Die steercom-Methodik unterstützt bei der effektiven und effizienten

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Strukturierte Kommunikation:
Erst Grübeln, dann Dübeln
Workshop für die Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät
Passau, im Mai 2012
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Erläuterungen und Kommentare kann dieser Trainingsunterlage
keinen vollständigen und umfassenden Nutzen bzw. Einblick in die
Methodik geben
© steercom 2012 | All rights reserved. | Januar 2012 |
Seite 1
Effektive und effiziente Kommunikation – wie Botschaften kurz und prägnant
präsentiert werden können, um "Aktion" beim Empfänger auszulösen
"Wenn Sie Ihr Buch in wenigen Worten zusammenfassen müssten,
was wäre Ihre Kernbotschaft?"
Seite 2
Das steercom-Team kombiniert bewährte Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten mit langjähriger Berufserfahrung als Top Management Berater
Über Uns
Wolfgang Hackenberg
Managing Partner
Carsten Leminsky
Managing Partner
14 Jahre Top Management
Erfahrung bei Bertelsmann,
Roland Berger Strategy
Consultants und Accenture
Zuletzt als Partner bei Accenture tätig, u.a.
verantwortlich im Leadership Team der
Strategy Practice sowie im TIMES Competence
Center
Dozent bei Hertie School of Governance
Welche Erwartungen haben Sie?
Seite 3
Managementberater im
Bereich Strategy and
Organisations für
Price Waterhouse
Selbständiger Berater für große High-Tech und
Financial Services Kunden in Europa, Nordund Südamerika
4 Jahre Geschäftsführer eines mittelgroßen
Handelsunternehmens in Hamburg
Deal Coach
Professionelle Kommunikation basiert auf drei Elementen: adäquater Inhalt,
klare Struktur und verständliche Visualisierung
Elemente der Kommunikation
Kommunikations- Triangologie
Richtlinien
Inhalt
Kommunikation
Struktur
Visualisierung
Seite 4
Adäquater Inhalt muss…
relevant sein
verdichtet sein
schlüssig sein
Klare Struktur bedeutet…
mit der Story anfangen, nicht mit Folien
eine spannende Geschichte wie ein guter
Journalist schreiben
die Kernbotschaft unterstützen durch einen
"logischen Baum" an Argumenten
Verständliche Visualisierung erfordert…
jede Folie mit einer Überschrift/Aussage zu
versehen
die Überschrift auf der Folie zu erklären
eine sinnvolle Illustration der Botschaften
Kommunikation von Themen/Aufgabenstellungen jeglicher Art
steercom Methodik
Dokument/
Präsentation
Synthese
Schritt
1
Pyramidales
Denken
vermitteln
Pyramidales
Denken
verstehen
und Nutzen
erkennen
Schritt
2
Schritt
3
Schritt
4
Schritt
5
Thema/
Projekt/
Problem
definieren
Thema strukturieren u.
Hypothesen
formulieren
Ziel definieren &
Zielgruppe
analysieren
Kernbotschaft
festlegen
Kernfrage
entwickeln,
um Aufgabe
einzugrenzen
Aufgabe
durchdringen
& Ergebnisse
erarbeiten
Ziel festlegen
& Zuhörer
abholen
Hauptaussage
formulieren
Seite 5
Schritt
6
Schritt
7
Schritt
8
Pyramide
entwickeln
Präsentation
visualisieren
Folien
produzieren
Geschichte
erzählen und
Gliederung
festlegen
Informationen in eine
visuelle
Darstellung
übersetzen
Präsentation
mit
PowerPoint
erstellen
Eine Pyramide ist noch niemals umgefallen – so stabil sollte Ihr Strukturierungsals auch Argumentationsgerüst sein
Ableitung des Begriffs
Pyramide
aus Stein…
Nur eine Spitze
Pyramide
aus Aussagen…
Seite 6
Jeder Stein ruht auf
mindestens zwei
anderen Steinen
Nicht so leicht
umzuwerfen
Im Gegensatz zum Trichter stellt der pyramidale Aufbau Ergebnisse in
den Vordergrund – der Adressat will am Anfang wissen, wer der Mörder ist
Bottom-Up vs. Top-Down
Klassisch-wissenschaftlicher Trichter
Hierarchische Pyramide
Kernaussage
Kernaussage
“Miss Marple-Ansatz”
Seite 7
“Columbo-Ansatz”
Die Ausgangssituation beleuchtet den Kontext und sollte intensiv mit dem
Auftraggeber der Aufgabe/des Projektes abgestimmt werden
Einleitung (1/2)
Situation
Relevante Fakten über die Situation
Fakten sind unstrittig formuliert
Es sollte allgemeiner Konsens über diese Punkte herrschen
Herausforderungen
Auslöser, Anlass, Problem etc., welches zu dieser
Aufgabenstellung führt
Veränderung hinsichtlich der Situation
Komplikationen, die die Lösung der Kernfrage noch
dringlicher machen
Seite 8
Kernfrage
DIE fundamentale
Frage, die in der
Analyse adressiert
und später in der
Kernaussage
beantwortet wird
Die präzise Formulierung der Kernfrage ist wichtigste Voraussetzung für die
Strukturierung des Themas
Kernfrage
Merkmale einer starken Kernfrage
Eine einfache, nicht zusammengesetzte Frage
Deutlich, akkurat und offen formuliert
Zieht die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten
Themen – welche Frage soll die Analyse
beantworten?
