docSKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK
download 
Report Transcription
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Mottakets navn: Mottakets nummer: Sjøvegan 1901 Innhold Innledning…………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 RS 2011-003 Reglementer for drift av statlige mottak (Driftsreglementet) ................................................................................................................ 5 Fellesarealer ............................................................................................................................................................................................................. 6 RS 2008-044 Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak ........................................................................................................ 8 RS 2008-035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak ........................................................................................................... 11 RS 2011-047 Satsningsområder for statlige mottak i 2013...................................................................................................................................... 12 RS 2009-007 Krav til forberedelse, gjennomføring og oppfølging av UDIs tilsyn med statlige mottak .................................................................. 14 RS 2009-007 ....................................................................................................................................................................................................... 15 RS 2010- 084 Krav til bemanning og kompetanse i statlige mottak .......................................................................................................................... 16 RS 2008-026 Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak ................................................................................................................... 18 RS 2008-026 ....................................................................................................................................................................................................... 19 RS 2008-025 Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig mottak ................................................................................................... 20 RS 2008-031 Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak ...................................................................................................................... 21 RS 2008-032 Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak .................................................................................................................................. 24 RS 2008-029 Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak ................................................................................................................... 26 RS 2008-054 Krav til mottakenes samarbeid med lokale instanser (lokalsamfunnsarbeid) ...................................................................................... 28 RS 2008-034 Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak ....................................................................................................................... 31 RS 2009-041 Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak ....................................................................................................................... 32 RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak ...................................................................................................... 34 RS 2012 – 019 Krav til returarbeid i ordinære statlige mottak .................................................................................................................................. 35 RS 2011-011 Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak .............................................................................................................................. 37 RS 2010-085 Krav til forebygging og håndtering av grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlig mottak ........................................ 40 RS 2008-027 Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak ................................................................................................................... 42 UDI 2014 Side 1 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2009-006 Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/ funksjonshemninger ................................................................................................................................................................................................... 43 RS 2011 – 034 Krav til arbeid med enslige mindreårige beboere. ............................................................................................................................ 45 3.5 RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak EMA ..................................................................................... 56 UDI 2014 Side 2 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Adresse: Sjøvegan statlige mottak for asylsøkere Sandberganveien 2 9350 Sjøvegan Tlf: 77172099 Mottaksleder: Jenny S. Myrvoll tlf: 77172101/90953907 e-mail: [email protected] Innledning: Salangen kommune som driftoperatør har ansvar for drift av Sjøvegan statlige mottak for asylsøkere. Mottaket fikk utvidet sin kapasitet fra totalt 112 plasser til 124 plasser høsten 2012. Mottaket har to avdelinger – Ordinær avdeling med plass til 96 beboere fordelt mellom enslige voksne og familier. Enslige mindreårige (EM 15 – 18 år) avdeling med plass til 28 beboere. Konseptet er basert på et bevist samspill mellom EM og ordinær avdeling. Mottaket består av et hovedbruk med sentralisert anlegg delt på 17 leiligheter og 6 desentraliserte leiligheter. Mottaket drives etter kontrakt mellom driftoperatør Salangen kommune og Utlendingsdirektoratet (UDI) Motto for Sjøvegan statlige mottak er: Vi kan - vi vil! Gjennom omsorg, trygghet og samarbeid skal vi legge til rette for at asylsøkere og flyktninger skal få et selvstendig og verdig liv. Gjøre dem mest mulig i stand for å ta selvstendige avgjørelser og ansvar for egen livssituasjon. Derfor skal vi som hjelpere ikke sykeliggjøre og ynkeliggjøre kriserammede mennesker, vi skal legge forholdene til rette for at de kan ta frem og bruke egne ressurser. Årsplanen for 2014 skal fokusere på helhetlig drift av Sjøvegan statlige mottak. I tillegg skal planen kvalitetsikre at alle rundskriv innenfor de forskjellige fagområdene UDI nevner som stasningsområder for statlige mottak i 2014. Et av satsingsområder for 2014 er "Returarbeid og retur fremende tiltak for voksne og enslige mindreårige". Mottaket vil også i 2014 ha fokus på ”Veien videre” spesielt overfor de beboere med endelig avslag på asylsøknaden. UDI 2014 Side 3 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Mottaket har i alle år fram til 2012 hatt ca 30 – 40 ankomster på EM avd. I løpet av 2012 hadde mottaket hatt 77 ankomster av enslige mindreårige, og 2013 var det 70 ankomster på EM avd. Dette siden EM får raskere saksbehandling på asylavdelinga og kortere botid i mottaket for denne gruppa. Dette er en fantastisk framgang ved at mottaket skal bare være et midlertidig opphold spesielt for EM. Utfordringene blir at Sjøvegan har fått større utgifter på tolketjenester, aktivister og et merarbeid i forhold til kartlegging på alle EM ankomster, samt større slitasje på leilighetene. Den totale driftramme for Sjøvegan statlige mottak er omtrent den sammen som har vært siden 2009. Det er viktig at dette blir synliggjort slik at det overføres tilstrekkelig til økonomiske rammer til EM avdelingen. Det slik at behovene til den enkelte EM kan bli ivaretatt på en god og forsvarlige måte etter UDIs vedtekter, forskrifter og rundskriv. I forhold til bosettingsarbeidet skal Sjøvegan statlige mottak videreføre et godt samarbeid med IMDi, hvor hovedfokuset er raskt og god bosetting for alle beboere med oppholdstillatelse med bosetting. EM beboere med opphold m/bosetting blir rask bosatt og de har veldig kort botid i mottaket, mens familier og enslige voksne kan bli boende opp til et år i mottaket etter vedtak om bosetting. Mottaket merker at det er store innstramninger i asylpolitikken med at færre få innvilget opphold med bosetting. Vi ser en større økning av antall EM som får avslag og de blir forsatt lengeværende på mottaket. Mange i denne gruppa sliter med store psykiske belastninger og trenger oppfølging gjennom helse og BUP, Sjøvegan. UDI opprettet returrådgiverprosjekt ”Veien videre” og Sjøvegan statlige mottak har fått frikjøpt Howard Cameron Davis til å jobbe i dette prosjektet. Siden dette prosjektet strata høsten 2012, ser vi at noen EM har returnert frivilling med IOM til hjemlandet. Dette er en positiv utvikling i riktig retning, og mottaket ser at stillingen som returrådgiver er særdeles viktig på mottaket for å jobbe aktiv opp mot beboere som har fått endelig avslag på sin asylsøknad. Får å lykkes mer i returarbeidet etterlyser mottaket klarere føringer fra UDI og bedre oppfølging