Infoletter Lohnsteuer #2/2013, 20.09.2013

Transcription

#2
20.09.2013
Das Wichtigste in Kürze
Liebe Leserin, lieber Leser,
Ab 01.01.2014 werden wesentliche Punkte des steuerlichen Reisekostenrechts
neu geregelt. Arbeitgeber sollten sich bereits jetzt mit den geänderten Vorschriften
befassen, um die im Unternehmen erforderlichen Änderungen rechtzeitig anstoßen
zu können. Ein umfangreiches BMF-Schreiben zu den gesetzlichen Neuregelungen wird voraussichtlich Ende September veröffentlicht (Einführungsschreiben).
In diesem Infoletter stellen wir Ihnen die neuen gesetzlichen Regelungen und die
von der Finanzverwaltung beabsichtigte Umsetzung auf der Grundlage des vorliegenden Entwurfs des Einführungsschreibens vor. Die Beispiele sind im Wesentlichen diesem Entwurf entnommen. Wir haben uns auf die Regelungen, die für Arbeitgeber in der Privatwirtschaft gelten, beschränkt.
Sie erhalten eine aktualisierte Darstellung des neuen Reisekostenrechts, wenn das
Einführungsschreiben in seiner endgültigen Fassung bekannt gemacht wurde.
Mit freundlichen Grüßen
WTS Steuerberatungsgesellschaft mbH
Susanne Weber
Steuerberaterin
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Kersten Weißig
Steuerberater
#2
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Inhalt
1.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
3.
4.
4.1.
4.2.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
7.
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
8.
8.1.
8.2.
8.3.
9.
10.
10.1.
10.2.
11.
12.
12.1.
12.2.
12.3.
12.4.
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Allgemeines
Neuer Begriff: "Erste Tätigkeitsstätte"
Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte
Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte durch Zuordnung des
Arbeitgebers
Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte anhand von zeitlichen Kriterien
Mehrere Tätigkeitsstätten
Erste Tätigkeitsstätte bei grenzüberschreitenden Entsendungen
Zusammenfassung
Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten
Fahrtkosten bei Mitarbeitern ohne erste Tätigkeitsstätte
Derselbe Ort/Sammelpunkt
Weiträumiges Tätigkeitsgebiet
Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten
Notwendige Mehraufwendungen für Übernachtung
48-Monatsfrist für Übernachtungskosten
Pauschalen bei Erstattung durch den Arbeitgeber
Behandlung von Hotelfrühstücken
Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten
Bei Inlandsreisen
Bei Auslandsreisen
Dreimonatsfrist
Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Gestellung von Mahlzeiten
Veranlassung durch den Arbeitgeber
Wann ist die Kürzung vorzunehmen?
Entgelt des Mitarbeiters
Kürzung der Verpflegungspauschale bei Hotelfrühstück
Mahlzeiten bei Dienstreisen
Bewertung von Mahlzeiten bei Dienstreisen
Neue Pauschalierungsmöglichkeit für Sachbezugswerte
Pauschalierungsmöglichkeit für Verpflegungspauschalen
Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten
Bescheinigung der steuerfreien Verpflegungspauschalen
Großbuchstabe "M"
Reisenebenkosten
Neue Regelungen zur doppelten Haushaltsführung
Voraussetzungen für die Anerkennung der doppelten Haushaltsführung
Unterkunftskosten
Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung
Fahrtkosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung
3
3
4
4
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1.
Allgemeines
Die Änderungen im Reisekostenrecht betreffen vor allem die im Zusammenhang
mit einer Dienstreise (Auswärtstätigkeit) anfallenden Fahrt- und Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen. Folgende Themen im neuen Reisekostenrecht sollten Sie sich ganz besonders ansehen:
· Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte: Dies hat Auswirkungen auf die Erstattung von Fahrtkosten und die Besteuerung von Firmenwagen
· Erhöhung der Verpflegungspauschalen, die ggf. zusätzliche Kosten für das
Unternehmen zur Folge haben kann
· Neue Regelungen für die Gestellung von Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten. Insoweit sollten die installierten Prozesse zur Erfassung von Sachzuwendungen an Mitarbeiter überprüft werden
· 48 - Monatsfrist für Übernachtungskosten und Regelung zu Hotelfrühstücken
Auch bei der doppelten Haushaltsführung haben sich Änderungen ergeben: Die
Voraussetzungen für die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung wurden
verschärft, Übernachtungskosten können bei einer doppelten Haushaltsführung nur
bis 1.000 € monatlich steuerlich berücksichtigt werden.
Die neuen Regelungen gelten für den Werbungkostenabzug und die steuerfreie
Auslagenerstattung durch den Arbeitgeber gleichermaßen. Für die bessere Lesbarkeit gehen wir in diesem Infoletter hauptsächlich auf die steuerfreien Arbeitgebererstattungen ein. Soweit vom Arbeitgeber keine steuerfreien Erstattungen erfolgen, obwohl dies möglich wäre, kann der Mitarbeiter die entsprechenden Aufwendungen bzw. Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen.
2.
Neuer Begriff: "Erste Tätigkeitsstätte"
Nach dem Gesetzeswortlaut ist erste Tätigkeitsstätte, die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens (§ 15 AktG) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Mitarbeiter dauerhaft zugeordnet
ist. Fehlt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, bestimmt sich die erste Tätigkeitsstätte nach zeitlichen Kriterien.
Wie bisher hat der Mitarbeiter je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Kommen mehrere Tätigkeitsstätten als erste Tätigkeitsstätte in Betracht,
kann der Arbeitgeber bestimmen, welche der in Frage kommenden Tätigkeitsstätten erste Tätigkeitsstätte sein soll. Wird nichts bestimmt, ist die der Wohnung des
Mitarbeiters örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte.
Auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht
wird, kann künftig eine erste Tätigkeitsstätte sein.
Ein Vollzeitstudium oder eine vollzeitige Bildungsmaßnahme liegt insbesondere
vor, wenn der Steuerpflichtige im Rahmen dieses Studiums oder im Rahmen dieser Bildungsmaßnahme für einen Beruf ausgebildet wird und daneben entweder
keiner oder nur einer Erwerbstätigkeit mit bis zu 20 Stunden regelmäßiger wöchentlicher Arbeitszeit oder in Form eines Minijobs nachgeht.
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Als erste Tätigkeitsstätte kommen nur ortsfeste betriebliche Einrichtungen in Betracht. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen können daher keine erste Tätigkeitsstätte sein. Das gilt
auch für das häusliche Arbeitszimmer des Mitarbeiters ("Home Office"), da dieses
keine betriebliche Einrichtung darstellt.
Hinweis
Es muss sich aber nicht um eine ortsfeste betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers handeln. Eine erste Tätigkeitsstätte kann sich auch an ortsfesten betrieblichen
Einrichtungen von Dritten (z. B. verbundenes Unternehmen, Kunde) befinden,
wenn der Mitarbeiter dauerhaft dort tätig werden soll.
2.1.
Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte
Ähnlich wie bislang der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte hat auch der neue
Begriff der ersten Tätigkeitsstätte eine zentrale Bedeutung im steuerlichen Reisekostenrecht.
Erstattungen des Arbeitgebers für Fahrten zwischen der Wohnung des Mitarbeiters
und der ersten Tätigkeitsstätte sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einen Firmenwagen zur Verfügung, muss hierfür ein geldwerter Vorteil versteuert werden.
Nur beim Aufsuchen von Tätigkeitsstätten, die nicht erste Tätigkeitsstätte sind
(auswärtige berufliche Tätigkeit), können Fahrtkosten vom Arbeitgeber steuerfrei
erstattet werden, bzw. muss bei Nutzung eines Firmenwagens kein geldwerter Vorteil versteuert werden.
Bei Tätigkeiten an einer ersten Tätigkeitsstätte können Verpflegungsmehraufwendungen nicht steuerfrei erstattet werden. Bei der Ermittlung der Pauschalen für
Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit sind bei eintägigen Reisen die Abwesenheitszeiten von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
maßgebend.
Übernachtet ein Mitarbeiter am Ort der ersten Tätigkeitsstätte, gelten die Regelungen für die doppelte Haushaltsführung, während bei einer vorübergehenden Tätigkeit an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte im Regelfall die tatsächlichen Übernachtungskosten berücksichtigt werden können.
2.2.
Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte durch Zuordnung des Arbeitgebers
Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens (§ 15 AktG) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Mitarbeiter dauerhaft zugeordnet ist. Nach dem Gesetzeswortlaut wird die dauerhafte Zuordnung des Mitarbeiters durch die dienst- oder
arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder
Weisungen bestimmt.
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2.2.1. Zuordnung
Weisungen, die eine steuerliche Zuordnung zur Folge haben, können schriftlich
oder mündlich erteilt werden. Die Zuordnung muss sich auf die Tätigkeit des Mitarbeiters beziehen.
Insbesondere bei der Zuordnung von Gesellschafter-Geschäftsführern, MitarbeiterEhegatten und sonstigen, mitarbeitenden Familienangehörigen sollte darauf geachtet werden, dass die getroffenen Vereinbarungen einem Fremdvergleich standhalten (§ 42 AO).
Besteht eine Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung, kommt es weder auf
die Regelmäßigkeit des Aufsuchens dieser Tätigkeitsstätte, noch auf den Umfang
der Tätigkeiten, die dort zu erbringen sind, an. Es ist auch nicht mehr entscheidend, ob dort der inhaltliche/qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit liegt oder liegen
soll. Die bisherige Rechtsprechung des BFH, nach der für die Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte auch zu prüfen ist, wo der Mitarbeiter den inhaltlichen/qualitativen Schwerpunkt seiner Arbeitsleistung erbringt, wird für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte nicht angewendet.
Fazit
Zuordnen bedeutet also "den Ort bestimmen, an dem der Mitarbeiter seine Arbeit
(ggf. auch nur in geringem Umfang) ausüben soll".
Erfüllt diese Bestimmung die Kriterien der Dauerhaftigkeit (vgl. Tz. 2.2.2.) liegt eine
erste Tätigkeitsstätte vor.
2.2.2. Dauerhafte Zuordnung und Prognose
Die Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte muss auf Dauer angelegt sein.
Die typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung sind im Gesetz genannt:
· unbefristete Zuordnung des Mitarbeiters zu einer bestimmten betrieblichen
Einrichtung
· Zuordnung für die Dauer des gesamten - befristeten oder unbefristeten Dienstverhältnisses oder
· Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus.
Beispiel 1
Der Mitarbeiter ist für ein Projekt befristet eingestellt worden. Die Tätigkeit
soll am Betriebssitz des Arbeitgebers ausgeübt werden. Das Arbeitsverhältnis soll nach Ablauf der Befristung enden.
Lösung
Der Mitarbeiter hat ab dem ersten Tag der Tätigkeit seine erste Tätigkeitsstätte am Betriebssitz des Arbeitgebers, da er diesem für die gesamte Dauer
seines befristeten Arbeitsverhältnisses (= dauerhaft) zugeordnet ist.
(entsprechend Beispiel 1 des Entwurfs des Einführungsschreibens)
Für die Beurteilung, ob eine dauerhafte Zuordnung vorliegt, ist die auf die Zukunft
gerichtete Prognose-Betrachtung ("Ex-ante") maßgebend. Die Änderung einer Zuordnung durch den Arbeitgeber ist erst mit Wirkung für die Zukunft zu berücksichtigen.
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Hinweis
Die Formulierung "bis auf weiteres" wird von der Finanzverwaltung als dauerhaft
ausgelegt.
Beispiel 2
Ein Mitarbeiter soll bis auf weiteres an drei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in A und an zwei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in B tätig werden. Der Arbeitgeber hatte zunächst die
Filiale in B als erste Tätigkeitsstätte festgelegt. Ab 01.07.2014 legt er A als
erste Tätigkeitsstätte fest.
Lösung
Bis 30.06.2014 hat der Mitarbeiter in B seine erste Tätigkeitsstätte. Ab
01.07.2014 ist die erste Tätigkeitsstätte in A.
Die Prognose, ob der Mitarbeiter dauerhaft einer bestimmten Tätigkeitsstätte zugeordnet ist, ist jeweils zu Beginn der durch den Mitarbeiter auszuübenden Tätigkeit zu treffen. Eine Änderung der Zuordnung kann z. B. zu prüfen sein, wenn sich
das Berufsbild des Mitarbeiters aufgrund der Vorgaben des Arbeitgebers dauerhaft
ändert, z. B. wenn ein Außendienstmitarbeiter auf Dauer in den Innendienst wechselt. Wenn die tatsächlichen Verhältnisse durch unvorhersehbare Ereignisse, wie
etwa Krankheit, politische Unruhen am Tätigkeitsort, Insolvenz des Kunden o. ä.
von der ursprünglichen Festlegung der dauerhaften Zuordnung abweichen, bleibt
die zuvor getroffene Prognoseentscheidung für die Vergangenheit weiterhin maßgebend.
Für die Anwendung der 48-Monatsfrist ist der Beginn der Tätigkeit an der jeweiligen Tätigkeitsstätte auch dann maßgebend, wenn er vor dem 01.01.2014 liegt.
Wurde zu Beginn der Tätigkeit keine oder keine eindeutige Prognose getroffen
oder eine solche nicht dokumentiert, kann dies bis spätestens zum 01.01.2014
nachgeholt werden.
Beispiel 3
Der Mitarbeiter hat seine Tätigkeit am 01.07.2010 an der Tätigkeitsstätte des
Kunden seines Arbeitgebers aufgenommen. Es war bereits im Jahr 2010
vereinbart, dass er dort bis zum 01.03.2014 tätig sein sollte.
Lösung
Die 48-Monatsfrist hat am 01.07.2010 begonnen. Da der Tätigkeitszeitraum
weniger als 48 Monate betragen sollte, hat der Mitarbeiter auch nach dem
01.01.2014 bei dem Kunden keine erste Tätigkeitsstätte, sondern ist dort
auswärts tätig.
