Leseprobe

Inlandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern
SKR 03
4650
Bewirtungskosten
70
4654
Nicht abzugsfähige
Bewirtungskosten
30
1576
Abziehbare Vorsteuer 19 %
19
an
1200
Bank
Reisekosten Unternehmer
Verpflegungsmehraufwand
12
an
2180
Privateinlagen
6640
Bewirtungskosten
70
6644
Nicht abzugsfähige
Bewirtungskosten
30
1406
Abziehbare Vorsteuer 19 %
19
an
1800
Bank
119
SKR 04
6674
12
SKR 04
119
TIPP: Verpflegungspauschale und Bewirtungskosten
Ein Unternehmer kann seine Verpflegungspauschale und 70 % der Bewirtungskosten nebeneinander als Betriebsausgaben abziehen. Hieraus
ergeben sich Gestaltungsspielräume. Handelt es sich bei mehrtägigen Geschäftsreisen z. B. um Seminare, kann sich der Unternehmer mit seinen
Kollegen oder Geschäftspartnern abstimmen und sie können sich wechselseitig bewirten. An dieser Situation ändert sich nach dem 31.12.2013
nichts.
2.4
Übernachtungskosten
Ein Unternehmer kann bei Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich
entstandenen Aufwendungen geltend machen. Die Pauschale von 20 EUR gilt
32
Übernachtungskosten
2
nicht für den Unternehmer, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem
Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Nachweis erstattet.
2.4.1
Übernachtung im Inland
Ein Unternehmer muss seine Unterbringung am inländischen Reiseziel durch
Rechnungen von Hotels und Gasthöfen nachweisen. Nimmt er seinen Ehegatten aus privaten Gründen mit auf die Geschäftsreise, darf er die Aufwendungen, die auf den Ehegatten entfallen, nicht als Betriebsausgaben abziehen.
Ein Unternehmer darf bei Übernachtungen immer die Kosten für ein Einzelzimmer absetzen, die in der Regel höher sind als 50 % der Kosten für ein Doppelzimmer24. Sind z. B. die Preise für Einzelzimmer und Doppelzimmer gleich
hoch, kann auch der volle Betrag als Betriebsausgabe abgezogen werden.
Es ist zweckmäßig, wenn sich der Unternehmer vom Hotel sofort eine Rechnung über ein Einzelzimmer ausstellen lässt. Den hier ausgewiesenen Betrag
zieht er als Betriebsausgabe ab. Ist das wider Erwarten nicht möglich, sollte er
sich eine Preisliste beschaffen, aus der sich der Preis für ein Einzelzimmer ergibt. Dann zieht er den Betrag als Betriebsausgabe ab, der auf ein Einzelzimmer entfällt. Ohne einen derartigen Nachweis läuft der Unternehmer Gefahr,
dass das Finanzamt nur 50 % der Übernachtungsaufwendungen anerkennt.
Beispiel: Ein Unternehmer wird auf seiner Geschäftsreise von seiner Frau begleitet. Für die Mitreise der Ehefrau gibt es keinen betrieblichen Anlass. Der
Unternehmer und seine Frau übernachten in einem Doppelzimmer im Hilton.
Er lässt sich eine Rechnung über 214 EUR einschließlich 7 % Umsatzsteuer für
ein Einzelzimmer ausstellen.
Über die Differenz zum Doppelzimmer in Höhe von 32,10 EUR lässt er sich eine
separate Rechnung ausstellen. Der Unternehmer zahlt die Übernachtungskosten von 214 EUR mit seiner Kreditkarte.
24
R 9.7 Abs. 1 LStR.
33
Inlandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern
SKR 03
4676
Reisekosten
Unternehmer
Übernachtungsaufwand
200
1571
Abziehbare Vorsteuer 7 %
14
6680
Reisekosten
Unternehmer
Übernachtungsaufwand
200
1401
Abziehbare Vorsteuer 7 %
14
an
1730
Kreditkartenabrechnung
214
an
3610
Kreditkartenabrechnung
214
SKR 04
Bei der Abbuchung des Kreditkartenunternehmens vom betrieblichen Bankkonto bucht der Unternehmer den Zahlungsvorgang wie folgt:
SKR 03
1730
Kreditkartenabrechnung
214
an
1200
Bank
214
Kreditkartenabrechnung
214
an
1800
Bank
214
SKR 04
3610
!
WICHTIG: Rechnungsadressat
Das Hotel muss die Übernachtungskosten zutreffend in Rechnung stellen.
Bei einem Einzelunternehmer darf die Rechnung nur auf seinen Namen
lauten und nicht „an die Eheleute“ oder „an Herrn und Frau“ adressiert
sein.
