Organisation von Messen, Kongressen und Events

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FernAkademie
Touristik
Organisation von Messen,
Kongressen und Events
Kirsten Kaup, Ute Fock, Andrea Schwarze
Fachkraft Messe- Kongress- und Veranstaltungswesen
Leseprobe
© FernAkademie Touristik
Leseprobe
Die Autorinnen
Die Autorinnen
Kirsten Kaup, geboren 1964 in Berlin, hat die Erstellung dieser zweiten, vollständig überarbeiteten Auflage des Lehrheftes besorgt.
Kirsten Kaup ist Diplom-Volkswirtin. Nach längeren Auslandsaufenthalten fing sie 2001 in Deutschland unter anderem an, als freie
Autorin über Kostensenkung in der Hotellerie zu schreiben, war für
die Werbung eines Online-Gastronomieportals zuständig und im
Bewerbermanagement für die Systemgastronomie tätig. Für die FernAkademie Touristik hat sie als freie Mitarbeiterin die Aktualisierung
der Lehrhefte für den Fernkurs Hotelrezeption übernommen, dessen
Prüfungsteilnehmer sie ebenfalls betreut. Im Bereich Veranstaltungsmanagement plant und organisiert sie seit dem Jahr 2010 in Berlin
Tagungen (Ideenwerkstätten) und ein jährliches Sportfest im Stadtteil
Berlin-Moabit, für dessen Durchführung sie mitverantwortlich ist.
Ute Fock, Jahrgang 1965, und Andrea Schwarze, Jahrgang 1969,
haben die erste Auflage des Lehrheftes verfasst, welche dieser Überarbeitung zugrunde liegt.
Ute Fock arbeitet seit 1987 im Gastgewerbe und hat sich dort auf
den organisatorischen und logistischen Bereich spezialisiert. Nach
einem Studium der Wirtschaftswissenschaften und einigen Aufenthalten in der Arbeitswelt der Kultur entwickelte sie die Konzeption
von HOGA NETWORKS, einer Unternehmens- und Personalberatung
für hochqualifizierte Fachkräfte im Gastgewerbe. Seit 1998 ist sie
hier als geschäftsführende Gesellschafterin tätig. Im Dezember 2000
hat sie außerdem eine Zusatzausbildung als Personaltrainerin und
-coach absolviert.
Andrea Schwarze begann 1985 ihre Ausbildung als Restaurantfachfrau in der klassischen Gastronomie und arbeitete anschließend in
verschiedenen Berliner Spitzenrestaurants und -hotels. Nach einem
betriebswirtschaftlichen Studium an der Hotelfachschule Berlin arbeitete sie für die Unicon Unternehmensberatung, in den Seidler-Hotels
und als Betriebsleiterin in konzeptionell innovativen gastronomischen
Unternehmen. Ende 1999 machte sie sich als betriebswirtschaftliche
Beraterin für gastronomische Unternehmen selbständig und trat 2000
als geschäftsführende Gesellschafterin in HOGA NETWORKS ein.
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Vorwort
Vorwort
Der deutsche Veranstaltungsmarkt lebt und entwickelt sich kontinuierlich weiter und mit ihm der Tätigkeitsbereich der Fachkraft für Veranstaltungs-, Messe- und Kongresswesen. Dieses Lehrheft behandelt
von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung
und Kontrolle alle wichtigen Schritte bei Planung, Organisation und
Management von Veranstaltungen und erklärt jede Phase. Ausführlich wird die gesamte praktische Organisationsabwicklung dargestellt,
welche für die Fachkraft für Veranstaltungs-, Messe- und Kongresswesen den Hauptteil des späteren Tätigkeitsbereiches ausmacht.
Unterstützend sind in dem Lehrheft zahlreiche Checklisten vorhanden, welche den erlernten Stoff vertiefen, anschaulich machen und
zur Verwendung eingesetzt werden können. Dabei ist zu bedenken,
dass die Checklisten keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben können. Je nach Art der Veranstaltung sind weitere Punkte relevant und
sollten entsprechend den individuellen Veranstaltungsschwerpunkten
angepasst werden.
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Lerninhalte
Lerninhalte
Diese Lektion hat folgende Lerninhalte:
• Grundlagen und Begriffsverständnis
• Organisationsphasen von Veranstaltungen
• Vorbereitung
• Durchführung
• Nachbereitung
• Besonderheiten bei der Planung verschiedener Veranstaltungstypen
• Planung und Organisation eines Messeauftritts: Standplanung, Standpersonal, Standgestaltung etc.
• Kongressorganisation: Raumplanung, technische Ausstattung, Referentenbetreuung etc.
• Eventmanagement: Antragsstellung, Versicherung, öffentliche Veranstaltungen, besondere Aktionen etc.
• Checklisten
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Lernziele
Lernziele
Das ist Ihr Wissen, wenn Sie die vorliegende Lektion durchgearbeitet haben:
• Sie kennen die Grundlagen und unterschiedlichen Inhalte der
wichtigsten verschiedenen Veranstaltungstypen.
• Sie haben Schritt für Schritt die Organisationsabwicklung
einer Veranstaltung anhand von Beispielen und Checklisten
kennen gelernt.
• Die Wichtigkeit der Bausteine, welche für die Organisation
einer Veranstaltung entscheidend sind, ist Ihnen bewusst.
• Sie haben gelernt, Details wie Zielgruppenbestimmung, Marketingmaßnahmen, Bestuhlungsformen, technische Ausstattung, Verpflegung und Bewirtung zu beachten und durch die
Kombination zahlreicher Einzelaspekte eine Veranstaltung
zum Erfolg zu führen.
• Sie können Raumbedarf, Veranstaltungstechnik, Referentenund Teilnehmerverwaltung zielorientiert planen, organisieren
und einsetzen.
• Sie haben einen Einblick bekommen in die besondere
Behandlung von Messebeteiligungen und können bei der
Planung eines Messestandes, beim Einsatz des Standpersonals und bei der Standgestaltung kompetent mitwirken.
• Sie haben wichtige Aspekte des Eventmanagements kennen
gelernt und können auf die Besonderheiten dieser Veranstaltungsplanung eingehen.
