Teil 4 - Visualisieren mit PowerPoint.pub

Transcription

Beate Strauß
besser sicherer präsentieren
Mit Präsi●OPT
zur TOP-Präsentation
Methodik zur Optimierung und Gestaltung
von PowerPoint-Vorträgen
TEIL IV
POWERPOINT
VISUALISIEREN
Inhalte in Bilder übersetzen
„Denken Sie immer daran, dass Sie
da vorne stehen und mit Ihrem Publikum kommunizieren. PowerPoint soll
Ihr Assistent sein und nicht der Star,
der Ihnen die Aufmerksamkeit stiehlt.
Beate Strauß
Mit Präsi●OPT zur TOP-Präsentation
Beate Strauß
Mit Präsi●opt zur TOP-Präsentation
TEIL IV
Mit PowerPoint visualisieren
Inhalte in Bilder übersetzen
von Beate Strauß
Inhalt
Das i-Tüpfelchen Ihres Vortrags: die PowerPoint-Präsentation …………..……
3
1. Schritt: Raus aus der PowerPoint-Falle ………………………………………………….
4
Was sagt die Lernpsychologie zu PowerPoint? ………………………………………...
5
Basics - Farben, Layout, Texte ……………………………………..………………………….
8
Effekte - sind das wirklich Wirkungsverstärker? ………………………………….…..
10
Wie aktivieren Sie Ihr visuelles Denken? ………………………………....……………..
11
Aussagen in Bilder übersetzen
1. Begriffe, Personen, Situationen visualisieren ……………………………………….
13
Wie Sie die Version der Visualisierung wählen .………………………...………………
15
2. Mengen visualisieren ……………………………………………………………………………..
17
3. Positionen räumlich visualisieren ………………………………………………………….
20
4. Zeitpunkte und Zeitabläufe betrachten ………………………………………………..
22
5. Zeigen, wie etwas funktioniert ……………………………………………………………..
24
6. Zeigen, warum etwas die beste Lösung ist …………………………………………..
26
Ein aussagekräftiges Handout - doppelte Arbeit? …………………………………….
29
Zusammenfassung und Tipps für die Einführung, den Haupt- und
Schlussteil …………………………………………………………………………………………………...
32
Weitere Tipps für die Inszenierung der PowerPoint-Folien ……………………...
35
Präsi●
Visualisieren ……………………………………………………………………..
Präsi●OPT-MAP
OPT
36
Quellen- und Bücherliste, Buchempfehlungen
37
Mit PowerPoint wirkungsvoll visualisieren
Das i-Tüpfelchen Ihres professionellen Vortrags:
die PowerPoint-Präsentation
Klicken Sie bitte einmal auf folgenden Link:
http://www.tinyurl.com/ybdzw97
und lesen Sie die Lesermeinungen zum Buch „Zen oder die Kunst der
Präsentation“. Für die Zweifler unter Ihnen, die bisher viel Aufwand auf das
Dekor ihrer Folien eingebracht haben, möchte ich auf diese Unterstützung
zurückgreifen ☺. Meine Ausführungen in Teil 4 decken sich mit dem Verständnis
von Wirkung aller berühmten Experten: es gibt lediglich Unterschiede in der
Radikalität. Matthias Pöhm zum Beispiel propagiert, überhaupt keine Folien
mehr zu verwenden. Das ist jedoch nicht sehr praxisnah - in vielen Branchen
sind PowerPoint-Vorträge einfach üblich und die meisten Referenten fühlen sich
sicherer mit der PowerPoint-Unterstützung. Wenn der Vortrag ein Kommunikationserlebnis für die Zuhörer ist, sind Folien die beste visuelle Unterstützung für
leichteres Verstehen.
Professionelle Vortragsfolien wirken nur zusammen mit dem Vortrag und dem
Referenten. Für Handouts - also nur zum Lesen - sind sie nicht geeignet.
Handouts müssen mit ausführlichen Erklärungen versehen sein, um
selbsterklärend zu sein.
Beate Strauß
3
Ihr erster wichtigster Schritt zur TOP-Präsentation:
RAUS AUS DER POWERPOINT-FALLE!
Was bewirkt die PowerPoint-Falle?
Und wie erkennen Sie den Speck, der Sie in die PowerPoint-Falle führt? Es sind
ein paar harmlose Punkte, die sogenannten Bullet Points. Sie locken verführerisch, sobald Sie PP öffnen. Man fängt mit der Agenda an und hangelt sich
Punkt für Punkt durch die Präsentation.
Gute Bilder
sind nicht
selbsterklärend
Gute Bilder
sind
gut erklärbar
Was bewirkt diese Präsentationsmethode?
Erstens eine lineare Struktur, im Vortrag wie in den Folien, die Argumente
werden nacheinander aufzählt, wie an einer Perlenschnur. Das zieht dann am
Zuhörer vorbei, dabei kommt das Wesentliche nicht so rüber, dass es hängen
bleibt. Zweitens sind Präsentationen mit dieser Methodik immer zu komplex,
weil sie von Anfang an zu sehr im Detail hängen, es fehlt der Überblick über das
große Ganze, der Spannungsbogen, die Folien werden zu textlastig, die Zuhörer
lesen zu viel und … die Präsentation bleibt in der Gedankenwelt des
Referenten. Er kann sich nicht vorstellen, dass seine abstrakten Betrachtungen
nicht auf Anhieb verstanden werden.
Die Folge ist dann, dass PowerPoint die Regie übernimmt, es wird das
abgearbeitet, nacheinander aufgezählt, was auf den Folien steht. Das macht
den Referenten passiv und die Zuhörer müde und unkonzentriert.
Warum tappen Sie in die PowerPoint-Falle?
Sie tappen immer in die PowerPoint-Falle, wenn Sie Ihre Präsentation so
erstellen wie die meisten Präsentierer ihre Präsentation erstellen
PowerPoint öffnen
Agenda schreiben
Punkt für Punkt abarbeiten: Folien erstellen und Vortrag danach ausrichten
Sie konzentrieren sich bei der Ausarbeitung auf die Folieninhalte und darauf,
die Folien schön zu designen und achten nicht mehr darauf, wie Sie mit dem
Zuhörer kommunizieren.
Den ersten Schritt, der PowerPoint-Falle zu entkommen, haben wir bereits
getan. Sie haben all Ihre Kreativität der Kommunikation mit dem Zuhörer
gewidmet.
Beate Strauß
4
Warum PowerPoint das „Schlusslicht“ ist
Vielleicht haben Sie schon ungeduldig nach einem Kapitel über PowerPoint
geschielt oder haben sich gefragt, ob Sie denn hier richtig sind… schließlich
bedeutet Präsentation für die meisten eben PowerPoint-Präsentation. Eine
Präsentation ohne PowerPoint (oder vergleichbare Medien) ist relativ selten.
Visualisieren
=
Aussagen
in Bildern
darstellen
In den Kursteilen I - III haben Sie erfahren, welche Herausforderung es ist,
einen wirklich guten Vortrag zu erstellen. Es ist einfach nicht möglich, sich auf
Vortrag und zugleich Visualisierung zu konzentrieren. Visualisierung
bedeutet, Aussagen in Bildern darzustellen. Aussagen haben Sie erst,
wenn Sie wissen, was Sie wie sagen werden.
Was sagt die Lernpsychologie zur Verwendung von
Bilder
können
auch
Wortbilder
sein
Powerpoint-Folien?
Wie müssen Medien eingesetzt werden, um das Verstehen und
Wirken bestmöglich zu unterstützen?
Prof. Mayer ist einer der renommiertesten Forscher auf dem Gebiet der Lernpsychologie. Analag zum Lernen geht es in Präsentationen um das Verstehen
und Merken.
Beate Strauß
5
Was sagt die Lernpsychologie zur Verwendung von
Powerpoint-Folien?
Prinzip 1 bestätigt uns nur, was wir eigentlich schon wissen: wird ein
Sachverhalt mit Hilfe eines Bildes erklärt, verstehen ihn die meisten Menschen
schneller, weil wir es gerade im Businessleben viel mit visuellen Menschen zu
tun haben.
Gestaltung der Folien
•
Aufzählungen „Bullet-Points“ beeinträchtigen
Wirkung des Redners
Hier sehen Sie eine
•
Aufzählungen ermüden die Zuhörer
Beispiel-Folie, die gegen
•
Neugestaltung nach lernpsychologischen Grundsätzen
alle folgenden Prinzipien
1. Grundsatz: 1 Bild bzw. Klick pro Aussage
verstößt!
