanje ob pravem času,
- najboljša cena ne pomeni najnižje cene, temveč je to najnižja cena za
odgovarjajočo kakovost in količino
b) varnostni cilji: zagotoviti nepretrgan tok materiala za kontinuirano proizvodnjo,
zmanjšanja rizika nabave in zalog materiala.
c) stalni cilji: razvijanje dobrih odnosov z dobavitelji in osebja v nabavi.
2.3 Faze nabavnega procesa
Avtorji si glede faz v procesu nabavnega poslovanje niso povsem enotni. Potočnik (1996,
62) operativno izvajanje nabave deli na naslednje postopke: iskanje ponudb, analiza
ponudb, izdelava nabavnih kalkulacij, izbira dobavitelja, dogovarjanje, sklepanje pogodb z
dobavitelji, naročanje, dostava in prevzem materiala ter likvidacija nabavnega posla.
Kotler (1996, 193) deli nabavni proces na pet stopenj: prepoznavanje potreb, iskanje
podatkov, ocenitev možnosti, nakupna odločitev in ponakupno vedenje. Weele navaja šest
stopenj nabavnega procesa, in sicer: specifikacija naročila, izbira dobavitelja, pogodba o
nabavi, naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila ter ocena nabavnega procesa. Bruno
12
Završnik (1996, 57) navaja dvanajst stopenjski nabavni proces: zaznavanje potreb, interno
naročilo, pregled internega naročila, izdelava specifikacije, raziskava dobaviteljev, izbira
dobavitelja, naročilo, sklenitev pogodbe, spremljanje naročila, prevzem in pregled
materiala, likvidacija računa, evidenca in arhiviranje.
Med fazami nabavnega procesa različnih avtorjev ne gre za bistvene vsebinske razlike.
Faze si sledijo v logičnem zaporedju, med njimi pa obstaja tesna povezava. Slab rezultat
ene stopnje oziroma faze vpliva na rezultat naslednje stopnje in celotnega procesa nabave.
2.3.1 Zaznavanje potreb
Nabavni postopek se začne, ko podjetje prepozna potrebo ali problem, ki jo lahko
zadovolji z nakupom izdelka ali storitve. Prepoznavanje potreb ima lahko notranje ali
zunanje vzroke. Potrebe po predmetih materialne preskrbe nastajajo v proizvodnji, razvoju,
vzdrževanju, prodaji in drugih oddelkih. Vodje posameznih oddelkov so odgovorne za
spoznanje potreb v svojem oddelku (Završnik 1999, 46).
2.3.2 Interno naročilo in pregled internega naročila
Interno naročilo je pisno naročilo, ki ga pripravi oziroma sestavi uporabnik oziroma
naročnik v podjetju. Opredelitev želenega materiala oziroma natančen opis je pri internem
naročilu zelo pomemben, zato je potrebno zagotoviti enotno izražanje in označevanje
želenih vrst materiala. Zato moramo imeti ustrezno nomenklaturo, spisek artiklov, ki jih
nabavljamo ali katalog in spisek ali katalog materialov na zalogi. Interno naročilo je
potrebno izstaviti v dveh izvodih; od katerih je potrebno izvirnik posredovati nabavnemu
oddelku, kopijo pa zadrži naročnik.
Dolžnosti vodje nabave pri pregledu internega naročila:
- vsako interno naročilo je potrebno skrbno pregledati in proučiti ali obstaja
alternativni material za zadovoljitev te potrebe,
- ugotoviti je potrebno ali je podpisnik internega naročila pooblaščen za naročilo,
- ugotoviti je potrebno ali so finančna sredstva zagotovljena,
- preveriti ali je morda naročeni material na zalogi v podjetju,
- vršiti kontrolo upravičenosti in ekonomičnosti količin in dobavnega časa (Završnik
1996, 57).
2.3.3 Izdelava specifikacije
Specifikacija predstavlja natančen opis materiala, polizdelkov in sestavnih delov. Je
natančen tehnični opis sestave, lastnosti in izvedenih značilnosti za proizvodnjo potrebnega
materiala. Opis po potrebi dopolnimo z risbo ali načrtom. Izdelava specifikacije je nujno
potrebna za vse materiale in dele, ki niso standardizirani (Završnik 1999, 49).
Izdelava specifikacije obsega tri stopnje:
1) Sestavljanje funkcionalne specifikacije – v njej so opisane funkcije, ki jih mora
material imeti za uporabnika.
Prednosti take specifikacije so:
- morebitnim dobaviteljem damo najboljše možnosti, da izkažejo svoje strokovno
znanje,
- možnost uporabe novih tehnologij, ki jih kupec ne pozna,
13
-
določitev meril, ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja
specifikacije.
2) Oblikovanje podrobne tehnične specifikacije – v njej so opisane tehnične
značilnosti materiala.
3) Opredelitev specifikacije za logistiko in vzdrževanje – opisuje način dostave
materiala, okoliščine, v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema, ter
zahteve glede vzdrževanja poprodajnih storitev.
Pri nabavi del v gradbeništvu so specifikacije ponavadi navedene v opisu del. Celovita
tehnična specifikacija obsega opis tehničnih, pravnih in komercialnih zahtev projekta ali
izvedbe in je tako le del celotne specifikacije. Uporabnikove potrebe se kot celota
imenujejo specifikacija naročila, obsega pa:
- funkcije, ki jih mora osnovno sredstvo opravljati,
- navedbo osnovnih sredstev, ki jih mora izdelati in dobaviti dobavitelj,
- merila kakovosti,
- zahteve, kdaj in koliko je treba dostaviti,
- način izpolnitve naročila,
- zahteve, kdaj mora naročnik dobaviti dobavitelju,
- navedbo materialov, ki naj bi se uporabili,
- zahteve v zvezi z vzdrževanjem (Weele 1998, 73-74).
Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopke potrditve specifikacije. Preden
specifikacijo pošljejo dobavitelju, jo mora potrditi nabavni oddelek. To naj bi preprečilo
nesporazume na naslednjih stopnjah nabavnega procesa. Izkušnje dokazujejo, da lahko s
tako potrditvijo prihranimo precej časa.
Tehnične spremembe med samim proizvodnim procesom moramo obravnavati kot
postopek za spremembo naročila. Nabavni referent mora poskrbeti, da dobavitelj dobavi
material skladno s specifikacijo, ki mu jo je poslal nazadnje. Najbolje je, če dobavitelj
potrdi vsako spremembo.
Razumljivo je, da mora podjetje natančno določiti, kdo lahko izda zahtevek nabavni službi,
da naroči določeno vrsto materiala. Koristna je tudi vrednostna omejitev naročila za
posamezno raven odločanja, ker se s tem podjetje izogne tveganju, da naroči nekatere vrste
materiala, v preveliki količini, obratno pa drugega materiala nihče ne naroči. Prav tako je
potrebno določiti, kdo ima pooblastila za nujna naročila materiala (Potočnik 2002, 169).
2.3.4 Raziskava in izbira dobaviteljev
Raziskava dobaviteljev predstavlja konkretno nalogo, in sicer na domačem in tujem trgu
ugotoviti potencialne dobavitelje, ki ustrezajo cenovnim, kakovostnim in količinskim
zahtevam podjetja. Gre za vrsto ekonomske analize, ki z znanstvenimi metodami zbira,
registrira in analizira podatke o nabavnih virih. Nabavni oddelek skuša s pomočjo
poslovnih imenikov, računalniških podatkov, priporočili drugih organizacij določiti
najustreznejše dobavitelje (Završnik 1999, 49-50).
14
Izbiranje dobaviteljev je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne
funkcije podjetja. Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe.
Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih
dobaviteljev. Gre za procese in postopke, s pomočjo katerih kupec išče, raziskuje,
pregleduje, analizira, izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije, ki lahko najbolj
zadovoljijo njegove zahteve.
Pravilna, tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire
dobavitelja, kateri vsebuje naslednje postopke:
1) Vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij o
dobaviteljih.
2) Nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki
posameznih funkcij v podjetju.
3) Sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij, da se na začetku postopka
izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev. Tu so pomembne informacije o
proizvodnih zmogljivostih, tehnologiji in proizvodnih potencialih dobaviteljev.
4) Tako izbrane »polfinaliste« je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej
pripravljenih vprašalnikov.
5) Odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočih.
6) Sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih, ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje.
Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju.
7) Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja.
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire
informacij, ki vključujejo objavljene vire, interne vire, osebne stike in mednarodne vire. Iz
teh virov potem sestavi izčrpen seznam potencialnih dobaviteljev (Završnik 2004, 56-57).
Izbor dobavitelja pa poleg vseh teh pogojev upošteva vedno še druge elemente kot so:
navezanost na določenega dobavitelja, splošen sloves dobavitelja, osebno prijateljstvo, ….
Vsi ti dejavniki lahko pomagajo ali ovirajo izbor.
Izbor dobaviteljev je zelo pomembna naloga in od nje je v največji meri odvisna uspešnost
nabavnega poslovanja (Kaltnekar 1993, 205-206).
Odločitve o izbiri dobavitelja so odvisne od strukture nabavnih trgov in naše težnje po
uravnoteževanju stabilnosti dobav na eni strani in zadostne konkurenčnosti med njimi na
drugi strani, kar pa nam omogoča minimizirati našo odvisnost od dobaviteljev (Pučko
2003, 259).
Dobavitelji morajo biti izbrani pazljivo, predvsem v primeru, ko proizvajalec uporablja
njihove izdelke dolgotrajno. V primeru, da dobavitelj proizvaja izdelke, ki so nato
vključeni v nadaljnji delovni proces, slabo poslovanje enega lahko ustavi delovni proces
drugega in na ta način povzroči dodatne stroške (Ford 1993, 188)
2.3 5 Iskanje in analiza ponudb
Iskanje ponudb je prvi nabavni postopek, kadar se kupec in dobavitelj ne poznata ali kadar
kupec išče nov material. Pri iskanju ponudb je potrebno točno opredeliti vrsto in kakovost
materiala ter dobavne in plačilne pogoje.
15
Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe in opcijo, do kdaj
velja. Bistvene sestavine ponudbe so: količina, cena, kakovost, plačilni pogoji (rabat,
skonto, rok plačila), dobavni rok in dobavni pogoji, morebitna garancija.
Vse ponudbe, ki jih nabavni oddelek prejme, je potrebno urediti in ugotoviti, ali so med
seboj primerljive, torej ali vsebujejo vse zahtevane podatke. Primerjava oziroma analiza
ponudb je lahko:
- formalna; kadar primerjamo skladnost ponudb s povpraševanjem, celovitost in
razumljivost,
- vsebinska; kadar preračunamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni
imenovalec.
Pomembna sestavina vsebinske analize ponudb je tudi primerjava kakovosti, dobavnih
rokov, tveganj v zvezi z lokacijo dobavitelja, zlasti, če je dobavitelj iz tujine ter boniteto
dobavitelja.
S primerjanjem sestavin ugotavljamo prednosti in pomanjkljivosti ponudb med dobavitelji
(Potočnik 2002, 169-170).
2.3.6 Nabavna kalkulacija
Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo z nabavno kalkulacijo. Nabavna
kalkulacija pomeni primerjalno analizo prejetih ponudb in njihovih pogojev ter na osnovi
tega predlog za izbor dobaviteljev. Vse zbrane ponudbe je treba temeljito proučiti,
primerjati njihove pogoje in jih tudi ustrezno ovrednotiti.
Zbrane ponudbe je treba analizirati. Predvsem je treba izenačiti podatke in na ta način
omogočiti njihovo primerjavo. Situacija narekuje, kateri ponujeni pogoji so za podjetje
pomembnejši. Včasih bodo to nakupne cene in dostavni stroški, drugič ugodni dobavni
roki ali splošna solidnost dobavitelja, lahko je to ponujena kvaliteta in še drugo.
Primerjalni pogled vseh pomembnih kriterijev lahko pripelje do izbora najustreznejšega
dobavitelja.
Nabavna kalkulacija mora zajeti vse odločujoče elemente za izbor dobaviteljev, predvsem
pa celotne nabavne stroške, kvaliteto materiala, dobavne roke in plačilne pogoje (Kaltnekar
1993, 205-206).
2.3.7 Pogajanje o nabavi
Pogajanje se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine pogodbe. Pogajanje predstavlja
jedro nabavnega poslovanja, zato morata dobavitelj in kupec upoštevati naslednja načela:
- načelo dobrega gospodarja,
- načelo zakonitosti,
- poslovati po dobrih poslovnih običajih,
- upoštevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih.
Cilj pogajanja je, da pride do soglasja s popuščanjem, tako da sta z rezultatom pogajanja
zadovoljni obe strani (Potočnik 2002, 172-173).
16
Pred izvedbo pogajanj je potrebno opredeliti pogajalske strategije in taktike. Pogajalska
strategija je vse obsežen načrt o vodenju pogajalskega procesa, ki ga opredeli posamezna
pogajalska stran. Najbolj pogosto uporabljene pogajalske strategije so pozicionalna
pogajanja, koncesionarna pogajanja in načelna pogajanja. Pri prvih dveh gre za princip, ki
prinaša dodatno pridobitev za eno pogajalsko stran na škodo druge. Načelni pogajalci pa
uporabljajo taktike, ki omogočajo sprejemljivo rešitev za vse pogajalske strani (Gruban
2003, 87).
2.3.8 Sklenitev pogodbe, naročilo in spremljanje naročila (pogodbe)
Sprotno naročanje
Izbiri najboljšega dobavitelja sledi naročilo. Naročanje pomeni neposreden poslovni
kontakt z dobaviteljem in predstavlja ustvarjanje dejanske pravne obveznosti. V izogib
pravnih posledic, velja pravilo, da mora biti naročilo pisno v obliki naročilnice ali posebne
pogodbe (Završnik 1999, 52-53).
Poglavitne sestavine naročilnice so: podatki o dobavitelju, opis izdelka, cena na enoto,
število enot, datum dobave, navodila za prevoz, naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje
račun, tekoča številka naročila in datum, plačilni pogoji. Naročilnica vključuje osnovne
podatke za dobavnico in račun (Weele 1998, 92).
Naročanje na osnovi letnih pogodb
Pri okvirnih pogodbah gre za pavšalne dogovore o določenem blagu ali blagovni skupini, v
katerih se kupec zavezuje za nabavo določenih količin, navadno tokom leta. Pogoji, kot so
cena, plačilni pogoji, storitve, so dokončno dogovorjeni, medtem ko so natančne
specifikacije in količine naročene v času trajanja okvirne pogodbe.
Pravna podlaga nabave je kupna pogodba, ki nastane na podlagi soglasja obeh partnerjev.
Pogodba je sklenjena, ko dobavitelj pošlje naročniku pisno potrditev naročila, ki pa ne sme
odstopati od samega naročila.
Če naročamo na podlagi ponudbe, ki vsebuje rok veljavnosti, pomeni v tem roku prejeto
naročilo tudi sklenitev pogodbe (Završnik 1999, 53).
Sklenjena prodajna pogodba praviloma ni hkrati naročilnica za dobavo materiala.
Najpogosteje je s pogodbo določena celotna količina, delne količine pa odjemalec naroča s
posebno naročilnico, ki naj bo po vsebini usklajena s pogodbo, saj z njo odjemalec zahteva
od dobavitelja, da mu dostavi določeno vrsto in količino materiala skladno s sklenjeno
prodajno pogodbo. Zato mora tudi naročilnica vsebovati bistvene sestavine prodajne
pogodbe, to je vrsto materiala, količino, kakovost, ceno (Potočnik 2002, 178).
