Leitfaden für den Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)

Leitfaden für den Belegabruf
(vorausgefüllte Steuererklärung)
im ElsterOnline-Portal
Projektleitung VaSt
08.01.2016
Leitfaden für den Belegabrüf im ElsterOnline-Portal
Inhalt
1
Teilnahme am Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung) .......................................................... 2
2
Umfang der Funktionen .................................................................................................................. 3
3
ElsterOnline-Portal .......................................................................................................................... 4
3.1
Registrierung ........................................................................................................................... 4
3.2
Login in den privaten Bereich .................................................................................................. 4
3.3
Willkommen im privaten Bereich ............................................................................................ 6
4
Belegabruf-Funktionen.................................................................................................................... 7
4.1
Anmeldung und Teilnahme am Belegabruf........................................................................... 10
4.2
Abrufcode .............................................................................................................................. 13
4.2.1
Abrufcode beantragen .................................................................................................. 14
4.2.2
Abrufcode stornieren .................................................................................................... 15
4.3
Berechtigung von einer anderen Person beantragen ........................................................... 16
4.4
Genehmigen/Ablehnen oder Freischalten von Anträgen ..................................................... 19
4.4.1
Genehmigen bzw. Ablehnen von Anträgen (vollelektronisch)...................................... 19
4.4.2
Freischalten von Anträgen (Briefersatzverfahren) ........................................................ 21
4.5
Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen ............................................................... 23
4.6
Anderen Personen erteilte Berechtigungen.......................................................................... 25
4.7
Besonderheit: Belegabruf mit Organisations-Steuernummer .............................................. 25
5
Belege abrufen/anzeigen .............................................................................................................. 26
6
Belege einfüllen (Einkommensteuer-Formular) ............................................................................ 31
7
Belegabruf-Teilnahme beenden .................................................................................................... 44
8
Abrufcode-Historie ........................................................................................................................ 45
9
Hilfe und Support .......................................................................................................................... 47
10
Glossar ....................................................................................................................................... 47
1
1 Teilnahme am Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)
Voraussetzung für den Abruf eigener Belege ist eine Registrierung mit der Identifikationsnummer
(IdNr) im ElsterOnline-Portal sowie zusätzlich eine Anmeldung zur Teilnahme am Belegabruf. Es
können die Registrierungsarten ELSTER-Basis, ELSTER-Spezial sowie ELSTER-Plus genutzt werden.
Diese Registrierung kann auch für den Abruf von Belegen anderer Personen (z. B. für Ehepartner,
Kinder oder Eltern) genutzt werden.
Benutzer, die Belege abrufen, werden auch als Datenabrufer bezeichnet. Der jeweilige Eigentümer
der Belege, d. h. die Person, zu deren Identifikationsnummer Belege abgerufen werden, wird auch
Dateninhaber genannt. Ruft ein Benutzer z. B. seine eigenen Belege ab, so ist er in diesem Falle
Dateninhaber und Datenabrufer zugleich.
Wenn für andere Personen Belege abgerufen werden (z. B. für Ehepartner, Kinder oder Eltern),
müssen diese Dateninhaber nicht zwingend über ein Konto im ElsterOnline-Portal verfügen. Es
genügt, wenn der Datenabrufer dort eine Registrierung mit seiner Identifikationsnummer besitzt.
Hinweis:
ElsterOnline-Portal-Konten, die mit einer persönlichen Steuernummer1 registriert wurden, können
die Belegabruf-Funktionalitäten nicht nutzen. Hier muss eine neue Registrierung mit der
Identifikationsnummer durchgeführt werden. Eine Umstellung (Konvertierung) des bestehenden
persönlichen Steuernummern-Kontos ist aus technischen Gründen nicht möglich.
Ob Ihr Konto unter Angabe einer Steuernummer oder Ihrer Identifikationsnummer erstellt wurde,
können Sie nach dem Login auf der Startseite im privaten Bereich überprüfen:
1
D. h. nicht Organisations-Steuernummer, vgl. Abschnitt 4.7 -Besonderheit: Belegabruf mit OrganisationsSteuernummer.
2
2 Umfang der Funktionen
Nach einer erfolgreichen Anmeldung und somit Teilnahme am Belegabruf, sind folgende Funktionen
nutzbar: Der Abruf und die Anzeige von Belegen, das Einfüllen der Belegdaten in das
Einkommensteuer-Formular sowie die Verwaltung von Belegabruf-Berechtigungen für bzw. von
anderen Personen (z. B. Steuerberater, Ehepartner).
Dies beinhaltet u. a. die Beantragung eines Abrufcodes (nur bei Registrierung mit Zertifikatsdatei
benötigt) sowie die Beantragung/Genehmigung von Berechtigungen zum Belegabruf für andere
Personen im ElsterOnline-Portal. Ebenfalls ist es möglich, den Abruf von Belegen einer anderen
Person durchzuführen, die selbst kein eigenes ElsterOnline-Portal-Konto besitzt.
In Bezug auf die in Abschnitt 6 - Belege einfüllen (Einkommensteuer-Formular) beschriebene
Einfüllfunktion in das Einkommensteuer-Formular ist zu beachten, dass der Belegabruf für Daten ab
dem Veranlagungszeitraum 2012 zur Verfügung steht.
3
3 ElsterOnline-Portal
3.1 Registrierung
Um als Datenabrufer (der eigenen Belege) am Belegabruf teilzunehmen, ist eine Registrierung mit
der Identifikationsnummer im ElsterOnline-Portal erforderlich. ElsterOnline-Portal-Konten, die mit
einer persönlichen Steuernummer registriert wurden, können die Belegabruf-Funktionalitäten nicht
nutzen (nähere Informationen hierzu siehe Hinweis in Abschnitt 1).
Es können die Registrierungsarten ELSTER-Basis, ELSTER-Spezial sowie ELSTER-Plus genutzt werden.
