Projektdokumentation

Berufsakademie Sachsen
Laser & Co. Computer GmbH
Staatliche Studienakademie Bautzen
Promendanenring 8
Studienrichtung Wirtschaftsinformatik
02708 Löbau
Entwurf und Realisierung
des Add-On’s Projektmanagement
in SiSy
Diplomarbeit zur Erlangung
des Grades Diplom-Wirtschaftsinformatikerin (BA)
eingereicht von
Anett Schwarz
Seminargruppe BW 99 WI
Studien-Nr. 99WI26
am 09.08.2002
Prüfer und Gutachter:
Herr Dr.-Ing. Bernd Schildwach, Staatliche Studienakademie Bautzen
Herr Dipl. Ing.-Päd. Alexander Huwaldt, Laser & Co. Computer GmbH, Löbau
3
Bibliografische Beschreibung und Autorenreferat
SCHWARZ, Anett: Entwurf und Realisierung des Add-On’s Projektmanagement
in SiSy, Berufsakademie Sachsen, Staatliche Studienakademie Bautzen, Studienrichtung Wirtschaftsinformatik, Diplomarbeit, 2002
61 Seiten, 13 Literaturquellen, 7 Anlagen
Die vorliegende Arbeit beinhaltet die Umsetzung der Aufgaben des Projektmanagements in SiSy. Diese Software soll um ein Add-On erweitert werden, welches das Projektmanagement unterstützt. In Kapitel 2 werden die Grundlagen
der für dieses Add-On relevanten Elemente des Projektmanagements beschrieben. Kapitel 3 und 4 beinhaltet die Möglichkeiten der Umsetzung dieser
Elemente. Dabei wird zwischen bereits in SiSy vorhandenen Komponenten,
Kapitel 3, und noch nicht vorhandenen Komponenten, Kapitel 4, unterschieden.
Vorhandene Sichten und Funktionalitäten werden in Kapitel 3 analysiert, Verwendungsmöglichkeiten aufgezeigt, Defizite aufgeführt und Änderungen vorgeschlagen. Dabei steht als Ziel ein vollständiges Konzept für das Add-On Projektmanagement im Vordergrund. Dieses soll dem Anwender die Möglichkeit
bieten, Projektmanagement mit SiSy gezielt anzuwenden. Im Schlussteil werden kurz die in der Arbeit genannten Anforderungen an die Umsetzung zusammengefasst.
4
Inhalt
Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen und Begriffe ...................................6
1
Einleitung .................................................................................................7
2
Anforderungen an das Projektmanagement in SiSy.................................8
2.1
Grundlegende Begriffe..........................................................................8
2.1.1
Projekt............................................................................................8
2.1.2
Projektmanagement.....................................................................10
2.1.3
Projektlebenszyklus .....................................................................11
2.2
Anwendbare Methoden zur Entscheidungs-/Lösungsfindung.............11
2.3
Projektziele .........................................................................................12
2.4
Projektstrukturierung...........................................................................12
2.5
Ressourcenmanagement....................................................................14
2.5.1
Projektorganisation ......................................................................14
2.5.2
Termin- und Ablaufplanung..........................................................19
2.5.3
Projektkosten- und Mittelplanung.................................................21
2.6
Dokumentenmanagement ..................................................................23
2.7
Informationsmanagement ...................................................................26
2.8
Qualitätsmanagement und Qualitätsplanung......................................27
2.9
Konfigurationsmanagement und Konfigurationsplanung ....................28
2.10
Verifizierungs- und Validierungsplanung ............................................30
2.11
Projektcontrolling und Projektverfolgung ............................................32
3
Realisierung des Add-On’s PM anhand eines Soll-Ist-Vergleichs ..........34
3.1
Projektziele .........................................................................................34
3.2
Projektstrukturierung...........................................................................36
3.3
Projektorganisation .............................................................................38
3.4
Termin- und Ablaufplanung ................................................................39
3.5
Kosten- und Mittelplanung ..................................................................41
3.6
Dokumentenmanagement ..................................................................43
3.7
Projektinformationssystem..................................................................44
3.8
Qualitätsmanagement und Qualitätsplanung......................................46
3.9
Konfigurationsmanagement und Konfigurationsplanung ....................47
3.10
Projektüberwachung ...........................................................................48
5
4
Realisierung des Add-On’s PM anhand neuer Komponenten ................50
4.1
Projektlebenszyklus ............................................................................50
4.2
Entscheidungsfindung durch Mind Mapping .......................................52
4.2.1
Grundlagen des Mind Mapping....................................................52
4.2.2
Umsetzung dieser Technik in SiSy ..............................................53
4.3
5
Verifizierungs- und Validierungsplanung ............................................55
Zusammenfassung.................................................................................55
Literatur- und Quellenverzeichnis .....................................................................58
Tabellenverzeichnis ..........................................................................................59
Abbildungsverzeichnis ......................................................................................60
Anlagenverzeichnis...........................................................................................61
6
Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen und Begriffe
EDV
-
Elektronische Datenverarbeitung
EN
-
Europäische Norm
EtAP
-
Entscheidungstechnik, Analysetechnik, Portfolio
FAZ
-
frühester Anfangszeitpunkt
FEZ
-
frühester Endzeitpunkt
GPM
-
Geschäftsprozessmodellierung
HTML
-
Hypertext Markup Language
IT
-
Informationstechnik
KM
-
Konfigurationsmanagement
NPT
-
Netzplantechnik
PM
-
Projektmanagement
ProGen -
Projektgenerierung
PSP
-
Projektstrukturplan
QM
-
Qualitätsmanagement
SADT
-
Structured Analysis and Design Technique
SAZ
-
spätester Anfangszeitpunkt
SEZ
-
spätester Endzeitpunkt
SiSy
-
Simple System
V&V
-
Verifizierung & Validierung
VGM
-
Vorgehensmodell
7
1
Einleitung
Das Projektmanagement findet seinen Ursprung im Militärbereich, z.B. beim
Bau der ersten Atombombe sowie in der Raum- und Luftfahrt. Diese komplexen
Probleme mussten überschaubar gemacht und vereinfacht werden. Die damals
angewandten Tätigkeiten wurden im Laufe der Zeit erweitert und verbessert.
Aus diesem Grunde sollte das Projektmanagement nicht als Theorie bezeichnet
werden, da Theorien solange bestehen bis das Gegenteil bewiesen wird bzw.
ist. Beim Projektmanagement jedoch gibt es keine Gegenteile, denn die Methoden des Projektmanagements werden individuell, d.h. je nach Projekt, angewandt und im Laufe der Zeit und Erfahrung weiterentwickelt.
Die Firma Laser & Co. Computer GmbH entwickelt seit 1988 das Anwendungssystem SiSy, Simple System. Seit 1996 ist dieses Produkt auf dem Markt. Im
Laufe der Jahre wurde es immer mehr erweitert, da sich die wirtschaftlichen
Interessen veränderten und weiter ändern. SiSy bietet seinen Anwendern derzeit Vorgehensmodelle für prozessorientiertes Qualitätsmanagement, für Geschäftsprozessmodellierung und -optimierung und für Software Engineering,
sowohl strukturiert als auch objektorientiert. Je nach Bedarf werden einzelne
Add-Ons ausgehändigt, die die genannten Vorgehensmodelle mit zusätzlichen
Funktionalitäten unterstützen.
Da in unserer heutigen Wirtschaft das Projektmanagement immer mehr an Bedeutung gewinnt, soll ein Add-On Projektmanagement für SiSy entwickelt und
eingeführt werden. Hierzu zählen die Analyse bereits vorhandener Komponenten, deren Ausbau sowie das Einführen neuer Komponenten. Die Konzeptionen
und Realisierungsmöglichkeiten für dieses Add-On werden im Rahmen dieser
Arbeit beschrieben. Dabei werden grundlegende Prinzipien des Projektmanagements, die als Anforderungen an die Umsetzung in SiSy gestellt werden, erläutert und ein Bezug zu einer Umsetzung zum Add-On wird hergestellt. Die
Umsetzung beschränkt sich auf ein reines Add-On, welches nicht im Zusammenhang mit anderen Vorgehensmodellen aus SiSy in Verbindung steht.
8
2
Anforderungen an das Projektmanagement in SiSy
Das Projektmanagement (PM) ist ein sehr umfassendes Thema. Aus diesem
Grund werden in den folgenden Punkten neben grundlegenden Begriffen nur
die Komponenten des PM erläutert, die für diese Aufgabenstellung relevant
sind. Für SiSy sind hier vorwiegend die Elemente der Projektplanung von Bedeutung, da diese sehr gut dargestellt werden können.
2.1
Grundlegende Begriffe
2.1.1
Projekt
Laut DIN 69901 ist ein Projekt ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.
Zielvorgabe; zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation“. Die
vollständigen Titelbezeichnungen der in dieser Arbeit verwendeten DIN-Normen
sind in Anlage 1 aufgeführt.
Da die Definitionen vom Projektbegriff je nach Autor abweichen, gibt folgende
Übersicht einen Überblick über die Charakteristik von einem Projekt (Quelle:
[1]):
-
Einmaligkeit: Ein Projekt ist keine Routinetätigkeit, d.h. kein Vorgang der
nach festen Regeln wiederholend abläuft.
-
Zusammensetzung von Teilaufgaben und hohe Komplexität: Ein Projekt
ist keine einfache Aufgabe die nicht zerlegbar ist, d.h. von einem Projekt
wird erst gesprochen, wenn die Komplexität hoch genug ist, um die Aufgabe
(sprich das Projekt) in Teilaufgaben (auch: Teilprojekte) zu zerlegen.
-
Interdisziplinarität: Interdisziplinarische Zusammensetzung ist die Zusammenstellung eines Projektteams aus den unterschiedlichsten Bereichen des
Unternehmens, um deren unterschiedliche menschlichen und fachlichen
Stärken zum Erreichen des Projektzieles zu nutzen. (Quelle: [2])
-
Teamarbeit: Bearbeitet nur eine Person eine Aufgabe, kann diese Aufgabe
nicht als Projekt im definierten Sinne bezeichnet werden. Auf die Arbeit mit
und in Teams wird viel Wert gelegt, da eine einzelne Person nicht über das
gesamte Wissen verfügt, welches für die Durchführung eines Projekts erforderlich ist.
-
Konkurrenz: Ein Projekt ist Teil eines Betriebsablaufs. Dieser Betriebsablauf ist durch wiederkehrende Vorgänge charakterisiert. Diese konkurrieren
mit einem bzw. mehreren Projekten um die Ressourcen die dem Unternehmen zur Verfügung stehen.
9
-
Mindestdauer bzw. Mindestaufwand: Damit von einem Projekt gesprochen werden kann, muss ein gewisser Umfang, der an Zeit oder Aufwand
gemessen wird, erreicht werden.
-
Höchstdauer bzw. Höchstaufwand: Besonders die Ressourcen Zeit und
Aufwand stehen nur in einem beschränkten Rahmen zur Verfügung. Wird
dieser Rahmen überschritten, kann nicht mehr von einem Projekt gesprochen werden und das Projektmanagement ist nicht mehr anwendbar.
-
Definierter Anfang und definiertes Ende: Für ein Projekt ist ein Zeitpunkt
und ein Ziel vorgegeben. Der Abschluss eines Projekts erfolgt zu einem definierten Endzeitpunkt mit einem definierten Ergebnis. Wenn ein Abschluss
nicht termingerecht erfolgt, gilt ein Projekt als gescheitert.
Während der Dauer eines Projekts sind bestimmte Projektparameter zu beachten, besonders Qualität, Kosten und Zeit. Denn erst wenn ein Projekt
-
mit dem vorgegebenen Qualitätsstandard,
-
im Budgetrahmen und
-
am oder vor Abschlusstermin
abgeschlossen wird, kann dieses Projekt als erfolgreich bezeichnet und gewertet werden (Quelle: [3]).
Ein Projekt kann von innen (internes Projekt) oder von außen (externes Projekt)
ausgelöst werden. Interne Projekte werden von einem Unternehmen selbst bewirkt. Beispiele dafür sind Investitionsvorhaben, Maßnahmen im Bereich der
Forschung & Entwicklung, EDV1)-Einführungsprojekte, Produkt- oder Organisationsentwicklungsvorhaben und Veränderungsprojekte in Bezug auf Geschäftsprozessoptimierung. Externe Projekte werden dagegen von Personen außerhalb eines Unternehmens ausgelöst. Dies geschieht durch die Anfrage eines
Kunden (späterer Auftraggeber). Daraufhin erstellt das Unternehmen (späterer
Auftragnehmer) ein Angebot. Erst mit dem Kunden- bzw. Projektauftrag beginnt
das Projekt.
1)
Elektronische Datenverarbeitung
10
2.1.2
Projektmanagement
Nach DIN 69901 ist PM die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation,
-techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes“.
Die Abwicklung eines Projekts sollte zielorientiert und effizient sein. Die Führungsaufgaben bestehen aus der Zielsetzung, der Planung, der Steuerung und
der Durchführung eines Projekts.
Folgende Erfolgsfaktoren sind zu beachten:
-
organisatorische Aspekte, d.h.
Wie wird ein Projekt organisiert?
Wie wird die Projektorganisation in das Unternehmensumfeld integriert?
-
zwischenmenschliche Aspekte, d.h.
Welche (neuen) Anforderungen kommen auf die Menschen im Projektgeschehen zu?
Welches Verhalten erfordert die Arbeit im Projekt?
-
methodische Aspekte, d.h.
Welche Methoden und Techniken helfen bei der Planung und Steuerung?
Welche Software wirkt dabei in welcher Form unterstützend?
Ein gesundes Verhältnis zwischen diesen Aspekten führt zu einem erfolgreichen Projekt.
Innerhalb des PM ist festzulegen, WER WANN WAS WOMIT zu WELCHEN
Kosten erledigt und wie die Kontrolle der Teilergebnisse erfolgen soll, damit ein
qualitätsgerechtes und wirtschaftliches Ergebnis erzielt wird, welches die zu
Beginn festgelegten Anforderungen erfüllt.
Für ein Projekt wird eine Projektleitung festgesetzt, die für den reibungslosen
Ablauf sorgen soll.
Für den Einsatz von PM bei der Lösung einer Aufgabe sind folgende Gründe
möglich (Quelle: [3]):
-
höhere Plantreue in Bezug auf Zeiten/Termine, Kosten und Qualität;
-
beschleunigte und konzentrierte Bearbeitung von Aufgabenstellungen, daraus resultierende Zeit- und Kostenersparnisse;
-
Steigerung der Qualität von Problemlösungen durch Teamarbeit;
-
Anregung der Mitarbeiter zur Kreativität, Selbstständigkeit und Verantwortung und dadurch größere Akzeptanz der Projektergebnisse;
-
Belebung des internen Kommunikations- und Informationsflusses und
-
aktives Wissensmanagement innerhalb des Unternehmens durch Projektdokumentation, Erfahrungsaustausch etc.