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Inhalt
Inhalt
Vorwort
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Lerninhalte
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Lernziele
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1.
Einleitung
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2.
2.1
2.2
2.3
2.4
Begriffsbestimmung
Messen und Ausstellung
Kongresse und Tagungen
Event und Events
Verknüpfung einzelner Veranstaltungsarten
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3.
Grundlagen der Veranstaltungsplanung
3.1Planungszeitraum
3.2Marketingziele
3.3 Veranstaltungsprofil und -typ
3.4Zielgruppen
3.5Ideenfindungsprozess
3.6 Sitzungs- und Bestuhlungsformen
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19
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4.
Maßnahmen vor der Veranstaltung
4.1Location
4.1.3Locationrecherche
4.1.4Sicherheitsvorkehrungen
4.1.5Begleitprogramm/Kulturprogramm
4.2Verpflegung/Bewirtung/Catering
4.2.1.Pausenservice
4.2.2Mittagessen
4.2.3Abendessen
4.2.4Catering
4.3Medien
4.4Menschen
4.5Veranstaltungstechnik/Organisation
4.6Logistik
4.6.1 Einladungsmanagement und Teilnehmerverwaltung
4.6.2Teilnehmerverwaltung
4.7Budgetplanung
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35
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47
5.
Maßnahmen während der Veranstaltung
5.1Tagungsbüro
5.2 Durchführung der Veranstaltung
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50
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Maßnahmen nach der Veranstaltung
6.
6.1 Auswertung von Fragebögen
6.2Kostenabrechnung
6.3 Evaluation der Veranstaltung
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Inhalt
7.
Besonderheiten der verschiedenen
Veranstaltungstypen
7.1 Ausstellungen und Messen
7.1.1 Standlage und -planung
7.1.2Standarten
7.1.3Standgestaltung
7.1.4Standpersonal
7.1.5Messewerbung
7.1.6Messelogistik
7.2 Kongresse und Tagungen
7.2.1Raumbedarf
7.2.2Hotelzimmerreservierung
7.2.3 Ausstattung und Technik der Veranstaltungsräume
7.2.4 Referenten und Moderatoren
7.3 Event und Events
7.3.1 Antrag auf Sondernutzung öffentlicher Orte
7.3.2Sanitätsdienste
7.3.3 Veranstaltungsrisiko und Versicherung
7.3.4 Gefährdung des Luftraumes – Luftballons
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76
76
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91
92
92
8.
Literatur
96
9.
Glossar
98
10.
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
Anhang
Checkliste zur Organisation von Messen
Checkliste Messekosten
Checkliste zur Organisation von Kongressen
Beispiel für ein Kongressbudget
Checkliste für öffentliche Veranstaltungen
Prüfungsaufgaben
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1. Einleitung
1. Einleitung
Die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von
Veranstaltungen verschiedenster Formate kann sehr viel Spaß machen
und ist gleichzeitig eine nicht zu unterschätzende Herausforderung
an die Organisatoren. Sie ist eine sehr vielschichtige Aufgabenstellung. Die Detailvielfalt ist zum einen interessant, kann aber auch
zum Problem werden, wenn der Planer nicht zumindest von deren
Existenz weiß.
Kapitel 2 stellt zunächst die unterschiedlichen Veranstaltungstypen
und Begriffsbestimmungen von Messen und Ausstellungen, Kongressen und Tagungen und Events vor, auf welche wir uns in diesem Lehrheft konzentrieren. Kapitel 3 behandelt grundsätzliche Definitionen
und Planungsinstrumente.
Die erfolgreiche Durchführung von Veranstaltungen verläuft in den
drei Phasen vor, während und nach der Veranstaltung. Das Planungsvorgehen ist vom Basisverständnis her für alle Veranstaltungsformate sehr ähnlich. Kapitel 4 beschäftigt sich mit den wichtigsten
Maßnahmen in der Planungsphase vor der Veranstaltung. Kapitel 5
gibt einen Überblick über die Aufgaben während der Veranstaltung.
Nicht zu unterschätzen ist die Nachbereitungsphase, auf welche wir
in Kapitel 6 eingehen.
Da sich einzelne Aspekte je nach Veranstaltungstyp unterscheiden,
gehen wir in Kapitel 7 auf Besonderheiten bei der Durchführung der
vorgestellten Veranstaltungsformate ein, wobei insbesondere Messedetails intensiver betrachtet werden.
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2. Begriffsbestimmung
Der Veranstaltungsmarkt bringt Menschen aus den verschiedensten
Motivationen heraus auf Kongressen, Messen, Events, Volksfesten etc.
zusammen. Sei es ein wissenschaftlicher Hintergrund, eine Musikveranstaltung oder eine Buchmesse: Informationen werden bewegt und
Emotionen gefördert. Die Betrachtung von Veranstaltungen erfolgt
dabei aus unterschiedlichen Perspektiven heraus. Für die Veranstalter
(Messegesellschaften, Kongressveranstalter, Eventmanager etc.) sind
sie eine Dienstleistung, für die Aussteller ein absatzpolitisches Marketinginstrument, während für die Teilnehmer und Besucher die Informations- und Warenbeschaffung und der Erlebniswert im Vordergrund stehen. Alle aufgezählten Gruppen verfolgen unterschiedliche
Ziele, der Nutzen ist für jede Gruppe ein anderer.
Wissen wird immer
mehr zur internationalen Währung und
das Kongresswesen zu
seinem Umschlagplatz.
2.1 Messen und Ausstellung
Der Schwerpunkt von Messen und Ausstellungen ist die Präsentation
von Produkten und Dienstleistung und deren Verkaufsförderung. Die
Begriffe sind schwer voneinander zu trennen und werden häufig synonym verwendet. Das liegt an der Ähnlichkeit des Veranstaltungscharakters. Entsprechend der Definition der Gewerbeordnung ist eine
Berühmte Beispiele sind
die CeBIT, die IFA und
die IAA.