2. Grundsatz: Bild ≠ das gesprochene Wort
3. Grundsatz: alle Bildelemente, die nicht zur
Aussage gehören, werden entfernt
4. Fotos und Bilder beeinflussen die Stimmung positiv
bsPräsentation
82131 Gauting
Germeringer Str. 6
Beate Strauß
Folie 4
Prinzip 2 ist das wichtigste Prinzip - es weist auf den gravierendsten PowerPoint-Fehler hin: Redundanz heißt, dass der Folientext nachgesprochen wird.
Da die Zuhörer schneller lesen, empfinden Sie den Redner zu langsam und zu
langweilig, selbstredend fehlt die Spannung. Die Folge ist, dass die Aufmerksamkeit sehr schnell nachlässt, auch aufgrund des ständigen Wechsels zwischen
Lesen und Hören.
Prinzip 3 weist auf einen weiteren Wirkung-kostenden PowerPoint-Fehler hin:
auf Folien stehen meist viel zu viele Dinge drauf. Sinn macht nur so viel, wie das
Auge auf einen Blick erfassen kann, es sollte nicht suchen und zusammen
reimen müssen. Die obige Folie behandelt drei verschiedene Themenpunkte das sind zwei zu viel!
Prinzip 4 sagt aus, dass „unkompliziert“ im Sinne von „unterhaltsam“ besser
ankommt und das gilt auch für sachliche und komplexe Themen! Auch sie
brauchen immer wieder Auflockerung und Entspannung.
Prinzip 5 möchte alles, was nicht zur Aussage gehört, aus der Folie verbannen:
beherrschendes Layout, Logos, Fußzeilen, Grafiken, die nichts zur Sache tun.
Bedenken Sie, dass die Folie im Vortrag eine völlig andere Funktion hat wie als
Lesefolie: sie soll im Hintergrund unbewusst wirken.
Beate Strauß
6
Wie wäre dann nach diesen Prinzipien diese Folie
richtig gestaltet?
Gestaltung der Folien
•
Aufzählungen „Bullet-Points“ beeinträchtigen
Wirkung des Redners
•
Aufzählungen ermüden die Zuhörer
•
Neugestaltung nach lernpsychologischen Grundsätzen
1. Grundsatz: 1 Bild bzw. Klick pro Aussage
2. Grundsatz: Bild ≠ das gesprochene Wort
3. Grundsatz: alle Bildelemente, die nicht zur
Aussage gehören, werden entfernt
4. Fotos und Bilder beeinflussen die Stimmung positiv
bsPräsentation
82131 Gauting
Germeringer Str. 6
Beate Strauß
Folie 4
zum Beispiel so:
Mit der ersten Folie sage ich
aus, dass Aufzählungen, die
roten Bullet Points, Zuhörer
ermüden und den Redner
ausbremsen und warum sie das
tun.
Ich mache aus den Bullet-Points
Aussagen und erzähle eine
„Geschichte“ zur Folie. Hängenbleiben soll die Wirkung,
nicht die einzelnen Argumente.
1 Aussage
1 Bild, 1 Klick
PUNKT.
Wirksprache
+ Visualisierung
1
Aussage
durch
PowerPoint sind ein
1 Bild, 1 Klick
PowerPaar.
PUNKT.
1 ………..
Mit der zweiten Folie sage ich aus,
dass Sie mit PowerPoint ähnlich
wie mit einem FlipChart arbeiten:
auf der Folie erscheint immer nur
das, worüber gerade gesprochen
wird bzw. Ich baue Grafik oder
Text parallel zu meinem Vortrag
Schritt für Schritt auf.
Da Ihr Gehirn in Bildern denkt, schützt Sie diese Methode auch besser
vor dem gefürchteten Blackout als Textfolien: Ihr Gehirn liefert Ihnen
die Informationen, die Sie brauchen und Sie reden viel freier.
Beate Strauß
7
BASICS - Farben, Layout, Texte
Farben
sparsam
und
plakativ verwenden
Zu ROT
gibt es eine
Riesenauswahl
Fotos und
Motive
Farben
Viele Köche verderben den Brei
Farben sind lebendig, zu viele davon schlagen tot: sie nehmen sich
gegenseitig die Wirkung. Das gilt für die einzelne Folie und auch für den
gesamten Foliensatz, er sollte farblich aus einem Guss sein. Orientieren Sie sich
in der Farbgestaltung ausschließlich an Ihrer Corporate Identity: das sind Ihre
Farben.
Aus Ihren Farben wählen Sie
eine, nach der Sie die Präsentation ausrichten
eine, mit der Sie Akzente setzen
Brauchen Sie gelegentlich noch eine dritte Farbe, nehmen Sie eine möglichst
neutrale Farbe wie zum Beispiel grau.
Elegant wirken können auch analoge Farben, also verschiedene Töne einer
Farbe.
Ist Ihre Haupt-Farbe blau, sollte Ihre Präsentation in der Foliensortierungsaussicht auch „blau“ rüberkommen. Die Farbkleckse darin sollten die Akzentfarbe (Komplementärfarbe) sein. Meine Grundfarbe ist zum Beispiel Grün, meine
Komplementärfarbe ist Rot. Rot ist sehr beherrschend und ich benütze diese
Farbe nur für Pfeile und wenn ich etwas stark hervorheben möchte. Und - ich
wähle meine Fotos und Motive danach aus. Es lassen sich sogar manchmal
ganze Fotostrecken finden, die ich dann durch die ganze Präsentation ziehen
kann. Wenn Sie unabhängig von Grafikern bleiben wollen, achten Sie deshalb
darauf, dass die Farbe, nach der Sie Ihre Präsentation ausrichten, oder Ihre
Komplementärfarbe eine viel verwendete Farbe ist, sonst haben Sie zu wenig
Material. Für Orange zum Beispiel gibt es kaum passende Bilder, immer wieder
können Sie originelle Ideen nicht umsetzen, weil sie kein Material finden.
Bildbearbeitung ist natürlich auch eine Möglichkeit, nur sehr aufwändig und
Laien stoßen hier schnell an Grenzen, weil das Bild ja insgesamt geändert
werden muss.
Mein Tipp: Stellen Sie die Weichen auf „So einfach und schlicht wie
möglich“. Die Wirkung kommt nicht durch ausgefallene Farbwahl,
sondern durch die Aussage des Bildes.
Beate Strauß
8
BASICS - Farben, Layout, Texte
Der ideale
Weißer
Hintergrund
=
alle
Gestaltungsmöglichkeiten
Hintergrund ist weiß. Nur auf weißem Hintergrund haben Sie
ALLE Möglichkeiten der Gestaltung.
Farbiger Hintergrund wirkt sehr edel, schränkt jedoch
die Gestaltungsmöglichkeiten stark ein.
Farbiger Hintergrund bietet sich an, wenn Sie viel mit
einzelnen Worten bzw. kleinen Textblöcken arbeiten
wollen und nur sehr einfache Grafiken brauchen.
Er wirkt am besten in großen Räumen.
Völlig untauglich sind alle Hintergründe mit „Dekor“ und nutzlosen Verzierungen.
Logo:
JA
auf Titel und Abschlussfolie
NEIN
auf den Folien
zum Vortrag
(Wenn Sie nicht
darauf verzichten
wollen: rechts
unten stört es am
wenigsten die
Foliengestaltung)
Der Hintergrund muss immer neutral sein.
Das
Layout - also die grafische Gestaltung der Masterfolien - Sie werden es
schon fast ahnen: Sie brauchen (fast) keines. Wenn Sie jetzt aufschreien, weil
Ihres so schön ist (oder Ihr Chef darauf besteht, dass das Layout nicht
verändert werden darf), dann machen Sie einen Kompromiss: lassen Sie das
Layout auf der Titel- und Abschlussseite und auf den Übergangsfolien, auf denen
außer Worten nichts ist. Und auf dem Handout natürlich.
Ihr Layout ist die gesamte Gestaltung, das Zusammenwirken Ihrer
Präsentationsfolien: Farben, Hintergrund, Schriften, Gestaltung der Texte und
Grafiken.
Das
beste Layout
ist einfach und
zurückhaltend.
Akzente
setzen Sie mit
Inhalten!
