Ausgabe 3/2013

Ausgabe 03 | 2013
HochschulNewsletter
Informationen für Hochschulen
Inhalt
2 Hamburg will Reform des
Hochschulgesetzes
5 Erfolgsfaktor rechtliche
Gestaltung im SoftwareAuswahlprozess eines
Campus-ManagementSystems
8 Hochschul-Immobilien
im Lebenszyklus
11 Besteuerung der verfassten Studierendenschaft
der Hochschulen in NRW
13 Steuerliche Behandlung
des Sponsorings bei
Hochschulen
15 Nachlese: „Hochschulforum NRW 2013“
Herzlich willkommen
zur fünfzehnten Ausgabe unseres Hochschul-Newsletters.
Der Newsletter enthält wieder viele aktuelle Beiträge zu Fragestellungen rund um die
autonome Hochschule.
Der Hochschul-Newsletter erscheint in elektronischer Form. Falls Sie Fragen oder
Kommentare zu einem Artikel haben, stehen Ihnen die Verfasser und unsere
Experten an den jeweiligen Standorten gerne zur Verfügung. Wenn Sie uns
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Hamburg will Reform des
Hochschulgesetzes
Mehr Kompetenzen für Hochschulsenat, mehr Macht für Präsidenten,
mehr Beteiligung der Studierenden, mehr Effizienz in der Hochschulverwaltung.
Der Senat der Freien und Hansestadt Hamburg hat am 18. Juni 2013 einen Gesetzentwurf für eine Reform des Hamburgischen Hochschulgesetzes (HmbHG) beschlossen. Der Gesetzentwurf ist nun zur Beratung den Hochschulen und anderen zu beteiligenden Einrichtungen und Organisationen zugeleitet worden und wurde zudem
im Internet veröffentlicht. Laut Wissenschaftssenatorin Dr. Dorothee Stapelfeldt
sollen damit „rechtliche und politische Fehlentscheidungen der Vergangenheit, die
die demokratischen Strukturen an den Hamburger Hochschulen geschwächt
haben“, korrigiert werden. In Bezug auf die Hochschulleitung und -verwaltung
verfolgt der Gesetzentwurf folgende Ziele:
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•
Gremienstrukturen demokratisieren und mehr Partizipation ermöglichen
Verantwortlichkeiten in den Leitungsorganen straffen
Politische Verantwortung stärker betonen
Fakultätsräte in ihren Kompetenzen stärken
Effiziente Entscheidungsstrukturen schaffen
Im Folgenden wird nur auf die das Hochschulmanagement betreffenden wesentlichen Änderungen eingegangen.
Änderungen in
der Gremienstruktur
Der Hochschulrat wird eine Reihe von Kompetenzen und Rechten abgeben bzw. mit
dem Hochschulsenat teilen müssen. So soll der Präsident der Hochschule zukünftig
nicht mehr vom Hochschulrat, sondern vom Hochschulsenat gewählt werden. Der
Hochschulrat wird an der Findungskommission beteiligt bleiben und muss die Wahl
bestätigen. Auch die Befugnis zur Abwahl eines Präsidenten geht auf den Senat
über; die Abwahl muss anschließend ebenfalls vom Hochschulrat bestätigt werden.
An der Wahl der Vizepräsidenten wird der Hochschulrat zukünftig nicht mehr
beteiligt; sie werden auf Vorschlag des Präsidenten durch den Hochschulsenat
gewählt (vgl. § 80 HmbHG – Gesetzentwurf).
Der Hochschulsenat wird in Zukunft auch stärker als bisher bei den strategischen
Entscheidungen mitreden. Er soll gleichberechtigt mit dem Hochschulrat die
Erstellung der Struktur- und Entwicklungsplanung verantworten. In Fällen der
Nichteinigung soll die Wissenschaftsbehörde vermitteln bzw. letztendlich
entscheiden (vgl. hierzu die § 84,85 und 108 HmbHG – Gesetzentwurf).
Hingegen soll die Verantwortung des Hochschulrats in finanziellen und
wirtschaftlichen Angelegenheiten gestärkt werden. So soll der Hochschulrat auch
weiterhin die Wirtschaftspläne genehmigen und den geprüften Jahresabschluss
beraten. Er bekommt auch weitgehende Prüf- und Kontrollrechte in allen
Finanzangelegenheiten. Im Gegenzug wird der Hochschulrat nun verpflichtet,
regelmäßig und bei besonderen Anlässen der Wissenschaftsbehörde, dem
Hochschulsenat sowie innerhalb der Hochschule über seine Tätigkeit zu berichten.
Die Studierendenschaft darf zukünftig zum Entwurf des Wirtschaftsplans der
Hochschule eine Stellungnahme abgeben (vgl. hierzu §§ 79 und 84 HmbHG –
Gesetzentwurf).