Adressiert die Notwendigkeit der
Veränderung
Verwendet das richtige Fragewort:
"wie" und "warum" werden empfohlen
Seite 9
Die Erarbeitung und Abstimmung der Kernfrage mit den Stakeholdern
ermöglicht eine für alle Seiten klare Eingrenzung der Aufgabenstellung
BEISPIEL
Kernfrage – Kundenbeispiel Platin AG
Situation
Kernfrage
iPhone Vertrieb in Deutschland ist exklusiv
iPhone Kunden tragen zum Großteil des profitablen
Mobilfunkumsatzes bei
VVL-Welle für relevante Mobilfunkverträge setzt
bereits Ende 2012 ein
Wie kann die Platin AG den in 2012-2012 zu
erwarteten Churn ihrer deutschen iPhoneKunden minimieren, um den EBIT zu
maximieren?
Wer sind die iPhone Kunden und wie
sehen ihre Bedürfnisse aus?
Welche Wettbewerbsszenarien beeinflussen den Churn bei iPhone
Kunden?
Problematisierung
Exklusivitätsvereinbarung ist zeitlich befristet
Nicht alle iPhone Kunden sind profitabel
Hohe Anzahl akquirierter Neukunden bedeutet hohes
Umsatzpotential „at risk“
Welche Maßnahmen ermöglichen eine
Steigerung der Kundenbindung?
Was kostet die jeweilige Maßnahme
und wie sieht der Nutzen aus?
Seite 10
„“
Ich weiß, dass ich nichts weiß.
Wir haben keine Antworten, wir
können nur Fragen stellen.
Sokrates
Seite 11
„“
Die Problemlösungstechnik ermöglicht – auf Basis der pyramidalen Logik – eine
gründliche und vollständige Durchdringung der Aufgabe
BEISPIEL
Strukturbaum - Ergebnisorientiert
Place
Welchen Standort
wählen wir?
Price
Welche Preisstrategie verfolgen wir?
Alleine?
an Verkehrsknotenpunkt
ansiedeln?
Preise höher ansetzen als regionale
Anbieter?
Preise höher ansetzen als globale
Anbieter?
Angebot für ein australisches
Unternehmen schreiben?
Product
Auf welche Dienstleistungen spezialisieren wir uns?
Promotion
Welche PR-Agentur
unterstützt uns?
Wie
erschließen wir
Australien?
im City-Viertel ansiedeln?
Mit welcher Beratung kooperieren
wir?
Zusammen mit
einem Partner?
Welche Beratung
kaufen wir?
Seite 12
Individuelle Lösungen entwickeln?
Ausgewählte Tool-Box
zusammenstellen?
Angebot für den Markteintritt eines
deutschen Unternehmens in Australien
formulieren?
Standardlösungen anbieten?
Anteile kaufen?
Finanziell
Finanzielle Kooperation eingehen?
Produktportfolio
sinnvoll
erweitern?
Joint Venture
eingehen?
Kundenportfolio
sinnvoll ergänzen?
Nicht finanziell
Imagekooperation aufbauen?
Logo-Partner
auswählen?
Wertschöpfungskette sinnvoll
ausdehnen?
Time
Finanzielle Kooperation eingehen?
Cost
Preis liegt unter 4. Mio. €?
Quality
Gesellschaft gehört zu Top Ten der
australischen Beratungen?
Strukturbäume werden bottom-up oder top-down entwickelt
Gegenüberstellung
Top-down
Bottom-up
?
?
?
?
?
?
Top-down
strukturieren
?
Aussagen
sammeln
Seite 13
Bottom-up strukturieren
Der goldene Schnitt muss jeweils individuell dem Problem angepasst sein – es
gibt eine Reihe von Standardschnitten
BEISPIELE
Goldene Schnitt
Auswahl möglicher goldener
Schnitte
Kernfrage
Wie gliedern wir
die erste Argumentationsebene?
