E-Government in OWL

E-Government in OWL
Status
Visionen
Realisierungsszenarien
Stand: 10. Juli 2004
Mitwirkende an dem vorliegenden Statuspapier
2
INHALTSVERZEICHNIS
1
Einleitung.....................................................................................................................5
2
Ausgangslage..............................................................................................................6
3
Status in der Kommunalverwaltung..........................................................................8
4
E-Government – Ausrichtung für OWL ...................................................................10
4.1
Bedarf aus der Sicht der Verwaltung ...................................................................10
4.1.1
Kreise in OWL und Stadt Bielefeld ......................................................................12
4.1.2
Städte und Gemeinden........................................................................................14
4.2
Bedarf aus der Sicht der Wirtschaft .....................................................................15
5
Organisatorische Aspekte........................................................................................16
5.1
Verwaltungsprozessoptimierung..........................................................................17
5.2
Phasenmodell und Modularität ............................................................................18
5.3
Ressourcen und Aufgabenteilung........................................................................18
5.4
Information und Kommunikation ..........................................................................19
6
Technische Infrastruktur ..........................................................................................20
6.1
Aktuelle Rahmenbedingungen.............................................................................20
6.1.1
IT- Infrastruktur ....................................................................................................20
6.1.2
Basis - Software...................................................................................................21
6.1.3
Einzelne Fachverfahren.......................................................................................22
6.1.4
Umfeldsituation ....................................................................................................22
6.2
IT- Standards .......................................................................................................24
6.3
Architektur des E-Government ............................................................................24
7
Realisierungsszenarien ............................................................................................27
7.1
Alternative Vorgehensweisen ..............................................................................27
7.2
Betreibermodelle..................................................................................................28
7.3
Kosten- und Nutzenbetrachtung ..........................................................................28
7.4
Rechtliche Rahmenbedingungen.........................................................................28
7.5
Hemmnisse und Risikopotentiale ........................................................................30
3
8
Handlungsempfehlung .............................................................................................31
8.1
Projektempfehlung...............................................................................................31
8.2
Partner-Evaluation ...............................................................................................31
8.3
Startphase ...........................................................................................................32
8.4
Marketingkonzept ................................................................................................33
8.5
Aufgaben und Maßnahmen .................................................................................34
8.5.1
Organisation ........................................................................................................35
8.5.2
Technik ................................................................................................................37
8.5.3
Finanzen ..............................................................................................................38
9
Management- Summary............................................................................................39
10 Anhang.......................................................................................................................40
10.1
Bauleitplanung .....................................................................................................41
10.2
Digitale Signatur ..................................................................................................44
10.3
Dokumentenservice .............................................................................................45
10.4
E-Learning ...........................................................................................................46
10.5
E-Payment ...........................................................................................................48
10.6
E-Procurement.....................................................................................................50
10.7
GeoServer ...........................................................................................................53
10.8
Personenstandswesen ........................................................................................54
10.9
Redaktionssystem ...............................................................................................56
10.10
Virtuelle Verwaltung.............................................................................................57
11 Dienstleistungsbasis ................................................................................................59
4
1 Einleitung
Dieses Statuspapier zum E-Government in OWL (Ostwestfalen-Lippe) beschreibt die aktuelle Ausgangssituation und stellt die Bedarfe seitens der Kunden und Nutzer dar. Daraus werden Visionen abgeleitet und die weiteren Schritte und Realisierungsszenarien
skizziert.
E-Government ist eine Projekt, welches organisatorisch, technisch und wirtschaftlich anspruchsvoll ist. Es kann nur sinnvoll als Gemeinschaftsprojekt initiiert und betrieben werden. Große Nutzenpotentiale sind erkennbar.
Die Anforderungen an eine weitsichtige Konzeption sind Bestandteil des vorliegenden
Dokumentes. Somit stellt dieses Papier eine Informationsbasis für den daraus abzuleitenden verwaltungsübergreifenden Masterplan dar. Die Konzeption des E-Government in
OWL ist auf dieser Grundlage weiter auszubauen.
Die Bündelung der kommunalen Kräfte hat eine organisatorische und politische Dimension. Nur so kann Verwaltung dem Leitmotiv für Verwaltungsmodernisierung wirtschaftlich
gerecht werden.
Erstellt wurde dieses Dokument von Mitarbeitern der Kooperationsgemeinschaft
Koop-OWL
(Datenzentralen in Ostwestfalen-Lippe und dem Kreis Höxter).
5
2 Ausgangslage
„Unter E-Government verstehen wir die Abwicklung geschäftlicher Prozesse im
Zusammenhang mit Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und
Kommunikationstechniken über elektronische Medien. Auf Grund der technischen
Entwicklung nehmen wir an, dass diese Prozesse künftig sogar vollständig elektronisch
durchgeführt werden können.“
(Deutsche Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer)
Im Sommer 2003 lud die Koop-OWL (Zusammenschluss der Datenzentralen in Ostwestfalen-Lippe) die Chefs ihrer Mitgliedsverwaltungen nach Marienfeld (Kreis Gütersloh) ein.
Das Thema lautete „E-Government und NKF: Herausforderungen gemeinsam lösen“.
Aus der Vorlage zu der Veranstaltung war zu entnehmen:
Die Kooperationsgemeinschaft der ostwestfälischen Datenzentralen sieht es als ihre Aufgabe
an, der Verwaltungsführung, der Politik und ggf. auch der Wirtschaft (Public Private
Partnership) Möglichkeiten der Kooperation darzustellen. Das gemeinsame Ziel lautet:
Kostenteilige und effiziente „technikinduzierte Verwaltungsreform“ (KGSt) zur
Prozessunterstützung und zur Servicesteigerung.
Vorträge und Podiumsdiskussion ergaben ein deutliches Votum für die Einführung von
abgestimmten E-Government-Lösungen in OWL.
Die auf dem Podium diskutierenden Frau Landrätin Curländer (Kreis Herford), die Herren
Landräte Heuwinkel (Kreis Lippe), Krömer (Kreis Minden-Lübbecke) und Adenauer (Kreis
Gütersloh) sowie der Paderborner Bürgermeister Paus und Herr Stadtkämmerer Löseke
(Stadt Bielefeld) begrüßten die Initiative E-Government einhellig, da die synergieorientierte Koop-OWL in Verbindung mit der ‚Modellregion OWL‘ hierfür eine ideale Plattform böten.
In Deutschland gibt es bereits ca. 7000 Internet-Portale. Die Bundesrepublik Deutschland
versucht mit E-Government-Aktivitäten wie BundOnline, DeutschandOnline2005 und
MEDIA@Komm-Transfer eine deutliche Position im internationalen Ranking zu erreichen.
Das Thema E-Government ist aktuell, zeigt hohe mögliche Nutzenpotentiale und ist ein
komplexes Organisationsprojekt.
In OWL gibt es bereits diverse einzelne erfolgreiche Lösungen aus dem breiten Spektrum
des E-Government (s. Anhang). Das Ziel ist es, diese unter Berücksichtigung weitsichtiger
6
!
Perspektiven und fixierter Standards zu einer OWL-Strategie zusammenzuführen und
auszubauen.
E-Government ist ein Reformprojekt und die Fortsetzung des Konzeptes „Neues Steuerungsmodell“. Leitmotive sind die Modernisierung der Verwaltung, der Ausbau der wirtschaftsnahen Verwaltung und die Stärkung der Bürgergesellschaft. Im Mittelpunkt des
Handelns stehen Wirtschaftlichkeit und Kundennutzen.
Aus den nachfolgenden Seiten können sowohl der aktuelle Status, der differenzierte Bedarf und daraus resultierende Handlungsanweisungen entnommen werden.
Die abgeleitete Vision lautet:
!
Aufbau und Realisierung einer
gemeinsamen E-Government – Strategie für OWL
Daraus werden nachfolgend konkrete strategische und operative Arbeitsschritte aufgezeigt.
7
3 Status in der Kommunalverwaltung
Die öffentliche Verwaltung hat das Thema Kundenorientierung bereits seit einigen Jahren
in ihre Leitbilder aufgenommen. Das aktuellere Stichwort zu einem Teilaspekt daraus
heißt Multi-Channel-Management und umschreibt die Eröffnung von mehreren parallelen
Zugängen zur Verwaltung. Neben den geübten Zugängen des persönlichen Erscheinens
und dem konventionellen Schriftverkehr haben sich fernmündliche Kontakte weiter etabliert. Die Servicequalität wurde durch die Einrichtung von Bürgerbüros und den Betrieb
von Call Centern optimiert.
Die insgesamt mobilere Gesellschaft fordert auch mobile Kommunen, denn Menschen
nehmen Leistungen nicht mehr nur an ihrem Wohnort in Anspruch.
Eine wesentliche Rolle in den Diskussionen der Politik und der Verwaltung spielt auch die
Frage der Standortwahl. Alle Kommunen befinden sich in einem wachsenden Wettbewerb
in ihrer Region, in Deutschland, Europa und weltweit. Eine leistungsfähige und flexible
Verwaltung ist, so haben wissenschaftliche Untersuchungen ergeben, ein wichtiges Kriterium bei der Standortwahl von Wirtschaftsunternehmen.
In diesen Kontext ist E-Government einzuordnen. Die heute verfügbare Technik schafft
die Möglichkeit, Kommunikation und Leistungserstellung zu verbessern, sogar alternativ
zu denken.
Zunächst entsteht mit E-Government ein weiterer Zugangsweg in der bereits bestehenden
Multi-Channel-Umgebung, der dem Mobilitätsgedanken und dem Wunsch vieler Verwaltungskunden nach Unabhängigkeit von Servicezeiten Rechnung trägt. Aus der Sicht der
Bürger verbessert sich durch die Öffnung dieses Tores der Kundenservice.
Mit dem Blick der Verwaltung lassen sich daneben ebenfalls Vorteile erkennen. Via Internet zur Verfügung gestellte Dienstleistungen binden die Verwaltungskunden in den Herstellungsprozess, die Wertschöpfung der Verwaltung ein. Teile der von den Verwaltungen
zu erledigenden Aufgaben werden zum Bürger und Kunden vorverlagert. Das elektronische Tor zum Kunden öffnet den Weg zur weiteren Nutzung der dann digital zur Verfügung stehenden Daten ohne Medienbruch.
Diese Chance zur Leistungssteigerung sollte genutzt werden, zumal die interne elektronische Weiterverarbeitung bis hin zur automatisierten Abwicklung kompletter Verwaltungsvorgänge die Aufwände zur Entwicklung im E-Government rechtfertigen.
Diese Betrachtung führt zu einem Blick auf die bestehenden jeweiligen Organisationsstrukturen und letztendlich wohl nahezu alle bestehenden Geschäftsprozesse. Denkt man
E-Government verwaltungsübergreifend, so bietet die aktuell zur Verfügung stehende
Technik neue Chancen für interkommunale Zusammenarbeit. Die Vernetzung von Produktions- und Leistungsprozessen über Verwaltungsgrenzen hinweg ist realisierbar. Daraus resultieren Möglichkeiten, die von Kommunalverwaltungen zu erledigenden Aufgaben
auf der Basis entsprechender Kooperationsübereinkommen untereinander zu verteilen.
Vorstellbar ist, dass ein Antrag (wie bisher) bei der sachlich und örtlich zuständigen Gemeinde A eingereicht wird. Er wird dort entgegengenommen und hinsichtlich seiner Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft. Die eigentliche Bearbeitung erfolgt dann jedoch im
8
Auftrag der Gemeinde A durch die Gemeinde B, die in der Umgebung (Kreis, Region,
o.ä.) als Dienstleister auf dem Gebiet tätig ist. Im Gegenzug lässt die Gemeinde B andere
Aufgaben durch andere Kommunen erledigen.
Aufgaben und Prozesse lassen sich „im Raum“ neu gliedern. E-Government macht es
möglich, Verantwortung besser zu bündeln und fachliches Know-how zu konzentrieren.
Ein wichtiger Aspekt ist, dass sich (interne) Leistungsprozesse straffen lassen.
Nutzt man den Motor E-Government zum Aufbau und zum Management vernetzter Leistungsprozesse, zur Gestaltung neuer Vertriebsformen primär in der kommunalen wie in
der gesamten öffentlichen Verwaltung, lässt sich ein Teil der Handlungsfähigkeit der
Kommunen erhalten bzw. wiedergewinnen.
Der besondere Charme solcher technikgetriebenen, organisatorischen Lösungen liegt
darin, dass die Verwaltungen Qualität und Effizienz steigern können, ohne dass Bürger,
Unternehmen und Beschäftigte Orientierungsprobleme oder Qualitätseinbußen hinzunehmen haben. Der Ort der Produktion ist für den Nachfrager nicht entscheidend. Er wird
seine Verwaltung daran messen, dass er seine Leistung, sein Produkt an gewohnter Stelle bekommt. Bekannte Stellen sind Bürgerbüros, Call Center und mit steigender Tendenz
auch das Internet. Die Qualität der Dienstleistungen dürfte sich allenfalls positiv verändern.
Die KGST vertritt nachdrücklich die Auffassung, dass E-Government die immer wieder
prognostizierten Effekte für Qualität und Effizienz nur dann entfalten wird, wenn die öffentliche Verwaltung die heute unter Nutzung der Informationstechnik möglichen Formen des
veränderten Miteinanders im Raum realisiert. Dabei hat sie durchaus die kommunale
Selbstverwaltung und die Eigenständigkeit der Kommunen im Blick.
