CAS PIA Anwendungsfälle

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Anwendungsfälle CAS PIA
Konkrete Beispiele zeigen
Funktionen und den möglichen Einsatz
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sind wir jederzeit dankbar.
Stand: August 2010
Inhalt
Inhalt
1 Anwendungsfälle..............................................................................................5
2 Das Rechtesystem in CAS PIA ........................................................................5
2.1
Rechteabstufungen ............................................................................................. 5
2.2
Rechte an Kontakten ........................................................................................... 6
2.3
Rechte an anderen Datensatz-Typen .................................................................. 6
2.4
Fremdzugriffsrechte ............................................................................................ 8
2.5
Besonderheiten beim Rechtesystem ................................................................... 9
2.6
Beispiele für Rechte .......................................................................................... 12
3 Persönliches Cockpit gestalten .................................................................... 13
4 Aufgaben delegieren ...................................................................................... 15
5 Komfortabel suchen....................................................................................... 17
6 Termin anlegen ............................................................................................... 20
7 E-Mail eines Interessenten ............................................................................ 22
8 Informationen zu Kontakten überblicken ..................................................... 26
9 Wie lege ich eigene Ansichten in CAS PIA an? ........................................... 29
9.1
Eine Liste mit meinen Aufgaben ........................................................................ 29
9.2
Komplexe Filterbedingungen ............................................................................. 30
9.3
Tagesaktuelle Liste ........................................................................................... 32
9.4
Schlagwortansicht verwenden ........................................................................... 32
9.5
Aussehen einer Liste anpassen......................................................................... 33
10 Serienbrief erstellen ....................................................................................... 34
11 Personalisierte Serien-E-Mails ...................................................................... 37
12 Kampagne mit CAS PIA durchführen ........................................................... 44
13 CAS Info@Click verwenden .......................................................................... 50
13.1 Installation von CAS Info@Click ........................................................................ 50
3
Inhalt
13.2 Daten nach Microsoft Outlook übertragen ......................................................... 53
13.3 Alarmieren ......................................................................................................... 55
13.4 Kontakte mit CAS Info@Click suchen ............................................................... 57
14 Telefonieren und CAS Info@Click ................................................................ 58
14.1 Ausgehende Telefonate .................................................................................... 59
14.2 Eingehende Telefonate ..................................................................................... 60
15 Mobil arbeiten ................................................................................................. 61
16 Mobile sync mit dem iPhone ......................................................................... 65
17 Administration CAS PIA ................................................................................ 68
17.1 Benutzerverwaltung........................................................................................... 69
17.1.1 Bereich Benutzer .................................................................................... 70
17.1.2 Bereich Ressourcen ............................................................................... 72
17.1.3 Bereich Gruppen .................................................................................... 73
17.2 Rechnungsdaten ............................................................................................... 74
17.3 Unternehmensvorgaben .................................................................................... 75
17.4 Add-Ons ............................................................................................................ 75
17.5 Export................................................................................................................ 76
17.6 Klassifizierungen ............................................................................................... 76
17.7 Eingabehilfen anpassen .................................................................................... 77
17.8 Benutzerdefinierte Felder .................................................................................. 78
17.8.1 Funktionen der Symbole ......................................................................... 78
17.8.2 Felder anlegen und ändern..................................................................... 79
17.8.3 Wo sind neue Felder zu sehen? ............................................................. 79
17.8.4 Felder: Gut zu wissen ............................................................................. 79
17.8.5 Felder anlegen und ändern..................................................................... 80
17.9 Schlagworte - Administration ............................................................................. 82
4
Anwendungsfälle
1
Anwendungsfälle
Die folgenden Beispiele zeigen, wie Sie CAS PIA einsetzen. Jedes Beispiel enthält das
detaillierte Vorgehen und die entsprechenden Bilder.
2
Das Rechtesystem in CAS PIA
In CAS PIA wird durch verschiedene Möglichkeiten sichergestellt, dass Benutzer nur
Zugriff auf die Daten erhalten, die wirklich für Sie bestimmt sind.
Der Administrator hat Zugriff auf alle Funktionen in CAS PIA, aber nicht auf die
angelegten Datensätze. Datensätze werden von Benutzern eingegeben, also z. B.
Termine, Kontakte, Dokumente oder Aufgaben. Auch der Administrator hat keinen Zugriff
auf Dokumente bzw. Briefe, bei denen Zugriffsrechte nur für einen anderen Benutzer
vorhanden sind.
2.1
Rechteabstufungen
Folgende Rechte auf Datensätze sind in CAS PIA vorhanden:
Kein Zugriff
Hat ein Benutzer auf einen Datensatz keinen Zugriff, dann sieht er den Datensatz
nicht.
Diese Datensätze werden für diese Benutzer in keiner Liste angezeigt und mit keiner
Suche gefunden.
Lesender Zugriff
Mit lesendem Zugriff sieht ein Benutzer den Datensatz, also alle Werte oder den
Dateiinhalt. Der Datensatz kann durch diese Benutzer aber nicht geändert werden.
Diese Datensätze werden für diese Benutzer in Listen angezeigt und mit der Suche
gefunden. Außerdem können die Datensätze geöffnet und gelesen werden.
Schreibender Zugriff
Mit schreibendem Zugriff sieht ein Benutzer den Datensatz und kann die Werte oder
den Dateiinhalt des Datensatzes bearbeiten.
Jede Änderung eines Datensatzes wird im so genannten Journal des Datensatzes
festgehalten. Das Journal enthält eine Liste, wer, wann, was an dem Datensatz
geändert hat.
5
2.2
Rechte an Kontakten
In Kontakten sind alle Benutzer automatisch mit schreibenden Zugriffsrechten
eingetragen. Daher kann jeder Benutzer alle in CAS PIA gespeicherten Organisationen
und Einzelkontakte sehen und ändern. Deshalb werden Kontakte auch als öffentlich
beschrieben.
Benutzer können allerdings auch private Kontakte in CAS PIA speichern. Dadurch können
Kontakte privatisiert werden.
Legen Sie einen neuen Kontakt an.
Klicken Sie auf das Kontrollkästchen Privat.
Nun können nur noch Sie diesen Kontakt sehen. Alle anderen Benutzer haben keinen
Zugriff mehr auf diesen Kontakt.
Hinweis
Das Kontrollkästchen Privat kann nur der Benutzer aktivieren, der den Kontakt in CAS
PIA angelegt hat. Alle anderen Benutzer können diesen Kontakt nicht privatisieren.
2.3
Rechte an anderen Datensatz-Typen
In allen Datensatz-Typen außer Kontakten (Aufgaben, Termine, Dokumente, …) kann bei
jedem Datensatz entschieden werden, welcher Benutzer diesen Datensatz sehen oder
bearbeiten darf.
Legen Sie beispielsweise einen neuen Datensatz an.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zugriffsrechte im Datensatz:
6
Ein Fenster öffnet sich. Hier stellen Sie ein, welche Benutzer lesenden oder
schreibenden Zugriff auf den Datensatz erhalten sollen.
In der Liste links werden alle Benutzer/Gruppen angezeigt, die in CAS PIA angelegt
sind. Benutzer/Gruppen werden grau markiert in der Liste angezeigt, wenn diese
bereits Zugriffsrechte an dem Datensatz besitzen.
In der Liste rechts werden alle Benutzer/Gruppen aufgeführt, die Zugriffsrechte an dem
Datensatz besitzen. Hier sehen Sie auch das Zugriffsrecht der Benutzer/Gruppen an
dem Datensatz.
Um Benutzer/Gruppen Zugriffsrechte an dem Datensatz zu gewähren bzw.
Zugriffsrechte zu entfernen, markieren Sie die gewünschten Benutzer in der linken
bzw. rechten Liste.
Klicken Sie dann auf eine der folgenden Schaltflächen:
7
Der oder die markierten Benutzer/Gruppen erhalten lesende Rechte an dem
Datensatz.
Der oder die markierten Benutzer/Gruppen
Benutzer/Gruppen erhalten schreibende Rechte an dem
Datensatz.
Dem oder den markierten Benutzer/Gruppen werden die Zugriffsrechte an dem
Datensatz entzogen.
Hinweis
Alle Benutzer mit schreibenden Rechten an einem Datensatz können die Zugriffsrechte
auf diesen
en Datensatz ändern.
2.4
Fremdzugriffsrechte
Möglicherweise sollen bestimmte Mitarbeiter im Unternehmen immer Zugriffsrechte auf
Ihre Daten erteilen, so dass z. B. Ihr Abteilungsleiter schreibenden Zugriff auf all Ihre
Daten erhält und Ihre Kollegen innerhalb der Abteilung Ihre Daten lesen dürfen.
Diese Art der Zugriffsrechte heißen Fremdzugriffsrechte in CAS PIA. Damit haben
bestimmte Benutzer Zugriffsrechte auf Datensätze, obwohl direkt in einem Datensatz
keine Zugriffsrechte für diese Benutzer eingetragen wurden.
w
Fremdzugriffsrechte werden in den Einstellungen jedes Benutzers vergeben.
Öffnen Sie im Programmfenster mit dieser Schaltfläche das Fenster Einstellungen.
Wechseln Sie dann in das Register Fremdzugriffsrechte.
In der linken Liste werden alle Benutzer/Gruppen
Benutzer/Gruppen angezeigt, denen Sie noch keine
Fremdzugriffsrechte erteilt haben.
Die Liste rechts oben zeigt alle Benutzer/Gruppen, die lesende Fremdzugriffsrechte auf
Ihre Daten besitzen. Die Liste rechts unten zeigt die Benutzer/Gruppen, die
schreibende Fremdzugriffsrechte
remdzugriffsrechte an Ihren Daten besitzen.
8
Um Benutzern/Gruppen Fremdzugriffsrechte auf Ihre Daten zu gewähren bzw. diese
zu entfernen, markieren Sie die gewünschten Benutzer in der linken bzw. rechten Liste.
Verschieben Sie dann die Benutzer/Gruppen mit den entsprechenden Schaltflächen in
eine andere Liste.
Beispiel
Wenn Sie nun Mitarbeiter A lesende Fremdzugriffsrechte erteilen, kann Mitarbeiter A alle
Ihre Datensätze lesen. Diese Einstellung gilt bei allen Datensätzen, egal ob Mitarbeiter A
in einem einzelnen Datensatz eingetragen ist oder nicht.
Wenn Sie bei einem Datensatz allerdings die Option Persönlich wählen, dann besitzen
nur die Benutzer genau die Zugriffsrechte, die beim Datensatz eingestellt sind.
Fremdzugriffsrechte gelten dann nicht für diesen Datensatz.
Hinweis
Als Benutzer können Sie nie mehr Rechte an einem Datensatz für andere einstellen, als
Sie selbst an dem Datensatz besitzen.
2.5
Besonderheiten beim Rechtesystem
Die folgenden Funktionen des Rechtesystems berücksichtigen spezielle Anforderungen in
einem Unternehmen wie Termine für alle Mitarbeiter, vertrauliche Datensätze usw.
Benutzer mit Administratorrechten
Der Benutzer Administrator erhält Zugriff auf alle Funktionen in CAS PIA, so kann er z. B.
weitere Benutzer anlegen oder ein neues Firmenlogo hinterlegen.
9
Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Administrator auch Zugriff auf die Datensätze in CAS
PIA erhält. Hier gelten für den Administrator dieselben Rechte und Regeln wie für andere
Benutzer.
Benutzer mit Gastrechten
Ein Gastbenutzer erhält nur lesenden Zugriff auf seine Einstellungen und kann z. B. seine
Anschrift oder die Fremdzugriffsrechte nicht ändern.
Recht Export
Damit Benutzer Kontakte als CSV-Datei exportieren können, benötigen sie ein
entsprechendes Recht. Dieses Recht erteilt der Administrator in der Benutzerverwaltung.
Dies erfolgt bei den Eigenschaften eines Benutzers im Register Rechte.
Recht Ansichts-Administration
Benutzer mit dem Recht Ansichts-Administration können Ansichten veröffentlichen oder
bearbeiten. Dieses Recht stellt der Administrator in der Benutzerverwaltung ein. Auch der
Benutzer Administrator benötigt dieses Recht, um Ansichten zu veröffentlichen oder zu
bearbeiten.
Diese öffentlichen Ansichten können Benutzer mit dem entsprechenden Recht speziell für
Ihr Unternehmen einrichten. Die Ansichten sind dann für alle Kolleginnen und Kollegen in
ihrem Navigator verfügbar. Damit können wichtige Ansichten in jedem Navigator
angezeigt werden, z. B. aktuelle Vertriebsdokumente oder wichtige Projekte.
Teilnehmer bei Terminen
Im Datensatz eines Termins können sowohl Zugriffsrechte vergeben werden als auch
Teilnehmer aufgenommen werden. So erhalten weitere Personen Zugriffsrechte an dem
Termin, wie z. B. die Sekretärin. Damit sieht die Sekretärin den Termin in Ihrem Kalender,
erhält Informationen über die Teilnehmer und kann einen Raum vorbereiten, ohne selbst
an dem Termin teilzunehmen.
Grafische Kalenderansicht auf Termine, auf die Sie keine Zugriffsrechte besitzen
Üblicherweise sehen Sie nur Datensätze, auf die Sie mindestens lesende Zugriffsrechte
besitzen.