Kurz-, mittel- oder langfristig
Intern – extern
Qualitative – quantitative
4 Ps (Price, Product, Promotion,
Placement)
Regionen
Funktionen
Wertschöpfungskette
SWOT
5 Forces Porter
4 Cs (Customer, Competition,
Costs, Capabilities)
Goldenen Schnitt
auswählen
Seite 14
Der Strukturbaum ist das Bindeglied zwischen Analyse des Problems und
Kommunikation der Ergebnisse
Bedeutung Strukturbaum
To-do
1) Analyse x
2) Analyse y
Was
Wer
Wann
3) Analyse z
4) …
Strukturbaum
Seite 15
Priorisierte Liste
von Analysen
To-do-Liste
Die Story
Das Storyboard
----------------------------------------
----------------------------------------
----------------------------------------
----------------------------------------
Die Folien
Die Aussagen sollten überlappungsfrei und vollständig sein – ein gutes
funktionales Organigramm erfüllt diese Anforderungen
"MECE"NESS als Qualitätscheck
Aussagen überschneiden sich inhaltlich nicht
Mutually
Exclusive
Aussage
Aussage
Aussagen zusammen reichen aus,
um Aussage auf nächst höherer
Ebene unangreifbar zu machen
Collectively
Exhaustive
Aussage
Seite 16
„“
To achieve something great
I need two things:
A plan and not enough time
Leonard Bernstein
Seite 17
„“
steercom Methodik
Dokument/
Präsentation
Synthese
Schritt
1
Pyramidales
Denken
vermitteln
Pyramidales
Denken
verstehen
und Nutzen
erkennen
Schritt
2
Schritt
3
Schritt
4
Schritt
5
Thema/
Projekt/
Problem
definieren
Hypothesen
formulieren
Ziel definieren &
Zielgruppe
analysieren
Kernbotschaft
festlegen
Kernfrage
entwickeln,
um Aufgabe
einzugrenzen
Aufgabe
durchdringen
& Ergebnisse
erarbeiten
Ziel festlegen
& Zuhörer
abholen
Hauptaussage
formulieren
Seite 18
Schritt
6
Schritt
7
Schritt
8
Pyramide
entwickeln
Präsentation
visualisieren
Folien
produzieren
Geschichte
erzählen und
Gliederung
festlegen
visuelle
Darstellung
übersetzen
Präsentation
mit
PowerPoint
erstellen
Ob Sie Probleme strukturieren oder eine Storyline erstellen wollen, eine
Empfängeranalyse sollte immer der erste Schritt sein
Empfängeranalyse
Probleme strukturieren
oder
Wem möchte ich
was
wie sagen?
Seite 19
Storyline erstellen
Erreichen Sie Ihre Adressaten und vermeiden Sie das bloße Abladen von Daten
– gehen Sie mit der Zeit Ihrer Adressaten sorgsam um
5 Typische Fehler
Keine klare Aussage
Keine Empfehlungen
"Was wollen Sie mir
damit sagen?"
"Was heißt das für mich?"
Kein Vorteil
für Zuhörer
"Na und?"
"Wo ist der rote Faden?"
„Muss ich das
alles wissen?"
Kein eindeutiger Fluss
Zu lang
Seite 20
Zum entscheidenden “Connecten” mit der Person, die die Botschaft empfängt,
dient die Analyse der unterschiedlichen Interessengruppen
Aufgabe
Adressaten-Analyse
Wer ist der Adressat?
Wie sieht sein Leben aus?
Wie sieht die Persönlichkeit des
Empfängers aus?
Über welches Netzwerk verfügt der
Empfänger?
Wie können Sie das Problem
des Adressaten lösen?
Wie können Sie das Leben des
Empfängers besser/ leichter
machen?
Welche Themen/ Probleme sind für
den Empfänger besonders wichtig?
Warum ist der Adressat da?
Was will der Empfänger lernen?
Warum kommt er?
Wie sieht die Agenda des
Empfängers aus?
Was soll der Adressat tun?
Welchen “Action Point” bekommt
der Empfänger?
Was motiviert/ treibt den
Empfänger?
Mit welcher Ansprache erreichen Sie
den Adressaten am besten?
Seite 21
Was hält den Adressaten
nachts wach?
Wo liegt der Schmerz?
Wo ist die Angst?
Was sind seine Wünsche/
Sehnsüchte?
Warum könnte der Adressat
sich sträuben?
Warum könnte der Empfänger sich
einer “Action” widersetzen?
Was sind seine persönlichen KPIs?