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Hamburg will Reform des Hochschulgesetzes
Verantwortlichkeiten in
den Leitungsorganen
werden neu geregelt
Die Hochschulleitung soll zukünftig allein der Präsident innehaben, nicht mehr das
Präsidium als Kollektivorgan. Die Vizepräsidenten haben dann lediglich ein Vertretungsrecht und verantworten ansonsten die Zuständigkeiten, die der Präsident auf
sie überträgt. Zudem erhält der Präsident eine Art Richtlinienkompetenz gegenüber
den Mitgliedern des Präsidiums. Der Kanzler leitet die Verwaltung nach den Richtlinien des Präsidenten. Sollte es in finanziellen Angelegenheiten zu unterschiedlichen Auffassungen bzw. Entscheidungen zwischen Präsident und Kanzler kommen, kann der Kanzler die Angelegenheit dem Hochschulrat vortragen, der das
Letztentscheidungsrecht hat. Der Präsident erhält zukünftig weitreichende Befugnisse, die denen der Aufsichtsbehörde gleichkommen. Er kann somit auch ohne
Beteiligung der Aufsichtsbehörde Entscheidungen beanstanden, Fristen setzen,
Beschlüsse aufheben und sogar Ersatzvornahmen tätigen (vgl. hierzu §§ 79, 82
und 83 HmbHG – Gesetzentwurf).
Stärkere Rechte der
Fakultätsräte
Das Bundesverfassungsgericht hatte in seiner Entscheidung vom 20. Juli 2010
(1 BvR 748/06) die bisherige Regelung bzgl. der Rechte der Fakultätsräte für nicht
ausreichend erachtet, um als Träger der Wissenschaftsfreiheit ihre Kompetenz in
die Entscheidungen der Leitungsebene (Dekanate) einbringen zu können, und
verlangte ein höheres Niveau der Partizipation. Der Gesetzentwurf trägt diesem
Urteil Rechnung, indem nun den Fakultätsräten (an der Universität Hamburg – UHH
– und an der Hochschule für angewandte Wissenschaften – HAW) das uneingeschränkte Recht zur Wahl der Dekane eingeräumt wird. Das bislang geltende Recht
des Präsidiums, eine Vorauswahl zu treffen, sowie das Bestätigungsrecht beim
Präsidium entfallen somit. Folglich erhalten die Fakultätsräte auch das Recht zur
Abwahl des Dekans. Darüber hinaus gibt es weitere Regelungen, die den Einfluss der
Fakultätsräte erweitern, wie z. B. das Recht, Berufungsausschüsse einzusetzen,
Berufungen zu beschließen oder auch die weitergehenden Rechte in Bezug auf die
Ausstattung und Mittelverwendung (vgl. hierzu §§ 85, 90 und 91 HmbHG –
Gesetzentwurf).
Straffung der
Entscheidungsstrukturen
Die hierunter vorgesehenen Änderungen beziehen sich auf die größeren Hochschulen mit großem Verwaltungskörper, also insbesondere auf die UHH und die
HAW, beide verfügen sowohl über Zentral- als auch Fakultätsverwaltungen.
Die Verwaltungsleitung wird zukünftig kein Wahlamt mehr sein, so dass diese
Stellen mit Laufbahnbeamten besetzt werden. Die Besetzung erfolgt durch den
Dekan. Da beabsichtigt ist, die beiden Verwaltungsebenen stärker miteinander zu
verzahnen, soll diese Besetzung aber im Einvernehmen mit dem Kanzler erfolgen.
Die bisherige Eigenständigkeit der Fakultätsverwaltung wird darüber hinaus auch
dadurch eingeschränkt, dass der Kanzler in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der Verwaltung ein Aufsichts- und Weisungsrecht
erhält. Er soll seine Verantwortung durch Runderlasse wahrnehmen, darf aber auch
im Einzelfall eingreifen. Im Einvernehmen mit dem Präsidenten entscheidet der
Kanzler auch über die Organisation der Verwaltung.
Auf der Basis der zwischen Präsident und Dekanat abgeschlossenen Ziel- und Leistungsvereinbarungen können die Dekanate ihrerseits wiederum Ziel- und Leistungsvereinbarungen mit den Gliederungen und Einrichtungen ihrer Fakultäten abschließen. Im Rahmen dieses Kaskadenmodells soll die Erreichung der Ziele und
Leistungen über die Einbeziehung aller Ebenen sichergestellt werden.
Für alle Hochschulen Hamburgs gilt, dass die Regelungen zur Ressourcenausstattung modernisiert und vereinfacht werden sollen. So werden im § 6 Absatz 1 des
Gesetzentwurfs die den Hochschulen zugewiesenen Mittel nicht mehr differenziert
nach „Grundstücken, Einrichtungen und Haushaltsmittel“. Der neue Gesetzestext
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Hamburg will Reform des Hochschulgesetzes
sieht stattdessen vor, dass die den Hochschulen zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen „Mittel“ zugewiesen werden. Dem Begründungstext ist zu entnehmen,
dass durch diese neutrale Formulierung auch die Öffnung für Vermieter-MieterModelle bei der Bereitstellung von Grundstücken und Gebäuden beabsichtigt sei.
Auch die Regelungen zur Globalzuweisung sollen vereinfacht werden. Die bisherige
dreijährige Bedarfs- und Entwicklungsplanung wird nicht mehr verlangt, und es wird
auf die „Befrachtung“ (Zweckbindung der Mittelverwendung – z. B. Innovationszwecke o. a.) von Mittelzuweisungen verzichtet. Die Budgets der Hochschulen
bestehen daher zukünftig nur noch aus Grundmitteln, leistungsbezogenen Mitteln
und im Einzelfall aus zweckgebundenen Zuweisungen (vgl. hierzu § 6 HmbHG Gesetzentwurf).
