Empfehlungsschreiben der DVGW

Empfehlungsschreiben der DVGW-Landesgruppe NRW
"AK Organisationsfragen“
Workforce Management Systeme im Rahmen einer Standardsoftware als
wesentlicher Bestandteil der IT zur Unterstützung der Prozesse im Netzbetrieb
1. Einleitung
Die Anforderungen an die Versorgungswirtschaft sind hoch. Parallel dazu wächst der Druck, die
Kosten zu reduzieren und eine effiziente Betriebsführung zu gewährleisten. Gleichzeitig nimmt
der Druck durch den Wettbewerb zu. In vielen Unternehmen macht man sich daher Gedanken
über die verbliebenen Möglichkeiten zur Kostensenkung. Hierbei spielt die optimierte
Personalressourcenplanung und die Personaleinsatzeffizienz eine entscheidende Rolle.
Besonderes Potential dafür liegt in der Effizienzsteigerung der Prozesse und der IT Unterstützung.
Diese Optimierungsmöglichkeiten haben viele Netzbetreiber in den letzten Monaten erkannt und
sich mit der Einführung von Workforce Management Systemen beschäftigt. Die Vielfalt der
Systeme ist groß. Die Anforderungen an die Systeme sind sich jedoch sehr ähnlich.
Zur Unterstützung der Mitgliedsunternehmen des DVGW bei der Auswahl eines Systems wurden
die Anforderungen in einer Empfehlung des Arbeitskreis „Organisationsfragen“ der DVGW
Landesgruppe NRW zusammengestellt und werden den Mitgliedern zur Verfügung gestellt
werden.
Für die Mitgliedsunternehmen des DVGW´s ergeben sich mit diesem Schreiben folgende Vorteile:
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Das Empfehlungsschreiben kann als Leitfaden zur Einführung eines Workforce
Management Systems genutzt werden.
Es werden gewisse Standards definiert, die sowohl für das EVU als auch für den
Softwarehersteller die Einführung eines Systems erleichtern.
Die Auswahlkriterien können für ein mögliches Ausschreibungsverfahren genutzt
werden.
Die Mitgliedsunternehmen können von den Erfahrungen anderer Unternehmen
profitieren.
usw.
Das Empfehlungsschreiben erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Ergänzungs- und
Verbesserungswünsche werden gerne entgegengenommen und entsprechend eingearbeitet.
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2. Workforce Management (WFM)
Das folgende Kapitel beschäftigt sich mit der Definition des Begriffs „WFM“ sowie mit der
aktuellen Situation der Energieversorgungsunternehmen im Zusammenhang mit den Personalund Ressourcenplanungsmöglichkeiten.
2.1 Definition WFM
WFM dient zur Unterstützung der planbaren und nicht planbaren Aktivitäten bei
Baumaßnahmen, Betrieb, Instandhaltung und Störungsbeseitigung in Versorgungsnetzen und anlagen zur kostenoptimalen Ressourcensteuerung (Eigenleistung, Fremdleistungen und
Material) und Ergebnisdokumentation.
2.2 WFM – der Status Quo bei den EVU‘s
Die Art, wie WFM heute in der Versorgungswirtschaft umgesetzt wird, ist durch einen eher
geringen Grad an IT-Unterstützung geprägt. Monteure, die im Außendienst tätig sind, werden je
nach Anzahl der zu steuernden Mitarbeiter überwiegend auf Magnet-Tafeln oder einfachen
Tabellen am PC geplant und vom Arbeitsvorbereiter/Disponenten/Meister manuell „optimiert“,
das heißt um größere und sofort erkennbare Auslastungslücken zu bereinigen.
Ein gewöhnlicher Arbeitstag eines Monteurs beginnt in diesem Szenario mit einem Besuch des
Mitarbeiters in dem Werk, wo er sich seine für den Tag ausgedruckten Aufträge abholt. Da er
sein Einsatzgebiet gut kennt, beginnt er anhand von vorgegebenen Prioritäten und Rahmenzeiten
mit der Abarbeitung seiner Aufträge. Die Kommunikation mit dem Betriebsbüro/Leitstelle – z.B.
beim Eintreffen von Störungsaufträgen läuft über das Mobiltelefon. Rückmeldungen wie Arbeitsund Rüstzeiten sowie Materialverbräuche notiert der Monteur vor Ort auf den Auftragsbögen,
und gibt sie nach Dienstschluss im Betriebsbüro/Leitstelle ab. Hier pflegt ein Mitarbeiter die
Daten in das Auftragsmanagement-System ein, schließt den Auftrag ab und gibt ihn zur
Abrechnung frei.