„Wenn wir diesen Slide verstanden haben, dann werden wir auch den Krieg
gewinnen“*
Robert Gates, U.S. Defense Secretary when receiving this slide in a military briefing
Seite 22
Die Kernbotschaft ist der Leitgedanke, den Sie vermitteln möchten – „sticky“
Botschaften sind nach dem „SUCCES“-Prinzip*) aufgebaut
Kernbotschaft (1/2)
Kriterien
Kernbotschaft
Simplicity = auf das Wesentliche reduzieren
Unexpectedness = Neugierde wecken
Concreteness = reale Beispiele nennen
Credibility = konkrete Bilder entwerfen
Emotions = Gefühle mit Bildern vermitteln
Stories = Botschaft memorierbar machen
iPad – Unsere fortschrittlichste Technologie in
einem magischen und revolutionärem Gerät zu
einem unglaublichen Preis
Die Marketingabteilung muss um 5 MA mit CRMKenntnissen erweitert werden
Der Laptop verfügt über genug Batteriekapazität,
um Ihre TV-Show nonstop auf dem Flug von NY
nach SF anzuschauen
Beispiele
Quelle: Chip and Dan Heath, Made to Stick, Random House, 2008
Seite 23
Die Kernbotschaft löst einen Frage-Antwort-Dialog aus, der die Zuhörer durch
die Logik der Pyramide führt
Kernbotschaft (2/2)
Struktur
Regel
Die wichtigsten Botschaften werfen in
den Köpfen der Zuhörer Fragen auf
Kernbotschaft
Wieso?
Warum?
Der Schlüsselsatz beantwortet Fragen
Wie? (Handlungen)
Warum? (Gründe)
Antwort wirft eine neue Frage auf
Annahmen
Den Empfänger interessiert viel mehr, wie die Antwort
lautet, als wie sie hergeleitet wurde
Empfänger kann leichter Ideen absorbieren und
Schlüsse ziehen, wenn Bezug zum Gesamtbild
gegeben ist
Seite 24
Dialog geht weiter bis Kernbotschaft
deutlich und überzeugend ist
Das pyramidale Prinzip hilft Ihnen Ihre Ergebnisse klar strukturiert auf den Punkt
zu formulieren
Struktur gemäß Mintos Pyramidalem Prinzip*
Struktur
Einführung
Kernbotschaft
Vertikale Beziehung (Logische Gruppe):
Unabhängige Argumente, um Botschaft darüber
zu unterstützen
Horizontale Beziehung (Logische Kette):
Fluss, um Botschaft darüber zu unterstützen
Abschluss
Wichtigste Richtlinien der Pyramide
1 Jedes Dokument oder jede Präsentation ist zu einer Kernbotschaft zu reduzieren.
2. Machen Sie den Aufzugstest um sicherzustellen, dass Sie die Botschaft rüberbringen.
3. Sie sollten diese Botschaft so schnell wie möglich anführen, gleich nach der Einführung.
* Barbara Minto, The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking. Prentice Hall 1990
Seite 25
Die empfängerorientierte Kommunikation der Kernbotschaften führt zu
Aktionen und Entscheidungen beim Empfänger
“I think you should be more explicit here in step two
(and three).”
Seite 26
Die Einleitung steht der Pyramide voran, um den Adressaten "abzuholen"
Einleitung
Struktur
Regeln
Einleitung
Situation:
Relevante Fakten über die Situation;
Fakten sind unstrittig formuliert
Problematisierung:
Auslöser, Anlass, Problem etc., welches
zu dieser Aufgabenstellung führt
Kernfrage:
DIE fundamentale Frage, die in der
Analyse adressiert wird
Annahmen
Fasst die Ausgangslage zusammen und beleuchtet
Hintergrund und Problemstellung
Kernfrage führt zur Kernbotschaft, die der Adressat
"mitnehmen" soll
Seite 27
Für jede Botschaft werden Fragen nach dem Warum und Wie aufgeworfen, die
im folgenden durch logische und faktische Argumente beantwortet werden
Unterstützende Fakten
Struktur
Regeln
Vertikale
Beziehungen
Horizontale
Beziehungen
Annahmen
Eine Idee ist eine Aussage, die eine Frage aufwirft
Der Leser wird nach und nach logische Fragen stellen: Wie
und warum?
Dafür müssen in den unteren Bereichen der Pyramide
Antworten gefunden und kommuniziert werden
Seite 28
Gruppierte Ideen ähnlicher Argumente
beantworten die Frage, die sich im
Level darüber stellt
Warum? → Gründe
Wie? → Lösungen
Ideen müssen logisch gruppiert
dargebracht werden (gleicher oder
neuer Goldener Schnitt)
Chronologisch
Strukturiert
Nach Bedeutung
Eine Logische Gruppe setzt sich aus gleichartigen Aussagen zusammen, die
dieselbe Kernaussage stützen
Logische Gruppe
Kernaussage
Ziel, Empfehlung,
Lösung, Anweisung
Welche?
Wie?
Warum?
Aussage 1
und
Seite 29
Aussage 2
und
Aussage 3
Empfehlung,
Argument,
Aktion
Beispiel: Logische Gruppe
Der Technologiekonzern X
sollte seine drei Bereiche
differenziert angehen
Wie?