Ein weiteres Argument für den Ausbau des E-Government-Angebotes besteht in der Möglichkeit, durch Nutzung des Internet neue Chancen für die Bürgerbeteiligung zu eröffnen,
also die lokale Demokratie zu stärken. Der Bogen der Beteiligungsmöglichkeiten lässt sich
von der informellen Befragung bis hin zur formellen Beteiligung spätestens dann spannen,
wenn in Kürze die verwaltungsverfahrensrechtlichen Vorschriften die elektronische Form
zulassen. (siehe Bertelsmann Stiftung; www.begix.de).
9
4 E-Government – Ausrichtung für OWL
Die Leitziele für das E-Government in OWL lassen sich ableiten aus den strategischen
und wirtschaftlichen Zielen der Kommunen und dem konzeptionellen Ansatz der Modellregion OWL. Es gibt bislang keinen behördenübergreifenden abgestimmten Orientierungsrahmen für E-Government in OWL.
4.1
Bedarf aus der Sicht der Verwaltung
Die Koop-OWL recherchierte die aktuellen Bedarfe bei seinen kommunalen Kunden
(Kreise, Städte und Gemeinden) in OWL (Gebiet des Regierungsbezirkes Detmold).
Daraus lassen sich folgende Inhalte ableiten (s. nachfolgende Tabelle):
•
•
Realisierung der Dienste mit hohem Nutzen
Realisierung der Dienste, die einen verbesserten Service bieten
Tabelle auf der Folgeseite:
Darstellung und Priorisierung der E-Government-Bedarfe in OWL
10
11
4.1.1
Kreise in OWL und Stadt Bielefeld
In OWL gibt es die folgenden Kreise und kreisfreien Städte:
Die Kreise in OWL und die Stadt Bielefeld haben sich zu einer Kooperationsgemeinschaft
zusammengeschlossen, um gemeinsam Anforderungen für E-Government zusammenzutragen und Lösungsszenarien zu konzipieren. Es wird seitens der Verwaltungen von
„tiefgreifenden Veränderungen“ bedingt durch E-Government ausgegangen. Das Ziel sind
durchgängige elektronische Geschäftsprozesse und die Optimierung des Verwaltungshandelns.
Kundenzufriedenheit und Wirtschaftlichkeit stehen für die OWL-Kreise als oberste Maxime. Weitere Ziele lauten: Mitarbeiterzufriedenheit, Private-Public-Partnership, Imagegewinn und Partizipation.
Die Vision der interkommunalen Zusammenarbeit soll Berücksichtigung finden.
An die Lösung werden u.a. folgende Anforderungen gestellt:
•
•
•
•
•
•
•
•
Eine moderne, homogene und investitionssichere Infrastruktur
Automatisierung administrativer Tätigkeiten
Homogenisierung der bestehenden IT-Landschaft
Vermeidung von Insellösungen
Schrittweiser Ausbau
Neue Zugangsmöglichkeiten für Bürger
Einheitliche, ergonomische Arbeitsplattformen für alle Mitarbeiter
Personalentwicklungsmaßnahmen
12
„Ziel ist es, unter Beachtung noch zu definierender Standards,
die jeweiligen
Verwaltungsprozesse allgemeingültig zu optimieren, medienbruchfrei abzubilden,
Automatisierungen vorzunehmen und eine vorgangsgestützte Sachbearbeitung zu erreichen.
Dabei sind Gesichtspunkte wie Übertragbarkeit der Projektergebnisse und Arbeitsteilung zu
prüfen.“
(Auszug aus dem Verfahrensablauf Projektarbeit der Kreise)
Es handelt sich um folgende neun Teilprojekte (in der in Kap. 4.1; Bedarfe dargestellten
Tabelle mit „k“ gekennzeichnet):
1. BAföG
2. Baugenehmigung
3. Elektronische Einkaufsgemeinschaften / E-Vergabe
4. Einwohnerwesen (EWO)
5. Formularwesen
6. Interne Arbeitsabläufe
7. Geographische Informationssysteme (GIS / KRIS)
8. (Facility Management FM)
Æ nicht mehr Bestandteil des Gesamtprojektes
9. Straßenverkehrsangelegenheiten
Diese Themen sind jeweils speziellen Verwaltungen verantwortlich zugeordnet. Zur Zeit
erfolgt die IST-Analyse. Die Koop-OWL begleitet und unterstützt die Teilprojekte aus ITund Prozesssicht. Deutliches Ziel der Kreise und der kreisfreien Stadt als auch der KoopOWL ist die Einbeziehung der Städte und Gemeinden bei der Bedarfsermittlung, der Konzeption und der Realisierung.
13
!
4.1.2
Städte und Gemeinden
Die Struktur der Städte und Gemeinden in OWL sieht wie folgt aus:
Aus der Bedarfsrecherche bei den Städten und Gemeinden in OWL ergaben sich im Wesentlichen folgende Faktoren und Anforderungen:
• E-Government ist unausweichlich
• Der Nutzen des E-Government wird als hoch eingeschätzt
- Stärkung der Leistungsfähigkeit
- Reduktion der Bürokratie und Senkung der Kosten
- Hoher Nutzen bei G2G (Austausch zwischen Verwaltung – Verwaltung)
- Wirtschaftsnahe Verwaltung und Unterstützung der Wirtschaftsförderung
(Stärkung der wirtschaftlichen Entwicklung)
- Erhöhung des Serviceangebotes der Verwaltung
• Prozessoptimierung als primäres Ziel
• Zusammenarbeit ist erforderlich
- Gemeinsame Leitbildentwicklung
- Vermeidung von zu großem Individualaufwand
• Unterstützung und Chance durch Modellregion OWL
Einzelne sehr innovative Lösungen wurden bereits durch die Städte in der Region realisiert. Die Kommunen haben ein sehr großes Interesse, diese Lösungen weiter auszubauen. Beispielhaft seien hier folgende Projekte genannt:
• Mitwirkung an diversen Projekten mit dem Städte- und Gemeindebund NRW
• Nutzung von Microsoft- Lösungen (Starter Kit)
• Angebote der virtuellen Verwaltung auf der jeweiligen Homepage
14
Die große Herausforderung ist die Koordination der Bedarfe und die Lösungsabstimmung
im Umfeld der 70 Verwaltungen.
4.2
Bedarf aus der Sicht der Wirtschaft
Die Interessen der Wirtschaft am E-Government sind groß. Hier stehen Faktoren wie
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Wirtschaftsförderung
Elektronische Bezahlfunktionen
Verfügbarkeit von Planungs- und Katasterdaten
Elektronische Marktplätze
„schlanke und transparente“ Prozesse in der Verwaltung
Bürokratieabbau
Formularservice, Ausschreibungsunterlagen
Effizienzgewinne durch Reduktion von Behördengängen
Unterstützung und Transparenz bei Genehmigungsverfahren
Behördenwegweiser
im Vordergrund. Die potentiellen Kunden sind zum Beispiel:
•
•
•
•
•
•
KFZ- Händler
ÖbVI (Öffentlich bestellte Vermessungsingenieure)
Notare
Planungsbüros
Immobilienunternehmen
u.a.
Die IHK Lippe zu Detmold führt einen Arbeitskreis Telekommunikation, der sich mit dem
Thema E-Government auseinandergesetzt hat und entsprechende Anforderungen fixierte
(siehe Tabelle; Kapitel 4.1; Bedarfe).
Mit der Optimierung der Geschäftsprozesse auf der Seite der Verwaltungen geht gleichzeitig auch der Wunsch der Wirtschaft einher, ebenfalls die Prozesse weiter zu digitalisieren und die Schnittstellen zur Verwaltung kostensparender zu ermöglichen. Bei den
klassischen Behördenkontakten der Wirtschaft (Arbeitsamt, Sozialkasse, Finanzverwaltung, Umweltamt u.a.) sieht diese große Einsparpotentiale und Entlastungen.
15
!
5 Organisatorische Aspekte
Die Datenzentralen in OWL haben sich zu der Kooperationsgemeinschaft Koop-OWL zusammengeschlossen, um durch Synergie (Arbeits- und Kostenteilung) ihren Kunden einen zeitgemäßen und ganzheitlichen Service zu ermöglichen. Das Servicespektrum :
• Kaufmännische, technische und Verwaltungsapplikationen
• Analyse, Konzeption, Realisierung
• Bereitstellung und Betrieb
Durch die Bündelung von Verwaltungswissen, IT-Know-how und regionalem Bezug stellen die kommunalen Datenzentralen einen idealen IT-Partner in OWL dar.
Nachfolgend die Kennzahlen der Koop-OWL-Partner:
16
Neben den Mitarbeitern der Datenzentralen haben speziell die Kreisverwaltungen und
einige Städte eigene IT-Abteilungen, deren Ressourcen in die Gesamtstrategie einzubeziehen ist.
Aus der Sicht der Kunden der Koop-OWL sind Prozessoptimierung und Verwaltungsreform die aktuellen zentralen Herausforderungen. Die Notwendigkeit von „Neuer Erreichbarkeit“ (Menschen, Informationen, Prozesse) setzen die professionelle Vernetzung der
Verwaltung voraus.
Die angestrebte und zum Teil schon praktizierte Aufgabenteilung (Competence Center)
hat die Ziele der Kostensenkung und der deutliche Ausbau der Professionalität.
5.1
Verwaltungsprozessoptimierung
Die Reform der Verwaltungsprozesse soll sowohl neue Informations- und Serviceknoten
bieten als auch Medienbrüche und Bearbeitungszeiten reduzieren.
„Ganzheitlichkeit statt Patchwork: Eine wesentliche Ressource für mehr Bürgerengagement
bilden themenorientierte Online- Communities, die sich über Gemeindegrenzen hinweg
bilden“.
(E-Democracy und bürgerfreundliches Engagement; Franz-Reinhard Habbel).
Das Zusammenwirken von Strategie, Organisation, Service und Technologie soll Problemlöser, Wachstumstreiber und Entbürokratisierer sein.
Verwaltungsprozessoptimierung ist der wesentliche Motor für E-Government.
Verdeutlicht wird dieser Zusammenhang in einer Graphik aus einer Publikation im Internet
unter www.staat-modern.de (Modernes Verwaltungsmanagement).
17
!
5.2
Phasenmodell und Modularität
Bedingt durch die organisatorische, technische und wirtschaftliche Komplexität als auch
durch die Notwendigkeit einer abgestimmten OWL - Vorgehensweise ist der Aufbau von
E-Government nur in vertretbaren Ausbaustufen möglich.
Durch ein technisches Baukastensystem soll Modularität und Aufwärtskompatibilität sichergestellt werden.
5.3
Ressourcen und Aufgabenteilung
E-Government kostet Zeit und Geld. Ab einer angemessenen Projektgröße ergeben diese
Investitionen einen hohen Nutzen für alle Beteiligten. Eine sinnvolle Organisationsbasis
bietet die Region OWL (Kommunen im Regierungsbezirk Detmold und Koop-OWL). Eine
wesentliche Herausforderung an das Projekt ist die organisatorische Koordination.
Alle Verwaltungen befinden sich aus Kosten- und Kundenorientierung im stetigen Prozess
der „technikinduzierten Verwaltungsreform“ (KGSt). Diese Aktivitäten und deren Ressourcen sind zu bündeln.
Ressourcen stehen für das Projekt nicht unmittelbar zur Verfügung. Jede Kommune
hat ggf. einen Etat für innovative Themen und die Verpflichtung, einen angemessenen
und wirtschaftlichen Grad an Service seinen Kunden anzubieten. Die Herausforderung
besteht in folgendem:
• Bündelung der Ressourcen
- Personal
- Qualifizierung
- Finanzen
- Abgestimmte Beschaffungsprozesse
- Aufbau von Competence Centern
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• Nutzung bereits verfügbarer Module und Lösungen; speziell:
- DeutschlandOnline, BundOnline
- Media@Komm-Transfer
- Städte- und Gemeindebund
- Ggf. aus EU: IDA, European Interoperability Framework
• Abstimmung und Koordination
- Konzeption und Realisierung
- Werbung für das Thema E-Government (Marketing)
- Fixierung von Verantwortlichkeiten
• Weiterer Ausbau der Interessensgemeinschaft
- Beispielsweise Möglichkeit der Einbeziehung der citeq
(Datenzentrale in Münster / Münsterland)
- Verfolgung der Aktivitäten innerhalb der KDN und AKD
Die Notwendigkeit eines Gemeinschaftsprojektes (in sinnvoller Größe) ist unumstrittene
Voraussetzung für E-Government in OWL.
„Der Ausbau bedarf einer zentralen Planung und Steuerung, um eine
verwaltungsübergreifende Standardisierung der Verfahren und Abläufe zu erreichen. Hierzu
ist es notwendig, behördenübergreifende technische Lösungen zu entwickeln, die
untereinander kompatibel sind.“
(Friedrichs, Hart, Schmidt; E-Government, effizient verwalten – demokratisch regieren;
Verlag Bertelsmann Stiftung, 2002)
5.4
Information und Kommunikation
Deutschland befindet sich im Zeitalter der Informations- und Kommunikationsgesellschaft.
Noch nie gab es so viele technische Unterstützungsmöglichkeiten und trotzdem fühlen
sich viele Menschen unverstanden, uninformiert und verwenden große Ressourcen, um
die richtige Information zur richtigen Zeit zur Verfügung zu haben.
Information und Kommunikation ist in Richtung der Kunden Motor des Projektes EGovernment und gleichzeitig größtes Risikopotential bei den internen Strukturen.
Entsprechende Infrastrukturen und Medien für den Austausch sind zwingend (siehe Kap.
8.5.1; Organisation).
Zur Kommunikation gehört ebenfalls das Begeistern für das Projekt und die Vision einer
OWL-Lösung innerhalb der Verwaltungen. Verwaltung selber ist größter Nutzer des EGovernments. Verwaltungsprozesse ändern sich, Strukturen sind anzupassen und daher
ist eine differenzierte Auseinandersetzung mit dem Thema unausweichlich (Change Management).