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3. Bestandteile eines WFM Systems
Eine wesentliche Randbedingung bei der Einführung eines IT-gestützten WFM Systems ist
die Durchgängigkeit der Software. Damit ist eine möglichst schnittstellenfreie Verbindung zu
einem kaufmännischen ERP System gemeint. Die damit verbundenen Vorteile sind die schlanke
Datenpflege und die systemübergreifende Verfügbarkeit der benötigten kaufmännischen und
technischen Daten.
Darüber hinaus muss eine zukunftsorientierte Software die Entwicklung eines kommunalen
Energieversorgers zu einem Energiedienstleister berücksichtigen und mehrmandantenfähig sein.
Dies schließt auch die Möglichkeit der mandantenübergreifenden Fakturierung von Leistungen
ein.
3.1 Auftragsmanagement
Als Basis für ein WFM System ist zunächst der „Auftrag“ als wesentlicher Bestandteil zu
nennen. Der Auftrag dient als Kostensammler. Es werden alle anfallenden Plan- und
Istkosten für eine durchzuführende Aktivität gesammelt. Dies können z.B.
Eigenleistungen, Fremdleistungen und Material sein. Alle Aufträge werden in einem
Auftragsmanagement verwaltet.
3.2 Instandhaltung
Ein weiterer Bestandteil eines WFM Systems ist ein Instandhaltungsmodul, in dem alle
instandhaltungsrelevanten Objekte mit Ihren Sachmerkmalen (z.B. Baujahr, Dimension,
Eingangsdruck, usw.) verwaltet werden können. Die zyklisch, wiederkehrenden Arbeiten
an diesen Objekten sind zuordenbar. Sinnvoll ist eine Ablagemöglichkeit von
Dokumenten an den jeweiligen Objekten.
Zur einfachen Bedienung und guten Übersicht empfiehlt es sich die Objekte in Form
einer Baumstruktur abzubilden.
Die Objekte sind über eine Schnittstelle mit dem GIS zu verbinden. Hier kann auch eine
Unidirektionale Schnittstelle ausreichend sein.
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3.3 Kapazitätsplanung / Arbeitsvorbereitung
In einer Kapazitätsplanung sind alle Aufträge (Instandhaltung-, Investition- und
Zähleraufträge) mit ihren dazugehörigen Planleistungen wie Lohn, Material oder
Fremdleistungen zu verwalten. In einer zentralen Ansicht ist es möglich Lohnleistungen
den Leistungserbringern zuzuordnen, Fremdleistungen über ein zentrales Bestellwesen
zu bestellen und Material zu reservieren.
Unterstützende Bestandteile der Kapazitätsplanung sind folgende:
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Fachverantwortung
Qualifikation
Bereitschaftsplan
Urlaubsplan
Visuelle Unterstützung (wie z.B. farbliche Hervorhebung bei Überlastung,
Arbeitsrückstände, usw.)
Anwenderbezogene Planungsansichten (wie z.B. Kalenderansicht, Gantt
Diagramm, usw.)
Flexible Gruppierungs- und Filtermöglichkeiten
Kolonnenplanung
Statusverfolgung der Aufträge
usw.
3.4 Mobile Workforce
Die Aufträge sind aus der Kapazitätsplanung auf die mobilen Endgeräte übertragbar. Die
geleistete Arbeitszeit kann den Aufträgen auf den Endgeräten zugeordnet werden (sog.
Stundenzettel). Ebenso sind Statusmeldungen erfassbar und an das System
zurückübertragbar.
Weitere wichtige Bestandteile die im mobilen Bereich abgedeckt werden könnten sind:
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Unterschriften
Erfassen von Betriebszuständen
Ausdruck von Belegen für Zählerwechsel
Erfassung von Zeiten für Add-hoc-Aufträge
Plausibilitätsprüfungen
Mobile Unterstützung für Material- und Lagervorgänge z. B.
Materialentnahme, -rückgabe, Inventuren
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3.5 Störungsmanagement
Alle relevanten Störungen sind zentral erfassbar und dokumentierbar. Insbesondere
hinsichtlich der Dokumentation sind die Anforderungen der DVGW Arbeitsblätter G und
W 1000 zu berücksichtigen. Die zu einer organisationssicheren Dokumentation
erforderlichen Bearbeitungsschritte sollten stufenweise abzuarbeiten sein.
Darüber hinaus sind die Anforderungen an die Auswertemöglichkeiten, die
Dokumentation und der Weiterleitung der BNetzA zu berücksichtigen. Dabei sollte
aufgrund der vorhandenen Daten ein automatischer Bericht zur Weiterleitung an die
BNetzA generiert werden können und über die Standard Web Service Schnittstelle
übermittelt werden können.
