Globalisierung im Travel Management

Globalisierung im Travel Management
Aufgaben und Herausforderungen
Nadine Wendt, LANXESS Deutschland GmbH
München, 20. November 2013
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Global Travel Management▪ Nadine Wendt▪ München, 20.11.2013
Agenda für heute
Wer ist LANXESS
Globales Travel Management – Definition und Ansätze
Management Ansatz, Ausgangslage bei LANXESS, Datenanalyse & Benchmark, Mandatsvergabe
Gruppenarbeit & Präsentation
Ergebnis Analyse
„Zahlen, Daten, Fakten“, Strategische Überlegungen, Projektmanagement über Distanz, Umsetzung,
Globales Mandat & virtuelle Teams, Kultur & Kommunikationsstil
Zusammenfassung – Review bei LANXESS
Fragen & Anregungen
Die Inhalte beruhen auf derzeitigen Erfahrungswerte und Begebenheiten. Sie sollen Anregungen schaffen und zur
Anspruch
auf Vollständigkeit!
2 Diskussion beitragen erheben aber keinenGlobal
Travel Management▪
Nadine Wendt▪ München, 20.11.2013
Umsatz 6M / 2013
4,326 Mrd. Euro
Umsatz im Geschäftsjahr 2012
9,094 Mrd. Euro
Mitarbeiter weltweit
ca. 17.500
Portfolio
Performance Polymers
Advanced Intermediates
Performance Chemicals
Globale Ausrichtung
52 Produktionsstandorte weltweit
LANXESS zählt zu den bedeutenden Chemie- und Polymeranbietern Deutschlands
Daten und Fakten
Globale Präsenz
Standorte
Unsere Mitarbeiter sind weltweit zu Hause
Menschen auf der ganzen Welt wirken mit am Erfolg unseres Unternehmens. Unterschiedliche Perspektiven
Menschen
ganzen Welt Denkmuster
wirken mit am
unseres
tragen
dazuauf
bei,der
konventionelle
zuErfolg
verlassen
und Unternehmens.
zusammen ganzUnterschiedliche
neue Lösungen Perspektiven
zu finden.
tragen dazu bei, konventionelle Denkmuster zu verlassen und zusammen ganz neue Lösungen zu finden.
Weltweit
17.494
inkl. Servicebereiche
Mitarbeiter nach Segmenten
Performance Polymers
5.474
Advanced Intermediates
2.861
Performance Chemicals
5.962
Stand 30.06.2013 / Mitarbeiter weltweit
Mitarbeiter
Organisation mit globaler Verantwortung
Dr. A. C. Heitmann
(Vorstandsvorsitzender)
Corporate Communications
Corporate Development
Executive Human
Resources
Internal Auditing
Dr. W. Breuers
(Mitglied des Vorstands)
Aliseca
Procurement & Logistics
Industrial & Environmental
Affairs
Innovation & Technology
Business Units:
AII, BTR, HPE, HPM, KEL
PBR, SGO
Dr. B. Düttmann
(Finanzvorstand)
Accounting
Corporate Controlling
Investor Relations
Law & Intellectual Property
Mergers & Acquisitions
Tax
Treasury
Dr. R. van Roessel
(Arbeitsdirektor)
Human Resources
Information Technology
Business Units:
FCC, IPG, LEA, LPT, MPP,
RCH, RUC
LANXESS Vorstand
Neuer Standort für LANXESS Headquarter
Mit herausragender Infrastruktur und exzellenter Verkehrsanbindung, der
Strahlkraft eines bedeutenden Wissenschafts- und Wirtschaftszentrums sowie
einem attraktiven Umfeld kommt der neue Standort der Unternehmenszentrale
in Köln dem Wachstumskurs von LANXESS zu Gute.
Headquarter in Köln
Das Team steht, die Chemie stimmt und die Strategie passt
LANXESS ist ein führender Spezialchemie-Konzern, der 2012 einen Umsatz von 9,1 Milliarden Euro erzielte und aktuell rund
17.500 Mitarbeiter in 31 Ländern beschäftigt. Das Unternehmen ist an 52 Produktionsstandorten weltweit präsent. Das
Kerngeschäft von LANXESS bilden Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Kunststoffen, Kautschuken, Zwischenprodukten
und Spezialchemikalien.
LANXESS verfolgt eine nachhaltige Wachstumsstrategie, um den Markt der Chemie national und international aktiv
mitzugestalten.
Globales Travel Management.