Abwandlung zu Beispiel 3
Der Mitarbeiter hat seine Tätigkeit am 01.07.2010 an einer Tätigkeitsstätte
des Kunden seines Arbeitgebers aufgenommen und soll dort bis zum
31.12.2014 tätig sein.
Lösung
Die 48-Monatsfrist hat am 01.07.2010 begonnen. Da der für die Prognose
relevante Tätigkeitszeitraum mehr als 48 Monate beträgt, hat der Mitarbeiter
ab dem 01.01.2014 beim Kunden eine erste Tätigkeitsstätte.
(entsprechend Abwandlung zu Beispiel 7 des Entwurfs des Einführungsschreibens)
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2.2.2.1. Organisatorische Zuordnung
Die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer betrieblichen Einrichtung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z. B.
Personalaktenführung), ohne dass er in dieser Einrichtung - auch nicht in geringem
Umfang - tätig werden soll, führt nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte.
Wenn der Mitarbeiter aber in einer vom Arbeitgeber festgelegten Tätigkeitsstätte
zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden soll, liegt nach dem Entwurf des
Einführungsschreibens eine erste Tätigkeitsstätte vor, auch wenn die Zuordnung
zu dieser Tätigkeitsstätte lediglich aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen
oder organisatorischen Gründen erfolgte. Auf die Qualität der Tätigkeit soll es dann
nicht mehr ankommen. Auch Tätigkeiten von untergeordneter Bedeutung können
ausreichend sein (Vorrang des Arbeits-/Dienstrechts).
2.2.2.2. Verlängerung einer Abordnung und Kettenabordnung
Wird eine auf weniger als 48 Monate geplante Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters
verlängert, muss geprüft werden, ob er vom Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung an noch mehr als 48 Monate an der Tätigkeitsstätte eingesetzt werden soll.
Beispiel 4
Der unbefristet beschäftigte Mitarbeiter wird für eine Projektdauer von voraussichtlich 18 Monaten der betrieblichen Einrichtung eines Kunden zugeordnet. Nach 18 Monaten wird die Zuordnung um 36 Monate verlängert.
Lösung
Obwohl der Mitarbeiter insgesamt 54 Monate beim selben Kunden tätig wird,
hat er dort keine erste Tätigkeitsstätte. Weder im Zeitpunkt der erstmaligen
Zuordnung noch im Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung sollte der Mitarbeiter für mehr als 48 Monate bei diesem Kunden eingesetzt werden.
Die Zuordnung des Mitarbeiters wird bereits nach drei Monaten um 36 Monate auf insgesamt 54 Monate verlängert. Nach 12 Monaten wird das Projekt
planwidrig beendet.
Lösung
Die ersten drei Monate sind beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Erst ab
dem Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung hat der Mitarbeiter seine erste Tätigkeitsstätte beim Kunden, da er ab diesem Zeitpunkt noch 51 Monate
und somit dauerhaft dort tätig werden soll. Auch die planwidrige Beendigung
des Projekts ändert nichts an der ursprünglichen dauerhaften Zuordnung. In
den Monaten 4 bis 12 liegt eine erste Tätigkeitsstätte am Projektort vor.
Bei einer sog. Kettenabordnung ist keine dauerhafte Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte gegeben, wenn die einzelne Abordnung jeweils einen Zeitraum von weniger als 48 Monaten umfasst. In diesen Fällen ist stets von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen.
2.2.2.3. Outsourcing-Fälle und Leiharbeitnehmer
In den Fällen des sog. Outsourcings geht die Finanzverwaltung ebenfalls von einer
dauerhaften Zuordnung und somit einer ersten Tätigkeitsstätte bei einem Dritten
aus.
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Outsourcing liegt nach dem Entwurf des Einführungsschreibens vor, wenn das
Dienstverhältnis auf einen anderen Arbeitgeber ausgelagert wird und der Mitarbeiter für die gesamte Dauer des neuen Beschäftigungsverhältnisses oder länger als
48 Monate (= dauerhaft) weiterhin an seiner früheren Tätigkeitsstätte beim bisherigen Arbeitgeber tätig werden soll.
Auch in dem Fall, in dem ein Leiharbeitnehmer ausnahmsweise für die gesamte
Dauer seines Arbeitsverhältnisses mit dem Verleiher oder länger als 48 Monate (=
dauerhaft) in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Entleihers tätig werden
soll, geht die Finanzverwaltung von einer ersten Tätigkeitsstätte beim Entleiher
aus.
2.2.3. Dokumentation
Da die arbeits- oder dienstrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers
eindeutig sein muss, muss sie vom Arbeitgeber dokumentiert werden.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung kommen hierfür z. B. Regelungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag, in Protokollnotizen oder in dienstrechtlichen Verfügungen in Betracht. Auch Reisekostenabrechnungen (bzw. die Tatsache, ob Reisekosten gezahlt werden) oder der Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung des Firmenwagens für die Fahrten Wohnung/erste Tätigkeitsstätte sollen als
Nachweis für die Zuordnungsentscheidung herangezogen werden können.
Der Arbeitgeber kann die Zuordnungsentscheidung auch anhand eines Organigramms dokumentieren. Allerdings kann ein Organigramm alleine - z. B. bei einer
späteren Lohnsteueraußenprüfung - nicht als Beweis für das Vorliegen einer ersten
Tätigkeitsstätte herangezogen werden, wenn der Arbeitgeber ansonsten keine Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Tätigkeitsstätte getroffen hat und kein anderer
Nachweis über die Zuordnung vorliegt.
Eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung des Arbeitgebers, dass der Mitarbeiter keiner Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist (Negativfestlegung), wird von
der Finanzverwaltung nicht anerkannt.
Wenn ein Nachweis einer eindeutigen Zuordnung fehlt und diese nicht anderweitig
glaubhaft gemacht werden kann, gelten für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte zeitliche Kriterien (vgl. Tz. 2.3.).
Sind auch die zeitlichen Kriterien für keine Tätigkeitsstätte erfüllt, hat der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte.
2.3.
Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte anhand von zeitlichen Kriterien
Fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung des Mitarbeiters zu einer betrieblichen
Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung nach den o.g. Grundsätzen (vgl. Tz. 2.2.) oder ist die getroffene Zuordnungsentscheidung nicht eindeutig, ist zu prüfen, ob der zeitliche Umfang der Tätigkeit an einer bestimmten Tätigkeitsstätte zu einer ersten Tätigkeitsstätte dort führt.
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Nach § 9 Absatz 4 Satz 4 EStG ist von einer ersten Tätigkeitsstätte an einer betrieblichen Einrichtung auszugehen, wenn der Mitarbeiter dort
· typischerweise arbeitstäglich oder
· je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner
vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit
dauerhaft (vgl. Tz.2.2.2.) tätig werden soll.
Beispiel 5
Der Mitarbeiter ist von seinem Arbeitgeber unbefristet eingestellt worden. Er
soll dauerhaft in der Filiale Y arbeiten. Da er aber in den ersten 36 Monaten
seiner Tätigkeit an drei Tagen wöchentlich in Filiale X und zwei volle Tage
wöchentlich in Filiale Y arbeiten soll, ordnet der Arbeitgeber den Mitarbeiter
für die ersten 36 Monate der Filiale X zu.
Lösung
Der Mitarbeiter hat in Filiale X keine erste Tätigkeitsstätte, da er dort lediglich für 36 Monate und damit nicht dauerhaft zugeordnet ist. Erste Tätigkeitsstätte ist jedoch Filiale Y, da der Mitarbeiter dort dauerhaft typischerweise an
zwei vollen Tagen tätig werden soll.
Der Mitarbeiter aus dem vorhergehenden Beispiel soll an 4 Tagen wöchentlich in Filiale X und nur einen vollen Tag wöchentlich in Filiale Y tätig werden.
Lösung
Der Mitarbeiter hat in Filiale X keine erste Tätigkeitsstätte, da er dort lediglich für 36 Monate und damit nicht dauerhaft zugeordnet ist. Auch Filiale Y ist
keine erste Tätigkeitsstätte, da der Mitarbeiter dort die zeitlichen Kriterien
nicht erfüllt.
Für die Prüfung der zeitlichen Kriterien muss der Mitarbeiter an der jeweiligen betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben. Allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung, z. B. um ein Kundendienstfahrzeug, Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzettel, Krankmeldungen oder
ähnliches abzuholen oder abzugeben, führt hier noch nicht zu einer Qualifizierung
der betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte
Beispiel 6
Ein Kundendienstmonteur, der von seinem Arbeitgeber keiner betrieblichen
Einrichtung dauerhaft zugeordnet ist, sucht den Betrieb seines Arbeitgebers
regelmäßig auf, um den Firmenwagen samt Material zu übernehmen, die
Auftragsbestätigungen in Empfang zu nehmen und die Stundenzettel vom
Vortag abzugeben.
Lösung
Der Kundendienstmonteur hat keine erste Tätigkeitsstätte. Der Betrieb seines Arbeitgebers wird auch durch das regelmäßige Aufsuchen nicht zur ersten Tätigkeitsstätte, da der Mitarbeiter dort nicht die eigentliche berufliche
Tätigkeit ausübt.
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Hinweis
Aus dem Entwurf des Einführungsschreibens geht nicht hervor, ob auch die Teilnahme an Besprechungen (z. B. Jour Fixe) von der Finanzverwaltung als zur eigentlichen beruflichen Tätigkeit des Mitarbeiters gehörend angesehen wird.
2.3.1. Prognoseentscheidung
Auch die zeitlichen Kriterien sind anhand einer in die Zukunft gerichteten Prognose
zu beurteilen. Die in Tz 2.2.2. dargestellten Grundsätze gelten entsprechend. Weichen die tatsächlichen Verhältnisse durch unvorhersehbare Ereignisse (z. B.
Krankheit) hiervon ab, bleibt es bei der zuvor getroffenen Prognoseentscheidung
bezüglich der ersten Tätigkeitsstätte.
Die Prognoseentscheidung ist zu Beginn des Dienstverhältnisses zu treffen. Die
auf Grundlage dieser Prognose getroffene Beurteilung bleibt solange bestehen, bis
die Verhältnisse sich maßgeblich ändern oder der Arbeitgeber erstmalig eine Zuordnungsentscheidung trifft.
Beispiel 7
Der Mitarbeiter soll seine berufliche Tätigkeit an drei Tagen in einem HomeOffice ausüben und an zwei vollen Tagen in der betrieblichen Einrichtung
seines Arbeitgebers tätig werden. Er ist dieser nicht dauerhaft zugeordnet.
Lösung
Das Home-Office ist keine erste Tätigkeitsstätte. Da der Mitarbeiter aber in
der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers an zwei Tagen seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben soll, ist die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers erste Tätigkeitsstätte.
2.3.2. Regeln für die zeitlichen Kriterien
Bei der quantitativen Prüfung kommt es allein auf den Umfang der an der Tätigkeitsstätte dauerhaft zu leistenden arbeitsvertraglichen Arbeitszeit (mind. 1/3 der
vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder 2 volle Arbeitstage je Arbeitswoche
oder arbeitstäglich) an. Dies bedeutet:
· Soll der Mitarbeiter an einer Tätigkeitsstätte zwei volle Arbeitstage je Arbeitswoche oder mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit
tätig werden, dann ist dies die erste Tätigkeitsstätte.
· Entsprechendes gilt, wenn der Mitarbeiter an einer Tätigkeitsstätte arbeitstäglich tätig werden soll.
Soll er an einer Tätigkeitsstätte arbeitstäglich, aber weniger als 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden, dann führt dies nach dem
Entwurf des Einführungsschreibens nur zu einer ersten Tätigkeitsstätte,
wenn der Mitarbeiter dort typischerweise arbeitstäglich seine eigentliche berufliche Tätigkeit und nicht nur Vorbereitungs- oder Hilfstätigkeiten (Kundendienstfahrzeug, Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzettel, Krankmeldungen oder ähnliches abholen oder abgeben) durchführen soll.
· Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten die zeitlichen Voraussetzungen für eine
erste Tätigkeitsstätte, dann kann der Arbeitgeber bestimmen, welche dieser
Tätigkeitsstätten die erste Tätigkeitsstätte ist. Fehlt eine solche Bestimmung
des Arbeitgebers, wird zugunsten des Mitarbeiters die Tätigkeitsstätte zugrunde gelegt, die der Wohnung des Mitarbeiters am nächsten liegt (vgl. Tz.
2.4.).
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2.4.
Mehrere Tätigkeitsstätten
Der Mitarbeiter kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben. Hat ein Mitarbeiter aber mehrere Dienstverhältnisse, kann er auch mehrere
erste Tätigkeitsstätten haben (je Dienstverhältnis jedoch höchstens eine).
Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten in einem Dienstverhältnis die Voraussetzungen
für die Annahme einer ersten Tätigkeitsstätte, kann der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Dabei muss es sich nicht um die Tätigkeitsstätte handeln,
an der der Mitarbeiter den zeitlich überwiegenden oder qualitativ bedeutsameren
Teil seiner beruflichen Tätigkeit ausüben soll.
Beispiel 8
Ein in B wohnender Filialleiter ist keiner betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet. Es ist lediglich festgelegt, dass er an drei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in B und an zwei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in A tätig werden soll.
Der Arbeitgeber bestimmt die Filiale in A zur ersten Tätigkeitsstätte.
Lösung
Durch die Bestimmung seines Arbeitgebers hat der Filialleiter in der betrieblichen Einrichtung in A seine erste Tätigkeitsstätte. Unerheblich ist, dass er
dort lediglich zwei Tage und damit nicht zeitlich überwiegend beruflich tätig
ist.
Macht der Arbeitgeber von seinem Bestimmungsrecht keinen Gebrauch oder ist
die Bestimmung nicht eindeutig, ist die der Wohnung des Mitarbeiters örtlich am
nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte.