Eine Zuordnung der Störungen zu den Instandhaltungsobjekten zur Ableitung von
Instandhaltungsstrategien ist anzustreben.
3.6 Elektronische Formulare
Die Möglichkeit elektronische Formulare anlegen zu können, vereinfacht die Erfassung
der objektspezifischen Daten für wiederkehrende Wartungsarbeiten. Die Erstellung und
Bearbeitung der Formulare sollte möglichst durch den Anwender selber erfolgen.
Es sollte möglich sein, dass die elektronischen Formulare abhängig von der Vorbelegung
automatisch bei der Auftragsgenerierung ausgewählt werden.
3.7 Zählermanagement
Alle Zählerbewegungen sind analog zu den „normalen“ Aufträgen bearbeitbar. Das
bedeutet, dass Zähleraufträge im Auftragsmanagement bearbeitet werden können, in
der Kapazitätsplanung /Arbeitsvorbereitung einzuplanen sind und die Montagedaten
(Zählerstände, Zählernummer, usw.) über die mobilen Endgeräte erfassbar sind.
Folgende Auftragsarten sollten abgedeckt werden können:
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Turnuswechsel
Einbau
Ausbau
Ablesung
Sperrungen und Entsperrungen
Zählerüberprüfungen
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4. Zieldefinition
Entscheidendes Augenmerk bei der Einführung eines WFM Systems sollte man im Vorfeld auf
die Beweggründe und Ziele legen. Je nach Größe und Ausrichtung des Unternehmens kann
es unterschiedliche Beweggründe für die Einführung eines Systems geben. Die Beweggründe
sind aber entscheidend für den Umfang des Projekts und die Ausgestaltung der Software.
Nachfolgend sind einige Gründe bzw. Ziele exemplarisch aufgeführt.
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Das Unternehmen möchte Insellösungen abschaffen um möglichst schnittstellenfrei
die Prozesse umzusetzen.
Das Unternehmen möchte die Effizienz erhöhen und Prozesse verschlanken.
Es soll eine zentrale Betriebsmittelverwaltung eingeführt werden.
Die Organisationssicherheit soll erhöht werden.
Es soll Papierdokumentation reduziert werden.
Es soll die Transparenz im technischen Betrieb erhöht werden.
Das Unternehmen möchte eine möglichst einheitliche Datenhaltung.
Es sollen Störmeldungen einheitlich bearbeitet und dokumentiert werden.
Es werden neue Prozesse durch den Gesetzgeber gefordert (z.B. WIM, MSB, MDL)
usw.
Erfahrungsgemäß dauert die Einführung eines solchen Systems, abhängig von der
Zieldefinition, bis zu zwei Jahre und je nach Anforderung auch länger.
In diesem Zeitraum kommt es ggf. zu erheblichen Veränderungen in den Ablaufprozessen
und Verschiebungen von Aufgaben und Zuständigkeiten. Während diesen Veränderungen ist
eine gute Kommunikation unter den handelnden Personen erforderlich. Dies beinhaltet eine
klare Kommunikation der Ziele, gemeinsame Beobachtung der Anwendung der Software und
fortwährender Austausch bzgl. des Sachstands des Projekts.
Ebenfalls ist eine ständige Schulung der Mitarbeiter am System erforderlich. Da sich während
der Einführung des Systems die Software weiterentwickelt, müssen auch die neuen
Funktionalitäten den Mitarbeiter nahe gebracht werden um das System optimal zu nutzen.
Eine entscheidende Grundlage für die erfolgreiche Einführung und die anschließende
Nutzung ist der entsprechende Rückhalt durch die Unternehmensführung.
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5. Projektplanung
Nach der Festlegung der Ziele des Projekts erfolgt die Projektplanung. Hierbei sind
die Randbedingungen des Projekts zu definieren. Die wichtigsten zu
berücksichtigenden Festlegungen sind nachfolgend zusammengestellt:
Projektmanagement
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Zeitrahmen (Einführungsdauer) für die definierten Ziele
Festlegung einer Einführungsstrategie(z.B. modulweise Einführung, spartenweise
Einführung, prozessweise Einführung, usw.)
Festlegung der Projektorganisation (Lenkungskreis, Projektleitung, Key User, usw.)
Projektdokumentation (z.B. Protokollführung)
Festlegung der Dokumentation der organisatorischen Veränderungen
(z.Β. Prozessdokumentation)
Frühzeitige Einbindung des Betriebsrates
Abteilungsübergreifende Abstimmung, insbesondere mit den kaufmännischen
Bereichen
Festlegung und Bereitstellung der Ressourcen (z.B. Personal, Budget, usw.)
usw.