34
Übernachtungskosten
2.4.2
2
Übernachtung bei Privatpersonen
Hat ein Unternehmer die Möglichkeit, während einer Geschäftsreise privat
bei Geschäftsfreunden oder Verwandten zu übernachten, entstehen ihm
keine direkten Übernachtungskosten, die er als Betriebsausgaben abziehen
kann. Allerdings kann er sog. Mitbringsel, z. B. Blumen für die Hausfrau oder
Geschenke für die Kinder des Gastgebers, als Übernachtungskosten geltend
machen.
2.4.3
Vorsteuerabzug aus Übernachtungskosten
Nach § 15 UStG darf ein Unternehmer die Umsatzsteuer bei betrieblich veranlassten Übernachtungskosten uneingeschränkt als Vorsteuer abziehen. Der
Unternehmer muss Adressat der Rechnung sein. Bei Kleinbetragsrechnungen
bis 150 EUR ist die Angabe des Adressaten nicht notwendig.
2.4.4
Abgrenzung von Übernachtungs- und Verpflegungskosten
Hotelübernachtungen unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz. Die
7 % gelten aber nur für Übernachtungen. Für andere Leistungen, die nicht
unmittelbar mit der Beherbergung in Zusammenhang stehen wie z. B. für das
Frühstück, gilt der Steuersatz von 19 %.
Die Konsequenz ist, dass die Leistungen in den Hotelrechnungen getrennt
nach Steuersätzen ausgewiesen sein müssen. Weist der Hotelier die Entgelte
und die Umsatzsteuer falsch aus, hat nicht nur er ein Problem, sondern auch
sein Kunde, der seinen Vorsteuerabzug ganz oder teilweise verliert.
!
WICHTIG: Trennung nach Steuersätzen
Ein Unternehmer, der während einer Geschäftsreise übernachtet, muss
unbedingt darauf achten, dass er eine Rechnung erhält, in der die Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen getrennt voneinander ausgewiesen werden. Das gilt auch für die Umsatzsteuer. Anderenfalls verliert
er den Vorsteuerabzug, weil seine Rechnung nicht ordnungsgemäß ist.
35
Inlandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern
2.4.5
Für welche Leistungen sind 7 bzw. 19 % Umsatzsteuer zu
zahlen?
Die kurzfristige Vermietung von Wohn-, Schlafräumen und von Campingplätzen unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Dieser Steuersatz gilt nur
für Leistungen, die unmittelbar der Vermietung dienen. Die Vermietung muss
kurzfristig sein. Das ist der Fall, wenn sie weniger als sechs Monate beträgt25.
Es kommt nicht darauf an, ob ein Zimmer oder eine Wohnung vermietet wird.
Ein gaststättenähnliches Verhältnis muss also nicht vorliegen26. Ist die Vermietung kurzfristig, spielt es keine Rolle, ob die Übernachtungen in
▪
▪
▪
▪
Hotels,
Pensionen,
Fremdenzimmern (möblierten Zimmern) oder
Ferienwohnungen erfolgen.
Abgrenzung der 7 und 19 % Leistungen
Es dürfen nur die Leistungen mit 7 % besteuert werden, die unmittelbar der
Beherbergung dienen. Da die Differenzierung im Einzelfall schwierig ist, sollte
man sich an der Unterscheidung orientieren, die von der Finanzverwaltung in
Abschn. 12.16 Abs. 4, 5 und 8 UStAE vorgenommen wurde (siehe nachfolgende
Übersicht).
Kurzfristige Vermietung und Nebenleistungen zu 7 % USt
▪ Übernachtung im Hotelzimmer, Appartement, auf dem Campingplatz
▪ Ausstattung der Zimmer mit Einrichtungsgegenständen, z. B. Fernseh▪
▪
▪
36
gerät, Radio, Telefon, Zimmersafe
Stromanschluss
Nutzung von Bettwäsche, Handtüchern und Bademänteln
Reinigung der gemieteten Räume (auch Endreinigung z. B. beim
Mieten eines Appartements)
25
Abschn. 4.12.3. Abs. 2 UStAE.
26
Abschn. 12.16 Abs. 3 UStR.