11
Die Aufgaben des PM umfassen:
-
die Koordinierung der Projektplanung;
-
die Projektsteuerung entsprechend der vereinbarten Aufgaben, dem Zeitund Finanzrahmen;
-
Sicherstellung der projektinternen Kommunikation;
-
Förderung und Koordination der externen Vernetzung;
-
Koordinierung der Dokumentation von Ergebnissen und
-
Koordinierung der Evaluation sowie eines geeigneten Qualitätsmanagements.
2.1.3
Projektlebenszyklus
Ein Projekt (siehe Kapitel 2.1.1) durchläuft mehrere Phasen, den sogenannten
Projektlebenszyklus. Dieser besteht aus den Phasen Vorphase, Analyse, Planung, Steuerung bzw. Durchführung und Abschluss. Jede Phase hat ein bestimmtes Aktivitätsniveau. Ein allgemeiner Projektlebenszyklus für die Bearbeitung eines Projekts ist in Abbildung 1 dargestellt.
Start
Abschluss
Ergebnis zufriedenstellend
Analyse
Kontrolle
Ergebnis nicht
zufriedenstellend
Planung
Steuerung
Abbildung 1: Der Projektlebenszyklus
2.2
Anwendbare Methoden zur Entscheidungs-/Lösungsfindung
Aus Gründen des raschen Wandels und des anhaltenden Wettbewerbes sind in
der heutigen Zeit vor allem Kreativität und Innovationsvermögen gefragt. Diese
sind Voraussetzungen für die Entwicklung neuer Ideen, Problemlösungen und
Konzepte. Deshalb sollten Kreativitätstechniken eingesetzt werden die nicht nur
für die Entwicklung neuer Ideen sondern auch für die Motivation der Mitarbeiter
förderlich sind. Diese sind z.B. Moderation, Brainstorming, Brainwriting, Mind
Mapping, Morphologischer Kasten, Synektik, Methode 6-3-5 und DelphiMethode. Als typische Anwendungsbereiche zur Nutzung von Kreativitätstechniken gelten Marketing, Werbung, Events, neue Produkte bzw. Anwendungen
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und die Ablaufgestaltung. Ziel solcher Techniken ist, eingefahrene Denkschienen zu verlassen und Probleme bzw. Sachverhalte unter neuen Blinkwinkeln zu
betrachten.
Kreativitätstechniken haben bei der Entscheidungsfindung verschiedene Wirkungen und somit Vorteile. Dazu zählen u.a. Synergieeffekte durch Teamarbeit,
Vermeidung von Blockaden durch die Verhaltensregeln, Lösung der Gedanken
von eingefahrenen Bindungen, Aktivierung aller Wissensbereiche durch künstliche Assoziationssprünge, Nutzung halb- und unbewusster Problemlösungsfähigkeiten und systematische Erfassung möglicher Lösungen.
2.3
Projektziele
Ein Projektziel nach DIN 69901 ist ein: „nachzuweisendes Ergebnis und vorgegebene Realisierungsbedingungen der Gesamtaufgabe eines Projektes“. Ein
positiver Projektabschluss funktioniert nur unter richtig definierten Projektzielen.
Um die Ziele eines Projekts zu definieren bedarf es der Abstimmung zwischen
dem Auftraggeber und dem Projektleiter. Dabei werden Ziele differenziert in
Muss- und Wunschziele. Mussziele sind unbedingt erforderliche Ziele, die zum
Erreichen des Projekterfolgs von Notwendigkeit sind. Wunschziele dagegen
sind zusätzliche Ziele, die für einen Projekterfolg nicht unbedingt erforderlich
sind, da sie z.B. die Funktionalität eines Systems nicht beeinträchtigen.
Jedes im Gespräch zwischen Auftraggeber und Projektleiter festgelegte Projektziel muss mit einem konkreten Namen, d.h. dem eigentlichen Kernziel, und
einer detaillierten inhaltlichen Ergänzung (wie z.B. Leistungsbeschreibung,
Fachkonzept) versehen sein.
Zu Beginn wird ein Gesamtprojektziel festgelegt, welches in mehrere transparente Unterziele gegliedert wird. Aus diesen Unterzielen ergeben sich die ersten
Planungsschritte. Sie bilden die Grundlage für die Projektstrukturierung (siehe
Kapitel 2.4).
2.4
Projektstrukturierung
Da ein Projekt meist eine sehr komplexe Angelegenheit ist, muss dieses in
Teilaufgaben über Meilensteine bis hin zu Arbeitspaketen zerlegt werden. Der
Umfang der Gliederung ist abhängig von der Größe des Projekts. Bei kleinen
13
Projekten werden meist nicht so viele Ebenen benötigt. Ziel einer Strukturierung
ist die Schaffung von Transparenz und die eindeutige Festlegung von Inhalten
und Verantwortlichkeiten, um eine bessere Kontrolle zu gewährleisten. In diesem Schritt erfolgt die Festlegung der Aufgaben, d.h. Teilprojekte und Arbeitspakete.
Der Projektstrukturplan (PSP) ist das Element bzw. Ergebnis der Projektstrukturierung. Er kann funktionsorientiert, erzeugnisorientiert oder eine Mischform aus
beiden sein. Bei seiner Erstellung werden ein definierter Anfang, Teilprojekte,
Arbeitspakete und ein definiertes Ende festgelegt. Einen möglichen PSP zeigt
die Abbildung 2.
Arbeitspakete sind die kleinsten, nicht weiter zergliederte Elemente eines Projektstrukturplans (DIN 69901). Für jedes Arbeitspaket sind folgende Sachverhalte zu ermitteln bzw. festzulegen:
-
Ziele und Aufgaben;
-
Verantwortlichkeit (in Form einer Person oder einer Gruppe);
-
entstehende Kosten;
-
notwendige Inputs bzw. Voraussetzungen;
-
erwartete Ergebnisse (z.B. in Form eines Dokuments, einer Präsentation,
eines Reviews und/oder Audits);
-
Schnittstellen zu anderen Teilaufgaben und Arbeitsergebnissen;
-
Termine (für z.B. Beginn, Reviews, Prüfungen, Abnahme);
-
anzuwendende Qualitätssicherungsmaßnahmen (wie Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen) und
-
zu beachtende Referenzen (z.B. Standards).
Dabei ist darauf zu achten, dass Termine, Ressourcen etc. erst später in der
Planungsphase, siehe Kapitel 2.5.2 und 2.5.3, zugeordnet werden. Bei der Projektstrukturierung erfolgt lediglich die Gliederung des Projekts.
Für die spätere Kontrolle sollte ein Nummernsystem eingeführt werden, welches jedes Teilprojekt und jedes Arbeitspaket in einem Projekt eindeutig definiert (siehe Abbildung 2).
14
Projekt 5000
Teilprojekt 5100
Teilprojekt 5200
Teilprojekt 5210
Arbeitspaket
5001
Arbeitspaket
5101
Arbeitspaket
5102
Arbeitspaket
5211
Arbeitspaket
5212
Teilprojekt 5220
Arbeitspaket
5221
Arbeitspaket
5222
Abbildung 2: Der Projektstrukturplan
Obwohl die genaue Spezifizierung eines Arbeitspakets erst während des Projektverlaufs erfolgt, kann schon eine erste Auswertung dieses Arbeitspakets
geschehen. Ein Beispiel, wie eine Vorlage für die Auswertung eines Arbeitspakets aussehen kann, ist in Anlage 2 zu sehen.
2.5
2.5.1
Ressourcenmanagement
Projektorganisation
Unter Organisation wird nach DIN 9001:2000 eine „Gruppe von Personen und
Einrichtungen mit einem Gefüge von Verantwortung, Befugnissen und Beziehungen“ verstanden. In der DIN 69901 ist die Projektorganisation als „Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen
Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projekts“ zu verstehen. Die Qualifikationen für die Stellen, die in einer Projektorganisation besetzt werden müssen, werden entsprechend den Aufgaben des PSP (siehe Kapitel 2.4), speziell
der Arbeitspakete, entnommen.
2.5.1.1 Projektteam
Unter Projektteam sind alle an einem Projekt (siehe Kapitel 2.1.1) beteiligten
Personen zu verstehen (u.a. der Projektleiter und die Projektmitarbeiter) wobei
diese sowohl interne als auch externe Personen sein können. Diese Personen
müssen koordiniert zusammenarbeiten. Bei der Zusammenstellung des Projektteams muss auf zwei Dinge besonders geachtet werden. Das sind die Zusam-
15
mensetzung der Gruppe und die Größe der Gruppe. Bei der Zusammensetzung
sollte beachtet werden, dass die Mitarbeiter möglichst aus verschiedenen Bereichen stammen, um verschiedenartiges Fachwissen und Können einzubringen, die für das Projekt von Bedeutung sind (Interdisziplinarität und Heterogenität). Bei den Projektmitarbeitern wird zwischen ständigen Mitarbeitern, zeitweiligen Mitarbeitern und Dienstleistungen unterschieden. Beim Einsatz der Mitarbeiter muss auf deren Verfügbarkeit, d.h. ihre zeitlichen Ressourcen, und ihre
Teamfähigkeit geachtet werden. In der Praxis muss somit ein Kompromiss zwischen dem Können, der Verfügbarkeit und der Teamfähigkeit eines Mitarbeiters
gefunden werden, weil es oft vorkommt, dass Menschen mit hohem Fachwissen nicht teamfähig sind und lieber und besser allein arbeiten. Die Projektmitarbeiter, die der Linienorganisation des üblichen Unternehmensablaufs für die
Dauer des Projekts entnommen werden, müssen nach Abschluss des Projekts
wieder an ihren ursprünglichen Platz oder an eine neue Stelle eingegliedert
werden. Dies stellt sich jedoch oftmals problematisch dar, weil z.B. die Stelle
während der Dauer des Projekts anderweitig besetzt wurde oder aus sozialen
Gründen, z.B. die Akzeptanz anderer Mitarbeiter.
Die Projektbeteiligten werden für die Bearbeitung von Aufgaben in Gruppen
eingeteilt. Die optimale Gruppengröße ist umstritten und liegt, je nach Aufgabenstellung, bei drei bis fünf oder bei sechs bis zehn Personen. Die Gruppe
darf jedoch nicht zu groß werden, da mit zunehmender Größe der Kommunikationsaufwand innerhalb der Gruppe überproportional steigt.
2.5.1.2 Projektleitung
Die Projektleitung ist nach DIN 69901 definiert als eine „für die Dauer eines Projekts geschaffene Organisationseinheit, welche für Planung, Steuerung und
Überwachung eines Projekts verantwortlich ist. Sie kann den Bedürfnissen der
Projektphasen angepasst werden“.
Bei kleineren Projekten wird auf die Projektleitung, die sich aus mehreren Personen zusammensetzt, verzichtet und nur der Projektleiter wird für das Projekt
verantwortlich gemacht. Dieser stellt die Schlüsselfigur für ein Projekt dar. Er ist
sowohl die Schnittstelle zum Auftraggeber wie auch der Ansprechpartner für die
16
Projektbeteiligten. Sein Aufgabenbereich ist sehr vielfältig und erstreckt sich
über folgende Teile:
-
Abstimmung, d.h. Klärung und Formulierung der Ziele und Überprüfung deren Realisierbarkeit;
-
Erstellung des Pflichtenhefts in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber;
-
Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation;
-
Strukturierung des Projekts;
-
Planung, Steuerung und Überwachung von Terminen, Kosten und des Gesamtprojekts;
-
Überwachen der Wirtschaftlichkeit;
-
Aufgabendelegation und Vergabe von Teilaufträgen;
-
Installation eines angemessenen Planungs-, Steuerungs-, Überwachungsund Informationssystems;
-
Weitergabe von Informationen;
-
Treffen von Entscheidungen und
-
Führung der Projektmitarbeiter.
Der Erfolg bzw. der Misserfolg eines Projekts ist maßgeblich von dem Projektleiter und seinen Entscheidungen abhängig. Aus diesem Grund muss der Projektleiter bestimmte Anforderungen (Abschlüsse und Qualifikationen) erfüllen
und sollte Erfahrungen vorweisen können.
In einem Projekt werden auch anderen Personen Managementaufgaben zugeteilt. Tabelle 1 zeigt wichtige Verantwortlichkeiten mit deren jeweiligen Aufgaben.
17
Tabelle 1: Personen im Projekt
Person
Aufgaben
QM-Verantwortlicher
-
plant und verfolgt alle Qualitätsmanagementmaßnahmen
-
trifft Festlegungen über die Archivierung von Qualitätsaufzeichnungen
-
Aufbau, Pflege und Optimierung des Qualitätsmanagementsystems
-
Verbesserung des Qualitätsniveaus
-
alle relevanten Objekte dem Konfigurationsmanagement zuführen
-
Vergabe eindeutiger Namen
-
Überführen von Objekten von einer Person zur
nächsten
-
Sicherung aller Objekte der Konfiguration
KM-Verantwortlicher
Æ plant, verfolgt und verwaltet alle definierten Konfigurationen im Konfigurationsmanagement
V&V-Verantwortlicher
-
plant und verfolgt alle Prüftätigkeiten
2.5.1.3 Organisationsformen
Die internen Projektbeteiligten werden der Unternehmensorganisation entnommen. Dies geschieht teilweise oder ganz für die Dauer eines Projekts. Die Einteilung der Projektbeteiligten kann im PM in Form der Linienorganisation, der
reinen Projektorganisation, der Stabprojektorganisation bzw. der Matrixorganisation erfolgen.
Zu der Linienorganisation zählen alle Funktionen und organisatorischen Einheiten des Projekts. In ihr herrscht eine strenge Hierarchie mit festen Entscheidungsstrukturen. Dabei ist das Unternehmen in Abteilungen, z.B. nach Produkt,
Kundensegment etc., gegliedert. Die Zusammenarbeit funktioniert nur über die
Vorgesetzten der jeweiligen Abteilungen, d.h. alle Personen befinden sich in
einem einheitlichen Weisungsweg. Jeder Mitarbeiter erhält Weisungen von seinem direkten Vorgesetzten und gibt an diesen Vorschläge und Meldungen.