Hinweis:
Weitere Informationen zur erstmaligen Registrierung im ElsterOnline-Portal sind auf folgender
Webseite zu finden: https://www.elster.de/eon_home.php
3.2 Login in den privaten Bereich
Liegt eine ElsterOnline-Portal-Registrierung mit Identifikationsnummer vor, können Sie sich auf der
folgenden Webseite in Ihr Konto einloggen: https://www.elsteronline.de/eportal/Oeffentlich.tax
Klicken Sie auf den Button Login.
4
Wählen Sie anschließend Ihr Sicherheitsverfahren aus. Haben Sie Zertifikatsdatei ausgewählt, so
können Sie sich entweder mit oder ohne Java einloggen. Der Login ohne Java biete die Möglichkeit,
das ElsterOnline-Portal zu verwenden, ohne dass Java auf dem Rechner installiert ist.
Hinweis:
Sollten Sie beim Login mit Java eine Fehlermeldung bekommen, können Sie unter
https://www.elsteronline.de/hilfe/eop/public/help.html unter der Überschrift „Hilfe zum JavaPlugin“ Tipps und Hinweise finden, wie Sie das Problem beheben können.
5
3.3 Willkommen im privaten Bereich
Nach erfolgreichem Login gelangen Sie auf Ihre persönliche Startseite.
6
4 Belegabruf-Funktionen
Für die Nutzung der Belegabruf-Funktionen, sind die wesentlichen Seiten im ElsterOnline-Portal:


Die Seite „Dienste“  „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ ist die zentrale Seite,
um die Funktionen des Belegabrufs zu nutzen. Sie wählen diese Seite, um Ihre
Berechtigungen und Teilnahme am Belegabruf zu verwalten, sowie um Belege unabhängig
einer Einkommensteuererklärung abzurufen.
Die Einfüllfunktion in das Einkommensteuer-Formular kann jedoch nur über die Seite
„Formular“ unter dem Unterpunkt „Einkommensteuer“ genutzt werden, vgl. hierzu
Abschnitt 6 - Belege einfüllen (Einkommensteuer-Formular). Im Einkommensteuer-Formular
besteht ebenfalls die Möglichkeit, Belege abzurufen: Allerdings nur für den im Formular
ausgewählten Verrechnungszeitraum.
Menüpunkt „Dienste“  Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“:
7
Übersicht Seite „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“:
8
Übersicht Seite „Formulare“:
9
4.1 Anmeldung und Teilnahme am Belegabruf
Eine Anmeldung zum Belegabruf ist notwendig, damit die Belegsammlung zur entsprechenden
Identifikationsnummer (IdNr) gestartet wird und eine zentrale Bereitstellung der Belege erfolgen
kann. Anschließend ist es möglich, die folgenden Stammdaten sowie Belege zur angemeldeten
Identifikationsnummer abzurufen.
Stammdaten:






Identifikationsnummer (IdNr)
Name
Geburtsdatum
Adresse2
Bankverbindung2
Religion
Belege:





Vom Arbeitgeber bescheinigte Lohnsteuerdaten
Lohnersatzleistungen
Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen: Rentenbezugsmitteilungen
Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen: Kranken-/Pflegeversicherung
Vorsorgeaufwendungen: Riester/Rürup
Um am Belegabruf teilzunehmen, bitte unter „Dienste“  Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte
Steuererklärung)“  den Punkt „Teilnahme am Belegabruf“ auswählen.
2
Die Adresse sowie Bankverbindung werden für Personen, die mit ihrem Ehegatten/Partner
zusammenveranlagt werden und selbst nicht Steuerkontoinhaber sind, nicht übermittelt.
10
Auf der nächsten Seite bitte Ihre PIN eingeben und auf Absenden klicken.
Sie bekommen nun (etwas zeitverzögert) eine Postfachnachricht in Ihr Postfach im ElsterOnlinePortal eingestellt. Somit haben Sie sich erfolgreich zur Teilnahme am Belegabruf angemeldet.
Überprüfen können Sie den Status Ihrer Anmeldung bzw. Teilnahme in der Berechtigungsübersicht
(vgl. Abschnitt 4.5 - Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen) im Abschnitt „Teilnahme am
Belegabruf“.
Wenn Sie ein Konto mit Zertifikatsdatei verwenden, bekommen Sie nun automatisch einen
Abrufcode per Post zugesendet (insofern Sie nicht schon zuvor manuell einen Abrufcode beantragt
haben). Den Abrufcode benötigen Sie unter anderem für den Belegabruf.
11
Bei Verwendung der ElsterOnline-Registrierung mit Zertifikatsdatei dient der Abrufcode neben der
Zertifikats-PIN als zusätzliches Sicherheitsmerkmal. Der Abrufcode wird Ihnen von der
Finanzverwaltung im Rahmen der Anmeldung zur Teilnahme am Belegabrufverfahren automatisch
per Post zugestellt. (Ausnahme: Besitzen Sie bei der Anmeldung zum Belegabruf bereits einen
Abrufcode, behält dieser seine Gültigkeit, d. h. es wird kein neuer erstellt bzw. zugestellt.)
Hinweis:
Sie können bei Bedarf einen neuen Abrufcode separat beantragen. Hier gilt es allerdings zu
beachten: Mit einer Neubeantragung verliert der bisherige Abrufcode - z. B. der, den Sie mit Ihrer
Anmeldung automatisch beantragt haben - sofort seine Gültigkeit, auch wenn er sich aktuell noch auf
dem Weg zu Ihnen befindet.
12
4.2 Abrufcode
Verwenden Sie eine ElsterOnline-Portal-Registrierung mit Zertifikatsdatei, so benötigen Sie als
Voraussetzung für den Belegabruf einen Abrufcode.
Der Abrufcode ist eine wiederverwendbare PIN und dient neben der bereits zum Zertifikat
existierenden PIN als zusätzliches Sicherheitsmerkmal. Der Abrufcode kann im Gegensatz zur
Zertifikats-PIN maximal 4 x hintereinander falsch eingegeben werden. Beim fünften Fehlversuch wird
der Abrufcode gesperrt und Sie müssen einen neuen Abrufcode beantragen. Es kann zu jedem
Zeitpunkt stets nur einen gültigen Abrufcode geben.