Messe
„eine zeitlich begrenzte, im allgemeinen regelmäßig wiederkehrende Veranstaltung, auf der eine Vielzahl von Ausstellern das
wesentliche Angebot eines oder mehrerer Wirtschaftszweige
ausstellt oder überwiegend nach Muster und überwiegend für
gewerbliche Wiederverkäufer, gewerbliche Verbraucher oder
Großabnehmer vertreibt.“
Der Ursprung der Messen liegt im europäischen Mittelalter. Schon
damals waren Messen Märkte auf Zeit. Der eigentliche Urtyp ist die
Tauschmesse. Aus den Tauschmessen entwickelten sich allmählich
und durch die Einführung des Geldes als Tauschwährung die Warenmessen. Bis ins 19. Jahrhundert hinein wurden dort Waren direkt an
die Abnehmer verkauft. Durch die industrielle Revolution konnten mit
Hilfe von Maschinen Waren in gleichbleibender Qualität und Güte
und in großen Stückzahlen produziert werden. Damit wandelten sich
die Warenmessen zu Mustermessen. Die Waren mussten nicht mehr
vor Ort verkauft werden, sondern es wurden lediglich Muster gezeigt,
nach welchen die Kunden ordern konnten. Nach den Universalmessen
der Nachkriegszeit und den Branchen- und Mehrbranchenmessen
der sechziger und siebziger Jahre ist heute die Fachmesse der domi-
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nierende Messetyp. Das Angebot auf einer Fachmesse geht eher in die
Tiefe als in die Breite und ist für einen begrenzten Kreis qualifizierter
Fachbesucher bestimmt.
Nach dem Ausstellungs- und Messeausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V. bieten Messen
• ein Marktkonzentrat als Spiegel ausgewählter Märkte,
• sie haben Erlebnischarakter und sprechen alle menschlichen
Sinne an,
• sie gewährleisten und vergrößern die Markttransparenz,
• sie erschließen neue Märkte,
• sie ermöglichen einen direkten Vergleich von Preis und Leistung und
• fördern den intensiven Informationsaustausch.
Quelle: www.auma.de
2.2 Kongresse und Tagungen
Kongresse, Symposien und Tagungen sind Veranstaltungen die in
einem speziellen Themenbereich arbeiten und als Schwerpunkt die
Vermittlung und Diskussion von Informationen haben. Auch hier werden beide Begriffe häufig synonym verwendet. Unter dem Oberbegriff Kongresse werden häufig Konferenzen, Tagungen, Symposien,
Conventions und Workshops zusammengefasst.
Der Begriff Ko ngr ess
stammt aus dem Lateinischen und bedeutet
das Zusammentreffen,
das Wiedersehen oder
den gesellschaftlichen
Verkehr miteinander.
Kongresse beschreiben das Zusammentreffen von Personen (bis
zu mehreren Tausend Teilnehmer) aus politischen, wirtschaftlichen,
sozialen oder kulturellen Zusammenhängen und sollen nach allgemein gültiger Lesart in erster Linie dem Erfahrungsaustausch dienen.
Unter einem bestimmten Themenbereich werden dabei öffentlich
auch übergreifende Themen, Probleme, Erkenntnisse, Aufgaben, Ideen
und Lösungsmöglichkeiten präsentiert. Wissenschaftliche Kongresse
sind in der Regel mehrtägig. Es werden Vorträge zu aktuellen Forschungsthemen und zur Weiterbildung gehalten, Präsentationen vorgestellt und Reden, Debatten und Plenumsdiskussionen zum Thema
durchgeführt. Eine Tagung findet, wie es der Name schon ausdrückt,
an einem Tag statt. Hier geht es häufig um Firmenpräsentationen,
Kundenakquisition und Bestandspflege bzw. Netzwerken.
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2.3 Event und Events
Auch der Begriff des Events ist sehr vielfältig. Ein Event entsteht
im Kopf des Erlebenden und spricht insbesondere die emotionale
Ebene des Teilnehmers an. Events fördern Emotionen wie Freude
oder Zusammengehörigkeit und sind sowohl in der Freizeitwirtschaft
(Disko, Jahrmarkt etc.) als auch im Geschäftsbereich in Form von
Incentives möglich.
Incentive: Anreiz und
Motivationsinstrument,
Belohnung in Form von
Geschenken und Reisen,
Veranstaltungen mit
hohem Erlebniswert,
Förderung von Teambuilding und Loyalität.
Der Begriff Event (Ereignis) ist vom Grundprinzip her nichts Neues. Zu
dem Bereich des Groß-Events zählten bereits die ersten Olympischen
Spiele 760 Jahre v. Chr. Früher war diese Form der Veranstaltungen von
sportlichen Wettkämpfen und kulturellen und politischen Darbietungen geprägt. Schon seit den Sechzigerjahren nutzen jedoch Konzerne
die extrem erlebnis- und emotionsorientierte Veranstaltungsform mit
Roadshows etc., um ihre Markenwelten in das Unterbewusstsein eines
breiten Publikums zu transferieren. Seit den Achtzigerjahren nutzen
auch immer mehr Mittelständler dieses Marketinginstrument. In der
Fachliteratur wird zwischen Marketing-Events, kulturellen Veranstaltungen und privaten Festlichkeiten unterschieden, wobei diese
Uunterscheidungs nach Zielsetzung und strategischer Ausrichtung
stattfindet.
Andere Begriffe für Event sind:
• Party und Hochzeitsfest
• Stadtfest und (Militär-)Parade
• Benefizveranstaltung und Powwow
• Festival und Technoparade etc.
Berühmte Beispiele in Deutschland sind der Karneval der Kulturen
in Berlin und die Loveparade, welche bis zu ihrer Einstellung zu den
Groß-Events zählte.
Exkurs: Karneval der Kulturen 2012
Zum Berliner Pfingstfest gehört seit 1996 der Karneval der Kulturen. Von Freitag bis Montag findet auf dem Blücherplatz in
Berlin-Kreuzberg ein buntes Straßenfest statt. Höhepunkt der
Veranstaltung ist der Straßenumzug am Pfingstsonntag. Die
Karawane verdeutlicht die kulturelle Vielfalt Berlins mit opulenten
und traditionellen Kostümen, fantasievollen Masken und kräftigen Schminken, geschmückten Handkarren und rituellen Tänzen.