Die systematische Beobachtung konkurrierender und begleitender E-GovernmentProjekte und der Transfer der Erfahrungen in die Region OWL ist ein weiterer wichtiger
Baustein der E-Government-Strategie in OWL.
19
6 Technische Infrastruktur
Die technologische Basis ist das Fundament für eine ausbaufähige, zukunftssichere und
übertragbare Lösung. Insellösungen sind zu vermeiden.
6.1
Aktuelle Rahmenbedingungen
6.1.1 IT- Infrastruktur
Die Datenzentralen in OWL sind in der guten Situation, über eine hochverfügbare Infrastruktur zum sicheren Betrieb der für E-Government benötigten Technik und eine leistungsstarke Leitungsinfrastruktur (Richtfunk 150 MB) zu verfügen.
Als weiterer Ausbau der Leitungsinfrastruktur zu den Kunden (Kreise, Städte und Gemeinden) existieren mindestens 2 MB-Leitungen.
20
6.1.2
Basis-Software
Nachfolgend eine Zusammenstellung ausgewählter verfügbarer (für E-Government relevanter) IT-Basiskomponenten der Datenzentralen der Koop-OWL. In Einzelfällen sind
weitere Produkte bei den kommunalen Kunden möglich.
*) Die Datenzentralen der KDN haben sich für die Anwendung der Governikus-Software
entschieden und eine entsprechende Erklärung innerhalb der KDN definiert. Durch Verträge des Landes NRW besteht die kostenfrei Nutzung des Governikus bis Ende 2005.
Ebenso hat das KRZ aus dem Umfeld der AKD eine deutliche Position für die Software
Governikus fixiert und steht künftig als Implementierungspartner zur Verfügung.
21
6.1.3
Einzelne Fachverfahren
Nachfolgend eine Zusammenstellung ausgewählter verfügbarer (für E-Government relevanter) IT-Fachverfahren der Datenzentralen der Koop-OWL. In Einzelfällen sind weitere
Produkte bei den kommunalen Kunden möglich.
Die Tabelle zeigt die aktuelle Heterogenität in der Landschaft der kommunalen ITApplikationen. Hier wird Optimierungspotential gesehen indem mittel- bis langfristig die
Vielzahl der Lösungen reduziert wird.
6.1.4
Umfeldsituation
Die Bundesregierung und das Land NRW treiben E-Government mit großen finanziellen
Mitteln voran. Die Ergebnisse sind für Kommunen in Teilen nutzbar. So sind die Rahmenbedingungen bezüglich der digitalen Signatur und der virtuellen Poststelle über das
22
Produkt Governikus bereits zugunsten der Kommunen definiert (Wartungs- und Pflegeverträge für die Kommunen kostenfrei bis Ende 2005).
Die Dienste, die bereits verfügbar sind, sollten in das OWL-Projekt integriert werden.
Der sinnvolle Einsatz von Diensten aus dem Bereich von BundOnline2005 (s. Abbildung
unten; Auszug aus www.bund.de ) wird bedarfsorientiert erwogen.
23
Bei BundOnline2005 sind bereits 261 der 449 Dienstleistungen der Bundesverwaltung
online. Das Projekt soll bis 2005 abgeschlossen sein. Für OWL ist neben einzelnen technischen Ansätzen (z.B. Datensicherheit) vor allem auch die Organisationsstruktur (Kompetenzzentren, zentrale Koordination) modifiziert übertragbar.
6.2
IT- Standards
Die bereits für E-Government definierten Standards sind unausweichliche Mindestkriterien
und stellen den technischen Orientierungsrahmen dar. Dazu gehören u.a.:
• SAGA (Standards und Architekturen in E-Government Anwendungen)
- Festlegung von technischen Normen, Standard und Architekturen
- Prozessmodellierung
- Datenmodellierung
- Entwicklung von Basiskomponenten
• OSCI (Online Services Computer Interfaces)
• X-Meld für den Datenaustausch zwischen Meldebehörden (sowie X-Bau, X- ...)
Das E-Government-Handbuch des BSI gibt hier sinnvolle Hinweise (s. www.bsi.de).
Die open source -Entwicklungen sind kein Widerspruch zu Lösungen vom Markt sondern
können eine sinnvolle Ergänzung für kostenbewusstes E-Government darstellen. EBusiness wird z.B. seitens Arvato Systems (IT- Dienstleister aus dem BertelsmannKonzern) umfangreich auf Basis von open source entwickelt.
6.3
Architektur des E-Government
Der Aufbau eines interkommunalen E-Governments setzt eine angemessene ITArchitektur sowie professionelle Strukturen für den Betrieb und den Support voraus. Dazu
gehören u.a.:
• Interkommunale E-Government-Dienstearchitektur
• Komponenten
- E-Payment
- E-Signatur
- E-Procurement
- E-Learning
- GIS
- Workflow-Komponenten
• Portal und Backoffice-Infrastruktur
- Differenzierung von Benutzergruppen
- (Wirtschaft / Verwaltung / Politik / Bürger)
- Berechtigungskonzept
- Single Sign-On
- Mandantenfähigkeit, Modularität
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Differenziert wird in drei Kategorien:
• Module zur „Information“
- CMS
- Formulare
- Linkverwaltung
• Module zur „Kommunikation“
- Chat
- Foren
• Module zur „Transaktion“
- Shop-Funktionen
- Payment
- Komponenten zur Fachverfahrens-Integration (ggf. ASP)
Transparente, verteilte und integrierte Dienstenutzung ist über ein Portal sinnvoll. Dieses
kann sich ggf. auch auf die Integration und Bereitstellung von Diensten für lokale Internetauftritte anbieten.
Die Zielsetzung und die Aspekte der Integration stehen dabei ganz in Vordergrund:
• Integration der vorhanden, unterschiedlichen, in OWL im Einsatz befindlichen CMSSysteme (Information und Kommunikation im www)
• Integration des bereits bei einigen Kommunen im Einsatz befindlichen Microsoft
Starter Kits
• Aufbau der Infrastruktur zur digitalen Signatur (Governikus)
• Integrationsfähigkeit und Interoperabilität der vielfältigen Fachapplikationen (z.B.
Realisierung von „Lebenslagen“)
• Integration, Abbildung, Modellierung und Unterstützung der Prozesse (B2G, G2G,
C2G, E2G)
Nachfolgend eine Abbildung zur möglichen Architektur des E-Government mit entsprechender Infrastruktur und Querschnittsmodulen, die die Fachanwendungen unterstützen.
25
Die Vision des E-Government in OWL ist in nachfolgendem Schaubild verdeutlicht. Unter
Berücksichtigung der bereits verfügbaren Internet-Präsenz fast aller Kommunen (links im
Bild) und den bereits im Einsatz befindlichen Fachverfahren (rechts im Bild), ist eine ITInfrastruktur (Bildmitte) einzubringen, die entsprechende E-Government-Services ermöglicht (Bild-Quelle: City&Bits + Fraunhofer Focus; Marco Brunzel, Dr. Michael Tschichholz).
Daraus folgt eine Differenzierung in drei Ebenen:
26
!
7 Realisierungsszenarien
Der Aufbau des E-Government in OWL kann in unterschiedlicher Form erfolgen. Die seitens der Kunden und der Koop-OWL abgestimmten Ziele können operationalisiert werden
und sollen einen schnellen Nutzen aufweisen.
7.1
Alternative Vorgehensweisen
Folgende Szenarien sind denkbar:
• Der sicherlich einfachste Weg ist, das Thema E-Government unberührt zu lassen.
Hier würde der Druck der Kunden der Kommunen irgendwann so groß werden, dass
Individuallösungen die Folge wären. Der künftig erforderlich werdende Umgang mit
der digitalen Signatur und die nachgewiesene Wirtschaftlichkeit von ITUnterstützung bei ausgewählten kommunalen Prozessen würden vereinzelten Aktionismus hervorbringen und teuere Individuelllösungen verursachen. Daher scheidet
dieses Szenario aus.
• Bereits heute verfügen wir in OWL über eine Vielzahl von Web-basierten Services.
Diese werden aus den unterschiedlichsten Gründen (Nutzen, Image, Wettbewerb)
weitergeführt (individuelle verwaltungsspezifische Alleingänge). Aus volkswirtschaftlicher Sicht ist der minimale Anspruch, diese Lösungen zu kommunizieren und in
Einzelfällen (soweit übertragbar) ebenfalls weitergehend zur Anwendung zu bringen.
In der Summe ein sicherlich eher kostenintensives Szenario.
• Der aktuelle Anlass zur intensiven Kommunikation und gemeinsamen Konzeption ist
mit dem Ziel verknüpft, Kosten und Zeit zu sparen. Der Ansatz in OWL eine gemeinsame Lösung zu schaffen ist fixiert, allerdings noch nicht durchgängig praktiziert. Interkommunales E-Government ist unumstritten der sinnvolle Weg.
Zur Realisierung eines interkommunalen E-Government gibt es verschiedene Vorgehensmodelle, die auch in einer sinnvollen Kombination zur Anwendung kommen können:
MAKE:
• Koop-OWL erstellt eigene E-Government-Lösungen auf der Basis der verfügbaren
Fachapplikationen.
BUY
• Koop-OWL beschafft Lösungen vom Markt.
RENT
• Koop-OWL definiert die Leistung gemeinsam mit dem Nutzer und überträgt diese
einem Dienstleister (Outsourcing) oder mietet /least die erforderliche Infrastruktur.
Bei allen drei Varianten steht der Ansatz einer gemeinsamen möglichst wirtschaftlichen
Strategie im Vordergrund.
27
!
7.2
Betreibermodelle
E-Government ist primär eine organisatorische Herausforderung. Die Koop-OWL ist eine
ideale Voraussetzung, um entsprechende Rahmenbedingungen zu definieren und die
benötigten Produkte und Services vorzuhalten. Dabei sind das über Jahrzehnte aufgebaute Know-how der IT, der kommunalen Aufgaben und Strukturen sowie die nicht gewinnorientierte Arbeitsweise der Organisationen sehr gute Ausgangsbedingungen.
Die jetzige Organisationsform der Koop-OWL ist sicherlich zu überdenken und auszubauen (siehe Kap 8.5.1; Organisation). Möglichkeiten der Einbeziehung und Mitgestaltung
privater Gesellschaften (Public Private Partnership – PPP) ist ein mögliches sinnvolles
Szenario.
Die relevanten Akteure müssen identifiziert und mit abgestimmten Teilaufgaben versehen
werden.
Der Aufbau eines sinnvollen Betreibermodells ist eine zentrale kurzfristig einzuleitende
Aufgabe.
7.3
Kosten- und Nutzenbetrachtung
Es gibt bereits unterschiedliche Untersuchungen zur Abschätzung des Return on Invest
(ROI). Der Kreis Gütersloh hat zum Beispiel die Prozesse um das BAföG untersucht und
Lösungen auf der Basis von E-Government-Technologien gegenübergestellt. Aufgrund
der deutlichen Fehlerreduktion, der technischen Prüfung von Plausibilitäten und Vollständigkeit der Anträge ist alleine im Bereich BAföG schon ein Nutzen der Investition nachweisbar. Die Bundesregierung hat ebenfalls das Ziel, einen Grossteil seiner Services über
das Internet anzubieten, um Kosten zu senken und den Service zu erhöhen. Konzepte
aus den Projekten BundOnline2005 und DeutschlandOnline können übernommen werden.
Kommerzielle Anbieter von Dienstleistungen (E-Services) im Internet beweisen den Nutzen und die Kundenfreundlichkeit.
Den höchsten Nutzen erwarten Verwaltungen bei internen Kommunikations- und Datenströmen (Meldungen an Landesbehörden, Bezirksregierung, Beteiligungsprozesse, Mitarbeiterportale). Nutzen ist im Bereich der Organisation zu sehen und ist mittel- bis
langfristig zu kalkulieren.
7.4
Rechtliche Rahmenbedingungen
Derzeit lassen einzelne Rechtsvorschriften aufgrund ihrer spezifischen Regelungen EGovernment Lösungen nicht uneingeschränkt zu. Initiativen auf Bundes- und Landesebene beschäftigen sich mit der Novellierung der gesetzlichen Grundlagen in verschiedenen
Bereichen.
28
Mit der Verabschiedung des Signaturgesetzes ist bereits eine wichtige Grundlage für die
Einführung elektronischer Bürgerdienste geschaffen worden. Ein umfassendes EGovernment-Angebot ist also realisierbar, wenn ein sicheres Signaturverfahren nach diesem Signaturgesetz (qualifizierte Signatur mit akkreditiertem Trust Center) zur Verfügung
steht, das für den rechtssicheren Austausch von elektronischen Dokumenten geeignet ist
und leicht in E-Government-Lösungen integriert werden kann. Allerdings muss die Interoperabilität mit dem Bund, anderen Bundesländern und dem kommunalen Bereich gewährleistet sein.
Die Einführung elektronischer Bürgerdienste hängt weiterhin wesentlich von der Ausgestaltung des Verwaltungsverfahrensrechts ab. Das Verwaltungsverfahren ist in NordrheinWestfalen allgemein geregelt im Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land NordrheinWestfalen (VwVfG NRW). Die Anpassung des Verwaltungsverfahrensgesetzes und zahlreicher Fachgesetze des Landes werden zur Zeit vorbereitet.
Darüber hinaus wirkt sich die Einführung von E-Government z. B. auch auf das Privatrecht und datenschutzrechtliche Regelungen aus. E-Government-Verfahren werden
schließlich nur dann Akzeptanz finden, wenn sichergestellt ist, dass die Authentizität, Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit gewährleistet ist. Öffentliche Stellen sind daher
verpflichtet, dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende Maßnahmen zur Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit zu treffen.
