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Technische Berufsschule Zürich Hauptstudie Release-Wechsel 3.41 --> 3.53 01.07.2003 Organisationslehre Hauptstudie Inhaltsverzeichnis 1 Management Summary............................................................ 1 1.1 Ausgangslage........................................................................................... 1 1.2 Projektvorgehen ....................................................................................... 1 1.3 Das Produkt............................................................................................. 1 1.4 Aufwand.................................................................................................. 2 1.5 Zielerreichung .......................................................................................... 2 1.5.1 Zieldefinition ...................................................................................... 2 1.5.2 Operationalisierung des Ziels ................................................................ 2 1.5.3 Würdigung......................................................................................... 2 2 Ausgangslage.......................................................................... 3 3 Auftrag.................................................................................... 3 4 Projektorganisation ................................................................ 4 5 Ziele ........................................................................................ 6 5.1 Systemziele ............................................................................................. 6 5.2 Vorgehensziele ......................................................................................... 7 5.2.1 Terminplan des gesamten Projektes ...................................................... 7 5.2.2 Milestones ......................................................................................... 7 6 IST-Zustand ............................................................................ 7 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 Systemtechnisch ...................................................................................... 8 SEUSAG (Systemgrenzen / Einflussgrössen / Schnittstellen) ........................... 9 Systemgrenzen ...................................................................................... 10 Einflussgrössen ...................................................................................... 10 Unter- und Teilsysteme ........................................................................... 11 Schnittstellen ......................................................................................... 12 Gemeinsamkeiten ................................................................................... 12 7 Würdigung ............................................................................ 13 8 Anforderungen ...................................................................... 14 8.1 8.2 9 Hardwarevoraussetzungen ....................................................................... 14 Erfüllung der Anforderungen .................................................................... 15 Planung der Realisierung ...................................................... 16 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11 Test des neuen Release auf einer Testumgebung bei Cronwal ....................... 16 Graphische Darstellung der Testumgebung bei Cronwal................................ 17 Test des neuen Release auf einer Testumgebung bei VISCHER ...................... 18 Graphische Darstellung der Testumgebung bei VISCHER ............................. 19 Ergebnisse der Test-Installationen ............................................................ 20 Fertigstellung Hauptstudie ....................................................................... 20 Backup der Datenbank ............................................................................ 20 Installation resp. Implementierung des SOLUTION® Release 3.53 ................. 20 Dokumentationen ................................................................................... 20 Projekt-Marketing und Schulung ............................................................... 21 Systemübergabe .................................................................................... 21 10 Ablauforganisation ................................................................ 22 11 Zeitlicher und finanzieller Aufwand des Projekts .................. 