Rechnungsprüfung leicht gemacht

ELMER wickelt Rechnungen automatisch über das Rechnungseingangsbuch ab
Rechnungsprüfung
leicht gemacht
Software Innovations
Anforderungen
Das umfangreiche Warensortiment des führenden
Fachgroßhandel-Unternehmens verursacht jährlich
rund 130.000 Eingangsrechnungen, deren detaillierte
Prüfung bisher nur stichprobenartig erfolgen konnte.
▶ Einbinden der Mitarbeiter bei Unstimmigkeiten
▶ Zweistufiger Freigabeprozess (sachliche und kaufmännische Freigabe), der mit einer Buchung in der Finanzbuchhaltungs-Software endet
▶ GDPdU-konforme Archivierung aller erforderlichen Dokumente
Um eingehende Warenrechnungen systematisch auf
▶ Einbindung des Zentralregulierers GSH in die Prozesse
Richtigkeit zu prüfen, sollten die Prozesse automati-
▶ Anbindung sämtlicher Drittsysteme wie z. B. das hausei-
siert werden:
gene Bestellsystem, das Langzeitarchiv und die Finanz-
▶Automatische Prüfung der einzelnen Positionen
buchhaltung, um Daten in das REB einfließen zu lassen
▶ Sicherstellen der anschließenden Tätigkeiten der
Rechnungsverarbeitung in der Finanzbuchhaltung
▶ Abgleich der gelieferten Mengen und berechneten
Preise mit der Ursprungsbestellung
Ergebnisse
Das REB deckt sämtliche Aufgaben, von der Rechnungsprüfung über die Anbindung der vorhandenen IT-Landschaft bis
hin zur Verarbeitung der Daten der Drittsysteme in einem
Tool ab:
Lösungsweg
Das Rechnungseingangsbuch (REB) bietet eine Online-Por-
▶ Anstelle von stichprobenartiger Prüfung wurde eine Quote von 100 Prozent erreicht
taloberfläche, über die Rechnungen auf Positionsebene ein-
▶ Geplante Automatisierung der Prüfung von Sachkosten
gesehen werden. Im Hintergrund läuft der automatische
▶ Nutzung von inubit zur Unterstützung weiterer Arbeits-
Prüfprozess ab:
▶ Abgleich der Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferungen
▶ Auffinden von fehlenden Bestellreferenzen
prozesse in der Unternehmensgruppe
▶ Bündelung des Datenflusses sämtlicher Systeme
2 | ELMER – Automatische Rechnungsabwicklung
Die Elmer-Unternehmensgruppe ist eines der führenden
den können. Im Hintergrund läuft der automatische Prüf-
Fachgroßhandelsunternehmen der Sanitär-Heizungs-
prozess ab: Rechnungen werden mit den entsprechenden
Klimabranche in Deutschland. Mit 65 Niederlassungen
Bestellungen und Lieferungen abgeglichen und auf Überein-
beliefert die Gruppe das Fachhandwerk in Nordrhein-
stimmung überprüft, von der Bestellung abweichende Rech-
Westfalen, im südlichen Niedersachsen und nördlichen
nungspositionen werden für den Prüfer visuell markiert.
Rheinland-Pfalz. Das von rund 150 Lieferanten bezogene,
umfangreiche Warensortiment verursacht jährlich rund
Auch Bestellungen werden mit den Lieferscheindaten und
130.000 Eingangsrechnungen, deren detaillierte Prüfung
der vereinnahmten Ware aus den Lagerbuchungen abge-
in der Vergangenheit nur stichprobenartig erfolgen konn-
glichen. Für den Fall, dass eine Bestellreferenz fehlt, hält
te. Das Risiko, fehlerhafte Rechnungen zu begleichen, war
das System eine Logik bereit, nach der die zur Rechnung
entsprechend groß.
passende Bestellnummer gefunden werden kann. Außerdem ist es möglich, Mitarbeiter bei Unstimmigkeiten direkt
Um eingehende Warenrechnungen systematisch auf Richtig-
zu einem konkreten Problem hinzuzuziehen.
keit prüfen zu können, sollte dieser Prozess automatisiert
werden. „Wir suchten eine Software, die automatisch die
Am Ende dieses Prozesses erfolgt dann schließlich der
einzelnen Positionen der Eingangsrechnungen prüft und
in der Regel zweistufige Freigabeprozess (bestehend aus
den weiteren Workflow der Rechnungsverarbeitung in der
sachlicher und kaufmännischer Freigabe), der mit einer
Finanzbuchhaltung sicherstellt“, beschreibt der kaufmän-
Buchung in der Finanzbuchhaltungs-Software endet. Dabei
nische Leiter bei ELMER die Ausgangssituation. Im Einzel-
archiviert das Rechnungseingangsbuch alle erforderlichen
nen sollte abgeglichen werden, ob gelieferte Mengen und
Dokumente GDPdU-konform und unterstützt die Mitarbeiter
berechnete Preise mit der Ursprungsbestellung überein-
dabei, die Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen
stimmen.
und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen einzuhalten.
Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung kam eine
Eigenentwicklung durch ELMER nicht in Betracht. Bereits
Eine Besonderheit des Projekts bestand darin, den Zentral-
das ERP-System war von ELMER selbst entwickelt worden
regulierer GSH (Gesellschaft für Sanitär- und Heizungsbe-
und beanspruchte einen Großteil der verfügbaren IT-Res-
darf GmbH & Co. KG) in die Prozesse einzubinden. ELMER
sourcen. Im Zuge einer Ausschreibung wurden schließlich
erhält Rechnungen entweder direkt von den Lieferanten
die Anforderungen definiert und Lösungsmöglichkeiten
oder über die GSH. Diese Rechnungen werden zu fest ver-
evaluiert. Vier Anbieter schafften es in die engere Auswahl.
einbarten Terminen beglichen. Um eventuelle Differenzen
„Wir haben uns letztendlich zugunsten von inubit entschie-
zwischen Rechnung und Lieferung auch nach Zahlung durch
den, weil dies das einzige System war, welches sämtliche
die GSH ausgleichen zu können, wurde im Rechnungsein-
Aufgaben, von der eigentlichen Rechnungsprüfung über
gangsbuch daher auch die Möglichkeit der elektronischen
die Anbindung der vorhandenen IT-Landschaft bis hin zur
Erstellung und Übermittlung einer Belastungsanzeige
Verarbeitung der Daten der Drittsysteme, in einem Tool
geschaffen.
bearbeiten kann“.
Die Lösung im Einzelnen
Jede Rechnung im Blick: Das Rechnungseingangsbuch
▶ Im Zuge der Datenvereinnahmung werden ZIP-Files der
Um die Prüfprozesse im Rechnungseingang bei ELMER zu
Lieferanten empfangen und aufbereitet. Dabei werden
optimieren, wurde das Rechnungseingangsbuch (REB) auf
EDIFACT- und PDF-Dokumente verarbeitet und in die
Basis von inubit gestaltet und implementiert. Federführend
Rechnungsdatenbank übertragen. Außerdem werden
bei der Umsetzung war die e-Manager GmbH: „Das von
die Bestellungen aus der hauseigenen Warenwirtschaft
uns erarbeitete Konzept bedient alle Anforderungen des
übernommen und in eine Bestelltabelle in der Datenbank
Fachbereichs, ohne dabei auf die notwendige Performance
hinterlegt. Gebuchte Wareneingänge sowie Lieferscheine
in der Prozessabwicklung zu verzichten. Hier war unser
werden ebenfalls in eine Datenbank-Tabelle eingetragen.
technisches Team gefordert und hat hervorragende Arbeit
▶ Die Daten durchlaufen einen Prüfprozess, der es zusätz-
geleistet,“ fasst Frank Trenkwald, Geschäftsführer, zusam-
lich auch ermöglicht, Zu- und Abschläge im REB und der
men.
Finanzbuchhaltung sichtbar zu machen.
▶ Die Mitarbeiter können sämtliche Daten über ein einheit-
Das Rechnungseingangsbuch bietet den Mitarbeitern von
ELMER eine Online-Portaloberfläche, über die sämtliche
Eingangsrechnungen auf Positionsebene eingesehen wer-
liches Online-Portal einsehen und verwalten. Dadurch
spart sich ELMER eine aufwändige Software-Installation.
▶ Über das Rechnungseingangsbuch hinaus wird inubit als
ELMER – Automatische Rechnungsabwicklung | 3
Der Kaufmännische Leiter bei
ELMER resümiert:
„Seit der Einführung vor sechs
Monaten sind bereits 25.000
Rechnungen durch die automatische Prüfung gelaufen. Während
vorher nur stichprobenartig
geprüft wurde, liegt die Quote
heute bei 100 Prozent. Neben
der automatischen Prüfung der
Warenrechnungen ist perspektivisch auch die weitgehend automatisierte Prüfung von Sachkostenrechnungen angedacht“.
Datendrehscheibe eingesetzt, um Daten aus sämtlichen
und ergänzt, dass „neben der automatischen Prüfung der
Drittsystemen wie z. B. dem hauseigenen Bestellsystem,
Warenrechnungen perspektivisch auch die weitgehend au-
dem Langzeitarchiv und der Finanzbuchhaltung, in das
tomatisierte Prüfung von Sachkostenrechnungen angedacht
REB einfließen zu lassen.
ist“.
▶ Das System bietet die Möglichkeit, mit dem sogenannten
Mail-Response-Verfahren definierte Abfragen durchzu-
Und wie geht es weiter? Vor allem im Bereich der Systemin-
führen, eine Vielzahl von statistischen Daten zu ermitteln
tegration hat ELMER noch Handlungsbedarf, der über inu-
und Steuerungsaufgaben zu übernehmen.
bit abgedeckt werden kann. So ist es geplant, die Software
▶ Im Rahmen der Einführung des REB wurden auch BMECat-Daten in einem Kundenportal abgebildet.