Zu berücksichtigen sind auch die umfassenden Mitbestimmungsrechte der Interessenvertretungen bei der Einführung von E-Government nach dem Personalvertretungsgesetz
und die Bedürfnisse von Personen mit Behinderungen bei der Gestaltung von OnlineAngeboten (Barrierefreies E-Government).
Seit dem Frühjahr 2004 gilt für die Modellregion OWL das Gesetz zum Bürokratieabbau
(Bürokratieabbaugesetz OWL vom 16.03.2004). Durch die Modellklausel soll über einen
Zeitraum von drei Jahren
„unternehmerisches Handeln erleichtert, Existenzgründungen
wirtschaftliche Entwicklung voran getrieben werden“.
gefördert
und
die
Die konkreten Ansätze und Lösungsmöglichkeiten mittels E-Government sind gemeinsam
mit der OWL Marketing GmbH zu fixieren. Hier besteht großes beiderseitiges Interesse an
einer engen Zusammenarbeit.
Der Datenschutz (Bundes- und Landesdatenschutz) und die Datensicherheit sind besonders zu berücksichtigen (speziell auch personenbezogener Datenschutz).
www.bundesdatenschutz.de
www.bsi.de
www.lfd.nrw.de
29
7.5
Hemmnisse und Risikopotentiale
Das Ziel einer E-Government-OWL-Lösung ist sinnvoll aber auch hoch. Die primären potentiellen Hemmnisse und Risikopotentiale liegen in folgenden Faktoren:
• Mangelnde Kooperationsbereitschaft bei gleichzeitig garantierter Organisationshoheit jeder einzelnen Kommune
• profilierungsorientierte Alleingänge, keine flächendeckende Nutzung und dadurch
Verzicht auf Einsparmöglichkeiten
• Mangelnde Projektdefinitionen / unklare Zuständigkeiten und Ziele
• Fehlende Bereitschaft zur Erstinvestitionen
• Fehlendes Personal
• Unzureichende Information und Kommunikation
30
8 Handlungsempfehlung
8.1
Projektempfehlung
Die Notwendigkeit und der Nutzen von E-Government sind unumstritten. Für die Region
OWL sind der Ausbau und der weitere Aufbau des Themas bereits mehrfach gefordert.
Einzelne Kommunen haben erste Lösungen implementiert.
Aus dem ermittelten Bedarf bei den Verwaltungen und den möglichen Rahmenbedingungen ergibt sich folgende Projektempfehlung:
• Die Verwaltungsprozesse sind technikunterstützt durch E-Government zu optimieren.
• Dem Projekt angemessene Organisations- und Kommunikationsstrukturen sind einzurichten.
• E-Government ist koordiniert und verwaltungsübergreifend aufzubauen.
• Die Wirkung und der Nutzen der Lösung sind differenziert mit der technischen
Machbarkeit und dem erforderlichen Aufwand abzugleichen.
• Die erforderliche technische Infrastruktur ist seitens der Koop-OWL übergreifend
aufzubauen und zu implementieren.
8.2
Partner-Evaluation
Erfolgreiches E-Government ist das sinnvolle Zusammenwirken verschiedenster Disziplinen. In Deutschland werden zur Zeit diverse Projekte ähnlicher Größenordnung realisiert.
Für OWL ist es wichtig, gezielt Kompetenz und Produkte einzukaufen, um wirtschaftlich
das Ziel zu erreichen. Lösungsanbieter aus folgenden Bereichen sind zu evaluieren:
• Portale
• Basisdienste
• Querschnittsmodule
• Schnittstellen zu Fachverfahren
• Konzeptionelle Begleitung und Qualitätssicherung
• Unterstützung bei der Modellierung und Reorganisation der Geschäftsprozesse
• Support und Callcenter
31
Die Einbindung Externer und die Nutzung deren Kompetenz ist unumgänglich, um Kosten
und Zeit (eigene Ressourcen) zu sparen und das Erfahrungspotential aus Vergleichsprojekten kurzfristig aufzunehmen.
Public Private Partnership als Variante zur Kostenteilung und Risikominimierung (win-win
Situation) ist noch zu erwägen; siehe dazu www.begix.de (Studie der Bertelsmann Stiftung).
Zu den Partnern auf kommunaler Ebene gehören die nachfolgen dargestellten Institutionen.
8.3
Startphase
Ein Projekt in der hier beschriebenen Größenordnung bedarf weitsichtiger Konzeption.
Um trotzdem in einem frühen Stadium Erfahrungen sammeln zu können, einen frühen
Nutzen aufzeigen zu können und alle Beteiligten zu motivieren, sind erste praktische Einsätze wichtig. So werden bereits zum jetzigen Zeitpunkt z. Bsp. folgende E-GovernmentLösungen genutzt und weiter optimiert.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Weiterer Einsatz des Microsoft Starter Kits
Digitale Bauakte
Bezahlfunktionen im Straßenverkehrsamt (E-Payment)
Wunschkennzeichen
Behördenwegweiser
Ratsinformationssystem
Wahlunterstützung
E-Procurement (Beschaffung)
Formularservice
32
Im weiteren Ausbau werden Themen ausgewählt, die digitalisierbare Massenprozesse mit
einem hohen Nutzen darstellen. Zum Beispiel:
•
•
•
•
Gewerberegisterauskunft
Melderegisterauskunft
Personenstandswesen
Themen der wirtschaftsnahen Verwaltung
Dabei erfolgt die Orientierung an „Best-Practice“–Beispielen, der Übertragbarkeit auf weitere OWL-Kommunen und an der Integrationsfähigkeit in die Gesamtkonzeption.
Ein wesentlicher Bestandteil der Startphase ist die Ist-Analyse auf der Seite der OWLKreise und der Stadt Bielefeld. In diesem Zusammenhang werden wichtige Erkenntnisse
für den weiteren Ausbau der E-Government-Infrastruktur in OWL gewonnen.
Eine Herausforderung für die Kreise, die kreisfreie Stadt Bielefeld und die Koop-OWL ist
die Sicherstellung der Einbeziehung und Interessenberücksichtigung der 70 Städte und
Gemeinden in diesen Prozess.
8.4
Marketingkonzept
Die Maßnahmen des E-Governments orientieren sich an dem Nutzen für seine Kunden.
Wichtig ist, dass die Vielzahl der potentiellen Kunden die Möglichkeiten des EGovernments kennen und nutzen. Dazu ist es erforderlich, die Lösungen und den damit
verbunden Vorteil für die potentiellen Beteiligten zu kommunizieren. Entsprechende Erfahrungen wurden sowohl in den skandinavischen Ländern gemacht, in denen EGovernment einen hohen Verbreitungsgrad hat als auch im Projekt DeutschandOnline
und BundOnline2005.
33
!
Der Erfolg hängt wesentlich ab von der Akzeptanz, dem Vertrauen und dem Wissen bezüglich verfügbarer Lösungen (Marktsuche und Markterschließung).
Folgende Maßnahmen sind erforderlich:
• Definition der Zielgruppe (Bsp.: Verwaltung, Wirtschaft, Politik, Bürger)
• Ziele, Success-Storys, Ausbaustufen und Nutzen kommunizieren
- Sicherstellung der Aktualität und des Inhaltes von www.koop-owl.net. (erste Ergebnisse stehen bereits zur Verfügung).
- Homepage der Kommunen und Datenzentralen
- Presse
- Fachvorträge und Mitwirkung bei Diskussionsforen
- Kontakte zur Politik, Wirtschaft und IHK
• Zusammenwirken und Synergie mit der OWL-Marketing GmbH
• Einbeziehung der Verwaltungsspitze
• Nutzung der Außenwirkung des Projektes für das Image der Kommunen und der
Datenzentralen
• Aufbau von Newslettern
Auf diese Weise lassen sich auch weitere Beteiligungen (Kostenteilung) ermöglichen und
die Serviceorientierung leben !
8.5
Aufgaben und Maßnahmen
Aus der Situation und dem Bedarf in OWL lassen sich die nachfolgend beschriebenen
Maßnahmen ableiten.
34
8.5.1
Organisation
E-Government ist primär ein organisatorisches Thema. Folgende Maßnahmen sind erforderlich:
• Ableitung eines pragmatischen OWL-Masterplanes aus diesem Papier
- Ausbaustufen und Phasen
• Planung und Prüfung einer verbindlichen Rechtsform der Koop-OWL
- Definition der Ziele
- Konkrete Aufgabenteilung in Competence Center (CC)
- Zentrales Projektmanagement
- Neuordnung der regionalen IT
• Aufbau des Projektmanagements
Die Basiskomponenten des Projektmanagements sind in angemessener Form zu
strukturieren:
- Definition der Ziele und der Leistungen
- Definition einer wirksamen Projektorganisation und Projektsteuerung
- Transparenz bezüglich der Kosten
- Fixierung eines Phasenmodells und definierter Termine
• Fixierung einer verbindlichen Organisations- und Kommunikationsstruktur in dem
Zusammenwirken folgender Organisationseinheiten:
- Datenzentralen und IT des Kreises Höxter (Koop-OWL)
- Kreise in OWL (Lenkungsgruppe mit zur Zeit 8 Teilprojekten)
- Städte und Gemeinden
- OWL Marketing GmbH
- ggf. IHK
- ggf. externe Partner
Die Kreise und die kreisfreie Stadt Bielefeld erwarten eine enge interne Abstimmung der Projektmitglieder der Koop-OWL, die als IT-Berater in den
Teilprojekten mitwirken. Die Inhalte sind zu synchronisieren und bezüglich
der technischen Machbarkeit und Übertragbarkeit abzustimmen. Die Kommunikation zwischen den Datenzentralen ist eine existenzielle Dienstleistungskomponente.
Aufgrund der Vielzahl der Städte und Gemeinden in OWL (ca. 70) hat auch
der Dialog zu diesem besonders wichtigen Kundenkreis eine enorm große
Bedeutung (Ermittlung der Bedarfe und Konzeption der Lösungen).
In diesem Sinne ist eine Informations-, Berichts- und Dokumentationspflicht
unausweichlich. Ziel ist es auch, auf diese Weise Doppelentwicklungen zu
vermeiden.
Da in Deutschland diverse nützliche E-Government-Projekte (Bsp.
MEDIA@Komm-Transfer) initiiert sind, ist die Kommunikation und der Austausch aus dem Gesichtspunkt des Know-how-Transfers ebenso relevant.
35
!
Die OWL Marketing GmbH ist aufgrund ihrer Themen wie Verwaltungsmodernisierung, Bürokratieabbau und wirtschaftsnahe Verwaltung ein wichtiger Kommunikationspartner.
(siehe Kap. 5.4; Information und Kommunikation und
Kap. 8.4; Marketingkonzept)
• Aufbau eines E-Government-Betreibermodells (ggf. unter Beteiligung externer ITDienstleister)
(siehe Kap. 7; Realisierungsszenarien und
Kap. 8.2; Partner-Evaluation)
• Aufbau und Vernetzung von Kompetenz
- Prozess-Know-how
Geschäftsprozesse sind das wesentliche Verbesserungspotential im EGovernment. Die Qualität der Analyse, der Verbesserung (SollProzesse) und der Dokumentation sind entscheidend für den Projekterfolg.
- Komponenten-Know-how (Digitale Signatur, Payment, Procurement etc.)
• Aufbau der Marketing- Aktivitäten (unterschiedliche Zielgruppen);
(s. Kap. 8.4; Marketingkonzept)
• Definition von Arbeitspakten für Unterstützungsdienstleistungen des Consulting
- Mitgestaltung übergreifender E-Government-Infrastrukturen
- Integration von EU- und Deutschlandweiten Lösungen / z.B. RISER
- Berücksichtigung von Standards
- Coaching bei wesentlichen Entscheidungsprozessen
36
8.5.2
Technik
E-Government zeichnet sich aus durch teilweise hohe technische Komplexität. Folgende
Maßnahmen sind erforderlich (alle zusammen als Bestandteile für einen E-GovernmentMasterplan für OWL; IT-Strategie und E-Government-Strategie können bei der voraussichtlichen Entwicklung von E-Government nicht getrennt voneinander gesehen werden):
• Aufbau einer IT- Strategie OWL
- Reduktion der IT-Vielfalt, Systemkonsolidierung
- Abgestimmter Ausbau der Querschnittsmodule
- Systemauswahl und Beschaffung
- Homogenisierung der Backend-Verfahren
- Abstimmung der IT gemäß Vorgabe der Lenkungsgruppe der Kreise
• Konzeption der E-Government Gesamtarchitektur
- Verteiler Diensteservice
- Identifikation der Basisdienste
- Evaluation einer einheitlichen Portaltechnik u. E-Government Plattform
- Integration der digitalen Signatur
- Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit
- Netzinfrastruktur
- u.a.
Die OWL-Kreise und die kreisfreie Stadt Bielefeld haben die Erwartung,
dass sich Koop-OWL aktiv um den Ausbau und die Vereinheitlichung der
IT-Infrastruktur kümmern soll. Dieser Auftrag ist eine Herausforderung an
die Dienstleistungsorientierung und Kooperationsbereitschaft der Datenzentralen.
• Ausbau der bereits begonnen Aktivitäten
- Umfangreiche Nutzung des Microsoft-Starterkits
- Verbreitung bereits individuell eingerichteter Lösungen (Beispiel: Ratsinformationssysteme)
- Intensive Nutzung der verfügbaren Richtfunkleitungen
• Realisierung der hoch priorisierten und intensiv nutzenorientierten Themen
- Personenstandswesen
- Gewerberegisterauskunft
- Melderegisterauskunft
- Geodaten und Planungsdaten
- Themen der wirtschaftsnahen Verwaltung
Als Grundlage für alle technischen Komponenten sind die Faktoren Kompatibilität, Homogenisierung der IT, Interoperabilität und Geschäftsprozessunterstützung zu berücksichtigen.