25 Technische Berufsschule Zürich Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 1 Management Summary Diese Management Summary fasst die wesentlichen Ergebnisse aus der Hauptstudie zusammen. 1.1 Ausgangslage Ausgangslage für diese Hauptstudie bildet die Vorstudie vom 5.12.2002. SOLUTION® ist bei VISCHER seit rund 2 Jahren erfolgreich als Leistungserfassungs-, Fakturierungs- und Dokumentenverwaltungs-Software im Einsatz. Die Software läuft stabil. VISCHER hat einen Wartungsvertrag bei der Firma ANCOMA AG, welche SOLUTION® vertreibt. ANCOMA AG bietet jeweils 2 Jahre Support pro Release an. Somit steht bei meinem Projekt nicht die Frage im Vordergrund, ob das Projekt realisiert werden soll oder nicht, sondern vielmehr wie es realisiert werden soll. Gemäss meiner Empfehlung in der Vorstudie hat sich die Geschäftsleitung für die Realisierung der Variante C entschieden. Der Einführungstermin des Release-Wechsels ist nicht wie geplant Ende Februar, sondern Mitte/Ende Juni 2003. Die Verzögerung hat sich ergeben, weil kurzfristig ein Projekt mit höherer Priorität vorgezogen werden musste. Um das Projekt detaillierter zu strukturieren und zu organisieren, wird nun eine Hauptstudie verfasst. 1.2 Projektvorgehen Als Projektvorgehen wurden folgende Stufen gewählt: • Ausarbeitung einer Vorstudie • Entscheid der Auftraggeber für eine der 3 vorgeschlagenen Varianten • Ausarbeitung einer Hauptstudie (gem. Auftraggeber wird Variante C weiterverfolgt) • Projektentscheid durch GL und COO • Realisierung des Projekts • Dokumentierung und Schulung • Systemübergabe 1.3 Das Produkt Die Produktlinie SOLUTION® ist eine betriebswirtschaftliche Standardlösung für Dienstleistungsunternehmen wie Treuhand-Büros, Rechtsanwaltskanzleien und übrige Dienstleistungsbetriebe. Technische Berufsschule Zürich Seite 1 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie Das gesamte Funktionsspektrum von Dienstleistungs-Unternehmungen kann mit SOLUTION® abgedeckt werden, vom Kontaktmanagement über die Leistungserfassung/Abrechnung, Pendenzen- und Fristenverwaltung bis zur kompletten Finanzintegration. 1.4 Aufwand Der zeitliche und finanzielle Aufwand für dieses Projekt sieht folgendermassen aus: Total Mann-Stunden: 100h Total Kosten: CHF 35'299.50 1.5 Zielerreichung 1.5.1 Zieldefinition Durchführung des Release-Wechsels von SOLUTION® 3.41 auf die Version 3.53. 1.5.2 Operationalisierung des Ziels Projektauftrag 1.10.2002 Abgabe Vorstudie 6.12.2002 Abgabe Hauptstudie 15.05.2003 Durchführung des Release-Wechsels (Systembau) 21.06.2003 1.5.3 Würdigung Installationen des neuen Releases in einer Testumgebung bei VISCHER und einer weiteren Testumgebung bei Cronwal haben ergeben, dass alle Muss-Kriterien erfüllt wurden. Die Testergebnisse wurden der GL und dem COO an der Besprechung vom 17.03.2003 vorgelegt. Sie sind davon überzeugt, dass der neue Release den Ansprüchen von VISCHER gerecht wird. Technische Berufsschule Zürich Seite 2 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 2 Ausgangslage Ausgangslage für diese Hauptstudie bildet die Vorstudie vom 5.12.2002. Das Ergebnis der Hauptstudie ist es, ein Rezept für die Phase Systembau zu sein. VISCHER hat - wie schon in meiner Vorstudie erwähnt - einen Wartungsvertrag bei der Firma ANCOMA AG, welche SOLUTION® vertreibt. Somit steht bei meinem Projekt nicht die Frage im Vordergrund, ob das Projekt realisiert werden soll oder nicht, sondern vielmehr wie es realisiert werden soll. Gemäss meiner Empfehlung in der Vorstudie hat sich die Geschäftsleitung für die Realisierung der Variante C entschieden. Der Einführungstermin des Release-Wechsels ist nicht wie geplant Ende Februar, sondern Mitte/Ende Juni 2003. Die Verzögerung hat sich ergeben, weil kurzfristig ein Projekt mit höherer Priorität vorgezogen werden musste. Um das Projekt detaillierter zu strukturieren und zu organisieren, wird nun eine Hauptstudie verfasst. 3 Auftrag Der Auftrag umfasst die Installation und Einführung des Releases 3.53 der Branchenlösung SOLUTION®. Gemäss Beschluss des Entscheidungsgremiums (GL und COO) soll der neue Release - wie in der Vorstudie empfohlen - gemäss Variante C (Installation der Clients mittels Batch-Files für Basel und Zürich-Arterstrasse, für die Carmenstrasse durch Lokal-Installation) durchgeführt werden. Technische Berufsschule Zürich Seite 3 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 4 Projektorganisation Auftraggeber Auftraggeber VISCHER TBZ Geschäftsleitung (GL) Herr R. Büchler (COO) Herr E. Stalder Projektleitung VISCHER Tanja-C. Fux Team Basel Team Zürich Claudia Heizmann, VISCHER Andreas Känzig, VISCHER Markus Binkert, Cronwal