Übernachtungskosten
▪
▪
▪
▪
2
Bereitstellung von Körperpflegeutensilien, Schuhputz- und Nähzeug
Weckdienst
Bereitstellung von Schuhputzautomaten
Mitunterbringung von Tieren in den überlassenen Wohn- und
Schlafräumen
Eigenständige Leistungen mit 19 % USt
▪ Verpflegung wie z. B. Frühstück, Halb- oder Vollpension, all-inclusive
▪ Nutzung von Kommunikationsnetzen, z. B. Telefon und Internet;
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Nutzung des entgeltlichen Fernsehprogramms, z. B. Pay-per-View
Getränkeversorgung aus der Minibar
Leistungen, die das körperliche, geistige und seelische Wohlbefinden
steigern (Wellness); Schwimmbadnutzung, Verabreichung von
Heilbädern27
Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft, Transport
von Gepäck
Überlassung von Sportgeräten und -anlagen, Ausflüge
Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice
Überlassung von Eintrittsberechtigungen für Veranstaltungen28
Keine begünstigten Beherbergungsleistungen liegen in den folgenden Fällen vor, sodass der ermäßigte Steuersatz von vornherein ausscheidet:
▪ Überlassung von Tagungsräumen,
▪ Überlassung von Räumen zur gewerblichen oder beruflichen Nut▪
▪
▪
▪
▪
zung,
Vermietung von nicht ortsfesten Wohnmobilen, Caravans, Wohnanhängern, Hausbooten und Jachten,
Beförderung in Schlafwagen der Eisenbahn,
Nutzung von Kabinen auf Schiffen, die der Beförderung dienen,
Vermittlung von Übernachtungsleistungen,
Umsätze von Tierpensionen,
27
Unterliegen ggf. gem. § 12 Abs. 2 Nr. 9 UStG dem ermäßigten Steuersatz.
28
Können ggf. nach § 4 Nr. 20 UStG steuerfrei sein bzw. gem. § 12 Abs. 2 Nr. 7 UStG dem
ermäßigten Steuersatz unterliegen.
37
Inlandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern
▪ unentgeltliche Wertabgaben, z. B. die Selbstnutzung von Ferienwohnungen.
HINWEIS
Bei Stornokosten handelt es sich grundsätzlich um einen nicht steuerbaren Schadenersatz, für den keine Umsatzsteuer anfällt29.
Die Konsequenz ist, dass Übernachtungen mit Frühstück nicht pauschal in
einer Summe abgerechnet werden dürfen. Eine Aufteilung ist zwingend erforderlich, damit die Umsatzsteuer zutreffend ermittelt werden kann. Dazu
muss der Hotelier den Kostenanteil, der auf das Frühstück entfällt, ermitteln
und dokumentieren. Er muss
▪
▪
2.4.6
innerhalb von sechs Monaten eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen, wenn der Empfänger ein Unternehmer ist, der die Leistung für sein
Unternehmen bezieht,
keine Rechnung ausstellen, wenn der Leistungsempfänger eine Privatperson ist.
Abrechnung der Einzelleistungen
Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, sind die Übernachtungen zu 7 %
und andere Leistungen zu 19 % jeweils nach den vorgegebenen Hotelpreislisten abzurechnen. Das heißt: Die einzelnen Leistungsbestandteile müssen
vom Hotelbetrieb in der Rechnung entsprechend ausgewiesen werden.
Beispiel zu einer Übernachtung mit Frühstück: Ein Unternehmer übernachtet während einer auswärtigen Tätigkeit zweimal in einem Hotel in Nürnberg.
Das Hotel berechnet ihm pro Übernachtung einen Betrag von 107 EUR (brutto)
und für das Frühstück einen Betrag von 14 EUR (brutto). Der Unternehmer
zahlt mit der EC-Karte seines Betriebskontos. Ein Internetanschluss (WLAN)
kann von allen Hotelgästen ohne Berechnung eines Entgelts benutzt werden.
Die Leistungsbeschreibung in der Rechnung sieht wie folgt aus:
29
38
Abschn. 12.16 Abs. 6 UStAE.
Übernachtungskosten
2 Übernachtungen (100 EUR x 2)
2
200,00 EUR
zzgl. 7 % Umsatzsteuer
14,00 EUR
Frühstück
23,53 EUR
zzgl. 19 % Umsatzsteuer
214,00 EUR
4,47 EUR
28,00 EUR
Gesamtbetrag
242,00 EUR
Für die Möglichkeit, das Internet nutzen zu können, wird kein Entgelt berechnet. Ob jemand das Internet nutzt oder nicht, wirkt sich also nicht auf
den Hotelpreis aus. Aus dem Übernachtungsentgelt ist deshalb kein Betrag
für die Internetnutzung herauszurechnen. Das Frühstück ist gesondert in der
Rechnung ausgewiesen. Die Vorsteuer aus den Frühstückskosten darf der
Unternehmer uneingeschränkt geltend machen. Den Verpflegungsmehraufwand darf er allerdings nur in Höhe der Pauschalen erfassen, sodass er die
tatsächlichen Kosten für das Frühstück als Privatentnahme buchen muss.