Bei der reinen Projektorganisation sind die Spezialisten voll dem Projektleiter
unterstellt. Diese Organisationsform basiert auf dem Prinzip der Linienorganisa-
18
tion (siehe oben), jedoch nur für die Dauer eines Projekts. Das Problem besteht
dabei in der Wiedereingliederung der Beteiligten nach Projektabschluss in die
Unternehmensstruktur. Diese Form wird bei Vorhaben von sehr hoher Bedeutung und Daueranwendung der Projektarbeit verwendet.
Bei der Stabprojektorganisation werden die Aufgaben der Projektsteuerung und
Projektplanung von einem Stab, dem Projektleiter, übernommen (siehe
Abbildung 3). Dieser hat als Hauptaufgabe die Informationssammlung und Entscheidungsvorbereitung, allerdings hat er keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse. Die anderen Projektmitarbeiter sind dann wiederum in ein Liniensystem eingeordnet. Die Organisationsform wird vorwiegend bei einfachen Vorhaben anwendet.
Projektleiter
Einkauf
Unternehmensleitung
Produktion
Verkauf
Verkauf
Service
Service
Abbildung 3: Die Stabprojektorganisation
Eine Matrix ist ein rechteckiges Zuordnungsschema. Die Matrixorganisation
besteht aus zwei Dimensionen, die objekt- und die funktionsorientierte Dimension (siehe Abbildung 4; Quelle: [4], S. 209). Da ein Projekt nicht von dauerhafter Zeit ist, werden die Mitarbeiter für das Projekt in einem bestimmten Umfang
aus der Linienorganisation freigestellt. Die Verantwortung und die Befugnisse
werden zwischen Projektleiter und der beteiligten Linienfunktion aufgeteilt. Dies
führt oft zu dem Problem der Überlastung der Mitarbeiter mit Aufgaben aus Projektarbeit und regulärer unternehmerischer Tätigkeit. Um diesen Konflikt zu minimieren bzw. zu umgehen, sollten klare Abgrenzungen der Kompetenzen zwischen beiden Führungsinstanzen getroffen werden. Die Matrixorganisation fin-
19
det ihre häufigste Anwendung bei komplexen Vorhaben, hochwertigen Projekten sowie bei häufiger Projektarbeit.
funktional
Unternehmensleitung
Leiter Einkauf
LE
objektbezogen
PL
Projektleiter
Projektmitarbeiter
Einkauf
LP
Leiter Produktion
Projektmitarbeiter
Produktion
LV
Leiter Verkauf
Projektmitarbeiter
Verkauf
Leiter Service
LS
Projektmitarbeiter
Service
Abbildung 4: Die Matrixorganisation
Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Organisationsformen sind in Anlage
3 aufgeführt.
2.5.2
Termin- und Ablaufplanung
Die Termin- und Ablaufplanung basiert auf der Strukturierung eines Projekts.
Für die festgelegten Teilprojekte und Arbeitspakete müssen deren Reihenfolge,
Termine, d.h. Anfangs- und Endzeitpunkte, und die jeweilige(n) Verantwortlichkeit(en) bestimmt werden. Die Darstellung der Ablaufplanung kann in
-
einem Ablaufplan;
-
einem Netzplan oder
-
einem Gantt-Diagramm
erfolgen.
Der Ablaufplan zeigt die Abhängigkeiten von Arbeitspaketen untereinander und
verdeutlicht, welche Verantwortlichkeiten festgelegt sind. Die Erstellung des
Ablaufplans erfolgt in Anlehnung an die Arbeitspakete des PSP (siehe Kapitel
2.4). Abbildung 5 zeigt einen kleinen Ablaufplan. Hier sind Arbeitspakete aus
verschiedenen Teilprojekten und die zuständige Verantwortlichkeit dargestellt.
20
TP 1
TP 2
TP 3
TP 4
Verantwortlichkeit
A
B
C
D
Abbildung 5: Der Ablaufplan
Das Gantt-Diagramm ist ebenso ein geeignetes Mittel zur Darstellung von Abläufen. Der Schwerpunkt liegt hier jedoch auf dem zeitlichen Ablauf. Zuständigkeiten werden nicht mit dargestellt. Außerdem wird dieses Diagramm schnell
unübersichtlich in Bezug auf die Abhängigkeiten der Arbeitspakete. Ein Beispiel
ist in Abbildung 6 gezeigt.
AP 1
AP 2
AP 3
AP 4
AP 5
Zeit
Abbildung 6: Das Gantt-Diagramm
Die Grundlage für die Erstellung eines Netzplans ist der PSP (siehe Kapitel
2.4). Voraussetzung ist, dass die darin definierten Arbeitspakete eine festgesetzte Dauer haben. Bei der Netzplantechnik (NPT) werden Nachfolgerbeziehungen zwischen Vorgängen (andere Bezeichnung für Arbeitspakete) beschrieben. Ein Vorgang kann auch nur beginnen, wenn die Voraussetzungen
für den Start dieses Vorgangs erfüllt sind, z.B. der Abschluss eines anderen
Vorgangs. Zunächst muss festgestellt werden, welches Arbeitspaket von welchem Vorgang bzw. welchen Vorgängen abhängig ist. Daraus kann der Netzplan erstellt werden. Die Berechnung der Dauer, die vorwärts und rückwärts
erfolgt, liefert folgende Daten:
21
-
frühester und spätester Anfangszeitpunkt (FAZ und SAZ);
-
frühester und spätester Endzeitpunkt (FEZ und SEZ);
-
Pufferzeiten und
-
den kritischen Pfad/Weg.
Der kritische Weg ist der Weg des Netzplans auf dem alle Arbeitspakete liegen,
deren Pufferzeit „Null“ ergibt. Eine Verschiebung dieser Vorgänge hat Auswirkungen auf den Projektendtermin. Somit wird eine Verkürzung der Gesamtprojektdauer nur durch Optimierung der Vorgänge die auf dem kritischen Weg liegen erreicht.
Es gibt bei der Darstellung eines Netzplans folgende Objekte: Anfangs- und
Endzustand sowie Knoten und Pfeile. Je nach Art des Netzplans sind diese
dann die Vorgänge bzw. Zustände. Da in SiSy der Vorgangsknotennetzplan
angewendet wird, wird nur dieser näher betrachtet. Die Vorgänge werden als
Knoten dargestellt. Die Pfeile zwischen den Knoten bilden logische Folgebeziehungen zwischen den Vorgängen ab. Meilensteine werden entweder als Pfeil
oder auch als Knoten mit der Dauer „Null“ vermerkt. Durch die o.g. Berechnung
werden wichtige Daten geliefert. Tabelle 2 zeigt die Berechnungsarten mit ihren
Eigenschaften.
Tabelle 2: Grundlagen der Vorwärts- und Rückwärtsterminierung
Richtung
ausgehend von Terminierung
Basisformeln
vorwärts
Start (FAT)
FET = FAT + Dauer
früheste
FAT = max. FET (Vorgänger)
rückwärts
Ende (SET)
späteste
SAT = SET - Dauer
SET = min. SAT (Nachfolger)
2.5.3
Projektkosten- und Mittelplanung
In der Projektkostenplanung werden nur die projektbezogenen Kosten geplant.
Die ermittelten Kosten sind das Resultat einer expliziten Planung und werden
nicht aus Vergangenheitswerten abgeleitet. Die Kostenplanung ist die Voraussetzung für die Projektentscheidung und für spätere Kostenkontrollvergleiche.
Zu den wichtigsten Kosten zählen Personalkosten, Materialkosten und Kosten
für Fremdleistungen. Die Kosten werden aus den zu den Arbeitspaketen zu-
22
geordneten Mitteln (z.B. EDV, Material, Personal und Dokumente) geschätzt
und festgehalten. Der Projektleiter ist bei Projektstart für die Eröffnung einer
Projektkostenstelle verantwortlich.
Es ist nicht möglich, die Kosten exakt zu bestimmen und zu berechnen. Gründe
dafür sind (Quelle: [5], S. 234): „Erstens gibt es eine derart große Anzahl kostenwirksamer Faktoren, daß die mathematische Komplexität geeigneter Berechnungsmodelle ganze wissenschaftliche Fakultäten beschäftigen müßte;
zweitens lassen sich kostenverursachende Faktoren nicht vorhersagen, weil
auch sie prozess- und verlaufsabhängig sind“.
Zur Erfassung und Dokumentation der Projektkosten dienen Kostenpläne
(Quelle: [4], S. 94ff.). Diese bilden ein Projekt aus der Kostenperspektive ab.
Die Erstellung eines Kostenplans ist möglich für einzelne Arbeitspakete, für einzelne Objektteile, für Unteraufträge bzw. für das gesamte Projekt. Die Gliederung der Projektkostenplanung sollte entsprechend der Planung der Projektstrukturierung (siehe Kapitel 2.4) erfolgen, um integrierte Projektplanung und
integriertes Projektcontrolling zu ermöglichen. Kostenpläne werden aufgestellt,
weil sie Dispositionsgrundlagen z.B. bzgl. der Projektentscheidung oder der
Festlegung des Angebotspreises liefern und weil sie Wirtschaftlichkeitskontrollen ermöglichen. Der Detaillierungsgrad für die Kostenplanung muss ausgewählt werden. Dies erfolgt entsprechend des PSP. Oft wird dafür eine obere
Ebene verwendet, da die Ebene der Arbeitspakete (d.h. die unterste Ebene des
PSP) häufig zu detailliert ist. Für die Planung der Arbeitspaketkosten wird
Folgendes ermittelt:
-
Zeitgerüste für Leistungsstunden;
-
Mengengerüste für Materialien;
-
Zeitgerüste für Geräte und
-
Mengengerüste für sonstige Kosten (wie z.B. Reisen, EDV-Kosten).
23
Aus diesen Teilen werden die Gesamtkosten je Arbeitspaket berechnet. Die
Projektkosten je Periode können in Histogrammen (auch Säulendiagramme
genannt) oder Kurven grafisch dargestellt werden. Dies dient der
-
Visualisierung der Projektkosten und des Kostenanfalls im Projektverlauf;
-
als Grundlage für Optimierungen (z.B. durch zeitliche Verschiebungen von
Arbeitspaketen);
-
als Grundlage für Planung der projektbezogenen Auszahlungsströme und
-
als Grundlage für die Ermittlung von Leistungsfortschrittskurven.
2.6
Dokumentenmanagement
Das Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil bei der Bearbeitung
eines Projekts, da es u.a. Zurückverfolgungen bei der Fehlersuche ermöglicht.
Die Schwerpunkte in diesem Bereich liegen in der permanenten und systematischen Erfassung der relevanten Dokumente, deren Status und Verteilung.
Weiterhin muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den Dokumenten haben bzw. der Zugang genau definiert ist (z.B. ein Projektmitarbeiter
bekommt für ein bestimmtes Dokument nur Lese- aber keine Schreibrechte).
Die Güte des Dokumentenmanagements wird anhand der Zugriffszeit auf eine
gesuchte Information und durch die Vollständigkeit und Aktualität der Information(en) bestimmt. Da sich Projektdokumente während eines Projekts ständig
ändern bis sie ihren endgültigen Zustand erreicht haben, müssen verschiedene
Versionen/Stände des Dokuments aufbewahrt werden, damit nachvollziehbar
ist, welche Veränderungen vorgenommen wurden. Dabei muss darauf geachtet
werden, dass nicht mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, da sie so ihre Arbeitsergebnisse im schlimmsten Fall gegenseitig vernichten können. Das Dokumentenmanagement ist eine unverzichtbare Voraussetzung für das Konfigurationsmanagement (siehe Kapitel 2.9), kann es aber
nicht ersetzen.
24
Die Hauptaufgaben der Dokumentation bestehen in(Quelle: [6], S. 321ff.)
-
der Identifikation der Dokumentationsart;
-
der Festlegung von Dokumentationsanforderungen;
-
einem Dokumentations-Nummernsystem;
-
der Dokumentationsfreigabe und -verteilung;
-
der Überwachung des Dokumentationsstatus und
-
dem Archivieren.
Es muss schon zu Beginn eines Projekts festgelegt werden, welche Dokumente
für das Projekt erforderlich sind (Identifikation der Dokumentationsart). Weiterhin werden deren Bedeutung, der jeweilige Verantwortliche für die Erstellung
des Dokuments und der Ablauf des Freigabeverfahrens fixiert. Alle diese Einzelheiten müssen gründlich geplant werden, damit wichtige Maßnahmen nicht
dem Zufall überlassen werden. Zuerst werden Dokumentenarten festgelegt,
durch die die Projektdokumente klassifiziert und strukturiert werden und somit
eine bessere Übersichtlichkeit der vorhandenen Dokumente erreicht wird. Beispiele für eine solche Klassifizierung nach Dokumentenarten sind in Abbildung
7 dargestellt.
Projektdokumentation
Anforderungen
Projektplan
Vorschriften
Managementplan
Pläne
Finanzplan
Handbücher
Ablaufplan
Berichte
Testplan
Abbildung 7: Der Dokumentationsbaum
Das Festlegen der Dokumentationsarten ist nur der erste Schritt bei der Projektdokumentation, da diese Übersicht lediglich eine grobe Gliederung der Projektdokumente darstellt. Jedes Dokument sollte folgende Anforderungen erfüllen:
25
-
Dokumentationsbezeichnung (Titel des Dokuments);
-
Dokumentationsnummer;
-
Ersteller (z.B. Firma/Abteilung);
-
geplantes Ausgabedatum und
-
geplanter Verteiler.
Aus diesen Anforderungen, die für jedes Projektdokument anfallen, wird eine
sogenannte Dokumentationsanforderungsliste erstellt, die eine Übersicht über
alle Projektdokumente gibt.
Ein Nummernsystem ist ein effizientes Instrument für die Dokumentationskontrolle, denn wenn ein Projekt mehrere tausend Unterlagen beinhaltet, kann dies
leicht zur Unübersichtlichkeit führen. Ein Nummernsystem sollte drei Bedingungen erfüllen:
-
die Schaffung eines Ordnungssystems der Dokumentenstruktur;
-
die eindeutige Identifikation jedes Dokuments und
-
die Identifikation des Dokumentationsstatus.
Die Projektleitung gibt, bevor die Verteilung erfolgt, jedes Dokument frei, welches in der Dokumentationsliste aufgeführt ist. Der Freigabemodus kann auch
entsprechend angepasst werden. Dabei darf eine untergeordnete Organisationseinheit ein Dokument freigeben sofern dieses keine Änderungen eines
übergeordneten Dokuments verursacht. Ergeben sich jedoch Änderungen an
einem übergeordneten Dokument, so ist die dazu übergeordnete Organisationseinheit für die Freigabe einzuschalten. Welches Dokument in welcher Ebene der Hierarchie steht, ist im Dokumentationsbaum (siehe Abbildung 7) zu sehen.