Gleichstellung regeln
Für alle Selbstverwaltungsgremien der Hochschulen einschließlich Hochschulrat und
Findungskommissionen sieht der Gesetzentwurf eine Geschlechterquote von mindestens 40 % vor. Im Präsidium muss jedes Geschlecht mit mindestens zwei Personen vertreten sein; in den Dekanaten muss jedes Geschlecht zu mindestens zwei
Fünfteln vertreten sein (vgl. hierzu §§ 82, 84, 90 und 96 HmbHG – Gesetzentwurf). n
Ansprechpartner
Manfred Morgenstern
Staatssekretär a. D.
Ernst & Young GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Telefon +49 211 9352 14327
[email protected]
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Erfolgsfaktor rechtliche Gestaltung
im Software-Auswahlprozess eines
Campus-Management-Systems
Viele Hochschulen sind aktuell mit der Aufgabe konfrontiert, sich im
Bereich der administrativen Begleitung von Studium und Lehre neu
aufzustellen. Technologischer Kern dieser Erneuerungsprozesse ist
die Einführung eines integrierten Campus-Management-Systems
(CMS). Eine gute Projektvorbereitung ist aus unserer Sicht der
Schlüssel zum Erfolg.
Es bietet sich an, in einem Vorprojekt bzw. einer Vorstudie die notwendigen Voraussetzungen für die Softwareeinführung und die damit verbundenen Organisationsanpassungen zu schaffen. Das Vorprojekt sollte nach unserer Auffassung Folgendes
beinhalten:
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Festlegung der Projektziele und der Projektorganisation
Definition des Umfangs des künftigen Systems
Erhebung der Anforderungen an das integrierte CMS
Ermittlung grober organisatorischer Verbesserungspotenziale
Evaluation des Marktes für integrierte CMS und Software-Auswahl
Grobe Projektplanung für das Hauptprojekt
Wir empfehlen zudem, im Vorprojekt auch die notwendigen rechtlichen Weichenstellungen für die Vertragsgestaltung mit dem CMS-Anbieter und das Vergabeverfahren vorzunehmen.
Vergaberecht
In der Regel wird die Anschaffung eines CMS den vergaberechtlichen Schwellenwert
für Lieferungen und Dienstleistungen von zurzeit EUR 200.000 überschreiten. Die
Hochschulen haben daher bei der Vergabe der entsprechenden Aufträge ein förmliches europaweit bekannt zu machendes Vergabeverfahren durchzuführen. Das
Vergaberecht ist äußerst formal und seine Einhaltung ist durch einen scharfen Bieterrechtsschutz, der bis vor die Oberlandesgerichte führen kann, abgesichert. Aus
diesem Grund ist es zwingend erforderlich, bei der Vorbereitung und Konzeption des
Vergabeverfahrens besondere Sorgfalt walten zu lassen und externen Sachverstand
einzubinden, wenn keine ausreichenden eigenen Ressourcen im Hochschulbereich
vorhanden sind. Zusätzlich zu den förmlichen Erfordernissen, die das Vergaberecht
mit sich bringt, ist auch zu beachten, dass die Ausschreibung inhaltlich so zu
gestalten ist, dass die bereits evaluierten, potenziellen Anbieter überhaupt zum
Zuge kommen können.
Im Hinblick auf den oft engen Zeitrahmen für die Einführung eines neuen CMS ist zu
berücksichtigen, dass ein fehlerhaftes Ausschreibungsverfahren nach einer entsprechenden Bieterrüge zu einem Vergabenachprüfungsverfahren führen kann. Bis
zur abschließenden Klärung der gerügten Mängel des Verfahrens darf die Hochschule keinerlei Handlungen im Verfahren mehr vornehmen, insbesondere darf kein
Vertrag geschlossen werden. Schlimmstenfalls kann die Vergabekammer anordnen,
dass das gesamte Verfahren einschließlich der Ausschreibung noch einmal von
vorne durchgeführt werden muss.
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Erfolgsfaktor rechtliche Gestaltung im Software-Auswahlprozess eines
Campus-Management-Systems
Diese Szenarien gilt es durch eine professionelle Führung des Verfahrens seitens
der Hochschule zu vermeiden. Bei Beachtung der vergaberechtlichen Vorgaben
winkt am Ende nicht nur Rechtssicherheit, sondern das Vergaberecht bietet auch
Gestaltungsmöglichkeiten, die sich ansonsten auf dem freien Markt nur schwer
durchsetzen ließen. Ein Beispiel dafür ist, dass die ausschreibende Hochschule in der
Lage ist, einen IT-Vertrag für die Einführung des CMS vorzugeben, der auf ihre
speziellen Bedürfnisse abgestimmt ist. Im Vergabeverfahren ist es dann weiter
möglich, nur noch bestimmte Regelungen des Vertrages zur Disposition zu stellen;
über die übrigen Paragrafen des Vertrages ist es den Bietern benommen zu
verhandeln.
IT-Recht
Die Auswahl und Gestaltung des IT-rechtlichen Vertrages zu Einführung eines CMS
an einer Hochschule ist ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor für das Gelingen des
Projektes.
Dieser Vertrag sollte
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•
die Interessen und Möglichkeiten der Hochschule widerspiegeln,
eine klare Festlegung der bei der Einführung des CMS zu erreichenden Ziele
treffen,
eine Definition und Verteilung der Verantwortlichkeiten vornehmen
sowie die Risiken und als Worst-Case-Szenario ein mögliches Scheitern des
Projektes adressieren.