Spezifische Systemausgestaltung
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Festlegung der führenden Systeme und Datenbasis für die Datenquelle(z.B. ERP
System, GIS, Straßenverzeichnis, Artikelstammdaten, usw. )
Festlegung welche Daten wo gepflegt werden (z.B. Materialverwaltung im ERP
System, Lagerbestand im WFM System)
Tiefe der Objektstruktur
usw.
6. Auswahlkriterien
Mögliche Auswahlkriterien sind im Anhang des Empfehlungsschreibens exemplarisch
zusammengestellt. Je nach Zielsetzung können die einzelnen Kriterien im Katalog festgelegt
und für die Produktauswahl genutzt bzw. ergänzt werden.
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Auswahlkriterien für ein Workforce Management System
Nr.
Anforderung
1.
Allgemeine Systemanforderungen
1.1.
Hardwarevorraussetzungen
Welche Hardwareanforderungen gibt es?
Ist eine Server/Client Architektur möglich?
Ist das System eine Mehrschichtanwendung (Client, Applikation, Datenbank)?
Kann das System über mehrere Server verteilt werden?
Betriebssysteme
Ist das System betriebssystemunabhängig?
Werden alle aktuellen Windowsbetriebsysteme unterstützt?
Datenbankmanagementsystem
Welches Datenbankmanagementsystem wird unterstützt (z.B. Oracle, MS-SQL-Server, Access)?
Wird das Löschen von verknüpften Datensätzen verhindert (Referentielle Datenintegrität)?
Existieren Indices zur Vermeidung von Doppelnennungen?
Schnittstellen
Existiert eine standardisierte GIS-Schnittstelle für den Import von Sachdaten und Geometriedaten?
Existieren Schnittstellen zu ERP-Systemen?
Existieren Schnittstellen zu Lohnabrechnungssystemen?
Existieren Schnittstellen zu Verbrauchsabrechnungssystemen?
Existieren Schnittstellen zu GIS-Systemen?
Können die Programmfunktionen von außen aufgerufen werden?
Existieren Schnittstellen zu Archivsystemen?
Mandantenfähigkeit
Können im System mehrere Mandanten verwaltet werden?
Können die gleichen Benutzer in mehreren Mandanten arbeiten?
Können die Benutzer in verschiedenen Mandanten unterschiedliche Berechtigungsprofile haben?
Ist die mandantenübergreifende Arbeitsweise möglich?
Benutzeroberfläche
Entsprechen die Masken dem Windows-Standard?
Entsprechen die Funktionstasten dem Windows-Standard?
Ist eine einheitliche Benutzeroberfläche gegeben?
Werden Mussfelder bei der Eingabe gekennzeichnet?
Entspricht die Tab-Reihenfolge der Reihenfolge der Eingabefelder?
Sind Datensuchmasken vorhanden?
Ist eine direkte Suche in der Datenmaske möglich?
Kann direkt nach allen Datenfeldern gesucht werden?
Kann das Suchergebnis gefiltert, sortiert und gruppiert werden?
Kann nach Teilstrings gesucht werden?
Ist die Suche intuitiv erlernbar?
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
Anhang zum Empfehlungsschreiben der Landesgruppe NRW
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Auswahlkriterien für ein Workforce Management System
1.7.
1.8.
1.9.
1.10.
1.11.
1.12.
1.13.
Datensicherheit
Kann die Datenbank mit systemeigenen Funktionen vollständig gesichert werden
Kann nur über das Programm auf die Daten zugegriffen werden?
Benutzer- / Rechteverwaltung
Erfolgt eine Zugangskontrolle beim Programmstart?
Können einzelne Datenbereiche(z.B. Objekttypen) für bestimmte Benutzer gesperrt werden?
Kann zwischen lesenden und schreibendem Zugriff unterschieden werden?
Können Funktionsrechte definiert werden?
Archivierung / Historie
Erfolgt eine Protokollierung aller Programmaktivitäten?
Werden alle Datenänderungen zentral dokumentiert?
Erfolgt eine Versionsverwaltung?
Wird die Versionsprüfung beim Programmstart durchgeführt?
Import / Exportmöglichkeiten
Besteht eine für den Benutzer konfigurierbare Standardschnittstelle für den Import von Daten aus verschiedenen
Formaten (DB, Excel, Test, …)
Können gespeicherte Daten für den Export durch Abfragen ermittelt und exportiert werden?