fra PU om beboere som har endelig avslag og som ikke er motivert for frivillig retur. Vi ser at denne gruppa blir bare større også her på Sjøvegan statlige mottak. Disse beboere er ressurskrevende. De blir "lengeventende" mange sliter med fysisk og psykisk helse. Dette utfordrer mottaksansatte og samarbeidspartnere ved at disse beboerne blir værende et "vakuum" hvor beboere ikke ser håp og ikke tar initiativ i egen situasjon og liv. Dette er en utfordring for personalet og veldig belastende for de beboerne det gjelder. I løpet av slutten av 2013 registrerte mottaket at det er blitt en nedgang av Dublinere i mottaket, spesielt på EM avdelinga. Dette kan skyldes endring i saksbehandlinga rundt dublinere. Alle dublinere under 18 år får nå realitetsbehandlet sin sak. De får rett til skolegang og mottar full økonomisk ytelse. Etter denne endringa kan vi se litt endring i psykisk helse hos EM. UDI 2014 Side 4 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2011-003 Reglementer for drift av statlige mottak (Driftsreglementet) Plan Krav UDI 2014 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Side 5 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2011-003 Tiltak : Mottaket har 28 EM plasser og 96 plasser på Ordinær avd. Til sammen 124 plasser. Mottaket har et sentralisert anlegg delt på 17 leiligheter og 6 desentraliserte leiligheter. Metode: Alle EM bor i egne leiligheter m/egne låsbare soverom. 28 EM fordelt på 5 leiligheter. Nattevakt er plassert i en av disse leilighetene. Alle leilighetene har egen inngang med oppholdsrom, bad, kjøkken og soverom. Og alle har selvhushold. En gang pr. mnd er det beboerråd for Odr. Avd og ungdomsråd for EM det er en miljøarbeider/terapeut tilstede på begge møtene. Se delplan Mottaket skal ivareta alle punkter beskrevet og påkrevd i RS 2011 – 003, samt forberede beboere retur el bosetting i Norge. Dette gjøres i individuelle samtaler og gjennom informasjonsprogrammet. Fellesarealer Flerbrukshus – Dynaia (”verden” på arabisk) er på 35.8 m2 og møterom Savanna.– Styres hovedsakelig av Beboerrådet og ungdomsrådet til følgende formål; UDI 2014 En gang pr. mnd, Beboere/miljøarbeidere og terapeuter. Jevnlige samtaler Koordinatorer EM og Ord, Returrådgiver. Informasjonsansvarlig som gjennomfører ifo.pro hver torsdag. Side 6 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Møtelokale, til formelle og uformelle formål og er et supplement til mottakets møtelokaleBarna aktiviteter. Aktivitetsarena til hobby og biljard. Jevnlig Utstyrt med tavle, for mulighet til undervisning. Kjøkken ved felles arrangement. Tilrettelegge for religionsutøvelse – særlig i spesielle perioder (Bla. Ramadan). Kvinnegruppe på mottaket møtes 1 gang pr. uke på et aktivitetsrom, for å sy, strikke, prate, drikke kaffe osv. Målet er at kvinnene selv skal ”drive” dette tilbud. Parallelle tilbud også utenfor mottaket. ( eks. Frivillighetssentralen) Beboere og alle ansatte på mottaket. Tiltak: Mottaket drives etter gjeldende lover og forskrifter. Samt sørger for at alle ansatte er kjent med disse. Metode: Mottaket sørger for å følge opp drifta i henhold til styringsdokumenter. Ansatt har avsatt lesetid til å gjøre seg kjent med RS, delplaner og styringsdokumenter. UDI’s tilsyn gir anledning til å gjennomgå driften av Sjøvegan mottak på et detaljert nivå slik at mottaket får en helhetlig og meningsfylt tilbakemelding. På den måten kan mottaket korrigere driften der det er nødvendig. UDI 2014 1 timer pr. uke Alle ansatte. 1 – 2 pr år UDI, beboere, PTV, Koord, mottaksleder, DRO Side 7 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Ansatt ved mottaket mottar en g. pr. mnd veiledning gjennom BUP. Sjøvegan DRO og mottaksleder sørger for at ansatte får delta på kurs, seminarer osv som er nødvendig for å ivareta arbeidsoppgavene. UDIs krav om Informasjonssikkerhet blir ivaretatt gjennom DROs datatilsyn og taushetsplikt. Mottaket har datasystemet sitt under K4 til DRO. 1 g. pr. mnd Alle ansatte, BUP Sjøvegan Jevnlig Alle ansatte Jevnlig IKT – i kommunen DRO. RS 2008-044 Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak Plan Krav UDI 2014 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Side 8 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-044 UDI 2014 Kontinuerlig og etter oppsatt frister DRO, Mottaksleder Økonomi pers. Jevnlig Beboere EM og Ord, ansatte Årsrapport Tiltak: Mottaket sender årsrapport til UDI innen 1. mars. Metode: Mottaket bruker UDIs skjema for rapportering med beskrivelse av gjennomførte aktiviteter og gjør rede for avvik. HMS egenerklæring blir også levert. Mottaket involverer også de ansatte i rapporteringsarbeidet. Beboere får mulighet til dette gjennom sine møter. God tid før 1 mars. ansatte og beboere. Budsjettarbeid Tiltak: Mottaket skal utarbeide årsbudsjett for drifta og melde fra til UDI dersom det blir foretatt store justeringer. Metode: Mottaket har eget budsjett for ordinær Jevnlig Tiltak: Mottakets årsplan og delplaner for sin virksomhet er tilgjengelig for alle ansatte, samt at dette sendes UDI innen 1. januar.. Metode: Alle ansatte har muligheter til deltakelse i planarbeidet på personalmøtene en g. pr. mnd. Beboere har mulighet til deltakelse og innflytelse på de deler av planarbeidet som har betydning for deres livssituasjon gjennom deltakelse på beboerrådsmøter og i ungdomsrådet. Økonomiansvarlig, DRO og mottaksleder. Side 9 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak avd og et eget for EM avd. Budsjettet gjennomsåes jevnlig med DRO. Økonomiansvarlig, Regnskap Metode: Mottaksleder og merkantilt personale Økonomirapport DRO og har ansvaret for at UDI`s krav imøtekommes jfr sendes DRO 4 mottaksleder. RS 2008 – 044. Salangen kommune følger g. pr. år kommuneloven og andre forskrifter som regulerer offentlig regnskapsførsel. Mottaket fører og oppbevarer regnskap for ytelser til beboerne etter UDI`s gjeldende pengereglementet RS 2008 - 035, dette i henhold til god arkiv- og regnskapsskikk. ”Revisors erklæring” skal signeres årlig og vedlegges regnskapet. Refusjonskrav Metode: Refusjonskravene utformes etter fastsatte retningslinjer fra UDI. Refusjonskravene vedlegges originalkvitteringer, kopi av faktura og nødvendig dokumentasjon for alle typer krav. Refusjonskravene behandles og får godkjenning av revisjonen for innsending. Salangen kommunes administrative rutiner knyttet til budsjett og regnskapsarbeid gjelder også Sjøvegan mottak. Troms UDI 2014 Side 10 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Kommunerevisjon, Distrikt 2 er revisor for Salangen kommune og Sjøvegan mottak. Når det gjelder innsynsrett styres Salangen kommune av offentlighetsloven og forvaltningsloven. Med denne organiseringen vil Jevnlig Salangen kommune ivareta kravet om administrative oppgaver jfr. Driftsreglementet. RS 2008 – 035. Mottaket skal sørge for å levere inn årlig revisorerklæring vedlagt årsregnskapet. Økonomiansvarlig, DRO, revisjon og mottaksleder. Revisjon Metode: DRO og mottaket er forpliktet til å legge fram all relevant dokumentasjon vedrørende bruk av UDIs overføringer etter anmodning fra UDI eller Riksrevisjonen. - 1a. Plan-, rapporterings- og økonomiarbeid for drift av Sjøvegan mottak. - 1b. Plan for avviksbehandling 4. Databehandleravtalen RS 2008-035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak Plan Krav Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig RS 2008-035 Metode: Kontinuerlig DRO, UDI 2014 Kostnad Merknad Side 11 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Mottaket følger pengereglementet som gjelder for alle beboere i mottak, med mindre annet er bestemt av UDI. Alle beboere får pengeutbetalinger gjennom Bankaksept- kort den 01 og 16 hver mnd. Registrering gjøres på SESAM Økonomi pers. Mottaksleder Tiltak og metode beskrives i følgende tilleggs dokumenter fra UDI og delplaner for drift av Sjøvegan mottak: - UDI`s Reglementet for økonomisk hjelp til personer i statlig mottak med fortolkninger. RS 2011-047 Satsningsområder for statlige mottak i 2013 Plan Krav RS 2011-001 UDI 2014 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Retur Tiltak: Mottaket skal legge til rette for kvalifisering og aktiviteter som forbereder og motiverer til retur for de som har fått avslag på sin asylsøknad. Metode: Mottaket har inngått avtale med UDI om returrådgiver som også blir videreført til 1. juli for ordinær avd og til 31 desember 2014 for EM.. Returrådgiver gjennomfører jevnlige motiverende samtaler med beboere både med EM og beboere på ord avd. EM med tidsbegrensa vedtak får tilbud om opplæring kurs for å heve sin kompetanse til bruk i Jevnlig Returrådgiver Mottaks personalet, samarbeids partnere, Informasjonsa nsvarlig, returansvarlig. Kostnad Merknad Side 12 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak hjemlandet - hjemlandsinformasjon. Det samme gjelder også beboere på ordinær avd. Aktiviteter for barn og unge Tiltak: Mottaket skal styrke arbeidet med aktivitetstiltak for barn og unge, samt at mottaket får mulighet for å søke UDI om ekstra tiltaksmidler til aktiviteter. Metode: Mottaket sender søknad til UDI når det foreligger tilbud om ekstratilskudd til tiltak for barn og unge. Etter gjennomførte tiltak rapporters det innen fristen med bilag av