Bistvene sestavine nabavne (prodajne) pogodbe so:
- predmet pogodbe, ki mora biti določen ali vsaj določljiv na tržno običajen način,
- količina, ki mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug
primeren način,
- cena, ki je lahko natančno določena, ali pa določljiva na dan dobave,
17
-
kakovost, ki je lahko opredeljena z vzorcem, standardom, blagovno znamko,
specifikacijo, kot tržna kakovost, ki je običajna v kraju prodajalca z oznako takšnakakršna,
rok dobave določa čas izpolnitve,
kraj izpolnitve je določen s prevozno klavzulo (Potočnik 1996, 66).
Izpolnitev naročila zahteva veliko pozornosti in pogosto poteka na podlagi seznama dobav
v zamudi, v katerem so zapisane vse zakasnele dostave. Različne metode spremljanja
izpolnitve naročila:
a) Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih
Metoda temelji na »sistemu opozarjanja«, pri kateri nabavni referent ukrepa le, ko mu
dobavitelj sporoči, da bo zmanjkalo materiala. Ta metoda se v praksi pogosto uporablja.
b) Rutinsko preverjanje stanja
Ta metoda je namenjena preučevanju težav v zvezi z dobavo in kakovostjo. Določeno
število dni pred obljubljenim dnevom dostave naveže nabavni referent stik z dobaviteljem
in se prepriča o dostavi blaga na dogovorjeni dan.
c) Vnaprejšnje preverjanje stanja
To metodo uporabimo pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev
(Weele1998, 93).
2.3.9 Prevzem in pregled materiala
Natančen prevzem in pregled materiala imenujemo tudi vhodna kontrola, ki obsega
kontrolo dobavnice, količine in kakovosti. Pri prevzemu pošiljke je potrebno najprej
primerjati podatke na dobavnici, ki spremlja pošiljko, s prispelim materialom. Istočasno
primerjamo tudi prispelo količino po postavkah z naročilom oziroma pogodbo, medtem ko
kontrolo kakovosti opravijo za to potrebni strokovnjaki. V primeru ugotovitve
pomanjkljivosti pripravimo komisijski zapisnik, na osnovi katerega sprožimo reklamacijski
postopek (Završnik 1999, 54).
Prevzem materiala lahko poteka v skladišču dobavitelja ali naročnika. Ob prevzemu
materiala mora naročnik opravit kontrolo:
- količine, katero v manjših skladiščih opravi skladiščnik, v večjih podjetjih pa
posebni oddelek za prevzem in vhodno kontrolo materiala,
- kakovosti, katero opravi posebni oddelek kontrole kakovosti, z namenom zagotoviti
kakovost izdelavnega procesa in končnega izdelka,
- dobavnega roka, zaradi pravočasnega prevzema materiala in zagotovitve nemotene
proizvodnje,
- ostalih nabavnih pogojev, ki se nanašajo na način dostave, izbiro prevoznega
sredstva, zavarovanje, embalažo (Potočnik 2002, 179).
2.3.10 Likvidacija računa
Naloga likvidacije računa je, da se prejete račune dobaviteljev pregleda v smislu računske
in predmetne točnosti. Glede kontrole računa, ki je pomembna naloga, ni enotnega mnenja,
ali sodi med naloge nabave ali računovodstva. Razlika v mnenju se pojavlja z vprašanjem,
kje je ta naloga bolj učinkovito in natančno opravljena.
18
Podlaga za kontrolo je kupna pogodba in izpolnitev naročila s strani dobavitelja. Kontrola
je osredotočena na ugotavljanje izpolnitve pogodbenih določil in pomeni tudi podlago za
vrednotenje dobavitelja.
Kontrolo računa opravimo takoj po prejemu, saj s tem omogočimo računovodstvu, da hitro
opravi plačilo in po možnosti pridobi pravico do popusta (Završnik 1999, 56).
2.3.11 Evidenca in arhiviranje
Namen nabavne evidence je zbiranje podatkov za analizo in kontrolo nabavnega
poslovanja. Nabavno evidentiranje se je poenostavilo z računalniškim spremljanjem
materialnega toka, saj je mogoče programirati kakršno koli evidenco, ki jo potrebuje
posamezni nabavni referent ali katera koli služba v podjetju.
Naslednje in druge evidence v nabavnem poslovanju sestavljajo bazo podatkov za nabavne
odločitve, oblikovanje oziroma sprejemanje nabavne politike:
- evidenca količin materiala,
- evidenca cen materiala,
- evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti),
- evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih,
- evidenca reklamacij (Potočnik 2002, 185).
Ostale
57):
-
osnovne evidence za učinkovito poslovanje nabave ki jih navaja Završnik (1999,
evidenca vseh naročil,
evidenca odprtih naročil,
evidenca končanih naročil,
evidenca po vrstah materiala,
evidenca po okvirnih pogodbah,
evidenca nabave specifičnih orodij v zvezi z nabavo materialov in sestavnih delov.
Evidenco končnih naročil arhiviramo za najmanj tri leta. Edinstvena naročila in naročila
velike vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 1999, 57).
19
3 NABAVNI PROCES OSNOVNIH SREDSTEV V GRADBENEM PODJETJU
3.1 Predstavitev podjetja
Začetek delovanja podjetja Gradnja d.d. sega v leto 1962, katerega osnovni namen
ustanovitve je bilo vzdrževanje cest, sčasoma pa so začeli razvijati tudi gradbeno
dejavnost, katera je danes dominantna. Podjetje je v času svojega obstoja doživelo neštete
organizacijske in statusne spremembe, najpomembnejši korak v tržno gospodarstvo pa je
naredilo leta 1994 s preoblikovanjem v delniško družbo.
Dejavnost podjetja Gradnja d.d. temelji na petih stebrih:
- inženirske gradnje,
- gradnja stavb,
- vzdrževanje cest,
- proizvodnja lastnih materialov in
- investitorski inženiring.
Temeljna dejavnost so inženirske gradnje, ki zajemajo cestne novogradnje državnih in
lokalnih cest s pripadajočimi objekti, rekonstrukcije in obnove cest, izgradnjo komunalne
infrastrukture, vodovode, kanalizacijo, urejanje okolice. Velika prednost podjetja je
proizvodnja lastnih materialov, ki zajema proizvodnjo asfaltnih zmesi, kamnitih materialov
in betonskih mešanic, kar podjetju zagotavlja konkurenčnost in neodvisnost.
Podjetje se dokazuje kot zaupanja vreden partner z dolgoletno tradicijo poslovanja,
ugledom, strokovno usposobljenim kadrom in s primerno tehnološko opremljenostjo.
Podjetje Gradnja d.d., danes šteje 436 zaposlenih, skupaj s povezanimi družbami pa 785.
Vizija podjetja je postati vodilni ponudnik storitve na področju nizkih in visokih gradenj,
vzdrževanje cestnega omrežja ter proizvodnje gradbenega materiala in izdelkov.
Funkcijske strategije podjetja:
- povečanje učinkovitosti poslovanja v vseh procesih,
- visoka usposobljenost in motivacija zaposlenih,
- projektno orientirana organizacijska struktura,
- zagotavljanje optimalnega finančnega položaja sistema,
- prodajne aktivnosti, usmerjene v potrebe kupcev,
- optimalno zagotavljanje potrebnih resursov za nemoteno delovanje sistema,
- vzpostavitev integriranega informacijskega sistema, ki bo omogočal jasno in
transparentno sliko poslovanja vseh poslovnoizidnih enot in procesov.
Za uresničevanje kakovosti poslovanja podjetja skrbijo vsi zaposleni. Vsak je odgovoren
za kakovost svojega dela, s čimer prispeva k rezultatom in poslovni uspešnosti podjetja.
Vodstvo podjetja pa skrbi za visoko strokovno usposobljenost, informiranost in
motiviranost zaposlenih. Konkurenčno sposobnost in dolgoročno odlično poslovnost
podjetje dokazuje z uvedbo sistema vodenja kakovosti v skladu z zahtevami standarda ISO
9001:2000.