Sie brauchen folgende Layout-Vorlagen
1.
je eine für die Titelfolie und die Abschlussfolie
2.
ein Layout für Übergangsfolien nur, wenn Sie Übergänge immer deutlich
hervorheben wollen (das hängt von Ihrer Vortragsgestaltung ab)
3.
ein Layout für Texte und Überschriften und Grafiken (Schrift,
Aufzählungspunkte, Schriftfarbe, Akzentfarbe, Zitate)
1) und eventuell auch 2) lassen Sie am besten vom Grafiker gestalten, sieht
einfach professioneller aus. Wenn Sie diesen Aufwand vermeiden wollen :
Ich bin der Platzhalter
für den Titel der Präsentation
Präsentation für…………………………
00. Monat 2009
für den Erfolg Ihrer Präsentation spielt es keine Rolle, wenn Sie das Layout
selbst gestalten. Ziehen Sie dazu links und unten einen kaum sichtbaren
Rand in Ihrer neutraleren Farbe: das macht sich gut auf dem pdf und in der
Notizenansicht (falls Sie für Ihr Handout die Notizenansicht verwenden)
3) können Sie selbst gestalten:
Auswahl für einheitliche Schriftfarbe und Schrift (Schriftgröße <28-32, nur
in Ausnahmefällen kleiner, NIE kleiner als 18), Abstände, Akzentuierung,
Aufzählungspunkte
Anordnung von Texten und Grafiken, Gestaltung und Farben von
Diagrammen und Tabellen
Beate Strauß
9
EFFEKTE - sind das wirklich Wirkungsverstärker?
Hier kann ich mich kurz halten:
NEIN
Was da in manchen Präsentation herein-, herumfliegt….
Viele Effekte bedeuten immer schlechte Präsentationen. Es wird versucht,
Leben in die Präsentation zu bringen und es wird nie daran gedacht, dass in der
Präsentation noch der Referent zwischen Folien und Publikum steht.
Sparsam verwendet sind Effekte allerdings nützlich, besonders:
1.
Wenn Sie komplexe Grafiken oder Textfolgen parallel zu Ihrem Vortrag
aufbauen. Beschränken Sie sich dabei auf „Erscheinen“ und
„Verschwinden“.
2.
Wenn Sie Entwicklungen zeigen wollen, können Sie die Folienübergänge
„glatt ausbleichen“, direkt usw. wählen.
Alles andere kann man schon mal bringen, wenn es wirklich passt, als Joke zum
Beispiel. Es muss nur passen und im Zweifelsfall gilt immer weniger ist mehr!
Ihre Präsentation - Vortrag und Folien - wirken durch Sie
und Ihre Aussagen!
Beate Strauß
10
Wie aktivieren Sie Ihr visuelles Denken?
Sie haben es bereits aktiviert! Denn die Voraussetzung zum visuellen Denken ist
richtig sehen. Was ist „richtig“ sehen? Wenn Sie in Ihren Schrank sehen, um für
einen wichtigen Anlass „irgendetwas“ zum Anziehen zu suchen, stehen Sie
erstmal ratlos davor und ziehen alles Mögliche heraus, um eine Selektion zu
treffen. Ob es nach längerem Ausprobieren die richtige Wahl ist, sagt Ihnen
dann - vielleicht - Ihr Gefühl und das Wissen, dass diese Wahl für diese
Gelegenheit genau passend ist.
Wenn Sie sich jedoch bereits vor Öffnen des Kleiderschrankes darüber klar sind,
welchen Zweck Sie heute verfolgen wollen, ob auffallen oder seriös erscheinen,
haben Sie das „Bild“ Ihrer Wahl schon im Kopf und greifen gleich nach dem
genau passenden Outfit.
Bei der Auswahl der Folienbilder verhält es sich genauso: wenn Sie sich
klar darüber sind, was Sie aussagen wollen und erreichen wollen, sehen
Sie das Wesentliche, Sie haben sich „ein Bild“ gemacht. Sie haben
visuell gedacht. Wie Sie es weiter trainieren, erfahren Sie auf den
nächsten Seiten.
In Teil I, II und
III haben wir
Beispiel: Ich halte einen Vortrag über die Wirkung von Bullet-Point-Präsentationen und will in der Einführung das „Problem“ visualisieren.
nicht nur den
Vortrag gestal-
lineare Struktur
tet, sondern
zwingt Gedanken in
vorgegebene Pfade
auch alle Vorbereitungen für
Marschroute stur geradeaus,
Schritt für Schritt
die Gestaltung
stört Wirkung und Lebendigkeit
der Folien getroffen.
Die linke Folie ist schon reduziert, aber immer noch viel zu umfangreich. Die
In Zukunft wer-
Hörer fangen zu lesen an, ich habe ihre ungeteilte Aufmerksamkeit verloren.
den Sie Teil I,
Die beiden rechten Folien wirken ganz anders, sie „verbrauchen“ keine
II, III nicht
Konzentration, sind auf einen Blick zu erfassen und - bleiben hängen. Noch
mehr nachein-
Wochen nach dem Vortrag erinnern sich die Hörer ans „Kopfkissen und dass
ander abarbei-
Bullet-Points Schnarcher produzieren“ oder den „Elefanten und die Krücke des
ten, sondern
Wissens“ und das Allerwichtigste: an die wesentliche Aussage dazu, die ich
parallel - sich
gemacht habe.
jedoch zur gleichen Zeit nur
Ein paar nette Bilder reichen natürlich für die meisten Business-Präsentationen
auf eine Phase
nicht aus, vor allem wenn es um Zahlen und Prozesse geht. Lesen Sie mehr
konzentrieren.
darüber auf den nächsten Seiten.
Beate Strauß
11
Um einem Missverständnis vorzubeugen: Sie können auch weiterhin sparsam - mit Bullet-Points arbeiten. Wichtig ist jedoch, den Text dahinter
nicht als Lesestoff, sondern als Gedankenführung anzubieten.
So vermeiden Sie Bullet-Points:
lineare Struktur
zwingt Gedanken in
vorgegebene Pfade
Marschroute stur geradeaus,
Schritt für Schritt
Sie reden gerade über die Wirkung von
Bulletpoints und haben die Argumente
dagegen (die ersten 3 Punkte) und die
Wirkung (4. Punkt) auf der Folie aufgezählt.
stört Wirkung und Lebendigkeit
Wie visualisieren Sie das nach den Visualisierungsprinzipien und so, dass es
hängenbleibt?
Folienübergang
„glatt ausbleichen“
Z - Z -
Z
- z -
z
Z - Z -
Z
- z -
z
Z - Z -
Z
- z -
z
Auf der Folie sind zuerst nur 3 Bulletpoints zu sehen - Spannung - was
bedeutet das?
Sie sprechen über die ersten drei Sätze. Dann fragen Sie nach der Wirkung (4.
Satz): das Kopfkissen erscheint… und sie erläutern Satz 4.
WIE übersetzen Sie Aussagen in Bilder?
Wollen Sie Ihre Aussagen visualisieren, dann beantworten Sie zuerst immer
zwei Fragen:
>> Merksatz:
1.
Was will ich visualisieren?
2.
Wie will ich es visualisieren?
Gute Bilder
sind nicht
selbsterklärend
Gute Bilder
sind
gut erklärbar
Beate Strauß
12
WER/WAS
1.
Begriffe, Situationen und Personen
visualisieren
Ihre Antwort auf die erste Frage
1.
lautet: eine Person, eine Sache,
2.
einen Begriff, eine Emotion,
eine Situation usw.
Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:
Sie schreiben genau diesen Begriff auf die Folie, groß und plakativ
Sie zeigen ein Bild, das diesen Begriff zeigt, oder ein Symbol dafür
In www.fotolia.de finden Sie eine sehr reiche, qualitativ hochwertige Auswahl an
Fotos und Grafiken. Ich kenne keine bessere, alternativ kann ich
www.istockphoto.de empfehlen - Sie finden dort eine noch größere Auswahl,
nach meinem Geschmack jedoch oft zu „amerikanisch“. Die Lizenzgebühr für die
kleinste Größe (reicht aus!) beträgt im Durchschnitt 1 Euro - dafür lohnt es sich
nicht, zweifelhafte und qualitativ schlechte Bilder kostenlos aus dem Internet
herunterzuladen.
Fotos sind besonders für die Einführung und die Überleitungen im Hauptteil und
am Ende geeignet, wenn Emotionen geweckt werden sollen.
Visualisierung der Situation
Projektmanager verschwenden zu viel
Zeit mit der Datensuche und verlieren
den Überblick.
Emotionen zu transportieren ist wirkungsvoller als Fakten!
Visualisierung von
„Motivation zur Koordination“
1.
2.
Wir erreichen unsere Ziele, wenn
wir es alle wirklich wollen und in die
gleiche Richtung steuern.
Wir müssen alle mitdenken und mitarbeiten, jeder muss Verantwortung
übernehmen.
Beate Strauß
13
WER/WAS
1. Begriffe und Personen visualisieren (2)
1.
2.
Die zweite Frage ist hier meist
leicht zu beantworten:
Bilder und Fotos zeigen Situationen, Probleme, Menschen am eindrucksvollsten.