Zentrale Stammdatenverwaltung
Gibt es eine zentrale Stelle, an der die Stammdaten für alle Bereiche gepflegt wird?
Können die Zugriffsrechte für die Erstellung und Pflege der Stammdatenbereiche beschränkt werden?
Sind die Stammdaten in logische Bereiche untergliedert?
Elektronische Formulare
Können benutzerdefinierte Attribute z.B. zu den Objekten, Aufträge, Störmeldungen, Fahrzeuge, Tätigkeiten
eigenständig vom Benutzer definiert, erstellt, erfasst und werden?
Können verschiedene Datenformate (alphanumerisch, numerisch, kalendarisch, boolean) verwendet werden?
Können für die Benutzung der Attribute Vorgabewerte hinterlegt werden?
Kann der Benutzer das Layout der elektronischen Formulare beeinflussen?
Können die elektronischen Formulare mobil und hostgebunden genutzt werden?
Sonstige Systemanforderungen
Kann das System von eigenen Mitarbeitern gepflegt (Update / Patch) werden?
Kann der Benutzer eigene Abfragen/Auswertungen erstellen?
Gibt es umfassende Benutzerhandbücher?
Gibt es Online-Handbücher in der Software?
Ist die Online-Hilfe kontextsensitiv?
Können benutzerdefinierte Ansichten zu einzelnen Masken definiert werden?
Stehen Standardreport / Druckvorlagen für die einzelnen Programmfunktionen zur Verfügung?
Können die Druckvorlagen vom Benutzer verändert und angepasst werden?
Ist eine freie Formulargestaltung durch den Benutzer möglich?
Ist eine direkte Anbindung an MS Office (Word, Excel) möglich?
Gibt es Assistenten, die den Benutzer bei der Durchführung von Standardtätigkeiten unterstützen?
Anhang zum Empfehlungsschreiben der Landesgruppe NRW
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Auswahlkriterien für ein Workforce Management System
2.
Betriebsmittelmanagement
Können Einzelobjekte verwaltet werden?
Können Objekte in Objekttypen / -klassen eingeteilt werden?
Gibt es mehrdimensionale Objektstrukturen (regionale, technische, postalische Struktur)?
Können die Objekte in einem integriertem GIS graphisch visualisiert werden?
Können Bilder und andere Dokumente an die Objekte gebunden werden?
Können die Objekte Kostenstellen zugeordnet werden?
Können benutzerdefinierte Attribute zu den Objekten erfasst werden?
Können alle Objektinformationen(Aufträge, Verträge, Kunden, Bilder, Sachdaten usw.) im integrierten GIS
aufgerufen werden?
Können Fahrzeuge (Fuhrpark) im System verwaltet werden?
Können Werkzeuge im System verwaltet werden?
Können Objekte verschoben werden (Technische Historie)?
3.
Instandhaltungsmanagement
Können Wartungsintervalle und periodische Maßnahmen definiert werden?
Können automatisch bei Erledigung von Terminen Folgetermine angelegt werden?
Erfolgt eine automatische Erinnerung bei Wartungsfälligkeit?
Existiert eine kalendarische Ansicht aller Wartungsintervalle?
Wird zwischen Terminarten unterschieden werden (z. B. Fixtermin, dyn. Termin etc.)?
Können unterschiedliche Vorlaufzeiten für Termine und Intervallfälligkeiten hinterlegt werden?
Können Objektzustände generiert und abgearbeitet werden?
Können Folgeaktivitäten ausgelöst werden?
4.
Auftragsmanagement
Wird zwischen Haupt- und Teilprozessen unterschieden?
Können die Prozesse einer oder mehreren Organisationseinheiten zugeordnet werden?
Können Arbeitspläne mit Hauptprozessen oder Auswahllisten verknüpft werden?
Können die Arbeitsplanpositionen Entnahmestücklisten zugeordnet werden?
Können Qualifikationen berücksichtigt werden (Teilprozesse / Mitarbeiter)?
Können Anlageverantwortliche / Arbeitsverantwortliche hinterlegt und überprüft werden?
Kann man Aufträge Objekten, Fahrzeugen und Werkzeugen zuordnen?
Haben Aufträge Bezug zu einer Kostenstelle / Budget?
Kann dieses Statussystem angepasst werden?
Können Systemfunktionen dieses Statussystem automatisch ansprechen?
Können an einem Auftrag mehrere Auftragspositionen angelegt werden?
Kann eine Analyse Plankosten / Istkosten pro Kostenart (Eigenleistung, Fremdleistung, Material) erstellt werden.