Tanja-C. Fux, VISCHER Martina Walser, Cronwal Die Projektorganisation ist eine Stabs-Projektorganisation, da die Mitarbeiter nicht nur für dieses Projekt arbeiten, sondern auch noch tägliche Arbeiten erledigen müssen. Weiter werden der Projektleiterin keine formalen Weisungsrechte gegenüber den Mitarbeitern zugebilligt. Die Projektleiterin ist mit der Aufgabe betraut, den Ablauf des Projektes in sachlicher, kostenmässiger und terminlicher Hinsicht zu steuern. Auftraggeber VISCHER: Die Auftraggeber VISCHER, bestehend aus der Geschäftsleitung und dem COO, sind die Entscheidungsträger in diesem Projekt. Auftraggeber TBZ: Herr Stalder gab uns den Auftrag zur Erstellung einer Vor- und einer Hauptstudie. Er überwacht und beurteilt die schriftlichen Arbeiten. Projektleitung: Tanja-C. Fux ist verantwortlich für die fach- und termingerechte Abwicklung des Projektes. Es gehört zu ihren Aufgaben, die Vor- und Hauptstudie zu erarbeiten, das Projekt mit Hilfe der Teams durchzuführen und danach die nötigen Schulungen zu organisieren und Dokumentationen zu verfassen. Technische Berufsschule Zürich Seite 4 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie Team Zürich: Das Team Zürich ist verantwortlich für die Durchführung des Release-Wechsels von SOLUTION® in Zürich. Team Basel: Das Team Basel ist verantwortlich für die Durchführung des Release-Wechsels von SOLUTION® in Basel. Name Funktion Mail Telefon Sebastian Burckhardt VISCHER GL, Entscheidungsträger [email protected] +41 61 279 33 00 Felix Heusler VISCHER GL, Entscheidungsträger [email protected] +41 61 279 33 00 Christoph Pestalozzi VISCHER GL, Entscheidungsträger [email protected] +41 1 254 34 00 Roland Büchler VISCHER COO, Entscheidungsträger [email protected] +41 1 254 34 00 Eugen Stalder TBZ Auftraggeber Vorund Hauptstudie [email protected] Tanja-C. Fux VISCHER Projektleiterin [email protected] +41 1 254 34 00 Claudia Heizmann VISCHER IT-Team Basel [email protected] +41 61 279 33 79 Andreas Känzig VISCHER IT-Team Basel [email protected] +41 61 279 33 89 Martina Walser Cronwal Unterstützung ITTeam Zürich [email protected] +41 43 344 30 90 Markus Binkert Cronwal Unterstützung IT Team Basel [email protected] +41 43 344 30 90 Technische Berufsschule Zürich Seite 5 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 5 Ziele 5.1 Systemziele In einem Workshop wurden die Ziele der einzelnen Gruppen ermittelt und ein Zielträgermodell erstellt. Daraus ergeben sich folgende Zielsetzungen für die jeweiligen Gruppen: Ziele der Geschäftsleitung und des COO Ziele der User • Kostensenkung durch Realisierung des Projektes • Effizienteres Arbeiten der User durch eine Performance-Steigerung von ca. 20% • Neu-Organisation der Berechtigungen durch Implementation von RBV (Right by Value) • Effizienteres Arbeiten durch bessere Performance (ca. 20%) der Branchenlösung • Implementation von Änderungen in der Branchenlösung, welche mit den Usern in einem Workshop erarbeitet wurden • Zufriedenheit der User (VISCHER als attraktiver Arbeitgeber) Ziele der Projektleiterin Ziele der Abteilung IT • Durchführung des Release-Wechsels bis Mitte/Ende Juni 2003 • Support-Aufwand und somit SupportKosten der IT-Abteilung senken • Erstellung von Dokumentationen • Wartungsaufwand und somit Wartungskosten der IT-Abteilung senken • Schulung der User Technische Berufsschule Zürich • Positive Reaktionen der User durch Performance-Steigerung und Behebung von Bugs Seite 6 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 5.2 Vorgehensziele 5.2.1 Terminplan des gesamten Projektes Wie bereits in Ziff. 2 erwähnt, ist der Termin zur Durchführung des Release-Wechsels von der Geschäftsleitung auf Mitte/Ende Juni 2003 verschoben worden. Projektauftrag 1.10.2002 Abgabe Vorstudie 6.12.2002 Abgabe Hauptstudie 15.05.2003 Durchführung des Release-Wechsels (Systembau) 21.06.2003 5.2.2 Milestones 6.01.2003 Entscheid der GL und des COO zur Realisierung des Releaswechsels gemäss Variante C Vorstudie vom 5.12.2003 15.01.2003 16.03.2003 Testinstallation auf Cronwal- und VISCHER-Server inkl. anschl. Tests 17.03.2003 Feedback Testergebnisse an GL und COO 15.05.2003 Abgabe der Hauptstudie 5.06.2003 Projektentscheid durch die GL und den COO 16.06.2003 20.06.2003 Vorbereitung Installation und Dokumentation 21.06.2003 Durchführung Release-Wechsel 23.06.2003 Schulung der User in Zürich und Basel 27.06.2003 Systemübergabe und Abnahmeprotokoll 6 IST-Zustand SOLUTION® ist bei VISCHER seit rund 2 Jahren erfolgreich als Leistungserfassungs-, Fakturierungs- und Dokumentenverwaltungs-Software im Einsatz. Zur Zeit ist bei VISCHER