Wichtig bei der Arbeit in einem Projekt ist die Überwachung des Dokumentationsstatus, d.h. die Arbeit mit den aktuellen Dokumenten. Ein Gemisch aus
einem alten und einem neuen Dokumentenstand ist wenig sinnvoll. Jede Änderung die an einem freigegebenen Dokument vollzogen werden soll, muss zuvor
mit einem Änderungsantrag bewilligt werden. Die vorgenommenen Änderungen
sind sofort den betroffenen Dokumentinhabern mitzuteilen. Je nach Umfang der
Änderung werden einzelne Blätter oder das gesamte Dokument neu erstellt.
26
2.7
Informationsmanagement
Die Verarbeitung von Informationen im Projektablauf ist ein wichtiger Bestandteil für einen positiven Projektverlauf. Projektinformationen sind nach DIN 69901
„Daten für Planung, Steuerung und Überwachung eines Projektes“. Bei der
Weitergabe von Informationen sind folgende Details zu beachten:
-
Aktualität;
-
Vollständigkeit;
-
Verständlichkeit;
-
Übersichtlichkeit;
-
Pünktlichkeit und
-
Weitergabe an den richtigen Empfänger.
Der erste Schritt ist jedoch die Feststellung und Festlegung, WER WELCHE
Informationen WANN an WEN weitergeben muss oder kann. Dabei sollten die
Organisationsstruktur (siehe Kapitel 2.5.1.3) sowie die Kompetenz- und Verantwortungsbereiche die der Projektleiter festgelegt hat beachtet werden, um
den Pflichtinformationsaustausch zu gewährleisten. Ein wichtiger Punkt sind die
informellen Beziehungen, die z.B. durch Freundschaften, Bekanntschaften o.ä.
entstehen. Die daraus resultierenden informellen Informationswege sollten den
formellen Informationswegen, die durch die Organisationsstruktur (siehe Kapitel
2.5.1.3) entstehen angepasst, werden. Bei den Informationen wird zwischen
drei Formen unterschieden:
1. Informationen die keine Reaktion erwarten;
2. berichterstattende Informationen, die aufgrund von Empfängernachrichten
übermittelt werden oder bei der die Empfänger zu einer Reaktion aufgefordert werden und
3. anweisende Informationen, die in jedem Fall eine Reaktion erwarten.
Auch Informationen die für einen Projektmitarbeiter nur von allgemeiner Natur
sind, da sie nicht direkt mit seinem Arbeitsgebiet zusammenhängen (z.B. Informationen zu anderen Tätigkeiten die auf seine Aufgabe keinen Einfluss haben),
sollten weiter gegeben werden. Dies stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl
und fördert die Zusammenarbeit. Bei der Weitergabe von Informationen muss
die Art bestimmt werden. Beispiele hierzu sind in Tabelle 3 aufgeführt. Die Auswahl der entsprechenden Informationsart ist abhängig von den jeweiligen Bedürfnissen und Anforderungen der beteiligten Organisationseinheiten sowie von
27
der Größe, Art und Komplexität des Projekts. Am Häufigsten werden die Informationsträger Telefon, Telefax, Brief, Bericht, Besprechung und E-Mail genutzt.
Tabelle 3: Informationsarten
Art
Beispiele
verbal
-
Einzelgespräche
-
Vorträge
-
Besprechungen
-
Mitteilungen
-
Protokolle
-
Berichte
-
Veröffentlichungen
schriftlich
All dies wird unter dem Begriff Projektinformationssystem zusammengefasst.
Dieses wird nach DIN 69901 als „Gesamtheit der Einrichtungen und Hilfsmittel
und deren Zusammenwirken bei der Erfassung, Weiterleitung, Be- und Verarbeitung, Auswertung und Speicherung der Projektinformationen“ beschrieben.
2.8
Qualitätsmanagement und Qualitätsplanung
Das Qualitätsmanagement (QM) ist in Unternehmen weit verbreitet. Dabei wird
QM nach DIN 9000:2000 wie folgt definiert: „Aufeinander abgestimmte Tätigkeiten zum Leiten und Lenken einer Organisation bezüglich der Qualität“. Wichtig
ist der Punkt Qualität. OLFERT beschreibt diesen Begriff wie folgt: „Qualität ist,
wenn der Kunde wiederkommt und nicht das Produkt“ (Quelle: [7], S. 235). Dies
drückt vor allem die Freiheit von Fehlern und die Zufriedenheit des Kunden aus.
Das o.g. Produkt kann sowohl ein physisches Produkt oder eine geistige
Schöpfung, Software, Konzepte, Prozesse oder eine Dienstleistung sein. Das
QM legt die Qualitätspolitik im Unternehmen fest und verwirklicht sie durch die
Mittel der Qualitätsplanung (Festlegen der Anforderungen an ein QM-System),
Qualitätslenkung und -sicherung (Maßnahmen zur Erfüllung der Qualitätsforderungen) und Qualitätsverbesserung (Maßnahmen zur Erhöhung der Effektivität
und Effizienz von Tätigkeiten und Prozessen und somit Erhöhung der Produktqualität).
28
Wichtig bei dieser Arbeit sind die Qualitätskriterien für Software, weil das zu
realisierende Add-On ein Teil der Software SiSy ist. Die verschiedenen Kriterien
je nach Kundensicht werden in Tabelle 4 aufgeführt.
Tabelle 4: Qualitätskriterien für Software
Kundensicht
Qualitätskriterium
Anwendersicht Gebrauchstauglichkeit
Benutzersicht
Käufersicht
Betreibersicht
2.9
Bedienerfreundlichkeit
Pflegbarkeit
Übertragbarkeit
dazugehörige Unterpunkte
-
Zuverlässigkeit, Ausfallsicherheit,
Fehlerfreiheit
-
Funktions-, Betriebstüchtigkeit
-
effizienter Umgang mit Ressourcen (Prozessor, Speicherplatz,...)
-
etc.
-
Erlernbarkeit, Ergonomie
-
Korrektheit und Aktualität der Dokumentation
-
etc.
-
Änderungsfreundlichkeit
-
Modifizierbarkeit, Parametrisierung
-
Prüfbarkeit
-
etc.
-
Anpassbarkeit
-
Wartbarkeit
-
etc.
Konfigurationsmanagement und Konfigurationsplanung
Die Konfiguration eines Produkts ist die Menge aller tatsächlichen funktionellen
und physischen Merkmale eines Produkts, z.B. die Gesamtheit zusammenpassender Software-Elemente. Diese Merkmale sind in Dokumenten beschrieben
die zusammen die sogenannte Konfigurationsbeschreibung bilden.
Eine Konfigurationseinheit, auch Konfigurationselement genannt, ist Gegenstand der Aktivitäten des Konfigurationsmanagement (KM) mit abgrenzbaren
und zu einem bestimmten Zeitpunkt definierten Eigenschaften, wie Beschaffenheit und Funktionalität. Diese Eigenschaften werden aufgrund bestimmter Faktoren ausgewählt. Solche Faktoren können Sicherheitsanforderungen, Kosten-
29
intensität, Änderungshäufigkeit, Fehlerrate bzw. kommerzielle Verfügbarkeit
sein.
Das KM wird nach DIN 69904:2000-11 wie folgt definiert: „Dieses Element umfasst die Prozesse und Regeln für die
-
Konfigurationsidentifizierung,
-
Konfigurationsüberwachung,
-
Konfigurationsbuchführung und
-
Konfigurationsauditierung”.
Die Identifizierung der Konfiguration dient als Ausgangspunkt der Konfigurationsüberwachung. Sie besteht aus den Schritten der Festlegung der Bezugskonfiguration und der formellen Identifizierung durch eine eindeutige Bezeichnung (z.B. Konfigurationsnummer). Unter Bezugskonfiguration ist die formell zu
einem bestimmten Zeitpunkt festgelegte Konfiguration eines Produkts zu verstehen. Sie dient als Bezugspunkt für alle späteren Änderungen.
Die Überwachung der Änderungen einer Konfiguration ist ein sehr bedeutender
Teil des KM. Änderungsanforderungen oder Verbesserungsvorschläge müssen
dokumentiert und hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf andere Elemente der aktuellen Konfiguration untersucht werden. Für jedes Element liegen Regeln zur
Austauschbarkeit vor, d.h. nach welchen Veränderungen ein Element austauschbar bleibt. Vollständig austauschbare Elemente haben dieselbe Nummer
und Elemente, die nicht austauschbar sind, dürfen nicht dieselbe Nummer haben. Nach einer Änderung kann es passieren, dass einer Konfigurationseinheit
eine neue Nummer zugeordnet wird. Wichtig bei den Änderungen ist die Dokumentation in der Konfigurationsbeschreibung. Es müssen sowohl Änderungen
als auch Gründe für die eventuelle Ablehnung festgehalten werden.
Die Konfigurationsbuchführung ist die Dokumentation im KM, also die Konfigurationsbeschreibung. Ausgehend von der Bezugskonfiguration werden hier alle
Änderungsanforderungen und die daraus resultierenden Tätigkeiten der Konfigurationsüberwachung erfasst und dokumentiert. Die Hauptaufgabe der Konfigurationsbuchführung ist es, alle Schritte zwischen der aktuellen Konfiguration
und der Bezugskonfiguration nahtlos nachvollziehbar zu gestalten.
30
Der Konfigurationsaudit entspricht der Abnahme eines Produkts hinsichtlich der
in der Konfigurationsbuchführung festgehaltenen aktuellen Konfiguration. Er
gewährleistet, dass
-
die Konfigurationsbeschreibung genau dem technischen Stand entspricht
und
-
die technische Realisierung in Einklang mit der Bezugskonfiguration und
den genehmigten Änderungen ist.
2.10 Verifizierungs- und Validierungsplanung
Die beiden Begriffe Verifizierung und Validierung (V&V) sind in der DIN
8402:1995 wie folgt beschrieben:
Verifizierung
„Bestätigen aufgrund einer Untersuchung und durch Bereitstellung eines Nachweises, daß festgelegte Forderungen erfüllt worden sind.“
Validierung
„Bestätigen aufgrund einer Untersuchung und durch Bereitstellung eines Nachweises, daß die besonderen Forderungen
für einen speziellen beabsichtigten Gebrauch erfüllt worden
sind.“
Verifizierung sind alle Maßnahmen zur frühzeitigen Erkennung von Fehlern und
Störungen im Projektverlauf. Es wird überprüft, ob ein Ergebnis bzw. Produkt
richtig ist, d.h. die gegebenen Anforderungen erfüllt sind. In Design und Entwicklung betrifft Verifizierung den Prozess der Untersuchung des Ergebnisses
einer betrachteten Tätigkeit, um Konformität mit den an diese Tätigkeit (bezüglich ihres Ergebnisses) gestellten Forderungen festzustellen.
Für die Durchführung der Verifikation gibt es verschiedene Maßnahmen. Beispiele dafür sind:
-
Vier-Augen-Prinzip;
-
Audits;
-
Vorgaben für Berichtinhalt und -strukturierung;
-
Durchführung von Projektbesprechungen und
-
Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Reviews.
Das Vier-Augen-Prinzip ist kurz gesagt das gegenseitige Überwachen von Aufgaben sowohl während der Ausführung einer Aufgabe als auch danach (z.B. in
Form einer Kontrolle).
31
Ein Audit ist nach ISO 9000:2000 ein „systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Nachweisen und zu deren objektiver
Auswertung, um festzustellen, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind“.
Ein Review ist ein mehrstufiges und sehr komplexes Verfahren, bei dem in
Gremien und Gruppen u.a. eine Durchsicht und Bewertung von Unterlagen sowie die Verteidigung von Ergebnissen vorgenommen wird. Ein Teil des Reviews
kann der Walkthrough sein, der das Gegenlesen eines Dokuments oder das
Testen eines Programms auf inhaltliche und syntaktische Korrektheit und Gültigkeit darstellt.
Validierung beinhaltet alle Tätigkeiten, die die Erfüllung der definierten Teilergebnisse (Meilensteine) und das Projektergebnis bestätigen. In Design und
Entwicklung betrifft Validierung den Prozess der Untersuchung eines Produkts,
um Konformität mit den Forderungen des Anwenders festzustellen. Diese Maßnahmen erfolgen üblicherweise am Endprodukt unter festgelegten Betriebsbedingungen. Sie kann auch in früheren Stufen nötig sein.
Beim Testen sollte immer nach einer bestimmten Vorgehensweise gehandelt
werden. Für eine Aufstellung der verschiedenen Arten von Tests, die in einem
Projekt durchgeführt werden sollen, wird ein Testplan erstellt, der Bestandteil
des V&V-Plans sein kann. Der Testplan beinhaltet für die verschiedenen Tests
u.a.:
-
Personen die Testdaten erstellen und archivieren;
-
Personen die Tests durchführen;
-
Gestaltung der Testdokumentation;
-
Vorgaben, Richtlinien und Standards die bei Tests anzuwenden sind;
-
Testergebnisse und
-
den Nachweis, dass die Tests die Forderungen erfüllen.
Tabelle 5 zeigt einige Beispiele für verschiedene Tests und dazu eine kurze
Erläuterung, was überprüft wird.
32
Tabelle 5: Testarten
Testart
Testinhalte
Ästhetiktest
Strukturierung der Benutzeroberfläche, Farbgestaltung
und Bildschirmaufteilung, Übersichtlichkeit des Programms, etc.
Belastungstest
Stabilität und Performance des Produkts unter Auslastungskriterien
Blackbox-Test
Aufdeckung des spezifikationswidrigen Verhaltens ohne
Berücksichtigung der internen Struktur
Inhaltstest
Korrektheit und Verständlichkeit der in Texten (o.a.) vorkommenden Fakten und Sachverhalte
Kompatibilitätstest
Zusammenarbeit des Produkts mit anderen externen Komponenten
Whitebox-Test
Aufdeckung des spezifikationswidrigen Verhaltens mit Berücksichtigung der internen Struktur
2.11 Projektcontrolling und Projektverfolgung
Das Projektcontrolling hat für die Bearbeitung eines Projekts enorme Bedeutung, da sich während des Projektverlaufs oftmals Änderungen (z.B. Zieländerungen, Gesetzesänderungen) und/oder Störungen (z.B. Unfälle) ergeben.
Wichtig dabei ist die Feststellung der Abweichungen zwischen Ist und Soll und
die Planung und Einleitung von Korrekturmaßnahmen. Welche Mindestanforderungen geprüft und überwacht werden, entscheidet der Projektauftraggeber.