Für die Hochschulen als Körperschaften des öffentlichen Rechts steht immer die
Möglichkeit offen, die Ergänzenden Vertragsbedingungen zur Beschaffung von
Informationstechnik (EVB-IT) als Grundlage ihrer vertraglichen Regelwerke heranzuziehen. Die Verwendung der EVB-IT kann, muss aber nicht für die Hochschule
verpflichtend sein. Besteht eine solche Verpflichtung oder ist in der konkreten
Projektsituation die Verwendung der EVB-IT sinnvoll, ist es entscheidend, den für
das Projekt passenden EVB-IT-Vertrag auszuwählen und auf die konkreten Bedürfnisse der Hochschule anzupassen. Hier können vertragliche Ergänzungen der EVBIT sinnvoll und notwendig sein. Denn gerade die neueren EVB-IT sind nicht mehr so
einseitig zu Gunsten der öffentlichen Hand ausgestaltet, wie man es vielleicht aus
den Anfängen der EVB-IT kannte.
Soweit zulässig, kann es sich aber auch empfehlen, für die Einführung des CMS
einen individuell erstellten und auf die Bedürfnisse der Hochschule abgestimmten
Vertragsentwurf zu verwenden. Denn gerade die Besonderheiten der Hochschulen
mit ihren weitgehend autarken Fachbereichen und der komplexen Verwaltung im
Bereich Studium und Lehre stellen andere Herausforderungen dar, als sie in einem
üblichen Softwaresystemprojekt der öffentlichen Hand zu erwarten wären.
Die Lizenzbedingungen, zu denen CMS-Software den Hochschulen als Standardsoftware angeboten wird, enthalten immer wieder feine Unterschiede, die ein
ausschlaggebendes Kriterium für die Auswahl des CMS liefern können. Diese gilt es
zu erkennen. Soweit Anpassungen oder gar vollständige Individualentwicklungen
vorgenommen werden, ist im Interesse der Hochschule in jedem Fall sicherzustellen,
dass die Hochschule auch tatsächlich die gewünschten Nutzungsrechte an dem CMS
erhält.
Hochschul-Newsletter Ausgabe 3|2013 | 6
Erfolgsfaktor rechtliche Gestaltung im Software-Auswahlprozess eines
Campus-Management-Systems
Wie wir helfen können
Die Mitarbeiter unserer multidisziplinären Ernst & Young Praxis unterstützen Sie
sowohl als Rechtsanwälte als auch als Management- und Organisationsberater bei
der Erneuerung Ihres Campus-Managements sehr gerne. Dabei kann unsere Rolle
als Berater variieren. Wir begleiten als Coach im Hintergrund oder führen die
Hochschule und das Projektteam durch alle Phasen des Projekts. n
Ansprechpartner – Vergaberechtliche Beratung
RAin Susanne Müller-Kabisch
Ernst & Young Law GmbH
Rechtsanwaltsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
Telefon +49 6196 996 29517
[email protected]
Ansprechpartner – IT-rechtliche Beratung
RAin Monka Menz
Ernst & Young Law GmbH
Rechtsanwaltsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
Telefon +49 30 25471 10027
[email protected]
Ansprechpartner – Management- und Organisationsberatung
Dr. Björn Saggau
Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Telefon +49 40 36132 15357
[email protected]
Hochschul-Newsletter Ausgabe 3|2013 | 7
Hochschul-Immobilien im
Lebenszyklus
Die optimierte Bereitstellung und Bewirtschaftung des Immobilienportfolios als Aufgabe eines professionellen Immobilienmanagements
Vor dem Hintergrund des enormen Kostendrucks von Hochschulen auf der einen
Seite und einem verstärktem Konkurrenzdruck beim Werben um Studierende,
Budgets und Drittmittel auf der anderen Seite, sollten mögliche Einspar- und Optimierungspotenziale konsequent ausgenutzt werden.
In Anbetracht des hohen Anteils der immobilienbezogenen Aufwendungen an den
Gesamtbudgets der Hochschulen und einem geschätzten Einsparpotenzial von bis
zu 20 % durch die Optimierung des Immobilienmanagements, sollte die Bereitstellung und Bewirtschaftung des Immobilienportfolios von Hochschulen unter
Lebenszyklusgesichtspunkten vermehrt in den Mittelpunkt der Betrachtung rücken.
Bislang war oftmals ein passiver Umgang mit dem Immobilienvermögen anzutreffen. Immobilien wurden teilweise als zu verwaltende Anlagegüter mit festen Abschreibungsfristen angesehen, in die lediglich nach Kassenlage investiert wurde.
Das führte in vielen Fällen zu einem ineffizienten Umgang mit dem Immobilienbestand und zu einem nachhaltigen Sanierungsstau.
Unter dem Druck sich wandelnder Rahmenbedingungen und deutlich verschlechterter Kassenlagen werden Immobilien in der heutigen Zeit jedoch zunehmend unter
wirtschaftlichen Gesichtspunkten wahrgenommen. Statt als Kostenfaktoren werden
Immobilien verstärkt als strategische und werthaltige Ressource gesehen, die unter
Lebenszyklusbetrachtung professionell bewirtschaftet werden müssen.