Einen Abrufcode benötigen Sie für folgende Aktionen beim Belegabruf:


zum Abruf Ihrer eigenen Belege und zum Abruf der Belege von einer anderen Person
zur Genehmigung eines Antrags im ElsterOnline-Portal (d. h. Antrag einer anderen Person zum
Abruf Ihrer Belege)
Sie erhalten einen Abrufcode automatisch, sobald Sie sich zur Teilnahme am Belegabruf anmelden
(oder indem Sie ihn manuell beantragen, vgl. Abschnitt 4.2.1 - Abrufcode beantragen).
Einen Abrufcode erhalten Sie ebenfalls automatisch, sollten Sie bei einer Antragstellung (vgl.
Abschnitt 4.3 - Berechtigung von einer anderen Person beantragen) noch keinen Abrufcode besitzen.
Der Abrufcode wird Ihnen von der Finanzverwaltung per Post zugestellt.
Hinweis:
Sollte der Brief nicht binnen 14 Tagen bei Ihnen ankommen, können Sie sich an die für Sie zuständige
Rechteverwaltungsstelle Ihres Landes wenden. Informationen und Kontaktdaten der
Rechteverwaltungsstellen erhalten Sie über die ELSTER-Hotline (vgl. Abschnitt 9 - Hilfe und Support ).
Sollten Sie noch vor dem Erhalt des Abrufcode-Briefes, der Ihnen automatisch nach der Anmeldung
zum Belegabruf zugestellt wird, einen neuen Abrufcode beantragt haben (weil Sie z. B. den Erhalt des
Briefes nach längerer Wartezeit nicht mehr erwarteten), so beachten Sie beim Erhalt eines
Abrufcode-Briefes unbedingt das genannte Antragsdatum des Codes. Sollten Sie den zuerst
beantragten, „alten“ und mittlerweile durch die Neubeantragung ungültigen Abrufcode verwenden,
erhalten Sie bei dessen Verwendung eine Fehlermeldung („ungültiger Abrufcode“). Bei fünfmaliger
Fehleingabe dieses Abrufcodes würden Sie damit auch unweigerlich Ihren neu beantragten, aktuell
gültigen Abrufcode sperren.
Warten Sie daher nach erneuter Abrufcode-Beantragung unbedingt auf den Brief mit dem zum
Antragsdatum passenden Abrufcode und verwenden Sie keinen zeitlich vorher beantragten.
13
4.2.1 Abrufcode beantragen
Um einen Abrufcode manuell zu beantragen, gehen Sie über die Seite „Dienste“  Unterpunkt
„Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“. Wählen Sie dort den Punkt „Abrufcode beantragen“
aus.
Hinweis:
Wenn Sie bereits einen Abrufcode beantragt haben (bspw. wird Ihnen bei der Anmeldung zum
Belegabruf automatisch ein Abrufcode zugeschickt) oder wenn Sie bereits einen Abrufcode besitzen,
wird dieser durch die Neubeantragung sofort ungültig. Es kann zu einem Zeitpunkt immer nur einen
gültigen Abrufcode geben.
Geben Sie Ihre PIN ein und klicken Sie dann auf Absenden. Der Abrufcode wird Ihnen anschließend
per Post zugestellt.
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4.2.2 Abrufcode stornieren
Um einen Abrufcode zu stornieren, gehen Sie über die Seite „Dienste“  Unterpunkt „Belegabruf
(vorausgefüllte Steuererklärung)“. Wählen Sie dort den Punkt „Abrufcode stornieren“ aus.
Hinweis:
Wenn Sie Ihren Abrufcode stornieren möchten - beispielsweise weil Sie der Meinung sind, dass er
ausgespäht wurde - beachten Sie bitte, dass Sie ohne Abrufcode nicht alle Funktionen des
Belegabrufs nutzen können, da der Belegabruf sowie das vollelektronische Genehmigen ohne
gültigen Abrufcode nicht möglich sind.
Sie können nach einer Stornierung erneut einen Abrufcode beantragen, hier ist jedoch eine Frist von
7 Tagen seit der letzten Beantragung einzuhalten (als Antrag gilt auch Ihre Anmeldung zum
Belegabruf). Eine erneute Beantragung ist innerhalb dieser 7-Tagesfrist nicht möglich.
Bitte PIN eingeben und auf Absenden klicken. Der bis dahin gültige Abrufcode wird mit sofortiger
Wirkung gesperrt.
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4.3 Berechtigung von einer anderen Person beantragen
Grundsätzlich benötigen Dateninhaber, d. h. Belegabruf-Teilnehmer, deren Daten von anderen
Personen abgerufen werden, keine ElsterOnline-Portal-Registrierung. Lediglich der entsprechende
Datenabholer benötigt ein ElsterOnline-Konto mit Identifikationsnummer, um auf diesem Wege die
Berechtigung für den Dateninhaber zu beantragen.
Wenn Sie für eine andere Person die Berechtigung zum Belegabruf erlangen wollen (z. B. für
Ehegatte, Lebensgefährte oder Kinder), können Sie dies folgendermaßen beantragen:
Wählen Sie hierzu im Menüpunkt „Dienste“  Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte
Steuererklärung)“  den Punkt „Berechtigung von einer anderen Person beantragen“ aus.
Hier sind die Identifikationsnummer und das Geburtsdatum der Person einzugeben, für die Sie
Belege abrufen möchten.
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Die Vergabe eines Ordnungsbegriffs ist in den Fällen hilfreich, wenn Sie z. B. für mehrere Personen
die Berechtigung erlangen möchten. In diesem Fall vergeben Sie für die einzelnen Personen jeweils
einen unterscheidbaren Ordnungsbegriff (z. B. Name der Person). So können Sie die Personen in
Ihrer Berechtigungsübersicht (vgl. Abschnitt 4.5 - Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen)
besser zuordnen. Vergeben Sie keinen Ordnungsbegriff, so wird Ihnen in der Berechtigungsübersicht
zur entsprechenden Berechtigung nur die Identifikationsnummer des Dateninhabers angezeigt. Ein
nachträgliches Vergeben des Ordnungsbegriffs ist nicht möglich.
