Betriebseinheit Hausmeisterdienste

7. Dezember 2007
Betriebseinheit Hausmeisterdienste
- Konzept zur
Organisation und Arbeitsweise - AUSZUG -
Redaktion:
Heiko Martin
HSM-Mar
Betriebseinheit Hausmeisterdienste
- kommissarische Leitung 0.428.75-9031
[email protected]
Inhalt
Inhalt.........................................................................................................................................2
1.
Anlass.................................................................................................................................3
2.
Dienstleistungsverständnis...................................................................................................3
3.
Aufgaben der Betriebseinheit ..............................................................................................3
3.1
Kernaufgaben ............................................................................................................3
3.2
Standort- bzw. fakultätsbezogene Aufgaben ...............................................................3
3.3
Zuständigkeitsverteilung zwischen dem Servicebereich Baumanagement und der
Betriebseinheit Hausmeisterdienste .............................................................................4
3.3.1 BM – Team Bauen ......................................................................................................4
3.3.2 BM – Team Haustechnik .............................................................................................4
4.
Sicherstellung des Dienstleistungsangebot (Vertretungsregelungen)......................................7
Seite 2 von 8
1. Anlass
Bis zur Bildung der zentralen Betriebseinheit waren die Hausmeisterdienste an der HAW Hamburg
dezentral unter Verantwortung der einzelnen Fakultätsverwaltungen (früher Fachbereichsverwaltungen) organisiert. Dabei waren die Hausmeister, Betriebsarbeiter bzw. vereinzelten Reinigungskräfte den Verwaltungsleitungen zugeordnet.
An den jeweiligen Standorten standen für die anfallenden Hausmeistertätigkeiten unterschiedlichen Personalausstattungen zur Verfügung. Je nach Ausgestaltung fiel daher das jeweilige Leistungsangebot sehr unterschiedlich aus. Dieses Ungleichgewicht zwischen den Standorten/Fakultäten trat immer dann besonders deutlich zu Tage, wenn es durch Krankheit oder Urlaub
zu personellen Engpässen kam. Vertretungen für solche Fälle wurden meist nicht oder nur in Einzelfällen zwischen den Fakultäten abgesprochen und eine Zusammenarbeit der verschiedenen
Hausmeistereien für größere Projekte fand nur sehr indirekt statt.
Außerdem führte die dezentrale Organisation der Hausmeistereien u.a. dazu, dass die Kommunikation mit dem Baumanagement, mit der Haustechnik und der Bewirtschaftung entsprechend
gewidmeter Mittel nur sehr indirekt funktioniert und es dadurch zu erheblichen Informationsverlusten kam.
Auch der Schulungsstand der einzelnen Hausmeister und ihre Zuarbeit zu verschiedenen arbeitssicherheitstechnischen Maßnahmen stellte sich in der bisherigen Organisationsform defizitär dar.
2. Dienstleistungsverständnis
Zur Entwicklung eines gemeinsamen Selbstverständnisses innerhalb der Betriebseinheit wurde mit
den Hausmeistern und Betriebsarbeitern am 29./30. Juni 2007 ein extern moderierter Workshop
durchgeführt.
Im Ergebnis dieser Veranstaltung möchten sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hausmeisterdienste als persönliche Allround-Dienstleister verstehen, die sich mit ihrem Haus identifizieren und identifizieren möchten. Zudem wird Dienstleistung dabei mit folgenden Kriterien gleichgesetzt:
• nicht nur für den Kunden, sondern auch mit den Kunden zu arbeiten,
• einen Wert in der Arbeit zu sehen und mit Spaß zu arbeiten,
• sich verantwortlich zu fühlen,
• Aufgaben von sich aus sehen und selbstständig zu handeln,
• Aktivität und Initiative zu zeigen,
• Aufgaben termingerecht nach Dringlichkeit abzuarbeiten,
• Aufgaben ohne Murren zu übernehmen,
• mit den Kunden respektvoll umzugehen und ihr Anliegen zu akzeptieren,
• ein gutes und schönes Umfeld zu gestalten,
• auf die Atmosphäre im Haus zu achten.
3. Aufgaben der Betriebseinheit
3.1 Kernaufgaben
•
•
•
•
•
•
•
•
Schließdienst für die Häuser, soweit dieser nicht durch externe Dienstleister übernommen wird.