Um die Terminplanung zu vereinfachen und damit Benutzer sehen, ob eine Kollegin oder
ein Kollege einen Termin hat, werden diese Termine in den entsprechenden
Kalenderansichten ebenfalls angezeigt.
Benutzer ohne Zugriffsrechte am Termin sehen aber nur den Beginn und das Ende des
Termins. Weitere Informationen sind nicht sichtbar und der Datensatz des Termins kann
nicht geöffnet werden.
10
Option Öffentlich im Fenster Berechtigungen festlegen
Möchten Sie allen Benutzern schreibende Zugriffsrechte an einem Datensatz erteilen,
aktivieren Sie die Option Öffentlich. Auf diesen Datensatz kann dann jeder Benutzer
zugreifen und den Datensatz ändern.
Wird ein neuer Benutzer in CAS PIA angelegt, erhält er ebenso schreibende
Zugriffsrechte an diesem Datensatz.
Verwenden Sie diese Option, wenn ein Datensatz für alle Benutzer in CAS PIA verfügbar
sein soll. Beispielsweise sollen sich alle Benutzer in einem Dokumentdatensatz mit einer
Microsoft Excel-Liste für das Sommerfest anmelden.
Option Privat im Fenster Berechtigungen festlegen
Möchten Sie die Fremdzugriffsrechte an einem Datensatz deaktivieren, aktivieren Sie die
Option Privat. Auf diesen Datensatz können dann nur die Benutzer zugreifen, die auch
wirklich Zugriffsrechte am Datensatz erhalten haben.
Verwenden Sie diese Option für vertrauliche Datensätze, die nur bestimmte Benutzer
sehen oder bearbeiten sollen. Beispiele dafür sind Vorstellungsgespräche,
Vertragsverhandlungen oder sensible Dokumente.
Option Alle Benutzer anzeigen, die Zugriffsrechte besitzen im Fenster
Berechtigungen festlegen
Zugriffsrechte an einem Datensatz erhalten Benutzer entweder über die Aufnahme in die
Liste der Benutzer mit Zugriffsrechten oder wenn Sie Fremdzugriffsrechte auf einen dieser
Benutzer besitzen.
Wenn Sie prüfen möchten, welche Benutzer den aktuellen Datensatz sehen oder auch
ändern dürfen, klicken Sie auf diesen Link. Eine Liste mit allen Benutzern/Gruppen öffnet
sich, die Zugriffsrechte an diesem Datensatz besitzen.
Sich selbst aus der Liste der Benutzer mit Zugriffsrechten austragen
Dies ist nicht möglich. Wenn Sie z. B. eine Aufgabe an einen anderen Mitarbeiter
delegieren möchten, so tragen Sie diesen Benutzer im Feld Verantwortlicher der
Aufgabe ein.
Akteure eines Datensatzes
Ein Akteur nimmt eine Rolle am Datensatz ein, wie z. B. als Teilnehmer an einem
Termin, als Verantwortlicher einer Aufgabe oder als Verantwortlicher für eine
Verkaufschance.
Sobald Sie einen Mitarbeiter als Akteur in einem Datensatz eintragen, erhält er
automatisch schreibende Zugriffsrechte auf diesen Datensatz.
Diese schreibenden Zugriffsrechte eines Akteurs können nicht eingeschränkt werden.
11
2.6
Beispiele für Rechte
Im folgenden Beispiel arbeiten fünf Benutzer mit CAS PIA, zusätzlich wurden zwei
Gruppen angelegt.
Mitglieder der Gruppe 1 sind die Benutzer A und Benutzer B.
Mitglieder der Gruppe 2 sind die Benutzer C, Benutzer D und Benutzer E.
Benutzer A ist Vorgesetzter, daher haben ihm die anderen Benutzer schreibende
Fremdzugriffsrechte erteilt.
Benutzer B ist Stellvertreter von Benutzer A und hat daher lesende Fremdzugriffsrechte
auf die Datensätze von Benutzer A.
Kontakte privatisieren
Benutzer A speichert die Adresse seines Hausarztes in CAS PIA als Kontakt. Andere
Benutzer sollen jedoch auf seine persönlichen Kontakte keine Zugriffsrechte erhalten.
Daher aktiviert er beim Anlegen des Kontakts die Option Privat im Register Allgemein.
Nun ist Benutzer A der einzige Benutzer, der diesen Kontakt in CAS PIA sehen und
bearbeiten kann.
Stellvertretung durch Benutzer B
Benutzer A ist die kommenden zwei Wochen im Urlaub. Benutzer B hat als Stellvertreter
von seinem Vorgesetzten lesende Fremdzugriffsrechte erhalten. Daher kann er alle
Datensätze lesen, auf die Benutzer A Zugriffsrechte hat. Somit ist sichergestellt, dass
wichtige Daten während des Urlaubs eingesehen und wichtige Aufgaben erledigt werden
können.
Fremdzugriffsrechte
Benutzer C erstellt eine Anleitung. Weil die Anleitung noch nicht fertig ist, hat er nur für
sich Zugriffsrechte auf das Dokument eingetragen ist. Da Benutzer A schreibende
Fremdzugriffsrechte auf Benutzer C hat, kann der Vorgesetzte die Anleitung trotzdem
sehen und bearbeiten.
Datensatz öffentlich setzen
Nachdem Benutzer C seine Anleitung fertig gestellt hat, soll diese für alle Mitarbeiter
verfügbar sein. Benutzer C aktiviert daher die Option Öffentlich im Fenster
Berechtigungen festlegen. Alle anderen Benutzer von CAS PIA können nun auf die
Anleitung zugreifen.
Datensatz privat setzen
Benutzer A führt Finanzierungsverhandlungen mit der Hausbank des Unternehmens. Der
Inhalt der Termine und Dokumente ist vertraulich. Daher aktiviert er bei diesen
Datensätzen die Option Privat.
12
Persönliches Cockpit gestalten
Obwohl Benutzer B lesende Fremdzugriffsrechte auf die Daten von Benutzer A hat, kann
er alle in CAS PIA gespeicherten Daten zu den Finanzierungsgesprächen nicht mehr
sehen. Fremdzugriffsrechte gelten nicht für Datensätze, bei denen die Option Privat
aktiviert ist.
Gruppe zuordnen
Supportfälle werden durch einen der Benutzer C, D oder E bearbeitet und in CAS PIA als
Aufgabe erfasst. Da anfangs nicht klar ist, welcher der drei Benutzer sich um einen
Supportfall kümmert, wird die Gruppe B im Feld Verantwortlicher der Aufgabe gewählt.
Dann sehen alle drei Benutzer den Supportfall in ihrer Aufgabenliste und haben
schreibende Zugriffsrechte auf die Aufgabe. Die drei Kollegen sitzen in einem Zimmer und
regeln dann selbst, wer sich als Verantwortlicher bei der Aufgabe einträgt.
Zugriffsrechte und Fremdzugriffsrechte
Benutzer D hat Benutzer E schreibende Fremdzugriffsrechte an seinen Daten gegeben.
Benutzer A legt nun ein Dokument an, auf das Benutzer D lesende Zugriffsrechte erhält.
Obwohl Benutzer E schreibende Fremdzugriffsrechte auf Benutzer D hat, kann er auf das
Dokument auch nur lesend zugreifen, da auch Benutzer D nur lesende Zugriffsrechte an
dem Dokument besitzt.
3
Bei jedem Start von CAS PIA öffnet sich Ihr Cockpit. Das Cockpit ist Ihre Startseite, die
Ihnen mit verschiedenen Bausteinen eine Übersicht bietet. Das Cockpit beim ersten Start
ist eine Vorgabe und schreibgeschützt. Legen Sie daher einfach Ihr eigenes Cockpit fest.
13
Anwendungsfälle
fälle CAS PIA
Klicken Sie links oben auf die Schaltfläche Neu und dann auf Neues Cockpit.
Cockpit
Geben Sie für Ihr neues Cockpit eine Bezeichnung ein und aktivieren Sie Als
Standard. Damit wird Ihr Cockpit beim nächsten Start von CAS PIA geladen.
Gestalten Sie Ihr Cockpit mit den für Sie wichtigen Bausteinen. Klicken Sie auf die
Schaltfläche Baustein hinzufügen auf dem Cockpit.
Sie möchten stets die neusten Nachrichten auf Ihrer Startseite? Dann
Dan verwenden Sie
den Baustein RSS Quelle.
Quelle. Eine ausgewählte Liste an Benachrichtigungsquellen ist
bereits vorhanden und Sie können bei Bedarf weitere hinzufügen.
Mit dem Baustein Schaltzentrale haben Sie einen schnellen direkten Zugriff auf
wichtige Funktionen.
Lassen Sie sich wichtige Daten anzeigen, wie z. B. die UrlaubsUrlaubs oder Geburtstage Ihrer
Kolleginnen und Kollegen.
Bausteine wie Aufgabenliste und heute anstehende Termine bieten Ihnen einen
schnellen Überblick über Ihren Tagesablauf.
Haben Sie alle
e gewünschten Bausteine gewählt, speichern Sie das neue Cockpit.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften und dann auf Cockpit speichern.
speichern
Die Reihenfolge Ihrer Bausteine verschieben Sie einfach mit Drag & Drop.
Wenn Sie Ihr Cockpit schließen ohne zu speichern, öffnet sich ein Hinweis.
14
Aufgaben delegieren
4
Aufgaben delegieren
Bei Ihnen steht wie jedes Jahr eine Produkterneuerung an. Damit diese geplant wird,
legen Sie in der Aufgabenliste eine neue Aufgabe an.
In der neuen Aufgabe füllen Sie die Felder Betreff, Zeitpunkt, Priorität und eventuell
eine Alarmierung mit den relevanten Daten aus.
Im Bereich Zeitpunkt tragen Sie ein, wann mit der Aufgabe begonnen werden soll und
im Feld Fällig am wann sie spätestens erledigt sein soll.
Im Bereich Status legen Sie mit der Priorität fest, wie wichtig die Aufgabe ist. Beim
Bearbeiten tragen Sie hier ebenfalls ein, ob die Aufgabe teilweise oder ganz erledigt
ist.
15
Aufgaben delegieren
Wegen einer Geschäftsreise haben Sie keine Zeit, die Aufgabe selbst zu erledigen. Dies
soll Ihr Kollege Herr Meier übernehmen: Die Aufgabe soll an ihn weitergeleitet bzw.
delegiert werden.
Mit dem Feld Verantwortlicher legen Sie fest, an wen Sie die Aufgabe delegieren. Der
jeweilige Mitarbeiter wird als Benutzer gewählt und bekommt damit gleichzeitig alle
Zugriffsrechte auf die Aufgabe.
In den Notizen der Aufgabe können zusätzliche Informationen eintragen, die beachtet
werden sollten.
Die Aufgabe wird automatisch in den Aufgabenlisten von Herrn Meier angezeigt. Die
Aufgabe wird z. B. in seinem Cockpit in der Aufgabenliste angezeigt, die nach Fälligkeit
sortiert ist.
Alternativ können sich Mitarbeiter z. B. eigene Aufgabenlisten anlegen. Beispielsweise
Listenansicht mit offenen Aufgaben, in denen ein Mitarbeiter als Verantwortlicher
eingetragen ist.
16
Komfortabel suchen
5
Komfortabel suchen
Als Mitarbeiter im Vertrieb arbeiten Sie ständig mit den Daten Ihrer Kunden. Die vielen
Suchmöglichkeiten in CAS PIA helfen Ihnen, die Kundendaten schnell und zuverlässig zu
finden.
Ein Kunde ruft an mit der Bitte um eine Terminbestätigung.
Um einen
en Überblick über den Kunden und seine Kundenhistorie zu erhalten, öffnen Sie
die spezielle Ansicht Suche.
Suche
Falls Sie sich nicht schlüssig über die Schreibweise des Firmennamens sind, können
Sie nur nach Teilen des Namens suchen. So geben Sie zum Beispiel %Kahrm% im
Suchfeld über dem Register Alle ein.
CAS PIA findet nun die Datensätze, in denen die Buchstabenfolge Kahrm enthalten
ist.
Der jeweilige Datensatz lässt sich sofort durch Doppelklick öffnen. Sie können nun zum
Beispiel den Kontakt des Anrufers öffnen
öffnen oder sich alle bisher vereinbarten Termine
anzeigen lassen, in dem Sie das Register Termine anklicken.
17
Komfortabel suchen
Die globale Suche erlaubt Ihnen ebenfalls jederzeit nach Datensätzen zu suchen. Das
entsprechende Feld ist immer erreichbar.
Der kleine schwarze Pfeil
feil rechts am Symbol öffnet eine
ein Dropdown-Liste
Liste mit den
Datensatz-Typen.
Typen. Um Ihre Suche zu verfeinern, können Sie nur nach einem
Datensatz-Typ
Typ suchen, zum Beispiel Termine oder Verkaufschance.
Wenn Sie in der globalen Suche einen bestimmten Datensatz-Typ
Datensatz p eingestellt haben,
öffnet sich nach der Suche die entsprechende Listenansicht mit den Ergebnissen,
beispielsweise die Listenansicht für Termine oder Verkaufschancen.