Kann die Anzahl der Durchführungen am Auftrag und an der Auftragsposition erfasst werden?
Können Abhängigkeitsbeziehungen zwischen Auftragspositionen erstellt werden?
Können Fremdleistungen im System erstellt, angefragt, bestellt und abgerechnet werden (Gutschriftsverfahren)?
Anhang zum Empfehlungsschreiben der Landesgruppe NRW
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Auswahlkriterien für ein Workforce Management System
Können Aufträge zu Projekten zusammengefasst werden?
Können Materialien auf Aufträge gebucht und zurückgegeben werden?
Können Zusatzleistungen gebucht werden?
Können Aufträge gegen festgelegte Budgets abgeglichen werden?
Können Materialreservierungen vorgenommen werden?
Können Auftragsvorbelegungen/Arbeitspläne hinterlegt werden?
Können unterschiedliche Auftragsarten abgebildet werden z. B. Zählerprozesse.
Können Aufträge WiM-konform und automatisiert von der Marktkommunikation erzeugt werden?
5.
Kapazitätsplanung/Arbeitsvorbereitung
Können Mitarbeiter zu Organisationseinheiten zusammengefasst werden?
Können Mitarbeiter einer Organisationseinheit zugeordnet werden?
Können organisationsübergreifende und zeitlich beschränkte Teams gebildet werden?
Können die Organisationseinheiten Kostenstellen zugeordnet werden?
Können automatisch Materialreservierungen / -anforderungen ausgelöst werden?
Sind die Materialbestände bei der Planung sichtbar?
Kann die sogenannte Mitarbeiterpoolsteuerung mit dem System durchgeführt werden?
Können Wochen/Monatspläne mit automatischer Kapazitätsüberwachung für die einzelnen
Organisationseinheiten generiert werden?
Können die generierten Pläne graphisch visualisiert werden?
Wird die Planerstellung mit graphischen Werkzeugen unterstützt?
Ist eine Überplanung möglich?
Wird die Mitarbeiterqualifikation bei der Kapazitätsplanung berücksichtigt?
Können Bereitschaften geplant und verwaltet werden?
Können Kapazitätsprofile hinterlegt werden?
Können unterschiedliche Planungssichten (z.B. Tabelle, Kalender) dargestellt werden?
Können Auftrags- /Positionsstatus verfolgt und überwacht werden?
Können Reihenfolgen für die Zuteilung und Abarbeitung definiert werden?
Kann sowohl eine zentrale wie dezentrale Arbeitsvorbereitung gewährleistet werden?
Können Datensichteinschränkungen vorgenommen werden?
Können Beschäftigungsnachweise je Team/ Mitarbeiter generiert und ausgedruckt werden?
Können Grob- und Feinplanungen vorgenommen werden?
Können Daten und Planpositionen auf Plausibilität geprüft werden?
Können auch Notizen angelegt und auf mobile Geräte übertragen werden?
Können Arbeitszeiten erfasst werden?
6.
Mobile Workforce
Welche Gerätetypen werden für die Mobilen Geräte unterstützt (PDA, Notebook, etc.)?
Welche Betriebssysteme werden auf den mobilen Geräten unterstützt?
Welche Datenmanagementsysteme werden unterstützt?
Wie ist der sichere Datenaustausch zwischen Hauptsystem und mobilen Endgeräten realisiert?
Ist die Synchronisation der Offline-Bearbeitung über eine Konfliktsteuerung gewährleistet?
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Auswahlkriterien für ein Workforce Management System
Werden die Zugangsdaten auf den mobilen Endgeräten überprüft?
Werden die Berechtigungen auf den mobilen Endgeräten überprüft?
Können einer Orgaeinheit alle zugeordneten Aufträge zur Verfügung gestellt werden?
Können mobil Aufträge angelegt werden?
Können die Mitarbeiterstunden mobil erfasst werden?
Können Fremdleistungen (z.B. Aufmaße) mobil erfasst werden?
Können Schäden mobil erfasst werden?
Können Sachmerkmale (elektronische Formulare) mobil erfasst werden?
Werden alle mobil erfassten Daten entsprechend protokolliert?
Sind alle GIS-Daten mobil verfügbar?
Ist das mobile GIS eine integrierte Lösung?
Können Zählerwechselaufträge (z.B. Zählerdaten, Montagedaten) mobil bearbeitet werden?
Können sonstige Leistungen mobil erfasst werden (z. B. Baggerarbeiten, Gaswarngerät)?
Können Objektzustände Vorort und mobil erfasst werden?
Können Reservierung mobil bearbeitet werden?
Können Inventuren mobil durchgeführt werden?