Beaufsichtigung der Reinigungsleistung
Kleinreparaturen und Erneuerung von Leuchtmitteln
Vorbereitung von Räumen für die verschiedenen Anforderungen
Pflege der Außenanlagen soweit nicht die Aufgaben an Dienstleister vergeben sind.
Müllbeseitigung und Sauberkeit der Liegenschaft sicherstellen
Annahme und Abwickelung von Transporten (Umfang ?)
Baukoordination
3.2 Standort- bzw. fakultätsbezogene Aufgaben
•
In einigen Bereichen: Postdienst vorzunehmen ???????
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•
•
Schlüsselverwaltung
Vergabe und Wartung von Schließberechtigungen für digitale Chipkarten
3.3 Zuständigkeitsverteilung zwischen dem Servicebereich Baumanagement und der Betriebseinheit Hausmeisterdienste
3.3.1 BM – Team Bauen
Zur Abgrenzung der von der Betriebseinheit Hausmeisterdienste durchzuführende Aufgaben gegenüber den Aufgaben des Servicebereiches Baumanagement, TEAM BAUEN, wurde der Kriterienkatalog „Eigenleistungen des Bedarfsträgers bei der Unterhaltung baulicher und technischer Anlagen“ veröffentlicht in den Baufachlichen Informationen 5/2005 der Behörde für Stadtentwicklung
und Umwelt zugrunde gelegt.
Kleine Hochbaumaßnahmen aus der Kostengruppe 300 nach DIN 276, die aus den jährlichen
Bauunterhaltungslisten (BBN) hervorgehen, werden weiterhin in Abstimmung mit der Leitung der
Betriebseinheit durch die Hausmeistereien der jeweiligen Standorte eigenverantwortlich abgewickelt. Zur Aufgabe der Betriebseinheit und der Hausmeister vor Ort gehört ggf. die Angebotseinholung, die Beauftragung in Abstimmung mit BM, die Bauüberwachung und -abnahme sowie die
Prüfung der Rechnung (fachlich und rechnerisch). Rechnungsempfänger ist das Baumanagement.
Alles was über den Kriterienkatalog hinausgeht, wird als Baubedarf beim Baumanagement angemeldet. Eine Ausnahme hiervon stellen alle Maßnahmen zur Vermeidung einer konkreten, unmittelbaren Gefährdung (Notmaßnahmen) dar.
Raumändernde Umbauten, Bauteilveränderungen sowie Bauschäden im Außen- als auch
Innenbereich sind grundsätzlich nur unter Hinzuziehung des beim Baumanagement vorhandenen
Bausachverstandes zulässig.
3.3.2 BM – Team Haustechnik
Zur Abgrenzung der von der Betriebseinheit Hausmeisterdienste durchzuführende Aufgaben gegenüber den Aufgaben des Servicebereiches Baumanagement, TEAM HAUSTECHNIK, wurde der
Kriterienkatalog „Eigenleistungen des Bedarfsträgers bei der Unterhaltung baulicher und technischer Anlagen“ veröffentlicht in den Baufachlichen Informationen 5/2005 der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt zugrunde gelegt.
verantwortlich
Bezeichnung
Erläuterung
GruppieHT
HSM
rung
nach
1
bauliche EinrichtunBetreiber
334,
X
DIN
276
gen mit FunktionsanBeispiel: Türen, Fenster, Toranlagen, Schran344,
X
X
(bis Ankenanlagen, Regalanlagen usw.
trieb
346,
2
schluss )
531
ÆBetrieb inkl.
X
- Beseitigung geringfügiger Mängel, wenn
ausschließlich normale Abnutzung vorliegt,
X
- kleinere, einfache Instandhaltungs- / Instandsetzungsarbeiten
X
- Ersatz und Ergänzung von Zubehör
(Unterstützung durch HT)
sanitärtechnische An- Betreiber (außer Handfeuerlöscher)
410
X
lagen
X
Die Hausmeister (HSM) steht als erster
Ansprechpartner für die Nutzer zur Verfügung. Außerdem sind sie i.d.R. näher vor
Ort, können eine erste Schadensanalyse
vornehmen und abschätzen, welcher Aufwand erforderlich ist.