Das Gespräch mit Max Kahrmann ergab neue Bedürfnisse Ihrer Kunden in der Region.
Daher entschließen
ntschließen Sie sich, alle Kunden und Interessenten in einem bestimmten
Einzugsgebiet anzuschreiben. Dazu verwenden Sie einen Filter. Da Sie nur
Kontaktdatensätze benötigen, öffnen Sie die Kontaktliste direkt über den Navigator. Sie
möchten alle Kontakte aus
us dem Gebiet der Postleitzahl (PLZ) 76xxx finden.
Rechts oben über der Liste klicken Sie auf Filter verwenden und tragen die folgende
Bedingung ein.
18
Termin anlegen
Alle Dokumente für Ihre Korrespondenz mit Kunden haben in CAS PIA das Schlagwort
Vorlage. Daher verwalten Sie diese Dokumente einfach mit der Schlagwortsuche.
Sobald Sie Buchstaben in das Feld Schlagwortsuche eingeben, zeigt CAS PIA alle
passenden Schlagworte automatisch an.
Nach einer Suche nach Schlagworten können Sie die gefunden Ergebnisse als eigene
Ansicht speichern. Klicken Sie in der Symbolleiste bei Ansicht auf Speichern und
wählen Sie in der Dropdown-Liste Als Schlagwortansicht speichern.
Wählen Sie nun eine passende Vorlage - den Brief können Sie dann aus CAS PIA in
Microsoft Word bearbeiten.
Eine Alternative zur Schlagwortsuche ist das Filtern nach Schlagworten. Dieses
funktioniert ähnlich wie das Filtern nach Postleitzahlen.
Jeder eingegebene Filter lässt sich speichern. Somit kann er jederzeit unkompliziert
wieder verwendet werden.
Öffnen Sie die Dropdown-Liste bei Filterverwaltung und klicken Sie auf Aktuellen
Filter speichern.
19
Anwendungsfälle
wendungsfälle CAS PIA
Termin anlegen
6
Termin anlegen
Der Kunde Herr Lenders meldet sich bei Ihnen und vereinbart für das neue Produkt einen
Termin für eine Präsentation. Im Kalender suchen Sie sofort nach
nach einem freien Termin.
Da Herr Lenders ein wichtiger Kunde ist, soll noch ein Kollege am Termin teilnehmen.
Daher verwenden Sie den Teamkalender. Klicken Sie auf dieses Symbol rechts im
Kalender und eine Liste aller Benutzer öffnet sich.
Markieren Sie den Benutzer in der Liste.
Eigentlich soll noch ein weiterer Kollege am Termin teilnehmen: Drücken Sie die StrgStrg
Taste Ihrer Tastatur und halten Sie diese Taste gedrückt. Klicken Sie dann den zweiten
Benutzer an. Mit gedrückter Strg-Taste
Strg
können Sie mehr als
ls einen Benutzer in der
Liste markieren.
Im Teamkalender werden dann alle Termine aller markierten Benutzer angezeigt - für
den Zeitraum, den die Kalenderansicht zeigt.
Markieren Sie mit der Maus einen Zeitraum im Kalender und klicken Sie in der
Dropdown-Liste Neu auf Termin.
20
Termin anlegen
Geben Sie im Termin einen Betreff und einen Ort ein, wählen Sie ggf. einen Typ.
Unter Teilnehmer können Sie weitere Kollegen oder externe Teilnehmer hinzufügen.
Mit Ressourcen können Sie Materialien nach Bedarf reservieren, z. B. einen
Dienstwagen oder einen Besprechungsraum.
Unter Notizen können Sie Ihren Kollegen weitere Informationen zum Termin mitteilen.
Kunden einladen
Im Register Kontakte des Fensters Teilnehmer wählen können Sie ebenfalls
Kontakte als Teilnehmer eines Termins eintragen. Suchen Sie den Kontakt Herr
Lenders und tragen Sie ihn als Teilnehmer ein.
Der Termin und der Kontakt sind anschließend verknüpft. Dies sehen Sie im Register
Akte des Termins oder des Kontakts.
Sind Kontakte in einem Termin als Teilnehmer eingetragen, dann können Sie diese
Personen bei einer Änderung automatisch benachrichtigen.
Termin speichern
Nachdem Sie alle wichtigen Daten eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern &
schließen.
Der Termin wird automatisch mit allen externen Teilnehmern, den Kontakten verknüpft.
Kunden benachrichtigen
Herrn Lenders können Sie bei jedem Ändern und Speichen des Termins mit einer E-Mail
benachrichtigen.
Wenn Sie einen solchen Termin speichern, öffnet sich ein Fenster. Je nach Ihren
Änderungen beim Termin haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie können eine Benachrichtigung nur an hinzugefügte oder entfernte externe
Teilnehmer senden.
Sie können eine Benachrichtigung an alle externen Teilnehmer senden.
21
E-Mail eines Interessenten
Anschließend wird automatisch eine E-Mail an die gespeicherten E-Mail-Adressen des
Kontakts versendet. Der Termin wird als iCal-Datei in die E-Mail als Anlage eingefügt.
Die Benachrichtigung wird an die E-Mail-Adresse versendet, die im Kontakt als
Standard E-Mail markiert ist.
Termin muss geändert werden
Leider hat Herr Lenders zum geplanten Termin keine Zeit. Daher ruft er an und ein
Kollege nimmt das Gespräch entgegen.
Der Kollege sucht den Kontakt Herr Lenders und öffnet die Akte.
Der Kollege öffnet in der Akte den anstehenden Termin durch einen Doppelklick.
Im Datensatz des Termins ändert er den Anfang und das Ende des Termins und
aktiviert Auf Überschneidung prüfen.
Nach dem Speichern des Termins erfolgt keine Überschneidungswarnung, d. h., bei
allen internen Teilnehmer ist zu dieser Zeit kein Termin eingetragen.
Anschließend öffnet sich wieder ein Hinweis und der Kollege sendet eine
Benachrichtigung als Bestätigung mit einer E-Mail an Herr Lenders.
7
Von einem Interessenten erhalten Sie eine E-Mail mit der Bitte um einen Rückruf.
Daraufhin möchten Sie diesen Kontakt in CAS PIA speichern und einen Rückruf als
Folgeaktion festlegen.
Da die E-Mail auf dem E-Mail-Server verwaltet wird, ist eine E-Mail kein CAS PIADatensatz. Eine E-Mail wird erst ein CAS PIA-Datensatz, wenn Sie diese archivieren. Erst
dann können Sie die E-Mail mit anderen Datensätzen verknüpfen, Sie können Rechte für
andere Benutzer auf diese E-Mail vergeben oder nach der E-Mail suchen.
Für die Archivierung benötigen Sie das Zusatzprogramm CAS PIA Add-In, mit dem Sie
eine Verbindung von Ihrem E-Mail-Client, z. B. Microsoft Outlook, zu CAS PIA herstellen.
22
Nach der Installation ist in Ihrem E-Mail-Client die Schaltfläche Archivieren vorhanden.
Speichern Sie die E-Mail mit der Schaltfläche als CAS PIA-Datensatz.
Um nun auf einfache Art und Weise den Interessenten als Kontakt anzulegen,
verwenden Sie den CAS PIA Adress-Assistent: Kopieren Sie die Signatur des
Interessenten in die Zwischenablage.
Öffnen Sie eine Liste mit Kontakten und klicken Sie in der Dropdown-Liste Neu auf
Über Adress-Assistent.
Ein Fenster öffnet sich. Kopieren Sie den Inhalt der Zwischenablage in das Eingabefeld
und aktivieren Sie beispielsweise Einzelkontakt. Klicken Sie dann auf OK.
23
E-Mail
Mail eines Interessenten
Nun werden die Daten in strukturierter Form in einen neuen Datensatz für einen
Kontakt übernommen. Die Eingaben aus der Zwischenablage werden - so weit wie
möglich automatisch - in die richtigen Felder des Kontakts eingefügt.
Ergänzen Sie nun den neuen Kontakt um weitere Daten wie z. B. Interessent als
Kategorie und stellen Sie die bevorzugte Kontaktart ein.
Mit der kostenlosen Prüfung von YellowMap stellen Sie fest, ob die Anschrift
postalisch korrekt ist.
Nach der Prüfung durch YellowMap öffnet sich ein Fenster mit Unterschieden zu Ihrer
gespeicherten Anschrift.
hrift. Auf Wunsch können Sie weitere Daten ergänzen, wie zum
Beispiel den Ortsteil.
Nun verknüpfen Sie den neu erstellten Kontakt mit der archivierten E-Mail.
E
24
Anschließend legen Sie als Folgeaktion ein neues Telefonat an. Weil Sie das
Telefonat als Folgeaktion vom Kontakt aus anlegen, sind dieses Telefonat und der
Kontakt anschließend automatisch miteinander verknüpft. Dafür klicken Sie in der
Dropdown-Liste Folgeaktion des Kontakts auf Telefonat.
Im Datensatz Telefonat tragen Sie die entsprechenden Daten ein wie beispielsweise
die Dringlichkeit und den Zeitpunkt des Gesprächs.
Da Sie die nächsten Tage außer Haus sind, delegieren Sie das Telefonat an Ihre
Kollegin Britta Glatt. Dafür tragen Sie Britta Glatt als Gesprächspartnerin ein. Damit
erhält sie automatisch vollständige Zugriffsrechte am Telefonat.
In den Notizen des Telefonats haben Sie die wesentlichen Informationen eingetragen.
Über die Akte des Gesprächspartners findet Britta Glatt die archivierte E-Mail und hat
somit alle wesentlichen Informationen für das Telefonat.
25
Informationen zu Kontakten überblicken
8
Wenn Britta Glatt das nächste Mal ihre Liste Meine zu führenden Telefonate öffnet,
wird das Telefonat automatisch angezeigt.
Als neuer Vertriebsmitarbeiter im Unternehmen möchten Sie die umfangreichen
Informationen zu Kontakten, also Ihren Kunden überblicken. Schon in den ersten Tagen
werden Sie beauftragt, mehrere Kunden zu kontaktieren. CAS PIA bietet Ihnen mit der
Akte die Kundenhistorie, in der Sie sich über alle Aktionen mit einem Kunden informieren.
26
Informationen zu Kontakten überbl
Daher öffnen Sie die Liste Kontakte und doppelklicken beispielsweise auf einen
Ansprechpartner. Im Datensatz des Kontakts finden Sie Informationen über
Ansprechpartner, Standort, die Anschrift und die Kontaktdaten.
Wechseln Sie zum Register Akte. Hier finden Sie alle Termine, Aufgaben, Dokumente,
Korrespondenz, Verkaufschancen usw. mit und für diesen Kunden.
Diese Datensätze werden chronologisch sortiert angezeigt. Damit sind Sie über den
Kunden und den aktuellen Stand informiert und können kompetent beraten.
27
Während Sie beispielsweise telefonieren, können Sie die Akte öffnen und jederzeit
aktualisieren. Alle Informationen über den Kunden einschließlich der Akte sind für jeden
Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten verfügbar.
verfüg
Aus dem zuletzt geführten Telefonat erfahren Sie, dass der Kunde auf die Zusendung der
Handbücher wartet. Daher senden Sie als erstes eine E-Mail,
E Mail, dass die Handbücher
versendet wurden und ihn in Kürze erreichen.
Diesen Kunden möchten Sie jetzt anrufen.
anrufen. Daher klicken Sie in der Symbolleiste der
Akte auf die Dropdown--Liste Folgeaktion und wählen Telefonat.
Der Name des Gesprächspartners und Ihr Name werden im Datensatz Telefonat
automatisch eingetragen. Nach dem Gespräch geben Sie die Gesprächsdaten ein
und notieren Sie den Inhalt in den Notizen.
Nach dem Speichern ist das Telefonat automatisch in der Akte enthalten
28
Wie lege ich eigene Ansichten in CAS PIA an?
Somit sind alle Mitarbeiter vollständig informiert, die mit dem Kunden in Kontakt treten und
können kompetent informieren, Aufträge wahrnehmen oder einen Kollegen vertreten.
9
CAS PIA bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Daten zu suchen oder bestimmte Daten
auszuwählen und in eigenen Listen anzuzeigen. So haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre
Daten und finden in CAS PIA gespeicherte Daten schnell und einfach.
9.1
Eine Liste mit meinen Aufgaben
Für Ihre tägliche Arbeit sind natürlich die Aufgaben interessant, an denen Sie selbst
beteiligt sind. Dies betrifft die Aufgaben, die Sie selbst angelegt haben und die Aufgaben,
in denen Sie als Verantwortlicher eingetragen sind. Daher können Sie sich in CAS PIA
eigene Ansichten anlegen, die genau diese Aufgaben anzeigen.
Öffnen Sie die Aufgabenliste im Navigator. Diese Ansicht zeigt zunächst alle Aufgaben,
die in CAS PIA vorhanden sind.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter verwenden rechts oberhalb der Aufgabenliste.
Die Eingabefelder für einen Filter werden eingeblendet. Damit können Sie festlegen,
welche Datensätze angezeigt werden sollen.
Wählen Sie % erledigt bei Feld, kleiner bei Bedingung und geben Sie 100 bei Wert
ein.