Aufgaben und
Herausforderungen
Die Bereitstellung einer angemessenen Gebäude-Infrastruktur ist bei Hochschulen
sowohl im Hinblick auf die Erfüllung ihrer originären Aufgaben als auch im Hinblick
auf die Attraktivität für Studenten und Wirtschaft erfolgsbestimmend. Weiterhin
leisten die effiziente Bewirtschaftung des Immobilienbestands und eine entsprechende Reduzierung der Lebenszykluskosten einen Beitrag zur Kostenoptimierung.
Eine besondere Herausforderung ergibt sich für das Immobilienmanagement aus
dem oftmals sehr heterogenen Gebäudebestand mit Gebäuden unterschiedlichen
Baualters, unterschiedlicher funktionaler Struktur sowie mutmaßlich sehr unterschiedlicher baulicher Gebäudesubstanz und –zustände. Primäres Ziel ist es dabei,
die sich verändernden Nutzeranforderungen (z. B. Personal- und Studierendenentwicklung) angemessen und auf Grundlage wirtschaftlicher Abwägungen an den
Zielen der Hochschule orientiert zu erfüllen. Darüber hinaus muss laufend auf
veränderte externe Anforderungen an den Gebäudebestand und dessen Bewirtschaftung reagiert werden.
Hochschul-Newsletter Ausgabe 3|2013 | 8
Hochschul-Immobilien im Lebenszyklus
Entsprechend vielfältig sind folglich auch die Aufgaben, die sich für das Immobilienmanagement von Hochschulen heute stellen.
Beispielhaft sind hierbei zu nennen:
•
•
•
Flächen- und kosteneffiziente Deckung der heterogenen Nutzeranforderungen
Sicherstellung einer ganzheitlichen und integrierten, am Lebenszyklus der
Immobilie ausgerichteten wirtschaftlichen Betrachtung aller Maßnahmen für den
Betrieb von Bestandsimmobilien sowie bei der Realisierung von Neu- und
Ergänzungsbauten
Gewährleistung einer kosteneffizienten und mit den Nutzern abgestimmten
Bereitstellung von Leistungen der infrastrukturellen Bewirtschaftung der
Gebäude, wie beispielsweise die Organisation von Reinigungsdienstleistungen,
die hausmeisterliche Betreuung sowie die Bereitstellung von weiteren Services.
Um den Flächenbedarf der Hochschulen möglichst wirtschaftlich zu befriedigen,
muss passive Verwaltung durch ein aktives Management ersetzt werden, das
vorausschauend agiert. Die Werte der Immobilien müssen langfristig am Markt und
unter Berücksichtigung der steten Entwicklungen von Umweltfaktoren gesichert
werden. Dabei dürfen notwendige Handlungsspielräume nicht vernachlässigt
werden.
Ansatzpunkte für die
Optimierung
Grundlage für eine Optimierung der Bewirtschaftung und Bereitstellung von Hochschulimmobilien ist eine klare Immobilienstrategie, die Teil der übergeordneten
Gesamtstrategie der Hochschule ist. Um diese Strategie zu erarbeiten und umzusetzen, ist in der Regel eine zentrale Institutionalisierung der strategischen, immobilienwirtschaftlichen Entscheidungsebene notwendig, die die Anforderungen der
Fachbereiche, der Hochschulverwaltung und des Immobilienmanagements zusammenfasst und eine langfristige Planung der Hochschule für die Entwicklung des
Gebäudeportfolios und der Rahmenbedingungen der Bewirtschaftung erstellt.
Zunächst ist sicherzustellen, dass die erforderlichen immobilienwirtschaftlichen
Kennzahlen zum Immobilienbestand und zum künftigen Bedarf vorliegen. Hierauf
aufbauende Zielvorgaben ebenso wie die Definition von gewünschten SollZuständen sollten in enger Zusammenarbeit von Fachbereichen, Hochschulverwaltung und Immobilienmanagement erarbeitet werden. Im Zuge dessen sollte auch die
Einführung von Anreizsystemen und die Frage von eigener Leistungserbringung und
Fremdvergabe („make or buy“) betrachtet werden.
Im Rahmen der Optimierung der Immobilienbereitstellung und -bewirtschaftung
sollten bei Hochschulen außerdem Schnittstellen zu weiteren internen und externen
Beteiligten im Hinblick auf mögliche Wechselwirkungen und Synergien untersucht
werden. Ziel ist die Schaffung von Transparenz und somit das Aufdecken von
Optimierungspotenzialen und Ansatzpunkten für eine Qualitätsverbesserung im
Immobilienbereich.
Untersuchungspunkte sind dabei insbesondere:
•
•
•
Analyse der vorhandenen und möglichen Anreizsysteme sowie Ansätze zur
Flächensteuerung
Flächenkonsum je Studierender/Mitarbeiter und prognostizierte Personal- und
Flächenentwicklung
Untersuchung von Beschaffungsprozessen bei Bau- und Facility-ManagementLeistungen einschließlich einer Prüfung von Eigenerbringung und Fremdbezug
Hochschul-Newsletter Ausgabe 3|2013 | 9
Hochschul-Immobilien im Lebenszyklus
In Abhängigkeit von den Rahmenbedingungen und Anforderungen der jeweiligen
Hochschule kann es sinnvoll sein, weitere Bereiche in die Schnittstellenbetrachtung
einzubeziehen, um somit ein umfassendes Konzept zur strategischen und operativen Neuausrichtung der Leistungsbeziehungen innerhalb und außerhalb der
Hochschule auf Grundlage einer Lebenszyklusbetrachtung zu erreichen.