Können Material Entnahmen und Rückgaben mobil gewährleistet werden?
Können Bedarfsmeldungen mobil erstellt werden?
7.
Störungsmanagement
Gibt es eine zentrale Eingabemaske für die Erstaufnahme aller Störmeldungen?
Können für die detaillierte Eingabe für die spezielle Sparte (z.B. Strom, Gas, Wasser, Abwasser, Fernwärme)
eigene Informationsbereiche definiert und abgespeichert werden?
Können Störmeldungen Betriebsmitteln zugeordnet werden?
Können aus den Meldungen konkrete Aufträge erstellt werden?
Kann ein organisationsorientierter Workflow für die Abarbeitung der Meldungen eingerichtet werden?
Können die Meldungen individuell ausgewertet werden?
Können die Meldungen rechtssicher und BNetzA-konform erfasst werden?
Können Störungen abgenommen bzw. quittiert werden?
Kann das Reporting für den Gesetzgeber automatisiert erstellt werden?
Können aus der Meldungen die geforderten Statistiken für FNN und DVGW erstellt werden?
Gibt es einen Störungsmonitor, der benutzerbezogen konfigurierbar ist?
Gibt es einen Anschluss an einen bestehenden Bereitschaftsplan?
Kann über das Störungsmanagementsystem der betroffene WiM-Prozess abgebildet werden?
Gibt es eine PopUp-Meldung für neu relevante Störungen/VU?
Besteht die Möglichkeit der Weiterleitung von erfassten Meldungen (z.B. per E-Mail bzw. Fax) an weitere interne
oder externe Stellen unmittelbar bei der Erfassung?
8.
Arbeitszeiterfassung
Existieren Arbeitszeitmodelle für die Mitarbeiter?
Können betriebliche und tatsächliche Abwesenheiten verwaltet werden?
Können mehrere Lohnarten definiert werden?
Anhang zum Empfehlungsschreiben der Landesgruppe NRW
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Auswahlkriterien für ein Workforce Management System
Ist die Stundenrückmeldung mitarbeiterbezogen?
Existiert für die Stundenrückmeldung ein Genehmigungsverfahren? Ist dieses auf den betriebsinternen Workflow
anpassbar?
Können Zeitzuschläge gem. individuellen Arbeitszeitmodellen automatisch generiert werden?
Können Zulagen definiert und erfasst werden?
Können Abwesenheiten geplant und gebucht werden?
Können Bereitschaften geplant und verwaltet werden?
9.
Projektverwaltung
Können mehrere Aufträge in einem Projekt zusammengefasst werden?
Gibt es eine übersichtliche Darstellung der Projektplanung (z.B. Gantt)
Können Projektanpassungen an zentraler Stelle durchgeführt werden?
Haben zeitliche Anpassungen im Gesamtprojekt unmittelbare Auswirkungen auf Aufträge und damit auf
Kapazitätsplanung und Materialreservierungen?
Können Projektschritte definiert werden?
Können Meilensteine festgelegt werden?
Gibt es ein Benachrichtigungssystem?
Können unterschiedliche Projektrollen vergeben werden?
Können Projekte hierarchisch gegliedert werden?
Können Projekte budgetiert werden?
10.
Reporting
Können auf Teil- und Hauptprozessebene Durchschnittswerte gebildet werden?
Können zur Durchschnittsbewerteung zusätzliche Kriterien (z. B. Anzahl der Durchführungen) herangezogen
werden?
Gibt es Gruppierfunktionen in den Abfragemasken?
Können in den Masken Gruppen- und Fußzeilen eingefügt werden (mit Funktionen wie Anzahl-, Summen-,
Durchschnittsfunktionen)
Können die Benutzer individuelle Abfragen erstellen (DB -Abfragen oder grafische Realisierung)?
Können Abfrageergebnisse nach Standardofficeprogrammen (z.B. Excel) exportiert werden?
Können die erstellten Abfragen auf Benutzer/Benutzergruppen beschränkt werden?
Können kundenindividuelle Reports angeschloßen werden?
11.
Wirtschaftsplan
Kann der Wirtschaftsplan im System erstellt werden?
Können geplante Aufträge mit den zugehörigen Planwerten in verschiedene Wirtschaftspläne übernommen
werden (z.B. verschiedene Wirtschaftsjahre, Alternativpläne vor Verabschiedung)
Können Wirtschaftsplanpositionen ohne zugehörige Aufträge erstellt werden?
Können Wirtschaftsplanpositionen aus Vergangenheitswerten von Prozesswerten erstellt werden?
Können aus Wirtschaftsplanpositionen Aufträge generiert werden?