Diese Entscheidung ist abhängig von dem Umfang und der Art des Projekts und
der Projektkultur. Das Projektcontrolling umfasst folgende Funktionen:
-
Erfassung der Ist-Werte;
-
Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen;
-
Durchführung von Abweichungsanalysen;
-
Planung von Korrekturmaßnahmen und
-
Revision der Projektplanung.
33
Die Bereiche des Controlling sind:
-
das Leistungscontrolling;
-
das Termincontrolling und
-
das Kostencontrolling, welches das Ressourcencontrolling beinhaltet.
Beim Leistungscontrolling werden die quantitativen und qualitativen Projektleistungen überwacht. Korrigierende Maßnahmen werden dann aufgrund von Abweichungen des geplanten Leistungsfortschritts gegenüber dem erzielten Leistungsfortschritt eingesetzt. Diese Fortschrittskontrolle kann auf verschiedenen
Ebenen erfolgen, wie
-
auf der Ebene des Gesamtprojekts;
-
auf der Ebene der Arbeitsgruppen (Teilprojekte) oder
-
auf der Ebene der Arbeitspakete.
Diese Ebenen wurden bereits im PSP (siehe Kapitel 2.4) definiert. Die geschätzten Leistungsfortschritts-Prozentsätze können als einfachste Form der
Leistungsfortschrittskontrolle im PSP eingetragen werden. Dabei wird zwischen
100% als „fertiggestellt“, 0% als „nicht begonnen“ und einer Prozentzahl zwischen 0% und 100% als „in Durchführung befindlich“ unterschieden.
Beim Termincontrolling werden die aktuellen Termine der Arbeitspakete und
Teilprojekte sowie der Fertigstellungstermin des gesamten Projekts kontrolliert.
Dieses Controlling erfolgt aufgrund von Terminlisten, Balkenplänen oder Netzplänen. Die Termine sollten regelmäßig überwacht werden. Bei größeren Projekten kann eine monatliche Überwachung von Nöten sein. Dabei brauchen
aber nicht alle Vorgänge eines Projekts betrachtet werden. Wichtig sind die
zwischen zwei Kontrollstichtagen liegenden Vorgänge. Die Basis für das Termincontrolling ist das Leistungscontrolling, da Aussagen über zeitliche Abweichungen nur im Bezug auf den Leistungsfortschritt gemacht werden können.
34
Beim Kostencontrolling werden die Kosten überwacht. Dabei werden folgende
Ziele verfolgt (Quelle: [4], S. 165):
-
Feststellen der Kostenabweichungen bis zum Kontrollstichtag;
-
Prognose der Projektkosten zum Projektende;
-
Bestimmung des Projekterfolgs bis zum Kontrollstichtag;
-
Prognose des Projekterfolgs zum Projektende;
-
Bereitstellung von Informationen für Korrekturmaßnahmen und
-
Bereitstellung von Informationen für Risikorückstellungen und für Beständebewertungen.
3
Realisierung des Add-On’s PM anhand eines Soll-Ist-Vergleichs
In den folgenden Abschnitten werden die Umsetzungsmöglichkeiten der in Kapitel 2 angesprochenen Komponenten des PM anhand bereits vorhandener
Komponenten in SiSy erläutert. Dabei wird auf die bisherigen Funktionalitäten
und Möglichkeiten der Darstellung eingegangen, Unvollständigkeiten werden
erkannt und Vorschläge zu Veränderungen aufgeführt.
3.1
Projektziele
Für die Darstellung der Projektziele ist das Add-On EtAP für SiSy bereits vorhanden. Die Abkürzung „EtAP“ steht dabei für „Entscheidungstechnik, Analysetechnik, Portfolio“. Es ist ein separates Add-On, welches unabhängig für die
Anwendung von PM in SiSy installiert werden kann und sollte. Dieses Add-On
ist bis jetzt nur für das Vorgehensmodell (VGM) „Qualitätsmanagement“ vorgesehen, wird aber in das VGM „Projektmanagement“ integriert werden. Dabei
stellt sich die Frage, ob das Add-On getrennt vom Anwender, wie das Add-On
PM, der SiSy-Version hinzugefügt werden muss oder automatisch mit dem
Add-On PM installiert wird.
Das Add-On EtAP enthält auf oberster Ebene ein Objekt „Portfolio“, siehe
Abbildung 8, welches dem Anwender einen Einstieg in die Aufstellung der Projektziele gibt.
In der Verfeinerung dieses Objekts können Größen/Indikatoren, siehe ebenfalls
Abbildung 8, definiert werden, die im PM die Funktionen der Projektziele haben.
Das bedeutet, dass die Projektziele in Form von diesen Objekten angelegt werden. Für genau einen Indikator des Portfolios kann auf der Registerkarte „Ein-
35
stellungen“ im Definieren-Dialog festgelegt werden, dass dieser die Zielgröße
ist. Dieser wird dann im Diagramm durch einen roten Rahmen von den anderen
hervorgehoben (siehe Abbildung 8).
Abbildung 8: Die Objekte für die Darstellung der Projektziele in SiSy
Viele Projektziele stehen untereinander in einem bestimmten Abhängigkeitsverhältnis. Dieses wird über die Verbindungen zwischen den Projektzielen bestimmt. In der dadurch entstehenden Kante kann die Entwicklungsrichtung und
die Intensität bestimmt werden. Die möglichen Einstellungen sind in Abbildung
9 zu erkennen. Voreingestellt sind:
-
Richtung der Wirkung: verstärkende Wirkung;
-
Wirkung (entspricht der Entwicklungsrichtung): kurzfristig und
-
Intensität: schwach.
Die Stärke der Verbindung nimmt nach Entwicklungsrichtung ab, d.h. kurzfristige Wirkungen werden als dicke Linie dargestellt, langfristige Wirkungen jedoch
als gestrichelte Linie. Eine stärkere Intensität wird durch mehr Zeichen, z.B.
zwei Plus, sichtbar gemacht.
Abbildung 9: Der Definieren-Dialog einer Kante zwischen Projektzielen
36
Die Auswertung des Portfolios wird in einer Excel-Datei angezeigt. Dazu muss
der Definieren-Dialog des Objekts „Portfolio“ geöffnet und die Registerkarte
„Portfolio“ ausgewählt werden. Um die Auswertung zu starten, muss die Schaltfläche „Portfolio neu erstellen“ betätigt werden. Wenn kein Dateiname eingegeben wurde, wird automatisch der Name des Portfolios als Dateiname angeboten. Das in SiSy modellierte Portfolio wird in eine Vernetzungstabelle und eine
Vernetzungsmatrix generiert. Diese zeigen die Abhängigkeiten und Bedeutung
der Wichtigkeit der Indikatoren an. Weiterhin können aus dem SiSy-HandbuchManager (stellt eine Symbolleiste im Excel dar) Rangfolgen der Indikatoren und
eine Grafik per „Knopfdruck“ generiert werden.
3.2
Projektstrukturierung
Grundlage für die Projektstrukturierung ist die Einteilung der Aufgabe, d.h. des
Projekts, in Teilaufgaben und Arbeitspakete. Das dadurch entstehende Element
des PM ist der PSP (siehe Kapitel 2.4). Die Aufgabe des PSP ist es, für jeden
Mitarbeiter gleiche Sichtweisen zu schaffen. Seine grafische Darstellung erfolgt
in einer Baumstruktur. Da beim PSP das Projekt in Teilaufgaben und Arbeitspakete gegliedert wird und er somit die Grundlage für die Ablaufplanung ist, die in
SiSy mit dem Netzplan abgebildet wird, wird auf ein separates Objekt verzichtet. Der PSP wird in SiSy unter dem Objekt „Projektablaufplanung“, welches
auch den Netzplan darstellt, verfasst. Die Projektstrukturierung stellt den ersten
Schritt der Bearbeitung eines Projekts dar. Deshalb wird zu Beginn eines Projekts lediglich die Aufteilung in die Teilaufgaben und Arbeitspakete vorgenommen. Die für die Modellierung der Projektstruktur notwendigen Objekte werden
in Abbildung 10 gezeigt. Dabei werden an dieser Stelle noch kein Ablauf, keine
Termine, Ressourcen oder Kosten festgelegt. Da die Teilaufgaben und Arbeitspakete in einem Projekt nummeriert werden sollten, steht dafür in SiSy die Option „Nummer“ auf der Seite „Definieren“ im Definieren-Dialog zur Verfügung.
Mit der durchlaufenden Nummerierung, z.B. TA_1 und darunter liegende Arbeitspakete AP_11 und AP_12, werden Abhängigkeiten bzw. Verfeinerungen
der Teilaufgaben dargestellt.
37
TA_1
AP_11
AP_1
Teilaufgabe
Arbeitspaket
Anfang
Ende
Abbildung 10: Die Objekte des Netzplans in SiSy
Der PSP kann nach der Modellierung wie folgt angezeigt werden:
1. Objekt „Projektablaufplanung“ (im VGM) markieren;
2. Kontextmenü auf diesem Objekt öffnen (rechte Maustaste auf dem Objekt);
3. Punkt „Projektstrukturplan öffnen“ wählen.
Die unter dem Objekt „Projektablaufplanung“ angelegten Teilaufgaben und Arbeitspakete werden hier in einer Hierarchie dargestellt. Die aufgeführten Objekte müssen jedoch beim ersten Mal durch den Anwender per Hand sortiert und
angeordnet werden. Da dies den Anwender Mühe und Zeit kostet besteht das
Ziel, die Objekte der Hierarchie schon beim ersten Öffnen sortiert darzustellen.
Die durch den Anwender per Hand erstellte Sortierfolge wird gespeichert und
somit wird beim erneuten Öffnen der PSP wieder sortiert dargestellt.
Der PSP kann auch in fortgeschrittenen Phasen geöffnet werden. Die eingetragenen Daten und die Zuordnung der Ressourcen, die nachfolgend in der Termin- und Ablaufplanung sowie der Mittel- und Kostenplanung festgelegt werden, siehe Kapitel 3.4 und 3.5, werden im PSP nicht mit angezeigt.
Als Beispiel kann in SiSy aus dem Assistenten eine Vorlage geladen werden,
die anhand einer Fahrradproduktion modelliert wurde.
Der vom Anwender erstellte PSP kann mithilfe der Dokumentengenerierung
ausgewertet werden. Dabei kann eine Abbildung des PSP als Darstellung und
eine Auswertung in Form von Aufzählungen bzw. Tabellen in das Dokument
generiert werden. Die Abbildung des PSP soll in Zukunft möglichst nur die oberen zwei oder drei Ebenen der Strukturierung abdecken, da sonst die Transparenz evtl. nicht mehr gewährleistet werden kann. Dazu soll dem Anwender die
Möglichkeit gegeben werden, die Anzahl der Ebenen einzugeben die aufgeführt
werden sollen. Derzeit wird nur die ganze Hierarchie dargestellt.
38
Die an dieser Stelle festgelegten Teilaufgaben und Arbeitspakete bilden die
Grundlage für die Termin- und Ablaufplanung und die Kosten- und Mittelplanung. Deren Realisierung in SiSy werden in 3.4 und 3.5 beschrieben.
3.3
Projektorganisation
In den bisherigen SiSy-Versionen und SiSy-Ausgaben wurden bereits Komponenten für die Organisation verwendet. Diese werden standardmäßig mit dem
Add-On QM-GPM (Qualitätsmanagement-Geschäftsprozessmodellierung) installiert. Sie ermöglichen einem Unternehmen die Darstellung seiner Aufbauorganisation.
Die Dateien, die für die Abbildung und Darstellung der Organisation benötigt
werden, sind bereits in SiSy verfügbar, da sie bei der Installation der Software,
die jeweils das Add-On QM-GPM enthält, mitgeliefert werden. Dabei wird in der
VGM-Datei (Erläuterungen der Dateikonventionen sind in Anlage 4 aufgeführt)
auf die bereits existierenden Dateien verwiesen. Die für die Organisation vorhandene Hilfedatei im HTML-Format wird durch einen Punkt „Mögliche Organisationsformen für Projekte“ mit Beispielbildern erweitert. Hier werden die Beschreibungen aus Kapitel 2.5.1.3 herausgenommen, die dem Anwender der
Software kurze Erläuterungen bieten.
Für die Darstellung des Projektleiters wird eine Stelle angelegt. Diese kann,
außer die Stelle der Stabprojektorganisation, mit einer Führungsstelle versehen
werden, um die Bedeutsamkeit dieser Person hervorzuheben. Dafür stehen in
SiSy folgende Layouts, siehe Abbildung 11, zur Verfügung.
Bei der Modellierung der Projektorganisation werden die Stellen und Organisationseinheiten angelegt und eindeutig benannt. Durch das Ziehen von Verbindungen zwischen den Objekten wird die Art der Unterstellung definiert. Dabei
wird die Unterstellung disziplinarischer Art mit einer durchgängigen Linie und
die Unterstellung fachlicher Art mit einer gestrichelten Linie dargestellt. Durch
das Definieren von Unterstellungen wird eine Hierarchie aufgebaut.
39
Abbildung 11: Die verschiedenen Layouts der Führungsstelle in SiSy
Die Hervorhebung der Stabsstelle bei der Stabprojektorganisation wird durch
das Layout „Stabsstelle“, siehe Abbildung 12, dargestellt. Dieses Layout wird im
Definieren-Dialog des Objekts „Stelle“ vorgenommen.
Stabsstelle
Abbildung 12: Die Stabsstelle in SiSy
Bei der Matrixorganisation haben die Projektmitarbeiter mindestens zwei Vorgesetzte, d.h. meist den Projektleiter und den jeweiligen Abteilungsleiter aus
der Unternehmensorganisation. Diese Organisationsform kann in SiSy leicht
nach dem Beispiel, welches in Abbildung 4 gezeigt wird, modelliert werden.
Nicht jeder Mitarbeiter an einem Projekt kennt alle anderen Mitarbeiter, vor allem bei großen Projekten. Aus diesem Grund sollte allen Projektbeteiligten eine
Übersicht über die anderen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Dies
kann mithilfe der Dokumentengenerierung anhand des Objekts „Projektorganisation“ geschehen. Auch weitere Auswertungen können vorgenommen werden,
z.B. Unterstellungsverhältnisse. Für die benötigten Auswertungsmöglichkeiten
sollen Vorlagen erstellt werden, die dem Anwender die Dokumentation seiner
Projektorganisation vereinfachen.