Der Arbeitgeber des o.g. Beispiels verzichtet auf die Bestimmung der ersten
Tätigkeitsstätte.
Lösung
Erste Tätigkeitsstätte des Filialleiters ist die seiner Wohnung am nächsten
liegende betriebliche Einrichtung seines Arbeitgebers in B. Die Tätigkeit in A
ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit.
2.5.
Erste Tätigkeitsstätte bei grenzüberschreitenden Entsendungen
Bei grenzüberschreitender Mitarbeiterentsendung zwischen verbundenen Unternehmen liegt beim aufnehmenden Unternehmen eine erste Tätigkeitsstätte dann
vor, wenn der Mitarbeiter im Rahmen eines eigenständigen Arbeitsvertrags mit
dem aufnehmenden Unternehmen einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung dieses Unternehmens dauerhaft zugeordnet ist (d.h. die Zuordnung umfasst die Dauer
des gesamten (befristeten) Dienstverhältnisses mit dem aufnehmenden Unternehmen oder einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten).
Beispiel 9
Der Mitarbeiter ist von der ausländischen Muttergesellschaft für zwei Jahre
an die inländische Tochtergesellschaft entsandt worden. Für die Dauer der
Entsendung wurde mit der Tochtergesellschaft ein befristeter Arbeitsvertrag
abgeschlossen, in dem er der inländischen Hauptniederlassung der Tochtergesellschaft zugeordnet wurde.
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Lösung
Der Mitarbeiter hat bei der Tochtergesellschaft seine erste Tätigkeitsstätte,
da er für die Dauer des (befristeten) Arbeitsverhältnisses (= dauerhaft) dort
tätig werden soll.
Wird der Mitarbeiter ohne Abschluss eines lokalen Arbeitsvertrags mit dem
aufnehmenden Unternehmen in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung dieses
Unternehmens tätig, liegt eine erste Tätigkeitsstätte dort nur vor, wenn der Mitarbeiter vom entsendenden Unternehmen dauerhaft dem aufnehmenden Unternehmen zugeordnet wurde (d.h. Zuordnung für die Dauer des gesamten - befristeten
oder unbefristeten – Dienstverhältnisses mit dem entsendenden Unternehmen
oder die Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus).
Beispiel 10
Der Mitarbeiter ist von der ausländischen Muttergesellschaft für zwei Jahre
an die inländische Tochtergesellschaft entsandt und für diesen Zeitraum der
inländischen Niederlassung der Tochtergesellschaft zugeordnet worden. Es
besteht kein lokaler Vertrag mit der inländischen Tochtergesellschaft.
Lösung
Der Mitarbeiter hat bei der Tochtergesellschaft keine erste Tätigkeitsstätte,
da er dieser nicht dauerhaft zugeordnet worden ist. Er übt für die Dauer seiner zweijährigen Tätigkeit im Inland eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit aus.
Sollte die dauerhafte Zuordnung fehlen oder nicht eindeutig sein, sind die zeitlichen
Kriterien auch in den Fällen der grenzüberschreitenden Mitarbeiterentsendung zwischen verbundenen Unternehmen zu prüfen.
2.6.
Zusammenfassung
Es muss nun geprüft werden, ob für die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen eine Zuordnung im Sinne der Tz. 2.2. bereits besteht, bzw. ob eine solche Zuordnung
noch getroffen werden soll.
Besteht eine solche Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung, wird diese die
erste Tätigkeitsstätte, unabhängig davon, in welchem zeitlichen (oder inhaltlichen)
Umfang der Mitarbeiter dort tätig wird.
Nimmt der Arbeitgeber keine Zuordnung vor (oder ist sie nicht eindeutig oder nicht
entsprechend dokumentiert), sind zeitliche Kriterien zu prüfen (vgl. Tz. 2.3.).
Nur wenn die zeitlichen Kriterien für keine der Tätigkeitsstätten erfüllt sind, kann
der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte haben. Wird der Mitarbeiter an einer betrieblichen Einrichtung aber dauerhaft typischerweise
· arbeitstäglich
· zwei volle Arbeitstage je Arbeitswoche oder
· mindestens ein Drittel seiner vertraglich vereinbarten Arbeitszeit
tätig, hat er auch eine erste Tätigkeitsstätte. Entweder an der betrieblichen Einrichtung, an der er die zeitlichen Kriterien erfüllt oder an der betrieblichen Einrichtung,
der ihn der Arbeitgeber zuordnet hat.
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Sowohl für die Zuordnung, als auch für die zeitlichen Kriterien des Gesetzes ist im
Wege einer Prognose-Entscheidung in die Zukunft zu blicken ("tätig werden soll").
"Dauerhaft" bedeutet in beiden Fällen für die Dauer des Dienstverhältnisses, unbefristet, oder über die Dauer von 48 Monaten hinaus.
Für die meisten Mitarbeiter wird es bereits eine organisatorische Zuordnung (vgl.
Tz. 2.2.2.1.) geben. Nach dem Entwurf des Einführungsschreibens könnte diese
nun zu einer ersten Tätigkeitsstätte führen, wenn der Mitarbeiter an dem Standort,
dem er organisatorisch zugeordnet ist, auch einen Teil seiner Arbeitsleistung erbringen soll.
Vermutlich haben viele Arbeitgeber festgelegt, wo der einzelne Mitarbeiter seine
Arbeitsleistung zu erbringen hat, ohne dies schriftlich niederzulegen. Soll sich die
erste Tätigkeitsstätte künftig nach der Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers
richten, sollte daher auf eine entsprechende (nachvollziehbare) Dokumentation der
Zuordnungsentscheidung geachtet und diese ggf. nachgeholt werden.
Die Mitarbeiter, die bislang eine regelmäßige Arbeitsstätte haben, werden diese
vermutlich auch weiterhin als erste Tätigkeitsstätte haben.
Bei Mitarbeitern, die bislang keine regelmäßige Arbeitsstätte haben, weil sie ständig bei einem Dritten (z. B. Kunde) eingesetzt sind, sollte geprüft werden, ob die
zeitlichen Kriterien für das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte erfüllt sind, bzw.
ob eine dauerhafte Zuordnung zur betrieblichen Einrichtung des Kunden besteht
oder ob diese noch erfolgen soll.
Auch bei Mitarbeitern, die ihre Arbeit an mehreren betrieblichen Einrichtungen
ausüben (z. B. mehrere Filialen, Arbeitsplatz an verschiedenen Standorten des Arbeitgebers) sollte geprüft werden, ob die zeitlichen Kriterien erfüllt sind. Ist dies der
Fall, liegt dort eine erste Tätigkeitsstätte, es sei denn er wurde einer anderen betrieblichen Einordnung dauerhaft zugeordnet.
Ohne erste Tätigkeitsstätte können nur noch Mitarbeiter sein, die keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet sind und die die zeitlichen Kriterien für keine Tätigkeitsstätte erfüllen.
Beispiele hierfür können sein:
· Filialleiter, die für keine der Filialen die zeitlichen Kriterien erfüllen und die
keiner der Filialen arbeitsrechtlich zugeordnet sind.
· Außendienstmitarbeiter, die immer bei verschiedenen Kunden und / oder im
Homeoffice arbeiten und nicht dem Betrieb des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet sind.
· Service-Techniker und Monteure, Pflegekräfte, Handelsvertreter u.ä. die
immer bei verschiedenen Kunden arbeiten und den Betrieb des Arbeitgebers
nur aufsuchen, um den Firmenwagen entgegenzunehmen, Aufträge abzuholen oder abzurechnen.
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3.
Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten
Die steuerliche Berücksichtigung von Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer
Auswärtstätigkeit bleibt unverändert.
Der Arbeitgeber kann dem Mitarbeiter Aufwendungen für beruflich veranlasste
Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und die
keine Familienheimfahrten sind, steuerfrei erstatten.
Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können die tatsächlichen Kosten steuerfrei ersetzt werden. Nutzt der Mitarbeiter ein eigenes Fahrzeug, kann ein Kilometersatz auf Grund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das genutzte Fahrzeug errechnet werden. Dieser kann so lange angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (z. B. Ende des Abschreibungszeitraums).
Alternativ können die Fahrtkosten wie bisher mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Die Höhe der Kilometersätze richtet sich nach der im Bundesreisekostengesetz festgelegten höchsten Wegstreckenentschädigung für das jeweils
benutzte Beförderungsmittel. Derzeit beträgt diese bei Benutzung eines Pkw 0,30 €
je Fahrtkilometer und bei Benutzung eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs
0,20 € je Fahrtkilometer (§ 5 BRKG).
Beim Werbungkostenabzug der Mitarbeiter können die gesetzlich festgelegten Beträge auch dann als Werbungskosten angesetzt werden, wenn sie zu einer unzutreffenden Besteuerung führen würden, weil die Pauschalen die tatsächlichen Kosten je Kilometer offensichtlich übersteigen (H 9.5 "Pauschale Kilometersätze" 4.
Spiegelstrich ist ab 2014 nicht mehr anzuwenden).
4.
Fahrtkosten bei Mitarbeitern ohne erste Tätigkeitsstätte
Nach dem derzeitigen Reisekostenrecht werden bei Mitarbeitern, die keine regelmäßige Arbeitsstätte haben, alle Fahrten nach den Grundsätzen der Auswärtstätigkeit behandelt.
Ab 01.01.2014 gilt für die Fahrkosten von Mitarbeitern ohne erste Tätigkeitstätte,
die nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie den diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen zur Aufnahme der beruflichen Tätigkeit dauerhaft
· denselben Ort/Sammelpunkt (Beispiele: Busdepot, Fährhafen, Treffpunkt für
betrieblichen Sammeltransport) oder
· dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet
typischerweise arbeitstäglich aufzusuchen haben, folgende Besonderheit:
Für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt bzw. zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet sind die Regelungen anzuwenden, die für Fahrten zwischen
der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gelten. Diese Fahrten können vom
Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet werden, bei Nutzung eines Firmenwagens
muss ein geldwerter Vorteil versteuert werden.
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Hinweis
Diese Fiktion einer ersten Tätigkeitsstätte gilt nur für die Berücksichtigung von
Fahrtkosten, nicht aber für die Berechnung der Verpflegungsausschalen und der
Übernachtungskosten. Auch bei einer Tätigkeit im weiträumigen Tätigkeitsgebiet
können Verpflegungspauschalen steuerfrei ersetzt werden.
Da es sich bei den Fahrten nicht um Fahrten zwischen Wohnung und einer ersten
Tätigkeitsstätte handelt, sondern diese nur entsprechend behandelt werden, ist
u.E. eine Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG mit 15 % nicht zulässig.
4.1.
Derselbe Ort/Sammelpunkt
Ein Sammelpunkt im Sinne des Einführungsschreibens liegt vor, wenn der Arbeitgeber durch arbeits-/dienstrechtliche Festlegung bestimmt, dass sich der Mitarbeiter arbeitstäglich an einem dauerhaft festgelegten Ort, der die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte nicht erfüllt, einfinden soll, um
· von dort seine unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen oder
· dort die Arbeit aufzunehmen.
Solche Orte können z. B. sein der Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, ein Busdepot oder ein Fährhafen.
Hinweis
Die Einschränkungen für den Sammelpunkt gelten aber nicht für privat organisierte
Fahrgemeinschaften, da es insoweit an einer arbeits-/dienstrechtlichen Festlegung
des Arbeitgebers fehlt.
Die Regelung betrifft z. B.
· Bus- oder LKW-Fahrer und Kundendienstmonteure, wenn sie dauerhaft und
typischerweise arbeitstäglich einen vom Arbeitgeber festgelegten Ort aufsuchen sollen.
(entsprechend Beispiel 14 und 15 des Entwurfs des Einführungsschreibens)
· Seeleute, die auf einem Schiff (= keine ortsfeste betriebliche Einrichtung) tätig werden sollen, wenn der Dienstantritt, die Ein- und Ausschiffung typischerweise arbeitstäglich von dem gleichen Anleger (wie z. B. einem Fähranleger, Liegeplatz des Seenotrettungskreuzers, Anleger des Fahrgastschiffes) erfolgen soll.
· Angestellte Lotsen, die ihre Tätigkeit typischerweise auf verschiedenen
Schiffen (= keine ortsfeste betriebliche Einrichtung) ausüben sollen und die
typischerweise arbeitstäglich von einer vom Arbeitgeber festgelegten Lotsenstation oder Lotsenwechselstation zum Einsatz auf ein Schiff verbracht
werden.
4.2.
Weiträumiges Tätigkeitsgebiet
Die Einschränkungen für die Fahrtkostenerstattung/Versteuerung geldwerter Vorteil für den Firmenwagen findet ebenfalls Anwendung, wenn der Mitarbeiter seine
berufliche Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben soll.
Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt nach dem Entwurf des Einführungsschreibens vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten
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Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtungen des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens (§ 15 AktG) oder bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten ausgeübt werden soll. In einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden in der Regel z. B. Zusteller, Hafenarbeiter, Forstarbeiter tätig.
Hingegen sind z. B. Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen oder mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen in deren Wohnungen in einem festgelegten Gebiet betreuen sowie Schornsteinfeger
von dieser Regelung nicht betroffen.
Für die Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes gelten Dienstreisegrundsätze.
Wenn der Mitarbeiter das weiträumige Arbeitsgebiet stets von ein und demselben
Zugang aus betreten oder befahren muss, gilt die Steuerpflicht für die Fahrkostenerstattung/Versteuerung des geldwerten Vorteils für den Firmenwagen für die Fahrten von der Wohnung bis zu diesem Zugang. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, gilt sie aus
Vereinfachungsgründen nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zum
nächstgelegenen Zugang.