Begleitet wird der Karneval von Partys und Musikveranstaltungen
und einem umfangreichen Kinderprogramm. Ziel des Events ist es,
auf der Mutter aller Bühnen, der Straße, das Karnevalspublikum
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zusammenzubringen, welches die gesamte Berliner Gesellschaft
mit all ihren Unterschieden und Reibungspunkten abbildet. Unabhängig von Herkunft, Alter und Milieu soll durch diese Menschen,
die sich ansonsten nie begegnen würden, der transkulturelle Dialog
leben und das Zeitgeschehen reflektiert werden.
Im Jahr 2012 nahmen am Karneval der Kulturen rund 4.800 Künstler aus 70 Ländern teil. Auf vier Bühnen erklang internationale
Weltmusik, an fast 400 Ständen wurden kulinarische Köstlichkeiten
und Kunsthandwerk aus den verschiedensten Regionen angeboten. Zehntausende ebenfalls internationale Besucher säumten die
Strecke und feierten auf den zahlreichen Partyplätzen.
Quelle: DPA
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2.4 Verknüpfung einzelner Veranstaltungsarten
Heute werden nicht nur einzelne Messen sondern auch andere Veranstaltungsarten miteinander verknüpft. Es ist durchaus üblich, dass
sich die Besucher im Verlauf einer Veranstaltung in Arbeitsgruppen
aufteilen und die Ergebnisse später in einem Plenum diskutiert werden. Ein Kongress wird häufig mit einem Workshop verbunden und
enthält Elemente aus anderen Veranstaltungsarten. Gängige Verknüpfungen sind z. B. Messe und Kongress oder Verbraucherausstellung
plus Symposium und Sonderschau, und oft ist auch noch ein Event
in die Veranstaltung mit eingeplant.
Beispiele sind:
• Corporate Meetings (Tagung und Incentive)
• Messebegleitende Kongresse
• Kongressmessen
• Sonderschauen zu speziellen Themen im Rahmen einer größeren Messe
Die Ursachen für solche Verknüpfungen liegen in den veränderten
Informations- und Kommunikationsbedürfnissen von Anbietern und
Nachfragern sowie in den gestiegenen Ansprüchen aller Beteiligten.
Auch der Erlebnischarakter des Events hat zumindest im Beiprogramm
bei fast jeder Veranstaltung an Bedeutung gewonnen und ist zu einem
festen Bestandteil im Veranstaltungsmanagement geworden.
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2. Begriffsbestimmung – Zusammenfassung
Zusammenfassung
Der Veranstaltungsmarkt in Deutschland gewinnt in allen Bereichen zunehmend an Bedeutung.
Messen stellen für die Wirtschaft nicht nur Marketinginstrumente dar. Messepolitik bedeutet vor allem die Bereitstellung
eines eigenständigen Instrumentariums, um technologische,
soziale und kommunikative Innovationen mit den Zielgruppen
umzusetzen. Im Messebereich hat sich aus der langen Entwicklungsgeschichte heute als Haupttyp die Fachmesse herausgebildet. Das Angebot auf Messen geht mehr in die Tiefe als in die
Breite und ist für einen begrenzten Kreis qualifizierter Fachbesucher bestimmt.
Auch bei dem Begriff Kongress und ähnlichen Veranstaltungsarten gibt es Abgrenzungsschwierigkeiten. Kongresse, Tagungen, Conventions etc. treten für sich oder in Mischformen mit
anderen Veranstaltungsarten auf.
Das Veranstaltungsformat Event ist entgegen der weitverbreiteten Meinung keine neue Erscheinung. Neu ist vielmehr, dass die
emotionale Erlebnisorientierung von Events zunehmend in allen
Wirtschaftsbereichen für die Erschließung neuer Absatzmärkte
genutzt wird.
Heute werden verstärkt einzelne Veranstaltungsarten in der
Detailplanung miteinander verknüpft, ohne dass die Veranstaltung ihre inhaltlichen Schwerpunkte verliert. Eine Messe bleibt
eine Messe usw.
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3. Grundlagen der Veranstaltungsplanung
Zur Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbearbeitung
von Veranstaltungen stellt sich für den Veranstalter die grundsätzliche
Frage, welche Form für die geplante Veranstaltung die richtige ist.
Bereits zur Klärung dieser Grundsatzfragen sollten die entsprechenden Projektgruppen gebildet werden. Innerhalb der Projektgruppe
werden zunächst die folgenden Rahmenbedingungen festgelegt:
• Termine und Orte für die Projekttreffen (inklusive dem Abschluss- bzw. Feedbacktreffen)
• Aufgaben- und Verantwortungsverteilung
• Erstellen der Teilnehmerliste inklusive Kontaktdaten
• Protokollerstellung und -verteilung
Als Basis jeglichen Handels ist zunächst eine ausführliche Analyse der
Ausgangslage notwendig, da sich aus dieser meist schon einzelne Rahmenbedingungen einer Veranstaltung ableiten lassen. Für die Auswahl
der richtigen Veranstaltungsform stellen sich nachfolgende Fragen:
Bildung einer Projektbzw. Arbeitsgruppe und
Analyse der Ausgangslage.
• Welches Ziel soll mit der Veranstaltung erreicht bzw. welche
übergeordneten Unternehmens- und Marketingziele sollen
verfolgt werden? Hat die Veranstaltung das Ziel, Mitarbeiter
fortzubilden oder zu motivieren, soll sie Informationen an Betriebsfremde vermitteln, oder dient sie einem Erfahrungs- und
Informationsaustausch?
• Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden?
• Wie groß wird die Veranstaltung?
• Welche Vorgaben für die Veranstaltung sind bereits vorhanden
(Budget, Ort, Räumlichkeiten etc.)?