20
Upravo družbe sestavljajo predsednik uprave, član uprave za ekonomske zadeve in član
uprave za tehnične zadeve.
Organizacija družbe je prikazana v organizacijski shemi podjetja, ki je priloga 1 tega dela.
Podjetje Gradnja d.d. je organizacijsko razdeljeno na osem področij:
- PRAVNO-KADROVSKO PODROČJE
- PODROČJE EKONOMIKE
- PODROČJE NABAVE
- PODROČJE INŽENIRINGA
- PODROČJE TEHNIČNIH SLUŽB
- PODROČJE OPERATIVE
- PODROČJE VZDRŽEVANJA CEST
- PODROČJE PROIZVODNJE.
Področja se delijo na posamezne enote z obrati ali različne službe, s posameznimi delovni
mesti.
Družba Gradnja ob načrtnem razvoju skrbno širi mrežo povezanih podjetij. Z združenimi
močmi omogoča realizacijo kompleksnih gradbenih projektov od finančne konstrukcije,
svetovanja, izvedbe do predaje končnemu kupcu.
Podjetje ima na domačem trgu šest podjetij iz skupine Gradnja. Ker pa želi svoje znanje in
izkušnje uveljaviti tudi v tujini, se je odločilo za internacionalizacijo podjetja na področju
jugozahodne Evrope, kjer ima tri podjetja v tujini.
3.2 Področje Nabava
Področje nabava predstavlja eno od temeljnih funkcij poslovnega procesa v podjetju.
Opredeljeno je z organizacijskim predpisom, katerega namen je prikazati in opisati proces
nabave v podjetju, ki je sestavljen iz več podprocesov. V okviru področja nabava delujejo
naslednji podprocesi: »skladiščenje«, »služba za kooperante in podizvajalce« in »poraba
goriva in naročanja bencinskih kartic«.
V področju nabava delujejo trije nabavnimi komercialisti, koordinator nabave in direktor
področja nabava, ki je neposredno odgovoren upravi. Vodja nabave poleg nalog in
zadolžitev komercialista skrbi za sistem kakovosti ISO v svojem področju, vodi pisarno in
je pomočnik direktorja. Nabavni komercialisti se delijo po vrstah materialov: gradbeni
material, reprodukcijski material, osnovna sredstva, rezervni deli, storitve.
Interni sestanki potekajo enkrat tedensko z direktorjem področja nabava. Poroča se o
aktivnostih, uspešnosti in številu sklenjenih pogodb, rešuje se morebitne težave in
nesporazume, ki nastajajo pri doseganju skupnih interesov z dobavitelji. V kolikor
komercialist ne more doseči sporazuma z dobaviteljem, prevzame nadaljnje pogajanje
direktor področja, v primerih strateških partnerjev pa nastopi uprava.
Komercialisti nabave pod strokovnim vodstvom direktorja področja opravljajo svoje
naloge, in sicer:
- nabavljajo po najnižjih cenah z upoštevanjem ustrezne standardne kakovosti in
dobavnim rokom,
21
-
izbirajo strokovne in zanesljive dobavitelje,
zagotavljajo neprekinjeno oskrbo v podjetju,
skrbijo za optimalne zaloge, pri čemer upoštevajo varnost in ekonomičnost,
raziskujejo trg,
pridobivajo in analizirajo ponudbe dobaviteljev, izbirajo potencialne dobavitelje
ter pripravljajo osnove za pogajanje,
izračunavajo nabavne cene in izdelujejo prodajne kalkulacije cen,
pripravljajo pogodbe za sklenitev posla,
naročajo,
rešujejo in spremljajo reklamacije.
Naloge direktorja področja nabava so:
- vodenje, organiziranje in nadziranje dela v področju nabava,
- redno spremljanje novosti na področju zakonov in predpisov,
- sodelovanje pri oblikovanju in sklepanju pogodb.
3.2.1 Cilji procesa nabave
Cilj procesa nabave je pravočasna in ustrezna dobava blaga, materiala, delovne sile,
storitev ustrezne kakovosti z optimalnimi stroški, v skladu s potrebami in željami
naročnika.
V podjetju Gradnja d.d., cilji področja nabava izhajajo iz temeljne politike podjetja, katera
pa je opredeljena z vizijo in poslanstvom. Cilji področja nabava za leto 2006 so:
- sklepanje pogodb z dobavitelji pod čim boljšimi pogoji (90 dni rok plačila,
casasconto 0,05% na dan, 50% povratni posel, stimulativna lestvica),
- rangiranje dobaviteljev, kooperantov in podizvajalcev,
- spremljanje realizacije po dobaviteljih,
- iskanje ugodnejši dobaviteljev,
- iskanje alternativnih možnosti – zamenjava materialov,
- skrbništvo nad osnovnimi sredstvi,
- skrb za vso potrebno dokumentacijo (a-testi, …),
- posodobljen način obdelave zahtevkov in naročilnic,
- spremljanje reklamacij,
- obveščanje področja inženiring o spremembi cen,
- obveščanje področja operative o spremembah in novostih materialov.
3.2.2 Planiranje aktivnosti področja nabava
Planiranje aktivnosti področja nabava narekujeta dva dokumenta in sicer letni plan družbe
in sprotne potrebe procesa. Na osnovi izkušenj in letnega plana prihodkov, področje
nabava na začetku leta naredi oceno aktivnosti sklepanja:
- letnih pogodb z dobavitelji za nabave delovne sile, mehanizacije, blaga, materiala
in osnovnih sredstev,
- pogodb za vzdrževanje opreme in
- pogodb za enkratne nabave.
Proces nabave osnovnih sredstev je shematično prikazan v prilogi 2.
22
3.3 Letni investicijski plan
Pri nabavi osnovnih sredstev gre za naročila večjih vrednosti, nad 1mio SIT in so predmet
investicijskega plana, naročajo se po naslednjem postopku.
Posamezna področja podjetja se znotraj področij dogovorijo in uskladijo glede potreb po
novih osnovnih sredstvih ter podajo potrebo oziroma predloge po novih osnovnih
sredstvih. Posamezni predlogi se predajo v področje tehničnih služb, katero jih potrdi in
pripravi letni plan nabave osnovnih sredstev. Letni investicijski plan mora pred začetkom
leta sprejeti tričlanska uprava podjetja.
Ko se med letom po posameznih področjih podjetja pojavi potreba po novem osnovnem
sredstvu, posamezno področje izpolni zahtevek za nabavo novega osnovnega sredstva.
Področje tehničnih služb preveri ali je zahtevek v skladu z letnim planom, in v primeru da
je, nabavna služna izvede proces, v ožjem smislu, ki je opisan v nadaljevanju dela. V
primeru, da zahtevek ni v skladu z letnim planom, gre v odobritev upravi, in če ga uprava
potrdi se nabavni proces v ožjem smislu nadaljuje, sicer pa se zaključi.
3.4 Zahtevek (interno naročilo) in izdelava specifikacije naročila
Posamezno področje na osnovi zaznavanja potrebe ali v skladu z letnim investicijskim
planom, pripravi zahtevek za dobavo novega osnovnega sredstva. Zahtevek, ki je priloga 3,
je osnovni dokument za evidentiranje potreb po novem osnovnem sredstvu in veljavna
oddaja naročila organizacijske enote. Zahtevek je veljaven, ko so izpolnjeni vsi zahtevani
podatki in je podpisan s strani odgovorne osebe izdajatelja zahtevka, to je direktor
področja. Vsebina zahtevka je sledeča:
- zaporedna številka zahtevka,
- ime naročnika zahtevka,
- ime prejemnika zahtevka,
- podpis naročnika zahtevka (direktor področja ali vodja projekta),
- datum izdaje zahtevka,
- datum prejema zahtevka,
- naziv projekta, gradbišča ali delovišča,
- lokacija dobave,
- stroškovno mesto in stroškovni nosilec ali delovni nalog,
- vrsta osnovnega sredstva, natančen opis ali kataloška številka osnovnega sredstva,
- ocenjena vrednost,
- merska enota in količina ter želeni datum dobave,
- podpis odgovorne osebe za izvršitev zahtevka in datum izvršitve zahtevka.