37
!
8.5.3
Finanzen
Durch die technische und organisatorische Komplexität von E-Government sind entsprechende finanzielle Mittel erforderlich. Im Einzelnen sind folgende Maßnahmen im Sinne
des optimalen Einsatzes öffentlicher Mittel erforderlich:
• Definition von Produkten und Services
- Erstellen einheitlicher, abgestimmter Angebote für die Verwaltungen
- Aufbau von Leistungsverzeichnissen
- Prüfung der Vergütungsmöglichkeiten von E-Services der Verwaltung
• Erstellen eines Finanzierungs- und Mandantenmodells
• Zentrale Beschaffung
- Zentrale Koordination der Ausschreibung und Beschaffung von Leistungen für
OWL
- Vertragswesen
• Weitere Evaluation von Fördermitteln
• Ggf. Recherche von Public-Private-Patnership, Joint Ventures mit anderen DZ, um
die Kosten zu teilen und das Risiko zu minimieren (win-win Situation); siehe
www.begix.de (Studie der Bertelsmann Stiftung)
• Fixierung von Lösungen zum Umgang mit entstandenen und in Zukunft entstehenden Kosten auf der Seite der Koop-OWL.
• Ermittlung des Gesamtfinanzmittelbedarfs (kurz-, mittel- und langfristig)
- im OWL-Masterplan (siehe Kap. 8.5.1; Organisation)
38
!
9 Management-Summary
E-Government ist die aktuelle Herausforderung sowohl für die Kommunen als auch für die
Datenzentralen in Ostwestfalen-Lippe. Ein breiter Nutzen wie nachweisbare Einsparpotentiale und Kundenzufriedenheit sind realisierbar. E-Government ist primär ein Organisationsthema. So ist intensives Zusammenwirken der Anwender und der Betreiber der
Infrastruktur maßgebliche Voraussetzung für den Erfolg.
Die Stärken liegen in der Aufbruchstimmung der Modellregion OWL, der professionellen
verfügbaren Leitungsinfrastruktur und der Möglichkeiten der Synchronisation der Anforderungen und Lösungen.
Die Schwächen ergeben sich aus einem bislang fehlenden klaren Ziel und Auftrag, einer
fehlenden Organisationsstruktur und dem potentiellen Wachsen von teuren Einzellösungen.
Die Chancen liegen in der Konsolidierung der IT-Landschaft, dem Aufbau von arbeitsteiligen Competence Centern und dem Nachweis wirtschaftlicher Lösungen (IT-gestützte
Vorgangsbearbeitung).
Die Risiken lassen sich im Umfeld der fehlenden Organisationsstrukturen, ggf. mangelnder Investitionsbereitschaft und dem Unterschätzen der Projektkomplexität fixieren. Die
politische und strategische Dimension des Projektes ist nicht zu verachten.
Ein verbindlicher Orientierungsrahmen (OWL-Masterplan) muss auf der Grundlage dieses
Statuspapieres erstellt werden. Der Reformprozess hat begonnen. Die Rahmenbedingungen für die Realisierung und die technische Machbarkeit sind sehr gut.
Eine konsequente abgestimmte Realisierung des E-Government stärkt die Region OWL.
E-Government ist ein notwendiger Schritt zur Modernisierung und Effizienzsteigerung der
öffentlichen Verwaltung.
„Wann endlich, wenn nicht jetzt“
(Albert Einstein)
39
!
10 Anhang
Im Anhang sind einzelne regionale Themen aus dem Spektrum des E-Government in
OWL aufgegriffen. Sie dienen dazu, die Begriffe näher zu erläutern und auch den bereits
in OWL aktuell praktizierten Einsatz exemplarisch zu schildern.
Es handelt sich dabei um einzelne Lösungen und Produkte, die auch teilweise in den anderen Datenzentralen oder bei Kommunen auf der Basis verschiedener Produkte bereits
heute verfügbar sind und einen hohen Nutzen erbringen.
Die nachfolgend dargestellten Lösungen sollen zeigen, dass OWL bereits einen großen
Schritt in die Richtung moderner Verwaltung gemacht hat. Ebenso soll auch die Notwendigkeit des weiteren abgestimmten Ausbaus mit dem Ziel der Vereinheitlichung transparent werden.
Die Weiterentwicklung dieser Lösungen zu einer integrierten OWL - E-GovernmentStrategie ist das erklärte Ziel.
40
10.1 Bauleitplanung
Die Städte Gütersloh und Paderborn nahmen am Projekt des Städte- und Gemeindebundes NRW teil und realisierten das Thema Bauleitplanung im Internet. Die Abstimmungsprozesse der Bauleitplanung (Bürgerbeteiligung, Beteiligung der Träger Öffentlicher
Belange: TöB) sind mittels E-Government-Technologie deutliche verbessert worden.
Die Planung von Flächen und die Bereitstellung für Wohn- und Gewerbebebauung, Gemeinbedarfsnutzungen usw. sind Kernaufgaben der Kommune. Dabei hat diese erhebliche Freiräume im Rahmen des gemeindlichen Gestaltungsrahmens, denn hier besteht die
Möglichkeit der eigenen Steuerung und flexiblen Planung. Bedingt durch das Baurecht
und die vielfältigen planungsrelevanten Aspekte finden bis zur Rechtskraft eines Bauleitplanes zahlreiche Abwägungsprozesse zwischen Kommune, Bürgerinnen und Bürgern,
anderen Behörden und auch Unternehmen der Wirtschaft statt. Intensive Diskussion und
ein Dialog mit dem Bürger ermöglichen nach Verarbeitung und Bewertung aller Informationen eine selbständige Abwägung und Anpassung der Pläne durch die Kommune. Da es
sich bei dem Gesamtprozess insgesamt im Wesentlichen um die Bewertung und Verarbeitung „weicher“ Informationen handelt (Stellungnahmen, Berichte, Abwägungen usw.)
besteht ein großer Informations- und Kommunikationsbedarf für alle Beteiligten.
Deshalb stellt die Unterstützung der Planungsinformation und der Beteiligung im Planungsprozess für die Städte Gütersloh und Paderborn einen Schwerpunkt in den EGovernment-Strategien der Verwaltungen dar. Im Rahmen des Projektes E-Government
des Städte- und Gemeindebundes Nordrhein-Westfalen wurde eine entsprechende Arbeitsgruppe gebildet.
Wesentlicher Schwerpunkt bzw. Aufgabe des Projektes ist die Integration aller vorhandenen EDV-Welten und die Definition einheitlicher Schnittstellen, um eine Integration aller
erforderlichen Informationen zu erreichen.
Es kann zwischen drei verschiedenen Bereichen unterschieden werden:
• dem System zur Darstellung der grafischen Pläne
• der Internet-Darstellungs- und Kommunikationsplattform
• der Software für die Bearbeitung der Bauleitpläne
Anforderungen an die Lösung Bauleitplanung für den Bürger waren u.a. eine umfassende
und klare Information über den Status der einzelnen Bauleitpläne im Verfahren, eine Bereitstellung der zum Plan begleitenden Informationen wie Grünordnungspläne, Luftbilder,
Broschüren, Gutachten usw., allgemeine Planungsinformationen über die Aufgaben und
Ziele eines Bauleitplanes, Erläuterung der Verfahrensschritte wie z.B. „Was bedeutet öffentliche Auslegung“. Ein wesentliches Ziel im Hinblick auf den Partizipationsprozess war
auch die Möglichkeit der Abgabe von Stellungnahmen durch den Bürger an die Verwaltung via Internet.
Insbesondere soll hier auch eine Lösung für einen beschränkten Benutzerkreis geschaffen werden, in dem die TöB Ihre Stellungnahmen abgeben können, diese auf dem Portal
gespeichert werden und bereits vor Ablauf der Frist die Stellungnahmen anderer TöB ein-
41
gesehen werden können, um ggf. in Ihrer eigenen Stellungnahme darauf reagieren zu
können. Nach Abschluss der Frist für Stellungnahmen der TöB werden die Informationen
in die Bauleitplanungsverfahren übertragen und dort elektronisch bearbeitet. Das hohe
Interesse der TöB, das in verschiedenen Sitzungen geäußert wurde, zeigt, dass in diesem
Bereich erheblicher Bedarf besteht und gibt den Beteiligten Zuversicht für den Erfolg des
Projektes in dem Teilbereich TöB.
Das neue Internet-Angebot im Rahmen dieses Projektes wird in die jeweiligen Cityportale
der Kommunen integriert. Damit findet der Internet-User das Angebot an herausgehobener Stelle schnell und direkt, so dass ein Angebot mit Aufforderung entsteht, sich an der
Entwicklung der Stadt zu beteiligen.
Insgesamt gesehen liegt der Reiz dieses E-Government-Projektes in der Mischung und
Bedeutung der zahlreichen Komponenten.
• E-Government mit den Kommunikationsbeziehungen
- Behörde – Bürger
- Behörde – andere Behörden (TöBs)
- Behörde – Firmen (TöBs, z.B. Versorger)
und den Elementen Information, Kommunikation und Partizipation
• Zusammenführung heterogener Systeme über standardisierte Schnittstellen zu einem Gesamtsystem
• der Verarbeitung von technischen und „weichen“ Informationen
• fast umfassende technologische Unterstützung eines Kernbereichs der Kommune.
Mit dem Projekt sollte auch gezeigt werden, dass für die Lösung komplexer Zusammenhänge nicht zwingend eine jahrelange Konzeptionsphase erforderlich ist, sondern
dass auch durch die gute und effektive Zusammenarbeit verschiedener Kommunen ein
schneller Nutzen erreicht werden kann und Investitionen trotz leerer Kassen gezielt auf
die Optimierung des Serviceangebotes und der gleichzeitigen Verschlankung der Prozesse gerichtet werden können.
Die Lösung des Planungs- und Beteiligungsservers wird zur Zeit auch bei weiteren
Verwaltungen in OWL implementiert.
42
Text : in Auszügen von Hr. Kloppenburg (Stadt Paderborn)
Auskunft erteilt: Hr. von der Mosel (05241 / 85 - 2920)
43
10.2 Digitale Signatur
Die digitale Signatur entspricht der elektronischen Unterschrift unter Einbeziehung spezieller Verschlüsselungstechniken.
„Die Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnik eröffnet neue
Möglichkeiten des Informationsaustausches und der wirtschaftlichen Betätigung.
Warenbestellungen, Zahlungsanweisungen an Banken, Anträge oder Einsprüche bei
Behörden, die Übermittlung sensitiver Daten im medizinischen Bereich und eine Vielzahl
weiterer Kommunikationsbeziehungen sowohl in formfreien als auch in formgebundenen
öffentlich-rechtlichen Bereichen, die in der Vergangenheit über Papier abgewickelt wurden,
erfolgen bereits zu einem großen Teil auf elektronischem Wege.
Dies gilt auch für die Dokumentation von Daten, z.B. im Hinblick auf die Produkthaftung oder
im Medizinbereich. Neu hinzu kommen multimediale Anwendungen.
Da sich die Dokumentationserstellung, Kommunikation und Archivierung auf der Basis
digitaler Daten etabliert hat und expandiert, ergibt sich der dringende Bedarf nach einer
digitalen Lösung, die einerseits den Anforderungen einer offenen Kommunikation (in der sich
die Teilnehmer nicht kennen müssen) gerecht wird, bei der andererseits zuverlässig auf den
Urheber geschlossen werden kann und die Daten vor unbemerkter Veränderung geschützt
sind. Diese Forderungen erfüllt die gesetzliche "qualifizierte" elektronische Signatur.„
(Zitat aus http://www.bsi.bund.de/esig/index.htm).
Aktuell unterzeichnen die Datenzentralen der Koop-OWL Verträge zur Nutzung der Software Governikus (siehe www.governikus.de). Diese kann dann bis Ende 2005 seitens der
Kommunen kostenfrei zum Einsatz kommen.
Auskunft erteilt: Hr. Kochjohann (05241 / 85 - 2933)
44
10.3 Dokumentenservice
Der elektronische Dokumentservice sorgt dafür, dass alle in Dokumenten enthaltene Informationen allen Stellen zum Zeitpunkt des Bedarfs flexibel zur Verfügung stehen.
Folgender Nutzen ergibt sich daraus:
• Reduzierung von Zeit und Kosten bei der Suche und Auswertung von Informationen
in Dokumenten
• Beschleunigung der Bearbeitung durch direkten, auch parallelen Zugriff auf Dokumente oder automatisierte, elektronische Verteilung
• Reduzierung des Ablageaufwandes (Sach- und Personalkosten) durch zentrale,
auch automatisierte Speicherung
• Reduzierung des Raumbedarfes
• Kein Alterungsprozess der Medien (im Verglich zu Papier)
Etablierte IT-Komponenten (Datenbank- und Kommunikations-Server) werden genutzt
und um spezifische Module (Archivserver, Speichertechnologien, COLD-Verfahren, Document-Capture) ergänzt (Document-Related-Technologies – DRT). Die Internettechnologie kommt zur Anwendung, um die vorgehaltenen Informationen / Dokumente zu finden
und vielfältig bereit zu stellen (Volltextsuche, Nutzung sicherer Übertragungswege, Zugriff
aus Fachanwendungen oder über generelle Recherchemöglichkeiten im Web-Browser).