Die gewünschte Gültigkeit der Berechtigung kann im entsprechenden Feld „Gültigkeit bis
(TT.MM.JJJJ)“ eingetragen werden. Beim Erreichen der Gültigkeitseinschränkung wird die
Berechtigung zum Belegabruf automatisch widerrufen, d. h. der Datenabrufer kann die Belege zu
dieser IdNr nicht mehr abrufen. Wird hingegen kein Datum eingetragen, ist die Berechtigung
unbefristet gültig.
Weiterhin besteht noch die Möglickeit, die Berechtigung auf bestimmte Veranlagungszeiträume
oder Zeiträume einzugrenzen. Falls Sie hier nichts ändern, gibt es keine Einschränkung für die
Berechtigung.
Auf der nächsten Seite die PIN eingeben und auf Absenden klicken. Auch hier bekommen Sie und die
andere Person eine Postfachnachricht in Ihr Postfacheingestellt – vorausgesetzt die andere Person
besitzt ein ElsterOnline-Portal-Konto.
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Genehmigung des Antrags durch den Dateninhaber:
Besitzt der Dateninhaber, für dessen Identifikationsnummer Sie die Berechtigung beantragen, bereits
ein IdNr-Konto im ElsterOnline-Portal (bei ELSTER-Basis-Registrierung mit gültigem Abrufcode), wird
ihm eine Postfachnachricht in sein Postfach eingestellt. Diese enthält den Hinweis, dass er die von
Ihnen beantragte Berechtigung im ElsterOnline-Portal über seine Berechtigungsliste genehmigen
kann, vgl. Abschnitt 4.4.1 - Genehmigen bzw. Ablehnen von Anträgen (vollelektronisch).
Freischaltung des Antrags durch den Datenabrufer (Antragsteller):
Sollte die Identifikationsnummer, für die Sie die Berechtigung beantragen, kein IdNr-Konto im
ElsterOnline-Portal besitzen, wird dem entsprechenden Dateninhaber per Post ein Brief mit einem
Freischaltcode zugestellt. Dieser enthält einen 12-stelligen Code, den er – sofern er Sie
bevollmächtigen möchte – an Sie weitergeben kann. Diesen Freischaltcode können Sie als
Antragsteller anschließend im ElsterOnline-Portal eingeben, um die Berechtigung zum Datenabruf für
die Belege der anderen Person freizuschalten, vgl. dazu Abschnitt 4.4.2 - Freischalten von Anträgen
(Briefersatzverfahren).
Sollte der Dateninhaber, für dessen Identifikationsnummer Sie die Berechtigung beantragen, zwar
ein IdNr-Konto im ElsterOnline-Portal mit ELSTER-Basis-Registrierung (Zertifikatsdatei) besitzen, sich
allerdings noch nicht zur Teilnahme am Belegabruf angemeldet oder noch keinen Abrufcode
beantragt haben, so wird ihm ebenfalls ein Freischaltcode per Post zugestellt.
Hinweis:
Datenabrufer und Dateninhaber (wenn dieser ein ElsterOnline-Konto zu seiner IdNr besitzt) erhalten
vor Ablauf der Gültigkeit der Berechtigung eine Postfachnachricht in Ihr ElsterOnline-Portal-Postfach
als Erinnerung eingestellt.
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4.4 Genehmigen/Ablehnen oder Freischalten von Anträgen
4.4.1 Genehmigen bzw. Ablehnen von Anträgen (vollelektronisch)
Voraussetzung:
Der Dateninhaber, d. h. die Person, deren Belege abgerufen werden sollen, besitzt ein IdNr-Konto im
ElsterOnline-Portal (bei ELSTER-Basis-Registrierung mit gültigem Abrufcode).
Wenn Sie einen Antrag genehmigen oder ablehnen wollen, den eine andere Person für den
Belegabruf Ihrer Belege gestellt hat, müssen Sie wie folgt vorgehen:
Wählen Sie hierzu im Menüpunkt „Dienste“  Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte
Steuererklärung)“  den Punkt „Berechtigungen für den Belegabruf“ aus.
Auf dieser Seite finden Sie in der Berechtigungsübersicht (vgl. hierzu auch Abschnitt 4.5 - Von
anderen Personen erhaltene Berechtigungen) unter „Anderen Personen erteilte Berechtigungen Offene Anträge“ eine Übersicht der gestellten Anträge. Diese können Sie genehmigen, indem Sie auf
das Häkchen-Symbol mit dem grünen Kreis klicken. Möchten Sie den Antrag ablehnen, dann klicken
Sie auf das Symbol mit dem roten Kreis.
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Wenn Sie den Antrag genehmigen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit über das Eingabefeld „Gültig
bis (TT.MM.JJJJ)“ die beantragte Gültigkeit anzupassen. Auch können Sie die Berechtigung auf
Veranlagungszeiträume einschränken. Danach bitte auf Prüfen und Absenden klicken.
Auf der Folgeseite bitte Ihre PIN und den Abrufcode eingeben und dann auf Absenden klicken. Ihnen
sowie dem Antragsteller wird zur Bestätigung jeweils eine Postfachnachricht in das Postfach
eingestellt. Jetzt haben Sie dem Antragsteller die Genehmigung erteilt, Ihre Belege abzurufen.