Vor allem in der Einleitung, wenn es noch nicht auf Erklärungen, sondern auf
das Hinführen ankommt.
Fotos sind fast immer detailliert und/oder dynamisch. Sie erzählen eine
Geschichte, man kann sich vorstellen, wie der Manager auf der vorigen Seite
gleich verzweifelt und nach der neuen Software schreit. Oder das Team ganz
motiviert zusammen findet und zusammen arbeitet. Passende Bilder sagen viel
mehr aus als Worte.
„Einfach“ kann ein Wort, ein Symbol sein. „Einfach“ ist oft sehr aussagekräftig
und trifft den Nagel genau auf den Kopf!
In einer einfachen PowerPoint-Grafik zeigen Pfeile Dynamik und Vergleich.
Zeigen Sie Entwicklungen immer nacheinander, parallel zu Ihrer Rede.
WV-Formel für PowerPoint
Visualisierung für wer/was?
Personen, Objekte, Begriffe
Steckbrief
einfach
oder
Skizze, Schlagwort
Detaillierte (Ab-)Bilder
detailliert
individuell
oder
vergleichend
statisch
oder
dynamisch
Derzeitiger Status
Entwicklung
☺
Bevor ich mit den Was-Fragen fortfahre, möchte ich auf den nächsten
Seiten noch näher auf die Wie-Möglichkeiten eingehen.
Beate Strauß
14
1.
2.
Art der
Visualisierung
Die Wahl wird immer durch Ziel und Zweck der
Präsentation, des Argumentes und/oder die
Vertrautheit der Zielgruppe mit dem Thema bestimmt.
A - einfach oder detailliert
Wenn Komplexes sichtbar wird, wird es verständlich. Dazu müssen wir es
vereinfachen, aber nicht im Sinne von simpel, sondern von klar. Wie einfach reduziert auf das Wesentliche - oder detailliert alles zu erklären ist, hängt hier
ausschließlich von der Vertrautheit der Zielgruppe mit dem Thema und vom
Zweck der Präsentation ab. Einfache Darstellungen sind leichter zu erklären, aber
viel schwieriger zu erarbeiten, man muss die Kernaussage treffend formulieren.
Bei detaillierten Darstellungen ist es schwieriger klar zu bleiben, die
Verführung ist groß, nacheinander „aufzuzählen“ statt beim Wesentlichen zu
bleiben. Deshalb ist es bei detaillierten Darstellungen eine gute Methode,
einfache und detaillierte Darstellung miteinander zu verbinden. Beispiel: Sind
für die Präsentation der Umsatzentwicklung alle Zahlen für alle Produkte
erforderlich oder nur die wesentlichen Veränderungen, über die man hauptsächlich
reden will, um Ziel und Zweck zu erreichen?
B - fotografisch oder numerisch
Die Wahl wird hier bestimmt vom Zweck der Folie: wie wollen Sie Ihre Aussage
vermitteln? Wollen Sie damit eher emotional ansprechen oder eher rational? Bilder
bewegen uns, sie sind deshalb vorzuziehen. Sie bleiben uns jedoch eventuell nähere
Erklärungen schuldig. Zahlen bewegen uns dagegen nicht, können uns jedoch mehr
rational überzeugen.
Beate Strauß
15
Wählen Sie die Art der Visualisierung
C - strategisch oder operativ
Wenn Sie etwas strategisch darstellen, zeigen Sie, wohin Sie wollen und
visualisieren ein Bild von Ihrem Ziel.
Wenn Sie die operative Darstellung wählen, wissen Sie bereits, wie Sie zu
diesem Ziel kommen und zeigen den Hörern den Weg dahin.
D - individuell oder vergleichend
Sollen Dinge und Sachverhalte allgemein definiert werden, mag die individuelle
Betrachtung ausreichen. Überzeugender sind jedoch Vergleiche, weil sie
bildhafter sind. Ein 500m hoher Wolkenkratzer - toll. Aber erst wenn dieser
Wolkenkratzer neben seinen anderen berühmten Kollegen steht, die jetzt
alle wie Zwerge aussehen, dann WOW!
Zahlen wirken überzeugender, wenn sie mittels einer vergleichenden
Aussage dargestellt werden. Noch überzeugender wirken sie, wenn der
Vergleich ein konkreter Kontext ist, den jeder kennt: 90 Euro kostet die Lizenz
pro Monat? Überzeugender ist „nicht mehr als eine gute Tasse Kaffee pro Tag“.
Diese Aussage zu visualisieren ist gewinnender als lange Berechnungstabellen.
E - dynamisch oder statisch
Dynamische Entwicklungen - ob vergangene oder zukünftige - werden oft nicht
visualisiert. Ihre Ausführungen gewinnen Wirkung, wenn sie die Dynamik
immer grafisch deutlich hervorheben. Text in jeder Form ist hier nicht
geeignet.
Jetzt wieder zurück zu den W-Fragen >>>>>>>>>>>>>>>>>>>
Beate Strauß
16
Wie viel?
2. Mengen visualisieren
1.
2.
Ihre Antwort:
Mengen oder Zahlen
Die Vorlagen sind oft Tabellen. Tabellen sind für Präsentationen sehr
ungeeignet, weil sie zu detailliert sind. Bedenken Sie: Tabellen enthalten zwar
alles, aber Sie reden nicht über alles, sondern ziehen einige Aussagen heraus.
Zeigen Sie auf der Folie deshalb diese Aussagen (und lassen Sie die Tabelle im
Handout oder händigen Sie sie als Dokument aus).
Wenn Sie meinen, das wäre zu wenig, dann machen Sie einen Kompromiss:
zeigen Sie kurz die Tabelle (auch die Komplexität zu zeigen, kann
Präsentationsstrategie sein!) und gehen Sie dann zum Erklären zu der
Visualisierung Ihrer Aussage oder machen Sie es umgekehrt.
Aussagen in Verbindung mit
Zahlen/Mengen sind fast immer
Vergleiche.
Deshalb:
nur die Vergleiche visualisieren.
Setzen Sie Beschriftungen sparsam ein, nur was
für das Verständnis relevant ist (im Handout
können Sie dann alle Beschriftungen belassen).
Je weniger auf der Folie ist, desto besser kann
das Wesentliche erfasst werden.
Die beste Darstellung von Zahlen sind Diagramme.
Zur Auswahl gibt es ca. 500 verschiedene.
Welches Diagramm für welchen Zweck?
Beate Strauß
17
Wie viel?
Es gibt Hunderte von Möglichkeiten, Zahlen in Diagrammen zu visualisieren.
Menschen, die nicht viel mit Zahlen zu tun haben, haben oft einen Horror vor
Diagrammen und versuchen es gar nicht.
Meist handelt es sich um:
eine Struktur wie z. B. die Altersstruktur der Bevölkerung, die
verschiedenen Prozentsätze ergeben 100 % = Tortendiagramm, Kreis
verschiedene Mengen werden miteinander verglichen = Balkendiagramm
eine Entwicklung soll zeitlich oder über die Verteilung der Häufigkeit
dargestellt werden = Säule, Kurven
Sie suchen sich lediglich das passende Diagramm in PowerPoint aus und geben
Ihre Daten ein - PowerPoint berechnet Ihr Diagramm.
Was dabei herauskommt, sieht oft ziemlich hässlich aus. Ich nehme deshalb
diese Diagramme oft nur als Vorlage und gestalte das Diagramm für die
Vortragsfolie dann selbst (geht ja schnell, weil nur die wesentliche Aussage
drauf sein soll). Fast immer ist absolute zeichnerische Genauigkeit in
Präsentationen nicht erforderlich, Zahlen nur soweit sie für das Verständnis
notwendig sind.
Beate Strauß
18
Wie viel?
Art der Visualisierung?
1.
2.
Einfach: Schreiben Sie eine riesengroße Zahl auf Ihre Folie! Zeigen Sie
zuerst die Komplexität und dann kommt der Knaller, Sie holen Luft - die
Umsatzsteigerung ist
-- 17 % --
Vergleich: Das ist die mit Abstand häufigste Diagramm-Art.
Konzentrieren Sie sich in der Darstellung auf den Vergleich, er muss mit
einem Blick zu erkennen sein.
Dynamik: Markieren Sie Entwicklungen deutlich!
TIPP: Zunahmen wirken umso größer, je dichter die Balken beieinander
stehen und je dünner sie sind. Wollen Sie die Zunahme nicht so deutlich
zeigen, zeichnen Sie dicke Balken, die weiter auseinander liegen.
Visualisierung für wie viel?