der Release 3.41 von SOLUTION® installiert. Näheres über den aktuellen Release ist der Würdigung, resp. der SWOT-Analyse zu entnehmen. Technische Berufsschule Zürich Seite 7 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 6.1 Systemtechnisch • Datenbank-Server mit W2K in Basel • File-Server mit NT4.0 in Basel • ca. 145 Clients (davon 110 in Basel, 25 an Zürich-Arterstrasse und 10 an ZürichCarmenstrasse) • SOLUTION® systemtechnische Lösung: - 32-Bit Client-Serverlösung - ASP-fähig - wartungsfreies, skalierbares SQL-Datenbanksystem (Centura / Oracle) - Entwicklungsumgebung CENTURA Teamdevelopper - MS-Schnittstellen-Standards VBA, COM Technische Berufsschule Zürich Seite 8 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 6.2 SEUSAG (Systemgrenzen / Einflussgrössen / Schnittstellen) InterBit Betreuung Server T&N Betreuung Netzwerk Zürich Provider Internet - Im proware Provider Standleitung Swisscom System grenze BS BUHA FileServer Juristen Sekretariat ExchangeServer User SolutionServer FileServer F i r e w a l l R o u t e r Juristen Sekretariat User IT-Team ExchangeServer SQLServer R o u t e r IT-Team Solution 3.4.1 ZH-C F i r e w a l l ZH-A Solution 3.5.3 Juristen Sekretariat User PrintServer R o u t e r IT-Team COO Technische Berufsschule Zürich GL Cronwal Seite 9 ANCOMA (Benutzerbedürfnisse) Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 6.3 Systemgrenzen Die folgenden Elemente sind innerhalb der Systemgrenzen anzusiedeln: • Standort BS - User - IT-Team - IT-Umgebung • Standort ZH – Arterstrasse - User - IT-Team - IT-Umgebung • Standort ZH – Carmenstrasse - User - IT-Team - IT-Umgebung Die folgenden Elemente sind ausserhalb der Systemgrenzen anzusiedeln: • Geschäftsleitung (GL) • Chief Operating Officer (COO) • ANCOMA AG als Vertreiberin der Branchenlösung SOLUTION® • Cronwal als Unterstützung beim Release-Wechsel (vor Ort) • Swisscom als Provider für die Standleitung BS – ZH-Arterstrasse und ZH-Carmenstrasse • Improware als Provider für Internet • InterBit als externe Betreuerin der Server in Basel und Zürich • T&N als externe Betreuerin des Netzwerks in Zürich 6.4 Einflussgrössen Die unten aufgeführten Elemente beeinflussen das System von aussen: • ANCOMA AG als Vertreiberin von SOLUTION® und somit des neuen Releases: ANCOMA AG hat div. Patches und Bug-Fixes in den neuen Release implementiert. Welche Anpassungen ANCOMA AG generell im Release 3.53 vorgenommen hat ist unter www.ancoma.li "Notes zu Release 3.53" ersichtlich. Weiter hat ANCOMA AG alle VISCHER-spezifischen Anregungen, welche anhand eines Workshops / Umfrage ermittelt wurden, in den Release 3.53 implementiert. • Die Geschäftsleitung von VISCHER als Entscheidungsträgerin im Projekt Technische Berufsschule Zürich Seite 10 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie • Der Chief Operating Officer (COO) von VISCHER als Entscheidungsträger zusammen mit der Geschäftsleitung: Der COO hat sich zusammen mit der Geschäftsleitung für die Lösungsvariante C gem. Vorstudie vom 5.12.2002 entschieden. Der Release-Wechsel kann so unter technischer, wirtschaftlicher und sozialer (Benutzer-Bedürfnisse) Hinsicht möglichst effizient durchgeführt werden. • Cronwal als externe Beratungs-Firma, welche VISCHER beim Release-Wechsel unterstützt. • Die Benutzer-Bedürfnisse: Diese wurden anhand eines Workshops / Umfrage ermittelt. Von ANCOMA AG wurden diese Benutzer-Bedürfnisse bereits in den neuen Release implementiert. Die produktive Arbeitszeit der User soll nicht gestört werden beim Release-Wechsel. Die Performance von SOLUTION® soll gesteigert werden. 6.5 Unter- und Teilsysteme Als Unter- und Teilsystem sind einerseits die Geschäftsleitung und der COO als Entscheidungsträger und andererseits die 3 Standorte von VISCHER einzuordnen. Standort BS • User - Juristen - Sekretärinnen - Buchhaltung • IT-Team • IT-Umgebung (siehe Grafik) Standort ZH – Arterstrasse • User - Juristen - Sekretärinnen • IT-Team • IT-Umgebung (siehe Grafik) Standort ZH – Carmenstrasse • User - Juristen - Sekretärinnen • IT-Team • IT-Umgebung (siehe Grafik) Technische Berufsschule Zürich Seite 11 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 6.6 Schnittstellen VISCHER besteht aus den drei Standorten Basel, Zürich-Arterstrasse und Zürich-Carmenstrasse. Die Geschäftsleitung und der COO beeinflussen als Entscheidungsträger das Projekt. ANCOMA AG ist die Vertreiberin von SOLUTION®. VISCHER hat einen Wartungsvertrag bei ANCOMA AG. Durch ANCOMA AG wurden u.a. auch VISCHER-spezifische Anpassungen in den neuen Release implementiert, welche auf Benutzer-Bedürfnisse