Beispiel 11
Ein Forstarbeiter fährt mit dem Firmenwagen an 150 Tagen von seiner
Wohnung zu dem 15 km entfernten, nächstgelegenen Zugang des von ihm
täglich zu betreuenden Waldgebietes (weiträumiges Tätigkeitsgebiet). An 70
Tagen gelangt er von seiner Wohnung über einen weiter entfernt gelegenen
Zugang (20 km) in das Waldgebiet.
Lösung
Die Fahrten von der Wohnung zu dem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden
behandelt wie die Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte,
so dass ein geldwerter Vorteil aus der Nutzung des Firmenwagens für Fahrten Wohnung/erste Tätigkeitsstätte versteuert werden muss. Es kann hierbei
die Entfernung zum nächstgelegenen Zugang angesetzt werden. Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, von welchem Zugang aus das weiträumige
Tätigkeitsgebiet angefahren wird.
In seiner Steuererklärung kann der Mitarbeiter für die Fahrten zum der Wohnung nächstgelegenen Zugang (15 km) die Entfernungspauschale in Höhe
von 0,30 € je Entfernungskilometer als Werbungskosten ansetzen. Die Fahrten mit dem Firmenwagen innerhalb des Waldgebietes können mangels
Aufwendungen nicht als Werbungskosten berücksichtigt werden.
Bei den Fahrten zu dem weiter entfernt gelegenen Zugang werden ebenfalls
nur 15 Kilometer mit der Entfernungspauschale berücksichtigt. Die zusätzlichen fünf Kilometer morgens hin und die fünf Kilometer abends zurück, werden ebenso wie die Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes
als Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit angesehen.
Somit sind für 220 Tage jeweils 15 km mit der Entfernungspauschale als
Werbungskosten anzusetzen.
Soll der Mitarbeiter in mehreren ortsfesten Einrichtungen seines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten, die innerhalb eines bestimmten Bezirks gelegen sind, beruflich tätig werden, wird er nicht in einem weiträumi-
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gen Tätigkeitsgebiet, sondern an verschiedenen, ggf. ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig.
5.
Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten
5.1.
Notwendige Mehraufwendungen für Übernachtung
Aufgrund der neuen gesetzlichen Regelung kann der Arbeitgeber notwendige
Mehraufwendungen eines Mitarbeiters für beruflich veranlasste Übernachtungen
an einer Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, steuerfrei erstatten.
Dabei ist lediglich die berufliche Veranlassung zu prüfen, nicht aber die Angemessenheit der Unterkunft (bestimmte Hotelkategorie oder Größe der Unterkunft).
Die berufliche Veranlassung ist gegeben, wenn der Mitarbeiter auf Weisung des
Arbeitgebers so gut wie ausschließlich dienstlich unterwegs ist, z. B. wenn er einen
Kunden besucht. Erledigt der Mitarbeiter im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch in einem mehr als geringfügigen Umfang private
Angelegenheiten (z. B. wenn der Mitarbeiter im Anschluss an die Dienstreise aus
privaten Gründen Tage am Dienstreiseort verbringt), müssen - wie bisher - die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen getrennt werden,
ggf. im Wege der Schätzung.
Übernachtungskosten können nur steuerfrei erstattet werden, wenn der Mitarbeiter
noch eine andere Wohnung hat, an der sich der Lebensmittelpunkt des Mitarbeiters befindet. Wenn die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Mitarbeiters ist, können die Übernachtungskosten nicht steuerfrei erstattet werden, da es insoweit an einem beruflich veranlassten Mehraufwand fehlt.
Die Wohnung am Lebensmittelpunkt muss aber keinen eigenen Hausstand darstellen, wie er für die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung vorausgesetzt
wird (vgl. Tz. 13.1.1.). Auch eine finanzielle Beteiligung an den Kosten ist nicht erforderlich. Es genügt, wenn der Mitarbeiter z. B. im Haushalt der Eltern ein Zimmer
bewohnt.
Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Hierzu zählen zum Beispiel
Kosten für die Nutzung eines Hotelzimmers, Mietaufwendungen für die Nutzung
eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie Nebenleistungen (z. B.
Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe). Nach dem
derzeitigen Stand des BMF-Schreibens soll bei Auslandsübernachtungen auch die
besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen zu den
Unterkunftskosten gehören. Zur steuerlichen Behandlung der Frühstückskosten
vgl. Tz. 5.4. und 7.2..
Soweit höhere Übernachtungskosten anfallen, weil der Mitarbeiter eine Unterkunft
gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, sind nur diejenigen Aufwendungen anzusetzen, die bei alleiniger
Nutzung durch den Mitarbeiter angefallen wären (wie bisher). Bei Nutzung eines
Mehrbettzimmers können daher die Aufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären.
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Dies gilt sowohl für Übernachtungen im Inland als auch im Ausland.
Beispiel 12
Der Mitarbeiter wird aus persönlichen Gründen auf einer Dienstreise von
seiner Ehefrau begleitet. Für die Übernachtung im Doppelzimmer entstehen
Kosten von 150 €. Ein Einzelzimmer hätte 120 € gekostet.
Lösung
Der Arbeitgeber kann 120 € steuerfrei erstatten.
5.2.
48-Monatsfrist für Übernachtungskosten
Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, können Unterkunftskosten nach Ablauf
von 48 Monaten höchstens noch bis zur Höhe von 1.000 € im Monat vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Beispiel 13
Ein Mitarbeiter ist in der sich an seinem Wohnort befindlichen ersten Tätigkeitsstätte an zwei Tagen in der Woche tätig. An den anderen drei Tagen
betreut er aufgrund arbeitsrechtlicher Festlegungen eine Filiale, die 200 km
entfernt liegt. Dort übernachtet er regelmäßig zweimal wöchentlich.
Lösung
Da der Mitarbeiter längerfristig infolge seiner beruflichen Tätigkeit an drei
Tagen in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, tätig wird und dort übernachtet, können die ihm tatsächlich entstehenden Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bis zur
Höhe von 1.000 € monatlich steuerfrei erstattet werden.
Die Begrenzung auf den Betrag von 1.000 € gilt auch für Hotelübernachtungen. Sie
ist aber nur bei Übernachtungen im Inland zu beachten.
Bei Übernachtungen im Ausland gilt sie nicht. Da die gesetzliche Regelung auf die
allgemeinen Regelungen zur doppelten Haushaltsführung (§ 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG)
verweist, gilt bei Übernachtungen im Ausland als Obergrenze aber wohl die ortsübliche Miete für eine durchschnittliche Wohnung mit einer Größe von 60 qm (vgl. Tz.
13.2.2.).
Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Mitarbeiter an dieser regelmäßig mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig werden
1
soll oder tätig wird . Die 48-Monatsfrist ist daher nicht zu prüfen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an zwei Tagen wöchentlich aufgesucht werden soll oder
2
aufgesucht wird . Eine Unterbrechung von weniger als sechs Monaten, z. B. wegen Urlaub, Krankheit, beruflicher Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte führt
nicht zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der 48-Monatsfrist erfolgt stets im Nachhinein mit Blick
auf die zurückliegende Zeit ("Ex-post").
1
Achtung: aus der Formulierung im Entwurf des Einführungsschreibens geht nicht hervor, ob die 48 Monatsfrist nur
gilt, wenn die Prognose ergibt, dass der Mitarbeiter an 3 Tagen in der W oche an der auswärtigen Tätigkeitsstätte tätig
werden soll oder ob es auf das tatsächliche Tätigwerden ankommt.
2 siehe vorhergehende Fußnote
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Maßgeblich für den Beginn der 48-Monatsfrist ist der jeweilige Beginn der längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland. Dies gilt
auch, wenn dieser vor dem 01.01.2014 liegt.
Die Übernachtungskosten werden aber erst ab dem ersten vollen Kalendermonat,
der auf den Monat folgt, in dem die 48-Monatsfrist endet, auf 1.000 € begrenzt.
Beispiel 14
Der Mitarbeiter hat seine Tätigkeit am 15.07.2010 an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte aufgenommen und soll dort bis zum 31.12.2015 tätig sein.
Lösung
Die 48-Monatsfrist beginnt am 16.07.2010 und endet mit Ablauf des
15.07.2014. Nach Ablauf dieser Frist können grundsätzlich Übernachtungskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000 € monatlich berücksichtigt werden.
Die Begrenzung der Übernachtungskosten wird aber erst ab August 2014
angewendet.
Der Mitarbeiter wird vom 15.03.2014 bis 03.10.2014 wegen eines personellen Engpasses ausschließlich am Stammsitz der Firma tätig. Ab 04.10.2014
kehrt er zu der vorherigen auswärtigen Tätigkeitsstätte zurück.
Lösung
Die längerfristige Auswärtstätigkeit wurde länger als sechs Monate unterbrochen. Die Übernachtungskosten können daher ab 04.10.2014 für die nächsten 48 Monate (bis 03.10.2018) grundsätzlich wieder unbeschränkt berücksichtigt werden.
5.3.
Pauschalen bei Erstattung durch den Arbeitgeber
Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber die nachgewiesenen Übernachtungskosten nach o.g. Grundsätzen oder - wie bisher - ohne Einzelnachweis
einen Pauschbetrag von 20 € steuerfrei erstatten. Bei Übernachtungen im Rahmen
einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit im Ausland gelten wie bisher die durch das
BMF jeweils bekanntgemachten Pauschbeträge.
Hinweis
Im Rahmen des Werbungskostenabzugs können lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden (wie
bisher).
5.4.
Behandlung von Hotelfrühstücken
Kosten für Mahlzeiten können nur im Rahmen der Verpflegungspauschalen steuerlich berücksichtigt werden (vgl. Tz. 6.).
Wenn in Hotelrechnungen nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung
ausgewiesen ist und sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen lässt (z. B.
Tagungspauschale, Übernachtung inkl. Frühstück), ist dieser Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen.
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Als Kürzungsbeträge sind dabei
· für Frühstück 20 %,
· für Mittag- und Abendessen jeweils 40 %,
der für den Unterkunftsort maßgebenden Verpflegungspauschale bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden anzusetzen. Bei Übernachtungen im Inland bedeutet dies eine Kürzung in Höhe von 4,80 €
für das Frühstück und jeweils 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen. Im Ausland
sind die Kürzungsbeträge in Abhängigkeit zur jeweiligen Verpflegungspauschale zu
ermitteln.
Beispiel 15
Der Mitarbeiter übernachtet während einer zweitägigen Auswärtstätigkeit im
Inland im Hotel. Die Rechnung des Hotels ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt. Das Hotel rechnet eine Übernachtung mit Frühstück wie
folgt ab:
Übernachtung
60 €
Businesspaket
10 €
Der Arbeitgeber hat folgende Möglichkeiten:
Variante 1:
Er kann zur Ermittlung der Übernachtungskosten den Gesamtpreis, bzw. die
Kosten des Businesspaktes um 4,80 € (20 % von 24 €) kürzen und den verbleibenden Betrag von 65,20 € als Übernachtungskosten steuerfrei erstatten. In diesem Fall erfolgt keine Kürzung der Verpflegungspauschale (vgl.
Tz. 7.).
Variante 2:
Er kann dem Mitarbeiter auch den Gesamtpreis von 70 € (also einschließlich
Frühstück) erstatten. Da dem Mitarbeiter in diesem Fall aber während der
Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit gewährt wurde, muss die Verpflegungspauschale für den Rückreisetag gekürzt werden (vgl. Tz. 7.).
Ist die Rechnung des Hotels auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellt,
kann das Frühstück i.d.R. nicht als vom Arbeitgeber veranlasst angesehen
werden (vgl. Tz. 7.1.). In diesem Fall muss die Hotelrechnung um 4,80 € gekürzt werden, so dass der Arbeitgeber für die Unterkunft 65,20 € Unterkunft
steuerfrei erstatten darf. In diesem Fall erfolgt keine Kürzung der Verpflegungspauschale (vgl. Tz. 7.).
6.
Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten
Verpflegungsmehraufwendungen können wie bisher mit Pauschbeträgen steuerfrei
erstattet werden. An die Stelle der bisherigen dreistufigen Staffelung der Pauschbeträge tritt ab 01.01.2014 eine zweistufige Staffelung. Wie bisher ist ein Werbungkostenabzug ausgeschlossen, soweit der Mitarbeiter steuerfreie Erstattungen
für Verpflegung vom Arbeitgeber erhält.
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6.1.
Bei Inlandsreisen
Bei eintägigen Reisen können künftig 12 € für jeden Kalendertag, an dem der Mitarbeiter mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte
abwesend ist, steuerfrei erstattet werden.
Die "Mitternachtsregelung" wird beibehalten: Wenn der Mitarbeiter seine (eintägige) auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht ausübt und dadurch insgesamt
mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend
ist - ohne dabei zu übernachten - können 12 € für den Kalendertag, an dem der
Mitarbeiter den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner
Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, berücksichtigt werden.
Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung können
unabhängig von der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte am jeweiligen Kalendertag 12 € berücksichtigt werden. Dabei ist es
unerheblich, ob der Mitarbeiter die Tätigkeit von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte beginnt.
Für jeden Kalendertag, an dem der Mitarbeiter mehr als 24 Stunden von seiner
Wohnung abwesend ist (= Zwischentag), gilt wie bisher eine Pauschale von 24 €.
Für die Frage, ob eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung vorliegt,
ist nicht entscheidend, ob für die Übernachtung Kosten entstehen. Daher liegt eine
mehrtägige auswärtige Tätigkeit z. B. auch dann vor, wenn der Mitarbeiter im
Rahmen einer Auswärtstätigkeit in seinem eigenen Ferienappartement, welches er
nur gelegentlich aufsucht (das also nicht den Ort des Lebensmittelpunkts darstellt),
übernachtet (vgl. Beispiel 20 des Entwurfs des Einführungsschreibens).
Für den Zwischentag einer mehrtägigen Reise kommt es nach dem Gesetzeswortlaut auf die Dauer der Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte nicht an, so
dass ein Aufsuchen, bzw. tätig werden an der der ersten Tätigkeitsstätte während
einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit unschädlich ist für den Ansatz der vollen Verpflegungspauschale.