Pri pripravi zahtevka za naročilo je zelo pomemben natančen opis karakteristik osnovnega
sredstva, zlasti ko gre za nabavo specialnih strojev (bagri, rovokopači). V takšnih primerih
je specifikacija lahko tudi priloga zahtevka, v kateri je natančno opredeljena tehnična
struktura, lastnosti in vse funkcije, ki jih osnovno sredstvo mora imeti. Priporočljivo je, da
priložimo tudi skico. Pomagamo si tudi z nomenklaturami osnovnih sredstev, prospekti s
tehničnimi parametri in katalogi dobaviteljev.
Specifikacija naročila je pomembna in potrebna zaradi komuniciranja med naročnikom
osnovnega sredstva in nabavnim komercialistom, ki bo izvedel naročilo. Na drugi strani pa
23
je pomembna tudi z vidika poslovnega komuniciranja med nabavnim komercialistom in
dobaviteljem osnovnega sredstva, saj mu pove kaj podjetje želi nabaviti.
Podjetje uporablja nomenklature osnovnih sredstev iz dveh vidikov:
- da zagotoviti enotno označevanje osnovnih sredstev in
- za davčno olajšavo.
Tako opremljeni zahtevki gredo v tehnično službo, katera v primeru nabave osnovnih
sredstev v okviru letnega investicijskega plana, preveri skladnost le s tem oziroma v
primeru sprotnih potreb procesa analizira upravičenost investicije. Podpisan zahtevek s
strani direktorja področja tehničnih služb, se dostavi v področje nabava.
Zahtevki se pripravijo v dveh izvodih, enega obdrži naročnik področja, originalne
dokumente pa prejme nabava.
Komercialist nabave na zahtevku preveri vse potrebne sestavine, da ugotovi morebitne
neustreznosti pri podpisu odgovorne osebe za izvršitev nabave osnovnih sredstev in
nezadovoljiv opis karakteristik osnovnega sredstva, na osnovi katerih izvede kakovostno in
ekonomično upravičeno dobavo. Z izdajateljem je dolžan uskladiti morebitne nejasnosti.
3.5 Zbiranje ponudb in sklepanje pogodb
Aktivnosti zbiranja ponudb se začnejo na osnovi potrjenih zahtevkov s strani direktorjev
področij bodisi kot okvir za letne dobave v skladu z investicijskim planom ali kot posledica
potreb procesa. Odobreni zahtevki prihajajo do direktorja področja nabava, ki določi
prioriteto del za posameznega komercialista nabave, ki skrbi za svoj segment.
Osnova za sklepanje pogodb so potrjeni predlogi za nabavo osnovnih sredstev (obrazec).
Podpisniki predlogov so trije in sicer: vodja posamezne enote (naročnik), direktor področja
in član uprave za tehnične zadeve.
3.5.1 Raziskava, izbira in rangiranje dobaviteljev investicijske opreme
Vlaganje v investicijsko opremo je odgovorno in zahtevno delo, ki učinkovite rezultate
pokaže na dolgi rok. Sodobno podjetje, ki se tega zaveda, zagotovi ustrezno kadrovsko
zasedbo ter tudi finančno in časovno zadostno podporo, da se omogoči nabava optimalne
investicijske opreme. Le s strokovnim in odgovornim vodstvom do nabave investicijske
opreme in vseh medsebojnih povezav, ki nastajajo v podjetju in zunaj njega, se lahko
uresničijo zastavljeni cilji podjetja: dobiček, rast in razvoj.
Podjetja uporabljajo veliko orodij in postopkov pri izbiranju in snubljenju dobavitelja
investicijske opreme (ocenitev refernčnih seznamov, razjasnitev zahtev, industrijski
preskusi, študije o sposobnosti procesov).
Med dobavitelji se kažejo pomembne razlike kot so: zanesljivost, prilagodljivost, vodilnost
na trgu, znanje, ambicije (Završnik 2004, 84).
Z raziskavo dobaviteljev podjetje pridobi primerljive kriterije med potencialnimi
dobavitelji. Raziskava dobaviteljev zajema iskanje novih dobaviteljev, preverjanje že
obstoječih in analiziranje njihovih ponudb.
24
Komercialist nabave odobrene zahtevke prevzame in išče potencialne dobavitelje za
dobavo osnovnih sredstev na domačem in izjemoma na tujem trgu. Zbrati mora vsaj tri
ponudbe oziroma vsaj pet ponudb za večje projekte. Za dobavo specifičnih rezervnih delov
osnovnih sredstev, se moramo posluževati dobaviteljev iz tujine, ker nimajo zastopstva v
Sloveniji in za katere ne obstajajo alternativni viri ponudbe.
Nabavni komercialist mora najti ustrezno osnovno sredstvo, kot ga zahteva naročnik
(strojni park, avtoprak, mehanizacija ali proizvodnja), zato je zelo pomembna specifikacija
in uskladitev z naročnikom.
S pomočjo raziskave dobaviteljev mora nabavni komercialist zbrati naslednje poslovne
informacije, ki služijo kot osnova pri pogajanju z dobavitelji:
- sposobnosti in sodelovanje vodstva podjetja,
- finančno stanje podjetja,
- zmogljivost, učinkovitost in kakovost proizvodnje,
- tehnologija (sodobna),
- reference kakovosti, garancij, dobavnih rokov,
- finančni pogoji (cena, rabati in ostali prodajni pogoji),
- fleksibilnost,
- usklajenost s slovensko zakonodajo.
Nabavni komercialist pridobiva naštete podatke s pomočjo poslovnih imenikov, medijev,
registra domačih in tujih podjetij, priporočil drugih podjetij, interneta, udeležbe na sejmih,
poslovnih prestavitvah in prireditvah, promocijah.
Komercialist nabave od potencialnih dobaviteljev pisno ali ustno zahteva ponudbe za
dobavo osnovnih sredstev. Dobavitelji morajo v svojih ponudbah podati naslednje
informacije:
- natančne karakteristike, ki jih nudi osnovno sredstvo,
- zakonsko predpisane informacije (servisi, izjava o skladnosti, garancija, slovenska
navodila),
- a-teste,
- rok dobave,
- rabate.
Priporočljivo je da pošljejo tudi prospekte s skicami in kataloškimi številkami osnovnih
sredstev, za lažje poslovno komuniciranje.
Po pridobitvi ponudb različnih dobaviteljev komercialist nabave ponudbe pregleda in jih
uskladi z naročnikom osnovnih sredstev (glede karakteristik). Nato pripravi primerjavo
ponudb (tabela v excelu), na osnovi katere direktor nabave s pomočjo strokovne podpore
(direktor tehničnih služb, vodja betonarne, asfaltne baze, ..) opravi analizo in izbor
dobaviteljev. Tabela primerjave ponudb potencialnih dobaviteljev vsebuje naslednje
podatke:
- posamezne karakteristike osnovnih sredstev,
- cene,
- kvaliteta,
- a-testi,
25
-
čim daljši rok plačila (izjema so dobavitelji iz tujine, kateri zahtevajo avansna
plačila),
rabati,
rok dobave 1 dan, 5 dni,
dobava v podjetje ali na gradbišče,
garancija,
zagotavljanje servisa in kakovostnega vzdrževanja,
redna oskrba z rezervnimi deli,
izjava o skladnosti,
slovenska navodila,
možnost kompenzacij,
bonitete dobaviteljev.
Poudarek pri izbiri je na kvaliteti in ceni, vendar ne na najnižji kot najcenejši, ampak
najnižji za izbrano kvaliteto.
Pri osnovnih sredstvih manjših vrednosti in ki ne sodijo med strateška (vrtalni sistemi,
rezilke, ..), težimo k enemu dobavitelju, da se izognemo različnim vrstam posameznih
osnovnih sredstev in ni smiselno imeti mnogo različnih tipov posameznega osnovnega
sredstva.