Durch diese Filterbedingung werden alle Aufgaben angezeigt, die noch nicht erledigt
sind.
Nun möchten Sie aber nur die offenen Aufgaben sehen, bei denen Sie als
Verantwortlicher eingetragen sind: Aktivieren Sie daher die Option nur Datensätze,
bei denen diese Benutzer/Gruppen und wählen Sie bei den folgenden Feldern die
Werte Verantwortlicher und ihren Benutzernamen.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Anwenden und CAS PIA zeigt Ihnen in der Liste
alle offenen Aufgaben an, bei denen Sie als Verantwortlicher eingetragen sind.
29
Die eingeblendete Informationsleiste zeigt, dass die Ansicht noch nicht gespeichert
wurde. Klicken Sie daher in der Dropdown-Liste Speichern auf Speichern unter.
Eine Fenster öffnet sich, in dem Sie einen Namen für die Ansicht eingeben, z. B.
Meine offenen Aufgaben. Die neue Ansicht wird nun dauerhaft in Ihrem Navigator
links angezeigt - auch wenn Sie CAS PIA schließen und neu starten und kann jederzeit
geöffnet werden.
Analog erstellen Sie eine weitere Ansicht für alle Aufgaben, die Sie selbst angelegt
haben. Wählen Sie erzeugt von bei Feld, ist identisch mit als Bedingung und geben
Sie Ihren Benutzernamen bei Wert an.
Mit eigenen Ansichten kann sich jeder Benutzer in CAS PIA einen Navigator nach seinen
Wünschen und Bedürfnissen anlegen.
9.2
Komplexe Filterbedingungen
In einer Liste können Sie auch mehrere Filterbedingungen gleichzeitig berücksichtigen
und diese zusätzlich mit Und/Oder in Beziehung setzen. Damit erstellen Sie etwa eine
Liste mit bestimmten Kontakten oder eine Liste spezieller Dokumente für Angebote,
Kundenkontakte, offene Verkaufschancen für bestimmte Produkte und Zeiträume usw.
Beispielsweise möchten Sie alle Kontakte in einer Liste sehen, die aus Berlin oder
Hamburg kommen, bei Ihnen Kunde sind und zusätzlich aus der Immobilienbranche
kommen.
Öffnen Sie eine Liste mit Kontakten und klicken Sie wieder auf die Schaltfläche Filter
verwenden.
Geben Sie ein, dass der Kontakt als Kunde klassifiziert sein muss.
30
Klicken Sie dann zweimal auf die Schaltfläche Bedingung hinzufügen, um zwei
weitere Filterbedingungen anzeigen zu lassen.
Geben Sie die Orte Berlin und Hamburg als Filterbedingungen ein.
Da die Kontakte entweder aus Berlin oder aus Hamburg kommen können, wählen Sie
oder als Verbindung zwischen der zweiten und dritten Filterbedingung.
Setzen Sie außerdem eine Klammer und die beiden letzten Bedingungen.
Fügen Sie nun noch die vierte Filterbedingung ein und geben Sie an, dass die Branche
identisch mit Immobilien sein soll.
Ohne Klammern in diesem Beispiel würden alle Kontakte angezeigt werden, die
entweder aus Berlin kommen und Kunde sind oder aus Hamburg kommen und in der
Immobilienbranche tätig sind.
Mit diesen Filterbedingungen zeigt die Ansicht alle gewünschten Kontakte. Der Aufbau
einer komplexen Filterbedingung funktioniert somit ähnlich wie der Aufbau einer Formel in
der Mathematik.
31
9.3
Tagesaktuelle Liste
Natürlich können Sie eine Liste über einen Filter mit einem bestimmten Datum anlegen,
beispielsweise Alle aktuellen Dokumente dieses Jahres.
Manchmal ist aber eine Liste besser, die automatisch aktuell bleibt. Beispiele dafür sind
Meine dringenden Aufgaben, Zuletzt aktualisierte Dokumente oder Neu angelegte
Verkaufschancen.
Dies ist mit einer Filterbedingung möglich, in der Sie bei einem Datumsfeld einen relativen
Zeitabstand zum aktuellen Tag angeben.
Wählen Sie ein Datumsfeld bei Feld und die gewünschte Bedingung.
Geben Sie heute bei Wert ein. Eine Dropdown-Liste öffnet sich, in der Sie einen Wert
wählen.
Für das Fragezeichen geben Sie eine Zahl für den Abstand in Tagen zum aktuellen
Tag ein.
Bei der Liste Meine dringenden Aufgaben legen Sie beispielsweise Heute - 3 fest,
Heute - 14 bei Zuletzt aktualisierte Dokumente und Heute bei der Ansicht Neu
angelegte Verkaufschancen.
9.4
Schlagwortansicht verwenden
Schlagwörter sind kurze, prägnante Begriffe, die einen Sachverhalt näher beschreiben.
Benutzer können jeden Datensatz mit Schlagwörtern kennzeichnen. In CAS PIA können
Sie auch nach Schlagwörtern suchen und das Ergebnis als eigene Ansicht speichern.
So verwenden Sie z. B. das Schlagwort CeBIT bei allen Datensätzen, die mit der CeBIT
in Verbindung stehen. Nun möchten Sie einen Überblick über alle Dokumente in CAS PIA
erhalten, die mit dem Schlagwort CeBIT versehen sind.
Öffnen Sie eine Liste mit Dokumenten und geben Sie CeBIT in das Feld
Schlagwortsuche ein.
32
Das Ergebnis der Suche möchten Sie als eigene Ansicht behalten, damit Sie auf diese
Dokumente auch in Zukunft schnell zugreifen können. Klicken Sie daher in der
Dropdown-Liste Speichern auf Schlagwortansicht speichern.
9.5
Aussehen einer Liste anpassen
Listen können Sie in CAS PIA schnell und einfach anpassen. Jeder Benutzer kann für
seine Listen festlegen
welche Felder angezeigt werden,
in welcher Reihenfolge die Felder angezeigt werden,
wie breit die einzelnen Felder sind und
nach welchem Feld die Liste sortiert werden soll.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste. Eine Liste mit allen Feldern des
Datensatz-Typs öffnet sich. Felder mit einem Haken werden in der Liste angezeigt.
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein Feld, um dieses Feld in der Liste ein - oder
auszublenden.
Um die Reihenfolge der angezeigten Felder zu ändern, klicken Sie den Feldtitel und
ziehen das Feld mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle.
Die Breite einer Spalte ändern Sie, indem Sie mit gedrückter Maustaste die Trennlinie
zwischen zwei Feldern nach links oder rechts verschieben.
33
Serienbrief erstellen
Um die Sortierung zu ändern, klicken Sie einfach mit der linken Maustaste
Maustas auf einen
Feldtitel. Nun werden die angezeigten Datensätze nach diesem Feld sortiert. Ein Pfeil
hinter dem Feldtitel zeigt an, ob aufauf oder absteigend sortiert ist. Nochmaliges
Anklicken kehrt die Sortierrichtung um.
Diese Änderungen am Aussehen der Liste
Liste werden automatisch gespeichert. Wenn Sie
die Liste schließen und wieder öffnen, sieht Ihre Liste wieder so aus wie beim
Schließen.
Wenn Sie wieder die Einstellung wie nach dem ersten Öffnen laden möchten, klicken
Sie mit der rechten Maustaste in die Liste
Liste und wählen im Kontextmenü Eintrag
zurücksetzen.
10
Sie arbeiten im Marketing und möchten Ihre wichtigsten Kunden zur Feier Ihres neuen
Produkts einladen. Damit sich jeder Kunde persönlich angesprochen fühlt, erstellen Sie
einen personalisierten
alisierten Serienbrief.
Damit Microsoft Word mit CAS PIA zusammenarbeiten kann, benötigen Sie das CAS
PIA Add-In.
In. Wenn Sie dies noch nicht installiert haben, öffnen Sie das Fenster
Einstellungen und wechseln in das Register Add-Ins.. Klicken Sie auf den Link CAS
PIA Add-In
In (für Windows) herunterladen.
herunterladen
Nachdem der Download erfolgt ist, müssen Sie noch die Installation des CAS PIA AddAdd
Ins durchführen, dabei werden folgende Anpassungen vorgenommen:
Microsoft Outlook/Mozilla Thunderbird wird durch neue Funktionen
Funktionen erweitert. So ist es
nun möglich, E-Mails
Mails aus Microsoft Outlook /Mozilla Thunderbird in CAS PIA zu
archivieren.
34
Microsoft Word wird erweitert, so dass in Briefen auf Kontaktdaten aus CAS PIA
zugegriffen werden kann und Serienbriefe in Microsoft Word erstellt werden können.
Öffnen Sie nun in CAS PIA eine Liste mit Dokumenten. Klicken Sie auf Neu und dann
auf Serienbrief aus Datei.
Datei
Ein Fenster öffnet sich. Wählen Sie auf Ihrem Rechner das Microsoft Word-Dokument
Word
für den Serienbrief. Speichern Sie dann
dann den neuen Serienbrief in CAS PIA.
Klicken Sie anschließend bei Archivdatei auf Bearbeiten.
Das Microsoft Word-Dokument
Dokument wird nun mit Ihrem lokal installierten Microsoft Word
geöffnet. Wechseln Sie nun in Microsoft Word in den Bereich CAS PIA und klicken Sie
auf Seriendruckfelder einfügen.
einfügen
35
Ein Fenster mit Seriendruckfeldern öffnet sich. Wählen Sie Ihre Seriendruckfeldern, die
dann beim Erzeugen des Serienbriefs automatisch mit den Daten des Kontakts aus
CAS PIA ausgefüllt werden sollen.
Schreiben Sie
e anschließend den Text der Einladung, der in allen Serienbriefen gleich
sein soll.
Klicken Sie nun in Microsoft Word auf Speichern und schließen Sie Microsoft Word.
Klicken Sie im Dokumentdatensatz in CAS PIA auf Änderungen übernehmen.
übernehmen Damit
wird das geänderte
eänderte Microsoft Word-Dokument
Word Dokument wieder in CAS PIA gespeichert.
Dem Serienbrief wurden noch keine Empfänger zugeordnet. Wechseln Sie zum
Register Empfänger und klicken Sie auf Empfänger hinzufügen. Da Sie bei Ihren
wichtigsten Kunden das Schlagwort A-Kunde
A
e vergeben, suchen Sie nach allen
Kontakten mit diesem Schlagwort.
36
Personalisierte Serien-E-Mails
Markieren Sie nun alle Datensätze und klicken Sie auf Übernehmen und Schließen.
Die markierten Datensätze werden Ihrem Serienbrief als Empfänger zugeordnet.
Speichern Sie den Dokumentdatensatz in CAS PIA und öffnen Sie den Serienbrief
bzw. die Archivdatei anschließend in Microsoft Word, indem Sie auf Bearbeiten
klicken.
Wechseln Sie in Microsoft Word wieder in den Bereich CAS PIA und klicken Sie auf
Serienbrief erstellen.
Wählen Sie im folgenden Fenster die Option statisch und bestätigen Sie mit OK.
Microsoft Word erstellt nun für jeden verknüpften Kontakt eine Kopie des zuvor
angelegten Serienbriefs und ersetzt die zuvor eingefügten Seriendruckfelder durch den
Inhalt des zugehörigen Kontakts. Nachdem Sie den Serienbrief gedruckt haben,
verschicken Sie ihn an die ausgewählten Kontakte.
11
Sie arbeiten im Vertrieb und erhalten von Interessenten und Kunden regelmäßig Anfragen
bezüglich Ihrer Produkte. Um nicht für jede Anfrage eine neue E-Mail mit identischem
Text erzeugen zu müssen, können Sie in CAS PIA eine personalisierte E-Mail erstellen
und als Vorlage speichern. Dann öffnen Sie bei einer Anfrage nur den jeweiligen Kontakt
und erstellen und versenden direkt aus dem Datensatz des Kontakts eine neue E-Mail auf
Basis dieser Vorlage.
37
Serien
Vorbereitung: Richten Sie Ihr E-Mail-Konto
E
ein
Falls Sie in CAS PIA noch kein E-Mail-Konto
E
Konto eingerichtet haben, öffnen Sie das
Fenster Einstellungen und wechseln in das Register E-Mail.
Nehmen Sie alle nötigen Einstellungen vor. Die entsprechenden Daten erfahren Sie
von Ihrem Administrator.
Hinweis
CAS PIA selbst bietet keinen eigenen E-Mail
E Mail Client an, Sie haben aber die Möglichkeit,
Serien-E-Mails
Mails aus CAS PIA heraus direkt über ihren
ihre E-Mail-Server
Server zu versenden.
Erstellen Sie eine Serien--E-Mail
Um eine neue Vorlage für eine Serien-E-Mail
Serien Mail zu erstellen, öffnen Sie in CAS PIA eine
Liste mit E-Mails.
Mails. Klicken Sie auf das Symbol Neu und wählen Sie in der DropdownDropdown
Liste Neue Serien-E-Mail
Mail.
Ein Datensatz Neue Serien-E-Mail
Serien
öffnet sich. Übernehmen Sie aus den rechts
angezeigten Seriendruckfeldern die Briefanrede und verfassen Sie Ihren Text.