SKR 03
4676
Reisekosten Unternehmer
Übernachtungsaufwand
200,00
1571
Abziehbare Vorsteuer 7 %
14,00
1800
Privatentnahmen allgemein
23,53
1576
Abziehbare Vorsteuer 19 %
4,47
an
1200
Bank
242,00
an
1800
Bank
242,00
SKR 04
6680
Reisekosten Unternehmer
Übernachtungsaufwand
200,00
1401
Abziehbare Vorsteuer 7 %
14,00
2100
Privatentnahmen allgemein
23,53
1406
Abziehbare Vorsteuer 19 %
4,47
Bei Kleinbetragsrechnungen ist in der Rechnung der Steuerbetrag/Steuersatz so anzugeben, dass es möglich ist, den jeweiligen Nettobetrag und die
Vorsteuer zutreffend zu ermitteln.
39
Inlandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern
2.4.7
Business-Package/Servicepauschale in Höhe von 20 %
Bei Pauschalangeboten lässt das BMF Ausnahmen zu, die gleichermaßen für
Arbeitnehmer und für Unternehmer gelten. Gemäß Abschn. 12.16 Abs. 12 UStAE dürfen in der Rechnung die nachfolgend aufgeführten 19%igen Leistungen in einer Summe als Sammelposten unter der Bezeichnung „Servicepauschale“ oder „Business-Package“ ausgewiesen werden:
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
das Frühstück,
das Nutzen von Kommunikationsnetzen,
das Reinigen und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice,
der Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft,
der Transport des Gepäcks außerhalb des Hotels,
das Überlassen von Fitnessgeräten,
die Überlassung von Parkplätzen.
Diese Packages können aus Vereinfachungsgründen vom Hotelunternehmen
pauschal mit 20 % vom Pauschalpreis angesetzt werden. In diesen 20 %
sind alle vorgenannten Leistungen in einer Summe zusammengefasst. Das
bedeutet, dass eine Differenzierung nicht erforderlich ist. Die Kosten für das
Frühstück können mit 20 % der vollen Verpflegungspauschale herausgerechnet werden. Diese Handhabung ist ab dem 1.1.2014 gesetzlich geregelt30. Die
volle inländische Verpflegungspauschale beträgt 24 EUR, sodass 24 EUR x 20 %
= 4,80 EUR pro Übernachtung aus dem Package-Preis herausgerechnet werden.
TIPP: Vorabvereinbarung einer Business-Pauschale
Mit dem Hotel sollte von vornherein (schon bei der Buchung) abgeklärt
werden, dass die 19%igen Umsätze pauschal ausgewiesen werden. Wie
das folgende Beispiel zeigt, ist diese Variante vorteilhaft.
Beispiel zu einem Business-Package: Ein Unternehmer übernachtet während einer auswärtigen Tätigkeit zweimal in einem Hotel in Bonn. Das Hotel
berechnet ihm pro Übernachtung einen pauschalen Betrag von 126 EUR, in
30
40
§ 9 Abs. 4a EStG.
2
Übernachtungskosten
dem das Frühstück, die Überlassung des Parkplatzes, die Nutzung von Fitnessgeräten und des Internets enthalten sind. Der Hotelbetrieb darf wie folgt
abrechnen:
Gesamtpreis brutto (126 EUR x 2)
252,00 EUR
20 % für Business-Package/Servicepauschale
50,40 EUR
Preis für die Übernachtung
201,60 EUR
Die Leistungsbeschreibung in der Rechnung sieht wie folgt aus:
2 Übernachtungen
188,41 EUR
zzgl. 7 % Umsatzsteuer
13,19 EUR
Business-Package (Servicepauschale)
42,35 EUR
zzgl. 19 % Umsatzsteuer
8,05 EUR
Gesamtbetrag
201,60 EUR
50,40 EUR
252,00 EUR
Als Leistungsempfänger darf der Unternehmer dann aus dem Business-Package bzw. der Servicepauschale das Frühstück mit einem pauschalen Betrag wie folgt herausrechnen:
Business-Package
50,40 EUR
davon für Frühstück (24 EUR x 2 = 48 EUR x 20 %)
übrige Leistungen (Reisenebenkosten)
9,60 EUR
40,80 EUR
Der Pauschalpreis von 240 EUR verteilt sich wie folgt:
Bezeichnung
Übernachtung
Frühstück
Reisenebenkosten
Bruttobetrag
Nettobetrag
Umsatzsteuer/Vorsteuer
201,60 EUR
188,41 EUR
13,19 EUR
9,60 EUR
8,07 EUR
1,53 EUR
40,80 EUR
34,29 EUR
6,51 EUR
HINWEIS
Die Nebenkosten können als Betriebsausgaben gebucht werden, wenn
davon auszugehen ist, dass darin keine Kosten für Pay-TV, private Telefonate, Massagen usw. enthalten sind.
41