• Budgetplanung (Kostenermittlung, Einnahmenschätzung, Finanzierungsplanung)
• Wann soll die Veranstaltung durchgeführt werden? Zeit-, Ablauf- und Bedarfsplanung mit den entsprechenden Eckdaten
und Deadlines
• Wie soll das Veranstaltungsdesignaussehen? Erstellen der
Grundsatz- und Strukturplanung und Checklisten
• Vorbereitung von und Teilnahme an Sitzungen
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Exkurs: Checkliste zur Organisation von
Veranstaltungen
1. Kunde bzw. Abteilung
2. Veranstaltungsart
Konzert
Messe
Kongress
Seminar
Marketing-Event
sonstiges
3. Teilnehmer
Kunden
Mitarbeiter
Öffentlichkeit
Presse
sonstiges
Personenzahl
Nationalitäten/Sprache
Altersgruppe
von/bis
4. Veranstaltungszeit/Location
Datum
Ausweichtermin
Uhrzeit
Beginn
Uhrzeit
Ende
Land/Region/Ort
5. Budget
gesamt
pro
Person
Quelle: Henschel 2010; Dies ist ebenfalls die Quelle für die nachfolgenden
Checklisten betreffen der verschiedenen Phasen der Veranstaltungsorganisation.
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3.1Planungszeitraum
Der Planungszeitraum wird wesentlich vom Umfang der Veranstaltung
bestimmt. Für große Veranstaltungen wird eine relativ lange Vorlaufzeit benötigt. Dies gilt umso mehr, je unerfahrener das Projektteam
ist. Um einen ungefähren Eindruck zu erhalten, hier zwei Beispiele:
• Für eine Veranstaltung mit ca. 15 Referenten und etwa 1.000
Teilnehmern sollte die Planung bereits zwei bis drei Jahre im
Voraus beginnen.
• Für eine Veranstaltung mit ca. 40 Personen wird etwa ein
halbes Jahr Vorlaufzeit benötigt.

Ecktermine
Bei der Terminplanung sollten wesentliche Ecktermine, welche die
Veranstaltung beeinflussen können, berücksichtigt werden. Oft stehen
die Termine bzw. Deadlines schon fest. Sind diese Daten noch offen,
empfiehlt es sich, eine Liste mit wichtigen Terminen anzulegen, die in
Konkurrenz mit der geplanten Veranstaltung stehen könnten.
Den idealen Termin
gibt es oft nicht und
Kompromisse müssen
gemacht werden.
Solche Termine könnten sein:
• Ferien, Feiertage und Brückentage (verlängerte Wochenenden)
• Messen, Veranstaltungen anderer Unternehmen/Behörden,
politische Veranstaltungen
• Kulturelle Ecktermine wie z. B. religiöse Fastenzeiten (z. B. der
Ramadan im Islam)
• Unternehmensinterne Termine wie Betriebsrats- und Vorstandssitzungen, Seminare und Betriebsausflüge
Exkurs
Werden in einem Unternehmen häufiger Veranstaltungen durchgeführt, so ist es sinnvoll, im Vorfeld eine Gesamtplanung für alle
Veranstaltungen vorzunehmen. Dadurch können Terminkollisionen
frühzeitig verhindert werden. Eine solche Abstimmung eröffnet
zudem die Möglichkeit, z. B. die Referentenplanung auf sichere
Füße zu stellen, da diese frühzeitig angefragt werden können. Denn
gerade gute Referenten sind oftmals über längere Zeiträume hinweg ausgebucht. Durch die langfristige Planung besteht so die
Möglichkeit, den besten und geeignetsten Referenten zu finden.
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3.2Marketingziele
Eine Veranstaltung ist das Aushängeschild des Veranstalters und zeigt
das Unternehmen in seiner Corporate Identity. Das Ziel gibt der Veranstaltung ihr Profil und unverwechselbares Erscheinungsbild. Die Art
der Veranstaltung ist wiederum abhängig von dem Ziel, das mit der
Durchführung verfolgt wird. Im Vorfeld wird vom Unternehmen ein
ganzheitliches Gesamtkonzept erstellt, das sowohl über Ziele, Umsetzung als auch Erscheinungsform bzw. das Corporate Design Auskunft
gibt. Die Veranstaltung ist eine optische Darstellungsform, die den
Besuchern einen Eindruck z. B. über Identität, Dynamik und Seriosität
des Unternehmens vermitteln soll.
C orp or ate I dentit y :
Image des Unternehmens, das durch analytisch gesetzte Marketingziele festgelegt wird
und nach außen und
innen kommuniziert
wird.
Ziel und Nutzen einer Veranstaltung sollten unbedingt schriftlich festgehalten und vom Vorgesetzten oder Auftraggeber gegengezeichnet
werden. Es passiert sonst sehr leicht, dass das Ziel einer Veranstaltung
durch den langen Planungszeitraum aus den Augen verloren wird.
Ziele müssen dabei messbar definiert werden, damit später eine Kontrolle der tatsächlich erreichten Ergebnisse und ein Vergleich mit den
anfänglich formulierten Zielen überhaupt möglich ist. Konkret bedeutet dies, dass sie nach Inhalt, Ausmaß, Zeit und (Markt-)Segment
genau definiert sein müssen, um den Zielerreichungsgrad bestimmen
zu können. Nicht ausreichend ist z. B. eine Zielvorgabe, die da lautet
Umsatzsteigerung, wenn diese Vorgabe nicht gleichzeitig konkretisiert wird.
Korrekt hingegen sind folgende Zielvorgaben:
• Inhalt und Ausmaß – Was und wie viel soll erreicht werden,
z. B. Umsatzsteigerung um 10 Prozent?
• Zeit – In welchem Zeitraum soll was erreicht werden? (z. B.
innerhalb eines Geschäftsjahres)
• Marktsegment – In welcher Zielgruppe soll was erreicht werden? (z. B. Jugendliche im Alter von 12-16 Jahren); In welchem
Segment soll was erreicht werden? (z. B. Computerspiele)
Exkurs
Im Marketing werden ökonomische (z. B. Umsatz, Gewinn) und
außerökonomische Ziele (z. B. Aufmerksamkeit, Bekanntheitsgrad,
Interesse etc.) unterschieden. Ökonomische Ziele sind messbar,
außerökonomische Ziele hingegen nicht ohne weiteres.
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Außerökonomische
Ziele führen in der
Regel zu ökonomischen
Zielen.