Selbstverständlich können Sie weitere Seriendruckfelder verwenden.
Seriendruckfelder werden beim Erzeugen
Erze
der Serien-E-Mail
Mail automatisch mit den Daten
des jeweiligen Kontakts gefüllt.
Hinweis
Das Feld Briefanrede in den Kontakten muss ausgefüllt sein, damit Sie das Feld als
Seriendruckfeld übernehmen können. Ist keine Briefanrede angegeben, wird die
allgemeine
eine Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren" von CAS PIA verwendet.
Um Ihren Text zu bearbeiten oder zu formatieren, verwenden Sie den Editor in CAS
PIA. Abschließend können Sie zu Ihrer E-Mail
E Mail auch eine Grafik oder einen Anhang
hinzufügen, z. B. ein PDF-Dokument.
PDF
Damit Sie Ihre soeben erstellte Serien-E-Mail
Serien Mail später als Vorlage verwenden können,
öffnen Sie die Dropdown-Liste
Dropdown
Speichern und klicken auf Als Vorlage speichern.
speichern
38
Versenden Sie Ihre Serien-E-Mail an einen Empfänger
Erhalten Sie nun z. B. eine Anfrage eines Interessenten bezüglich Ihrer Produkte, können
Sie eine personalisierte E-Mail aus der Vorlage erstellen.
Öffnen Sie den Kontakt, dem Sie eine E-Mail senden möchten. Klicken Sie auf die
Dropdown-Liste E-Mail senden und dann auf klicken Sie auf Serien-E-Mail aus
Vorlage.
39
Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie die passende Vorlage wählen. Markieren Sie den
gewünschten Datensatz und klicken Sie auf Neu aus Vorlage.
CAS PIA erzeugt aus der Vorlage mit den Daten des Kontakts eine neue E-Mail.
Im Register Allgemein passen Sie die E-Mail bei Bedarf an und fügen ggf. noch einen
Anhang hinzu. Im Register Vorschau sehen Sie die E-Mail mit den in den
Seriendruckfeldern eingefügten Daten.
Entspricht die E-Mail Ihren Vorstellungen, senden Sie diese mit einem Klick auf
Versand starten.
Die erstellte E-Mail wird nun an den Kontakt versendet und gleichzeitig mit dem
Kontakt verknüpft. Dies sehen Sie in der Akte des Kontakts oder der Akte der E-Mail.
40
Sie möchten mit CAS PIA eine Serien-E-Mail an mehrere Empfänger versenden
Sie arbeiten im Marketing und möchten ein Aktionsmailing für einen ausgewählten
Kundenkreis durchführen. Da sich jeder Kunde persönlich angesprochen fühlen soll,
erstellen Sie eine personalisierte Serien-E-Mail.
Erstellen Sie eine Serien-E-Mail
Öffnen Sie in CAS PIA eine Liste mit E-Mails und klicken Sie bei Neu auf Neue SerienE-Mail.
41
Serien
Eine neue Serien-E-Mail
Mail wird geöffnet. Geben Sie einen Betreff für Ihre E-Mail
E
ein und
verfassen Sie den Text, in dem Sie auch die Seriendruckfelder verwenden. Fügen Sie
bei Bedarf auch einen Anhang hinzu. Speichern Sie die Serien-E-Mail.
Serien Mail.
Versenden Sie Ihre Serien-E-Mail
Serien Mail an den ausgewählten Kundenkreis
Beim Speichern öffnet sich ein Hinweis, dass noch keine Empfänger für
ür die E-Mail
E
ausgewählt wurden.
Öffnen Sie
ie das Register Empfänger und klicken Sie auf Empfänger hinzufügen.
hinzufügen
Da Sie allen Ihren Kunden für das Aktionsmailing das Schlagwort Aktion vergeben
haben, suchen Sie im folgenden Fenster nach allen Kontakten, in denen das
Schlagwort Aktion vergeben wurde.
42
Markieren Sie alle Datensätze und klicken Sie auf Übernehmen und Schließen.
Ist zu einem der verknüpften Empfänger keine E-Mail-Adresse gespeichert, öffnet sich
ein Hinweis.
Ist bei der Organisation für einen Ansprechpartner eine E-Mail-Adresse vorhanden,
können Sie diese auswählen. Ist keine E-Mail-Adresse zu diesem Kontakt bekannt,
löschen Sie die Verknüpfung des Kontakts über Empfänger entfernen.
43
Kampagne mit CAS PIA durchführen
Im Register Vorschau können Sie jetzt die personalisierte E-Mail sehen und bei Bedarf
im Register Allgemein den Text oder die Formatierung ändern.
Entspricht die Serien-E-Mail Ihren Anforderungen, klicken Sie auf Versand starten.
Nach dem Versenden wird die Serien-E-Mail automatisch gespeichert und mit den
Empfängern verknüpft. Dies sehen Sie in der Akte des Kontakts oder der Akte der
Serien-E-Mail.
Hinweis
Serien-E-Mails werden in CAS PIA immer server- und nicht clientseitig versendet. Dies
hat u. a. Performanzgründe.
12
Für die Präsentationsveranstaltung Ihres neuen Produkts möchten Sie eine
Einladungskampagne durchführen. In CAS PIA organisieren Sie dies mit einer
Kampagne.
Dazu legen Sie eine neue Kampagne in CAS PIA an. Im Register Allgemein der
Kampagne geben Sie einen Namen für die Kampagne und eventuell weitere
Informationen ein wie z. B. den Status oder ein Beschreibung im Feld Notizen.
Öffnen Sie nun das Register Planung, um die Aktionen und Reaktionen der Kampagne
festzulegen.
44
Legen Sie eine neue Aktion an und vergeben Sie einen Namen. Anschließend öffnet
sich das Fenster Aktion anlegen,
anlegen in dem Sie Telefonat bei Aktionstyp wählen, weil
Sie Ihre Kunden meist telefonisch zu der Produktpräsentation einladen möchten.
Für jede Aktion können Sie Fixkosten und Kosten pro Kontakt angeben.
Jeder Aktion muss vor dem Ausführen
Ausführen eine entsprechende Vorlage zugeordnet sein.
Wenn Sie noch keine entsprechende Vorlage angelegt haben, speichern Sie zunächst
die Kampagne. Legen Sie dann eine Vorlage für ein Telefonat, einen Brief oder eine EE
Mail an. Kehren Sie dann zur Kampagne zurück.
zur
Da nicht alle Ihre Kunden telefonisch angesprochen werden möchten, legen Sie eine
zweite Aktion vom Aktionstyp Brief an. Auch dieser Aktion weisen Sie eine Vorlage zu,
in diesem Fall für einen Serienbrief.
45
Legen Sie ebenfalls Reaktionen an, beispielsweise
beispielsweise eine positive und negative
Reaktion.
Nach der Planung der Kampagne öffnen Sie das Register Kontakte und wählen die
Zielgruppe Ihrer Kampagne: Jedem Kontakt weisen Sie einer zuvor angelegte Aktion
zu. Dabei können Sie diese Zuweisung wahlweise manuell
manuell durchführen oder die
Zuordnung automatisch durch CAS PIA vornehmen lassen.
Im Datensatz eines Kontakts können Sie im Feld Bevorzugte Kontaktart erfassen,
wie ein Kontakt angesprochen werden möchte, mit E-Mail,
E Mail, telefonisch usw.
Bei der automatischen Zuordnung
Z
wird das Feld Bevorzugte Kontaktart ausgewertet.
Nicht zuordenbare Kontakte werden in der gleichnamigen Liste angezeigt und müssen
dann manuell zugeordnet werden.
Sind alle Kontakte der Kampagne einer Aktion zugewiesen, öffnen Sie das Register
Durchführung der Kampagne. Im Register sehen Sie, welche Aktionen für welchen
Kontakt bereits begonnen bzw. durchgeführt wurden.
46
Markieren Sie die Aktion Telefonische Einladung und klicken Sie auf Aktion für alle
durchführen. Nun wird für jeden Kontakt dieser Aktion ein neues Telefonat in CAS PIA
angelegt und automatisch mit der Kampagne und dem Kontakt verknüpft. Ein Fenster
öffnet sich.
Das Fälligkeitsdatum der angelegten Telefonate wird gleichmäßig auf den Zeitraum der
Aktion verteilt.
Im Feld Benutzer können Sie die Telefonate einem Kollegen zuweisen. Automatisch
sind zunächst Sie selbst eingetragen.
Die erzeugten Datensätze sehen Sie beispielsweise in der Liste Meine offenen
Telefonate.
47
Sobald Sie ein Telefonat durchgeführt haben, speichern Sie im Kontakt oder der
Kampagne die Reaktion – je nach Ausgang des Gesprächs.
48
Im Register Reaktionen der Kampagne sehen Sie insgesamt, welche Kontakte wie
reagiert haben.
49
CAS Info@Click verwenden
Das Register Auswertung der Kampagne zeigt eine Übersicht aller Aktionen,
Reaktionen sowie Kosten und Umsatz durch die Kampagne. Im Beispiel haben zehn
Personen zugesagt, so dass Sie nun Ihre Produktpräsentation erfolgreich planen
können.
13
Das kostenfreie CAS Info@Click bietet Ihnen nach der lokalen Installation viele
Möglichkeiten, Daten auszutauschen.
Kontakte, Termine und Aufgaben aus CAS PIA können Sie nach Microsoft Outlook
übertragen und dann mit Microsoft Outlook auf ein mobiles Endgerät. Bestehende
Kontakte und Termine aus Microsoft Outlook können Sie in CAS PIA importieren.
CAS PIA kann über CAS Info@Click mit Ihrer Telefonanlage verbunden werden.
An fällige Termine und Aufgaben in CAS PIA können Sie sich mit CAS Info@Click
erinnern lassen.
Kontakte in CAS PIA lassen sich auch mit CAS Info@Click schnell und einfach suchen,
ohne einen Browser zu verwenden.
13.1 Installation von CAS Info@Click
Um die Funktionen verwenden zu können, muss CAS Info@Click lokal auf Ihrem Rechner
installiert werden.
Öffnen Sie im Programmfenster mit dieser Schaltfläche das Fenster Einstellungen.
Wechseln Sie dann in das Register Add-Ins.
Klicken Sie auf den Link CAS Info@Click herunterladen.
50
Öffnen Sie anschließend Ihren lokalen Download-Ordner und doppelklicken Sie auf die
Datei infoclick...setup.exe. Damit starten Sie den Installations-Assistenten von CAS
Info@Click.
Bestätigen Sie die Lizenzbedingungen durch Klick auf Annehmen, wählen Sie den
gewünschten Setup-Typ und den Installationsordner und starten Sie die Installation
durch Klick auf Installieren.
Anschließend starten Sie CAS Info@Click. Ein Konfigurations-Assistent öffnet sich, der
Sie nun bei den notwendigen Einstellungen unterstützt.
Hinweis
Damit Sie die Funktionen von CAS Info@Click verwenden können, muss CAS
Info@Click als Dienst in Microsoft Windows gestartet sein.
Geben Sie die Angaben zur Verbindung von CAS Info@Click zu CAS PIA ein.
Mit der Schaltfläche Verbindung testen prüfen Sie, ob alle Daten richtig eingegeben
sind.
51
Auf der nächsten Seite können Sie Ihre vorhandenen Kontakte und Termine in
Microsoft Outlook in CAS PIA importieren.
Hinweis
Dieser Import sollte nur einmal zu Beginn der Arbeit mit CAS PIA durchgeführt werden.
Wenn Sie mehrfach importieren, erzeugen Sie damit Dubletten in CAS PIA.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen bei Termine importieren und Adressen
importieren.
Über Auswählen wählen Sie einen Kalender bzw. eine Adressansicht in Microsoft
Outlook, deren Daten Sie importieren möchten.
Starten Sie den Import über die Schaltfläche Daten importieren.
52
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter, um Einstellungen für die Telefonie
festzulegen.
Je nachdem, welche Telefonanlage Sie verwenden, müssen bestimmte Komponenten
installiert oder eingerichtet sein.
In der Dropdown-Liste Windows (TAPI) bzw. bei Telefonie- oder Webtelefonie wählen
Sie, wie Sie telefonieren möchten.
Aktivieren Sie Als Standard verwenden bei der Methode, die Sie mit CAS PIA
üblicherweise verwenden werden.
Klicken Sie auf Weiter und beenden Sie den Konfigurationsassistent durch Klick auf
Fertigstellen.
CAS Info@Click ist nun auf ihrem Rechner installiert und eingerichtet. CAS Info@Click
verfügt über eine eigene Online-Hilfe, auf der Sie weitere Informationen zum Einrichten
oder Einsatz finden, beispielsweise auch über Telefonie.
13.2 Daten nach Microsoft Outlook übertragen
Kontakte, Termine und Aufgaben können Sie von CAS PIA nach Microsoft Outlook
übertragen. In Microsoft Outlook haben Sie dann die Möglichkeit, diese Daten auf ein
mobiles Endgerät zu übertragen.
Öffnen Sie in CAS Info@Click die Einstellungen und wechseln Sie in den Bereich
Datenübernahme.
In diesem Bereich legen Sie fest, welche Daten von CAS PIA nach Microsoft Outlook
übertragen werden sollen.