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Fokus ShiftG.
Management Ansatz Global Travel Management
Global Travel Management
Kostentransparenz und/ oder –optimierung
Hohe Fokussierung auf Kostenreduzierung
Synergien durch Lieferantenbündelung
Transparentes Reporting
Prozess- und Richtlinientransparenz
und/ oder -optimierung
Fragestellung:
Bedarf nach Transparenz in Hinblick of Corporate Governance
Informationen, Daten
Wachsender Wunsch nach Nachhaltigkeit – Security
Themen
Reise- und Servicequalität resp. Effizienz
Erfolgreiche Umsetzung
Was müssen wir machen?
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Global Travel Management▪ Nadine Wendt▪ München, 20.11.2013
Das globale Travel Management bei LANXESS”.
Ausganglage.
Hintergrund – Start 2011
30 Länder
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Produktionsstandorte
17.500 Mitarbeiter
ZIELE:
• Ein Globales Travel Management
• Traveller Tracking (Sicherheit) & globale Profil-Datenbank
• Volumenbündelung von Einkaufspotentialen
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit (Stakeholder)
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“Man kann die Welt oder sich selbst ändern.
Das Zweite ist schwieriger!”
Mark Twain
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Mögliche Themen für einen globen Ansatz.
Finding piecesG.
Datenanalyse & Benchmark
Übergeordnete FragestellungG
In welcher Situation
befindet sich mein
Unternehmen?
•
Leistungen
Information
Prozess-Definition
Volumen
Spezielle
Anforderungen
(VIPs)
Verträge mit LT
Stakeholder
an Board holen
Travel Policy
Sicherheit
&
Versicherungen
Arbeitsabläufe/
Prozesse
Reisebüro
Kreditkartenanbieter
Mietwagen
Hotels
Airlines
Outsourcingpartner
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Bestell/Buchungswege
Workflows/
Genehmigungen
Bezahlwege/
Reisekostenabrechnungen
• Unternehmensstrategie
• Ziele
• Kultur & Philosophie
•
Softwareeinsatz
OBE
Worflowsystem
SAP etc.
Reisekostensoftware
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Welche Organisationsstruktur
herrscht vor?
• Lokal/überregional/global
• Zentral/Dezentral
•
(Veranstaltungen)
(Fuhrpark)
In welcher Branche bin ich
tätig, Entwicklung?
•
Reaktionspflicht der
Standorte
Anordnung Travel
Management
Bestandsaufnahme.
Finding pieces to build a strong fundamentG
Wer hat Daten?
Welche Datenquellen gibt es?
Welche Daten?
Qualität?
Plausibilität?
Zugriffsmöglichkeiten?
Frequenz?
Aktualität ?
Einbeziehen
Datenschutz?
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Globales Travel Management.
Gesamtreisekosten
Reisekosten nach Kostenarten
Reisekosten Standorte
Kreditorenumsätze
Reisekosten nach Kostenarten
Reisekostenabrechnung
Einzelbelege
Lieferantenumsätze
Marktanteile
Lieferantenkonditionen
Umsatzreports von Lieferanten
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Zusammenfassung der Ergebnisse & Management Plazierung.
Doing´s.
Ist-Positionierung
vs
Soll-Positionierung
Erste
Analyseergebnisse
Chancen & Risiken
Projectplan
Welche anspruchsgruppen
(Stakeholder) gibt es?
Welche Interessen verfolgen
die Bereiche/Personen?
RFQ
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Vorstellung der
Idee, des
Projektes
day to day
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Welche Beziehungen herrschen
untereinander und in welcher
welcher Ausprägung?
Weche Priorität bekommt das
Thema? Mandat?
Welches Mandat habe ich?
Die Formen des „Globalen Mandates“.
Formel:
Grad der Autorisierung
(Mandat)
+
Kommuniziertes
Mandat
Strategieumsetzung Top-Down
„problemlos“ möglich
Vorstand/Geschäftsführung gibt ein
klares Mandat aus!
z.B. Einführung Kreditkartenprogramm
Weltweit oder globales Reisebüro
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Reaktionspflicht
der Beteiligten (Standorte)
=
„geheimes“
Mandat
Strategieumsetzung Top-Down/
Bottom-up möglich bei ausreichender
Kommunikation und wenn Unterstützer
vorhanden.