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3.3 Veranstaltungsprofil und -typ
Veranstaltungstypen
MICE ist mittlerweile ein feststehender Begriff der Tagungs- und Veranstaltungswirtschaft bzw. -industrie. Er beschäftigt sich mit der
Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und umfasst
die nachfolgenden namensgebenden Formate:
1. Meetings (Seminare, Tagungen und Kongresse)
2. Incentives (Anreiz- und Belohnungsreisen)
Eine C o nv entio n ist
schwer von einer Messe
abzugrenzen. Hier
treffen sich ebenfalls
Menschen mit gleichen
Interessen und Hobbies und tauschen sich
aus wie z. B. Fantasyfreunde.
3. Conventions (besondere Kongresse und Veranstaltungen)
4. Events (Diskotheken, Incentives, Straßenumzüge, Oktoberfest,
Gottesdienst …)
 Organisatorische
Einbettung
Die meisten kleineren Veranstaltungen werden von einem Mitarbeiter
organisatorisch begleitet. Sie werden unternehmensintern als kleines
Projekt gehandhabt und im Rahmen der üblichen Arbeiten erledigt.
Solche Veranstaltungen sind beispielsweise Weihnachtsfeiern, Geburtstage oder Jubiläen. In größeren Unternehmen mit einer Vielzahl an
(Groß-) Veranstaltungen, sind häufig Abteilungen eingerichtet, welche
sich alleine um die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen kümmern. Übersteigen die Aufgaben das personelle und fachliche
Potenzial eines Unternehmens, werden Teilbereiche der Organisation
oder das gesamte Projektmanagement an eine professionelle Agentur
abgegeben, z. B. an Professional Congress Organisers (PCO), Incentiveund Event-Agenturen und spezielle Dienstleister für Technik etc.
3.4Zielgruppen
Am Anfang der Planung steht u. a. die Zielgruppenbestimmung, welche wesentlich den Typ und die Inhalte der Veranstaltung festlegt.
Bestimmung der Zielgruppe
Die zentralen Fragen sind dabei:
• An wen richtet sich die von mir zu organisierende Veranstaltung?
• Welche Veranstaltungsform ist passend für meine Zielgruppe?
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Je genauer eine möglichst homogene Zielgruppe mit denselben Zielgruppenmerkmalen bestimmt wird, desto präziser können die Planungsinhalte an den Bedürfnissen der Teilnehmer ausgerichtet und
damit die Erfolgsquote der Veranstaltung optimiert werden.
Zielgruppen werden quantitativ nach der Größe der Gruppe und qualitativ entsprechend der nachfolgenden Merkmale aufgeteilt. Dabei
ist für den Veranstaltungsplaner ebenfalls von Bedeutung, ob es sich
bei den Teilnehmern um Privatpersonen bzw. Konsumenten (B2C;
Business-To-Customer) oder um Unternehmen bzw. deren Repräsentanten (B2B; Business-To-Business) handelt.
Zielgruppenmerkmale des B2C-Marktsegmentes
• Demografisch – Alter, Geschlecht, Familienstatus, Wohnort etc.
• Sozioökonomisch – Bildungsstand, Beruf, Gehalt etc.
• Psychografisch – Persönliche Einstellung, Werte, Motivation,
Meinung etc.
Ein Marktsegment
spiegelt einen bestimmten Teilbereich eines
Marktes wieder.
• Individuelles Kaufverhalten – Preisausrichtung und -sensibilität, Kaufreichweite etc.
Zielgruppenmerkmale des B2B-Marktsegmentes
• Organisatorisch – Unternehmensgröße, Unternehmensstandortes, Marktanteil etc.
• Ökonomisch – Finanzen, Bestände, Liquidität etc.
• Kaufverhalten des Unternehmens – Lieferantentreue, Kaufzeitpunkt, Buying Center etc.
• Personenbezogene Merkmale/Charakteristika der Entscheidungsträger – Innovationsfreude, Informationssammlung,
Zeitdruck etc.
Exkurs
Die Organisation und Durchführung der betrieblichen Weihnachtsfeier unterscheidet sich im Detail, je nachdem ob nur die Mitarbeiter
des Unternehmens oder aber die Mitarbeiter mit ihren Familienangehörigen angesprochen werden. Sind zu der Weihnachtsfeier zudem
noch die Geschäftspartner eingeladen, so kann deren Form und Inhalt
völlig anders aussehen. In diesem Fall soll neben einer harmonischen
Stimmung auch das Unternehmen mit seinen Mitarbeitern und seiner
Philosophie dem Geschäftspartner in ansprechender Art und Weise
präsentiert und ein allgemeines Wir-Gefühl erzeugt werden.
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3.5Ideenfindungsprozess
Zur Planung des Veranstaltungsprofils gehört die Auswahl der möglichen Inhalte und Referatsthemen. Um eine einseitige Ausrichtung
der Veranstaltung zu vermeiden, sollte die Planung in einer Ideensammlung geschehen, in die nach Möglichkeit mehrere Personen eingebunden sind. Dies kann in Form eines Brainstormings oder eines
Collective Note Book (CNB) geschehen.
Das Collective Note Book oder CNB-Verfahren gehört zu den Methoden der Ideenfindung. Das CNB wird vom Organisator der Veranstaltung bzw. dem Projektleiter vorbereitet. Dieser beschreibt das Problem bzw. die Inhalte der Veranstaltung auf ein bis zwei Seiten und legt
das Note Book an. Dann erstellt er eine Liste von den am Verfahren
beteiligten Personen in der Reihenfolge ihrer Beteiligung.
Br ainwriting : Statt
im Gespräch werden
die Ideen über einen
bestimmten Zeitraum
aufgeschrieben, gesammelt und schriftlich
unter den Teilnehmern
ausgetauscht und
diskutiert.
Vorbereitungsphase
• Problemstellung formulieren
• Teilnehmer auswählen
• Notizblöcke vorbereiten
Das CNB wird nacheinander an die Beteiligten versandt mit der Aufforderung, innerhalb einer vereinbarten Zeit alles aufzuschreiben,
was ihnen zur Problemdefinition, -lösung und -darstellung einfällt.
Jeder Beteiligte gibt das Note Book nach seiner Bearbeitung an den
jeweils nächsten auf der Liste weiter. Der letzte Empfänger sendet
alles zurück an den Projektleiter bzw. Veranstalter.
Das CNB rotiert von
einem Mitarbeiter zum
nächsten und wird von
jeder Person bearbeitet.