Mengen
alle Arten von Diagrammen
einfach
oder
detailliert
individuell
oder
vergleichend
statisch
oder
dynamisch
Derzeitiger Status
Entwicklung
Manager sehen rot: Dauerstress bei der Datensuche
100 %
Megastress
80 %
stress
60 %
40 %
20 %
0%
erkennbar
Kein Problem
Entwicklungen
100 %
durch
80 %
Folienübergang
60 %
„glatt ausbleichen“
40 %
zeigen
20 %
Megastress
stress
0%
erkennbar
Kein Problem
Beate Strauß
19
WO?
3. Positionen räumlich visualisieren
1.
2.
Ihre Antwort:
räumliche Anordnung
WO befinde ich mich,
wo stehe ich?
Unternehmen
können
wertvoll
Dazu gehören alle Karten wie Landkarten, Ideenkarten,
Positionierungen auf dem Markt, hierarchische
Organisationsstrukturen (Organigramme), aber auch
die Map von Beziehungen, die Stellung in einem
Menschen
wollen
wesentlich
Vertrauen
Erfolg
Authentizität
Integrität
Beziehungen
dürfen
wirksam
Gefüge.
Im PowerPoint-Ideenbuch (empfohlen in
meiner Bonus-Ratgeberliste) finden Sie
zahlreiche Karten (auf CD), die Sie auf Ihre
Zwecke anpassen können.
Beate Strauß
20
Wo?
2. Positionen räumlich visualisieren
1.
2.
Art der Visualisierung?
Wählen Sie die Art der Visualisierung. Sie hängt auch hier immer davon ab, was
Sie genau aussagen wollen. Die Aussage sollte immer auf einen Blick zu
erkennen sein, die Landkarte also bevorzugt einfach und fotografisch sein. Oder
Sie zeigen ein strategisches Ziel und seine Position im Umfeld.
Visualisierung für wo?
Orte, Strukturen, Hierarchien, Positionierungen
Karte, Organigramm
einfach
oder
detailliert
fotografisch
oder
numerisch
strategisch
oder
operativ
individuell
oder
vergleichend
statisch
oder
dynamisch
Beate Strauß
21
WANN?
4. Zeitpunkte und Zeitabläufe betrachten
1.
2.
Ihre Antwort:
etwas zeitlich betrachten
Basis dieser Darstellung
ist immer ein Zeitstrahl.
Typische Folien mit Zeitabläufen sind Projektplanungs-Folien.
Diese Folien finden sich jedoch oft auch in Vertriebspräsentationen. Während der Präsentation werden sie
mehr oder weniger übergangen.
Macht das Sinn?
Da solche Projektabläufe Standard sind, sind sie in
Vertriebspräsentationen überflüssig. Verwenden Sie
diese Zeit besser für echte Überzeugungsarbeit
(es sei denn, Ihr Projektablauf ist ein besonderes
Verkaufsargument).
Eine bessere Möglichkeit wäre, diese Folie in diesem Fall fotografisch zu zeigen,
zum Beispiel mit Fotos aus Workshops. Oder vergleichend (weil Sie es besser
machen als der Wettbewerb).
Beate Strauß
22
WANN?
4. Zeitpunkte und Zeitabläufe betrachten
1.
2.
Visualisierung für wann?
zeitliche Betrachtungen, Zeitabläufe
Zeitstrahl
einfach
oder
detailliert
fotografisch
oder
numerisch
strategisch
oder
operativ
individuell
oder
vergleichend
oder
dynamisch
statisch
x
Beate Strauß
23
WIE?
5. Zeigen, wie etwas funktioniert
1.
2.
Ihre Antwort:
zeigen, wie es funktioniert
Abläufe zeigen Einflüsse, Ursachen und
Wirkungen - viele Komponenten machen
die anschauliche Darstellung von Abläufen
schwieriger als bei den bisherigen Arten
von Darstellungen. Das Wie ist meist eine
Kombination von Zeitabläufen (Wann),
Position (Wo), Subjekt (Was) und Menge
(wie viel), inhaltlich geht es um eine
auslösende Handlung (Ursache) und die
Reaktion (Wirkung) darauf.
Stellen Sie Abläufe immer
grafisch dar: Ihre Ausführungen werden dadurch
viel verständlicher.
Wählen Sie eine
möglichst einfache
Darstellung oder gehen Sie
stufenweise vor:
von der einfachen Darstellung zur komplexen
wechseln
Kundenanfrage
Absage
Angebot
prüfen
Angebot
OK?
Anfrage
erfasssen
Nein
Angebot
versenden
Nein
Ja
Auftrag
erteilen
Korrekturwunsch
des Kunden
Anfrage
prüfen
Lieferung
möglich?
Ein typisches Ablaufdiagramm
Angebot
erstellen
Ja
Termin
ermitteln
Beate Strauß
24
WIE?
5. Zeigen, wie etwas funktioniert
1.
2.
Visualisierung für wie?
Abläufe (Ursachen, Einflüsse, Wirkungen)
Ablaufdiagramm
einfach
oder
detailliert
fotografisch
oder
numerisch
strategisch
oder
operativ
individuell
oder
vergleichend
statisch
oder
dynamisch
Beate Strauß
25
WARUM?
6. Zeigen, warum etwas (die beste Lösung) ist
1.
2.
Ihre Antwort:
Einflüsse, (Wechsel-)Wirkungen
und Entwicklungen zeigen.
Wir haben jetzt mehrere Variablen, die aufeinander einwirken. Die
anschaulichste Art der Darstellung dafür ist ein multivariables Schaubild, ein
Blasen-Diagramm.
Sie kennen den Klassiker des Blasen-Diagramms, die BCG-Matrix, die
vergleichende Darstellung Portfolios für Produkte oder
Unternehmensbereiche in der Relation von Marktwachstum und
relativem Marktanteil (x und y-Achse). Die einzelnen Ringe (Produkte
bzw. Unternehmen) werden durch Farben gekennzeichnet, die Größe
der Kreise wird durch ihren Umsatz bestimmt.
Oft verwendet wird dieses Schaubild auch zur Veranschaulichung der
Marktpositionierung, dann stellen die Ringe das eigene Unternehmen im
Vergleich zum Wettbewerb dar.
Wir haben in diesem Fall folgende Variablen:
1.
Wer = das eigene und Wettbewerbs-Unternehmen (unterschiedliche
Farben)
2.
Wie viel = Umsatz (Ringgröße)
3.
Wo = Wettbewerbs-Positionierung auf dem Markt
4.
Wann = jetziger Zeitpunkt (oder Entwicklung im Zeitablauf)
und die x- und y-Achsen (z. B. Marktanteil - Marktwachstum).
das heißt wir haben 6 Variablen.
Diese Schaubilder sind sehr anschaulich auf einen Blick zu erfassen und
zugleich sehr gut erklärbar. Sie sind ein Modell der Idee, des Konzeptes, des
Problems oder der Lösung, die wir erklären wollen. Hinter der sehr einfachen
Darstellung verbergen sich sehr detaillierte (Wechsel-)Wirkungen und
Entwicklungen. Wir können die Ursachen von Entwicklungen aufzeigen und
zugleich die zukünftige Wirkung von Lösungen. Das bedeutet für unsere
Zuhörer eine sehr übersichtliche Visualisierung, die sie durch alle Erklärungen
führt und für den Referenten eine sehr gute Vorlage zum anschaulichen
Erklären, wenn er die Grafik schrittweise aufbaut.
Beate Strauß
26
WARUM?
Die Möglichkeiten, das WARUM von Ideen, Konzepten und Lösungen zu erklären,
sind fast unbegrenzt. Quantitative x-y-Blasen-Variablen lassen Sie durch
PowerPoint errechnen. Anmerkung: die PowerPoint-Grafik ist grafisch oft nicht
sehr ansprechend, die Beschriftungen zu umfangreich, deshalb „zeichne“ ich sie
oft von der Vorlage ab - ist schnell getan und sieht besser aus. Grundsätzlich
gilt für Beschriftungen: in den Vortragsfolien nur so viel, wie Sie zur Erklärung
brauchen, also möglichst wenig; im Handout so viel, wie der Leser zum
Verstehen braucht)
Sie können ebenso qualitative Variable
rational
überzeugen
einsetzen und statt Blasen entsprechende
gute Vermittlung von
Inhalten
Worte eintragen.
TOP-Präsentierer
überzeugen rational
begeistern emotional
wenig Kontakt und
Nähe zum Publikum
Hier sehen Sie den ausführlichen Text für das
Handout. Im Vortrag wäre das zu viel Lesestoff.
schwer verständlich,
ohne Spannung, keine
Emotionen, langweilige
PowerPoints
guter Kontakt zum
Publikum
Einzelne Worte sind wirkungsvoller:
Einsteiger, links unten
wenig Struktur oder
dürftige Inhalte
Dozent, links oben
emotional
begeistern
Entertainer, rechts unten
TOP-Präsentierer, rechts oben
So leicht diese Schaubilder herzustellen sind, so schwierig kann es sein, wirklich
treffende und aussagekräftige Variablen zu finden. Dafür gibt es leider kein
Patentrezept, zu unterschiedlich sind die individuellen Voraussetzungen.