kvitteringer, og rapport. Se delplaner - 18. Retur, tilbakevending og reintegrering i hjemlandet. - 10. Kvalifiseringsarbeid - 13. Plan for arbeid med barn og unge i statlige mottak - 16. Informasjonsprogram - 17. Lokalsamfunnsarbeid - 12. Plan for samarbeid og kontakt mellom mottak og nærmiljøet - 06. Psykisk helsearbeid - 09. Kriseplan for Salangen kommune - 19. Politisamarbeid - 20. Rutiner for håndtering sv trusler, vold, misbruk og dødsfall i mottak - 21. Menneskehandel UDI 2014 Jevnlig Koordinator, miljøpersonale Side 13 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak - 22. Vaktrutiner 23. Vold i nære relasjon 27. Brann RS 2009-007 Krav til forberedelse, gjennomføring og oppfølging av UDIs tilsyn med statlige mottak Plan Krav UDI 2014 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Side 14 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2009-007 IM 2012 - 007 UDI 2014 årlig Tiltak: Tilsyn/etterkontroll er en gjennomgang av driften av mottaket for å kontrollere at den er i samsvar med tilbudet som er tildelt kontrakten og med regelverket som gjelder for drift av mottak. For EM avd skal det vurderes to tilsyn pr. år (vår og høst). For Ordinær avd gjennomføres det tilsyn en gang pr. år. Det er UDI RKN som gjennomfører tilsyn. Metode: Mottaksleder skal i forkant av tilsyn (Ord./EM/andregangs tilsyn), avklare sammen med UDI, program og hvem som skal delta på tilsyn i forhold til plasstillitsvalgt, aktuelle ansatte beboerrådet og samarbeidspartnere. Mottaksleder og UDI skal vurdere behovet for å benytte tolk under de deler av tilsynet hvor ungdomsrådet el beboerrådet er tilstede. Mottaket skal ivareta alle punkter i RS 2009 – 007 og IM 2012 - 007. I tillegg skal mottaksleder sørge for å distribuere kopi av tilsynsrapport til alle ansatte, beboerrådet og de aktuelle samarbeidspartnere som er spesielt berørt av innholdet i rapporten, og diskutere og korrigere/innfri avvik. Mottaksleder skal sørge for at håndtering av avvik blir ivaretatt, og at tilbakemelding gis skriftlige til UDI RKN og DRO innenfor oppgitte frister. DRO, mottaks leder, andre (eks samarbeids partnere, avhengig av UDI`s intensjon for møte, beboere. Side 15 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2010- 084 Krav til bemanning og kompetanse i statlige mottak Plan Krav RS 2010- 084 UDI 2014 Tiltak /Metode Bemanning: Tiltak: Årlig reviderer mottakets stillingsbeskrivelser. Mottaket har rutiner på at alle ansatte leverer politiattest. Årlig reviderer mottakets vaktrutiner. Mottaket skal til enhver tid ha en gyldig og godkjent turnus jfr. gjeldende lovverk. Arbeid utføres sammen med PTV og VO. Sjøvegan mottak skal ha døgnkontinuerlig bemanning i henhold til UDI`s krav til drift av EM avdeling. Den nye kontrakten utfordrer bemanningen og tjenesten. Administrasjonen er bemannet fra mandag til fredag kl.08.00-15.45. (sommer 08.00-15.00) Personalet vil til enhver tid vurdere sin arbeidstid opp mot arbeidssituasjonen med hensyn til kontakt med beboerne og samarbeidspartnerne. Mottaket har i tillegg en bakvaktsordning fordelt mellom mottaksleder og 3 koordinatorer, som innebærer at turnuspersonalet, UDI, politi eller barneverntjeneste 24 t i døgnet kan få kontakt med bakvakt. I de tilfeller hvor miljøpersonalet må forlate mottaket, eks. ifm. aktivitet, skal mottakets brannvakter bestående av beboere informeres. Mottaket skal Tidspunkt Ansvarlig Jevnlig DRO, mottaksleder, PTV, VO, beboere. Koordinatorer, miljøpersonalet. Kostnad Merknad Jevnlig Side 16 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak kontinuerlig styrke opplæring av de brannvakter ifm. Brannsikkerhet. Alle ansatte. Metode: DRO satser på høyt kvalifisert bemanning med hovedvekt innenfor barne- og ungdomsfaglig, ICDPforeldreveiledning, MI- kurs, høyskoleutdanning, aktivitet og flerkulturell kompetanse. Mottaket er i stadig endring, økt ny og relevant kompetanse ut fra behov til beboere. Alle ansatte må kunne levere politiattest og signere taushetserklæring. Kompetanse Tiltak: DRO skal sørge for balansert alders og kjønnssammensetting i personalgruppa, samt flerkulturell kompetanse. Oppfordre innvandere til å søke på ledige stillinger. Vektlegge høyere utdannelse og ledererfaring ved ansettelse av mottaksleder. Mottaket skal ha en person med høyskoleutdannelse jfr RS 2010-084. Metode: Mottaket har mottaksleder som har høyere utdannelse og ledererfaring, 3 Koordinatorer og 5 miljøterapeuter med høyskoleutdannelse og videreutdannelse, 2 miljøarbeidere med barne- og ungdomsarbeider, 5 miljøarbeidere u/utdannelse. Mottaket har også ansatte med innvandrerbakgrunn og ansatte med barnefaglig utdannelse på høyskolenivå. Har en ansatt med UDI 2014 Jevnlig Alle ansatte. Side 17 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak høyskoleutd som har ansvar for informasjonsarbeidet. Ansatt som har ansvar for beboer økonomi/regnskap har ett år utdannelse innen kontor og administrasjon. Mottaket har stillingsbeskrivelse for alle ansatte. Disse blir årlig gjennomgått og revidert dersom stillingsinnholdet endres. Alle ansatte og nytilsatte får tilbud om å delta på UDIs opplæringstiltak eller andre kurs/seminarer. Mottaket har avtale med BUP, Sjøvegan om veiledning 2,5 t en gang pr mnd for alle ansatte. Mottaket har også jevnlig kontakt med andre faginstanser som skole, barnevern, helse, politi, BUP osv. En gang pr. mnd deltar mottaksleder i flyktningforumet i Salangen. Jevnlig Alle ansatte og TEFBUS - Plan for bemanning og kompetanse - 25. Veiledning og kompetanseheving tiltak RS 2008-026 Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak Plan Krav UDI 2014 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Side 18 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-026 UDI 2014 Jevnlig Tiltak: Mottaket skal kun behandle personopplysninger som UDI har stilt til rådighet el som samles inn på vegne av UDI. Metode: For å ivareta konfidensialitet, integritet og tilgjengeligheten av personopplysninger til beboere blir disse opplysningene oppbevart i låsbart/brannsikker arkivskap i låsbart kontor. Alle opplysninger som sendes til UDI enten via post eller kryptert via UDIs postmail system. Ansatte som har tilgang til SESAM har egne passord. Mottaket har avviksprotokoll hvor det føres inn alle avvik ved sikkerhetsbrudd el feil bruk av informasjonssystemet. Mottaket har årlig sikkerhetsrevisjon på personalmøtet, og ved evt feil bruk av informasjonssystemet blir dette tatt opp med leder i seksjonsmøtene. Alle ansatte skal underskrive taushetserklæring, samt at det innhentes politiattest. Når beboere flytter/forlater mottaket blir alle dokumenter som ikke skal oversendes UDI slettet og makulert. Mottaket har rutiner om regelmessig gjennomgang og slette informasjon om beboere når de reiser fra mottaket. INGEN INFORMASJON skal oppbevares i mottaket når beboere reiser. - 04. Databehandleravtalen - 1b. Plan for avviksbehandling - 05. Etiske retningslinjer DRO, mottaksleder, samtlige ansatte og samarbeidspartnere. IT seksjon. Side 19 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-025 Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig mottak Plan Krav RS 2008-025 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak: Mottaket skal drives etter prinsippene for god foretningsskikk. Mottaket og UDI skal ha fokus på gjensidig tillit, åpenhet og lojalitet. DRO skal unngå sammenblanding av eierinteresser mellom seg selv og ansatte/ underleverandører når det gjelder kjøp av varer og tjenester som er direkte refunderbare. DRO skal informere UDI om transaksjon som gjelder ytelser som ikke er direkte refunderbare hvis den involverte ansatte el underleverandører som kan regnes som nærstående, som ektefelle, egne barn, søsken, slektning osv. Metode: Hvis slike tilfeller oppstår skal DRO rapportere inn om evt forhold i årsrapporten. DRO skal kontakte UDI dersom det oppstår tvil om tolkingen av kravene. Jevnlig DRO, mottaksleder, - UDI 2014 Kostnad Merknad 05. Etiske retningslinjer Side 20 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-031 Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak Plan Krav RS 2008-031 Tiltak /Metode Tidspunkt Boforhold Tiltak: Mottaket skal sørge for at beboer har egnet boforhold etter alder og kjønn. Beboer skal også kunne disponere fellesarealer og oppleve trygghet og sikkerhet i hverdagen. Mottaket skal kunne bidra med utlån av div utstyr. Metode: Mottakets EM avd har 5 leiligheter med plass til 28 EM. Alle EM har egne låsbare soverom og alle leilighetene egen inngang, stue, kjøkken, låsbare bad og toalett, vaskerom med vaskemaskin og tørketrommel. Det er også mulighet for felles matlaging og bespisning Jevnlig i leilighetene. EM har selvhushold og får opplæring i å lage næringsrik og variert mat. Familie og enslige voksne har egen inngang, soverom, stue, kjøkken, låsbare bad og toalett, vaskemaskin osv i sine leiligheter. Beboere med særskilt behov får så langt det lar seg gjøre en tilpasset boløsning. Alle enslige kvinner har egne leiligheter for kvinner. Ansvarlig Kostnad Merknad DRO, mottaksleder, boligstiftelsen, ansatte på mottaket. Fellesarealer Metode: Alle leilighetene inneholder (6 pers pr leilighet + 4 pers i 1 leilighet) kjøkken, bad og toalett. Enslige Kvinner UDI 