Beispiel 16
Der Mitarbeiter beginnt seine Auswärtstätigkeit an Tag 1 an seiner ersten
Tätigkeitsstätte und übernachtet am Dienstreiseort in M (Inland). Am nächsten Tag kehrt er gegen Mittag an seine erste Tätigkeitsstätte zurück und beginnt am Abend eine neue Auswärtstätigkeit nach B, wo er übernachtet. Er
beendet die Auswärtstätigkeit am Tag 3 an seiner Wohnung.
Lösung
Für Tag 1 bekommt der Mitarbeiter ohne Prüfung von Abwesenheitszeiten
eine Verpflegungspauschale von 12 €, gleiches gilt für den Rückreisetag 3.
Da er am Zwischentag 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, bekommt er die Verpflegungspauschale von 24 €. Dass er zwischendurch an
der ersten Tätigkeitsstätte tätig wurde, ist unbeachtlich.
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Für die Berechnung der Abwesenheitszeiten gelten als Wohnung
· der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinteressen des Mitarbeiters
bildet und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird, sowie
· eine Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. Auf die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung
am Lebensmittelpunkt kommt es also nicht an.
Wie bei den Übernachtungskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit muss der
Hausstand nicht die Voraussetzungen eines eigenen Hausstands i.S.d. doppelten
Haushaltsführung erfüllen (vgl. Tz. 13.1.1.). Eine Wohnung kann in diesem Zusammenhang somit z. B. bei Auszubildenden auch die elterliche Wohnung sein,
wenn sich dort der Lebensmittelpunkt des Mitarbeiters befindet.
6.2.
Bei Auslandsreisen
Bei Reisen in das Ausland gelten wie bisher je Land unterschiedliche Tagegelder.
Die Staffelung ist wie bei den Inlandsreisen nur noch zweistufig. Die entsprechenden Beträge werden durch BMF-Schreiben bekannt gemacht. Zum 01.01.2014
wird es daher neue Werte geben.
Wie bisher bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Mitarbeiter vor
24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht, oder, wenn dieser Ort im Inland liegt, nach dem
letzten Tätigkeitsort im Ausland (§ 9 Abs. 4a Satz. 4 EStG). Daher muss der Zeitpunkt des Grenzübertritts dokumentiert werden, um die jeweils zutreffende Pauschale des jeweiligen Landes ermitteln zu können. Ansonsten müssen aber bei
Reisen mit Übernachtung für den An- und Abreisetag die Abwesenheitszeiten nicht
geprüft werden.
Für die Qualifizierung als An- und Abreisetag soll es nach dem Entwurf des Einführungsschreibens im Hinblick auf die bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten im
Ausland oftmals über Nacht oder mehrere Tage andauernden An- und Abreisen
genügen, wenn der Mitarbeiter unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise
auswärtig übernachtet.
Hinweis
Nach der Gesetzesbegründung gilt dies aber nicht nur für Auslandsreisen, sondern
auch für Inlandsreisen.
6.3.
Dreimonatsfrist
Wie bisher ist die Berücksichtigung der Verpflegungspauschalen auf die ersten drei
Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt.
Die Dreimonatsfrist muss aber nur geprüft werden, wenn der Mitarbeiter an derselben Tätigkeitsstätte regelmäßig mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wer3
den soll oder dort tätig wird . Wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an zwei Ta4
gen wöchentlich aufgesucht werden soll oder aufgesucht wird , braucht die Dreimonatsfrist also nicht beachtet zu werden.
3
Achtung: aus der Formulierung im Entwurf des Einführungsschreibens geht nicht hervor, ob die 48 Monatsfrist nur
gilt, wenn die Prognose ergibt, dass der Mitarbeiter an 3 Tagen in der W oche an der auswärtigen Tätigkeitsstätte tätig
werden soll oder ob es auf das tatsächliche Tätigwerden ankommt
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Auch in den folgenden Fällen braucht sie nicht beachtet werden
· berufliche Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen wie z. B. Fahrzeugen, Flugzeugen, Schiffen
· Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet (vgl. Tz. 4.2.).
Nach einer Unterbrechung der Tätigkeit von mindestens 4 Wochen beginnt die
Dreimonatsfrist neu zu laufen. Es ist unerheblich, aus welchem Grund die Tätigkeit
unterbrochen wird (z. B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an anderer Tätigkeitsstätte).
Diese neue - nur zeitliche - Betrachtung gilt auch, wenn die Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit schon vor dem 01.01.2014 begonnen hat.
Beispiel 17
Der Mitarbeiter musste seine Tätigkeit am Dienstreiseort wegen einer
Krankheit ab dem 15.12.2013 unterbrechen. Er nimmt seine Tätigkeit am
20.01.2014 wieder auf.
Lösung
Die berufliche Tätigkeit am Dienstreiseort wurde für mehr als vier Wochen
unterbrochen. Dass die Unterbrechung im Jahr 2013 nicht aus beruflichen
Gründen erfolgte, ist unbeachtlich. Der Arbeitgeber kann somit für weitere
drei Monate Verpflegungspauschalen steuerfrei ersetzen.
7.
Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Gestellung von
Mahlzeiten
Wird dem Mitarbeiter anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen (vgl. Tz. 6) zu kürzen:
· für Frühstück um 20 Prozent
· für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent
der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale
für einen vollen Kalendertag.
Im Gegenzug unterbleibt in bestimmten Fällen die steuerliche Erfassung der Mahlzeit als geldwerter Vorteil (vgl. Tz. 8.1.1.).
7.1.
Veranlassung durch den Arbeitgeber
Die Kürzung der Verpflegungspauschalen ist nach § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG vorzunehmen, wenn dem Mitarbeiter eine Mahlzeit von seinem Arbeitgeber oder auf
dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird.
Eine Mahlzeit wird auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten an den
Mitarbeiter abgegeben, wenn er Tag und Ort der Mahlzeitengestellung bestimmt.
Das ist insbesondere dann der Fall, wenn
· er die Verpflegungskosten im Hinblick auf die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet und
· die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist (R 8.1 Absatz 8 Nummer 2
Satz 6 LStR).
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7.2.
Wann ist die Kürzung vorzunehmen?
Nach dem Entwurf des Einführungsschreibens kommt nicht darauf an, ob die Gestellung der Mahlzeiten zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehört. Die Kürzung soll
daher auch in folgenden Fällen erfolgen:
· Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i. S. d. § 4 Absatz 5
Satz 1 Nummer 2 EStG
· Teilnahme an einem außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gewährten Ar5
beitsessen
wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter die Mahlzeit zur
Verfügung stellt.
Für den Werbungskostenabzug gilt zudem, dass die Kürzung auch dann vorzunehmen ist, wenn der Arbeitgeber den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit
nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG pauschal besteuert hat (z. B. weil die
Abwesenheitszeiten des Mitarbeiters nicht bekannt sind, vgl. Tz. 8.2. und Beispiel
24).
In folgenden Fällen ist nach dem Entwurf des Einführungsschreibens keine Kürzung vorzunehmen:
· Wenn es an einer durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit
fehlt, also z.B. bei
o Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen
Dritten
o Teilnahme an einem Arbeitsessen eines Dritten
· Mahlzeiten, deren Preis 60 € übersteigt und die daher individuell (bzw. nach
§ 37b Abs. 2 EStG) zu versteuern sind.
Hinweis:
Da der Mitarbeiter den Preis der Mahlzeit im Regelfall nicht kennt, dürfte
diese Regelung u.E. ins Leere laufen, es sei denn, der Arbeitgeber teilt dem
Mitarbeiter vor dessen Reiseabrechnung den Preis der Mahlzeit mit.
Bei Auswärtstätigkeiten im Inland beträgt die Kürzung 4,80 € für das Frühstück
und jeweils 9,60 € für Mittag- oder Abendessen. Die Kürzung darf die ermittelte
Verpflegungspauschale jedoch nicht übersteigen.
Beispiel 18
Der Mitarbeiter ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber
hat für ihn in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück, an
beiden Tag ein Mittagessen, sowie am Zwischentag ein Abendessen gebucht und bezahlt. Alle Mahlzeiten haben einen Preis < 60 €. Der Arbeitgeber will dem Mitarbeiter die steuerfrei möglichen Verpflegungspauschalen
erstatten.
5
R 19.6 Absatz 2 Satz 2 LStR, = Mahlzeit anlässlich und während eines außerordentlichen Arbeitseinsatzes zur Beschleunigung des Arbeitsablaufs
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Lösung
Der Arbeitgeber kann wegen der Mahlzeitengestellung nur wie folgt gekürzte
Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten:
steuerliche
Pauschale
zu kürzen
Anreisetag:
12,00 €
Zwischentag:
24,00 €
Abreisetag:
12,00 €
steuerfreie Tagegelder
steuerfrei
möglich
0€
24 € *
12 €**
12,00 €
0,00 €
0,00 €
12,00 €
Für die Mahlzeiten muss kein geldwerter Vorteil versteuert werden (vgl. Tz.
8.1.1.). Da der Arbeitgeber die steuerfrei möglichen Tagegelder steuerfrei
ausgezahlt hat, kann der Mitarbeiter in der Steuererklärung keine Werbungskosten mehr geltend machen.
* 4,80 € für Frühstück, jeweils 9,60 für Mittag- und Abendessen
** 4,80 € für Frühstück, 9,60 € für Mittagessen (= 14,40 €), maximal die Verpflegungspauschale
7.3.
Wenn der Mitarbeiter für die gestellten Mahlzeiten ein Entgelt gezahlt hat, mindert
dieses Entgelt den Kürzungsbetrag. Es kommt insoweit auf das tatsächlich entrichtete Entgelt an, nicht aber darauf, ob das Entgelt dem tatsächlichen Wert der Mahlzeit entsprochen oder der Mitarbeiter die Mahlzeit verbilligt erhalten hat.
Beispiel 19
hat für den Mitarbeiter in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit
Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht
und bezahlt. Der Preis der Mahlzeit beträgt jeweils < 60 €. Der Arbeitgeber
will dem Mitarbeiter die steuerlich möglichen Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten. Für die vom Arbeitgeber veranlassten und bezahlten Mahlzeiten soll jeweils ein Betrag in Höhe des geltenden Sachbezugswertes
(Werte für 2013: Frühstück 1,60 € und Mittag-/Abendessen 2,93 €) vom Nettoarbeitslohn einbehalten werden.
Lösung
steuerliche
Pauschale
Anreisetag:
12,00 €
Zwischentag: 24,00 €
Abreisetag:
12,00 €
zu kürzen
0€
24 € *
4,80 € *
Kürzung
der Kürzung
7,46 €**
1,60 €**
steuerfrei
möglich
12,00 €
7,46 €
8,80 €
28,26 €
8.1.1.).
* 4,80 € für Frühstück, jeweils 9,60 € für Mittag- und Abendessen
** 1,60 € für Frühstück, jeweils 2,93 € für Mittag- und Abendessen
Das Entgelt kann z. B. im Rahmen eines abgekürzten Zahlungsweges unmittelbar
aus dem Nettolohn des Mitarbeiters entnommen werden. Auch wenn es aus dem
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#2
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Entwurf des Einführungsschreibens nicht eindeutig hervorgeht, liegt ein Entgelt
u.E. auch vor, wenn es vom Nettoauszahlungsbetrag der Reisekostenabrechnung
einbehalten wird.
Eine Verminderung der steuerfreien Reisekostenerstattung führt nach dem Entwurf
des Einführungsschreibens aber nicht zu einer Minderung des Kürzungsbetrags. In
diesen Fällen ist die Kürzung der Verpflegungspauschale ohne "Kürzung der Kürzung" vorzunehmen.
Der Arbeitgeber behält das Entgelt für das Mittag- und Abendessen von der
steuerfreien Verpflegungspauschale ein.
Lösung
Dieser Einbehalt von der Verpflegungspauschale wird nicht als Zuzahlung
für die Mahlzeiten anerkannt, so dass sie den Kürzungsbetrag nicht mindern.
steuerliche
Pauschale
zu kürzen
Anreisetag:
12,00 €
0€
24 € *
Abreisetag:
12,00 €
4,80 € *
steuerfrei mögliche Tagegelder
Einbehalt des Arbeitgebers vom Tagesgeld
Auszahlung an den Mitarbeiter
Kürzung
der Kürzung
0,00 €
0,00 €
steuerfrei
möglich
12,00 €
0,00 €
7,20 €
19,20 €
9,06 €**
10,14 €
8.1.1.). Der Mitarbeiter kann die 9,06 € die der Arbeitgeber nicht als Tagegeld ausgezahlt hat, in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
** 1,60 € für Frühstück, jeweils 2,93 € für Mittag- und Abendessen
Zuzahlungen des Mitarbeiters sind jeweils vom Kürzungsbetrag derjenigen Mahlzeit abzuziehen, für die der Mitarbeiter das Entgelt zahlt. Übersteigt das vom Mitarbeiter für die Mahlzeit gezahlte Entgelt den Kürzungsbetrag, entfällt für diese
Mahlzeit die Kürzung. Eine Verrechnung etwaiger Überzahlungen des Mitarbeiters
mit Kürzungsbeträgen für andere Mahlzeiten ist nicht zulässig.
Beispiel 20
hat für den Mitarbeiter in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit
Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht
und bezahlt. Der Preis der Mahlzeit beträgt jeweils < 60 €. Der Mitarbeiter
zahlt für das Mittag- und Abendessen je 10 € als Entgelt, das vom Nettoarbeitslohn einbehalten wird.
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#2
20.09.2013
Lösung
steuerliche
Pauschale
Anreisetag:
12,00 €
Abreisetag:
12,00 €
zu kürzen
Kürzung
der Kürzung
0€
24,00 € *
4,80 € *
0,00 €
19,20 €**
0,00 €
steuerfrei
möglich
12,00 €
19,20 €
7,20 €
38,40 €
8.1.1.).