Fangen Sie am besten mit Papier und Bleistift und drei Variablen an, deren
Daten bzw. Wirkungen Sie kennen: zwei (qualitative oder quantitative) für die
Achsen, die Sie in Bezug setzen wollen und eine quantitative, die Sie als
entsprechend große Kreise einzeichnen. Die Farben richten sich nach dem
Zweck: verschiedene Dinge oder Dinge zum Zeitpunkt A und zum Zeitpunkt B
usw.
Die Gefahr bei diesen Schaubildern ist , zu viele Informationen
reinzuquetschen. Wenn Sie eine Größe näher oder weitere
Dimensionen betrachten wollen, schaffen Sie ein klareres Bild,
wenn Sie dies in einer separaten Matrix darstellen.
Beate Strauß
27
WARUM?
Dynamik
Innovation
Aufstand
Motivation
Ängste
Unterneh
Resignation
Innovationsfähigkeit
Beachte:
Komplexe Grafiken immer
parallel zu Aussagen
aufbauen.
Für mehr Übersichtlichkeit
keine Texte, nur Worte
hinschreiben.
Experimentierbereitschaft
menskultur
Widerstand
Vertrauen
Wohlfühloase
Blockade
Beharren
Visualisierung für warum?
Einflüsse, (Wechsel-)Wirkungen mehrerer Variablen
multivariables Schaubild
einfach
oder
detailliert
fotografisch
oder
numerisch
strategisch
oder
operativ
individuell
oder
vergleichend
statisch
oder
dynamisch
zu komplex
Beate Strauß
28
Ein aussagekräftiges Handout - doppelte Arbeit?
PowerPoint-Folien machen nur Sinn, wenn sie ihren Zweck erfüllen:
1.
als Vortragsfolien die Ausführungen des Referenten unterstützen
2.
als Handout die Aussagen des Referenten in Erinnerung rufen
3.
als Online-Präsentation einen aussagekräftigen Überblick geben
Da Handouts oft an Dritte weitergegeben werden oder im Zeitverlauf
Vortragsinhalte vergessen werden, sollten alle Handouts grundsätzlich so selbsterklärend sein wie Online-Präsentationen für Leser, für die das Thema neu ist.
Der Grund, warum Vortragsfolien oft so textlastig sind: sie wurden gleich mit
dem Hintergedanken erstellt, sie nach dem Vortrag als Handout zu verschicken.
Nach meiner Erfahrung erfüllen diese Handouts ihren Zweck dann trotzdem
nicht: sind sie mit Vortrag zu selbsterklärend, sind sie es ohne Vortrag zu wenig.
Referenten vergessen, dass das Publikum sich nur einige Aussagen merkt, es
fehlen ihm schon am nächsten Tag wichtige Bausteine, um die Kurztexte richtig
interpretieren zu können.
Ein Handout muss folgende Voraussetzungen erfüllen:
1.
es muss wirklich selbsterklärend sein
2.
es muss wesentlich sein
3.
es muss leicht sein (Versand als zip-Datei ist einfach zu unhandlich)
4.
es muss leicht auszudrucken sein
Positionierung des ………….
Projektmanagement ist gekennzeichnet durch:
• steigende Komplexität extern und intern
• Vielzahl von Informationen erfassen, verarbeiten, auswerten
• Anpassungen von Projekt -struktur, -teilnehmern, -tätigkeiten, ...
• steigende Dynamik
• erhöhte Anforderungen an Kosten und Qualität
• manuelle Bearbeitung führt zu Fehlerhäufigkeit
Zu 1)
Trotz viel Text ist dieses Handout nicht selbsterklärend, es fehlen die Ausführungen des
Referenten. Die Aussagen sind zu schwammig,
zu wenig wesentlich. Solche Handouts machen
keinen Sinn.
Zu 2)
Projektmanagement mit dem …………. ist gekennzeichnet durch:
Gute Handouts enthalten klare Aussagen und
• bequeme Eingabe aller Daten vom Projektstart bis Abschluss
• grafische Darstellungen rollenbasiert
• Vielzahl von Auswertungen
• Einbindung bereits etablierter Methoden, Prozessen u. Produkten
• Der x hat die Projektabwicklung im Fokus
vermitteln nur die wesentlichen Aussagen aus
dem Vortrag. Nur so viele Folien wie dazu
unbedingt nötig.
Zu 3)
Fotos machen Präsentationen lebendiger, aber auch schwerer. Deshalb Fotos
entfernen oder stark verkleinern und mit erklärendem Text versehen.
Screenshots: Wesentliches markieren.
Zu 4)
Farbigen Hintergrund auszudrucken ist eine Zumutung - daran denken
Versender oft nicht. Handouts sollten sich auch deshalb in Ergänzung zu 2) auf
möglichst wenige Folien beschränken.
Beate Strauß
29
Ein aussagekräftiges Handout - doppelte Arbeit?
1. Bullet-Point-Präsentationen
Wenn Sie eine Bullet-Point-Präsentation haben, die die vorgenannten
Bedingungen erfüllt - selbsterklärend, aussagekräftig, wenig MB und leicht zum
Ausdrucken - dann können Sie diese weiter als Handout nutzen.
2. Ihre neue Präsi●OPT-Präsentation als Handout
löschen Sie alle „Stimmungs“-Folien heraus, die keine wesentlichen
Informationen vermitteln
verkleinern Sie Fotos und schreiben Sie entsprechende Anmerkungen dazu
ergänzen Sie bei Grafiken die Beschriftung
ergänzen Sie Worte zu ganzen Sätzen, wenn nötig
schreiben Sie erklärende Anmerkungen dazu
wenn Sie mehr Platz dafür brauchen, schieben Sie bei weniger Folien
Textfolien mit den nötigen Erklärungen ein
bei längeren Präsentationen schreiben Sie diese Anmerkungen in die
Ansicht „Notizen“ und geben es als pdf weiter (analog Beispiel-Präsis)
3. Worddokument (bzw. pdf) als Handout, wenn Sie z. B. die Inhalte von
umfangreichen Tabellen oder Aufstellungen vermitteln wollen.
Anmerkungen auf der Notizenseite
Wenn wir uns einig sind, gibt es wenig, was wir nicht tun können.
Wenn wir uneins sind, gibt es wenig, was wir tun können. J.F. Kennedy
… Wir werden unsere Strategie erfolgreich dann umsetzen, wenn wir es alle wollen
und in die gleiche Richtung steuern.
Vortrags-Folie
Keine Zahlenfriedhöfe!
Aussage
Vergleich
1
2
Schaubild
3
Eine Regatta kann nur dann gewonnen werden, wenn jeder in der Crew weiß, was er
zu tun hat.
Fragestellung an die MA:
Was ist dafür notwendig?
Handout-Folie mit erklärendem Text
Jeder muss
• seine Aufgabe und seinen Platz kennen
• wissen wann etwas zu tun ist
•Hand in Hand arbeiten
Zahlenfriedhöfe
verwässern die Aussage
• andere unterstützen, ohne seine Aufgaben zu vernachlässigen
•Sicherstellen dass er verstanden wurde
Aussage
Vergleich
1
2
Schaubild
•Sich auf den anderen verlassen können
•...
3
Was wollen Sie genau aussagen? Erst Aussage definieren.
Fast immer ist die Aussage ein Vergleich.
Visualisieren Sie nur diesen Vergleich
Vergleiche veranschaulichen Sie am eindrucksvollsten in
Schaubildern.
Beate Strauß
30
Ein aussagekräftiges Handout Online-Präsentationen auf der Website
Neben dem Versand von ppt, pdf und pps gibt es mehrere Möglichkeiten, online
zu präsentieren. Sie laden Ihre Präsentation zum Beispiel auf Slideshare (http://
www.slideshare.net) hoch und können sie dann auf Ihrer Website oder Ihrem
Weblog einbinden. Der Leser kann Ihre Präsentation durchklicken wie jede
Bildschirmpräsentation. Die Animationen gehen jedoch verloren.
Sie wollen die Präsentation selbstlaufend mit allen Animationen laufen lassen?
Dann brauchen Sie eine Software, die Ihre Präsentation als PowerPoint-Video
aufnimmt. Ich verwende dazu Camtasia Studio. Mit Camtasia Studio können Sie
Ihre Präsentation als Video, mit oder ohne Ton, hochladen oder Podcasts
erstellen. Hochladen zum Beispiel über http://www.sevenload.com.