3.4
Termin- und Ablaufplanung
Für den Ablaufplan und das Gantt-Diagramm besteht nicht die Notwendigkeit
der Umsetzung, da eine Komponente für die Termin- und Ablaufplanung ausreicht. Dies ist in SiSy der Netzplan. Er ist bereits ein Bestandteil des bisherigen
Add-On’s PM. Dieser hier modellierbare Netzplan stellt einen Vorgangsknotennetzplan dar. Mit ihm kann die Dauer des Projekts und der kritische Weg be-
40
rechnet werden. Jedoch kann der Anwender nur die Dauer (in Tagen) einer
Teilaufgabe bzw. eines Arbeitspakets angeben und nicht ein konkretes Datum.
Grundlage für die Termin- und Ablaufplanung ist die Strukturierung des Projekts, die in Kapitel 3.2 beschrieben wurde. In dieser Phase erfolgte lediglich die
Aufgliederung des Projekts in Teilaufgaben und Arbeitspakete. Bei der Terminund Ablaufplanung werden die bereits definierten Teilaufgaben und Arbeitspakete zu einem Ablauf verbunden und jeweils die Dauer festgelegt. Außerdem
werden Meilensteine definiert. Die Berechnung von FAZ, FEZ, SAZ, SEZ und
des Puffers erfolgt über die Schaltfläche „Berechnung“ auf gleichnamiger Seite
im Definieren-Dialog der Objekte „Teilaufgabe“ und „Projektablaufplanung“. Dabei ist das Bottom Up-Prinzip zu beachten. Das bedeutet, dass die in der Hierarchie unten stehenden Teilaufgaben zuerst berechnet werden müssen. Die
Berechnung des Gesamtnetzplans wird im letzten Schritt durchgeführt. Der kritische Weg wird nach der Berechnung hervorgehoben. Dies geschieht durch
durchgezogene statt gestrichelte Verbindungen zwischen den Arbeitspaketen,
die sich auf dem kritischen Weg befinden, und durch einen roten Strich am unteren Ende der „kritischen“ Arbeitspakete.
Jeder Netzplan kann in SiSy mithilfe der Dokumentengenerierung ausgewertet
werden. Es besteht das Ziel, bestimmte Vorlagen für die Auswertung von Netzplänen zu erstellen und dem Anwender als Unterstützung zur Verfügung zu
stellen. Anlage 5 zeigt für die Arbeitspaketbeschreibung, die nur allgemein formuliert wurde, das generierte Dokument. Die Auswertung der Arbeitspakete
erfolgt derzeit jedoch nur in der Dokumentation. Ziel ist es jedoch, dass der Anwender die Auswertung der Arbeitspakete schnell und einfach durchführen
kann. Dazu soll er nur auf dem jeweiligen Arbeitspaket eine Schaltfläche betätigen müssen und er erhält die Beschreibung. Diese besteht derzeit noch in einfacher Form mit Text und einzelnen Tabellen. Ziel ist die Umstellung auf eine
gesamte Tabelle, die in ihren Zellen die notwendigen Informationen zum jeweiligen Arbeitspaket enthält. Ein Beispiel dafür ist in Anlage 2 zu sehen.
In Bezug auf die Termin- und Ablaufplanung ist der Ablauf- und Zeitplan ein
weiterer Bestandteil der Dokumentation. Er stellt eine Übersicht der zeitlich definierten Angaben des Netzplans dar. Dieser soll in einer Tabelle, wie das Ar-
41
beitspaket, generiert werden. Die Aufteilung dieser ist derzeit noch nicht bekannt. Inhaltlich gesehen sollen mindestens der Name der Teilaufgabe bzw.
des Arbeitspakets, deren Abkürzung, Anfangs- und Endtermine, Dauer und Puffer/Reserve aufgeführt werden. Diese Daten können anhand der Einträge und
Berechnungen aus den Dialogen der Objekte ausgelesen werden.
Ein weiterer Punkt der Zielsetzung ist die Umsetzung der Meilensteine. Diese
werden derzeit in SiSy noch nicht separat behandelt, bedürfen aber einer gesonderten Handhabung. Hierfür muss die Möglichkeit bestehen, Arbeitspakete
und Teilaufgaben als Meilensteine festzulegen. Dies kann über ein Häkchen im
Definieren-Dialog des jeweiligen Objekts geschehen. Dieser definiert dann ein
Arbeitspaket bzw. eine Teilaufgabe als Meilenstein und es besteht die Möglichkeit, dass sich eine weitere Registerkarte öffnen lässt. In dieser werden die Daten eines Meilensteins eingetragen. Besonderheiten an Meilensteinen sind z.B.
Meeting und die Übergabe an die nächste(n) Phase(n). Dies wird bei „normalen“ Teilaufgaben und Arbeitspaketen nicht durchgeführt.
3.5
Kosten- und Mittelplanung
Für die Kosten- und Mittelplanung wird ebenfalls der Netzplan verwendet. In der
Verfeinerung der Arbeitspakete können die jeweiligen Ressourcen definiert
werden. Zu diesen gehören u.a. Verantwortlichkeiten, Konfigurationsgruppen
bzw. -elemente, Dokumente, Daten und technische Ressourcen. Alle diese
Ressourcen werden in einem anderen Diagramm festgelegt, z.B. die Verantwortlichkeiten in der Organisationssicht (siehe Kapitel 3.3). Das bedeutet, dass
diese Ressourcen in der Verfeinerung der Arbeitspakete nur als Referenz hereingezogen werden können. Tabelle 6 zeigt alle Ressourcen, die in der Verfeinerung des jeweiligen Arbeitspakets zugeordnet werden können, und deren
Herkunftsdiagramm aus dem VGM „Projektmanagement“.
Für eine Klassifizierung der Ressourcen kann derzeit aus dem Assistenten eine
Vorlage gewählt werden. Es stehen drei verschiedene Vorlagen zur Auswahl.
Jede beinhaltet Rahmen. In diese sollten entsprechend der Bezeichnung des
Rahmens die Objekte eingefügt werden, z.B. die zuständige Stelle in den Rahmen „Verantwortlichkeit“.
42
Auch die Ressourcen jedes Arbeitspakets können durch die Dokumentengenerierung ausgewertet werden. Ein Beispiel zeigt Anlage 5, bei der z.B. die verantwortlichen Stellen bzw. Orgeinheiten unter dem Abschnitt „Verantwortlichkeit(en)“ gelistet werden.
Tabelle 6: Mögliche Ressourcen der Arbeitspakete
Ressource(n)
Herkunftsdiagramm
Stelle, Person, Person_extern
Projektorganisation
Konfigurationsgruppe, Konfigurationselement
Konfigurationsplanung
Dokumentengruppe, Dokument
Projektdokumente, Projektdokumentation
techn_Ressource
Projektressourcen
Anwendungssystem
IT-Systemsicht
Daten, Daten-Cluster
Projektdaten
Ort
Ortssicht unter Projektressourcen
Die Kosten werden in den Arbeitspaketen festgehalten. Dies geschieht auf der
Registerkarte „Kosten“ im Definieren-Dialog des jeweiligen Arbeitspakets. Die
Kosten werden dann von unten nach oben berechnet (Bottom Up-Prinzip). Dieses Vorgehen sieht wie folgt aus:
1. Kosten, wie oben beschrieben, den Arbeitspaketen zuordnen;
2. nach oben gehen;
3. in den Definieren-Dialog der übergeordneten Teilaufgabe gehen, Registerkarte „Berechnung“ auswählen und
4. Schaltfläche „Kostenberechnung“ betätigen.
Die Kosten der Arbeitspakete werden zusammengerechnet und in der Registerkarte „Kosten“ der darüber liegenden Teilaufgabe automatisch eingetragen.
Diese Kostenberechnung wird so lange fortgesetzt, bis das oberste Objekt, der
Netzplan, erreicht wird. Auch auf diesem wird eine Berechnung der Kosten
durchgeführt, damit die Gesamtkosten errechnet werden. Diese gesamte Berechnung erfolgt derzeit nur pro Position. Ziel ist es, eine Gesamtberechnung
durchzuführen und die Ergebnisse in einer Excel-Tabelle nach Kostenart und
die Gesamtsumme anzuzeigen.
43
3.6
Dokumentenmanagement
Für das Dokumentenmanagement stehen in SiSy bereits die Sichten „Dokumentensicht“ und „Dokumentation“ zur Verfügung.
In der „Dokumentensicht“ werden alle vorhandenen Dokumente aufgeführt die
für die Durchführung des PM notwendig sind. Dazu gehören z.B. der Projektantrag, Gesetze und Normen.
In der Sicht „Dokumentation“ werden die Dokumente angelegt, die während des
Projekts erstellt werden. Hierzu gehören z.B. das Pflichtenheft und Arbeitspaketbeschreibungen.
Für das PM sollen einzelne Mustervorlagen erstellt werden, die es dem Anwender vereinfachen, die Projektdokumentation durchzuführen. Dazu werden bestimmte Dokumente in ein Hauptdokument klassifiziert. Somit können die darunter liegenden Teildokumente als Einzeldokumente und/oder als gesamtes
Dokument verwendet werden. Die Gliederung der Projektdokumentation in SiSy
kann wie in Tabelle 7 aussehen.
Tabelle 7: Projektdokumentation in SiSy
Hauptdokument
darin befindliche Teildokumente
Projektplan
-
Begriffe und Abkürzungen
-
Projektstrukturplan
-
Ablauf- und Zeitplan
-
Übersicht über die Verantwortlichkeiten
-
Konfigurationsplan
-
Kostenplan
Arbeitspaketbeschreibungen alle vorhandenen Arbeitspakete als Teildokument
Einladungen
alle Einladungen, die im Laufe eines Projekts erstellt werden
Testpläne und Checklisten
zum Testen und Überprüfen von Abläufen, von
Ergebnissen, von Zeiten/Terminen etc.
Der Teil der Begriffe und Abkürzungen wird aus mehreren Abschnitten bestehen. Diese sind Standardabkürzungen und Verzeichnisse mehrerer bestimmter
Begriffe aus dem Projekt. Dazu gehören u.a.:
44
-
Index der Arbeitspakete;
-
Index der Konfigurationselemente und -gruppen;
-
Index der Abkürzungen der Organisationssicht und
-
Liste der technischen Ressourcen.
Für die anderen Teilpläne sind die Auswertungsmöglichkeiten und, wenn vorhanden, Verbesserungsvorschläge in den jeweiligen Kapiteln beschrieben.
Der Aufbau einer vollständigen Projektdokumentation durch das Erstellen und
Vordefinieren von Vorlagen für
-
die Strukturierung der Dokumentation,
-
die Strukturierung von Dokumenteninhalten und
-
die Auswertungen
ist zu diesem Zeitpunkt nicht möglich, da sich bei einem Großteil der Dokumente und Auswertungen erst im Laufe der Erfahrung mit dem Umgang mit PM bestimmte Muster herauskristallisieren.
3.7
Projektinformationssystem
Das Projektinformationssystem ist der Umgang mit Daten und Informationen.
Es ist ablaufbezogen, speziell für den Ablauf des Projekts (siehe Kapitel 3.4).
Dieser Ablauf wurde im Objekt „Projektablaufplanung“ festgehalten. Das Projekt
wurde bis hin zu Arbeitspaketen gegliedert (siehe Kapitel 3.2) und in den jeweiligen Verfeinerung wurden die notwendigen Ressourcen festgehalten (siehe
Kapitel 3.5).
Die bisherige Vorlage lässt mit den Rahmen, die geladen werden, zwar eine
Einordnung der Objekte zu, jedoch lässt sie z.B. Input und Output nicht direkt
erkennen. Deshalb sollen in Anlehnung an die Methode SADT (Structured Analysis and Design Technique) Veränderungen am Diagramm vorgenommen werden. Diese Arbeit bietet einen Vorschlag dafür, der in Abbildung 13 dargestellt
ist. Dabei wird das Arbeitspaket in seiner Verfeinerung als Objekt ein weiteres
Mal, als Referenz, aufgeführt. Dieses stellt dann die Tätigkeit der SADT dar.
Tabelle 8 zeigt alle weiteren Elemente der SADT, die in SiSy angebotenen
Rahmen der Vorlage, die in Anlehnung an die SADT abgewandelt wurden, und
die Objekte, die den jeweiligen Rahmen in SiSy zugeordnet werden können.
45
Tabelle 8: Verfeinerung eines Arbeitspakets
in SADT
in SiSy
Objekte
Eingangsdaten
Input
Daten, Daten-Cluster, Dokument, Dokumentengruppe, techn_Ressource
Ausgangsdaten Output
techn_Ressource, Anwendungssystem,
Daten, Daten-Cluster, Dokumentengruppe, Dokument
Kontrolldaten
Vorgaben
Dokumente (z.B. Gesetze), Konfigurationsgruppe, Konfigurationselement,
Anwendungssystem, Ort
Mechanismus
(Hilfsobjekte)
Verantwortlichkeit Rolle, Stelle, Orgeinheit, Person, Person_extern
Der Rahmen „Input“ ist für alle Objekte, die für das Arbeitspaket benötigt werden, z.B. eine Maschine oder ein Werkzeug zur Herstellung als technische
Ressource. Der Rahmen „Output“ ist für alle Objekte, die infolge der Abarbeitung des Arbeitspakets entstehen, z.B. ein Dokument, in welchem die Ergebnisse festgehalten werden. Der Rahmen „Vorgaben“ ist für alle Objekte, die als
Randbedingung für das Arbeitspaket dienen, z.B. bestimmte Richtlinien oder
Arbeitsanweisungen. In den Rahmen „Verantwortlichkeit“ werden alle Objekte
der Organisationssicht eingefügt, die an diesem Arbeitspaket teilnehmen. Somit
kann in der Auswertung der Arbeitspakete den Daten eine Verantwortlichkeit
zugeordnet werden. Diese Übersicht zeigt anderen Projektbeteiligten, wer für
welche Daten verantwortlich ist.
Beim Abtauchen in die Verfeinerung des Arbeitspakets soll automatisch eine
Dialog-Box erscheinen, die dem Anwender die Möglichkeit bietet, die Vorlage
aus Abbildung 13 zu geladen. Wenn er diese jedoch erst im späteren Verlauf
einfügen möchte, soll sie nochmals im Assistenten zur Verfügung stehen.