Hinweis:
Sollten Sie auf der Seite zur Genehmigung des Antrags (grünes Häkchen-Symbol) nur den Hinweis
erhalten, dass Sie für diesen Schritt einen Abrufcode benötigen, dann kann es hierfür folgende
Gründe geben:
1. Zum Zeitpunkt der Antragstellung durch den Datenabrufer hatten Sie noch nicht die
Voraussetzung für eine vollelektronische Genehmigung (z. B. noch kein ElsterOnline-Konto bzw.
noch keine Anmeldung zur Teilnahme am Belegabruf). In diesem Fall wurde Ihnen ein Brief mit
einem Freischaltcode auf postalischem Wege zugesandt. Übergeben Sie diesen dem Antragsteller,
der den nächsten Schritt zur Aktivierung der Berechtigung ausführt (vgl. dazu Abschnitt 4.4.2 Freischalten von Anträgen (Briefersatzverfahren)).
2. Ihr Abrufcode, den Sie zum Zeitpunkt der Antragstellung hatten, ist jetzt nicht mehr gültig, weil
Sie ihn evtl. fünf Mal falsch eingegeben oder storniert haben. In diesem Fall beantragen Sie bitte
einen neuen Abrufcode.
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Möchten Sie einen Antrag ablehnen, reicht es aus, wenn Sie Ihre PIN eingeben und auf Absenden
klicken. Für das Ablehnen eines Antrages benötigen Sie keinen Abrufcode.
Ihnen sowie dem Antragsteller wird zur Bestätigung der Ablehnung jeweils eine Postfachnachricht in
das ElsterOnline-Postfach eingestellt.
Hinweis:
Nicht genehmigte oder abgelehnte Anträge verfallen automatisch nach einer Frist von 90 Tagen.
4.4.2 Freischalten von Anträgen (Briefersatzverfahren)
Voraussetzung:
Der Dateninhaber besitzt entweder gar kein IdNr-Konto im ElsterOnline-Portal oder hat ein IdNrKonto, aber besitzt aktuell keinen gültigen Abrufcode.
Demnach ist kein vollelektronisches Genehmigungsverfahren eines Antrags im ElsterOnline-Portal
möglich. Hier greift das Briefersatzverfahren. Haben Sie für eine Identifikationsnummer einen Antrag
gestellt, wird dem Dateninhaber automatisch ein Freischaltcode-Brief per Post zugestellt. Dieser Brief
enthält einen 12-stelligen Code, den der Dateninhaber - sofern er Sie bevollmächtigen möchte - an
Sie (den Antragsteller) weiter gibt. Anschließend können Sie den Freischaltcode im ElsterOnlinePortal eingeben, um die Berechtigung zum Datenabruf für die Belege der anderen Person
freizuschalten. Dazu gehen Sie in Ihre Berechtigungsübersicht, vgl. Abschnitt 4.5 - Von anderen
Personen erhaltene Berechtigungen.
Der Freischaltcode kann maximal 4 x falsch hintereinander eingegeben werden. Beim fünften
Fehlversuch wird der Freischaltcode deaktiviert. Damit ist sowohl der Freischaltcode als auch der
entsprechende Berechtigungsantrag hinfällig. In diesem Fall müssen Sie erneut einen Antrag stellen.
21
Unter dem Punkt „Von anderen erhaltene Berechtigungen“ sehen Sie unter „Offene Anträge“ den
entsprechenden Antrag.
Um zur Eingabe des Freischaltcodes zu gelangen, klicken Sie auf das grüne Häkchen-Symbol hinter
dem entsprechenden Antrag.
22
Durch die Eingabe des Freischaltcodes können Sie die Berechtigung freischalten. Anschließend auf
Weiter klicken, um fortzufahren und die Berechtigung freizuschalten.
Hinweis:
Wird der Freischaltcode nicht weiter- bzw. eingegeben, verfällt der Antrag nach einer Frist von
90 Tagen.
4.5 Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen
Sie können sich eine Übersicht über erhaltene Berechtigungen zum Abruf von Belegen anderer
Personen anzeigen lassen. In der Übersicht „Berechtigungen für den Belegabruf“ werden offene,
genehmigte, stornierte, widerrufene und abgelaufene Anträge aufgelistet.
Abgelehnte Anträge und abgelaufene oder zurückgezogene Anträge werden hier für die Dauer von
90 Tagen aufgelistet.
Wählen Sie hierzu im Menüpunkt „Dienste“  Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte
Steuererklärung)“  den Punkt „Berechtigungen für den Belegabruf“ aus.
Anschließend bitte PIN eingeben und auf Absenden klicken.
Danach wird Ihnen folgende Übersicht angezeigt (variiert je nach Ihren Berechtigungen und
Anträgen):
23
24
4.6 Anderen Personen erteilte Berechtigungen
Sie können sich eine Übersicht über die von Ihnen erteilten Berechtigungen für andere Personen
anzeigen lassen. In der Übersicht „Berechtigungen für den Belegabruf“ werden offene Anträge,
abgelehnte Anträge und abgelaufene oder zurückgezogene Anträge aufgelistet.
Wählen Sie hierzu im Menüpunkt „Dienste“  Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte
Steuererklärung)“ den Punkt „Berechtigungen für den Belegabruf“ aus.
Das weitere Vorgehen entspricht Abschnitt 4.5 - Von anderen Personen erhaltene Berechtigungen.
4.7 Besonderheit: Belegabruf mit Organisations-Steuernummer
Grundsätzlich ist die Teilnahme am Belegabruf bzw. der Belegabruf eigener Daten nur mit IdNr-Konto
und somit persönlichem Zertifikat möglich. Mit einer Steuernummer-Registrierung (persönliches
Zertifikat) ist dies nicht möglich.
Als Ausnahme ist hier jedoch die Registrierung mit einer Organisations-Steuernummer zu nennen.
Dies gilt in erster Linie für Steuerberater und Lohnsteuerhilfevereine, nicht für Privatpersonen.
Mit dieser Organisations-Steuernummer, d. h. nicht persönlichen Steuernummer-Registrierung ist es
ebenfalls möglich, am Belegabruf teilzunehmen. Allerdings kann lediglich für andere IdNrn der
Belegabruf beantragt und durchgeführt werden. Eine Belegsammlung zur OrganisationsSteuernummer ist nicht möglich.