Für Online-Live-Präsentationen gelten dieselben Regeln wie für LivePräsentationen:
Keine Lesetexte, wenn Sie dazu sprechen; hier gilt die Regel „möglichst
wenig Lesestoff“ noch stärker, denn Ihr Zuhörer hört Sie nur und sieht den
Bildschirm vor sich. Hat er zu viel zu lesen, vertieft er sich darin und Sie
werden überflüssig.
Merke: Selbsterklärende Folien nur, wenn Sie nicht dazu sprechen.
Beate Strauß
31
Zusammenfassung und Tipps für die Präsentation
In der Einführung stimmen Sie die Hörer ein, sprechen sie emotional an.
Im Hauptteil argumentieren Sie rational.
Im Schlussteil fassen Sie zusammen und aktivieren rational wie emotional
> 20 %
< 60 %
Einführung
Argumentation
Spannung und
Kontakt
aufbauen
> 20 %
Aktivierung
wie und
warum
begründen
1. Situation
2. Was bewegt den
Zuhörer?
3. Warum?
Ungleichgewicht
4. Was soll passieren?
Gleichgewicht
5. Wie kommen wir dahin?
Skizze, Vorschlag
Strukturbeispiel:
• wo stehen wir?
• was wollen wir?
• wie gehen wir vor?
≥ 3 Kernargumente
≥ 3 Unterargumente
Lösung
erarbeiten
• Möglichkeitsfrage
•
•
•
•
Ungleichgewicht erinnern
3+4 zusammenfassen
Lösung zusammenfassen
Aktivierung
Einführung
In der Einführung laden Sie Ihren Zuhörer ein und führen ihn zum Thema hin.
Sie sagen ihm, wo ihn der Schuh drückt und skizzieren, welche Lösung Sie dafür
anbieten. Ideal für eine gute Stimmung sind Fotos, Comics oder Symbole.
Wählen Sie für diese Phase nur 1-3 „Ein-Stimmungs-“Folien (Situation, Problem,
oder Lösung) aus, setzen Sie Analogien, Metaphern usw. ein und erzählen Sie
dazu. Auf keinen Fall jetzt schon Details.
Entscheidend ist, wie wir die Segel setzen.
Gleich, wie der Wind weht…
Beate Strauß
32
Wenn wir uns einig sind, gibt es wenig, was wir nicht tun können.
Wenn wir uneins sind, gibt es wenig, was wir tun können. J.F. Kennedy
Visualisierung des Problems
„Zielerreichung“
„Jeder hier weiß, dass wir die Segel richtig setzen müssen, um die gesteckten
Ziele zu erreichen.“
(Das Segelmotiv ist zwar schon ziemlich
abgetackelt, hier war jedoch der Adressat
ein Segler!)
Der nächste Zug gewinnt
Visualisierung von „Positionierung“
Aussage: bessere Aufstellung bietet mehr
Handlungsspielräume – erweiterte Spielräume bieten mehr Strategieoptionen, die
zum Erfolg führen.
Überleitung
zum
Hauptteil
In der Überleitung zum Hauptteil werden Sie dann zum ersten Mal konkret
und bringen die Informationen, die Sie gleich geben werden, auf den Punkt. Die
einfachste Form ist die Textform:
Planen und Steuern
Arbeiten und Koordinieren
Anwenden und Verwalten
Oder Sie wählen die grafische Darstellung.
Bei längeren Vorträgen können Sie die Motive als Überleitung zwischen den
Themenblöcken einsetzen (geht natürlich mit Textblöcken wie oben genauso)
Business
können
wertvoll
People
wollen
wesentlich
Relations
dürfen
wirksam
So behält Ihr Publikum immer den Überblick (und Sie auch).
Beate Strauß
33
(2)
Hauptteil
Im Hauptteil geht es dann um sachliche Argumente. Auch hier gilt:
BILD GEHT VOR WORT
Prüfen Sie immer zuerst mit den Schautafeln AUSSAGEN IN BILDER
ÜBERSETZEN ob Sie Ihre Aussage grafisch visualisieren können.
Wenn nein, kürzen Sie Ihre Textfolien gnadenlos - so dass nur noch
Worte,
Schlagworte,
kurze Aussagen
auf der Folie stehen: Ihr Hörer und Sie brauchen nur Gedankenführer, keine
Erklärungen - die bekommt er von Ihnen.
Ausnahme sind Zitate oder Kernsätze, die Sie
»
Menschen richtig zu behandeln –
für diese Fähigkeit zahle ich
mehr
als für irgendeine andere
auf der ganzen Welt
entsprechend wirken lassen wollen. Dann
jedoch nur diesen einzigen Satz auf die Folie
und sonst nichts.
John Davidson Rockefeller
Bauen Sie Grafiken und Texte immer parallel zu Ihrem Vortrag auf, Effekte auf
„Erscheinen“ und „Verschwinden“ begrenzen.
Wenn Folien zusammengehören, Übergänge fließend gestalten.
Ein paar wenige Bullet-Point-Folien verkraftet Ihre Präsentation natürlich…
Schlussteil
Wirkungsvoller ist es, jetzt keine Folien mehr verwenden. Ihre Zusammenfassung wirkt mehr, wenn Sie sie vor weißem Bildschirm sprechen. Es sollte
jetzt nichts mehr erklärt werden. Die Aufmerksamkeit soll ungeteilt bei Ihnen
sein, wenn Sie noch einmal Gas geben. Am Ende blenden Sie noch einmal Ihre
ultimative Schlussfolgerung ein oder Ihren Slogan. Das bleibt dann während der
Diskussion stehen.
Vermeiden Sie unbedingt die Abschlussfolie „Danke für Ihre Aufmerksamkeit“.
Das sagen Sie, geschrieben ist es zwar Usus, aber unprofessionell.
Die übliche Abschlussfolie mit allen Firmendaten macht im Vortrag nicht viel
Sinn - niemand wird den Stift zücken und sich die Daten aufschreiben oder sie
sich merken. Besser in Übergröße Website oder Namen.
Beate Strauß
34
Weitere Tipps
für die Inszenierung der PowerPoint-Folien
Mit Struktur, Foliengestaltung und Rhetorikoptimierung haben Sie eine wirklich
professionelle Präsentation erstellt, mit der Sie weit aus der Präsentationslandschaft herausragen.
Bisher:
Folie - Punkt für Punkt abhandeln - nächste Folie - Punkt ……………
Jetzt werden Sie anders vorgehen:
Einführung
Zweck: Hinführung zum Thema und emotional einstimmen
Denken Sie immer daran, dass Sie die ersten 10 Minuten der größten
Aufmerksamkeit nützen, deshalb Vorstellung und Einführung immer möglichst
kurz halten. Vorstellung dafür (Kompetenz, Knowhow, USP‘s) immer wieder im
Hauptteil in „Nebensätzen“ einschieben.
Wenn Sie ein Produkt haben, das Sie zeigen können, bringen Sie es mit oder
einen Gegenstand, der Ihre Leistung versinnbildlicht.
Verbrauchen Sie jedoch mit dem Einstieg nicht zu viel Energie, das ist oft
kontraproduktiv. War der Einstieg ein „Knaller“, ist die Erwartungshaltung
extrem hoch, sie kann dann nur schwer gehalten werden und zum Ende zu ist
die Wirkung verpufft.
Blenden Sie bei der Überleitung Ihre Themen nacheinander ein: also
beispielsweise zuerst Planen/Steuern - kurze Erklärung dazu, dann Arbeiten/
Koordinieren - kurze Erklärung dazu usw.
17%
Hauptteil
Zweck: mit Argumenten rational überzeugen
Überlegen Sie immer, ob Sie einen Sachverhalt grafisch darstellen können,
Bilder sind Texten vorzuziehen. Bleiben Sie in der Darstellung „simpel“, bauen
Sie komplexe Grafiken parallel zu Ihrem Vortrag auf. Zeigen Sie komplexe
Darstellungen nur, wenn es zu Ihrer Strategie gehört. Erzeugen Sie Spannung,
indem Sie erst ein paar Worte sagen und dann - Pause - die Folie aufblenden
und Ihre Information akzentuieren.
Bei längeren Vorträgen (ab 30 min) denken Sie über Abwechslung nach:
FlipChart, 1-min-Videos, mehr Interaktion mit dem Publikum. In jedem Fall
sollten Sie auch im Hauptteil immer wieder „Entspannungsfolien“ bringen,
An- und Entspannung sollten auch im Hauptteil ausgewogen sein.