Fazit
Die Bereitstellung der erforderlichen Flächen der Hochschulen unter Berücksichtigung funktionaler, organisatorischer und wirtschaftlicher Gesichtspunkte leistet
einen wesentlichen Beitrag bei der Erfüllung der originären Aufgaben als Hochschule, der Attraktivität für Studierende und Wirtschaft sowie zur Wahrung des
Immobilienbestands als werthaltige Ressource. Grundlage hierfür ist ein professionelles Immobilienmanagement, welches die Anforderungen der Fachbereiche, der
Hochschulverwaltung und des Immobilienmanagements zusammenfasst und eine
langfristige Planung der Hochschule für die Bereitstellung und Bewirtschaftung der
Immobilien sicherstellt. n
Ansprechpartner
Monica A. Schulte Strathaus
Ernst & Young Real Estate GmbH
Telefon +49 211 9352 25984
[email protected]
Ansprechpartner
Uwe Hannappel
Ernst & Young Real Estate GmbH
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[email protected]
Hochschul-Newsletter Ausgabe 3|2013 | 10
Besteuerung der verfassten
Studierendenschaft der
Hochschulen in Nordrhein-Westfalen
Immer häufiger geraten die Studierendenschaften in das Visier der
Finanzbehörden. Dabei sind auch die jeweiligen Hochschulen als
Aufsicht betroffen.
Grundsätzlich sind die Studierendenschaften eine Selbstorganisation gemäß § 53
Hochschulgesetz NRW (HG NRW) und verwalten ihre Angelegenheiten in eigener
Zuständigkeit (verfasste Studierendenschaft).
Die Gesamtheit der Studierenden der jeweiligen, in § 1 des HG NRW in der Fassung
des Hochschulfreiheitsgesetzes NRW vom 01.01.2007 (HFG NRW) genannten
Hochschulen bilden die Studierendenschaft dieser Hochschule.
Die Studierendenschaft ist eine rechtsfähige Gliedkörperschaft der Hochschule
(juristische Person öffentlichen Rechts). Organe der juristischen Person öffentlichen
Rechts sind das Studierendenparlament und der Allgemeine Studierendenausschuss
(§ 53 Abs. 5 HG). Der Allgemeine Studierendenausschuss vertritt die Studierendenschaft (§ 55 Abs. 1 HG NRW), die sich üblicherweise in Fachschaften und Fachschaftsreferate gliedert (§ 56 HG NRW).
Soweit die Studierendenschaft i. S. des § 53 HG NRW hoheitliche Aufgaben erfüllt,
sind die von ihr erbrachten Leistungen steuerlich nicht relevant.
Wenn jedoch die Studierendenschaft neben rein „politischen Tätigkeiten“ (s.a. § 53
Abs. 2 HG NRW) auch wirtschaftliche Tätigkeiten ausübt und als Arbeitgeber auftritt
und/oder einen Betrieb gewerblicher Art (Copy-Shop, Sprachkurse, Café, Sportkurse) unterhält, gelten auch für die Studierendenschaft – vertreten durch den AStA
( § 55 HG NRW) – die Vorschriften der Abgabenordnung und der Einzelsteuergesetze sowie des Sozialversicherungsrechts.
Die Folgen sind Berechnung, Einbehaltung, Anmeldung und Abführung von Lohnsteuer, ggfs. Kirchenlohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.
Mit Urteil vom 22.07.2008 – VI R 51/05 (veröffentlicht am 24.09.2008) hat der
Bundesfinanzhof entschieden, dass die Aufwandsentschädigungen für Vorsitzende
und Referenten des AStA einkommensteuerpflichtigen Lohn darstellen.
Insoweit handelt es sich bei den AStA-Mitgliedern und Referenten auch um
Beschäftigte i. S. des Sozialversicherungsrechts gem. § 7 Abs. 1 Satz 2
Sozialgesetzbuch IV.
Wird eine nachhaltige wirtschaftliche Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen
(Achtung: nicht Gewinn!) außerhalb der Land- und Forstwirtschaft ausgeübt, die
sich innerhalb der Gesamtbetätigung der juristischen Person wirtschaftlich heraushebt, liegt ein sogenannter Betrieb gewerblicher Art vor. Es ist jedoch erst dann von
einem Betrieb gewerblicher Art auszugehen, wenn der Jahresumsatz i.S. des § 1
Abs. 1 Nr. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) höher ist als 30.678 EUR (R 6 Abs. 5
Körperschaftssteuer-Richtlinien).
Hochschul-Newsletter Ausgabe 3|2013 | 11
Besteuerung der verfassten Studierendenschaft der Hochschulen in Nordrhein-Westfalen
Liegen diese Voraussetzungen vor, sind bei dem zuständigen Finanzamt Körperschaftssteuer-, Umsatzsteuer und ggf. Gewerbesteuer-Erklärungen bis zum 31. Mai
des Folgejahres einzureichen (§ 149 AO).
Darüber hinaus sind die Umsätze für Zwecke der Umsatzbesteuerung unter Berücksichtigung des Vorsteuerabzuges gemäß § 15 UStG in der Regel monatlich oder
vierteljährlich dem zuständigen Finanzamt voranzumelden (§ 18 UStG).