Bereich
"Luft"
Bereich "Luft"
behutsam
behutsam
zurückfahren
zurückfahren
und
Bereich "Schiene"
selektiv beibehalten
Wie?
Zahl der
Modelle
nach und
nach
reduzieren
Bereich
Bereich "Straße"
"Straße"
massiv ausbauen
ausbauen
massiv
Wie?
Marketingbudget
schrittweise
verringern
und
Zahl der
Modelle auf
erfolgreichste
Modelle
begrenzen
Seite 30
Marketingbudget
auf erfolgreichste
Modelle beschränken
Wie?
Schnell
mit neuen
Modellen in
den Markt
gehen
Produktpalette um
Zubehör
erweitern
ServiceFührerschaft ausbauen
Eine Logische Kette ist eine Folge von Aussagen, die zur Kernaussage führen
Logische Kette
Kernaussage
Warum?
1
Bereich "Luft"
Neutrale
Aussage
behutsam
(Situation)
zurückfahren
?
2
3
Kommentierende
Aus 1 + 2
aber
also
Bereich
"Schiene"
Bereich
"Straße"
Aussage zu 1 deshalb abgeleitete
Aussage
obwohl selektiv
beibehalten
massiv
ausbauen
(Comment)
(Resolution)
und
?
?
?
Seite 31
Beispiel: Logische Kette
Der Technologiekonzern X
sollte eine differenzierte
Produktstrategie verfolgen
Warum?
Aufgrund politischer
Entscheidungen
haben
Bereich "Straße"
wirmassiv
eine differenzierte
ausbauen
Marktentwicklung
aber
X investiert stark in die
schrumpfenden Märkte deshalb
Warum?
Anteil der
Bereiche
"Luft" und
"Schiene"
sank von
23% auf
12%
Weitere
staatliche
Sparmaßnahmen für
die Bereiche
"Luft" und
"Schiene"
sind geplant
Wie?
Regierung
erhöht Subventionen
für den
Bereich
"Straße"
X sollte sich auf den
Bereich
Bereich "Straße"
"Straße"
massiv
ausbauen
konzentrieren
Seite 32
70% des
F&EBudgets
gehen in
"Luft" und
"Schiene"
80% der
MarketingAusgaben
entfallen
auf die
beiden
Bereiche
Wie?
Bereich
"Luft"
behutsam
zurückfahren
Bereich
"Schiene"
selektiv
beibehalten
Bereich
"Straße"
massiv
ausbauen
Die Gruppe ist einfacher zu konstruieren, die Kette gibt den Überblick über
das Gesamtbild
Gruppe und Kette im Vergleich
Merkmale
Kernaussage
Nur 1
Nur 1
Frage nach
Kernaussage
Unterschiedlich (Warum, Wie, Was)
Immer "Warum"
Anzahl Kästchen*
2-5
Immer nur 3
Anwendung
Begründungen und Aktionen
aufzeigen
Bei empfänglichen Adressaten
Argumentation
Handlungsnotwendigkeit zeigen
Bei schwierigen Adressaten
Hauptvorteil
Einfache Handhabung, leichte
Nachvollziehbarkeit für Adressaten
Herleitung der Empfehlung und Maßnahmen zur Umsetzung darstellbar
Hauptnachteil
Perspektivenwechsel (z.B. vom
Warum zum Wie) schwierig
Falls Situation oder kommentierende
Aussage angreifbar, fällt Argumentation zusammen
* Auf Ebene nach Kernaussage
Seite 33
Die letzten Seiten einer Präsentation fassen die Entscheidungsvorlagen
zusammen und leiten in die nächsten Schritte über
Schluss
Struktur
Regeln
Wichtigste Botschaften
Kurzzusammenfassung
Entscheidungsvorlage
Schlussteil
Folie mit Optionen und Empfehlung
Späterer Versand mit
angenommenen Entscheidungen
und/oder Bemerkungen möglich
Nächste Schritte
Annahmen
"Einfahren" der Entscheidung als Ergebnis einer eindeutigen Präsentation, um nachfolgend "Action" zu erzeugen
Nutzung des positiven Momentums der Präsentation, um
kurzfristige nächste Schritte zu verabschieden
Seite 34
Beschreibung nächster Schritte mit
Zeitvorgabe und Verantwortlichkeit
Nächste Schritte sollten unbedingter
Teil jeder Zustimmung zu der
Entscheidungsvorlage sein
Die Aussagen jeder Strukturierungsebene müssen das GÜTE-Siegel tragen
GÜTE-Siegel
GLEICHARTIG
TREFFEND
Inhaltlich und formal gleichartig
formulieren
Erleichtert Verständnis
Prägnant und fokussiert
formulieren
GÜTE
ÜBERSCHNEIDUNGSFREI
Vermeidet Missverständnisse
ERSCHÖPFEND
Aussagen über sich gegenseitig
ausschließende Bereiche treffen
Alle relevanten Argumente
berücksichtigen
Sichert stringente Argumentation
Gewährleistet unangreifbare
Argumentation
Seite 35
A. Logische Kette: Muster GmbH
ÜBUNG
Die Muster GmbH ist in der Metallbranche tätig. Während in den letzten Jahren der Gesamtumsatz stets
leicht gestiegen war, brach in der ersten Hälfte des laufenden Geschäftsjahres der Umsatz im Kerngeschäft
"Metallproduktion" ein. Lediglich die Geschäftsbereiche, die sich in Nischen spezialisiert haben,
verzeichnen weiterhin hohe Zuwachsraten.