Schlussteil
Das Fazit sprechen Sie ohne Folien - keine Erklärungen mehr. Vermitteln Sie
Ihre Botschaft und fordern Sie zur Aktion auf.
Abschlussfolie mit Slogan.
Beate Strauß
35
Präsi●OPT-MAP
Visualisieren
Präsi●OPT
Aufgaben für diese Woche
Aussagen herausarbeiten und Folien danach gestalten
parallel Handout gestalten: Texterweiterung, eingeschobene Textfolien, Text
in Notizenfunktion, Word- bzw. PDF-Dokumentation
Präsi●OPT-MAP POWERPOINT
Argumente
Einführung
1 – 2 Folien zur Einstimmung, Überleitungsfolie
Hauptteil
Grafik geht vor Text: Grafiken anhand der Schautafel
auswählen, Texte reduzieren auf Schlagworte und kurze
Aussagen
Schlussteil
Fazit ohne Folien vortragen
evtl. Schlussfolie während Diskussion: Slogan oder
markantes Fazit in einem Satz
Abschlussfolie statt aller Firmendaten Auswahl in großer
Schrift: Website oder Name
Beate Strauß
36
Quellen und Bücherliste, Buchempfehlungen
alle Fotos und Grafiken, die nicht von mir sind:
www.fotolia.de
Auf Fotolia.de finde ich immer sofort passendes Bildmaterial in sehr guter
Qualität. Deshalb arbeite ich derzeit fast ausschließlich mit Fotolia. Eine gute
Alternative ist www.istockphoto.de.
Die folgenden Bücher inspirierten mich bei meiner Arbeit und sind geeignet, die
Inhalte dieses Kurses zu vertiefen:
1.
„Zen oder die Kunst der Präsentation“ von Garr Reynolds
Mit einfachen Ideen gestalten und präsentieren
Eigentlich kein Ratgeber, sondern die Philosophie von der optimalen Präsentation
mit Folien. Sie sollten es unbedingt lesen, um ein Verständnis für professionelles
Präsentieren und Visualisieren zu bekommen. Selbst wenn Sie es schon haben, ist
das Buch eine Quelle neuer Impulse. Es ist denke ich, das meist gelesene Buch zu
diesem Thema.
2. „Erzählen statt aufzählen“ von Cliff Atkinson
Neue Wege zur erfolgreichen PowerPoint-Präsentation
Für Einsteiger unbedingt zu empfehlen, weil das Buch anhand einer BeispielPräsentation in kleinsten Schritten erklärt, wie man eine konventionelle
„Aufzählungs-Präsentation“ in eine Präsentation ohne Aufzählungspunkte
umwandelt. Der erste Schritt ist das Schreiben eines Drehbuches, um die Ideen
zu fokussieren. Im zweiten Schritt wird daraus ein „Storyboard“ mit PowerPoint
erstellt und dann auf dieser Basis die Präsentation fertig gestellt. Das Buch geht
auch ausführlich darauf ein, warum es Sinn macht „zu erzählen statt
aufzuzählen“, ich habe viel davon in meiner Methodik übernommen.
Für erfahrene Präsentierer ist die vorgeschlagene Methode zu schwerfällig. Ich
habe sie nur einmal angewendet, warum erfahren Sie im Onlinekurs. Aber es hat
mir geholfen, von der Idee „optimal zu präsentieren“ zum Tun zu kommen.
3. „Sicher präsentieren—wirksamer vortragen“ von Emil Hierhold
mit CD-Rom und DVD
Ein sehr, sehr detailliertes Buch, es behandelt sehr professionell alles vom
Konzept über die Technik bis zum persönlichen Auftritt und Pannenhelfer. Eben
weil es so ins Detail geht, sieht man den Wald vor Bäumen nicht mehr, wenn man
praktische Anleitung braucht. Man kann es so oder so oder doch nicht so?
machen.
Wozu es jedoch gut ist: als Nachschlagewerk, wenn man mal schnell etwas
Beate Strauß
37
Foliengestaltung
4. „slide:ology oder die Kunst, brillante Präsentationen zu entwickeln“
von Nancy Duarte
Unbedingt zu empfehlen, DAS Buch für Foliendesign. Jedoch sehr anspruchsvoll.
Es zeigt Ihnen, wie Sie Ideen entwickeln und ausführen und dabei denken wie ein
Designer. Es handelt nicht nur von Folien und Design, sondern spannt auch den
Bogen zu Kommunikation und Inspiration.
5. „Das Ideenbuch für kreative Präsentationen“
von Dieter Schiecke, Tom Becker, Susanne Walter
Ein Buch mit vielen Vorlagen (auch auf CD), die Sie gleich einsetzen können.
Allerdings ist die individuelle Anpassung manchmal sehr erschwert, für meinen
Geschmack sind auch die Grafiken etwas klobig. Ich nutze es vor allem als
Anregung, wenn mir die Ideen fehlen und dabei hat mir dieses Buch schon oft
Impulse gegeben.
Es zeigt, wie Sie aus Texten mehr machen, Organigramme und Strukturen
gestalten, Teile zum Ganzen fügen, Abläufe, Prozesse, Diagramme, Tabellen
gestalten, Landkarten und interaktive Präsentationen mit Hyperlinks und Trigger
erstellen.
Das Buch ist nicht vergleichbar mit der Eleganz von Nancy Duarte, aber es ist ein
wirklich guter Impuls– und Vorlagengeber.
6. „Wie aus Zahlen Bilder werden“ Der Weg zur visuellen Kommunikation
— Daten überzeugend präsentieren“ von Gene Zelazny
Ein wirklich guter Ratgeber für alle, die sehr viele Zahlen präsentieren müssen.
Das Buch ist für alle geeignet, die mit Riesen-Zahlentabellen kämpfen und zeigt,
wie man das Wesentliche prägnant herausstellt.
Visualisierung
7. „Auf der Serviette erklärt“ mit ein paar Strichen schnell überzeugen
statt lange präsentieren“ von Dan Roam
Eine hervorragende Einführung in visuelles Denken und das Probleme
lösen und Ideen verkaufen mithilfe von Bildern, die mich sehr inspirierte.
Thema ist zwar, Problemlösungen mit einem Bild zu erklären und zu lösen
und dies mit der Hand zu zeichnen. Vieles gilt jedoch analog für
Präsentationen. Dan Roam wendet seine Methode auch für Präsentationen
an, aber so einfach ist es nun doch nicht, wie er vorgibt. Ich habe noch
niemand getroffen, der in der Lage ist, die „Welt“ so schlüssig mit einem
Beate Strauß
38
8. „Multimedia Learning“
(Cambridge University Press 2001) von Richard E. Mayer
In diesem Buch untersucht Richard E. Mayer die Möglichkeiten, wie Multimedia
sinnvoll zur Lernförderung eingesetzt werden kann. Siehe dazu die Prinzipien auf
Seite 5.
Ein sehr lesenswertes Interview mit R.E. Mayer von Cliff Atkinson lesen Sie unter
http://www.sociablemedia.com/articles_mayer.htm (2004).
Rhetorik
9. „Vergessen Sie alles über Rhetorik“ von Matthias Pöhm
Es gibt unendlich viele gute Rhetorikbücher und Sie haben sicher auch schon
einige gelesen. Meist ist der Nutzwert gering: man kann es nicht bei sich selbst
anwenden. Anders ist es bei diesem Buch. Matthias Pöhm bringt es auf den Punkt,
er macht Rhetorik „einfach“ im Sinne von klar und wesentlich und zeigt wie
Sprache wirkt. Die Tipps sind für jedermann anwendbar.
Lesen Sie dazu auch: „Präsentieren Sie noch oder faszinieren Sie schon?“. Ich
teile zwar Pöhms Meinung zu PowerPoint nicht, er bringt jedoch so viele neue und
wirkungsvolle und dabei verblüffend „einfache“ Ideen. Manch Blickwinkel ändert
sich dadurch!
Stimme, Sprache, Körpersprache
10. „Geheimer Verführer Stimme“ Erfolgsfaktor Stimme von Arno
Fischbacher
77 Antworten zur unbewussten Macht in der Kommunikation
Dieses kleine Büchlein hat es wirklich in sich: kein überflüssiges Gerede, sondern
77 sehr praxisnahe und gut umsetzbare Tipps.
11. „Sprechtechnik—aktuelle Stimm-, Sprech– und Atemübungen
von Dr. Anna Martini, mit CD
Eine sehr gute Anleitung für tägliches und längerfristiges Selbsttraining.
Beate Strauß
39
Beate Strauß
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besonders erwähnt:
www.fotolia.de

Teil 4 - Visualisieren mit PowerPoint.pub

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