1
Betreiber = verantwortlich für den Betrieb, Instandhaltung/Instandsetzung, ggf. Wartung, Prüfungen;
Rechnungsempfänger
2
Anschluss = Zuleitung bis Einspeiseklemme / Steuerung
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Bezeichnung
Erläuterung
Kleineren Reparaturen ausführen/ beauftragen
- Austausch von Sanitärobjekten
- Austausch von Wasserhähnen
- Austausch von Dichtungen, Perlatoren etc.
- Befestigen von losen Einrichtungen
(Schrauben nachziehen)
Stellt die Hausmeisterei fest, dass sie nicht
in der Lage sind, einen aufgetretenen
Schaden zu beheben, da entweder spezielles Werkzeug oder Fachkenntnisse benötigt werden, wenden sie sich an die HT, um
abzuklären, ob die vorgehaltene Fachkraft
für Gas-, Wasser-, Sanitärinstallationen zur
Verfügung steht oder durch die HT eine
Vergabe an Externe durchgeführt werden
sollte.
Rohr Verstopfung
Bei Verstopfungen wird zusammen mit der
Haustechnik geklärt, ob die Hausmeisterei
in Eigenleistung tätig wird (z.B. Papier
steckt sichtbar im Abfluss) oder die Haustechnik bzw. eine Fremdfirma die Beseitigung übernimmt.
Beschaffung, Wartung, Montage von Handfeuerlöschgeräten
heizungstechnische
und raumlufttechnische Anlagen
elektrotechnische
Anlagen
Betreiber
HSM erster Ansprechpartner für die Nutzer.
Außerdem sind sie i.d.R. näher vor Ort,
können eine erste Schadensanalyse vornehmen und abschätzen, welcher Aufwand
erforderlich ist.
Heizung (1. + 2.)
- Prüfung, ob Thermostatkopf öffnet ggf.
diese austauschen.
- wenn kein Erfolg, (Info an Haustechnik)
Æalle weiteren Maßnahmen durch die
Haustechnik.
RLT-Anlagen
Ænur Info an die Haustechnik
Betreiber, der Anlagenverantwortliche (siehe VDE 0105)
- Reparaturen, Neuinstallation, Umbau,
Fehlersuche nur über Anlagenverantwortliche
- Erstprüfung bei einfachen Störungen oder nicht funktionierenden Licht, Gerät
oder Steckdose, ob Sicherung ausgelöst
hat oder eine andere Ursache vorliegt.
Bei ausgelöster Sicherung (Schraubsicherungen und Automaten bis 230V
Nennspannung und 35A Nennstrom)
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Gruppierung nach
DIN 276
verantwortlich
HT
HSM
X
X
X
X
X
X
X
420
X
X
X
430
440
X
X
X
X
Bezeichnung
Sicherheitseinrichtungen
- Brandmeldeanlagen
- Einbruchmeldeanlagen
- Sicherheitsbeleuchtung
- ELA-Anlagen
(sicherheitstechn.
Erläuterung
versucht die Hausmeisterei zunächst
durch Wiedereinschalten der Sicherung
das Problem zu beheben. Ist dies erfolglos oder die Sicherung löst nach kurzer
Zeit erneut aus, wird der Anlagenverantwortliche (Haustechnik) informiert und
übernimmt den Fall.
- Sicherungen mit Nennspannung > 230V
bzw. Nennstrom > 35A dürfen nur vom
Anlagenverantwortlichen ersetzt bzw.
wieder eingeschaltet werden.
- Wenn Ursache für Störung keine ausgelöste Sicherung oder eine Sicherung löst
immer wieder aus (mehrmals im Monat/
Jahr) Æ Abschaltung des betreffenden
Stromkreises (in Abhängigkeit vom
Nennstrom) ÆSicherung raus bzw. Automat abschalten und Benachrichtigung
an Anlagenverantwortliche (Haustechnik).
- Leuchtmitteltausch bei allen Innen- und
Außenlampen
Bei speziellem Werkzeug oder Fachkenntnisse für einen Leuchtmitteltausch
(z.B. explosionsgeschützte „Ex“ Leuchten), Austausch zusammen mit Haustechnik.