2014 Side 21 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak og menn deler ikke leilighet. Informasjonsprogrammet gjennomføres hver torsdag på møterom Savanna el Serengeti. Barn som ikke har barnehageplass (barn under 4 år) får tilbud om 5 t pr. uke om pedagogisk opplegg gjennom mottaket. Barn i skolealder får tilbud om leksehjelp 2 ganger pr. uke via SAFA pensjonerte lærere. EM får tilbud om daglig leksehjelp i EM leilighetene el. på Serengeti. Aktivitetshytta blir brukt til felles aktiviteter som biljard, kvinnegruppe, bønnerom under ramadan, ID feiring osv. Savanna brukes til film kvelder for barn og EM og til større TV når det er fotballkamper. Mottaket har en egen lekeplass m/ lekehus, uteleker, husker, utesjakk, ski utstyr, akebrett, friluftutstyr m.m for barn og unge. Trygghet EM avd har en leilighet for 4 pers tilpasset spesielt jenter. Leiligheta har egen inngang, låsbare dører til soverom, toalett og hoveddør. Nattevaktrommet er også i samme leilighet. Denne er spesielt skjema boenhet for å trygge hverdagen til sårbare unge som trenger skjerming. Alle enslige kvinner bor i egne kvinneleiligheter med egen inngang, låsbare dører til soverom, toalett, hoveddør osv. Mottaket er døgnbemannet slik at det er mulighet for beboere å ta kontakt med ansatte hvis de skulle trenge ambulanse, politi osv. Beboere som blir utsatt for vold, trussel om vold, trakassering el seksuelle overgrep vil UDI 2014 Mottaksleder, koord, miljøansatte. Mottaksleder, koord, miljøansatte Side 22 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak mottaksansatte bistå disse slik at de kan anmelde forholdet til politiet. Alle beboere blir skjerma for uønsket eksponering i media. Dette siden media må først kontakte mottaket v/leder. Alle leilighetene til EM er sentralisert på mottaket. Mottaket har til en hver tid oversikt over EM ved at ansatte er innom leilighetene morgen, formiddag, midt på dag, ettermiddag, kveld og natt. Alle som skal besøke EM må vise identitetsbevis. Sikkerhet Metode: Mottaket har utarbeidet skriftlige rutiner for brannsikkerhet og det gjennomføres brannsikkerhets kurs for både ansatte og beboere. Alle leilighetene har oppslag branninstrukser på beboernes språk. Mottaket har jevnlig brannsikkerhetskurs/opplæring på alle nye beboere og de beboere som har bodd lenge ved mottaket. Beboere får da opplæring hvor nødutganger er, brannalarmer og hvor slukkingsutstyr er plassert. Mottakets ansatte får minimum 2 g pr år grunnleggende brannversopplæring med praktiske slokke – evakueringsøvelser av brannvernsjefen i Salangen kommune. Mottaket har også kvartalsvise brannøvelser hvor både beboere og ansatte deltar på. Mottaket har noen ansatte som har spesialisert seg innen for dette området. Mottaket har til en hver tid oppdaterte beboerliste gjennom UDIs SESAM program. Utlån av utstyr Metode: UDI 2014 Jevnlig Mottaksleder, koord, miljøansatte, beboere Brannsjekk 1 g. pr. mnd i alle leilighetene. Side 23 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Mottaket har forskjellige utstyr til utlån for alle beboere slik at de skal kunne delta på ulike aktiviteter både innenfor mottaket og til div aktiviteter utenfor mottaket som ski, fotball, Zumba, step, styrketrening, svømming osv. Utlån av ski, akebrett, uteleker, soveposer, tursekker, fiskestenger, rulleskøyter, telt, div kjøkken utstyr m.m , RS 2008-032 Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak Plan Krav RS 2008-032 Tiltak /Metode Retningslinjer for relasjon ansatte –UDI Metode: Samarbeidet mellom mottaket og UDI bygger på lojalitet, tillit og åpenhet. Ansatte skal bruke sin ytringsfrihet på en måte som tar tilbørlig hensyn til de interesser UDI skal i vareta. Mottaket skal forholde seg etter UDIs kjerneverdier, profesjonalitet, helhet og menneskeverd innenfor alle ansvarsområder til mottaket. Mottaket bruker aktiv UDIs vedtak og retningslinjer i det daglige arbeidet. Etiske UDI 2014 Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Tiltak: Mottaket har utarbeid etiske rettiningslinjer i tråd med UDIs påkrevet retningslinjer jfr. RS 2008-032 Evalueres Samtlige jevnlig på ansatte personalmøte. Side 24 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak retningslinjer blir tatt opp jevnlig på personalmøte. Hvis det oppstår dilemmaer og kritikkverdig forhold som undergraver mottakets oppgaveløsning vil dette tas opp med UDI regionkontor Nord. Retningslinjer for relasjon ansatt – beboer Metode: De ansatte skal ivareta beboerens rett til personvern, være tydelig i forhold til sin rolle og ansvar i samhandling med beboerne. Ansatte skal tilstrebe en likeverdig behandling og motvirke forskjellsbehandling, samtidig legge til rette for at beboer i størst mulig grad kan ivareta egen livssituasjon. Ansatte skal gi god omsorg til EM – tilrettelegge for samtaler, bygge relasjoner gjennom ulike aktiviteter og tilstedeværelse med hver enkelt EM. Ansatte skal ikke gi eller motta tjenester, gaver el belønning fra beboere, uansett hvis de er av symbolsk karakter. Ansatte skal heller ikke innlede et seksuelt forhold/parforhold med beboere. Retningslinjer for relasjonen ansatte - lokalsamfunn Metode: Ansatte ved mottaket skal opptre som aktiv formidlere av innhold i og grunnlaget for statens flyktning – innvandrings – og mangfoldspolitikk i kontrakten med samarbeidspartnere og lokalmiljø. Ansatte skal være aktive brobyggere mellom mottak og lokalsamfunnet og fremme gode relasjoner og toleranse i lokalmiljøet. UDI 2014 Evalueres jevnlig på Samtlige personalmøte. ansatte Evalueres Side 25 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Dette gjøres ved at beboere deltar på ulike idrettsarena sammen med lokalbefolkninga. Beboere som har rett til skole går også på samme skole som lokalbefolkninga. Ansatte er bevist gjennom informasjon, diskusjon for å unngå verv, oppdrag eller jobber som medfører habilitetskonflikter. Alle ansatte har skrevet under taushetsløftet og tema blir tatt opp jevnlig på personalmøtet slik at alle skal kunne ivareta sin taushetsplikt på en profesjonell måte, både i formelle samarbeidsrelasjoner og utafor arbeidssituasjonen. jevnlig på Samtlige personalmøte. ansatte Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for drift av Sjøvegan mottak: - 05. Etiske retningslinjer RS 2008-029 Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak Plan Krav RS 2008-029 UDI 2014 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket skal sikre at det benyttes tolk ved behov jfr. RS 2008-029. Som hovedregel skal vi benytte tolk når en av partene ønsker/trenger det. ”Vi trenger å forstå og vi trenger å bli forstått” Mottaket benytter seg mest av profesjonelle tolker gjennom Språksenteret I noen tilfeller kan vi bruke lokale tilstedetolker der det er hensiktmessig. Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Samtlige ansatte Side 26 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Metode: Mottaket har som hovedregel å bruke telefontolker el. tolk gjennom lyd/bilde i samtaler med beboere. Mottaket bestiller da tolk gjennom Språksenteret. (Tolkene her har gjennomgått opplæring etter gjeldene regler for tolker). Dette siden vi har få lokale tilstedetolker, også siden mottaket ligger på et lite sted hvor alle kjenner alle. Og det er viktig å skjerme beboere i vanskelige og sensitive samtaler. Derfor bruker mottaket mest tolker gjennom Språksenteret. Se plan for bruk av tolker nr. 14 Når mottaket bruker lokal tilstedetolk bruker vi i forkant å sikre oss at tolken har fått nødvendig opplæring/kurs før vedkommende kan tolke. I forkant bruker mottaket å innhente taushetserklæring, gjennomgå arbeidsoppdraget, avtale lønn osv. Mottaket har jfr budsjett avsatt midler til tolke oppdrag (se budsjett). Daglig i planlagt samtaler m/beboere. Samtlige ansatte Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for drift av Sjøvegan mottak: - UDI 2014 14. Bruk av Tolk og språkassistenter Side 27 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-054 Krav til mottakenes samarbeid med lokale instanser (lokalsamfunnsarbeid) Plan Krav RS 2008-054 Tiltak /Metode Ansvarlig Kostnad Merknad DRO, mottaksleder, TEFBUS, alle ansatte. Tiltak: Salangen kommune har drevet Sjøvegan mottak siden 1989 og mottaket har som resultat av dette lang og varierende erfaring når det gjelder samarbeid med de øvrige offentlige instanser samt frivillige lag og foreninger. Dette etter RS 2008-054 Metode: Mottaket har et godt og strukturert og løpende samarbeid med de ulke instanser. Helsetjenesten: Beboere som ankommer mottaket får innkalling til helsesøster etter ca to uker etter ankomst. Utfra behov hos beboere bli de fulgt opp via helsesøster og lege. Helsesøster gjennomfører obligatorisk informasjonsprogram for EM og Ord avd når det gjelder helse. Mottaket har jevnlig telefonkontakt med helse ang beboere. Barnevern: Ved bekymring i forhold til beboer blir dette meldt skriftlig til Astafjord barneverntjeneste. Skole: Alle barn og unge som er i skolepliktig alder har obligatorisk skoletilbud på Salangen el Sjøvegan videregående skole. Det gjennomføres skolemøter en gang pr. mnd med videregående skole og Salangen skole. Politiet: Mottaket har løpende samarbeid med politiet, UDI 2014 Tidspunkt Jevnlig Side 28 