** jeweils 10,00 € für Mittag- und Abendessen, maximal jedoch 9,60 €
7.4.
Kürzung der Verpflegungspauschale bei Hotelfrühstück
Bei der Erstattung von Hotelrechnungen, die auch Verpflegungskosten (z. B. Hotelfrühstück) enthalten, kann der Arbeitgeber die Hotelkosten um einen bestimmten
Prozentsatz der für den Unterkunftsort maßgebenden Verpflegungspauschale bei
einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden
kürzen (vgl. Tz. 5.4.). In diesem Fall hat der Arbeitgeber keine Verpflegung gewährt, so dass die Verpflegungspauschale ungekürzt ausgezahlt werden kann (vgl.
Beispiel 15, Variante 1). Wenn der Arbeitgeber die Verpflegung (vor Beginn der
6
Reise) veranlasst hat , kann auch die gesamte Rechnung steuerfrei erstattet werden. Wegen der auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten gestellten
Mahlzeit muss in diesem Fall aber die Verpflegungspauschale gekürzt werden (vgl.
Beispiel 15, Variante 2).
Beispiel 21
Der Mitarbeiter übernachtet während einer zweitägigen Auswärtstätigkeit im
Hotel. Die Rechnung ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt. Das
Hotel rechnet eine Übernachtung mit Frühstück wie folgt ab:
Übernachtung
60 €
Frühstück
10 €
Lösung
Die ausgewiesenen Übernachtungskosten von 60 € können vom Arbeitgeber
steuerfrei erstattet werden. Für den An- und Abreisetag stehen dem Mitarbeiter zusätzlich auch noch Verpflegungspauschalen von 24 € (je 12 € für
den An- und Abreisetag) zu.
Wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter lediglich die 60 € Übernachtungskosten erstattet, ist die Verpflegungspauschale für den Abreisetag nicht zu kürzen.
Erstattet der Arbeitgeber hingegen auch den Betrag von 10 € für das Frühstück, ist die Verpflegungspauschale für den Abreisetag um 4,80 € wegen
des vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Frühstücks zu kürzen (vgl. Tz.
7.1.), so dass der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale in Höhe von
19,20 € steuerfrei erstatten kann.
6
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Wird unterstellt, wenn die Rechnung auf den Arbeitgeber lautet
#2
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Die Rechnung des Hotels ist auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellt. In
diesem Fall kann das Frühstück nicht als vom Arbeitgeber veranlasst angesehen werden (vgl. Tz. 7.1.). Der Arbeitgeber darf daher nur die ausgewiesenen Kosten für die Unterkunft in Höhe von 60 € steuerfrei erstatten. Die
Frühstückskosten sind mit der Verpflegungspauschale von 12 € für den
Rückreisetag abgegolten. Da die Kosten des Frühstücks nicht vom Arbeitgeber übernommen wurden, ist eine Kürzung der Verpflegungspauschale
nicht erforderlich.
Die gleichen Grundsätze gelten, wenn die Kosten für das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen sind, sondern in einem Sammelposten/Business-Package, etc.
enthalten sind (vgl. Beispiel 15). Wenn der Mitarbeiter am Rückreisetag lediglich
ein Frühstück erhält, führen die Berechnungen in Variante 1 und 2 zum gleichen
Ergebnis, gleichgültig, von welchem Betrag der pauschale Einbehalt bzw. die pauschale Kürzung erfolgt.
Ein unterschiedliches Ergebnis ergibt sich aber, wenn dem Mitarbeiter am Rückreisetag nicht nur ein Frühstück, sondern auch ein Mittagessen gewährt wird. Denn
wenn die Hotelrechnung gekürzt wird, kann die Verpflegungspauschale des Rückreisetags von 12 € um 9,60 € gekürzt werden. Bei einer Kürzung der Verpflegungspauschale von 12 € um die Frühstückskosten von 4,80 € kann für das Mittagessen nur noch ein Betrag von 7,20 € (anstelle von 9,60 €) gekürzt werden. Die
steuerfrei mögliche Erstattung ist daher um 2,40 € höher.
8.
Mahlzeiten bei Dienstreisen
8.1.
Bewertung von Mahlzeiten bei Dienstreisen
Wird dem Mitarbeiter während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit vom
Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur
Verfügung gestellt, ist diese Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten, wenn der Preis für die Mahlzeit 60 € (inkl. USt) nicht übersteigt (= übliche
Mahlzeit bei Auswärtstätigkeiten).
Ist die 60 € - Grenze überschritten muss der tatsächliche Wert der Mahlzeit als
Sachzuwendung versteuert werden, da typisierend unterstellt wird, dass es sich
um ein „Belohnungsessen“ (R 8.1 Absatz 8 Nummer 3 LStR) handelt. Für die Prüfung der 60 €-Grenze kommt es auf den Preis (einschließlich Umsatzsteuer) an,
den der Dritte dem Arbeitgeber in Rechnung stellt. Auch die zur Mahlzeit eingenommenen Getränke sind einzubeziehen. Ein freiwilliges Trinkgeld braucht u.E.
aber bei der Prüfung der 60 € - Grenze nicht berücksichtigt werden.
Ist der Preis der Mahlzeit in der Bewirtungsrechnung nicht beziffert, weil die Mahlzeit im Rahmen eines Gesamtpreises z. B. mit einer Fortbildungsveranstaltung
oder als Tagungspauschale berechnet wird, soll nach dem Entwurf des Einführungsschreibens nach dem Gesamtbild der Verhältnisse im Einzelfall zu beurteilen
sein, ob es sich um eine „übliche“ Beköstigung gehandelt hat oder ob ein höherer
Wert der Mahlzeit als 60 € anzunehmen ist.
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#2
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Hinweis
Es bleibt abzuwarten, ob sich diese streitanfällige Regelung auch in der endgültigen Fassung des BMF-Schreibens wiederfindet.
Im BMF-Schreiben wird klargestellt, dass die Vorteile aus der Teilnahme des Mitarbeiters an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i. S. d. § 4 Absatz 5 Satz 1
Nummer 2 EStG wie bisher nicht zum Arbeitslohn gehören. Entsprechendes gilt für
die im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers abgegebenen Mahlzeiten, wie z. B. die Gestellung von Mahlzeiten anlässlich und während eines außerordentlichen Arbeitseinsatzes zur Beschleunigung des Arbeitsablaufs (R 19.6 Absatz 2 Satz 2 LStR), sowie die im Rahmen einer üblichen Betriebsveranstaltung (R 19.5 LStR) abgegebenen Mahlzeiten.
Wichtig
Auch bei diesen Mahlzeiten muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden,
wenn sie vom Arbeitgeber oder auf Veranlassung des Arbeitgebers durch einen
Dritten gewährt wurden (vgl. Tz. 7.1.).
8.1.1. Übliche Mahlzeiten bei Dienstreisen: Verzicht auf die Besteuerung
Mahlzeiten, die nach den o.g. Grundsätzen mit dem amtlichen Sachbezugswert
bewertet werden können, müssen nicht versteuert werden, wenn der Mitarbeiter
dem Grunde nach Verpflegungsmehraufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei erhalten kann, d. h.
· wenn der Mitarbeiter mehr als 8 Stunden von der Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, bzw.
· bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten unabhängig von der Abwesenheitszeit
und
· wenn die Dreimonatsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Auf die Höhe der tatsächlich erstatteten Verpflegungspauschale kommt es nicht
an. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist die Gestellung einer Mahlzeit aber grundsätzlich als Arbeitslohn zu erfassen (vgl. Tz. 8.1.2.).
Beispiel 22
Der Mitarbeiter nimmt auf Veranlassung seines Arbeitgebers an einem zweitägigen Seminar mit Übernachtung teil. Die Hotelrechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt. Der Arbeitgeber erstattet die vom Mitarbeiter verauslagten Übernachtungskosten von 100 € inkl. 20 € für ein Frühstück im Rahmen der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters. Die auf den Arbeitgeber
ausgestellte Rechnung des Seminarveranstalters hat der Arbeitgeber bezahlt. Darin enthalten ist für beide Seminartage jeweils ein für derartige Veranstaltungen typisches Mittagessen (Preis < 60 €).
Lösung
Der Mitarbeiter erhält sowohl das Frühstück als auch die beiden Mittagessen
auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Für den An- und den Abreisetag
steht ihm grundsätzlich jeweils eine Verpflegungspauschale i. H. v. 12 € zu.
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#2
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Der Arbeitgeber kann wegen der Mahlzeitengestellung wie folgt gekürzte
steuerliche
Pauschale
Anreisetag:
12,00 €
Abreisetag:
12,00 €
zu kürzen
steuerfrei
möglich
9,60 €
12,00 € *
2,40 €
0,00 €
2,40 €
8.1.1.).
* 4,80 € für Frühstück und 9,60 € für Mittagessen, maximal jedoch 12 €
8.1.2. Unübliche Mahlzeiten bei Dienstreisen
Eine vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten abgegebene Mahlzeit mit einem höheren Preis als 60 € ist stets als Arbeitslohn zu erfassen
(siehe auch Tz. 8.1.) unabhängig davon ob, der Mitarbeiter für die betreffende
Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale geltend machen kann.
Eine Kürzung der Verpflegungspauschale ist nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht erforderlich (vgl. Tz. 7.2.). Das gilt nach der derzeitigen Auffassung der
Finanzverwaltung auch dann, wenn der Preis der Mahlzeit zwar nicht offen in
Rechnung gestellt, nach dem Gesamtbild der Umstände aber als unüblich i. S. d. §
8 Absatz 2 Satz 8 EStG anzusehen ist und ein Wert der Mahlzeit von mehr als 60 €
unterstellt werden kann. Im Zweifel ist der Wert der Mahlzeit zu schätzen.
Hinweis
Es bleibt abzuwarten, ob sich diese streitanfällige Regelung auch in der endgültigen Fassung des BMF-Schreibens wiederfindet.
Beispiel 23
Der Mitarbeiter nimmt im Auftrag seines Arbeitgebers an einer eintägigen
Podiumsdiskussion mit anschließender Abendveranstaltung teil. Die auf den
Arbeitgeber ausgestellte Rechnung des Veranstalters hat der Arbeitgeber
unmittelbar bezahlt. Darin enthalten sind die Kosten für ein Galadinner, das
mit 80 € separat ausgewiesen ist. Der Mitarbeiter ist mehr als acht Stunden
von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Der Arbeitgeber möchte die steuerfrei mögliche Verpflegungspauschale erstatten.
Lösung
Der Mitarbeiter erhält das Galadinner vom Veranstalter der Podiumsdiskussion auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Angesichts der Kosten von mehr
als 60 € ist von einem Belohnungsessen auszugehen, so dass die dafür berechneten 80 € als Sachzuwendung zu versteuern sind. Der Arbeitgeber
kann eine Verpflegungspauschale i. H. v. 12 € steuerfrei erstatten.
8.2.
Neue Pauschalierungsmöglichkeit für Sachbezugswerte
Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Mitarbeiter anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung stellt und die mit dem
amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind, können ab 01.01.2014 mit einem
pauschalen Steuersatz von 25 % versteuert werden.
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Da diese neue Pauschalierungsmöglichkeit in § 40 Abs. 2 EStG geregelt ist, führt
sie nach § 1 Abs. 1 Nr. 3 der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) zur
Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.
Die Pauschalierungsmöglichkeit gilt für Mahlzeiten,
· die der Mitarbeiter anlässlich einer Auswärtstätigkeit erhält und
· deren Preis 60 € (inkl. USt) nicht übersteigt und
· deren Besteuerung nicht unterbleiben kann, weil der Mitarbeiter für den jeweiligen Tag eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte.
Anwendungsbeispiele
· Der Mitarbeiter erhält eine Mahlzeit anlässlich einer Auswärtstätigkeit
von weniger als 8 Stunden.
· Dem Arbeitgeber sind die Abwesenheitszeiten nicht bekannt (z. B.
weil der Mitarbeiter keine Reiseabrechnung erstellt, weil ihm keine
Kosten entstanden sind).
· Der Mitarbeiter erhält eine Mahlzeit anlässlich einer Auswärtstätigkeit
nach Ablauf der Dreimonatsfrist.
Beispiel 24
Der Mitarbeiter nimmt an einer auswärtigen Seminarveranstaltung teil. Der
Arbeitgeber hat für die teilnehmenden Mitarbeiter neben dem Seminar auch
ein Mittagessen (Preis < 60 €) gebucht und bezahlt. Da dem Mitarbeiter für
die Veranstaltung keine Aufwendungen entstanden sind, erstellt er keine
Reiskostenabrechnung.
Lösung
Die Mahlzeit ist mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. Da keine
Aufzeichnungen über die Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter vorliegen,
muss das Mittagessen mit 25 % pauschal versteuert werden.
Wenn der Mitarbeiter gegenüber dem Finanzamt nachweisen kann, dass er
für die Fortbildung insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und
seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend war, kann er für die Fortbildung folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten abziehen:
eintägige Auswärtstätigkeit > 8 Stunden
12,00 €
Kürzung
1x Mittagessen
9,60 €
verbleiben als Werbungskosten
2,40 €
Die Pauschalierung gilt nicht für
· sog. Belohnungsessen mit einem Preis von mehr als 60 €
· Mahlzeiten, die nicht zum Arbeitslohn gehören, weil sie im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers abgegeben werden (z. B. Mahlzeiten anlässlich und während eines außerordentlichen Arbeitseinsatzes zur
Beschleunigung des Arbeitsablaufs und Mahlzeiten bei Beteiligung von Mitarbeitern an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung).
8.3.