Können die Wirtschaftspläne nach Kostenstellen, Objektarten, und Prozesse ausgewertet werden?
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Auswahlkriterien für ein Workforce Management System
12.
Zählermanagement
Können Zähler und Zählerstände mit Bezug auf einzelne Objekte erfasst werden?
Können Zählerwechsellisten erstellt und Aufträgen zugewiesen werden?
Ist die Pflege eines Zählerlagers mit den zugehörigen Zählernummern möglich?
Werden bei der Zählerablesung Plausibilitäten abgeprüft (Zählerstand > alter Zählerstand, erwarteter
Zählerstand (min/max.), alle Zählwerke aufgenommen)
Ist eine mobile Zählerablesung möglich?
Können die Daten aus Verbrauchsabrechnungssystemen importiert werden?
Können die Daten an Verbrauchsabrechnungssysteme weitergeleitet werden?
Können die nachgelagerten WiM-Gerätewechselprozesse abgebildet werden?
13.
Integrierte Lösungen
13.1.
Materialwirtschaft
Können Materialien erfasst und verwaltet werden (Lagerhaltung) ?
Kann Material nach Bezeichnung und / oder Dimension gesucht werden ?
Können Materialstücklisten erstellt und Aufträgen zugeordnet werden ?
Können sämtliche Aufträge inkl. Materialzuordnung übersichtlich dargestellt werden ?
Kann Material für Aufträge reserviert werden ?
Können Materialscheine von verschiedenen Nutzern ausgedruckt werden ?
Können Materialbuchungen (Zu- und Abgänge, Bestand) in einer Maske dargestellt werden ?
Kann Material von einem Auftrag auf einen anderen Auftrag einfach umgebucht werden ?
Können Materialrückgaben einfach gebucht werden ?
Können die aktuellen Materialnummern übernommen und weiter verwendet werden ?
Können Reservierungen und Buchungen übersichtlich dargestellt werden ?
Können beliebige Lagerorte angelegt werden (Hauptlager, Mobile Läger, etc.)
Sind Umlagerungen in der Software einfach zu bedienen?
Können Inventurlisten (pro Lagerort) erzeugt werden
Kann eine Inventur pro Lagerort durchgeführt werden?
Kann die Inventur mit mobilen Geräten durchgeführt werden?
Können Inventurkorrekturen durchgeführt werden (mengen- und wertmäßig)
Können Melde-, Sicherheitsbestände hinterlegt werden?
Können Unterscheidungen zwischen verfügbaren und vorhanden Bestände berücksichtigt werden?
Kann eine Bestandsüberprüfung mit automatisierter Bedarfsmeldung durchgeführt werden?
Beschaffung/Bestellwesen
13.2.
Können aus den Bedarfsanforderungen aus den Aufträgen automatisch Lieferantenanfragen erstellt werden?
Können aus Bedarfsanforderungen und Angeboten einfach Bestellungen erzeugt werden?
Können Lieferantenkataloge im System hinterlegt und bearbeitet werden ?
Kann bei Lieferantenkatalogen neben der Materialbezeichnung noch eine interne Infozeile mitgeführt werden
(z.B. Zeugnisse mit Preis, Verpackung-/Versandkosten) ?
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Auswahlkriterien für ein Workforce Management System
13.3.
Können an den Angeboten und Bestellungen Konditionen hinterlegt werden (Skonto, Rabatte, Frachtzuschläge,
…)
Können Eingangsrechnungen im System erfasst und geprüft werden?
Können für Bestellung und Eingangsrechnungsprüfungen Berechtigungen hinterlegt werden?
Kann vom Beschaffungsmodul auf elektronische Kataloge von Lieferanten zugegriffen werden?
Können unterschiedliche Genehmigungsverfahren hinterlegt werden?
Gibt es ein Genehmigungsportal?
Gibt es Benachrichtigungen zur Genehmigung?
Können Lieferantenbewertungen vorgenommen werden?
Können Contrakte/Jahresverträge verwaltet werden?
Faktura
Können globale Zuschlagssätze für alle Belegarten hinterlegt werden?
Können verschiedene Abrechnungsschemata hinterlegt werden?
Können Preislisten für Kunden und Kundengruppen hinterlegt werden?
Können aus den gebuchten Werten der Aufträge für Lohn-, Material- und Fremdleistungen automatisch
Lieferscheinpositionen ermittelt werden?
Können aus den Lieferscheinpositionen automatisch Ausgangrechnungen erstellt werden?
Werden die Ausgangrechnungen unveränderbar in der Datenbank abgespeichert?
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