gem. Workshop (siehe Vorstudie Ziff. 5 - Erhebung) abgestützt wurden. Cronwal hat eine Art Drehscheibenfunktion zwischen VISCHER und ANCOMA AG. Weiter unterstützt Cronwal das VISCHER IT-Team bei der Durchführung des Release-Wechsels. Der neue Release wird durch das IT-Team von VISCHER Basel mit Unterstützung von Cronwal auf dem SOLUTION®-Server in Basel installiert. Danach werden die Client-Setups durch das IT-Team und Cronwal in Zürich und Basel teilweise mittels Batch von zentraler Stelle aus an alle Clients verteilt (Basel und Zürich-Arterstrasse) oder vor Ort lokal installiert (Zürich-Carmenstrasse). Die User werden durch das IT-Team und Cronwal über Anpassungen und Neuerungen im neuen Release informiert, dokumentiert und geschult. 6.7 Gemeinsamkeiten • Der Server mit der SOLUTION® Datenbank befindet sich in Basel. Der serverseitige Release-Wechsel muss somit für alle Standorte nur in Basel durchgeführt werden. • Info-Mail betr. Release-Wechsel an alle User in Zürich und Basel. • Ausarbeitung Dokumentation mit Aufführung der Neuerungen im neuen Release sowie zur Verfügungstellung auf dem VISCHER-Intranet. • Verteilung der Clients via Batch-File. • Bekanntgabe der Schulungs- und Workshop-Termine in Zürich und Basel. Technische Berufsschule Zürich Seite 12 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 7 Würdigung Stärken Schwächen • Performance-Einbusse, insb. bei MonatsSOLUTION® ist bei VISCHER seit rund 2 abschlüssen und Fakturenerstellung. Jahren erfolgreich als Leistungserfassungs-, Fakturierungs- und Dokumentenverwal- • Es sind im Verlaufe der Benutzung von tungs-Software im Einsatz. Die Software SOLUTION® kleinere Bugs aufgetaucht. läuft stabil. • Zur Zeit sind die Berechtigungen in SOLUTION® zu grosszügig verteilt. Es ist Die User sind an die Arbeitsumgebung von z.B. jedem User möglich nachzusehen, SOLUTION® 3.41 gewohnt. welcher Anwalt wie viele Stunden geleistet hat oder jeder User hat Zugriff auf jedes Mandat. Chancen Risiken • Durch den Einsatz des neue Releases ist • Die Berechtigungsvergabe für SOLUeine Steigerung der Performance um ca. TION® wirkt zur Zeit etwas wahllos und 20% möglich. unstrukturiert. Dies birgt ein Sicherheitsrisiko in sich. • SOLUTION® kann mittels Release-Wechsel noch besser auf die Benutzer-Bedürfnisse angepasst werden. In einem Workshop erhobene Benutzer-Bedürfnisse wurden durch die ANCOMA AG in den neuen Release implementiert. Wie aus der SWOT-Analyse hervorgeht, entspricht der Release 3.41 von SOLUTION® nicht mehr den Ansprüchen und Bedürfnissen von VISCHER. Weiter ist zu beachten, dass die ANCOMA AG für den Release 3.41 höchstens noch ein Jahr Support anbietet. Technische Berufsschule Zürich Seite 13 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 8 Anforderungen SOLUTION® ist eine 32-Bit Client/Server Applikation. SOLUTION® verwendet als Datenbankmanagementsystem die SQLBase der Firma Gupta Technologies, LLC. Zur Zeit wird die Version 7.5.1 verwendet, welche höchste Sicherheitsansprüche erfüllt. Dieses relationale Datenbanksystem ist enorm robust, wartungsfreundlich und skalierbar vom Einplatzsystem bis zum Einsatz für mittlere Unternehmen bis ca. 150 Concurrent-Users (gleichzeitig in SOLUTION® tätige Benutzer). Vom Betrieb von SOLUTION® unter Windows 98 2nd Edition oder Windows ME sowie in heterogenen Umgebungen (verschiedene Betriebssystem- und/oder MS Office-Versionen) wird abgeraten, da erfahrungsgemäss die kostenpflichtigen Aufwände für die Installation und Betrieb höher sind und vermehrt Stabilitäts- und Kompatibilitätsprobleme auftreten; dies insbesondere beim Einsatz der SOLUTION® Dokumentautomatisation. 8.1 Hardwarevoraussetzungen SQLBase und SOLUTION® Server Prozessor ab Pentium III 500 MHz je schneller umso besser kein wesentlicher Performancegewinn bei Dual-Prozessoren Festplattenart je schneller umso besser, ideale Konfiguration: - SCSI-2 oder höher mit 10Mb/s - 2 RAID 1 Controller mit je einer produktive Platte (bessere Performance als mit RAID 5) Freier Festplattenspeicher ab 500 MB - SQLBase Software ab ca. 50 MB - SOLUTION® Software ca. 300 MB (Vollinstallation) ... 1) - je Datenbank inkl. Sicherungskopie ab 2 x 50 MB ... 