Verschiedene, voneinander abgrenzbare wirtschaftliche Tätigkeiten begründen
grundsätzlich gesonderte Betriebe gewerblicher Art, sodass die o. g. Betragsgrenze
für jeden BgA gesondert gilt. Beispiel:
•
•
Einnahmen aus der Durchführung von Veranstaltungen
Einnahmen aus dem Verkauf von Arbeitsmaterial der Medizinstudenten
Achtung: Verschiedene wirtschaftliche Tätigkeiten sind jedoch dann als einheitlicher
Betrieb gewerblicher Art zu behandeln, wenn dies der Verkehrsauffassung entspricht (R 6 Abs. 3 Körperschaftssteuer-Richtlinien).
Fazit
Besteuerungssubjekt ist immer die Studierendenschaft, vertreten durch den
AStA; die jeweilige Fachschaft i.S. des § 56 HG NRW ist kein eigenständiges
Besteuerungssubjekt.
Das bedeutet, dass der AStA auch die Vorschriften der Abgabenordung (§§ 140 ff.
AO) zu beachten hat; hier insbesondere die Führung von Büchern und Aufzeichnungen sowie ggf. für die Abgabe der Steuererklärungen verantwortlich ist.
Im Falle des Zusammenwirkens mehrerer Hochschulen zur Erreichung eines gemeinsamen Zwecks (§ 77 HG NRW), zum Beispiel Hochschulsport, ist durch interne
Regelungen der beteiligten Hochschulen sicherzustellen, dass die vorgenannten
steuerlichen Pflichten erfüllt werden.
Zuwiderhandlungen können gemäß den §§ 369 ff. AO als Steuerstraftat oder
Steuerordnungswidrigkeit geahndet bzw. verfolgt werden.
Aktuell ermitteln Beamte der Staatsanwaltschaft und des Finanzamts für Steuerstrafsachen und Steuerfahndung bei zwei Allgemeinen Studierendenausschüssen in
NRW.
Die angesprochenen Erklärungs- und Aufzeichnungpflichten gelten aufgrund
bundesrechtlicher Regelungen in allen Bundesländern. n
Ansprechpartner
StB Klaus Rodekamp
Ernst & Young GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Telefon +49 211 9352 29435
[email protected]
Hochschul-Newsletter Ausgabe 3|2013 | 12
Steuerliche Behandlung des
Sponsorings bei Hochschulen
In Zeiten knapper Mittel wird das Einwerben zusätzlicher Gelder für
Hochschulen immer wichtiger. Damit rückt auch das Sponsoring –
d. h. die Gewährung von Geld oder geldwerten Vorteilen durch Unternehmen zur Förderung der Universität oder einzelner Institute – in den
Fokus.
Aus steuerlicher Sicht können Sponsoring-Einnahmen je nach Fallkonstellation
steuerfrei oder steuerpflichtig sein. Im Folgenden möchten wir daher kurz einige
denkbare Fälle vorstellen und eine steuerliche Einordnung vornehmen. Dies erfolgt
bereits unter Berücksichtigung des BMF-Schreibens vom 13. November 2012.
Aktives oder passives
Sponsoring
Zunächst ist zu unterscheiden, ob es sich bei der Geldzahlung um sogenanntes
aktives oder passives Sponsoring handelt. Relevant für diese Unterscheidung ist,
welche Gegenleistung die Hochschule für den Erhalt der Sponsoring-Gelder erbringen muss. Ist die Hochschule z. B. lediglich dazu verpflichtet, den Sponsor auf einem
Plakat oder einem Programmheft (ohne besondere Hervorhebung) zu nennen, so
handelt es sich um passives Sponsoring. Demgegenüber gilt die Schaltung eines
Links von der Homepage der Hochschule zur Homepage des Sponsors genauso wie
das Schalten von Werbeanzeigen des Sponsors in Programmheften der Hochschule
als aktive Tätigkeit.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Finanzverwaltung nur einige exemplarische Beispiele in ihren Erlassen benennt; es ist daher in Bezug auf diese Abgrenzung grundsätzlich immer eine Einzelfallentscheidung zu treffen.
Relevanz der Abgrenzung
Die Frage, ob eine aktive oder eine passive Tätigkeit vorliegt, hat direkte Auswirkung auf die steuerlichen Konsequenzen:
Werden Einnahmen aus passivem Sponsoring außerhalb von bestehenden BgA vereinnahmt, so sind diese Zahlungen steuerlich nicht relevant, d. h. die Zahlung
unterliegt nicht der Umsatzsteuer und es wird weder Körperschaft- noch Gewerbesteuer ausgelöst. Sofern es sich jedoch um Einnahmen aus aktivem Sponsoring
handelt, sind die Einnahmen steuerlich relevant, wenn die Grenze von EUR 30.678
überschritten wird. Ist dies der Fall, so wird ein separater Sponsoring-BgA begründet.
Sponsoringeinnahmen, die einem bereits bestehenden BgA zugeordnet werden
müssen, sind grundsätzlich steuerlich immer relevant. Für ertragsteuerliche Zwecke
stellt sich in diesen Fällen regelmäßig die Frage, inwiefern ein pauschaler Betriebsausgabenabzug zulässig ist. Für umsatzsteuerliche Zwecke gibt es seit diesem Jahr
eine Neuerung: Nach geänderter Rechtsauffassung der Finanzverwaltung (vgl. BMFSchreiben vom 13. November 2012) gilt ab dem 1. Januar 2013, dass Tätigkeiten
„ohne besondere Hervorhebung“ nicht mehr im Rahmen eines Leistungsaustausches erbracht werden. Damit sind diese Einnahmen – obwohl im Rahmen eines
BgA vereinnahmt – nicht umsatzsteuerbar.