Durchführungsphase
• Notizen auf den vorbereiteten Blöcken machen
• Spontane Eintragungen
• Tägliche Eintragungen
• Zusammenfassung und Resümee
Alle gesammelten Anregungen und Themenvorschläge werden in
einer Liste zusammengefasst und dienen als Grundlage für weitere
Entscheidungen.
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Auswertung
• Zusammenfassungen abgleichen
• Notizen durchsehen
• Basisvorschläge zur Problemlösung erarbeiten
• Konzepterstellung in gemeinsamer Gruppensitzung
Diese Form der Ideenfindung ist zwar ein langwieriger Prozess, die
Vorteile sind jedoch bestechend. Das Team muss sich nicht zusammensetzten, beeinflusst sich nicht gegenseitig in der Ideenentwicklung,
die Ideen werden zum Zeitpunkt der Entstehung gesammelt, es muss
nicht dieselbe Sprache gesprochen werden und auch komplexe Themen können zum Inhalt werden.
zeitintensiv jedoch
vorteilhaft!
3.6 Sitzungs- und Bestuhlungsformen
Die Sitzungs- und Bestuhlungsformen sind Bestandteil der Detailplanung und können wesentlich zum Erfolg oder Misserfolg einer
Veranstaltung beitragen. Farben, Material und das Design von Ausstattung und Möblierung müssen mit der Location eine Einheit bilden,
dem Corporate Design der Veranstaltung entsprechen und bequem
und strapazierfähig sein. Insbesondere die Sitzgelegenheiten werden
häufig beansprucht, viel herumgetragen und eingelagert und sollten
daher robust und stapelbar sein, um nicht zu viel Raum in Anspruch
zu nehmen.
Bei der Auswahl und Festlegung des Sitzungsformates sind u. a. nachfolgende Punkte zu berücksichtigen:
• Größe und Art der Veranstaltung
• Ist der Teilnehmer als Zuhörer eingeplant und erhält Informationen von einem oder mehreren Rednern oder soll er aktiv am
Ablauf teilnehmen können?
• Technische Aufbauten und räumliche Gegebenheiten nach Inhalt und Ziel der Veranstaltung
• Möglichst komfortable als auch ergonomische Art der Möblierung
• Anordnung der Möblierung unter Berücksichtigung eventuell
nötiger schneller Umbauarbeiten
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Bei Tagungen und Konferenzen mit einer geringen Teilnehmerzahl
muss ein besonderes Augenmerk auf die räumliche Verteilung der
Sitze und die Anordnung der Tische gelegt werden. Zum einen wegen
der Akustik, und dann ist es auch wichtig, dass die einzelnen Teilnehmer an den Tischen sich verstehen. Spätestens wenn sich herauskristallisiert, dass bestimmte Kombinationen einfach nicht passen,
sollte man die Tischordnung ändern, um nicht den Gesamterfolg zu
gefährden.

B eisp iel : Nach einer
zentralen Einführung im
großen Saal gruppieren
sich die Teilnehmer in
kleine Arbeitseinheiten
und in unterschiedlichen Räumen.
Grundsätzliche Überlegungen
Die Blockform eignet sich für Meetings kleiner bis mittlerer Größe.
Hier wird die Interaktion und direkte Kommunikation zwischen den
Teilnehmern gefördert, da sie relativ eng beieinander sitzen. Bei der
Anordnung von Stühlen und Tischen in der Blockbestuhlung müssen
günstige und ungünstige Einflüsse bedacht werden, für welche wir
im Folgenden einige Beispiele geben.
Tisch 1
Tisch 2
Tisch 3
Abbildung Blockbestuhlung
Tisch 1 zeigt eine ungünstige Sitzverteilung. Werden die Tische hintereinander aufgereiht, entsteht ein langer Schlauch. Für den Moderator ist es schwierig, Blickkontakt mit den weit entfernten Teilnehmern
am Tischende zu halten. Es besteht die Gefahr von Quergesprächen
und einer Frontenbildung der sich nah gegenübersitzenden Kongressteilnehmer.
Tisch 2 verhindert zwar die Quergespräche, es ist jedoch immer noch
die Frontenbildung durch die alleinige Gegenüberplatzierung gegeben.
Der Moderator wird durch die Tischbeine gestört.
Tisch 3 stellt eine günstige Anordnung dar. Die Teilnehmer sind um
die Tische herum gruppiert. Die Entfernung zwischen den Teilnehmern
ist geringer. Dies vereinfacht Blickkontakt und gemeinsame Diskussionen. Den Moderator stören keine Tischbeine und er hat Platz für
seine Unterlagen.
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 Wechselwirkung
der Bestuhlungsform
Carré-Bestuhlung
Die Carré-Bestuhlung ähnelt der Blockform. Sie besteht aus Tischen,
welche zu einem Rechteck zusammengestellt sind. Die Mitte ist offen.
Im Vergleich zur Blockform sitzen die Teilnehmer weiter voneinander
entfernt. Auch hier können die Teilnehmer direkt miteinander kommunizieren, Statusunterschiede sind wie beim Runden Tisch relativ
gering und das Gruppengefühl wird gestärkt durch die geschlossene
Tischanordnung.
Die C arr é - B estuh lung (englisch: hollow
square) wird auch
häufig in der Politik
genutzt.
Abbildung Carré-Bestuhlung
Reihen- oder Theaterbestuhlung
Die Reihen- oder Theaterbestuhlung wird bei großen Aufführungen,
Vorträgen, Versammlungen und Kongressen gewählt. Sie ist die platzsparendste Form, um möglichst viele Teilnehmer für einen Vortrag mit
einheitlicher Blickrichtung im Raum unterzubringen. Der Zuschauer
widmet seine volle Aufmerksamkeit dem, was geradeaus vor ihm,
häufig auf einem Podium, geschieht. Die Blicke werden in keine andere
Richtung abgelenkt.
Die Theaterbestuhlung
eignet sich für große
Besucherzahlen.
Abbildung Reihen- bzw. Theaterbestuhlung
Empfehlenswert ist es, die Stühle versetzt anzuordnen, so dass kein
Teilnehmer direkt vor dem anderen platziert ist und die Sicht versperrt. Es sollten Durchgänge zwischen den Reihen eingeplant werden,
damit der Zuschauer problemlos seinen Platz verlassen kann.