25
5 Belege abrufen/anzeigen
Nachdem Sie sich für zur Teilnahme am Belegabruf angemeldet haben, können Sie auf zwei
unterschiedlichen Wegen Belege abrufen und anzeigen lassen. Zum einen ist dies möglich über die
Seite „Dienste“. Hier ist allerdings lediglich der Belegabruf die Beleganzeige möglich, nicht das
anschließende Einfüllen in das Einkommensteuer-Formular. Dies wiederum kann nur direkt über die
Seite „Formulare“ getätigt werden, vgl. dazu Abschnitt 6 - Belege einfüllen (EinkommensteuerFormular).
Um eigene oder fremde Belege abzurufen, klicken Sie im Menü auf den Punkt „Dienste“ 
Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ und wählen Sie anschließend „Abrufen von
Belegen“ aus.
26
Ihnen wird nun die Liste der elektronischen Belege angezeigt. Haben Sie in Ihrer aktuellen LoginSession (Arbeitssitzung) zuvor noch keine Belege abgerufen, ist die Liste leer.
Hinweis:
Session/Arbeitssitzung: Sie befinden sich solange in einer aktiven Arbeitssitzung, solange Sie sich
nicht aktiv ausgeloggt haben bzw. Sie nicht auf Grund des Ablaufs der noch gültigen Sitzungsdauer
(siehe Kästchen Sicherheitshinweis in der linken Menüspalte unten) automatisch ausgeloggt wurden.
Um die Belege abzurufen, klicken Sie auf den Belege abrufen-Button.
Es sind anschließend die IdNr, für die Sie die Belege abrufen wollen, sowie der Veranlagungszeitraum
auszuwählen.
Hinweis:
Es können Belege ab dem Veranlagungszeitraum 2012 abgerufen werden.
27
Tipp:
Sollten Sie Belege für Ihre eigene Identifikationsnummer abrufen wollen, nutzen Sie die Eingabehilfe
direkt unter dem Feld.
Anschließend bitte PIN und Abrufcode (nur bei Verwendung einer Zertifikatsdatei einzugeben)
eingeben und auf den Weiter-Button klicken. Ihnen wird anschließend die Liste der elektronischen
Belege angezeigt.
Hinweis:
Auch wenn Sie die Belege für eine andere Person abrufen wollen, geben Sie hier Ihre persönliche PIN
und Ihren persönlichen Abrufcode ein. Der Abrufcode des Dateninhabers funktioniert hier nicht!
28
Es besteht keine Erkennungsmöglichkeit, ob die gesammelten Belege zu einer Identifikationsnummer
in Bezug auf Existenz und Anzahl vollständig sind. Belege wie z. B. Lohnsteuerbescheinigungen
werden bei einer Aktualisierung in den Datenspeichern - beispielsweise Arbeitgeber übermittelt eine
aktualisierte Lohnsteuerbescheinigung - automatisch an den zentralen Belegspeicher der Finanzverwaltung gesendet. Sie stehen dann frühestens am Folgetag wieder zum Abruf zur Verfügung.
Der graue Informationskasten oberhalb der Liste der Belege zeigt Ihnen an, ob der Belegabruf
erfolgreich war und wie viele Belege zur abgefragten Identifikationsnummer gefunden wurden.
Hinweis:
Alle Belege, die in einer Login-Session (Arbeitssitzung) abgerufen werden - auch für verschiedene
Identifikationsnummern - werden in dieser Belegliste angezeigt.
Über den Anzeigen-Button können Sie sich die einzelnen Belege anzeigen lassen.
Auf dieser Seite können Sie über den Button Belege abrufen außerdem einen neuen Belegabruf
starten. Entweder um die bereits abgerufenen Belege zu aktualisieren, oder um zusätzlich Belege für
eine weitere Identifikationsnummer abzurufen.
29
Beispielbeleg einer Lohnsteuerbescheinigung:
Nach einem „Logout“ aus dem ElsterOnline-Portal bzw. beim nächsten „Login“ müssen die Belege
erneut abgerufen werden, da sie nur für die Dauer einer aktiven Arbeitssitzung angezeigt werden.
Grund dafür ist, dass sich die Belege in der Zeit zwischen zwei Sitzungen geändert haben könnten
(z. B. hat Ihr Arbeitgeber eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und diese steht Ihnen
nun zum Abruf bereit). Belegdaten können im ElsterOnline-Portal nur nach Einfüllen in das
Einkommensteuer-Formular über die Dauer einer Sitzung hinaus (in Form von eingefüllten Werten)
gespeichert werden.
30
6 Belege einfüllen (Einkommensteuer-Formular)
Hinweis:
Das Abrufen und Einfüllen von Belegen ist nur möglich, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:


Die Identifikationsnummer, für die Sie Daten abrufen möchten, ist zum Belegabruf
angemeldet (vgl. Abschnitt 4.1 - Anmeldung und Teilnahme am Belegabruf).
Ihnen wurde für diese Identifikationsnummer - sofern es nicht Ihre eigene ist - eine gültige
Abrufberechtigung erteilt (vgl. Abschnitt 4.5 - Von anderen Personen erhaltene
Berechtigungen).
Um die gesammelten Belege in das Einkommensteuer-Formular zu übernehmen, gehen Sie im
ElsterOnline-Portal über die Seite „Formulare“ und wählen Sie dort den Punkt „Einkommensteuer“
aus.
Geben Sie anschließend bitte die Steuernummer, für die Sie die Erklärung ausfüllen wollen, ein und
wählen Sie das Kalenderjahr aus.
31
Im nächsten Schritt können Sie sich entscheiden, ob Sie die Formulardaten aus früheren Abgaben
einfüllen lassen wollen. Sollten entsprechende Daten vorhanden sein, ist dies selbstverständlich
möglich, auch wenn Sie vorhaben, die Daten im Folgenden ggfs. mit den neuen, abgerufenen
Belegdaten zu überschreiben.
Andernfalls klicken Sie den Weiter ohne Übernahme-Button. In beiden Fällen gelangen Sie nun zur
Anlagenauswahlseite.