Betreiber
- Instandhaltung/ Reparatur
- bei Bedarf Abschaltung bzw. Wiedereinschaltung von Melder/ Linien (eingewiesene Personen der Hausmeisterei)
ÆInformation an Haustechnik
- Quittierung von Störungen (eingewiesene Personen der Hausmeisterei)
ÆInformation an Haustechnik
Betreiber
- Instandhaltung/ Reparatur
- bei Bedarf Abschaltung bzw. Wiedereinschaltung von Melder/ Bereiche (eingewiesene Personen der Haustechnik)
ÆInformation an Hausmeisterei
- Quittierung von Störungen (eingewiesene Personen der Haustechnik)
ÆInformation an Hausmeisterei
Betreiber
- Instandhaltung/ Reparatur
- Leuchtmitteltausch (Leuchten die nach
Leuchtmitteltausch nicht funktionieren,
werden an die Haustechnik gemeldet.)
Betreiber
- Instandhaltung/ Reparatur
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Gruppierung nach
DIN 276
verantwortlich
HT
HSM
X
X
X
X
X
445
X
X
456
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
456
442
445
454
X
X
X
X
X
Bezeichnung
Einrichtung)
- Notstromversorgung
- Feuerlöschanlagen
- Aufzuganlagen
Laboreinrichtungen/
-betrieb
Erläuterung
- Bedienung für Durchsagen durch eingewiesene Personen
Betreiber
- Instandhaltung/ Reparatur
Betreiber ist die Haustechnik
- Instandhaltung/ Reparatur
- Sprinkleranlage BT 5 erfolgt die tägliche/
Prüfung durch die Hausmeisterei. Alle
anderen Prüfungen sind per Wartungsvertrag vergeben.
Betreiber
- Instandhaltung/ Reparatur
- Personenbefreiung
(unterstützt durch Aufzugswärter der
Haustechnik)
- Weiterleitung von Störungsmeldungen
an die Hausmeisterei, wenn Aufschaltung auf die GLT.
Form der Weiterleitung (Anzahl/ Art der
Störung, SMS/ eMail) wird im Einzelnen
abgestimmt.
Der Betrieb, die Überwachung, Wartung,
Instandhaltung und Reparatur von Laboreinrichtungen liegt in der Verantwortung
des jeweiligen Labors. Die Haustechnik
stellt nur die benötigten TGA-Anschlüsse
zur Verfügung.
Zur Laboreinrichtung zählen z.B.:
- Not- / Augenduschen
- Labor-/ Versuchsgeräte und -aufbauten
- Klimakammern
- Sicherheitsschränke (Lösemittel, Chemikalien, Gasflaschen etc.)
- Gasversorgung (technische Gase)
Gruppierung nach
DIN 276
442
414
verantwortlich
HT
HSM
X
X
X
X
X
X
461
463
X
4. Sicherstellung des Dienstleistungsangebot (Vertretungsregelungen)
Grundsätzlich sind die Vertretungen innerhalb der Hausmeistereien durch das vorhandene Personal abzudecken. Nur in Ausnahmefällen können Bedarfe durch Zukäufe externer Mitarbeiter gedeckt werden.
Für eine kontinuierliche und kurzfristige Vertretungsmöglichkeit werden drei Vertretungsgruppen
(Teams) eingerichtet. Alle Vertretungsbedarfe sind im ersten Schritt innerhalb der Teams abzuklären.
Team 1
BERLINER TOR 5
Rainer Michalik
Rainer Gerbendorf
Ana Jureta
STIFTSTRAßE 69
Wolfgang Bergemann
Eugen Haeusser
Doris Wilken
Yeter Karakurt
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LOHBRÜGGER KIRCHSTRAßE 65
Reinald Eggers
Peer Mecklenburg
Alberto Lieback
Nurten Cebeci
X
X
X
X
Team 2
BERLINER TOR 7, 7A, 9
Lutz Madera
Saime Kilic
Bernd Adolphsen
Peter Woschczytzki
BERLINER TOR 11, 13, 21
Max Dettler
Waldemar Laber
Isabel Pires
Alexander Krämer
Kazikli Ucar
Sevim Durucan
Team 3
SAARLANDSTRAßE 30
ARMGARTSTRAßE 24 / WARTENAU 15
Dieter Mende
Uwe Halupczok
Johann Gutsche
Gustav Lohrens
Zur Abstimmung der jeweiligen Vertretungsbedarfe innerhalb der Teams werden jeweils Koordinatoren benannt, die die Notwendigkeiten anpassen sollen und ggf. schlichtend aktiv sind.
Team 1:
Rainer Michalik
Team 2:
Lutz Madera
Team 3:
Dieter Mende
Prozess zur Vertretungsabstimmung:
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