Hochschul-Newsletter Ausgabe 3|2013 | 13
Steuerliche Behandlung des Sponsorings bei Hochschulen
Wie diese kurze Darstellung der steuerlichen Behandlung des Sponsorings zeigt,
kommt der Abgrenzung in aktives und passives Sponsoring sehr große Bedeutung
zu. Sponsoring-Verträge sollten daher aus steuerlicher Sicht immer ganz genau
gewürdigt werden, damit auch die zutreffenden steuerlichen Konsequenzen
gezogen werden können.
Sofern Sie Fragen zu diesem Thema haben, sprechen Sie uns gerne an. n
Ansprechpartner
StB Daniela Maus
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Hochschul-Newsletter Ausgabe 3|2013 | 14
Nachlese:
„Hochschulforum NRW 2013“
EY war Mitveranstalter des „Hochschulforums NRW 2013“, zu dem die NRW.BANK
am 28. Juni 2013 in ihre Räume in Düsseldorf eingeladen hatte.
Hauptrednerin der Veranstaltung war die Ministerin für Innovation, Wissenschaft
und Forschung des Landes Nordrhein-Westfalen, Svenja Schulze, die einen Impulsvortrag zum Thema „Hochschulen als regionale Innovationstreiber“ hielt.
In ihrem Statement betonte die Ministerin, dass Hochschulen in vielerlei Hinsicht zur
Attraktivität und Innovationsfähigkeit eines Standorts beitrügen. Sie brächten
zusätzliche Kaufkraft in die Hochschulstädte und seien Arbeitgeberinnen, Kooperationspartnerinnen in der Forschung für Industrie, Unternehmen und externe Forschungseinrichtungen sowie wichtige Institutionen für die Aus- und Weiterbildung.
Alle Vorträge des
Hochschulforums NRW 2013
finden Sie hier:
Vorträge Hochschulforum
NRW 2013
Des Weiteren formulierte die Ministerin einige Thesen, wie die Hochschulpolitik ihrer
Meinung gestaltet werden müsse, damit die Hochschulen auch in Zukunft wichtige
Impulse für die Regionen und die Gesellschaft geben könnten. Dazu gehöre u. a. die
Korrektur der Föderalismusreform, um es Bund und Ländern zu ermöglichen,
gemeinsam Bildung zu finanzieren; ein neuer Geist der Kooperation zwischen außeruniversitären Forschungseinrichtungen und den Hochschulen; Studienverlaufsstatistiken, um das Studium erfolgreicher zu machen und die heterogene Studierendenschaft besser in ihren Stärken und Schwächen zu berücksichtigen; eine stärkere
Ausdifferenzierung der Universitäten und Fachhochschulen sowie eine noch engere
Kooperation zwischen Land und den Hochschulen.
Viele Hochschulen stehen aktuell vor der Aufgabe, im Bereich der administrativen
Begleitung von Studium und Lehre neue Wege zu gehen. Vor diesem Hintergrund
war ein Schwerpunkt der Veranstaltung die EY Campus-Management-Studie.
Weitere Referenten von EY sprachen zu den Themen Hochschulimmobilien und zu
aktuellen, für die Hochschulen relevanten Steuerrechtsfragen.
Bei Interesse zu einem der o. g. Themen sprechen Sie uns gerne an! n
Ansprechpartner
Ansprechpartner
Manfred Morgenstern
Staatssekretär a. D.
Ernst & Young GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Telefon +49 211 9352 14327
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Birgit Neubert
Ernst & Young GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Telefon +49 30 25471 21340
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Hochschul-Newsletter Ausgabe 3|2013 | 15
Ansprechpartner
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Region Nord/Ost
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Region Südwest
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Fachbereich Wirtschaftsprüfung
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Region Mitte
Hans-Peter Busson
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Die globale EY-Organisation im Überblick
Die globale EY-Organisation ist einer der Marktführer in der Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung,
Transaktionsberatung und Managementberatung. Mit
unserer Erfahrung, unserem Wissen und unseren
Leistungen stärken wir weltweit das Vertrauen in
die Wirtschaft und die Finanzmärkte. Dafür sind wir
bestens gerüstet: mit hervorragend ausgebildeten Mitarbeitern, starken Teams, exzellenten
Leistungen und einem sprichwörtlichen Kundenservice. Unser Ziel ist es, Dinge voranzubringen
und entscheidend besser zu machen – für unsere
Mitarbeiter, unsere Mandanten und die Gesellschaft, in der wir leben. Dafür steht unser
weltweiter Anspruch „Building a better working
world“.
Die globale EY-Organisation besteht aus den
Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global
Limited (EYG). Jedes EYG-Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig und haftet nicht für das Handeln und
Unterlassen der jeweils anderen Mitgliedsunternehmen. Ernst & Young Global Limited ist
eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach
englischem Recht und erbringt keine Leistungen
für Mandanten. Weitere Informationen finden Sie
unter www.ey.com.
In Deutschland ist EY an 22 Standorten präsent.
„EY“ und „wir“ beziehen sich in dieser Publikation
auf alle deutschen Mitgliedsunternehmen von Ernst
& Young Global Limited.
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