Wählen Sie hier die von Ihnen benötigten Anlagen aus und klicken Sie anschließend auf „Weiter zur
Eingabe“.
32
Sie befinden sich nun im Eingabebildschirm zum Einkommensteuer-Formular. Damit beim Wechsel
auf eine andere Seite im Formular keine Fehlermeldungen angezeigt werden, klicken Sie am besten
gleich zu Beginn die für Ihre Erklärung passenden Kästchen auf der Startseite des Formulars an (siehe
Markierung im Bild unten). Sie können die Online-Hilfe über einen Klick auf ein Fragezeichen
aufrufen.
Hinweis:
Wichtig ist, dass Sie nach dem Ausfüllen der Startseite zuerst Ihre bzw. die Identifikationsnummer
der Person manuell in das Einkommensteuer-Formular eintragen, deren Belegdaten Sie in das
Formular übernehmen möchten. Die Identifikationsnummer ist für die Datenübernahme eine
notwendige Referenz. Solange diese Referenz nicht eingetragen ist, können Sie zwar Belege abrufen,
diese allerdings noch nicht in das Formular übernehmen.
33
Geben Sie daher anschließend zuerst die Identifikationsnummer ein, für die Sie die Belege abrufen
und in das Einkommensteuer-Formular einfüllen möchten. Klicken Sie dafür in der Anlagenübersicht
unter „Hauptvordruck“ auf „Steuerpflichtige Person“.
Sollten Sie die Angaben auf der Startseite nicht vollständig gemacht haben, weil Sie diese zum
Beispiel erst später ausfüllen wollen, so erscheint vor dem Laden der neuen Seite eine
Fehlermeldung. Wählen Sie Später korrigieren, um zur Eingabe der Identifikationsnummer zu
gelangen.
Geben Sie hier in das Feld „Identifikationsnummer“ die IdNr ein:



für die Sie eine gültige Berechtigung haben,
deren Belege Sie abrufen wollen und
deren Steuererklärung Sie aktuell ausfüllen möchten.
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Möchten Sie zusätzlich Belegdaten z. B. für Ihren Ehegatten/Partner in das gleiche
Einkommensteuer-Formular einfüllen, so tragen Sie auch dessen Identifikationsnummer in die
Formularseite 2 „Nur bei Zusammenveranlagung: Ehefrau/Lebenspartner(in) B“ des Hauptvordrucks
ein.
Um zu den Belegen zu gelangen, klicken Sie auf der Navigationsseite auf Belegdaten
abrufen/übernehmen. Falls nun eine Fehlermeldung erscheint, so fehlen noch Angaben auf der
aktuellen Seite, die sie auch später einfügen können. Klicken Sie hierzu auf Später korrigieren. Durch
die Übernahme von Belegen der Belegart „Stammdaten“ können diese Fehler größteils korrigert
werden.
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So gelangen Sie in die Liste der elektronischen Belege. Sollten Sie in der aktuellen Session
(Arbeitssitzung) zuvor bereits Belege für das für dieses Einkommensteuer-Formular gewählte
Kalenderjahr abgerufen haben (vgl. Abschnitt 5 - Belege abrufen/anzeigen), werden Ihnen diese hier
angezeigt. Haben Sie dies noch nicht getan oder zuvor nur Belege für abweichende Kalenderjahre
abgerufen, ist diese Liste noch leer und Sie können die Belege direkt über den Button „Belege
abrufen“ (unten rechts) abrufen.
Nach Eingabe der Identifikationsnummer sind aus Sicherheitsgründen erneut die PIN sowie Ihr
persönlicher Abrufcode (bei Zertifikatsdatei) einzugeben, um den Belegabruf zu starten. Das
Veranlagungsjahr ist durch Ihre Wahl des Kalenderjahres beim Einstieg in das EinkommensteuerFormular bereits vorbelegt. Nur die zum Veranlagungsjahr passenden Belege können in das Formular
übernommen werden.
Hinweis:
Die Liste der Belege im Einkommensteuer-Formular zeigt nur jene abgerufenen Belege an, die auch in
Bezug auf das passende Kalenderjahr in das Formular eingefüllt werden können. Unter „Dienste“ 
Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ abgerufene Belege anderer
Veranlagungsjahre werden hier herausgefiltert und nicht angezeigt. Diese Belege können Sie aber
weiterhin unter „Dienste“  Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ anzeigen,
sofern Sie sich noch in der gleichen Login-Session (Arbeitssitzung) befinden.
Die anschließend erscheinende Liste unterscheidet sich nun von der „Liste elektronischer Belege“
unter der Seite „Dienste“ (vgl. Abschnitt 5 - Belege abrufen/anzeigen) durch den zusätzlichen
Übernehmen-Button hinter dem jeweiligen Beleg.
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Der graue Informationskasten oberhalb der Liste der Belege zeigt Ihnen an, ob der Belegabruf
erfolgreich war und wie viele Belege zur abgefragten Identifikationsnummer gefunden wurden.
Um den Beleg in die Einkommensteuererklärung zu übernehmen, klicken Sie auf Übernehmen.
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Anschließend wird Ihnen die Übernahme der Belege angeboten. Die folgende Grafik zeigt dies am
Beispiel eines Lohnsteuerbescheinigung-Belegs:
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Bitte beachten Sie in dieser Anzeige den Text im Informationskasten oberhalb der Beleganzeige:
Hinweis:
Die unter dem Absatz „Beleginhalte ohne Zuordnung“ aufgeführten Daten, werden zwar im Rahmen
des Belegabrufs geliefert, sind aber aus steuerfachlichen Gründen nicht dafür vorgesehen,
automatisch in die Einkommensteuererklärung übernommen zu werden.
Sie können nun entscheiden, welche der Daten Sie in die Steuererklärung übernehmen möchten. Um
das Häkchen „In die Steuererklärung übernehmen“ bei einzelnen Werten ggfs. zu entfernen, klicken
Sie auf das Pfeil-Symbol am Anfang der entsprechenden Zeile und entfernen Sie das Häkchen
manuell.