Der Einbruch wurde vor allem dadurch verursacht, dass die drei Hauptabnehmer der Produkte des
Kerngeschäfts ins Ausland abwanderten. Außerdem stießen ausländische Wettbewerber mit Niedrigpreisen
in den Weltmarkt. In den hochspezialisierten Nischenbereichen wie "Veredelung" ist die Muster GmbH
Spitzenanbieter in Deutschland. Da der Weltmarkt für Metallprodukte wächst, lauten auch die Prognosen
für die Nischenprodukte durchweg günstig.
Die Muster GmbH unterhält zahlreiche Verkaufsrepräsentanzen im Ausland. Diese sind der Zentrale in
Deutschland unterstellt und tragen keine Ergebnisverantwortung. Das operative Geschäft ist sehr
aufwendig, da die Repräsentanzen – zum überwiegenden Teil hinzugekaufte kleinere Unternehmen – über
DV-Systeme verfügen, die weder mit der Zentrale noch untereinander kompatibel sind. Die gesamte F&E
findet in Deutschland statt. Sie orientiert sich vor allem an den Bedürfnissen des deutschen Marktes, die
zum Teil erheblich von denen im Ausland abweichen.
Die Muster GmbH hat Sie beauftragt, eine Strategie auszuarbeiten, wie die Muster GmbH ihre Zukunft
sichern kann. Allerdings sind Teile des Aufsichtsrats mittlerweile skeptisch und sehr auf Deutschland
konzentriert.
Aufgabe
Wie würden Sie argumentieren, um den Aufsichtsrat von Ihrer Empfehlung zu überzeugen.
Lösen Sie die Aufgabe in Form einer Logischen Kette! Sie können Aussagen ergänzen und hinzufügen.
Sie haben 20 Minuten Zeit.
Seite 36
A. Lösungsvorschlag Logische Kette: Muster GmbH (1)
ÜBUNG
Die Muster GmbH sollte sich als Nischenanbieter auf dem internationalen Markt positionieren
Warum?
Aber
Daher
Nischen bieten im internationalen Markt eine tolle Chance für die Muster GmbH
Die Muster GmbH ist bereits Spitzenanbieter in Nischen in Deutschland
Das Nischengeschäft ist rentabel
Die Prognosen für den Weltmarkt sind gut, dagegen schrumpft der Markt in
Deutschland
Die Muster GmbH konzentriert sich auf gesamte Metallproduktion und hat eine
ineffiziente Auslandsorganisation
Kerngeschäft ist "Metallproduktion"
Verkaufsrepräsentanz im Ausland tragen keine Ergebnisverantwortung
Jede Auslandsrepräsentanz hat ein eigenes DV-System
Die Entwicklung befindet sich in Deutschland und orientiert sich vor allem am
deutschen Markt
Die Muster GmbH muss sich mit einer effizienten Auslandsorganisation auf Nischen
spezialisieren
Länderrepräsentanzen werden zu Profitcentern ausgebaut
Die Entwicklung befindet sich vor Ort und orientiert sich am jeweiligen Inlandsmarkt
Die DV wird vereinheitlicht durch ein System mit zentralen Zugriffsmöglichkeiten
Nischenprodukt "Veredelung" wird aktiv international vermarktet
Seite 37
„“
Make everything as simple as
possible but no simplier
Albert Einstein
Seite 38
„“
Eine Anwendung von Kreativität innerhalb gesetzter Standards ermöglicht
eine Differenzierung von anderen Präsentationen
Abwägung von Kreativität und Standard
Kreativität
Auf Kernbotschaft
fokussieren
Einen "Erinnerungsanker"
visualisieren
Darstellung von anderen
differenzieren
Standards
Seite 39
Orientierung geben
Vergleiche ermöglichen
Qualität und Detailanspruch
demonstrieren
Setzen Sie die verschiedenen Darstellungsformen gezielt ein – und Ihre
Präsentation wird eine runde Sache
Beispiele aus der Chartbibliothek
Textchart
Konzeptionelle Grafik
Wirtschaftsgrafik
Inhalt
Beschreibungen
Ideen
Daten
Funktion
Nachvollziehbarkeit,
Vollständigkeit
Visualisierung von
Zusammenhängen
Visualisierung von
Vergleichen
Darstellung
Gegliederte Texte
Subtitles sind auf Texcharts überflüssig und daher
nicht zulässig
Gliederungszeichen sind festgelegt
Quadrat für die erste Ebene
Punkt für die zweite Ebene
Langer Strich für die dritte Ebene
Geometrische Formen
Symbole
Bilder
Text
Diagramme
10
8
6
4
Fazitpfeile vor einem Textpunkt sind überflüssig und
daher ebenfalls nicht zulässig
2
0
Jan.