53
Für die Datensatz-Typen Kontakte, Termine und Aufgaben können Sie eine Liste aus
CAS PIA wählen. Damit legen Sie fest, dass alle Datensätze dieser Liste nach
Microsoft Outlook übertragen werden sollen.
Zum Beispiel haben Sie in CAS PIA eine Liste mit allen offenen Aufgaben angelegt, bei
denen Sie als Verantwortlicher eingetragen sind. Diese Liste können Sie wählen.
Wenn Sie Termine aus CAS PIA nach Microsoft Outlook übertragen, werden nur
Termine mit einem Beginn berücksichtigt, der nicht weiter als fünf Tage zurück liegt.
Zusätzlich können Sie einstellen, ob Informationen über Teilnehmer der Datensätze in
CAS PIA nach Microsoft Outlook übertragen werden sollen.
54
Übernehmen Sie die Einstellungen mit OK. In Microsoft Outlook wird für jeden
Datensatz-Typ eine eigene Liste angelegt, beispielsweise Kalender CAS PIA, Kontakte
CAS PIA oder Aufgaben CAS PIA.
Klicken Sie dann im Fenster CAS Info@Click auf die Schaltfläche Datenübernahme
starten… (Datenübernahme).
Im folgenden Fenster starten Sie den Export der Daten. Die Daten von CAS PIA aus
den gewählten Listen werden nun nach Microsoft Outlook exportiert.
Hinweise
Die Übertragung der Daten nach Microsoft Outlook starten Sie immer im Fenster CAS
Info@Click mit der entsprechenden Schaltfläche. Die Übertragung geschieht nicht
automatisch.
Wenn Sie Daten auf ein mobiles Endgerät übertragen möchten, können Sie Active Sync
in Microsoft Outlook verwenden. Hilfe zur Einrichtung, den Möglichkeiten und der
Vorgehensweise finden Sie in den entsprechenden Unterlagen und Supportseiten von
Microsoft.
13.3 Alarmieren
Mit CAS Info@Click können Sie sich an Datensätze automatisch erinnern lassen, so dass
Sie z. B. zehn Minuten vor einem wichtigen Termin an diesen Termin erinnert werden.
Alarmieren ist möglich, ohne dass Sie in CAS PIA angemeldet sind. Voraussetzung dafür
ist jedoch eine funktionierende und aktive Internetverbindung.
55
Alarmieren ist in CAS PIA bei folgenden Datensatz-Typen möglich:
Aufgaben,
Telefonate,
Termine und
Verkaufschancen
Die Alarmierung durch CAS Info@Click funktioniert auch, wenn Sie nicht über den
Internet Browser bei CAS PIA angemeldet sind.
Die Felder Alarmieren und Alarmzeit finden Sie jeweils in dem Register Allgemein
des Datensatzes. Mit der Dropdown-Liste Alarmieren legen Sie z. B. bei einem Termin
fest, dass Sie zehn Minuten vor dem Beginn an diesen Termin erinnert werden
möchten.
Die Erinnerung übernimmt dann CAS Info@Click: Ein kleines Fenster öffnet sich zum
eingestellten Zeitpunkt, in dem der oder die Datensätze mit entsprechender Uhrzeit
angezeigt werden.
56
Die Alarmierung können Sie in diesem Fenster verschieben.
Wenn Sie einen Überblick über alle kommenden Alarmierungen möchten, klicken Sie
im Fenster CAS Info@Click auf die Schaltfläche Alarme anzeigen.
13.4 Kontakte mit CAS Info@Click suchen
Wenn Sie CAS Info@Click auf Ihrem Rechner installiert und eingerichtet haben, können
Sie damit die Kontakte von CAS PIA durchsuchen und kontaktieren. Dies ist möglich,
ohne dass Sie in CAS PIA angemeldet sind. Voraussetzung dafür ist jedoch eine
funktionierende und aktive Internetverbindung.
Damit Sie diese Funktion von CAS Info@Click verwenden können, muss CAS
Info@Click als Dienst in Microsoft Windows gestartet sein. Im System Tray
(Infobereich) rechts unten wird dies üblicherweise durch ein Symbol angezeigt.
57
Telefonieren und CAS Info@Click
Klicken Sie auf das Symbol, um das Fenster von CAS Info@Click zu öffnen.
Geben Sie den einen Suchbegriff im Eingabefeld ein und klicken Sie auf das Symbol
Suche oder drücken Sie die Enter-Taste. Anschließend werden alle gefundenen
Kontakte von CAS PIA angezeigt.
14
Über CAS PIA können Sie in Verbindung mit CAS Info@Click telefonieren. Je nach Ihrer
Telefonanlage können Sie aus dem Datensatz eines Kontakts oder Telefonats
automatisch wählen und Anrufe automatisch erkennen lassen.
Folgende Telefonanlagen werden unterstützt:
Telefonanlagen mit Unterstützung der TAPI-Schnittstelle ab Version 2.1
lokal installierte Skype-Clients
Webtelefonie mit Jajah mit einem registrierten Zugang für Jajah
Die notwendigen Einstellungen nehmen Sie entweder im Konfigurationsassistenten direkt
nach der Installation von CAS Info@Click vor oder Sie öffnen die Einstellungen in CAS
Info@Click und den Bereich Telefonie.
58
Das folgende Beispiel zeigt die Funktionen von CAS Info@Click mit der TAPITAPI
Schnittstelle. Die Funktionen anderer Telefonanlagen sind analog.
Anschließend können Sie direkt aus CAS PIA anrufen oder sich bei Anrufen
benachrichtigen lassen:
14.1 Ausgehende Telefonate
Funktionen zum Telefonieren sind in CAS PIA bei Kontakten und Datensätzen von
Telefonaten vorhanden.
Kontakt anrufen bei einem Kontakt oder Nummer wählen bei einem Telefonat
verwendet CAS Info@Click
Info@Cl und öffnet das folgende Fenster.
Wenn Sie den Hörer abnehmen und auf Telefonat erstellen klicken, wird die Nummer
angerufen und ein weiteres Fenster von CAS Info@Click geöffnet. Verfügbare
Informationen wie Gesprächsteilnehmer oder Rufnummer sind bereits
bereits eingetragen.
Notizen können Sie während oder nach dem Gespräch erfassen.
59
Mobil arbeiten
Mit der Schaltfläche Telefonat erstellen im Fenster speichern Sie dann einen neuen
Datensatz Telefonat mit allen angezeigten Daten in CAS PIA.
14.2 Eingehende Telefonate
Wenn Ihr Telefon klingelt, werden die Kontakte in CAS PIA von CAS Info@Click
durchsucht. Dies geschieht auch wenn CAS PIA nicht geöffnet ist.
Ist die Telefonnummer in CAS PIA gespeichert, wird der Name Ihres Gesprächspartners
angezeigt.
Wenn Sie den Link mit dem Namen oder der Telefonnummer in CAS Info@Click
anklicken, wird das Datensatzfenster des Kontakts in CAS PIA geöffnet.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Telefonat erstellen wird ein neuer Datensatz
Telefonat in CAS PIA angelegt.
60
Mobil arbeiten
15
Mobil arbeiten
Als Mitarbeiter im Vertrieb brauchen Sie immer und überall Zugriff auf Ihre Daten. Auf
CAS PIA können Sie mit dem Browser Ihres mobilen Endgeräts zugreifen. Die Installation
von Software ist nicht notwendig, Sie benötigen lediglich einen xhtml-fähigen
xhtml fähigen Browser.
Um ein zusätzliches
ätzliches Maß an Sicherheit zu erhalten, können Sie CAS PIA auch über
HTTPS aufrufen.
Beispielsweise sind Sie unterwegs zu einem Kundentermin. Zuvor möchten Sie sich alle
Informationen zum Kunden in CAS PIA anzeigen lassen. Mit einem mobilen Endgerät
greifen
en Sie auf CAS PIA zu.
Im Browser geben Sie ein: http://login.cas-pia.com/mobile
http://login.cas
Nach dem Start von CAS PIA melden Sie sich wie üblich mit Mandant,
Mandant Benutzername
und Kennwort an.
Anschließend werden in der Übersicht aktuelle Informationen zu Terminen, Aufgaben
Auf
und
Kontakten angezeigt.
61
Mobil arbeiten
Mit der Schaltfläche Einstellungen passen Sie diese Ansicht Ihren Anforderungen an
und können zum Beispiel die Anzahl und den Zeitraum der angezeigten Daten ändern.
Anklicken eines Links in der Übersicht öffnet den Datensatz.
Datensatz. Um nähere Auskünfte
zum anstehenden Kundentermin zu erhalten, wählen Sie Produktpräsentation bei
Kahrmann.
Die wichtigsten Daten des Termins werden angezeigt, zusätzlich können Sie alle Daten
bearbeiten oder den Termin löschen.
Während Ihrem Treffen mit dem Kunden ergeben sich weitere Termine, sie möchten
vor Ort zusammen Anforderungen klären, zuvor soll Ihr Kunde weitere Unterlagen
erhalten. Daher legen Sie schon vor Ort einen weiteren Termin und eine Aufgabe in
CAS PIA an.
Da Sie direkt mit CAS PIA arbeiten, ist der neue Termin sofort für Ihre Kollegen zu
sehen.
Bei einem iPhone können Sie eine Schaltfläche direkt im Home-Bildschirm
Bildschirm des
iPhones einfügen. Damit haben Sie auf häufige Funktionen einen schnellen Zugriff,
beispielsweise für das Anlegen eines
e
Termins.
Rufen Sie dazu die entsprechende Seite auf und tippen Sie auf das Symbol mit dem
Pluszeichen. Wählen Sie Zum Home-Bildschirm.. Auf der folgenden Seite können Sie
eine Bezeichnung eingeben.
62
Mobil arbeiten
Das Versenden der Unterlagen übernimmt Ihre Kollegin Sabine Müller,
Müller daher
delegieren Sie die neue Aufgabe Informationen Kahrmann an sie als
Verantwortlicher.. Frau Müller sieht die neue Aufgabe sofort nach dem Speichern in
ihrem Cockpit und in ihren
hren Aufgabenlisten.
Eine Woche bereiten Sie sich auf den Termin
Termin zu den Anforderungen vor und haben
Fragen an Ihren Kunden. Da Sie unterwegs sind, verwenden Sie Ihr mobiles Endgerät,
um den Kontakt in CAS PIA zu suchen.
In CAS PIA suchen Sie nach Kahrmann und finden das Unternehmen sowie alle damit
verknüpften Kontakte.
63
Mobil arbeiten
Mit einem Klick auf Kahrmann Elektronik GmbH lassen Sie die Informationen des
gewünschten Kontakts anzeigen.
Nun brauchen Sie nur noch die gewünschte Telefonnummer anklicken.
64
Mobile sync mit dem iPhone
16
Der Datenabgleich mit Mobile sync ist mit einem Apple iPhone oder iPod touch ab
Softwareversion 2.0 möglich. Dafür benötigen Sie eine bestehende Datenverbindung über
WLAN, UMTS oder EDGE.
Als Mitarbeiter/-in im Vertrieb betreuen Sie Kunden auch vor Ort. Daher möchten Sie
immer die aktuellen und somit korrekten Kundendaten auf Ihrem iPhone verfügbar haben.
Mobile sync gleicht Termine und Kontakte aus CAS PIA mit Ihrem iPhone oder iPod touch
ab. In CAS PIA wählen Sie nach Ihren Anforderungen die Daten, die Sie unterwegs
benötigen. Für Termine und Kontakte wählen Sie eine Ansicht mit den abzugleichenden
Daten. Für Ihre Termine können Sie stattdessen auch einen Zeitraum angeben.
Beispielsweise betreuen Sie Kunden im Raum Stuttgart.
Daher erstellen Sie einen Filter mit der Postleitzahl 70 und legen mit den Ergebnissen
eine neue Ansicht an. Diese zeigt Ihnen alle Kunden im Raum Stuttgart. In den
Einstellungen von CAS PIA wählen Sie diese Ansicht für Mobile sync.
Beim Synchronisieren werden dann diese Kontakte mit Ihrem iPhone abgeglichen.
Wie häufig der Abgleich stattfindet, stellen Sie direkt in Ihrem iPhone ein. Mit dem
iPhone können Sie die Daten alle 15 Minuten, 30 Minuten, stündlich oder manuell
synchronisieren. So sind Sie schnell über Änderungen an Terminen und Kontakten
informiert.
Sie sind auf dem Weg zu Kahrmann Elektronik. Unterwegs erreicht Sie ein Anruf von Max
Kahrmann. Leider ist Ihr Ansprechpartner bei Kahrmann unerwartet krank geworden. Am
Telefon werden Sie darüber informiert, dass sich stattdessen Herr Thomas Leutner mit
Ihnen treffen wird. Sie kennen Herrn Leutner nicht.
Mithilfe der Kontaktdaten aus CAS PIA können Sie sich unterwegs über ihn
informieren.
65
Der Termin verläuft vielversprechend. Nach einem gemeinsamen Mittagessen
vereinbaren Sie eine Produktpräsentation.
Noch beim Kunden tragen Sie den neuen Termin in Ihrem iPhone-Kalender ein.