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Um angezeigt zu bekommen, an welchen Stellen die Daten anschließend automatisch in das
Formular eingefüllt werden, klicken Sie auf das blaue Informationszeichen, hinter „In die
Steuererklärung übernehmen“. Daraufhin erscheint eine weitere Ebene mit den entsprechenden
Informationen.
Um die ausgewählten Daten in die Einkommensteuererklärung zu übernehmen, klicken Sie
schließlich auf den Button Daten übernehmen am unteren Seitenende rechts.
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Damit werden Sie wieder auf die Seite mit der Belegliste weitergeleitet und es erscheint folgende
Information:
Wurde der Beleg erfolgreich eingefüllt, ist er anschließend in der Belegliste mit einem grünen
Häkchen als „eingefüllt“ gekennzeichnet. Erscheint ein rotes X vor dem Beleg, bedeutet dies, dass er
nicht in das Formular übernommen werden konnte.
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Sollten Sie die eingefüllten Daten nochmals überprüfen wollen, kehren Sie mit Zurück zum Formular
zum Formular zurück. Dort klicken Sie in der Navigation des Einkommensteuer-Formulars auf die
entsprechende Formular-Seite.
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Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft eine durch den Belegabruf automatisch in das Formular
eingefüllte Lohnsteuerbescheinigung:
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7 Belegabruf-Teilnahme beenden
Die Teilnahme am Belegabruf zu beenden bedeutet, dass Sie Ihre eigenen Belege nicht mehr abrufen
können.
Um dies zu erreichen, wählen Sie den Menüpunkt „Dienste“, Unterpunkt „Belegabruf (vorausgefüllte
Steuererklärung)“ und anschließend „Berechtigungen für den Belegabruf“ aus. Ihnen wird nun die
Liste Ihrer Berechtigungen zum Belegabruf angezeigt.
Wenn Sie nicht mehr am Belegabruf teilnehmen möchten, klicken Sie auf den Teilnahme beendenButton oberhalb der Berechtigungen unter dem Punkt „Teilnahme am Belegabruf“.
Hinweis:
Bestehen allerdings noch von Ihnen „anderen Personen erteilte Berechtigungen“ zum Belegabruf, so
wird die Belegsammlung zu Ihrer Identifikationsnummer fortgeführt. Erst wenn keine gültigen
Berechtigungen zu einer Identifikationsnummer mehr existieren, wird die Belegsammlung für diese
gestoppt. Berechtigungen können Sie über Anklicken des Papierkorb-Symbols hinter der jeweiligen
Berechtigung in der Berechtigungsliste widerrufen.
Mit der Löschung aller aktiven „anderen Personen erteilte Berechtigungen“ sowie der Beendigung der
eigenen Teilnahme wird die Belegsammlung zu Ihrer Identifikationsnummer gestoppt und Ihre Daten
aus der Belegabruf-Datenbank gelöscht.
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8 Abrufcode-Historie
In der Abrufcode-Historie können Sie nachschauen, wann Sie einen Abrufcode beantragt bzw. diesen
wieder storniert haben und ob Sie einen aktiven Abrufcode besitzen.
Zu der Abrufcode-Historie gelangen Sie, indem Sie den Menüpunkt „Dienste“, Unterpunkt
„Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ und hierauf „Abrufcode-Historie“ auswählen.
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In der Abrufcode-Historie wird Ihnen mitgeteilt, ob Sie einen gültigen Abrufcode besitzen und wann
dieser von Ihnen beantragt wurde. Des Weiteren sehen Sie das Antragsdatum und Sperrdatum aller
von Ihnen bisher beantragten Abrufcodes sowie den Sperrgrund.
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9 Hilfe und Support
Die ELSTER-Hotline und der ELSTER-Support stehen Ihnen für Fragen und Hilfe zur Verfügung. Sollten
Sie Fragen zum Belegabruf haben, wenden Sie sich bitte direkt an die ELSTER-Hotline:
ELSTER-Hotline
Telefon: 0800 52 35 055
E-Mail: [email protected]
Auf der Informationsseite zum Belegabruf im Internet unter www.elster.de/Belegabruf finden Sie im
Download-Bereich außerdem eine Liste der häufig gestellten Fragen, die sog. „FAQ-Liste“. Diese gibt
Antworten auf spezielle Fragen rund um den Belegabruf.
10 Glossar
Abrufcode
Der Abrufcode ist eine 10-stellige, wiederverwendbare PIN und
dient neben der bereits zum Zertifikat existierenden PIN als
zusätzliches Sicherheitsmerkmal. Er wird bei einer ElsterOnlinePortal-Registrierung mit Zertifikatsdatei zum Belegabruf benötigt.
Bei einer Eingabe des Abrufcodes ist auch der Bindestrich in der
Mitte zu berücksichtigen, so dass insgesamt 11 Zeichen
eingegeben werden.
Datenabrufer
Der Datenabrufer ist die Peron, die aktiv Daten abruft (eigene
Belege oder die einer anderen Person). Der Datenabrufer muss
über eine IdNr-Registrierung im ElsterOnline-Portal verfügen.
Dateninhaber
Eine Person ist Dateninhaber, wenn ihrer Identifikationsnummer
Daten zugeordnet sind.
ELSTER-Basis
Registrierungsart in ElsterOnline-Portal mit Zertifikatsdatei
ELSTER-Spezial
Registrierungsart in ElsterOnline-Portal mit Sicherheitsstick
ELSTER-Plus
Registrierungsart in ElsterOnline-Portal mit Signaturkarte
Freischaltcode
Der Freischaltcode ist ein 12-stelliger, einmal zu verwendender
Schlüssel zur Freischaltung eines Berechtigungsantrags.
Identifikationsnummer (IdNr)
Die steuerliche Identifikationsnummer besteht aus 11 Zahlen und
ist eine bundeseinheitliche und dauerhafte Identifikationsnummer
von in Deutschland gemeldeten Bürgern für Steuerzwecke.
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