46
Vorgaben
Input
Output
Arbeitspaket
Verantwortlichkeit
Abbildung 13: Vorlage für Verfeinerung eines Arbeitspakets
3.8
Qualitätsmanagement und Qualitätsplanung
Ein QM-Plan dient der Sicherung der Qualitätsforderungen festgelegter Produkte. In SiSy kann daher kein Standard-QM-Plan erstellt werden, da im Vorhinein
keine konkrete Projektaufgabe besteht. Für die Erstellung des QM-Plans kann
die ISO 10005 verwendet werden. Dies ist eine internationale Norm, die in
Deutschland nicht als DIN eingeführt wurde. Sie besteht aus, wie in DIN EN
ISO 9001:1994 aufgeführt, zwanzig QM-Elementen. Diese Elemente stimmen
im Allgemeinen miteinander überein, was Anlage 6 zeigt. Da diese Elemente in
SiSy bereits in den SiSy QM-Versionen enthalten sind, kann die bestehende
Sicht und Vorlage beibehalten und in das Add-On PM übernommen werden.
Um den Anwender die Möglichkeit zu geben, sich eine Norm auszuwählen,
werden im Assistenten verschiedene Vorlagen zur Wahl gestellt, die die unterschiedlichen Normen abbilden. Die Darstellung eines QM-Elements in SiSy ist
in Abbildung 14 dargestellt.
QM-Element
Abbildung 14: Das QM-Element in SiSy
47
3.9
Konfigurationsmanagement und Konfigurationsplanung
Für die Konfigurationsplanung ist in SiSy bereits das Add-On KM vorhanden,
welches standardmäßig bei jeder Installation von SiSy ab Version 2.15 dem
Anwender bereitgestellt wird. Mithilfe der Objekte „Konfigurationsgruppe“ und
„Konfigurationselement“, siehe Abbildung 15, kann die Konfiguration des betreffenden Systems bzw. Produkts strukturiert werden. Die eindeutige Bezeichnung
jeder Gruppe und jedes Elements kann durch die Benennung von Name und
Kurztitel erfolgen. Dabei kann durch den Kurztitel ein Nummernsystem festgelegt und eingeführt werden. Die Objekte der Konfigurationsplanung können den
einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet, siehe Kapitel 3.5, und zusätzlich mit anderen Objekten des Diagramms verbunden werden. Diese Objekte wurden in
Tabelle 6 aufgeführt.
KG
Konfigurationsgruppe
KE
Konfigurationselement
Abbildung 15: Die Elemente der Konfigurationsplanung in SiSy
Die Auswertung der Konfigurationsplanung erfolgt mithilfe der Dokumentengenerierung. Um eine vollständige Tabelle zu erhalten, muss derzeit der Netzplan
als Objekt „Aufzählung“ in den Dokumenteninhalt gezogen werden. Die Konfigurationselemente und -gruppen werden aufgezählt. Folgende Eigenschaften
dieser Elemente können aufgelistet werden:
-
Abkürzung bzw. Nummer;
-
Name bzw. Bezeichnung;
-
Typ, d.h. ob Konfigurationselement oder Konfigurationsgruppe;
-
Beschreibung;
-
das Arbeitspaket, in dem es benötigt wird, und
-
an das Objekt angebundene Ressourcen, wie z.B. Stelle(n) und/oder Dokument(e).
Jedes Konfigurationselement hat bestimmte Funktionalitäten. Zum Beispiel ein
Lenker bei einem Fahrrad muss mindestens die Funktionalitäten der Richtungsänderung und der angenehmeren Körperhaltung für den Fahrer erfüllen.
48
Dafür soll in SiSy eventuell bei jedem Konfigurationselement die Möglichkeit
bestehen, die dazugehörigen Funktionalitäten anzugeben. Dies kann dadurch
realisiert werden, dass die Konfigurationselemente verfeinerbar sind. Dazu
muss in Zukunft ein neues Objekt eingeführt werden, das diese Funktionalitäten
darstellt. Auch das Anbinden von vorhandenen Konfigurationselementen muss
möglich sein, da auch das Anbringen weiterer Konfigurationselemente, z.B.
beim Lenker das Anbringen einer Klingel, möglich ist.
Da die Konfigurationsplanung im Add-On PM benötigt wird, soll das Add-On KM
bereits installiert sein bzw. bei SiSy-Ausgaben vor der Version 2.15 nachinstalliert werden. Ebenso sollten Veränderungen, die wie die Einführung des neuen
Objekts „Funktionalität“, nicht nur für das PM gelten gleich gänzlich im Add-On
KM vorgenommen werden und nicht im Add-On PM separat.
3.10 Projektüberwachung
Für das Projektcontrolling ist in SiSy ebenfalls ein Add-On vorhanden. Dieses
trägt den Namen ProGen für Projektgenerierung. Die für die Entwicklung dieses
Add-On’s gestellte Aufgabe umfasste die Grobauswertung des Netzplans in
Microsoft Project. Dabei wurde einkalkuliert, dass einzelne Änderungen nach
der Generierung vom Anwender selbst vorgenommen werden müssen, um die
Auswertung seinen Anforderungen anzupassen.
Die Generierung erfolgt von SiSy heraus nach Microsoft Project. Über den Menüpunkt „Projekt/Projektinfo...“ können Anfangs- und Endtermine unter der Voraussetzung des vorher eingestellten Datums von Projektbeginn bzw. -ende berechnet werden. Davon ist die gesamte Darstellung der Auswertung abhängig.
Microsoft Project bietet dem Anwender mehrere Ansichten, die die Auswertung
in unterschiedlichen Formen darstellen. Im Folgenden werden ein paar Ansichten und die Anzeige der Auswertung erläutert.
Das Fenster der Ansicht „Balkendiagramm (Gantt)“ teilt sich in zwei Teilfenster.
Im linken Teilfenster ist eine Tabelle mit den Spalten Vorgangsname, Dauer,
Anfang, Ende, Vorgänger und Ressourcennamen dargestellt. Bei der Spalte
Vorgänger wird die Nummer des jeweils vorhergehenden Vorgangs angezeigt.
Die Ressourcennamen sind die Bezeichnungen der zugeordneten Verantwort-
49
lichkeiten. Das rechte Teilfenster zeigt die Kalenderwochen in Form von Spalten mit Anzeige des Datums des ersten Tages dieser Woche. Die im linken Teilfenster gelisteten Vorgänge werden hier in Form von horizontalen Balken dargestellt. Beim Abschluss jedes Vorgangs wird der Name der Verantwortlichkeit(en) dahinter angezeigt. Einen Auszug der Ansicht „Balkendiagramm
(Gantt)“ ist in Abbildung 16 aufgezeigt.
Abbildung 16: Die Ansicht „Balkendiagramm (Gantt)" aus Microsoft Project
Die Ansicht „Balkendiagramm: Überwachung“ hat im linken Teilfenster die gleiche Anzeige wie die oben genannte Ansicht. Der Unterschied besteht in der
Darstellung der Grafik im rechten Teilfenster. Die horizontalen Balken werden
durch unterschiedliche Füllstrukturen und Farben dargestellt. Diese verkörpern
die unterschiedlichen Bedeutungen des Bearbeitungsstandes. Diese Bedeutungen können u.a. sein:
-
Kritisch (halb ausgefüllter, roter Balken);
-
Kritische Unterbrechung (gepunktete, rote Linie);
-
Vorgang in Arbeit (ausgefüllter, blauer Balken) oder
-
Geplant (halb ausgefüllter, grauer Balken).
Die Ansicht „Kalender“ zeigt die Vorgänge in einem Kalender. Die Darstellung
des Kalenders kann nach Belieben verändert werden. Die Vorgänge werden
wieder in Form von Balken dargestellt, auch parallel an einem Tag. Dabei wird
der Name und die Dauer des Vorgangs mit angezeigt. Der Doppelklick auf einen Vorgang zeigt dessen Eigenschaften, wie z.B. das Anfangsdatum.
Der Netzplan als Vorgangsknotennetzplan wird in der Ansicht „Netzplandiagramm“ angezeigt. Das Aussehen der Arbeitspakete in Microsoft Project, siehe
Abbildung 17, unterscheidet sich zu dem der Arbeitspakete in SiSy, siehe
Abbildung 10.
50
AP-Name
Anfang [Datum]
Nr.
Ende [Datum]
Dauer [in Tagen]
Res. [Verantwortlichkeit]
Abbildung 17: Der Vorgang in Microsoft Project
Die Ansicht „Vorgang: Einsatz“ ist wiederum in zwei Fenster geteilt. Das linke
Teilfenster zeigt erneut eine Tabelle. In dieser sind die Vorgänge mit den zugehörigen Verantwortlichkeiten und der jeweiligen Dauer in Stunden sowie Anfang
und Ende des Vorgangs aufgeführt. Das rechte Fenster zeigt einen Kalender in
Wochentagen. Hier sind für jeden Vorgang die Stunden pro Tag, pro Vorgang
und pro Person dargestellt. Diese Ansicht zeigt dem Anwender folglich die Aufteilung der Ressource „Verantwortlichkeit“.
Die Ansicht „Ressource: Grafik“ zeigt in Form von senkrechten Balken für jede
Verantwortlichkeit die Zuteilung und Überlastung, wenn eine vorhanden ist.
Das sind nur einige Ansichten die in Microsoft Project verfügbar sind. Jede gibt
eine Übersicht über einen bestimmten Teil des Projekts in geeigneter Form,
z.B. grafisch und/oder tabellarisch. Jede Ansicht kann nach Belieben vom Anwender verändert und weitere Einstellungen können vorgenommen werden.
Dieses Add-On ist in seiner derzeitigen Ausführung verwendungsbereit jedoch
noch nicht freigegeben.
4
Realisierung des Add-On’s PM anhand neuer Komponenten
In den folgenden Punkten werden die Umsetzungsmöglichkeiten der in Kapitel
2 angesprochenen Elemente des PM anhand noch nicht vorhandener Komponenten, d.h. die Einführung neuer Komponenten in SiSy, erläutert.
4.1
Projektlebenszyklus
Der Projektlebenszyklus wird in SiSy in Form eines Vorgehensmodells (VGM)
umgesetzt. Dieses befindet sich auf der obersten Ebene der Sichten in SiSy,
der sogenannten Einstiegsebene. Es gibt dem Anwender eine Empfehlung zur
51
Ab- und Bearbeitung seines Projekts. Dafür werden, analog zu den anderen
VGM in SiSy, mehrere Rahmen in Form von Wolken angelegt, die nach den
Projektphasen benannt werden. Dies sind für das VGM „Projektmanagement“
die Wolken „Voranalyse“, „Projektplanung“ und „Steuerung/Kontrolle“. Die Realisierung des VGM „Projektmanagement“ in SiSy ist in Abbildung 18 dargestellt
und die Erläuterungen, warum die jeweilige Komponente in welchem Rahmen
zugeordnet wurde, wird in Tabelle 9 aufgeführt.
Voranalyse
Projektdokumente
Projektplanung
Projektorganisation
Projektressourcen
Projektdaten
Konfigurationsplanung
Steuerung/Kontrolle
Projektstruktur_Fahrrad
Projekt dokumentation
Abbildung 18: Das VGM „Projektmanagement" in SiSy
Das Mind Mapping ist eine Kreativitätstechnik, die über den gesamten Projektverlauf hinweg benutzt werden kann (siehe Kapitel 4.2.1 und 4.2.2). Aus diesem
Grund wird diese keiner konkreten Phase zugeordnet und in der Vorlage nicht
mit aufgeführt. Jedoch kann dieses Objekt (siehe Abbildung 19) aus der Objektbibliothek gezogen und angelegt und somit die Mind Mapping-Methode durchgeführt werden. Das Objekt „Portfolio“ für die Darstellung der Projektziele (siehe
Kapitel 3.1) zählt momentan ebenfalls nicht zum VGM, da noch nicht feststeht,
ob das dafür entwickelte Add-On EtAP separat zum Add-On PM installiert werden muss. Wenn es nicht gleichzeitig mit dem Add-On PM installiert wird, wäre
52
eine Kompatibilität durch das Vorhandensein des Objekts und das Fehlen der
dazugehörigen Funktionalität nicht mehr gewährleistet.
Tabelle 9: Komponenten im VGM „Projektmanagement" in SiSy
Wolke
Komponente
Erläuterung zur Komponente
Voranalyse
Dokumentensicht
zum Anlegen von Dokumenten, die im
Vorfeld bzw. als Randbedingungen benötigt werden; z.B. Projektantrag, Projektauftrag, Gesetze
Projektplanung
Projektorganisation
zur Darstellung der Projektorganisation;
z.B. Stabprojektorganisation
Projektressourcen
zum Abbilden der technischen Ressourcen und Orte
Projektdaten
zum Abbilden der Daten, die im Projektverlauf benötigt werden; z.B. Mitarbeiterdaten
Konfigurationsplanung zum Erstellen des Konfigurationsplans
Steuerung/
Kontrolle
4.2
Netzplantechnik
für die Projektstrukturierung, Terminund Ablaufplanung, Kosten- und Mittelplanung
Dokumentation
zum Festhalten der entstehenden Dokumente, die evtl. für eine spätere Auswertung und Vergleiche von Bedeutung
sind; z.B. Pflichtenheft, Arbeitspaketbeschreibungen
Entscheidungsfindung durch Mind Mapping
Da in SiSy wenige der Kreativitätstechniken (siehe Kapitel 2.2) umsetzbar sind,
weil sie vorwiegend auf Kommunikation basieren, können in SiSy nur die Ergebnisse, z.B. in Form von dem Verknüpfen von Dokumenten, abgebildet werden. Als bisher einzige Möglichkeit der Umsetzung einer dieser Techniken wird
das Mind Mapping angesehen, speziell die Darstellung des Ergebnisses, genannt Mind Map.
4.2.1
Grundlagen des Mind Mapping
Mind Mapping ist eine Methode zur strukturierten Sammlung von Ideen. Es ist
die Visualisierung des PSP (siehe Kapitel 2.4), die versucht, dem menschlichen, assoziativen Denkprozess gerecht zu werden. Diese Methode kann von
53
einer einzelnen Person sowie innerhalb einer Gruppe angewendet werden, wobei die Anwendung in einer Gruppe bevorzugt wird. Beim Mind Mapping werden
Ideen zu einem gestellten Thema gesammelt und sogleich, z.B. auf einem Papier, notiert. Dabei wird das zentrale Thema in die Mitte geschrieben. Die damit
verbundenen ersten Gedanken und Ideen werden in Form von Ästen dargestellt. Diese können sich in weitere Unterpunkte verzweigen. Assoziationen zwischen den verschiedenen Ästen können ebenfalls eingetragen werden. Es werden keine Sätze verwendet, sondern Stichpunkte bzw. Schlüsselwörter. Diese
können mit Farben, Symbolen bzw. Bildern untermauert werden. Aus Gründen
der Übersichtlichkeit sollte eine Blockschrift gewählt werden. Anlage 7 zeigt einen Ausschnitt eines Mind Maps, welches Regeln für erfolgreiche Teams bei
der Anwendung von Kreativitätstechniken darlegt.