Ein Bereich gibt mit mäßiger Unterstützung ein Mandat aus.
z.B. Einführung Security Manager
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Wahl des Weges der
Strategieumsetzung
kein
Mandat
Strategieumsetzung Zufall /Bottom-up
wenn ausreichend Bedarf vorhanden.
Kein Mandat und Unterstützung
vorhanden.
z.B. Überarbeitung der Travel Policy bei
Unklarheit einzelner Passagen
Gruppenarbeit.
Aufgabe
Erarbeiten Sie in der Gruppe:
Bearbeitungszeit: ca. 20 Minuten
Sie haben nun als Projektleiter die
Aufgabe in Ihrem Unternehmen
das globale Travel Management
einzuführen.
Ende
Wie gehen Sie vor?
An welche Meilensteine müssen Sie denken?
Welche Stolpersteine können sich bei einer
„globalen“ Umsetzung ergeben?
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Bitte präsentieren Sie Ihre Ergebnisse in der Runde max. 5-10 Minuten.
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Gruppenarbeit.
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Ergebnisse.
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Zahlen, Daten und Fakten..
Lieferantenmanagement
Basisdaten
Reisekosten je Standort
Anzahl der Reisenden je Standort
Umsatz und Anzahl der
Transaktionen nach Lieferant
Marktanteil Lieferant
Zieldestinationen / City-Pair
Kosten ggf. Durchschnitts-Raten
„Reasons Codes“
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Strategische Überlegungen.
Wie „schnüre“ ich das richtige Globale Paket.
Globales Travel Management
Länderabdeckung
Marktstellung
GDS/OBE´s
Account
Management
Reporting
Datensicherheit
Reisesicherheit
Kreditkarten
Wettbewerbsfähigkeit
Vertragskonstrukte
(Server USA?)
Implementierungssupport
Preisstrukturen
(Transaktion/MMF)
Reisebüro
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Länderabdeckung
Marktstellung
Partner/
Sublieferanten
Organisation /
Account
Management
Reporting
Datensicherheit
Akzeptanz
Konditionen
Vertragskonstrukte
Roll-out
Unterstützung
Kreditkarte
Flug
Fragestellung:
Globale Verträge:
Star Alliance,
Skyteam, Oneworld
Single Contracts
Verhandlungen von
Discounts,
Kickbacks etc.
Global oder national?
Hotels
OBE oder Reisebüro
Verhandlungen mit
Ketten oder
Einzelhotels,
RFP Prozess
Leistungsträger
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Nutzung
„Preferred Suppliers“
BC / EC oder ggf.
Zeitangaben
Hotelklassen
Mietwagen
Kreditkartenanbieter
Genehmigungsworkflow
Reisesicherheit,
Security
Etc.
Travel Policy
Projektmanagement über Distanz.
Virtuelles Team –
So halten Sie es trotz räumlicher
Distanz zusammenG
Eine Projekt-Website fördert
den Austausch von aktuellen
Informationen
Videokonferenzen
Das gute alte Telefon bleibt
weiterhin unabdingbar
Mobiltelefone und SMS
E-Mail
Aufgaben, Ziele & Ansprechpartner
Definition der Prozesse
Zeit & Raum
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Erfolgreiche Umsetzung.
Zeitplan &
Termine
ABC-Analyse –
Reihenfolge der
Länder festlegen
zur
Implementierung
Verantwortliche
abholen
Lieferanten mit
ins Boot holen
Kommunikation
Pilot starten
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An alles gedacht?
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Der kleine UnterschiedG.
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Globales Mandat ist nicht gleich Globales Mandat.
„Wir befinden uns im Jahre 2011 n. Chr. Wir
kommen in friedlicher Absicht und zum Wohle
der Firma, um den ganzen Globus vom einzig
wahren Travel Management zu besetztenT.“
Wir nähern uns einem kleinen Dorf „Argentinien“
das durch sein geringes Volumen besticht, aber
wir dennoch meinen, es ohne Probleme mit in
unser globales Netzwerk integrieren zu
könnenT
Nach vielem guten Essen und Wein – vielen
DiskussionenT..mussten wir feststellenT.
„Ein von unbeugsamen Galliern bevölkertes
Dorf, hört nicht auf Wiederstand zu leisten!
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Wir konnten nicht den ganzen Globus vom einzig
wahren Travel Management überzeugen – trotz
globalen MandatesT es wird immer „Gallische
Dörfer“ geben.
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Warum ist der „Blick über den Tellerrand“ so schwierig?
Was gibt es zu beachten?