Pri določenih segmentih osnovnih sredstev imamo standardne kvalitete. Včasih poskušamo
tudi s cenejšimi osnovnimi izdelki, če se izkaže da je v redu nadaljujemo, sicer zamenjamo
za novega dobavitelja ali že predhodnega.
Z dobavitelji v tujini poslujemo, če na domačem trgu ne obstaja alternativni vir ali v
primeru ugodne cene, saj so te nabave redke (1 krat do 2 krat letno) in poslovni partnerji
zahtevajo avanse. Pretežno poslujemo z dvema dobaviteljema za specifične rezervne dele
osnovnih sredstev.
Težimo k temu, da nabavljamo v paketih, kar pomeni večje količine, saj lahko le tako
dosegamo maksimalne rabate. Na osnovi investicijskega plana kupujemo na začetku leta,
velike količine.
V primeru strateških dobaviteljev se v proces analiziranja ponudb in izbire dobavitelja
vključi uprava. Pred odločitvijo in potrditvijo ponudbe, si strateška osnovna sredstva
(drobilci, buldožerji, gredarji, finišarji, valjarji,) ogleda vodja mehanizacije in direktor
področja tehničnih služb. Strateških partnerjev ne menjamo pogosto. Strateška osnovna
sredstva za leto 2006 po investicijskem planu: črpalka za beton, tovorna vozila, mini bagri,
rovokopači, traktorji in računalniška oprema.
Pri večjih projektih je velik pomen pri primerjavi dobaviteljev osnovnih sredstev na
zagotavljanju servisa.
Pri izbiri dobaviteljev za dolgoročno sodelovanje so pomembni še dodatni kriteriji:
- sodobna tehnologija in ustrezna informacijska podpora,
- zaupanje in zanesljivost,
- dodatne in posebne bonitete,
- poprodajne storitve (svetovanja).
Po opravljeni analizi in izbiri ustreznega dobavitelja, komercialist nabave pripravi predlog
za nabavo osnovnega sredstva (obrazec). Vsebina predloga so karakteristike osnovnega
26
sredstva in cena. Podpisani predlog s strani vodje enote, direktorja področja in člana
uprave za tehnične zadeve, je osnova za naročilo.
Nobenega dobavitelja pa ne izberemo samo enkrat in za vselej. V nabavnem procesu
dobavitelje vedno preverjamo in ocenjujemo. Vse dobavitelje in njihove pogoje, vodimo v
posebnih evidencah dobaviteljev.
Presojo dobaviteljev vršimo na podlagi subjektivne ocene. Največji pomen dajemo ceni
osnovnih sredstev, plačilnim pogojem in kvaliteti.
Izbrane dobavitelje vnesemo po podpisu pogodbe v bazo podatkov, seznam odobrenih
dobaviteljev. Ustreznost izbranih dobaviteljev ocenjujemo v sklopu analize poslovanja za
preteklo obdobje, minimalno enkrat letno oziroma po potrebi tudi po vsaki dobavi, ter
izvedemo njihovo rangiranje. Rangiranje izvajamo po naslednji lestvici:
A - ustreza (od 31 do 40 točk)
B - ustreza pod pogojem izboljšav (od 26 do 30 točk)
C - komaj še ustreza (od 21 do 25 točk)
D - nujno zamenjati (< 21 točk).
Kriteriji po katerih so posamezni dobavitelji ocenjevani in možno število točk:
- cena ( 0-9 točk),
- rok plačila (0-3 točke),
- možnost kompenzacij (0-3 točke),
- zagotavljanje kakovosti (0-5 točk),
- spoštovanje roka dobave (0-6 točk),
- fleksibilnost pri ostalih dogovorih (0-3 točke),
- zmogljivost kapacitet (0-3 točke),
- dolgoročni interes (0-2 točki),
- možnost sodelovanja na skupnih projektih (0-3 točke),
- alternativnost (0-3 točke).
Glede na pomembnost so posamezni kriteriji različno točkovani.
3.5.2 Sklenitev pogodbe
Izbiri ustreznega dobavitelja osnovnega sredstva in njegove ponudbe, sledi sklenitev
pogodbe, katere cilj je jasna opredelitev pogojev realizacije investicije. Zelo pomembna
sestavina kupo prodajne pogodbe osnovnih sredstev je, določilo v zvezi z jamstvom za
napake (garancija, servisne storitve).
V kupo prodajni pogodbi so navedene osnovne (bistvene) sestavine pogodbe in
najpomembnejši pogoji v skladu z naročnikom:
- osnovni podatki obeh pogodbenih partnerjev (naziv, točen naslov, matična št.,
davčna št., št. TRR, pooblaščeni zastopnik),
- predmet pogodbe,
- pogodbena vrednost,
- plačilni pogoji (rabati, superrabati glede na letni promet, rok plačila, cassa sconto,
obrestna mera, varščina),
27
- garancija,
- reklamacije in servisi,
- kakovost osnovnega sredstva,
- datum,
- podpisi pooblaščenih zastopnikov.
Med posameznimi sklenjenimi pogodbami so lahko vsebinske razlike opredeljene z
različnimi poudarki na posameznih pogodbenih določilih.
Pogodbo pripravi komercialist nabave ali pa jo pripravijo in pošljejo dobavitelji v skladu z
zahtevami naročnika. Sestavljena pogodba gre skupaj z obrazcem pregled pogodbe v
podpis določenim direktorjem področij, katere določi direktor nabave, ki je prav tako
podpisnik obrazca. Običajno so podpisniki obrazca za pregled pogodbe osnovnih sredstev
direktor pravno-kadrovskega področja in direktor področja kot naročnik osnovnega
sredstva.
Podpisnik pogodbe je tričlanska uprava podjetja. Ko je pogodba z dobaviteljem sklenjena,
jo nabavni komercialist evidentira v bazo podatkov seznam sklenjenih pogodb z dobavitelji
osnovnih sredstev (v excelu). Vnesejo se podatki o dobavitelju, številka pogodbe, o vrsti
osnovnega sredstva, cena, plačilni pogoji, garancija, obrestna mera, boniteta. Evidentirani
podatki služijo za analize po različnih kriterijih.
3.6 Naročanje
Osnova za naročilo je potrjen predlog za nabavo osnovnih sredstev in podpisana kupo
prodajna pogodba obeh strank. Komercialist nabave po določitvi prioritet svojega
direktorja, izpolni naročilnico in jo po fax-u pošlje dobavitelju, s katerim je pogodba za
dobavo osnovnih sredstev že sklenjena ali pa se sklene naknadno. Na naročilnici so
navedene vse karakteristike osnovnih sredstev, rok plačila, za interne potrebe podjetja,
stroškovno mesto in stroškovni nosilec. Podpisnik naročilnice je direktor področja nabava.
3.7 Prevzem in evidentiranje osnovnih sredstev
Dobava in prevzem osnovnih sredstev se vrši preko skladišča, direktno na gradbišče ali v
proizvodnjo. Prevzame ga odgovorna oseba, ki naredi količinski in kakovostni prevzem.
Pri tem mora biti izvršena kontrola dokumentov (dobavnica) in vseh podatkov, ki so nujni
za pravilno izstavljen račun in nastanek stroška. Dobavnica mora vsebovati navedbe za
kakšno vrsto osnovnega sredstva gre, šifro, naziv, količino, datum in čitljiv podpis oziroma
osebni žig prevzemnika in dobavitelja.
Prevzem manjših osnovnih sredstev (drobna mehanizacija) se vrši v skladišču. Naloge
vodje skladišča za drobno mehanizacijo pri prevzemu osnovnega sredstva:
- opravi količinski in kakovostni prevzem (pregleda osnovno sredstvo, da ugotovi ali
je ispravno),
- potrdi skladno dobavo (podpiše dobavnico),
- pripravi prevzemni zapisnik (priloga 4), ki je osnova za vnos v program osnovnih
sredstev in za izdajo osnovnega sredstva v uporabo,
- fotokopira slovenska navodila za uporabo in jih hrani v skladišču.