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak og politiet gjennomfører informasjonsprogram for beboere ”Norske Lover, regler og verdier” (se plan for samarbeid med politiet nr. 19) Mottaket har et godt samarbeid med politiet i forbindelse med uttransportering, samt gi politiet nødvendige bistand under etterforskning av straffbare forhold som politiet mistenker involverte beboere. Brannvesenet: Mottaket har også her løpende Jevnlig samarbeid med brannvernsjefen i Salangen når det gjelder brannsikkerhet i mottaket (se side 23 sikkerhet). Bibliotektjeneste: Alle beboere får tilbud om å bruke biblioteket. Her har beboere tilgang til en del bøker på sitt morsmål og tilgang til gratis internett og data. Åpningstidene er annonsert i resepsjonen. Mottaket har løpende samarbeid med bibliotekaren. Frivillige organisasjoner: Mottaket har også jevnlig kontakt med frivillighetssentralen, Røde kors og idrettsforeninga. Mottaksleder møter i ulke samarbeidsmøter. BUP: Mottaket mottar veileding en gang pr. mnd. Samarbeider i forhold til den enkelte beboer som er blitt henvist dit osv. Alle ansatte Annen hver mnd avholdes det møte i Flyktningforumet for å diskutere felles generelle problemstillinger/temaer som er viktig for flyktningarbeidet i Salangen. Her deltar mottaket v/leder, barnevernet, skole, helsesøster, BUP, PPT og UDI 2014 Side 29 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak politi. Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for drift av Sjøvegan mottak: - - UDI 2014 12. Plan for samarbeid og kontakt mellom mottak og nærmiljøet 17. Lokalsamfunnsarbeid 16. Informasjonsprogram 10. Kvalifiseringsarbeid 06. Psykisk helsearbeid 09. Kriseplan for Salangen kommune 19. Politisamarbeid 20. Rutiner for håndtering sv trusler, vold, misbruk og dødsfall i mottak Side 30 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-034 Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak Plan Krav RS 2008-034 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak: Mottaket skal tilby beboermedvirkning til voksne beboere som har forutsetninger og interesser for det. Mottaket skal legge forhold tilrette for å tilby beboere meningsfylte oppgaver knyttet til mottaksdriften, gi medansvar for utformingen av beboerrettede tiltak og at beboere skal ha en reell påvirkning i saker som angår deres hverdag. kontinuerlig Koordinator/ miljøarbeider, Beboerrådet Kostnad Merknad Metode: Alle voksne beboere får tilbud om å delta på beboerrådsmøtet (se også eget budsjett) en gang hver mnd. Det er avsatt fast tidspunkt og saksliste i forkant av møtet. Her blir det tatt opp saker som angår beboere, aktiviteter, fellesturer, sosiale trivselstiltak osv. EM avd har egne Ungdomsråd (se også eget budsjett) en gang hver mnd. Det er avsatt fast tidspunkt og saksliste i forkant av møtet. Her blir det tatt opp saker som angår beboere, aktiviteter, fellesturer, sosiale trivselstiltak osv. Voksne beboere blir tilbydd ulike oppgaver som vask av aktivitetshytta, vask av leiligheter og klargjøring av leiligheter i samarbeid med miljøpersonalet. Andre oppgaver kan være måking av snø, rydding av uteområdet, plenklipping, vedlikehold av mottaksområdet UDI 2014 Side 31 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak osv. Beboere blir orientert om tilsyn og at de har mulighet til å uttrykke sitt syn på driften til UDI både under tilsyn og ellers. Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for drift av Sjøvegan mottak: - Plan for bemanning og kompetanse - 17. Lokalsamfunnsarbeid 16. Informasjonsprogram 10. Kvalifiseringsarbeid 06. Psykisk helsearbeid 27. Brann 14. Bruk av Tolk og språkassistenter RS 2009-041 Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak Plan Krav RS 2009-041 Tiltak /Metode Tidspunkt Tiltak: Mottakets informasjonsarbeid skal ha fokus på intern organisering og ansvarsplassering, samt ha fokus på programmene/ modulene for voksne og for barn og unge og informasjon via andre kanaler og arenaer. Kontinuerlig Se UDI Plan or informasjonsprogram Metode: Mottaket har ansatt en koordinator/informasjonsansvarlig som har total UDI 2014 Ansvarlig Kostnad Merknad Informasjons ansvarlig/ koordinatorer, Beboerrådet Informasjons ansvarlig/ koordinatorer, Side 32 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak ansvar for informasjonsprogrammet. Denne personen i samarbeid med personalgruppa og eksterne samarbeidspartner som helse, politi, skole osv utarbeid en informasjonsplan. Informasjonsansvarlige Jevnlig kvalitetsikrer både metode og innholdet i informasjonsprogrammene, samt være pådriver for tilstrekkelig bruk av tolkeressurser, og sørger for å registrere i SESAM hvem som har deltatt i programmet. Mottaket tilpasser informasjonsprogrammet til deltakernes behov og forutsetning. Mottaket gjennomfører også informasjonsprogram for beboere mellom 12 – 18 ”Unge i mottak”. Her kan vi også bruke praktiske aktiviteter som pedagogisk virkemiddel for å gjøre programmet mer interessant. Mottaket har nært samarbeid med skole, med det siktemål at programmet kan gjennomføres i skoletiden. Mottaket legger også til rette for at beboere kan få informasjon gjennom TV (alle beboere har tilgang til RiksTV) Informasjonsansvarlig har hver tirsdag avsatt dagen til informasjon på mottaket. beboerrådet Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for drift av Sjøvegan mottak: - UDI 2014 16. Informasjonsprogram Side 33 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak Plan Krav RS 2009-040 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak: Mottaket har rutiner som sikrer et målrettet bosettingsforberedende arbeid som er i tråd med RS, plan for bosetting nr. 8, og IMDis håndbok for bosetting. Mottaket har to koordinatorer på Ordinær avd og en på EM avd som har ansvar for dette arbeidet. De er mottakets kontaktperson overfor IMDi. Kontinuerlig Koordinatorer/ miljøpersonalet Jevnlig Koordinatorer/ miljøpersonalet Metoder: Koordinatorene skal ha løpende oversikt (SESAM) over bosettingsklare beboere og kontakt med IMDi i konkrete bosettingssaker. Samarbeide med informasjonsansvarlig for å sikre at det gis bosettingsrelevante informasjon til beboere. Sikre at beboere får den kunnskapen og den forståelsen og veiledning som trengs for en rask og god bosetting. Mottaket skal kontrollere opplysningene som er registrert i SESAM er rett eller sørge for evt feil blir rette opp. Mottaket skal innhente bosettingsrelevante opplysninger. Ferdigstille individuell kartlegging på EM innen 2 uker etter varsel om bosettingsintervju på SESAM. UDI 2014 Jevnlig Kostnad Merknad Koordinatorer/ miljøpersonalet Side 34 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Denne kartlegginga skal oversender med underskrift fra representant og EM til IMDi. Mottaket skal oppmuntre beboere om å skaffe tilveie dokumentasjon som kan vise seg nyttig etter evt en bosetting. Mottaket skal gi informasjon om kriterier for bosetting m/offentlig hjelp, IMDi bosettingsrutiner, konsekvenser ved å avslå IMDis bosettingstilbud, kommunens oppgaver og personens rettigheter og plikter etter bosetting. Mottaket skal innkalle til bosettingssamtale så snart det er kjent at beboer har fått oppholdstillatelse som gir rett til bosetting. Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for drift av Sjøvegan mottak: - 07. IMDI`s Rutine håndbok for bosettingsarbeid 08. Bosettingsarbeid RS 2012 – 019 Krav til returarbeid i ordinære statlige mottak Plan Krav RS 2012 - 019 UDI 2014 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak: Mottaket skal ha ansatt med faglig og koordinerende ansvar for returarbeidet og være kontaktperson overfor UDI og IOM. Påse at personalet har de Kontinuerlig Returansvarlig og Koordinatorer kontinuerlig Kostnad Merknad Kurs/veile dning. MI. Side 35 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak nødvendige kunnskapene og forståelse som trenges for å gi beboer korrekt returrelatert informasjon og god veiledning i forhold til frivillig retur. Samarbeide med info.ansvarlig og legge til rette for IOMs informasjonsarbeid i mottaket (se delplan nr: 18) Metode: Koordinatorene på ordinær avd har hovedansvaret for å gi beboere informasjon om muligheter for frivillig retur til hjemlandet. Koordinator på EM har ansvaret overfor EM. Koordinatorene har løpende kontakt med UDI for å sikre seg informasjon og oppdatere seg om Konsekvensene av avslag på asylsøknad, plikten til å forlate landet, endringer i regelverket som har konsekvenser for returarbeidet, hvilke returprogram og reintegrering finnes. Mottak skal sørge for å oppdatere seg gjennom kurs og seminarer i regi av UDI. Koordinatorene arbeider også opp mot IOM i forhold til frivillig retur. Mottaket har siden august 2012 hatt returrådgiver som bare har jobbet med returarbeid for beboere på Ordinær og EM avd. Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for drift av Sjøvegan mottak: - UDI 2014 18. Retur, tilbakevending og reintegrering i hjemlandet 16. Informasjonsprogram Side 36 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak - 10. Kvalifiseringsarbeid 17. Lokalsamfunnsarbeid 06. Psykisk helsearbeid RS 2011-011 Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak Plan Krav RS 2011-011 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket skal ha særlig fokus på barn og ungdoms rettigheter og behov, samt sikre at alle ansatte er kjent med UDIs rutiner og retningslinjer. Mottaket skal ha skriftlige rutiner for arbeid med barn og ungdom, og legge til rette for at de kan ha normal kontakt med barn og ungdom i lokalmiljøet. Tidspunkt Kontinuerlig Ansvarlig DRO, koordinator/ miljøarbeider, frivillige medarbeidere. Kostnad Merknad Kostnad knyttet til innkjøp av bord/stoler samt utgifter av mat/materiell Metode: Mottakets arbeider ut fra retningslinjer beskrevet i delplan nr. 13, RS 2011-011. Barn og unge går på Kontinuerlig samme barnehage (4 – 6 åringene), skole som barn og unge fra lokalsamfunnet. Mottakets barn og unge deltar på samme aktivitetsarena som lokalsamfunnet. Barneskirennet – onsdagsrenn, fotballskole (6-15 år), step, Volleyball, styrketrening, svømming, ridning osv. Barn som går på barneskole har mer kontakt med barn i lokalsamfunnet ved at de blir også invitert i bursdager og lignende. UDI 2014 Side 37 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Sikring av omsorg Metode: Alle voksne med barn i barnehagealder el. skolealder får tilbud om å delta på foreldemøter og mottaket sørger for at de har med tolk. Dette for at de skal kunne ivareta sitt omsorgsansvar. Mottaket har utarbeid tilpasset obligatorisk informasjonsprogram for alle barn og unge fra 12 års alderen, slik at de skal kunne bli hørt og få den informasjonen de har krav på . Barn og unge som blir utsatt for omsorgsvikt, vold el misbruk – har mottaket nulltoleranse. Mottakets ansatte melder skriftlig melding til barnevernet og grov vold blir anmeldt til politi. Se delplan 13 og 23. Kontinuerlig Kontinuerlig Barn under skolepliktig alder Metode: Alle barn som er fylt 4 år har barnehagetilbud i kommunens barnehage – Strandbu. Barn fra 2 – 4 år kan få et pedagogisk opplegg gjennom mottakets miljøarbeider på ordinæravdeling. Dette slik at foreldre kan delta på obligatoriske samtaler og informasjonsprogram. Mottaket tilbyr minimum 4 timer pr uke alt hva familien har behov for. Tiltak knyttet til skolegang Metode: Ved ankomst/avreise til/fra mottaket sørge mottaket UDI 2014 DRO, koordinator/ miljøarbeider, DRO, koordinator/ miljøarbeider, koordinator/ miljøarbeider, frivillige Jevnlig Side 38 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak for at alle ban og ungdom blir meldt inn og ut av grunnskolen. Mottaket bistår også ungdom hjelp å søke videregående skole. Mottaket oppmuntrer og legger forhold til rette for kontakt mellom foresatte og skole. En gang pr uke får alle barn og unge leksehjelp av to pensjonerte lærere. Kontinuerlig Informasjonsansvarlig og koordinator Krav til informasjon til ungdom Metode: Mottaket har rutiner som sikrer at alle over 12 år får informasjon jfr forskriftene og delplaner nr. 16. Så langt det lar seg gjøre blir informasjon lagt til rette slik at det kan kombineres med praktiske aktiviteter og at mottaket sikrer at ungdom har påvirkningsmuligheter på informasjonsarbeidet. Varsling til barneverntjenesten Metode: Barnevernet i kommunen har samme ansvar for barn og unge under 18 år som oppholder seg i Ved behov mottak, som for andre barn i kommunen. Barn og unge som blir utsatt for omsorgsvikt, vold el misbruk – har mottaket nulltoleranse. Mottakets ansatte sender skriftlig melding til barnevernet og ved grov vold blir dette anmeldt til politi. Se delplan 13 og 23. Mottaksleder og koordinator Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for UDI 2014 Side 39 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak drift av Sjøvegan mottak: - 13. Barn og unge 03. Aktivitetsplan 16. Informasjonsplan 17. Lokalsamfunnsplan RS 2010-085 Krav til forebygging og håndtering av grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlig mottak Plan Krav RS 2010-085 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket skal forebygge og hindre overgrep og grenseoverskridende atferd slik at mottaket er et trygt sted å være for barn og unge. Sikre god håndtering av sakene dersom det skulle oppstå mistanke om fysisk el seksuelle overgrep el grenseoverskridende atferd begått av barn og unge ved mottaket. Tidspunkt Ansvarlig Jevnlig DRO, mottaksleder, Koordinator/ miljø, helse, barnevern, politi Kostnad Merknad Metode: Mottaket følger rutiner ved mistanke om overgrep på barn og unge (rutiner for melding se forje pkt). Jevnlig Rutinene gjennomgås jevnlig på miljømøtene og personalmøtene. Se retningslinjer. Tema som seksuelle og fysiske overgrep mot barn og UDI 2014 Side 40 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak grenseoverskridende atferd tas opp i disse fora. Forebyggende arbeid Metode: Samtale med beboere og tema seksuelle og fysiske overgrep er et eget tema i informasjonsarbeidet, samt jevnlige individuelle samtaler med voksne beboere. Viktig at ansatte er klar og tydelig på lovverket i samtalen, Informerer om krisesenter, politi, fri rettshjelp, helsetjenester, psykiatri osv. Mottakets ansatte gir også råd og veileding til barn og unge. Sikrer at alle beboere gjøres trygge på at opplysningene beboeren kommer med blir tatt på alvor. Mottaket tar kontakt med barnevern, helse evt flere samarbeidspartnere for å diskutere hvordan håndtere problemstillingen. - 03. Aktivitetsplan - 13. Barn og unge - 16. Informasjonsplan - 17. Lokalsamfunnsplan - 19. Politisamarbeid - 20. Rutiner for håndtering av trusler, vold, misbruk og dødsfall i mottak - 22. Vaktrutiner - 24. Permisjon for EMA UDI 2014 Kontinuerlig mottaksleder, Koordinator/ miljø, helse, barnevern, politi Side 41 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-027 Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak Plan Krav RS 2008-027 Tiltak /Metode Tiltak: Mottaket skal tilrettelegge for at alle beboere kan delta i, og være pådrivende for, fritidsaktiviteter på og utenfor mottaket. Tidspunkt Ansvarlig Kontinuerlig mottaksleder, Koordinator/ miljø, Metode: Mottaket har en aktivitetsansvarlig som koordinerer aktivitetstilbudet for voksne, barn og EM. Aktivitetsansvarlige utarbeider program som er tilrettelagt for ulike aldersgruppe, som henges opp til Jevnlig oppslag slik at beboere kan gjøre seg kjent med tilbudet. Deltakelsen på aktivitetene er frivillig for alle. Alle har mulighet å være med på planlegging av forskjellige aktiviteter gjennom Ungdomsrådet eller samarbeidsrådet. Det tilrettelegges også egne aktiviteter speilet i ferier. De faste aktivitetene kan være: onsdagsrenn, friidrett, fotball, volleyball, step, Zumba, styrketrening, svømming, kino, felles fotballkampvisning på Savanna. Barne og ungdomsfilm på Savanna. Kostnad Merknad Koordinator/ miljø, beboere Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for UDI 2014 Side 42 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak drift av Sjøvegan mottak: - 03. Aktivitetsplan 17. Lokalsamfunnsplan RS 2009-006 Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/ funksjonshemninger Plan Krav RS 2009-006 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak: Mottaket skal ha et særlig fokus på kvinner, eldre og personer med helseproblemer eller personer med nedsatt funksjonsevne og bidra til at rettighetene deres blir ivaretatt og at de har en mest mulig meningsfylt og trygg tilværelse under oppholdet ved mottaket. Kontinuerlig Koordinator 2 ganger a 1 dag Koordinator/ frivillighets sentral Kostnad Merknad Jevnlig Fysiske og psykiske utfordringer Metode: Mottaket har til en hver tid beboere med fysisk el psykiske utfordringer som i utgangspunktet ikke dekkes av UDIs driftsmidler eller VKK. Erfaring viser også at det er ikke alltid mulig eller ønskelig at vedkommende kan flyttes til FA. Sjøvegan mottak skal ha særlig fokus på sektoransvar ift håndtering av slike saker. Mottaket opplever fremdeles at regelverk, rett til behandling, gode rutiner og informasjonsflyt er UDI 2014 Side 43 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak fremdeles mangelfullt. Dette gjelder særlig for kontakt mellom mottakets beboere og 3. linjetjeneste. Kvinner Metode: Mottaket oppmuntrer kvinner til å delta i beboerrådsmøtene/samarbeidsrådet. Slik at de kan ha påvirkningsmuligheter for sin interesse på mottaket. Mottaket tilrettelegger for at kvinner kan delta i kvinnegrupper og holde på med egne aktiviteter. Frivillighetssentralen er ei arena som har ulike tilbud får kvinner. Mottaket oppmuntrer kvinner til å delta på svømming, step og Volleyball. Eldre Metode: Det er sjelden mottaket får eldre beboere. I de tilfeller har mottaket et godt og strukturert samarbeid med helsevesen og NAV slik at eldre skal få den oppfølginga de har krav på. Vi motiverer dem til å delta i samarbeidsrådet. De får også tilbud om deltakelse i praktisk beboermedvirkning se tidlige punkt. Personer med helseproblemer og nedsatt funksjonsevne. Metode: Mottaket har et godt samarbeid med helse slik at beboere med ulike helseproblemer eller med nedsatt UDI 2014 Ved behov når mottaket har eldre. Koordinator/ frivillighets sentral Jevnlig Mottaksleder, Koordinator, Nav Koordinator, Helse, beboere Side 44 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak funksjonsevne kal få den oppfølginga de har krav på. De oppmuntrest på lik linje med andre om å delta i samarbeidsmøte eller ungdomsrådet hvis beboer er EM. Etter ønske fra beboer selv vil mottaket søke om å involvere medbeboere i den praktiske oppfølginga og omsorg der det er naturlig. - Boforhold - Plan for Eldre - Samarbeid og kontakt mellom mottak og lokalsamfunn RS 2011 – 034 Krav til arbeid med enslige mindreårige beboere. 