Die Versteuerung des amtlichen Sachbezugswerts der Mahlzeit unterbleibt, wenn
dem Mitarbeiter eine (gekürzte) Verpflegungspauschale zusteht. Die Kürzung der
Verpflegungspauschale muss auch vorgenommen werden, wenn der Mitarbeiter
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für die Mahlzeit ein Entgelt entrichten muss. Das Entgelt mindert lediglich den Kürzungsbetrag der Verpflegungspauschale (vgl. Tz. 7.3.).
Wenn aber eine Mahlzeit während der Auswärtstätigkeit zu einem steuerpflichtigen
geldwerten Vorteil führt, wird der steuerpflichtige geldwerte Vorteil durch ein vom
Mitarbeiter für die Mahlzeit entrichtetes Entgelt gemindert.
Ein solches Entgelt kann z. B. im Rahmen der Lohnabrechnung vom dem Nettoentgelt des Mitarbeiters einbehalten werden. Auch wenn es aus dem Entwurf des
Einführungsschreibens nicht eindeutig hervorgeht, liegt ein Entgelt u.E. auch vor,
wenn es vom Nettoauszahlungsbetrag der Reisekostenabrechnung einbehalten
wird (vgl. Tz. 7.3.).
Kann eine Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden und
übersteigt das vom Mitarbeiter gezahlte Entgelt den steuerlichen Wert der Mahlzeit
(z. B. Sachbezugswert) oder entspricht es diesem, verbleibt kein steuerpflichtiger
geldwerter Vorteil. Der den steuerlichen Wert übersteigende Betrag darf nicht als
Werbungskosten abgezogen werden.
Dies gilt auch, wenn der Mitarbeiter bei der Gestellung einer Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers ein zuvor vereinbartes Entgelt unmittelbar an den Dritten
entrichtet. Es muss sich hierbei aber um ein Entgelt des Mitarbeiters handeln. Wird
das vom Dritten in Rechnung gestellte Entgelt zunächst vom Mitarbeiter verauslagt
und diesem anschließend vom Arbeitgeber erstattet, handelt es sich nicht um ein
Entgelt des Mitarbeiters.
Beispiel 25
Der Mitarbeiter wird für sechs Monate an einen Tochterbetrieb im Inland entsandt. Für die Zeit der Entsendung übernachtet er während der Woche in einem Hotel in der Nähe des Tochterbetriebs. Das Hotel stellt dem Arbeitgeber pro Übernachtung 70 € zuzüglich 10 € für ein Frühstück in Rechnung,
das vom Mitarbeiter zunächst verauslagt und dann im Rahmen der Reisekostenabrechnung - nach Abzug eines Eigenanteils in Höhe des amtlichen
Sachbezugswerts (1,60 € in 2013 je Frühstück) - vom Arbeitgeber erstattet
wird. Der Eigenanteil wird vom Auszahlungsbetrag der Reisekostenabrechnung einbehalten.
Lösung
Der Mitarbeiter erhält das Frühstück jeweils auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit stehen dem Mitarbeiter arbeitstäglich Verpflegungspauschalen zu. Da es sich bei den zur
Verfügung gestellten Mahlzeiten um übliche Mahlzeiten handelt, sind diese
nicht als Arbeitslohn zu erfassen und die Verpflegungspauschalen entsprechend zu kürzen.
steuerliche
Pauschale
Anreisetag:
12,00 €
Zwischentage: 24,00 €
Abreisetag:
12,00 €
zu kürzen
0€
4,80 € *
4,80 € *
Kürzung
der Kürzung
1,60 €**
1,60 €**
steuerfrei
möglich
12,00 €
20,80 €
8,80 €
* 4,80 € für Frühstück
** amtlicher Sachbezugswert in 2013 für Frühstück
Für die Frühstückskosten muss kein geldwerter Vorteil versteuert werden
(vgl. Tz. 8.1.1.). Ab dem vierten Monat stehen dem Mitarbeiter keine Ver-
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pflegungspauschalen mehr zu. Das arbeitstägliche Frühstück ist jeweils mit
dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen. Das vom Mitarbeiter für das Frühstück gezahlte Entgelt ist auf den Sachbezugswert anzurechnen. Da das Entgelt dem Sachbezugswert entspricht, unterbleibt eine
Besteuerung als Arbeitslohn. Wäre das Entgelt höher, dürfte der den Sachbezugswert übersteigende Betrag nicht als Werbungskosten abgezogen
werden. Wäre das Entgelt hingegen niedriger, käme eine Pauschalierung
des (restlichen) Sachbezugswerts mit dem Steuersatz von 25 % in Betracht.
(entsprechend Beispiel 26 und Abwandlung zu Beispiel 26 des Entwurfs des Einführungsschreibens)
9.
Pauschalierungsmöglichkeit für Verpflegungspauschalen
Die bereits bestehende Möglichkeit, Verpflegungspauschalen mit 25 % pauschal
zu versteuern, soweit sie die nach § 9 Absatz 4a Satz 3 bis 6 EStG steuerfrei möglichen Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen, bleibt erhalten.
Folgende Beträge können daher bei Inlandsreisen künftig pauschal versteuert werden:
Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte > 8 Stunden
Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte > 24 Stunden
Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte am An- und Abreisetag
einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit unabhängig von der Abwesenheitsdauer
12 €
24 €
12 €
Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gilt sie für die jeweiligen Auslandspauschalen.
Wenn Ablauf der Dreimonatsfrist eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungspauschalen nicht mehr möglich ist, entfällt auch die Pauschalierungsmöglichkeit.
Beispiel 26
Der Mitarbeiter erhält während einer ununterbrochenen viermonatigen Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 48 € für jeden vollen Kalendertag. Für An- und
Abreisetage reduziert sich diese Vergütung auf 24 € pro Tag. Während seiner Auswärtstätigkeit wird dem Mitarbeiter kostenlos eine Unterkunft (ohne
Frühstück) vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt.
Lösung
In den ersten drei Monaten ist die Verpflegungspauschale für die vollen
Kalendertage in Höhe von 24 € und für die An- und Abreisetage jeweils in
Höhe von 12 € steuerfrei. Der Mehrbetrag von 24 € bzw. 12 € kann mit 25
Prozent pauschal versteuert werden.
Ab dem vierten Monat sind die Verpflegungsvergütungen von täglich 48 €
bzw. 24 € wegen des Ablaufs der Dreimonatsfrist als Arbeitslohn individuell
zu versteuern.
Hinweis
Auch wenn wegen erhaltener Mahlzeiten nur gekürzte Verpflegungspauschalen
steuerfrei erstattet werden können, können die ungekürzten Pauschalen der Pauschalierung unterworfen werden.
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#2
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Beispiel 27
hat in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück, an beiden
Tagen ein Mittagessen, sowie am Zwischentag ein Abendessen gebucht und
bezahlt. Alle Mahlzeiten haben einen Preis < 60 €. Der Arbeitgeber hat die
Reiserichtlinie nicht an das ab 2014 geltende Recht angepasst und zahlt
dem Mitarbeiter die bis 2013 steuerfrei möglichen Verpflegungspauschalen
ohne Kürzung. Abwesenheit am Anreisetag > 8 Stunden, am Abreisetag >
14 Stunden.
Lösung
Der Mitarbeiter erhält sowohl das Frühstück als auch die beiden Mittagessen
und das Abendessen auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Für den Anund den Abreisetag steht ihm grundsätzlich jeweils eine Verpflegungspauschale i. H. v. 12 € und für den Zwischentag i. H. v. 24 € zu. Der Arbeitgeber
kann wegen der Mahlzeitengestellung wie folgt gekürzte Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten:
Anreisetag:
Zwischentag:
Abreisetag:
steuerliche
Pauschale
zu kürzen
12,00 €
24,00 €
12,00 €
0,00 €
24,00 € *
12,00 €**
steuerfrei
möglich
12,00 €
0,00 €
0,00 €
Erstattung Pauschalierung
25 %
6,00 €
24,00 €
12,00 €
0,00 €
24,00 €
12,00 €
Für die Frühstückskosten muss kein geldwerter Vorteil versteuert werden
(vgl. Tz. 8.1.1.). Die Differenz von 6 € (am Anreisetag) kann der MA als
Werbungskosten geltend machen.
* 4,80 € für Frühstück und jeweils 9,60 € für Mittag- und Abendessen
** 4,80 € für Frühstück und 9,60 € für Mittagessen
10.
Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten
10.1. Bescheinigung der steuerfreien Verpflegungspauschalen
Wie bisher müssen die steuerfrei gezahlten Verpflegungspauschalen im Lohnkonto
aufgezeichnet und in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert ausgewiesen werden (§ 4 Abs. 1 Nr. 4 LStDV, § 41 b Abs. 1 Nr. 10 EStG). Das Betriebsstättenfinanzamt kann jedoch zulassen, dass die steuerfreien Verpflegungspauschalen
nicht im Lohnkonto aufgezeichnet werden müssen, wenn die Möglichkeit zur
Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist (§ 4 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 LStDV).
Da die Lohnsteuerbescheinigung aufgrund der Angaben im Lohnkonto erstellt werden muss, entfällt bei entsprechender Befreiung von den Aufzeichnungspflichten
auch der Eintrag in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Die Befreiungsmöglichkeit besteht auch nach dem 01.01.2014 unverändert fort. Arbeitgeber, die
sich bereits von der Aufzeichnungsverpflichtung haben befreien lassen, können die
entsprechende Befreiung weiterhin anwenden.
10.2. Großbuchstabe "M"
Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Mitarbeiter während seiner beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur
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#2
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Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe „M“ aufgezeichnet und
7
in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden .
Diese Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl
der Mahlzeitengestellungen an den Mitarbeiter im Kalenderjahr.
Nach dem Entwurf des Einführungsschreibens kommt es nicht darauf an, ob eine
Besteuerung der Mahlzeiten ausgeschlossen ist oder die Mahlzeit pauschal nach §
40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG oder individuell besteuert wurde. Nur bei der
Gewährung von Mahlzeiten, die keinen Arbeitslohn darstellen (vgl. Tz. 8.1.) oder
deren Preis 60 € übersteigt, und die aus diesem Grund nicht mit dem amtlichen
Sachbezugswert zu bewerten sind, besteht nach dem Entwurf des Einführungsschreibens keine Pflicht im Lohnkonto den Großbuchstaben „M“ aufzuzeichnen
und zu bescheinigen.
Der Großbuchstabe "M" ist daher in folgenden Fällen zu bescheinigen:
· Bewirtung während einer Auswärtstätigkeit, Bewertung der Mahlzeit mit dem
Sachbezugswert und Kürzung der Verpflegungspauschale
Sachbezugswert und Pauschalierung des Sachbezugswerts mit 25 % (z. B.
nach Ablauf der Dreimonatsfrist oder weil Abwesenheitszeiten nicht bekannt
sind)
Sachbezugswert und individuelle Versteuerung des Sachbezugswerts (z. B.
nach Ablauf der Dreimonatsfrist oder weil Abwesenheitszeiten nicht bekannt
sind).
Keine Bescheinigung des Großbuchstabens M ist nach dem Entwurf des Einführungsschreibens in folgenden Fällen erforderlich:
· Bewirtung während einer Auswärtstätigkeit, die nicht zu einem geldwerten
Vorteil führt (z. B. geschäftlich veranlasste Bewirtung, Arbeitsessen)
· Mahlzeit, deren Preis 60 € übersteigt.
Wichtig:
Wenn das Betriebsstättenfinanzamt für die steuerfrei gezahlten Verpflegungspauschalen eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat (vgl. Tz.
10.1.), ist für eine Übergangszeit (bis max. 2015) eine Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ nicht zwingend erforderlich.
Arbeitgeber, die diese Freistellung von den Bescheinigungspflichten beantragt haben, brauchen sich daher mit dem Großbuchstaben "M" vorerst nicht zu befassen.
11.
Reisenebenkosten
Im Entwurf des Einführungsschreibens wird klargestellt, welche Aufwendungen als
Reisenebenkosten steuerfrei erstattet werden können. Dazu gehören die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für:
7
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Dies wäre in den Beispielsfällen 18, 19, Abwandlung zu 19, 20, 22, 23, 24, 25 und 27 der Fall.
#2
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· Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck.
· Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber
oder Geschäftspartnern.
· Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von
Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind.
· Verlust auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände, die der Mitarbeiter auf der Reise verwenden musste, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist. Berücksichtigt wird der Verlust bis zur Höhe des Wertes, der dem Gegenstand zum
Zeitpunkt des Verlustes beigemessen wird.
· Private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet
werden können, d.h. die nach einer Auswärtstätigkeit von mindestens einer
Woche Dauer anfallen.
Die Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen bzw.
glaubhaft zu machen. Wie bisher können regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten zur Vereinfachung über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen werden und dann in der Folgezeit mit dem täglichen Durchschnittsbetrag angesetzt werden. Für Reisenebenkosten bei LKWFahrern, die in ihrer Schlafkabine übernachten, gilt das BMF-Schreiben vom
04.12.2012, BStBl I S. 1249) weiterhin.
Nicht zu den Reisenebenkosten gehören z. B.:
· Kosten für die persönliche Lebensführung wie Tageszeitungen, private Telefongespräche mit Ausnahme der o.g. Gespräche, Massagen, Minibar oder
Pay-TV.
· Ordnungs-, Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Dienstreise verhängt
werden.
· Verlust von Geld oder Schmuck.
· Anschaffungskosten für Bekleidung, Koffer oder andere Reiseausrüstungsgegenstände, weil sie nur mittelbar mit einer Auswärtstätigkeit zusammenhängen.
· Essengutscheine, z. B. in Form von Raststätten- oder Autohof-Wertbons.
Diese Gutscheine gehören nach dem Entwurf des Einführungsschreibens
nicht zu den Reisenebenkosten, da zur Abgeltung der tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen für Verpflegung die Verpflegungspauschale angesetzt werden kann.
12.
Neue Regelungen zur doppelten Haushaltsführung
12.1.