66
Wie gewohnt können Sie zum Beispiel einen Ort eintragen, Notizen hinzufügen oder
Teilnehmer zum Termin einladen. Bei dem nächsten Abgleich werden alle Änderungen
in Ihren Kalender in CAS PIA übernommen.
Wenn Sie Teilnehmer zum Termin einlagen, versucht Mobile sync die Übernahme
dieser Teilnehmer in CAS PIA:
Vor dem Eintragen eines Termins in CAS PIA prüft Mobile sync, ob ein CAS PIABenutzer mit derselben E-Mail-Adresse in CAS PIA vorhanden ist. Ist dies der Fall wird
der Benutzer als Teilnehmer zum Termin hinzugefügt.
Wenn der Teilnehmer kein CAS PIA-Benutzer ist, werden die Kontakte von CAS PIA
geprüft. Wird ein Kontakt mit entsprechender E-Mail-Adresse in CAS PIA gefunden,
wird dieser als externer Teilnehmer zum Termin hinzugefügt.
Ist der der Teilnehmer weder als Benutzer noch als Kontakt in CAS PIA vorhanden,
wird ein neuer Kontakt in CAS PIA angelegt und dieser Kontakt als Teilnehmer zum
Termin hinzugefügt.
67
Administration
inistration CAS PIA
17
Administration CAS PIA
Die Administration
dministration von CAS PIA ist üblicherweise nur für einen Benutzer verfügbar. Alle
anderen Benutzer können die hier beschriebenen Funktionen nicht sehen oder aufrufen außer Sie sind ebenfalls Administrator.
Wenn Sie sich das erste Mal in CAS PIA anmelden,
anmelden, sind Sie der einzige Benutzer und
gleichzeitig auch Administrator von CAS PIA.
Um CAS PIA für sich und weitere Benutzer einzurichten, klicken Sie nach dem ersten
Start auf das Symbol Administration und öffnen das gleichnamige Fenster.
In diesem Fenster
ster können Sie
weitere Benutzer anlegen bzw. deaktivieren,
Ihr eigenes Firmenlogo hinterlegen,
Eingabehilfen für bestimmte Felder anlegen oder bearbeiten oder
einen Überblick über Ihre aktuellen Kosten erhalten bzw. Ihre Rechnungen der
Vergangenheit einsehen
nsehen.
Die einzelnen Funktionen finden Sie in den Registern dieses Fensters.
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17.1 Benutzerverwaltung
In diesem Register legen Sie Benutzer oder buchbare Ressourcen an. Benutzer können
Sie zu thematischen Gruppen zusammenfassen und wieder deaktivieren, falls z. B. der
entsprechende Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Benutzer sind z. B. Ihre Mitarbeiter, die auch mit CAS PIA arbeiten sollen.
Wenn Benutzer Datensätze anlegen, können Sie Zugriffsrechte auf Datensätze für
Benutzer vergeben. In bestimmten Datensätzen können außerdem Verantwortliche,
Stellvertreter, Gesprächspartner usw. festgelegt werden. Dabei werden Benutzer für
eine bestimmte Rolle gewählt und erhalten ebenfalls Zugriffsrechte.
Bitte beachten Sie, dass Kosten für jeden aktiven Benutzer anfallen. Die Kosten für
einen Benutzer entnehmen Sie den Preisinformationen im CAS PIA-Portal.
Ressourcen sind üblicherweise Sachgegenstände wie Schulungsräume,
Firmenwagen oder sonstige Geräte. Ressourcen können für Mitarbeiter verfügbar sein
und bei Terminen mit eingetragen werden.
Sind Ressourcen in Terminen eingetragen, erhalten andere Benutzer einen Hinweis,
dass die Ressource bereits verplant ist, wenn Sie zur selben Zeit diese Ressource
ebenfalls buchen möchten.
Gruppen sind die thematische Zusammenfassung von Benutzern oder Ressourcen.
Gruppen können z. B. verwendet werden, um die Abteilungszugehörigkeit der
einzelnen Benutzer in CAS PIA darzustellen. Zugriffsrechte auf einen Datensatz
können dann für Gruppen vergeben werden. Auch für bestimmte Rollen können
Gruppen gewählt werden - beispielsweise eine Gruppe als Verantwortliche für eine
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bestimmte Art von Aufgaben. Alle Mitglieder der Gruppe haben dann diese Rechte,
ohne dass die Rechte für jeden Benutzer eingestellt werden müssen.
Gruppen können Sie auch verwenden, um eine bestimmte Organisation von Rechten
in CAS PIA zu erreichen: So können Sie beispielsweise eine Gruppe für feste
Mitarbeiter, eine für freie Mitarbeiter und eine Gruppe für Auszubildende anlegen.
17.1.1 Bereich Benutzer
In diesem Bereich des Registers Benutzerverwaltung können Sie neue Benutzer
anlegen oder deaktivieren sowie die Eigenschaften oder das Kennwort bestehender
Benutzer ändern.
Schaltflächen
Mit Neuer Benutzer öffnet sich ein Fenster und Sie legen einen weiteren Benutzer in
CAS PIA an.
Damit die anderen Schaltflächen aktiv werden, muss ein Benutzer in der Liste markiert
sein.
Klicken Sie auf Duplizieren, wenn die Eigenschaften eines neuen Benutzers sehr
ähnlich sind.
Dabei werden die allgemeinen Eigenschaften des markierten Benutzers übernommen,
wie beispielsweise Sprache, Land, Gruppenzugehörigkeit oder Rechte. Persönliche
Informationen werden nicht übernommen, wie z. B. E-Mail-Adresse oder das Kennwort.
Eigenschaften öffnet das gleiche Fenster wie beim Anlegen eines Benutzers, so dass
Sie eingegebene Daten ändern können.
Deaktivieren deaktiviert den markierten Benutzer. Ein deaktivierter Benutzer kann sich
nicht mehr in CAS PIA anmelden und auch nicht mehr als Teilnehmer oder für eine
Rolle von anderen Benutzern gewählt werden.
Für einen deaktivierten Benutzer fallen keine Kosten mehr an.
Kennwort ändern ändert das Kennwort des markierten Benutzers.
Register Allgemein
Klicken Sie auf Neuer Benutzer und legen Sie einen Benutzer in CAS PIA an.
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Anzeigename ist der Name des Benutzers in CAS PIA.
Benutzername ist der Name des Benutzers für die Anmeldung in CAS PIA.
Beschreibung ist optional und kann frei verwendet werden.
E-Mail ist die E-Mail-Adresse des Benutzers.
Sprache gibt an, in welcher Sprache CAS PIA geladen werden soll.
Land/Kontinent/Zeitzone enthält geografische Informationen des Benutzers.
Einstellungen zur Zeitzone werden in den Kalenderansichten berücksichtigt.
Aktivieren Sie Administrator, wenn der neu angelegte Benutzer auch
Administratorrechte in CAS PIA besitzen soll.
Aktivieren Sie Gast, wenn der neu angelegte Benutzer keine Änderungen in seinen
Benutzereinstellungen vornehmen darf. Optionale, kostenfreie Add-Ins können
weiterhin durch den Benutzer heruntergeladen werden.
Geben Sie das Kennwort ein, mit dem sich der neue Benutzer in CAS PIA anmelden
kann.
Register Gruppen
In diesem Register ordnen Sie - falls gewünscht - den Benutzer einer oder mehreren
Benutzergruppen zu.
Register Rechte
Damit Benutzer Kontakte als CSV-Datei exportieren können, benötigen sie ein
entsprechendes Recht. Dieses Recht erteilen Sie in diesem Register der
Benutzerverwaltung.
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Benutzer mit der Berechtigung Ansichts-Administration können öffentliche Ansichten
für alle Benutzer anlegen oder ändern.
Register Verknüpfter Kontakt
In diesem Register wird ein in CAS PIA angelegter Kontakt mit dem Benutzer in
Beziehung gesetzt. So wird z. B. das im Kontakt eingefügte Foto auch in den
Datensätzen für Telefonate des Benutzers angezeigt.
Falls Sie beim Anlegen eines neuen Benutzers keinen Kontakt wählen, wird von CAS
PIA beim Speichern des neuen Benutzers automatisch ein Kontakt angelegt. In diesem
neuen Kontakt sind die eingegebenen Informationen des Benutzers eingetragen, wie z.
B. Vorname und Name.
17.1.2 Bereich Ressourcen
In diesem Bereich des Registers Benutzerverwaltung können Sie neue Ressourcen
anlegen oder deaktivieren bzw. die Eigenschaften der bestehenden Ressourcen ändern.
Sind Ressourcen in Terminen eingetragen, erhalten andere Benutzer einen Hinweis, dass
die Ressource bereits verplant ist, wenn Sie zur selben Zeit diese Ressource ebenfalls
buchen möchten.
Schaltflächen
Mit Neue Ressource öffnet sich ein Fenster und Sie legen eine weitere Ressource in
CAS PIA an.
Damit die anderen Schaltflächen aktiv werden, muss eine Ressource in der Liste markiert
sein.
Klicken Sie auf Duplizieren, wenn die Eigenschaften einer neuen Ressource ähnlich
sind.
Dabei werden die allgemeinen Eigenschaften der markierten Ressource übernommen.
Eigenschaften öffnet das gleiche Fenster wie beim Anlegen einer Ressource, so dass
Sie eingegebene Daten ändern können.
Deaktivieren deaktiviert die markierten Ressourcen. Eine deaktivierte Ressource kann
nicht mehr für einen Termin gebucht werden.
Klicken Sie auf Neue Ressource und legen Sie eine Ressource in CAS PIA an.
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Anzeigename ist der Name der Ressource in CAS PIA.
Ressourcenname ist der interne Name der Ressource, z. B. die Inventarnummer.
Im unteren Teil des Fensters ordnen Sie - falls gewünscht - die Ressource einer oder
mehreren Gruppen zu.
17.1.3 Bereich Gruppen
In diesem Bereich des Registers Benutzerverwaltung können Sie neue Gruppen
anlegen oder deaktivieren sowie die Eigenschaften der bestehenden Gruppen ändern.
Schaltflächen
Mit Neue Gruppe öffnet sich ein Fenster und Sie legen weitere Gruppen in CAS PIA
an.
Damit die anderen Schaltflächen aktiv werden, muss eine Gruppe in der Liste markiert
sein.
Klicken Sie auf Duplizieren, wenn die Eigenschaften einer neuen Gruppe sehr ähnlich
sind.
Dabei werden die allgemeinen Eigenschaften der markierten Gruppe übernommen, wie
beispielsweise Benutzer oder Rechte.
Eigenschaften öffnet das gleiche Fenster wie beim Anlegen einer Gruppe, so dass Sie
eingegebene Daten ändern können.
Deaktivieren deaktiviert die markierte Gruppe. Ein deaktivierte Gruppe kann nicht
mehr als Teilnehmer oder für eine Rolle von anderen Benutzern gewählt werden.
Klicken Sie auf Neue Gruppe und legen Sie eine Gruppe in CAS PIA an.
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Anzeigename ist der Name der Gruppe in CAS PIA.
17.2 Rechnungsdaten
Hier erhalten Sie Informationen über Ihre eingetragenen Daten und die Konditionen der
Abrechnung. Dazu gehören
die Kontaktadresse,
gewählte Zahlungsart,
anfallende Kosten des aktuellen Kalendermonats sowie
Rechnungen der vergangenen Monate.
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17.3 Unternehmensvorgaben
Hier hinterlegen Sie Ihr Firmenlogo und können eine Währung festlegen.
Immer wenn ein Benutzer einen Bericht erzeugt, wird das Firmenlogo auf dem Bericht
eingefügt und beim Ausdruck des Berichts ebenfalls gedruckt.
ged
In diesem Register können Sie ebenfalls die Währung festlegen, die Sie verwenden
möchten. Diese Währung wird dann in allen entsprechenden Feldern von CAS PIA
angezeigt.
Hinweis
Wenn Sie bereits mit CAS PIA arbeiten und die Währung umstellen, erfolgt keine
Umrechnung von Beträgen in die neue Währung.
17.4 Add-Ons
Im Register Add-Ons des Fensters Administration legen Sie als Administrator die
Einstellungen für Mobile sync fest.
Mit Mobile sync können Benutzer Kontakte, Termine und Aufgaben aus CAS PIA mit
einem mobilen Endgerät synchronisieren.
Bei Name/IP des Servers wird der Name des Servers bzw. der Server-IP
Server
angezeigt,
über den Benutzer die Daten synchronisieren. Diese Angabe findet der Administrator
im Bereich für die Administration von CAS PIA.
Diese
e Angabe benötigen Benutzer, um Mobile sync auf ihrem mobilen Endgerät
einzurichten.
75
In CAS PIA mögliche Serien für Termine lassen sich nicht immer synchronisieren. Daher
können Sie als Administrator Nur synchronisierbare Serien in CAS PIA zulassen.
Um diese Einstellung festzulegen, klicken Sie auf Einstellungen ändern. Im folgenden
Fenster aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Die gewählte Einstellung
wird im Register Add-Ons angezeigt.
Im unteren Teil des Fensters werden alle Benutzer angezeigt, die Mobile sync verwenden
können.
Klicken Sie auf Mobile sync freischalten. Im folgenden Fenster wählen Sie die
Benutzer, die Mobile sync einsetzen dürfen.