3.1 Organisatorisk og administrative forhold Plan. Krav a)Mottaket skal ta utgangspunkt i Faglige retningslinjer for arbeidet med enslige mindreårige i statlig mottak. b)Mottaket skal sikre at den enkelte enslige mindreårige har en fast særkontakt i UDI 2014 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak: Konsentrert fokus på EM’s rettigheter og behov. Kontinuerlig Alle ansatte Kostnad Merknad Metode: Mottaket har samlet skriftlige rutiner for EM- arbeidet i egen perm. Tiltak: Alle EM har to faster særkontakter som har hovedansvar for den enkelte. Mottaket har skriftlige arbeidsbeskrivelse for særkontaktene. EM 15 - 18 år, har 30 timer pr. uke differensierte Kontinuerlig Særkontaktene Side 45 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak personalgruppa med ansvar for bl.a. - vedkommendes daglige omsorg - kontakten med skolen skoletilbud etter fagnivå og tidligere skolegang. c)Mottaket skal sikre tilrettelegging og målsetting av tiltak, blant annet gjennom strukturert samarbeid mellom særkontakten og ansvarlige for informasjon, retur og bosettingsforberedende arbeid. Tiltak: Utarbeidelse av Individuell kartlegging og individuell tiltaksplan. d)Mottaket skal ha skriftlige rutiner som sikrer - bruken av UDIs verktøy for individuell kartlegging og utvikling av tiltaksplan - kontakt med barnevernet UDI 2014 Metode: Særkontaktene sikrer at alle EM får kurs i ”Hverdagsmestring”. Særkontaktene utarbeider individuelle kartlegging og tiltaksplaner for alle. Kontinuerlig Særkontaktene Mottaket deltar på foreldremøter. Metode: Se delplan Retur, bosetting og informasjon. Mottaket deltar på tverrfaglig forum for barn og unge i Salangen (TEFBUS). Tiltak: Mottaket benytter seg av UDI’s mal for individuell kartlegging og tiltaksplan. Metode: Særkontakter og koordinator gjennomfører individuelle samtaler, og det brukes tolk. Koordinator og særkontakter har et tett samarbeid med helse, skole, barnevern, BUP, div fritidsarena osv. Kontinuerlig Leder, Koordinatorer og særkontakter. Kontinuerlig Koordinatorer særkontakter, og miljøpersonalet. Side 46 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak e)Mottaket skal sikre at personopplysninger blir håndtert i tråd med gjeldende retningslinjer Tiltak: Mottaket benytter UDI`s SESAM dataverktøy for behandling av personsaker som registrering/kartlegging/økonomi osv. Metode: Mottaket fører data logg og rapport på hver enkelt EM. Loggen gjennomgås daglig på overlappingsmøtene. Beboermapper og personmapper blir oppbevart i låsbart og brannsikkert skap i et låsbart kontor. Kontinuerlig Koordinatorer, særkontakter, miljøpersonalet og merkantil. f)Mottaket skal sikre at personalet er kjent med hovedtrekkene i Barnekonvensjonen, samt gjeldende rutiner og retningslinjer som gjelder målgruppen. Tiltak: Personalet skal kjenne og benytte Faglige retningslinjer for arbeidet med EM i statlig mottak, med fokus på EM’s rettigheter og behov jfr. Barnekonversjonen. Dette reguleres også av mottakets etiske retningslinjer. Kontinuerlig Koordinatorer, særkontakter, miljøpersonalet og merkantil. UDI 2014 Metode: Mottaket sikrer at ansatte har kjennskap til alle UDIs retningslinjer som gjelder barn og ungdom i mottak. - gjennom repetisjon på møtedager for alle ansatte hver mnd, - tilrettelegging for lesetid for alle ansatte. - gjennom lett tilgang til retningslinjene på mottaket (se Opplæringsperm på kopirom) - tilgjengelig på fellesområdet på data som alle ansatte på mottaket har tilgang til. Side 47 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak 3.2 Fylkesmannen og representant/verge. Plan Krav Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig a)Mottaket skal ha skriftlige rutiner som sikrer at Fylkesmannen får fortløpende informasjon om nye beboere som det skal oppnevnes representant/verge for. Tiltak: Melding om ny beboer til Fylkesmannen. Ved Koordinator ankomst og melder. Metode: Skriftlig melding ved ankomst. Kontinuerlig Mottaket samarbeider med Fylkesmannen i forhold til representant/verge. Mottaket har jevnlige møter med Fylkesmannen, representanter/verger. Se plan for representant/verge. b)Mottaket skal tilrettelegge for at representanter/verge kan utøve sitt ansvar på best mulig måte Tiltak: Sikrer at alle EM får representant/verge. Mottaket skal tilrettelegge for at den enslige mindreårige får kontakt med sin representant/verge når han/hun har behov for UDI 2014 Kostnad Merknad Kontinuerlig Alle ansatte Metode: Mottaket gir representant/verge tilgang til opplysninger, er behjelpelig med bestilling av tolk, gi beskjeder osv. Det gjennomføres samarbeidsmøter hvert kvartal mellom mottaket, Fylkesmannen representant/verge. Se plan for representant/verge. Representanter/verge har fast kontortid på mottaket og alle EM har da mulighet for å møte sin representant/verge. EM har fått brev fra sin representant/verge med navn og telefonnummer. Jevnlig representant/verge Side 48 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak det. c) Mottaket skal tilstrebe god kommunikasjon med representant/verge for å utvikle felles forståelse for hva som til enhver tid er den beste tilretteleggingen. De har også mulighet til å komme i kontakt med representanten/vergen sin representant/verge gjennom personalet på mottaket. Koordinator gir tilbakemelding pr tlf til Kontinuerlig Alle ansatte representant/verge når det skjer endringer hos den enkelt EM. Representant/verge og koordinator har faste møter. Se plan for Fylkesmannen, representant/verge. 3.3 Omsorg og trygghet Plan Krav a) Mottaket skal legge til rette for at særkontakten kan utøve sine omsorgsoppgaver på en god måte. UDI 2014 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak: Særkontaktene har egne stillingsbeskrivelser som regulerer ansvars og arbeidsområder. Se stillingsbeskrivelse. Kontinuerlig Leder Særkontaktene Koordinator Kostnad Merknad Metode: Særkontaktene har avsatt tid til lesetid for faglig oppdatering. Overlapping ved vaktskifte og loggføring for å sikre at EM blir ivaretatt. Særkontaktene har faste ungdommer som de har hovedansvar for fra ankomst til flytting. Hovedoppgaven til Side 49 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak særkontaktene er å jobbe aktivt med relasjonsbygging og oppfølging av hver enkelt ungdom. b) Mottaket skal se til at hele personalgruppen bruker mottakets handlingsrom til å legge forholdene best mulig til rette for beboerne. De skal være kjent med mottakets rutiner og UDIs retningslinjer for arbeidet med denne gruppen. Tiltak: Personalet kjenner rutiner på mottak og UDI`s retningslinjer for arbeid med EM c) Mottaket skal legge til rette for at beboeren kan opprettholde eller gjenoppta kontakten med omsorgspersoner Tiltak: Mottaket skal gi alle EM bistand til kontakt og oppsporing av familie. UDI 2014 Metode: Temagjennomgang på personalmøter. Dilemmaer tas opp og diskuteres, veiledning benyttes som arena for gjensidig kunnskapsutveksling. Sjøvegan statlig mottak for asylsøkere skal ivareta krav til planarbeid fra UDI for virksomhetens drift, herunder årsplan som er utarbeidet i tråd med krav og føringer fra UDI, og gjøres i tett samarbeide med plasstillitsvalgt, verneombud i tillegg til å utnytte fast møtevirksomhet; Personalmøte/veileding hver fjerde uke. Miljømøte hver fjerde uke. Seksjonsmøte hver andre uke. (leder og koordinatornivå) Personalmøter. Alle ansatte Miljømøter, Seksjonsmøter, overlapping v/vaktskifte. Kontinuerlig Alle ansatte Metode: Dette innebærer formidling/ bistand til bruk av Røde Kors og Flyktninghjelpens Side 50 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak i hjemlandet. oppsporingstjeneste. Mottaket benytter seg også av IOM’s opplysningstelefon, og bistår den enkelte med søk på internasjonal nummeropplysning. Mottaket tilbyr også alle EM gratis telefon 10 min. hver uke for kontakt med familie eller andre betydningsfulle personer utenfor eller i Norge. (ved evt. avslag eller opphold med begrensing får EM tilbud om hyppigere lån av gratis telefon). d) Mottaket skal være oppmerksomme på om enslige mindreårige får ivaretatt sitt omsorgsbehov innenfor mottakets rammer, enten de er med eller uten følgeperson. Ved bekymring skal det kommunale barnevernet varsles. Tiltak: Mottaket følger gjeldende retningslinjer for arbeid med EM. UDI 2014 Mottaket har retningslinjer for kontakt med barnevernet. Mottaket melder bekymringer til barnevernet ihht. Barnevernlovens § 4-2. Terskel for meldinger skal være lav. Mottaksleder skal informeres om alle meldinger. Kontinuerlig Alle ansatte Samarbeidsinstanser etter behov. Mottaket fører Uroprotokoll. Protokollen og mottakets håndtering av saken gjennomgås månedlig på personalmøte med alle ansatte, i tillegg til dette blir den tatt opp med UDI ved tilsyn. Protokollen benyttes også som dokumentasjon til Politi, barnevern, arbeidstilsyn etc. Side 51 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Mottaket har