Die Erfassung von Papierdokumenten, deren revisionssichere Speicherung und das Auffinden über Fachdaten oder freie Recherche sind seit einigen Jahren in Kommunalverwaltungen erprobt und im produktiven Einsatz. Ebenso existiert ein vollständiges
Serviceangebot, welches alle technischen Komponenten, die Daten und entsprechende
Anwendungsunterstützung zur Nutzung auf Mietbasis bereitstellt (Application Service
Providing – ASP).
Alle in Dokumenten enthaltene Informationen werden jederzeit zur Nutzung für Berechtigte bereitgestellt. Das erfolgt durch direkten Zugriff, unabhängig von Ort, Zeit und Zweck.
Dazu gehören alle eingehenden oder produzierten Dokumente, unabhängig von ihrem
Format (Papier, elektronische Post, elektronisches Formular, Druckausgaben, Pläne etc.).
Die Dokumente und deren Inhalte können dabei
• für eine nachfolgende Verarbeitung (z.B. im Rahmen einer Vorgangsbearbeitung /
eines Workflows),
• zur Informationsgewinnung (z.B. im Rahmen einer Recherche oder Auswertung)
oder
• zur Ablage und Aufbewahrung (z.B. zur Aktenbildung oder Erfüllung gesetzlicher
Aufbewahrungspflichten)
bereit gestellt werden.
Auskunft erteilt: Hr. Reinhard Häcker (05261 / 252 - 150)
45
10.4 E-Learning
Seit dem Jahr 2001 betreibt das KRZ einen Linux-Server mit der Lernumgebung SmartBLU des Fraunhofer Instituts für grafische Datenverarbeitung. Dieser Server dient der
Entwicklung, der Evaluierung, der Durchführung und Administration von web-basierten
Online-Kursen. Durch den Erwerb eigenen Know-hows sowie durch die Fördermittel des
BMWA konnte das KRZ inzwischen die Basis für ein Produktionsverfahren E-Learning
legen. Hier werden zur Zeit unter dem Begriff E-Learning drei verschiedene Veranstaltungsformen angeboten:.
• Learning-On-Demand als reine web-basierte Online-Kurse, die sehr themenspezifisch und damit auch kurz und überschaubar sind. Wer zu einem ganz speziellen
Thema etwas kurzfristig lernen möchte, ohne einen langen Präsenzkurs besuchen
zu müssen, der thematisch zudem mehr bietet, als man eigentlich lernen wollte, für
den sind die Learning-On-Demand-Kurse die richtige Antwort.
• Blended-Learning als Kombination von Präsenz- und Online-Lernen. Wer für seinen Arbeitsplatz Kenntnisse vorweisen muss, die in einem mehrtägigen PräsenzKurs erworben werden, kann dies jetzt auch mit der Belegung eines BlendedLearning-Kurses erreichen. Kurze Präsenz-Phasen von ca. 2-3 Std. führen jeweils in
den folgenden Online-Lernabschnitt ein bzw. erörtern Probleme der voran gegangenen Online-Phase. Die Präsenz-Phasen vermitteln die positiven, sozialen Faktoren
des Arbeitens in der Gruppe und der Diskussion mit einem Tutor.
Die Online-Phasen lassen die Vorteile des Online-Lernens klar hervor treten, nämlich: Lernen mit der eigenen Lerngeschwindigkeit, beliebige Wiederholungen, Unabhängigkeit vom Arbeitsplatz, Selbst-Überprüfung des Lernerfolges durch interaktive
Übungen und Tests.
• Workshops mit Hilfe eines virtuellen Klassenzimmers als Ergänzungen von Online-Lernen und Blended-Learning. Für Teilnehmer-Gruppen, die zwar zeitgleich, jedoch nicht am selben Ort ein Seminar besuchen können, bieten sich Workshopmäßige Organisationsformen mit Hilfe eines virtuellen Klassenzimmers an. Hierbei
sind Tutor und Teilnehmer synchron mit einander verbunden. Je nach eingesetzter
Technik können sich die Teilnehmer zumindest einzeln hören, bei Einsatz einer
Web-Cam sogar sehen. Neben weiteren Vorteilen bietet das virtuelle Klassenzimmer auch das so genannte Applikation-Sharing, also das gemeinsame Bearbeiten
eines Dokumentes als zentrales didaktisches Element an.
Anforderungen der Verwaltung
Durch die wirtschaftliche Entwicklung ergeben sich für die Verwaltungen im Bereich der
beruflichen Weiterbildung und Qualifizierung ebenso neue Anforderungsprofile, wie sie
sich durch die technologische Entwicklung zur Zeit herausbilden. Technologieträgern wie
den Datenzentralen sind die Aufgaben gestellt, das bisherige Qualifizierungsniveau zu
halten, wenn möglich zu steigern, bei gleichzeitig wirtschaftlicherer Durchführung, die
neuen Technologien zu nutzen, um durch flexiblere Lernmethoden und neue didaktische
Konzepte das Lernen durch Motivation zu fördern und durch Verbesserung der eingesetzten Mittel nachhaltig das Lernergebnis zu verbessern und zu vertiefen.
Zur Durchsetzung dieser Anforderungen gestaltet sich die jetzige und zukünftige ELearning-Angebotspalette des KRZ wie folgt:
46
• MS-Office-Online-Teilkurse
Zergliederung der gesamten MS-Office-Programmpalette in mehrere hundert einzelne Kleinkurse mit thematisch begrenztem Umfang (ideal zum schnellen Lernen
auf Eigeninitiative), wahlweise mit/ohne Audio.
• Zertifizierbare Voll-Kurse zu MS-Office mit jeweils 3 Präsenzphasen von jeweils 2
Stunden Dauer sowie 2 Online-Phasen von jeweils 2 Wochen Dauer.
Eine didaktische Hilfestellung zur Gestaltung der Präsenz- und Online-Phasen wird
dem Tutor zur Verfügung gestellt. Als Unterstützung für die Teilnehmer gibt es ein
Kursbegleit-Heft mit den wichtigsten Informationen. Jeder Tutor kann seine eigenen
Übungen als Download-fähige Dokumente in der Lernumgebung hinterlegen.
• Kurse zu weiteren Themen (Angebot wird ständig ergänzt) wie:
- Betriebswirtschaftliche Grundlagen
- Vergaberecht nach VOB A
- EnergieEinsparVerordnung
- Checkliste für Neubauten für Bauämter
- Ausbildung zum Bautechnischen Dienst
- Finanzbuchhaltung
• Von Tutoren moderierte Workshops zum Thema NKF als synchrone Veranstaltungsform in einem virtuellen Klassenzimmer für Teilnehmer-Gruppen, die lokal
nicht zeitgleich zusammen kommen können in Zusammenarbeit mit den kommunalen Studieninstituten in NRW. (Evaluierung Mitte 2004)
Nutzenaspekte
Um in einem größeren Verbreitungsgebiet Synergien und den besten Lernerfolg erzielen
zu können, sind die folgenden Forderungen zu stellen:
• Einheitlichkeit bei:
•
•
•
•
•
Lernumgebung
Angebotenen Kursen
Kursdurchführung
(didaktische Konzepte)
Übungen
Selbst-Tests
Kursbegleit-Material
Tutoren-Schulung
Zertifizierung
Einheitliches Lernangebot, das von jedem Träger individuell ergänzt werden kann
Einheitliche Qualifizierungsstandards
Bessere Nutzung von Ressourcen (Räumlichkeiten und Tutoren)
Unabhängigkeit von Veranstaltungsterminen (betrifft Online-Kurse)
Gezielteres Lernen (kein thematischer Ballast), individuelles Lerntempo (beliebige
Wiederholungen), besserer Lernerfolg durch Eigenmotivation
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Integration in die IT-Infrastruktur
Für die Arbeitsplätze der Lernenden wird nur die Internet-Tauglichkeit, Installation des
Internet-Explorers sowie die Einhaltung spezieller Java-Einstellungen am Lern-Rechner
gefordert. Je nach Arbeitsplatz kann das Online-Lernen direkt am Arbeitsplatz erfolgen.
Wo Gründe wie Publikumsverkehr o. ä. dagegen sprechen, sollten spezielle Lerninseln
installiert werden.
Ausblick
• Es gibt ein Angebotsportal für das E-Learning-Grundangebot, das grundsätzlich jedem Nutzer zur Verfügung steht und das bei Grundthemen nach einheitlichen inhaltlichen und didaktischen Grundsätzen durchgeführt wird.
• Für jede Organisation kann das Angebot um individuelle Themen ergänzt werden.
Auskunft erteilt: Hr. Wolfgang Küthe (05261 / 252 - 135)
10.5 E-Payment
Im Zuge von E-Government werden immer mehr Leistungen von Behörden im Internet
angeboten. Die Online-Entrichtung von Gebühren spielt bei diesen Geschäftsprozessen
eine Schlüsselrolle, wenn diese medienbruchfrei zu gestalten sind.
Das Thema E-Payment im Internet ist für die meisten Behörden ein neues Thema, da
diese primär damit beschäftigt sind, am Entstehungsort der Leistungen elektronische Bezahlungen zu ermöglichen (Point of Sale = PoS). In der Regel ist in den Verwaltungen
immer noch die Barzahlung der vorherrschende Standard.
E-Payment (Electronic Payment) bedeutet wörtlich übersetzt „elektronische Zahlung“. Die
Einführung von E-Payment-Systemen bedingt aber nicht, dass die stationäre Bezahlung
künftig nicht mehr möglich sein bzw. nicht mehr benötigt wird. Die Bezahlung am PoS
kann mit Hilfe von E-Payment optimiert werden. Weitere Ausbaustufen ermöglichen dann
die Begleichung von bei Online-Verfahren entstandenen Gebühren und Kosten medienbruchfrei über das Internet.
Die E-Payment-Lösung des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe
(KRZ) basiert auf dieser Konzeption. Der in den letzten Jahrzehnten auch im Kreis Lippe
rasant gestiegene Bestand an Kraftfahrzeugen bedingte auch eine Zunahme der Tätigkeiten innerhalb der Zulassungsstelle der Kreisverwaltung in Detmold. Innerhalb der vorhandenen Räumlichkeiten konnte das Aufkommen rund um die Kfz-Zulassung nicht mehr
bewältigt werden. Anfang 2004 wurde daher eine Außenstelle in Bad Salzuflen eröffnet.
Im Laufe des Frühjahres wird eine weitere Nebenstelle in Barntrup ihre Arbeit aufnehmen.
Die Zulassungsstelle wird durch die Dezentralisierung erheblich entlastet. Für die KfzHändler und Bürger entfallen lange Anfahrtswege und Wartezeiten. Diese Umstrukturierung der Zulassung im Kreis Lippe stellte auch neue Anforderungen an die Bezahlung
innerhalb der Geschäftsprozesse. Bislang wurde am Standort Detmold eine zentrale Registrierkasse vorgehalten. Der Einsatz weiterer zentraler Registrierkassen in Bad Salzuflen und Barntrup erschien zu personalintensiv.
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Das neue Bezahlsystem sollte unter anderem folgenden Ansprüchen gerecht werden:
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•
Integration des Bezahlvorgangs in den Fachvorgang
automatische Datenübergabe aus dem Zulassungsverfahren
jeder Arbeitsplatz verfügt über eine Softwarekasse
direkte Bezahlung (bar und ecCash) am Arbeitsplatz
automatisierte Kassenabschlüsse, Transaktionsübersichten, Berichtsfunktionen (z.
Bsp. Aufschlüsselung KBA-Gebühren)
• Ausbaufähigkeit in Richtung Online-Bezahlverfahren für zukünftige OnlineDienstleistungen der Kommunen
Nach Projektstart Ende Oktober 2003 wurden in intensiver Zusammenarbeit von KRZ und
der T-Systems Nova GmbH (Entwicklungszentrum Darmstadt) diese Erfordernisse in eine
E-Payment-Lösung umgesetzt. Die Lösung stand mit Eröffnung der Außenstelle Bad
Salzuflen am 12. Januar 2004 zur Verfügung. In den ersten vier Wochen wurden dort bereist ca. 1.500 Bezahltransaktionen erfolgreich mit dem E-Payment abgewickelt.
Die E-Payment-Lösung wird von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchweg positiv
beurteilt. Dazu beigetragen hat auch die einfache Handhabbarkeit des Bezahlverfahrens.
Insgesamt hat E-Payment bei der Umstrukturierung des Zulassungsgeschäfts wertvolle
Hilfestellung geleistet. Die Möglichkeit des Bezahlens vor Ort beim Sachbearbeiter findet
auch bei den Kunden große Akzeptanz. Der leidige Umweg über eine zentrale Kasse oder
einen Kassenautomat gehört nunmehr der Vergangenheit an.
Für den Kreis Lippe lassen sich allein im Bereich Zulassung folgende Einsparpotentiale
erreichen:
• Wegfall der zentralen Registrierkassen an drei Standorten (3 Stellen)
• Der Geschäftsvorfall muss nach Bezahlung nicht noch einmal aufgebaut werden
(Annahme : Einsparpotential pro Geschäftsvorfall 1 Minute, bei ca. 90.000 Geschäftsvorfällen im Jahr = 1.500 Stunden p. a.)
Für den Einsatz des E-Payment muss der Arbeitsplatz vor Ort lediglich über einen Internet
Explorer verfügen. Aufwendige Clientinstallationen sind nicht erforderlich. Das zentrale
Hosting erfolgt beim KRZ in Lemgo. Die Lösungsarchitektur ermöglicht den Zugriff mehrerer Clients auf ein Kartenterminal. Die Abwicklung der ec-Kartenzahlungen erfolgt über die
TeleCash Kommunikations-Service GmbH.
Die Mandantenfähigkeit des Bezahlverfahrens gewährleistet einen einfachen und schnellen Einsatz in weiteren Bereichen des Kreises sowie in anderen Verwaltungen. Weitere
Fachverfahren können integriert werden.