Verschiedene Standorte
Unterschiedliche Zeitzonen
Andere Vorgaben
Kommunikation
Kultur
Sprache
Verständnis
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Einfluss der Kultur auf den Kommunikationsstil
Cultural Landscape von Richard D. Lewis
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Einfluss der Kultur auf den Kommunikationsstil
Cultural Landscape von Richard D. Lewis
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Der kleine UnterschiedG.
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Schaffen von Nähe.
Persönliche Nähe
Kick-off Meeting, wenn möglich persönlich
abhalten
Travel Konferenzen durchführen zur Schaffung
des „Wir-Gefühls“
Persönliche Bindung schaffen
Virtuelle Nähe
Regelmäßig kommunizieren und einbinden
Transparenz schaffen
(z.B. SharePoint, Intranet etc.)
Geeigneter Medieneinsatz
(Webconferencen, E-Mail etc.)
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Review – Globales Travel Management bei LANXESS.
Was haben wir erreicht?
Innerhalb eines Jahres konnten wir ein globales Travel
Management in 13 Länder implementieren und erhebliche
Kosten bei den Leistungsträgern senken, durch:
Ein Globales Travel Management Mandat
Strategie Wechsel – Implant vs. OBE
Volumenbündelung
z.B. Zusammenspiel Hotel-Einkauf & MICE
Traveller Tracking & globale Profil-Datenbank
Profil-Verwaltung der Reisenden
Volumenbündelung von Einkaufspotentialen
Fehlerminimierung
Erhöhung der Kundenzufriedenheit (Stakeholder)
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Wirtschaftlichkeit –
Hat LANXESS Savings genieren können?
Monetäre Ergebnisse
„emotionale“ Ergebnisse
Konzept & Strategie Wechsel
realisierte Savings:
Kundenzufriedenheitsanalyse
(Stakeholder):
Einsparungen in den Bereichen:
„Implant“ / OBE / Travelmanagement
Fee
Nach kürzester Zeit wurde eine
Kundenzufriedenheit von 8,9
von 10 möglichen Punkten
gemessen
In der Vergangenheit wurde dies nicht berücksichtigt & gemessen
Erstmalige Transparenz des
Travel Spends führt zu
erfolgreichen Verhandlungen
mit Leistungsträgern und zur
Lenkung des Gesamtvolumens
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Kundennähe gestiegen
„Alles aus einer Hand“
(z.B. Visa)
Steuerungsmöglichkeiten
Strategien die zum Erfolg führen.
Klare Projektdefinition und Datenkonsolidierung führen zum
Erfolg. Projektplan-Erstellung und alle Stolpersteine müssen
mit berücksichtigt werden.
Ziel: Strategie Umsetzung durch Mandatsvergabe
Selbst- und Fremdwahrnehmung, sowie Zielgruppenorientierung in der Kommunikation, Rücksicht auf andere
Standorte & Kulturen (versteckte Bedürfnisse), Virtuelle Nähe,
Feedback (Kritik)
Ziel: Höhere Kundenzufriedenheit (Stakeholder)
Nur soviel Bündelung, Standardisierung, Freiheit, wie möglich
– gutes Verhältnis mit Dienstleistern: „ein Boot“
Ziel: Zuverlässige, transparente Dienstleister
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Fragen & Diskussion
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Ich möchte gerne schließen.
“Unglaubliche Ideen sind
wie Schachspieler,
manchmal werden Sie geschlagen,
aber manchmal führen Ihre Züge
auch zum Gewinn”
Johann Wolfgang von Goethe
(1749-1832)
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Back-up
Recherchequellen & Literatur- und Quellenhinweise
Recherchequellen
Studien und White Papers der Leistungsträger
(z.B. Reisebüros)
Fachzeitschriften
VDR, International: NBTA
Benchmark mit anderen Travel Managern
Informationsgespräche mit Lieferanten
Externe Berater
Literatur- und Quellenhinweise
Allgemeiner Leitfaden Globales Travel
Management (Mittelstand), VDR e.V.,
http://www.vdr-service.de, 2010
Modernes Geschäftsreise-Management 2011,
Mittelstand goes global, Michael Marx, Alabasta
Vertrag
Inernationaler Roll-out, Der AirPlus
Werkzeugkasten, AirPlus 2011
Lewis Richard D.: Cross Cultural
Communication – A Visual Approach 1999
Youtoube – HSBC Filme
Praxistag Geschäftsreisen 18.06.2013 Vortrag
Sabine Schotzger
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