Seite 40
Dez.
Bevor Sie ein Diagramm für Datenpräsentation auswählen, legen Sie die
Botschaft fest und identifizieren Sie die Daten zur Präsentation
Datengetriebene Diagramme* – Wann verwenden Sie welches Diagramm?
Empfohlene Diagramme - Schaubildformen
Datentyp für Vergleich
Kreis
Säule
Balken
Kurven
Punkte
Komponente aus dem
ganzen, Struktur
Vergleich einer Vielfalt
von Themen - Rangfolge
Zeitserien
Frequenz/ Häufigkeit
Zusammenhang zwischen
Werten - Korrelation
Bewertung gegen
multiple Kriterien, Grad
*Adapted from Gene Zelazny: Say It With Charts, The Executive’s Guide to Successful Presentations in the 1990s. McGraw Hill, 1987
Seite 41
Andere
Die Wahl des Diagramms ist abhängig von Ihrer Interpretation der Daten
ÜBUNG
Umsatzstruktur für Januar nach Regionen
in Prozent
Unternehmen A
Unternehmen B
Nord
13
39
Süd
35
6
Ost
27
27
West
25
28
385 Mio. €
403 Mio. €
Gesamt
Quelle: Jahresbericht 2009
Seite 42
LÖSUNGSMÖGLICHKEITEN
Verschiedene Schwerpunkte (1/2)
Unternehmen A und B haben eine unterschiedliche
Umsatzstruktur
Der größte Umsatz im Unternehmen A liegt in Region Süd
und im Unternehmen B in Region Nord
in Prozent
in Prozent
385
403 Mio. €
100%
Nord
13
West
25
Ost
27
28
35
27
Süd
Unternehmen A
Süd
39
35
Unternehmen B
Nord
39
Ost
27
West
28
West
25
Ost
27
Nord
13
Süd
6
6
A
B
Komponente aus dem Ganzen – Struktur
Seite 43
Vergleich einer Vielfalt von Themen – Rangfolge
LÖSUNGSMÖGLICHKEITEN
Verschiedene Schwerpunkte (2/2)
Unternehmen A ist am umsatzstärksten im Süden,
Unternehmen B jedoch am umsatzschwächsten
In den Regionen Nord und Süd liegt die größte
Umsatzdifferenz zwischen Unternehmen A und B
in Prozent
in Prozent
Unternehmen A
Unternehmen B
Süd
35
27
25
13
Unternehmen A
Unternehmen B
Ost
27
West
West
28
Ost
Nord
39
Zusammenhang zwischen Werten – Korrelation
13
Nord
6
Seite 44
Süd
39
25
28
27
27
35
6
Zusammenhang zwischen Werten – Korrelation
Erleichtern Sie Ihr Leben durch zusätzliche Werkzeuge und Techniken
Produktion
Fachwissen + Erfahrung mit PPT
Trainingslektionen,
Training-durch-Arbeiten
Vorgefertigte Vorlagen und
Illustrationen
slideshare.net, presentationload.de,
Firmenbibliotek/Vorlagen
Produktivitätssteigernde Extras
steercom's VCT
(Visual Communication Tool)
Seite 45
Das Visual Communication Tool (VCT) besteht aus Funktionen- Toolbars und
einem Verzeichnis von Standard- Vorlagen
VCT Komponenten
VCT
Toolkit
Bietet 35+ wertvolle funktionale
Ergänzungen zum PowerPoint 2003
Standard
Reduziert Zeit und Kosten des PowerPointProduktionsprozesses durch den Einsatz
von Standards und einfach zu nutzenden
Formatierungsfunktionen
Integriert in das PowerPoint StandardMenü durch
– Einbindung in vorhandene Menüstruktur
– VCT Short Cut Icons
– Extra Menüs "VCT" and "Visuals".