2) - freier Speicher für temporäre Files mind. wie Datenbankgrösse Physischer Arbeitsspeicher (RAM) ab 128 MB der SQLBase Server benötigt ca. 48 MB Arbeitsspeicher; falls andere Applikationen (z.B. Exchange) auf dem gleichen Server betrieben werden, sollte mehr Arbeitsspeicher zur Verfügung stehen Virtueller Arbeitsspeicher mind. doppelt so viel wie physischer Arbeitsspeicher Betriebssystem Windows NT4 SP6, Windows 2000 SP2 Protokoll TCP/IP 1) Kann auch auf einem bestehenden Fileserver abgelegt werden. In diesem Fall sind keine NT Zugriffslizenzen erforderlich 2) Zuwachs pro Jahr ab 50 MB Der Betrieb der SQLBase unter Novell ist grundsätzlich möglich, der Hersteller von SOLUTION® bietet diesbezüglich jedoch keine Dienstleistungen an. Die Installation anderer Datenbanken auf dem gleichen Server (MS-SQL, Oracle, DB2, Btrieve für Abacus...) ist nicht empfehlenswert, da eine gegenseitige Beeinflussung nicht auszuschliessen ist. Technische Berufsschule Zürich Seite 14 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie SOLUTION® Client Prozessor ab Pentium II 300 MHz Freier Festplattenspeicher ab 20 MB falls gesamte Applikation lokal installiert wird, zusätzlich ca. 100 MB (empfohlen falls Übertragungsgeschwindigkeit Netzwerk unter 100 Mbps) Physischer Arbeitsspeicher (RAM) ab 128 MB jedes SOLUTION® Modul benötigt 15 bis 20 MB Arbeitsspeicher, falls mehrere SOLUTION® Module sowie andere Applikationen (z.B. Textverarbeitung, Mail-Client, etc.) gleichzeitig geöffnet sind, sollte mehr Arbeitsspeicher zur Verfügung stehen Virtueller Arbeitsspeicher mind. doppelt so viel wie physischer Arbeitsspeicher Grafikkarte (Auflösung) ab 800 x 600 Betriebssystem Windows NT4 SP6, Windows 2000 SP2, Windows XP nicht empfehlenswert: Windows 98 2nd Edition, Windows ME Protokoll TCP/IP Internet Explorer ab Version 4.0 unterstützte MS OfficeVersionen für SOLUTION® Dokumentautomatisation 2000 und XP (ältere Versionen werden nicht mehr gewartet) Spezielle Anforderungen für die Schnittstelle Adressen zu Outlook Microsoft Outlook Version 98 und 2000 Microsoft Exchange Version 5, 5.5 und 2000 ODBC Centura SQLBase ODBC Treiber ab Version 3.50 Microsoft Data Access Components (MDAC) ab Version 2.5 SP2 8.2 Erfüllung der Anforderungen VISCHER erfüllt sowohl die Hardware- wie auch die Softwarevoraussetzungen für SOLUTION® 3.53 in allen Belangen. Technische Berufsschule Zürich Seite 15 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 9 Planung der Realisierung Die ANCOMA AG hat VISCHER und Cronwal den SOLUTION® Release 3.53 ab 13.01.2003 zur Verfügung gestellt. Um die Verträglichkeit des neuen Release mit der VISCHER-Umgebung zu prüfen wurden zwei Testumgebungen aufgebaut. Ein erster Testlauf wurde bei Cronwal durchgeführt. Nachdem bei diesem Test keine Probleme festgestellt werden konnten, wurde eine weitere Testumgebung bei VISCHER aufgebaut. Untenstehend ist der Aufbau beider Testumgebungen beschrieben und aufgezeichnet. 9.1 Test des neuen Release auf einer Testumgebung bei Cronwal Cronwal ging es beim Test des neuen Release um die Überprüfung der Verträglichkeit und um die neuen Features in SOLUTION® 3.53. So z.B. Neuerungen, Verbesserungen, Fehlerbehebungen, Spezialneuerungen, welche ausdrücklich von VISCHER in Auftrag gegeben wurden. Zweck dieser Testinstallation war weniger eine Performancemessung. Bei der Testumgebung von Cronwal wurde folgende Soft- und Hardware verwendet: DB-Server Typ: Prozessor: RAM: HD: Betriebssystem: Datenbank: Compaq Pentium IV 2 GHz 512 MB 20 GB Windows 2000 Server Centura File-Server Typ: Prozessor: RAM: HD: Betriebssystem: Compaq Pentium IV 2 GHz 512 MB 60 GB Windows 2000 Server Clients Dell Optiplex GX110 Dell Optiplex GX150 Dell Optiplex GX240 Prozessor Pentium III 600 MHz Pentium III 1 GHz Pentium IV 1.7 GHz RAM 128 MB 256 MB 256 MB HD 10 GB 20 GB 20 GB Betriebssystem Windows 2000 Windows 2000 Windows 2000 Technische Berufsschule Zürich Seite 16 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 9.2 Graphische Darstellung der Testumgebung bei Cronwal Technische Berufsschule Zürich Seite 17 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 9.3 Test des neuen Release auf einer Testumgebung bei VISCHER Die Testumgebung bei VISCHER wurde aufgebaut, um die Verträglichkeit von SOLUTION® 3.53 mit der IT-Umgebung von VISCHER zu prüfen. Da die Installation parallel neben dem produktiven Release 3.41 auf den DB-Server in Basel erfolgte, konnte somit gleichzeitig eine Performancemessung durchgeführt werden. Bei der Testumgebung von VISCHER wurde folgende Soft- und Hardware verwendet: DB-Server (vischer-dbsrv01) Typ: Prozessor: RAM: HD: Betriebssystem: Datenbank: Dell PowerEdge 4600 Pentium IV 2.2 GHz 1 GB 2 x 73 GB SCSI (RAID) Windows 2000 Server Centura File-Server Typ: Prozessor: RAM: HD: Betriebssystem: Dell PowerEdge 4600 Pentium IV 2.2 GHz 1 GB 2 x 36 GB Systempartition 3 x 73 GB SCSI (RAID) Windows 2000 Server Clients in Basel Dell Optiplex GX110 Dell Optiplex GX150 Dell Optiplex GX240 Prozessor Pentium III 