28
Skladiščnik odda potrjeno dobavnico in zapisnik o prevzemu osnovnih sredstev skrbniku
osnovnih sredstev (nabavni komercialist), kateri nalepi inventarno številko na oba
dokumenta in fizično na osnovno sredstvo.
V primeru, da dobava ni v skladu z zahtevami naročila, le to zavrne in obvesti skrbnika
osnovnih sredstev, ki opravi ogled in napiše reklamacijski zapisnik (priloga 5).
Osnovno sredstvo, ki je bilo prevzeto preko skladišča, lahko dvigne delavec le s
podpisanim zahtevkom od pooblaščene osebe, to je direktor posameznega področja.
Prevzem večjih osnovnih sredstev (avtomobili, stroji, …) na gradbišču ali v proizvodnji
opravi skrbnik osnovnih sredstev, ki prav tako ugotavlja skladnost količin in kakovosti z
naročilom, ter potrdi skladno dobavo in napiše prevzemni zapisnik. Pri kontroli kakovosti
lahko, če je potrebno sodeluje tudi strokovnjak posameznega področja. Preko prevzemnega
zapisnika zadolži odgovorno osebo (vodja posamezne enote) in direktorja področja za
spremljanje nahajališča in skrbništvo za pravilno uporabo osnovnih sredstev. S podpisom
odgovorne osebe in direktorja področja, je osnovno sredstvo predano v uporabo in
skrbništvo.
Pred predajo v uporabo mora skrbnik osnovnih sredstev zagotoviti še sledeče:
- na vsa osnovna sredstva mora skrbnik nalepiti nalepke z inventarnimi številkami,
- opraviti mora preglede v skladu z vsemi zakonskimi predpisi in nalepiti nalepko o
pregledu,
- poskrbeti za zavarovanje osnovnih sredstev,
- na vozila in stroje nalepiti logotipe podjetja,
- urediti registracijo vozil,
- za stroje pridobiti uporabno dovoljenje,
- za vozila pridobiti licenco za uporabo,
- za vsa osnovna sredstva zagotoviti pregled s strani varstva pri delu (VPD), ki
predpiše tudi intervale pregledov in nalepiti nalepko, ki potrjuje da je osnovno
sredstvo varno za uporabo.
V primeru, da dobava ni v skladu z zahtevami naročila ali je osnovno sredstvo
poškodovano, skrbnik osnovnih sredstev le to zavrne in napiše reklamacijski zapisnik.
Zapisnik o prevzemu osnovnih sredstev je potrebno pred fizičnim prevzemom pripraviti za
vsa osnovna sredstva, ki so predana v uporabo. Na zapisnik o prevzemu osnovnih sredstev,
ki ga skrbnik osnovnih sredstev preda v knjigovodstvo osnovnih sredstev, mora obvezno
nalepiti inventarno številko.
Originalni prevzemni zapisniki se skupaj s fotokopijo računa dobavitelja hranijo v
področju nabava.
Podatki na prevzemnem zapisniku, za katere je odgovorno računovodstvo: inventarna
številka, številka računa, nabavna vrednost in amortizacijska stopnja.
Podatki na prevzemnem zapisniku, za katere je odgovorna nabava oziroma komercialist
nabave:
- naziv osnovnega sredstva,
- dobavnica,
- naziv dobavitelja,
- datum nakupa,
- datum aktiviranja,
- način pridobitve oziroma nakupa,
29
-
stroškovno mesto in stroškovni nosilec,
nomenklatura,
lokacija,
odgovorna oseba,
tehnična specifikacija,
podpisnik (predajalec, prevzemnik, in direktor področja).
Vsebina reklamacijskega zapisnika:
- datum ugotovitve napake,
- dobavitelj,
- številka in datum dobavnice,
- datum dobave,
- naziv oziroma ime osnovnega sredstva,
- ugotovitve,
- predlog rešitve reklamacije,
- datum zapisnika,
- podpis osebe, ki je sestavila zapisnik,
- podpis direktorja področja nabava.
Po potrebi se priloži tudi sliko. Reklamacijski zapisnik se pošlje dobavitelju po e-mailu ali
fax-u, ki mora napake in pomanjkljivosti odpraviti v določenem roku, kateri je določen s
pogodbenimi določili.
3.7.1 Spremljanje reklamacij
V primeru, da dobava osnovnih sredstev ni ustrezna, komercialist nabave pripravi
reklamacijski zapisnik. Reklamacijski zapisnik pripravi v dveh izvodih in sicer, en izvod
naslovi na dobavitelja, enega pa hrani v svojem arhiv. Stroške reklamacij in njihove
analize spremljamo v področju nabava v bazi podatkov reklamacije dobaviteljev osnovnih
sredstev (tabela v excelu). Skrbnik osnovnih sredstev podaja poročilo o reklamacijah
svojemu direktorju mesečno.
3.8 Potrjevanje računov
Cilj potrjevanja računov je zagotoviti natančno in točno evidentiranje osnovnih sredstev po
stroškovnih mestih in nosilcih z namenom zagotavljanja kvalitetne osnove za kasnejše
odločitve in analize poslovanja v podjetju.
S potrjevanjem računov opravimo končno kontrolo skladnosti naročila in dobave osnovnih
sredstev. Vsakemu računu mora biti priložena naslednja dokumentacija:
- naročilnica,
- dobavnica (čitljivo podpisana s strani dobavitelja in potrjena z osebnim žigom in
podpisom naročnika oziroma prevzemnika),
- carinska tarifna številka (določa vrsto materiala) za poročilo Intrastat-u , v primeru
uvoza iz tujine.
Tako opremljeni računi se na vstopni točki podjetja Gradnja, d.d., torej vložišču, opremijo
z žigom datuma in žigom za potrjevanje faktur. Po pregledu računov v finančni službi
30
glede ustreznosti računovodskih standardov, se računi zavedejo v knjigo prejetih računov s
statusom nelikvidirani. Fakture se dostavijo podpisnikom. Kontrolo računa vršita dva
podpisnika:
- Podpisnik št.1: komercialist nabave, ki izvrši kontrolo cen, plačilnih pogojev
(vrednostnih kategorij), in preverja ali je račun v skladu z naročilom in pogodbo,
določi stroškovno mesto, kamor je osnovno sredstvo razporejeno in stroškovni
nosilec, ter napiše inventarno številko osnovnega sredstva
- Podpisnik št.2: direktor področja nabava
Računi opremljeni s prilogami in ustreznimi podpisi gredo v vpogled direktorju področja
ekonomike, nato pa v likvidacijo.
V primeru, da zaračunane količine ne ustrezajo dejanskim, da se plačilni pogoji ali cena na
računih ne ujemajo z naročilom in sklenjeno pogodbo, jih komercialist nabave zavrne, o
čemer pisno (fotokopija dopisa o zavrnitvi) obvesti finančno službo.
3.9 Evidenca in arhiviranje dokumentacije
Evidence dokumentacije osnovnih sredstev nam služijo za analize po različnih kriterijih
uspešnosti nabavnega poslovanja in za pripravo poročil direktorju področja in upravi.
Evidence osnovnih sredstev, ki jih vodimo v področju nabava:
- evidenca vseh ponudb,
- evidenca vseh naročil,
- evidenca zaključenih naročil,
- evidenca odprtih naročil,
- evidenca pričakovanih naročil.
Komercialist nabave osnovnih sredstev pripravlja za direktorja področja tedenska in
mesečna poročila.
Tedenska: število napisanih naročil, število naročil, število dobav, poročilo po vrednosti in
vrsti osnovnih sredstev.
Mesečna: število sklenjenih pogodb, število reklamacij, število rešenih reklamacij.