daglig omsorg for alle EM på avdelingen. Dette reguleres bl.a. av mottakets etiske retningslinjer. Se Etiske retningslinjer. Metode: Alle EM har to særkontakter. Mottaket har utarbeidet skriftlig arbeidsbeskrivelse for særkontaktene. Se stillingsbeskrivelse for Særkontakter. Mottaket følger gjeldende retningslinjer ved vold og misbruk, også retningslinjer ved kontakt med barnevernet. Mottaket melder bekymringer til barnevernet ihht. Barnevernlovens § 4-2. Det er utarbeidet instruks for alle ansatte med beskrivelse av ansvar for: ankomstrutiner, individuell kartlegging og individuelle tiltaksplaner, økonomiveiledning, skole, sosialisering, dokumenter, aktivitet, permisjon, representant/verge, ansvar for boligen og inventar, renholdsrutiner, bruk av ungdomsrådsmidler, aktivitetsmidler og flytterutiner. Mottaket fører logg og rapport på hver enkelt EM. Loggen gjennomgås daglig på overlappingsmøtene. Se Aktivitetsplan, UDI 2014 Side 52 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak e) Mottaket skal søke å unngå at beboeren flytter til slekt eller kjente uten at det er inngått avtale mellom UDI og kommunen, samt at det foreligger forhåndsgodkjenning fra barnevernet i den aktuelle kommunen. Husregler, Plan for Lokalsamfunnsarbeid, Retningslinjer for misstanke om menneskehandel, Plan for Politisamarbeid, Permisjonsreglementet, Taushetsplikt, Plan for Etiske retningslinjer, rutiner for samarbeid med Barnevernet, Plan for Psykisk helsearbeid. Plan for representant/verge. Tiltak: Mottaket har som mål å aktivt oppspore EM som forsvinner, eller reiser uten permisjon eller godkjent flytteavtale. Kontinuerlig Alle Metode: Mottaket flytter ingen EM før skriftlig beskjed er mottatt fra UDI eller IMDi. Mottaket motiverer ungdom til ikke å flytte uten godkjenning fra UDI/ IMDi. Mottaket prøver først å komme i telefonkontakt med ungdom som forsvinner. Hvis mottaket ikke oppnår resultat sendes det melding om forsvinning til politi, barnevern, UDI, Fylkesmannen, representant/verge og advokat. Se rutiner ved Forsvinning. 3.4 Skole, informasjon og fritid Plan Krav Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig a)Mottaket skal sikre at beboere blir meldt Tiltak: Det benyttes ankomst og flyttemeldinger. Ved ankomst og flytting Merkantil UDI 2014 Kostnad Merknad Side 53 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak inn og ut av grunnskolen eller voksenopplæringen når det er aktuelt. b)Mottaket skal bistå beboere med å søke plass i videregående skole når det er aktuelt. c)Mottaket skal bistå beboere med sikte på at de skal få et tilpasset og ev. tilrettelagt skoletilbud i kommunen i samsvar med deres rettigheter. Metode: Ved ankomst kartlegges hver enkelt ungdom om tidligere skolegang som sendes skolen. Mottaket gir beskjed i godt tid til skolen når EM flytter til kommune eller annet mottak. Tiltak/Metode: I samarbeid med skolen/rådgiver bistår mottaket EM med søknad til videregående skole. Tiltak: EM blir meldt til skolen (Sjøvegan videregående skole eller Salangen grunnskole) UDI 2014 Ved ankomst og kontinuerlig Koordinatorer, Skolen, leksehjelp av miljøpersonalet. Kontinuerlig Koordinatorer, Miljøterapeuter Informasjonsansvarlig. Metode: Mottaket foretar ei grovkartlegging av EM og avtaler tidspunkt for skolestart. Skolen tar ei utvidet kartlegging av eleven slik at han/hun får et tilpasset skoletilbud. Mottaket skal legge Alle EM får tilbud om leksehjelp i EM til rette for leksehjelp. leilighetene eller på mottakets kontor/møterom. d)Mottaket skal sikre Tiltak: Mottaket følger UDI’s retningslinjer til informasjonsarbeidet. at enslige mindreårige får et Ved avlagt Sjøvegan grunnskoleeksamen. videregående skole. Metode: EM får informasjon tilpasset Side 54 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak informasjonstilbud som er i tråd med UDIs retningslinjer. e)Mottaket skal sikre beboernes medbestemmelse gjennom et fast møtested for enslige mindreårige og representanter for personalet. f)Mottaket skal legge til rette for at beboerne kan ha UDI 2014 deres nivå og kombinert med praktiske aktiviteter. Beboerne skal i størst mulig grad delta i planlegging, gjennomføring og evaluering av informasjonstilbudet. Informasjonsmøter til EM og barn/ungdom over 12 år i ordinær avdeling foregår samlet, gjennom hovedsakelig bruk av UDI`s nye ”Ung i Norge” informasjonsprogram. Se også ”Plan for Informasjonsarbeid i mottak” og ”Hverdagsmestring”. Tiltak: Mottaket har rutiner som ivaretar Kontinuerlig EM’s medbestemmelse. Hverdagsmestring av særkontaktene. Særkontaktene og miljøpersonalet. Metode: Særkontakter har ansvar for gjennomføring av faste husmøter i hvert enkelt EM leilighet og ungdomsråd en gang pr. mnd, oftere ved behov. Her tas aktuelle temaer opp som felles aktiviteter, regler osv. Medbestemmelse til den enkelte EM blir også ivaretatt gjennom utarbeidelse av individuell kartlegging og tiltaksplan. Se delplan for Ungdomsråd Tiltak: Alle EM (15-18 år) har skoletilbudet på Sjøvegan videregående skole. EM får tilbud om fritidsaktiviteter Kontinuerlig Alle ansatte Side 55 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak normal kontakt med ungdom i lokalmiljøet og delta i fritidsaktiviteter utenfor mottaket. der Norske ungdom er. Metode: Mottaket legger tilrette for, støtter og stimulerer til kontakt mellom barn og ungdom i mottaket og norske barn og ungdommer på naturlige møteplasser. Barnehage, skole og fridtidsarenaer, Salangen Idrettsforening, Røde Kors Ungdom og ungdomsklubben Velvet. Se plan for Lokalsamfunnsarbeid og Aktivitetsplan. 3.5 RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak EMA Plan Krav a) Mottaket skal ha rutiner som sikrer et målrettet bosettingsforberedende arbeid som er i tråd med UDI’s rundskriv. UDI 2014 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Tiltak: Rask og god bosetting. Fra ankomst, jevnlig registrering i Sesam. Ved vedtak om bosetting. Koordinatorene Metode: Koordinator samarbeider med IMDi for å finne kommuner som vil være velegnede bosettingskommuner for den enkelte EM ut fra omsorgsbehov. Mottaket oversender til IMDi ferdigstilt individuell kartlegging for EM. Når EM får vedtak om kommune starter mottaket samarbeidet rundt EM og bosettingskommunen. Mottaket krever at alle bosettingskommuner har samtaler med ungdommen i forkant av flyttingen. Kostnad Merknad Side 56 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak b) Krav til praktisk bosetting Bosettingsmøtet mellom kommunen, mottaket og ungdommen foregår på mottaket pr telefon, lyd/bilde el personlig oppmøte fra bosettingskommunen. Flyttedato skal da være klar slik at flyttinga blir god og forutsigbar for ungdommen. Overordnet mål for både mottak og kommune skal være at ungdommen flytter snarest til kommunen etter bosettingsmøtet. - Se Plan for Bosettingsarbeid for EM. Tiltak: Rask og god bosetting Fra ankomst, Metode: Mottaket samarbeider med IMDi i jevnlig forhold til det praktiske bosettingsarbeidet i tråd registrering med Rutinehåndbok for Bosettingsarbeid i IMDI i Sesam. Kapitel 3. Ved vedtak om Mottaket gir gjennom individuelle samtaler og bosetting informasjonsmøter beboerne et realistisk bilde av bosettingssaken og livet i kommunen. Koordinatorene Mottaket vil sikre en god og myk overgang fra mottak til kommune/bosettingsinstans gjennom god dialog og samarbeid med beboer og bosettingskommune. Se Plan for Bosettingsarbeid for EM. 3.6 RS 2010 – 148 Krav til returarbeid i ordinære statlige mottak EMA Plan UDI 2014 Side 57 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Krav Tiltak /Metode Tidspunkt a)Mottakspersonale skal bidra aktivt til at beboere kan foreta en beslutning om sin fremtid basert på kunnskap og faktiske forhold i hjemlandet og i Norge ift. varige løsninger vedrørende beboernes flukt og eksiltilværelse, også etter oppholdstillatelse er innvilget. Tiltak: Gjøre beboerne kjent med retur- og tilbakevendingsprogrammene, slik at de kan kunne benytte seg av dem. Kontinuerlig Alle ansatte Ansvarlig Kostnad Merknad Returrådgiver. Metode: Se plan for retur og tilbakevendingsarbeid. Tema tas jevnlig opp gjennom individuell kartlegging og individuelle tiltaksplaner. Aktiv bruk av MI Fokus på UDI`s nye Opplæringsprosjekt for EMA som bor i mottak med begrenset tillatelse eller avslag. Dette arbeidet gjøres sammen med eksterne innstanser. Andre punkter: Plan Krav Tiltak /Metode Bemanningsplan 2013 Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Se egen plan for bemanning Plan Krav Tiltak /Metode Møtevirksomhet 2013 Se egen plan for møtevirksomhet UDI 2014 Side 58 av 59 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014 Skjema for ordinære statlige mottak Plan Krav Tiltak /Metode Rapporterings frister UDI og kommunale Tidspunkt Årsplan skal være hos UDI innen 31.12 Årsrapport skal være hos UDI innen 01.03 Årsmelding/årsregnskap skal være hos DRO innen 29.04 Plan Krav Plan Krav Ansvarlig Kostnad Merknad Ansvarlig Kostnad Merknad Ansvarlig Kostnad Merknad Mottaksleder Tiltak /Metode Veiledning og kompetanse utvikling Tidspunkt Mottaket mottar veiledning gjennom BUP, Sjøvegan 1 gang pr. mnd. 1 gang pr. mnd Tiltak /Metode Ferie - avspasering m.m Tidspunkt Se delplan for ferie – avspasering m.m UDI 2014 Side 59 av 59