Durch die ec- Kartenzahlung mit Eingabe der PIN erfolgen Konsum und Abbuchung vom
Kundenkonto (fast) zum selben Zeitpunkt (Pay-Now), damit ergibt sich für die Verwaltung
eine größtmögliche Zahlungsgarantie. Für Dienstleistungen, die von den Behörden über
das Internet angeboten werden, ist die Zahlung mittels elektronischer Lastschrift (eLS)
geplant. Weitere Bezahlverfahren, wie zum Beispiel die Zahlung mit Geldkarte (Pre-Paid)
oder mit Kreditkarte (Pay-Later) könnten ebenfalls umgesetzt werden. Für die Nutzung
der Geldkarte im Internet muss der Kunde jedoch über ein Kartenlesegerät verfügen. Die
bei Zahlung mit Kreditkarte von den Kreditkartenunternehmen erhobenen Gebühren verursachen zusätzliche Kosten (1-3 % Disagio) bei den Verwaltungen. Bei der Verlagerung
von kostenpflichtigen Dienstleistungen der Kommunen ins Internet wird daher vermutlich
vorerst die eLS erste Wahl sein.
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Zur weiteren Optimierung der Prozesskosten ist über die Einbindung der E-PaymentLösung in das Fachverfahren (z. B. Zulassung) hinaus künftig auch die Integration in die
Finanzbuchhaltung vorgesehen.
Auskunft erteilt: Hr. Dirk Hütte (05261 / 252 - 286)
10.6 E-Procurement
Der Begriff E-Procurement hatte sich zunächst im Rahmen von E-Business für den Bereich der elektronischen Beschaffung herausgebildet. Beschaffung erstreckt sich auf den
umfassenden Prozess von der Bedarfsentstehung und -planung über Bestellvorschläge
bis zum Einkauf. E-Procurement bezieht sich auf eine elektronische Unterstützung solcher
Prozesse und auf deren Integration in die übrigen Unternehmensprozesse.
“E-Procurement bezeichnet die Nutzung von (internetbasierten) Informations- und
Kommunikationstechnologien, zur elektronischen Unterstützung von Beschaffungsprozessen
und deren Integration in den Arbeitsablauf eines Unternehmens.“
(Quelle: KPMG Consulting)
Diese Entwicklung hat zwischenzeitlich auch die öffentliche Verwaltung erreicht. Mit der
Neuregelung des Vergaberechts wurde der Startschuss gegeben, mit Hilfe von neuen
Technologien einen Verwaltungsprozess zu modernisieren und zu effektivieren. Das bisherige Vergabeverfahren in Papierform ist für die öffentliche Verwaltung und für die sich
beteiligenden Bieter ein sehr zeitraubendes, mit hohem Aufwand verbundenes Verfahren.
Durch den Einsatz von E-Procurement ergeben sich auch im Public Sector große Einsparpotentiale. 30.000 öffentliche Vergabestellen in Deutschland vergeben jedes Jahr
Aufträge in einer Gesamthöhe von 250 Mill. €. Dem liegen mehr als 200.000 Vergabeverfahren zu Grunde.
E-Procurement in der öffentlichen Verwaltung lässt sich dabei untergliedern in E-Vergabe
und E-Beschaffung (auch eSourcing / eTendering und eOrdering). E-Vergabe bezieht sich
auf die Aktivitäten wie Ausschreibung, Bieterrecherchen, Versand von Verdingungsunterlagen, Angebotswertung, Lieferantenauswahl, Angebotsermittlung und Zuschlagserteilung. Die Online-Abwicklung mit Hilfe von elektronischen Produktkatalogen über das
Internet/Intranet ist der Teil von E-Beschaffung (virtueller Marktplatz).
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Anders als private Unternehmen sind öffentliche Auftraggeber allerdings an eine Vielzahl
vergabe-rechtlicher Vorschriften gebunden. Wesentliche Grundlage bilden hierbei die
Verdingungsordnungen. Entsprechende rechtliche, technische und funktionale Anforderungen werden dadurch an die technischen Systeme gestellt, die die Vergabeprozesse
elektronisch unterstützen. Ein vergaberechtskonformes und elektronische Vergabesystem
für Verwaltungen muss folgende Kriterien erfüllen:
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Veröffentlichung des Bekanntmachungstextes
Erstellung und Übermittlung der Vergabeunterlagen
Elektronischer Versand der Vergabeunterlagen
Entgegennahme, Zurückziehen und erneute Entgegennahme
elektronischer Angebote
Verschlüsselung
Vier-Augen-Prinzip bei Angebotsöffnung
Qualifizierte digitale Signatur
Dokumentation
Aufbewahrung der eingegangenen Angebote
(Quelle: Kriterienkatalog für Softwarelösungen zur elektronischen Vergabe)
Über die Rechtskonformität hinaus müssen selbstverständlich auch Eigenschaften, wie z.
B. Anbindung an andere System (Finanzsoftware, ERP-Systeme etc.), Zukunftssicherheit,
Funktionalität etc. gegeben sein.
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In einer Studie der Universität Witten/Herdecke wurden die Vorteile von E-Procurement
wie folgt dargestellt:
Die Rationalisierungspotenziale, die E-Procurement zugeschrieben werden, sind immens:
Die Universität Witten-Herdecke prognostiziert den öffentlichen Haushalten durch den
Einsatz elektronischer VOL-Vergabesysteme Kostensenkungspotenziale bei den Beschaffungspreisen von 4-35 %, bei den Prozesskosten von 30-80 %, bei den Publikationskosten für die freihändige Vergabe von 75-100 % sowie eine Reduzierung der Lagerkosten
von 30-60 %.
Die IT- Unterstützung bei der Vorbereitung, Erstellung, Veröffentlichung und Auswertung
von Ausschreibungen führt zu einer deutlichen Verbesserung der Prozessqualität und zu
signifikanten Zeiteinsparungen. Die Prozesssicherheit wird durch die hohen Sicherheitsstandards, Transparenz und dokumentierten Workflows wesentlich verbessert (Korruptionsprävention / Rechtssicherheit).
Die hohen technischen und rechtlichen Anforderungen an E-Procurement werden nicht
jeder Kommune den Betrieb in eigener Regie ermöglichen. Eine E-Procurement-Lösung
könnte für den Bereich Ostwestfalen-Lippe (OWL) beispielsweise zentral bei den Datenverarbeitungszentralen (Koop-OWL) gehostet werden. Der Zugriff der Kommunen in OWL
erfolgt über das Internet als Nutzer innerhalb geschlossener Benutzergruppen.
Auch die sechs Kreise in OWL und die Stadt Bielefeld haben im Rahmen ihrer Zusammenarbeit das Thema E-Procurement aufgegriffen. Es soll zunächst eine Beschaffungsstelle in einen Workflow integriert werden, wobei die Arbeitsabläufe untersucht und
anschließend neu strukturiert werden. Ein digitaler Markplatz wird eingebunden, in einem
Folgeschritt könnten Beschaffungsverfahren durch Kataloge unterstützt werden, die durch
Bildung von Einkaufsgemeinschaften und daraufhin abgeschlossene Rahmenverträge
zusätzliche Einsparpotentiale bergen. Damit hat OWL bereits den Weg in Richtung EProcurement beschritten. Im Kern bedeutet die Umsetzung von E-Procurement eine tiefgreifende Restrukturierung der Beschaffungsprozesse und nicht „nur“ die Einführung einer
Software. Koop-OWL wird diesen Prozess intensiv begleiten und unterstützen.
Auskunft erteilen: Hr. Dirk Hütte (05261 / 252 - 286)
Hr. Gerd Rother (05271 / 965 - 307)
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10.7 GeoServer
Bereits 1999 wurde beim Kreis Höxter die Notwendigkeit gesehen, ein abgestimmtes GISKonzept zu erstellen, um das volle Potential der bei der Kreisverwaltung vorhandenen
Geodaten und Geobasisdaten nutzbar zu machen. Ziel des GIS-Konzeptes sollte die Realisation einer fachübergreifenden Integration der GIS-Daten sein, um so ein einheitliches
Arbeitsinstrument für die Verwaltung und Bearbeitung aller raumbezogenen Daten des
Kreises Höxter zu entwickeln und diese den einzelnen Fachbereichen zur Verfügung zu
stellen. Daneben sollten zudem nicht nur für die Mitarbeiter/innen des Kreises Höxter,
sondern auch für die Wirtschaft, öffentlich bestellte Vermessungsingenieure (ÖbVI),
Fachplanungsträger und vor allem für die kreisangehörigen Städte einfache Zugriffsmöglichkeiten auf die in den GIS-Systemen der Kreisverwaltung vorhandenen Daten angeboten werden.
Von Anfang an war daher allen Beteiligten klar, dass dazu Instrumente benötigt werden,
die weder spezialisiertes GIS- Personal noch hohe Kosten für Softwarelizenzen erfordern.
Der Einsatz von webbasierten GIS-Werkzeugen beim Kreis Höxter spielte somit im Rahmen der Überlegungen zur Konzeption eine entscheidende Rolle. WebGIS erlaubt es den
Nutzern, die weder über GIS- Kenntnisse noch über spezielle GIS-Software verfügen, auf
Basis von interaktiven Karten unter Nutzung standardisierter Webbrowser in den GeoDaten zu recherchieren. Durch den Einsatz der Webtechnologie werden damit einfache GISFunktionalitäten an den Schreibtischen der Mitarbeiter/innen verfügbar gemacht und ermöglichen so die Einbeziehung von Geoinformationen in vielfältige Verwaltungsprozesse.
Das GIS-Konzept der Kreisverwaltung Höxter basiert auf 2 Säulen. Im Fachbereich Kataster und Vermessung werden zur Führung der amtlichen digitalen Liegenschaftskarte
(ALK) Softwareprodukte der Firma AED-SICAD, Bonn, eingesetzt und in den übrigen
Fachbereichen der Kreisverwaltung für verschiedene GIS- Fachapplikationen Software
der Firma ESRI (ArcVIEW) genutzt.
Basis für alle Geodaten des Kreises Höxter ist die digitale Liegenschaftskarte (ALK). Aus
dieser Datenbank können Daten für eine vollständig ALK-konforme Darstellung an die
ESRI- Geo-Datenbank „ArcSDE“ übergeben werden und stehen somit zentral für alle GISFachapplikationen zur Verfügung. Aus beiden Datenbanken werden über entsprechende
Werkzeuge Geodaten für das Internet/Intranet nutzbar gemacht. Das im Jahr 2000 verabschiedete GIS-Konzept des Kreises Höxter befindet sich zurzeit in der letzten Phase seiner Umsetzung und wird mit der Integration der ArcGIS-Komponenten (ESRI) bis Ende
2004 realisiert sein.
Umgesetzt und seit März 2003 in der Echtanwendung sind die ALK-Komponenten der
Firma AED-SICAD einschließlich des GeoServers als webbasierendes Instrument für
Auskünfte aus dem Grundstückskataster (ALB) und der digitalen Liegenschaftskarte
(ALK).
Der GeoServer bildet die Basis für die Nutzung von Geobasisdaten im Inter-/Intranet für
die Mitarbeiter/innen der Kreisverwaltung und für externe Nutzer bei den kreisangehörigen
Städten und den öffentlich bestellten Vermessungsingenieuren.
Der GeoServer bereitet die vorhandenen Geobasisdaten oder Geodaten, die als Vektorbzw. als Rasterdaten vorliegen, je nach Anforderung auf und schickt sie über einen
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HTTP-Server an die Browser der Benutzer. Normale GIS-Funktionalitäten wie zoomen,
pannen oder identifizieren von Objekten sind Bestandteil dieser Browseranwendung. Realisiert ist die Anwendung in der Programmiersprache Java. Der Anwender kann in seinem
Browser somit alle GeoServer-Karten und -Dienste in einem Java-Applet nutzen. Über
einen Baumnavigator werden die Karten und Dienste hierarchisch strukturiert angeboten.
In vielen Anwendungsbereichen ist neben dem schnellen Ausdruck aus dem Browser,
insbesondere bei den kreisangehörigen Städten, auch die Erzeugung hochwertiger Drucke und Plots erforderlich. Mit der Geoserver-Komponente Order@GISPrint können
maßstabtreue und hochaufgelöste Druckdateien erzeugt werden. Dabei lassen sich neben der Auswahl eines gewünschten Formulars auch Druckmaßstab, Papiergröße, Ausgabeformat sowie frei definierbare Ausgabetexte durch den Nutzer bestimmen.
Die Erfahrungen mit dem GeoServer beim Kreis Höxter sind durchweg positiv zu beurteilen. Der Nutzen dieser E-Government-Anwendung spiegelt sich in der Anzahl der stetig
wachsenden internen und externen Nutzer wider. So nutzen derzeit 52 Mitarbeiter/innen
der Kreisverwaltung sowie Mitarbeiter/innen aller kreisangehörigen Städte und alle öffentlich bestellten Vermessungsingenieure im Kreis Höxter den GeoServer regelmäßig für
Auskünfte aus der digitalen Liegenschaftskarte und dem Grundstückskataster. Da der
GeoServer auch Zugriffsmöglichkeiten auf personenbezogene Daten der Grundstückseigentümer ermöglicht, beschränkt sich der Zugang zu den Geodaten über Internet/Intranet zurzeit auf einen geschlossenen Nutzerkreis, der sich über ein individuelles
Kennwort authentifizieren muss. Es ist jedoch geplant, einfache Auskünfte aus den digitalen Karten künftig für alle Bürger des Kreises Höxter gebührenfrei anzubieten. Darüber
hinaus werden derzeit mit den kreisangehörigen Städten Gespräche geführt, um dort unter Nutzung des GeoServers amtliche Auskünfte aus dem Liegenschaftskataster für die
Bürger/innen des Kreises Höxter zu erteilen und so weite Anfahrtswege zur Kreisverwaltung zu vermeiden.