Arhiviranje predmetne dokumentacije izvajamo v področju nabava, v registratorjih. Za
arhiviranje dokumentacije so odgovorni komercialisti nabave po posameznih segmentih.
Dokumenti, ki jih arhiviramo v področju nabava in čas hranjenja:
10 let
- letni investicijski plan družbe, potrebe procesa po osnovnih sredstvih,
- sklenjene pogodbe z zahtevkom,
5 let
- naročilnice na dobavo osnovnih sredstev,
- dobavnice in reklamacijski zapisniki ter povratnice,
2 leti
- zahtevki za nabavo osnovnih sredstev.
31
4 SKLEP
Nabavna funkcija s svojim učinkovitim delom pridobiva na pomenu in vlogi pri
ustvarjanju dobička ter velja za eno najpomembnejših funkcij v podjetju. Razlog za to je
spoznanje vodilnih v podjetju, da je dobiček lažje povečati z znižanjem stroškov v nabavi,
kot s povečanjem prihodkov v prodaji. V nekoliko manjši meri pa vliva tudi učinkovitejši
in posodobljen način nabavljanja, ki ga omogoča razvoj sodobne tehnologije.
Nabavna funkcija teži k čim boljši realizaciji temeljnih ciljev, ki morajo biti usklajeni s
poslanstvom in osnovnimi cilji podjetja. Z nabavnimi opravili zagotavlja pravo
kombinacijo kakovosti, dobave in cene, nepretrgano oskrbo vseh porabnikov v podjetju in
razvija dobre odnose z dobavitelji.
Po teoriji celotni nabavni proces obsega dvanajst korakov, ki so v praksi lahko združeni ali
celo izpuščeni, ko gre za ponovne nakupe in obstoječe dobavitelje. Nemoteno poslovno
komuniciranje med naročnikom in nabavnim referentom ter dobaviteljem in nabavnim
referentom, zahteva od naročnika izdelavo podrobne specifikacije naročila. Velik poudarek
je na raziskavi in izbiri dobaviteljev, saj izbira ustreznega dobavitelja določa kakovost in
ceno potrebnega resursa. Nabavni komercialist, na osnovi zbranih ponudb potencialnih
dobaviteljev, pripravi nabavno kalkulacijo za posamezno ponudbo. Izbiri najboljšega
dobavitelja sledi pogajanje, naročilo in sklenitev pogodbe. Pri dobavi je naloga naročnika
količinska in kakovostna kontrola in v primeru pomanjkljivosti, poročilo o neskladnosti z
naročilom. Pomembna naloga nabavne funkcije je potrditev računa. Po mnenju nekaterih
sodi ta naloga v področje računovodstva, vendar menimo, da je glede ugotavljanja
skladnosti s pogodbenimi določili in naročilom, učinkoviteje opravljena v nabavi. Z
nabavnimi evidencami analiziramo in kontroliramo nabavno poslovanje.
Nabava osnovnih sredstev je zahteven proces, ki je za podjetje strateškega pomena, saj
mora osnovno sredstvo zagotavljati določene karakteristike na zahtevo naročnika. Naložbe
v investicije navado predstavljajo velike vrednosti.
V diplomskem delu sem prestavila postopke nabavnega procesa osnovnih sredstev v
gradbenem podjetju Gradnja, d.d., katere temeljna dejavnost so inženirske gradnje.
Področje nabava tvorijo štirje komercialist z vodjo in direktor področja. Naloga
komercialista, ki je skrbnik osnovnih sredstev je da priskrbi ustrezno osnovno sredstvo za
naročnika. Poudarek je na ustrezni kakovosti, najnižji ceni za določeno kakovost,
pravočasni dobavi in pravem nabavnem viru, ki ga predstavlja zanesljiv dobavitelj.
Podrobno sem opisala posamezne postopke pri nabavi osnovnih sredstev, od izdelave
investicijskega plana, do internega naročila, zbiranja in izbire potencialnih dobaviteljev,
naročanja, sklenitve pogodbe. Pomembno je kdo je za kaj odgovoren in pristojen, zato
morajo zaposleni upoštevati navodila pri naročanju, izdajanju osnovnih sredstev v uporabo,
potrjevanju računov. Dolžnost skrbnika osnovnih sredstev je da pripravlja ustrezna
poročila in analize o nabavah, evidentiranju in odtujitvah osnovnih sredstev.
32
5 POVZETEK
Nabava kot ena od temeljnih funkcij poslovnega procesa v podjetju, oskrbuje poslovni
sistem s potrebnim materialom, v zadostni količini, po ustreznih cenah in na pravem mestu,
ter ob pravem času. Velik pomen nabavnega poslovanja ima proces nabave.
V prvem delu diplomskega dela sem opisala pomen, vlogo in naloge nabavne funkcije ter
postopke pri procesu nabave, različnih avtorjev strokovne literature. Na konkretnem
primeru v podjetju Gradnja, d.d., ki se ukvarja z nizkimi in visokimi gradnjami, sem
prikazala postopke nabave osnovnih sredstev. Vse od investicijskega plana do zbiranja
ponudb, sklepanja pogodb, naročanja, prevzema in evidentiranja osnovnih sredstev,
potrjevanja računov, arhiviranja dokumentacije.
5 SUMMARY
The purchasing is one of the basic functions in business proceedings. It supplies goods in
sufficient quantity at the lowest cost from reputable vendors at the right place and time.
The purchasing process has a large meaning in purchasing business.
In the first part of my diploma I describe the meaning, tasks, procedures of purchasing
function according to various authors. The procedures of purchasing assets are shown at
the concrete example of Gradnja d.d. enterprise, which deals with building construction
and highway engineering. I also write about the investment plan, choosing tenders, making
a contract, asset-stripping and controlling, confirming invoices, archiving documentation.
KLJUČNE BESEDE: proces nabave, nabavni postopki, investicijski plan, osnovna
sredstva
KEYWORDS: purchasing business, purchase procedures, investment plan, basic assets
33
SEZNAM LITERATURE
1. Deželak, Bogomir. 1978. Marketing v nabavni politiki. Maribor: Založba Obzorja
Maribor
2. Ford, O.William. 1993. Purshasing management guide to selecting supoliers. New
Yersex: Prentice hall
3. Gruban, Brane. 2003. Strategije poslovnih pogajanj. Ljubljana: Dialogos, strateške
komunikacije
4. Kaltnekar, Zdravko. 1993. Logostika v proizvodnem podjetju. Kranj: Moderna
organizacija
5. Kotler, Philip. 1996. Marketing management-trženjsko upravljanje: analiza,
načrtovanje, izvajanje in nadzor. Ljubljana: Slovenska knjiga
6. Lysons C K. 1989. Purchasing, Second Edition. London: Pitman Publishing
7. Lorbek, MBA. 1992. Opcijski model. Marketing managemnt. Maribor
8. Potočnik, Vekoslav. 1996. Komercialno poslovanje z osnovami trženja. Ljubljana:
Ekonomska fakulteta
9. Potočnik, Vekoslav. 2000. Komercialno poslovanje z osnovami trženja. Ljubljana:
Ekonomska fakulteta
10. Potočnik, Vekoslav. 2002. Nabavno poslovanje s primeri iz prakse. Ljubljana:
Ekonomska fakulteta
11. Pučko, Danijel, Rozman Rudi. 1992. Ekonomika in organizacija podjetja –
1.knjiga: Ekonomika podjetja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta
12. Pučko, Danijel. 2003. Strateško upravljanje. Ljubljana: Ekonomska fakulteta
13. Weele, Arjan J.van. 1998. Nabavni management, Analiza, planiranje in praksa.
Ljubljana: Gospodarski vestnik
14. Završnik, Bruno. 1996. Načrtno zmanjšanje stroškov. Ljubljana: Manager
15. Završnik, Bruno. 1999. Management nabave. Maribor: Ekonomsko-poslovna
fakulteta Maribor
16. Završnik, Bruno. 2004. Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev. Ljubljana: GV
Izobraževanje