Seite 46
Vorlagen
Umfasst eine steigende Anzahl von derzeit
ca. 160 Template Visuals
Bietet u.a. Management Frames für StandardAufgabenstellungen
Ermöglicht eine individuelle Anpassung an
persönliche Vorgaben
Erlaubt eine Integration von Unternehmensstandards oder individuellen Best-PracticeCharts
Wurde entwickelt von erfahrenen Beratern und
Grafikern
Die VCT-Bibliothek mit über 160 Visuals ermöglicht eine anregende und
angemessene Illustration der Inhalte
VCT Visuals (Auswahl)
Visuals
Beschreibung
Diagram
Horizontale und vertikale Balkendiagramme, Kuchendiagramme, Kurven-/Punktwolkendarstellungen
Dynamic
Concepts
Interaktionen/Feedback, Einflussfaktoren,
Kausalzusammenhänge, Konflikte und mehr
Management
Frames
Verschiedene Portfolio Darstellungen, Porter Grafiken
und SWOT Tabellen
Projects
Typische Projektmanagement Darstellungen wie
Organigramme, GANTT Charts oder Status Reports
Processes
Alle Illustrationen von linearen oder cirkularen
Prozessabläufen
Static
Elements
Boxen, Kreise, Textobjekte und viele weitere statische
Elemente
Tools/Other
Symbole und Objekte zur Nutzung in Grafiken, Scoring
und Korrelationsdarstellungen, Bilder und Icons
Seite 47
Auch unter konservativen Annahmen wird sich eine VCT-Lizenz spätestens
innerhalb von 3 Monaten amortisieren
VCT Business Case
Jährliche Kosten pro Arbeitsplatz
Erläuterungen
Kosten
in EUR
Jährliche PPT Produktionskosten
2.000
6.000
6.000
1.500
Jährliche Kostenersparnis
(10%)
600
1.000
500
VCT Lizenzkosten
149
0
0
6
12
Zeit
in Monaten
Annahmen pro Arbeitsplatz:
– 2 Präsentationen /Monat
= 24 Präsentationen/Jahr
– 5 Stunden/Präsentation = 120 Stunden/Jahr
– Kosten pro Stunde = 50 EUR
Fazit:
– PowerPoint Produktionskosten Gesamt/Jahr
= 6.000 EUR
– Kosteneinsparung/Jahr (Annahme: 10%*)
= 600 EUR
– Lizenzkosten VCT/Jahr = 149 EUR
– Amortisation = 3 Monate max.
* Jüngster repräsentativer Produktivitätstest resultierte in durchschnittlicher Zeitersparnis von 42 % (FH Rosenheim, Juni 2012)
Seite 48
steercom Methodik
Dokument/
Präsentation
Synthese
Schritt 1
Pyramidales
Denken
vermitteln
Pyramidales
Denken
verstehen
und Nutzen
erkennen
Schritt
2
Schritt
3
Schritt
4
Schritt
5
Thema/
Projekt/
Problem
definieren
Hypothesen
formulieren
Ziel definieren &
Zielgruppe
analysieren
Kernbotschaft
festlegen
Kernfrage
entwickeln,
um Aufgabe
einzugrenzen
Aufgabe
durchdringen
& Ergebnisse
erarbeiten
Ziel festlegen
& Zuhörer
abholen
Hauptaussage
formulieren
Seite 49
Schritt
6
Schritt
7
Schritt
8
Pyramide
entwickeln
Präsentation
visualisieren
Folien
produzieren
Geschichte
erzählen und
Gliederung
festlegen
visuelle
Darstellung
übersetzen
Präsentation
mit
PowerPoint
erstellen
Vielleicht möchten Sie diese fünf gesammelten Erfahrungen als Spielregeln in
Ihrem Team vereinbaren und einhalten
Goldene Regeln
1
Vergabe einer Aufgaben als Kernfrage und
Durchdringung der Aufgabe mit Hilfe eines
Strukturbaumes
2
Jede Präsentation hat ein Ziel und bedarf
einer Analyse der Interessengruppen
3
Jede Präsentation hat eine Kernbotschaft
nach dem „SUCCES“-Prinzip
4
Aufbau der Präsentationen nach dem
Pyramidalen Prinzip – „Columbo-Prinzip“
5
Seite 50
Jede Folie hat eine Kernaussage
Unsere Literaturhinweise helfen sowohl beim Strukturieren als auch beim
Visualisieren von Präsentationen
The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking von Barbara Minto
Beyond Bullet Points von Cliff Atkinson
Slide: ology: The Art and Science of Presentation Design von Nancy Duarte
Made to Stick: Why Some Ideas Survive and Others Die von Chip Heath
Say It With Charts: The Executives's Guide to Visual Communication
von Gen Zelazny
Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery
von Garr Reynolds
Seite 51
Kontaktdaten
steercom
steercom GmbH
Hofweg 20
22085 Hamburg
Tel.
Fax.
040-511 16 26
040-511 16 36
Besucheradresse:
An der Alster 37
20129 Hamburg
Web
E-Mail
Support
Vertrieb
www.steercom.de
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Seite 52

Die steercom-Methodik unterstützt bei der effektiven und effizienten

Transcription

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