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Parlament
Die parlamentarische Bestuhlung ist eine der gängigsten Bestuhlungsformen und wird häufig für mittlere und große Veranstaltungen, Vorträge, Seminare und Vorlesungen aufgebaut. In Ergänzung
zur Reihenbestuhlung besteht sie aus mehreren Reihen mit Tischen,
welche zum Podium bzw. zum Redner ausgerichtet sind. Die Tische
sind meist sehr schmal, bieten aber ausreichend Platz für Mitschriften
und die Ablage von Unterlagen und Getränken
die parlamentarische
Bestuhlung (englisch:
classroom)
Abbildung Parlament
Das zweireihige Parlament eignet sich für Festveranstaltungen wie
z. B. Karnevalsveranstaltungen und Jubiläen. Die Teilnehmer sitzen sich
gegenüber, um nach den Ansprachen die Möglichkeit zum Gespräch
zu finden. Die Tische werden nicht als Arbeitsfläche benötigt, sondern
dienen als Ablage und Aufstützmöglichkeit.
Zweireihiges Parlament
U-Form
Die U-Form ist sehr häufig anzutreffen und wird insbesondere für
kleine bis mittlere Tagungen und Meetings verwendet. Die Teilnehmer
können auch in einer größeren Gruppe gut miteinander kommunizieren. Die Innenreihen werden nicht bestuhlt.
Abbildung U-Form
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Sollten im inneren Bereich des U Sitzplätze vorhanden sein, bezeichnet man dies als E-Form. Sie ist ähnlich der U-Form und hat eine
zusätzliche Tischreihe in der Mitte. Diese Bestuhlungsform findet bei
festlichen Anlässen oder Veranstaltungen Anwendung und ist für
Tagungen, Meetings oder Konferenzen nicht geeignet, da sich die
Konferenzteilnehmer mit dem Rücken gegenüber sitzen und die Sicht
zu den anderen Teilnehmern verdecken. Der Abstand zwischen den
Teilnehmern ist zu groß und die Kommunikation sehr schwierig.
E-Form
Bankettbestuhlung
Die Bankettbestuhlung wird am häufigsten für Galaveranstaltungen,
Festessen und Bankette oder auch für die Bewirtung von Tagungsteilnehmer eingesetzt. Sie besteht aus runden Tischen, welche von
Stühlen umgeben sind. Die Kommunikation ist in kleinen überschaubaren Runden möglich.
Abbildung Bankett
Bei der Bestuhlungsform Kabarett (Präsentationen und Aufführungen), sind die Tische nur mit der Hälfte der Stühle besetzt und lassen
den direkten Blick für jeden Gast zur Bühne frei.
Abbildung Kabarett
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Fischgrätenform
Die Fischgrätenform ermöglicht auch bei größeren Veranstaltungen
und Vorträgen von jedem Platz aus eine gute Sicht auf Redner, Podium
oder Leinwand. Eine oder auch mehrere gerade mittlere Tisch- und
Stuhlreihen werden von schräg gestellten Außenreihen gesäumt.
Abbildung Fischgrätenform
Stuhlkreis oder Runder Tisch
Der Stuhlkreis oder auch der Runde Tisch werden häufig bei Workshops und kleinen Seminaren eingesetzt. Sie ebnen alle Statusunterschiede und fördern die Kommunikation unter den Teilnehmern.
Runder Tisch
Abbildung Stuhlkreis
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T-Form
Die T-Form wird bei Hochzeiten, Festessen und Ehrungen eingesetzt.
Die Ehrengäste z. B. Brautpaar, Trauzeugen und Eltern werden gemeinsam am Kopf der Tafel platziert.
Abbildung T-Form
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3. Grundlagen der Veranstaltungsplanung – Zusammenfassung
Zusammenfassung
Am Anfang der Veranstaltungsplanung steht die Gründung
eines Projektteams, welches für den gesamten Ablauf verantwortlich ist. Regelmäßige Vorbereitungstreffen mit genauen
Ablaufpunkten und einer zeitlichen Terminierung, die genaue
Aufteilung von Aufgaben- und Verantwortungsbereichen, das
Festhalten und die Distribution der Sitzungsergebnisse bestimmen den Erfolg der Planungsgruppe.
Der Planungszeitraum für eine Veranstaltung kann sich in
Abhängigkeit von seiner Größe in die Länge ziehen und schnell
bis zu zwei Jahren beinhalten. Bei der Festlegung des Veranstaltungstermins müssen Eckgrößen wie Schulferien, Fastenzeiten,
die Jahreszeit bei Outdoor-Events aber auch unternehmensinterne Meetings berücksichtigt werden.
Eine Veranstaltung ist das Aushängeschild des Veranstalters
und zeigt das Unternehmen in seiner Corporate Identity. Das
Marketingziel gibt der Veranstaltung ihr Profil und ein unverwechselbares Erscheinungsbild. Es sollten messbare Größen
definiert werden.
Auf dem Veranstaltungsmarkt werden die verschiedensten Typen
bzw. Formate angeboten, welche von Meetings über Incentives,
Conventions bis zu Events reichen und diesem Marktsegment
seinen Namen geben – M.I.C.E.
Damit die Veranstaltung ein Erfolg wird, muss sie die dazugehörige Zielgruppe ansprechen. Ein Medizinkongress spricht
andere Teilnehmer an als z. B. die Loveparade. Zielgruppen werden anhand bestimmter Merkmale beschrieben.
Damit die geeigneten Ideen für die Durchführung einer Veranstaltung gefunden und gesammelt werden können, besteht
die Möglichkeit, das Collective Note Book oder CNB-Verfahren
zu verwenden.
Die Wahl der Bestuhlungsform richtet sich nach dem Inhalt und
nach Größe und Art der Veranstaltung und nach den technischen Anforderungen und räumlichen Gegebenheiten. Mit der
Sitzungsform wird festgelegt, ob die Teilnehmer zuhören oder
aktiv am Geschehen teilnehmen und in welchem Ausmaß dies
geschieht.
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Organisation von Messen, Kongressen und Events

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