Voraussetzungen für die Anerkennung der doppelten Haushaltsführung
12.1.1. Eigener Hausstand
Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Mitarbeiter außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Haushalt unterhält, an dem sich
weiterhin der Lebensmittelpunkt befindet, und der Mitarbeiter aus beruflichen
Gründen auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt. Die Anzahl der Übernachtungen ist dabei wie bisher unerheblich.
Das Vorliegen eines eigenen Hausstandes setzt neben dem Innehaben einer
Wohnung aus eigenem Recht als Eigentümer oder Mieter bzw. aus abgeleitetem
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Recht als Ehegatte, Lebenspartner oder Lebensgefährte auch eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung (laufende Kosten der Haushaltsführung) voraus.
Es genügt nicht, wenn der Mitarbeiter z. B. im Haushalt der Eltern lediglich ein oder
mehrere Zimmer unentgeltlich bewohnt oder wenn ihm eine Wohnung im Haus der
Eltern unentgeltlich zur Nutzung überlassen wird. Eine finanzielle Beteiligung an
den Kosten der Haushaltsführung mit Bagatellbeträgen ist nicht ausreichend.
Beim Werbungskostenabzug im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung muss
der Mitarbeiter das Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung und die finanzielle
Beteiligung an der Haushaltsführung am Ort des eigenen Hausstands darlegen.
Für den steuerfreien Arbeitgeberersatz kann der Arbeitgeber bei Mitarbeitern in
den Steuerklassen III, IV oder V aber wie bisher ohne weiteres unterstellen, dass
sie einen eigenen Hausstand haben, an dem sie sich auch finanziell beteiligen. Bei
anderen Mitarbeitern darf der Arbeitgeber einen eigenen Hausstand nur dann anerkennen, wenn sie schriftlich erklären, dass sie neben einer Zweitwohnung am
Beschäftigungsort außerhalb des Beschäftigungsortes einen eigenen Hausstand
unterhalten, an dem sie sich auch finanziell beteiligen ("Hausstandserklärung").
12.1.2. Berufliche Veranlassung
Das Beziehen einer Zweitwohnung muss aus beruflichen Gründen erforderlich
sein. Eine Zweitwohnung in der Nähe des Beschäftigungsorts steht einer Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte gleich. Aus Vereinfachungsgründen
kann von einer Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte dann noch ausgegangen werden, wenn der Weg von der Zweitwohnung zur ersten Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der Entfernung der kürzesten Straßenverbindung zwischen der Hauptwohnung (Mittelpunkt der Lebensinteressen) und der ersten Tätigkeitsstätte beträgt.
Beispiel 28
Der Mitarbeiter hat seinen eigenen Hausstand (Mittelpunkt der Lebensinteressen) in A und in B seine neue erste Tätigkeitsstätte. Die Entfernung von A
nach B beträgt 250 Kilometer. Er findet in C eine günstige Zweitwohnung.
Die Entfernung von dieser Zweitwohnung in C nach B (erste Tätigkeitsstätte)
beträgt 70 Kilometer.
Lösung
Auch wenn die Zweitwohnung in C 70 Kilometer von B entfernt liegt, gilt sie
noch als Wohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte, da sie weniger als die
Hälfte der Entfernung von der Hauptwohnung in A zur neuen ersten Tätigkeitsstätte in B entfernt liegt (1/2 von 250 Kilometer = 125 Kilometer).
Die Entfernung von der Zweitwohnung in C nach B (erste Tätigkeitsstätte)
beträgt 150 Kilometer.
Lösung
In diesem Fall kann nicht mehr ohne weiteres von einer Zweitwohnung am
Ort der ersten Tätigkeitsstätte ausgegangen werden. Nach den vom BFH
aufgestellten Grundsätzen (vgl. BFH vom 19.04.2012, VI R 59/11, BStBl II S.
833) sollte ein Wohnen am Beschäftigungsort aber vorliegen, wenn die
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Zweitwohnung es dem Mitarbeiter ermöglicht, seine Arbeitsstätte täglich aufzusuchen.
12.2. Unterkunftskosten
12.2.1. Bei doppelter Haushaltsführung im Inland
Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung im Inland werden die
dem Mitarbeiter tatsächlich entstandenen Aufwendungen für die Nutzung der
Wohnung oder Unterkunft, höchstens bis zu einem nachgewiesenen Betrag von
1.000 € im Monat anerkannt (Höchstbetrag). Auf die Zahl der Wohnungsbenutzer
kommt es nicht an. Die Prüfung der Notwendigkeit und Angemessenheit (bisherige
Begrenzung auf die Durchschnittsmiete für eine 60 qm große Wohnung) entfällt bei
einer doppelten Haushaltsführung im Inland.
Steht die Zweitwohnung oder -unterkunft im Eigentum des Mitarbeiters, sind die
tatsächlichen Aufwendungen (z. B. AfA, Schuldzinsen, Reparaturkosten, Nebenkosten) bis zum Höchstbetrag zu berücksichtigen.
In den Höchstbetrag sind nach dem Entwurf des Einführungsschreibens sämtliche
für Zweitwohnung entstehenden Aufwendungen einzubeziehen, z. B.
· Miete
· Betriebskosten
· Kosten der laufenden Reinigung und Pflege der Wohnung
· AfA für notwendige Einrichtungsgegenstände
· Zweitwohnungssteuer
· Rundfunkbeitrag
· Miet- oder Pachtgebühren für Kfz-Stellplätze
· Aufwendungen für Sondernutzung (z. B. Garten), die vom Mitarbeiter selbst
getragen werden
· separat angemieteter Garagenstellplatz.
Auch bei einer möbliert angemieteten Zweitwohnung oder eine Hotelunterkunft,
sollen die Aufwendungen nur bis zum Höchstbetrag berücksichtigungsfähig sein.
Bei der Berechnung des Höchstbetrags ist § 11 Absatz 2 EStG zu beachten; das
gilt insbesondere auch hinsichtlich der Berücksichtigung von Abschlagszahlungen
für Nebenkosten und für die Nebenkostenendabrechnung.
Beispiel 29
Der Mitarbeiter bezahlt für seine Zweitwohnung im Rahmen der doppelten
Haushaltsführung eine monatliche Miete von 950 € inkl. Nebenkosten. Im
Mai 2014 erhält er die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2013
und muss 150 € nachzahlen.
Lösung
Die Nachzahlung kann im Monat der Zahlung nur bis zur Höhe der 1.000 €
berücksichtigt werden.
Ein häusliches Arbeitszimmer in der Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte ist bei der Ermittlung der anzuerkennenden Unterkunftskosten wie bisher
nicht einzubeziehen; der Abzug der hierauf entfallenden Aufwendungen richtet sich
weiterhin nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b EStG.
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Der Höchstbetrag ist ein Monatsbetrag, der nicht auf einen Kalendertag umzurechnen ist und grundsätzlich für jede doppelte Haushaltsführung des Mitarbeiters gesondert gilt. Beziehen mehrere berufstätige Mitarbeiter (z. B. beiderseits berufstätige Ehegatten, Lebenspartner, Lebensgefährten, Mitglieder einer Wohngemeinschaft) am gemeinsamen Beschäftigungsort eine gemeinsame Zweitwohnung,
handelt es sich jeweils um eine doppelte Haushaltsführung, so dass jeder Mitarbeiter den Höchstbetrag für die tatsächlich von ihm getragenen Aufwendungen jeweils
für sich beanspruchen kann.
Beispiel 30
Beiderseits berufstätige Ehegatten bewohnen an ihrem Beschäftigungsort
gemeinsam eine möblierte Unterkunft. Ihren Hausstand sowie ihren Lebensmittelpunkt haben die Eheleute nachweislich im eigenen Einfamilienhaus. Die Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft am Beschäftigungsort betragen inklusive sämtlicher Nebenkosten und Abschreibungen
für notwendige Einrichtungsgegenstände 1.100 € im Monat. Diese werden
auf Grund gemeinsamer Verpflichtung von beiden Ehegatten zu gleichen
Anteilen gezahlt.
Lösung
Die tatsächlichen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft können bei
jedem Ehegatten jeweils in Höhe von 550 € berücksichtigt werden.
Beispiel 31
Die Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft (Miete, inkl. sämtlicher
berücksichtigungsfähiger Nebenkosten und evtl. Abschreibungen für notwendige Einrichtungsgegenstände) durch den Mitarbeiter betragen bis zum
30.06. monatlich 990 Euro. Ab 01.07. wird die Miete um 20 € erhöht, so dass
ab diesem Zeitpunkt die monatlichen Aufwendungen 1.010 € betragen.
Lösung
In den Monaten Januar bis Juni können die Aufwendungen in voller Höhe
vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Ab Juli ist die Beschränkung auf
den Höchstbetrag von 1.000 € zu beachten. Es ist nicht zulässig, die übersteigenden Aufwendungen mit dem nicht aufgebrauchten Höchstbetrag der
Monate Januar - Juni zu verrechnen.
Der Arbeitgeber darf die Kosten der Zweitwohnung oder -unterkunft am Ort der
ersten Tätigkeitsstätte im Inland wie bisher in den ersten drei Monaten mit 20 € je
Übernachtung und in der Folgezeit mit 5 € je Übernachtung pauschal steuerfrei erstatten (R 9.11 Absatz 10 Satz 7 Nummer 3 LStR).
Für die Berücksichtigung als Werbungskosten müssen die Kosten der Zweitwohnung oder -unterkunft aber grundsätzlich im Einzelnen nachgewiesen werden. Sie
können nur geschätzt werden, wenn sie dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden
sind.
12.2.2. Bei doppelter Haushaltsführung im Ausland
Bei doppelter Haushaltsführung im Ausland werden die Aufwendungen in tatsächlicher Höhe als notwendig angesehen, soweit sie die ortsübliche Miete für eine nach
Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte mit einer Wohnfläche bis zu 60 qm nicht überschreiten (wie bisher).
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12.3. Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung
Die Regelungen zu den Verpflegungspauschalen sowie die Dreimonatsfrist gelten
auch im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.
Bei Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten sind die Regelungen zur Kürzung der Verpflegungspauschalen auch im Rahmen der doppelten Haushaltsführung anzuwenden.
Beispiel 32
Der Mitarbeiter wird am Stammsitz seines Arbeitgebers neu eingestellt. Er
behält seinen Familienwohnsitz 250 Kilometer entfernt bei und übernachtet
während der Woche in einem Hotel in der Nähe der ersten Tätigkeitsstätte.
Das Hotel stellt dem Arbeitgeber pro Übernachtung 50 € zuzüglich 10 € für
ein Frühstück in Rechnung, welche der Mitarbeiter zunächst verauslagt und
von seinem Arbeitgeber über die Reiseabrechnung erstattet erhält.
Lösung
Für die ersten drei Monate der doppelten Haushaltsführung gelten die Regelungen zur Gestellung von Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit entsprechend.
Das Hotelfrühstück ist mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. Die
Erfassung des Frühstücks mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn unterbleibt aber, da die Verpflegungspauschale um 4,80 € täglich gekürzt werden muss.
Nach Ablauf der Dreimonatsfrist sind die Regeln der Gestellung von Mahlzeiten am Ort der ersten Tätigkeitsstätte anzuwenden und es ist für das
Frühstück ein geldwerter Vorteil in Höhe des Sachbezugswertes anzusetzen
(R 8.1 Absatz 7 Nummer 1 LStR).
Die neue Pauschalierungsmöglichkeit mit dem Steuersatz von 25 % (§ 40 Absatz 2
Satz 1 Nummer 1a EStG) gilt für die Gestellung von Mahlzeiten am Ort der ersten
Tätigkeitsstätte im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung nicht. Für arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb kommt zwar eine Pauschalierung nach § 40 Absatz 2
Satz 1 Nummer 1 EStG in Betracht, diese gilt aber nicht für die Mahlzeitengestellung in Form eines Hotelfrühstücks, da dieses nicht im Betrieb gewährt wird.
Auch die Pauschalbesteuerung nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG ist für
Verpflegungspauschalen, die im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung gezahlt werden, nicht zulässig.
Auch wenn es sich dem Gesetzeswortlaut nicht entnehmen lässt, sieht der Entwurf
des Einführungsschreibens vor, dass im Lohnkonto der Großbuchstabe „M“ aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden
muss, wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Mitarbeiter im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt hat. Eine vom
Betriebsstättenfinanzamt gewährte Befreiung von Aufzeichnungspflichten für die
Vergütungen für doppelte Haushaltsführung gilt (bis 2015) u.E. auch für die Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ für Mahlzeiten, die im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung gewährt wurden.
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20.09.2013
12.4. Fahrtkosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung
Wie bisher können Aufwendungen für die Wege vom Ort der ersten Tätigkeitsstätte
zum Ort des eigenen Hausstandes und zurück jeweils nur für eine Familienheimfahrt wöchentlich vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Zur Abgeltung der
Aufwendungen ist wie bisher eine Entfernungspauschale von 0,30 € für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort des eigenen Hausstandes und
dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte anzusetzen. Flugkosten können in tatsächlicher
Höhe berücksichtigt werden. Kann der Mitarbeiter für die Familienheimfahrt einen
Firmenwagen nutzen, kann er wie bisher keine Werbungskosten geltend machen,
im Gegenzug entfällt auch die Versteuerung des geldwerten Vorteils. Trotzdem
muss der Arbeitgeber für diese lohnsteuerfreie Heimfahrt Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
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20.09.2013
Herausgeber
WTS Steuerberatungsgesellschaft mbH
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Redaktion
Susanne Weber
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Frankfurt
Taunusanlage 19 • 60325 Frankfurt/Main
T +49 (0) 69 133 84 56-0 • F +49 (0) 69 133 84 56-99
Hamburg
Neuer W all 30 • 20354 Hamburg
T +49 (0) 40 320 86 66-0 • F +49 (0) 40 320 86 66-29
Raubling
Rosenheimer Straße 33 • 83064 Raubling
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Infoletter Lohnsteuer #2/2013, 20.09.2013

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