▶ Neben der technischen Implementierung waren Arbeits-
zur Unterstützung weiterer Arbeitsprozesse in der Unternehmensgruppe zu nutzen und den Datenfluss sämtlicher
Systeme zu bündeln.
ablaufprozesse neu zu definieren und mit den technischen Anforderungen zu harmonisieren. Besonders die
Prüfungen, die eine Teil-ERP-Erweiterung darstellen, wa-
„Wir haben uns letztendlich zugunsten von inubit ent-
ren eine Herausforderung. Lösungen, die bei befreunde-
schieden, weil dies das einzige System war, welches
ten Unternehmen realisiert wurden, hatten oftmals einen
sämtliche Aufgaben, von der eigentlichen Rechnungs-
starken ERP-Hintergrund. Die bei Elmer implementierte
prüfung über die Anbindung der vorhandenen IT-Land-
Lösung stellt aber eine in sich geschlossene Rechnungs-
schaft bis hin zur Verarbeitung der Daten der Drittsys-
prüfung basierend auf einer Datenbank-Technologie mit
teme, in einem Tool bearbeiten kann“.
universellen Systemadaptoren dar.
Kaufmännischer Leiter bei ELMER
Automatisierungsquote: 100 Prozent
Seit Einrichtung des Rechnungseingangsbuchs läuft in der
Buchhaltung bei ELMER alles rund. „Seit der Einführung
vor sechs Monaten sind bereits 25.000 Rechnungen durch
die automatische Prüfung gelaufen. Während vorher nur
stichprobenartig geprüft wurde, liegt die Quote heute bei
100 Prozent“, fasst der kaufmännische Leiter zusammen
4 | ELMER – Automatische Rechnungsabwicklung
Über die ELMER-Unternehmensgruppe
Die Elmer-Unternehmensgruppe ist eines der führenden
überregional agierenden und vernetzten Anbieters. Der
Fachgroßhandelsunternehmen der Sanitär-Heizungs-Klima-
starke familiäre und mittelständische Charakter des Unter-
branche in Deutschland. Mit 65 Niederlassungen beliefert
nehmens ist dabei geprägt durch Persönlichkeit und Nähe
die Gruppe das Fachhandwerk in Nordrhein-Westfalen,
zu den Kunden.
südlichen Niedersachsen und nördlichen Rheinland-Pfalz.
Seit seiner Gründung wird Elmer als modernes, mittelständisches Familienunternehmen geführt und verbindet lokale
unternehmerische Tradition mit den Strukturvorteilen eines
Europa
Amerika
Asien
Bosch Software Innovations GmbH
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c/o Robert Bosch (SEA) Pte Ltd.
Die Bosch Software Innovations GmbH, das Software- und Systemhaus der Bosch-Gruppe,
konzipiert, entwickelt und betreibt weltweit innovative Software- und Systemlösungen, die
unsere Kunden sowohl im klassischen Enterprise-Umfeld als auch im Internet of Things and
Services voranbringen. In diesem Umfeld konzentrieren wir uns insbesondere auf die
Themenfelder Mobilität, Energie- und Gebäudemanagement, Industrie und Finanzdienstleistungen. Unsere Software-Suite mit den speziellen, genau abgestimmten BPM+ und IoTS
Editionen sowie den flexiblen Einzelprodukten ist sowohl für Projekte im Internet of Things
and Services als auch für Projekte im Business Process Management (BPM)- und Business
Rules Management (BRM)-Umfeld die perfekte Basis.
Bosch Software Innovations ist mit rund 550 Mitarbeitern weltweit mit Standorten in
Deutschland (Immenstaad am Bodensee, Waiblingen, Berlin), in Singapur, China (Shanghai),
Australien (Melbourne) und den USA (Chicago, Palo Alto und Vienna) vertreten.
Die Bosch-Gruppe ist ein international führendes Technologie- und Dienstleistungsunternehmen. Mit Kraftfahrzeugtechnik, Energie- und Gebäudetechnik, Industrietechnik sowie
Gebrauchsgütern erwirtschafteten mehr als 306 000 Mitarbeiter im Geschäftsjahr 2012
nach vorläufigen Zahlen einen Umsatz von 52,3 Milliarden Euro. Die Bosch-Gruppe umfasst
die Robert Bosch GmbH und ihre rund 350 Tochter- und Regionalgesellschaften in rund
60 Ländern; inklusive Vertriebspartner ist Bosch in rund 150 Ländern vertreten. Dieser
weltweite Entwicklungs-, Fertigungs- und Vertriebsverbund ist die Voraussetzung für weiteres Wachstum. Im Jahr 2012 gab Bosch rund 4,5 Milliarden Euro für Forschung und Entwicklung aus und meldete mehr als 4 700 Patente weltweit an. Ziel der Bosch-Gruppe ist
es, mit ihren Produkten und Dienstleistungen die Lebensqualität der Menschen durch innovative, nutzbringende sowie begeisternde Lösungen zu verbessern – Technik fürs Leben
weltweit anzubieten.
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