Auskunft erteilt Hr. Gerd Rother (05271 / 965 - 307)
10.8 Personenstandswesen
Projektkurzdarstellung
Die Stadt Bielefeld hat bis vor einiger Zeit in ihren Stadtteilen lokal Standesämter unterhalten, die zwischenzeitlich zentral zusammengeführt wurden. Im Zusammenhang mit
dieser Zentralisierung wurden Überlegungen angestellt, wie die Qualität des Bürgerservice aufrechterhalten werden kann.
Dieses wird einerseits durch ein umfangreiches Informationsangebot im Internet gewährleistet. Darüber hinaus wurden erste Schritte zur Realisierung des Online-Angebotes „Bestellung von Personenstandsurkunden“ unternommen.
Anforderung der Verwaltung
Das Standesamt Bielefeld wollte durch eine optimierte Präsenz im Internet einen weiteren
Zugang zu Informationen und Dienstleistungen schaffen. Informationen zu möglichen
Dienstleistungen (z. B. Eheschließungen an besonderen Orten) sowie über die für einen
erfolgreichen Besuch beizubringenden notwendigen Unterlagen und die Höhe der zu entrichtenden Gebühren wurden in den Internet-Auftritt der Stadt Bielefeld aufgenommen.
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Zudem sollten Bestellungen von Urkunden online aufgegeben werden können. Dieses
Angebot sollte weitgehend selbsterklärend sein. Weitere Anforderungen waren: Verschlüsselte Übermittlung der notwendigen Daten und möglichst kostengünstige und auch
für den Bürger einfache Abwicklung der Zahlungsvorgänge.
Nutzenaspekte
Das Angebot steht Bürgern insbesondere auch außerhalb der Öffnungszeiten des Standesamtes rund um die Uhr zur Verfügung. Die Nutzung der Online-Bestellmöglichkeit für
Urkunden, bietet den Bürgern die Möglichkeit, ohne Wege- und Wartezeiten zu den gewünschten Unterlagen zu gelangen.
Die Verwaltung erweitert Serviceumfang und -qualität. Sie ergreift auch die Möglichkeit,
die entsprechenden Geschäftsprozesse IT-gestützt neu zu gestalten. Die Möglichkeit einer medienbruchfreien automatisierten Abwicklung ist eröffnet und birgt Chancen zur Kostenreduzierung.
Integration in die IT-Infrastruktur
Die vom Bürger online ausgefüllten Anträge werden über die verschlüsselte Verbindung in
das E-mail- Postfach der Urkundenstelle des Standesamtes übertragen. Das weitere Verfahren wird zur Zeit noch manuell abgewickelt.
Eine Anbindung an das Fachverfahren einerseits sowie das Kassenverfahren andererseits ist zur Zeit noch nicht realisiert. Im Fortgang der Entwicklung ist zu prüfen, inwieweit
die rechtlichen Vorgaben in allen Fällen ein Eingreifen seitens der Sachbearbeiter/innen
erfordern, um die Rechtmäßigkeit des Antrages auf Urkundenausstellung zu prüfen.
Die elektronisch eingehenden Aufträge werden derzeit noch konventionell archiviert.
Aktueller Entwicklungsstand
Das Verfahren befindet sich im zur Zeit realisierbaren Umfang in Betrieb. Im Jahre 2003
wurden ca. 5% der Urkundenbestellungen elektronisch abgewickelt. Dabei wurde das
Angebot nicht offensiv beworben. Nach entsprechenden Veröffentlichungen dürfte der
Anteil an elektronischen gegenüber schriftlichen oder persönlichen Urkundenbestellungen
steigen.
Vision
Die Bestellung von Urkunden aus dem Personenstandswesen läuft zum weitaus größten
Teil der elektronisch eingehenden Aufträge vollautomatisch ohne Zwischenschaltung einer Sachbearbeiterin/eines Sachbearbeiters ab. Die Integration in das Kassenverfahren
sowie die Kosten- und Leistungsrechnung ist realisiert. Der Anteil der elektronischen Geschäftsvorfälle am Gesamtvolumen der Bestellungen liegt bei minimal 50 %.
Auskunft erteilt Hr. Gerald Burkat (0521 / 51 - 2146)
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10.9 Redaktionssystem
Die GKD Paderborn setzt für Ihre Kommunen seit April 2000 ein Content-ManagementSystem (CMS) ein. Die Auswahl des Produktes geschah in sehr enger Zusammenarbeit
mit der INFOKOM Gütersloh. Grundlegend für die Entscheidung, ein CMS für unsere
Kunden anzuschaffen, war der Bedarf, ein wachsendes Informationsangebot der Kommunen im Internet durch Mitarbeiter pflegen zu lassen, die dazu keine besonderen Kenntnisse des Designs und der Programmierung besitzen mussten. Ein solches System musste
auch als Basis dienen, um nachfolgend diverse Module an das Basis-CMS anzuschließen
und so das Potenzial und Diversifikation des Gesamtangebots zu steigern.
Leistungsfähige CMS arbeiten Datenbank-basierend. Alle Informationen, die von den Redakteuren eingeben werden, werden in eine Datenbasis eingetragen und entsprechend
ihrer thematischen Zuordnung, ihrer Publikationszeiträume etc. mittels Anwendung von
zugeordneten Designvorlagen (den so genannten "Templates") als HTML-Seite auf den
Web-Server geschrieben. Über Suchabfragen werden - basierend auf bestimmten Kriterien - Listen erzeugt, die im Internet-Auftritt später als Menüs, Aufstellungen usw. auftauchen.
Nachdem die Gremien der GKD sich für den Einsatz eines CMS entschieden hatten, wurden parallel die ersten zwei Homepages von Verwaltungen im Kreis Paderborn umgesetzt. Der eine Kunde setzte dabei auf die Zusammenarbeit mit einer Agentur, während
das andere Projekt komplett durch die GKD umgesetzt wurde.
Moderne CMS laufen komplett auf einem Webserver, verlangen als Voraussetzung für
den Redakteur also lediglich einen Internet-Browser. Dadurch gelingt es mit relativ geringem Aufwand, eine große Anzahl von Mitarbeitern in die inhaltliche Pflege der Seiten einzubinden. Dabei werden Zeit- und somit Kosten-aufwändige Updates am Arbeitsplatz
vermieden. Das hatte für die GKD den Vorteil, dass bei den Kunden keinerlei Installationsaufwand zu leisten war und auch Konfigurations-bedingte Probleme, wie sie häufig bei
PC-Verfahren auftreten, weitgehend vermieden wurden.
Die unmittelbaren Aufgaben der GKD beim Einsatz des CMS umfassen die Entwicklung
der Templates, die Nachbildung der Strukturen des Web-Auftritts im System, die Erstellung von Suchabfragen und die Zuordnung von Redakteure zu bestimmten Themenbereichen. Darüber hinaus erstellt die GKD das Design, führt Einweisungen und Schulungen
durch und kümmert sich um die technische Verfügbarkeit des Systems. Somit hat der
Kunde nur einen Ansprechpartner - erhält also den kompletten Web-Auftritt aus einer
Hand, ein Vorsatz der - zugunsten des Kunden - immer dann gebrochen wird, wenn ein
Projekt aufgrund des Umfangs oder der zeitlichen Vorgaben die Kapazitäten der GKD
sprengt.
Mit der Homepage der Gemeinde Borchen wurde im Herbst 2000 der erste Kunde online
geschaltet, es folgte noch im selben Jahr die Stadt Bad Lippspringe bevor im 2001 die
Stadt Bad Driburg und die Stadt Delbrück folgten. Im Jahr 2002 starteten die Stadt Paderborn (umgesetzt durch eine Agentur), die Gemeinde Hövelhof, die Stadt Büren und die
Stadt Beverungen und schließlich folgte im Jahr 2003 die Stadt Salzkotten. Im Jahr 2004
wird die Stadt Bad Wünnenberg online gehen während schon einige Verwaltungen, die
bereits seit geraumer Zeit das CMS nutzen, Interesse an einem Relaunch zeigen, der
auch den Belangen der Barrierefreiheit Rechnung tragen wird.
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Es hat sich gezeigt, dass die Umstellung von statischen Internetseiten auf ein CMS für
alle Kunden zu einer erheblichen Erweiterung des Angebots und gleichzeitig zur Reduktion der Aufwände geführt hat. Der Kreis der Mitarbeiter, der sich mit der Pflege der Seiten
beschäftigt, hat sich erheblich erweitert. Die GKD war in der Lage, die vielfältigen Aufgaben bei der Einführung des CMS erfolgreich umzusetzen und ihren Kunden ein Höchstwert an Leistung und Kompetenz anzubieten. Nicht zuletzt sieht die GKD vor dem
Hintergrund eines deutlich größeren Marktes an ähnlichen Produkten Ihre vor vier Jahren
getroffene Entscheidung bestätigt: Das Verfahren, ein Softwareprodukt in einer Kooperation auszuwählen und zu betreiben hat sich bewährt.
Auskunft erteilen Hr. Raimund Ruffing (05251 / 132 - 2315)
Hr. Hubert Kochjohann (05241 / 85 - 2933)
10.10 Virtuelle Verwaltung
Mit dem regionalen Bürgerportal www.gt-net.de haben sich die Verwaltungen im Kreis
Gütersloh das Ziel gesetzt, umfassende Informationen über aktuelle Themen aus dem
Kreisgebiet, über Dienstleistungen, Öffnungszeiten und Zuständigkeiten in den Kommunalverwaltungen im Internet anzubieten. Das übergeordnete Bürgerportal mit seiner virtuellen Verwaltung ist als Ergänzung zu den eigenständigen Webpräsentationen der Städte,
Gemeinden und der Kreisverwaltung zu sehen.
Auszug aus dem kommunalen Informationsumfang:
• Adressen
• Öffnungszeiten
• Zuständigkeiten
• Dienstleistungen
• Formularservice
Einheitliche Navigations- und Suchmechanismen erleichtern dem Nutzer die Arbeit. Mit
der virtuellen Verwaltung und dem integrierten kreisweiten Terminkalender findet die Internet-Informationsplattform einen großen Nutzerkreis.
Der Nutzen liegt in der neuen browserbasierten zeitlich und örtlich uneingeschränkten
Erreichbarkeit. Für die Verwaltungen im Kreis Gütersloh war dieses Projekt der Einstieg
und die Basis für interaktives E-Government.
Die Gründe für die Projektumsetzung mit einem CMS liegen in der Kosten- und Ressourcenersparnis (Verfügbarkeit von Soft- und Hardware und Know-how) als auch der Integrationsmöglichkeit der gesamten Webpräsentation einer Verwaltung (Branchenbuch,
Termine/Veranstaltungen).
Der Mandantenübergreifende Zugriff auf Informationen unterschiedlichster anderer Verwaltungen zeigt die Integrationsfähigkeit in bestehende Strukturen. (Beispiel: Informationen über Kreisaufgaben werden über die Anliegenverwaltung ohne zusätzlichen
Erfassungsaufwand in die örtlichen Virtuellen Verwaltungen übernommen).
Die Nutzungsaspekte lassen sich wie folgt zusammenfassen:
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• zentrale Informationsbereitstellung
- einheitlicher Informationsumfang
- geringer Aktualisierungsaufwand
- hohe Aktualität
• Vielfältige Anwendungsbereiche
- Internet
Bürger
Wirtschaft
Politik
- Intranet
interne Auskunftsstellen z.B. Telefonzentralen
Kiosksysteme
Bürgerbüro
MitarbeiterInnen
Der weitere Bedarf seitens der Nutzer liegt im Umfeld der Abbildung des Lebenslagenprinzips und der Erweiterung des Formularservices um interaktive Komponenten.
Das Ziel ist die Virtuelle Verwaltung als Abbild der realen Verwaltung:
• medienbruchfreie Interaktion
• Einbindung der digitalen Signatur
• kompletter Behördengang über das Internet
Das Projekt Virtuelle Verwaltung stellt eine gute Basis für ganzheitliche, im Aufbau befindliche E-Government-Strukturen dar.
Auskunft erteilt Hr. Hubert Kochjohann (05241 / 85 - 2933)
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11 Dienstleistungsbasis
Die Datenzentralen der Koop-OWL verfügen bereits heute über eine professionelle
Dienstleistungsbasis, die eine solide Grundlage für den Aufbau von E-Government darstellt. So sind zum Beispiel vielfältige Kenntnisse, Erfahrungen und Lösungen aus einem
breiten Spektrum abrufbar. Dazu zählen:
• Kompetenzen
- Verwaltungsfachwissen / Verwaltungsprozesse
- IT-Know-how
• Produkte und Lösungen
- Kaufmännische Applikationen
- Technische Applikationen
- Verwaltungs-Applikationen
- Lösungen zur Prozessunterstützung
• IT- Infrastrukturen
- Rechenzentrumsservices und IT-Betrieb
- Leitungsnetze
- IT-Sicherheit
- Office-Infrastrukturen
- IT-Integrationskomponenten
• Kunde im Mittelpunkt
- Ganzheitliche Beratungs- und Betreuungskompetenz
- Projektmanagement
- Scout-Funktionen (individuelle Begleitung im Prozess)
- Kooperationen zu Herstellern
- Schulungsprogramme
- User Help Desk
- Hotline-Funktionen
- Qualitätsmanagement
Das gemeinsame Ziel ist es, diese Komponenten weiter zu einem ganzheitlichen EGovernment-Konzept mit integrierbaren Modulen auszubauen (Public Services).
Der Nutzen für den Kunden steht im Vordergrund.
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