Für das Mind Mapping kristallisieren sich für die Ideen-, Alternativen- und Lösungsfindung u.a. folgende Vorteile heraus:
-
schnelles und effizientes Arbeiten;
-
Visualisierung von Gedankennetzwerken;
-
Struktur ist jederzeit erweiterbar;
-
Synergieeffekte und
-
Fördern der Kreativität.
4.2.2
Umsetzung dieser Technik in SiSy
Für die Methode Mind Map zur Ideen- bzw. Lösungsfindung wird ein neues Objekt „Mind Map“ auf der Ebene des VGM eingeführt. Dies kann, wie in
Abbildung 19 dargestellt, aussehen.
Mind Map
Mind Map
Abbildung 19: Das Objekt „Mind Map" mit verschiedenen Layouts
54
Für das zentrale Thema wird in der Verfeinerung des Objekts „Mind Map“ ein
Objekt vom Typ „Thema“ definiert. In diesem soll bei der Erstellung des Mind
Maps die Aufgabenstellung festgehalten werden. Als weiteres Objekt wird der
„Knoten“ eingeführt. Dieser stellt die Verbindung zwischen den Ästen dar. Die
Verbindungen zwischen „Thema“ und „Knoten“ bzw. „Knoten“ und „Knoten“ sind
die Äste. Da aber Verbindungen in SiSy ein Zielobjekt benötigen und nicht in
die Leere des Diagramms gezogen werden können, wurde ein Objekt benötigt,
welches in Form von diesem „Knoten“ umgesetzt wurde. Anlage 7 zeigt das
Mind Map-Beispiel „Regeln für erfolgreiche Teams“ in einer allgemeinen Form
und wie es umgesetzt in SiSy mit den neu eingeführten Objekten dargestellt
wird.
Auf das Einbinden von Grafiken, die der visuellen Unterstützung des Verständnisses dienen können, wurde bis zu diesem Zeitpunkt verzichtet. Es besteht die
Möglichkeit und Gefahr, dass das zu erstellende Mind Map aufgrund von Grafiken unüberschaubar wird.
Beim Erstellen eines Mind Maps mit der parallel laufenden Unterstützung von
SiSy sollte ein Beamer angewendet werden, damit die Ideen, die mithilfe von
SiSy schnell und leicht eingepflegt werden können, an eine Wand projiziert
werden können. SiSy bietet beim Einpflegen von Ideen den Vorteil, dass durch
die Darstellung über Objekte die Ideen leicht angeordnet und somit überschaubar gemacht werden können. So hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, den
Fortschritt zu beobachten.
Das Mind Map wurde bis jetzt anhand der Ideenfindung erläutert. Es kann jedoch auch für die Ermittlung von Fehlern und deren Ursachen für Konfigurationselemente sinnvoll sein. Es kann in SiSy eine Möglichkeit eingeführt werden, durch die das entsprechende Objekt „Konfigurationselement“ in einem
Mind Map referenziert werden kann. Es wird anstatt des Objekts „Thema“ in die
Mitte des Diagramms gezogen. Die Knoten stellen dann die Fehler und die Äste
die Ursachen, aus denen die Fehler resultieren, dar.
55
4.3
Verifizierungs- und Validierungsplanung
Der V&V-Plan ist ein sehr projektspezifisches Dokument. Um diesen zu erstellen, muss die Projektaufgabe definiert sein. Da diese sich je nach Projekt ändert, können in SiSy keine Vorlagen für V&V-Pläne erstellt werden. Jedoch besteht die Möglichkeit, dass sich in Zukunft Standardauswertungen herauskristallisieren. Diese können eine Richtlinie bilden, die in Form einer Vorlage umgesetzt werden kann.
5
Zusammenfassung
Das Add-On Projektmanagement befindet sich bereits in der Phase der Erstellung und Bearbeitung. Im Verlauf dieser Arbeit wurde auf Vorhandenes hingewiesen und analysiert. Dabei wurde auf Verbesserungsvorschläge eingegangen, die in Zukunft je nach den vorhandenen Möglichkeiten umgesetzt werden.
Dieses Add-On wird ein bedeutender Bestandteil der Software SiSy sein, da in
der heutigen Zeit Projektmanagement immer mehr an Bedeutung gewinnt.
Im Folgenden wird kurz auf die noch auszuführenden Tätigkeiten hingewiesen,
die das Add-On vervollständigen. Dabei werden die Lücken des Add-On’s an
dieser Stelle nur kurz angesprochen, da sie im Laufe der Arbeit bereits ausführlich dokumentiert wurden.
Für die Darstellung der Projektziele muss geklärt werden, ob das dafür benötigte Add-On EtAP automatisch mit dem Add-On PM oder separat installiert wird.
(siehe Kapitel 3.1)
Für die Projektstrukturierung wird in SiSy der Netzplan verwendet. Die Anordnung der Objekte des Netzplans soll im Hierarchie-Diagramm automatisch erfolgen und aus Gründen der Übersichtlichkeit auf wenige Ebenen beschränken.
Als Empfehlung sollen zwei oder drei Ebenen vorgeschlagen werden, jedoch
muss dem Anwender die Möglichkeit geboten werden, diese Anzahl selbst zu
wählen. (siehe Kapitel 3.2)
Für die Projektorganisation können vorhandene Komponenten aus SiSy verwendet werden. Jedoch soll die existente Hilfedatei im HTML-Format durch einen weiteren, PM-spezifischen Punkt erweitert werden. (siehe Kapitel 3.3)
56
Die Termin- und Ablaufplanung wird durch den Netzplan umgesetzt. Hierbei
stehen die Änderung die Arbeitspaketbeschreibungen und die besondere Behandlung von Meilensteinen im Vordergrund. Die Beschreibung der Arbeitspakete soll in Form einer Tabelle generiert werden und direkt vom jeweiligen Arbeitspaket aufrufbar sein. Die Sonderhandhabung von Meilensteinen wurde bis
jetzt nur dadurch realisiert, dass Teilaufgaben und Arbeitspakete ein anderes
Aussehen bekommen können. Dies reicht jedoch nicht aus, da bestimmte Daten, die für andere Teilaufgaben und Arbeitspakete nicht zu treffen, definiert
werden müssen. Deshalb sollen neue Funktionalitäten eingeführt werden. (siehe Kapitel 3.4)
Die derzeitige Kostenberechnung erfolgt lediglich pro Position, und die Ergebnisse werden in den Definieren-Dialogen der Arbeitspakete festgehalten. Jedoch soll dies in eine Excel-Tabelle erfolgen, wobei jeweils die einzelnen Posten für jedes Objekt sowie verschiedene Zwischensummen berechnet und aufgeführt werden. (siehe Kapitel 3.5)
Der Aufbau einer Projektdokumentation gestaltet sich zu Beginn der Erstellung
dieses Add-On’s schwierig, da sich erst im Laufe der Zeit bestimmte Muster für
die Gliederung von Dokumenten herauskristallisieren. Dazu sind dann verschiedene Auswertungen der bestehenden Sichten, Diagramme und Einstellungen notwendig. Es besteht das Ziel, verschiedene Vorlagen zu erstellen, die
dem Anwender des Aufstellen seiner Projektdokumentation erleichtern. (siehe
Kapitel 3.6).
Die Daten- und Informationsflüsse während des Ablaufs eines Projekts sollen
durch eine Vorlage dargestellt werden. Diese Vorlage wird in Anlehnung an die
SADT erstellt und sie wird In- und Outputs verdeutlichen. (siehe Kapitel 3.7)
Die Qualitätsplanung in Bezug auf das PM kann durch die Einführung der zwanzig QM-Elemente der DIN EN ISO 9001:1994 realisiert werden. Diese sind bereits in den SiSy QM-Versionen enthalten und können in dieser vorhandenen
Form verwendet werden. (siehe Kapitel 3.8)
57
Die Konfigurationsplanung wird durch das Add-On KM abgedeckt. Da Konfigurationselemente bestimmte Funktionalitäten erfüllen, soll ein neues Objekt
„Funktionalität“ hinzugefügt werden, welches dem Anwender in der Verfeinerung der Konfigurationselemente zur Verfügung stehen wird. Da dieses allerdings nicht nur für das PM sondern auch für alle anderen Bereiche (z.B. der
Entwicklung) gilt, braucht dies nicht speziell in dem Add-On PM umgesetzt werden, sondern es wird gleich im Add-On KM verwirklicht. (siehe Kapitel 3.9)
Die Projektüberwachung wird in SiSy durch das Add-On ProGen durchgeführt.
Dieses ist ein separates Add-On, welches jedoch noch nicht freigegeben ist.
Für die Anwendung des Projektcontrollings muss dies jedoch geschehen. (siehe Kapitel 3.10)
Das Mind Map wurde derzeit nur für die Ideen- und Lösungsfindung erstellt. Es
kann jedoch auch für die Fehlerfindung von Konfigurationselementen dienen.
Um dieses zu unterstützen, muss das Objekt „Konfigurationselement“ in diesem
Diagramm referenzierbar gemacht werden. (siehe Kapitel 4.2.2)
Abschließend ist festzuhalten, dass die Umsetzung eines Add-On’s Projektmanagement in SiSy durchaus möglich und realistisch ist. Dazu wurden die Komponenten des Projektmanagements und deren Umsetzungsmöglichkeiten aufgezeigt. An dem Add-On wird bereits gearbeitet und einige Komponenten sind
aus diesem Grunde bereits vorhanden.
58
Literatur- und Quellenverzeichnis
[1] KAHLBRANDT, Prof. Dr. Bernd: [Online] Skript zur Vorlesung SoftwareEngineering II (23.05.2002), URL: http://www.informatik.fh-hamburg.de/
~khb/st4se2, [email protected]
[2] SIEVERT, Horst: [Online] Glossar Projektmanagement (22.07.2002), URL:
http://www.horst-sievert.de/projekte/p-gru11.htm
[3] HEIMERER, Stefanie: Grundlagen des Projektmanagements. Hausarbeit.
2002
[4] GAREIS, Roland: Projektmanagement im Maschinen- und Anlagenbau.
Wien: Manz 1991
[5] HEINTEL, Peter; KRAINZ, Ewald E.: Projektmanagement. 2. Aufl. Wiesbaden: Gabler, 1990
[6] MADAUSS, Prof. Bernd J.: Handbuch Projektmanagement. 6. Aufl. Stuttgart: Schäffer.Poeschel, 2000
[7] OLFERT, Prof. Dipl.-Kfm. Klaus: Kompendium der praktischen Betriebswirtschaft. Ludwigshafen: Friedrich Kiehl Verlag GmbH, 2000
[8] STAHLKNECHT, Peter; HASENKAMP; Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik. 8. Aufl. Berlin: Springer-Verlag 1997
[9] REMBOLD, Ulrich: Einführung in die Informatik. Wien: Carl Hanser Verlag
München Wien
[10] SCHILDWACH, Dr.-Ing. Bernd: Projektmanagement. Lehrveranstaltung 2.
Semester. Bautzen. 2000
[11] LUDWIG, Janine: Projektmanagement – Planung einer PM-Komponente in
SiSy. Diplomarbeit. Bautzen, 2000
[12] SCHWARZ, Anett: Projektmanagement und andere Managementsysteme.
Belegarbeit. Bautzen, 2001
[13] Programm SiSy QM der Firma Laser & Co. Computer GmbH und die dazugehörige Dokumentation (z.B. Handbücher, Hilfeseiten)
59
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Personen im Projekt.......................................................................17
Tabelle 2: Grundlagen der Vorwärts- und Rückwärtsterminierung .................21
Tabelle 3: Informationsarten ...........................................................................27
Tabelle 4: Qualitätskriterien für Software........................................................28
Tabelle 5: Testarten........................................................................................32
Tabelle 6: Mögliche Ressourcen der Arbeitspakete .......................................42
Tabelle 7: Projektdokumentation in SiSy ........................................................43
Tabelle 8: Verfeinerung eines Arbeitspakets ..................................................45
Tabelle 9: Komponenten im VGM „Projektmanagement" in SiSy ...................52
60
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Der Projektlebenszyklus ............................................................11
Abbildung 2: Der Projektstrukturplan ..............................................................14
Abbildung 3: Die Stabprojektorganisation.......................................................18
Abbildung 4: Die Matrixorganisation ...............................................................19
Abbildung 5: Der Ablaufplan ...........................................................................20
Abbildung 6: Das Gantt-Diagramm.................................................................20
Abbildung 7: Der Dokumentationsbaum .........................................................24
Abbildung 8: Die Objekte für die Darstellung der Projektziele in SiSy ............35
Abbildung 9: Der Definieren-Dialog einer Kante zwischen Projektzielen........35
Abbildung 10: Die Objekte des Netzplans in SiSy ............................................37
Abbildung 11: Die verschiedenen Layouts der Führungsstelle in SiSy.............39
Abbildung 12: Die Stabsstelle in SiSy...............................................................39
Abbildung 13: Vorlage für Verfeinerung eines Arbeitspakets ...........................46
Abbildung 14: Das QM-Element in SiSy ...........................................................46
Abbildung 15: Die Elemente der Konfigurationsplanung in SiSy ......................47
Abbildung 16: Die Ansicht „Balkendiagramm (Gantt)" aus Microsoft Project....49
Abbildung 17: Der Vorgang in Microsoft Project ...............................................50
Abbildung 18: Das VGM „Projektmanagement" in SiSy....................................51
Abbildung 19: Das Objekt „Mind Map" mit verschiedenen Layouts ..................53
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Anlagenverzeichnis
Anlage 1:
Vollständige Titelbezeichnungen der verwendeten DIN-Normen
Anlage 2:
Definition eines Arbeitspakets
Anlage 3:
Vor- und Nachteile von Organisationsformen
Anlage 4:
Dateikonventionen in SiSy
Anlage 5:
Auswertung eines Arbeitspakets
Anlage 6:
QM-Elemente der Normen DIN EN ISO 9001:1994 und ISO 10005
Anlage 7:
Das Mind Map
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Selbstständigkeitserklärung
Eidesstattliche Erklärung
Ich erkläre an Eides statt, dass ich die vorliegende Arbeit selbstständig und nur
unter Verwendung der angegebenen Quellen und Hilfsmittel angefertigt habe.
Die Zustimmung der Firma zur Verwendung betrieblicher Unterlagen habe ich
eingeholt. Die Arbeit wurde bisher in gleicher oder ähnlicher Form weder veröffentlicht noch einer anderen Prüfungsbehörde vorgelegt.
Bautzen, 09.08.2002