17.5 Export
Hier können Sie als Administrator alle Daten aus CAS PIA exportieren.
Dies umfasst alle Daten, die durch Benutzer in CAS PIA eingegeben wurden, wie
Kontakte, Termine, Aufgaben, Verkaufschancen, Kampagnen, Telefonate usw.
Diese Daten werden im CSV-Format exportiert.
Falls gewünscht, können Sie auch das Dokumentenarchiv mit exportieren. Im
Dokumentenarchiv werden alle Dateien gespeichert, die durch Benutzer in CAS PIA
hochgeladen wurden, wie Microsoft Word-Dokumente, Microsoft Excel-Tabellen, PDFs
usw.
Export starten startet den Export der Daten.
17.6 Klassifizierungen
Eine Klassifizierung ist eine Liste von Werten, aus denen Benutzer während der
Bearbeitung eines Datensatzes einen oder mehrere Werte wählen können. Die Eingabe
von beliebigem Text durch Benutzer ist dann nicht möglich. Damit werden bestimmte
Daten in Ihrem Unternehmen einheitlich gepflegt, so dass beispielsweise die Auswahl von
Kontakten für eine Kampagne oder die Auswertung von Daten für einen Bericht einfacher
werden.
Mit einer Klassifizierung werden demnach Eingabehilfen für bestimmte Felder von
Datensätzen bereit gestellt.
Klassifizierung legt der Administrator von CAS PIA fest.
In Listenansichten kann die Klassifikation als eigene Spalte angezeigt werden.
Hier legen Sie Eingabehilfen für bestimmte Felder in CAS PIA fest.
Die Liste im Register zeigt die möglichen Felder mit Eingabehilfen, in welchem DatensatzTyp (Aufgaben, Kontakte usw.) sie vorkommen und die Anzahl der eingetragenen Werte.
Wenn Sie eine Eingabehilfe anklicken, werden alle Informationen im unteren Teil des
Fensters angezeigt.
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Die Kardinalität einer Eingabehilfe gibt
gibt an, wie viele Werte ein Benutzer wählen kann.
Eine Kardinalität von 0.1 bedeutet, dass ein Benutzer genau einen oder keinen Wert
wählen darf.
Eine Kardinalität von 0.n bedeutet, dass ein Benutzer bis zu n Werte gleichzeitig
wählen kann.
17.7 Eingabehilfen anpassen
npassen
Als Administrator können Sie Eingabehilfen bzw. bestimmte Werte für jedes Feld im
Register Klassifizierungen festlegen. Die Werte wählen Sie nach den Anforderungen
Ihres Unternehmens.
Markieren Sie beispielsweise die Zeile mit dem Feld Branche und klicken Sie auf die
Schaltfläche Werte verwalten.
verwalten
Im folgenden Fenster werden alle Werte angezeigt, die Benutzer für dieses Feld
wählen können.
Mit den Schaltflächen über der Liste fügen Sie weitere Werte hinzu, ändern oder
löschen vorhandene Werte.
Werte
Für bestimmte Felder sind bereits Eingabehilfen vorhanden, diese Werte können Sie
ändern oder löschen. Beispiele dafür sind die Felder Branche und Klassifizierung bei
Kontakten.
77
Neue Werte können Sie für alle Eingabehilfen hinzufügen.
Beim Anlegen eines neuen Werts öffnet sich ein Fenster, um den Wert auf Deutsch,
Deutsch
auf Englisch und auf Ungarisch einzutragen.
CAS PIA ist in diesen Sprachen verfügbar. Wenn Benutzer sowohl mit einer deutschen
als auch mit einer englischen oder ungarischen Oberfläche arbeiten,
n, sieht jeder
Benutzer auch den Wert einer Eingabehilfe in seiner Sprache.
Beispielsweise trägt ein Benutzer den deutschen Wert Kunde bei einem Kontakt ein.
Der englische Kollege sieht dann Customer,, wenn er den gleichen Kontakt öffnet.
Bei eigenen Eingabehilfen
ngabehilfen ändern Sie die Reihenfolge der Werte mit diesen
Schaltflächen. In der gleichen Reihenfolge werden die Werte auch bei den Benutzern
angezeigt.
17.8 Benutzerdefinierte Felder
In CAS PIA können weitere Felder zu einem bestehenden Datensatz-Typ
Datensatz Typ durch den
de
Administrator angelegt werden. Zusätzlich können einige bestehende Felder erweitert
werden, so dass sich in diese Felder mehr Informationen bzw. Zeichen eintragen lassen.
Die neu angelegten Felder werden in einem eigenen Register des jeweiligen DatensatzDatensatz
Typs angezeigt.
Klicken Sie auf das Symbol Administration und öffnen Sie das gleichnamige Fenster.
Öffnen Sie das Register Benutzerdefinierte Felder.
Auf der linken Seite werden alle Datensatz-Typen
Datensatz Typen von CAS PIA angezeigt. Wenn Sie
einen Datensatz-Typ anklicken, wird rechts eine Übersicht über alle Felder dieses
Datensatz-Typs
Typs mit den Eigenschaften der Felder angezeigt.
Um neue Felder zu erstellen oder die Eigenschaften bestehender Felder zu ändern,
klicken Sie auf In den Bearbeitungsmodus wechseln.
wechseln
Im folgenden Fenster enthält das Register Systemfelder die Felder von CAS PIA, die von
CAS Software AG angelegt wurden. Das Register Zusätzliche Felder enthält die von
Ihnen angelegten Felder.
Hinweis
Für Systemfelder sind nicht alle Optionen der Bearbeitung verfügbar. Diese Felder
können z. B. nicht gelöscht und die Reihenfolge der Anzeige im Datensatz kann nicht
geändert werden.
17.8.1 Funktionen der Symbole
Mit den Schaltflächen rechts im Fenster legen Sie neue Felder an oder ändern Felder.
Hinzufügen öffnet das Fenster Feld erstellen.
Bearbeiten öffnet das Fenster Feld bearbeiten.
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Löschen löscht das markierte Feld. Wenn dieses Feld bereits verwendet und Inhalte
eingetragen wurden, sind diese Inhalte ebenfalls verloren. Dies lässt sich nicht
rückgängig machen.
Mit den Pfeilen ändern Sie die Reihenfolge des markierten Felds. Damit legen Sie
die Reihenfolge fest, in der die Felder im neuen Register des Datensatzes angezeigt
werden.
17.8.2 Felder anlegen und ändern
Das Vorgehen beim Anlegen und Ändern ist vergleichbar.
Änderbare Systemfelder werden schwarz dargestellt, nicht änderbare Systemfelder
dagegen grau.
Beim Anpassen von CAS PIA an Ihre Anforderungen ist einiges zu beachten.
17.8.3 Wo sind neue Felder zu sehen?
Die von Ihnen zusätzlich angelegten Felder werden in einem eigenen Register Weitere
Felder des Datensatzes angezeigt.
Das Layout dieses Registers lässt sich nicht ändern, allerdings wird die durch den
Administrator eingestellte Reihenfolge im Register Zusätzliche Felder berücksichtigt.
17.8.4 Felder: Gut zu wissen
Mit neuen Feldern und entsprechenden Inhalten entspricht die Datenstruktur Ihren
Anforderungen und erfüllt spezielle Bedürfnisse für Ihre Arbeitsweise.
Neue und angepasste Felder bieten folgende Möglichkeiten:
Benutzerdefinierte Felder können für Filter verwendet werden.
Benutzerdefinierte Felder in Kontakten können beim Import von Kontakten befüllt
werden.
Benutzerdefinierte Felder können in Listen genau wie Systemfelder angezeigt werden.
Benutzerdefinierte Felder werden beim Datenexport berücksichtigt.
Bei neuen und angepassten Feldern sind auch einige Nebenwirkungen zu beachten:
Die maximale Größe eines Datensatzes wird durch das Datenbanksystem beschränkt.
Bedenken Sie, dass jedes weitere Feld oder die Vergrößerung der maximalen Feldlänge
dazu führt, dass der Datensatz in der Datenbank mehr Speicherplatz beansprucht.
Benutzerdefinierte Felder können auch wieder gelöscht werden, dabei gehen die
Feldinhalte verloren und können nicht wieder hergestellt werden.
Benutzerdefinierte Felder können nicht ausgedruckt oder in Berichten berücksichtigt
werden.
79
17.8.5 Felder anlegen und ändern
Hinzufügen öffnet das Fenster Feld erstellen.
Bearbeiten öffnet das Fenster Feld bearbeiten.
In beiden Fällen öffnet sich ein vergleichbares Fenster, in dem Sie die Eigenschaften für
f
das Feld festlegen.
Bereich Feldtyp
Sobald Sie einen Feldtyp in der Dropdown-Liste
Dropdown Liste gewählt haben, wird unterhalb der
Dropdown-Liste
Liste eine Erklärung angezeigt. Außerdem wird zusätzlich ein Bereich
eingeblendet, in dem Sie spezielle Einstellungen für diesen
die
Feldtyp vornehmen.
Feldtyp Text mit und ohne Längenbeschränkung
Geben Sie bei Länge ein, wie viel Zeichen maximal in diesem Feld eingegeben
werden können. Die maximale Länge ist hier auf 255 Zeichen beschränkt.
Aktivieren Sie, ob der Feldinhalt bei der Schnellsuche mit durchsucht werden soll.
Wenn Sie Text (ohne Längenbeschränkung) wählen, können in das Feld beliebig
lange Texte eingegeben werden.
Diese Felder können nicht mit der Schnellsuche durchsucht werden.
Wenn dieses Feld in einer Liste angezeigt
angezeigt wird, dann wird nur der Anfang des Textes
angezeigt.
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Feldtyp Ganzzahl
Geben Sie den Wertebereich an, in dem die eingegebene Zahl liegen darf.
Feldtyp Dezimalzahl
Geben Sie an, wie viele Stellen eine eingegebene Dezimalzahl enthalten darf und wie
viele Nachkommastellen dabei enthalten sein können.
Feldtyp Währung
In diesem Feld kann eine Währung angezeigt werden.
Feldtyp Datum
Geben Sie an, ob das Datum mit oder ohne Uhrzeit angegeben werden soll.
Feldtyp Ja/Nein (Boolean)
Dieses Feld wird im Datensatz als Kontrollkästchen angezeigt, dass aktiviert oder
deaktiviert sein kann.
Feldtyp Klassifizierungen
Geben Sie die Kardinalität der Klassifizierung an.
Kardinalität 0-1 heißt, dass maximal ein Wert in diesem Feld hinterlegt werden kann.
Kardinalität 0-n heißt,
ißt, dass mehrere Werte in diesem Feld hinterlegt werden können.
Mit dem Symbol legen Sie die Werte an, die den Benutzern von CAS PIA dann als
mögliche Werte des Felds angezeigt werden.
Bereich Feldnamen
Geben Sie bei Feldname ein, wie das Feld in der Datenbank
tenbank heißen soll. Der
Feldname wird nicht an der Oberfläche angezeigt.
Beim Feldnamen sind nur Buchstaben, Zahlen und der Unterstrich (_) erlaubt.
Die Bezeichnung ist der Name des Felds, der an der Oberfläche für Benutzer
angezeigt wird. Tragen Sie die
die entsprechende Bezeichnung bei der Sprache ein, die
Sie verwenden.
Bereich Allgemeine Einstellungen
Aktivieren Sie Empfohlen,
Empfohlen, wenn Benutzer dieses Feld ausfüllen sollen. Ist das Feld
nicht ausgefüllt und ein Benutzer speichert den Datensatz, öffnet sich ein
e Hinweis.
Aktivieren Sie Duplizierbar,
Duplizierbar, wenn der Inhalt des Felds beim Duplizieren des
Datensatzes ebenfalls dupliziert werden soll.
Dies ist nicht immer sinnvoll. Wenn Benutzer beispielsweise häufig neue Datensätze
durch Duplizieren anlegen und dabei nicht
nicht alle Felder prüfen, können wichtige Daten
wie die Kundennummer falsch sein.
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17.9 Schlagworte - Administration
Schlagworte sind frei wählbare, kurze, prägnante Begriffe, die einen Sachverhalt näher
beschreiben. In CAS PIA können Schlagworte von allen Benutzer bei Datensätzen frei
vergeben werden, etwa bei Aufgaben, Terminen, Kontakte usw.
Schlagworte beschreiben einen Datensatz genauer und helfen, Datensätze mit der Suche
oder mit Filtern zu finden. Beim Eingeben eines Schlagworts durch einen Benutzer
werden die bereits vorhandenen Schlagworte in einer Liste angezeigt. Damit können
unterschiedliche Schreibweisen vermieden werden.
In diesem Register werden alle Schlagworte angezeigt, die mindestens einmal in CAS PIA
eingegeben wurden und momentan in keinem Datensatz mehr verwendet werden.
Als Administrator können Sie hier die Liste mit den Vorschlägen für Benutzer
bereinigen, indem Sie nicht mehr benötigte Schlagworte aus CAS PIA entfernen.
Entfernte Schlagworte können manuell wieder durch die Benutzer eingegeben werden
und sind anschließend auch wieder in der Liste mit den Vorschlägen verfügbar.
82

CAS PIA Anwendungsfälle

Transcription

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