600 MHz Pentium III 1 GHz Pentium IV 1.7 GHz RAM 128 MB 256 MB 256 MB HD 10 GB 20 GB 20 GB Betriebssystem Windows 2000 Windows 2000 Windows 2000 Dell Optiplex GX110 Dell Optiplex GX150 Dell Optiplex GX240 Prozessor Pentium III 600 MHz Pentium III 1 GHz Pentium IV 1.7 GHz RAM 128 MB 256 MB 256 MB HD 10 GB 20 GB 20 GB Betriebssystem Windows 2000 Windows 2000 Windows 2000 Clients in Zürich Technische Berufsschule Zürich Seite 18 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 9.4 Graphische Darstellung der Testumgebung bei VISCHER Standleitung 512 Kbit/s Technische Berufsschule Zürich Seite 19 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 9.5 Ergebnisse der Test-Installationen Die Tests sind alle zur vollsten Zufriedenheit durchgeführt worden. SOLUTION® 3.53 kann bedenkenlos bei VISCHER in die produktive Umgebung implementiert werden. 9.6 Fertigstellung Hauptstudie Die Hauptstudie ist den Auftraggebern von VISCHER sowie dem Auftraggeber der TBZ am 15.05.2003 vorzulegen. 9.7 Backup der Datenbank Vor der Installation von SOLUTION® 3.53 wird ein Full-Backup des gesamten Datenbank-Servers in Basel vorgenommen. 9.8 Installation resp. Implementierung des SOLUTION® Release 3.53 Die Installation auf dem Basler Datenbank-Server wird durch das Basler IT-Team sowie Herrn M. Binkert von Cronwal vorgenommen. Die Clients werden durch das IT-Team Basel via Batch-File von Basel aus an alle PCs in Basel und Zürich-Arterstrasse verteilt. Die Clients für Zürich-Carmenstrasse werden bei den 10 PCs durch das IT-Team Zürich sowie Frau M. Walser von Cronwal lokal installiert. Damit wird ein schnellerer Programmstart für die User an der Carmenstrasse erzielt (siehe S. 15, Ziff. 8.1, SOLUTION® Client, Freier Festplattenspeicher). Frau Walser richtet anschliessend noch das RBV (Right by Value) ein. Alle Installationen werden durch die IT-Teams in Basel und Zürich getestet. 9.9 Dokumentationen Es werden zwei Dokumentationen erarbeitet: • Verfahrensdokumentation für die IT-Teams oder Spezialisten • Benutzerdokumentation für die User Die Dokumentationen werden auf dem VISCHER Intranet zur Verfügung gestellt. Technische Berufsschule Zürich Seite 20 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 9.10 Projekt-Marketing und Schulung Am Montag (23.06.2003) nach der Installation des SOLUTION® Release 3.53 werden in Zürich und Basel 3 Schulungstermine angeboten, an welchen die Benutzer ohne Voranmeldung teilnehmen können. Die Teilnahme an einem der Schulungstermine ist jedoch Pflicht. 9.11 Systemübergabe Die Systemübergabe soll im Sinne einer Abschlussbesprechung bei VISCHER Zürich stattfinden. An der Besprechung nehmen teil: • GL • COO • Projektleiterin Technische Berufsschule Zürich Seite 21 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 10 Ablauforganisation Datum Aufgabe 6.01.2003 Entscheid der GL und des COO zur Realisierung des ReleaseWechsels gemäss Variante C Vorstudie vom 5.12.2002 13.01.2003 ANCOMA AG stellt den neuen Release VISCHER und Cronwal zur Verfügung 15.01.2003 Testinstallation auf CronwalTestumgebung Cronwal-Office 15.01.2003 Erstellen und testen der BatchFiles für die Verteilung der Clients Cronwal-Office 12.02.2003 Testinstallation auf VISCHER Testumgebung in ZH und BS IT VISCHER in ZH 1 und BS 1 3 3 12.02.2003 Test Batch-File für Client-Installation bei VISCHER IT VISCHER in BS 3 Clients W2K in ZH 3 Clients W2K in BS 5.03.2003 Erstellung Dokumentation "Testergebnisse" der Testinstallation Technische Berufsschule Zürich Ort (Raum) Menge Sachmittel Wer (Aufgabenträger) GL / COO 2 CDs 1 Exemplar für VISCHER 1 Exemplar für Cronwal 2 CDs ANCOMA AG 1 DB-Server 1 File-Server 3 Clients Cronwal 1 Batch-File DB-Server (W2K) File-Server (W2K) Clients W2K in ZH Clients W2K in BS Cronwal DB-Server (W2K) in BS File-Server (W2K) in BS Clients IT-Team VISCHER ZH und BS IT-Team VISCHER BS Projektleiterin Seite 22 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie Datum Aufgabe Ort (Raum) Menge Sachmittel 17.03.2003 Feedback Testergebnisse durch IT an GL und COO Konf.zimmer 1 VISCHER ZH 5 Dokumentationen Dokumentation Cronwal der Testergeb- IT-Team VISCHER ZH nisse und BS 15.05.2003 Abgabe Hauptstudie VISCHER TBZ 2 Exemplare an GL, VISCHER 1 Exemplar an COO, VISCHER 1 Exemplar an Herrn Stalder, TBZ Hauptstudie 5.06.2003 Projektentscheid durch die GL und den COO 16.06.2003 Infomail an User betr. ReleaseWechsel vom kommenden Wochenende (21.06.2003) VISCHER BS und ZH 20.06.2003 ab 23.30 h: Full-Backup des Datenbank-Servers in Basel Server-Raum BS Backup-Tape und Streamer IT-Team BS 21.06.2003 09.00 h: Installation neuer Release auf dem DB-Server durch das Basler IT-Team und Herrn M. Binkert von Cronwal Server-Raum BS DatenbankServer mit W2K M. Binkert, Cronwal IT-Team BS 21.06.2003 ab 13.00 h: Verteilung der Clients von Basel aus via Batch-File an alle PCs in Basel und Zürich-Arterstrasse durch das Basler IT-Team Columbus (SoftwareVerteilung) Batch-File C. Heizmann Technische Berufsschule Zürich Wer (Aufgabenträger) Projektleiterin GL / COO Mail an alle User bei VISCHER (Verteiler ALLE) Total ca. 145 Clients, davon: 110 Clients in BS 15 Clients in ZH-A Seite 23 Projektleiterin Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie Datum (Zeit) Aufgabe Ort (Raum) Menge Sachmittel Wer (Aufgabenträger) 21.06.2003 ab 15.00 h: Test der Installation in BS an ZH- div. Clients in BS A div. Clients in ZH ca. 5 PCs in BS ca. 5 PCs in ZH-A PCs in BS und ZH-A IT-Team BS IT-Team ZH 21.06.2003 ab 16.30 h: lokale Installation der Clients auf VISCHER ZH-C den 10 PCs an ZH-C durch das IT-Team ZH 10 Clients in ZH-C PCs in ZH-C IT-Team ZH 21.06.2003 ab 18.30 h: Test der Installation an ZH-C ca. 5 PCs in ZH-C PCs in ZH-C IT-Team ZH 21.06.2003 ab 20.00 h: Einrichtung der neuen Berechti- VISCHER ZH-A gungsstufen über RBV gem. Besprechung mit GL und COO 1x PC im IT-Office M. Walser mit AdminBerechtigung 21.06.2003 ab 21.00 h: Test der Berechtigungen in BS VISCHER ZH und und ZH BS 3 bis 4 Clients in ZH und BS PCs im ITOffice IT-Team ZH und BS 21.06.2003 Zur Verfügungstellung von Do- Intranet-Server kumentationen im VISCHER In- ZH tranet Intranet-Server Claudia Heizmann 23.06.2003 Schulung der User in ZH und BS Konf.Zi. 1 ZH Konf.Zi. 3 BS 3 Schulungen pro Ort Konf.Zimmer in ZH: M. Walser Dokumentation in BS: C. Heizmann Notebook Beamer 27.06.2003 Systemübergabe Konf.Zi. 1 ZH 3 x Checkliste 3 x Abnahmeprotokoll Checklisten Abnahmeprot. Legende: VISCHER ZH-C Projektleiterin BS steht für VISCHER Basel ZH-A steht für Zürich-Arterstrasse ZH-C steht für Zürich-Carmenstrasse Technische Berufsschule Zürich Seite 24 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie 11 Zeitlicher und finanzieller Aufwand des Projektes Der zeitliche und der finanzielle Aufwand des Projektes sehen wie folgt aus: Kosten Grundlizenz / Wartungsvertrag pro Jahr à 100 User CHF 23'299.50 Vorstudie ca. 25h à Fr. 120.-- CHF 3'000.00 Hauptstudie ca. 40h à Fr. 120.-- CHF 4'800.00 Realisierung ca. 35h à Fr. 120.-- CHF 4'200.00 Total Kosten Variante C CHF 35'299.50 Technische Berufsschule Zürich Seite 25 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie A 1 Projektauftrag Projektnr.: 1 Projektauftrag Datum: 01.10.2002 SOLUTION® Release-Wechsel Entscheidungsträger Projektleiterin Projektmitarbeiter • GL • • C. Heizmann, BS • R. Büchler, COO • A. Känzig, BS • M. Binkert, BS • M. Walser, ZH Tanja-C. Fux Betroffene Organisationseinheit (Geltungsbereich) Hauptbetroffene Einheiten: Weitere betroffene Einheit VISCHER Basel und Zürich (Arterstrasse und Carmenstrasse) Termine Start-Termin Endtermin Phase Spätester Einführungstermin Workshops 4./6.06.2002 Vorstudie: Hauptstudie: Realisierung: Ende Juni 2003 06.12.2002 15.05.2003 21. Juni 2003 Budget Phase Grundlizenz / Wartungsvertrag Lizenz pro User (total 100) Fr. 23'299.50 (Wartungsvertrag) Vorstudie ca. 25 Stunden à 120.-- = Fr. 3'000.00 Hauptstudie ca. 40 Stunden à 120.-- = Fr. 4'800.00 Realisierung ca. 35 Stunden à 120.-- = Fr. 4'200.00 Gesamtbudget zw. 35'000.00 bis 40'000.00 Technische Berufsschule Zürich Seite 26 Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003 Projektmanagement Hauptstudie Information Empfänger Termin / Ereignis Form Herr E. Stalder 06.12.2002 Vorstudie 15.05.2003 Hauptstudie schriftlich schriftlich 1. Grundlage des Auftrages Abklärung, ob der neue Release-Wechsel in SOLUTION® (= Branchenlösung) für VISCHER Sinn macht und notwendig ist. Bei der Version 3.41 von SOLUTION® hat sich gezeigt, dass noch div. Bugs enthalten sind und teilweise wichtige VISCHER spezifische Konfigurationen nicht möglich sind. Mit Hilfe eines Release-Wechsels auf die Version 3.53 sollen diese Fehler behoben und eine Performancesteigerung von ca. 20% erreicht werden. Weitere von VISCHER gewünschte Änderungen / Anpassungen sind im Release 3.53 berücksichtigt. 2. Ziele Release-Wechsel SOLUTION® bis Ende Juni 2003 bei VISCHER ZH und BS durchführen. 3. Aufgaben Erstellen einer Vorstudie Erstellen einer Hauptstudie mit Planung Realisation Systembau Dokumentation Projektmarketing / Schulung Auftraggeber Datum Erledigt Unterschrift Technische Berufsschule Zürich Datum Seite 27 Unterschrift Tanja-C. Fux, 01 b 01.07.2003